Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИСМЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 09 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 9 СЕНТЯБРЬ 2022 НАМ 20 ЛЕТ! Делопроизводство 8 Заголовки, сроки хранения и примечания: что поправить в номенклатуре дел 2023 года Как провести экспертизу Как составить текст Пять групп опасных ценности документов протокола на основе ошибок в текстах в организации аудио или рукописной документов: как найти без архива 18 записи 35 и исправить 64
Наши дорогие коллеги! Мы держим над вами купол профессиональных достижений уже 20 лет! Радуемся вашим успехам и победам. Понимаем ваши проблемы и трудности. И просто любим вас. Вы — лучшие и самые прекрасные секретари и помощники на Земле! Знайте это и верьте в себя так, как мы верим в вас! Редакция вашего журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» #лучшийсекретарьЗемли
Новости от главного редактора С двойным праздником вас, дорогие наши читатели! В этом году 16 сентября в России отмечают ваш профессио- 16 нальный праздник — День секретаря, и нашему журналу сентября — «Справочник секретаря и офис-менеджера» в сентябре День секретаря России исполняется 20 лет. Спасибо вам, что были рядом с нами все эти годы. Надеемся, что мы поддерживаем вас в слож- ных ситуациях, помогаем и отвечаем на самые актуальные вопросы. Мы просто хотим, чтобы вы были самыми лучши- ми секретарями и помощниками для своих руководителей. И в этом номере мы подготовили для вас, как обычно, много полезного и интересного. Вот что вы узнаете. Заголовки, сроки хранения и примечания: что попра- вить в номенклатуре дел — 2023 (с. 8). На этих нюансах попадаются 95 процентов компаний и допускают в них основные ошибки. Как провести экспертизу ценности документов в орга- низации без архива (с. 18). По документам необходимо провести экспертизу ценности и разделить их хотя бы на примитивные категории, чтобы избежать штрафов. Как составить текст протокола на основе аудио или рукописной записи: метод пяти вопросов (с. 35). Попробуйте этот метод вместе с нашим экспертом. Желаю вам прекрасной, мягкой и теплой осени! Берегите себя и своих близких! До новых встреч, дорогие мои коллеги! Екатерина ГУБЕРНСКАЯ, главный редактор Пишите: [email protected] 1
№ 9, сентябрь 2022 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь ........................................................................................................ 4 Делопроизводство Словарь делопроизводства. Реквизит «Подпись» .......................................55 Работа с документами Заголовки, сроки хранения Домашнее задание № 9. и примечания: что поправить Как оформить приказ о привлечении в номенклатуре дел — 2023 ............................ 8 сотрудника к дисциплинарному взысканию ........................................................59 Вносить ли срочные изменения в НД, если дела передали из одного Пять групп опасных ошибок подразделения в другое ................................16 в текстах документов ....................................64 Как провести экспертизу ценности Профессия секретарь документов в организации без архива......18 Профессиональное развитие Электронный документ Помощник руководителя — сегодня и завтра. Новые правила игры скрытая сила бизнеса. Семь советов, в ЭП и МЧД........................................................26 как стать эффективнее..................................76 Как составить текст протокола Свой проект, бизнес, непрофильный на основе аудио или рукописной функционал. Рассказывают записи: метод пяти вопросов .......................35 ваши коллеги ...................................................83 Как оформить протокол без ошибок, Личная эффективность чтобы сохранить его юридическую силу .........................................44 Личностное развитие Авторитарные отношения Документ месяца. с самой собой: как подружиться Регламент работы с протоколами .............48 с Внутренним критиком ...............................90
Компас секретаря Важное в номере 300 Как провести экспертизу ценности тыс. руб. — документов в организации без штраф для организаций архива за утрату документов В статье — что делать, если архива в компании нет, а документы за разные годы есть. Выбросить их нельзя. За это штраф по статье 13.25 КоАП 18 Делопроизводство Профессия секретарь Пять групп опасных ошибок Помощник руководителя — в текстах документов скрытая сила бизнеса. Семь советов, как стать эффективнее В статье разберем, какие основные ошибки допускают в официально-деловых пись- В статье — советы вашей коллеги, кото- менных коммуникациях. На примере пяти рые помогут вам по-новому взглянуть основных групп ошибок узнаете, почему на свою профессию, адаптироваться их опасно делать в текстах документов к постоянным изменениям, расти и раз- и как их можно исправить 64 виваться 76 Октябрь 2022 Календ. дней — 31; рабочих — 21; вых. и праздн. — 10 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 56 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru
Номер за 5 минут Главное в номере 7 Заголовки, сроки хранения правил и примечания: что поправить формулировки в номенклатуре дел — 2023 заголовков дел В статье — как отредактировать заголов- ки дел, не ошибиться в сроках хранения и привести в порядок примечания к НД 8 Делопроизводство Делопроизводство Регламент работы Как составить текст с протоколами протокола на основе аудио или рукописной записи: Документ сентября — регламент работы метод пяти вопросов с протоколами. Его издают, чтобы регла- ментировать работу с протоколами совеща- В статье — как составлять тексты полных ний и заседаний коллегиальных органов. протоколов на основе аудио или рукопис- Как его составить и оформить — узнаете ных записей. Известный эксперт предла- в материале редакции 48 гает вам попрактиковаться 35 Важные даты октября 2 День рождения 5 День учителя 6 12День страховщика День кадрового электронной почты работника 14 Всемирный день 16 День шефа 23 День рекламщика 25 День таможенника стандартов Российской Федерации № 9, сентябрь 2022 5
Первый шаг — всебгрдиатаснасмкДыажяйоптаинсрнаутХдеанлрьырнйии.сц,а Делопроизводство Заголовки, сроки хранения и примечания: что поправить в номенклатуре дел — 2023 8 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по делопроизводству и архивному делу Как провести экспертизу ценности Как составить текст протокола документов в организации на основе аудио или рукописной без архива 18 записи: метод пяти вопросов 35 Электронный документ сегодня Пять групп опасных ошибок и завтра. Новые правила игры в текстах документов: как найти в ЭП и МЧД 26 и исправить 64
Делопроизводство Заголовки, сроки хранения и примечания: что поправить в номенклатуре дел — 2023 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по делопроизводству и архивному делу Из статьи узнаете: Как проверить сроки хранения дел в номенклатуре Как отредактировать заголовки дел в НД Как привести в порядок графу «Примечание» в номенклатуре дел Какие существуют правила формулировки заголовков дел В статье — как уточнить изменения в составе дел в номен- клатуре, пишут все и везде, а наш эксперт покажет, как отредактировать заголовки дел, не ошибиться в сроках хранения и привести в порядок примечания к НД. На этих нюансах попадаются 95 процентов компаний и допускают в них основные ошибки. Даем рекомендации, как их избежать. Наши рекомендации можете использовать, когда уточняете любой раздел НД. Они универсальны для всех организаций и не зависят от изменений в составе документов. Отредактируйте заголовки дел Правка заголовков — одна из обязательных операций в про- цессе уточнения номенклатуры дел. Ее проводят, когда выверяют состав дел каждого раздела номенклатуры. В тече- ние года вы можете отмечать в рабочем экземпляре НД 8 e.sekretaria.ru
Работа с документами заголовки, которые необходимо уточнить. Конечно, чтобы отредактировать один заголовок, вносить изменения в НД никто не будет. Все подобные правки вносят при уточнении номенклатуры, чтобы в новый рабочий год отправился заголовок дела в актуальной редакции. Приведем примеры распространенных ошибок в формулировках заголовков дел в номенклатуре и здесь же дадим корректные форму- лировки (ниже). Формулировка заголовка дела в компании и в Перечне-2019 может различаться. Так, обычный журнал регистрации при- казов по основной деятельности значится в Перечне-2019 как «Журнал… регистрации и контроля распорядитель- ных документов по основной (профильной) деятельности» (ст. 182-а). Если обнаружите такое несоответствие, выбирайте тот заголовок, которым пользуется организация. Некоторые авторы номенклатур дел ошибочно полага- ют, что каждое дело должно строго соответствовать одной статье типового перечня. Это совсем не так. Одна статья перечня может соответствовать сразу нескольким делам. Для примера обратимся к той же статье 182 Перечня-2019. Некорректные и исправленные заголовки дел в НД Некорректная формулировка Корректная формулировка Приказы по основной деятельности Приказы: — административные Приказы по личному составу организационные — общие Документы по объекту «Березка» (договор, дополнительные — директора соглашения, акты выполненных работ, переписка) Документы (заявки, заказы, счета, универсальные передаточные Приказы: документы) по отгрузке запчастей — по труду — кадровые — по персоналу «Березка» Отгрузка з/ч № 9, сентябрь 2022 9
