Вопросы Севера

Журнал издает № 4’20 3 Как планировать работу в северной компании в 2021-м 7 Как платить по-новому при сокращении и ликвидации компании 13 Новые правила, которые действуют до конца года

Быстрая подписка 8 800 511 98 64 Ведущий журнал  для руководителей  и специалистов  кадровой службы В каждом номере:  Разъяснения  специалистов Минтруда,  Роструда и ведущих  экспертов  Важные изменения  трудового  законодательства  Практические решения  по всем кадровым  вопросам e.spravkadrovika.ru Реклама

РЕДАКЦИОННЫЙ № 4’20 СОВЕТ ИЗМЕНЕНИЯ Ю.В. Воронин, к. э. н., 3 Как планировать работу в северной компании заслуженный юрист РФ в 2021-м Н.А. Волгин, зав. кафедрой труда и социальной политики РАНХиГС Какие в 2021-м будут выходные и праздники при Президенте РФ, академик при пятидневке РАЕН, д. э. н., профессор, Как считать норму при пятидневке заслуженный деятель науки РФ Как с учетом производственного календаря составить график сменности Г.В. Жукевич, профессор кафедры труда Как с учетом производственного календаря и социальной политики РАНХиГС заполнить табель при Президенте РФ, д. э. н. Алла Рабинович И.А. Костян, профессор кафедры трудового 7 Как платить по-новому при сокращении права МГУ им. М.В. Ломоносова, д. ю. н. и ликвидации компании Л. Ф. Смолина, доцент кафедры оценки Что изменили в порядке выплат бизнеса и недвижимости МГСУ, Как применять новые правила кадровикам председатель подкомитета по предпринимательству 13 Новые правила, которые действуют в жилищно-коммунальной до конца года сфере Торгово-промышленной палаты РФ, к. э. н., почетный Как сдвинули срок уведомления работников работник жилищно- о праве выбрать форму трудовой коммунального хозяйства РФ Почему нужно перенести оплату льготного проезда в отпуск работникам М.В. Суслова, доцент кафедры труда и социальной политики РАНХиГС П РА К Т И К А при Президенте РФ, к. э. н. 24 Как правильно оформить отпуск не по графику М.А. Топилин, Министр труда и социальной Как повторно перенести дату отпуска защиты РФ Кому можно отказать в просьбе перенести отпуск Как перенести часть отпуска, если его планировали Е.В. Черепанов, председатель МПО ПАО целиком «НК “Роснефть”», к. э. н. Как заставить сотрудников использовать отпуск по графику 32 Как заставить работников соблюдать санитарные правила из-за коронавируса В маске дышать тяжело, а в перчатках руки потеют У меня всего лишь насморк Я отказываюсь от любых медицинских вмешательств, в том числе тестирования ДОКУМЕНТЫ 38 Как перекроить штатное расписание и не наделать ошибок Как сформировать отделы Как называть должности Как определить численность по штатной единице Как прописать оклады, районный коэффициент и процентные надбавки

СОДЕРЖАНИЕ Вопросы Севера, № 4/2020 Учредитель – OOO KФЦ «Актион» ПРАКТИКА РЕГИОНОВ Издательство – ООО «Актион-МЦФЭР» Дмитрий Загорский 127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8, 47 Как назначают пенсию за выслугу лет 5-й этаж, к. 22 государственным гражданским служащим в Мурманской области Издатель – Анна Александровна Голубева Редакция Кто вправе получить пенсию за выслугу лет Главный редактор Анна Владимировна Батура Какие периоды входят в стаж службы для пенсии Заместитель В каком размере назначат пенсию главного редактора Зульфия Бурнашева Какие документы нужны, чтобы получить пенсию Эксперт Александрина Сергеева Когда пенсию пересчитают Когда выплату пенсии приостановят Эксперт Роман Тимохин Выпускающий редактор Ирина Демина СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА Верстка Наталья Першина 56 Из-за каких ошибок суд отменит приказ Адрес редакции: о взыскании 127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8 Тел.: 8 (495) 937-90-82 Что указать в приказе о дисциплинарном взыскании Какие документы изменить, чтобы наказать работника Для писем: 127015, г. Москва, а/я 100, «Актион», за грубость e-mail: abatura@mcfr.ru В О П Р О С- О Т В Е Т Подписные индексы 60 Ответы на вопросы читателей «Роспечать» – 20587 (годовой), Ежегодный отпуск 46355 (полугодовой) Отстранение от работы «Почта России» – П2747 (годовой), Режим работы Простой П2598 (полугодовой) Гарантии и компенсации Отдел маркетинга Поощрение Руководитель: Наталья Молчановская СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ Тел.: 8 (495) 937-90-82, e-mail: NMolchanovskaja@mcfr.ru 75 Шпаргалка. Кто имеет право на отпуск Размещение рекламы в удобное время Тел.: 8 (495) 660-17-18, 730-55-14 77 Шпаргалка. Новые выплаты при сокращении action-reklama.ru Служба клиентской поддержки Тел.: 8 (495) 937-90-82 Претензии по доставке направляйте по факсу: 8 (495) 933-52-62, e-mail: sd@mcfr.ru Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов. Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов. Распространение материалов, опубликованных в журнале «Вопросы Севера», допускается только с письменного согласия редакции. Свидетельство о регистрации СМИ: ПИ № ФС77-63905 от 09.12.2015. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Подписано в печать 24.09.2020. Дата выхода в свет 06.10.2020. Формат 84 Ч 108 1/16. Бумага офсетная. Усл. печ. л. 8,40. Тираж 9500 экз. Зак. № 25805. Цена свободная. 12+ Отпечатано в ООО ПО «Периодика» 105082, г. Москва, Спартаковская площадь, д. 14, стр. 3, тел.: 8 (499) 267-44-57 © Актион-МЦФЭР, 2020

ИЗМЕНЕНИЯ Как планировать работу в северной компании в 2021-м № 4  •  2020 Минтруд предложил правительству проект, по  которому ведом- ство предлагает переносить выходные в следующем году. На момент выпуска журнала правительство еще не издало постановление о пере- носе выходных дней в 2021 году. Сделали по проекту Минтруда производственный календарь и по- считали норму рабочего времени в следующем году. Узнаете, какие бу- дут длинные выходные, когда придется поработать в субботу и каким сотрудникам на час сократить рабочие дни. Праздники и выходные дни на пятидневке В  каждому году 14 нерабочих праздничных дней, ч. 1  ст. 112 ТК. Иногда выходные дни переносят на рабочие. Таких случаев три. Случай 1.  Выходные дни, которые совпали с  праздниками в  январе, переносит правительство.  Два выходных из  тех, что со- впали с новогодними праздниками и Рождеством, правительство мо- жет перенести на другие дни, ч. 2 ст. 112 ТК. В 2021-м Минтруд предлагает правительству перенести выходной: –– с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; –– с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря. Случай 2.  Выходные дни переносит Госдума или правитель- ство. Для рационального использования выходных и праздников де- путаты федеральным законом или правительство постановлением мо- гут перенести даже те выходные, которые не совпадают с нерабочими праздничными днями, ч. 5 ст. 112 ТК. В  2021-м правительству предлагают сделать субботу 20 февраля рабочим днем, а понедельник 22 февраля будет выходным. Случай 3.  Выходные дни автоматически переносит работо- датель. Если нерабочий праздник и выходной совпадут не в январе, работодатель автоматически переносит выходной на следующий ра- бочий день, ч. 2 ст. 112 ТК. Исключение: если по производственным или организационным условиям приостановка работы в праздники невоз- можна, работодатель выходные дни не переносит. В 2021-м будет 3 таких автоматических переноса: –– с субботы 1 мая на понедельник 3 мая; –– с воскресенья 9 мая на понедельник 10 мая; –– с субботы 12 июня на понедельник 14 июня. С учетом переносов в 2021-м будет семь «длинных выходных». Один раз будем работать в  субботу  – 20 февраля. Этот рабочий день будет сокращен на  час, так как переносится с  сокращенного 3

ИЗМЕНЕНИЯ «Длинные выходные» в 2021 году при пятидневной рабочей неделе Месяц Количество дней Даты Повод Январь 10 С 1 по 10 января Новогодние каникулы и Рождество Февраль 3 С 21 по 23 февраля День защитника Отечества Март 3 С 6 по 8 марта Международный женский день Май 3и3 С 1 по 3 мая, с 8 по 10 мая Праздник Весны и Труда, День Победы Июнь 3 С 12 по 14 июня День России Ноябрь 4 С 4 по 7 ноября День народного единства понедельника 22 февраля, предшествующего нерабочему празднич- ному дню 23 Февраля. Норма рабочего времени при пятидневке Норму рабочего времени на  месяц, квартал и  год мы  рассчитали по  графику 5-дневной рабочей недели с  двумя выходными в  суббо- ту и  воскресенье исходя из  нормальной 8-часовой продолжитель- ности ежедневной работы, смены, приказ Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Норму рабочего времени в каждом месяце считали по такой процедуре. Шаг 1. Разделили на 5 продолжительность рабочей недели. Шаг 2.  Умножили получившееся число на  количество рабочих дней в каждом месяце. Шаг 3. Вычли из получившегося числа часы, на которые нужно со- кратить рабочее время накануне праздников, ч. 1 ст. 95 ТК. В 2021-м сокращенных дней будет четыре: 20 февраля, 30 апреля, 11 июня и 3 ноября. Исключение: в непрерывно действующих организациях и на отдель- ных видах работ уменьшить продолжительность работы бывает невоз- можно. В этих ситуациях компании компенсируют сотрудникам перера- ботку дополнительным временем отдыха или, если работники согласны, повышенной оплатой как за сверхурочную работу, ч. 1 ст. 152 ТК. По этому же алгоритму посчитали норму рабочего времени за че- тыре квартала, два полугодия и за весь год. Пример В январе 2021 года при 5-дневной рабочей неделе с 2 выход- ными днями 15 рабочих дней и 16 выходных. Норма рабочего времени в этом месяце: –– при 40-часовой рабочей неделе – 120 часов (40 ч : 5 дн. Ч 15 дн.); –– при 36-часовой рабочей неделе – 108 часов (36 ч : 5 дн. Ч 15 дн.); –– при 24-часовой рабочей неделе – 72 часа (24 ч : 5 дн. Ч 15 дн.). В 2021-м при 5-дневной рабочей неделе с 2 выходными: –– 247 рабочих дней, в том числе 4 дня, сокращенных на час; –– 118 выходных и нерабочих праздничных дней. 4 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Норма рабочего времени в 2021 году: –– при 40-часовой рабочей неделе – 1972 часа; –– при 36-часовой рабочей неделе – 1774,4 часа; –– при 24-часовой рабочей неделе – 1181,6 часа. Как планировать работу компании в 2021 году Чтобы спланировать дела на следующий год – составить график от- пусков и  графики сменности, используйте Производственный кален- дарь – 2021. Когда составляете график сменности при суммированном учете, не выходите в учетном периоде за указанную в Производственном ка- лендаре норму рабочего времени. Следуйте инструкции. Шаг 1. Определите учетный период. Шаг 2. Распределите смены и определите их примерную продол- жительность по количеству сотрудников, объему работ и общему ко- личеству смен в сутки. Шаг 3. Определите число рабочих дней или смен в периоде. Шаг 4. Рассчитайте количество рабочих часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде. Шаг 5. Сравните полученный результат с нормой рабочего време- ни по производственному календарю и, если нужно, скорректируйте график по продолжительности смен и их частоте. Компания может указать в графиках субботу и воскресенье как ра- бочие дни. В этом случае другие дни недели могут быть выходными по графику сменности, ч. 3 ст. 111 ТК . За работу в рабочие дни в суббо- ту или воскресенье доплачивать не нужно. № 4  •  2020 5

Производственный календарь на 2021 год для пятидневной рабочей недели ЯНВАРЬ Ф Е В РА Л Ь МАРТ АПРЕЛЬ МАЙ ИЮНЬ пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2  3  1  2  3  4  5  6  7  1  2  3  4  5  6  7  1  2  3  4  1  2  1 2 3 4 5  6  4  5  6   7  8   9  10  8  9  10  11  12  13  14  8  9  10  11  12  13  14  5  6  7  8  9  10  11  3  4  5  6  7  8  9  7  8  9  10  11  12  13  11  12  13  14  15  16  17  15  16  17  18  19  20  21  15  16  17  18  19  20  21  12  13 14  15  16  17  18  10 11  12  13  14  15  16  14  15  16  17  18  19  20  18  19  20  21  22  23  24  22  23  24  25  26  27  28  22  23  24  25  26  27  28  19  20 21  22  23  24  25  17 18  19  20  21  22  23  21  22  23  24  25  26  27  25  26  27  28 29 30  31   29  30  31  26 27 28 29 30  24 25  26  27  28 29 30 28  29  30 31  ИЮЛЬ АВГУСТ СЕНТЯБРЬ ОКТЯБРЬ НОЯБРЬ ДЕКАБРЬ пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1  2  3  4  1  1 2 3 4 5  1  2  3  1  2  3  4  5  6  7  1 2 3 4 5  5  6  7  8  9  10  11  2  3  4  5  6  7  8  6  7  8  9  10  11  12  4  5  6  7  8  9  10  8  9  10  11  12  13  14  6  7  8  9  10  11  12  12  13  14  15  16  17  18  9  10  11  12  13  14  15  13  14  15  16  17  18  19  11  12  13  14  15  16  17  15  16  17  18  19  20  21  13  14  15  16  17  18  19  19  20  21  22  23  24  25  16  17  18  19  20  21  22  20  21  22  23  24  25  26  18  19  20  21  22  23  24  22  23  24  25  26  27  28  20  21  22  23  24  25  26  26  27  28 29 30 31 23  24  25  26  27  28 29 27  28  29  30 25  26  27  28 29 30 31 29  30  27  28  29  30  31  30 31 Цветом обозначены предпраздничные дни, в которые продолжительность рабочих дней или смен уменьшается на один час. Количество Рабочее время, ч дней и часов Январь Февраль Календарные дни Март Рабочие дни I квартал Выходные и нерабочие Апрель праздничные дни Май Июнь при 40-часовой II квартал рабочей неделе 1-е по­лу­годие при 36-часовой Июль рабочей неделе Август при 24-часовой Сентябрь рабочей неделе III квартал Октябрь Ноябрь Декабрь IV квартал 2-е полугодие 2021 год 31 28 31 90 30 31 30 91 181 31 31 30 92 31 30 31 92 184 365 15 19 22 56 22 19 21 62 118 22 22 22 66 21 20 22 63 129 247 16 9 9 34 8 12 9 29 63 9 9 8 26 10 10 9 29 55 118 120 151 176 447 175 152 167 494 941 176 176 176 528 168 159 176 503 1031 1972 108 135,8 158,4 402,2 157,4 136,8 150,2 444,4 846,6 158,4 158,4 158,4 475,2 151,2 143 158,4 452,6 927,8 1774,4 72 90,2 105,6 267,8 104,6 91,2 99,8 295,6 563,4 105,6 105,6 105,6 316,8 100,8 95 105,6 301,4 618,2 1181,6

