Кадровое дело. Ознакомительный номер

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Все то время, пока сотрудник отсутствует на работе из-за ареста, до мо- мента, когда работодатель получит копию решения суда, в табеле учета рабочего времени ставьте буквенный код «НН» или цифровой «30», то есть неявка по невыясненным причинам. Либо можете ввести собственное обо- значение, чтобы указать невыход работника в такой ситуации. Сотрудник умер Если сотрудник умер, дата прекращения трудового договора — день его смерти. Однако так как расторгнуть договор работодатель может только на основании официальных документов, которые подтверждают смерть, дата приказа об увольнении будет позже даты прекращения договора. Документы, которые подтверждают смерть работника, — это свидетель- ство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо постановление суда о признании сотрудника умершим. Чтобы подготовить приказ о прекращении трудового договора, компания вправе запросить документы о смерти у родственников или представителей умершего сотрудника либо в суде. Когда получите подтверждающие документы, вы должны издать приказ о прекращении трудового договора по независящим от воли сторон обстоя- тельствам, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Датой увольнения работника должен быть день его смерти, который указали в свидетельстве. Если суд признал сотрудника умершим, то договор нужно расторгнуть предполагаемой датой смерти, которая указана в решении. Когда суд дату смерти не определил, расторгайте трудовой договор датой, когда решение вступило в законную силу, п. 3 ст. 45 ГК. Приказ датируйте тем числом, когда работодатель получит документы, подтверждающие смерть сотруд- ника. Таким образом, закон в данной ситуации не запрещает работодате- лю издавать приказ о прекращении трудового договора с работником за- дним числом Приказ о прекращении трудового договора с умершим работником ... Табельный номер Ивановым Петром Борисовичем 121 (фамилия, имя, отчество) цех комплектования (структурное подразделение) заместитель начальника цеха (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации (основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)) Основание свидетельство о смерти от 15.09.2019 III-МЮ № 13928788 (документ, номер дата): (заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т. д.) ... 58 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019



ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Юлия ДЕВЯТКОВА, юрист, заместитель главного редактора журнала «Кадровое дело» Перевод, перемещение и изменение условий договора: когда какую процедуру применять Из статьи узнаете: Что нужно, чтобы менять сотруднику место работы без его согласия Придется ли декретнице прерывать отпуск, чтобы оформить перевод на другую работу Как обойти запрет на испытание при переводе на другую должность В этой статье найдете ответы на вопросы, с которыми столкнулись ваши коллеги, когда пытались перевести сотрудника из одного офиса в другой, с полной ставки на половину, поменять декретнице место работы или изменить название должности и отдела. Узнаете, при каких условиях можно без рисков переместить работника, а когда потребуется заключить дополнительное соглашение о переводе или изменении условий договора. Как прописать место работы, чтобы без проблем направлять сотрудника для работы в разные подразделения компании Местом работы сотрудника в трудовом договоре указывайте юридическое наименование компании и местность, где она расположена. Например, «ООО “Каскад”, г. Москва». Это оптимальный для компании вариант. Сможете без лишних формальностей перемещать работника в преде- лах одной местности в разные офисы компании. Получать согласие и изменять трудовой договор в таком случае не придется, ст. 72.2 ТК. Это перемещение. Перемещение — ситуация, когда сотрудник переходит на другое рабочее место, в другое подразделение у этого же работодателя в той же местности 60 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

или ему поручают работу на другом механизме, агрегате. При этом условия трудового договора должны оставаться прежними. Уточнять в условии о месте работы фактический адрес компании или за- креплять номер цеха, офиса, кабинета вы не обязаны. Закон этого не требует. Верховный суд указал, что местом работы следует считать расположенную в определенной местности организацию, ее представительство, филиал, Обзор, утв. Президиумом Верховного суда 26.02.2014. Предупреждать сотрудника о перемещении заранее закон не требует. Достаточно издать приказ в произвольной форме и ознакомить с ним ра- ботника под подпись. Нужно ли письменное согласие водителя, если пересаживаем его с одной машины на другую Нет, получать согласие водителя на смену машины не надо, если конкретное транспортное средство не указали в его трудовом договоре. В таком случае изменение автомобиля, которым он должен управлять, — перемещение, ч. 3 ст. 72.1 ТК. Пример Из-за того, что машину, на которой Иванов работал водителем, списали, его на- правили на стажировку на автобус другой марки. После стажировки допустили к работе на автобусе данной марки. Иванов посчитал это переводом и отказался выходить на рейс. Компания объявила работнику выговор, а после повторного Приказ о перемещении работника на другое рабочее место Общество с ограниченной ответственностью «Мир» (ООО «Мир») 09.09.2019 ПРИКАЗ Москва О перемещении сотрудника В связи с изменением организационной структуры и с учетом того, что в трудовом договоре Калининой Р.О. от 09.01.2019 № 14 структурное подразделение не указано, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Переместить ведущего специалиста Калинину Р.О. из отдела экономики в отдел бюд- жетирования с 11.09.2019 без изменения трудовой функции и внесения изменений в условия трудового договора. 2. Начальнику отдела кадров Романовой О.Л. ознакомить Калинину Р.О. с настоящим приказом. Основание: организационная структура ООО «Мир» от 03.09.2019. Генеральный директор Суворова Л.Н. Суворова С приказом ознакомлены: … e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 61

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ отказа — уволила за систематическое неисполнение обязанностей. Иванов об- жаловал увольнение в суде. Суд в иске отказал. Объяснил решение тем, что работодатель действовал законно. Поручение пройти стажировку на другом транспортном средстве не яв- ляется переводом и не требует согласия, поскольку перемещение было в той же организации на другое рабочее место в той же местности. Работника при- няли не на конкретный автобус, а водителем в организацию, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 05.03.2014 по делу № 33-2083. Если в трудовом договоре прописали, на каком транспорте водитель ис- полняет обязанности, изменить его можно лишь с письменного согласия сотрудника через перевод, ч. 1 ст. 72.1 ТК. Можно ли уволить сотрудника за прогул, если отказывается работать на новом месте Мы не советуем увольнять за прогул сотрудника, который после перемеще- ния не вышел на новое рабочее место. Если работник не исполняет приказ о перемещении, вы вправе считать подобное поведение проступком. Согласие сотрудника на перемещение не нужно, поэтому работодатель может требовать, чтобы он сразу приступил к работе на новом месте. Однако не спешите увольнять, если сотрудник не появился на новом рабочем месте, но добросовестно продолжает работать на прежнем. Ограничьтесь на первый раз замечанием или выговором. В случае спора суд может занять сторону работника. Ведь он продолжает выполнять свои трудовые обязанности в месте работы, которое определили в трудовом договоре. Пример Петрова работала медсестрой отделения спортивной медицины филиала ме- дицинской организации. Ее переместили на другое рабочее место —­ из каби- нета антропометрии отделения спортивной медицины в стоматологический кабинет. После того как сотрудница отказалась работать на новом месте, ее уволили за прогул. Как оформить перемещение 1 2 3 Издайте Ознакомьте Составьте приказ с приказом акт, если сотрудник о перемещении сотрудника отказался 62 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Суд признал увольнение незаконным. Сотрудница хоть и не исполнила при- 63 каз о перемещении, прогула не совершала. Трудилась на старом рабочем месте, которое находится под контролем работодателя, апелляционное определение Московского городского суда от 24.01.2019 № 33-1263/2019. Можно ли переместить сотрудника без его согласия в другой филиал в той же местности Если в договоре рабочее место не уточнили, можете без согласия работника направить его трудиться в другой филиал в той же местности. Изменение адреса места работы в границах той же местности признают перемещением. Пример В трудовом договоре Савельевой в качестве места работы указали компанию «Мир», Москва. Фактически Савельева работала в Москве, но в филиале компа- нии. После того как приказом ее переместили в филиал, который расположен в другом районе, сотрудница отказалась выходить на работу по новому адресу. Она заявила, что изменились условия трудового договора и ее должны уведомить о смене адреса за два месяца, ст. 74 ТК. Более месяца сотрудница не выходила на работу. В итоге Савельеву уволили за прогул. Она обратилась в суд. Суд счел увольнение законным. Указанное в трудовом договоре место рабо- ты не изменялось. Кроме того, оно продолжало находиться в той же местности, в  пределах одного административного округа Москвы. Поэтому отсутствие на  работе работодатель обоснованно расценил как прогул, апелляционное определение Московского городского суда от 30.09.2015 по делу № 33-35607/2015. Если филиал находится в другой местности, переместить сотрудника не удастся. Для работы за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта потребуется согласие сотрудника, п. 16 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2. Также не получится оформить перемещение, если в договоре указали структурное подразделение. Нельзя перемещать сотрудника, если работа на новом месте противопоказана ему в связи с состоянием здоровья. Поскольку данных о здоровье работника у компании обычно нет, чтобы выполнить требование, убедитесь, что новое рабочее место безопасно с точки зрения охраны труда. Как оформить переезд сотрудника в подразделение компании, которое находится в другой местности В судебной практике сформировалось два подхода к тому, как оформить пере- ход сотрудника на работу в подразделение компании в другой местности. Вариант 1. Изменить условия трудового договора, если сотрудника направ- ляют на работу в другую местность. Сторонники этой позиции считают, что работодатель вправе предложить сотруднику сменить место работы на другой e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ населенный пункт. Перевод при этом не оформляют, а заключают дополни- тельное соглашение об изменении условий трудового договора, ст. 72 ТК. Плюс подхода в том, что если сотрудник не хочет переезжать, компания вправе поменять условие о месте работы в одностороннем порядке. Глав- ное — доказать, что для этого есть причины и они связаны с изменением организационных или технологических условий труда, ст. 74 ТК. Например, произошла реорганизация, работодатель отказался от отдельных видов деятельности в данной местности и т. п., апелляционное определение Мо- сковского областного суда от 09.07.2014 по делу № 33-14835/2014. Если таких причин нет или работодатель не смог их подтвердить, менять место работы в одностороннем порядке нельзя. О предстоящем изменении места работы и причинах такого решения сотрудника нужно уведомить письменно не позднее чем за два месяца. Если работник не согласится переезжать, ему нужно предложить перевод на вакансии, которые соответствуют его квалификации или нижеоплачи- ваемые, ч. 3 ст. 74 ТК. Если сотрудник откажется от предложенных вакансий, компания мо- жет его уволить. Основание — отказ от продолжения работы в связи с из- менением определенных сторонами условий трудового договора, п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК. В этом случае сотруднику выплачивают выходное пособие в раз- мере двухнедельного среднего заработка, если повышенный размер не установили в локальном акте, коллективном или трудовом договоре, абз. 7 ч. 3, ч. 4 ст. 178 ТК. Вариант 2. Предложить перевод. Есть суды, которые считают, что работо- датель не вправе в одностороннем порядке менять условие о месте работы, если новое место работы будет находиться в другом населенном пункте, ч. 1 ст. 72.1 ТК, апелляционное определение Иркутского областного суда от 25.05.2012 по делу № 33-4331/12. Если работник отказался от перевода, с ним можно расстаться по сокра- щению штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. При этом нужно уведомить службу занято- сти, учесть запреты на увольнение, преимущественное право и соблюсти прочие формальности, выплатить выходное пособие и сохранить средний Как оформить перевод 1 2 3 Получите Подпишите Издайте заявление или согласие допсоглашение приказ о переводе работника к трудовому договору на другую работу 64 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

