Справочник кадровика

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Почему пришлось проверять «Кандидат должен знать о том, что вы В нашей компании нет службы безопас- его проверяете» ности. Несколько раз мы приняли на ра- боту мошенников. Это был неприятный Руководитель называет вероятных по- опыт, и директор поручил отделу персо- бедителей такого отбора, после чего я со- нала проводить проверки кандидатов. общаю кандидату, что буду проверять Когда мы подбираем сотрудников на клю- достоверность тех сведений, которые чевые позиции, директор просит собирать он указал в анкете. и проверять максимум сведений. Считаю, что кандидат должен знать Месяц назад я нанимала руководите- о проверке. Если он что-то скрывает, луч- ля филиала. Подразделение находится ше это выяснить до того, как потрачу вре- в другом регионе, у директора филиала мя на проверку. много власти и ответственности. Компа- ния понесла бы огромные убытки, если Я рассказала будущему директору фи- бы недобросовестного сотрудника при- лиала, что буду брать в открытых источ- шлось увольнять сразу после приема никах: в государственных базах данных на работу. И финансовые последствия – и социальных сетях. это еще не самое страшное. Если я не смогу проверить сведения Расскажу, как я проверила кандидата, о дипломе на сайте Рособрнадзора, мне которого мы в итоге приняли на работу, нужно будет сделать письменный запрос и какие ресурсы использовала. в вуз. Чтобы получить рекомендации, я свяжусь с бывшими коллегами и руко- Как начинаю проверку водителями, которых кандидат назвал в анкете. Чтобы не принять на работу мошенни- ка и лентяя, я проверяю кандидатов Чтобы не нарушать закон о защите по четырем параметрам: персональных данных, я прошу соиска- –– подлинность документов; телей дать письменное согласие на обра- –– рекомендации бывших коллег; ботку такой информации п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК –– кредитные истории и неприятности Такое согласие должно быть индивиду- альным, конкретным, информированным. с правоохранительными органами; Все эти требования я соблюдаю. Показы- –– активность в соцсетях. ваю вам пример, какое согласие мы со- ставляем в компании с. 56 Каждый кандидат заполняет на собе- седовании анкету. Проверяю я не всех. Кандидат не был против проверки Сначала мы проводим собеседования и подписал согласие. с руководителями, кандидаты выполня- ют тестовые задания. ЗАКОННО ЛИ ПРОВЕРЯТЬ КАНДИДАТА НА ПОЛИГРАФЕ Проверка кандидата на полигра- письменное согласие. Задавайте ны быть связаны с деловыми каче- фе будет законной, если вы пред- вопросы на полиграфе с учетом ствами кандидата и не носить дис- варительно получили на это его положений ст. 64 ТК. Они долж- криминационный характер. 55

ПРА К Т И К А Паспорт. Чтобы узнать, нет ли паспор- та кандидата в списке недействитель- «На официальных сайтах ных, я зашла на сайт Главного управле- и в государственных базах ния по вопросам миграции МВД данных могут быть сбои или неполная информация» services.fms.gov.ru На этом же сайте вы можете проверять документы иностранцев: раз- Как проверяю документы решение на работу, патенты, приглаше- кандидата ние на въезд. В первую очередь выясняю, подлинные Сервис простой. Достаточно указать документы принес кандидат или нет. серию и номер паспорта. Проверила паспорт, ИНН и ди- К счастью, паспорта нашего кандидата плом о высшем образовании. Директору в числе недействительных не было. филиа­ла полагается корпоративный ав- томобиль. Поэтому пробила его водитель- ИНН. Номер проверяю на сайте ФНС ские права по базе ГИБДД. service.nalog.ru Сервис покажет ИНН кандидата после того, как введете его фамилию, имя, от- чество, дату рождения и паспортные дан- ные. Согласие на получение персональных данных у третьих лиц СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных 03.02.2020 № 18-с Москва Я, Морозов Евгений Александрович, паспорт серии 4102 номер 851452, выдан ОВД Кузьминки г. Москвы 20.02.2016, проживающий по адресу: Москва, ул. Вишневского, д. 18 корп. 5 кв. 42, в соответствии со ста- тьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю свое согласие Обще- ству с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша»), расположенному по адресу: Москва, Ста- рая площадь, д. 3/1, на обработку моих персональных данных и разрешаю: – проверить достоверность предоставленных мной персональных данных в базах данных, которые нахо- дятся в открытом доступе на официальных сайтах государственных органов; – получить сведения о выдаче мне диплома о высшем образовании в Московском государственном строи- тельном университете; – получить рекомендации обо мне у бывших коллег: Фролова Игоря Семеновича, Воробьевой Анны Ми- хайловны, Степанова Виктора Сергеевича, Воронцова Глеба Валерьевича. Согласие действует с 3 февраля 2020 г. по 14 февраля 2020 г. Я предупрежден о том, что в любое время могу письменно отозвать настоящее Согласие. Е.А. Морозов 56

ИНН моего кандидата соответствовал Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru тому номеру, который он указал в анкете. «На сайте ГИБДД сможе­ Документы об образовании. Диплом, те узнать, что водителя который принес сотрудник, я проверяю лишили права управлять уже во время собеседования. транспортным средством» Убедилась, что нет грамматических Водительские права. Эти документы ошибок; название учебного заведения со­ я проверяю в базе ГИБДД гибдд.рф ответствует тому, что указано в оттиске печати; в дипломе есть номер, серия и да­ Для проверки укажите серию, номер та, когда его выдали. и дату выдачи прав. Сервис покажет да­ ту рождения водителя и статус води­ Затем я проверяю, соответствует тельского удостоверения: дату выдачи, ли диплом форме, которую утвердило срок действия, категорию транспортного Минобрнауки. средства. Пример Кстати, сервис также покажет, если У меня есть список документов ведомства, ко­ в отношении водителя вынесли судебное торыми утверждены формы дипломов. Делюсь решение о лишении его права управлять им с вами. автомобилем. Форму диплома о среднем профессиональном образовании и приложения к нему Минобр­ Как получаю рекомендации науки утвердило приказом от 04.07.2013 № 531. Документы о высшем образовании и о квали­ Иногда соискатели преувеличивают свой фикации и приложения к ним найдете в при­ опыт работы, успехи и даже обязаннос­ казе от 01.10.2013 № 1100. А форму дипло­ ти по должности, которую занимали ма доктора наук и кандидата наук – в приказе на прежнем месте работы. Мы с таким от 14.01.2019 № 1н. сталкивались не раз, поэтому я решила обязательно общаться с бывшими колле­ Замечаний к диплому кандидата у ме­ гами. Следующий этап проверки нужен ня не было. Поэтому сразу пробила доку­ для того, чтобы убедиться, что кандидат мент по Федеральному реестру на сайте сообщил о себе правду, и оценить его про­ Рособрнадзора obrnadzor.gov.ru фессиональный опыт. В сервисе указала уровень образова­ В нашей анкете кандидат указал кон­ ния, название образовательной организа­ такты бывшего начальника и трех кол­ ции, фамилию кандидата, серию, номер лег, с которыми работал в разный пе­ бланка и дату выдачи диплома. Дополни­ риод времени. Я пообщалась со всеми, тельно внесла статус документа, квали­ кого кандидат перечислил в анкете, фикацию и специальность. уточнила некоторые факты из резюме кандидата. Сервис подтвердил действитель­ ность диплома. Поэтому запрос в вуз Все дали позитивные отзывы о канди­ я не направляла. дате, рассказали о его успешных проек­ тах и помогли составить о нем мнение Так гладко все происходит не всегда. как о работнике. Информация в Реестре неполная и сведе­ ния обновляются не так часто. По состоя­ 57 нию на 22.01.2020 Реестр содержит сведе­ ния о 17 520 896 документах.

ПРА К Т И К А Как изучаю соцсети Как проверяю кандидата Социальные сети, в которых зарегистри- На этом этапе я выясняю, не находится рованы кандидаты, я прошу перечислять ли кандидат в розыске и есть ли у него в анкете. Изучаю, на какие сообщества проблемные задолженности. Эта инфор- они подписаны, что публикуют в своей мация есть в открытом доступе. ленте, какие записи комментируют. Осо- бенно важно, когда это касается профес- На сайте судебных приставов прове- сиональной деятельности. ряю открытое исполнительное произ- водство fssprus.ru Указываю фамилию Есть позиции, для которых публикации и имя кандидата, выбираю территори- в соцсетях становятся важным этапом от- альный орган. бора. Например, когда я нанимала редак- тора корпоративного портала и редактора Затем я выясняю, не ищут ли нашего рекламного буклета, информация в соцсе- будущего сотрудника правоохранитель- тях здорово помогла определиться. ные органы. Эту информацию проверяю на сайте МВД мвд.рф/wanted Фотографии и посты в социальных се- тях помогают узнать, чем интересуется Человека могут разыскивать кандидат, какие у него убеждения, как по разным причинам: он может укло- он относится к работе. Это не значит, что няться от службы в армии, скрываться мы говорим людям: «мы не может взять из-за неуплаты алиментов, штрафов, на- на работу человека, с таким плейли- логов. Его могут подозревать в соверше- стом на странице сети “Вконтакте”». Если нии преступления. отказываем, то только по профессиональ- ным качествам. Узнать, кто находится в розыске, мож- но на других сайтах: Интерпола, Росфин- Упоминания о кандидатах мож- мониторинга, ФССП, ФСИН. но смотреть в поисковиках. Так я узна- ла, что один наш сотрудник ведет блог, На этом моя проверка завершилась. и пишет там в том числе о корпоратив- Директор ознакомился с ее результата- ной жизни. И после одного его коммента- ми и предложил кандидату занять долж- рия даже изменили кое-что в компании. ность руководителя филиала Но это уже другая тема. КТО ВМЕСТО ВАС БЫСТРО ПРОВЕРИТ КАНДИДАТА Если в вашей компании нет служ- Если принимаете на работу води- портные данные и галочкой бы безопасности, и вам некогда теля, можете дополнительно про- подтвердить, что соискатель проводить проверку своими си- верить его водительские права. дал письменное согласие на обра- лами, воспользуйтесь специаль- Базовую проверку Сбербанк про- ботку персональных данных. ным сервисом. Сэкономите время, водит по 13 параметрам, в том чис- Использовать такие сервисы но за услугу придется заплатить. ле выясняет, есть ли у кандидата закон не запрещает. Компания Например, сервис Сбербанка долги, находится ли он в розыске вправе передать персональные предлагает базовую и комплекс- и в каких соцсетях у него есть ак- данные соискателя на обработку ную проверку. Отличие в стоимо- каунт. сторонней организации, если по- сти и глубине проверки. Стоим­ ость Чтобы заказать проверку у Сбер- лучила его письменное согласие услуги – от 490 до 990 рублей. банка, достаточно указать пас- ч. 3 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персданных 58

ПРАКТИКА Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2019 год. Пять ситуаций, которые точно у вас произошли Чем поможет статья. Узнаете, как отчитаться, если работник был в отпуске, рабо- тал по совместительству, неполное время или уволился, и как учитывать исполнителей по гражданским договорам. До 2 марта заполните и по- Сотрудник был дайте в Пенсионный фонд го- в отпуске довой отчет по форме СЗВ- СТАЖ. Не успеете вовремя, Как заполнить СЗВ-СТАЖ, за каждого работника компа- зависит от вида отпуска нию оштрафуют на 500 руб. и условий труда. ч. 3 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ Работник был в ежегодном дополнительном отпус- Дополнительно могут оштра- ке. Код «ДЛОТПУСК» в гра- фовать директора ст. 15.33.2 КоАП фе 11 ставьте только тем, кто работает во вредных или Как отразить в отчете пять опасных условиях труда. Вы- ситуаций, которые точно произошли в вашей компании в отчетном периоде. 60

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru деляйте отпуск отдельной строкой, ука- вы не оплачивали и которые не входят зывайте в графах 6 и 7 даты его начала в страховой стаж. Например, прогул или и окончания, остальные графы не запол- другой день отдыха за работу в выходной. няйте. Пример Условие: за период отпуска вы не долж- Алексеев был в ежегодном основном опла- ны платить в ПФР взносы на работни- чиваемом отпуске с 3 по 7 июня 2019 года. ка по доптарифам п. 2.3.13 Порядка, утв. постановле- 25 июля его отстранили, потому что вовремя нием Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п Если платили, не успел пройти медосмотр. Вины работника не указывайте отпуск в отдельной строке. в этом не было – компания вовремя не заклю- Работник был в отпуске за свой чила договор с медучреждением. 26 августа счет. В графе 11 укажите код «НЕОПЛ», он прогулял, за что 30 августа его уволили. а в графах 6 и 7 даты начала и оконча- В СЗВ-СТАЖ за 2019 год по Алексееву нужно ния отпуска. Графы 8–10, 12–14 не за- указать пять периодов: полняйте. Отпуск без оплаты не входит –– с 01.01.2019 по 24.07.2019; в стаж для досрочной пенсии. –– 25.07.2019 с кодом «ОТСТРАН» в графе 11; –– с 26.07.2019 по 25.08.2019; Код «НЕОПЛ» ставьте в графе 11, если –– 26.08.2019 с кодом в «НЕОПЛ» в графе 11; работник был в простое по своей ви- –– с 27.08.2019 по 30.08.2019. не, вы отстранили сотрудника от работы без сохранения зарплаты, предоставили Работник был в учебном отпуске. неоплачиваемый отпуск до года педагогу, В графе 11 ставьте код «УЧОТПУСК», дали дополнительный выходной без опла- в графах 6 и 7 даты его начала и оконча- ты женщине в сельской местности и т. д. ния. Графы 8–10, 12–14 не заполняйте, так как отпуск не входит в стаж. Отдельной строкой с кодом «НЕОПЛ» указывайте другие периоды, которые СЗВ-СТАЖ, если работник был в отпуске 3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц Период работы Террито- Особые Исчисление усло- № риальные вия страхового стажа п/п по дд.мм. условия (код) Фамилия Имя Отчество … с дд.мм. Основание Дополни- … 9 (код) тельные гггг гггг (код) сведения … … 12 34 …6 7 8 10 11 … 1 Иванова Мария Сергеевна … 01.01.2019 24.07.2019 … … 25.07.2019 26.07.2019 НЕОПЛ 1 ... 27.07.2019 01.12.2019 02.12.2019 22.12.2019 УЧОТПУСК 2 23.12.2019 31.12.2019 1 Укажите, если работник взял отпуск за свой счет 2 Впишите, если работник оформил учебный отпуск, в том числе оплачиваемый 61