ИЗМЕНЕНИЯ Как платить по-новому при сокращении и ликвидации компании Алла Рабинович, декан юридического факультета ЯЭПИ (филиал) ОУП ВО «АТиСО», к. ю. н., доцент До недавнего времени было непонятно, как уволенный сотрудник может получить средний месячный заработок за период трудоустрой- ства, если компанию закрыли. Конституционный суд предписал скор- ректировать нормы так, чтобы бывший работник смог получить все положенные ему выплаты, постановление от 19.12.2018 № 45. Теперь компанию не ликвидируют, пока она не погасит все долги перед сотрудниками и, в том числе, не выплатит им средний заработок на время поиска работы. Изменили и сами правила выплат при уволь- нении по сокращению и в связи с ликвидацией компании. Что изменили в порядке выплат Через месяц после увольнения работник получит выплаты за дни, когда не работал. Выходное пособие в размере среднего месячного заработка вы платите всем в день увольнения, ч. 1 ст. 178, ч. 1 ст. 318 ТК. Эти правила не поменялись. Даже если сократили сотрудника 20 октября, а уже 21-го он  устроился на новую работу, он все равно получит выходное пособие – средний заработок за первый месяц после увольнения. Новые правила написали для ситуации, когда сотрудник ищет ра- боту больше месяца. Он может обратиться к бывшему работодателю за выплатой среднего заработка за второй и третий месяцы после увольнения со дня увольнения, но начислять средний заработок те- перь нужно не за весь месяц, а только за те дни, когда у сотрудника не было работы, ч. 2 ст. 318 ТК. Последний рабочий день сотрудника 18 сентября. Период первого месяца со дня увольнения – с 19 сентября по 18 октября. В этом периоде 20 рабочих дней. За них работник получил выход- ное пособие при увольнении. Второй месяц после увольнения: с 19 октября по 18 ноября. Если бывший сотрудник вышел на работу 2 ноября, за второй ме- сяц нетрудоустройства ему нужно выплатить средний заработок за 10 рабочих дней. В  исключительных случаях, по обоснованному решению службы занятости, сотрудник может претендовать на выплаты в общем случае за третий месяц после увольнения, а северные работники – за четвер- № 4  •  2020 © Алла Рабинович, 2020 7

ИЗМЕНЕНИЯ тый, пятый и шестой месяцы со дня увольнения. Их теперь нужно рас- 8 считывать также: пропорционально периоду, когда сотрудник не  ра- ботал, ч. 3 ст. 178, ч. 3 ст. 318 ТК. Сотрудника сократили 18 августа. 21 августа он  обратился в  службу занятости, ему начали подбирать подходящую работу. Служба занятости трудоустроила сотрудника, но  только в  кон- це четвертого месяца после увольнения: 14 декабря. Работнику выдали обоснованное решение о  выплате среднего заработка за четвертый месяц после увольнения, с учетом состояния рынка труда в  регионе. Компания по  этому решению должна оплатить рабочие дни в период с 19 ноября по 1 декабря: 17 рабочих дней. Суды по-разному трактую исключительные случаи для принятия решения органами занятости о выплате пособия за четвертый, пя- тый и шестой месяцы. Суды учитывают не только своевременное об- ращение работника в органы службы занятости и не трудоустройство работника указанным органом в течение трех месяцев со дня уволь- нения, но и исключительные обстоятельства, которые касаются уво- ленного работника. К таким обстоятельствам, в частности, относят: со- циальную незащищенность уволенного сотрудника, отсутствие у него средств к существованию, наличие на иждивении нетрудоспособных членов семьи и т. д. Так, например, суд отменил решение органа занятости о выплате сотрудникам пособия за четвертый, пятый и шестой месяцы, так как они не подтвердили статус малоимущих. Супруга одного является индивидуальным предпринимателем и имеет постоянный доход, су- пруга другого получает страховую пенсию по старости. Обязательства по оплате услуг ЖКХ, кредитные обязательства не могут быть призна- ны исключительными (определение Девятого кассационного суда об- щей юрисдикции от 05.03.2020 № 88-1356/2020, 2-392/2019). Аналогичное решение принял Седьмой кассационный суд общей юрисдикции от 30.01.2020 № 88-1775/2020. Отказывая сотруднику в вы- плате пособия по решению органов службы занятости, суд указал – со- трудник не относится к социально незащищенным гражданам. Он про- живает один, не имеет иждивенцев, с 18 апреля 2015 года получает пенсию по старости, ежемесячную выплату как ветеран труда, с 1 мар- та 2019 года – ежемесячное пособие как неработающий пенсионер, с 1 мая 2015 года – ежемесячную сумму возмещения расходов оплаты жилья, коммунальных услуг и топлива. В другом деле суд встал на сторону работника, который получает пенсию, но иных источников дохода не имеет, а также страдает рядом хронических заболеваний. Состояние здоровья сотрудника, его возраст, размер пенсии в совокупности свидетельствуют о наличии исключительных обстоя- тельств, указывающих на социальную незащищенность названного ра- Вопросы Севера

№ 4  •  2020 ИЗМЕНЕНИЯ ботника, и являются основанием для применения к такому работнику дополнительных социальных гарантий, предусмотренных ТК (опреде- ление Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 20.01.2020 по делу № 88-700/2020). Значение имеет и то, где бывший сотрудник проживает и ищет работу после увольнения. Так, Санкт-Петербургский городской суд в апелляционном определении от 09.04.2019 № 33а-7863/2019 ука- зал, что гарантии, предусмотренные для северных работников в ста- тье 318 ТК, распространяются только на тех работников, которые после увольнения из организаций, расположенных в районах Край- него Севера и приравненных к ним местностях, остались проживать и осуществляют поиск работы в данных местностях. Эти регионы отличаются трудными климатическими условиями и повышенной сложностью по поиску работы по сравнению с иными территориями страны. Суд отказал сотруднице в выплатах, поскольку после уволь- нения она переехала на постоянное место жительство в г. Санкт- Петербург. У работников изменился срок, чтобы обратиться в службу занятости. Чтобы получать пособие по  безработице, найти работу, а также получить в компании выплаты в общем случае за третий ме- сяц, а северным работникам – за четвертый, пятый и шестой месяцы после увольнения, у работника есть 14 рабочих дней со дня увольне- ния, ч. 3 ст. 178 ТК, ч. 3 ст. 318 ТК. Раньше этот срок составлял две недели у обычных работников, которые включали и выходные дни, и праздни- ки, а северных работников – месяц. Если сотрудника уволят по  сокращению штата 31 декабря 2020-го, у  него до  28 января 2021 года будет время обратиться в службу занятости. У работников есть период, когда они должны обратиться к ра- ботодателю за выплатами. Работники, которые не устроились на ра- боту, могут подать письменное заявление в течение 15 рабочих дней после того, как истекает второй или третий месяц со дня увольнения. Для северян: четвертый, пятый и шестой месяцы. Сотрудника уволили 31 августа. Первый месяц со дня уволь- нения: с 1 по 30 сентября. Второй: с 1 по 31 октября. 15 рабочих дней, в  течение которых бывший работник может обратиться к работодателю за выплатой, нужно исчислять со 2 ноября, так как 1 ноября воскресенье. Последний день, когда уволенный может обратиться за выплатой среднего заработка за второй месяц не- трудоустройства, – 23 ноября. У работодателей есть срок, в  который они должны рассчи- таться с  работниками. Это нужно сделать не  позднее 15 календар- ных дней со дня, когда работник обратился с письменным заявлением, ч. 4 ст. 178 и ч. 4 ст. 318 ТК. 9

ИЗМЕНЕНИЯ Уволенный сотрудник написал заявление о выплате среднего 10 заработка за  второй месяц после увольнения 23 ноября. Пере- числить деньги работодатель должен по 8 декабря включительно. Работодатель может выплатить единовременную компен- сацию вместо среднего заработка. Работодатели могут выбирать: ежемесячно начислять средний заработок за период нетрудоустрой- ства или сразу выплатить двукратный средний заработок, а северя- нам – пятикратный, ч. 5 ст 178 и ч. 5 ст. 318 ТК. Такой способ, конечно, невыгоден при сокращении. Работник может сразу найти работу, тогда у компании не будет других обязательных вы- плат по сокращению, кроме выходного пособия. Но  при ликвидации, с учетом нового требования Федерального закона от 13.07.2020 № 203-ФЗ, компенсация позволит быстрее завершить процесс ликвидации и не ждать окончания срока, в течение которого уволенные могут обратиться за вы- платами. Компания по новым правилам обязана выплатить ежемесячное по- собие или единовременную компенсацию до того, как завершит про- цесс ликвидации. Что делать кадровикам Порядок выплат при сокращении и  ликвидации отдельно в  ло- кальном нормативном акте можно не  прописывать. Но  желательно зафиксировать договоренности с работником в документах, которые составляете при увольнении. Уведомление о  предстоящем увольнении. Об  увольнении со- трудника нужно уведомить под подпись не менее чем за два месяца, ч. 1 ст. 180 ТК. В тексте укажите, какие выплаты ему полагаются: –– выходное пособие в размере среднемесячного заработка; –– компенсация за неиспользованный оплачиваемый отпуск; –– средний месячный заработок за второй и третий месяц после уволь- нения или его часть; –– средний месячный заработок за  четвертый, пятый и шестой месяцы после увольнения или его часть; –– единовременная компенсация при увольнении в размере пятикратно- го среднего заработка – тогда средний заработок выплачивать не бу- дете. Если эти выплаты уже произвели, компенсацию выплатите с за- четом указанных сумм; –– дополнительная компенсация, если договорились об  увольнении до истечения срока предупреждения, ч. 3 ст. 180 ТК. Приказ о выплате выходного пособия. Такой приказ издавать необязательно, но  он  может быть дополнительным доказательством того, что компания выполнила обязательства перед сотрудником. В этом же приказе можно указать, будет компания производить еже- месячные выплаты или сделает единовременную компенсацию. Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Уведомление об увольнении по сокращению численности организации Общество с ограниченной ответственностью Менеджеру по продажам «Афиша» (ООО «Афиша») Тимофееву К.М. Шевченко ул., д. 56, г. Мурманск, Мурманской обл., 183052 Тел. +7(152) 91-34-47, факс +7(152) 91-34-48 ОКПО 23456789; ОГРН 1073654892746 ИНН/КПП 5003628460/502001001  03.09.2020  №  117-у  Уважаемый Константин Михайлович! На основании приказа ООО «Афиша» от 01.09.2020 № 51, руководствуясь частью второй статьи 180 Тру- дового кодекса РФ, уведомляем Вас, что в случае невозможности перевести Вас на другую работу трудовой договор от 10.02.2014 № 02/14 будет расторгнут с Вами 5 ноября 2020 года по пункту 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ в связи с сокращением численности работников организации. В случае если 5 ноября Вы будете отсутствовать на работе в связи с временной нетрудоспособностью или находиться в отпуске, трудовой договор с Вами будет расторгнут в первый рабочий день после окончания периода временной нетрудоспособности или окончания отпуска. При увольнении Вам будут предоставлены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, в виде выплаты выходного пособия в размере среднего месячного заработка. В случае если период трудоустройства превысит месяц, мы выплатим Вам средний месячный заработок за второй и третий месяцы со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на соответствующий месяц. Для этого Вы должны обратиться в ООО «Афиша» с письмен- ным заявлением не позднее 15 рабочих дней после истечения, соответственно, второго и третьего месяцев с момента увольнения. В исключительных случаях по решению органа службы занятости мы выплатим Вам средний месяч- ный заработок за четвертый, пятый и шестой месяцы со дня увольнения или его часть пропорционально перио­ду трудоустройства, приходящемуся на соответствующий месяц. Чтобы орган службы занятости вы- нес обоснованное решение, если не сможет Вас трудоустроить, обратитесь к нему по адресу ... в течение 14 рабочих дней со дня увольнения. …. № 4  •  2020 Документы о  выплате среднего заработка. Когда закончится второй, третий месяц после увольнения, работник может обратиться с заявлением о выплате среднего заработка. Можете подготовить ша- блон такого заявления. Также предупредите сотрудника, что он обя- зан будет предоставить оригинал трудовой книжки или форму СТД-Р. Издайте приказ о выплате работнику среднего заработка. 11