заработок за второй, а в исключительных случаях и за третий месяц после увольнения, ч. 1, 2 ст. 178, ст. 318 ТК. Применить специальное основание и уволить в связи с отказом от перевода в другую местность вместе с рабо- тодателем в этом случае нельзя. Какую позицию выбрать, решайте сами. При изменении условий выплаты работнику будут меньше, но судебные риски выше. Сокращение же не надо обосновывать, но работнику нужно будет выплатить два или три средних заработка и учесть запрет на сокращение отдельных работников, напри- мер, женщин с детьми до трех лет, ст. 261 ТК. Про все гарантии женщинам с детьми читайте на странице 72. Нужно ли оформлять перевод, если меняется только название должности, а функционал остается прежним Трудовой кодекс прямого ответа на этот вопрос не дает. Более того, он вообще не упоминает такую процедуру, как переименование должности. В то же время переводом, на который нужно получить согласие работника, ТК называет изменение его трудовой функции, ч. 1 ст. 72.1 ТК. Получается, что если функционал остается прежним, а меняется только название долж- ности, то перевод на другую работу оформлять не надо. Судебная практика это подтверждает. Пример Сотрудник обратился в суд и потребовал признать незаконной запись о пере- именовании должности в трудовой книжке. Суд установил, что работодатель изменил название должности, чтобы привести ее в соответствие с Единым квалификационным справочником. Трудовая функция не изменилась, поэтому оформлять перевод не требо- валось, апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 22.07.2013 по делу № 33-3857/2013. Заключите с сотрудником соглашение о переименовании должности, поскольку меняются условия трудового договора сотрудника, ст. 72 ТК. 4 56 Ознакомьте Внесите Сделайте сотрудника с приказом запись о постоянном запись в личную карточку о переводе переводе в трудовую книжку работника e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 65

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Затем оформите приказ о переименовании должности, внесите изменения в штатное расписание, запись в трудовую книжку и личную карточку. Как поступить, если сотрудник отказывается от переименования должности и поможет ли изменение в названии должностей избежать претензий ГИТ, узнаете на странице 120. Заключать ли допсоглашения с сотрудниками при переименовании отдела Если в трудовом договоре определили структурное подразделение, то при пере- именовании отдела необходимо оформить перевод сотрудника, ч. 1 ст. 72.1 ТК. Сначала отправьте работнику уведомление о переводе. Документ состав- ляйте в свободной форме, утвержденной нет. На уведомлении или отдельным заявлением сотрудник должен дать согласие на перевод. Получили такой документ — заключайте дополнительное соглашение к трудовому договору, издавайте приказ о переводе и вносите запись в трудовую книжку. Если работник на перевод не согласен, за два месяца уведомьте его письменно, что меняете в связи со сменой оргструктуры наименование отдела, ст. 74 ТК. Откажется продолжить трудиться на новых условиях — предложите другую подходящую работу в той же местности. Откажется и от нее или если такой работы в компании нет — прекращайте договор по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК. Есть ли возможность перевести сотрудника на другую должность без его согласия Да, есть два случая, когда согласие работника на перевод не требуется. Оба они касаются временного перевода на срок до месяца. Вы вправе перевести сотрудника временно на другую должность без его согласия, если перевод нужен: — чтобы предотвратить или устранить последствия производственной аварии, пожара, наводнения и других происшествий, которые создают угрозу для населения, ч. 2 ст. 72.2 ТК; — при простое, необходимости предотвратить уничтожение имущества или заменить временно отсутствующего работника, если это вызвано чрез- вычайными обстоятельствами. В этом случае работодатель имеет право перевести сотрудника без его согласия, только если новая должность соот- ветствует его квалификации, ч. 3 ст. 72.2 ТК. Если сотрудника из-за исключительных обстоятельств перевели на нижестоя- щую работу, сохраните за ним средний заработок по прежней работе. Если работник откажется от временного перевода в случаях, предусмо- тренных ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК, можете считать это дисциплинарным проступком, а невыход на работу — прогулом. 66 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Наказывать нельзя, если сотрудник отказался от работы, на которую его переводят без согласия: — если есть опасность для жизни и здоровья из-за того, что работодатель нарушил требования охраны труда; — его переводят на  вредную или опасную работу, а  раньше условия труда были нормальные, п. 19 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2. Можно ли уволить по статье, если прежнее взыскание сотрудник получил на другой должности Да, вы вправе уволить работника за повторный проступок, если первое взыскание он получил по прежней должности. Применяйте в таком случае основание, которое предусматривает п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Перевод на другую работу взыскание не погашает, ст. 194 ТК. Работника можно уволить за повторный проступок, если он неоднократно в течение года нарушал трудовые обязанности. А какую должность он при этом занимал, значения не имеет. Такой вывод подтверждает судебная прак- тика, апелляционное определение Московского областного суда от 15.02.2016 по делу № 33-199/2016. Однако, если сотрудник все проступки совершил, когда находился на прежней должности, а работодатель узнал о них уже после перево- да, уволить такого сотрудника нельзя, определение Верховного суда от 29.10.2009 № 5-В09-110. Как обойти запрет на испытание при переводе на другую должность Установить испытательный срок при переводе нельзя. Испытание устанавливают только при приеме. В качестве альтернативы оформите сначала временный перевод на должность. Перевести сотрудника вы можете на срок до одного года, ч. 1 ст. 72.2 ТК. Если работник не справится, вернете его на прежнее место. Чтобы перевести работника, направьте ему предложение с условиями перевода и получите его письменное согласие. Составьте соглашение к трудовому договору Есть ли предельный срок временного перевода Работодатель может временно перевести сотрудника на другую работу максимум на один год. Если сотрудник замещает временно отсутствующего, временный перевод может продолжаться до выхода основного работника. Временно перевести работника на вакантную должность можете максимум на год, ч. 1 ст. 72.2 ТК. При переводе сотрудника без его согласия в исключительных обстоятельствах срок перевода не может быть больше одного месяца, ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 67

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ и издайте приказ о переводе. Ознакомьте работника под подпись с приказом и внесите запись в личную карточку. В трудовую книжку запись не вносите. Если убедились в том, что работник с должностью справляется и он сам со- гласен продолжить работу в новых условиях, оформите вместо временного пере- вода постоянный. Для этого издайте приказ в произвольной форме и составьте соглашение к трудовому договору о признании временного перевода постоянным. Внесите запись в личную карточку и трудовую книжку, ч. 4 ст. 66 ТК. В трудовую книжку внесите сведения в течение недели, после того как из- дали приказ о постоянном переводе. В графе 2 укажите дату, когда перевод стал постоянным. В графе 3 сделайте запись о переводе работника и укажите дату временного перевода, в графе 4 укажите реквизиты двух приказов: о временном переводе и о признании временного перевода постоянным. Какую должность указать в приказе об увольнении временно переведенного сотрудника Если сотрудник, которого временно перевели на другую работу, решил уволиться, в приказе укажите должность, которую он занимает на момент увольнения. Временный перевод оформляется допсоглашением. По нему сотрудник выполняет работу не по той должности, которая предусмотрена трудовым договором, а по той, которая указана в допсоглашении. Можно ли перевести работницу на другую должность во время декрета Да, декретницу можно перевести на другую должность, не дожидаясь, пока выйдет из отпуска. Но сделать это вы сможете только с ее согласия. Закон не запрещает переводить работника по соглашению сторон, даже если он находится в отпуске. Поэтому получите от сотрудницы письменное согласие на перевод, подпишите допсоглашение и оформляйте приказ. Внесите запись в личную карточку. Если перевод постоянный, отразите в трудовой книжке. Чтобы оформить перевод во время декрета, прерывать отпуск не нужно. Заранее подготовьте документы, пригласите сотрудницу в удобный для нее день, чтобы она смогла с ними ознакомиться и проставить подпись. Как перевести сотрудника по его просьбе на полставки Если сотрудник переходит с полной ставки на 0,5 ставки по той же долж- ности, оформляйте не перевод, а изменение условий договора в части про- должительности рабочего времени. Работник, который хочет перейти на полставки, должен написать заяв- ление. После того как его получите, оформляйте допсоглашение к трудовому договору, определите в нем режим рабочего времени. В этом случае он будет обязательным условием такого договора, ст. 57 ТК. Потом нужно издать при- каз. Так вы установите сотруднику неполное рабочее время — 0,5 ставки, которое будете оплачивать пропорционально отработанному времени 68 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019



