Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИСМЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 09 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 9 СЕНТЯБРЬ 2021 С ДНЕМ СЕКРЕТАРЯ! Делопроизводство Как подготовиться к проверке архива. Алгоритм из пяти шагов 8 Чиновники узаконили Спорные вопросы 28 Как составить и оформить гибридные дела. по оформлению письмо без ошибок. Как формировать 22 номенклатуры дел Статья-практикум 38
Новости от главного редактора Поздравляем вас с праздником! Это только ваш день! Дорогие мои коллеги, поздравляю вас с профессиональным 27 праздником — Днем секретаря! Вы — самые лучшие! Только сентября — вы можете незаметно, но тонко и уверенно наладить работу День рождения журнала руководителя и создать вокруг себя атмосферу позитива, «Справочник секретаря добра и взаимопонимания. и офис-менеджера» О ваших подвигах во имя руководителя и коллег ходят легенды. Вы совмещаете в своей работе столько разных функ- ций и ваши интересы настолько широки, что мы можем это только поддерживать новыми темами. Вы очень часто отвечаете за хранение документов и долж- ны знать, как подготовить документы к проверке, которая всегда приходит неожиданно. Подробности узнаете в статье «Как подготовиться к проверке архива компании» (с. 8). Чиновники недавно узаконили гибридные дела. Как их формировать и что с ними делать, мы показали на при- мерах — читайте в статье (с. 22). Также в этом номере наш эксперт ответит на «Спорные вопросы по оформлению номенклатуры дел подразде- ления и организации» (с. 28), а самый известный рос- сийский специалист по деловой переписке расскажет, как составить и оформить письмо-просьбу без ошибок (с. 38). Коллеги, вы умеете ладить со всеми, но иногда так сложно достучаться до другого человека. В новой статье узнаете, как договориться с шефом и коллегами о чем угодно (с. 62). Еще раз с праздником, дорогие мои коллеги! Спасибо вам за то, что вы есть! Екатерина ГУБЕРНСКАЯ, ваш главный редактор Пишите: [email protected] 1
№ 9, сентябрь 2021 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь ........................................................................................................ 4 Делопроизводство Секретарь и руководитель Работа с документами Взаимодействие Как подготовиться к проверке архива. Как договориться с шефом Алгоритм из пяти шагов..................................8 и коллегами о чем угодно..............................62 Как работать с руководителем, Приказ о разработке номенклатуры дел...19 у которого раньше не было помощника ....71 Чиновники узаконили гибридные дела. Информационные технологии Как формировать .............................................22 Компьютер и интернет Спорные вопросы по оформлению Как объединить несколько таблиц Excel номенклатуры дел подразделения с помощью Power Query..................................76 и организации ...................................................28 Личная эффективность Как составить и оформить письмо-просьбу без ошибок. Портрет профессионала Статья-практикум ...........................................38 Ирина БАРЖАК: «Если вы хотите работать с людьми, Как использовать сокращения нужно научиться прежде всего и аббревиатуры в текстах документов ......48 работать с самими собой»..............................86 Работа и отдых Словарь делопроизводства. Контроль.......50 Как придерживаться правильного питания на работе ............................................90 Как перевести распорядительные документы компании в электронный вид и обеспечить работникам возможность работать с ними ................................................53 Домашнее задание № 9. Каким документом оформить установление испытания при приеме на работу .............................................................56
Компас секретаря Портрет профессионала «Если вы хотите работать с людьми, нужно научиться прежде всего работать с самими собой» — так счи- тает тренер ораторского искусства, конфликтолог Ирина БАРЖАК 86 Делопроизводство Секретарь и руководитель Чиновники узаконили Как договориться с шефом гибридные дела. и коллегами о чем угодно Как формировать В статье узнаете, как развивать навыки В статье — правила формирования и учета коммуникации, чтобы договариваться новых для организаций гибридных дел. Как даже с непробиваемым начальником формировать гибридные дела, показали или с упрямым коллегой. Вы научитесь на примерах дел с малым и постоянным управлять своими первичными реакция- сроками хранения 22 ми и ставить цели коммуникации 62 Октябрь 2021 Календ. дней — 31; рабочих — 21; вых. и праздн. — 10 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru
Номер за 5 минут Главное в номере 3 Как подготовиться к проверке вида учетных архива. Алгоритм из пяти шагов документов В статье — алгоритм, как подготовить архив должны быть в каждой компании к проверке. Узнаете, кто может прий- ти с инспекцией, что проверит, какие запросит организации документы и где возможна провокация... 8 Делопроизводство Делопроизводство Спорные вопросы Как составить и оформить по оформлению номенклатуры письмо-просьбу без ошибок. дел подразделения и организации Статья-практикум В статье — ответы на восемь вопросов по В статье — как написать текст, выбрать оформлению и работе с номенклатурами бланк и оформить письмо-просьбу. Пока- дел. Советуем разобраться в них, прежде жем на примере конкретной ситуации чем разрабатывать номенклатуру дел весь процесс работы с исходящим пись- на следующий год 28 мом... 38 Важные даты октября 1 День Сухопутных 3 Международный 5 День учителя 12 День кадрового войск день врача 25 День работника 16 День шефа 23 День таможенника 30 День инженера- рекламщика механика № 9, сентябрь 2021 5
Тгоиомлтьпшкорвовоеидвтсликозсиитяйр,р,оеиквжмтаиестосееьттр. щтевааоттрзаИеминлогкьмжинанорно,Боппесоирстдгам-тьаенл,ь Делопроизводство Как подготовиться к проверке архива. Алгоритм из пяти шагов 8 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Чиновники узаконили Как составить и оформить гибридные дела. письмо-просьбу без ошибок. Как формировать 22 Статья-практикум 38 Спорные вопросы по оформлению Как использовать сокращения номенклатуры дел подразделения и аббревиатуры и организации 28 в текстах документов 48
Делопроизводство Как подготовиться к проверке архива. Алгоритм из пяти шагов Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Как убедиться, что все дела находятся на своих местах Какие учетные документы подготовить к проверке Как подготовить к проверке помещение архива Как проверить оформление документов в архиве В статье — алгоритм, как подготовить архив компании к проверке. Узнаете, кто может прийти с инспекцией, что проверит, какие запросит документы и где возможна про- вокация. Алгоритм разработал специалист, который сам был в роли проверяемого, а теперь помогает компаниям проходить проверки. Шаг 1. Подготовьте учетные документы Члены проверочной комиссии начнут проверку с учетных документов, которые вы им должны предъявить. Это номен- клатуры дел, архивные описи и акты об уничтожении доку- ментов. Обычно проверяющие смотрят все документы сразу. Пример. У вас в НД есть запись о том, что в 2019 году в компании образовалось шесть томов приказов по основной деятельности. Про- веряющие попросят показать опись дел постоянного хранения, чтобы установить, внесли ли в нее все шесть томов. 8 e.sekretaria.ru
Работа с документами Таким образом, серьезно настроенные ревизоры будут не просто листать перечисленные документы, а проверят, насколько эффективно вы организовали учет. Наказать вас могут за отсутствие хотя бы одного из пере- численных учетных документов, неверное или неполное их оформление. Это прямой повод для замечания и штрафа. На что обратить особое внимание, узнаете дальше в статье. Подготовьте номенклатуры дел. Проверяющие запро- сят несколько номенклатур дел. Это могут быть номенклату- ры за все годы существования архива или за годы, которые прошли с предыдущей проверки. Каждая НД должна быть закрыта — заполнена третья графа, проставлены отметки о переходе дел и внесена ито- говая запись. В графе «Примечание» должны стоять отметки об уничтожении документов. Отсутствие перечисленного Штрафы за нарушение правил хранения документов для должностных и юридических лиц по КоАП Что нарушают/не исполняют Штраф, руб. Статья КоАП Должностное Юридическое лицо лицо Правила хранения, комплектования, учета или исполь- 3000—5000 5000—10 000 13.20 зования архивных документов Не исполняют обязанности по хранению документов, 2500—5000 200 000—300 000: АО, 13.25 которые нужно обязательно хранить, нарушают поря- ООО, унитарные пред- док и сроки хранения таких документов приятия, управляющие компании инвестицион- ных фондов, НПФ и др. Не исполняют обязанности по хранению документов, 20 000—30 000 100 000—200 000 — перечень которых предусмотрен страховым законода- страховщики тельством, а также не принимают меры по обеспечению хранения информации в информационных системах, что предусмотрено страховым законодательством Не исполняют обязанности по хранению документов, 5000—10 000 30 000—50 000 — кре- хранить которые нужно обязательно в соответствии дитные кооперативы с законодательством о кредитной и сельскохозяйствен- ной кооперации, а также нарушают установленный порядок и (или) сроки хранения таких документов № 9, сентябрь 2021 9