ПРА К Т И К А Сотрудник работал с 2017 года, а с 1 июля 2019 года еще и по вну- по совместительству треннему совместительству. Баранов работает в этой же компании внеш- Как отражать совместителя в отчете, за- ним совместителем на полставки с 28 октября висит от формы совместительства. 2019 года. В СЗВ-СТАЖ за 2019 год нужно отразить: Сотрудник – внешний совместитель. –– по Степанову: период работы с 01.01.2019 Включайте сотрудника в форму отче- та как обычного работника. Особого кода по 31.12.2019 по основной должности; для совместительства нет. –– по Баранову: период работы с 28.10.2019 Долю ставки в графе 8 указывайте по 31.12.2019 по совместительству. Долю только тем совместителям, кто работает ставки не указывать, так как у Баранова нет в районах Крайнего Севера, в приравнен- особых условий труда. ных местностях или на селе. Сотрудник работал неполное Если сотрудник работает во вред- время ных условиях, долю указывать не нужно. В графе 9 укажите код особых условий Нужно ли указывать в отчете долю став- труда и в графе 11 фактически отрабо- ки и как это сделать, если у сотрудника танное время. Подробнее читайте в сле- неполное время, зависит от того, в каких дующем разделе статьи. На основной ра- условиях он работает. боте такой сотрудник не может работать во вредных условиях ч. 5 ст. 282 ТК У работника обычные условия труда. Не выделяйте период работы неполное Сотрудник – внутренний совмести- время и не указывайте долю ставки. Не- тель. В отчете указывайте его только полный рабочий день включается в стра- один раз – по основной должности. Вы- ховой стаж как полный. делять отдельной строкой период работы по совместительству не нужно. Пример Морозова работает в Москве. У нее оптималь- Пример ные условия труда и нет оснований для досроч- Степанов работает в компании, которая нахо- ной пенсии. дится в г. Воронеже: по основной должности КАКОЙ ДОКУМЕНТ ПОДАТЬ ВМЕСТЕ С СЗВ-СТАЖ Вместе с СЗВ-СТАЖ сдайте сопро- В разделе 1 формы ОДВ-1 укажи- застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» водительный отчет ОДВ-1 прило­жение те данные о компании: краткое на- отметьте, сколько человек указа- именование, регистрационный но- ли в таблице 3 отчета СЗВ-СТАЖ. 2 к постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507 мер в Пенсионном фонде, ИНН, Проверьте, чтобы данные совпада- КПП. ли. Иначе отчет не примут. Какие разделы заполнять, зави- В разделе 2 укажите отчетный пе- После того как заполните сопро- сит от типа сведений в отчете СЗВ- риод – 2019 год и отметьте крести- водительный отчет, руководитель СТАЖ. Всегда заполняйте первые ком тип формы «Исходная». или другое доверенное лицо долж- три раздела, а раздел 4 оставляй- В разделе 3 в строке «Форма но его подписать и заверить печа- те пустым. Если подаете отчет с ти- «Сведения о страховом стаже тью компании, если есть. пом «Назначение пенсии», то за- полните раздел 5. 62

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru В 2019 году сотрудница дважды была в отпуске: фах 6 и 7. В графе 8 проставьте код «РКС» с 1 по 14 июля и с 5 по 18 августа. и долю ставки «0,62». В форме СЗВ-СТАЖ за 2019 год укажите один Период основного и дополнительного период работы с 01.01.2019 по 31.12.2019. Дру- оплачиваемого отпуска не выделяйте, гие графы не заполняйте. так как у сотрудника нет вредных условий труда. Указывать долю ставки нужно только для двух категорий работников – с особы- Работник занят во вредных условиях ми территориальными условиями и вред- труда, компания платит за него взно- ными условиями труда. сы в Пенсионный фонд по доптари- фам, и он имеет право на досрочную Работник трудится в районах пенсию. Неполное время показывайте Крайнего Севера, в приравненных в отчете СЗВ-СТАЖ только у тех, кто к ним местностях или на селе, когда во вредных условиях работал полный день это дает право на досрочную пенсию. неполную неделю или неполный день, В графе 8 формы укажите код территори- но не меньше 80 процентов нормы рабо- альных условий и долю ставки. чего времени п. 2.3.14 Порядка, утв. постановлением Правления Пример ПФР от 06.12.2018 № 507п Иванов работает в Мурманске. Это район Крайнего Севера постановление Совмина СССР В графах 6 и 7 укажите период ра- боты во вредных условиях в пределах от 23.06.1990 № 594 2019 года. В графе 11 укажите факти- чески отработанное на вредных работах У сотрудника допустимые условия труда и пя- время в формате «месяц», «день». В гра- тичасовой рабочий день, то есть 0,62 ставки. фе 9 поставьте код особых условий труда Пенсионные взносы по дополнительному та- из Классификатора. рифу на работника не перечисляли. В 2019 году работник был в ежегодном и до- Сотрудник работает во вредных полнительном оплачиваемых отпусках с 1 июля условиях меньше 80 процентов рабо- по 21 августа. чего дня. Графы 9 и 11 не заполняйте, Укажите в форме СЗВ-СТАЖ за 2019 год один взносы платите по доптарифам определение период работы с 01.01.2019 по 31.12.2019 в гра- ВС от 19.12.2018 №  А48-5108/2017 КОГДА НЕ НУЖНО ПРОСТАВЛЯТЬ КОД ОСОБЫХ УСЛОВИЙ ТРУДА Если сотрудник работает в осо- –– ДЕТИ – отпуск по уходу за ре- –– УЧОТПУСК – учебный отпуск; бых территориальных услови- бенком; –– СДКРОВ – дни сдачи крови ях или на работах, которые да- ют право на досрочную пенсию, –– ДЛДЕТИ – отпуск по уходу и дни отдыха донору; в графах 8–10 и 12 формы СЗВ- за ребенком от 1,5 до 3 лет; –– ОБЩЕСТ – исполнение госу- СТАЖ не ставьте коды, если в графе 11 стоит: –– ДЕТИПРЛ – отпуск по уходу дарственных или общественных –– НЕОПЛ – отпуск за свой счет за ребенком от 1,5 до 3 лет, если обязанностей; его взял не родитель, а другой –– ДОПВЫХ – допвыходные тем и другие неоплачиваемые периоды; родственник или опекун; сотрудникам, кто ухаживает –– ОТСТРАН – отстранение от ра- за детьми-инвалидами; –– КВАЛИФ – повышение квали- –– ЧАЭС – допотпуск черно­ боты не по вине сотрудника; фикации с отрывом от произ- быльцу. водства; 63

ПРА К Т И К А Пример –– с 02.09.2019 по 15.09.2019, в графе 11 укажи- Петров – электросварщик. Работает три дня те код «НЕОПЛ»; в неделю с понедельника по среду. С зарплаты работника компания начисля- –– с 16.09.2019 по 31.12.2019, графы 9 и 11 за- ет взносы по доптарифу. В 2019 году Петров полните как в строке напротив первого пе- был в ежегодном основном и дополнительном риода. оплачиваемом отпусках с 1 июля по 4 августа. С 2 по 15 сентября он был в отпуске за свой счет. Не заполняйте графу 9, если в графе 11 Укажите в форме СЗВ-СТАЖ пять периодов: указали период, который в стаж для до- –– с 01.01.2019 по 30.06.2019, в графе 9 код срочной пенсии не входит. Например, неоплачиваемый отпуск – код НЕОПЛ. особых условий труда «27.2» и код профес- сии из Списка № 2 «1010300а-19906», в гра- Работник в отпуске по уходу за ре- фу 11 впишите отработанное время; бенком работает неполное время –– с 01.07.2019 по 04.08.2019, в графе 11 код и получает пособие. В общий пенсион- «ДЛОТПУСК»; ный стаж отпуск включается, но на по- –– с 05.08.2019 по 01.09.2019, графы 9 и 11 за- собие по уходу за ребенком компания полните как в строке напротив первого пе- ­взносы не начисляет. Если же сотрудник риода; выйдет на неполное время, с его зарпла- СЗВ-СТАЖ, если вредник работал неполную неделю 3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц Период работы Террито- Особые Исчисление риальные условия № Фамилия Имя Отчество … с дд.мм. по дд.мм. условия страхового стажа … п/п 3 4… гггг гггг (код) Основание Дополнитель- 6 7 (код) 8 9 (код) ные сведения 12 10 11 … 1 Петров Андрей Сергеевич … 01.01.2019 30.06.2019 27.2 3 мес. 10 дн. 2 … 1010300а- 19906 1 01.07.2019 04.08.2019 ДЛОТПУСК 3 ... 05.08.2019 01.09.2019 27.2 12 дн. 2 1010300а- 19906 1 02.09.2019 15.09.2019 4 НЕОПЛ ... 16.09.2019 31.12.2019 27.2 2 мес. 5 дн. 2 ... 1010300а- 19906 1 1 Проставьте код особых условий труда и код профессии из пенсионного Списка 2 Укажите, сколько сотрудник отработал во вредных условиях 3 Выделяйте отдельной строкой оплачиваемый отпуск только тем, кто имеет право на досрочную пенсию 4 Не заполняйте, так как отпуск за свой счет не входит в стаж для досрочной пенсии 64

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru ты будут платить взносы в ПФР. Эту си- в отпуск по уходу за ребенком, но вышла на не- туацию нужно отразить в СЗВ-СТАЖ. полный день уже 2 сентября. Укажите в отчете четыре периода: В графе 11 зафиксируйте период – –– с 01.01.2019 по 31.03.2019, с кодом «РКС»; код «ДЕКРЕТ». Отпуск по уходу за ре- –– с 01.04.2019 по 18.08.2019, в графе 8 укажите бенком обозначьте кодом «ДЕТИ». Датой окончания в графе 7 укажите код «РКС», в графе 11 – код «ДЕКРЕТ»; день перед тем, как работник выйдет –– с 19.08.2019 по 01.09.2019, в графе 11 укажи- на неполное время. те код «ДЕТИ»; В следующей строке укажите период –– с 02.09.2019 по 31.12.2019, в графе 8 поставь- работы неполное время без кода «ДЕТИ», хотя сотрудник и продолжает получать те код «РКС» и долю ставки 0,5. детское пособие. Иначе не сможете в этом периоде поставить коды особых условий Сотрудник уволился труда. Кроме того, не сможете показать, что компания платила страховые взносы. Как заполнять СЗВ-СТАЖ, если работ- ник уволился, зависит от того, когда Долю ставки указывайте только он это сделал и по какому основанию. тем, кто работает на особой территории и во вредных условиях. Работник уволился, потому что ре- шил выйти на пенсию. Подать форму Пример нужно до годового отчета. Срок – три Пахомова жила и работала в Мурманске. Была дня после того, как работник к вам обра- в отпуске по беременности и родам с 1 апре- тился. ля по 18 августа 2019 года. С 19 августа ушла СЗВ-СТАЖ, если работник вышел на неполное время во время отпуска по уходу за ребенком 3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц Период работы Террито- Особые Исчисление риальные усло- № условия вия страхового стажа п/п (код) Фамилия Имя Отчество … с дд.мм. по дд.мм. (код) Основание Дополни- … гггг гггг 9 (код) тельные сведения … … 12 3 4 …6 7 8 10 11 ... 1 Пахомова Марина Сергеевна … 01.01.2019 31.03.2019 РКС 1 ... 01.04.2019 18.08.2019 РКС ДЕКРЕТ ДЕТИ 19.08.2019 01.09.2019 2 3 02.09.2019 31.12.2019 РКС 0,5 4 1 Поставьте код территориальных условий, если сотрудник работает на Севере 2 Укажите день перед тем, как сотрудник вышел на неполное время 3 Не заполняйте графу, если в графе 11 стоит код «ДЕТИ» 4 Поставьте код территориальных условий и долю ставки 65