ИЗМЕНЕНИЯ Приказ о выплате выходного пособия при увольнении в связи с сокращением Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») ПРИКАЗ  02.09.2020  №   48к­   г. Мурманск О выплате выходного пособия Морозову О.П. В связи с расторжением трудового договора по пункту 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Рос- сийской Федерации, сокращением численности работников организации, руководствуясь частью первой статьи 318 Трудового кодекса, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Выплатить главному менеджеру по продажам Морозову Олегу Петровичу выходное пособие в разме- ре одного среднего месячного заработка. 2. Выплатить Морозову О.П. единовременную компенсацию в размере пятикратного среднего месячно- го заработка взамен выплат среднего месячного заработка за период трудоустройства. 3. Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск в количестве 15 календарных дней. 4. Бухгалтерии произвести начисления и выплаты в соответствии с настоящим приказом. Директор В.В. Хрусталев Приказ о выплате среднего заработка за второй месяц после увольнения Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») ПРИКАЗ  02.11.2020  №  118­к  г. Мурманск О выплате среднего заработка Морозову О.П. Главному бухгалтеру Глебовой А.С. в срок до 16.11.2020 начислить и выплатить Морозову Олегу Петро- вичу средний месячный заработок за второй месяц нетрудоустройства с момента увольнения в связи с со- кращением численности работников организации. Основание: приказ от 31.08.2020 № 78-к, заявление Морозова О.П. от 02.11.2020, трудовая книжка Морозова О.П. Директор В.В. Хрусталев 12 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Новые правила, которые действуют до конца года Продлили сроки, в  течение которых работодатели уведомляют сотрудников о праве выбрать форму трудовой книжки, а также пре- доставили возможность северянам использовать льготный проезд в отпуск в следующем году. Правительство утвердило постановление от 19.06.2020 № 887. Новые правила действуют с 23 июня до конца года. Нужно перенести оплату льготного проезда в отпуск работникам в северных компаниях Работники компаний, расположенных в  районах Крайнего Севе- ра и приравненных к ним местностях, которые имеют право на опла- ту в  2020 году стоимости проезда и  провоза багажа к  месту исполь- зования отпуска и  обратно, смогут использовать льготный проезд в 2021 году, п. 2 Особенностей. По пункту 2 Особенностей По части 1 и 6 статьи 325 ТК Право на оплату проезда в отпуск работ- Работник имеет право на оплату про- ник может использовать в 2021 году, если езда один раз в два года. не воспользовался льготой в 2020-м из-за Выплаты целевые, они не суммируют- мероприятий по предотвращению рас- ся и не переносятся, если работник пространения коронавируса не воспользовался своим правом Оплату проезда в отпуск в виде исключения можно перенести толь- ко в  том случае, если сотрудники не  воспользовались своим правом в 2020 году в связи с проводимыми мероприятиями по предупрежде- нию распространения коронавирусной инфекции. Работник не  сможет уехать в  отпуск и  использовать льготу на проезд. Если двухлетний период только начался в 2020 году, то пра- вом на оплату проезда работник сможет воспользоваться в 2021 году. Если двухлетний период – это 2019–2020 годы, то  есть он  закан- чивается в  2020 году, то  работник сможет воспользоваться правом на оплату проезда в отпуск в 2021 году. Но у него наступит уже следу- ющий льготный период для компенсации расходов. Дважды съездить в отпуск за счет работодателя в 2021 году не получится, так как Пра- вительство предусмотрело на этот случай оплату проезда за период 2021–2022 только в  2022 году. То  есть в  2021 году сотрудник получит оплату проезда за предыдущий период, а в 2022 – за текущий. Работник смог уехать в отпуск и использовать льготу на про- езд. Северянин, который воспользовался своим правом на льготный проезд, должен отчитаться перед работодателем по проездным доку- ментам и полученным авансом деньгам. В этом году, с учетом эпидемиологической обстановки, сотрудник должен отчитаться перед компанией в течение трех дней с даты выхо- № 4  •  2020 13

ИЗМЕНЕНИЯ да из отпуска на работу, с учетом карантинных мероприятий, если они были. К отчету он должен приложить подлинники проездных докумен- тов. То есть если сотрудник должен был соблюдать самоизоляцию в те- чение 14 календарных дней после возвращения из-за границы, то три дня нужно считать после окончания такого карантина. Работник получил оплату льготного проезда, но  не  смог ею  воспользоваться. Работодатель мог предварительно компенси- ровать работнику расходы на проезд и провоз багажа. Работник мог не использовать их в связи с пандемией. Работодатель не сможет вер- нуть эти деньги, если транспортная компания пролонгировала дей- ствие проездных и перевозочных документов на 2021 год либо не воз- мещает деньги за билеты. Работники, которые оплатили билеты, но  не  смогли их  использо- вать из-за пандемии, в течение семи рабочих дней с даты выхода из от- пуска либо окончания карантинных мер: –– возвращают работодателю средства, полученные на билеты, в том раз- мере, в котором их возместила транспортная компания; –– сообщают работодателю, что транспортная организация пролонгиро- вала на 2021 год срок выполнения обязательств по перевозке пассажи- ра исходя из суммы ранее внесенной провозной платы либо о пролон- гации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год; –– сообщают работодателю, что транспортная организация не возвраща- ет средства за проездные и перевозочные документы и не продлевает срок выполнения обязательств по перевозке. Ко  всем уведомлениям сотрудники прикладывают подтверждаю- щие документы. При необходимости работодатель вправе запросить документы у транспортной организации. Правительство уточняет, что способы, которыми сотрудник дол- жен уведомить руководство, компания должна установить в  локаль- ных актах с  учетом мнения представительного органа работников, если он  есть. Предусмотрите универсальный порядок уведомления. Он пригодится не только для того, чтобы получить извещения северян о проездных документах. Как работники уведомляют руководство. Формулировки для Инструкции по делопроизводству 4. Отдельные документы работников ... 4.15. Работники, а также бывшие работники ПАО «Афиша» и лица, поступающие на работу в ПАО «Афи- ша», могут обратиться к работодателю с заявлением – письменной или устной просьбой или уведомлением, извещением. 14 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ 4.16. Письменное заявление на имя директора ПАО «Афиша» обязательно в следующих случаях: – работник хочет получить справку с места работы; – работник хочет получить заверенные копии документов, связанных с работой, или выписку из этих до- кументов; … – сотрудница просит предоставить ей отпуск по беременности и родам; – работник просит предоставить ему отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет; – работница просит предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком; – работник просит предоставить ему отпуск или часть отпуска не по графику отпусков; – работник предупреждает работодателя об увольнении по собственному желанию; … 4.17. Письменное уведомление работник обязан направить непосредственному руководителю, началь- нику отдела кадров либо директору ПАО «Афиша» в следующих случаях: – у работника изменились контактные или учетные данные, которые вносятся в личную карточку; – у работника появились обстоятельства, случились события, которые существенно влияют на трудо- вые отношения и требуют изменения определенных сторонами условий трудового договора; – у работника появилось право на получение гарантий или компенсаций, о которых ранее не было из- вестно; ... 4.18. Работники, которые в 2020 году имеют право на бесплатный проезд к месту использования отпуска и обратно, получили авансом компенсацию и оплатили билеты, но не смогли их использовать из-за панде- мии, в течение семи рабочих дней с даты выходы из отпуска либо окончания карантинных мер: – возвращают в кассу ПАО «Афиша» средства, полученные на билеты, в том размере, в котором их воз- местила транспортная компания; – письменно уведомляют ПАО «Афиша», что транспортная организация пролонгировала на 2021 год срок выполнения обязательств по перевозке пассажира исходя из суммы ранее внесенной провозной платы либо о пролонгации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год; – письменно уведомляют ПАО «Афиша», что транспортная организация не возвращает средства за про- ездные и перевозочные документы и не продлевает срок выполнения обязательств по перевозке. 4.19. Ко всем уведомлениям и заявлениям, когда это требуется, работник прилагает подтверждающие документы. 4.20. Работник может составить письменное уведомление или заявление в свободной текстовой форме либо обратиться в отдел кадров за консультацией и подходящим шаблоном. 4.21. Заявления и уведомления работников следует регистрировать в журнале учета заявлений в тот же рабочий день, когда работник принес их в отдел кадров, приемную руководителя или прислал по почте. 4.22. Электронное уведомление, которое работник подписал электронной подписью и направил адреса- ту в системе электронного документооборота, приравнивается к бумажному документу. 4.23. В исключительных случаях, если у работника нет электронной подписи и доступа в систему элек- тронного документооборота, допускается направление сканированной копии собственноручного заявле- ния по корпоративной почте на адрес отдела кадров. Заявление принимается только в том случае, если на фотографии или копии бумажного документа вид- ны подпись работника и дата. № 4  •  2020 15

ИЗМЕНЕНИЯ Сотрудник отдела кадров обязан связаться с работником, желательно по телефону или видеозвонку в мессенджере, чтобы подтвердить получение заявления и уведомления. Сотруднику следует сохранять за- явление на бумаге, чтобы после того как он выйдет на работу, передать документ на хранение в отдел кадров. До этого момента следует сохранять переписку, записи и историю звонков. Есть несколько способов, которыми сотрудники могут сообщить руководителю важную информацию. Можете предусмотреть в локаль- ном акте все способы и использовать их по обстоятельствам. Способ 1. Подходит для заявлений сотрудников, которые работа- ют в офисе. Предусмотрите правило, что принимаете письменные за- явления в любое время по любым вопросам в отделе кадров. Объявите об этом персоналу, чтобы сотрудники понимали, что мо- гут обратиться к вам за помощью составить просьбу или извещение. Для самых частых ситуаций подготовьте шаблоны. Уведомления и заявления сотрудников регистрируйте в тот же день и передавайте на рассмотрение уполномоченному должностному лицу. Далее работайте с заявлениями в зависимости от содержания резолю- ции, а сами документы после передачи информации исполнителю под- шивайте и храните в отдельном деле. Так у вас будут доказательства, что вы получили извещение или просьбу работника и работаете с ними. Способ 2. Подходит для заявлений сотрудников, которые не  ра- ботают в  офисе. Предусмотрите, что сотрудник может направить бу- мажное заявление или извещение на  почтовый адрес, по  которому компания получает письма. Сделайте так, чтобы адрес был известен сотрудникам. Бумажные письма принимайте и обрабатывайте точно так же, как те документы, которые работники приносят в отдел кадров. Утвердите способ, которым сообщите работнику, когда получили его заявление и что по нему решил руководитель. Если отправить по почте письмо невозможно, предусмотрите пра- вила для электронной переписки. Электронное заявление, которое работник подписал электронной подписью, приравнивается к бумаж- ному документу. С ними проблем нет. Однако  если у  работника нет электронной подписи или доступа в  систему электронного документооборота, нужны правила, по  ко- торым вы  будете получать письма с  заявлениями или извещения- ми сотрудников по  электронной почте. Желательно, чтобы это были фотографии или сканы бумажных документов, на которых видны соб- ственноручная подпись и дата. Переписку по  почте или в  мессенджерах обязательно сохраняй- те. Свяжитесь с работником, можно по видеосвязи, чтобы убедиться, что он отправил письмо, а также попросите его сохранить бумажный экземпляр, который он принесет в отдел кадров, когда выйдет на ра- боту. 16 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Способы получить уведомления работников. Формулировки для ПВТР 10. Переписка с работниками ... 10.7. Работники, а также бывшие работники ПАО «Афиша» и лица, поступающие на работу в ПАО «Афи- ша», могут обратиться к работодателю с заявлением – письменной или устной просьбой или уведомлением, извещением в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству ПАО «Афиша» и в иных ситу- ациях, когда требуется письменное уведомление. 10.8. Работники, которые в 2020 году имеют право на бесплатный проезд к месту использования отпуска и обратно, получили авансом компенсацию и оплатили билеты, но не смогли их использовать из-за панде- мии, в течение семи рабочих дней с даты выходы из отпуска либо окончания карантинных мер: – возвращают в кассу ПАО «Афиша» средства, полученные на билеты, в том размере, в котором их воз- местила транспортная компания; – письменно уведомляют ПАО «Афиша», что транспортная организация пролонгировала на 2021 год срок выполнения обязательств по перевозке пассажира исходя из суммы ранее внесенной провозной платы либо о пролонгации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год; – письменно уведомляют ПАО «Афиша», что транспортная организация не возвращает средства за проездные и перевозочные документы и не продлевает срок выполнения обязательств по пере- возке. 10.9. Ко всем уведомлениям и заявлениям, когда это требуется, работник прилагает подтверждающие документы. 10.10. Работник составляет письменное уведомление или заявление в свободной текстовой форме либо по шаблону, полученному в отделе кадров. 10.11. Заявления и уведомления работников регистрируются в тот же рабочий день, когда работник при- нес их в отдел кадров, приемную руководителя или прислал по почте, и передаются на рассмотрение дирек- тору ПАО «Афиша» или иному полномочному должностному лицу. 10.12. Электронное уведомление, которое работник подписал электронной подписью и направил адре- сату в системе электронного документооборота, приравнивается к бумажному документу, регистрируется и рассматривается по общим правилам. 10.13. В исключительных случаях, если у работника нет электронной подписи и доступа в систему элек- тронного документооборота, допускается направление сканированной копии собственноручного заявле- ния по корпоративной почте на адрес отдела кадров. Заявление принимается только в том случае, если на фотографии или копии бумажного документа вид- ны подпись работника и дата. № 4  •  2020 Уведомить работников о трудовых книжках нужно до 31 октября Ранее вы должны были направить уведомления до 1 июля, теперь срок продлили по 31 октября. По содержанию уведомлений изменений нет. Сотрудники должны узнать, что с 1 января 2020 года у них есть воз- можность перейти на  электронные сведения о  трудовой деятельно- 17