Делопроизводство — прямой повод для замечания, потому что это нарушение учета архивных документов. Проверьте архивные описи. В любой организации обязательно должны быть три архивные описи: опись дел по личному составу и две описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения — бумажных и электронных. Также в организации могут быть описи бумажных и электронных дел постоянного срока хранения, если она — источник комплектования госархива или это установлено ее внутренними правилами. Отсутствие описей — серьез- ное нарушение, так как опись — один из главных учетных документов архива. Часто в описях не проставляют крайние даты и количе- ство листов. Перед проверкой убедитесь, что вы: — внесли в опись все дела описываемых категорий. Про- верить это поможет НД: количество единиц хранения каждого дела вы посчитали, когда закрывали НД, а общее количество дел по категориям указали в итоговой записи; — указали данные о каждой единице хранения: крайние даты и количество листов; ШПАРГАЛКА Кто может прийти в компанию, чтобы про- Как накажут сотрудника, если архив верить архив. Документы компании может не пройдет проверку. Если речь идет о про- проверить вышестоящая организация или верке архива филиала центральным офисом, министерство, которому организация подве- то архивариус или сотрудник, который выпол- домственна. Они проверят, как хранятся дела няет его обязанности, рискует тем, что его лишат и как в принципе организовано архивное дело. премии, понизят в должности или уволят. Если ваша организация — филиал, обособ- Если организацию проверяет контролиру- ленное подразделение или дочерняя компания, ющее ведомство, то последствия могут быть то проверить архив могут делопроизводители еще более серьезными. В некоторых отраслях из центрального офиса. организации лишают лицензии за провален- ную проверку — это отразится уже не только Есть отрасли, в которых такие проверки на архивариусе или специалисте, который его плановые, — например, нотариат. К кому-то заменяет, но и на всех сотрудниках. придут с проверкой после жалоб в ГИТ или ФНС. 10 e.sekretaria.ru
Работа с документами Опись дел по личному составу с отметками об уничтожении документов ОПИСЬ № 1/ЛС дел по личному составу за 2015 год № Индекс Заголовок дела Крайние Срок Коли- Примечание п/п дела даты хране- чество ния листов 12 3 4 56 7 … 169 03-15 Приказыгенеральногодиректора 15.01.2015 — 5 лет 250 3 Уничтожено. по личному составу (предостав- 26.02.2015 Акт ление ежегодных оплачиваемых, 2 от 27.07.2021 учебных отпусков работникам №1 Общества), том 1 из 8 1 4 170 03-15 То же, том 2 из 8 01.03.2015 — 5 лет 250 3 Уничтожено. 1 15.04.2015 Акт от 27.07.2021 … 2 №1 4 1 Внесли заголовки единиц хранения 3 Указали количество листов каждого дела 2 Указали крайние даты дел 4 Проставили отметки об уничтожении дел — проставили отметки об уничтожении дел. В основном 11 это касается описи дел по личному составу, в которой учи- тываются дела с пятилетним сроком хранения. Проверьте акты об уничтожении документов. Акты об уничтожении тоже придется предъявить при проверке. Проверять, как они составлены и оформлены, ревизоры не будут. Скорее всего, проверяющие уже видели эти акты на этапе их согласования — если архив контролируется, то вряд ли организации или филиалу позволят самостоятельно № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство уничтожать документы. Сейчас они должны убедиться, что все акты об уничтожении документов в наличии и что в номенклатурах и в описях дел стоят отметки об уничто- жении документов со ссылкой на соответствующий акт. Шаг 2. Проверьте оформление дел в архиве Большинство дел в корпоративном архиве должны пройти полное оформление (п. 4.19 Правил-2015). Наказать вас могут за частичное оформление дел. Еще важный момент — доку- менты в архиве расставляют по порядку, чтобы их было удобно искать. Проверьте, так ли это у вас. И обратите внима- ние, как хранятся однотипные дела, есть ли на них ярлыки. Просмотрите каждый том дела. Полностью оформлены должны быть дела постоянных, длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и все дела по личному составу, включая приказы о дисциплинарных взысканиях со сроком хранения 3 года. Если при полном оформлении вы забыли пронумеро- вать листы внутренней описи, расписаться в листе-заверителе или заполнить архивный шифр, самое время это исправить. Воспользуйтесь для проверки чек-листом на странице 14. ЧТО ЗНАЧИТ ПОЛНОСТЬЮ ОФОРМИТЬ ДЕЛА НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ Чтобы полностью оформить дела на бумаге: ✔ подшейте или переплетите документы дела — неформатные документы храните в закрытых твердых папках или в коробках; ✔ пронумеруйте листы дела; ✔ составьте лист-заверитель дела (приложение № 8 Правил-2015); ✔ составьте внутреннюю опись документов дела (приложение № 27 Правил-2015); ✔ оформите обложку дела (приложение № 28 Правил-2015). 12 e.sekretaria.ru
Работа с документами Если какая-то часть дела не оформлена должным обра- Полезный совет зом, проверяющие вынесут замечание. В некоторых ведом- На этом же этапе ствах выборочно проверяют нумерацию листов дела. Если подготовки к проверке окажется, что том пронумеровали небрежно, есть пропуски можете поменять или дублирование номеров, то это прямое основание для истрепавшуюся обложку замечания. Также накажут, если вы не проставили подписи из тонкого картона, на внутренних описях и листах-заверителях, не оформили подклеить переплет титульные листы дел, сброшюровали тома в пластиковые и т. п. корочки, а не сшили нитью в картонную обложку. Оформите корешки томов дел. Как расположить в архиве дела со сроками хранения от 10 лет, определяют по архивным описям — тома на полках должны стоять последовательно по единицам хранения. Вынесите номера единиц хранения на корешки томов с делами. Разместите на корешке всю информацию, которая необходима для быстрого поиска дела (пример на с. 15). Проверяющие не будут придираться к отсутствию корешков дел, но тогда у вас обязательно должен быть другой способ быстро найти дело на полке. Оформле- ние корешков — один из самых надежных способов поиска. Наклейте ярлык на связку дел или на короб. Однород- ные дела небольшой толщины часто формируют в связки. Например, личные дела работников. Сделайте для такой связки ярлык по аналогии с корешком дела, только укажи- те на нем не один номер по описи, а крайние номера всех единиц хранения. Пример. Опись 1/ЛС Ед. хр. 540-559 Плюс у связки с делами только один — это дешево. Мину- сов намного больше: веревка может развязаться, порваться или ослабнуть. А самое неприятное — веревки рвут даже картонные обложки дел. За неопрятные, развалившиеся связки дел проверяющие могут сделать замечание. Поэто- му рекомендуем вам вместо связок использовать архивные короба, пусть даже самые бюджетные. На них тоже при- клейте ярлыки. № 9, сентябрь 2021 13
Делопроизводство Чек-лист. Как убедиться, что дело полностью оформлено Чтобы убедиться, что дело полностью оформлено, проверьте, все ли перечисленные опции есть в деле. Напротив тех, что есть, поставьте галочки в графе «Исполнено». Если отметили не все опции, значит дело оформили не полностью. Исключение — внутренняя опись, которая состав- ляется только по необходимости. № п/п Опция для проверки Исполнено 1 Нумерация листов Обложка 2 Наименование организации 3 Заголовки дел 4 Индексы дел 5 Порядковый номер тома 6 Крайние даты 7 Количество листов в томе 8 Срок хранения Внутренняя опись (составляется при необходимости) 9 Заголовки документов 10 Страницы 11 Даты и регистрационные индексы документов 12 Подписи 13 Нумерация листов внутренней описи Лист-заверитель 14 Количество листов в деле (цифрами и прописью) 15 Литерные, пропущенные листы 16 Особенности физического состояния и формирования дела 17 Подписи Заполнение архивного шифра дела на обложке 18 Номер фонда (при необходимости) 19 Номер описи 20 Номер единицы хранения по описи 14 e.sekretaria.ru
Работа с документами Шаг 3. Убедитесь, что все дела на месте, 147 Приказы по профильной деятельности 3 и их легко найти 1/Пост 1 01-15 Подготовьтесь к тому, что дела в архиве будут проверять Том 1 2 поштучно. Делают это по описям — проверяющие отмечают единицы хранения и устанавливают, все ли они на местах. 09.01 Выверка может быть выборочной — обычно под нее попа- 2019 дают дела по личному составу. Наказать могут за отсут- ствие дел на месте. Также накажут за отсутствие в архиве 27.02 4 топографических указателей. Как защитить себя — узнаете Оформление корешка тома дальше в статье. дела 1 Номер единицы хранения Пересмотрите все дела и удостоверьтесь, что они на месте. Проверьте все дела лично. Это важно, потому что по описи и номер описи самый распространенный тест-задание от проверяющих: 2 Индекс дела попросить принести любую единицу хранения из любой описи. Например, личное дело давно уволенного работни- по номенклатуре и номер ка. Оценят не вашу готовность исполнить любое повеле- тома ние, а то, как в архиве организован поиск. Единственный 3 Заголовок дела способ немедленно обнаружить одно дело среди тысячи 4 Крайние даты документов, остальных — вести их учет (см. первый раздел статьи). сшитых в том Сделайте топографические указатели, если их нет. Вынесите на стеллажи и шкафы информацию о располо- женных в них делах. Сделайте это с помощью карточки постеллажного топографического указателя (прил. № 1 Пра- вил-2015). Разместите такие карточки на каждом архивном стеллаже и шкафу (пример на с. 17). Приклейте указатели на стеллажи с торцевой стороны, а на шкафы — на внеш- нюю или внутреннюю сторону дверцы. Если не будет топографических указателей — это повод для замечания или штрафа. Шаг 4. Проверьте оборудование архива Архивохранилище должно быть оборудовано металли- ческими стеллажами и шкафами, но так бывает далеко не в каждой компании. Стеллажей или нет, или организация № 9, сентябрь 2021 15
