Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 02 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 2 ФЕВРАЛЬ 2020 23 февраля Делопроизводство Четыре основных документа компании: правила, которые исключат ошибки 10 Делопроизводство Секретарь Профессия секретарь Как привести в порядок Как организовать делопроизводственные и руководитель в офисе деловой завтрак процессы компании 24 Как считывать эмоции и обед для шефа 72 руководителя 60
Новости от главного редактора Скоро весна, готовьтесь к переменам, дорогие коллеги! Февраль нас радует ясным голубым небом и первыми лучами 21 почти весеннего солнца. Скоро весна! С капелью, ручейка- февраля — ми и новыми планами. Как стряхнуть с себя остатки зимы Международный день и начать работать над собой? В февральском номере вас ждут родного языка рекомендации к действию. Узнайте, как привести в порядок делопроизводственные процессы компании. Если количество документов органи- зации увеличивается с каждым годом, а работа замедляется и подвисает, пора привести делопроизводство в порядок. Начните с одного процесса на странице 24. Откройте для себя правила, которые исключат ошибки в четырех основных документах. Из-за ошибок в приказах решения вашего шефа могут признать незаконными, а у вас будут проблемы. Как их избежать — читайте на странице 10. Создайте шаблон документа, который соответству- ет ГОСТу. Расскажем, как создать шаблон акта для любых ситуаций и настроить его с учетом требований стандарта на странице 46. Научитесь считывать эмоции руководителя и коллег. Воспользуйтесь карточками семи эмо- ций и пройдите тесты на странице 60. Организуйте в офисе деловой завтрак и обед. Как правильно сервировать стол, каким должно быть меню — узнайте на странице 72. Пусть февраль подарит вам прекрасное настроение, порадует солнцем и согреет любовью! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1
№ 2, февраль 2020 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь......................................................................................................... 4 Новости.............................................................................................................. 6 Делопроизводство Информационные технологии Работа с документами Компьютер и интернет Четыре основных документа Как создать шаблон акта, компании: правила, которые который соответствует ГОСТу.....................46 исключат ошибки......................................... 10 Какие приложения помогут забронировать Как привести в порядок столик для шефа в ресторане........................55 делопроизводственные процессы компании..................................... 24 Секретарь и руководитель Как составить перечень дел Взаимодействие по работе с документами Как считывать эмоции на целый год.......................................................34 руководителя и коллег................................ 60 Что делать, если вы получили неполный комплект документов.............. 36 7 ошибок, которые допускают в выписке из протокола.............................. 38 Практикум Задание № 2. Как подготовить ответ на письмо-предложение................... 40 Задание № 1. Ответы.................................... 42
Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс кого государственного гуманитарного университета, к. и. н. Профессия секретарь В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- Деловой этикет нитарного университета, д. и. н. Как организовать в офисе деловой завтрак и обед: инструкция М.В. Ларин – для секретаря-профессионала....................72 завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Российского Профессиональное развитие государств енного гуманитарного университета, Как выбрать подарок на 23 Февраля д. и. н., профессор для коллег, друзей и родных........................81 Л.В. Санкина – Профессиональное развитие доцент кафедры документоведения Российс кого Каким должен быть голос государств енного гуманитарного университета, к. и. н. секретаря и как его тренировать................86 Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Юлия НАУМЧЕНКО: «Если задача кажется нерешаемой, значит, вы рассмотрели не все варианты — решение есть всегда».............90
Компас секретаря Портрет профессионала «Искусство переговоров — просто вол- шебная палочка: чем больше заклина- ний ты знаешь, тем легче достичь нуж- ного результата», — считает ассистент директора Юлия НАУМЧЕНКО 90 Делопроизводство Информационные технологии Как привести в порядок Как создать шаблон акта, который делопроизводственные соответствует ГОСТу процессы компании Быстро создать документ помогут готовые Если вы раньше не занимались оптими- шаблоны. Расскажем, как создать шаблон зацией, начните ее с первых этапов рабо- акта для любых ситуаций и настроить его ты с документами. Например, с приема с учетом требований ГОСТа. За основу и первичного рассмотрения входящих возьмем бланк с продольным располо- документов 24 жением реквизитов 46 Март 2020 Календ. дней — 31; рабочих — 21; вых. и праздн. — 10 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 678 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru
Главное в номере Номер за 5 минут Четыре основных документа 4 компании: правила, которые исключат ошибки адресата и не более может быть Редакция выбрала 4 основных документа организации и написала о правилах работы в письме, при этом с ними и об ошибках в их оформлении 10 основной адресат указывается первым Секретарь и руководитель Профессия секретарь Как считывать эмоции Как организовать в офисе руководителя и коллег деловой завтрак и обед: инструкция для секретаря- О том, как проявляются разные эмоции профессионала и как распознать фальшивые, узнаете в специальных карточках. Попытайтесь Если шеф поручит организовать деловой повторить эти эмоции, учитывая движения завтрак или обед в офисе, вы должны лицевых мышц. Используйте зеркало или быть готовы это сделать на самом высо- фронтальную камеру смартфона 60 ком уровне. Из статьи узнаете как 72 Важные даты марта 7 День рождения 8 Международный 10 День архивов 15 День телефонного женский день в России работников ЖКХ аппарата 25 День работника 27 Всемирный 31 Международный 20 Международный культуры России день театра день резервного день счастья копирования № 2, февраль 2020 5
Компас секретаря Работодателей будут штрафовать на 6 млн за ошибки в хранении персданных Подписан Федеральный закон № 405- Операторов связи могут наказать ФЗ, который предусматривает штрафы за повторное неисполнение требования, за невыполнение требований к хранению по которому они должны уведомлять персональных данных. федеральные органы власти о запуске новых программ приема и обработки Компании, которые хранят персдан- данных. За нарушение для должност- ные сотрудников на серверах за грани- ных лиц штраф составит от 50 тыс. цей, начнут штрафовать. Штраф за такое до 100 тыс. руб., для юридических — правонарушение составит для долж- от 500 тыс. до 1 млн руб. За неисполне- ностных лиц от 100 тыс. до 200 тыс. руб., ние закона Роскомнадзор будет вносить для юрлиц — от 1 млн до 6 млн руб. сайты компаний в реестр нарушителей При повторных нарушениях штрафы прав субъектов персональных данных. увеличатся. Для должностных лиц — от 500 тыс. до 800 тыс., для юридических Источник: sekretariat.ru лиц — от 6 млн до 18 млн руб. Перестанут выплачивать 50 рублей тем, кто в отпуске по уходу за ребенком Отменили ежемесячные пособия по ухо- компенсационные выплаты в размере ду за ребенком от полутора до трех лет 50 руб. матерям, состоящим в трудовых в размере 50 руб. Те, кому предназнача- отношениях на условиях найма с пред- лись эти пособия, продолжат их получать приятиями, учреждениями и организа- до окончания установленных периодов циями независимо от организационно- выплат. Соответствующий приказ опубли- правовых форм. Те граждане, которые кован на официальном портале правовой получили на него право до начала информации. 2020 года, будут получать деньги до тех пор, пока ребенку не исполнится три Указ Президента РФ от 30.05.1994 года либо пока они не вернутся на работу № 1110 «О повышении размера компен- из отпуска по уходу. сационных выплат отдельным катего- риям граждан» признается утратившим Источник: sekretariat.ru силу. Указ устанавливал ежемесячные 6 e.sekretaria.ru