ШПАРГАЛКА Что важно знать кадровику о медосмотрах и медкнижках работников Из статьи узнаете: Какие работники должны проходить обязательные медосмотры Что проверит ГИТ в документах по медосмотрам Какие организации должны оформить медкнижки работникам Если допустите к работе сотрудника, который не прошел обязательный предварительный или периодический медосмотр, инспектор ГИТ оштрафует компанию на 130 000 руб. Штраф грозит за каждого работника, который приступил к работе без медосмотра. Наша шпаргалка поможет понять, кого и в каком порядке направлять на медосмотры и кто из сотрудников дол- жен оформить медицинскую книжку. Подробнее о том, как организовать обязательные медосмотры и оформить работникам медкнижки, читайте в тематическом приложении к журналу. Какие работники должны проходить обязательные медосмотры НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИЕ ТЕ, КТО РАБОТАЕТ ВО ВРЕДНЫХ ВОДИТЕЛИ ИЛИ ОПАСНЫХ УСЛОВИЯХ Предварительный, Предварительный, периодический, ежегодный до 18 лет Предварительный, для работников до 21 года — периодический, для работников ежегодный, предрейсовый, послерейсовый от 18 до 21 года — ежегодный СПОРТСМЕНЫ РАБОТНИКИ, КОТОРЫЕ БОЛЬШЕ ВАХТОВИКИ Предварительный, 50 ПРОЦЕНТОВ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Предварительный, периодический ПРОВОДЯТ ЗА КОМПЬЮТЕРОМ периодический 70 Предварительный, периодический Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Какие документы по медосмотрам потребует ГИТ Быстрая подписка и что в них проверит 8 (800) 505-88-90 ДОГОВОР Информация Как оформить С МЕДОРГАНИЗАЦИЕЙ о лицензии медкнижку КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН Сроки согласования 1 МЕДОСМОТРА с медорганизацией ЗАКЛЮЧИТЕ ГРАФИК Подписи сотрудников договор с центром МЕДОСМОТРА и даты ознакомления гигиены ЖУРНАЛ Подписи и эпидемиологии РЕГИСТРАЦИИ сотрудников НАПРАВЛЕНИЙ 2 Возможность работать ЗАКЛЮЧЕНИЯ в должности ПРЕДСТАВЬТЕ С РЕЗУЛЬТАТАМИ в центр перечень МЕДОСМОТРА документов Какие организации должны оформить медкнижки работникам 3 РАЗДАЙТЕ сотрудникам медкнижки, чтобы они прошли медосмотр 4 ПОЛУЧИТЕ подписи работников в журнале МЕДИЦИНСКИЕ ТОРГОВЫЕ ПИЩЕВОЙ 5 ПРОМЫШЛЕННОСТИ ВЫДАЙТЕ САЛОНЫ КРАСОТЫ ГОСТИНИЦЫ ДЕТСКИЕ направления ОЗДОРОВИТЕЛЬНЫЕ на медосмотр ОБЩЕСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ АПТЕКИ 6 ПИТАНИЯ ЗАБЕРИТЕ e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 медкнижки с результатами медосмотра 71

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Ирина ОБУХОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Какие гарантии теперь предоставлять сотрудницам: грядущие поправки в ТК и те, что уже действуют Из статьи узнаете: Когда работающую женщину не удастся привлечь к переработкам Когда беременной можно отказать в переводе на неполный рабочий день Почему работодателю невыгодно устанавливать полную рабочую неделю для северянок Женщинам добавят гарантий — депутаты вносят поправки в Трудовой кодекс.  В чем суть предстоящих изменений и какие гарантии компания уже сейчас  обязана предоставлять сотрудницам, узнаете из статьи. Не все из них связаны  с начилием детей, но начнем именно с таких. Какие гарантии предоставлять будущим мамам Предоставляйте беременной работнице все гарантии, на которые она имеет  право по закону. Их цель — не ущемить интересы компании, а снизить физи- ческую нагрузку на организм женщины, которая готовится стать матерью. Не привлекайте к переработкам. Беременным нельзя работать сверхурочно,  а также ночью, то есть с 22 до 6 часов. Такая работа запрещена даже в случае,  если женщина сама не возражает, ч. 5 ст. 96, ч. 5 ст. 99 ТК. Беременную нельзя направить в командировку, даже если она согласна,  ч. 1 ст. 259 ТК. Также беременным сотрудницам запрещено работать вахто- вым методом, ст. 298 ТК. Вы не вправе привлекать беременных к работе в выходные и праздничные  дни, даже если они сами не возражают против такой работы, ч. 1 ст. 259 ТК. Если беременная женщина работает по сменному графику работы, вы- ходные  ей  предоставляют  по  графику,  а  работу  в  субботу  и  воскресенье  72 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

не считают работой в выходные дни. В такой ситуации беременная сотруд- ница может трудиться в рабочие субботу и воскресенье, но привлекать женщину к работе в ее выходные посреди недели нельзя. Будете составлять график, учтите, что в нерабочие праздничные дни у беременной должен быть выходной. Установите неполное рабочее время. Если беременная сотрудница принесет заявление, вы обязаны установить ей неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. При этом компания вправе учесть условия производства и  при необходимости попросить женщину скорректировать желаемый режим работы, ч. 2 ст. 93 ТК. Как платить беременной, если она просит уменьшить ей рабочее время Если беременная сотрудница просит установить ей режим неполного рабочего времени, рассчитывайте зарплату пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного ею объема работ, ч. 3 ст. 93 ТК. Например, если сотрудница просит установить ей рабочую неделю продолжительностью 20 часов, а раньше она работала 40 часов и оклад у нее был 60 000 руб., то теперь ей нужно будет выплачивать оклад 30 000 руб. Переведите на другую работу. Вы обязаны перевести беременную на другую работу, которая исключает воздействие неблагоприятных производствен- ных факторов, если по медзаключению ей нужно изменить нагрузку. Для этого вам понадобится ее письменное заявление. При переводе сохраните средний заработок по прежней работе, ч. 1 ст. 254 ТК. Заявление о переводе на другую работу, которая исключает вредные факторы Генеральному директору ООО «Дельта-М» Савичеву В.В. от ведущего специалиста отдела кадров Тюленевой А.П. ЗАЯВЛЕНИЕ На основании медицинского заключения от 20.09.2019 № 144/19, выданного ОБУЗ «Брянская городская больница № 5», и в соответствии со статьей 254 Трудового кодекса прошу перевести меня с 26.09.2019 на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. Приложение: медицинское заключение от 20.09.2019 № 144/19. Тюленева А.П. Тюленева 21.09.2019 e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 73