Делопроизводство Обратите внимание! получает в наследство от старого предприятия деревянные Недопустимо хранить стеллажи. Их можно использовать, только если обработать документы в коридорах специальным составом, который препятствует возгоранию. организации, пусть даже Это не самый плохой вариант, только в организации должен в железных шкафах. остаться документ об обработке стеллажей. Документы должны храниться в специально Если руководство компании не выделяет средства на обо- оборудованных рудование для хранения документов, а вы неоднократно про- помещениях. Отсутствие сили об этом, рекомендуем запастись копиями служебных хранилища для записок и заявок на покупку стеллажей — так вы сможете документов — прямое снять с себя ответственность за их отсутствие. нарушение пункта 2.16 Правил-2015 Что касается достойных физических условий хранения документов, запомните главный принцип: документам в архиве должно быть темно, сухо и прохладно. Проверьте, на чем лежат документы. Храните доку- менты ограниченного доступа в металлических шкафах. Это документы, которые содержат персональные данные, коммерческую или любую другую тайну. Остальные дела разместите на полках шкафов и стеллажей, которые у вас в наличии. Не оставляйте дела на полу или столах кучками, пусть даже очень аккуратными. Соблюдайте правила расстановки стеллажей и шкафов в архиве настолько, насколько это возможно. Например, у вас вряд ли получится устроить в хранилище главный проход шириной 120 см (п. 2.21 Правил-2015). А вот за расстоя- нием между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа следить нужно. По нормам оно должно быть не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см (п. 2.21 Правил-2015). Убедитесь, что температура и влажность соответству- ют норме. В архиве должны быть термометр и гигрометр для контроля за температурно-влажностным режимом. Нормы установлены Правилами-2015 в пункте 2.25: для документов на бумаге — температура 17—19 °C, относительная влажность воздуха — 50—55%, а для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8—18 °C и 45—65%. Что касается уровня освещенности, то вряд ли его будут проверять. Достаточно того, чтобы в хранилище горел свет только тогда, когда в помещении находятся люди. 16 e.sekretaria.ru
Работа с документами Карточка постеллажного топографического указателя ШКАФ № 3 1 Полка № Опись № Единицы хранения с № по № Примечание 1 2 12 1/ЛС 3 34 22 1/ЛС 3 32 1/ЛС 3 476—496 4 … 497—517 4 518—555 4 Ед. хр. 525—555 в коробах 2—4 5 1 Пронумеруйте стеллажи, шкафы и другое архивное оборудование в архиве по часовой стрелке, начиная от входной двери (п. 2.36 Правил-2015) 2 Пронумеруйте полки стеллажей и шкафов сверху вниз слева направо (п. 2.36 Правил-2015) 3 Разместите рядом единицы хранения, учтенные в одной описи. Например, в шкафах с 3-го по 7-й храните дела по личному составу, учтенные в описи дел по личному составу № 1/ЛС 4 Разместите единицы хранения на полке в том же порядке, в котором их внесли в опись 5 Укажите в графе «Примечание» любые особенности хранения дел, которые относятся именно к этому шкафу, стеллажу, полке Шаг 5. Наведите порядок в архиве 17 Перед проверкой уберите из хранилища посторонние пред- меты и организуйте уборку. Также необходимо регламен- тировать доступ в архив. Если вы этого не сделаете, про- веряющие могут сделать замечание или выписать штраф. Регламентируйте доступ в архив. Вход в архивохрани- лище оборудуйте железной дверью. Доступ к ключам от этой двери должен быть упорядочен (п. 2.23 Правил-2015): первый ключ храните у себя; второй ключ должен храниться у началь- ника службы делопроизводства; третий — у охранника или № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Дополнительно в службе безопасности. Это запасной ключ, и его нельзя на сайте выдавать просто так никому из работников компании. Навигатор по тому, что нужно сделать перед Беспрепятственный доступ в архив должен быть только проверкой в архиве у вас и у генерального директора. Все остальные сотрудни- организации — скачайте ки не могут находиться в хранилище без сопровождения. на sekretariat.ru/examples Если хранилище располагается в охраняемом здании, то можно не устанавливать в него сигнализацию. Обору- дуйте окна решетками, если помещение архива находится на первом этаже (п. 2.20 Правил-2015). Уберите посторонние предметы. Архивное помещение часто путают со складом или подсобкой и складывают туда все подряд. В архиве должны находиться только документы. Кстати, после проверки рекомендуем вам проявить твер- дость и не пускать обратно непрошеных постояльцев — для хранения «всего нужного» есть склад. Также, хотя бы на время, уберите из архива вешалки для верхней одежды, кулер, микроволновку и другие вещи, кото- рые не имеют отношения к хранению документов. За хранение в архиве посторонних предметов, имущества и оборудования можете получить замечание (п. 2.29 Правил-2015). Закажите клининг. В идеале генеральную уборку в архи- ве нужно устраивать ежегодно, независимо от проверок. Перед приездом ревизоров уберите с томов пыль, протрите снаружи шкафы и вертикальные стойки стеллажей. Обес- пыливание документов лучше поручить специалистам. У крупных клининговых компаний есть такая услуга, а рабо- ту они выполняют специальными пылесосами. Протирать архивные тома «влажной тряпочкой» нельзя. Специально проверять чистоту хранилища «белой сал- феткой» никто не будет. Но пыльные документы и стеллажи однозначно испортят впечатление об архиве. Вы можете получить замечание за нарушение пункта 2.27 Правил-2015. Если проверяющие обнаружат плесень, паутину, мел- ких насекомых, а тем более следы пребывания грызунов, то штрафа вам точно не избежать, потому что все это — реальная опасность для документов и нарушение пункта 2.28 Правил-2015. 18 e.sekretaria.ru
Документ месяца Приказ о разработке номенклатуры дел Документ сентября — приказ о разработке номенклатуры дел. Это распорядитель- ный документ. Он нужен для того, чтобы обеспечить в организации разработку номенклатуры дел на следующий год. Издавать такой приказ имеет право единоличный орган управления организацией — директор, генеральный директор и т.д., закрепленный в Уставе или положении об организации, или другое уполномоченное лицо на основании внутренних нормативных или распорядительных документов. Срок хранения такого приказа по Перечню-2019 — до ликвидации организации (ст. 19а, примечание). Особенности оформления и текста приказа разберем в таблице ниже. Как составить и оформить приказ о разработке номенклатуры дел № Параметр Описание Примечание п/п 1 Бланк Оформите на бланке приказа Бланк приказа может быть угловым или продольным — как в примере 2 Дата Начните разработку номенклатуры дел — на следующий год в IV квартале преды- дущего года 3 Регистра- Внесите порядковый номер в пределах Можете дополнить регистрационный ционный года и групп документов — приказов по номер буквенным индексом, напри- номер основной деятельности мер 132-п 4 Место Укажите адрес местонахождения органи- Не указывайте сокращение «г.», если издания зации в соответствии с уставом город оканчивается на «град» или «город» 5 Заголовок Составьте заголовок так, чтобы он кратко «О разработке номенклатуры дел на отражал содержание документа и отвечал 2022 год» на вопрос «о чем?» 6 Преам- Запишите в преамбуле основные цели Используйте формулировки: в целях, була и основания издания приказа в соответствии, во исполнение, на осно- вании, в связи и т.д. 7 Цели Используйте стандартную формулиров- Не допускается начинать преамбулу издания ку — «В целях». В нашем примере цели с предлога «Для» приказа разработки номенклатуры дел — система- тизация, учет и обеспечение сохранности документов № 9, сентябрь 2021 19