Делопроизводство Не помещайте в номенклатуру дел всю статью целиком под одним индексом. Изучите ее и выберите из нее заго- ловки дел, которые организация будет вести в 2023 году. Все эти заголовки будут ссылаться на одну статью. Может быть так, что несколько заголовков дел в номенклатуре будут ссылаться на один подпункт одной статьи, например той же статьи 182 (ниже). Это — норма. Проверьте сроки хранения Особенно актуальна правка сроков хранения для организаций, которые ведут научно-техническую деятельность. В начале 2022 года вступил в силу новый Перечень научно-технических документов или Перечень НТД. Он намного короче своего предшественника и у него другая структура. Это означает, что если не изменился срок хранения, то статья перечня, по кото- рой устанавливается срок, однозначно изменилась (с. 12). Когда отправляете запрос в структурное подразделение, сообщите о новом перечне НТД его руководителю. К запросу Заголовки дел в НД, срок хранения которых установлен по статье 182 Перечня-2019 Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения Примечание дела дел и № статьи по Перечню 01-29 Журнал регистрации приказов Постоянно, ст. 182-а по основной деятельности 01-30 Журнал регистрации 5 лет, ст. 182-г поступающих документов 01-31 Журнал регистрации 5 лет, ст. 182-г исходящих документов 01-32 Журнал регистрации 5 лет, ст. 182-е обращений граждан 10 e.sekretaria.ru
Работа с документами Семь правил формулировки заголовков дел Как формулировать заголовки дел Примеры Назовите документ или группу документов в деле Приказы, переписка Назовите автора документа, если это возможно Приказы генерального директора, Постановления Совета директоров Назовите организацию, от которой получили Переписка с ООО «Альтернатива»; Требования ИФНС документы, если речь идет о переписке или если контролирующая организация присылает пору- чения, представления, приказы и т. д. Укажите разновидности документов дела Приказы генерального директора по личному составу (при- ем, перевод, увольнение); Книга учета печатей и штампов Если актуально, укажите период или даты, к кото- Номенклатура дел на 2023 год; Налоговая отчетность рым относятся документы дела (годовая) Если актуально, укажите местность, территорию, Переписка с Администрацией Волжского района Самар- административную единицу, к которой относятся ской области; Учетные документы (номенклатура дел, документы дела архивные описи, акты об уничтожении документов) Красноярского отделения Укажите копийность дела Должностные инструкции работников. Копии Положение об отделе. Копия рекомендуем приложить раздел нового перечня, соответ- 11 ствующий деятельности подразделения. Коллеги не просто должны вычитать свой раздел номенклатуры, но и найти в новом Перечне НТД обновленные сроки хранения и новый номер статьи для каждого дела и внести необходимые правки. Кроме нового перечня в 2022 году утвердили и ввели в действие немало отраслевых нормативных правовых актов (НПА). Новые и обновленные НПА могут содержать сроки хранения узкоспециальных документов. Примеры таких НПА: — Правила режима в пунктах пропуска через Государ- ственную границу РФ (утв. приказом Минтранса России от 31.03.2022 № 107); — Руководство по безопасности «Рекомендации по аэро- логической безопасности угольных шахт» (утв. приказом Ростехнадзора от 01.02.2022 № 22); № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Было по Перечню НТД — 2007 Индекс Заголовок дела Количество дел Срок хранения Примечание дела и № статьи по Перечню 5 2 1 Паспорта опасных 34 отходов 12-12 До ликвидации органи- зации, ПНТД, ст. 1774 1 Стало по Перечню НТД — 2021 Индекс Заголовок дела Количество дел Срок хранения Примечание дела и № статьи по Перечню 5 12 34 12-12 Паспорта опасных До ликвидации органи- отходов зации, ПНТД, ст. 808 2 1 Номер статьи для паспорта опасных отходов в Перечне НТД — 2007 2 Номер статьи для паспорта опасных отходов в Перечне НТД — 2021 — Базовый стандарт корпоративного управления кре- дитного потребительского кооператива (утв. решением Комитета финансового надзора Банка России, Протокол от 28.04.2022 № КФНП-20) и другие. Вы не обязаны знать о существовании и обновлении этих документов, а вот работники структурного подразде- ления, в деятельности которого изменилась нормативная база, — знать о них должны. Коллеги должны учитывать изменения отраслевого законодательства, отвечая на ваш запрос об уточнении номенклатуры дел. 12 e.sekretaria.ru
Работа с документами Приведите в порядок графу «Примечание» В графе «Примечание» в НД проставляют разные варианты отметок и в них допускают характерные ошибки. Отметки-примечания к сроку хранения. Очень рас- пространенная ошибка — бездумно перенести в номенкла- туру дел примечания к сроку хранения из Перечня-2019. Так, исходя из примечания к сроку хранения, расчетно- платежные ведомости в организации хранятся 6 лет, если компания ведет лицевые счета своих работников, и 50 лет, если не ведет (с. 14). В номенклатуре устанавливается еди- ный срок хранения расчетно-платежных ведомостей, исходя из наличия или отсутствия в организации лицевых счетов (с. 14). Тем не менее в перечне есть примечания, которые необходимо перенести в НД (ниже). Отметки о том, что дело электронное. Если дело ведете в специализированном программном обеспечении, укажите в НД наименование программы, например СЭД. Когда обнов- ляете НД, обращайте внимание, не сменило ли дело носитель. Сейчас это актуально для документов по личному составу. Организации имеют право перевести большинство приказов по личному составу, кроме приказов об увольнении работ- ников, в электронную форму (ст. 22.1 ТК) (с. 15). Какие примечания из Перечня-2019 необходимо перенести в номенклатуру дел Примечания Примеры Примечания, которые дают точку — Срок хранения лицензий — 5 лет, но только «после прекращения отсчета сроку хранения действия лицензии» (ст. 55); — срок хранения многих договоров — 5 лет, но только «после исте- чения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору» (ст. 11 и др.) Примечания, которые ставят Срок хранения многих документов бухгалтерии — 5 лет, но только условие для срока хранения «при условии проведения проверки» (ст. 277 и др.) Примечания, которые предпо- Срок хранения документов о пожарах — 5 лет, но если кто-то при лагают создание нового дела этом погиб или сгорели документы — постоянно (ст. 612) № 9, сентябрь 2022 13
Делопроизводство Статья 295 Перечня-2019 Номер Вид документа Срок хранения Примечание статьи документа (1) При отсутствии 295 Документы (сводные расчетные (расчетно- 6 лет (1) лицевых счетов — платежные) платежные ведомости и доку- 50/75 лет менты к ним) … Расчетно-платежные ведомости в номенклатуре дел Если компания ведет лицевые счета сотрудников Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения Примечание дела дел и № статьи по Перечню 03-24 Расчетно-платежные ведомости 6 лет, ст. 295 Если компания не ведет лицевые счета сотрудников Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения Примечание дела дел и № статьи по Перечню 03-24 Расчетно-платежные ведомости 50 лет, ст. 295(1) Примечание в НД о месте нахождения подлинника копии дела Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения Примечание дела дел и № статьи по Перечню 05-03 Положение об Управлении. До минования надобности Подлинник Копия в деле 03-10
Работа с документами Отметки о том, где находится подлинник дела, представленного в копии. Указание на копийность дела вынесите в заголовок. В примечании укажите индекс под- линника (с. 14). Индекс дела-подлинника в обновленной НД может измениться из-за обновления состава докумен- тов раздела. Обязательно сделайте выверку по ссылкам на подлинники. Смена носителя в приказах по личному составу с 2023 года в номенклатуре дел Приказы по личному составу в НД-2022 Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения Примечание дела дел и № статьи по Перечню 03-15 Приказы генерального дирек- 50 лет ЭК, тора по личному составу ст. 434-а (прием, перевод, увольнение) Приказы по личному составу в НД-2023 Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения Примечание дела дел и № статьи по Перечню 03-15 Приказы генерального дирек- 50 лет ЭК, Ведется в элек- тора по личному составу ст. 434-а тронном виде в ИС (прием, перевод) «Кадровик» 1 03-16 Приказы генерального дирек- 50 лет ЭК, тора по личному составу ст. 434-а (увольнение) 1 Отметка в графе «Примечание» о том, что дело электронное, и о том, в какой информационной системе оно ведется № 9, сентябрь 2022 15