ПРА К Т И К А Сдадите в ПФР форму с типом «Назна- 31 декабря 2019 года вы должны были подать чение пенсии». В разделе 3 формы укажи- в ПФР СЗВ-СТАЖ на Иванова с типом «Назна- те период работы в пределах 2019 года. чение пенсии». В графах 6 и 7 указать период В графе 7 проставьте последний рабочий работы с 01.01.2019 по 30.12.2019. день сотрудника п. 2.3.4 Порядка, утв. постановлением 27 января 2020 года кадровик подайте отчет за 2019 год. Повторно включите в него сведе- Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п ния об Иванове. В строке по Петрову укажи- те период работы с 01.02.2019 по 31.12.2019. Не забудьте включить информацию В графе 14 проставьте 31.12.2019. о сотруднике, который ушел на пенсию, и в отчете за 2019 год. Наняли исполнителя по гражданскому договору Работник уволился по другим при- чинам. Отчитывайтесь об этом в годовом В СЗВ-СТАЖ включайте не только тех, СЗВ-СТАЖ. Кто уволился до 31.12.2019, с кем заключили трудовой договор. От- укажите в графах 6 и 7 периоды рабо- читаться должны еще и по физлицам, ты в течение года. В графе 6 будет да- с которыми в 2019 году работали по гра- та начала работы не раньше 01.01.2019, жданскому договору на выполнение ра- а в графе 7 – последнего дня работы. бот, оказание услуг, договору авторского заказа или об отчуждении исключитель- Тем, кто уволился 31 декабря, запол- ного права на произведение. ните не только графы 6 и 7, но также гра- фу 14. Укажите в ней дату «31.12.2019». Как отразить контрагентов по гра- Раньше в ней ставили значок «Х», но Пен- жданскому договору в отчете, зави- сионный фонд изменил правила. сит от вида договора и от того, успели ему заплатить или нет. Если заплати- Пример ли до 31.12.2019, в графе 11 укажите Иванов работал в компании с 2000 года. 30 де- код «ДОГОВОР», а в графах 6 и 7 пери- кабря 2019 года уволился в связи с тем, что вы- шел на пенсию. Петров работал в компании с 1 февраля 2019 года и уволился 31 декабря. СЗВ-СТАЖ, если работник уволился 3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц Период работы Сведения об увольнении застрахованного лица / сведения № Фами- Имя Отчество СНИЛС с по ... п/п лия дд.мм.гггг дд.мм.гггг о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным 12 3 4 5 6 7 ... 14 1 Иванов Андрей Сергеевич 123-456-789 12 01.01.2019 30.12.2019 1 ... 31.12.2019 2 2 Петров Николай Андреевич 234-567-891 23 01.02.2019 31.12.2019 1 ... 1 Укажите последний день работы в пределах 2019 года 2 Заполните, только если последний день работы – 31.12.2019 66

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru од работы по договору. Если заплатить Укажите в отчете на Петрова два периода: не успели, в графе 11 проставьте код –– с 22.07.2019 по 26.07.2019, код «ДОГОВОР»; «НЕОПЛДОГ» по договору подряда или –– с 23.12.2019 по 31.12.2019, в графе 11 код оказания услуг или код «НЕОПЛАВТ» по авторскому договору. «НЕОПЛАВДОГ». Какие даты указывать в графах 6 Графы 8–10 и 12–14 не заполняйте. и 7, зависит от того, что прописали в до- Если вы заключили гражданский до- говоре. В графе 6 укажите дату нача- говор со своим сотрудником, укажите оба ла работ, если прописали ее в договоре, периода, даже если они пересекаются. или дату, когда договор подписали. В гра- Причем гражданский договор нужно ука- фе 7 пропишите дату, когда подписали зать в форме первым. акт выполненных работ или оказанных услуг, даже если договор должен был дей- Пример ствовать дольше. Если до 31.12.2019 ра- Ковалев работает в компании водителем боты по договору не закончили, в графе с 2016 года. 14 октября 2019-го с ним заключи- 7 укажите «31.12.2019». ли договор на монтаж оборудования. 16 октя- бря с ним подписали акт и в тот же день опла- Каждый договор, который подписа- тили работу. ли с одним и тем же лицом, отражайте С 1 по 14 июля Ковалев был в ежегодном в отдельной строке. отпуске. 30 и 31 декабря брал отпуск за свой счет. Пример Укажите в отчете на Ковалева три периода: Компания заключила с Петровым два договора –– с 14.10.2019 по 16.10.2019, в графе 11 код в 2019 году. Первый договор подписали 22 июля. Дату окончания работ определили 29 июля, «ДОГОВОР»; но подрядчик успел быстрее. Акт подписали –– с 01.01.2019 по 29.12.2019, без дополнитель- ­26-го числа, оплатили работу 29-го. Второй договор подписали 23 декабря. Петров ных кодов; начал работу 30-го и закончил после праздников. –– с 30.12.2019 по 31.12.2019, в графе 11 код «НЕОПЛ» СЗВ-СТАЖ, если со своим работником заключили гражданский договор 3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц Период работы Террито- Особые Исчисление усло- № риальные вия страхового стажа п/п по дд.мм. условия (код) Фамилия Имя Отчество … с дд.мм. Основание Дополни- … 9 (код) тельные 4 гггг гггг (код) сведения … Сергеевич … 12 3 …6 7 8 10 11 … 1 Ковалев Игорь … 14.10.2019 16.10.2019 ДОГОВОР 1 … 01.01.2019 31.12.2019 2 1 Укажите первым период работы по гражданскому договору 2 Поставьте период работы по трудовому договору после гражданского договора 67

ПРАКТИКА Как Минтруд советует приучить сотрудников предупреждать об отпуске Чем поможет статья. Перестанете волноваться, что компанию привлекут к ответ- ственности за задержку выдачи отпускных, и поможете бухгалтерии. Если выплатите отпускные работники требуют отпуск меньше, чем за три полных в удобное время по закону? дня до начала отпуска, нару- Поможет Минтруд. шите срок. Почему так полу- чилось, трудового и налогово- Все разъяснения Минтруда го инспекторов не волнует. за 2019 год мы собрали в од- Начисление компенсации ной шпаргалке с. 79 за задержку выплат от штра- фов не освободит. Почему вам приходится нарушать сроки Работники требуют отпуск выплаты отпускных «прямо завтра»? Дисциплини- руйте работников. Платить отпуск за три дня до его начала требует ТК Бухгалтер каждый раз ру- гается, что поздно видит при- ч. 9 ст. 136 ТК Роструд рекомен- каз? Он прав. Дисциплини- дует за четыре, чтобы между руйте работников. днем выплаты и днем, когда работник начнет отдыхать, Вы понятия не имеете, как их дисциплинировать, если 68

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru прошло ровно три дня письмо от 06.06.2018 Компенсацию за задерж- ку выплаты заплатите, № ТЗ/3464-6-1 даже если не виноваты в нарушении срока Проблем нет, если отпуск предостав- ляете по графику. За две недели преду- в любое время, а вы не можете им отка- предили работника, за четыре дня зать с. 70 выплатили отпускные. В первый день отпуска перестали пускать в офис тех, Срок, в течение которого льготники кто отказывается в него ходить. И если должны подать заявление, ТК не установил. в этой ситуации нарушили сроки, Мин- Часто они не сообщают об отпуске заранее, труд не поможет. и, если пишут заявление меньше чем за три дня, компания вынуждена нарушить сро- Все в порядке и тогда, когда сотруд- ки выплаты отпускных ч. 9 ст. 136 ТК И закон ники просят предоставить им отпуск в этой ситуации вас пока не защищает. не по графику и приходят договаривать- ся об этом заранее. Если руководитель Пример из практики читателя не возражает, оформляете отпуск и пла- В нашей компании восемь сотрудников могут тите отпускные. использовать отпуск в удобное для них время. Обычно они не торопятся приносить заявления Если время поджимает и сотрудники и в лучшем случае предупреждают об отпуске поздно пришли с заявлением, всегда мо- за два дня до его начала. жете сказать, что предоставите отпуск, Я постоянно веду переговоры с персоналом, но на пару дней позже, чтобы успеть опла- но пока все безуспешно. Планирование отпус- тить. Адекватные сотрудники на это согла- шаются... а неадекватные в итоге использу- ют отпуск по графику. Это же обязательный документ для компании и для работников. Но иногда дело не в отношениях меж- ду компанией и сотрудниками, а в том, что они по закону могут требовать отпуск КОГДА СОТРУДНИК ДОЛЖЕН ПРИНЕСТИ ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ ОТПУСКЕ Пример. Если сотрудник хочет пойти в отпуск с 17 февраля, заявление он должен принести в отдел кадров не позднее 12 февраля. Кадровик издаст приказ, а бухгалтер оплатит отпуск за четыре дня до его начала, то есть 13 февраля. пн вт ср чт пт сб вс – последний день, когда сотрудник должен подать заявление об отпуске 1  2  3  4  5  6  7  8  9  – приказ на отпуск 10 11  12   13  14  15  16  – отпускные 17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28 29 – первый день отпуска © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 69

ПРА К Т И К А ет начислить денежную компенсацию за все дни задержки. Размер компенса- 6,25 ции составляет 1/150 ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок процента годовых – сумм за каждый день ст. 236 ТК С 16 дека- ключевая ставка Банка России с 16.12.2019 бря 2019 года размер ключевой ставки ра- вен 6,25 процента годовых Информация Банка Рос- ка в графике с учетом пожеланий работни- ков тоже не всегда выручает. Сотрудники ред- сии от 13.12.2019 ко уходят в отпуск по графику. Когда я прошу их предупреждать об отпуске заранее, они на- Компенсацию выплатите, но от штра- стаивают, что в законе сроков нет. фа это не спасет. Формально вы наруши- Понимаю, что отказать им мы не вправе, даже ли сроки – это повод для штрафа. если подадут заявление накануне отпуска. С другой стороны, компания становится залож- В первый раз штраф будет 50 тыс. руб. ником ситуации, которую никак не урегулировал на компанию, директора могут оштра- закон. фовать на 20 тыс. руб. ч. 6 ст. 5.27 КоАП За повторную ошибку ГИТ штрафу- Почему эту проблему стоит ет компанию в размере до 100 тыс. руб., решить раз и навсегда а директора – до 30 тыс. руб. ч. 7 ст. 5.27 КоАП Даже если компания не виновата в за- Можете попробовать оспорить штраф держке выплаты отпускных, ТК требу- в суде. Но какое решение примет суд, спрогнозировать сложно. Иногда суды встают на сторону работодателя и не при- знают его вину. Так, Ивановский областной суд ре- шил: если компания предоставила отпуск со следующего дня по заявлению сотруд- ника, у нее объективно не было возмож- Категории сотрудников, которые имеют право использовать отпуск в удобное время Какие сотрудники В какой период Чем подтверждают Мужчины, супруги которых нахо- В период отпуска по беременности и родам Копия листка нетрудоспособности дятся в отпуске по беременности супруги и родам Беременные и женщины, Перед отпуском по беременности и ро- Листок нетрудоспособности, ме- имеющие малолетних детей дам или непосредственно после него либо дицинские заключения, свиде- по окончании отпуска по уходу за ребенком тельства о рождении детей Совместители В период отпуска на основной работе Выписка из графика, справка Супруги военнослужащих Одновременно с отпуском супруга с места работы или службы, ко- пия приказа Многодетные сотрудники, если В удобное время Свидетельства о рождении детей старшему ребенку меньше 12 лет Несовершеннолетние Паспорт 70

ности оплатить отпуск за три дня до его Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru начала решение от 30.03.2017 по делу № 21-82/2017 Даты автоматически по- Суды отменяют постановление инспек- считает Умный календарь тора ГИТ не всегда. Есть примеры, когда кадровика service.pro-personal.ru штрафы оставляют в силе. Какое решение предлагает Последний день, когда сотрудник мо- Минтруд жет подать заявление, считайте от даты выплаты отпускных письмо Роструда от 06.06.2018 Минтруд рекомендует приучать сотруд- ников заранее сообщать об отпуске пись- № ТЗ/3464-6-1 мо от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456 Для этого установите в ПВТР разумный срок для подачи заяв- Чтобы не ошибиться и быстро опреде- лений. Это позволит компании не нару- лить даты и сроки, пользуйтесь Умным шать сроки оплаты отпуска и избежать календарем кадровика. Мы обновили его материальной ответственности. на 2020 год service.pro-personal.ru Установите в Правилах внутренне- Сотрудник должен принести заявле- го трудового распорядка крайний срок, ние минимум за четыре календарных дня когда сотрудники должны подать заявле- до начала отпуска. Одного рабочего дня ние на отпуск в отдел кадров. Эти Пра- будет достаточно, чтобы вы подготовили вила должны распространяться на всех приказ об отпуске и записку-расчет, а бух- сотрудников, которые пишут заявление галтер выплатил отпускные на основании на отпуск: этих документов. –– за первый год работы в компании; –– за второй и последующие годы в даты, Пропишите в ПВТР, что сотрудники, которые не имеют право на отпуск в удоб- отличные от графика отпусков. ное для них время, должны приносить Введите правило для всех сотрудни- в отдел кадров заявление с положитель- ков, в том числе и тех, кто имеет право ной резолюцией непосредственного руко- использовать отпуск в удобное для них водителя. время. Ознакомьте сотрудников с новой ре- дакцией ПВТР под подпись. Для это- го приложите к новой редакции ПВТР лист ознакомления либо заведите отдель- КАК ИЗМЕНИТЬ ПВТР 1 2 3 Подготовьте проект изменений Учтите мнение профкома, Подготовьте проект приказа в ПВТР если в компании он есть об изменении ПВТР 6 5 4 Разместите ПВТР на доске  Ознакомьте работников под Подпишите у руководителя объявлений или на корпортале подпись с новыми ПВТР приказ об изменении ПВТР 71