Делопроизводство Приказ о разработке номенклатуры дел 04.10.2021 2 1 № 132-п 3 Общество с ограниченной ответственностью «Позитивные решения» (ООО «Позитивные решения») ПРИКАЗ Калининград 4 О разработке номенклатуры дел на 2022 год 5 6 7 В целях оптимизации работы с документами, систематизации, учета и обеспечения сохранности документов в ООО «Позитивные решения» (далее — Общество) и 8 на основа- нии «Инструкции по делопроизводству», утвержденной приказом от 20.10.2019 № 146-п, ПРИКАЗЫВАЮ: 9 1. Руководителям структурных подразделений в срок до 20.10.2021 разработать и пред- ставить на согласование секретарю Смирновой Ю.А. номенклатуры дел структурных подраз- делений на 2022 год. 10 2. Секретарю Смирновой Ю.А. в срок до 15.12.2021 разработать и представить на рассмо- трение ЭК Общества сводную номенклатуру дел Общества на 2022 год на основании номен- клатур дел структурных подразделений. 11 3. Председателю ЭК Волкову М.С. в срок до 25.12.2021 представить согласованный проект номенклатуры дел Общества на 2022 год на утверждение. 12 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 13 И. о. директора Северов С.С. Северов 14 Смирнова Ю.А. 15 123 20 e.sekretaria.ru
Документ месяца № Параметр Описание Примечание п/п 8 Основа- Оформите основания для издания приказа После наименования документа укажите ния изда- со ссылкой на другие распорядительные наименование организации или долж- ния при- или нормативные документы ностного лица, утвердившего документ, каза или ссылку на утверждающий документ, с указанием его даты и регистрацион- ного номера 9 Поручения Внесите конкретные поручения руководи- Указывайте инициалы в тексте после теля и укажите их исполнителей в форма- фамилии. те: должность и Ф. И. О., дата исполнения Можете указать только должность испол- и формулировка поручения нителя, причем должность можете указать обобщенно 10 Пункт 1 Внесите поручение руководителя начальни- Руководитель организации назначает кам структурных подразделений разработать лицо, ответственное за составление проекты номенклатур дел подразделений сводной номенклатуры дел. и представить их на согласование лицу, Информацию об этом включите во ответственному за составление сводной внутренние нормативные документы номенклатуры дел организации: положение о подраз- делении, инструкцию по делопроиз- водству и др. 11 Пункт 2 Внесите поручение руководителя сотруд- Рассчитайте срок составления сводной нику, ответственному за составление свод- номенклатуры дел с учетом времени на ной номенклатуры дел, составить сводную рассмотрение членами ЭК и представле- номенклатуру дел на основании согласо- ния на утверждение руководителю орга- ванных номенклатур дел подразделений низации. Номенклатуру дел утверждают и представить на рассмотрение экспертной до начала делопроизводственного года комиссии (ЭК) организации 12 Пункт 3 Внесите поручение руководителя предсе- Работа ЭК организуется на основании дателю ЭК рассмотреть сводную номенкла- положения о ней, в котором прописывают туру дел на заседании ЭК и представить на компетенции, цели и задачи ЭК, перечень утверждение руководителю организации документов, которые может рассматривать ЭК, регламент проведения заседаний ЭК 13 Пункт 4 Внесите со слов руководителя Ф.И.О. лица, В данном случае контроль остался ответственного в целом за контроль испол- за директором организации, так как нения приказа. Данный сотрудник будет поручения дают всем руководителям получать информацию от ответственных лиц организации по приказу о факте исполнения поручений 14 Подпись Подпишите приказ у первого лица органи- Если документ подписывает исполняющий зации или другого уполномоченного лица. обязанности, добавьте к наименованию Подпись состоит из наименования должности, должности словосочетание и. о. личной подписи и расшифровки подписи — сначала инициалы, потом фамилия 15 Отметка Укажите инициатора документа — сотруд- — об испол- ника, который подготовил приказ и отвечает нителе за взаимодействие с согласующими лицами, составление листа ознакомления, то есть рассылки, и соблюдение сроков согласо- вания и обработки документа № 9, сентябрь 2021 21
Делопроизводство Чиновники узаконили гибридные дела. Как формировать Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Как оформлять гибридные дела длительных сроков хранения В чем специфика хранения гибридных дел Как внести гибридные дела в номенклатуру дел Как оформлять гибридные дела со сроком хранения пять лет В статье — правила формирования и учета новых для орга- низаций гибридных дел. В основе правил — положения из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления. Как формировать гибридные дела, показали на примерах дел с малым и постоянным сроками хранения. Мы выбрали эти категории дел, потому что у каждой из них есть особенности, которые вызывают вопросы. В последнем разделе статьи узнаете, как учитывать в номенклатуре дел гибридные дела разных сроков хранения. В чем специфика гибридных дел В гибридных делах документы представлены одновременно на двух носителях — бумажном и электронном. Оцифруйте документы на бумажном носителе и включите их в отдельное электронное дело. Смысл оцифровки — поместить все доку- менты дела на электронный носитель, чтобы максимально 22 e.sekretaria.ru
Работа с документами облегчить доступ к информации. Удобнее вставить в ком- 23 пьютер диск или флешку и сразу увидеть все документы дела, чем переключаться между папкой и файлами. Не уничтожайте бумажные подлинные документы после оцифровки — на них распространяются все правила хране- ния документов. Включите их в отдельное дело на бумаж- ном носителе. Бумажная и электронная части гибридных дел должны оставаться в организации в течение всего положенного сро- ка хранения. В номенклатуру дел электронное дело и дело на бумажном носителе включите как два тома с одним заголовком, индексом и сроком хранения. Как формировать гибридные дела со сроком хранения пять лет Покажем, как оформлять гибридные дела со сроком хране- ния пять лет на примере переписки. Переписка — гибридное дело, которое создается в большинстве организаций. Письма в компанию приходят на бумажном носителе и в электрон- ном виде, подписанные электронно-цифровой подписью. Как сформировать гибридное дело «Переписка по основной деятельности», узнаете ниже. Отсканируйте бумажные письма. Документы отска- нируйте во время регистрации. Затем поместите их либо в систему электронного документооборота (СЭД), либо прикрепите гиперссылки на скан-копии к электронным журналам регистрации. Наверняка вы так и поступаете с письмами на бумаге. Это и есть «оцифровка», которую предписывают сделать Методические рекомендации. Сле- дующий ход — включите бумажные письма в электронное дело тоже на этапе регистрации. Не распечатывайте электронные письма. Разместите документы в СЭД или храните в локальной сети. Никаких специальных действий над электронными письмами, что- бы включить их в гибридное дело, производить не нужно. № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Сформируйте бумажные письма в дело. Подшейте бумажные письма после оцифровки в дела согласно номен- клатуре дел организации. Оставьте электронные документы в системе. Если выполните все перечисленные действия с письмами, гибрид- ное дело «Переписка по основной деятельности» сформиру- ется автоматически: в системе или в локальной сети сохра- нятся электронные копии и скан-копии бумажных писем, а документы дела на бумажном носителе отправятся в папки. Дела с малыми сроками хранения обычно не передают в архив, поэтому можете хранить бумажные и электронные письма у себя в приемной в течение пяти лет. Не выгружайте электронную часть дела на внешний носитель, она должна остаться в СЭД или в локальной сети компании. Если в компании принято сдавать в корпоративный архив дела-«пятилетки», передайте туда только бумажные письма. Сотрудники смогут использовать для работы пере- писку из электронной части дела. Если вдруг в течение этих пяти лет кому-то понадобится подлинник письма на бумажном носителе, то его предоставит архивариус. Как формировать гибридные дела длительных сроков хранения Как работать с гибридным делом длительного срока хранения, также покажем на примере. Предположим, одна организация продает другой недвижимое имущество. Договор на бумаге и документы к нему на разных носителях должны храниться до ликвидации организации. В таком деле однозначно будут электронные выписки из нескольких документов: — из Единого государственного реестра юридических лиц об организации-покупателе; — Единого государственного реестра недвижимости о продаваемом объекте недвижимости; — Единого государственного реестра недвижимости о кадастровой стоимости объекта недвижимости. 24 e.sekretaria.ru