Новости Россиян переведут на электронные трудовые книжки Подписан закон об использовании электрон- книжки в пользу электронной работники ных трудовых книжек вместо классиче- смогут подать до 31 декабря 2020 года. ских бумажных. Переход на электронные Если выберете электронную книжку, трудовые книжки не обязателен — все работодатель обязан выдать вам бумаж- россияне, у которых есть хотя бы мини- ную трудовую. Так он полностью снимет мальный стаж работы, могут сделать это с себя ответственность за ее хранение. на добровольной основе или продолжить Электронная трудовая будет храниться использовать бумажную книжку. в ПФР. Получить электронную трудовую можно на последнем месте работы, а так- Работодатели должны в обязательном же в МФЦ, ПФР или на портале госуслуг. порядке уведомить сотрудников о новых правилах не позднее 30 июня 2020 года. Источник: kdelo.ru Заявление на отказ от бумажной трудовой 1 апреля стартует эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота Эксперимент по внедрению электронно- какие кадровые документы переведут го кадрового документооборота пройдет в цифровой формат. Вести электронные с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Соот- документы работодатели смогут через ветствующий законопроект внесли в Гос- свою информационную систему или через думу чиновники правительства. электронный сервис информационно-ана- литической системы «Общероссийская Сейчас трудовое законодательство база вакансий “Работа в России”». Экс- предусматривает более 60 документов перимент позволит отработать механиз- по кадровым вопросам. Министры пред- мы ведения и применения электронных лагают многие из них сделать электронны- документов, которые касаются трудовых ми: трудовые договоры, графики отпусков, отношений с сотрудниками. По его резуль- приказы о командировках и др. Экспери- татам внесут предложения об изменениях мент не затронет налоговую и пенсион- в законодательстве. ную отчетность. Участие в эксперименте будет добровольным и для работодателя, Источник: kdelo.ru и для сотрудников. Компании сами решат, № 2, февраль 2020 7
РвонсутткриинЙосвотохаагнорвХосегейогз.диангзфаа,ирнлоиождсеодрфал,юаинтсдтссокяриийк Делопроизводство Четыре основных документа компании: правила, которые исключат ошибки 10 Инна САМСОНОВА, документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству Работа с документами Работа с документами Как привести в порядок Как составить перечень делопроизводственные дел по работе с документами процессы компании 24 на целый год 34
Делопроизводство Четыре основных документа компании: правила, которые исключат ошибки Инна САМСОНОВА, документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству Из статьи узнаете: Какие ошибки вам нужно проверить в актах Каких ошибок важно избегать в приказах Какие ошибки регулярно допускают в письмах Каких ошибок нужно избегать в протоколах Обратите внимание! Из-за ошибок в приказах решения вашего шефа могут Все документы оформляем признать незаконными. Из-за неправильно оформленного по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и составленного письма у вашего шефа могут быть боль- «СИБИД. Организационно- шие неприятности. Редакция выбрала четыре основных распорядительная документа организации и написала о правилах работы документация. с ними и об ошибках в их оформлении, из-за которых Требования к оформлению в проблемах обвинят вас. Каким правилам следовать, документов» читайте в статье. Каким правилам следовать в приказах Из всех возможных распорядительных документов организа- ции приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им. Приказ — правовой акт, который принимает руководитель организации, действу- ющий единолично, чтобы урегулировать ее деятельность. 10 e.sekretaria.ru
Работа с документами Разберемся, каким правилам следовать, чтобы не допустить Еще по этой теме ошибки в оформлении приказа. «Как составить приказ-2020: готовые Проверяйте бланки. Чтобы оформить приказ, исполь- рекомендации», зуйте бланк приказа. На бланке приказа не должно быть № 12, 2019 справочной информации, как на бланке письма, это вну- тренний документ организации. Не забывайте о реквизитах, которые влияют на юри- дическую силу. Если в приказе нет реквизитов, которые влияют на его юридическую силу, документ могут признать недействительным. Поэтому проверьте, есть ли в приказе реквизиты: «Наименование организации — автора доку- мента», «Дата документа», «Регистрационный номер доку- мента», «Место составления (издания) документа» — если по наименованию организации — автора документа нельзя определить местонахождение организации, «Подпись». Например, если в приказе нет наименования организа- ции, его признают недействительным, поскольку нельзя установить, кто создал документ. Если отсутствует дата — документ признают недействительным, так как невозможно установить, когда его создали. К тому же, если в документе нет даты, вы не докажете, что издали его до определенных событий, а не после. Если отсутствует регистрационный номер, значит, он на регистрацию не поступал и не всту- пил в законную силу. Без места составления невозможно установить, где был создан документ. Если документы подпишет неуполномоченный сотрудник, суд признает их недействительными. Оформляйте отметку о приложении правильно. Отмет- ку о приложении часто оформляют после текста приказа, как в деловом письме. А в распорядительных документах эту отметку нужно оформлять в самом тексте при первом упоми- нании, указывая в скобках (приложение), (приложение 1) или (приложение № 1), если их несколько. Издавать приложения вместе с приказом и не упоминать их в тексте — грубейшая ошибка. Еще одна серьезная ошибка — несоответствие заголовка приложения в тексте приказа самому приложению. № 2, февраль 2020 11
Делопроизводство Еще по этой теме Правильно пишите Ф. И. О. в тексте приказа. Ини- «Есть ли разница циалы перед фамилией в распорядительных документах между отменой остаются только в реквизитах «Подпись», «Гриф утвержде- и аннулированием ния документа» и «Гриф согласования документа». Во всех приказа», № 1, 2020 остальных случаях сначала пишите фамилию, потом ини- циалы или полностью имя и отчество. 12 Выделите управленческие решения в отдельные пункты. Каждое решение в приказе нужно оформлять отдельно. Пункты приказа располагайте в логико-временной последовательности и нумеруйте арабскими цифрами или оформляйте маркированный список для коротких поручений. Указывайте сроки исполнения поручений. Приказы, в которых есть конкретные поручения, ставят на контроль, причем каждое поручение контролируют отдельно. Поэтому не забывайте указывать срок исполнения поручения. Срок исполнения должен быть реальным. Учитывайте время дове- дения документа до конкретных исполнителей. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 10.02.2020, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа отсчитывается с даты издания приказа, то есть с даты его регистрации, что долж- но совпадать с датой подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поруче- ния лучше указывать конкретной датой. Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывают в тех случаях, когда действия носят регулярный характер или когда утверждается документ. Указывайте настоящую должность сотрудника в подписи. В реквизите «Подпись» нужно написать ту долж- ность, которую сотрудник занимает в соответствии с при- казом о замещении, возложении обязанностей и др. Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности генерального директора…», то в подписи так и напишите: исполняющий обязанности генерального директора или и. о. генерального директора. Правильное оформление приказа — на странице 13. e.sekretaria.ru
Работа с документами Примеры грамотно составленных и оформленных приказов АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИГМА» 1 № 19 3 (АО «СИГМА») ПРИКАЗ 27.01.2020 2 Москва 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству В связи с разработкой Инструкции по делопроизводству для совершенствования докумен- тационного обеспечения в АО «СИГМА» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (прилагается) 8 и ввести ее в действие с 03.02.2020. 5 2. Заведующему канцелярией Котовой Р. Л. провести совещание с руководителями струк- турных подразделений с целью разъяснения применения инструкции до 05.02.2020. 6 3. Начальнику АХО Макарову О. Т. обеспечить тиражирование инструкции для руководите- лей структурных подразделений до 05.03.2020. 7 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Трофимова И. И. И. о. директора Сотов В. Р. Сотов 9 Замдиректора Зав. канцелярией Трофимов И. И. Трофимов Котова Р. Л. Котова 27.01.2020 27.01.2020 С приказом ознакомлены: Начальник отдела… Личная подпись Расшифровка подписи Дата … …. … Ростова Ирина Васильевна, секретарь +7 (495) 491-54-22, [email protected] В дело № 01-06 Трошина 03.02.2020 1 Указали наименование организации — автора документа 2 Указали реквизит «Дата документа» 3 Указали реквизит «Регистрационный номер документа» 4 Указали реквизит «Место составления (издания) документа» 5 Каждое поручение оформили отдельным пунктом 6 В каждом поручении добавили наименование должности и Ф. И. О. сотрудника 7 Обозначили сроки исполнения поручений 8 Оформили реквизит «Отметка о приложении» в тексте приказа 9 Оформили реквизит «Подпись»
