Кадровое дело. Ознакомительный номер

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 49 Если сотрудник получил подтверждение, что рабочее место неопасно, но не вышел на работу, увольняйте за прогул Начинайте отсчитывать прогул с момента, когда работ- ник получил уведомление о том, что условия труда на его рабочем месте оптимальные или допустимые, но на работу так и не вышел. До этого признать отсут- ствие прогулом сложно, так как сотрудник имеет право не работать, если считает, что условия труда опасные. Период со дня, когда сотрудник отказался работать, до дня, когда он получил результаты СОУТ, не прогул. Уведомление с требованием явиться на рабочее место Отправляйте уведомление на все адреса, Продублируйте уведомление по электрон- которые вам сообщал работник. Сохраните ной почте. Так в случае спора вы сможете чеки об отправке и описи вложения, чтобы доказать, что приложили максимум усилий, в случае конфликта предоставить их в суде чтобы работник уведомление получил Иванову Ивану Ивановичу Адрес: 119311, Москва, ул. Строителей, д. 4, к. 1 Электронная почта: iivanov@firma.ru Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам, что по результатам специальной оценки условий труда Ваше рабо- чее место было признано соответствующим нормам законодательства об охране труда. Условия труда на Вашем рабочем месте отнесены ко 2-му классу и призна- ны допустимыми. Просим Вас явиться в отдел кадров для ознакомления с результатами специаль- ной оценки условий труда и вернуться к исполнению должностных обязанностей на Вашем рабочем месте не позднее рабочего дня, следующего за днем получения настоящего уведомления. При наличии уважительных причин для отсутствия на рабочем месте просим сообщить о них специалисту отдела кадров Сергеевой Анне Сергеевне по теле- фону 8 (916) 876-54-32 или по электронной почте asergeeva@firma.ru не позднее двух рабочих дней со дня получения настоящего уведомления. Документы, под- тверждающие уважительность причин отсутствия, необходимо будет предоста- вить в отдел кадров в первый день после возвращения на работу. В противном случае Вы будете привлечены к дисциплинарной ответственности за прогул. ... Даже такое требование не спасет, если работник сообщит о болезни позже. Поэтому лучше не торопитесь увольнять

50 Прием, перевод, увольнение Но как только сотрудник узнал, что условия труда на его рабочем месте допустимые или оптимальные, вы впра- ве требовать, чтобы он приступил к выполнению долж- ностных обязанностей. Для этого отправьте работнику уведомление о том, что ему необходимо приступить к работе. Если работник не вернулся на работу, состав- ляйте акты об отсутствии на рабочем месте и требуйте предоставить письменные объяснения. Не забудьте, чтобы дать объяснения, у сотрудника есть два рабочих дня с даты, следующей за днем, ког- да он получил запрос о необходимости их предоставить, ст. 193 ТК. По истечении двух дней, то есть на третий рабочий день, если сотрудник не предоставил объясне- ния или не указал в них, что имел уважительную причи- ну не приходить на работу, можете начинать процедуру увольнения за прогул. О том, какие ошибки по сотруднику, которого вы уже уволили или только собираетесь увольнять, нельзя допу- скать в форме СЗВ-ТД, читайте в статье на странице 52. Пример Иванову перевели на рабочее место в подвальном помеще- нии. Работница усомнилась в том, что условия труда в поме- щении соответствуют нормам об охране труда, 25 апреля уведомила об этом работодателя и перестала приходить на работу. Работодатель провел спецоценку. Условия тру- да на рабочем месте Ивановой оказались допустимыми. 7 июня руководитель сообщил об этом Ивановой и предложил ей вернуться на работу. Когда Иванова не появилась на рабо- те 8 июля, работодатель составил акт об отсутствии на рабо- чем месте и потребовал объяснений. Иванова отказалась их дать. Работодатель составил акт об отказе дать объяснения и уволил Иванову за прогул. Она оспорила увольнение в суде. Суды трех инстанций встали на сторону работодателя. Судьи разъяснили, что само по себе отсутствие СОУТ кон- кретного рабочего места не является уважительной при- чиной перестать ходить на работу. Если есть основания считать рабочее место небезопасным, СОУТ придется про- вести. После того как спецоценка подтвердит, что рабо- тать безопасно, сотрудник должен вернуться на работу. Не вернется — работодатель сможет уволить его за прогул. При этом период до дня, когда компания сообщила работни- ку о результатах спецоценки, нельзя считать прогулом. Определение Второго КСОЮ по делу от 23.07.2020 № 88-15381/2020

Про какие доку- Нужно ли ука- Почему опас- Как не перепла- менты кадрови- зывать в СЗВ-М но считать стаж чивать сотруд- ку нельзя писать исполнителей для больничного нику за работу в СЗВ-ТД по ГПД по СТД-ПФР на майские → 52 → 60 → 64 → 74 Зарплата, отчетность, пособие

52 Зарплата, отчетность, пособие Ошибки в СЗВ-ТД. Как исправить, чтобы не попасть на новый штраф О чем кадровиков забыли предупредить чинов- ники. Каким кадровым мероприятиям ваших ра- ботников не рады в ПФР. Можно ли отменить решение о выборе электронной трудовой, если отметка в отчете — это ошибка кадровика. Ирина Богомолова Штраф в 500 руб. за ошибку в СЗВ-ТД кажется не слиш- Главный редактор ком значительным в сравнении с новыми штрафами журнала «Кадровое до 500 000 руб. за некорректную работу с персданны- дело» ми. Но, как выяснилось, чиновники не предупредили еще об одном штрафе, который можно получить от ГИТ за работу с СЗВ-ТД. Да и типичных ошибок, которые напрягают специалистов Пенсионного фонда, стало больше, чем они предполагали. В статье узнаете, како- го еще штрафа реально стоит опасаться и за какие ошиб- ки придется платить. Также разберетесь, как исправить ошибки в отчете, и выясните, какую ошибку вы без уча- стия ПФР не исправите.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 53 Ошибки из-за заявлений о формате трудовой книжки Работники должны были до 31 декабря 2020 года при- нять решение о формате трудовой книжки и принести его в отдел кадров. Работники продолжают приносить заявления и сейчас. Это в основном новички, у кого в 2020 году был перерыв в работе, те, кто был в дет- ских отпусках, и сотрудники, которые передумали, ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс», далее — Закон об изменении в ТК. Отказаться принимать заявления у сотрудников нельзя, поэтому приходится отправлять отчеты по форме СЗВ- ТД об их решениях насчет трудовых книжек. Чаще всего кадровики делают три ошибки в этом разделе отчета. Указали дату, когда работник принес заявление, позже даты, когда подали отчет. Ошибка техническая, но будет стоить она реальных денег, если вовремя не отправить корректирующий отчет. Кадровое мероприятие, о кото- ром вы написали в отчете, не может быть позже, чем подали отчет. Если сделаете эту ошибку, придет прото- кол проверки с кодом ошибки ЭТК.СЗВ-ТД.1.3, табли- ца № 14 со списком проверок для электронной трудовой, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, далее — Постановление № 730п. Если так случи- лось, то отчет придется отменить и отправить новый. Скорректировать его не сможете, в этой части формы для этих манипуляций нет места, п. 2.6 Порядка, утв. Постановлением № 730п, далее — Порядок № 730п. Поставили отметки о двух заявлениях сотрудника Не отказывайтесь за- сразу. Работник может принять только одно решение. бирать у работника Он может оставить бумажную трудовую, и в электрон- заявление с реше- ную записи автоматически попадут из отчетов СЗВ-ТД, нием по трудовой, или трудовую из отдела кадров заберет и ограничится если он не принес его справками о трудовой деятельности. вовремя Не спешите, когда подаете отчеты СЗВ-ТД по сотруд- никам. Если проставите даты в двух строчках, ПФР отчет не примет, так как программа его не сможет прочитать. Выбор сотрудника будет неочевидным, поэтому такой отчет не пройдет. Получите от фонда протокол с кодом ошибки АФ.СХ.1.1. В этом случае будете отменять запись в строчке с заявлением, которое отметили ошибочно, п. 2.7 Порядка № 730п.