ПРА К Т И К А ный журнал ознакомления с ПВТР. Еди- ление позже сроков, которые вы по реко- ного порядка в ТК нет. Поэтому посту- мендации Минтруда установили в ПВТР, пайте так, как решите сами. Если новую не отказывайте ему в отпуске. редакцию ПВТР утверждали приказом, ознакомить сотрудников с ней можете Откажете – сотрудник может оспорить в самом приказе. Дистанционных сотруд- ваши действия в суде. Он будет настаи- ников ознакомьте с ПВТР путем обмена вать, что нормы ПВТР ухудшают его по- электронными документами ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ложение по сравнению с законом ч. 4 ст. 8 ТК Поэтому к нему они не применяются. ст. 312.2 ТК До тех пор пока в ТК не внесут поправ- Учтите, что новое правило в ПВТР по- ки, предупреждать об отпуске такие со- может лишь дисциплинировать сотруд- трудники вправе в любое время. Письмо ников, которые имеют право на отпуск Минтруда не является нормативным пра- в удобное для них время. вовым актом. Оно не поможет вам защи- титься в случае отказа, но поможет нала- Если сотрудник имеет право на отпуск дить дисциплину в компании в удобное для него время и подаст заяв- Правила внутреннего трудового распорядка со сроками заявлений на отпуск ... 6. ВРЕМЯ ОТДЫХА 6.4. Отпуск за второй и последующий годы может предоставляться в даты, отличные от графика отпусков, по заявлениям работников или письменному предложению работодателя. Работник, который по закону не имеет право на отпуск в удобное для него время, должен подать заявле- ние на согласование непосредственному руководителю или лицу, которое временно исполняет его обязан- ности. Согласованное заявление работник передает в отдел кадров. Работники должны подать заявление в отдел кадров не позднее, чем за четыре календарных дня до даты начала отпуска, чтобы Общество успело выплатить отпускные. Дата подачи заявления и первый день отпус- ка в этот срок не входят. ... 6.10. Общество выплачивает отпускные работникам не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Даты издания приказа о предоставлении отпуска и выплаты отпускных, а также первый день отпус- ка в этот срок не входят. 6.11. Проект приказа о предоставлении отпуска работнику готовит отдел кадров. Специалист по кадрам од- новременно с приказом об отпуске заполняет лицевую сторону записки-расчета о предоставлении отпуска ра- ботнику. Специалист по кадрам подписывает записку-расчет, передает приказ о предоставлении отпуска на под- пись заместителю директора Общества по кадрам, а после знакомит с приказом работника под подпись. В этот же день специалист по кадрам передает приказ о предоставлении отпуска и записку-расчет в бух- галтерию. 6.12. В день получения приказа о предоставлении отпуска и записки-расчета бухгалтер заполняет обо- ротную сторону записки-расчета, рассчитывает и перечисляет отпускные на зарплатную карту работника. ... 72

ПРАКТИКА Как уволить сотрудника за прогул в командировке по инструкции Минтруда Чем поможет статья. Разберетесь, как наказать сотрудника за прогул, который об- наружила другая компания, так, чтобы сотрудник не смог это оспорить. Вы направили сотрудника в ко- ТК перечитывать бесполез- мандировку. Он там не явился но – в нем ответа нет. Одни на совещание, не привез доку- специалисты считают, что ко- менты на производство, не при- мандированного сотрудника нял работу – неважно. Важно, нельзя уволить за прогул, по- что он прогуливал и не выпол- скольку в командировке у него нил служебное задание. Как нет рабочего места. вы думаете, он отсутствовал на рабочем месте? Это хороший Кто-то смело заявляет: раз вопрос, потому что от ответа подчиняется правилам компа- на него зависит, можно уволить нии, в которую командирован, работника за прогул или нет. то можно уволить. Вот и Мин- труд написал по вопросу. 74

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Что за проблема Пример из практики с рабочим местом В нашей компании менеджеры по продаже по- стоянно ездят в командировки. Контролиро- ТК называет прогулом отсутствие на рабо- вать их получается не всегда. Один менеджер чем месте в течение всего рабочего дня или полдня не выходил на связь и пропустил две больше четырех часов подряд подп. «а» п. 6 ч. 1 встречи. Есть запись телефонного разговора, ст. 81 ТК Место, куда сотрудника командиро- в которой сотрудник признался, что пропустил вали, не находится под прямым или кос- встречи без уважительных причин. венным контролем работодателя, а зна- Понимаем, что у нас были основания уволить чит, рабочим местом его признать нельзя его за прогул, но если честно, побоялись. Не- понятно, как оформить увольнение за прогул ч. 6 ст. 209 ТК в командировке, чтобы потом провинившегося сотрудника не восстановил суд. Если сотрудник не появился в месте Документов, которыми можно зафиксировать командирования без уважительных при- факт отсутствия сотрудника в месте команди- чин, ему можно объявить замечание или рования в течение дня, в ТК и в Положении выговор. Уволить его можно не за про- о командировках нет. Неясно, кто должен со- гул, а за неоднократное неисполнение без ставлять акт об отсутствии в месте команди- уважительных причин трудовых обязан- ровки. Можно ли запись телефонного разго- ностей, если у него есть дисциплинарное вора использовать в качестве доказательства взыскание п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК прогула? Нужно ли возмещать расходы, кото- Но есть и другое мнение. Уволить мож- рые связаны с командировкой, если мы устано- но. Работодатель направил сотрудника вили, что сотрудник во время командировки со- в другую компанию выполнять служеб- вершил прогул? ное поручение. На сотрудника распро- страняется режим рабочего времени Как правильно сделать то, что и времени отдыха организации, в кото- рекомендует Минтруд рую его командировали. Чтобы уволить сотрудника за прогул, Минтруд признает, что наказать за про- нужно подтвердить, что его не было в ме- гул в командировке можно письмо от 07.11.2019 сте командирования. Есть судебные ре- шения, которые поддерживают эту пози- № 14-2/В-912 цию апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2016 по делу № 33-6887/2016 ХОТИМ НЕ ВОЗМЕЩАТЬ СОТРУДНИКУ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ ЗА ВРЕМЯ ПРОГУЛА. МОЖНО? Нет, вы обязаны возместить со- которые связаны со служебной не зависит от того, выполнял со- труднику командировочные рас- командировкой ч. 1 ст. 168 ТК, трудник служебное задание или ходы, даже если он совершил п. 11 Положения К ним относятся: нет, совершал прогул или нет. прогул во время командировки. оплата проезда, аренда жилого Удержать расходы на команди- Никаких исключений для таких помещения, суточные и иные рас- ровку вы вправе только в ча- ситуаций в ТК нет. ходы с разрешения или ведома сти неиспользованных денежных Компания сохраняет за команди- компании. средств, если сотрудник не оспа- рованным сотрудником средний Все эти расходы носят компен- ривает основание и размеры заработок и возмещает расходы, сационный характер. Их выплата удержания абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК 75

ПРАКТИКА Чтобы суд не признал увольнение не- Уволить сотрудника можете в течение законным, важно соблюдать порядок месяца со дня, когда обнаружили просту- пок ч. 3 ст. 193 ТК ст. 193 ТК Записи разговоров как доказа- тельство прогула использовать нельзя. В приказе об увольнении сделайте ссылку на статью ТК ч. 5 ст. 84.1 ТК Укажите Попросите принимающую сторону за- реквизиты документов, которые состав- фиксировать факт отсутствия сотрудни- ляли во время процедуры и на основании ка в месте командирования. На основа- которых расторгаете трудовой договор. нии этих документов составьте свои: акт и докладную записку. Минтруд считает, Ознакомьте сотрудника с приказом что оформлять эти документы должен не- под подпись. Откажется – составьте акт посредственный руководитель. и сделайте отметку в приказе об увольне- нии ч. 6 ст. 193 ТК Затребуйте у сотрудника письменное объяснение. Если через два рабочих дня В день увольнения рассчитайтесь объяснение не представит, составьте акт. с сотрудником, выдайте ему трудо- вую книжку. Если сотрудник отказал- Учтите тяжесть совершенного проступ- ся от бумажной трудовой и вы уже выда- ка и обстоятельства. Оцените, к каким ли ее по заявлению, оформите и выдайте последствиям привел или мог привести сведения о трудовой деятельности по фор- проступок ч. 5 ст. 192 ТК ме СТД-Р ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК Какие еще до- кументы вы обязаны выдавать сотрудни- Решите, были ли у сотрудника ува- ку в день увольнения, узнаете с. 30 жительные причины отсутствовать в ме- Полная процедура увольнения с. 77 сте командирования. Решайте это сами с учетом конкретных обстоятельств. Докладная записка о прогуле во время командировки Довожу до Вашего сведения, что 30.01.2020 менеджер по продажам Скородумов В.Н. во время служеб- ной командировки отсутствовал в течение четырех часов (с 9:00 до 13:00) без уважительных причин в месте, куда его направили для выполнения служебного задания – в ПАО «Мир» по адресу: Санкт-Петербург, Малая Морская ул. д. 2, корп. 3, офис 245. Это подтверждает Акт об отсутствии от 30.01.2020 № 5-а, которое пере- дал директор ПАО «Мир» Хрусталев В.В. В результате Скородумов В.Н. пропустил две запланированные встречи с отделом продаж ПАО «Мир» в 9:00 и 12:00. Причины и обстоятельства отсутствия в командировке он комментировать отказался. Скородумов В.Н. неоднократно нарушал трудовую дисциплину: опаздывал на работу (акты от 24.04.2019 № 7, от 09.08.2019 № 49), прогуливал (акт от 28.10.2019 № 96). Прошу применить к менеджеру по продажам Скородумову В.Н. меры дисциплинарного взыскания. Приложения: 1. Акт ПАО «Мир» об отсутствии Скородумова В.Н. в месте выполнения служебного задания от 30.01.2020 № 5-а на 1 л. в 1 экз. 2. Акт об отсутствии Скородумова В.Н. на рабочем месте от 30.01.2020 № 12-а на 1 л. в 1 экз. 3. Уведомление о представлении письменного объяснения от 05.02.2020 № 8 на 1 л. в 1 экз. 4. Акт об отказе Скородумова В.Н. представить письменное объяснение от 10.02.2020 № 15-а на 1 л. в 1 экз. 76

ПРАКТИКА Чек-лист Что сделать, чтобы уволить за прогул Чтобы уволить сотрудника за прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд без уважительной причины, подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК последовательно вы- полните пункты процедуры из шпаргалки. Какие при этом нужно оформить документы, мы указали рядом. Чек-лист в электронном формате service.pro-personal.ru Что сделать Какие документы оформить Готово Зафиксировать отсутствие на работе Акты, протоколы, докладные записки Запросить у работника объяснение, почему отсут- Уведомление, что необходимо письменно объяс- ствовал на рабочем месте нить причину прогула Получить объяснения работника или зафиксиро- Резолюция руководителя на объяснительной вать, что от объяснений отказался з­ аписке работника либо акт, что работник отка- зался письменно объяснить причину прогула Отметить прогул в табеле учета рабочего времени Табель учета рабочего времени Учесть предшествующее поведение работника, Докладная записка непосредственного руководи- его отношение к труду, тяжесть совершенного теля работника и др. документы, которые помо- проступка и обстоятельства, при которых он со- гут руководителю принять решение о применении вершен дисциплинарного взыскания Предупредить сотрудницу, что ее нельзя уволить, Уведомление о запрете увольнять беременную если беременна, и попросить сообщить о беремен- по этому основанию с просьбой сообщить о бе- ности, если есть ременности, если есть Получить согласие ГИТ, если увольняете несовер- Письмо в ГИТ, что планируете уволить несовер- шеннолетнего сотрудника шеннолетнего сотрудника, с приложением доку- ментов Получить согласие комиссии по делам несовер- Письмо в комиссию по делам несовершеннолет- шеннолетних, если увольняете несовершеннолет- них, что планируете уволить несовершеннолетне- него сотрудника го, с приложением документов © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 77

ПРАКТИКА / Чек-лист Что сделать Какие документы оформить Готово Проверить, что не нарушены сроки для дисципли- Документы, подтверждающие прогул нарного взыскания Проверить, что в день увольнения работник не болеет, не находится в отпуске Издать приказ об увольнении Приказ об увольнении. Основание: документы, которые доказывают прогул, уведомление, что нужно дать объяснения, объяснительная з­ аписка и др. Ознакомить работника с приказом об увольнении Виза ознакомления работни- не позже последнего дня работы ка с приказом или отметка, если это сделать невозможно Рассчитаться с работником не позже последнего Записка-расчет при увольнении дня работы, время прогула не оплачивать Внести запись об увольнении в трудовую книжку Трудовая книжка, СТД-Р, Книга учета трудовых и выдать ее работнику не позже последнего дня книжек или уведомление, что нужно получить работы или выдать сведения о работе книжку, бумажные сведения заказным письмом с уведомлением Выдать работнику справки и документы, связан- Справки о сумме заработка, СЗВ-СТАЖ ные с работой, не позже последнего дня работы и СЗВ-М,СТД-Р, выписка из формы расчета по страховым взносам, копии приказов и др. до- кументов обязательно выполняйте выполняйте этап с учетом особенностей сотрудника Читайте «Справочник кадровика» Реклама в электронном формате с любого устройства – гуляйте налегке и решайте рабочие вопросы в любом месте! e.spravkadrovika.ru Звоните: 8 (800) 511 98 64 Специальная скидка для подписчиков печатной версии! 78

ПРАКТИКА Шпаргалка Как Минтруд предлагает решать вопросы, на которые нет ответа в ТК Собрали разъяснения Минтруда по вопросам, которые ставят кадровиков в тупик. Ко- декс на них не отвечает, а специалисты ведомства высказывают свое мнение и аргу- ментируют его. Можете использовать письма, чтобы решить подобные проблемы. Какой вопрос рассмотрел Что предложил Письма Минтруда Прием на работу Продолжается ли испытательный срок, Да, восстановленный сотрудник возвращается на работу от 03.06.2019 после того как работника восстанови- на прежних условиях. Если на момент увольнения испы- № 14-2/ООГ- ли по решению суда? тательный срок не истек, условие об испытании остает- 3951 ся в силе. Можете повторно уволить работника за то, что не прошел испытание, пока срок не закончится Перевод Работница в отпуске по уходу за ре- Сотрудница должна прервать отпуск по уходу за ребен- от 14.08.2019 бенком, на ее место взяли сотрудника ком. Временного сотрудника нужно уволить. После это- № 14-2/В-643 по срочному договору. Как перевести го работница может возобновить отпуск, а вы заклю- декретницу в другое подразделение? чить новый срочный договор. Не сделаете так – условие о срочном характере договора утратит силу Увольнение Беременная сотрудница подала заяв- Да, можно. ТК запрещает увольнять беременных жен- от 07.10.2019 № 14-2/ООГ- ление по собственному. Можно ее уво- щин только по инициативе работодателя. Никто 7293 лить? не запрещает увольнять их по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК 79