Работа с документами Все перечисленные документы организация получит 25 в ответ на запросы в государственные органы. Они будут подписаны усиленными квалифицированными электронны- ми подписями. Возможно, в деле будут и другие электрон- ные документы. Например, электронные копии уставов двух организаций, заверенные электронными подписями их руководителей. Так сформируется гибридное дело длительного срока хранения, которое нужно правильно оформить, чтобы пере- дать в архив. Как это сделать? Оцифруйте документы дела. Для этого отсканируйте бумажные документы дела. Создайте папку, в которую сна- чала поместите электронные документы, а затем загрузите скан-копии бумажных документов. Таким образом, в одной папке вы сгруппируете все документы дела: подлинники электронных и копии бумажных. Папку запишите на внеш- ний электронный носитель информации. Соберите дело. Пакет бумажных документов нужно предварительно «почистить». Наверняка электронные доку- менты неоднократно распечатывали: делали выписки — для нотариуса или копии устава организации-покупателя — для службы безопасности и т.д. Удалите из дела распечатанные электронные документы, оставьте в нем только бумажные подлинники. К этому этапу у вас на руках будет пакет с подлинника- ми документов дела на бумажном носителе и электронный носитель, на который записаны электронные документы и копии бумажных. Передайте дело в архив. В архив организации передайте подлинники документов на бумажном носителе и внешний носитель с электронными документами и скан-копиями. Выглядит это так: к комплекту бумажных документов при- ложен диск или флешка в конверте — они составляют одно дело. Не разделяйте их. Когда будете готовить опись дел для передачи в архив, укажите, что дело гибридное и у него есть электронная часть (пример на с. 26). № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Опись дел для передачи в архив (фрагмент) № Индекс Заголовок дела Крайние Срок Количество Примеча- п/п дела даты хранения листов ние 12 3 4 56 7 … 12 07-18 Договор купли-продажи 15.07.2021 — До ликви- 159 Гибридное дело. земельного участка и доку- 15.07.2021 дацииорга- 1 CD 2 менты к нему (выписки Рос- низации реестра, акты, документы по экспертизе, правоуста- навливающиедокументы) 1 … 1 Внесите в опись все документы дела — на бумажных и электронных носителях 2 Укажите в примечании к описи, что это дело гибридное с электронной частью на CD Как внести гибридные дела в номенклатуру дел Укажите общее количество носителей гибридного дела, когда будете закрывать номенклатуру дел и заполнять третью гра- фу — «Количество дел». Для этого подсчитайте количество единиц хранения на бумажном носителе — в одной единице хранения должно быть не более 250 листов. Электронный носи- тель всегда один — его не разделяют на тома. Это написано в Методических рекомендациях в приложении № 16. Таким образом, посчитать общее количество единиц хранения гибрид- ного дела нетрудно: оно равно количеству томов на бумажном носителе плюс один том на электронном носителе. Поставьте в номенклатуре дел отметку о том, что дело гибридное, и одна из единиц хранения представлена 26 e.sekretaria.ru
Работа с документами не в бумажном томе, а на электронном носителе. Можете написать об этом в графе «Примечание» (см. ниже). Когда будете учитывать дела с пятилетним сроком хра- нения, достаточно сделать отметку о том, что дело гибрид- ное, — напомним, электронные части таких дел не записы- вают на внешний носитель. Для дел с длительным сроком хранения рекомендуем всегда ставить отметку не только о «гибридности», но и о носителе информации. Гибридные дела в номенклатуре дел Индекс Заголовок дела Количе- Срок хранения Примеча- дела ство дел и № статьи по перечню ние 12 34 5 … 05 — Канцелярия 05-20 Переписка по основной деятельности 4 5 лет ЭПК, ст. 70 2 Гибридное общества 1 дело 3 … 07 — Юридический отдел … 07-18 Договор купли-продажи земельного 2 До ликвидации органи- Гибридное участка и документы к нему (выписки Росреестра, акты, документы по экс- зации, ст. 87 5 дело. пертизе, правоустанавливающие доку- менты) 4 1 CD 6 … 1 Внесите заголовок документов гибридного дела-«пятилетки» 2 Укажите срок его хранения со ссылкой на статью Перечня-2019 3 Укажите в примечании, что дело гибридное 4 Внесите заголовок гибридного дела длительного срока хранения и перечислите все документы 5 Укажите срок его хранения со ссылкой на статью Перечня-2019 6 Укажите в примечании, что дело гибридное с электронной частью на CD
Делопроизводство Спорные вопросы по оформлению номенклатуры дел подразделения и организации Мария АЛХУТОВА, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела Из статьи узнаете: Нужно ли согласовать номенклатуру дел с ЭК организации Нужно ли оформлять номенклатуру дел на бланке Оформляется ли заверительная надпись о количестве заведенных дел Обязательно ли утверждать номенклатуру дел у руководителя В статье — ответы на восемь вопросов по оформлению и работе с номенклатурами дел. Советуем разобраться в них, прежде чем разрабатывать НД на следующий год. А делать это надо уже в сентябре. Наш эксперт подготовила разъяс- нения на примере двух номенклатур дел — подразделения и организации. Нужно ли оформлять номенклатуру дел на бланке? Да, оформляйте номенклатуры дел подразделения и органи- зации на бланках по формам, которые установили Правила организации хранения, комплектования, учета и использо- вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, 28 e.sekretaria.ru
Работа с документами утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (Правила-2015). Обратите внимание! Подробности узнаете ниже. В нормативных документах организации Номенклатура дел подразделения. Оформляйте номен- могут быть закреплены клатуру дел структурного подразделения на бланке подраз- бланки и шаблоны, деления по форме из Правил-2015, приложение № 26. которые отличаются от установленных Номенклатура дел организации. Оформите сводную Правилами-2015 НД на бланке организации по форме из Правил-2015, при- и учитывают структуру ложение № 25. организации и степень ее автоматизации В формах НД в приложениях № 25 и № 26 отсутствуют реквизиты: место составления (издания) документа, дата и регистрационный номер. Рекомендуем добавить все эти рек- визиты в НД. Они влияют на юридическую силу документа. Обязательно ли систематизировать заголовки дел в номенклатуре? Да, заголовки дел необходимо систематизировать. Распо- ложите заголовки в установленной Правилами-2015 после- довательности по степени значимости документов, а соот- ветственно, и по срокам хранения. Внутри каждого раздела НД структура заголовков должна быть одинаковая при наличии соответствующих дел. Детали разберем дальше. Номенклатура дел подразделения. Систематизируй- те дела в НД каждого структурного подразделения. Это несложно сделать в не слишком объемном документе, если под рукой у ответственного за делопроизводство в отделе будет перечень расположения заголовков (с. 30). Внутри каждого комплекса документов рекомендуем систематизировать заголовки дел по уровням: сначала заголовки документов вышестоящих организаций, затем документов организации, после, если они есть, — докумен- тов подведомственных организаций. Номенклатура дел организации. Порядок расположе- ния заголовков дел в каждом разделе НД, вне зависимости от того, по какому принципу она строится, должен быть одинаковым при наличии соответствующих дел — как № 9, сентябрь 2021 29
Делопроизводство в перечне ниже. Помните, что номенклатура дел — основа для составления описей, у которых такая же структура. Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с экспертной комиссией организации? Номенклатуру дел подразделения не согласовывайте с ЭК организации, а вот сводную НД отправьте на рассмотрение ЭК организации. Подробности — ниже. Номенклатура дел подразделения. НД подразделе- ния — это часть сводной номенклатуры дел, поэтому ее не нужно согласовывать с ЭК организации. Согласуйте НД подразделения с ответственным за составление сводной НД организации и сотрудником, который отвечает за архив. В крупных структурных подразделениях могут созда- ваться собственные экспертные комиссии, которые рассма- тривают НД подразделений, но, как правило, достаточно согласовать НД у сотрудника, ответственного за состав- ление НД и/или лиц, ответственных за делопроизводство организации и архив. КАК РАСПОЛОЖИТЬ ДЕЛА В РАЗДЕЛАХ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В каждом разделе номенклатуры дел докумен- — документы структурного подразделения ты располагают в такой последовательности: или направления деятельности, например личные дела, проектные дела, клиентские — организационно-распорядительные досье и т.д.; документы и нормативные правовые акты вышестоящих организаций; — переписка, сначала внешняя, затем вну- тренняя (служебные записки); — организационно-распорядительные документы организации: протоколы коллеги- — регистрационно-учетные формы: базы альных и совещательных органов, локальные данных, журналы, книги и т.д.; нормативные акты, приказы, распоряжения и др.; — номенклатура дел подразделения, — плановые, отчетные документы в после- сводная номенклатура дел — ее включают довательности от наибольшего периода к наи- последним пунктом в номенклатуру службы меньшему; ДОУ или секретариата. 30 e.sekretaria.ru