54 Зарплата, отчетность, пособие Ошибки в разделе с решениями по формату трудовых книжек Подано заявление о продолжении ведения 07.04.2021 Признак отмены трудовой книжки Дата подачи Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности 12.04.2021 Дата подачи Признак отмены Дата заявления не может быть позже, чем Ошибка техническая. Программа ПФР дата, когда подаете отчет по сотруднику не примет отчет с отменой решения в Пенсионный фонд об отказе от бумажной трудовой Отменили решение о выборе электронной трудо- вой книжки. Работник по закону не может вернуть- ся к бумажной трудовой, если выбрал электронную, ч. 5 ст. 2 Закона о внесении изменений в ТК. Поэтому, даже если вы случайно поставили дату в строчке с выбором электронной трудовой книжки, а сотрудник хотел оста- вить бумажную, исправить это без звонка в ПФР вряд ли получится. Ошибки в первом отчете по сотруднику Кадровики все еще путаются и, когда подают первый отчет на сотрудника, переписывают туда ненужную информацию из его трудовой. Другой вариант — не отправляют отчет о тех, кто в штате с 2020 года. ПФР возвращает такие отче- ты на доработку. Всего таких ошибок две. Забыли отправить отчет по сотруднику, у которо- го не было кадровых мероприятий в 2020 году. В ПФР ждали отчет о тех, с кем ничего кадрового не случалось, до 15 февраля 2021 года, п. 1.7 Порядка № 730п. Если вы забыли подать отчет в срок, не надо ждать, пока случится событие, о котором можно уведомить ПФР.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 55 Отправьте отчет сейчас. Шанс, что директор получит предупреждение или штраф, есть. Но он будет и в случае, если дождетесь, скажем, перевода сотрудника в 2021 году и отправите отчет СЗВ-ТД только об этом. Программа фонда вернет отчет с ошибкой. Так как на сотрудника, который был в штате в 2020 году, но отчет по которому в ПФР вы еще не сдавали, нужна информация о послед- нем кадровом мероприятии на 1 января 2020 года. Переписали последнюю запись из трудовой книж- ки новичка в отчет о приеме. Будете отправлять отчет с отменой кадрового мероприятия, если продублируе- те последнюю запись из бумажной трудовой нович- ка в электронную. Вы отчитываетесь только о своих работниках. Все, что было до 2020 года в трудовой деятельности новичка, вы вносить в электронную трудовую не должны, даже если человек вообще в 2020 году не работал, а к вам устроился после 15 февраля 2021 года. Тем более что формально работник может обратиться в ПФР и записи о кадровых мероприятиях, которые случились до 31 дека- бря 2019 года перенесут из бумажной трудовой в элек- тронную. С какими проблемами придется справляться из-за этого кадровикам, читайте на странице 80. Какие еще штрафы рискует заплатить работодатель за ошибку в отчете СЗВ-ТД Работа с электронными трудовыми книжка- Подтвердил это Конституционный суд в по- ми, которую кадровик выполняет с ошибка- становлении от 04.02.2019 № 8-П. В таком ми, может стать причиной штрафа от 30 000 до случае ИП тоже рискует заплатить штраф 50 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП. За- не 500 руб., а 50 000 руб. Даже несмотря платит эти деньги компания уже как стра- на то, что причиной визита в Конституцион- хователь. Закон не запрещает наказывать ный суд стал отчет СЗВ-М и два штрафа страхователя или должностное лицо, ес- за него, статью 15.33.2 скорректировали ли речь идет об организации. Это выгодно с учетом постановления КС. ГИТ, потому что на компанию штраф боль- Если кадровик не отследит изменения в за- ше, а значит, к должностному лицу можно коне и отправит отчет в ПФР на бумаге, хо- не придираться и получить максимальный тя должен в электронном виде, компании размер штрафа с работодателя. Вероятно, или ИП придется заплатить 1000 руб. в бюд- что ГИТ этой уловкой будет пользовать- жет государства, ст. 17 закона от 01.04.1996 ся. На что еще идут проверяющие, чтобы № 27-ФЗ «О персучете». Правки чиновники без проверок активнее штрафовать компа- готовят в закон о персучете, законопроект нии, читайте на странице 140. № 1115653-7. Если закон примут, сдавать В случае если кадровик выполняет задачи отчеты в ПФР на бумаге смогут только для индивидуального предпринимателя, на- те компании, которые заключили трудо- казать ИП по части 2 статьи 15.33.2 КоАП вые договоры и договоры ГПХ меньше чем как должностное лицо не имеют права. с 10 гражданами.

56 Зарплата, отчетность, пособие Ошибки из-за технических особенностей отчета В табличной части отчета со сведениями о трудовой дея- тельности в СЗВ-ТД кадровики чаще делают техниче- ские ошибки или заполняют лишние графы. Этого стоит избегать, ведь у отчета есть своя схема, которую и читает программа ПФР. Забудете, как вам кажется, незначи- тельную мелочь — подставите директора и себя. Такого плана ошибок специалисты ПФР насчитали три. Заполнили период перевода или указали, что дого- вор у сотрудника срочный. Информацию о временных переводах вносить в трудовые книжки не надо. Указы- вать, что договор у сотрудника срочный, тоже. Период «с… по...» нужен, чтобы сообщить в ПФР о том, что сотрудника судили за преступление и запретили ему занимать его должность или работать в определенной сфере, п. 2.5.3 Порядка № 730п. Отчет, в котором заполни- ли период, если суд работнику занимать его должность не запрещал, вернется к кадровику с ошибкой. Придется отменять запись и в строчке ниже указать корректную. Указали как основание кадрового мероприятия заявле- ние или трудовой договор. Если указали как основание кадрового мероприятия заявление или трудовой договор, даже с реквизитами датой и номером, это ошибка. Пута- ница случается из-за формулировки в пункте 2.5.9 Поряд- ка № 730п. Чиновники указали, что основанием для того, чтобы внести запись, будет приказ или другой документ. Поэтому кадровики стали указывать разные документы как основание кадрового мероприятия. Это неправиль- но. Электронная трудовая книжка — аналог бумажной. Поэтому основанием, чтобы внести запись, будет распоря- дительный документ — приказ работодателя. Ошиблись и заполнили графу неправильно — отмените кадровое мероприятие и в строчке ниже напишите все корректно. Не переносите Подгрузили из кадровой программы все кадровые меро- в электронную трудо- приятия, которые оформили приказами по форме Т-5. вую всю информацию Кадровикам проще оформить изменение оклада или над- из бумажной бавки сотрудника как перевод. Особенно если нуж- но сделать это в электронной программе. Когда нужно сформировать отчет СЗВ-ТД, в него автоматически попа- дают реквизиты всех приказов по форме Т-5 и Т-5а.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 57 Ошибки в разделе «Сведения о трудовой деятельности» № Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица При- знак п/п Дата (чис- Сведения Наименование Основание отмены записи ло, месяц, о приеме, Трудовая Код Причи- Наиме- Дата Но- сведе- функция вы- ны уволь- нование мер ний год) при- переводе, (должность, пол- нения, доку- до- о при- профессия, няемой пункт, мента ку- еме, ема, пере- уволь- специаль- функ- часть мен- пере- та воде, вода, нении уволь- нении увольнения ность, ква- ции статьи, лификация, (при статья конкретный нали- Трудового вид поручае- чии) кодекса мой работы), Россий- структурное ской Феде- подразделение рации, феде- рального закона 12 3 4 56 7 8 9 10 1 15.04.2021 ПЕРЕ- Инженер Приказ 15.04.2021 18 ВОД с 15.04.2021 по 15.12.2021 … 1 24.04.2021 УВОЛЬ- Собст- Заяв- 24.04.2021 27 НЕНИЕ венное ление жела- ние, ч. 1 ст. 77 ТК Перевод как кадровое Основание увольнения не при- В колонке, где нужно написать мероприятие не указы- думывайте и указывайте ссыл- название документа, нельзя вайте, если он временный ку на статью полностью указывать заявления и приказы Получается путаница, ведь у работника осталась преж- няя должность. Когда в ПФР попадает такой отчет, кадровик получает протокол с ошибкой и информа- цией о том, что о кадровом мероприятии уже извест- но фонду. Например, вы приняли Иванова на должность администратора 5 апреля, а 6 апреля повысили ему зар- плату и оформили это приказом, который используете для переводов. В таком случае если в отчет погрузятся оба приказа, то придется исправлять ситуацию и удалять последнюю строчку из табличной части отчета. Не заме- тите ошибку и отправите отчет так — будете отправлять еще один отчет об отмене

Производственный календарь на 2021 год январь февраль ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС 1 23 1 234567 4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20* 21 18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 25 26 27 28 29 30 31 июнь маи ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС 1 23456 12 7 8 9 10 11* 12 13 3456789 14 15 16 17 18 19 20 10 11 12 13 14 15 16 21 22 23 24 25 26 27 17 18 19 20 21 22 23 28 29 30 24 25 26 27 28 29 30 31 октябрь сентябрь ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС 1 23 4 5 6 7 8 9 10 1 2345 11 12 13 14 15 16 17 6 7 8 9 10 11 12 18 19 20 21 22 23 24 13 14 15 16 17 18 19 25 26 27 28 29 30 31 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Нормы рабочего времени Месяцы 01 02 03 I кв. 04 05 06 II кв. I полугодие Количество дней (в расчете на пятидневную рабочую неделю) Календарные дни 31 28 31 90 30 31 30 91 181 Рабочие дни 15 19 22 56 22 19 21 62 118 Выходные и праздничные дни 16 9 9 34 8 12 9 29 63 Рабочее время (в часах) При 40-час. раб. неделе 120 151 176 447 175 152 167 494 941 При 36-час. раб. неделе 108 135,8 158,4 402,2 157,4 136,8 150,2 444,4 846,6 При 24-час. раб. неделе 72 90,2 105,6 267,8 104,6 91,2 99,8 295,6 563,4

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru Производственный календарь при пятидневной рабочей неделе март апрель ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС 1 234567 1 234 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 29 30 31 26 27 28 29 30* июль август ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС 1 234 1 5 6 7 8 9 10 11 2345678 12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15 19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22 26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29 30 31 ноябрь декабрь ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС 1 2 3* 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 2345 15 16 17 18 19 20 21 6 7 8 9 10 11 12 22 23 24 25 26 27 28 13 14 15 16 17 18 19 29 30 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 07 08 09 III кв. 10 11 12 IV кв. II полугодие 2021 год 31 31 30 92 31 30 31 92 184 365 22 22 22 66 21 20 22 63 129 247 9 9 8 26 10 10 9 29 55 118 176 176 176 528 168 159 176 503 1031 1972 158,4 158,4 158,4 475,2 151,2 143 158,4 452,6 927,8 1774,4 105,6 105,6 105,6 316,8 100,8 95 105,6 301,4 618,2 1181,6 * Предпраздничные дни, в которые продолжительность рабочего дня сокращается на 1 час.