ПРАКТИКА / Шпарга лка Какой вопрос рассмотрел Что предложил Письма Минтруда Оплата труда Сколько нужно доплачивать за работу Минимальный размер доплаты – 4 процента тарифной от 21.08.2019 во вредных или опасных условиях? ставки или оклада. Максимальный размер закон не уста- № 15-1/ООГ- навливает. 1867 Работодатель может прописать дополнительные льго- ты в коллективном договоре, если позволяет финансо- вое положение Сотрудник просит перечислять зар- Да, компания обязана удовлетворить просьбу сотруд- от 24.09.2019 плату на другой счет в том же банке. ника. Он вправе сменить не только банк, в котором бу- № 14-1/ООГ-6957 Обязана ли компания удовлетворить дет получать зарплату, но и счет. Закон про смену счета просьбу сотрудника? в рамках одного банка ничего не говорит, но разреша- ет работникам в любой момент поменять кредитную ­организацию Отпуск Включать ли в стаж работы для еже- Включайте время простоя в стаж, который дает право от 10.04.2019 годного отпуска период простоя по ви- на отпуск. ТК прямо не называет простой в числе перио- № 14-2/В-260 не работника? дов, которые нужно включить в отпускной стаж. Однако в стаж включаются периоды, когда сотрудник не рабо- тал, но компания обязана сохранить за ним место рабо- ты. Перечень таких периодов открытый Предоставлять ли работнику отпуск Да, если работник напишет заявление. Вы обязаны от 30.08.2019 за свой счет из-за смерти дедушки? предоставить отпуск, если умер близкий родственник № 14-2/ООГ- работника. 6315 Близкими родственниками считайте родителей, детей, дедушек, бабушек, внуков, полнородных и неполнород- ных братьев и сестер Как делить на части отпуск, который Делите отпуск по соглашению с работником. Единствен- от 24.09.2019 накопили за несколько лет? ное ограничение – одна из частей отпуска должна № 14-2/ООГ- быть не менее 14 календарных дней. Эти две недели 6958 вы предоставляете за текущий рабочий год. Если в прошлом году работник использовал не все по- ложенные ему дни, остаток присоединяйте к отпуску за этот год Работник использует неделимую двух- Нет, нельзя. Отозвать работника вы можете, только если от 03.10.2019 недельную часть отпуска. Можно ото- звать его из отпуска? соблюдаете правило: хотя бы раз в году сотрудник ис- № 14-2/ООГ- пользует 14 дней отпуска подряд 7286 Работнику ошибочно оплатили учеб- Нет, нельзя. Взыскать с работника лишнее можете, толь- от 22.11.2019 ный отпуск. Можно взыскать средний ко если выплатили из-за счетной ошибки, неправомер- № 14-2/ООГ- заработок обратно? ных действий работника или суд признает вину работни- 8797 ка в том, что он не выполнил нормы труда 80

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Какой вопрос рассмотрел Что предложил Письма Минтруда Можно ли предоставить оплачиваемый Вы можете оформить отпуск, который начинается в вы- отпуск в выходные? ходной или частично попадает на выходные. Предоста- от 07.12.2018 вить отпуск, который полностью приходится на выход- № 14-2/ООГ- ные, нельзя 9754 Кадровые документы Как оформить СНИЛС через работо- Компания заполняет на работника заявление. Он дол- от 17.05.2019 дателя? жен заявление подписать. Если не может – работо- № 21-3/В-574 датель делает это сам и указывает причину. Документ о регистрации в системе персонифицированного учета работник получит через работодателя Работник просит выслать ему трудовую Нет, не нужно. Нельзя пересылать за границу трудовые от 17.09.2019 книжку за границу. Нужно переслать? книжки, военные билеты и удостоверения личности № 19-1/ООГ-210 Как вести и хранить кадровые доку- Вы можете заключить трудовой с дистанционным ра- от 07.11.2019 менты, если все сотрудники работают ботником путем обмена электронными документами. № 14-2/В-913 дистанционно? Однако в течение трех дней вы должны по почте напра- вить сотруднику письменный договор. В договоре про- пишите, как будете обмениваться электронными доку- ментами. Ознакомить сотрудника с документами, которые связа- ны с его работой, тоже можете удаленно, через интер- нет. Единственное условие: обмениваться электронны- ми документами можете, только если есть электронная подпись Командировка Когда платить средний заработок Платите средний заработок в зарплатные дни, кото- от 27.06.2019 за время командировки? рые определили в ПВТР. Если хотите, можете прописать № 14-1/ООГ- срок, когда оплатите командировку, в Положении о ко- 4422 Можно во время командировки офор- мандировке мить работнику отпуск? от 10.09.2019 Да, но учтите: работник не может быть одновременно № 14-2/В-726 в отпуске и в командировке. Вам нужно будет оформить две командировки – до отпуска и после него Аттестация Нужно ли для аттестации направлять Нет, не нужно. Чтобы узнать, соответствует ли работник от 18.09.2019 работников на независимую оценку занимаемой должности, можете провести аттестацию. № 14-3/В-742 квалификации? Ее порядок пропишите в локальном нормативном акте. Одним из этапов аттестации можете сделать независи- мую оценку квалификации, если захотите. По закону это необязательно 81

ПРАКТИКА / Шпарга лка Какой вопрос рассмотрел Что предложил Письма Минтруда Медосмотры Нужно направлять работника на мед- Да, нужно, если больше половины рабочего време- от 12.07.2019 осмотр, если он работает на компью- ни он работает на компьютере. При приеме на рабо- № 15-2/В-1828 тере? ту направляйте сотрудника на предварительный мед- осмотр, а каждые два года – на ­периодический осмотр от 25.09.2019 № 14-2/ООГ- Когда платить средний заработок Оплачивайте в зарплатные дни. В законе нет специаль- 6492 за день, когда работник проходил дис- ных правил, как платить за день, когда работник прохо- пансеризацию? дил диспансеризацию Дисциплинарная ответственность Сотрудник из-за своей неосторожно- Да, компания может наказать сотрудника, который полу- от 17.06.2019 сти получил производственную травму. чил травму из-за своей неосторожности. Все сотрудники № 14-2/ООГ- Можно ли его наказать? обязаны соблюдать дисциплину труда, в том числе тре- 4235 бования по охране и обеспечению безопасности труда Доноры Работник сдавал кровь и до увольне- Нет, не должен. Если работник сдавал кровь, может взять от 25.03.2019 ния не использовал положенный отгул. дополнительный день отдыха. Не воспользовался своим № 14-2/ООГ- Должен ли предоставлять его новый правом до увольнения, сделать это у другого работодате- 2057 работодатель? ля уже не сможет. По закону у него такого права нет Работник во время оплачиваемо- Предоставьте работнику два дня отдыха: дополнительный от 09.04.2019 го отпуска сдавал кровь. Сколько день после сдачи крови и другой день отдыха за то, что № 14-2/ООГ- дней отдыха ему предоставить и как он сдавал кровь во время оплачиваемого отпуска. Опла- 2513 их оплатить? тите оба «выходных» в размере среднего заработка Охрана труда Нужен ли документ о том, что продли- Нет, не нужен. Декларация действует пять лет. Если от 07.02.2019 ли действие декларации соответствия за этот срок у сотрудников не выявят профзаболевание, № 15-1/ООГ-234 условий труда? с ними не произойдет несчастный случай и ГИТ не обна- ружит нарушений по охране труда, декларация автома- тически продлевается еще на пять лет Нужно ли проводить инструкта- Да, нужно. Проводите инструктажи для всех, кто участвует от 17.05.2019 жи по охране труда для исполнителя по гражданскому договору? в производственной деятельности. Это не только работни- № 15-2/ООГ- ки, но и те, кого оформили по гражданскому договору 1157 В компании 300 сотрудников. Можно Да, можно. Если в компании более 50 сотрудников, со- от 26.09.2019 взять на работу специалиста по охране здайте службу охраны труда или введите должность спе- № 15-2/В-2363 труда на 0,5 ставки? циалиста по охране труда. Брать на должность работ- ника на полный день или нет, решайте самостоятельно. Закон никаких требований не предъявляет 82

СПЕЦИФИКА ИкрЧоуенкммсопутвраноунудкижицинти.еоялоябучить для кадровика  84 Рабочий день инвалидов: как можно и как запрещает Минтруд    94...................................................................

СПЕЦИФИКА Чему нужно обучить руководителя компании. Инструкция для кадровика ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 1 Какое обучение должен 3 Что будет, если не обучать пройти руководитель коммер- руководителя и не проверять ческой компании знания 2 Где обучать руководителя 4 Как оформить документы, и как часто направлять чтобы направить сотрудников сотрудников на учебу на обучение 84

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Руководитель компании, независимо от сферы, бюджета и разме- ров бизнеса, должен пройти обучение по самым разным вопросам. Единого перечня обязательного обучения в законе нет. Инструк- ций, как направлять первое лицо компании на учебу и оформ- лять документы, тоже не найдете. Разобрались в документах и предлагаем вам посчитать, все ли удостоверения в наличии у вашего директора. Какие удостоверения должны быть у директора любой компании После назначения на должность руководитель должен пройти три вида обучения в области: –– охраны труда, включая оказание первой помощи пострадав- шим ст. 212, 225 ТК –– пожарной безопасности Федеральный закон «О пожарной безопасности» от 21.12.1994 № 69-ФЗ –– гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций Закон от 21.12.1994 № 68-ФЗ о чрезвычайных ситуациях, Закон от 12.02.1998 № 28-ФЗ о гражданской обороне Удостоверение 1. По охране труда. Руководитель обязан пройти обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в установленном порядке абз. 1 ч. 1 ст. 225 ТК Специальное обуче- ние по охране труда – это обучение по оказанию первой помощи пострадавшим абз. 2 ч. 1 ст. 225 ТК Руководителей компаний и остальных сотрудников обучают по охране труда по утвержденному Порядку утв. постановлением Минтруда, Мино­ бразования от 13.01.2003 № 1/29, далее – Порядок обучения ОТ Обучать сотрудников по охране труда может сама компания. Или вы должны обратиться в образовательное учреждение про- фессионального образования, учебный центр или другую образо- вательную организацию п. 2.3.2 Порядка обучения ОТ При этом руководитель должен пройти обучение именно в ак- кредитованных обучающих организациях письмо Минздравсоцразвития от 29.12.2015 № 15-2/В-5568 Государственный стандарт содержит аналогич- ное требование. Первые лица организации проходят обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда только в обучающих организациях п. 13.7 ГОСТ 12.0.004-2015 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» Проверьте, что у такой организации есть: –– лицензия на право ведения образовательной деятельности; –– преподаватели в области охраны труда; –– материально-техническая база; –– аккредитация ч. 3 ст. 217 ТК, приказ Минздравсоцразвития от 01.04.2010 № 205н Срок обучения: в течение первого месяца после назначения на должность. Продолжительность обучения – не менее 40 часов. 85

СПЕЦИФИКА Дальше руководитель должен проходить такое обучение один раз в три года. По окончании обучения директору выдадут удостоверение и выписку из протокола заседания комиссии по итоговой про- верке знаний. Перед тем как направить директора на обучение по охране труда: 1. Ознакомьте его с должностными обязанностями, в том числе по охране труда, с действующими локальными нормативными актами в области охраны труда, условиями труда в организа- ции  абз. 2 п. 2.3.1 Порядка обучения ОТ 2. Проведите вводный и первичный инструктаж на рабочем ме- сте пп. 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 Порядка обучения ОТ Удостоверение 2. По пожарно-техническому минимуму. Руко- водители проходят обучение пожарно-техническому минимуму по специальным программам с отрывом от производства п. 36 Норм по- жарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций», приказ МЧС от 12.12.2007 № 645 Направьте директора в одно из учреждений: –– образовательное учреждение пожарно-технического профиля; –– учебный центр федеральной противопожарной службы МЧС; –– учебно-методический центр по гражданской обороне и чрезвы- чайным ситуациям субъекта РФ; –– территориальное подразделение Государственной противопо- жарной службы МЧС России; –– организацию, оказывающую услуги по обучению населения мерам пожарной безопасности; –– специализированный учебный центр, где оборудованы специа­ льные полигоны, учитывающие специфику вашего произ- водства (если оно взрывопожароопасное или пожаро­опасное). В КАКИХ КОМПАНИЯХ ОБЯЗАТЕЛЬНО ОБУЧЕНИЕ ПО ГО И ЧС Руководители нередко игнориру- ного округа от 10.06.2014 № Ф07-3145/2014 по делу Суды считают, что контролеры ют обязанность обучиться в сфере из МЧС правы, когда штрафуют ру- гражданской обороны и чрезвы- № А13-5166/2013, Свердловского областного суда ководителей компаний за не про- чайных ситуаций. Они полага- хождение обучения по ГО и ЧС. ют, что это не требуется, так как от 02.04.2014 № 4А-275/2014 Даже если предприятие не входит компания не входит в единую го- в единую государственную систе- сударственную систему предупре- Если сотрудник территориально- му предупреждения и ликвидации ждения и ликвидации чрезвычай- го МЧС провел проверку и устано- чрезвычайных ситуаций, руково- ных ситуаций. Но закон, практика вил, что руководитель не прошел дитель обязан пройти такое обу- проверок и суды подтвержда- обучение, – оштрафует. Кроме то- чение. А компания должна раз- ют обратное постановления Мосгорсу- го, он выдаст предписание и обя- работать программы подготовки жет руководителя компании прой- руководителей и специалистов. да от 11.03.2014 № 4а-248/2014, ФАС Северо-Запад- ти обучение по ГО и ЧС постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.06.2010 по делу № А05-21004/2009 86