Работа с документами Номенклатура дел организации. Представьте свод- 31 ную НД на рассмотрение/согласование ЭК организации. На заседании члены ЭК рассмотрят проект номенклату- ры, предложат необходимые корректировки в структуру, уточнят сроки хранения. По результатам рассмотрения ЭК составят протокол. Проставьте на проекте НД отметку о согласовании с ЭК организации со ссылкой на дату и номер протокола. Пред- варительно согласуйте НД с сотрудником, который отвечает за архив организации. Утверждать ли номенклатуру дел? Номенклатуру дел подразделения утверждать не нужно, а вот сводную НД утвердить необходимо. Подробности узнаете ниже. Номенклатура дел подразделения. НД структурного подразделения подпишите у руководителя подразделения — утверждать ее не нужно. Однако внутренние нормативные документы организации могут определять и другой порядок оформления НД. Пример. Номенклатуру отдела подписывает ее составитель, а утверж- дает руководитель подразделения. Это актуально при разработке НД крупного подразделения со сложной подчиненной структурой. Напри- мер, это может быть дирекция, в состав которой входят департаменты и отделы. Номенклатура дел организации. Сводную НД утвер- дите у руководителя организации или другого уполно- моченного сотрудника после одобрения ЭК организации. Правила-2015 устанавливают, что на НД организации нужно оформлять гриф утверждения должностным лицом, но, в зависимости от принятых у вас правил, вы можете утвердить НД распорядительным документом, например приказом руководителя (пример на с. 32). № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Указывать ли в графе «Примечание» сотрудника, который отвечает за хранение дела? Да, в обеих номенклатурах дел — подразделения и свод- ной — указывайте ответственного за хранение дел сотруд- ника, только и здесь есть нюансы. Номенклатура дел подразделения. Внесите в при- мечание Ф. И. О. ответственного за хранение сотрудника только в том случае, если эта информация важна. Напри- мер, такую отметку проставляют для дел коллегиальных органов и указывают в ней место хранения дела у секретаря данного органа, для конфиденциальных дел — указывают сотрудников, ответственных за ведение того или иного дела, и т. д. Вообще, в НД структурного подразделения можно указать ответственных по каждому делу. Номенклатура дел организации. Делайте отметки об ответственных лицах в сводной номенклатуре дел только в исключительных случаях, которые связаны со спецификой ведения и хранения таких дел. Например, поставьте отмет- ку о хранении дел коллегиальных органов их секретарями. Утверждение номенклатуры дел приказом руководителя организации Общество с ограниченной УТВЕРЖДЕНА ответственностью Приказом директора «Корабльстрой» от 25.12.2021 № 456 (ООО «Корабльстрой») НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Калининград На 2022 год 32 e.sekretaria.ru
Работа с документами Указывать ли в «Примечании» место 33 хранения копий документов? В номенклатуре дел подразделения можете не указывать место хранения копий документов, а в сводной номенкла- туре это нужно сделать. Номенклатура дел подразделения. Не указывайте в НД место хранения копий документов, если они хранятся в другом подразделении. Включите информацию о месте хранения подлинников документов, если в деле хранятся копии. Номенклатура дел организации. Сделайте перекрест- ные ссылки о местах хранения подлинников и обязательных копий документов в сводной НД. Пример. В отделе кадров оформляют приказы по личному составу, а их копии передают в бухгалтерию. В таком случае в разделе НД отдела кадров нужно сделать в примечании ссылку на дело бухгалтерии, где хранятся копии таких документов. Например: «Копии — в бухгалтерии». Эта информация поможет в случае утраты оригиналов. Или, например, в секретариате хранится копия положения о подразделении, а его оригинал находится в отделе кадров. Об этом обязательно сделайте отметку в НД. Нужно ли оставлять резервные номера для вновь заводимых дел? Да, оставьте резервные номера в НД, чтобы в течение года при необходимости добавлять недостающие заголовки дел. Как это сделать — узнаете ниже. Номенклатура дел подразделения. Оставьте два-три резервных номера в НД структурного подразделения после последнего дела. В графе «Заголовок дела» можете написать слово «резерв». Не присваивайте неиспользованные/невос- требованные индексы новым делам, даже если в начале года № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Итоговые записи к номенклатуре дел о категориях и количестве бумажных и электронных дел организации Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2019 году в организации По срокам хранения Всего В том числе 2 1 Переходящих С отметкой «ЭК» 1 Постоянного 23 4 Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) 85 55 3 ИТОГО: 124 2 12 321 4 36 530 61 51 Итоговая запись о категориях и количестве электронных дел, заведенных в 2019 году в организации По срокам хранения Всего 3 В том числе Кол-во Объем, Переходящих С отметкой дел Мб «ЭК» 1 23 4 5 Постоянного 5 23 1 — Временного (свыше 10 лет) 13 852 1 1 Временного (до 10 лет включительно) 105 2345 — 15 ИТОГО: 123 3220 2 16 Помощник генерального директора Ярцева С.В. Ярцева (наименование должности руководителя службы ДОУ организации) (подпись) (расшифровка подписи) 18.01.2020 (дата) 1 Подсчитайте для бумажных документов количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения 2 Учтите количество переходящих дел и дел с отметкой ЭК 3 Для электронных дел подсчитайте не только количество дел по всем категориям, но и объем в Мб 34 e.sekretaria.ru
Работа с документами выяснилось, что включенное в НД дело заводить не будут — Обратите внимание! изменился функционал отдела, законодательство и др. В графе «Примечания» делайте отметки Номенклатура дел организации. Оставляйте резерв- на протяжении всего ные номера в каждом разделе сводной НД. Структурные жизненного цикла подразделения должны информировать вас или службу дела, в том числе ДОУ об использовании новых индексов по мере заведения о незаведении дел, новых дел. В конце года сверьте вновь заведенные в течение о переходящих делах года дела и присвоенные им индексы. и т. д. Оформлять ли итоговую запись о количестве заведенных дел в конце года? Да, для обеих НД. Оформите итоговую запись к НД подраз- деления по той же форме, что и к НД организации. Чтобы правильно оформить запись, подсчитайте количество дел по категориям в третьей графе НД, которую заполнят под- разделения после завершения делопроизводственного года. Номенклатура дел подразделения. Подсчитайте коли- чество дел по категориям, заведенным только в этом подраз- делении. Оформите итоговую запись по форме, указанной в приложении № 25 к Правилам-2015. В итоговой записи отдельно укажите количество заведен- ных дел постоянного срока хранения, в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации», долговременных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе. Дополнительно укажите количество переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» или «ЭК». Для учета электронных дел составьте отдельную итого- вую запись, в которой укажите количество сформированных электронных дел по срокам хранения и их объем в Мб. Номенклатура дел организации. Составьте итоговую запись о количестве заведенных дел на основании итого- вых записей, представленных каждым структурным под- разделением, в том числе и вновь созданными в течение года. Передайте сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в архив организации. № 9, сентябрь 2021 35
Делопроизводство Номенклатура дел на 2021 год 1 УТВЕРЖДАЮ 2 Директор Общество с ограниченной ответственностью Федоров И.С. Федоров «Корабльстрой» 25.12.2020 (ООО «Корабльстрой») НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2020 № 01-15/2 Калининград на 2021 год Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения Примечания дела (томов, и № статьи частей) по Перечню* 12 34 5 01 — Секретариат 3 01-01 Положение о Секретариате. 1 ДМН, Подлинник в отделе Копия 4 ст. 33а кадров 4 01-02 …. …… … 01-04 Протоколы заседаний ЭК 1 Постоянно, Ответственный — Сидо- Общества ст. 18д рова В.А. 5 01-05 Приказы по основной дея- 4 До ликвидации органи- Приказы об утвержде- тельности зации, нии штатного расписа- ст. 19а(2) ния переданы в отдел кадров, см. дело 03-03 01-06 Распоряжения по админи- 0 5 лет, Дело не заведено стративно-хозяйственным ст. 19б вопросам 01-07 Переписка по основной 3 5 лет ЭПК, деятельности Общества ст. 70(1) …. …. …. …. … 01-15 Сводная номенклатура 1 Постоянно, дел Общества ст. 157 02 — Бухгалтерия 3 02-01 … …… … 36 e.sekretaria.ru
Работа с документами 12 34 5 02-06 Годовой бухгалтерский 1 Постоянно, У главного бухгалте- отчет ст. 268а ра 5 02-07 Договоры, дополнительные 6 5 лет после истечения 6 — переходящие соглашения, протоколы срока действия догово- на 2021 год разногласий к ним ра/прекращения обяза- тельств по договору, ст. 11 02-08 Договоры гражданско-пра- 2 50 лет, вового характера о выпол- ст. 301 нении работ, оказании услуг физическими лицами …… … .. .. 02-13 Номенклатура дел бух- 1 3 года, ст. 157(1) галтерии …… …… … * Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госу- дарственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хране- ния, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Помощник руководителя Сидорова В.А. Сидорова 6 Секретарь (ответственный за архив) Мишина А.А. Мишина 7 СОГЛАСОВАНО 8 Протокол ЭК Общества от 21.12.2020 № 2 … 1 Оформите сводную НД на бланке организации по форме из приложения № 25 Правил-2015 2 Утвердите сводную НД у руководителя организации 3 Внесите заголовки разделов в сводную НД 4 Укажите место хранения копий и подлинника документа 5 Укажите ответственных за хранение отдельных документов сотрудников 6 Подпишите номенклатуру дел 7 Подпишите документ у сотрудника, ответственного за архив организации 8 Внесите визу согласования с ЭК организации, с датой и номером протокола заседания № 9, сентябрь 2021 37