Делопроизводство Вносить ли срочные изменения в НД, если дела передали из одного подразделения в другое Евгения КОЖАНОВА, эксперт по делопроизводству и архивному делу Из статьи узнаете: нужно ли срочно вносить изменения в номенклатуру дел, если дела передали из одного структурного подразделения в другое? Или можно перенести изменения на следующий год, когда сформируют новую номенклатуру? При переходе дел из одного структурного подразделения в другое вносите изменения в номенклатуру дел сразу, не дожидаясь следующего года. Иначе вы не сможете кор- ректно закрыть номенклатуру за текущий год. Если не поменяете НД, то количество единиц хранения дела подсчитают неправильно: в прежнем подразделении с чистой совестью напишут, что дело не заводили, или поставят в третьей графе прочерк. А в новом подразделении внесут это же дело на резервную строку или вовсе забудут. Пример. В середине года дело с индексом 02-53 передали в другой отдел, номер раздела которого в НД — 03. Чтобы учесть это дело в номенклатуре, нужно выполнить следующие действия: в индексе 02-53 в графе «Примечание» поставить отметку: «Передано в Отдел охраны труда, индекс 03-25» (с. 17). В подразделении, которое теперь будет вести это дело, в разделе номенклатуры дел нужно найти очередную свободную резервную строку и внести дело на нее (с. 17). В начале следующего года будут закрывать НД. В третью графу внесут информацию о количестве единиц хранения каждого дела. В «старом» разделе НД третья графа относи- тельно перемещенного дела останется пустой. В «новом» разделе НД внесут количество единиц хранения за целый год. 16 e.sekretaria.ru
Работа с документами Отметка о переданном деле в графе «Примечание» в НД Индекс Заголовок дела Количество Срок Примечание дела дел хранения 5 и № статьи 1 23 по Перечню 02 — Отдел кадров … 4 02-53 Отчеты по проведению специ- альной оценки условий труда 45 лет, Передано ст. 407-а в Отдел охра- ны труда, индекс 03-25 Размещение дела на резервной строке в НД другого подразделения Индекс дела Заголовок дела Количество Срок Примечание дел хранения 5 и № статьи 1 23 по Перечню 03 — Отдел охраны труда … 4 1 03-24 Номенклатура дел Отдела 3 года, 2 03-25 Отчеты по проведению ст. 157(1) специальной оценки усло- вий труда 45 лет, ст. 407-а 1 Последнее дело в разделе 17 2 Переданное дело, которое внесли на резервную строку № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Как провести экспертизу ценности документов в организации без архива Евгения КОЖАНОВА, эксперт по делопроизводству и архивному делу Из статьи узнаете: Как разделить документы разных сроков хранения на группы Как определить цели экспертизы ценности в компании Какие пять правил экспертизы ценности необходимо соблюдать Как правильно подсчитать сроки хранения документов В статье — что делать, если архива в компании нет, а доку- менты за разные годы есть. Просто взять и выбросить их нельзя — это чревато штрафами по статье 13.25 КоАП до 300 тыс. руб. для организации и до 5 тыс. руб. для долж- ностного лица, которое отвечает за делопроизводство. По документам необходимо провести экспертизу ценности и разделить их хотя бы на примитивные категории — можно и нельзя уничтожить. Ниже вы узнаете, как это поэтапно сделать и как найти баланс между вашими возможностями и требованиями нормативных правил хранения документов. Определите цели экспертизы ценности Экспертизу ценности в организации без архива обычно про- водят в двух случаях: когда компания готова создать архив как систему хранения документов и когда нужно освободить 18 e.sekretaria.ru
Работа с документами помещение и, по возможности, уничтожить часть докумен- тов. Цель «уничтожить все, что можно» — очень распростра- ненная для ЭЦ, хотя и некорректная. Многие организации проводят ЭЦ именно для этого. Уничтожить все лишнее, упорядочить оставшееся, освободить дорогостоящее про- странство офиса — вот главные цели ЭЦ таких организаций. Уничтожать документы раньше, чем утвердите архив- ные описи дел по личному составу и со сроком хранения более 10 лет, нельзя (ст. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов..., утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Правила-2015). Только после описей можно утверждать акт об уничтожении документов. Нельзя ежегодно оформлять акты об уничтожении, но не вести описи. Вы должны доне- сти это правило до руководства. Вполне возможно, что вам выделят дополнительные ресурсы, чтобы провести полно- ценную ЭЦ и описать оставшиеся документы. Если, несмо- тря на нормативные документы, руководитель настаивает только на уничтожении документов по результатам ЭЦ — это его ответственность. Обратитесь за помощью в подразделения В каждом структурном подразделении вам придется про- сматривать документы, и без помощи коллег вам не обой- тись. Если подразделение крупное и у его руководителя ДЛЯ СПРАВКИ Под отсутствием архива мы понимаем ситуа- — документы не передают на долговремен- цию, когда в компании не выстроили систему ное хранение специально уполномоченному хранения документов: сотруднику или подразделению; — отсутствует номенклатура дел, не ведут — документы долговременного хранения не си- архивные описи; стематизируют и не оформляют на хранение. № 9, сентябрь 2022 19
Делопроизводство есть секретарь, то проблем не возникнет. Секретарь отве- чает за документы своей приемной и вряд ли позволит вам производить с ними какие-то манипуляции без своего участия. Если секретаря нет, с ЭЦ вам поможет ответствен- ный за делопроизводство или кто-то другой из сотрудников подразделения, кто ориентируется в делах и документах. Коллеги из подразделения помогут вам: соотнести свои заголовки дел с заголовками в типовом перечне, чтобы установить сроки хранения; определить, как в этом отде- ле принято компоновать документы, и сориентироваться в документах, которые размещены в шкафах, на стелла- жах и т. д. Правильно подсчитайте сроки хранения Основной источник сроков хранения управленческих доку- ментов — типовой перечень управленческих архивных документов или Перечень-2019. Он состоит из нескольких разделов и подразделов (с. 22—23), каждый из которых помо- жет вам определить сроки хранения документов того или иного структурного подразделения. Пример. Если вы собираетесь проводить ЭЦ в административно-хозяй- ственном отделе, распечатайте подраздел 10.1 «Эксплуатация зданий, строений, сооружений» Перечня-2019. Для ЭЦ в автотранспортном Какие документы выходят на ЭЦ Период Комментарий Прошлого года Если общий объем документов в организации небольшой. А вообще, прошлогодние Позапрошлого документы могут подождать. Даже если сроки хранения один год или «До минования года и ранее надобности» еще не истекли и выделять к уничтожению из этих документов пока нечего Да. Эти документы выходят на ЭЦ. Чем старше организация, тем больше она нуж- дается в экспертизе ценности 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами отделе понадобится раздел 10.2 «Транспортное обслуживание», а в отделе охраны труда — одноименный раздел 7.3. Срок хранения документа отсчитывайте от 1 января года, который следует за тем, в котором документ закрыли в дело- производстве. Например, отсчитывайте пятилетний срок хранения служебных записок за 2016 год с января 2017-го. Уничтожить документы можно после 1 января года, следу- ющего за последним годом срока хранения. Все это укла- дывается в формулу: Год закрытия + + 1 =Срок хранения Год, в котором можно в делопроизводстве уничтожить документ Пример. 2016 + 5 + 1 = 2022, то есть в 2022 году можно уничтожать дела-пятилетки 2016 года и ранее. Разделите документы на группы 21 Ваша задача во время экспертизы ценности — разделить документы на группы: — документы с постоянным, временным — свыше 10 лет — сроком хранения, по личному составу. Это нужно, чтобы внести их в описи и полностью оформить на хране- ние. Возможно, когда-нибудь компания дорастет до полно- ценного архива, и все эти документы будут обработаны. Впрочем, правила архивного дела обязательны для всех. Независимо от того, есть в компании архив или нет, доку- менты перечисленных категорий необходимо описать и сшить: — документы, у которых истек срок хранения, чтобы выделить к уничтожению; — документы, у которых срок хранения истечет в бли- жайшие годы, чтобы их систематизировать. Создайте группы документов физически: поместите их в разные шкафы, положите на разные столы и т. д. Уде- лите особое внимание делам постоянного, длительных № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Структура Перечня-2019 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности 1.2. Распорядительная деятельность 1.3. Организационные основы управления 1.3.1. Создание (ликвидация) организаций 1.3.2. Организация деятельности 1.3.3. Управление и распоряжение имуществом 1.4. Контроль и надзор 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов 1.6. Информатизация деятельности 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Прогнозирование, перспективное планирование 2.2. Текущее планирование 2.3. Отчетность о выполнении планов 2.4. Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд; осу- ществление закупок отдельными видами юридических лиц; получение грантов 2.5. Ценообразование 3. ФИНАНСИРОВАНИЕ, КРЕДИТОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность 4.2. Учет оплаты труда 4.3. Налогообложение 4.4. Учет имущества 4.5. Статистический учет и отчетность 5. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО 6. ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ 7.1. Организация труда и служебной деятельности 7.2. Нормирование и оплата труда 7.3. Охрана труда 8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет 8.2. Противодействие коррупции 8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, неза- висимая оценка квалификации 8.4. Награждение 22 e.sekretaria.ru
