Упрощенка. Ознакомительный номер

51 Документооборот Таблица 1. Как еще судились компании из-за платежек контрагенту Ситуация Что решил суд Фирма указала не тот договор в назначении Арбитры поддержали компанию. В суде пред- платежа и ошиблась в реквизитах получателя. приниматель не представил суду договор, Деньги ушли к другому контрагенту — ИП. Ком- который фирма ошибочно указала в назначении пания просила ИП добровольно вернуть сред- платежа. Следовательно, ИП обязан вернуть день- ства. Бизнесмен не отреагировал. Организация ги (постановление Арбитражного суда Московско- обратилась в суд. го округа от 29.01.2019 № Ф05-22579/2018 по делу Размер ущерба: 1 млн руб. № А40-125177/2018) Компания записала неверные реквизиты до- Суд отказал в иске. Контрагент предста- говора в платежке. У контрагента был непога- вил в суд накладные, акты сверки, которые шенный контракт с аналогичными реквизитами, подтвердили долг по договору, отмеченному но с другим ООО. Контрагент посчитал, что в платежке. Контрагент не обязан выяснять, фирма платила за третье лицо, и отказался за кого компания платит — за себя или за третье вернуть деньги. Компания обратилась в суд. лицо (определение Верховного суда от 21.01.2019 Размер ущерба: 5,9 млн руб. № 305-ЭС18-23666 по делу № А40-19949/2018) Организация поставила точку в поле «Сумма Суд поддержал банкиров. В реквизите прописью», когда платила контрагенту. Банк «Сумма прописью» нельзя ставить про- отказался переводить деньги. Фирма подала белы, знаки препинания и другие символы. иск в суд, чтобы признать действия банкиров Фирма поставила точку в поле «Сумма пропи- незаконными. сью», нарушив банковские правила. Банк вернул Размер ущерба: 85 млн руб. перевод, следовательно, не причинил ущерб (постановление Арбитражного суда Московского округа от 16.09.2015 № Ф05-12461/2015 по делу № А40-193901/2014) адресу списали недоимку со счета фирмы. Компания обра- тилась в суд, чтобы признать действия налоговиков неза- конными. К чему привела небрежность. Из-за ошибки в коде ОКТМО организации пришлось судиться с ИФНС, что- бы налоговики засчитали платеж. Суд поддержал ком- панию. Переход из  одной ИФНС в  другую не  влияет на расчеты с бюджетом. Данные о недоимках и перепла- тах налоговые инспекции обязаны передать друг другу. Кроме того, организация уплатила НДФЛ в срок и в том размере, в  котором исчислила. Следовательно, ошиб- ка в  коде ОКТМО в платежном поручении не  приводит к  недоимке (постановление Арбитражного суда Москов- ского округа от  14.06.2018 № Ф05-8209/2018 по  делу № А40-178666/2017). Как спорили бизнесмены из-за платежек по  взно- сам, смотрите в табл. 2 на с. 53.