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Если в компании нет работы, которая подходит беременной сотруднице с учетом медицинского заключения, временно освободите ее от прежней работы и сохраните средний заработок за эти дни. Отпускайте к врачу. Вы не вправе препятствовать беременной в рамках обязательного медицинского обследования посещать в рабочее время врача. Оплачивайте это время в размере среднего заработка, ч. 3 ст. 254 ТК. Для этого вы вправе потребовать от беременной документы, которые подтвердят, по какой причине она отсутствовала на рабочем месте. Например, справки, талоны из больницы с указанием даты и времени посещения врача. Сколько раз в месяц беременная может уходить с работы на прием к врачу Беременная сотрудница может отпрашиваться к врачам столько раз, сколько ей нужно с учетом ее здоровья и состояния малыша. Запрещать уходить к врачу или настаивать, чтобы в клинику работница ходила в выходные и после работы, нельзя. Минздрав установил минимальное количество осмотров, которые должна пройти беременная, п. 6 Порядка, утв. приказом от 01.11.2012 № 572н. Но беременность может быть с осложнениями, и тогда к врачам сотрудница будет ходить чаще. Не устанавливайте испытательный срок. Вы не вправе при приеме на работу беременной сотрудницы предусматривать испытательный срок, ч. 4 ст. 70 ТК. Если нарушили закон и все же установили испытание, такое условие не будет иметь законной силы. Поэтому увольнять беременную работницу из-за неудовлетворительного результата испытания нельзя, п. 9 постановления Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1. Нужно ли отменять условие об испытании, если сотрудница забеременела С момента, когда сотрудница подтвердит беременность справкой из медицин- ского учреждения, вы не вправе уволить ее из-за неудовлетворительных ре- зультатов испытания. Вносить изменения в трудовой договор и исключать условие об испытании закон не требует. Однако, чтобы избежать вопросов со стороны инспектора ГИТ, мы все же рекомендуем заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите в нем, что отменяете условие об испытании. Трудовой договор с условием о 36-часовой рабочей неделе …3.5. Работнику установлена пятидневная рабочая неделя продолжительностью 36 часов. Еже- дневный режим работы с 8.00 до 16.12, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00. Выходными днями являются суббота и воскресенье... 74 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Нужно предоставить ежегодный отпуск перед отпуском по беременности 75 и родам или сразу после него. Стаж работы в компании значения не имеет, ст. 260 ТК. Кроме того, закон запрещает отзывать беременную из отпуска, заменять его полностью или частично денежной компенсацией, ч. 3 ст. 126 ТК. Не увольнять по инициативе работодателя. Компания не вправе уволь- нять беременных по своей инициативе. Исключения — увольнение в связи с ликвидацией компании или при закрытии филиала, который расположен в другой местности. Можно ли беременную сотрудницу уволить по соглашению сторон Да, закон не запрещает увольнять беременную сотрудницу по соглашению сторон. Увольнение по данному основанию не относится к инициативе рабо- тодателя. Однако мы так делать не советуем. Рискуете, что сотрудница после увольнения обратится в суд и будет настаивать, что ее заставили подписать соглашение. В таком случае суд может встать на сторону работницы и восста- новить ее в прежней должности. Даже когда женщина подписала соглашение об увольнении, а после узнала о том, что беременна, и передумала увольняться, безопасный для компании вариант — пойти навстречу работнице и аннулировать соглашение об уволь- нении. Иначе такое увольнение суд может признать незаконным, определение Верховного суда от 20.06.2016 № 18-КГ 16-45. Предоставьте отпуск по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам предоставляйте на основании больничного листа и заявления жен- щины. Продолжительность такого отпуска, по общему правилу, 140 кален- дарных дней. Беременная женщина вправе пойти в такой отпуск не сразу. Но в таком случае продолжительность отпуска уменьшится. Кроме того, снизится раз- мер пособия, так как его назначат с первого дня, когда работница уйдет в от- пуск по беременности и родам и до окончания периода нетрудоспособности, который указали в больничном листе, решение Верховного суда от 14.11.2012 № АКПИ 12-1204. Можно ли оформить отпуск по беременности и родам во время ежегодного Нет, работница не может находиться в двух отпусках одновременно, п. 20 поста- новления Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1. Если дата начала отпуска по беременности и родам выпадает на то время, когда сотрудница находится в ежегодном отпуске, она вправе прервать отпуск и письменно попросить предо- ставить декретный отпуск. Кроме того, работница имеет право уйти в декретный отпуск после того, как окончится ежегодный. Это связано с тем, что сотрудница вправе брать декретный отпуск позже даты, которая указана в листке нетрудоспособности. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Какие гарантии предоставлять сотрудницам с детьми Работающие женщины смогут сами определять продолжительность отпуска по уходу за ребенком. С таким предложением выступили чиновники. Они также предлагают предоставить работающим женщинам право коррек- тировать размер пособия в зависимости от продолжительности отпуска по уходу. Например, вместо того чтобы находиться в отпуске до достижения ребенком полутора лет и получать 40 процентов от зарплаты, работницы смогут оформлять отпуск на девять месяцев и получать пособие в два раза больше. Это пока что планы. Дальше в этом разделе найдете льготы, которые уже сейчас обязаны предо- ставить сотрудницам, у которых есть дети. Учтите, некоторые из этих льгот зависят от количества детей и их возраста. Предоставьте отпуск в удобное время. Сотрудницам, у которых три и более ребенка в возрасте до 12 лет, вы обязаны предоставить отпуск в удобное для них время, ст. 262.2 ТК. Отказать нельзя. Что делать, если у сотрудницы закончился отпуск по беременности и родам, но она не оформила отпуск по уходу за ребенком и пропала Отпуск по уходу за ребенком вы должны предоставить по заявлению сотрудницы, ст. 256 ТК. Если работница не написала заявление и не представила нужные до- кументы, оформлять отпуск и платить пособие вы не обязаны. В табеле ставьте «НН» или цифровой код «30», так как не знаете причину неявки. Предоставьте дополнительные выходные. Сотруднице с ребенком-инвали- дом в возрасте до 18 лет вы обязаны предоставить четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, ч. 1 ст. 262 ТК. Чтобы получить выходные, работница должна написать заявление, при- нести справку из бюро медико-социальной экспертизы и справку с места работы второго родителя. В ней должно быть указано, что он не использует эти выходные в текущем месяце полностью или частично. Ограничьте переработки. Закон защищает от переработок сотрудницу, у которой есть ребенок в возрасте до трех лет или которая без помощи супруга воспитывает ребенка в возрасте до пяти лет. Вы можете привлечь их к работе в выходные дни, ночное время, а также сверхурочно, только если письменно согласятся. Такая же гарантия есть и у женщины с ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет. Сотрудница увольняется, чтобы ухаживать за ребенком до достижения им 14 лет. Должна ли она отрабатывать две недели Работница с ребенком в возрасте до 14 лет не вправе уволиться без отработки. Это общее правило. 76 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Чтобы избежать конфликта, уточните, требуется ли ребенку специальный уход, и запросите документы, которые это подтвердят. Сотрудница, которая ничего не пояснит и не подтвердит документами, должна отрабатывать срок предупреж- дения перед увольнением. Если сотрудница представит документы, что ей нужно ухаживать за ре- бенком, безопасный для компании вариант — пойти ей навстречу и уволить без отработки. Какие гарантии компания должна предоставлять сотрудницам в зависимости от возраста ребенка До какого возраста, лет 1,5 3 5 12 14 18 Если ребенок Что вы обязаны делать инвалид Предоставлять дополнительные Если воспитывает одна перерывы для кормления ребенка Если воспитывает одна Если воспитывает одна Не устанавливать испытательный срок 3 и более ребенка Перевести на другую работу, Быстрая подписка если нельзя выполнять прежнюю, 8 (800) 505-88-90 с зарплатой не ниже прежнего среднего заработка 77 Устанавливать неполное рабочее время в отпуске по уходу за ребенком Не привлекать к работе вахтовым методом Привлекать к работе в выходные и нерабочие праздничные дни с письменного согласия Привлекать к работе в ночное время, сверхурочно с письменного согласия Направлять в командировки с письменного согласия Предоставлять отпуск в удобное время Устанавливать неполное рабочее время по заявлению Предоставлять четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ Какие гарантии предоставлять женщинам на селе Женщинам, которые работают в сельской местности, предоставляйте льгот-  ную продолжительность рабочего времени. Сейчас такая гарантия уже есть, но не в Трудовом кодексе. Для того чтобы определить, относится ли тот или иной населенный пункт к сельской местности, используйте Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований, утв. приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. Установите сокращенную рабочую неделю. Женщинам, которые рабо- тают в сельской местности, установите 36-часовую рабочую неделю вместо 40-часовой, п. 1.3 постановления ВС РСФСР от 01.11.1990 № 298/3-I. Оплачивайте работу в полном объеме, как при стандартной 40-часовой неделе. Условие о продолжительности рабочего времени пропишите в трудовом договоре с работницами. Если не сократите рабочую неделю, то работу свыше установленной про- должительности рабочего времени оплачивайте как сверхурочную, п. 13 постановления Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1. Предоставьте дополнительный выходной. Сотрудницам, которые работают в сельской местности, раз в месяц по заявлению предоставьте один допол- нительный день отдыха без сохранения зарплаты, ч. 2 ст. 262 ТК. Заявление работница может написать в свободной форме. Нужно ли устанавливать сокращенную неделю женщине, которая работает в сельской местности, но зарегистрирована и проживает в городе Да, женщине, которая работает в сельской местности, нужно устанавливать сокращенную рабочую неделю независимо от того, где она проживает и за- регистрирована. Закон предусматривает сокращенную рабочую неделю для женщин, именно работающих в сельской местности. При этом не будет иметь значение, где фак- тически сотрудница проживает, п. 1.3 постановления Верховного суда РСФСР от 01.11.1990 № 298/3-I. Сколько будут работать женщины на селе Сокращенную 36-часовую рабочую неделю селянкам закрепят на уровне закона. Сейчас эту гарантию закрепляет только п. 1.3 постановления Верховного Совета РСФСР от 01.11.1990 № 298/3-1. Раньше Минтруд предлагал увеличить рабочую неделю селянок на 4 часа, то есть лишить их гарантии на сокращенную неделю. Однако против такой идеи выступили профсоюзы и в итоге чиновники от нее отказались. 78 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Какие гарантии предоставлять женщинам на Севере Женщинам, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, за работу в тяжелых климатических условиях предостав- ляйте дополнительные гарантии. Установите сокращенную рабочую неделю. Вы обязаны установить жен- щинам, которые работают в северных местностях, сокращенную рабочую неделю продолжительностью 36 часов. Эту гарантию пропишите в трудовом договоре с работницей. Заработную плату начисляйте в том же размере, что и при полной ра- бочей неделе, ст. 320 ТК. Когда принимаете сотрудницу для работы на Севере, установите ей со- кращенную рабочую неделю. Работу сверх нормы оплачивайте как сверх- урочную. Предоставляйте дополнительный выходной. Если женщина, у которой есть ребенок в возрасте до 16 лет, обратится к вам с заявлением, предоставьте ей раз в месяц один дополнительный неоплачиваемый выходной день. Право на выходной у сотрудницы пропадает, если в текущем месяце его предоста- вили отцу ребенка, ст. 319 ТК. Отпустите в отпуск, чтобы сопроводить ребенка-абитуриента. Работо- датель по заявлению сотрудницы должен предоставить ей отпуск, чтобы сопровождать ребенка, который поступает в учебное заведение высшего или среднего образования в другой местности и не достиг 18 лет, ч. 5 ст. 322 ТК. На основании каких документов работодатель обязан предоставить отпуск сотруднице для сопровождения ребенка-абитуриента Работодатель должен предоставить такой отпуск на основании письменного заявления сотрудницы. Кроме того, работодатель вправе запросить документ, подтверждающий возраст ребенка, а также документы, которые подтвердят его поступление в учебное заведение, расположенное в другой местности, напри- мер справку из вуза или колледжа. 7 3 140 кг часа дней — женщина может в день может работать продолжительность поднимать постоянно за компьютером отпуска по беременности в течение рабочей смены беременная и родам e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 79