Делопроизводство Еще по этой теме Каким правилам следовать в оформлении «Как подготовить протоколов и зафиксировать итоги совещания: пошаговый Протоколы создают в процессе коллегиального принятия алгоритм», № 8, 2018 управленческих решений: на заседаниях, совещаниях и т. д. В протоколах фиксируют ход совещания и принятые реше- ния. Разберемся, каким правилам следовать, оформляя этот документ. Проверьте, есть ли в документе реквизиты, которые влияют на юридическую силу: «Наименование органи- зации — автора документа», «Дата документа», «Регистра- ционный номер документа», «Место составления (издания) документа», «Подпись». Включайте в протокол разделы, которые влияют на юридическую силу. Разделы «Присутствовали» и «При- глашенные» непосредственно влияют на юридическую силу протокола, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания — минимально необходимого и достаточного количества членов коллегиального органа для начала работы собрания и правомочности принятия решений. Если кворум отсутствует, проводить собрание недопустимо, поскольку его решения будут недействитель- ны. Порядок проведения заседаний коллегиальных органов, в том числе кворум, обычно устанавливают в положении о коллегиальном органе или других ЛНА организации. Если все присутствующие на мероприятии — работни- ки вашей организации, укажите только их Ф. И. О. Если на совещании были представители других организаций, то каждого внесите в протокол и укажите должность, место работы и Ф. И. О. Если присутствующих более 15 человек, оформите отдельный список, который будет приложением к протоколу. Выглядит это так. Присутствовали: 42 челове- ка (список прилагается). Так же в протоколе оформляется и раздел «Приглашенные». Добавляйте заголовок к тексту. Часто заголовок в про- токолах пропускают, между тем заголовок протокола — это 14 e.sekretaria.ru
Работа с документами наименование вида протоколируемого мероприятия — сове- Еще по этой теме щания, заседания, собрания и наименование коллегиального «Как правильно органа, работу которого вы протоколируете. оформить и заверить выписку из протокола Правильно располагайте вопросы в повестке дня. совещания», № 6, 2019 В повестке дня перечисляют вопросы, которые будут рас- сматривать на заседании. Вопросы повестки дня нумеруют арабскими цифрами. Последовательность, в которой нужно расположить вопросы, определяется степенью их важно- сти. Иногда можно обойтись без повестки дня. Например, если обсуждается один вопрос, который соответствует теме совещания: «Согласительное совещание с ООО “Абсолют” по проекту договора аренды земельного участка». Без повест- ки дня проводят и оперативные совещания. Соблюдайте схему полного протокола. Основная часть протокола состоит из нескольких разделов. Каждый раздел соответствует одному вопросу повестки дня. Разделы про- токола: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Можно добавить разделы «ВОПРОСЫ» и «ОСОБОЕ МНЕНИЕ». На практике подразделы «ВЫСТУ- ПИЛИ» и «ВОПРОСЫ» часто смешивают. Это самый слож- ный момент: нужно отделить мнения от вопросов и разнести их по нужным разделам. «ОСОБОЕ МНЕНИЕ» — редкий раздел, его используют в случаях, когда кто-то из присут- ствующих не согласен с решением. Некоторые решения при- нимают по результатам голосования. Тогда информацию о голосовании вписывают в протокол сразу после решения. Подписывайте и знакомьте с протоколом правильно. Протокол подписывают председательствующий и секретарь, затем его, как правило, доводят под подпись до работников, которые названы ответственными исполнителями в поста- новляющей части протокола. Передавайте на утверждение отдельные виды прото- колов. Отдельные разновидности протоколов приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем данной или вышестоящей организации. Порядок утверж- дения протоколов закрепляют в положении о коллегиаль- ном (совещательном) органе или в регламенте органа. Так № 2, февраль 2020 15
Делопроизводство Полный протокол совещания Общество с ограниченной ответственностью «Вариант» 1 2 (ООО «Вариант») ПРОТОКОЛ 2 20.01.2020 4 № 3 5 Москва 6 совещания у генерального директора 3 Председательствующий — Воронин П. В. Секретарь — Киреева С. А. Присутствовали: 7 Александрова П. М. Захаров Т. С. Начальник отдела кадров Петрушина Е. К. Начальник производства Смолич А. А. Начальник службы ДОУ Есина В. И. Главный бухгалтер Специалист 1-й категории службы ДОУ ПОВЕСТКА ДНЯ: 8 1. Об организации архивного хранения документов ООО «Вариант». 2. О порядке разработки номенклатуры дел. 3. О кадровом обеспечении архива. 4. О материально-техническом обеспечении архива. 1. СЛУШАЛИ: Петрушину Е. К. Архивное хранение документов является обязательным про- цессом делопроизводства. Документы ООО «Вариант» хранятся в структурных подразделе- ниях, не упорядочены. Необходимо организовать централизованное хранение документов ООО «Вариант». ВЫСТУПИЛИ: Александрова П. М., Смолич А. А. Все выступившие отметили необходимость организовать централизованное хранение доку- ментов ООО «Вариант». ВОПРОСЫ: Захаров Т. С. Кто будет заниматься разбором и описанием документов? Ответ: Архивариус при помощи работников структурных подразделений. РЕШИЛИ: 1.1. Поручить службе ДОУ ведение архива. Петрушиной Е. К. внести в Положение о служ- бе ДОУ соответствующие поправки до 24.01.2020. Голосование: единогласно. 1.2. Внести изменения в штатное расписание ООО «Вариант» и создать одну дополнитель- ную штатную единицу в службе ДОУ — заведующий архивом. Александровой П. М. подгото- вить проект приказа о внесении изменений в штатное расписание до 22.01.2020. Голосование: за — 5, воздержались — 2, против — нет.
Работа с документами 1.3. Александровой П. М. организовать перевод на вакансию «Заведующий архивом» спе- циалиста 1-й категории службы ДОУ Есиной В. И. с 03.02.2020. Голосование: единогласно. ОСОБОЕ МНЕНИЕ: 9 Захаров Т. С. Одной штатной единицы мало для организации архива ООО «Вариант», так как объем документов слишком большой. (…) Приложение: 1. План работ по организации архива ООО «Вариант» на 5 л. в 1 экз. 2. Проект изменений в штатное расписание ООО «Вариант» на 1 л. в 1 экз. Председательствующий Воронин П. В. Воронин 10 Секретарь Киреева С. А. Киреева С ПРОТОКОЛОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ: 11 П. М. Александрова Е. К. Петрушина Начальник отдела кадров Александрова 20.01.2020 Начальник службы ДОУ Петрушина 20.01.2020 1 У казали наименование организации 6 Указали место составления документа 2 Указали наименование вида документа 7 Включили раздел «Присутствовали» 3 Добавили заголовок к тексту 8 Включили раздел «Повестка дня» 4 Оформили дату документа 9 Включили раздел «Особое мнение» 5 Оформили регистрационный номер 10 Оформили реквизит «Подпись» 11 Добавили отметку об ознакомлении документа утверждаются протоколы заседаний постоянно действующих 17 экспертных комиссий организаций. Правильное оформление протокола — на страницах 16—17. Какие правила применяют к актам Акт составляют несколько лиц или комиссия, чтобы зафиксиро- вать то или иное событие: результаты проверки, прием-передачу № 2, февраль 2020
Делопроизводство Еще по этой теме дел, дисциплинарное нарушение и т. д. В акте подробно опи- «Акт-2020: как составить сывают факт, который фиксируют. Каким правилам следовать и оформить», в оформлении этого документа — смотрите далее. № 11, 2019 Проверьте, есть ли в документе реквизиты, которые влияют на юридическую силу: «Наименование органи- зации — автора документа», «Дата документа» — в случае с актом это дата актируемого события, «Регистрационный номер документа», «Место составления (издания) докумен- та», «Подпись». Выясните, какие акты нужно утверждать, а какие заве- рять печатью. Некоторые акты утверждает руководитель организации, а некоторые дополнительно удостоверяют печа- тью. Список таких актов есть в приложениях 10 и 11 к Пример- ной инструкции по делопроизводству в государственных орга- низациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44) и в нашей таблице. Утверждают акты Заверяют печатью акты Проверок, ревизий Приема законченных строительством объектов Ликвидации организаций Оборудования Списания Списания Экспертизы Экспертизы Выполненных работ Определите, кто должен участвовать в составле- нии акта. Акт могут составлять работники организации и комиссия. Комиссия — коллегиальный орган при руко- водителе организации, который создают специальным распорядительным документом, в том числе с участием внешних организаций, и у нее есть название: инвента- ризационная комиссия, постоянно действующая дисци- плинарная комиссия и т. д. Каждая комиссия фиксирует события только в рамках своих задач. Рекомендуемое количество составителей акта — три человека. Это особенно актуально, если нужно зафиксиро- вать дисциплинарный проступок. Акт могут составить и два работника. Например, это касается актов приема-передачи документов и материальных ценностей от одного коллеги другому. 18 e.sekretaria.ru