Работа с документами 9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 10.1. Эксплуатация зданий, строений, сооружений 10.2. Транспортное обслуживание 10.3. Информационно-телекоммуникационное обеспечение 11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА БЕЗОПАСНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА И ЗАЩИТА ОТ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ 11.1. Организация охраны, пропускного режима 11.2. Обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций 12. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ 12.1. Социальное страхование, социальная защита 12.2. Обеспечение жильем и коммунальными услугами сроков хранения и по личному составу. Даже если проводите 23 ЭЦ, чтобы уничтожить все, что можно, все равно отберите документы и систематизируйте их по годам, видам и раз- новидностям. Лучше всего выделить для них специальный шкаф или стеллаж. Пример. Разберите документы сначала по категориям: постоянное хранение, личный состав, временные (свыше 10 лет) сроки хранения. Внутри категории расположите документы по видам: приказы, прото- колы, локальные нормативные акты и т. д., внутри видов — по годам. Такая систематизация позволит вам быстро обработать эти дела. Для документов, у которых истек срок хранения, при- мите решение об уничтожении. Это решение принимают владельцы документов, например: главный бухгалтер — для бухгалтерской «первички»; начальник юридического отде- ла — для исполненных договоров и т. д. Документы, срок хранения которых истечет в ближайшие годы, систематизи- руйте по видам и по годам — вам будет легче внести их в акт об уничтожении. Выполните все эти действия в каждом под- разделении, затем поработайте с каждой группой документов. № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Опишите и оформите на хранение дела с постоянными и вре- менными сроками хранения. Если ресурсов нет, хотя бы систе- матизируйте дела, как мы предложили выше. Для группы дел, выделенных к уничтожению, — запустите соответству- ющий процесс. Подразделения должны составить списки дел и документов, выделяемых к уничтожению, и передать их вам. После этого вы составите единый акт о выделении документов к уничтожению по форме приложения 21 к Пра- вилам-2015. Потом документы централизованно вывозятся на уничтожение. С группой дел, срок хранения которых истечет через год-два, делать ничего не нужно. Разве что проследить, чтобы эти документы были систематизированы по видам и годам. Обратите внимание! Соблюдайте пять правил экспертизы Ключевое понятие ценности ЭЦ – срок хранения документа. Эти пять правил проведения ЭЦ помогут даже неопытному К уничтожению можете архивисту. выделить только те документы, срок Правило первое. Читайте не только заголовок докумен- хранения которых та, но и сам документ. закончился 31 декабря прошлого года Случай из практики. В один из нескольких коробов «На уничтожение» сбросили акты выполненных работ по граж- данско-правовым договорам. Срок их хранения 50 лет (ст. 301 Перечня-2019). Очевидно, специалист руководствовался при этом заголовком документа: «Акт приема-передачи выпол- ненных работ», срок хранения которых в большинстве слу- чаев 5 лет (ст. 11 Перечня-2019) и не догадался посмотреть, с кем именно сотрудничала компания. Разыскивать эти акты по коробам и доставать их было непросто. Правило второе. Пролистывайте папки с документами, особенно если они касаются взаимодействия с персоналом. Случай из практики. В скромной папке «Зарплата», поми- мо черновиков, записок-расчетов, копий приказов и т. д., обнаружились подлинники приказов по личному составу о премировании работников, установлении персональных 24 e.sekretaria.ru
Работа с документами надбавок, а также подлинники заявлений об увольнении. Полезно знать Все перечисленные находки хранятся 50 лет (ст. 434-а Переч- Экспертиза ценности ня-2019), в отличие от черновиков расчетов. предполагает анализ документов Правило третье. Отделяйте физически документы, не по надписям на папке которые можно уничтожить, но не вынимайте их из папок и не только по заголовку, или коробов. но и по содержанию текста документа Случай из практики. Когда генеральному директору впервые в истории его компании принесли проект акта об уничтожении, он очень заинтересовался и вниматель- но его прочитал. Архивисту вернули неутвержденный акт с отметками шефа о том, какие документы он хотел бы оста- вить, невзирая на истекший срок их хранения. Хорошо, что выделенные на уничтожение документы лежали в отдель- ном кабинете в своих «родных» папках. Правило четвертое. Будьте внимательны с примеча- ниями к статьям типового перечня. Случай из практики. В одной папке «Договоры» за 2016 год содержатся не только договоры разового оказания услуг, однократной покупки и т. д., но и «долгоиграющие» согла- шения, которые пролонгируют из года в год, и они до сих пор действуют. Срок хранения всех этих договоров 5 лет (ст. 11 и др. Перечня-2019), но в соответствии с примечанием к статье перечня эти 5 лет начнутся после исполнения всех обязательств по договору. Получается, что часть договоров в папке можно уничтожить из-за окончания срока хранения, а часть еще даже не завершили в делопроизводстве. Правило пятое. Не стесняйтесь просить специалистов подразделений о помощи. Случай из практики. Статистические отчеты подшили в папку по хронологии, не разделив по формам и перио- дичности. Из-за этого секретарю сложно сориентироваться в многочисленных формах, отделить годовые и едино- временные отчеты для постоянного хранения, а месячные и квартальные, при наличии годовых, — для уничтожения. В этой ситуации можно было попросить разобрать эту папку экономиста или бухгалтера, ответственного за ее формиро- вание, — он точно знает, когда и какая форма сдается. № 9, сентябрь 2022 25
Делопроизводство Электронный документ сегодня и завтра. Новые правила игры в ЭП и МЧД Антон СЫЧЕВ, эксперт по технологиям электронного документооборота Из статьи узнаете: Что такое МЧД и какова ее роль в работе с электронными документами Что обеспечивает юридическую значимость электронного документа Какие вопросы применения МЧД не решили на данный момент Как меняется законодательная база работы с электронными документами Переход на электронный юридически значимый докумен- тооборот становится все ближе, меняется состав электрон- ного документа. В статье разберемся в том, какой он сейчас и как он изменится в самое ближайшее время. Узнаете все нюансы работы с электронной подписью, что такое МЧД и почему без нее не обойтись в работе с юридически значи- мыми электронными документами организации. Юридическая значимость электронного документа. Как обеспечить Документ, набранный на компьютере в текстовом редакто- ре, это просто файл, до тех пор пока вы его не подпишете электронной подписью и не сопроводите ее визуализацией. Электронная подпись (ЭП). Электронная подпись упол- номоченного лица на электронном документе необходима, 26 e.sekretaria.ru