ДОКУМЕНТООБОРОТ Валентина АНДРЕЕВА, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к. и. н. Как перейти на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция Из статьи узнаете: Что нужно сделать до конца 2019-го, чтобы перейти на электронные трудовые книжки Какие локальные акты придется переделывать Что делать с трудовой книжкой сотрудника в зависимости от того, когда он к вам пришел Чем ближе 2020-й, тем больше домыслов про то, чем грозит кадровику пере- ход на электронные трудовые книжки. Чтобы остановить спекуляции на этой теме, мы подготовили первую пошаговую инструкцию, как перейти на электронные трудовые книжки. В ее основе — три законопроекта: о внесении изменений в ТК, КоАП, Закон о персучете и разъяснения Минтруда и ПФР. Детали процедуры чиновники еще будут дорабатывать, но общий под- ход не изменится. Это подтверждают представители профильного комитета Госдумы. Процесс займет два года, но часть задач предусмотрительные кадровики стараются закрыть уже в 2019-м. Что сделать осенью 2019-го Используйте осень 2019 года, чтобы подготовиться к изменениям, настроить процедуру и разработать нужные документы. Так сэкономите время в 2020-м, а заодно покажете руководству, что следите за нововведениями, к переходу на электронные трудовые книжки готовы и процесс у вас под контролем. Редакция благодарит Вячеслава ФИЛИППОВА, юриста, экс-главреда «Кадрового дела», за помощь в подготовке статьи, а также за проведение правовой экспертизы законопроектов об электронной трудовой книжке. 80 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Установите или обновите программу для передачи сведений в  ПФР. До 1 января 2020 года вы должны настроить программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет о трудовой деятельности работников. Называться он будет СЗВ-ТД. Свяжитесь с компанией, которая обслуживает вашу кадровую систему, и выясните, знают ли там о новом отчете. ПФР приглашал разработчиков на встречу, и они сориентируют вас по срокам обновления кадровой системы. Форму отчета чиновники уже разработали, сейчас готовят собственную программу, с помощью которой кадровики смогут его сдавать. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, сможете скачать бесплатную программу с сайта ПФР. Заведите корпоративный адрес электронной почты отдела кадров. Све- дения о трудовой деятельности работников по их заявлениям вы должны будете выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Такие правила будет содержать новая ста- тья 66.1 ТК. Чтобы выполнить эту обязанность, установите адрес корпоратив- ной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления. В должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте, так же как и на бумажное, компания должна в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту придется постоянно. В каком порядке работник должен отправлять письма на адрес компании и как именно запрашивать сведения о своей трудовой деятельности, ком- пания вправе решать сама. Определите, какой процесс для вас будет опти- мальным. Например, работник должен отсканировать или сфотографировать Как перейти на электронные трудовые книжки: что сделать в 2019-м 1 2 3 УСТАНОВИТЬ ИЛИ ОБНОВИТЬ ЗАВЕСТИ ПРОВЕСТИ программное обеспечение адрес корпоративной аудит локальных актов, электронной почты для отдела где упоминается трудовая для передачи сведений в ПФР кадров книжка 5 4 РАЗРАБОТАТЬ РАЗРАБОТАТЬ форму заявления для сотрудни- форму уведомления работников ков, которые хотят оставить о переходе на электронные бумажную трудовую книжку трудовые книжки e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 81

ДОКУМЕНТООБОРОТ заявление, в котором будет стоять его подпись. Довести эти детали до ра- ботников сможете в будущем году. Проведите аудит кадровых документов, где упоминается трудовая книжка. В первую очередь вам придется изменить ПВТР. Проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. Учтите, положения про трудовую книжку могут быть даже в колдоговоре, если он у вас есть. Предупредите профс­ оюз, что нужно будет вносить изменения, договоритесь о формулировках. Подготовьте проекты изменений. Утвердите их, когда Президент подпишет поправки в закон. Уведомьте работников о переходе на электронные трудовые книжки. Уже сейчас разработайте образец уведомления, которым разъясните работни- кам  новые правила по передаче государству сведений об их работе. В сле- дующем году вам нужно будет предупредить каждого работника, что он может получить бумажную трудовую книжку на руки, если не хочет, чтобы компания продолжила ее вести. Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки Общество с ограниченной Начальнику отдела продаж ответственностью «Альянс» Головину А.С. (ООО «Альянс») УВЕДОМЛЕНИЕ 11.01.2020 № 130 Москва О формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде Уважаемый Александр Семенович! Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 01.01.2020 сведения о Вас как о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и ос- нованиях прекращения трудового договора формируются и ведутся в электронном виде. В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным доку- ментом о Вашей трудовой деятельности. Если до 1 января 2021 года от Вас не поступит заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе, она будет выдана Вам на руки. После этого работодатель освобождается от ответственности за ее хранение. Обращаем внимание, что, независимо от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе, в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, Работодатель обязан ежемесячно предостав- лять сведения о Вашей трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ. Генеральный директор Лыков А.В. Лыков С уведомлением ознакомлен: Головин А.С. Головин 11.01.2020 82 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Уведомление понадобится вам уже в январе 2020-го, поэтому, чтобы не готовить его в спешке после новогодних праздников, решите эту задачу сейчас. За основу можете взять образец, который мы для вас подготовили. Придется ли предупреждать декретниц, что они вправе сохранить бумажную трудовую книжку Да, о праве сохранить бумажную трудовую книжку нужно будет предупредить всех работников, включая декретниц. Причем надо будет не только направить письменное уведомление, но и получить на нем подпись работника. Не пережи- вайте раньше времени, у вас будет весь 2020 год, чтобы получить от декретницы ответное письмо. Но затягивать с уведомлением все же не советуем. Не ограничивайтесь формальным уведомлением. Многие недоверчиво относятся к изменениям и не готовы отказаться от  бумажной трудовой книжки. Сообщение об их отмене может напугать сотрудников. Если есть возможность, объясните сотрудникам, что вся информация теперь будет в информационной базе ПФР, но если они хотят сохранить документ, могут это сделать. Разработайте форму заявления для сотрудников, которые хотят оставить бумажную трудовую книжку. Работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку. Если примет такое решение — должен написать заявле- ние. В таком случае вы обязаны продолжить вести ее в обычном порядке и дублировать все сведения о трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда. Чтобы избежать лишних вопросов и самодея- тельности сотрудников, разработайте форму такого заявления. Что сделать в 2020-м В 2020 году стартует процесс перехода на электронные трудовые книжки. У вас появятся дополнительные обязанности, за неисполнение которых чиновники планируют ввести отдельный штраф. Чтобы избежать наруше- ний, следуйте инструкции. Заявление с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку Генеральному директору ООО «Альянс» Лыкову А.В. от Головина А.С. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии с инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Инженер Головин 13.01.2020 А.С. Головин e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 83