Работа с документами Акт о недостающих приложениях к письму Общество с ограниченной ответственностью «Сириус» 1 (ООО «Сириус») АКТ 2 16.10.2019 4 №9 5 Москва 6 о недостающих приложениях к письму 3 Основание: доставка в ООО «Сириус» сопроводительного письма с отсутствующими при- ложениями к нему. 7 Составлен: начальником отдела делопроизводства Медведевой А. Н., помощником гене- рального директора Волковой С. Г., офис-менеджером Зайцевой О. М. в присутствии курьера ООО «Пент-Хаус» Лисовского А. Н. 16 октября 2019 года в 11.00 в канцелярию ООО «Сириус» (г. Москва, ул. Лесная, д. 24, корп. А, оф. 001) было доставлено письмо от ООО «Пент-Хаус» от 16.10.2019 № 456-исх. При первичном рассмотрении письма обнаружено отсутствие заявленных приложений: 3. Оферта договора подряда на 7 л. в 2 экз. 4. Счет на оплату на 1 л. в 1 экз. Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отпра- вителю. Письмо с неполным пакетом документов возвращено курьеру ООО «Пент-Хаус» Лисов- скому А. Н. Настоящий акт составлен в двух экземплярах: 8 Первый — в дело № 01-23. Второй — в ООО «Пент-Хаус». Медведева А. Н. Медведева 9 Волкова С. Г. Волкова Зайцева О. М. Зайцева Письмо ООО «Пент-Хаус» от 16.10.2019 № 456-исх. и один экземпляр акта получил. 10 Курьер ООО «Пент-Хаус» Лисовский А. Н. Лисовский 16.10.2019 1 Указали наименование организации 7 Включили основание для составления акта 2 Указали наименование вида документа 8 В несли указание о количестве экземпляров 3 Добавили заголовок к тексту 4 Проставили дату актируемого события акта 5 Указали регистрационный номер акта 9 Д обавили подписи членов комиссии без 6 Указали место составления или издания указания должностей № 2, февраль 2020 10 Добавили отметку об ознакомлении 19
Делопроизводство Еще по этой теме Включите в акт запись «Основание». В «Основании» «Как составить акт укажите причины, по которым составлен акт: издание рас- об уничтожении печати», порядительных документов, проведение определенных № 8, 2019 мероприятий, а также возникновение соответствующих управленческих ситуаций. Укажите количество экземпляров документа. В акте должна быть запись о количестве созданных экземпляров акта и местонахождении каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, кото- рые заинтересованы в его составлении, или нормативными требованиями, которые регламентируют составление актов конкретной разновидности. Подпишите акт правильно. Документ подписывает не только председатель, но и все члены комиссии, присут- ствовавшие при проведении проверки или ревизии. При подписании акта председателем и членами комиссии наи- менования их должностей не указываются. Акт считается принятым и вступает в действие после того, как его подписа- ли все члены комиссии. Тот, кто не согласен с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляют на отдельном листе и прикладывают к акту. Ознакомьте с актом. С актами, которые фиксируют дис- циплинарные проступки, участников знакомят под подпись. На последней странице акта работник должен собствен- норучно написать фразу «С актом ознакомлен», указать свои должность, фамилию, инициалы, поставить подпись и дату. Если работник отказывается знакомиться с актом или не в состоянии это сделать, составители акта после своих подписей пишут соответствующий текст и вновь расписыва- ются. Пример оформления акта — на странице 19. Как правильно оформлять письма Деловая переписка занимает основное место среди всех доку- ментов организации. Переписка — это визитная карточка 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами организации и вашего руководителя. Назовем правила, которых нужно придерживаться в деловой переписке, и рас- скажем, на что вам обратить внимание в первую очередь. Не указывайте вид письма. В деловых письмах не при- нято указывать вид и разновидность письма, например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание», «гарантийное». Деловые письма оформляют на специальных бланках — бланках писем с определенным набором реквизитов. В бланке письма есть два реквизита, которые не используют в других видах бланков: справочные данные об организации и ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. По наличию в бланке этих реквизитов мы безошибочно определяем, что перед нами именно деловое письмо. Кроме того, разновидность письма легко устанавливается по ключевому слову текста. Пример. В письмах-просьбах, запросах используется глагол «про- Еще по этой теме сить» — просим сообщить, просим направить, просим предоставить «Основные виды писем: и др., в письмах-напоминаниях — глагол «напоминать», в информа- конструктор, который ционных письмах, извещениях — глагол «сообщать» и т. д. В гаран- упростит работу тийных письмах обязательна фраза о гарантиях, например: «Оплату с текстами», № 11, 2018 гарантируем. Наши банковские реквизиты:». Не добавляйте на бланк письма банковские рекви- зиты. В бланках писем банковские реквизиты в настоящее время не указывают. В соответствии с пунктом 5.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016 справочные данные об организации включа- ют: почтовый адрес организации — дополнительно можно указывать адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом; номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП. Если необходимо указать бан- ковские реквизиты, их указывают в тексте письма. Указывайте в справочной информации ОГРН, ОКПО и ИНН/КПП. Код организации по Общероссийскому клас- сификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации № 2, февраль 2020 21
Делопроизводство Еще по этой теме (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика / «Как правильно код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) составить письмо- не указывают только в бланках писем органов государствен- согласие в ответ ной власти и органов местного самоуправления — пункт 5.8 на просьбу или ГОСТ Р 7.0.97-2016. предложение», № 1, 2019 Учитывайте, что нежелательно включать несколь- ко вопросов в одно письмо. Деловое письмо должно быть 22 посвящено одному вопросу. Такие письма значительно быстрее обрабатывают и исполняют. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, составьте отдельное письмо по каждому из них. Ограничивайте число адресатов письма. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адреса- там письмо направляется для сведения. При необходимости направить письмо большему количеству адресатов сделайте список рассылки. Добавляйте этикетные фразы. Этикетные фразы — вступительная и заключительная — должны быть в каждом письме (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В стандарте есть возмож- ные варианты обращений и к должностным, и к физическим лицам: «Уважаемый господин директор! Уважаемый Иван Петрович! Уважаемые коллеги!» и др. Все они, а также этикетная фраза «С уважением…» используются в письме. Заключительная этикетная фраза должна стоять перед реквизитом «Подпись». Не ссылайтесь в ответе на содержание поступивше- го письма. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполните реквизит «Ссылка на реги- страционный номер и дату поступившего письма». В тексте письма-ответа не пересказывайте содержание поступив- шего письма, так делают только в ответах на обращения граждан. Если на поступившее письмо вы даете отрица- тельный ответ (отказ), в письме должно быть обоснование, объясняющее причину отказа; отказ без объяснения — это нарушение делового этикета. Правильное оформление письма — на странице 23. e.sekretaria.ru
Работа с документами Правильный вариант письма о проведении совещания Акционерное общество «РИТМ» 1 Генеральному директору (АО «РИТМ») ООО «Лига» 3 Калинина ул., 118, г. Воронеж, 112654 Краснову П. Ю. Тел.: (473) 342-87-54; факс: (473) 342-87-55 Головина ул., 43 Email: [email protected] г. Воронеж, 114567 ОКПО 34468976; ОГРН 123536433232 2 ИНН/КПП 3446433276/124212376 21.01.2020 № 34/04-08 На № О проведении совещания Уважаемый Павел Юрьевич! 4 Сообщаем Вам о проведении совещания по вопросам повестки дня 05.02.2020 по адре- су: г. Воронеж, ул. Калинина, 118. Просим направить Вашего представителя для участия в совещании. Подтвердить, что Ваш представитель примет участие в совещании, просим до 03.02.2020. 5 Приложение: Повестка дня на 1 л. в 1 экз. 6 С надеждой на плодотворное сотрудничество, 7 Генеральный директор Рогачев С. П. Рогачев 8 Сорокина Ирина Евгеньевна, секретарь В дело № 01-14 +7 (473) 734-88-64, [email protected] Сорокина 23.01.2020 1 Указали наименование организации 6 Добавили реквизит «Отметка 2 Добавили ОГРН, ОКПО и ИНН/КПП о приложении» 3 Добавили одного адресата 4 Оформили обращение 7 Добавили заключительную формулу 5 Письмо посвятили одному вопросу вежливости № 2, февраль 2020 8 Оформили реквизит «Подпись» 23
Делопроизводство Как привести в порядок делопроизводственные процессы компании Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Какие методы использовать, чтобы выявить слабые места процесса Как выбрать процесс, который нужно оптимизировать Как скорректировать делопроизводственный процесс По каким критериям вы будете оценивать процесс Еще по этой теме Если количество документов организации увеличивается «Как упростить с каждым годом, а работа замедляется и подвисает, пора при- и ускорить водить в порядок систему делопроизводства. Лучше всего документооборот «идти» последовательно по процессам: выбрать один, опти- организации: строим мизировать, закрепить в ЛНА и браться за другой. Как это маршруты документов», сделать, пошагово покажем на примере приема и первичного № 2, 2019 рассмотрения документов. Другие делопроизводственные процессы вы сможете оптимизировать по аналогии. Шаг 1. Выделите делопроизводственный процесс, который приведете в порядок Если вы раньше оптимизацией не занимались, начните ее с первых, самых ранних этапов работы с документами. Например, с поступления в организацию входящих доку- ментов и подготовки проектов для исходящих и внутренних. 24 e.sekretaria.ru