60 Зарплата, отчетность, пособие Когда с СЗВ-М можно опоздать и еще две подсказки, как справиться с отчетом Почему новичков без договора нужно включить в отчет. Что чиновники изменят в требованиях к отчетам СЗВ. Когда корректировка в отчете при- ведет к штрафу. Виктория Полякова Чиновники меняют требования, по которым придет- Юрист, эксперт ся сдавать отчеты в ПФР. Но, как выяснилось, путани- журнала «Кадровое цы с отчетом СЗВ-М хватает и без правок в законы. Так, дело» кадровики уверены в том, что если сотруднику не плати- ли деньги, то в отчете его показывать не нужно. Такая же ситуация с новичками, с которыми не успели подпи- сать договор. ПФР и судьи с этим не согласны и назна- чают штрафы. Как не попасть в число тех, кого один из отчетов лишает денег, а также как уменьшить штраф или заменить его на нравоучение, выясните в статье. Включайте в отчет всех, кто заключил договор с компанией Ежемесячно не позднее 15-го числа кадровик должен отправить в ПФР отчет СЗВ-М, ч. 2.2 ст. 11 Закона «Об индивидуальном персонифицированном учете». В этом отчете нужно указывать не только работников, но и тех, с кем организация заключила договор ГПХ.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 61 Бывает, что целый месяц ничего не выплачивали работнику или тому, с кем компания сотрудничает по ГПХ. Но отсутствие выплат в месяце, за который сдаете отчет, не повод забыть о работнике, когда запол- няете СЗВ-М. Пример Кадровик два года не включал работника-«потеряшку» в отчет СЗВ-М. Он продолжал числиться, но зарплату не получал. Кадровик посчитал, что не имеет смысла отчи- тываться в ПФР о таком сотруднике. Специалисты из фонда решили по-другому, и суд их поддержал. Организации при- шлось заплатить 12 000 руб. штрафа. Суд разъяснил, что обязанность указать сведения о работнике в СЗВ-М не зави- сит от того, платили ли зарплату в отчетном месяце. Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 12.01.2021 по делу № А72-4156/2020 Еще в СЗВ-М необходимо включать сведения о тех, с кем у организации есть договоры ГПХ. Например, вы заклю- чили договор с фотографом, и по вашей заявке он при- ходит и проводит съемки. Даже если в марте вы ни разу не воспользовались услугами фотографа, вы все равно должны отразить сведения о нем в отчете СЗВ-М за март, который отправите в ПФР до 15 апреля 2021 года. Касает- ся это правило и тех, кого допустили к работе без тру- дового договора, ст. 67 ТК. Например, работник начал исполнять обязанности 30 марта, а трудовой договор с ним подписали 1 апреля. Несмотря на то, что трудо- вой договор оформили в апреле, работник должен полу- чить зарплату за два рабочих дня в марте и взносы в ПФР за это время за него выплачиваются. Значит, и в форме СЗВ-М за март придется отразить сведения о нем. Отметьте в календаре, в какие месяцы 3 можно сдавать отчет после 15-го числа года — срок, который Последний срок, когда нужно сдать СЗВ-М — 15-е чис- есть у ПФР, чтобы ло следующего месяца, но если 15-е число — выходной наказать компанию день, то можно отправить отчет в ближайший после него за ошибки в СЗВ-М рабочий день, письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045. В 2021 году можно опоздать всего два раза: СЗВ-М за апрель можно сдать до 17 мая, а июльский отчет надо отправить в ПФР не позднее 16 августа.

62 Зарплата, отчетность, пособие Когда исправить ошибку в отчете — значит создать для компании проблемы с ПФР Вы можете спастись от штрафа, если сами Чтобы исправить ошибку, в ПФР отправи- обнаружите ошибку в отчете и отправите ли дополняющую форму СЗВ-М. Сам фонд дополняющую форму СЗВ-М с правильными ошибку не заметил, и компанию оштра- сведениями. Главное — успейте сделать это фовали уже после того, как фонд получил раньше, чем ошибку обнаружит фонд. Спе- от организации дополняющий отчет. Суды циалисты из ПФР разъяснили, что работо- подтвердили, что оштрафовать организацию датель не получит штраф, если до того, как в такой ситуации нельзя, постановление фонд обнаружил неточность, уточнит све- Седьмого кассационного суда общей юрис- дения о работнике, информацию о котором дикции от 02.12.2020 №16-3456/2020. подали вовремя, но с ошибками. Организация подала в ПФР отчет, в кото- Если о работнике в первоначальном от- ром не были указаны сведения о 53 работни- чете вообще забыли, а позже дополнили ках. Спустя месяц ошибка была обнаружена, СЗВ-М сведениями о нем, заплатить штраф в фонд отправили дополняющую форму все же придется, даже если вы успели сооб- СЗВ-М, в которой содержались сведения щить об ошибке до предъявления претензий об этих работниках. Фонд потребовал от ор- со стороны фонда, письмо ПФР от 28.03.2018 ганизации заплатить штраф. Суды трех № 19-19/5602. Однако суды бывают не столь инстанций отказались поддержать ПФР, по- категоричны. скольку кадровик самостоятельно выяви- Кадровик вовремя отправил СЗВ-М, но спу- ла ошибку и исправила ее до того, как фонд стя три месяца обнаружил, что допустил заметил нарушение, постановление Арби- ошибку в сведениях об одном из работников. тражного суда Восточно-Сибирского округа от 30.09.2020 по делу № А78-1298/2020. За остальные месяцы придется отчитаться без опоз- даний. Лучше всего не тянуть до последнего с отправ- кой отчета. Помните, что 15-е — это крайний срок, а за отправку отчета раньше вас никто не накажет. Если отложите все на последний день, рискуете пропустить срок. Оспаривать штраф и убеждать судью в том, что пропустили срок по уважительной причине, сложнее, но ниже найдете рекомендации и на этот случай. Найдите уважительные причины, по которым ошиблись с отчетом Любое нарушение при отправке СЗВ-М в ПФР обойдет- ся организации в 500 руб. на каждого работника.  Шанс уменьшить штраф все же есть. Конституционный суд разъяснил, что суды имеют право снизить размер штра- фа, если нарушение работодатель допустил по уважи- тельной причине, постановление от 19.01.2016 № 2-П. В качестве смягчающих обстоятельств суд может расце- нить минимальное опоздание при отправке отчета.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 63 Также будет отличный аргумент о том, что действия рабо- тодателя нанесли незначительный ущерб для бюджета и в прошлом всю отчетность сдавали вовремя, постановле- ние Арбитражного суда Московского округа от 07.12.2020 по делу № А40-306623/2019. В судебной практике встреча- ются и более экзотичные обстоятельства, на основании которых суды снижают штрафы. Главное — собрать убе- дительные доказательства. Пример 15-го числа в офисном центре отключили электричество. Кадровик успела заполнить СЗВ-М, но не отправила, потому что заряженного ноутбука не было. За ночь поломку устра- нили, и в самом начале следующего дня кадровик отпра- вила в ПФР отчет. Фонд вынес решение о взыскании более 100 000 руб. штрафа. Организация обжаловала штраф. Суд снизил штраф в 10 раз, потому что кадровик опоздала с отчетом из-за технического фактора. При этом срок опоз- дания был минимальным, раньше все отчеты работодатель подавал в срок. Кроме того, минимальное опоздание не мог- ло причинить ущерб бюджету Пенсионного фонда. Решение Арбитражного суда города Москвы от 22.11.2019 по делу № А40-258548/19-1075809 Что, кроме штрафа, грозит за опоздание с отчетом Если вы сдали СЗВ-М с опозданием, при- Когда выяснится, что пенсионер продолжает дется заплатить 500 руб. штрафа за каждого работать и не имеет права на индексацию работника или исполнителя по ГПХ, све- пенсии, ПФР попробует взыскать размер дения о котором вы вовремя не отправи- переплаты пенсии с работодателя, который ли, п. 3 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ вовремя не подал СЗВ-М. Суды при этом ча- «О персонифицированном учете». Но и этим сто встают на сторону ПФР. ПФР может не ограничиться. Если в ор- Так, кадровик не включил пенсионера Ива- ганизации работает пенсионер, сведения нова в СЗВ-М за август 2017 года. Во всех о нем в СЗВ-М помогают ПФР определить, следующих отчетах сведения о нем были. надо ли ему индексировать пенсию. Если Тем не менее на основании СЗВ-М за ав- 15-е число прошло, а сведения о пенсионере густ ПФР принял решение об индексации по форме СЗВ-М в ПФР не поступили, фонд пенсии Иванова. В феврале 2019 года кадро- может решить, что пенсионер прекратил вик отправил дополняющую форму СЗВ-М трудовую деятельность или работу по ГПХ. за август 2017 года, в которую внес сведения Пенсию таким пенсионерам не повышают, об Иванове. ПФР потребовал от организа- но стоит им уволиться или расторгнуть до- ции возместить сумму, на которую увеличи- говор ГПХ, как размер пенсии индексирует- ли пенсию Иванова. Суд согласился с тем, ся и с учетом всех изменений, которые что работодатель виноват в незаконном уве- произошли за время, пока он работал, личении пенсии, так как не предоставил ин- ст. 26.1 Закона от 28.12.2003 № 400-ФЗ формацию о том, что Иванов продолжает «О страховых пенсиях». работать в компании. Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 15.12.2020 по делу № А43-12090/2020

64 Зарплата, отчетность, пособие Не считайте стаж по СТД-ПФР. Что не так со справкой и где брать верную информацию 1 23 Придется ли Нужно ли те- Как электрон- вернуть все перь пересчи- ные трудо- излишне вы- тывать стаж вые книжки плаченные по- для личной подставили собия в ФСС карточки кадровиков

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 65 Выгрузила я на днях с сайта ПФР свою справку о трудо- вой деятельности и обомлела. Оказывается, в справки СТД-ПФР фонд подгружает периоды работы не толь- ко по трудовому договору. Получается, что если по такой справке посчитать стаж для пособия, он окажется больше реального. Лично для меня, конечно, здорово, вот толь- ко стало интересно, кто в итоге будет платить за такой подарок и что по этому поводу думают ФСС и сам Пен- сионный фонд. Ответы чиновников обескуражили… Почему нельзя доверять справке Ирина Богомолова СТД-ПФР Главный редактор журнала «Кадровое дело» Вы не поверите, но лично у меня по СТД-ПФР стаж ока- зался на три года больше реального. А так как с вашими сотрудниками может случиться аналогичная ситуация, объясню, как такое произошло. Вы наверняка знаете, что с 14 декабря 2020 года каждый сотрудник может получить от ПФР справ- ку, в которой будут не только данные из отчетов СЗВ- ТД, но и сведения о трудовой деятельности с января 2002 года по конец декабря 2019-го. Мне стало любо- пытно, все ли бывшие работодатели обо мне отчитались в ПФР, и я выгрузила свою справку. Данные не сошлись, причем в неожиданную сторону. В итоге по сведениям в таблице, которую специалисты ПФР подгрузили в справку после 14 декабря 2020 года, оказалось, что мой стаж на три года больше, чем реаль- ный по трудовому договору. Как так получилось, из самой справки не понять. Что случилось, я поняла лишь после того, как сверила сведения с копией бумаж- ной трудовой. Оказалось, что в СТД-ПФР Пенсионный фонд подгрузил информацию не только о приемах, пере- водах и увольнениях по трудовому договору, но и перио- ды, когда я трудилась по договору подряда. Видимо, специалисты ПФР использовали данные из  СЗВ-СТАЖ, РСВ или других отчетов, в которых есть информация обо всех периодах, когда за человека платили страховые взносы, п. 1.1 приложения № 5 к постановлению Правле- ния ПФР от 06.12.2018 № 507п. Визуально эти периоды в справке ничем не отличают- ся от тех, где я работала по трудовому договору. Обыч- ная табличка, в которой есть наименование компании, ее регномер в ПФР и период работы.