Работа с документами чтобы его признали юридически значимым. Это информация 27 в электронном виде, которая позволяет определить подпи- санный документ и его подписанта. Электронная подпись может быть двух видов — простая и усиленная (ст. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Простая. Если у вас в организации есть СЭД, то с кноп- кой «Согласовать» на определенных формах документов вы наверняка знакомы. В любой СЭД после подобного дей- ствия формируется запись со сведениями о том: что согла- совано — уникальный идентификатор объекта системы, который был согласован; кем согласовано — ваш логин в системе; и когда согласовано — метка времени. С кнопками «Подписать» или «Утвердить» создается аналогичная запись. Эта запись и может считаться простой электронной подпи- сью (ПЭП). По умолчанию ПЭП не добавляет юридической значимости электронному документу, но есть и дополни- тельные нюансы, которые мы рассмотрим далее в статье. Усиленная. Такая подпись отличается от простой крип- тографическим преобразованием. Это означает, что усилен- ная ЭП создается при помощи сложного математического алгоритма, который позволяет определять факт изменения электронного документа после подписания. При использовании любого вида ЭП важно понимать, каким образом ЭП соотносится со своим «владельцем», то eсть человеком, который создал эту ЭП, — подписантом. Каждый подписант должен иметь ключ и сертификат ЭП. Ключ ЭП. Более точное название — закрытый ключ. Он необходим, чтобы создавать ЭП, и выдается подписан- ту лично. Хранится ключ ЭП на специальном носителе: чаще всего это защищенная от записи USB-«флешка» или «токен». Также ключ ЭП может храниться на компьютере подписанта или «в облаке» — на сервере организации, выдавшей ключ. Пример. «Облачное хранение» — ключ ЭП, который ФНС выдает любому физическому лицу, чтобы заполнить и подписать форму 3-НДФЛ в личном кабинете ФНС. № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Обратите внимание! Сертификат ЭП. Более точное название — сертификат Если ЭД создан ключа проверки ЭП. Сертификат ЭП — это электронный в формате docx — и бумажный документ, который подтверждает связь ЭП в редакторе Microsoft с ее владельцем (рис. 1). Сертификат ЭП содержит сведе- Word, то чтобы создать ния о его владельце, открытый ключ ЭП, информацию файл визуализации, о сроке действия сертификата, информацию о выдавшем исходный docx-файл ЭП удостоверяющем центре, серийный номер сертифика- копируют, конвертируют та и другие сведения. Открытый ключ ЭП в сертификате в pdf и добавляют штамп ЭП — это информация, которая позволяет проверить дей- в полученный pdf ствительность ЭП, созданной с помощью закрытого ключа, любому участнику электронного документооборота. Таким образом, закрытый ключ — это собственность и секрет владельца ЭП, а открытый ключ — общедоступная информация для проведения проверок. Сам сертификат может быть квалифицированным — если его создала и выдала владельцу ЭП организация, аккредитованная по указанным в законе правилам (ст. 15 и 16 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Если организация не аккредитована, то выпущен- ный сертификат — неквалифицированный. Электронная подпись, созданная с использованием квалифицированного сертификата ЭП, называется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), с использованием неквалифи- цированного — усиленной неквалифицированной электрон- ной подписью (УНЭП). Если электронный документ подписан УКЭП, то в соот- ветствии с законом (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электрон- ной подписи») он признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Чтобы признать юридическую силу электрон- ных документов, подписанных ПЭП или НКЭП, необхо- димы дополнительные условия (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи») — чаще всего между органи- зациями — участниками электронного документооборота заключается соглашение о признании таких подписей легитимными. Визуализация ЭП. Файл ЭП нельзя открыть каким-либо редактором и прочитать сведения о документе и подписанте, 28 e.sekretaria.ru
Работа с документами Рис. 1. Примеры сертификатов ЭП — бумажный подтверждающий документ (слева) и электронный сертификат, открытый на компьютере (справа) но для того, чтобы эти сведения были на виду, можно создать 29 отдельный файл визуализации. Файл визуализации — это копия подписанного ЭД, на которую дополнительно наложи- ли штамп ЭП. Как правило, штамп ставят в конце документа на свободном от текста месте. Он содержит типовой текст (ГОСТ Р 7.0.97-2016): «Документ подписан электронной под- писью», Ф. И. О. подписанта, дату подписи, идентификатор и срок сертификата — разумеется, все в «человекочитаемом» виде. Почему же нельзя поставить штамп в оригинальный документ? Штамп создается сразу после создания ЭП, а чтобы сохранить действительность ЭП, как мы помним, исходный ЭД изменять нельзя. Файл визуализации обычно имеет фор- мат pdf, даже если у подписанного ЭД иной формат (рис. 2). Если ваша организация взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти без использования сторон- них информационных систем, а только по электронной почте, то вы наверняка получали входящие письма с таким пакетом № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Рис. 2. Пример штампа ЭП в файле визуализации вложений (рис. 3): сам электронный документ — обычно в виде рdf-файла, электронная подпись — отдельный файл с расширением .sgn или .sig и файл визуализации — обычно тоже pdf-файл. Это и есть пример передачи электронного — в полном смысле этого термина — документа. Законодательная база работы с электронными документами. Что добавили Обратите внимание! В первую очередь мы опираемся на Федеральный закон Отечественный рынок от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Отдельно программных средств разберем некоторые нововведения этого закона, которые работы с ЭП достаточно появились с вступлением в силу дополнительных норматив- развит и готов но-правовых актов (Закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении к введению МЧД. Многие изменений в Федеральный закон “Об электронной подпи- производители уже си”» и Закона от 29.12.2017 № 443-ФЗ «О внесении изменений заявляют о разработке в отдельные законодательные акты Российской Федерации»). соответствующих Вот четыре важные особенности ЭП, о которых нужно знать, продуктов и решений — чтобы подписывать юридически значимые электронные «Контур», «Тензор», 1С, документы от имени организации: «Эдисофт» и др. — получить ключ и сертификат УКЭП может только уполномоченный представитель организации, действующий 30 e.sekretaria.ru
Работа с документами от ее имени без доверенности, то eсть, фактически, только руководитель этой организации; — сотрудники организации, использующие ЭП, должны получать ключ и сертификат ЭП на свое имя, как физиче- ские лица; — чтобы сотрудник организации мог подписать ЭД от име- ни этой организации с использованием своей ЭП, необходи- мо оформить электронную доверенность, подписанную ЭП уполномоченного представителя организации — машино- читаемую доверенность (МЧД); — МЧД применяют на добровольной основе с 1 марта до 31 декабря 2022 года, а с 1 января 2023 года она станет обязательной для всех организаций. Это означает, что до конца 2022 года организации могут по своему жела- нию присоединиться к эксперименту ФНС России в части использования МЧД для проверки технической готовности своих информационных систем к переходу. Сейчас сроки внедрения МЧД пересматриваются. Возможно, ее начнут применять с сентября 2023 года, а не с января, но суть от этого не меняется. МЧД и ее роль. Что изменили в составе электронного документа Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это дове- ренность, созданная в электронной форме и подписанная Рис. 3. Пример электронного письма с вложениями: ЭД, ЭП и файл визуализации 31 № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство электронной подписью представителя юридического лица (ЮЛ) или индивидуального предпринимателя (ИП), который имеет право выполнять действия от имени такого ЮЛ/ИП без доверенности. МЧД — это полноценный электронный документ, поскольку формируется и используется исключи- тельно в электронном виде, а также подписывается УКЭП должностного лица. Состав МЧД. Руководитель организации должен полу- чить ключ и сертификат ЭП на имя организации, а сотруд- ники — на свои имена. Далее необходимо сформировать МЧД и подписать ее УКЭП руководителя. В МЧД указывают следующие сведения (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверен- ностей...»): — наименование документа; — сведения о доверителе; — сведения о представителе; — дату совершения доверенности; — срок действия доверенности; — перечень полномочий представителя; — идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или описание полномочий в виде текста; — сведения об информационной системе, в которой со- здана доверенность и хранятся данные о ней; — номер доверенности; — возможность передоверия. Формат и структура файла МЧД. Отличительная особенность МЧД — непривычный формат файла — xml. Это распространенный технический формат для передачи информации между информационными системами, в отдель- ных случаях для МЧД допускается pdf-формат. Формату xml соответствует и внутренняя структура файла, кото- рая хотя и читаема, но воспринимать ее довольно тяжело (рис. 4 и 5). Связаны такие сложности с тем, что МЧД изна- чально задумывалась как документ, который создают, пере- дают и обрабатывают в автоматическом режиме информаци- онными системами, а не вручную людьми, как традиционные 32 e.sekretaria.ru