Работа с документами Чем раньше в работе с документом проявится проблема, тем сильнее она повлиет на делопроизводство всей организации. Например, если документ несколько дней не регистрируют, у исполнителя останется меньше времени на исполнение. Если при подготовке исходящего документа не создают визовый экземпляр, вам нечего отправлять на хранение. Поэтому мы покажем, как оптимизировать делопроизводство, на примере приема и первичного рассмотрения документов. У любого делопроизводственного процесса есть вход и выход. Вход в бизнес-процесс — это исходная точка процес- са, материальный объект или информация, которые будут Делопроизводственные процессы организации Название процесса Вход Проблема Выход Прием и первичное Поступивший в органи- На входе теряются важные Принятый документ рассмотрение зацию документ документы Учет Принятый / созданный Теряются документы, затруднен Учетная запись в базе документ поиск данных документов Рассмотрение Поступивший документ Документ проходит Рассмотренный руководителем слишком долгий путь от входа документ / задание к выходу по документу Исполнение и контроль Задание по документу Отсутствует контроль, как Отчет об исполнении следствие — не исполняются задания документы Подготовка проекта Задание / инициатива Документ слишком долго готовят; Проект документа документа создать документ неправильно выбирают его вид; в организации не остается под- линника исходящего документа Согласование Проект документа Слишком долго согласуют, есть Согласованный проект лишние согласующие лица документа Подписание Проект документа Страдает юридическая сила Подписанный / утверж- и утверждение документа денный документ Отправка Документ, который Отсутствует подтверждение Отчет о доставке доку- необходимо отправить доставки мента получателю Хранение документа Документ, завершенный Не выполняются правила, орга- Запись об уничтожении делопроизводством низацию ожидают штрафы документа после истече- ния срока его хранения № 2, февраль 2020 25
Делопроизводство преобразованы в ходе бизнес-процесса, выход — конечная точка процесса, его результат. Между входом и выходом может быть проблема, которая мешает получить нужный результат. В ежедневной работе любой организации есть 9 делопроизводственных процессов. Их точки входа и выхода и возможные проблемы мы показали в таблице на странице 25. Шаг 2. Определите критерии, по которым будете оценивать процесс Еще по этой теме Нормативных документов по критериям для процессов дело- «Оформляем производства нет, поэтому руководствуйтесь ЛНА органи- организационные зации и принципом разумности. Запишите ваши критерии документы по новым в таблицу. Все они должны быть измеримыми. Например, ГОСТу и Примерной прием и предварительное рассмотрение документов можно инструкции», № 1, 2019 оценить по таким критериям. Критерий Комментарий Количество нерегистрируемых Должно стремиться к нулю документов, которые заре- гистрированы как входящие Должно стремиться к 100% Количество нерегистрируемых документов, которые переданы Должно стремиться к 100% исполнителям Подтверждение передачи Поступившие документы должны проходить нерегистрируемых докумен- процесс рассмотрения в день поступления, тов исполнителям а если поступили в конце рабочего дня — Время обработки поступивших на следующий рабочий день документов Должно стремиться к нулю Количество ошибочно приня- Должно стремиться к нулю тых документов, адресованных другой организации Должно стремиться к нулю Количество принятых докумен- тов, содержащих неполный пакет приложений Количество принятых электрон- ных документов, подписанных ЭЦП, не прошедших проверку подлинности ЭЦП 26 e.sekretaria.ru
Работа с документами Все предложенные критерии измеримы. Это важно: оцени- вать что-либо нужно объективно и в конкретных величинах, а не с позиций «нравится — не нравится» или «быстро — медленно». После того как вы определились с критериями оценки, можно приступать к исследованию процесса. Шаг 3. Исследуйте процесс Исследовать состояние делопроизводственного процесса Еще по этой теме по выбранным критериям вы можете одним или несколькими «Схемы-памятки из четырех методов: личное интервью, анкеты и опросные для коллег, или Как листы, наблюдение и самостоятельное изучение. их научить работать с документами», Личное интервью. Побеседуйте с коллегами, которые № 4, 2019 выполняют делопроизводственный процесс. Задайте вопро- сы по списку и запишите ответы. Примеры вопросов — на странице 28. Анкеты и опросные листы. Анкеты удобны, если ваше- му коллеге из отдела нужно выбрать из нескольких вари- антов ответа один или ответить коротким предложением. Если нужно собрать количественную информацию и сразу представить ее в нужной форме, используйте опросные листы (с. 29). Заполненные опросные листы сведите в один, после чего можно приступать к анализу. Наблюдение. Этот метод удобен, чтобы собрать фактиче- скую информацию о том, как выполняется процесс, а также чтобы установить время на каждую операцию. Например, в какой программе происходит операция, какие графы есть в регистрационной форме, на каком носителе — бумажном или электронном ведется работа, сколько времени занимает конкретная операция. Самостоятельное изучение. В этом случае вы лично, например, анализируете в конце года локальные норма- тивные акты, проверяете, соответствует ли их содержание реальному положению вещей. В нашем исследовании приема и первичного рассмотрения корреспонденции вы можете изу- чить, например, журнал регистрации входящих документов. № 2, февраль 2020 27
Делопроизводство Список вопросов к работнику, который выполняет прием и первичное рассмотрение документов, и ответы ни них Вопрос Ответ Комментарий Какие документы вы не регистрируете С пометкой «Лично» Не назвала первич- как входящие? Конкурсную документацию ные бухгалтерские Рекламные письма документы Поздравления Прессу … Каким образом передаете нерегистри- Помещаем в ячейки в службе ДОУ. Работники Нужно определить руемые документы исполнителям? подразделений забирают их сами. В конце срок передачи недели оставшиеся в ячейках документы раз- носит по подразделениям курьер Каким образом фиксируете пере- Никак не фиксируем Нужно фиксировать дачу нерегистрируемых документов исполнителям? Как скоро обрабатываете документ Сразу, даже если поступил в конце дня Хорошо после поступления? Проверяете ли правильность адре- Да Отлично сования письма? Проверяете ли состав и количество Не всегда Проверять всегда! заявленных в письме приложений? Проверяете ли подлинность электрон- Автоматически в СЭД Хорошо ной подписи? Шаг 4. Выделите и опишите слабые места в процессе Изучение делопроизводственного процесса должно пока- зать его слабые места, которые нужно оптимизировать. Например, в процессе приема и первичного рассмотрения документов в службе ДОУ вы обратили внимание на то, что сотрудники: — первичные бухгалтерские документы без сопроводи- тельного письма регистрируют как входящие; — нерегистрируемые документы передают в структур- ные подразделения с задержкой. Максимальный срок — в течение одной недели. Часть таких документов регулярно пропадает; 28 e.sekretaria.ru
Работа с документами Опросный лист для изучения состава документов структурного подразделения № Наименование Копия или Срок Нормативный документ, Формат: п/п документа оригинал хранения регламентирующий срок бумажный, электрон- хранения ный 12 34 5 6 Юридический отдел 1 Договоры, документы Оригиналы 5 лет Перечень типовых документов Бумажный (дополнительные согла- с указанием сроков хранения шения, переписка, акты от 2010 года, ст. 436 выполненных работ) к ним 2 Журнал регистрации Оригинал 5 лет Перечень-2010, ст. 459-г Электрон- договоров ный 3 Претензии и переписка Оригинал 5 лет Перечень-2010, ст. 183 Бумажный, к ним электрон- ный … — не фиксируют передачу нерегистрируемых докумен- 29 тов исполнителям; — нерегулярно проверяют соответствие поступивших пакетов документов приложениям, которые заявлены в письмах. Эти ошибки в целом не катастрофичны для работы, но рано или поздно каждая из них может выстрелить. Напри- мер, какой-нибудь отдел обвинит вашего коллегу или лично вас в утере документа или другая организация потребует подписанный акт, который формально приняли, а факти- чески его не было. Даже если в целом процесс приема и первичного рассмо- трения документов в компании выстроен неплохо, поле для оптимизации всегда есть. № 2, февраль 2020