66 Зарплата, отчетность, пособие Датой начала работы Поэтому создается впечатление, что все указанное считайте 15-е чис- в справке СТД-ПФР время я работала и зарабатывала ло месяца, если стаж для больничного. в СТД-ПФР в периоде конкретной даты нет Чем проблема со справкой грозит компании Для меня как для сотрудника такая ошибка в справке — просто подарок от ПФР. Мне искусственно увеличили стаж. Учитывая, что чиновники разрешили считать стаж по справкам СТД-Р и СТД-ПФР, теперь можно потребо- вать, чтобы кадровик пересчитал мне стаж для пособий с учетом справки. Причем сделать это могу не толь- ко я, но и любой сотрудник компании. Отказать в этом работодатель не сможет, если я перешла на ЭТК, п. 9 Правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н. Компания же по вине фонда оказывается в отврати- тельной ситуации. После того как кадровик получил от новичка справку СТД-ПФР, он должен занести дан- ные о стаже в личную карточку и перенести сведения в кадровую программу. Если наступит страховой случай, бухгалтерия стаж заберет из программы автоматически. В результате получится, что стаж сотруднику насчитают больше реального. Если ГИТ найдет ошибку в подсчете стажа — нака- жет. Риск получить штраф есть, но небольшой. Ошиб- ка в справках — это не вина работодателя. Поэтому, как утверждают инспекторы, дело закончится предупрежде- нием и требованием пересчитать стаж и исправить его в личной карточке. Реальная проблема в другом. Если работнику посчита- ли стаж по справке СТД-ПФР, то есть с учетом работы по договорам ГПХ, значит, переплатили пособие по боль- ничному. За первые три дня переплатили вы, а за осталь- ные дни — ФСС. С пособием по беременности и родам тоже проблема, только она уже случилась, и ФСС мог переплатить сам. Причина — все пособие выплачивают из бюджета государства. В стаж для расчета пособий входят периоды работы по трудовому договору. Сотрудничество по гражданско- правовому договору в стаж для пособий не идет, ст. 16 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ об обязательном социаль- ном страховании, п. 2 Правил № 585н. Почему — смотрите на рисунке на странице 72.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 67 Взыскать с работника переплаченное пособие не полу- чится. Неправильно подсчитанный стаж — это не счетная ошибка, письмо ФСС от 30.11.2015 № 02-09- 11/15-23247. Максимум, что можете попробовать, — дого- вориться с работником, чтобы добровольно вернул вам часть пособия за первые три дня болезни. ФСС же, когда узнает о переплате пособия, будет раз- бираться не с Пенсфондом, а с работодателем. Самый позитивный исход таких разборок — потребует пересчи- тать стаж и отправить в ФСС новый пакет документов. Скорректировать реестр не получится. Поддержат ли судьи работодателей, которые посчитали стаж по справкам, и отправят ФСС разбираться с ПФР или заставят компании вернуть часть пособий в ФСС, пока непонятно. Судебной практики еще нет. Что о некорректности справки думают в ФСС и ПФР Чтобы понять, что же делать кадровикам, я позвони- ла в оба фонда. Сначала, представившись работником, обратилась в ФСС. Там сказали, что о проблеме знают, и предложили на справку СТД-ПФР внимания не обра- щать. Посоветовали отнести кадровику бумажную трудо- вую, оригиналы трудовых договоров или собрать у всех работодателей справки СТД-Р. Если компания уже лик- видирована, сказали обратиться в ПФР. Исследование «Кадрового дела» Какую информацию, по мнению 60% кадровиков, секретарей и юристов, содержит справка СТД-ПФР О работе по трудовым договорам 21%О работе по трудовым договорам, договорам ГПХ и службе в армии 19%О работе по трудовым договорам и договорам ГПХ

68 Зарплата, отчетность, пособие Специалист ФСС объяснила, что есть разъяснения от головного отделения фонда и действовать нужно именно так. Специалисты другого территориального отделения ФСС, куда я звонила уже как кадровик, сказали, что если я посчитаю стаж работнику с учетом периодов работы по договорам ГПХ, то фонд заставит компанию возме- стить все излишне выплаченные суммы пособия. Мне заявили, что справка СТД-ПФР вообще не является основанием для подтверждения трудового стажа — она для пенсии. У работников якобы я должна требовать оригиналы трудовых книжек в любом случае. Вот на этом этапе мне стало страшно, потому что в законах и норма- тивных актах ничего подобного нет. Более того, новый закон позволяет перенести всю информацию из бумаж- ной трудовой в электронную, и документом, где этот стаж в итоге будет, является справка СТД-ПФР, Закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ. Какие три проблемы из-за этого придется решать вам, узнаете на странице 80. Могут ли быть периоды работы по ГПХ в справках о трудовой деятельности Татьяна Козлова Нет, не могут. В справках За это штрафует ГИТ на сум- Эксперт-консультант СТД-Р и СТД-ПФР должны му до 100 000 руб., ст. 15 ТК п. 4 по трудовому праву, быть сведения о кадровых ме- ст. 5.27 КоАП. руководитель роприятиях на основании при- Главное в этой ситуации — это консалтинговой казов или документов, которые различия в налогообложении поддержки Системы подтверждают трудовые от- выплат по ГПД и по трудовому Кадры, к. ю. н. ношения, ст. 66.1 ТК, п. 1.1 договору и в порядке подсчета Порядка, утв. приказом Мин- стажа для пособий по болезни. труда от 20.01.2020 № 23н. В связи Для Пенсионного фонда раз- с этим нет никаких основа- ницы действительно нет, так ний для того, чтобы в справке как все взносы на пенсионное СТД-ПФР были периоды работ страхование нужно платить как по договорам ГПХ. на выплаты по трудовому, так Период деятельности в рамках и по гражданско-правовому до- договоров ГПХ к трудовым от- говору. Поэтому период рабо- ношениям не относится. Это по- ты по договору ГПХ, предметом нятно из самого названия таких которого было выполнение ра- договоров. При этом трудовые бот или оказание услуг, входит отношения возникают только в пенсионный стаж. на основании трудового догово- Но на вознаграждение по ГПД ра, ст. 15, 16. 56 ТК. Заключать не начисляют страховые взносы ГПД, который подменяет трудо- в ФСС. вой, запрещено.   Подпункт 2 пункта 3 статьи 422 НК, статья 16 Правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 69 Можно ли закрепить в ПВТР обязанность работников приносить бумажную трудовую, даже если они перешли на ЭТК Нет, так делать опасно. Если работник от- Если он не захочет это делать, то отказать- казался от бумажной трудовой книжки, ся принимать его на работу или привлекать то принести документ при приеме — это его к дисциплинарной ответственности нель- право, а не обязанность, ст. 65 ТК. Вы може- зя. Поступите так — значит, нарушите права те попросить у новичка принести трудовую. работника. Он может в ГИТ нажаловаться. ПФР меня удивил. Его сотрудник сказал, что никакой ошибки нет, а работа по договорам ГПХ должна быть в справках СТД-ПФР, так как это кадровое мероприятие. На мои возражения о том, что справка о трудовой дея- тельности по задумке чиновников должна быть полной заменой бумажной трудовой, мне ничего не ответили. Коллеги, это провал! Мы от редакции написали письмо в ПФР с требованием скорректировать справки как мож- но скорее. Работодатели не должны отвечать за безала- берность специалистов фондов. Если согласны с тем, что некорректную информацию нужно срочно убирать из СТД-ПФР, поддержите нашу идею и проголосуйте за письмо на сайте service.kdelo.ru. По каким документам теперь считать стаж Пока ПФР не поправит СТД-ПФР, вам придется работать с теми справками, что есть. Наш совет — просите работ- ников приносить оригиналы трудовых книжек, даже если они отказались от этого документа. Периоды стажа с января 2020 года можете брать из справки СТД-ПФР. С этой частью стажа там все в порядке, она подгружается из отчетов СЗВ-ТД. Однако надавить на работника и заставить прине- сти оригинал трудовой вы не вправе. Могу предложить составить работникам памятку и предупредить о послед- ствиях ошибки в стаже. Разместите ее на корпортале или сделайте рассылку для своих работников. Если новичок откажется приносить бумажную трудо- вую, считайте стаж по СТД-ПФР. Другого выхода нет.

70 Зарплата, отчетность, пособие Реально ли через суд взыскать деньги с работника из-за ошибки ПФР Татьяна Козлова Маловероятно, что получит- Включение в СТД-ПФР дан- Эксперт-консультант ся взыскать с работника сум- ных о договорах ГПХ в данном по трудовому праву, му переплаченного пособия. случае будет именно предо- руководитель В пункте 4 статьи 15 Закона ставлением недостоверных консалтинговой от 29.12.2006 № 255-ФЗ два случая, сведений. Справедливым будет поддержки Системы когда это возможно: счетная в подобной ситуации, когда не- Кадры, к. ю. н. ошибка или обман со стороны достоверные сведения выдает работника. Но в ситуации, ко- Пенсионный фонд, предъяв- торая произошла со справками лять претензии к самому фон- СТД-ПФР, сотрудник ни при чем ду. Но подобной судебной и будет прав, если скажет, что практики пока нет. это ПФР виноват, который в его Поэтому самим работодателям справки подгрузил информацию не нужно терять бдительность. обо всех периодах, пока за со- При расчете страхового стажа трудника начисляли взносы. для пособий, выплаты надбавок Формально за такое должен от- за работу в РКС или МКС каж- вечать ПФР, ведь именно фонд дый период до 01.01.2020 года выдал документы с недостовер- в СТД-ПФР нужно проверять ными сведениями. особенно тщательно. Возникнут проблемы с ФСС — взыскать деньги, кото- рые выплатили зря, можно будет по договоренности или через суд. В личную карточку стаж вносите, как посчитали, и лучше делать это простым карандашом. В таком слу- чае, если в стаж попали периоды работы по догово- рам ГПХ, можно было скорректировать информацию в документе. Если проще перепечатать заново, делайте так, но не забывайте, что на странице личной карточки со стажем должна быть подпись работника. Не переживайте, на всех работников, которые есть в компании, стаж заново пересчитывать не нужно. Сделать это придется только для тех, кто принес вам справки СТД-ПФР по новой форме. Вы ее легко отли- чите — в документе две таблицы с периодами рабо- ты. В том, который внешне не похож на отчет СЗВ-ТД, вероятно, есть периоды работы по договорам ГПХ. Пересчитывайте стаж, только если изначально считали его по справке СТД-ПФР. Попросите работника прине- сти оригинал бумажной трудовой. Если работник отка- зывается приносить трудовую, то придется ждать, пока специалисты ПФР уберут лишние сведения из справок. Попросите работника выгрузить справку без ошибок

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru Памятка для сотрудников Если вы перешли на ЭТК Коллеги! В ваши справки СТД-ПФР из системы Пенсионного фонда за- грузилась некорректная информация о предыдущих периодах деятельности. Чтобы мы правильно посчитали ваш стаж для пособий, пожалуйста, принесите в отдел кадров: — оригинал трудовой книжки; — справки СТД-Р от всех работодателей за 2020 год; — оригиналы трудовых договоров, если нет бумажной трудовой книжки или справок СТД-Р. Если из-за отсутствия указанных документов компания неверно рассчитает стаж и сумму пособия, мы вынуждены будем взыскать пере- плату в судебном порядке. Тем, кто не переходил на электронные трудовые книжки и приносил бумажные трудовые, никакие дополнительные документы приносить не нужно!