ИЗМЕНЕНИЯ сти, но никто не заставит их отказаться от трудовой книжки, если они предпочтут оставить бумажный документ. Утвержденной формы уведомления нет, разработайте ее  сами. Можете взять за основу наш образец. Уведомление работника о выборе трудовой книжки Акционерное общество «Мир» Менеджеру по продажам (АО «Мир») Тимофееву А.А. УВЕДОМЛЕНИЕ  02.06.2020  №   76­у  Об электронных сведениях о вашей трудовой деятельности (об электронной трудовой книжке) Уважаемый Александр Анатольевич! С 1 января 2020 года в связи с изменением Трудового кодекса Российской Федерации и законодатель- ства об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования сведения о Вашей трудовой деятельности формируются и ведутся в электронном виде. Это сведения о вы- полняемой Вами работе, приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, другая информация, предусмотренная законом. АО «Мир», начиная с января 2020 года, ежемесячно передает не- обходимую информацию о Вашей работе в Пенсионный фонд. В связи с тем что все сведения о Вас как о работнике теперь хранятся в Единой информационной систе- ме Пенсионного фонда, бумажная трудовая книжка больше не является единственным основным докумен- том о Вашей трудовой деятельности. Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого по 31 декабря 2020 года включительно напишите заявление. В отделе кадров есть образец, по которому сможете это сделать. В этом случае мы будем продолжать вести Вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения о трудо- вой деятельности в Пенсионный фонд. При этом Вы можете в будущем отказаться от ведения бумажной трудовой. Если Вы хотите отказаться от ведения трудовой книжки в бумажной форме, по 31 декабря 2020 года включительно напишите заявление о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельно- сти в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. В отделе кадров есть обра- зец, по которому сможете это сделать. В этом случае мы выдадим вам бумажную трудовую книжку, а все сведения о Вашей работе будут учитываться и храниться только в электронном виде. В трудовую книжку будет внесена запись о подаче Вами заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соот- ветствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. С момента выдачи трудовой АО «Мир» освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. О заявлении, которое до конца 2020-го Вы подадите в отдел кадров АО «Мир», мы обязательно уведомим Пенсионный фонд. 18 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Ознакомьтесь с памяткой, которую получите вместе с этим уведомлением. Информация поможет Вам принять решение. Также Вы можете задать вопросы об электронной трудовой книжке специалистам отдела кадров АО «Мир». Директор В.В. Хрусталев С уведомлением ознакомлен, экземпляр уведомления и памятку об электронной трудовой книжке полу- чил: Менеджер по продажам А.А. Тимофеев Укажите в  уведомлении, что с  выбором нужно определиться до конца года. Этот срок указан в Законе № 439-ФЗ, чтобы сократить пе- реходный период. Но если сотрудники не напишут заявление до конца года, заставить их это сделать не можете. Всем сотрудникам, которые до конца года не написали заявление на электронную или бумажную трудовую книжку, будете продолжать вести бумажную и одновремен- но подавать сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Чтобы помочь сделать выбор, расскажите сотрудникам о преиму- ществах электронной трудовой, например, что она не  сгорит, не  по- теряется, ее невозможно подделать, а сведения из нее легко получить. Правительство уточняет, что способы уведомления работников компания должна установить в  локальных актах с  учетом мнения представительного органа работников, когда он есть. Если в компании есть утвержденные правила, по которым вы пись- менно уведомляете сотрудников о фактах и событиях, когда этого тре- бует закон, то утверждать новые не нужно. Но может быть вы захотите их скорректировать. Если правил нет, то  пропишите универсальный порядок уведомления. Тогда он пригодится вам не  только для того, чтобы сообщить сотрудникам об электронных трудовых книжках. Как направить уведомление работнику. Фрагмент Инструкции по делопроизводству 3. Отдельные документы отдела кадров ... 3.77. Отдел кадров направляет уведомления работникам, чтобы предупредить об изменениях, когда это- го требует трудовое законодательство. А именно: – об изменениях в трудовом законодательстве в части сведений о трудовой деятельности и о праве вы- бора формы трудовой книжки; – предстоящих изменениях, определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений; ... № 4  •  2020 19

ИЗМЕНЕНИЯ 3.78. Отдел кадров направляет уведомления работникам, чтобы предупредить о необходимости: – явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте; – выбрать форму, в которой работник хочет получить сведения о своей трудовой деятельности в компании; – получить персональные данные у третьей стороны; – передать персональные данные третьей стороне; – дать письменные объяснения по факту нарушения трудовой дисциплины; – работать в выходной или нерабочий праздничный день с предоставлением компенсации за такую работу; – перенести отпуск на другой срок, если отпуск по графику неблагоприятно отразится на работе подраз­ деления или компании в целом; ... 3.79. Отдел кадров направляет извещения работникам, чтобы проинформировать их об обстоятель­ ствах, касающихся трудовой деятельности и работы компании: – переезда в другую местность; – смены собственника имущества организации; – реорганизации; … 3.80. Отдел кадров направляет работникам уведомления, когда требуется получить их согласие в пред­ усмотренных законом случаях, а именно: – о необходимости перевода на другую работу, требующую более низкой квалификации, на срок до од­ ного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя в случаях про­ стоя, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если они вызваны чрезвычайными обстоятельствами (катастрофой при­ родного или техногенного характера, производственной аварией, несчастным случаем на производ­ стве и другими исключительными случаями); – введении неполного рабочего времени для предотвращения массового сокращения; ... 3.81. Уведомления готовят в сроки, предусмотренные трудовым законодательством или приказом ди­ ректора ПАО «Афиша». Тексты уведомлений должны точно соответствовать требованиям трудового законодательства и пору­ чениям директора ПАО «Афиша». 3.82. Уведомления работникам ПАО «Афиша», оформляют на утвержденных бланках. 3.83. Уведомления, кроме уведомлений о предстоящем увольнении, подписывает начальник отдела кад­ ров ПАО «Афиша». В случае, если это невозможно, а также, если уведомление о предстоящем увольнении, документ подписывает директор ПАО «Афиша». 3.84. Индивидуальные уведомления составляются в двух экземплярах. Один вручается работнику. На экземпляре, который остается на хранении в деле, работник должен поставить свою подпись и дату, когда ему вручили уведомление. 3.85. Если работник отказывается получить уведомление, сотрудник отдела кадров зачитывает ему текст в присутствии не менее двух свидетелей, и составляет об этом акт. Если работник получил уведомление, но отказывается расписаться об этом на экземпляре работодателя, сотрудник отдела кадров составляет об этом акт в присутствии не менее двух свидетелей. 3.86. Если работника нет на работе, уведомление в бумажной форме сотрудник отдела кадров направля­ ет по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или курьером по домашнему адресу, указанному в личной карточке работника. 20 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ 3.87. Уведомление может быть оформлено в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и направлено работнику, у которого есть электронная подпись и доступ в систему электронного документооборота ПАО «Афиша». О получении уведомления работник делает отметку в системе. 3.88. В исключительных случаях, когда у работника нет электронной подписи и доступа в систему элек- тронного документооборота, уведомление может быть направлено ему в виде сканированной копии бумаж- ного документа по корпоративной электронной почте. Работник должен письменно подтвердить получение и прочтение документа. Звонки и переписку следует сохранять до того момента, как работнику будет под подпись вручен бумажный экземпляр уведомления. № 4  •  2020 Есть несколько способов уведомить сотрудников компании в слу­ чаях, когда этого требует закон. Можете предусмотреть в локальном акте все способы и использовать их по обстоятельствам. Способ 1. Подходит для больших текстовых уведомлений, которые со­ держат индивидуальную информацию, персональные данные и др. Преду­ смотрите, что индивидуальные уведомления готовите в двух экземплярах. Указываете в документах информацию, которую требует закон. Уведомления подписывает руководитель компании или сотрудник, у которого есть полномочия. Эти документы вы регистрируете в жур­ нале учета. Один экземпляр выдаете сотруднику, на своем просите расписать­ ся в получении и подшиваете документ в дело с уведомлениями. Так вы выполняете требования закона: письменно индивидуально уведо­ мить сотрудника о событиях в компании, изменениях в нормативных актах или условиях труда, необходимости что-то выполнить и т. д. В  папке с  уведомлениями храните документы, которые помогут в случае спора подтвердить, что обязанность вы выполнили. Еще один способ подтвердить, что уведомили сотрудника, если не хотите составлять документы в двух экземплярах, – завести журнал получения уведомлений. Если пользуетесь журналом, отдавайте един­ ственный экземпляр сотруднику и просите ставить подпись и дату по­ лучения в журнале. Этот вариант в случае спора менее удобный, по­ скольку в журнале не хранится полная информация и не видно весь текст документа, который вы вручили сотруднику. Если сотрудник отказывается получить уведомление, расписаться на  вашем экземпляре или поставить подпись в  журнале получения уведомлений, обязательно составьте акт. Укажите в акте, что зачитали уведомление сотруднику, но он отказался его получить, либо что вру­ чили уведомление сотруднику в присутствии свидетелей, если он уве­ домление получил, но отказался в этом расписаться. Способ 2. Подходит для информационных уведомлений, одинако­ вых для всех сотрудников, которые не содержат индивидуальные све­ дения, персональные данные и др. Такие уведомления можно оформ­ лять в  одном экземпляре и  собирать подписи сотрудников, которых с ним ознакомили. 21

ИЗМЕНЕНИЯ Чтобы у  сотрудников осталась информация и  они не  запутались, текст уведомления можно разослать по  электронной почте, разме- стить на корпоративном портале или на доске объявлений и т. д. Доказать, что уведомили сотрудника, сможете его подписью и да- той под общим уведомлением или актом, который составите, если он откажется поставить подпись. Способ 3. Подходит для уведомлений сотрудников, которых нет в  офисе. Бумажные уведомления сотрудникам вы  можете направить по почте письмом с уведомлением о вручении. Доказательством, что сотрудник информацию получил, будет корешок почтового уведомле- ния о вручении. Электронные документы, подписанные электронной подписью, вы отправляете сотрудникам по правилам, которые установлены в ва- шей компании. Получение он  подтвердит также электронной подпи- сью. Если электронный документооборот в компании пока не  на- ладили, не  у  всех сотрудников есть электронные подписи и  доступ в  систему документооборота, закрепите в  локальном акте правила переписки по электронной почте для таких случаев. Предусмотрите, как сотрудник получает письма и подтверждает их получение. Сохра- няйте ­переписку, чтобы в  случае спора у  вас были подтверждения. И обязательно дублируйте документы, которые не смогли подписать электронной подписью, на бумаге и подписывайте их у полномочного должностного лица. Вручите такое подписанное уведомление сотруд- нику, когда он появляется в офисе. Как направить уведомление работнику. Фрагмент ПВТР 10. Переписка с работниками ... 10.1. Отдел кадров направляет уведомления работникам в случаях, предусмотренных пунктами 3.77-3.80 Ин- струкции по делопроизводству ПАО «Афиша» и в остальных ситуациях, когда требуется сообщить всем или от- дельным работникам определенную информацию, связанную с работой компании и трудовыми отношениями. 10.2. Большие текстовые уведомления, которые содержат индивидуальную информацию и персональ- ные данные работников, готовит отдел кадров в письменной форме в двух экземплярах на бланках уведом- лений работодателя по правилам, предусмотренным Инструкцией по делопроизводству ПАО «Афиша». Один экземпляр вручают работнику. На экземпляре, который остается на хранении в деле, работник должен поставить свою подпись и дату, когда ему вручили уведомление. Если работник отказывается получить уведомление, сотрудник отдела кадров зачитывает ему текст в присутствии не менее двух свидетелей, и составляет об этом акт. Если работник получил уведомление, но отказывается расписаться об этом на экземпляре ПАО «Афи- ша», сотрудник отдела кадров составляет об этом акт в присутствии не менее двух свидетелей. 22 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ 10.3. Короткие уведомления, универсальную информацию для всех работников, извещения, которые не содержат персональные данные работников можно готовить в одном экземпляре. С документом работ- ников знакомит сотрудник отдела кадров, подписи работники ставят на листе ознакомления, который при- кладывается к уведомлению и хранится вместе с ним. Уведомление, которое составлено в единственном экземпляре, следует разместить на корпоративном портале в разделе объявлений, при необходимости сделать информационную рассылку по корпоративной почте по всем сотрудникам. 10.4. Если работника нет на работе, уведомление в бумажной форме сотрудник отдела кадров направля- ет по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или курьером по домашнему адресу. 10.5. Уведомление может быть оформлено в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и направлено работнику, у которого есть электронная подпись и доступ в систему электронного документооборота ПАО «Афиша». О получении уведомления работник делает отметку в системе. 10.6. В исключительных случаях, когда у работника нет электронной подписи и доступа в систему элек- тронного документооборота, сотрудник отдела кадров может направить ему уведомление в виде сканиро- ванной копии бумажного документа по корпоративной электронной почте. Работник должен письменно подтвердить, что получил и прочитал документ. Сотрудник отдела кадров обязан убедиться, что сотрудник уведомление получил. Звонки и переписку сле- дует сохранять до того момента, как работнику будет под подпись вручен бумажный экземпляр уведомления. Электронный журнал Реклама «Вопросы Севера» 23    Рекомендации  от ведущих экспертов  всегда под рукой!    Современные технологии  для вашей уверенности  в своих решениях Попробуйте сами – закажите бесплатный демодоступ на сайте: http://e.voprosever.ru/  № 4  •  2020