Работа с документами бумажные доверенности. В какой информационной системе Обратите внимание! создадут МЧД — зависит от организации. Понадобится адаптационный период, Электронные документы с МЧД. Любой юридически чтобы участники значимый ЭД в организации теперь будет формироваться электронного взаимо- в следующем составе: действия привыкли к новому формату, 1) файл оригинального электронного документа + файл привели в порядок свои УКЭП физического лица — сотрудника организации, кото- внутренние информа- рый действует на основании доверенности — фактического ционные системы, подписанта оригинального документа; пополнили каталог полномочий. Поэтому 2) файл МЧД + файл УКЭП руководителя организации: мы заранее готовим доверителя, подписанта доверенности; вас к ситуации очень близкого перехода 3) файл визуализации оригинального ЭД. на МЧД Актуальные вопросы применения МЧД. Что еще не решили В настоящий момент необходимо решить два основных вопроса применения МЧД в организации: о структуре xml- файла МЧД и классификаторе/перечне полномочий. Структура xml-файла. Конкретную структуру xml- файла — единую и унифицированную, чтобы ее можно было настроить однократно в информационных системах участников электронного документооборота и использовать единообразно в дальнейшем, — на момент подготовки дан- ного материала еще не закрепили на нормативно-правовом уровне. Но это задача технически несложная. Ждем выпуска соответствующих нормативно-правовых актов. Единый классификатор полномочий. Порядок работы с классификатором полномочий принят (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализа- ции классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»), но сам информационный ресурс, доступный для использования в работе всем участникам взаимодействия, еще не запущен. И в этом случае также, к сожалению, оста- ется только ждать. С точки зрения участников электронно- го взаимодействия данный классификатор крайне важен. № 9, сентябрь 2022 33
Делопроизводство Рис. 4. Пример: как выглядит файл МЧД, выгруженный на компьютер пользователя Рис. 5. Пример: как выглядит файл МЧД, открытый в редакторе Именно в нем появится единая кодификация элементов справочника полномочий и единые формулировки этих полномочий, что позволит обеспечить непротиворечивый обмен МЧД. Можно сказать, что в рамках обмена юридиче- ски значимыми электронными документами данный клас- сификатор будет играть роль централизованного источника нормативно-справочной информации. Мы не сомневаемся, что все нерешенные вопросы исполь- зования МЧД решат в ближайшее время. Данная техноло- гия — логичное и крайне необходимое для государства и бизнеса продолжение развития безбумажных технологий документооборота в нашей стране. 34 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как составить текст протокола на основе аудио или рукописной записи: метод пяти вопросов Валентина ЯНКОВАЯ, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела, к. и. н., доцент Из статьи узнаете: Как работать с исходным текстом для полного протокола Как подготовить текст полного протокола Как применять метод пяти вопросов для первичных текстов Какие четыре правила используют при подготовке текстов протоколов В статье — как составлять тексты полных протоколов на осно- 35 ве аудио или рукописных записей. Такие протоколы ведут, когда организации особенно важны вопросы, которые обсуж- даются на деловых мероприятиях. Самое сложное в полном протоколе — составить текст выступления на основе пер- вичной записи и сохранить логику обсуждения. Известный эксперт предлагает попрактиковаться составлять тексты протоколов, используя метод пяти вопросов. Как подготовить текст полного протокола. Немного теории Самое важное для протокола — зафиксировать ход обсужде- ния вопросов и принятые решения, поэтому во время меро- приятия ведут аудио- или рукописную запись. Рукописную № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Полезно знать запись ведут на мероприятиях, где обсуждают конфиден- Протокол — циальные вопросы, поэтому там нельзя использовать тех- информационно- нические устройства. справочный документ, в котором фиксируют Расшифрованную рукописную запись или напечатанную ход заседания или аудиозапись не включают в протокол «как есть»: если так совещания и принятые сделаете, то получите не протокол, а стенограмму. Дело решения в том, что на любом совещании высказывают различные мнения и произносят много того, что не имеет отношения к обсуждаемому вопросу, поэтому ваша задача — обрабо- тать первичный текст. Вы должны понимать, что не нужно фиксировать все, что происходило во время мероприятия, выбирайте только ту информацию, которая относится к теме обсуждения. При этом важно сохранить логику обсуждения, чтобы из протокола было понятно, почему приняли именно эти, а не другие решения. Бывают ситуации, когда докладчик заранее подгото- вил текст своего выступления. В этом случае вы можете оформить текст выступления как приложение к протоколу, а в самом протоколе после фамилии докладчика указать «Текст выступления (доклада) прилагается». Или еще один вариант — внести в протокол самые важные положения из текста выступления, то есть составить своего рода рефе- рат выступления. Если составляете протокол на основе аудио или рукопис- ной записи и у докладчиков нет подготовленных выступ- лений или есть только краткие тезисы, самое сложное — составить текст. Пример. На подготовку протокола, как правило, отводится от одного- двух до четырех-пяти дней. Чем сложнее мероприятие — собрание акци- онеров, совет директоров, правление, — тем больше времени нужно, чтобы составить полноценный протокол. Если это оперативное сове- щание, то на подготовку протокола отводят не более одного-двух дней. Установите во внутренних нормативных документах сроки подготовки протоколов для разных ситуаций, если они там отсутствуют. 36 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как работать с исходным текстом для полного протокола. Практика В этом разделе посмотрите на примерах (с. 38—43), как рабо- тать с исходным текстом — расшифровкой аудио или руко- писной записи и как на его основе составить текст полного протокола. Используйте для этого «метод пяти вопросов». Пример. Чтобы выделить в тексте самую важную информацию, найдите в нем ответы на вопросы: кто? — субъект действия; что? — объект действия; где? — место; когда? — время; как? или с какой целью? по какой причине? Когда ответите на эти вопросы, вам останется составить связный текст. Имейте в виду, что не на все вопросы вы сможете най- ти ответы в конкретном тексте, но на три-четыре вопроса ответы точно получите. КАК СОСТАВИТЬ ТЕКСТ ПРОТОКОЛА: ЧЕТЫРЕ ГЛАВНЫХ ПРАВИЛА ✓ Составляйте протокол сразу после мероприятия или в максималь- но краткие сроки после него, когда в памяти еще свежа информация о том, что происходило во время заседания ✓ Не пытайтесь сразу составить текст протокола на основе аудио или рукописной записи, если у вас нет необходимых навыков. Для нача- ла расшифруйте запись — запишите текст выступления как мож- но ближе к оригиналу. Потом сожмите полную запись выступления, оставив в ней только то, что относится к существу вопроса ✓ Не стремитесь передать все, что сказал выступавший, если у доклад- чиков нет заранее подготовленных текстов выступлений. Устная речь отличается от письменной по структуре и по лексическому составу ✓ Согласуйте текст протокола с докладчиком, чтобы не исказить содержание обсуждаемых вопросов. Сделайте это до того, как пере- дадите документ на подпись. Это актуально, если на мероприятии обсуждают узкопрофессиональные вопросы, в которых вы не раз- бираетесь или разбираетесь недостаточно № 9, сентябрь 2022 37