ДОКУМЕНТООБОРОТ Утвердите изменения в локальные акты. В ПВТР обновите раздел о доку- ментах, которые работник предъявляет при приеме на работу. Формулировку возьмите из новой статьи 66.1 ТК. Укажите, как работник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения и поэтому должна быть в ПВТР, ч. 5 ст.189 ТК. Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать. В 2020-м выдавать работнику сведения о трудовой деятельности не придется. Поправки в Трудовой кодекс устанавливают, что работодатель обязан выдать такие сведения, если не ведет на работника бумажную трудовую книжку. Поскольку отказаться от книжки можно только с 2021 года, такая обязанность у компаний тоже возникнет только через год. Подавайте новый отчет в ПФР. Первый раз отчет придется сдать в феврале 2020 года. Сроки такие же, как для отчета СЗВ-М. Крайний срок — 15-e число месяца, следующего за отчетным. Если это выходной, срок сдачи переносится на следующий рабочий день. В отчете нужно будет указать работников, которые числятся в компа- нии, указать, кого приняли, перевели или уволили в отчетном месяце. Если никаких событий в трудовой деятельности работника не происходило, до- статочно будет указать только дату приема на работу. События указывайте в графе 7 цифровыми кодами. Например, прием на работу — 1, перевод — 2, а увольнение — 3. При увольнении нужно указать реквизиты приказа, а также статью, по которой расстались с работником. Если в компании 25 и больше работников, отчет подавайте в электронном виде и подписывайте усиленной квалифицированной электронной подпи- сью. Проверьте, чтобы дополнительную подпись заказали для отдела кадров. Компании с меньшей численностью вправе, но не обязаны сдавать отчет в электронном виде. Однако когда сотрудников станет 25, придется подавать Как перейти на электронные трудовые книжки: что сделать в 2020-м 1 2 3 НАЧАТЬ ВНЕСТИ УВЕДОМИТЬ передавать сведения о трудовой изменения в локальные акты работника об изменениях деятельности работников в ПФР и коллективные договоры, где и праве продолжать вести бумажную трудовую книжку описан порядок работы с трудовыми книжками 4 6 5 ДОВЕСТИ до сведения работников ПОДГОТОВИТЬ ПОЛУЧИТЬ корпоративный адрес трудовые книжки к выдаче тем от работника заявление электронной почты компании работникам, кто решил от них о ведении трудовой книжки на бумажном носителе отказаться 84 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу, фрагмент 1. ПРИЕМ НА РАБОТУ 1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора. 1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего: — трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; — документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифици- рованного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые; — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на во- енную службу. … Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности, фрагмент 4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ … 4.3. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника: — на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом; — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электрон- ной подписью (в случае ее наличия у работодателя). Сведения о трудовой деятельности предоставляются: — в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; — при увольнении — в день прекращения трудового договора. 4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя kadry_alfa@ mail.ru. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканиро- ванное заявление, в котором содержится: — наименование работодателя; — должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор); — просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятель- ности у работодателя; — адрес электронной почты работника; — собственноручная подпись работника; — дата написания заявления. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. 4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, за- веренные надлежащим образом. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 85

ДОКУМЕНТООБОРОТ отчет по правилам, предусмотренным для больших организаций. Если планируете расширяться, советуем сразу получить электронную подпись. О просрочке отчета Пенсионный фонд будет сообщать в ГИТ. Сотрудники ПФР должны будут в электронном виде уведомить инспекцию в течение пяти рабочих дней, когда обнаружат просрочку. Дважды пропустите сроки или представите неполные или искаженные сведения — накажут. Наказание пока не очень страшное — всего лишь предупреждение для должностного лица, ответственного за сдачу отчетов. Что нужно будет делать с 2021-го Первые сотрудники, у которых на законном основании не будет бумажных трудовых книжек, появятся только в 2021 году. С этого момента при приеме на работу новичка придется следить, какой вы у него по счету работодатель и вел ли предыдущий в 2020-м бумажную трудовую книжку. Отдайте на руки трудовые книжки сотрудникам, которые не пожелали их оставить. Выдайте бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам, которые не написали заявление с просьбой их оставить. Рекомендуем сде- лать копии всех имеющихся у вас трудовых книжек. Они пригодятся на слу- чай претензий работника, что из-за ошибок работодателя у ПФР возникли вопросы к тому или иному периоду его трудовой деятельности. В личное дело эту копию не помещайте — заведите отдельную папку. За какие лишние документы в личном деле уже сейчас штрафует Роскомнадзор, читайте на странице 26. Нужно ли будет делать специальную запись в трудовой книжке о том, что ее выдали работнику, и что это будет за запись, чиновники пока не решили. Если ответа так и не последует, то последней записью в таких трудовых книж- ках окажется запись о приеме на работу. Инструкция по заполнению трудовых книжек не позволяет вносить в документ нерегламентированные записи. Как перейти на электронные трудовые книжки: что делать в 2021-м 1 2 ВЕСТИ СОТРУДНИКАМ, трудовые книжки только тех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, кто решил их оставить бумажные книжки не заводить 4 3 НАПРАВЛЯТЬ ВЫДАВАТЬ в ПФР сведения о приеме или увольнении сведения о трудовой деятельности работника не позднее следующего рабочего дня после издания приказа и ежемесячный отчет работникам по их заявлению и при увольнении 86 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

То, что выдали трудовую книжку работнику на руки, нужно будет за- фиксировать. Как — тоже пока неизвестно. Очевидный вариант — внести сведения об этом в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, по аналогии с выдачей документа при увольнении. Однако Минтруд может предложить и другой вариант, например, вести для таких случаев отдельный журнал. Как теперь работодатель сможет узнать, где раньше работал кандидат Ни с 2020-го, ни позднее работодатель не вправе требовать, чтобы работники предоставляли информацию о предыдущих периодах работы. Вы сможете лишь его попросить, чтобы предоставил такие сведения из ПФР. Вы сами без согласия работника из ПФР такую информацию не получите. Каким образом, при таком подходе новый работодатель должен оценивать опыт как составную часть квалификации соискателя, ни Минтруд, ни депутаты пока не говорят. Не оформляйте трудовую книжку тем, кто впервые поступает на работу. Все сотрудники, которые впервые начнут свою трудовую деятельность в вашей компании с января 2021 года, будут трудиться без трудовых книжек. Никакие сведения из Пенсионного фонда требовать от них не нужно. ЧИТАЙТЕ В ОКТЯБРЕ Нужно ли вам менять штатку на 2020 год. Для 4 из 5 компаний — да Ирина Отдавать работу со штатным расписанием бухгалтеру или РЕКЛАМА БОГОМОЛОВА, экономисту — плохая идея. В любом случае вы будете проверять, юрист, эксперт что они написали в документе. В статье найдете чек-лист, журнала «Кадровое который подскажет, что поправить в штатке на следующий год. дело» Пройдите по нему уже сейчас — эти правки потребуют времени. Вы узнаете: • как на штатку повлияли изменения в законе в 2019 году; • почему нельзя называть должности, как хочет директор; • когда премия в штатке будет основанием привлечь кадровика к дисциплинарке; • что будет, если инспектор заметит, что вы подменили страницы в штатке. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 87

ДОКУМЕНТООБОРОТ Как новому работодателю понять, что сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки Чиновники на этот вопрос пока не отвечают. Ожидаемый вариант — работник может предоставить копию своего заявления о ведении трудовой книжки на бумаге с визой предыдущего работодателя. Направляйте отчет в ПФР на следующий день после приема или увольне- ния работника. С 2021 года кроме ежемесячного отчета придется отдельно сообщать в ПФР о приеме и увольнении работника. Включать такие сведе- ния в текущий отчет за месяц нельзя. Работодатель должен будет подать данные о работнике не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда издал приказ. Такие требования фактически лишают компанию возможности составить приказ раньше дня увольнения. Если формулировку не поправят, издавать приказ всегда придется в день увольнения. Выдавайте сведения о  трудовой деятельности работникам. Сведения о трудовой деятельности нужно будет выдавать сотруднику во время работы и при увольнении. По его заявлению вы должны будете выдать ему сведения о трудовой деятельности, но только за период работы в данной компании. К информации о предыдущих периодах доступа у вас не будет. Выдать документ нужно только тем, кто отказался от бумажной трудовой книжки. Остальные получат только копию трудовой по старым правилам, ст. 62 ТК. В обоих случаях срок — три рабочих дня. Если в день увольнения работник откажется или не сможет получить сведения, их нужно будет в тот же день направить ему заказным письмом с уведомлением. Работник, который сведения не получит, вправе от бывше- го работодателя их потребовать. Напишет заявление или письмо по электрон- ной почте — значения не имеет. Работодатель обязан отреагировать на лю- бой вариант извещения. На это у компании тоже три рабочих дня Когда выдавать сведения о трудовой деятельности тем, кто отказался от трудовой книжки В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ В ДЕНЬ УВОЛЬНЕНИЯ ПОСЛЕ УВОЛЬНЕНИЯ По заявлению работника Выдают всегда на бумажном Если работник не получил в течение трех рабочих дней носителе, с подписью сведения в день увольнения, должностного лица заверенный документ направьте выдают как на бумажном по почте в течение трех рабочих носителе, так и в электронном дней с даты обращения виде по выбору работника 88 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Сведения о трудовой деятельности работников Лист 1 СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКОВ Регистрационный номер в ПФР 345-356-767012 Наименование организации / индивидуального предпринимателя ООО «Каскад» ИНН 7711234567 КПП 123456789 Отчетный период 1 календарного года 2020 (1 – январь, 2 – февраль, 3 – март, 4 – апрель, 5 – май, 6 – июнь, 7 – июль, 8 – август, 9 – сентябрь, 10 – октябрь, 11 – ноябрь, 12 – декабрь) № Фамилия Имя Отчество СНИЛС Сведения о трудовой деятельности работников п/п 3 4 5 Дата (число, месяц, Вид мероприятия 12 Анна Юрьевна 123-122-333 44 год) приема, перево- (прием, перевод, 1 Малинина да, приостановления, приостановление, … увольнения увольнение) 6 7 09.01.2020 3/Увольнение Сведения о трудовой деятельности работников Наименование Основание Дата Должность, специ- Структурное Статья, пункт федераль- Наимено- Номер альность, профессия, подразделение ного закона, причины вание 12 документа 09.01.2020 квалификация при увольнении документа 13 № 3-ув 8 9 12 11 Экономист Отдел п. 3 ст. 77 ТК РФ Приказ об экономики увольне- нии Генеральный директор Калинина Калинина Ольга Эдуардовна (наименование должности руководителя) (подпись) (Ф.И.О.) « 17 » февраля 20 19 г. (дата) Сдавать отчет нужно не позже 15-го числа месяца, Ф орма предусматривает, что нужно следующего за отчетным. Если 15-е число — выходной указать только статью и пункт закона. день или праздник, отчитаться нужно в первый рабочий Разъяснений о том, нужно ли указывать день после него, письмо ПФР от 07.04.2016 часть статьи Трудового кодекса, пока № 09-19/4844. нет. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 89