Делопроизводство Шаг 5. Скорректируйте и регламентируйте делопроизводственный процесс Еще по этой теме Оптимизация процесса позволит сэкономить время на работу «Как работать с документами, повысить качество работы с ними, даст воз- с документами: можность разделить функции между вами и работниками 10 памяток по Примерной структурных подразделений. Последнее особенно актуаль- инструкции но, если в компании документами занимаетесь только вы. по делопроизводству», Скорректировать делопроизводственный процесс вы можете № 7, 2019 двумя способами: объяснить участникам процесса, как рабо- тать с документами правильно, и регламентировать процесс. Обучите коллег. Например, объясните коллеге из служ- бы ДОУ, что теперь: — не нужно регистрировать входящие документы, вклю- чая бухгалтерскую первичку, если они поступили без сопро- водительного письма, их нужно напрямую передать в соот- ветствующие структурные подразделения; — необходимо звонить или писать кому-то из работников, как только в ячейке подразделения появились документы, и сообщить о них; — передавать документы в подразделение можно только под подпись. Важно зафиксировать, какие документы пере- даете и дату передачи; — нужно проверять при поступлении документов, соответ- ствует ли содержимое пакета описи документов в реквизите письма «Отметка о приложении». Если чего-то не хватает, составить акт и письмо не принимать. Еще один метод обучения, который работает, — соста- вить памятки в виде схем или инфографики. На схеме мы представили процесс первичного рассмотрения входящего письма (с. 31). Регламентируйте. Новые правила зафиксируйте в локальном нормативном акте. Обычно это инструкция по делопроизводству. Раздел инструкции «Прием и пер- вичное рассмотрение документов» найдете на странице 32. Анализом и оптимизацией бизнес-процессов организа- ции занимаются консалтинговые компании. Выполняют 30 e.sekretaria.ru
Работа с документами Схема первичного рассмотрения поступившего письма В канцелярию поступило письмо Адресовано нашей компании? Нет Да Возвращаем отправителю Конверт, упаковка целые? Нет Да Составляем акт Стоит пометка «Лично»? Нет Да Вскрываем конверт Передаем адресату В конверте письмо? без вскрытия конверта Нет Да Нет К письму есть приложения? Кладем документы Да Нет в ячейку Количество приложений соответствует заявленному в письме? подразделения- получателя, звоним в подразделение и сообщаем об этом Да Регистрируем ее комплексно, и результат можно сравнить с небольшой 31 революцией, настолько много изменений происходит в организации. Но вы не бизнес-консультант, а грамотный в работе с документами специалист, который стремится сделать максимум возможного в рамках своих полномо- чий и ответственности. Поэтому к оптимизации процессов делопроизводства лучше подходить последовательно, постепенно отрабатывая их один за другим. Тем более что никто не знает документы и их маршруты в организации лучше секретаря. № 2, февраль 2020
Делопроизводство Раздел «Прием и первичное рассмотрение документов» Инструкции по делопроизводству 7. Прием и первичное рассмотрение входящей корреспонденции 7.1. Прием и первичная обработка документов в рабочее время осуществляется работни- ком службы делопроизводства. 7.2. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, которая включает: — проверку правильности доставки документов; — проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); — вскрытие упаковки — за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графа- ми ограничения доступа к документу; — проверку целостности входящих документов, включая приложения. 7.3. Ошибочно доставленные документы пересылают по назначению или возвращают отправителю. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреж- дении документа, при отсутствии в конверте документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе. 7.4. Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электрон- ной подписью, принимаются после проверки электронной подписи и подтверждения ее дей- ствительности. Электронные документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, принимаются при наличии между организа- цией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными доку- ментами, подписанными соответствующей подписью. Поступившие в Общество документы сортируются на подлежащие регистрации и не подле- жащие регистрации. К документам, не подлежащим регистрации, относятся: — анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства; — бухгалтерские документы: бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные; — ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; — графики, наряды, заявки, разнарядки; — документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата; — конкурсная документация; — научно-техническая и проектная документация; — корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично»; — печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, темати- ческие и специальные сборники, плакаты; — поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, при- гласительные билеты; — прейскуранты; — пригласительные билеты, приглашения; — программы конференций, совещаний; — рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты); — учебные планы, программы; — формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности. 7.5. Документы, не подлежащие регистрации, передают напрямую в ответственные струк- турные подразделения. Факт и дату передачи фиксируют.
Делопроизводство Как составить перечень дел по работе с документами на целый год Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Что узнаете: как исправить ситуацию, если начали делопроизводственный год без плана работы с документами. Об основных мероприятиях по работе с документами в течение года по месяцам узнаете из этой статьи. Начните работу над планом с определения базовых, обя- зательных мероприятий по делопроизводству, которые необходимо провести в течение года (табл. 1 на с. 35). Состав этих мероприятий не зависит от того, в каком месяце раз- рабатывается план, хотя многие из обязательных пунктов привязаны к первому и последнему месяцам календарного года. Если вы не успели что-то доделать в январе, например закрыть номенклатуру дел, — ничего страшного. Можно даже в феврале уточнять и утверждать номенклатуру дел (НД), закрывать и начинать с № 1 учетные формы. Пусть с небольшим опозданием, но все перечисленные меропри- ятия вы выполните. Также не забудьте запланировать мероприятия (табл. 2 на с. 35), которые повысят ваш статус в глазах шефа и кол- лег как профессионала и будут полезны всей организации. Процессы и мероприятия в таблицах мы привели в каче- стве образца. Вы можете расширить или сократить пред- ложенный список по своему усмотрению. Готовые решения для секретаря с умным поиском и базой образцов e.sekretaria.ru 34 e.sekretaria.ru
Работа с документами Табл. 1. Какие работы с документами нужно проводить в течение года № Мероприятие Срок проведения По месяцам 1 Подготовить справку-отчет об объеме документооборота в прошедшем Январь году Январь 2 Подготовить отчет об исполнении документов подразделениями Январь организации в прошедшем году Февраль 3 Закрыть номенклатуру дел за прошедший год Февраль 4 Закрыть журналы регистрации и учета документов за прошедший год 5 Отобрать на хранение в архив, скомплектовать и учесть дела, подлежащие Март Декабрь сдаче в архив Каждый квартал 6 Уничтожить документы с истекшими в прошедшем году сроками хранения 7 Создать номенклатуру дел на будущий год Постоянно 8 Подготовить справку об исполнении документов подразделениями Постоянно Постоянно организации Постоянно Постоянно Постоянно 9 Контролировать наличие бланков организации Постоянно 10 Готовить и оформлять дела, подлежащие сдаче в архив Постоянно 11 Принимать и регистрировать документы 12 Отправлять документы на исполнение По мере необходимости 13 Контролировать исполнение документов По мере необходимости 14 Отправлять документы 15 Хранить документы По необходимости 16 Заказывать бланки организации 17 Знакомить работников с организационно-распорядительными документами Табл. 2. Какие процессы и мероприятия по делопроизводству вы планируете ввести в этом году № Мероприятие Срок проведения 1 Консультировать работников подразделений по правилам работы Постоянно с документами, принятым в организации 2 Составлять методические пособия и инфографику по правилам работы По мере с документами в организации необходимости 3 Проводить обучающие мероприятия по правилам работы с документами Каждые два месяца для новых работников организации 4 Проверять актуальность положений Инструкции по делопроизводству Январь, декабрь и других локальных актов, регламентирующих процессы делопроизвод- ства. В случае необходимости готовить и вносить в них изменения 5 Составлять план передачи дел на хранение структурными подразделениями Январь — февраль № 2, февраль 2020 35