П РА К Т И К А Как правильно оформить отпуск не по графику Жалоба работника в ГИТ по поводу отпуска гарантированно закон- чится проверкой. Инспекторы считают, что «отпускные» нарушения угрожают жизни и  здоровью работников,  п. 91  Административного регл­ амента от 13.06.2019 № 160. Компании за такие нарушения штрафуют минимум на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Выяснили, какие требования об отпуске выдвигают сотрудники. С  нашими подсказками сможете избежать жалоб, даже если отказываете в отпуске или предоставляете его в неудобное время. «Мне уже один раз переносили отпуск. Хочу отдыхать в октябре» Ситуация. Весной из-за большого количества заказов просили некоторых сотрудников перенести отпуск. Почти все согласились. Одни с условием, что пойдут отдыхать в сентябре или октябре, другие со сроками отпуска к тому моменту не определились. Если сейчас они уйдут в отпуск, то несколько отделов могут остаться без сотрудников. Можно ли перенести отпуск по производственной необходимости еще раз, если работники согласны? Решение. Сколько раз можно перенести отпуск в течение года, если отсутствие сотрудника неблагоприятно повлияет на работу компании, закон не говорит, но предусматривает, что использовать перенесен- ный отпуск сотрудник должен не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, ч. 3 ст. 124 ТК. Исключение: несовершеннолетние и вредники. Перенести их отпу- ска в связи с производственной необходимостью с их согласия можно только в пределах рабочего года, ч. 3, 4 ст. 124 ТК. Если соблюдаете это правило и работник, отпуск которого уже сдвигали, согласен перенести его снова или сам об этом просит, ниче- го не нарушите. Рабочий год сотрудника с 10.02.2020 по 09.02.2020. Если его отпуск или его часть в 2020 году перенесли, использовать отпуск сотрудник должен не позднее 09.02.2021. Если ранее работник перенес отпуск с условием, что отпустите его отдыхать в конкретные даты, направьте ему предложение перенести дату предполагаемого отпуска. Объясните, почему отпуск в даты, кото- рые он выбрал, когда переносили отпуск в прошлый раз, может небла- гоприятно отразиться на работе компании. Предложите указать новые даты отпуска. 24 Вопросы Севера

П РА К Т И К А Предложение перенести отпуск на другое время Акционерное общество «Мир» Системному администратору (АО «Мир») Морозову О.П. ПРЕДЛОЖЕНИЕ  04.09.2020  №  32  О переносе отпуска Уважаемый Олег Петрович! В соответствии с приказом о перенесении отпуска от 15.06.2020 № 120 запланированный отпуск продол- жительностью 14 календарных дней с вашего согласия был перенесен на 14.09.2020. В связи с производственной необходимостью – проведением неотложных работ по ремонту сети уда- ленного доступа и настройке работы серверов – просим Вас дать согласие на перенос отпуска с 14.09.2020 на другое удобное для Вас время в течение текущего рабочего года с 21.12.2019 по 20.12.2020 или присоединить его к отпуску за следующий рабочий год. Директор  В.В. Хрусталев С предложением ознакомлен: 04.09.2020 О.П. Морозов Системный администратор Согласен перенести отпуск О.П. Морозов на 16.11.2020 04.09.2020 № 4  •  2020 Если работник с датами отпуска так и не определился, предложе- ние перенести отпуск понадобится только, если работник сам обра- тился с заявлением предоставить ему перенесенный отпуск. Как отразить в графике. Если отпуск переносили на конкретные даты, в графе 8 и 9 уже есть сведения о датах предполагаемого отпуска и документах, на основании которых перенесли отпуск. Ниже укажите новую дату предполагаемого отпуска и реквизиты документа, напри- мер предложения перенести отпуск. В примечании пропишите, по ка- кой причине отпуск переносится. Если работник не определился с датами предполагаемого отпуска или решил использовать его в следующем году, графу 9 не заполняйте. В примечании сделайте соответствующую отметку. Графу 7 заполняйте после того, как работник использует отпуск. Если в графах недостаточно места для записей, оформите прило- жение к графику. В нем фиксируйте дополнительную информацию, в примечании графика делайте ссылку на приложение. 25

П РА К Т И К А Что указать в графике отпусков, если повторно переносите отпуск ОТПУСК Примечание Кол-во Дата Перенесение отпуска дней заплани- фактическая основание дата предполагаемого рованная (документ) отпуска 56 7 8 9 10 28 10.02.2020– 10.02.2020– Предложение о 21.09.2020– Отпуск разделили на части по просьбе 24.02.2020 24.02.2020 переносе отпуска 20.10.2020 работника, заявление от 09.12.2019 № 96-з. от 31.08.2020 № 23 Отпуск с 07.09.2020 перенесли на 21.09.2020 07.09.2020– Предложение о 05.10.2020– по производственной необходимости 06.10.2020 переносе отпуска 03.11.2020 с согласия работника. от 14.09.2020 № 32 Отпуск с 21.09.2020 перенесли на 05.10.2020 по производственной необходимости с согласия работника. «Предоставьте мне полный отпуск, как по графику» Ситуация. В компании прошли сокращения. Если работники, у ко- торых отпуск по графику, уйдут отдыхать, некоторые подразделения останутся без работников. Тем, у кого отпуск по графику в октябре, мы предложили отгулять неделю, остальные дни перенести. Можно ли так сделать? Решение. Если работника некем заменить, а перенести запла- нированные дни отпуска полностью работник не хочет, предложи- те сдвинуть часть отпуска. Если согласится, ничего не нарушите. Но сначала проверьте, составляет ли одна из частей отпуска сотрудни- ка непрерывно 14 календарных дней, ч. 1 ст. 125 ТК, письмо Минтруда от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958. Если в результате деления отпуска окажется, что сотрудник за свой рабочий год не отдыхал непрерывно 14 календарных дней, компанию оштрафуют на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Если отпуск запланирован в графике не частями, а полностью, просите работника дать согласие не только перенести часть от- пуска, но и разделить его на части. Так выполните требование ч. 1 ст. 125 ТК о том, что отпуск может быть разделен на части по соглаше- нию сторон. Как отразить в графике отпуск. В графе 7 укажите, какую часть отпуска работник использовал по графику. В графе 8 сошлитесь на до- кумент, на основании которого перенесли часть отпуска. Если работник определился с тем, когда он хочет использовать остатки отпуска, в графе 9 укажите даты предполагаемого отпуска. Если работник пока не знает когда пойдет в отпуск или хочет взять его в следующем рабочем году, графу 9 оставьте пустой. В примечании укажите, по какой причине перенесли отпуск. 26 Вопросы Севера

П РА К Т И К А Что указать в графике отпусков, если переносите часть отпуска ОТПУСК Примечание Кол-во Дата Перенесение отпуска дней заплани- фактическая основание дата предполагаемого рованная (документ) отпуска 5 6 7 8 9 10 28 03.08.2020– 03.08.2020– Предложение о 28.09.2020–11.10.2020 Отпуск разделили на части по соглашению 15.09.2020 30.08.2020 переносе части сторон. отпуска от Часть отпуска продолжительностью 17.07.2020 № 23 14 календарных дней перенести по производственной необходимости с согласия работника № 4  •  2020 «У меня трое детей, хочу в отпуск завтра» Ситуация. Когда составляем график отпусков, всегда спрашива- ем пожелания всех работников, особенно тех, кто имеет право уйти в отпуск в удобное время. Отпуск изначально работница планирова- ла в ноябре, но сейчас просит предоставить его в сентябре. Можем ли мы ей отказать? Она нужна руководителю на работе. Решение. Если у сотрудника есть право на отпуск в удобное для него время, удовлетворите его просьбу. Откажете – нарушите права работника, компанию оштрафуют на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Тот факт, что мнение работника уже учли, когда составляли график отпу- сков на 2020 год, значения не имеет. Работник может в любой момент передумать и пойти в отпуск в другие даты, ч. 4 ст. 123 ТК. Если дети сотрудницы не достигли 12 лет, она имеет право на от- пуск в удобное время. Кому еще не можете отказать предоставить от- пуск в удобные даты, смотрите в таблице. Чтобы не попасть на штраф и не платить компенсацию за задержку выплаты отпускных, просите работников писать заявление заранее – минимум за четыре дня до начала отпуска. Чтобы не нарушить сроки оплаты, заявление на отпуск с по- недельника 12 октября сотрудник должен подать не позднее сре- ды 7 октября. 8 октября кадровику необходимо подготовить при- каз об отпуске и записку-расчет, а бухгалтеру оплатить отпускные. У работника будут три полных календарных дня – 9, 10 и 11 октяб­ ря – со дня оплаты отпуска до его начала. Если работник, который может уйти в отпуск в удобное время, просит предоставить отпуск с завтрашнего дня и не соглашается по- менять заявление, не отодвигайте дату отпуска самостоятельно. Пре- доставьте отпуск в даты, о которых просит работник, и сразу начисляй- те за  дни просрочки компенсацию в  размере 1/150 ключевой ставки ЦБ, ч. 1 ст. 236. 27

П РА К Т И К А Как отразить в графике. Если фактическая дата отпуска позже запланированной в графике, в графе 8 укажите реквизиты заявления работника, в графе 9 – даты планируемого отпуска. 7-ю графу запол- няйте, когда сотрудник вернется из отпуска. В примечании напишите, что перенесли отпуск по требованию сотрудника. Если сотрудник просил отпуск до даты, которую запланировали в графике, в графе 7 укажите фактические даты отпуска, а в примеча- нии поясните, почему сотрудник ушел в отпуск раньше. Что указать в графике отпусков, если перенесли отпуск по требованию работника ОТПУСК Примечание Кол-во Дата Перенесение отпуска 10 дней Отпуск предоставили по требованию заплани- фактическая основание дата предполагаемого работника, заявление от 08.09.2020 № 53-з 5 рованная 28 (документ) отпуска 6 7 8 9 09.11.2020– 14.09.2020– 22.12.2020 27.10.2020 «Вы же меня не предупредили! Переносите отпуск» Ситуация. Как только объявили режим повышенной готовности, всех, кого могли, отправили на удаленку. Приказом по организации и допсоглашениями определили порядок взаимодействия с работ- никами по СМС, электронной почте, мессенджерам. Большинство со- трудников так и остаются пока на удаленке. Некоторые из них завили, что никакие уведомления не получали, поэтому в отпуск не пойдут. Бу- дут ли проблемы, если отправим в отпуск по графику? Решение. Сообщить работнику о начале отпуска вы обязаны пись- менно не меньше чем за две недели до его начала, ст. 123 ТК. Формы и способы выполнения этого требования определите самостоятельно. Это могут быть отдельное извещение, ознакомительные листы и ве- домости, заблаговременная подготовка проектов приказов о предо- ставлении отпусков и ознакомление с ними работников и т. д., письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1. СОТРУДНИКОВ, КОТОРЫМ ОТПУСК ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ В УДОБНОЕ ВРЕМЯ, СТАНЕТ БОЛЬШЕ В Госдуму внесли законопроект о внесении изме- ми в возрасте до восемнадцати лет до достижения млад- нений в статью 262.2 Трудового кодекса, законопроект шим из детей четырнадцати лет. № 967957-7. Сейчас уйти в отпуск в удобное время работники Авторы законопроекта предлагают предоставлять с тремя детьми могут, если старшему ребенку не испол- отпуск в удобное время работникам с тремя и более деть- нилось двенадцать лет. 28 Вопросы Севера

№ 4  •  2020 П РА К Т И К А Если на период удаленки договорились об электронном взаимо- действии и можете доказать, что уведомление направляли, ГИТ вас не накажет. На корпоративном портале создали рабочий чат или канал, где публиковали уведомления или кадровые документы. Работ- ников обязали читать сообщения и документы и отмечать, когда ознакомятся. Такой порядок взаимодействия прописали в допсо- глашениях к трудовым договорам об удаленной работе и приказе об обмене документами по компании. Обвинить вас в нарушении не смогут и в том случае, если в графике отпусков есть подпись работника об ознакомлении. Знакомить с гра- фиком отпусков вы не обязаны. Это не нормативный акт, он относит- ся к первичной учетной документации по учету кадров. Так говорит Роструд в письме от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1. Суды с такой позицией согласны, Апелляционное определение Приморского краевого суда от 17.07.2018 по делу № 33-6487/2018. Хоть вы и не обязаны знакомить работников с графиками от- пусков, рекомендуем это сделать. Так не придется отстаивать свою правоту перед судьями, которые не понимают разницу между ло- кальным и локальным нормативным актом работодателя, апелляци- онное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 по делу № 33-4270/15. Будете знакомить работников с графиком, сразу уведомляйте их о времени начала отпуска, ч. 3 ст. 123 ТК. Так будете составлять мень- ше документов, и крайнюю дату предупреждения работника об отпу- ске не пропустите. Предусмотрите в графике отпусков две графы. В одной работник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, в другой – укажет дату, когда его уведомили о начале отпуска. Такой подход пред- лагает Роструд, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1. Однако у такого способа уведомления есть недостаток – работник может забыть дату отпуска и не попросит вовремя его перенести, если понадобится. Чтобы избежать конфликта, напомните ему о дате отпу- ска ближе к его началу. Сделать это можете даже по e-mail – подпись работника о том, что его известили о начале отпуска, у вас уже есть в графике. Не отказывайтесь перенести отпуск, если подтвердить своевре- менное уведомление о начале отпуска не можете. Попросите работ- ника написать заявление, где он укажет новые удобные для него даты отпуска. Как отразить в графике. Если забыли уведомить работника об от- пуске, внесите в графу 9 новые даты отпуска, в графе 8 укажите рекви- зиты заявления работника. В примечании отметьте, по какой причине перенесли отпуск. 29