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru Какие взносы за сотрудников платит компания и на что идут эти деньги Сотрудник работает по трудовому договору 13—15% 22% 2,9% 0,2—8,5% 5,1% в зависимости в зависимости от класса про- от размера фессионально- дохода го риска На нужды На часть На бесплат- На пособия На пособия государства будущей ную медпо- по травмам, по болезни пенсии мощь в случае на предупреждение производственного и в связи болезни травматизма с материн- или травмы и профзаболеваний ством 13—15% 22% 2,9% 0,2—8,5% в зависимости в зависимости от класса профессионального риска, от размера дохода только если условие прописали в договоре Гражданин трудится по гражданско-правовому договору



74 Зарплата, отчетность, пособие Как не переплатить за работу в майские праздники 1 23 Почему ра- Уменьшает- Какие предпи- ботодатели ся ли зарплата сания прове- не разобрались работника, ко- ряющие из ГИТ в рекоменда- торый выбрал выносят не- циях Консти- отгул вместо законно, да- туционного двойной опла- же несмотря суда об оплате ты за работу на протесты выходных в выходной Роструда

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 75 Уже третий год работники получают за работу в выход- Виктория Полякова ной в повышенном размере не только оклад, но и другие Юрист, эксперт выплаты. Такие выводы кадровики сделали, когда про- журнала «Кадровое читали решение Конституционного суда насчет опла- дело» ты за работу в выходные и праздники. Оказалось, что все это время работодатели переплачивали, потому что не поняли, как именно платить за работу в выход- ной. Помогли обычные суды и Роструд. Прочитайте ста- тью, чтобы узнать, какие выплаты за работу в выходной нужно удвоить, а какие можно вообще не увеличивать; может ли измениться зарплата, если работник выбирает день отдыха; какие постановления ГИТ суды признают незаконными и отменяют. Как не переплатить за работу в майские, если работник не берет отгул За работу в выходной день работнику нужно заплатить двойную зарплату, ст. 153 ТК. До того как Конституцион- ный суд вмешался, работодатели понимали текст этой статьи ТК буквально и выплачивали работникам, кото- рые трудились в выходные, только двойной оклад. Одна- ко судьи разъяснили, что такой подход нарушает права работников и грозит штрафом для работодателей. Опла- та труда в выходной день должна превышать опла- ту, которую работник получил бы, если бы отработал столько же времени в обычный рабочий день. Зарпла- та за выходной день должна включать не только оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, то есть премии, районные коэффициенты и т. д., поста- новление Конституционного суда от 28.06.2018 № 26-П. Работник вправе попросить о дне отдыха взамен выход- ного, который ему пришлось отработать. Когда будете получать от сотрудника письменное согласие на рабо- ту в выходной день, попросите указать, что бы он хотел получить: оплату за день работы в двойном размере или день отдыха взамен выходного, в который он рабо- тал, ст. 153 ТК. Закон не устанавливает срок, в течение которого работник может использовать день отдыха. Это может произойти как в том же месяце, так и позже, главное, чтобы работник использовал дни отдыха до увольнения. Как компенсировать сотруднику переработку 30 апреля, чтобы не попасть на штраф, читайте на странице 100.

76 Зарплата, отчетность, пособие Заявление о предоставлении дня отдыха за работу в выходной … В связи с тем, что в нерабочий праздничный день, 01.05.2021, я буду привле- чен к работе, прошу предоставить мне день отдыха без оплаты 11.05.2021. Работу 01.05.2021 прошу оплатить в одинарном размере. … Заявление об оплате работы в выходной в двойном размере … Оплату за работу в нерабочий праздничный день, 01.05.2021, прошу произвести в двойном размере. От предоставления другого дня отдыха за работу в этот день отказываюсь. … Как не переплатить надбавки и премии за работу в праздники В двойном размере выплачивайте только основную часть зарплаты — должностной оклад или тарифную став- ку. Все остальное: премии, которые установлены в орга- низации, районный коэффициент, надбавки за вредные или опасные условия труда и т. д. — платите в обычном размере. Есть инспекторы ГИТ, которые считают, что работо- датель обязан заплатить работнику в двойном размере не только оклад, но и компенсационные и стимулирую- щие выплаты. Если организация считает зарплату по-другому, инспекторы составляют протоколы и тре- буют выплатить штраф по статье 5.27 КоАП, от 30 000 до 50 000 руб. Однако когда работодатели обжалуют такие постановления, суды признают их незаконными и отменяют.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 77 Пример Иванова привлекли к работе в выходной день. Работник не захотел взять другой день отдыха, поэтому компания выплатила ему зарплату в повышенном размере. При этом оклад за этот день удвоили, а доплату за работу ночью и премию удваивать не стали, то есть их Иванов получил в одинарном размере. Инспектор ГИТ потребовал, чтобы работодатель пересчитал зарплату, умножил на два все ее части и выплатил сумму, которая получилась, Иванову. Орга- низация оспорила предписание в суде. Суд решил, что работодатель все посчитал правильно. Из ТК и разъяснений Конституционного суда следует, что на два необходимо умножать только оклад. Остальные части зарплаты работодатель обязан выплатить, но удваивать не должен. Кассационное определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2020 по делу № 2а-э-100/2019 Несмотря на мнение отдельных проверяющих о том, что за работу в выходные дни работник должен получить удвоенные стимулирующие и компенсационные выпла- ты, чиновники из Роструда согласны с судами. Они также считают, что работодатель, который привлек сотрудни- ка к работе в выходной день, должен выплатить ему двой- ной оклад и все остальные выплаты в обычной размере, письмо Роструда от 08.02.2021 № 287-ТЗ. Если вы получи- те предписание выплатить работнику все части зарпла- ты в двойном размере или протокол за то, что оплатили не так, смело обжалуйте их — они незаконны Минтруд напомнил, как оплачивать труд работников, которые взяли день отдыха вместо рабочего выходного Чиновники разъяснили, что день отдыха, Например, должностной оклад работника который работнику предоставили за рабо- в месяц — 50 000 руб., никакие другие вы- ту в выходной, не должен влиять на зар- платы ему не положены. Норма часов в мае плату работника. Если работник выбрал составляет 152 часа. Работника привлекли день отдыха вместо повышенной оплаты, к работе на 8 часов в воскресенье, 04.04.2021. из нормы часов за месяц, в котором он будет Днем отдыха он выбрал 11.05.2021. За рабо- использован, надо исключить часы работы ту в апреле он получит должностной оклад в этот день. Зарплата работника в этом ме- и, сверх него, зарплату за день работы в вы- сяце останется полной, несмотря на допол- ходной в одинарном размере. В мае вместо нительный день отдыха, письмо Минтруда 152 часов работник отработает 144 ча- от 21.01.2020 № 14-1/ООГ-327. Ранее такую же са. Но получить должен полную зарплату, позицию высказывал Роструд, письмо то есть 50 000 руб., так как для него норма от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1. времени с учетом всех условий — 144 часа.



В каком случае Какие гарантии За какой нека- Почему нель- опасно выдать срочно пропи- дровый доку- зя предоставить сотруднику тру- сать в локальных мент накажет отпуск только довую на руки актах Роскомнадзор в будние дни → 80 → 88 → 106 → 112 Документы

80 Документы Сотрудникам разрешили дополнить электронные трудовые. Чем это грозит кадровику Можно ли отдать работнику оригинал трудовой, чтобы он перенес из нее сведения в ЭТК. Почему ПФР будет уменьшать стаж в справках СТД-ПФР после визита к ним сотрудника. Обязан ли кадро- вик вносить все записи о совместительстве, что- бы работник обновил ЭТК. Ирина Богомолова Работники получили возможность актуализировать Главный редактор свои электронные трудовые книжки. Чиновники дума- журнала «Кадровое ли, что сделают работу кадровых специалистов проще, дело» а в результате добавили три проблемы, с одной из кото- рых справиться самостоятельно невозможно, и она сво- дит на нет всю радость от нового закона. В статье узнаете, как решить две проблемы из трех и почему теперь нужно быть аккуратнее с теми сотруд- никами, кто просит оригинал трудовой, чтобы отдать ее в Пенсионный фонд.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 81 Не сможете отдать работнику трудовую, чтобы он актуализировал ЭТК Теперь работники могут обратиться в ПФР с трудо- Если отдадите тру- вой книжкой и заявлением, чтобы сведения о работе довую работнику до 1 января 2020 года специалисты ПФР перенесли в ЭТК, и ее потеряют в ПФР, Закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ, далее — Закон № 30-ФЗ. оформлять дубликат Как показал опрос журнала «Кадровое дело» — 53 про- будете вы цента работников собираются это сделать. Но тут кадро- виков и сотрудников ждет засада от чиновников. Отдать оригинал трудовой книжки работнику вы може- те в трех случаях. Первый — если сотрудник увольняет- ся, ст. 84.1 ТК. Второй — работник принес заявление о переходе на электронную трудовую, ст. 66.1 ТК. Тре- тий — сотруднику нужно оформить пенсию, п. 11 Пра- вил, утв. постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015. Про возможность выдать сотруднику трудовую, чтобы он дополнил электронную трудовую записями из бумажной, в Трудовом кодексе ничего нет. Притя- нуть обязательное социальное страхование к работе с электронными трудовыми не получится, ст. 8 Зако- на от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об обязательном социальном страховании». Чтобы получить в отделе кадров оригинал трудо- вой книжки, сотруднику придется принести заявление о переходе на электронный вариант документа, уво- литься или обмануть вас. Работники эту фишку просек- ли и стали пачками приносить заявления с требованием выдать оригинал трудовой для обязательного социаль- ного обеспечения, ст. 62 ТК. Отказать работнику в этой просьбе нельзя, а узнавать, зачем именно ему трудо- вая, не имеете права. Поэтому, если получили от сотруд- ника заявление с просьбой выдать трудовую, сделайте это в течение трех рабочих дней с даты, когда заявление получили. Не забудьте взять у сотрудника расписку о том, что он оригинал трудовой книжки получил. Если работник написал в заявлении, что просит выдать ему оригинал трудовой для визита в ПФР с целью обно- вить данные в электронной трудовой книжке, откажи- те ему. Можете написать отдельный отказ или поставить резолюцию на его заявлении. Но такой обязанности у работодателя нет. Письменный отказ скорее перестраховка от постоян- ных визитов работника с расспросами по поводу того, когда он сможет получить свою трудовую.