ДОКУМЕНТООБОРОТ Как работать с трудовыми книжками в 2020 году Если сотрудник работает в компании Подавайте Уведомьте ежемесячно сведения работника, что по его желанию компания о трудовой деятельности будет вести бумажную трудовую книжку по форме СЗВ-ТД в ПФР Получите заявление от работника с просьбой вести бумажную трудовую книжку Продолжайте вести, Выдайте если работник книжку в 2021-м, написал заявление если работник не принес заявление Быстрая подписка 8 (800) 505-88-90 Как работать с трудовыми книжками в 2020 году Если сотрудник устраивается в компанию с трудовой книжкой Подавайте Примите ежемесячно сведения бумажную трудовую книжку о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в ПФР Уведомьте работника, что по его желанию компания Быстрая подписка будет вести бумажную трудовую книжку 8 (800) 505-88-90 Получите заявление от работника с просьбой вести бумажную трудовую книжку Продолжайте вести, Выдайте если работник написал книжку в 2021-м, если работник не принес заявление заявление 90 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Как работать с трудовыми книжками в 2020 году Если сотрудник устраивается без трудовой книжки Подавайте Заведите ежемесячно сведения бумажную трудовую книжку о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в ПФР Уведомьте работника, что по его желанию компания Быстрая подписка будет вести бумажную трудовую книжку 8 (800) 505-88-90 Получите заявление от работника с просьбой вести бумажную трудовую книжку Продолжайте вести, Выдайте если работник написал книжку в 2021-м, если работник заявление не принес заявление Как работать с трудовыми книжками в 2021 году Если сотрудник впервые устраивается на работу Подавайте Подайте Не заводите ежемесячно сведения в ПФР отчет СЗВ-ТД бумажную трудовую о трудовой деятельности не позднее следующего по форме СЗВ-ТД в ПФР рабочего дня после книжку издания приказа о приеме Быстрая подписка в 202к1н-миЧижЧптткраооиййддот,ебелт чаиеитз«нкмКоьев,ваннеадсермилниокивсияосбоехуптдмпоеркалеурожад»внн,ныиуоемйзкнритаешертиуледиов. ой 8 (800) 505-88-90 e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 91

ДОКУМЕНТООБОРОТ Ирина БОГОМОЛОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Как закрыть сезон отпусков: какие проверить документы и исправить ошибки Из статьи узнаете: Почему опасно вносить отметку о переносе отпуска в график в конце года Какие разделы в графике заполнять карандашом Как нумеровать приказы, чтобы можно было незаметно вставить «потеряшку» Даже если в вашей компании все сотрудники ходят в отпуск строго по графику, обязательно в конце сезона проверьте, все ли в порядке с документами. Как это сделать, чтобы не пропустить ошибки и в то же время не перелопачивать все документы, узнаете из статьи. Учтите, порядок самопроверки различается в зависимости от того, по графику сотрудник использовал отпуск или нет. Проверьте даты запланированного и фактического отпуска в графике Аудит отпускных документов начните с графика. Проверьте — совпадают ли плановые и фактические даты отпуска. Просмотрите строчки с теми отпусками, которые по графику работники должны были отгулять на дату вашей проверки. От информации, которую увидите, будет зависеть, какие документы искать и нужно ли вообще что-то делать. Если график отпусков объемный, отмечайте простым карандашом на его полях, документы по отпускам каких сотрудников нужно искать. Прорабо- тайте весь график и только потом занимайтесь поиском кадровых бумаг. Если даты запланированного и фактического отпуска не совпадают, про- верьте, стоит ли в графе 10 причина, почему отпуск перенесли. Например, сотрудник просил изменить даты отдыха по семейным обстоятельствам. 92 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Реквизиты документа, который докажет, что правильно оформили перенос, вы должны увидеть в графе 8. Если в графах 8 и 10 нет информации, что отпуск переносили, проверьте табель учета рабочего времени за тот месяц, в котором по информации из графика сотрудник фактически отдыхал. Обнаружите отметку об отпуске — ищите в журнале учета приказов дату и номер приказа на отпуск или на перенос отпуска, а затем найдите его оригинал. Убедитесь, что документ оформили и подписали у директора и работника. Издавать приказ о переносе отпуска ТК не требует. Однако мы советуем его делать — подстрахует на случай проверки. Если инспектор придет позже даты начала отпуска по графику, но раньше, чем сотрудник его использует фактически, а вы издадите приказ о переносе отпуска — у вас будет доказа- тельство, что все сделали по закону. Независимо от того, по чьей инициативе переносите отпуск, на при- казе попросите сотрудника указать, что он не только с ним ознакомился, но и согласен изменить даты отпуска. Если переносите отпуск по просьбе работника, основание для приказа — заявление. Меняете даты по иници- ативе работодателя — уведомление с письменным согласием сотрудника использовать отпуск в другое время. Почему изменились даты отпуска, можете уточнить и у самого работника, но найти или оформить необходимые документы все равно придется. Если сотрудник не вспомнит всех обстоятельств, разобраться в ситуации поможет личная карточка по форме № Т-2, подробности в следующем разделе статьи. Не нашли приказ, узнавайте у коллег, может, сотрудник принес заявление в ваше отсутствие. Если документа нет, попросите работника написать его, в отпуск он уже ходил, поэтому проблем с этим быть не должно. Работодателей заставят выплачивать пособие тем, кто не ходит в отпуск Директора компаний считают, что могут запретить сотрудникам брать отпуск целиком, и заставляют делить его на части. Инспектор ГИТ обязательно спросит, где согласие работника на разделение отпуска, ст. 125 ТК. В том, что компания не нарушает права работников, проверяющего смогут убедить письма-пожелания с датами отпуска для графика в конце года или заявления на отпуск, если работни- ка в графике нет. Поэтому проверьте, есть ли у вас эти документы. Чиновники из Роструда негативно относятся к ситуации, когда сотрудники полноценно отдыхают 14 дней, а остальной отпуск берут по одному дню, письмо от 17.07.2009 № 2143-6-1. Также Минтруд запретил оформлять отпуск на выходные, письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-975. Будете так делать, даже если сотрудники просят, готовьтесь заполнять и оплачивать больничные тем, кто полноценно не отдохнул и получил диагноз «эмоциональное выгорание». Всемирная органи- зация здравоохранения уже внесла этот синдром в список болезней. Освобождать от работы с этим диагнозом врачи начнут с 1 января 2022 года. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 93

ДОКУМЕНТООБОРОТ График отпусков с отметкой, что перенесли отпуск, фрагмент … Общество с ограниченной ответственностью «Маяк» (ООО «Маяк») (наименование организации) ГРАФИК ОТПУСКОВ Струк- Должность Фамилия, Та- ОТПУСК Примеча- турное (специаль- имя, бель- ние подраз- ный Коли- дата перенесение отпуска деле- ность, отчество чество профессия) но- кален- ние по штатному мер дарных запла- фак- Основание дата расписанию дней ниро- тиче- (документ) предпо- ван- ская лагаемого отпуска ная 1 2 3 45 67 8 9 10 … Старший Минин 29 28 02.09. 09.09. Заявление 09.09. 2019  Отпуск инженер 2019 2019 Инже- Антон Минина А.С. перенесен нерный 19.08. отдел Сергеевич 2018 от 16.08.2019  по прось- бе работ- ника Техни- Мастер Хари- 94 28 ческий тонов отдел Николай Петрович … П роверяйте, чтобы в графике отпусков были заполнены В примечании указывайте, почему графы 8 и 9, если даты отпуска изменили. перенесли отпуск. Раздел VIII «Отпуск» личной карточки Т-2, если вовремя не внесли информацию об отпуске VIII. ОТПУСК Вид отпуска (ежегодный, Период работы Количество Дата Основание учебный, без сохранения с по календарных начала окончания заработной платы и др.) дней отпуска 1 23 4 56 7 Ежегодный основной 15.08.2018 14.08.2019 26 01.08.2019 26.08.2019 Приказ от оплачиваемый 12.07.2019 № 174-от Ежегодный основной 15.08.2019 14.08.2020 2 12.09.2019 13.09.2019 Приказ от оплачиваемый 05.09.2019 № 218-от Ежегодный основной 15.08.2018 14.08.2019 2 02.09.2019 03.09.2019 Приказ от оплачиваемый 25.08.2019 № 189-от … О тмечайте стикером строчки с отпусками за один рабочий год. 94 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Если дата планового отпуска прошла, а в графике и журнале регистрации приказов никакой информации нет, пообщайтесь с бухгалтером. Есть шанс, что отпускные сотрудник получил и в электронную базу приказ вы внесли, но забыли распечатать и зарегистрировать его. Исправьте это, распечатайте приказ, подпишите его у директора и работника, затем внесите информацию об отпуске в график и личную карточку сотрудника. Если не нашли документы, которые подтверждают, что в отпуск сотруд- ник ходил или переносил его, и в табеле у него стоят явки, безопасный ва- риант — попросить сотрудника написать заявление о переносе отпуска. Не регистрируйте его и не спешите оформлять перенос, скорее всего сотрудник сам попросит отпуск раньше, чем написал в заявлении. Чтобы не запутать- ся в документах и еще раз не выяснять причину, по которой не оформили плановый отпуск, внесите дату и реквизиты заявления в разделы 8 и 9 гра- фика отпусков простым карандашом. Заявление положите в личное дело сотрудника с пометкой карандашом — «не оформлять». Какие документы нельзя хранить в личном деле, узнаете на странице 90. Если даты планового и фактического отпуска совпадают или в графике есть вся информация о переносе отдыха работника на другое время, это идеальный вариант. Советуем заполнять график в день, когда сотрудник ушел в отпуск. Такая практика сведет к минимуму риск ошибок. Будете закрывать график в конце года — некоторые сотрудники могут к тому времени уволиться и выяснить расхождения в датах отпуска не полу- чится. В этом случае придется выкручиваться и не всегда законными способами. Когда будете проверять график, обратите внимание на работников, ко- торые копят отпуск годами и постоянно переносят даты отдыха. При про- верке инспектор ГИТ обязательно это заметит и оштрафует компанию, если сотрудник не отдыхал больше двух лет подряд, ст. 124 ТК. Нашли такого трудоголика, срочно отправляйте его в отпуск. Почему регистрировать приказы лучше в бумажном журнале Указаний, в каком виде вести журнал регистрации приказов, в нормативных документах нет. Вы вправе вносить записи в бумажный журнал или завести электронный и открыть к нему доступ для коллег из отдела. Главное, чтобы в компании регистрировали кадровые документы, п. 3.2.1.2 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33, далее — приказ № 33. Инспектор ГИТ не оштрафует, даже если у вас вообще нет журнала регистра- ции. Этот документ в первую очередь нужен вам самим — пригодится для порядка и подстраховки. Если потеряете приказ и потребуется доказать, что он был, выручит бумажный журнал. Причина — такой журнал сложно подделать, а исправ- ления видны. e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019 95