Делопроизводство Первый пример. Как убрать из текста несущественное Исходный текст выступления на совещании после расшифровки Вопрос повестки дня: подготовка офисных помещений второго этажа к ремонту (доклад руководителя административно-хозяйственного отдела Королева В.С.). Королев В.С. Вопрос, который мы сегодня рассматриваем, касается подготовки к ремонту помещений, которые занимают несколько подразделений — отдел про- даж силового оборудования, отдел электроинструментов и отдел строительно- го оборудования, поскольку именно эти помещения будут ремонтировать в пер- вую очередь. Отделы расположены на втором этаже административного здания, в правом крыле. На время ремонта у нас есть только одна возможность: переселить их в полуподвальное помещение. Вход в него со двора, поэтому многим это не нра- вится. Им придется выходить на улицу, чтобы пройти в бухгалтерию или к руковод- ству. В столовую тоже придется проходить по улице. Помещения там подготовлены к работе, они чистые, есть рабочие столы и телефоны. Но мы планируем, что ремонт проведем за два месяца. Можно с понедельника уже перебираться во временные рабочие комнаты. Чем быстрее отделы это сделают, тем раньше мы начнем ремонт, мы уже готовы. Решение, которое приняли на совещании Руководителям отделов продаж силового оборудования, электроинструментов и строительного оборудования в недельный срок организовать и провести переезд сотрудников в связи с ремонтом во временное рабочее помещение. Анализ исходного текста методом пяти вопросов Выделяем самую важную информацию в тексте выступления: Вопрос Информация из текста выступления Кто? Отдел продаж силового оборудования, отдел электроинстру- Что? ментов и отдел строительного оборудования Где? Ремонт помещений, которые занимают подразделения (отделы) Переселить названные отделы в полуподвальное помещение 38 e.sekretaria.ru
Работа с документами Когда? Планируется провести ремонт за два месяца, можно с поне- дельника уже перебираться во временные рабочие комнаты Как? с какой целью? На время ремонта или по какой причине? Вы наверняка заметили, что в тексте выступления довольно много несуществен- ной информации, например: «поскольку именно в помещениях этих отделов будет проводиться ремонт в первую очередь»; «отделы расположены на втором этаже административного здания в правом крыле»; «вход в него со двора, поэтому мно- гим это не нравится…»; «помещения там подготовлены к работе, они чистые, там есть рабочие столы и телефоны». Это не значит, что уточняющую информацию докладчику нужно исключить из выступления, напротив, в устном выступлении она вполне уместна, поскольку снимает возможные вопросы тех, кто присутствует на заседании, но в протоколе она явно лишняя. Окончательный текст выступления в протоколе СЛУШАЛИ: Королев В.С. Об освобождении рабочих помещений 2-го этажа для ремонта. Ремонт будет проводиться в рабочих комнатах, занимаемых отделами продаж силового оборудования, электроинструментов и строительного оборудо- вания. На время ремонта, который займет примерно два месяца, для этих отде- лов подготовлены рабочие комнаты в полуподвальной части здания. Необходимо согласовать сроки освобождения помещений второго этажа для ремонта. РЕШЕНИЕ: 1. Руководителям отдела продаж силового оборудования (Иванову И.И.), отде- ла электроинструментов (Петрову П.П.) и отдела строительного оборудования (Сидорову С.С.) на время ремонта офиса организовать переезд работников отде- лов во временные помещения в срок до 15.08.2022. 2. Руководителю административно-хозяйственного отдела (Королеву В.С.) выделить рабочих для перемещения оборудования и материалов, необходимых отделам продаж силового оборудования, электроинструментов и строительного оборудования для работы. № 9, сентябрь 2022 39
Делопроизводство Второй пример. Как выбрать главное для протокола Исходный текст выступления на совещании после расшифровки Вопрос повестки дня: о ходе реконструкции склада готовой продукции № 2. Доклад руководителя отдела материально-технического обеспечения Васильева В.В. Васильев В.В. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го чис- ла начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. АО «Профиль» — это наш поставщик стеллажного оборудования — нарушает сроки. 20-го мы долж- ны были получить первую партию, через 10 дней — вторую. У нас поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная пред- оплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня 28-е, а мы еще не получили оборудование. Пись- ма по электронке им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки. Решение, которое приняли на совещании Направить в адрес АО «Профиль» письмо-претензию. Анализ исходного текста методом пяти вопросов Выделяем самую важную информацию в тексте выступления: Вопрос Информация из текста выступления Кто? 1. Мы — у нас проблемы с соблюдением сроков реконструкции Что? склада. 2. АО «Профиль» Где? Когда? (Мы) направляли факсы, звонили, предлагаем направить пре- тензию о нарушении сроков поставки. (АО «Профиль») нарушает сроки отгрузки стеллажного обо- рудования Нет информации 25-го числа (мы) должны были начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. 20-го (мы) должны были получить первую партию, через 10 дней — вторую. 28-го оборудования еще нет, поступит не ранее 30-31-го числа 40 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как? с какой целью? Выставить претензию о нарушении сроков поставки или по какой причине? Когда мы получили ответы на пять вопросов, то увидели, что в исходном тексте есть важная информация, которую не отразили в ответах. Это информация о том, что организация полностью оплатила товар, причем это была стопроцентная пред- оплата. Имеет ли данная информация значение для нашей ситуации? Очевидно, что нет, поэтому ее включать в протокол не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить текст протокола. Окончательный текст выступления в протоколе СЛУШАЛИ: Васильев В.В. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2. Сроки проведения работ по реконструкции склада № 2 не соблюдаются, поскольку поставщиком стеллажного оборудования — АО «Профиль» отгрузка первой пар- тии была произведена с нарушением срока. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая — через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации постав- щика первая партия оборудования поступит не ранее 30—31 декабря. Предлагаю направить АО «Профиль» претензию о нарушении сроков поставки. РЕШЕНИЕ: Руководителю отдела материально-технического обеспечения (Васильеву В.В.) направить в адрес АО «Профиль» претензию в связи с нарушением условий дого- вора. Срок исполнения — (дата). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в выступлении использовали выражения «20-го числа», «25-го числа» и т. п., в протоколе укажите конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др. В протоколе оперативных совещаний год можете не указывать, его легко определить по дате документа, но в протоколах советов директоров, наблюдательных советов, правлений и др. — даты указывайте полностью: 25 декабря 2021 г. или 25.12.2021. № 9, сентябрь 2022 41
Делопроизводство Третий пример. Как обойти в тексте лишние детали Исходный текст выступления на совещании после расшифровки Вопрос повестки дня: о внесении изменений в СЭД «Ассистент» в связи с изме- нением структуры компании. Доклад руководителя отдела информационных техно- логий Петрова П.П. Петров П.П. После изменения структуры компании у нас возник еще один уро- вень управления, появились должности вице-директоров по направлениям. В связи с этим нам пришлось вносить изменения в системные справочники и в программное обеспечение. Для этого мы заключили дополнительный дого- вор с разработчиком, их программисты у нас работали, настраивали систему на новую структуру. Группа наших работников вносила изменения в справоч- ники и классификаторы. Работа почти завершена. Отдел делопроизводства нас задерживает — они не могут представить новую номенклатуру дел, а мы должны ее подключить как справочник в систему. Они говорят, что их задерживает новый отдел по финансовому анализу, а номенклатуру еще нужно утвердить. Мы наме- чали в начале октября начать работу в системе в тестовом режиме, но придется перенести это дней на 10—15. Решение, которое приняли на совещании Руководителям отделов делопроизводства и финансового анализа закончить раз- работку номенклатуры дел отдела финансового анализа и в срок до (дата) предста- вить ее на утверждение генерального директора. Анализ исходного текста методом пяти вопросов Выделяем самую важную информацию в тексте выступления: Вопрос Информация текста (ответы на вопросы) Кто? Что? Отдел делопроизводства нас задерживает 1. Изменилась структура компании. 2. Вносят изменения в системные справочники, в программное обеспечение. 3. Планируют запустить систему в тестовом режиме 42 e.sekretaria.ru