Делопроизводство Как составить и оформить письмо-просьбу без ошибок. Статья-практикум Валентина ЯНКОВАЯ, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела, к. и. н., доцент Из статьи узнаете: Какие реквизиты выбрать для письма-просьбы Как выбрать бланк для инициативного письма Как оформить текст инициативного письма Как подготовить проект текста письма- просьбы В статье — как написать текст, выбрать бланк и оформить письмо-просьбу. Покажем на примере конкретной ситуации весь процесс работы с исходящим письмом. Увидите типичные ошибки, которые встречаются в деловых письмах. Эксперт по деловой переписке проведет вас через все этапы работы. Ситуация. Вам нужно подготовить письмо для админи- страции города Энска с просьбой выделить территорию под строительство молодежного спортивного парка для занятий экстремальными видами спорта. Вы работаете в строитель- ной компании АО «Пирамида». Как подготовить это письмо? Шаг 1. Выберите бланк для письма Используйте для переписки специальные бланки — они отличаются от бланков других документов реквизитом 38 e.sekretaria.ru
Работа с документами «справочные данные об организации». Есть три разных 39 бланка для писем: бланк письма организации, должност- ного лица и структурного подразделения. Какой бланк выбрать в нашей ситуации? Используйте бланк письма организации как самый распространенный. Другие бланки для писем есть далеко не у всех организаций: должностные бланки и бланки структурных подразделе- ний используют в основном в органах власти и в крупных компаниях. Кроме того, вы пишете письмо от организации, а не от конкретного должностного лица. Название организации — автора письма: акционерное общество, строительная компания «Пирамида», сокращен- но — АО «Пирамида». Дайте его в скобках на бланке письма под полным наименованием — это требование ГОСТ-2016. Ниже, под названием организации, внесите справочные данные о ней и укажите ее почтовый адрес, телефоны для справок и адрес электронной почты. Часто организации включают в состав справочных данных еще и сетевой адрес. Ниже на бланке должны стоять коды: основной код орга- низации по ОКПО — это общероссийский классификатор предприятий и организаций, основной государственный регистрационный номер, или ОГРН, — это налоговый учет- ный код, ИНН и КПП — это тоже налоговые коды, которые включают на бланках писем в состав справочных данных. Кроме того, на бланке письма есть отметки для даты и регистрационного номера и для ссылки на поступившее письмо. Ссылку заполните только в том случае, если готовите письмо-ответ. Бланк инициативного письма — на странице 40. Шаг 2. Подготовьте проект текста письма Рекомендуем сначала подготовить текст письма, а потом сформулировать заголовок на основе этого текста. В процессе подготовки текста варианты заголовка могут измениться. Определите вид письма. Если вы не продумаете, какое письмо хотите составить, потратите много времени на то, № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство Бланк письма организации АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ «ПИРАМИДА» 1 (АО «ПИРАМИДА») 2 Ул. Северная, д. 15, г. Энск, 345118; 3 тел. (442) 23-45-12, тел./факс (442) 23-15-51; e-mail: [email protected] ОКПО 05661895; ОГРН 7027400000623; ИНН/КПП 705022330/770005022 На № № 4 от 5 1 Полное наименование организации — автора документа 2 Сокращенное наименование организации 3 Справочные данные об организации 4 Дата и регистрационный номер документа 5 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа чтобы написать текст. Вид письма определяет ключевой глагол текста, а иногда и задает структуру письма. Пример. Если вы пишете письмо-предложение, то должны будете использовать в тексте в качестве ключевого глагол «предлагаем». Если составляете письмо информационного характера и перед вами стоит задача проинформировать кого-то о чем-то, тогда в письме нужно писать «информируем вас о том, что» или «сообщаем вам, что» и т. д. Ваша задача — составить письмо-просьбу, а значит, используйте глагол «просить», точнее, его форму «просим». Глагол «просить» используется в письмах-просьбах, а еще — в письмах-запросах. Запросы составляют в том случае, если нужно запросить какую-то информацию, документы, сведе- ния официального характера. 40 e.sekretaria.ru
Работа с документами Напишите вступительное обращение и заключитель- Обратите внимание! ную этикетную фразу. Соблюдайте письменный деловой Вступительное этикет — используйте в письме специальные этикетные фра- обращение зы. К этикетным фразам относятся: вступительное обраще- и заключительная ние, заключительная формула вежливости и фразы в тексте. этикетная фраза составляют так Варианты вступительного обращения со словом «уважае- называемую «этикетную мый» и заключительные этикетные фразы есть в пункте 5.18 рамку», которую ГОСТ-2016. Стандарт предлагает несколько вариантов всту- используют в переписке пительного обращения: по должности или фамилии — и то независимо от того, и другое со словом «господин», имени-отчеству — без слова кто адресат письма, кто «господин» или «госпожа» и общее обращение к коллективу его подписал и какое или группе лиц «Уважаемые господа». содержание делового письма В нашей ситуации уместнее использовать обращение по имени-отчеству, потому что наверняка в строительной компании знают, кто руководит городом. Поэтому используй- те обращение: «Уважаемый Петр Петрович!». Заключитель- ная этикетная фраза будет стандартная — «С уважением». И еще важный момент: написание местоимения «вы» в тексте письма. Если обращаетесь в письме к конкретному лицу, пишите «Вы», «Вас» с большой буквы. Это этикетная норма — писать личное местоимение, которое обозначает одно лицо, с большой буквы. Но есть и притяжательное местоимение «ваш», которое обозначает принадлежность чего-либо кому-либо. Пишутся притяжательные местоиме- ния с большой буквы не всегда. Например, «на вашем пред- приятии», «в соответствии с вашими предложениями» и т. д. Определите, от какого лица будете писать текст. Стандарт предлагает три варианта изложения текста пись- ма (п. 5.18 ГОСТ-2016): — от первого лица множественного числа, например: «просим направить» или «представляем на рассмотрение»; — от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «общество считает возможным»; — от первого лица единственного числа: «считаю необ- ходимым», «предлагаю рассмотреть». Обращение от первого лица единственного числа — особенность писем, которые оформляют на должностных № 9, сентябрь 2021 41
Делопроизводство бланках. Исключение — письма-отказы. Если оформляете письмо-отказ на должностном бланке, то пишите текст от имени организации. В нашем случае используйте форму изложения от перво- го лица множественного числа: «просим». Это норма для деловой переписки. Определите, нужно ли дать в тексте обоснование. Обоснование в письмах используют не всегда. В нашем пись- ме обоснование не требуется, потому что мы спрашиваем или просим о том, чтобы выделили территорию для строительства молодежного спортивного парка. Когда ситуация очевид- на и понятна, обосновывать ее не нужно. Поэтому начните письмо сразу с просьбы: «Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении территории для строительства молодежного спортивного парка для занятий экстремальными видами спорта». У нас получился короткий текст из одной части. Полезный совет Шаг 3. Оформите нужные реквизиты Реквизит «Адресат» проставьте в верхней Для писем используйте реквизиты: адресат, заголовок к тек- правой части документа сту, текст, подпись, отметка об исполнителе, дата письма на бланке с угловым и регистрационный номер. расположением реквизитов или справа Адресат. Стандарт предлагает два варианта оформления под реквизитами реквизита «Адресат» — организации или должностному бланка при продольном лицу. Выберите для нашей ситуации вариант адресования расположении письма конкретному сотруднику. Если адресуете письмо реквизитов бланка руководителю организации — обязательно укажите его фамилию и инициалы. По старому стандарту 2003 года инициалы при адресо- вании писем должностным лицам ставили перед фамили- ей, а по ГОСТ-2016 их ставят после фамилии, независимо от адресата. Кроме того, во всех случаях использования фамилии в тексте документа сначала указывайте фамилию, а потом инициалы лица. Исключение одно — расшифровка инициалов в подписи к документу, тогда инициалы ставят перед фамилией. 42 e.sekretaria.ru