82 Документы Можно ли выдать работнику копию трудовой, чтобы он дополнил ЭТК Выдать копию трудовой книжки, если Это заявление, бланк которого работник по- она хранится в отделе кадров, сотрудни- лучит в  ПФР, и оригинал трудовой книжки. ку вы должны, ст. 62 ТК. Только объясните По копии трудовой записи обновлять не бу- работнику, что особого смысла в этом нет, дут, ч. 6.1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ если копия документа нужна ему с целью «О внесении изменений в ТК», далее — За- визита в ПФР. В законе четко ограничили кон о внесении изменений в ТК. Регламент перечень документов, которые понадобятся процедуры ПФР пока не утвердил, на какой сотруднику, чтобы дополнить ЭТК. срок заберут трудовую — непонятно. В случае если специалисты ПФР актуализируют нор- мативные документы и выяснится, что внести данные в электронные трудовые нужно, чтобы потом сотрудник мог оформить пенсию, документ придется выдать. Текст отказа сотруднику может быть таким: «В ответ на Ваше заявление от 10.04.2021 года сообщаем, что рабо- тодатель не может выдать оригинал вашей трудовой книжки, чтобы вы могли актуализировать данные в ЭТК. В настоящее время такого основания для того, чтобы получить оригинал трудовой книжки, в законе нет». Будете постоянно готовить документы для ПФР и работников Специалисты ПФР оставили себе возможность для манев- ра, чтобы не переносить часть записей из бумажной тру- довой в электронную. Работник трудовую им оставит, а вот какие записи переносить в ЭТК, решают специали- сты Пенсионного фонда. Если записи в трудовой в период с 1 января 2002 года по 31 декабря 2019 года не будут совпадать с той информацией, что уже есть в ПФР, све- дения внесут только после проверки. Записи, которые сделали до 1 января 2002 года, могут перенести автомати- чески, но есть сомнения, что так и будет. Их, скорее всего, тоже будут проверять с такой же точностью, как и записи для назначения пенсии. Пример Иванов пошел оформлять пенсию, и специалисты ПФР не смогли прочитать текст на оттиске печати работодателя, который был в трудовой книжке.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 83 В итоге стаж для пенсии Иванову сократили, а выплаты ему назначили на три месяца позже. Иванов судился с ПФР восемь месяцев и в результате смог добиться того, чтобы стаж ему засчитали. Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 05.10.2020 по делу № 88-20793/2020 Не рассчитывайте, что Пенсионный фонд сам будет пытаться помочь вашим работникам. Все периоды рабо- ты, которые покажутся специалистам сомнительными, из стажа и электронной трудовой исключат. Чтобы под- твердить стаж сотрудника, ПФР может отправить запрос с требованием предоставить по сотруднику отчет СЗВ-К. Другой вариант, который выгоднее для Пенсионно- го фонда, — отправить к вам работника, чтобы он сам требовал справки, чтобы подтвердить стаж. Отказать не сможете. Сложности будут, если уже отдали доку- менты в архив. Как действовать в этом случае, узнаете на странице 94. Способа решить проблему и не добавить себе рабо- ты — нет. Но вы можете изначально проверить записи в трудовых сотрудников. Если в старых записях пробле- мы, например, забыли внести запись о переименовании компании или сократили слово, то проще исправить это сейчас. Какие записи лучше исправить сейчас и как это сделать, увидите на странице 84. Пример Кадровик забыла внести запись о переименовании ком- пании в трудовую книжку Петровой. Когда пришло время оформлять пенсию, специалисты ПФР из-за этой ошибки выкинули почти четыре года стажа Петровой. Доказатель- ства того, что в эти периоды работодатель выплачивал стра- ховые взносы за нее, Петрова не предоставила.

84 Документы Как исправить записи, которые вы делали в трудовых книжках работников, до того, как они пойдут актуализировать справки СТД-ПФР Поставили печать так, что информацию на оттиске невозможно прочитать 11 22 04 2021 Трудовой договор расторгнут по инициативе Приказ работника, пункт 3 части первой статьи 77 от 22.04.2021 Трудового кодекса Российской Федерации № 49-ув Гетнвоес орграанли ьный дисрогерактор енной отв Петров В.И. Петров че ой отв ю Об с ю Обще «Солнышко» Иванов «Солнышко» етственность етственность Если текст на оттиске печати нель- Проставьте рядом Выдайте работнику ар- зя прочитать, то ПФР выкинет весь читаемый оттиск хивную справку сразу, так период работы в компании из стажа печати так, чтобы как не все суды примут и ЭТК, определение Третьего касса- он не перекрывал как доказательство стажа ционного суда общей юрисдикции сведения о том, кто только трудовую книжку от 08.06.2020 № 88-7713/2020 подписал трудовую с такой ошибкой Неправильно исправили дату кадрового мероприятия 2019 Приказ 4 10 07 2018 Переведен на должность инженера от 10.07.2019 № 14-п … 04 2021 Запись за номером 4 недействительна Приказ 8 20 Переведен на должность инженера с 10.07.2019 от 10.07.2019 № 14-п Запрещено зачерки- Если специалисты ПФР обнаружат, Признайте запись вать записи о работе что ошибку исправили не по прави- с ошибкой недей- или о награждении, п. 30 лам, стаж работника сразу станет ствительной и под Правил, утв. постанов- меньше, определение Третьего кас- тем же порядковым лением Правительства сационного суда общей юрисдикции номером вносите от 16.04.2003 № 225 от 06.07.2020 № 88-11484/2020 корректную

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 85 Сделали ошибку в наименовании компании и не исправили ее Общество с ограниченной ответственностью «Солнышко» ( ПАО «Солнышко») … В названии организации допущена ошибка. Общество с ограниченной ответственностью «Солнышко» (ООО «Солнышко») Обнаружили ошиб- Если наименование компании указали Внесите запись ку в наименовании с ошибкой или информация на оттиске пе- об ошибке и ука- компании — признать чати другая, то отстаивать право на пенсию жите наименова- незаконной запись работнику придется через суд, определение ние организации не сможете, у нее нет Восьмого кассационного суда общей юрис- без ошибок порядкового номера дикции от 21.01.2021 № 88-1445/2021 Решили сократить запись 4 17 03 2012 Переведен на должность инженера Приказ от 17.03.2012 5 18 6 09 №4 09 2014 Переведен на должность ведущего инженера по теплоснабж. Приказ от 18.09.2014 № 28 04 2021 Запись за номером 5 недействительна Приказ от 18.09.2014 Переведен на должность ведущего инженера № 28 по теплоснабжению с 18.09.2014 Чтобы исправить эту ошибку, не допи- Чаще всего ПФР придирается к сокраще- сывайте текст, пытаясь его уместить. ниям, если речь идет о досрочной пен- Исправьте запись по правилам, кото- сии, но это не значит, что текст в трудовой рые утвердили чиновники, п. 30 Правил, можно сокращать, апелляционное опре- утв. постановлением Правительства деление Ставропольского краевого суда от 16.04.2003 № 225 от 28.08.2015 по делу № 33-6056/2015

86 Документы Как итог — из-за ошибки работодателя она проиграла в судах двух инстанций. Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 20.02.2020 по делу № 88-3536/2020, 2-623/2019 Придется разбираться с трудовыми новичков, которые смогли обновить ЭТК 3 Если новичок все же актуализирует через ПФР записи в справке СТД-ПФР и принесет ее вам вместе с бумаж- рабочих дня есть ной трудовой, придется разбираться. Лучший вариант у вас, чтобы выдать для вас — если в справке будет отметка о том, что работнику оригинал новичок оставил бумажную трудовую или выбор еще трудовой для ПФР, не сделал. Тогда вы забираете у него оригинал трудо- вой книжки и продолжаете вести ее до тех пор, пока если он напишет он не уволится или не принесет заявление о том, что в заявлении, что будет хочет оставить только электронную трудовую. Закон раз- решает сотрудникам так делать, и ограничений по сро- оформлять пенсию кам у них нет. Заявление сотрудник может принести в любой удобный ему день, ст. 2 Закона о внесении изме- нений в ТК. Стаж для выплаты пособий и личной кар- точки будете считать по тем записям, которые есть в бумажной трудовой книжке. Какая подстава вас ждет в справках СТД-ПФР работников при подсчете стажа, узнаете в статье на странице 64. Когда новичок перешел на электронную трудовую, то он не обязан приносить вам вместе со справками СТД-Р и СТД-ПФР бумажную книжку, ст. 65 ТК. Поэтому вы можете ее только попросить, чтобы подсчитать стаж, и безопаснее все-таки это сделать. Помните, что вам нужно обращать внимание не толь- ко на даты кадровых мероприятий в трудовой книжке. Когда считаете стаж для пособия по болезни сотрудни- ка, учтите, что записи в трудовой должны быть без оши- бок. Правила, которые помогут определить, есть ошибка или нет, зависят от даты, когда вносили запись, п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетру- доспособности, по беременности и родам, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н. Примеры записей в трудо- вых книжках, на которые негативно реагируют специа- листы ПФР, найдете на странице 84. Там же покажем, как их исправить, если обнаружили, что вы или коллега сделали одну из этих ошибок в трудовых сотрудников