П РА К Т И К А Что указать в графике отпусков, если вовремя не уведомили работника об отпуске ОТПУСК Примечание Кол-во Дата Перенесение отпуска 10 дней Отпуск перенесли в связи заплани- фактическая основание (документ) дата предполагаемого с неуведомлением работника 5 рованная отпуска о начале отпуска 28 6 7 8 9 03.08.2020– Заявление работника 14.09.2020– 27.10.2020 15.09.2020 о переносе отпуска от 03.08.2020 «Перенесите мне отпуск, все равно никуда не поехать» Ситуация. Отпуск по графику предусмотрели в августе, но неко- торые работники захотели его перенести, так как не могут выехать за границу, где планировали отдохнуть. Из-за эпидемиологической обстановки отпуска переносить не хотим. Что делать с такими отказ- никами? Решение. Если работники не относятся к льготной категории, удовлетворять просьбу работников вы не обязаны. Ситуация с пан- демией не повод переносить отпуск. Еще в период нерабочих дней специалисты Минтруда разъяснили, что предоставлять отпуска нужно по графику. Перенести его можно по согласованию с работником. Про обязанность менять даты отдыха Минтруд ничего не сказал, разъясне- ния Минтруда от 02.04.2020. Действуйте по ситуации. Если не хотите переносить отпуск – от- кажите. За это вас не накажут. Готовы удовлетворить просьбу работ- ников – договоритесь о новых датах отпуска. Не переносите отпуска несовершеннолетним работникам и сотрудникам с вредными или опасными условиями труда на следующий год, даже если они на это согласны или сами вас об этом просят. ТК это запрещает, ч. 4 ст. 124 ТК. ЧТО ПРИДЕТСЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ СОТРУДНИК ИДЕТ В ОТПУСК С 15 июля все граждане, которые въезжают в Россию, Уведомление подойдет и для тех, кто не выезжает должны пройти тестирование на коронавирус в течение за рубеж, а проводит отпуск в другом регионе. На ко- трех дней. Работодатели не обязаны требовать результаты нец августа в нашей стране девять субъектов находятся тестирования. Вы должны допустить сотрудника к работе в красной зоне, в остальных обстановка пока не стаби- после заграничного отпуска, даже если у него нет справки. лизировалась. Поэтому есть смысл проявлять осторож- ность. В интересах компании, во-первых, уведомить сотруд- ников, которые отправляются в отпуск, об обязанности Обязательная самоизоляция на 14 дней после въез- сделать тест. А во-вторых, попросить принести результа- да в страну осталась только для иностранцев, которые ты в первый рабочий день. Объясните, что волнуетесь за приехали на работу, и тех граждан РФ, которые верну- здоровье всех сотрудников и просите пойти вам навстречу. лись домой вывозными рейсами, постановление Глав- ного государственного санитарного врача от 15.07.2020 Чтобы сообщить сотрудникам об их новых обязан- № 21. ностях, лучше всего подойдет письменное уведомление. Вопросы Севера 30

П РА К Т И К А Если сотрудники будут саботировать и откажутся получить уве- домление на отпуск или подписать приказ об отпуске, составьте акт и выплатите отпускные. Тем, кто работает удаленно, направьте приказ по почте. С первого дня отпуска заблокируйте электронный пропуск на территорию компании либо удаленный доступ к рабочему компью- теру. Суд признает такие действия законными, решение Центрального районного суда г. Кемерово от 09.03.2016 по делу № 2-1632/2016. Как отразить в графике. Если работник идет в отпуск по графику, в графе 7 поставьте фактические даты отпуска, они совпадут с датами отпуска, указанными в графе 6. Графы с 8-й по 10-ю останутся пустыми. Если разрешили перенести отпуск на другое время, оформляйте график отпусков по аналогии с предыдущими ситуациями. КАК ИСПРАВИТЬ ОШИБКУ В ГРАФИКЕ ОТПУСКОВ Закон на этот вопрос не отвечает. Точно не следует должности – зачеркните одной чертой и укажите вер- перепечатывать график заново. Предлагаем действо- ные сведения. На поле документа укажите, почему ис- вать по аналогии с исправлением ошибок в других правляли запись, свою должность, поставьте подпись учетных документах, в том числе в личной карточке. и дату, п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгал- Например: ошиблись в фамилии сотрудника или его терском учете. № 4  •  2020 31

П РА К Т И К А Как заставить работников соблюдать санитарные правила из-за коронавируса Не все сотрудники готовы принимать новую реальность и  отка- зываются соблюдать дистанцию, сдавать тесты, носить маски и из- мерять температуру. Расскажем, как работать с возражениями со- трудников и заставить их соблюдать санитарно-эпидемиологические требо­вания. «В маске дышать тяжело, а в перчатках руки потеют» С таким протестом столкнулись работодатели, когда уведомили со- трудников о  том, что средства индивидуальной защиты им  придется носить не только в общественных местах, но и на работе. Один сотрудник считает, что за него никто не вправе решать, у вто- рого – маски затрудняют дыхание, третий на нервах после длительных ограничений. Не все работники понимают, что это требование Роспо- требнадзора и региональных властей. Как обосновать необходимость носить маски и  перчатки. Роспотребнадзор обязал всех работодателей проводить меры про- филактики коронавируса на  рабочих местах до  конца 2020 года, п. 4.4 Санитарных правил СП 3.1.3597-20, утв. постановлением Главного санитарного врача от 22.05.2020 № 15. Помимо общих рекомендаций, есть требования для отдельных отраслей. Меры позволят предотвра- тить вспышку коронавируса на  рабочих местах и  не  заразить коллег при работе в офисах open space. Носить маски обязаны сотрудники всех предприятий любой ор- ганизационно-правовой формы, п. 7  Методических рекомендаций от 08.05.2020 № МР 3.1.0178-20. Без маски сотрудник может находиться только в отдельном кабинете. В  некоторых регионах нужно использовать еще и  перчатки, на- пример, при посещении лифтов, санузлов, мест приема пищи и  при контакте с предметами общественного пользования – дверных ручек, поручней, указ мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ. Работать за ком- пьютером в перчатках, как многие думают, не нужно. Что обязан сделать работодатель. Компании должны обеспечить сотрудников масками, антисептиками и перчатками, письма Роспотреб- надзора от 07.04.2020 № 02/6338-2020-15, от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24. Рассчитывать количество защитных средств нужно из требований Рос­ потребнадзора. Так, маски следует менять каждые три часа. Как убедить сотрудников. Обязательно письменно уведоми- те работников о  новых обязанностях на  рабочих местах. Объясните, 32 Вопросы Севера

П РА К Т И К А что это временные вынужденные меры, а  не  инициатива компании. Меры нужно применять, чтобы не заболеть самому и не заразить кол- лег. ­Роспотребнадзор обязывает соблюдать правила личной гигиены: носить маски, респираторы, перчатки, пользоваться антисептиками для рук, соблюдать социальную дистанцию от  полутора до  двух ме- тров. Разъясните протестующему работнику, что если по его вине за- болеет коллега, то его привлекут к административной ответственно- сти, ч. 3 ст. 6.3 КоАП. Что делать нельзя. Применять дисциплинарное взыскание. Отказ от масок и перчаток не относится к трудовым обязанностям, ст. 192 ТК. Чтобы дисциплинировать сотрудников, вы можете прописать обязан- ность пользоваться средствами защиты в  локальном нормативном акте, например, в Стандарте безопасной работы компании. Какие документы оформить. Обязательно письменно уведомите ра- ботников о новых обязанностях на рабочих местах. Вовремя информируй- те коллектив о мерах профилактики коронавируса. Сделайте наглядные памятки с картинками и повесьте в офисе, составьте подробную инструк- цию о том, что нужно делать, чтобы обезопасить себя и коллег от зараже- ния. Можно использовать информацию официального ведомства. Закрепите масочно-перчаточный режим в Стандарте безопасной деятельности организации, приказах о мерах профилактики и о выда- че сотрудникам средств индивидуальной защиты. Стандарт безопасной деятельности компании, фрагмент 2.3. Для работников ООО «Афиша» на основании существующих документов должны быть разрабо- таны и размещены в нужных местах правила личной гигиены, входа и выхода из помещений, регламент уборки. Правила и меры личной гигиены должны соблюдать все работники. 2.4. Руководители структурных подразделений обязаны обеспечить подготовку и переподготовку р­ аботников по правилам личной гигиены и требованиям безопасности. 2.5. Перед началом рабочего дня руководителям структурных подразделений обязаны организовать ежедневный визуальный осмотр и опрос работников на предмет наличия симптомов ОРВИ. 2.6. Необходимо обеспечить измерение температуры работников перед началом работы, а затем каждые 4 часа. Если температура тела работника 37,0 °С и выше либо есть другие явные признаки ОРВИ, сотрудника отстраняют от работы. 2.7. Каждый работник должен оповещать о любых отклонениях в состоянии здоровья. Работник с сим- птомами заболевания не допускается до работы и получает уведомление о необходимости обращения в ме- дицинское учреждение. Возобновление допуска к работе проводится только при наличии справки лечебно- го учреждения о выздоровлении. 2.8. Работодатель обеспечивает работников запасом одноразовых масок (исходя из продолжительности рабочей смены и смены масок не реже одного раза в три часа) для использования их при работе, а также дезинфицирующих салфеток, кожных антисептиков для обработки рук, дезинфицирующих средств, перча- ток. Недопустимо повторно применять одноразовые маски и перчатки. № 4  •  2020 33

П РА К Т И К А … 5.1. Работники обязаны выполнять правила личной гигиены. 5.2. Работник, у которого имеются подозрения на новую коронавирусную инфекцию COVID-19, с ис- пользованием имеющихся средств связи извещает руководителя структурного подразделения о своем состоянии. ... «У меня всего лишь насморк» В начале марта у работодателей появилась обязанность измерять сотрудникам температуру. Но  есть работники, которые считают, что работодатель не имеет права знать, какая у них температура тела, так как эти сведения относятся к персональным данным. С  признаками ОРВИ все еще сложнее. У  некоторых сотрудников бывает хронический насморк, разве их нужно сразу отстранять от ра- боты? Как обосновать необходимость следить за  самочувствием. Обязанность измерять температуру тела установили работодателям не  только Роскомнадзор, но  и  региональные власти, например, указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, постановление губернатора Мо- сковской области от 12.03.2020 № 108-ПГ. Температура тела здорового человека не должна превышать 36,5–37,0 °С. Проводить измерения нужно не менее одного раза в четыре часа. Если она выше нормы, работодатель обязан отстранить такого сотрудника от рабо- ты, письмо Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27, п. 2.3 Мето- дических рекомендаций Минтруда от 16.03.2020 № 19-0/10/-2262. Температура тела – это сведения о состоянии здоровья. Работода- тели могут использовать тепловизоры без согласия работников. Это подтвердил Роскомнадзор. Единственное требование: сведения о тем- пературе тела нельзя хранить более суток. Объясните сотрудникам, что уничтожаете эти сведения. Сотрудников с признаками ОРВИ вы обязаны отстранять от рабо- ты. Признаки респираторного заболевания: температура, боль в гор- ле, слабость, сухой кашель, насморк, мышечная и головная боль. Если у сотрудника есть хотя бы один из симптомов, в офис не допускайте, отправьте домой и проконтролируйте, чтобы сотрудник вызвал врача. Если коронавирус не подтвердят, работник может вернуться к своим обязанностям или продолжать работать удаленно. Как убедить сотрудников. Объясняйте, что если сотрудник зара­ зит коллег, компанию закроют. Сейчас все обязаны быть социально от- ветственными и уважать друг друга. Например, в московских компаниях работники обязаны сообщать работодателю о наличии симптомов ОРВИ, а также, если у него или со- вместно проживающих с ним лиц подтвердили диагноз ОРВИ, пневмо- нии или COVID-19. 34 Вопросы Севера

П РА К Т И К А Приказ об отстранении сотрудника с температурой и признаками ОРВИ Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») ПРИКАЗ  18.07.2020  №   45­к  г. Мурманск Об отстранении Иванова В. В. от нахождения на рабочем месте Во исполнение... от... №... и приказа ООО «Афиша» от 16.03.2020 № 123 о введении режима повышенной готовности приказываю: 1. Отстранить от нахождения на рабочем месте менеджера по продажам Иванова В.В. с повышенной температурой тела и насморком. 2. Начальнику службы охраны труда Скородумову С.С.: – организовать доставку Иванова В.В. к месту его жительства на такси; – провести дезинфекцию кабинета, где расположено рабочее место Иванова В.В., мужского туалета и комнаты для приема пищи. 3. Главному бухгалтеру Петровой А.А. компенсировать Иванову В.В. доставку домой на такси на основа- нии документа, подтверждающего проезд. 4. Начальнику отдела кадров Глебовой А.А. проконтролировать обращение Иванова В.В. к врачу за ме- дицинской помощью. Основание: акт об установлении повышенной температуры тела у Иванова В.В. от 18.07.2020 № 52-а. Директор  В.В. Хрусталев № 4  •  2020 Такое правило компания может закрепить в  ПВТР, но  привлечь к ответственности не получится. Какие документы оформить. Чтобы фиксировать показания те- пловизора – заведите журнал. Удобнее всего вести его в электронном виде, чтобы без проблем уничтожать данные спустя сутки. Чтобы от- странить работника с  температурой и  признаками ОРВИ, составьте акты о нарушении сотрудником режима самоизоляции или о повышен- ной температуре и приказ об отстранении. «Я отказываюсь от любых медицинских вмешательств, в том числе тестирования» В отдельных регионах есть требования периодически тестировать сотрудников на коронавирусную инфекцию и антитела. Например, московские власти обязали работодателей каждые 15 дней проводить тестирование не  менее 10 процентов работни- ков на коронавирус, а также направлять сотрудников на иммунофер- 35