Делопроизводство Что делать, если вы получили неполный комплект документов Мария АЛХУТОВА, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела Что узнаете: как поступить, если получили документы, которые перечислены в сопроводительном письме, а в них не хватает нескольких страниц. Если получили неполный комплект документов, составьте акт проверки (с. 37). Так вы сможете подтвердить факт отсут- ствия части приложения. Для этого привлеките не менее двух незаинтересованных сотрудников организации. Под- писанный и зарегистрированный акт передайте: 1-й экз. — руководителю организации, чтобы он ознакомился с ним и принял решение, 2-й экз. — организации, которая отправила вам документы, чтобы получить недостающие материалы. Высылайте подобный акт с сопроводительным письмом. В нем вы объясните, что произошло, и попросите срочно выслать в адрес организации недостающие документы. Пример сопроводительного письма ... О дополнительной выписке документов Уважаемая Ирина Петровна! В полученных нами 20.01.2020 материалах из ООО «Полиформ» отсутствует 3-я страница в Перечне выпускаемой продукции. 1 Просим Вас срочно выслать в адрес нашей организации недостающие сведения, необхо- димые для заключения договора в соответствии с подписанным ранее соглашением. Надеемся на развитие долгосрочного сотрудничества наших организаций. Приложение: акт проверки полученных документов на 1 л. в 1 экз. 2 С уважением, ... 1 Озвучили проблему в первом предложении письма и попросили прислать недостающие документы 2 Приложили к письму акт проверки поступивших документов
Работа с документами Пример составления акта ООО «Комсервис» УТВЕРЖДАЮ АКТ Директор 21.01.2020 № 2 ООО «Комсервис» Сазонов О. И. Сазонов г. Подольск 21.01.2020 Московской обл. проверки документов, полученных 1 из ООО «Полиформ» Мною, инспектором канцелярии Петровой Г. А., в присутствии бухгалтера Шишкиной В. Д. и курьера Тимохиной С. И. 2 составлен настоящий акт о том, что при проверке полученных из ООО «Полиформ» 20.01.2020 документов обнаружено отсутствие в одном из приложений, в Перечне выпускаемой продукции, 3-й страницы (2-я страница Перечня прислана ошибочно в 2 экз.) 3 . Акт составлен в помещении канцелярии (комната № 15) в 16 час. 15 мин в 2 экз.: 1-й экз. — в дело № 01-17; 4 2-й экз. — в ООО «Полиформ». Инспектор канцелярии Петрова Г. А. Петрова 5 Бухгалтер Шишкина В. Д. Шишкина Курьер Тимохина С. И. Тимохина Акт отправлен 6 в ООО «Полиформ» 21.01.2020 исх. № 07-14/35 В дело № 01-17 Секретарь Петрова 21.01.2020 1 Поставили заголовок к тексту акта по теме о проверке полученных документов 37 2 Привлекли двух независимых свидетелей 3 Перечислили, какие страницы отсутствовали в письме 4 Подготовили акт в двух экземплярах 5 Подписали акт инспектор канцелярии и два свидетеля 6 Сделали пометку об отправке акта в отметке о направлении документа в дело № 2, февраль 2020
Делопроизводство 7 ошибок, которые допускают в выписке из протокола Мария АЛХУТОВА, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела Что узнаете: какие ошибки чаще всего допускают в выписке из протокола. Какие из этих ошибок влияют на его юридическую силу? Расскажем, как оформить выписку правильно. Еще по этой теме Самая частая ошибка, которую делают в выписке из про- «Как подготовить токола, — убирают из нее вводную часть, в том числе раз- и зафиксировать итоги делы «Присутствовали» и «Приглашенные», которые как совещания: пошаговый раз и влияют на юридическую силу документа. Именно алгоритм», № 8, 2018 из этих двух разделов понятно: был ли кворум во время собрания, заседания, совещания и т. д.; присутствовали ли на мероприятии в качестве приглашенных те персоны, без которых его проводить нецелесообразно или незаконно. Кроме того, во вводной части выписки из протокола должны быть сведения о председателе и секретаре собрания и раздел «Повестка дня», в котором нужно указать только тот вопрос, по которому готовите выписку из протокола. Другие существенные ошибки в выписке из протокола: 1. Неверно обозначают вид документа: пишут «ПРОТО- КОЛ», а не «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». 2. Неверно оформляют реквизит «Место составления (издания) документа»: например, не указывают область для города областного подчинения. 3. Забывают о реквизите «Заголовок к тексту». 4. Подписывают выписку у председателя и секретаря собрания, хотя выписку из протокола нужно заверять. Дела- ет это секретарь. При этом оформляют реквизит «Отметка о заверении копии» в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97- 2016. А в связи с тем, что выписку отправляют в другую организацию, ее нужно удостоверить оттиском печати организации. 38 e.sekretaria.ru
Работа с документами 7 ошибок в выписке из протокола собрания АО «ПРОГРЕСС» № 1 ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 1 25.01.2020 г. Елец Липецкой обл. 2 общего собрания трудового коллектива 3 Председатель — Покровский А. М. 4 Секретарь — Зверева З. А. Присутствовали: 37 чел. (список прилагается) 5 Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О. Ю. ПОВЕСТКА ДНЯ: 2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение — замдиректо- ра Голубев И. П. 6 2. СЛУШАЛИ: Голубев И. П. — дал высокую оценку деятельности Ассоциации предпринимателей. Пред- ложил ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей в 2020—2021 гг. ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимате- лей на 2020—2021 гг. Ответственный — замдиректора Голубев И. П. Срок — 15.04.2020. Председатель А. М. Покровский Секретарь З. А. Зверева Верно 7 Сек рета рьМ .П . З25в.е0р1.е2в0а20 З. А. Зверева 1 Обозначили вид документа — ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 39 2 Указали область для города областного подчинения 3 Добавили заголовок к тексту выписки 4 Включили сведения о председателе и секретаре собрания 5 Включили в выписку разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» 6 Указали только тот раздел в повестке дня, по которому готовили выписку 7 Оформили реквизит «Отметка о заверении копии» и проставили печать № 2, февраль 2020
Делопроизводство Задание № 2. Как подготовить ответ на письмо-предложение Валентина АНДРЕЕВА, Разберитесь с ситуацией ниже и найдите ошибки. Правиль- профессор кафедры ный ответ с разбором ошибок ждет вас в следующем номере. трудового права и права социального обеспечения Ситуация. Руководство ООО «Строймаркет» (торговый Российской академии дом) обратилось с письмом-предложением к ООО «Домо- правосудия, к. и. н. строй» заключить договор о поставке изделий предприятия для их реализации в торговой сети. К письму был приложен 40 проект договора о развитии сотрудничества, составленный на пяти листах в двух экземплярах. В ООО «Домострой» рассмотрели письмо торгового дома и приняли положительное решение. Менеджер по продажам отдела продаж Ветров О. П. подготовил ответное письмо. Про- ект договора подписал генеральный директор Макаров Н. А. Документ отправили на подпись в ООО «Строймаркет». Полученное из ООО «Домострой» ответное письмо в ООО «Строймаркет» зарегистрировали и направили в юри- дический отдел. Однако руководитель юридического отдела отказался его получать и потребовал, чтобы письмо пере- дали генеральному директору. Генеральный директор ООО «Строймаркет» Редников П. А. подписал договор о развитии сотрудничества с ООО «Домо- строй» и в резолюции на письме дал поручения по данному вопросу товароведу Анисимовой О. И. На основании резо- люции исполнение поручения взяли на контроль, о чем свидетельствовала отметка на письме. После исполнения поручения руководителя организации письмо направили в дело с краткими сведениями о характере исполнения документа. Смотрите ответное письмо из ООО «Домострой» с реквизитами, которые внесли в него в ходе обработки документа в ООО «Строймаркет». Определите: — какие недостатки по словоупотреблению и деловому стилю можно отметить в тексте письма; e.sekretaria.ru
Практикум Задание практикума. Письмо-ответ Общество с ограниченной ООО «Строймаркет» ответственностью «Домострой» Генеральному директору ул. Магистральная, д. 34, г. Подольск М. П. Редникову Московской обл., 145218 Тел/факс: (586) 312-56-34 Мира пр., 112, г. Москва, ОГРН 1037701560923 122364 ИНН/КПП7701237825/772003001 12.12.2019 № 2715/05-14 Товароведу О. И. Анисимовой На № от подготовить к 25.12.2019 перечень О развитии сотрудничества стройматериалов для оптовых закупок и отправить в ООО «Домострой». Редников 19.12.2019 В ответ на ваше предложение сообщаем, что мы рассмотрели вопрос о развитии совмест- ного сотрудничества с вашим торговым домом. Специалисты нашего предприятия изучи- ли содержание представленного вами проекта договора о сотрудничестве и одобрили его содержание. Направляем подписанный с нашей стороны договор. Приложение: договор о сотрудничестве на 5 листах в 2 экземплярах. С уважением, Генеральный директор Макаров Н. А. Макаров На контроль Ветров Олег Петрович, отдел продаж, 8 (951) 325-60-28, [email protected] Отправлено письмо Дата 19.12.2019 № 3167/07-12 В дело № 07-12 за 2019 г. Паршина 25.12.2019 — правильно ли поступил юрисконсульт, отказавшись 41 получать письмо для исполнения; — какие ошибки допустили при оформлении реквизи- тов в организации-отправителе и организации-получателе; — правильно ли расположены реквизиты письма в соот- ветствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. № 2, февраль 2020