88 Документы Новые поправки в законах, которые нужно учесть в локалке: примеры формулировок 1 2 3 Что нужно На реквизиты О каких но- срочно пра- какого доку- вых гарантиях вить в ваших мента больше для работни- локальных ак- нельзя ссы- ка нужно напи- тах в 2021 году латься в ПВТР сать в ЛНА

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 89 Новость плохая — из-за изменений конца 2020-го — начала 2021-го года придется снова править локальные акты. Новость хорошая — корректировать нужно всего лишь два документа: ПВТР и положение о персданных. Третий — положение об оплате труда — актуализируй- те, если есть отдельный документ. Если же такого нет — изменения, которые найдете во втором разделе статьи, учтите в ПВТР. В этом случае подобные вопросы у вас должны быть прописаны там. Елена МИЛАНО ПВТР: новая гарантия сотрудникам Юрист, ведущий и еще три изменения, которые надо учесть эксперт журнала «Кадровое дело» Если ГИТ назначит компании проверку, среди первых документов инспектор запросит ПВТР, так как доку- мент регулирует основные вопросы трудовых отношений в организации. Если текст в ПВТР или другом локальном акте компании не будет соответствовать законам, при- дется заплатить штраф до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Новый порядок выплаты пособий. С 1 января 2021 года к выплатам пособий напрямую из ФСС присоеди- нились последние регионы, которые не участвовали в пилотном проекте, Закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ. Если вы прописали в ПВТР порядок взаимодействия с работ- ником и с ФСС для выплаты пособий, внесите измене- ния в правила. Теперь компания получает от сотрудника заявление и документы для выплаты пособия, направ- ляет их в ФCC в электронном виде, а фонд напрямую выплачивает работникам пособия по временной нетру- доспособности, начиная с четвертого дня. Большую часть пособий ФСС вообще выплачивает полностью, когда получает от компании  нужные документы. Если порядок работы с пособиями вы в ПВТР еще не прописывали, сделайте это сейчас. Так сможете избе- жать конфликтов с сотрудниками. В разделе «Обя- занности работника» зафиксируйте, что сотрудник обязан вовремя представлять документы, которые нуж- ны для выплаты пособий. Определите срок, в который он должен будет это сделать. Еще два новшества, которые действуют с 1 января 2021-го и из-за которых отдельным компаниям придется внести изменения в Правила внутреннего трудового рас- порядка, придумали чиновники.

90 Документы Фрагмент ПВТР о  взаимодействии работодателя и сотрудников после перехода на прямые выплаты пособий … 5.1. Работник обязан: … 5.1.12. Предоставить работодателю листок нетрудоспособности или номер элек- тронного листка нетрудоспособности в день выхода на работу после закрытия листка нетрудоспособности врачом для дальнейшей передачи работодателем реестра сведений для назначения пособия в ФСС. Максимальный срок, в кото- рый работник может предоставить больничный лист и получить пособие, — шесть месяцев с даты, когда врачи допустили сотрудника к работе после болезни или травмы, ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. 5.1.13. В случае если работник имеет право на выплату пособий, предоставить работодателю документы, необходимые для назначения пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком, при постановке на учет в ранние сроки беремен- ности и при рождении ребенка, для дальнейшей передачи работодателем реестра сведений для назначения пособия в ФСС. Конкретный писок документов мож- но запросить в отделе кадров работодателя или скачать на корпоративном сайте компании. 5.1.14. В случае если ФСС обнаружит ошибки в документах, работник обя- зан в течение четырех рабочих дней с даты, когда специалист кадровой службы или бухгалтерии сообщил о том, какие документы нужно исправить, предоста- вить корректные документы работодателю. 5.1.15. Если работнику принципиально получать выплаты детских пособий только на банковскую карту, завести карту «Мир», как только правило о перечислениях на карты других платежных систем перестанет действовать. Работодатель сооб- щит, когда это произойдет. … 7.1. Работодатель обязан: … 7.1.21. Направить в ФСС реестр сведений для назначения пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком, при поста- новке на учет в ранние сроки беременности и при рождении ребенка в течение пяти календарных дней со дня, когда получил документы для выплаты пособий от работника. 7.1.22. В случае прекращения права работника на получение ежемесячного посо- бия по уходу за ребенком до полутора лет в трехдневный срок направить в регио- нальное отделение ФСС информацию об этом. 7.1.23. В день получения от ФСС сообщения о том, что документы работника на выплату оформлены с ошибкой, запросить у работника документы с коррект- ными данными. … У вас есть пять рабочих дней, чтобы Укажите, что работникам отправить документы с исправлениями. придется оформить карты «Мир», Работникам дайте срок поменьше, если они хотят получать чтобы иметь хотя бы день в запасе пособия на банковские карты

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 91 Как правильно внести изменения в ЛНА компании, если возникла такая необходимость Когда приметесь за ревизию докумен- Понадобится приказ о том, что меняете тов, помните, что в случае такой необхо- документ, и новая редакция самого поло- димости вносить изменения в ЛНА нужно жения. Не забудьте ознакомить с новым до- в том же порядке, в котором их утверждали. кументом сотрудников, ст. 22 ТК. Новые ограничения на работу женщин. Первое — Мин- труд в четыре раза сократил перечень специально- стей, по которым запрещено работать женщинам. Если в ваших правилах прописано ограничение труда жен- щин по некоторым профессиям и специальностям, скор- ректируйте пункт об этом и поставьте ссылку на приказ Минтруда от 18.07.2019 № 512н. Новые правила работы водителей. Второе — вступи- ли в силу приказы Минтранса от 29.07.2020 года № 264, от 31.07.2020 года № 282, от 16.10.2020 года № 424, которые действуют с 1 января 2021-го до 1 января 2027-го. Приказами № 264 и № 282 установили профессиональные и квалификационные требования к водителям и поря- док, по которому они должны проходить профотбор и профобучение. Приказом № 424 утвердили особенности режима рабочего времени, времени отдыха и условий труда водителей. Например, теперь при суммированном учете рабочего времени ежедневный отдых должен быть не менее 11 часов, а не 12, как раньше. А еженедельный отдых — не менее 45 часов. Проверьте, есть ли в ПВТР вашей компании условия, которые нужно изменить из-за этих поправок. Новая категория льготников на отпуск. Если в ПВТР расписали, какие категории работников могут брать ежегодный отпуск в удобные им даты, скорректируйте ваши правила, Закон от 09.03.2021 № 34-ФЗ. С 20 марта 2021-го взять отпуск в удобное время могут многодетные работники, у которых есть дети до 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет. Льгота перестанет действовать и в случае, если старшему из трех детей исполнится 18 лет. Подробнее о новой льготе читайте в статье на странице 20.

92 Документы Реквизиты какого документа срочно убрать из ПВТР Чиновники отменили СанПиН 2.2.2/2.4.1340- Это подтверждает Минтруд в своем письме 03, на основании которого работодатели от 25.02.2021 № 15-0/ООГ-471. Но если обязаны были предоставлять сотрудникам реально предоставляете эти гарантии всем перерывы от работы за компьютером, поста- работникам компании, которые работают новление Правительства от 08.10.2020 № 1631. за компьютерами, в том числе беременным, С 1 января 2021 года до конца 2026 года дей- и планируете продолжить их предостав- ствуют санитарные правила СП 2.2.3670-20,  лять, то не убирайте совсем пункт о переры- утвержденные постановлением главного са- вах из вашего локального акта. А вот ссылку нитарного врача от 02.12.2020 № 40. В новом на СанПиН, которые больше не действуют, СанПиН информации о перерывах нет. Еще из ПВТР убрать нужно обязательно. Тог- новшество — с нового года работодатели да компанию не оштрафуют за то, что ло- не обязаны сокращать время работы за ком- кальный акт не соответствуют изменениям пьютером всем беременным сотрудницам. в законах. Положение об оплате труда: новая ставка НДФЛ и МРОТ Это следующий документ, который нужно проверить. Локальный акт, в котором указали систему оплаты тру- да, должен быть у каждого работодателя. Проверьте, есть ли в вашем положении условие об НДФЛ с указа- нием конкретных процентов, которые работодатель удерживает с заработков сотрудников и перечисляет в бюджет. С января 2021 года он не для всех 13 процентов. Ставку НДФЛ увеличили с 13 до 15 процентов в отноше- нии тех, кто зарабатывает больше 5 млн руб. в год, Закон от 23.11.2020 № 372-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса». Чиновники собираются продолжить менять размер НДФЛ для работников. Те сотрудники, которые зара- батывают в год меньше 204 000 руб., налог платить не будут. Привычные 13 процентов бухгалтерия удержит с заработка и перечислит в налоговую, если заработок сотрудника будет больше 204 000 руб., но не превысит 5 млн руб. Тем, кто зарабатывает от 5 до 10 млн руб. в год придется отдать в бюджет государства 15 процен- тов заработка. Ставка 25 процентов будет действовать для тех, чей доход от 10 до 100 000 млн руб. Самая большая ставка, которую собираются добавить в НК, — 35 процентов — будет действовать для тех, чей доход свыше 100 млн руб. Кроме того, появится еще и фиксированная сумма НДФЛ для тех, чьи доходы превышают 5 млн руб., законопроект № 1126364-7 «О внесении изменений в НК».