П РА К Т И К А Журнал регистрации измерения температуры, фрагмент Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») Журнал регистрации измерения температуры работников для профилактики коронавируса № Дата Ф. И. О. Структурное Должность Показатель Ф. И. О., должность Подпись п/п тестирования работника подразделение температуры ответственного ответственного работника 1 14.07.2020 Давыдова М.Н. Управление Специалист  36,5 работника финансов Руководитель отдела 2 14.07.2020 Марченко Т.Д. Управление Ведущий 36,6 кадров Е.Е. Глебова ... финансов специалист  3 14.07.2020 Попов А.С. Управление Аудитор  36,6 Руководитель отдела финансов кадров Е.Е. Глебова ... ... ... ... ... ... Руководитель отдела кадров Е.Е. Глебова ... ментный анализ (ИФА), пп. 2.4–2.6 указа мэра Москвы от  07.05.2020 № 55-УМ. Некоторые сотрудники считают, что это вмешательство в их жизнь, или боятся, что их изолируют дома или больнице. Они активно пользу- ются своим правом отказаться от медицинского вмешательства. Как обосновать необходимость тестирования. Если в вашем регионе ввели необходимое тестирование работников, заключите договор с медицинской организацией, чтобы направлять работников на  лабораторный анализ. Подойдет не  каждая поликлиника. Реестр а­ ктуальных разместили на сайте Роспотребнадзора. Каждого работника нужно письменно уведомить о  прохождении тестирования. Время, которые сотрудники потратят на  проведение процедуры, должно входить в рабочее. Его не приравнивают к време- ни проведения медосмотров. Если результат окажется положитель- ным, работник должен оформить больничный лист и соблюдать само- изоляцию. Чтобы пройти тестирование, работников необязательно отправ- лять в поликлинику. Компания может вызвать медицинскую бригаду, которая произведет забор крови на месте. Дату и время можно обго- ворить с сотрудниками поликлиники. При тестировании в поликлини- ке работники обязаны прибыть к назначенному времени с паспортом и полисом ОМС. Как убедить сотрудников. Работники имеют право отказаться от  подробных тестирований, даже если региональный нормативный правовой акт обязывает их участвовать в медицинских обследовани- ях, которые организовывает работодатель. 36 Вопросы Севера

П РА К Т И К А В  данном случае действует законодательство об  основах охраны здоровья граждан. На любые медицинские манипуляции нужно полу- чить письменное согласие пациента, ч. 9 ст. 20 Закона № 323-ФЗ. Если сотрудник уклоняется от  тестирования, проведите с  ним разъяснительную беседу. Он, конечно, может отказаться, и компания вместо него протестирует другого работника. Однако работодатель сделает выводы об этом сотруднике и в следующий раз откажет в его просьбе. В качестве аргумента можно сказать, что тестирование пройти все равно придется, если, например, работник отправится в отпуск. А если тестирование покажет, что у  сотрудника есть антитела, ему выдадут справку, в которой укажут, что он переболел и не опасен для окружа- ющих. Какие документы оформить. Если в вашем регионе действует обязательное требование о тестировании работников, кроме письмен- ного уведомления работника, издайте приказ о тестировании сотруд- ников на коронавирус или внесите такую обязанность в приказ о ра- боте организации в период повышенной готовности к ликвидации ЧС. Заведите журнал тестирования работников на коронавирус. В нем нужно фиксировать дату лабораторного исследования и его результат. Простой формат для решения Реклама сложных задач 37 Электронный журнал «Для кадровика: Нормативные акты» Стоит только попробовать e.kadrovikna.ru № 4  •  2020

ДОКУМЕНТЫ Как перекроить штатное расписание и не наделать ошибок Если из-за пандемии пришлось сокращать персонал, перераспре- делять сотрудников по отделам или объединять несколько отделов в один, проверьте, как оформили штатное расписание. Этот документ инспектор ГИТ потребует в первую очередь, когда придет к вам с про- веркой. Подробно разобрали все разделы документа, оформили примеры заполнения. Сформируйте отделы Какие структурные подразделения – отделы, цеха, участки и т. д., сколько сотрудников в них должно быть, определяете вы. Закон этот вопрос не регулирует. В каком порядке указывать подразделения в штатном расписании, закон тоже не определяет. На практике первым в штатное расписание включают отдел, в который входит руководство, остальные отделы располагаются в порядке подчиненности. При выборе названия для структурных подразделений лучше использовать общепринятые понятия, термины и определения. Не- желательно использовать иностранные слова. В некоторых случаях от наименования отдела зависит, предоставят работнику льготу и ком- пенсацию или нет. Например, при назначении льготной пенсии медра- ботникам, работникам образовательных организаций. Штатное расписание – это документ, который определяет штатный состав и штатную численность организации в целом, включая ее обо- собленные структурные подразделения, раздел 1 Указаний. Поэтому, если в компании есть филиалы, представительства, которые находят- ся в другой местности, нужно включить их в штатку. В то же время филиалы могут осуществлять все или часть функций юрлица, п. 2 ст. 55 ГК. Поэтому, если разрешили руководителю филиала утверждать штатное расписание, это не будет нарушением. Некоторые компании предоставляют такое право и руководителям представи- тельств, хотя в отличие от филиалов представительство не осущест- вляет функции юрлица, а лишь представляет его интересы и осущест- вляет их защиту, п. 1 ст. 55 ГК. По уставу ОАО «РЖД» руководитель общества утверждает штатное расписание компании и согласовывает штатные рас- писания ее филиалов и представительств, подп. 7, 8 п. 83 Устава ОАО «РЖД», утв. постановлением Правительства от 18.09.2003 № 585. Это значит, что штатные расписания в филиалах и предста- вительствах ОАО «РЖД» утверждают их руководители на местах. 38 Вопросы Севера

ДОКУМЕНТЫ Не дублируйте сведения об обособленном подразделении в общем штатном расписании компании, если разрешили утверждать штатки на местах. В головном офисе можете хранить их копии. Если присвоили отделам коды, внесите их в графу 2. Если в компа- нии есть отделы, которые объединены в более крупные подразделе- ния, их код будет состоять из комбинации цифр этих отделов. В финансовый департамент компании входят бухгалтерия и экономический отдел. В штатном расписании отразили коды 02.1 и 02.2, где 02 – финансовое управление, 1 – бухгалтерия, 2 – эко- номический отдел. Обособленное структурное подразделение в штатном расписании, фрагмент Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), Количество Тарифная ставка разряд, класс (категория) квалификации штатных единиц (оклад) и пр., руб. Наименование код 3 4 5 1 2 Генеральный директор 1 200 000 Администрация 01 Заместитель генерального директора 2 150 000 Помощник генерального директора 1 40 000 Бухгалтерия 02 Главный бухгалтер 1 100 000 Заместитель главного бухгалтера 1 75 000 … .. Бухгалтер по расчету заработной платы 1 50 000 Волгоградский … … … филиал … … … Директор 1 … … Главный бухгалтер 1 120 000 … … 70 000 … № 4  •  2020 Укажите наименования и количество должностей Какие должности включать в штатное расписание, решаете вы, но в некоторых случаях компания обязана принять на работу спе- циалистов, чтобы выполнить требование закона. В каждой компании с численностью сотрудников больше 50 должен быть специалист по охране труда. Вводить ли такую долж- ность в компании с меньшей численностью, решает руководи- тель. Он может привлечь специализированную организацию или специалиста по гражданскому договору, ст. 217 ТК, письмо Мин- труда от 10.06.2016 № 15-2/ООг-2136. В любой компании независимо от ее численности должен быть специалист по воинскому учету, подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 2 Положения о воинском учете. У организаций, которые занимаются перевозками, должен быть специалист, отвечающий за безопасность дорожного движе- 39

ДОКУМЕНТЫ ния, п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Закон не определяет, 40 при какой численности такое требование обязательно, и не уста- навливает профиль перевозок – грузовые или пассажирские. Это значит, что назначать ответственного за безопасность дорожного движения должны все компании-перевозчики. Вносите в штатное расписание должность или штатную единицу, даже если она временная или сезонная. Сотрудники замещают такие должности по срочному трудовому договору, поэтому они должны быть в штатке, ч. 1 ст. 59 ТК. Исключение – принимаете сотрудника на время отсутствия основного, за которым сохраняется должность. Чтобы не запутаться с временными должностями, внесите в при- мечание сведения о том, что они временные. Когда трудовой договор с сотрудником закончится, уберите ненужную должность или штатную единицу. Если в штатном расписании есть должности, которые не планиру- ете заполнять в ближайшее время, это не ошибка. Закон не обязывает закрывать вакантные должности сразу, но лишние вакансии добавят вам работы. О них нужно ежемесячно отчитываться в службу занятости, п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1. Не сделаете этого, компанию мо- гут оштрафовать на 5 тыс. руб., директора – на 500 руб., ст. 19.7 КоАП. Служба занятости будет направлять кандидатов на свободные вакан- сии. Если они вам не походят, принимать их вы не обязаны, но придет- ся каждый раз думать, как им законно отказать. Вакансии нужно будет предлагать сотрудникам перед увольнени- ем в случаях, когда этого требует закон. Например, когда проводите сокращение персонала, переводите сотрудника на другую работу по состоянию здоровья, ч. 1, 3 ст. 73, ч. 3 ст. 81 ТК. Оправдаться тем, что не планируете их пока занимать, не сможете. Сотрудник оспорит увольнение и восстановится на работе. Чтобы не делать лишнюю работу, но иметь сведения о реальном положении с персоналом и фондом оплаты труда, используйте другие документы, например, план по персоналу и бюджету на оплату труда, штатную расстановку. Штатная расстановка поможет определить, сколько в компа- нии вакансий, внутренних и внешних совместителей, временных работников, кто работает по срочному договору, какие ставки за- резервированы для инвалидов и т. д. В плане по персоналу и бюджету на оплату труда можно за- планировать фонд оплаты труда по отдельным периодам и в це- лом на год, когда и какие сотрудники понадобятся в течение года или в следующем году. Должности и профессии указывайте в именительном падеже. Про- пишите разряд, квалификацию или категорию, если есть. Если работа Вопросы Севера

ДОКУМЕНТЫ предполагает разные права, обязанности, уровень ответственности, называйте должности по-разному. Специалист, например, может быть младшим, старшим и т. д. Когда будете выбирать названия для должностей, учтите четыре запрета. Запрет 1. Нельзя назвать должность «по-своему», если работа свя- зана с компенсациями, льготами или по ней есть ограничения. Назва- ния таких должностей берите из ЕКС, ЕТКС, списков на льготные пен- сии или профессиональных стандартов, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК. Судебное решение. Льготные должности называйте правильно ПФР отказал работнику включать в льготный стаж для на- значения досрочной пенсии период работы электросварщиком. Причина отказа – в трудовой книжке работника указана долж- ность «электросварщик», а не «газосварщик ручной сварки», как этого требует Список льготных профессий № 2, утв. постановле- нием КМ СССР от 26.01.1991 № 10. В некоторых записях также от- сутствует уточнение – «ручной сварки». Судья поддержал работника: небрежная и неполная запись, которую внес работодатель в трудовую книжку, не должна ли- шать работника права на льготную пенсию. Компании, в которой он трудился в спорный период, пришлось представить справки о том, что работник имеет право на льготную пенсию. Решение Красноярского районного суда Астраханской обла- сти от 27.02.2019 по делу № 2-83/2019. Запрет 2. Нельзя использовать в названиях должностей иностран- ные буквы и слова, так как в трудовую книжку все записи вносят на рус- ском языке, Правила, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, Инструкция, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Иностранные слова используйте в русской транскрипции, например, эйчар-менеджер. Запрет 3. Нельзя сокращать названия должностей или использо- вать аббревиатуры, например, указывать в штатном расписании – ру- ководитель АХО, п. 11 Правил, п. 1.1 Инструкции. Запрет 4. Нельзя указывать двойные должности, если такое назва- ние не берете из ЕКС, ЕТКС или профстандарта. Если за двойную долж- ность платите одну зарплату, работник может пожаловаться в ГИТ. Проигнорируете эти запреты, компанию оштрафуют на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Придется исправлять штатное расписание, трудовые договоры и трудовые книжки. Проблемы могут возникнуть и у работников. Например, если на- рушите первый запрет, сотрудники, которые работают во вредных или опасных условиях, не смогут получить льготную пенсию. Доказывать № 4  •  2020 41