Делопроизводство Задание № 1. Ответы Валентина АНДРЕЕВА, Когда вносят изменения в организационную структуру, профессор кафедры трудово- штатный состав и штатную численность, издают приказ го права и права социального о внесении изменений в штатное расписание. обеспечения Российской ака- демии правосудия, к. и. н. В констатирующей части приказа необходимо дать ссылку на докладную записку руководителя секретариата Филато- вой Н. И. от 11.11.2019 № 15 (1), в которой обосновывалась необ- ходимость увеличить штатную численность секретариата. Необходимо скорректировать первый и второй пункты распорядительной части текста приказа. Не нужно вклю- чать в данный приказ пункт об обеспечении подбора кадров на вводимые должности, так как это одна из задач кадровой службы. Вместе с тем необходимо включить в распоряди- тельную часть текста приказа пункт со сведениями о кон- троле за его исполнением (2). Между констатирующей и распорядительной частями текста приказа ставится слово, которое выражает распо- рядительное действие («приказываю»). Его традиционно пишут на отдельной строке прописными буквами (ПРИ- КАЗЫВАЮ) (3). Согласовать приказ следовало не только с начальником юридического отдела, но и с начальником отдела кадров, а также с главным бухгалтером (4). В приказе отсутствовал реквизит «Отметка об исполни- теле» (5). Некоторые реквизиты приказа оформлены с ошибками: — в реквизите «Место составления (издания) документа» сначала указывается город, а затем область (6); — в реквизите «Виза согласования» (с начальником юри- дического отдела) отсутствовала дата (7); — в реквизите «Отметка о направлении документа в дело» отсутствовала должность работника, списавшего документ в дело (8). Реквизит был неправильно расположен. Мы привели правильный и неправильный варианты при- каза о внесении изменений в штатное расписание. 42 e.sekretaria.ru
Практикум Неправильный вариант приказа о внесении изменений в штатное расписание Общество с ограниченной ответственностью «Технопром» (ООО «Технопром) ПРИКАЗ № 98 12.11.2019 Московская обл., г. Красногорск 6 Об увеличении штатной численности секретариата В связи с открытием в ООО «Технопром» новых направлений производственной деятель- ности приказываю: 1 3 1. Ввести в штатное расписание с 02.12.2019 следующие должности: документовед — 1 чел.; делопроизводитель — 1 чел. 2. Установить для вводимых должностей следующие должностные оклады: документовед — 45 000 руб.; делопроизводитель — 35 000 руб. 3. Руководителю отдела кадров Гришину А. П. до 02.12.2019 обеспечить подбор кадров на вводимые должности. 2 Генеральный директор Прохоров И. А. Прохоров А. П. Гришин Начальник юридического отдела 4 Степанов О. Н. Степанов 7 4 С приказом ознакомлен: руководитель отдела кадров Гришин 12.11.2019 5 В дело № 05-04 за 2019 г. 8 Тимофеева 12.11.2019 № 2, февраль 2020 43
Делопроизводство Пример правильного составления приказа о внесении изменений в штатное расписание Общество с ограниченной ответственностью «Технопром» (ООО «Технопром) ПРИКАЗ № 98 12.11.2019 г. Красногорск Московской обл. 6 О внесении изменений в штатное расписание В связи с открытием в ООО «ТЕХНОПРОМ» новых направлений производственной дея- тельности и на основании докладной записки руководителя секретариата Филатовой Н. И. от 11.11.2019 № 15 1 ПРИКАЗЫВАЮ: 3 1. Внести в штатное расписание с 02.12.2019 следующие изменения: ввести в штат секретариата должности: документовед — 1 штатная единица; делопроизводитель — 1 штатная единица. 2. Установить для вводимых в секретариат должностей следующие должностные оклады: документовед — 45 000 руб.; делопроизводитель — 35 000 руб. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ведерникова Л. А. 2 Генеральный директор Прохоров И. А. Прохоров Начальник юридического отдела Руководитель отдела кадров 4 Степанов О. Н. Степанов Гришин А. П. Гришин 12.11.2019 7 12.11.2019 Главный бухгалтер 4 Ефимова В. Д. Ефимова 12.11.2019 С приказом ознакомлен: заместитель генерального директора Ведерников 12.11.2019 Л. А. Ведерников Костина Татьяна Ивановна, 5 отдел кадров, специалист по управлению персоналом, +7 (916) 213 56 41, [email protected] В дело № 05-04 за 2019 г. Секретарь 8 Тимофеева 12.11.2019
Кто бсе нриемтссяпМзрааа дрвкеилтВоаь,лстеяро.ритиймзМснакариецйтипа,олэ,т как Информационные технологии Как создать шаблон акта, который соответствует ГОСТу 46 Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н. Э. Баумана, сертифицированный тренер Microsoft Компьютер и интернет Какие приложения помогут забронировать столик для шефа в ресторане 55
Информационные технологии Как создать шаблон акта, который соответствует ГОСТу Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н. Э. Баумана, сертифицированный тренер Microsoft Из статьи узнаете: Как создать макет шаблона и добавить реквизиты Какие требования ГОСТа учесть, когда создаете шаблон Как установить защиту шаблона документа Как настроить поля, абзацы и шрифты Быстро создать документ помогут готовые шаблоны. Рас- скажем, как создать шаблон акта для любых ситуаций и настроить его с учетом требований ГОСТ-2016. За основу возьмем бланк с продольным расположением реквизитов. Полезный совет Какие требования ГОСТа учесть Вы можете использовать для шаблона акта готовые шаблоны от Microsoft, сохранять При оформлении реквизитов шаблона акта придерживайтесь любые документы рекомендаций ГОСТа. В приложениях Б.1 и Б.2 есть схемы как шаблоны расположения реквизитов на угловом и продольном бланках. или создать свои Если оформляете акт без грифа утверждения, используйте продольный бланк. Если оформляете акт с грифом утверж- дения — угловой бланк. Примерный состав реквизитов акта: — Наименование организации — автора документа (05); — Наименование вида документа (09); — Дата документа (10); — Регистрационный номер документа (11); 46 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет — Место составления (издания) документа (13); — Гриф утверждения документа (16); — Заголовок к тексту (17); — Текст документа (18); — Отметка о приложении (19); — Подпись (22). Создайте новый документ и сохраните его Полезный совет как шаблон Сохраняйте шаблоны в системную папку, Создайте новый документ Word, затем откройте меню «Файл» чтобы они отображались и выберите команду «Сохранить как». Задайте имя файла, в разделе «Создать». например Шаблон Акта, и измените тип файла на DOTX. Чтобы шаблоны Место сохранения изменится на системную папку C:\\Users\\ были доступны всем ИмяПользователя\\Documents\\Настраиваемые шаблоны. пользователям, Затем нажмите «Сохранить». Если сохраните шаблон в этой сохраняйте папке, при следующем запуске Word он будет отображать- их в сетевую папку ся в разделе «Создать». Чтобы сохранить шаблон в другом месте, укажите нужную папку и нажмите «Сохранить». Установите размеры полей шаблона Минимальные значения полей документа — 20 мм для лево- го, верхнего и нижнего, 10 мм для правого, пункт 6.1 ГОСТа. ШПАРГАЛКА Акты составляют в унифицированной и в сво- генеральный директор организации и удосто- бодной форме. Унифицированные формы актов веряют печатью. утверждены нормативными документами. Например, это формы актов: об уничтожении Утверждают акты: проверок, ревизий; лик- документов, об утере архивных документов, видации организаций; списания; экспертизы. о выдаче архивных документов во временное пользование и т. п. Некоторые акты утверждает Заверяют печатью акты: приема закончен- ных строительством объектов; оборудования; списания; экспертизы; выполненных работ. № 2, февраль 2020 47
Информационные технологии Рис. 1. Кнопка «Настраиваемые поля» в меню «Поля» Рис. 2. Значения полей в окне «Параметры на вкладке «Макет» страницы» Обратите внимание! Левое поле документов длительных (свыше 10 лет) сроков ГОСТ рекомендует хранения должно быть не менее 30 мм. Откройте вкладку использовать свободно «Макет» — в более ранних версиях Word это «Разметка стра- распространяемые ницы». Выберите инструмент «Поля» в группе «Параметры бесплатные шрифты, страницы» и нажмите кнопку «Настраиваемые поля» (рис. 1). по начертанию Задайте значения полей и нажмите ОК (рис. 2). приближенные к Times New Roman, Arial, Настройте параметры абзацев и шрифтов Courier New по ГОСТу Используйте шрифт размером 12, 13 или 14 пт, пункт 3.3 ГОСТа. Абзацный отступ должен быть 1,25 см, интервал между строка- ми — 1—1,5, пункт 3.4 ГОСТа. Текст выравнивается по ширине листа, пункт 3.5 ГОСТа. На вкладке «Главная» нажмите кнопку диалогового окна «Шрифт». Выберите шрифт, установите раз- мер и нажмите ОК. Затем щелкните кнопку диалогового окна «Абзац», установите параметры абзаца и нажмите ОК (рис. 3). 48 e.sekretaria.ru
Search