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Пожарно-технический минимум директор должен сдать в тече- ние первого месяца после назначения на должность. Продолжительность обучения зависит от вида деятельности организации – от 10 до 28 часов приказ МЧС от 12.12.2007 № 645 Руководитель будет проходить периодическое обучение один раз в три года. По окончании обучения директору выдадут удостоверение и вып­ иску из протокола проверки знаний. Удостоверение 3. По ГО и ЧС. Организации в пределах своих полномочий обучают сотрудников в области гражданской оборо- ны п. Также1 ст. 9 Закона от 12.02.1998 № 28-ФЗ о гражданской обороне компании обязаны обучать работников способам защиты и действиям в чрезвычай- ных ситуациях подп. «в» ст. 14 Закона от 21.12.1994 № 68-ФЗ о чрезвычайных ситуациях Положение о подготовке населения в области гражданской обо- роны постановление Правительства от 02.11.2000 № 841 предписывает проводить обу- чение: –– в учебно-методических центрах субъектов РФ по ГО и ЧС; –– организациях, осуществляющих образовательную деятель- ность по дополнительным профессиональным программам в области гражданской обороны; –– на курсах гражданской обороны на муниципальном уровне. Обучение по ГО и ЧС руководитель должен пройти в течение года после вступления в должность. Продолжительность обуче- ния – 72 часа. Периодичность – раз в пять лет. По окончании обучения директору выдадут удостоверение и выписку из протокола проверки знаний. КОГО И КАК УЧИТЬ ОКАЗЫВАТЬ ПЕРВУЮ ПОМОЩЬ Раз в год, а то и чаще, компания Сможете сами обучать рабочих, ников компании оказывать первую должна обучать сотрудников рабо- если на предприятии есть сотруд- помощь пострадавшим, не забы- чих профессий оказывать первую ники, которые прошли специаль- вайте про отраслевые правила. помощь пострадавшим п. 2.2.4 Поряд- ную подготовку. Так, персонал энергослужб дол- Подготовьте материально-техни- жен знать практические приемы, ка обучения ОТ ческую базу для такого обучения. чтобы освободить человека, по- Разработайте и утвердите Про- павшего под действие электриче- Новички должны научиться оказы- грамму обучения по охране труда ского тока п. 1.3.7 Правил технической эксплу- вать первую помощь пострадав- с вопросами оказания первой по- шим в сроки, которые установил мощи. атации электроустановок потребителей, утв. приказом работодатель, но не позднее меся- Если не получается учить самим, ца после приема на работу. направляйте рабочих в учебный Минэнерго от 13.01.2003 № 6 Определите, как будете обучать центр. Они отучатся, получат удо- рабочих оказывать первую по- стоверения, а у вас будут выписки Сотрудники энергослужб долж- мощь и оформлять результаты. из протокола проверки знаний. ны уметь оказать первую помощь Учить должны лица, которые про- Когда решаете, как учить сотруд- пострадавшим на месте происше- шли специальную подготовку пись- ствия. Обучение должен прово- дить специально подготовленный мо Минздравсоцзащиты от 06.04.2017 № 15-2/ООГ-963 инструктор. 87

СПЕЦИФИКА Какие удостоверения должны быть у директора компании в определенных сферах 88 Специальное обучение проходят руководители компаний в зави- симости от отрасли экономики или специфики производства. Удостоверение 4. По электробезопасности. Обучение преду- смотрено Правилами технической эксплуатации электроустано- вок потребителей приказ Минэнерго от 13.01.2003 № 6 Правила применяют все компании, которые эксплуатируют действующие электроуста- новки. Директор не проходит обучение по электробезопасности, если: 1. В организации есть специально обученный сотрудник, кото- рый назначен ответственным за электрохозяйство. 2. Руководитель непроизводственной организации, электро- хозяйство которой включает в себя только вводное (вводно-рас- пределительное) устройство, осветительные установки, перенос- ное электрооборудование номинальным напряжением не выше 380 В, подал заявление-обязательство в орган Госэнергонадзора. 3. Организация не является потребителем. Такая ситуация может сложиться для арендаторов, снимающих офисные поме- щения. Если в соответствии с договором аренды обязанности по обслуживанию и ремонту электроустановок в полном объеме выполняет арендодатель, то и ответственный за электрохозяйство назначает также арендодатель. В остальных случаях у директора должно быть удостоверение по электробезопасности. Продолжительность обучения по ЭБ – 72 часа. Периодичность проверки знаний – 3 года. По окончании обучения директору выдадут удостоверение и выписку из протокола проверки знаний. Удостоверение 5. По промышленной безопасности. Обучение обязательно для всех сотрудников организаций, которые эксплуа- тируют опасные производственные объекты Закон от 21.07.1997 № 116-ФЗ, приказ Ростехнадзора от 29.01.2007 № 37 Обучают промышленной безопасности в три этапа. Этап 1. Подготовка к аттестации. До аттестации надо пройти подготовку по учебным программам: –– в организациях по очной и дистанционной форме; –– в режиме самоподготовки. Экзаменационные билеты есть на сайте Ростехнадзора. Этап 2. Аттестация. Руководители проходят аттестацию толь- ко в аттестационных комиссиях Ростехнадзора: Центральной, межрегиональных территориальных и территориальных комис- сиях п. 21 приказа Ростехнадзора № 37

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Обратите внимание: коммерческие организации проводить ат- тестацию по промбезопасности не могут. Этап 3. Оформление результатов аттестации. С обучением за- тягивать не следует. Аттестацию надо сдать в течение первого ме- сяца после назначения на должность п. 12 приказа Ростехнадзора № 37 Периодичность обучения – один раз в пять лет. По окончании обучения оформят протокол приложение № 1 к приказу Рост­ ехнадзора № 37 Один экземпляр протокола направят в организацию. Удостоверение 6. По экологической безопасности. Руководитель должен пройти обучение по экологической безопасности, если де- ятельность компании оказывает или может оказать негативное влияние на окружающую среду ч. 1 ст. 73 Закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ об охране окружа- ющей среды Как указал Ростехнадзор в письме от 24.09.2009 № АФ-43/3838 «О порядке организации подготовки и аттестации в области обес- печения экологической безопасности», Обучение по экологии нуж- но пройти в организации, которая имеет лицензию на образова- тельную деятельность и утвержденные программы письмо Ростехнадзора от 24.09.2009 № АФ-43/3838 Программы подготовки в области обеспечения экологической безопасности согласовывают с Ростехнадзором: –– «Обеспечение экологической безопасности руководителями и специалистами общехозяйственных систем управления»; –– «Обеспечение экологической безопасности руководителями и специалистами экологических служб и систем экологическо- го контроля»; –– «Обеспечение экологической безопасности при работах в обла- сти обращения с опасными отходами». Для освоения программ установлена разная продолжитель- ность – от 72 до 112 часов. Периодичности обучения сейчас нет. Ранее нужно было обу- чать руководителя раз в пять лет. По окончании обучения директору выдадут удостоверение и выписку из протокола проверки знаний. ОБУЧЕНИЕ В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ Если хозяйственная и иная дея- Директор ошибается, если считает, Первые лица компаний должны тельность вашей компании оказы- что не нужно учиться экологиче- учиться основам экологической вает или может оказать негатив- ской безопасности, если компания безопасности постановления Федераль- ное воздействие на окружающую ничего не производит и не занима- среду, то руководитель должен ется деятельностью по обращению ного арбитражного суда Восточно-Сибирского окру- пройти подготовку в области охра- с отходами. ны окружающей среды и экологи- Суды в большинстве случаев вста- га от 14.08.2013 № А10-3392/2012, Федерального арбит- ческой безопасности. ют на сторону проверяющих. ражного суда Поволжского округа от 09.06.2010 по делу № А12-22351/2009, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.02.2015 по делу № А56-35146/2014 89

СПЕЦИФИКА Что будет, если у директора нет удостоверений Если нарушили законодательство об охране труда. Если работника, в том числе руководителя компании, допустили к ра- боте без обучения и проверки знаний требований охраны труда, директора оштрафуют на сумму от 15 тыс. до 25 тыс. руб., компа- нию – от 110 тыс. до 130 тыс. ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП Если нарушили требования пожарной безопасности. Если у директора не будет пожарно-технического минимума, его само- го могут оштрафовать в размере от 6 тыс. до 15 тыс. руб., компа- нию – от 150 тыс. до 200 тыс. руб. ч. 1 ст. 20.41 КоАП Если нарушили требования в области ГО и ЧС. Руко- водитель, который не пройдет обязательное обучение в обла- сти ГО и ЧС, может заплатить штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб. Штраф на компанию – от 100 тыс. до 200 тыс. руб. ч. 1 ст. 20.6 КоАП Если нарушили требования промышленной безопасно- сти. Это нарушение допускают компании, которые эксплуати- руют опасные производственные объекты, но их руководитель не прошел аттестацию ч. 2 ст. 9.1 КоАП Штраф на директора – от 30 тыс. до 40 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 1,5 года. Для пред­при­ятия штраф составит от 300 тыс. до 400 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. ОТВЕЧАЕТ ЭКСПЕРТ На вопросы редакции ответила на льготную пенсию. Вместе со справ- за этого внепланово проверили зна- Марина Яковенко, руководитель учебного отдела Attek Group. ками о характере и условиях рабо- ния по охране труда. Директор Сколько действуют удостове- ты они могут пригодиться в суде, если прошел проверку и получил удостове- рения об обучении? Как долго их нужно хранить? ПФР откажет работнику в назначении рение от 1 июля сроком на 3 года. Ста- Ответ может быть в самом удостове- рении. льготной пенсии. рый документ больше не действует. Если удостоверение требуется для пе- риодического обучения, то срок его Если в организации была внеочеред- действия продлевается. Есть удосто- верения, которые обучающая органи- ная проверка знаний, работнику вы- Если директор уволится, он смо- зация меняет на новые. Я рекомендую хранить документы тем дают новое удостоверение п. 3.3 Поряд- жет предъявить удостоверение работникам, которые имеют право ка обучения ОТ по охране труда в новой компа- Например. Компания назначила руко- нии? водителя на должность в конце января Всех работников, в том числе и руко- 2019-го. Он прошел обучение по охра- водителя, компания при приеме на ра- не труда и 20 февраля 2019 года полу- боту обязана обучить требованиям чил удостоверение на 3 года. по охране труда, безопасным методам 21 июня с работником компании и приемам выполнения работ, прави- произошел несчастный случай. Из- лам оказания первой помощи постра- 90

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Если нарушили правила пользования электроэнерги- ей. Компания нарушает правила пользования электрической энергией, если не назначила специально обученное лицо, ответ- ственное за электрохозяйство. Штраф на руководителя от 2 тыс. до 4 тыс. руб. на компанию – от 20 тыс. до 40 тыс. руб. ст. 9.11 КоАП Если нарушили экологические требования. Если руководи- тель не прошел специальное обучение, его могут оштрафовать в размере от 10 тыс. до 30 тыс. руб., а компанию – от 100 тыс. до 250 тыс. руб. ст. 8.2 КоАП Как направить директора на обучение и избежать ошибок Этап 1. Заключите договор с образовательной организацией. Вы- берите организацию, которая проведет обучение, по критериям, которые требует закон. Проверьте аккредитацию, лицензию, воз- можность осуществлять определенные виды деятельности и т. д. Заполните заявку на обучение руководителя. Укажите в ней желаемые сроки обучения. После заключите с организацией договор на оказание об- разовательных услуг. Проект договора вам предоставит обуча- ющая организация или учебный центр. Ознакомьтесь с дого- вором, подпишите его у руководителя организации, поставьте печать. давшим, провести вводный и первич- Нужно ли менять документ, если логия труда и производства. Тогда ный инструктажи ст. 225 ТК, сотрудница поменяла фамилию? полученные до реорганизации удо- пп. 2.1.2, 2.1.3, 3.1, 3.3 Порядка обучения ОТ Нет, закон не требует. Если у проверя- стоверения действуют приказ Минтруда Когда директор приходит в новую ющего будут сомнения, нужно будет от 28.03.2014 № 155н компанию, там своя специфика тру- подтвердить смену фамилии личными да и производства, другие локаль- документами. Что делать, если удостоверение ные нормативные акты, в том числе по охране труда пришло в негод- и по охране труда, инструкции и пра- А если организация поменяла на- ность? Надо проходить переобу- вила. именование? Или прошла реорга- чение? Поэтому директору придется снова низация? Случаи внепланового обучения проходить обучение по охране труда Менять удостоверение не надо. Если п. 3.3 Порядка обучения ОТ в течение первого месяца после вступ- организация сменила название, есть Если руководитель потерял или ис- ления в должность. Он получит новое учредительные документы, чтобы под- портил удостоверение, переобучаться удостоверение. Такого мнения при- твердить изменения. не требуется. Но ему нужно обратить- держивается и Минтруд письмо от 06.07.2015 При реорганизации главное, что- ся в учебный центр с заявлением и по- № 15-2/ООГ-3666 бы сохранились техника и техно- лучить дубликат удостоверения. 91