ДОКУМЕНТООБОРОТ Проверьте даты отпуска в личной карточке В личной карточке по форме № Т-2 должна быть вся информация об отпусках работника. Срок, в который кадровик должен внести запись, чиновники не предусмотрели. Поэтому в каждом отделе кадров этот вопрос решают самостоятельно. Однако мы рекомендуем заполнять графу в разделе VIII «Отпуск» сразу после того, как работник уйдет в отпуск. Это сэкономит вам время — не придется выяснять, когда был первый день отпуска, если ока- жется, что даты меняли. Если отзовете сотрудника или продлите ему отпуск из-за болезни, внесите изменения. Заметили, что пропустили запись об одном из отпусков в форме Т-2, сразу добавьте информацию об отпуске, который забыли, в пустую строку. Делайте так, даже если уже внесли запись о следующем отпуске. Чтобы не запутаться в отпусках сотрудника и случайно не оформить ему лишние дни отпуска, отмечайте отпуска за один рабочий год стикерами одного цвета. Случайно оформите работнику отпуск 30 дней вместо 28 за один рабочий год, будете вносить правки в документы. Мы не призываем вас проверять личные карточки всех сотрудников, которые ходили в отпуск в этом году. Мы уверены, что вы замечательно их ведете. Поэтому просмотрите личные карточки по форме Т-2 выборочно: на тех сотрудников, у кого в графике даты отпуска по плану и фактически не совпадают или о фактическом отпуске которых нет информации. Какой документ прояснит ситуацию, если в карточке Т-2 ничего про отпуск, который сотрудник должен был использовать, не нашли, читайте дальше. Проверьте, что сделали приказ на отпуск Если в личной карточке информации об отпусках нет, ищите приказ об отпу- ске или его переносе. Нашли — внесите его реквизиты в график и сделайте отметку в карточке по форме № Т-2. Какие документы проверить после сезона отпусков 1 2 3 График Табель Личная отпусков учета карточка Т-2 Сверьте плановые Убедитесь, что дни отпуска Удостоверьтесь, и фактические даты отметили кодом «ОТ» что внесли записи отпуска, проверьте или «ОД» информацию о переносе об отпусках 96 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019

Чтобы ускорить поиск, возьмите журнал регистрации кадровых приказов. Если приказ издавали, найдете по фамилии сотрудника. Когда в компании есть свой порядок нумерации приказов, например, ря- дом с цифровым обозначением кадровик ставит код вида приказа, то найти документ в таком журнале будет просто. Вам достаточно знать примерную дату, когда документ оформили, и в какой отпуск ходил работник — еже- годный оплачиваемый, учебный и т. д. Приказ может быть среди документов, которые отдавали директору на подпись, но еще не разложили по папкам. Когда найдете такой приказ, в первую очередь проверьте, что его зарегистрировали в журнале. Вы могли заработаться и упустить этот момент. Регистрационный номер должен со- впадать в журнале и на документе. Если увидели, что у приказа номер есть, но в журнале о нем нет инфор- мации, исправьте это. Порядок исправления зависит от того, в какой форме вы ведете журнал учета. Если он бумажный, в разделе «примечание» рядом с последней записью за день, в который нужно зарегистрировать приказ, внесите реквизиты забытого документа. Даже если ведете только электронный журнал, незаметно внести запись не получится. Придется брать регистрационный номер с дробью или литерой. Пример Если нужен номер приказа после 114-го, получится 114/1 или 114/а, видно, что номер присвоили задним числом. Чтобы подстраховаться от этой ситуации, можете ввести правило начи- нать нумерацию приказов каждый день заново, например, № 190901 будет расшифровываться так: 19 — дата, 09 — месяц, 01 — порядковый номер приказа за этот день. В таком случае замечаний от проверяющего не будет. Не забудьте закрепить порядок составления номера в локальном акте. 4 5 6 Приказ Заявление Приказ о предоставлении на перенос на перенос отпуска отпуска отпуска Проверьте, что Убедитесь, Выясните, оформили ли зарегистрировали что в отделе кадров есть этот документ и есть ли и подписали у директора на нем подпись работника оригинал 97 e.kdelo.ru | № 9 Сентябрь 2019

ДОКУМЕНТООБОРОТ Как зарегистрировать приказ, про который забыли ООО «Меркурий» (наименование организации) ЖУРНАЛ регистрации приказов на отпуск со сроком хранения 5 ( пять) лет № Дата № Ф. И. О. Вид отпуска  Даты отпуска Примечание п/п приказа приказа работника 1 02.09.2019 178-е Зимина Е.П. Ежегодный с 09.09.2019 Уведомление оплачивае- по 22.09.2019 от 15.08.2019 № 322-ув мый Следующий приказ от 02.09.2019 № 179-е о предоставлении ежегодного оплачи- ваемого отпуска Тиминой Е.П. с 11.09.2019 по 17.09.2019 2 02.09.2019 20-у Иванов К.Д. Учебный опла- 06.09.2019 Справка-вызов чиваемый по 05.10.2019 от 30.08.2019 № 7452оз … … Не оставляйте графу пустой, запишите туда М аксимально подробно пишите, какой приказ реквизиты документов, которые может запро- пропустили. Так быстрее его найдете, когда он пона- сить ГИТ. добится. Проверьте, что работник отдал вам заявление о переносе отпуска Если в личной карточке, журнале регистрации приказов или папках с доку- ментами информацию об отпуске не нашли, проверьте заявления. Сотруд- ник должен принести такой документ, если решил скорректировать даты отпуска. Переносить отпуска по сканам заявлений пока нельзя. Чиновники собираются разрешить принимать заявления у работников по электрон- ной почте и с помощью мессенджеров, но пока это только законопроект № 736455-7. Если заявление не нашли, попросите сотрудника его написать заново и положите к приказу на отпуск. Можете сами напечатать текст документа, не обязательно заставлять со- трудника переписывать текст заявления от руки. Главное — получите соб- ственноручную подпись работника с правильной датой — до начала отпуска по графику. Чтобы таких неловких ситуаций не было, договоритесь с сотруд- никами, кто отвечает за заявления сотрудников и куда их складывает 98 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019



ДОКУМЕНТООБОРОТ Ирина ОБУХОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Какие реквизиты кадровых документов надо оформлять по ГОСТу Из статьи узнаете: Указывать ли название компании, если кадровый документ оформляете на бланке Что делать, если подпись на приказе не похожа на то, как расписывается директор Зачем указывать место составления документа, если есть название компании Если на документе не будет обязательных реквизитов или оформите их неверно, ГИТ или суд признают документ недействительным, а кадровую процедуру незаконной. В результате вам придется восстанавливать сотрудника на работе, отменять взыскание, возмещать моральный вред и т. п. Как правильно оформ- лять обязательные реквизиты, читайте в этой статье. В ее основе — новые методические рекомендации Росархива по применению ГОСТР 7.0.97-2016, далее — Рекомендации. Наименование организации Наименование организации, которая издала документ, — обязательный реквизит. Если его не будет, то в суде документ могут признать недействи- тельным, так как невозможно установить, кто его издал. Кроме того, работ- ники компании смогут не исполнять документ, а вы не сможете привлечь их за это к дисциплинарной ответственности. Документ, который подготовили на бланке, где уже есть название компании, — исключение. В таком случае еще раз писать наименование компании на документе не нужно. Как оформить реквизит по ГОСТу. Наименование организации — автора документа указывайте в точном соответствии с учредительными доку- ментами. 100 Кадровое дело | № 9 Сентябрь 2019