Работа с документами Где? Нет информации Когда? Намечали в начале октября начать работу в системе в тестовом режиме, но придется перенести это дней на 10—15 Как? с какой целью? Отсутствует утвержденная номенклатура дел отдела финансо- или по какой вого анализа причине? После анализа текста выступления мы видим, что в нем есть информация, кото- рая прямо не относится к сути вопроса: это информация о договоре с разработчи- ком системы, о сложностях с разработкой номенклатуры дел из-за нового отдела, который задерживает разработку номенклатуры дел отдела. В решении протоко- ла дайте поручение ускорить разработку и согласование номенклатуры дел и уста- новить срок начала эксплуатации системы в тестовом режиме. Теперь, основыва- ясь на ответах на вопросы, мы можем составить текст протокола. Окончательный текст выступления в протоколе СЛУШАЛИ: Петров П.П. О модернизации СЭД «Ассистент» в связи с изменением структуры компании. В связи с изменениями структуры компании разработчиком системы и группой специалистов отдела информационных технологий проведе- на работа по внесению изменений в системные справочники и программное обес- печение. В связи с тем, что отдел делопроизводства не представил утвержден- ную номенклатуру дел, необходимо перенести сроки запуска системы в тестовом режиме с начала октября на середину октября. РЕШЕНИЕ: 1. Руководителю отдела делопроизводства (Павловой А.А.) представить номен- клатуру дел компании на утверждение в срок (дата). 2. Руководителю отдела информационных технологий (Петрову П.П.) орга- низовать и провести тестирование СЭД «Ассистент» в срок до 15 октября этого года. № 9, сентябрь 2022 43
Делопроизводство Как оформить протокол без ошибок, чтобы сохранить его юридическую силу Валентина ЯНКОВАЯ, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела, к. и. н., доцент Из статьи узнаете: как оформить протокол, чтобы обеспечить его юридическую силу. Единственный нормативный документ, который устанавливает правила оформления протоколов заседаний и формы полного и краткого протоколов, — Примерная инструкция по делопро- изводству в государственных организациях 2018 года (далее — Примерная инструкция) (пункты 3.34—3.41 и приложения 4—5). Рекомендуем использовать формы протоколов из Примерной инструкции (форма полного протокола — с. 46—47). Реквизиты. При оформлении протоколов используйте реквизиты: наименование организации, наименование вида документа — ПРОТОКОЛ, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер, текст и подписи. Даль- ше узнаете о тонкостях оформления отдельных реквизитов. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и включает название подразделения или органа, деятель- ность которого протоколируется: протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии… заседания научно-методиче- ской комиссии… оперативного совещания при генеральном директоре. Дата протокола — это дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывайте дату начала заседания и через тире дату окончания: 12—13 июня 2022 г. Подпишите протокол у председателя/председательствую- щего и секретаря заседания, если другие правила не уста- навливают нормативные правовые акты или внутренние нормативные документы вашей организации. 44 e.sekretaria.ru
Работа с документами Текст протокола. Текст — это тоже реквизит докумен- 45 та, но из-за специфики протокола расскажем о нем отдель- но. Протокол состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола укажите фамилии председа- теля/председательствующего и секретаря, фамилии лиц, присутствующих и приглашенных на заседание, внесите повестку дня. Пример. Если на заседании присутствует больше 15 человек, сделайте в вводной части протокола ссылку на список — это неотъемлемая часть протокола. Например, так: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). Завершите вводную часть протокола повесткой дня. Пере- числите в ней вопросы в порядке их обсуждения и укажите докладчика по каждому вопросу. Вопросы повестки дня формулируйте с предлогом «о»/«об», печатайте от границы левого поля и нумеруйте арабскими цифрами. В основной части протокола зафиксируйте ход заседания и принятые решения. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, в том числе вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсужде- ния вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. В кратком протоколе фиксируют тему обсуждения, фамилию докладчика по вопросу и принятые решения. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Запишите ход рас- смотрения каждого вопроса в последовательности: СЛУ- ШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ. Если есть необходи- мость, приведите в протоколе итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …». Юридическая сила протокола. Юридическая сила — свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия (ГОСТ 7.0.8-2013). Чтобы документ обладал юридической силой, он должен соответствовать действующему законодательству: если законодательство устанавливает какие-либо требования, его нужно правильно оформить и подписать у уполномоченного лица или лиц. № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Законодательство не устанавливает какие-либо общие тре- бования к протоколам заседаний. В отношении протоколов есть только положения, которые устанавливает Примерная инструкция и требования к оформлению документов из ГОСТ- 2016. Вы можете использовать также правила оформления протоколов, установленные локальными актами. Негосудар- ственные организации вправе устанавливать собственные правила оформления протоколов, главное, чтобы обеспечи- валась юридическая сила документа. Если все обобщить, то протоколы, чтобы обладать юридической силой: — должны иметь установленный набор реквизитов; — дата протокола должна соответствовать дате собы- тия — заседания, совещания; — должны иметь подписи уполномоченных лиц: пред- седателя или председательствующего, секретаря или всех членов соответствующего органа, например комиссии или др. Чаще протоколы подписывают два лица, реже — все члены комиссии: так подписывают протоколы аттестаци- онных и конкурсных комиссий. Форма протокола заседания из Примерной инструкции по делопроизводству Форма протокола заседания (приложение № 4 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях) Наименование органа государственной власти 1 Федеральное бюджетное учреждение «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР “НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ”» (ФБУ «НИЦ…») ПРОТОКОЛ 2 4№ 3 Москва 5 46 e.sekretaria.ru
Работа с документами заседания дирекции 6 7 Председательствующий — Фамилия И.О. Секретарь — Фамилия И.О. Присутствовали: 17 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по реализации федеральной целевой программы … Доклад заместителя директора Фамилия И.О. 2. … 1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. — текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. — краткая запись выступления. Фамилия И.О. — краткая запись выступления. РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ) 1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федераль- ной целевой программы … 1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы … 2. … 8 Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Председательствующий Секретарь 1 Наименование организации 47 2 Наименование вида документа — ПРОТОКОЛ 3 Дата заседания 4 Регистрационный номер 5 Место заседания 6 Заголовок к тексту 7 Текст протокола 8 Подписи № 9, сентябрь 2022
Делопроизводство Регламент работы с протоколами Документ сентября — регламент работы с протоколами. Это организационный документ. Его издают, чтобы регламенти- ровать работу с протоколами совещаний и заседаний колле- гиальных органов. Отвечает за разработку и актуализацию документа подразделение, которое организует совещания, помощник руководителя или секретарь-референт. Издавать регламент имеет право единоличный орган управления организацией — директор, генеральный директор и т. д. Как составить и оформить Регламент работы с протоколами № Параметр Описание Примечание п/п Если оформляете документ без титуль- 1 Бланк Оформите регламент на бланке конкретного ного листа, используйте угловой бланк, вида документа — регламента. чтобы оформить гриф утверждения Для многостраничных документов используйте на одном уровне с бланком бланк — титульный лист, предусмотренный ГОСТ 7.0.97-2016 (как в нашем примере) Регламент может утвердить должност- ное лицо, либо его можно оформить 2 Гриф Если утверждаете регламент распорядитель- как приложение к распорядительному документу утвержде- ным документом, то в реквизите ниже слова Состав видов и разновидностей доку- ния УТВЕРЖДЕН укажите наименование вида ментов можете определить в Табеле форм документов распорядительного документа и его реги- На вопрос «О чем?» отвечают заголов- страционные данные. Слово УТВЕРЖДЕН ки таких документов, как Положение. На вопрос «Чего?» — Регламент, оформите прописными буквами и согласуйте Инструкция, Правила и др. с видом документа Дата документа — дата его утверж- дения 3 Наимено- Укажите прописными буквами в соответствии вание вида с перечнем видов и разновидностей докумен- документа тов, принятых в организации: РЕГЛАМЕНТ. Отцентруйте наименование вида документа относительно заголовка 4 Заголовок Кратко укажите в заголовке содержание документа, ответив на вопрос «чего?». Например: «…работы с протоколами в …» 5 Место Укажите место и год издания на бланке — и год изда- титульном листе в нижней части документа. ния Место издания — населенный пункт в соот- ветствии с местом нахождения организации 48 e.sekretaria.ru
Search