СПЕЦИФИКА Договор составляйте в двух экземплярах. Один для вас как за- казчика услуг, второй для образовательной организации. Этап 2. Оплатите обучение. Для этого перешлите счет на оплату услуг в бухгалтерию и убедитесь, что его оплатили. Этап 3. Подготовьте приказ о направлении руководителя на обу- чение. Скорее всего специальное обучение руководитель будет проходить с отрывом от производства. Программы обучения довольно емкие. Учебные центры стре- мятся составить их так, чтобы надолго не отвлекать первое лицо от управления компанией. Руководитель не будет учиться долго, но даже кратковременное отсутствие нужно оформить. Обратите внимание: вы не должны оформлять учебный отпуск руководителю, как поступают некоторые работодатели. Учебный отпуск вы предоставляете на основании справки-вызова из учеб- ного заведения тем сотрудникам, которые получают образование впервые. Специальное обучение руководителя организации – это обя- занность по должности в силу требований, которые установил закон. Руководитель обучается на основании гражданского до- говора с учебным центром, и справка-вызов при этом не оформ­ ляется. Также не требуется заключать с руководителем ученический договор или допсоглашение к трудовому договору. Ученический договор вы заключаете с лицом, которое ищет ра- боту, или с работником компании, чтобы он получил дополни- ОБУЧЕНИЕ И ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ. В ЧЕМ РАЗНИЦА Работодатель обязан проводить ности, требования к которой содер- мент, который сотрудник предста- профессиональное обучение или жатся в законе об образовании вил после обучения. давать работникам дополнитель- Если он получил удостовере- ное профессиональное образова- письмо Минтруда от 11.10.2016 № 15-2/ООГ-3609 ние о прохождении программы ние, если это является условием по ГО и ЧС, то это документ о по- выполнения ими определенных ви- Такое обучение можно отнести вышении квалификации. Инфор- дов деятельности ч. 4 ст. 196 ТК к дополнительному образованию. мацию внесите в раздел V. Эту обязанность компания выпол- Подвид: дополнительное образова- В случае когда обучение не бы- няет в том числе и тогда, когда да- ние детей и взрослых. ло повышением квалификации, ет специальные знания руководи- Период обучения нужно отразить информацию о нем можно вне- телю. в табеле учета рабочего времени. сти в раздел Х личной карточки Не любое обучение можно отнести Как это сделать, зависит от вида «Дополнительные сведения». Ин- к повышению квалификации. Так, обучения. Например, для повыше- формацию о специальном обуче- обучение по охране труда являет- ния квалификации можно исполь- нии в трудовую книжку работника ся видом образовательной деятель- зовать код «ПК». не вносите. В личной карточке нужно указать вид обучения и сослаться на доку- 92

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru тельное образование, переобучился, получил новую квалифика- цию. Обучение чаще всего проходит на производстве, на период ученичества работнику выплачивается стипендия. Можете при определенных условиях взыскать с ученика затраты на обучение. Руководитель получает специальные знания в учебных цен- трах. Затраты на обучение по охране труда, пожарной безопасно- сти, ГО и ЧС, электробезопасности, если директор уволится, воз- мещать не будет. Эти расходы компания производит в рамках законных обязательств ч. 4 ст. 196 ТК Дополнительные соглашения оформляем, чтобы изменить усло- вия договора. Если специальное обучение не указали в трудо- вом договоре руководителя или другого сотрудника, оно от этого не стало необязательным. Обучение не изменяет трудовую функ- цию или условия труда. Унифицированной формы приказа о направлении на обучение нет. Составьте его в произвольной форме, подпишите у директора. Этап 4. Подготовьте документы о возмещении командировоч- ных расходов, если руководитель будет учиться в другой местно- сти. Обратите внимание: это не командировка, так как руководи- тель не будет в этот период работать. Но при обучении в другой местности вы должны предоставить те же гарантии и выплаты, что и при командировках. Этап 5. Отмечайте период отсутствия руководителя на обучении в табеле учета рабочего времени. Придумайте и утвердите специ- альное обозначение для табеля. Оно пригодится, когда будете от- мечать в табеле отсутствие сотрудников, которые обучаются. В период обучения средний заработок сохраняется за каждый календарный день. Поэтому часы учебы указывать не нужно, от- мечайте в табеле день целиком. Этап 6. По завершении обучения получите из учебного центра два акта. Когда обучение завершится, учебная организация при- шлет вам два экземпляра акта сдачи-приемки указанных услуг. Подпишите акты у руководителя, поставьте печать, если она есть, один экземпляр передайте в бухгалтерию для учета, второй верните в образовательную организацию. Этап 7. Перенесите информацию из удостоверения в личное де- ло сотрудника или другие кадровые документы. Выпишите, где, когда и в каком объеме руководитель проходил обучение. Ориги- нал удостоверения и выписку из протокола обязательно верните директору. Удостоверение должно находиться у работника, а вам не нужна ответственность за незаконную обработку персональ- ных данных с. 100 93

СПЕЦИФИКА Рабочий день инвалидов: как можно и как запрещает Минтруд Чем поможет статья. Определитесь, могут инвалиды работать в режиме ненормиро- ванного рабочего дня или нет, и решите это в документах компании. Когда предусматривали гаран- Для режима рабочего вре- тии инвалидам, установили мени инвалидов требований им в том числе сокращенное и ограничений нет. Поэтому рабочее время. Эти сотруд- неясно, как относиться к пере- ники работают меньше ча- работкам. Могут ли инвали- сов, чем остальные работники, ды трудиться в режиме ненор- но при этом получают полный мированного рабочего дня? оклад. Высказался Минтруд. 94

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Какие варианты на практике Пример из практики Все руководители отделов и департаментов на- ТК не отвечает, можно ли установить не- шей компании работают в режиме ненормиро- нормированный рабочий день тем, кто ванного рабочего дня. Неделю назад один работает сокращенное рабочее время. из руководителей сообщил, что врач направил его на медико-социальную экспертизу и скорее На практике инвалиду I или II груп- всего ему установят инвалидность. пы одни кадровики устанавливают не- Понимаю, что если сотрудник станет инвали- нормированный день и предоставляют дом I или II группы, ему нужно будет установить за такой режим дополнительный отпуск. сокращенное рабочее время. Означает ли это, ТК же запрещает вводить ненормирован- что нужно отменить условие трудового дого- ный день только тем, кто трудится непол- вора о ненормированном дне? В законе ответа ный день при неполном времени ч. 2 ст. 101 ТК нет, я пока не знаю, как поступить. Наши юри- Для инвалидов запрета в законе нет. сты считают, что раз ограничений нет, то мож- но оставить условия прежние, только дописать Поэтому кадровики, если в медзаклю- про сокращенное время. чении инвалида или его индивидуальной программе реабилитации нет ограни- Другие считают, что ненормирован- чений, принимают инвалидов на долж- ный день нарушает права инвалидов. ности с ненормированным днем и уста- Компания обязана соблюдать максималь- навливают им этот режим. Должность ную продолжительность еженедельной сотрудника-инвалида входит в Пере- работы, которую ТК установил для инва- чень, а трудовой договор инвалида со- лидов I и II группы. держит условие о ненормированном дне и компенсациях за него ст. 101 ТК КАКИЕ ГАРАНТИИ ПРЕДОСТАВИТЬ ИНВАЛИДУ Рабочее время Время отдыха Инвалидам I или II группы сократите Всем инвалидам ежегодно предоставляйте рабочее время до 35 часов в неделю удлиненный оплачиваемый отпуск и сохраните полную оплату труда. не менее 30 календарных дней. Время ежедневной работы определяйте Закрепите продолжительность отпуска по медицинским документам. в допсоглашении. Предоставляйте инвалиду по его письменному заявлению отпуск Закрепите продолжительность рабочего без сохранения зарплаты до 60 календарных времени и режим работы в допсоглашении дней в году Ограничения Вы можете привлекать инвалидов к работе: – сверхурочной, – в выходные и нерабочие праздничные дни, – в ночное время 1) только с их письменного согласия 2)если это не запрещено им по состоянию здоровья Направляйте письменные уведомления инвалиду, что имеет право отказаться от работы 95

СПЕЦИФИКА Как считает Минтруд Можете также привлечь его к рабо- те в выходные дни и праздники. Главное Минтруд утверждает, что инвалидам выполнить три условия ч. 5 ст. 96, ч. 5 ст. 99, ч. 7 I и II группы нельзя устанавливать не- нормированный день письмо от 30.05.2019 № 14-2/ ст. 113 ТК ООГ-3899 Эти сотрудники работают на усло- виях сокращенного времени – до 35 ча- –– получить письменное согласие инвали- сов в неделю ч. 1 ст. 92 ТК Предельная норма да; ежедневной работы, которую им устано- вили в рамках сокращенного времени, ис- –– убедиться, что у него нет медицинских ключает возможность работы на условиях противопоказаний; ненормированного дня. –– ознакомить его под подпись с правом Что поменять в компании отказаться от такой работы. с учетом позиции Минтруда Оплачивайте переработки по общим Когда принимаете инвалида на рабо- правилам ст. 149, 152–154 ТК ту. Устанавливайте инвалидам продол- жительность ежедневной работы в рам- Когда инвалидность установили со- ках 35-часовой недели и в соответствии труднику. Если сотрудник получит ин- с медицинским заключением ч. 1 ст. 92, ч. 1 валидность I или II группы, установите ст. 94 ТК Соблюдайте ограничения, которые ему сокращенное рабочее время ч. 3 ст. 23 За- содержит индивидуальная программа ре- кона № 181 Отмените ненормированный день, абилитации или абилитации, если инва- если его ранее установили, и дополни- лид не отказался от нее ст. 11 Закона от 24.11.1995 тельный оплачиваемый отпуск за рабо- ту в этом режиме. Объясните сотруднику, № 181-ФЗ О соцзащите инвалидов что сокращенное рабочее время не поз- воляет ему больше работать на услови- Если инвалид будет работать по сме- ях ненормированного дня. Новые условия нам, можете ввести суммированный учет труда укажите в дополнительном согла- рабочего времени. В этом случае норму шении к трудовому договору. рабочего времени рассчитывайте за учет- ный период, исходя из сокращенной про- Если сотруднику установят инвалид- должительности времени инвалида. Сле- ность III группы, продолжительность ра- дите, чтобы сотрудник ее соблюдал. бочего времени у него не изменится. Со- трудник сможет и дальше работать Не устанавливайте инвалиду ненор- 40 часов в неделю в режиме ненормиро- мированный рабочий день, хоть закон ванного дня, если в индивидуальной про- этого напрямую не запрещает. С уче- грамме реабилитации или абилитации том рекомендации Минтруда полагаем, нет ограничений по продолжительности что это наиболее безопасный для компа- работы. нии подход и возможность в будущем из- бежать спора с сотрудником и претензии Создайте инвалиду необходимые усло- ГИТ. вия труда в соответствии с индивидуаль- ной программой реабилитации или аби- Если вам потребуется привлечь инва- литации инвалида. Предоставляйте ему лида к работе за пределами рабочего дня, удлиненный ежегодный отпуск не менее вы можете предложить ему сверхуроч- 30 календарных дней ч. 5 ст. 23 Закона № 181-ФЗ ную работу или работу в ночное время. Не отказывайте инвалиду в отпуске без сохранения заработной платы. Он вправе 96 требовать до 60 календарных дней в году без оплаты. Отказать ему вы не вправе ч. 2 ст. 128 ТК

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Дополнительное соглашение к трудовому договору об отмене ненормированного дня инвалиду ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору от 16.02.2016 № 02/06 26.02.2020 № 03/20-02/06 Москва Публичное акционерное общество «Мир» (ПАО «Мир»), именуемое в дальнейшем Работодатель, в ли- це директора Тимофеева Дмитрия Алексеевича, действующего на основании устава и трудового договора от 17.07.2017 № 24/17-тд, с одной стороны, и Степанов Даниил Александрович, именуемый в дальнейшем Ра- ботник, с другой стороны, составили соглашение. 1. На основании справки бюро медико-социальной экспертизы от 25.02.2020 № 577 с 26 февраля 2020 г. Работнику устанавливается: – сокращенное рабочее время продолжительностью 35 часов в неделю, – пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) и сокращенный рабо- чий день продолжительностью 7 часов. Время начала и окончания работы: с 9 ч 00 мин до 17 ч 00 мин. Время перерыва для отдыха и питания: с 12 ч 30 мин до 13 ч 30 мин. 2. С 26 февраля 2020 г. Работник перестает работать в режиме ненормированного рабочего дня и ему не предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в режиме ненормированно- го рабочего дня продолжительностью 3 календарных дня. 3. С учетом, что Работник отработал рабочий год в режиме ненормированного рабочего дня (с 15.03.2019 по 14.03.2020), ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в этом режиме последний раз предоставляется Работнику в 2020 году согласно графику отпусков. 4. Работнику предоставляются специальные перерывы на 10 минут каждый час работы в соответствии с индивидуальной программой реабилитации № 515 к протоколу проведения медико-социальной эксперти- зы гражданина от 25.02.2020 № 577. Указанные перерывы включаются в рабочее время. 5. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 ка- лендарных дней. … РАБОТОДАТЕЛЬ: РАБОТНИК: … … Директор Д.А. Тимофеев Д.А. Степанов 26.02.2020 26.02.2020 Экземпляр соглашения получил: Д.А. Степанов 26.02.2020 97

ДОКУМЕНТЫ Личные документы работников. Какие оставить в компании, а какие лучше вернуть  100

ДОКУМЕНТЫ Личные документы работников. Какие оставить в компании, а какие лучше вернуть ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3 Как уничтожать копии доку- ментов работника 1 Сколько заплатите за лишние документы в личных делах 2 Какие документы работника 4 Чем грозит универсальное нельзя хранить, даже если согласие на обработку перcо- он дал согласие нальных данных 100