ДОКУМЕНТЫ тождественность названия должности в штатном расписании тому, что предусматривают нормативные акты, им придется в суде. Штатное расписание с примерами названий должностей, фрагмент Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, Количество Тарифная ставка класс (категория) квалификации штатных единиц (оклад) и пр., руб. Наименование код 3 4 5 1 2 … … … … … Эйчар-директор 1 90 000 Эйчар-менеджер 1 55 000 Отдел персонала 04 … … … Маляр строительный 5-го разряда 3 35 000 …… Мастер монтажных работ 2 48 000 Строительно-монтажный 13 участок № 1 Посчитайте количество штатных единиц Количество штатных единиц рассчитайте по каждой должности, профессии. Для этого можете использовать Рекомендации по опреде- лению штатной численности работников, разработанные Росздравом от 01.01.2006. Документ адресован бюджетным организациям, но его могут применять все работодатели. Штатную численность сотрудников Рекомендации предлагают определить по формуле: Общие затраты на объем работы Коэффициент, учиты- за год, ч вающий планируемые Штатная = Нормативный фонд рабочего × невыходы сотрудни- численность ков во время отпуска, времени одного сотрудника за год, ч болезни и т. п. Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов, п. 2.1 Рекомендаций. Неполные штатные единицы фиксируйте в виде десятичных дро- бей, например, 0,25, 0,5, 2,75, Указание, утв. постановлением Госком- стата от 05.01.2004 № 1. Если на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один – на полставки, в графе 4 штатного рас- писания следует указать 2,5 штатные единицы. Внесите сведения по оплате труда Оклад, тарифная ставка. Их размер зависит от системы оплаты труда и конкретной должности. Оклад, тарифная ставка могут быть меньше МРОТ или региональной минимальной заработной платы, 42 Вопросы Севера

ДОКУМЕНТЫ Как в штатном расписании указать должности с неполной ставкой, фрагмент Должность (специальность, Количество Тарифная ставка за стаж Надбавки, руб. профессия), разряд, класс штатных (оклад) и пр., работы (категория) квалификации единиц руб. за интенсивность за профмастерство 6 труда 3 4 5 10 000 Генеральный директор 1 200 000 78 … … … –– Мастер участка 1 … 1000 …… Электрик 0,5 (1) 25 000 1000 20 000 (2) 3000 № 4  •  2020 если зарплата сотрудника, помимо оклада, включает надбавки, ком- пенсации, премии и др. В этом случае не меньше минималки должна быть итоговая сумма. Исключение: северные работники. Им при расчете зарплаты, кото- рая равна минималке, районный коэффициент и процентную надбавку не учитывайте. Конституционный суд также запретил включать в нее надбавки за работу в условиях, которые отклоняются от нормальных – оплату за сверхурочную работу, работу в выходные и праздники и т. д. Оклад или тарифную ставку и для полной, и для неполной ставки указывайте в расчете на одну полную штатную единицу, раздел I Ука- заний. Работа сотрудников на одноименных должностях считается равно- ценной, поэтому по одинаковым должностям указывайте одинаковый оклад, тарифную ставку. Нарушите это правило, компанию обвинят в дискриминации и оштрафуют на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Чтобы законно установить разную оплату труда на одинаковых должностях, вы можете установить: 1. Надбавки или доплаты. Их размер может зависеть от стажа ра- боты в компании, сложности работы, квалификации сотрудника и т. д., письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1. 2. Разряды и категории по должности. Категория «старший» в наименовании должности устанав- ливается, если сотрудник наряду со своими основными обязан- ностями руководит подчиненными или самостоятельно ведет какой-либо участок работы. Категория «ведущий» присваивается должности работника, который отвечает за работу по одному из направлений деятельности компании либо выполняет обязан- ности по координации и методическому руководству группами в отделах. Можно ли оправдать разный уровень оклада сотрудникам с одно- именными должностями в компании с филиальной системой разным уровнем жизни или МЗП в регионах, закон не говорит. 43

ДОКУМЕНТЫ Судебная практика не однозначна, но в последнее время суды все чаще не признают дискриминацией разницу окладов по одной долж- ности в головной организации и в филиалах или между филиалами. Однако на сторону работодателя они встают не из-за разницы эко- номических показателей в регионах, а потому что у сотрудников от- личаются обязанности, объем или сложность работы или есть разница в условиях труда и качестве выполнения работы. Судебное решение. Оклады могут отличаться, если в обособленных подразделениях разный объем работы Компания установила электромонтерам оперативно-выезд- ных бригад Белорецкой и Татлинской группы разные оклады. Со- трудник из Белорецкого отдела решил, что это дискриминация, и обратился в суд, просил взыскать разницу в окладах. Суд в иске отказал. Белорецкое и Татлинское отделения име- ли разное количество обслуживаемых подстанций и РП, единиц обслуживаемого оборудования, оперативных заявок, категорий обслуживаемых подстанций и РП по сложности. Вклад работни- ков в трудовой процесс в территориальных отделениях разный, поэтому установление электромонтерам оперативно-выездных бригад разных окладов не является дискриминацией. Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 15.02.2018 по делу № 33-2993/201. При почасовой оплате труда в графе 5 штатного расписания укажи- те размер оплаты за час работы, если по должности, профессии уста- новили сдельную оплату труда – поставьте прочерк. В примечании укажите, что оплата почасовая или сдельная, сделайте ссылку на ло- кальный акт, который регулирует порядок оплаты труда в компании, например, Положение об оплате труда. Надбавки и доплаты. Если зарплата работников включает над- бавки и доплаты, установленные законом, коллективным договором или локальным актом компании, укажите их в рублях, процентах или коэффициентах (раздел 1 Указания № 1). В положении об оплате труда компания может предусмотреть надбавку: –– за интенсивность труда; –– квалификационную категорию и профессиональное мастер- ство; –– стаж непрерывной работы, выслугу лет, стаж работы по долж- ности; –– знание иностранных языков; –– сложность и напряженность работы и др. В унифицированной форме штатного расписания для надбавок выделено три графы – с 6-й по 8-ю. При необходимости графы можно 44 Вопросы Севера

ДОКУМЕНТЫ добавлять. Если в вашей компании работники не получают надбавки и доплаты, в этих графах проставьте прочерки, в самостоятельно раз- работанную форму графы с надбавками не включайте. Районный коэффициент. Если на территории, где находится ком- пания или ее филиал, предусмотрена выплата районного коэффициента, в штатном расписании укажите его размер. Если используете унифици- рованную форму, коэффициент укажите в любой из граф 6–8 «Надбавки», в самостоятельно разработанной форме предусмотрите отдельную графу. В примечании сделайте ссылку на документ, который предусма- тривает выплату коэффициента. Если включите районный коэффициент в размер оклада, та- рифной ставки, ГИТ может оштрафовать компанию на 50 тыс. руб., а работник взыщет сумму районного коэффициента за время работы, ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Судебное решение. Нельзя включать районный коэффициент в оклад, тарифную ставку По результатам внеплановой проверки по жалобе работника инспектор ГИТ вынес работодателю предписание, которым обя- зал его выплатить работнице районный коэффициент за все вре- мя работы. Работодатель с предписанием не согласился и просил его отменить. Оклад работницы установлен в трудовом договоре со- гласно штатному расписанию с учетом районного коэффициента. Суд встал на сторону инспектора. Работодатель в штатном расписании указал, что тарифные ставки, оклады установлены с учетом районного коэффициента. Включать районный коэф- фициент в тарифную ставку, оклад работника неправомерно. Он должен начисляться на фактический заработок. Апелляционное определение Вологодского областного суда от 18.09.2013 № 33-4370/2013. Премии. Можете указать размеры премий в штатном расписании, но это не в ваших интересах. Если пропишите премию в штатном рас- писании, ее придется платить постоянно независимо от результатов О КАКИХ РАБОЧИХ МЕСТАХ НУЖНО СООБЩАТЬ В СЛУЖБУ ЗАНЯТОСТИ В службу занятости ежемесячно нужно сообщать обо временно отсутствует по каким-либо причинам на ра- всех свободных и вакантных должностях (п. 3 ст. 25 За- бочем месте, например, когда уходит в отпуск по уходу кона о занятости). Закон не объясняет, какую должность за ребенком, едет в длительную командировку, долго считать вакантной, какую – свободной. болеет. Судебная практика по спорам об увольнениях С учетом такого подхода подавайте сведения как по сокращению эти понятия разделяет. Должность на вакансии, по которым нет заключенных трудовых считают вакантной, когда по ней нет заключенных договоров, так и на временно свободные должности, трудовых договоров, а свободной, если сотрудник на которые планируете принять нового работника. № 4  •  2020 45

ДОКУМЕНТЫ работы сотрудника. Снизите размер или передумаете платить, работ- ник может пожаловаться в ГИТ или суд. Информация в штатке о премии подтвердит, что эта выплата гарантированная. Поэтому, если не хотите платить премию независимо от результатов работы, не прописывайте их в штатном расписании. Как в штатном расписании указать надбавки и доплаты, фрагмент Должность (специальность, Кол-во Тарифная Надбавки, руб. (1) профессия), разряд, класс (категория) штатных ставка (оклад) единиц Районный Региональная, За стаж работы квалификации и пр., (4) 4 руб. коэффициент, % (3) 3 1 Генеральный директор … 5 % (2) … 1 200 000 Главный бухгалтер 1 67 8 Заместитель главного бухгалтера 1 … 30 от 10 до 30 Бухгалтер по расчету заработной платы … 100 000 … 1 75 000 …… … Мастер участка 50 000 30 от 10 до 30 20 000 … 25 000 30 от 10 до 30 30 от 10 до 30 3000 …… 30 от 10 до 30 1000 Ведущий журнал для руководителей  и специалистов кадровой службы В каждом номере:  Разъяснения специалистов Минтруда, Роструда и ведущих экспертов  Важные изменения трудового законодательства  Практические решения по всем кадровым вопросам Реклама Быстрая подписка 8 800 511 98 64   e.spravkadrovika.ru 46 Вопросы Севера

ПРАКТИКА РЕГИОНОВ Как назначают пенсию за выслугу лет государственным гражданским служащим в Мурманской области Д.С. Загорский, консультант-юрист правового управления Мурманской областной Думы № 4  •  2020 Закон гарантирует государственным гражданским служащим пен- сионное обеспечение в порядке и на условиях, установленных законом о государственном пенсионном обеспечении граждан РФ, проходив- ших государственную службу, и их семей, п. 11 ч. 1 ст. 52 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Однако такой закон до сих пор не приня- ли. Поэтому пенсию за выслугу лет госслужащим назначают на основа- нии Федерального закона от 15.12.2001 № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее – Закон о государственном пенсионном обеспечении). Условия предоставления права на пенсию государственным граж- данским служащим субъектов РФ и муниципальным служащим за счет средств соответствующих бюджетов определяют законы и иные нор- мативные правовые акты субъектов РФ и органов местного самоуправ- ления, п. 4 ст. 7 Закона о государственном пенсионном обеспечении. При этом они имеют право на пенсию за выслугу лет, которую устанавливают к страховой пенсии по старости или инвалидности, на- значенной по Закону о страховых пенсиях либо досрочно по Закону о занятости населения при наличии необходимого стажа службы. Ми- нимальная продолжительность стажа для назначения пенсии за вы- слугу лет в соответствующем году определяется согласно приложе- нию 2 к Закону о государственном пенсионном обеспечении. Так, если государственный гражданский служащий выходит на пен- сию за выслугу лет в 2020 году, он должен иметь стаж государственной службы 17 лет. За каждый следующий год прибавляется по 6 месяцев стажа гражданской службы до 2026 года, начиная с которого стаж го- сударственной гражданской службы для назначения пенсии за выслу- гу лет будет составлять 20 лет. Кто вправе получить пенсию за выслугу лет В Мурманской области вопросы назначения государственным гражданским служащим пенсии за выслугу лет в переходный период регулирует статья 72 Закона Мурманской области от 13.10.2005 № 660- 01-ЗМО «О государственной гражданской службе Мурманской обла- сти» (далее – Закон Мурманской области о гражданской службе ). 47© Д.С. Загорский, 2020

ПРАКТИКА РЕГИОНОВ Право на пенсию за выслугу лет имеют гражданские служащие Мурманской области при наличии стажа службы, продолжительность которого в соответствующем году определяется согласно приложе- нию 2 к Закону о государственном пенсионном обеспечении, уволен- ные по следующим основаниям: –– достижение предельного возраста нахождения на гражданской служ- бе; –– несоответствие замещаемой государственной должности граждан- ской службы вследствие состояния здоровья, препятствующего про- должению службы; –– выход на страховую (трудовую) пенсию; –– упразднение государственного органа или сокращение должностей гражданской службы. –– прекращение полномочий лицами, для обеспечения деятельности ко- торых была упреждена должность госслужащего. Следует отметить, что до вступления в силу с 01.01.2017 Закона Мурманской области от 28.11.2016 № 2068-01-ЗМО, стаж гражданской службы для назначения пенсии за выслугу лет был установлен для женщин не менее 10 лет и для мужчин не менее 12,5 лет. Лица, уволенные по вышеназванным основаниям, за исключением увольнения по состоянию здоровья и в связи с упразднением госу- дарственного органа или сокращением штата, имеют право на пенсию за выслугу лет, если они замещали должности гражданской службы не менее 12 полных месяцев непосредственно перед увольнением. Лица, уволенные с гражданской службы по состоянию здоровья или в связи с упразднением государственного органа, сокращением штата до истечения 12 полных месяцев службы, а также уволенные с гражданской службы до истечения 12 полных месяцев со дня вве- дения гражданской службы в государственном органе, при наличии необходимого стажа, имеют право на пенсию за выслугу лет. Право на пенсию за выслугу лет при соблюдении установленных законодательством Мурманской области условий имеют также лица, замещавшие в государственных органах штатные оплачиваемые должности, включенные в реестр государственных должностей Мур- манской области по состоянию на 1 января 1997 года. Еще одна кате- гория – гражданские служащие при наличии у них стажа гражданской службы не менее 25 лет, если они уволились с гражданской службы по своей инициативе до приобретения права на страховую (трудовую) пенсию по старости (инвалидности). При этом непосредственно перед увольнением они замещали должности гражданской службы не менее 7 лет. Гражданские служащие, у которых есть необходимый для назначе- ния пенсии за выслугу лет стаж гражданской службы могут обратиться за назначением пенсии за выслугу лет, установлением ежемесячной 48 Вопросы Севера