Работа с документами Сколько частей может быть в письме-просьбе Количество Пример Пояснение частей Одна Просим Вас рассмотреть возможность осуществления Письмо-просьба состоит из одной поставок цитрусовых в первом квартале 2022 г. и при части, так как ситуация не требует положительном решении направить нам оферту обоснования Две В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молод- Если текст письма-просьбы состоит цова в районе домов 15—27 в период с 15 по 19 ноября из двух частей, сначала изложите 2021 г. // просим обеспечить прекращение движения причины написания письма — на указанном участке в ночное время дайте обоснование, а затем — сформулируйте просьбу Три В соответствии с договором от 12.03.2021 № 22/56 Сначала дайте обоснование вашей Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке просьбы, затем — опишите послед- металлических передвижных стеллажей для оборудо- ствия, а в третьей части — вания архивохранилища равными партиями в апреле, сформулируйте просьбу. мае и июне 2021 г., однако поставка последней партии В качестве обоснования в пись- оборудования задержана Вами на две недели без объ- мах-просьбах или письмах-запро- яснения причин задержки.// сах можете использовать ссылки В связи с тем что задержка поставки последней партии на законодательный или иной стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища нормативный правовой акт, изло- в эксплуатацию в установленные государственным кон- жение фактов, событий, целей трактом сроки, // и причин просьбы просим принять меры по отгрузке последней партии стелла- жей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 августа 2021 г. Также вы можете использовать в реквизите «Адресат» 43 вариант с названием организации, например, «Администрация города…». Но делайте это только в тех случаях, когда не знаете, кто руководитель организации. Примеры правильного и непра- вильного написания реквизита «Адресат» — на странице 44. Заголовок к тексту. Сформулируйте заголовок с пред- логом «О» («Об»). Он должен отвечать на вопрос «о чем?», состоять из одной фразы и быть максимально точным. Вернемся к тексту нашего письма: «просим Вас рассмо- треть вопрос о выделении территории для строительства молодежного спортивного парка…». Самое важное в тек- сте — просьба выделить территорию для строительства молодежного спортивного парка. Поэтому заголовок сфор- мулируйте так: «О выделении территории для молодежного № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство спортивного парка». То, что это парк для занятий экстремаль- ными видами спорта, — это уже деталь, которую в заголовке подчеркивать не нужно. В последнее время из заголовков официальных документов часто выбрасывают отглагольные существительные. В нашем примере это слово — «выделение». Чтобы заголовок письма был максимально точным, поставьте после предлога «о» или «об» именно отглагольное существительное. Варианты заголовка без него «О молодежном спортивном парке» или «О строитель- стве молодежного спортивного парка» — не точные, потому что в них очень широкая предметная область. Речь идет именно о выделении территории, а не просто о молодежном спортивном парке. Если напишете сокращенно «О выделении территории» — этого тоже будет недостаточно. Текст. Текст письма мы обсудили в предыдущем разделе статьи. Теперь вам нужно его правильно оформить. Решите, какой шрифт — гарнитура, размер, какие межстрочные интер- валы будете использовать, печатая письмо на бланке. Класси- ческий вариант — шрифт Times New Roman, размер — № 14. Текст письма начинайте с абзацного отступа. Много- строчные реквизиты печатайте через один межстрочный Как оформить реквизит «Адресат» в письме П РА В И Л Ь Н О Н Е П РА В И Л Ь Н О Администрации города Энска ✓8 В Администрацию города Энска ✓ 8 Главе администрации города Энска Главе Администрации города Энска Петрову П.П. Главе администрации города Энска П.П. Петрову 44 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как сформулировать заголовок к тексту письма-просьбы П РА В И Л Ь Н О Н Е П РА В И Л Ь Н О ✓ 8 О выделении территории О молодежном спортивном парке для молодежного спортивного парка О выделении территории О строительстве молодежного спортивного парка интервал. Текст документа печатайте через 1—1,5 межстроч- 45 ных интервала. Дополнительным интервалом отделите от текста вступительное обращение и заключительную этикетную фразу. Дополнительных интервалов может быть один, два и даже три — все зависит от размера текста. Так, фразу «с уважением» иногда отделяют от текста допол- нительным интервалом, а подпись идет сразу, буквально на следующей строке. Кстати, фразу «с уважением» всегда начинайте от границы левого поля, для этой фразы отступ делать не нужно. Отдельные составные части реквизитов также можете отделять дополнительными интервалами. Подпись. В примере мы обращаемся к главе города, поэтому письмо должен подписать либо руководитель стро- ительной компании — первое лицо, либо его заместитель, в полномочиях которого решать эти вопросы. Может быть и третий вариант, когда письмо подписывает исполняющий обязанности руководителя компании — ГОСТ-2016 предусма- тривает такую возможность. В этом случае укажите перед должностью либо «И.о. генерального директора», либо полно- стью — «Исполняющий обязанности генерального директора». В нашем случае письмо подписывает руководитель строи- тельной компании. Укажите в подписи его должность, потому № 9, сентябрь 2021
Делопроизводство что оформляете письмо на бланке письма организации. Если бы у вас был должностной бланк, то должность в подписи вы бы не указывали — только подпись и расшифровку фами- лии. Если оформляете документ на бланке с названием орга- низации, в должности название организации не указывайте. Отметка об исполнителе. Не забывайте об этом рекви- зите — он обязательный для письма, потому что этот доку- мент практически всегда готовит конкретный сотрудник подразделения. По ГОСТ-2016 в отметке об исполнителе указывают Ф. И. О. исполнителя и номер его телефона. Это обязательные сведения. Дальше в стандарте сказано, что отметку об исполнителе можно дополнить должностью, под- разделением и электронным адресом исполнителя. В при- мере, который вы видите ниже, мы показали полный набор сведений об исполнителе. Рядом — неправильный вариант. Отметку об исполнителе оформите на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или на оборотной стороне внизу слева. Можете оформить ее как нижний колонтитул и напечатать шрифтом меньшего размера. Дата и регистрационный номер. Регистрируют пись- мо после подписания. Исходящий номер у инициативного письма будет такой: 01-10/212, где 01 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 10 — номер дела по номенклатуре дел, 212 — порядковый номер. В итоге получилось вот такое письмо-просьба (с. 47). Как оформить отметку об исполнителе Н Е П РА В И Л Ь Н О П РА В И Л Ь Н О 8 ✓ Исп. Николаева Н.Н. Тел. (442) 23-45-55 Николаева Нина Николаевна, вед. архитектор отдела проектирования (442) 23-45-55, [email protected] 46 e.sekretaria.ru
Работа с документами Письмо-просьба АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО 1 «СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ “ПИРАМИДА”» (АО «ПИРАМИДА») Ул. Северная, д. 15, г. Энск, 345118; 2 тел. (442) 23-45-12, тел./факс (442) 23-15-51; e-mail:[email protected] ОКПО 05661895; ОГРН 7027400000623; ИНН/КПП 705022330/770005022 19.04.2021 № 01-10/212 4 Главе Администрации 3 На № от города Энска Петрову П.П. О выделении территории для молодежного спортивного парка 5 Уважаемый Петр Петрович! 6 Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении территории для строительства молодежного спортивного парка для занятий экстремальными видами спорта. 7 С уважением, 8 Симонов С.С. Симонов 9 Генеральный директор Николаева Нина Николаевна, вед. архитектор отдела проектирования 10 (442) 23-45-55, [email protected] 1 Укажите полное и краткое наименование 5 Внесите заголовок к тексту письма- организации — автора документа просьбы 2 Внесите справочные данные 6 Добавьте вступительное обращение об организации к адресату 3 Укажите адресата письма 7 Напечатайте текст письма-просьбы 8 Внесите заключительную этикетную фразу 4 Проставьте дату и регистрационный номер 9 Добавьте реквизит «Подпись» документа, дайте ссылку 10 Проставьте отметку об исполнителе на регистрационный номер и дату поступившего документа № 9, сентябрь 2021 47
Делопроизводство Как использовать сокращения и аббревиатуры в текстах документов Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: как использовать термины, сокращения и аббревиатуры в текстах документов. В текстах документов можно использовать термины и аббре- виатуры, но только с расшифровкой. Как расшифровывать термины и аббревиатуры. Внесите расшифровку термина в текст документа сразу после его первого упоминания. Термин расшифровывается только один раз. Дальше используйте его без расшифровки. Пример. 3. Включить обнаруженные документы в опись дел постоян- ного хранения с использованием литерных номеров (номеров с бук- венным дополнением). Расшифровки аббревиатур вносите так: сначала напишите полностью понятие, которое сокращаете, а затем дайте в скоб- ках аббревиатуру. Дальше в тексте используйте только ее. Пример. В ответ на ваш запрос сообщаем, что в системе электронного документооборота (СЭД) ООО «ОЛИМП»... Как сокращать наименования. Первый раз длинное название напишите полностью, а в скобках напишите сокра- щенное, под которым документ будет выступать дальше в тексте. Пример. Во исполнение пункта 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной 48 e.sekretaria.ru
Search