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Допустим, вашу компанию проверяют аудиторы. Вы готовитесь 50 объяснять, почему бухгалтерия постоянно нарушает сроки выпла- ты отпускных: «Многодетные сотрудники хотят в отпуск зав- тыс. руб. – тра, и мы не можем их уговорить взять его через три дня. Вот ко- штраф за нарушение пии свидетельств о рождении всех детей в многодетных семьях». правил хранения А еще на новый год компания купила 500 сладких подарков. «Вот информации 500 копий свидетельств о рождении детей в возрасте до 12 лет». о сотрудниках Аудиторы пишут: «нарушения оправданны, затраты обоснованны». После в компанию приходит трудовой инспектор. Вы спокой- ны – только что аудиторы сказали «все в порядке». Инспектор ГИТ читает доклады Роструда и помнит, что вы можете хранить любые документы сотрудников, если они дали на это письменное согласие. Вы тоже что-то такое читали и на всякий случай прило- жили к копиям свидетельств о рождении согласия сотрудников. Проверка проходит без штрафов. После приходит проверяющий из Роскомнадзора. По результа- там этой проверки компания получает предписание устранить нарушения и должна заплатить штраф – 50 тыс. руб. Как так? Кто из проверяющих прав и куда жаловаться Компания получила штраф, потому что проверяющий решил: вы собираете избыточные данные о сотрудниках, так как храните в отделе кадров лишние документы ч. 1 ст. 13.11 КоАП Плохая новость: сотрудник Роскомнадзора прав. Допустим, вы на проверке хотите доказать, что закон не нару- шали. Диалог с проверяющим будет примерно такой. Вы: Но мы получали эти документы, чтобы предоставить сотруд- никам законные гарантии, а про подарки у нас в коллектив- ном договоре написано. Проверяющий: Вы предоставили гарантии? Подарили подарки?.. Вы достигли цели обработки персональных данных. Зачем храните документы? Вы: Чтобы в следующий раз их не собирать. Проверяющий: У вас в личных карточках все написано, используйте эти данные и не нарушайте закон. Вы: Но наши сотрудники дали письменное согласие. Проверяющий: Они давали согласие, чтобы вы использовали их личную информацию для гарантий и подарков. Сотруд- ники не разрешали хранить эти сведения после того, как вы все сделаете. Можно спорить и дальше, но уже понятно, что сотрудника Роскомнадзора переубедить не получится. 101

ДОКУМЕНТЫ Можете попробовать обжаловать решение проверяющего в су- де. Но скорее всего только потратите время. Судебное решение. Компания не может хранить избыточную инфор- мацию о сотрудниках Проверяющий установил, что компания хранит в личном деле Б. копии его паспорта, военного билета и документов из ЗАГСа, и выписал штраф. Компания обжаловала решение в суд. Копии паспорта и военного билета хранили, чтобы обеспечить точность персональных данных, их достаточность и актуальность. Копии свидетельств о браке и рождении дочери требова- лись работодателю, чтобы предоставлять гарантии, установленные законами об обязательном социальном страховании и пенсионном обеспечении. Суд встал на сторону ведомства. Компания хранила избыточные сведения о Б. и нарушила требования законодательства о персональных данных. Копии паспорта и военного билета не обеспечивают точность и актуаль- ность персональных данных в кадровых документах. Б. принимали на работу, когда его дочери исполнилось пять лет. Сотрудник уже не имел права на пособия, предусмотренные для граждан, имеющих де- тей. А значит, у компании не было оснований, чтобы хранить копию свиде- тельства о рождении. Кроме того, документы из ЗАГСа содержат специальную категорию персо- нальных данных – национальность. Ни у одного работодателя нет правовых оснований для обработки такой информации. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Роструд в этом вопросе занимает сторону работодателей. Поэтому в нашем примере инспектор ГИТ компанию не оштрафо- вал. Ведомство разъясняет, что работодатель может хранить лич- ные документы, если возьмет с сотрудников письменное согласие Доклад Роструда за II квартал 2017 года Но руководствоваться этими разъяснени- ями опасно. Как вы соблюдаете правила хранения персональных данных, проверяет Роскомнадзор, а не Роструд. Мнение других ведомств контролерам не указ. Аудиторы вообще проверяют только то, как вы расходуете день- ги компании и можете ли оправдать затраты на сотрудников. УНИВЕРСАЛЬНОЕ СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСДАННЫХ. МОЖНО? Нет, нельзя. Письменное согласие, Универсальное согласие удобно. что согласие вы не получили, и будет которое дает работник, чтобы вы об- Один раз его взяли у сотрудника прав. Компания обрабатывает персо- рабатывали его персональные дан- и ко всем рабочим ситуациям приме- нальные данные без письменного со- ные, должно быть «конкретным, ин- няем. Удобно, но незаконно. Про- гласия сотрудника, когда оно требует- формированным и сознательным» веряющий из Роскомнадзора обя- ся. Штраф за такое нарушение 75 тыс. зательно заметит и напишет в акте, руб. ч. 2 ст. 13.11 КоАП п. 1 ст. 9 Закона о персданных 102

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Какие документы сотрудников можете хранить Перечня документов сотрудников, которые можете хранить в отделе кадров, закон не содержит. Он называет только трудо- вую книжку. Вести и хранить книжку – ваша обязанность, пока сотрудник не выберет сведения о трудовой деятельности. По каждому документу, который вы получили от сотрудника, за- дайте себе два вопроса. К копиям документов это тоже относится: –– Зачем нам нужен этот документ. Можно ли обойтись без него, когда оформляем кадровые документы, предоставляем сотруд- нику гарантии и компенсации? Может быть, эти сведения уже есть в учетных документах и их достаточно? –– Как долго нам нужен этот документ. Может быть, мы все уже выполнили, предоставили сотруднику и больше обращаться к документу не будем? Если ответили «да» хотя бы на один из вопросов, верните со- труднику документ или уничтожьте его. Как это делать – в следу- ющем разделе. Отдельное внимание уделите личным делам, если их веде- те. Пролистайте дела сотрудников и проверьте в них каждый до- кумент. Решить, какие документы можно или нельзя оставить в личном деле, поможет наш сервис service.pro-personal.ru Отмечайте в нем документы, которые поместили в дело. Нажмите кнопку «Провести аудит» и получите список с отметками у каждого до- кумента: «можно оставить в личном деле» или «нельзя». Если не- льзя, узнаете почему. КАКИЕ ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО И НЕЛЬЗЯ ХРАНИТЬ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ Анкета и автобиография Копия свидетельства о заключении Копия паспорта, иного документа, и расторжении брака удостоверяющего личность Копия СНИЛС, формы АДИ-РЕГ Копия свидетельства о рождении ребенка Копия свидетельства о присвоении ИНН Копия документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, Копия военного билета присвоении ученого звания Копия водительского удостоверения Результаты медосмотров о пригодности к работе, их копии Хранить можно Хранить опасно © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 103

ДОКУМЕНТЫ Определите со- Если вы не кадровик на госслужбе, не пользуйтесь правилами, став и порядок ве- которые Президент установил для личных дел госслужащих Указ дения личных дел в Инструк- от 30.05.2005 № 609 ции по делопроиз- водству или поло- Удобно взять готовое Положение и посмотреть список докумен- жении о защите тов, которые приобщают к личным делам госслужащих. Но в этом персональных списке есть копии личных документов: паспорта, дипломов, сви- данных детельств из ЗАГСа и др. п. 16 Указа Президента от 30.05.2005 № 609 Будете так формировать дела в коммерческой компании – получите штраф от Роскомнадзора. В составе личных дел или в отдельных папках с документами по личному составу вы можете хранить документы сотрудников, которые связаны с работой: о приеме в компанию, ежедневной ра- боте и увольнении. Закон о защите персональных данных требует, чтобы вы обра- батывали только такую информацию о сотруднике, которая обя- зательна для трудовых отношений. Это значит, что вы должны доказать, что сведения в личных документах сотрудников нужны компании, чтобы: –– соблюдать законы и иные нормативные акты; –– содействовать работникам в трудоустройстве, получении об- разования и продвижении по службе; –– обеспечивать личную безопасность работников и сохранность имущества; –– контролировать количество и качество работы. Пример Вы принимаете на работу крановщика. Заключить трудовой договор и до­ пустить его к работе вы можете только после того, как он пройдет меди­ цинское обследование ст. 213 ТК Раньше Роскомнадзор мог придраться к то­ му, что вы храните медзаключения. Например, сказать, что заключение о предварительном медосмотре требуется вам лишь до того, как оформите кандидата на работу. Теперь штрафовать компанию и требовать, чтобы она избавилась от мед­ заключений, Роскомнадзору будет сложно. Эти документы вам будет присы­ лать медицинская организация, которая проводила медосмотр п. 14 Положения о медосмторах, утв. приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н Теперь медзаключения можно даже отнести к переписке о проведении ме­ дицинских осмотров, которую работодатель должен хранить пять лет ст. 646 Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 Без опасений храните в отделе кадров те документы, которые работник заполнил сам, даже если они содержат биографические данные. Например, при приеме на работу вы просите составить автобиографию. Или новички заполняют для вас анкеты и отве- чают на вопросы, в том числе личного характера, например, о со- ставе семьи, наличии иждивенцев и др. 104

Справочник кадровика №2, 2020 • pro-personal.ru Как вернуть работнику или уничтожить Не копируйте документы, которые не можете хранить личные докумен- ты сотрудников. Вы должны вернуть сотрудникам документы или их копии, если Возьмите сведе- они не связаны с работой или вы достигли цели обработки персо- ния из оригиналов нальных данных. Будете их хранить – Роскомнадзор оштрафует и сразу верните за незаконную обработку данных п. 3 ст. 3 Закона о персданных их владельцу Не копируйте документы сотрудников – это почти никогда не требуется. Незаверенная копия не имеет юридической силы документа, но сведения в ней от этого не теряют своего значения. И в копиях содержится конфиденциальная информация, за хра- нение которой вы отвечаете. Поэтому берите сведения из ориги- налов документов и тут же отдавайте их сотрудникам. Пример Оформляете прием на работу, новичок предъявил паспорт, диплом, военный билет. Проверьте документы, внесите данные в личную карточку и трудовой договор, а документы сразу отдайте сотруднику. Для военнообязанных заполните раздел II личной карточки, поставьте их на воинский учет в компании. Ориентируйтесь на записи в документах воинского учета, но копии не снимайте. Ежегодно сверяйте сведения в лич- ной карточке с документами воинского учета, которые принесет сотрудник. Если вы сделали копии документов сотрудника, чтобы предо- ставить ему гарантии по закону, локальному акту или коллек- тивному договору, не храните их в отделе кадров. Верните их со- труднику, как только достигнете цели, для которой получали сведения, то есть предоставите сотруднику гарантии или компен- сации. Если сотрудник откажется забрать копии документов или вы не сможете с ним связаться, уничтожьте копии документов с персональными данными. Пример Сотрудница просит предоставить отпуск по уходу за ребенком и назначить пособие. К заявлению она приложила копию свидетельства о рождении ре- бенка, справку с работы мужа о том, что он не использует отпуск и не полу- чает пособие. Проверьте документы и оформите приказ о предоставлении отпуска. Дальше передайте документы сотрудницы в бухгалтерию. Проследите, чтобы в бухгалтерии документы сотрудницы снова не скопиро- вали. После того как бухгалтер передаст документы в ФСС для возмещения расходов на выплату пособия по уходу за ребенком, избавьтесь от копий личных документов сотрудницы. Свяжитесь с сотрудницей и попросите ее забрать копии документов. Если не получится связаться или сотрудница откажется забирать копии, уничто- жайте документы в присутствии свидетелей. 105

ДОКУМЕНТЫ Как уничтожать копии документов с персональными данны- ми, когда они больше не нужны, а работник отказался их забрать или связаться с ним не смогли, закон не говорит. Роскомнадзор рекомендует создать комиссию либо назначить ответственное лицо Информация Роскомнадзора от 25.09.2015 Как будете уничтожать копии, закрепите в локальном ак- те, например в Положении о защите персональных данных или Инструкции по кадровому делопроизводству. Обязательно со- ставьте акт или заведите специальный журнал. Формы докумен- тов разработайте сами или возьмите за образец наши  Оформляйте акт, когда уничтожаете документы с персональными данными Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») АКТ 12.02.2020 № 11-а Москва Об уничтожении носителей персональных данных Я, начальник отдела кадров Глебова А. А., в присутствии специалиста по кадрам Степановой В. В. и бух­ галтера Морозовой А.А., которые имеют доступ к персональным данным сотрудников ООО «Афиша», унич­ тожила носители персональных данных, которые работники отказались забрать, и составила об этом акт. № Вид материального носителя Количество Способ уничтожения Причина уничтожения п/п (экз.) 1 Копия свидетельства о рождении 1 Измельчение Достигнута цель ребенка заместителя главного бухгалтера Скородумовой С.С. в бумагорезательной обработки персональных от 09.01.2020 № ... машине данных: предоставлен отпуск по уходу за ребенком 2 Медзаключение по результатам 1 Измельчение Достигнута цель прохождения периодического медицинского осмотра машиниста в бумагорезательной обработки персональных крана Тимофеева А.А. от 01.02.2019 № ... машине данных: получено очередное медзаключение Начальник отдела кадров А.А. Глебова 106

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Когда ГИТ взыщет деньги без суда. Новые права инспекторов  108 Как кадровику пройти проверку военкомата в 2020 году    112....................................................................................... Сотрудника восстановили, но он не вышел: как уволить    120....................................................................................