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 93 Если в вашем положении об оплате труда есть ссыл- ка на МРОТ или правила, по которым его рассчитыва- ют, внесите в документ исправления. С января 2021-го размер прожиточного минимума определяют как часть медианного дохода, то есть среднего показателя уровня, выше и ниже которого зарабатывает половина населения страны. МРОТ составил 42 процента от медианной зар- платы, то есть 12 792 руб. Положение о защите персданных: новый бланк согласия на обработку персданных У каждого работодателя по закону должен быть ЛНА, который регулирует вопросы обработки персданных сотрудников. Подробнее про новые штрафы за работу с персданными читайте на странице 12. Если документ в компании есть — отлично. Скорректи- руйте его, с 1 марта 2021 года чиновники изменили закон о персданных, Закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ. Теперь, что- бы передать кому-либо персданные работника, нужно получить от него отдельное согласие на распростране- ние. Если в вашем ЛНА как приложение к нему утверди- ли бланк согласия на обработку персданных, исключите из него положения об их передаче и распростране- нии, утвердите дополнительно новый бланк согласия на распространение персданных. В нем сотрудник дол- жен отметить, какую информацию о своих персданных он согласен передавать и куда, а какую — не согласен Положение об оплате труда. Разные ставки НДФЛ … 3.6. С 1 января 2021 НДФЛ в размере 13 процентов работодатель удерживает и перечисляет в бюджет за работников, чей годовой доход равен 5 млн рублей и меньше. НДФЛ в размере 15 процентов работодатель удерживает и перечисляет в бюджет за работников, чей годовой доход больше 5 млн рублей в год. … Если в положении нет конкретных процен- тов, то править документ не обязательно

94 Документы Работник требует документы: когда выдавать, а когда отказать Нужно ли выдавать копии документов работнику, который уже уволился. Что делать, если в заявле- нии работник просит выдать документ через ме- сяц. Выдавать ли работнику копию приказа, который больше не действует. Елена Милано Сотрудники все сильнее чудят с просьбами выдать доку- Юрист, ведущий менты. Одни хотят документ к конкретной дате, дру- эксперт журнала гие требуют копию ЛНА, который уже отдали в архив. «Кадровое дело» Да еще и уволенные требуют копии. Как решить спор- ные вопросы с этими сотрудниками и кому документы не давать, узнаете в статье. Работник требует документы, которые отменили или отдали в архив Сотрудник может запросить копию документа, кото- рый утратил силу. Например, работодатель издал приказ об увольнении работника, а потом его отменил, а работ- ник попросил выдать копию этого приказа.

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 95 Наш совет — предоставьте по его письменному заявле- нию документы, даже если они уже не действуют. Суды на этот вопрос отвечают по-разному. Одни считают, что работодатель обязан выдавать копии только тех доку- ментов, которые имеют юридическую силу. Другие — что Трудовой кодекс не говорит, что работодатель обязан выдавать только копии действующих документов. Одна- ко, если последуете нашему совету, сэкономите время на судебные разбирательства, даже если в итоге и выи- грали бы спор. Кстати, вместе с копией самого доку- мента можете предоставить копию приказа, которым отменили его действие. Когда сотрудник просит копию документа, который уже в архиве, выдайте копию, если архив на террито- рии компании. В случае если отдали документы в госу- дарственный или частный архив, посмотрите, что насчет запроса оригиналов документов есть в договоре. Вас дол- жен интересовать срок, в который архив документ вер- нет. Скорее всего, это будет больше трех рабочих дней с момента обращения. Если по договору срок, в который архив обязан вер- нуть документ, больше трех рабочих дней, напишите сотруднику ответ на его заявление с запросом докумен- тов. В ответе укажите конкретный пункт договора меж- ду компанией и архивом и определите конкретный срок, в который копии документа сможете выдать. Даже если недовольный работник обратится в ГИТ, скорее все- го, штраф за нарушение вам заменят на предупреждение. Что делать, если сотрудник просит документы к конкретной дате Если работник попросит предоставить ему Чтобы избежать штрафов и споров, подготовь- документы раньше чем в трехдневный срок те копию трудовой книжки в срок, который и у вас есть время, то можете пойти навстре- прописан в ТК, но не проставляйте на копии чу. Если не успеваете — у вас есть три рабо- дату заверения. Работника уведомите о том, чих дня. Сложнее, когда работник приносит что документы готовы и нужно явиться за ни- заявление, скажем, 5 марта, но просит в нем ми либо дать согласие направить их по почте. выдать копию трудовой 10 апреля. Отказать Так подстрахуетесь на случай претензий с его в приеме такого заявления и сказать работ- стороны о том, что задерживаете документы, нику, чтобы приходил с ним в начале апреля, если работник вдруг решит их вам предъявить. вы не можете. В то же время работодатель Если сотрудник скажет, что придет за ними обязан выдать документ не позднее трех ра- позже — его право, но потребовать наказать бочих дней именно со дня, когда работник вас за нарушение сроков, в которые документы подал такое заявление, ст. 62 ТК. выдали, уже не сможет.

96 Документы Дубликат трудового Так как вы не могли физически выдать копию в течение договора выдавайте, трех рабочих дней. если работник поте- рял свой экземпляр Если же сотруднику документ нужен срочно, предложи- и попросил выдать те ему самостоятельно доехать в архив и получить копию его снова или выписку из документа. Предупредите, что сотруднику понадобится паспорт, чтобы составить запрос в архив. Бывший работник требует копии документов Работодатель должен выдать справки и другие докумен- ты, которые связаны с работой, по письменному заявле- нию сотрудника не только тем, кто работает в компании. Выдать их нужно будет  и сотрудникам, которые уже уволились, ст. 62 ТК. Суды все чаще принимают реше- ния в пользу работников, которые уволились из компа- нии, запросили у бывшего работодателя справки и не получили их из-за того, что договор с ними расторгли. Более того, бывший сотрудник может запросить справ- ку, даже если после увольнения прошел год или больше, так как ТК не ограничивает сроки для такого обращения. Выдать сотруднику обязаны только документы, которые связаны с его работой. Это важно, когда работник назло кадровику требует по 10 копий всех ЛНА. Пример Иванов уволился из организации и через некоторое время запросил у работодателя расчетные листки и справку 2-НДФЛ. Работодатель документы не выдал, и Иванов обратился в суд. Суд первой инстанции решил, что работодатель нарушил права Иванова, так как не выдал ему документы, которые он запросил. Суд второй инстанции отменил это решение. Судьи посчитали, что документы, которые запросил Иванов, не связаны с его работой и Иванов не обосновал, зачем они ему, поэтому их выдавать не нужно. Суд третьей инстанции поддержал это решение. Дело дошло до Верховного суда, который указал, что полу- чить от работодателя документы, которые связаны с работой, или их заверенные копии могут и работники, с которыми рабо- тодатель прекратил трудовые отношения. Более того, работник не обязан объяснять, почему ему нужно получить документы. Верховный суд оставил в силе решение суда первой инстанции. Определение СК по гражданским делам Верховного суда от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9

№ 4, апрель 2021 · e.kdelo.ru 97 Работник требует копии всех документов Копию трудового компании в 10 экземплярах договора выдавай- те, если в заявлении В статье 62 ТК перечислены документы, которые работник попросил работник может запросить у кадровика, но это не пол- выдать именно ее ный перечень. Работник вправе запросить и дру- гие документы. Основное, на что нужно обратить внимание, когда принимаете от работника заявле- ние, — документы, которые он запрашивает, должны быть связаны с работой. Ограничений по количеству их копий в законе нет. Иногда работники требуют предоставить им, напри- мер, копии ПВТР, положения об оплате труда и других локальных нормативных актов. Чаще всего такие доку- менты становятся нужны работнику, когда он планирует защищать свои права в прокуратуре, ГИТ или суде, если он посчитал, что работодатель их нарушил. Эти доку- менты связаны с его трудовой деятельностью, но суды принимают разные решения насчет того, обязан ли рабо- тодатель их выдать работнику. Выдавать или нет работ- нику копию локальных нормативных актов, решайте исходя из конкретной ситуации. Судьи, которые выносят решения о том, что работо- датель правильно отказался выдать работнику такие документы, считают, что по закону работодатель обязан ознакомить сотрудника с ЛНА под подпись, а не предо- ставить их ему. Кроме того, работодатель обязан пре- доставлять копии документов, которые связаны только с работой конкретного сотрудника, а не с производствен- ным процессом в целом. Пример Петрова запросила у работодателя документы, которые связаны с работой. Работодатель выдал ей часть докумен- тов, которые она запросила, а копии ЛНА выдать отказался. Петрова обратилась в суд. Суды двух инстанций отказались поддержать ее требования. Причина — по закону работо- датель обязан выдать сотруднику по его заявлению толь- ко документы, связанные с его работой, а не все документы, которые связаны с производственным процессом. Работо- датель не выдал Петровой документы, которые являются локальными нормативными актами, а не индивидуальными документами, которые касаются самой Петровой. Апелляционное определение Самарского областного суда от 10.09.2019 по делу № 33-11114/2019

98 Документы Ответ работнику о том, что невозможно выдать копии документов в срок Ссылайтесь на пункт договора с архивной Укажите дату, организацией, в котором есть срок когда сможете предоставления документов по запросу выдать документы … УВЕДОМЛЕНИЕ 15.04.2021 № 5 Уважаемый Александр Павлович! На Ваш запрос от 15.04.2021 сообщаем, что приказ о переводе от 11.01.2010 № 54 находится в архиве по адресу: 114250, г. Москва, ул. Гагарина, д. 44. В соответ- ствии с пунктом 7.1 договора, заключенного с ООО «Архив», копии документов по запросу выдаются в течение пяти рабочих дней, в связи с чем предоста- вить Вам копию приказа в трехдневный срок мы не сможем. Предлагаем явить- ся за документом в отдел кадров 22.04.2021 либо дать письменное согласие на отправление копии приказа о переводе от 11.01.2010 № 54 Вам по почте по ука- занному Вами адресу. Также Вы можете получить приказ в архиве самостоятель- но, предъявив документ, удостоверяющий личность. Отдел кадров находится по адресу: 124008, г. Москва, ул. Яблоневая, д. 10. Режим работы отдела кадров: с понедельника по пятницу — с 9.00 до 18.00. Архив находится по адресу: 114250, г. Москва, ул. Гагарина, д. 44. Тел. 8 (945) 362-00-02. … Предложите работнику дать Укажите, что работник сам согласие на отправку документа может забрать документ по почте в архивной организации Некоторые суды считают, что работодатель обязан пре- доставить работнику по его запросу копии локальных нормативных актов, которые непосредственно затраги- вают его права и обязанности и связаны с его работой. Например, если понятно, что работник требует копии документов для того, чтобы установить, правильно ли бухгалтерия начисляет ему зарплату, копию документа или выписку из него работнику лучше предоставить. Суд, когда будет рассматривать такое дело, скорее всего, под- держит работника. Если в документе, который запросил сотрудник, есть информация о персональных данных других работников, то выдать его копию без их письменного согласия нельзя.