52 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Что будет, если бухгалтер ошибся в счете на оплату Из-за ошибки в счете деньги уйдут в другую компанию, и даже через суд вернуть их не удастся. Это подтверждает судебная практика. Бухгалтер ООО «Вектор» выставила счет ООО «Газойл-Маркет» с неверными реквизитами. В результате ООО «Газойл-Маркет» оплатило 1 млн руб. другой фир- ме. Компания-получатель оказалась должником. Деньги сразу ушли на погашение долгов. Часть средств списала налоговая по инкассо, часть — лизинговая компания. Суды всех инстанций отказали в возврате денег. Банкиры не обязаны сверять все реквизиты в платежках. Это компания должна следить, чтобы выставлять в счете верные данные (определение Верховного суда от 07.06.2018 № 302-ЭС18-8950). Что касается отправителя денег ООО «Газойл-Маркет», то компания не по- страдала. Марина Доровская, директор ООО «Газойл-Маркет» — Мы ничего не нарушили, поэтому и отвечать нам не за что. Платеж провели строго по данным счета контрагента. Это нереально проверять счета всех фирм. Контр- агент должен сам отвечать за выставленный счет. Читайте также Что делать при ошибке. Напишите в ИФНС заявле- Образцы заявлений на уточ- ние об уточнении платежа. Вы вправе уточнить все ошиб- нение платежа смотрите ки, кроме наименования банка получателя. С  2019 года в журнале «Упрощенка», вы вправе скорректировать платежку, если ошиблись в но- 2019, № 6, с. 76. мере счета казначейства (п.  7 ст.  45 НК). Но  исправить счета в прошлогодних платежках нельзя. Расходный ордер Заявление на уточнение составьте в свободной фор- Ущерб: ме. Запишите реквизиты платежки, в которой ошиблись, 40 тыс. руб. и укажите верные данные. Некоторые ИФНС предлагают свои формы заявлений. Инспекторы уточнят платеж на да- ту ошибки и обнулят пени, если начислили. Решение при- мут в течение 10 рабочих дней (п. 4 и 8 ст. 78 НК). Выдали заем из кассы Что случилось. Компания выдала директору из кассы зай- мы на сумму 17 500 руб. Компания вправе выдавать займы только за счет средств, снятых с банковского счета (п. 4 Указания Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У).

53 Документооборот Таблица 2. Как спорили бизнесмены из-за платежек по взносам Ситуация Что решил суд Бизнесмен записал в платеж- Суд поддержал налоговиков. Инспекторы ке неверный КБК по взносам. Вместо не нарушили порядок — сначала направили кода 182 1 02 02140 06 1110 160 для взносов требование ИП, а только потом списали суммы. в пределах и сверх 300 тыс. руб. ИП указал ста- Бизнесмен отправил заявление на уточнение рый КБК 182 1 02 02140 06 1200 160, по которо- платежа уже после того, как инспекторы спи- му платили взносы до 2017 года. Инспекторы сали сумму со счета. Списание нельзя считать не зачли платеж и списали сумму по инкассо. незаконным, так как на тот момент у ИП была ИП обратился в суд. недоимка по взносам (постановление Арбитраж- Размер ущерба: 58,5 тыс. руб. ного суда Северо-Западного округа от 08.07.2019 № Ф07-7852/2019 по делу № А56-142759/2018) ИП оплатил взносы наличными через операци- Суд признал обязанность ИП по уплате ониста в банке. Операционист ошиблась в КБК. взносов исполненной. Бизнесмен писал Деньги не дошли до бюджета. ИП писал заяв- заявление на уточнение платежа. Взносы посту- ления на уточнение платежа и на зачет взносов, пили в бюджет. Следовательно, предприниматель обращался с жалобой в УФНС, но контролеры ничего не должен (постановление Арбитраж- не отреагировали. Бизнесмен обратился в суд. ного суда Поволжского округа от 06.06.2018 Размер ущерба: 5,8 тыс. руб. № Ф06-33882/2018 по делу № А65-32834/2017) К чему привела небрежность. Инспекторы оштра- фовали фирму за  нарушение работы с  наличными (ч. 1 ст. 15.1 КоАП). Фирма обратилась в суд, но суд оставил штраф в силе. В данном случае средства с расчетного сче- та в кассу не поступали. Значит, штраф законный (реше- ние Арбитражного суда г. Москвы от 12.01.2018 по делу № А40-160772/17-33-1512). Кстати, возвращать заем из кассовой выручки так- же нельзя, не  сняв деньги со  счета. Фирма нарушит по- рядок наличных расчетов (п. 4 Указания № 3073-У). На проверке инспекторы оштрафуют (ч. 1 ст. 15.1 КоАП). А  судьи оставят штраф в  силе (определение Верхов- ного суда от  28.02.2017 № 306-АД16-21335 по  делу № А65-18422/2016). Что делать при ошибке. Если уже выдали или вер- нули заем из выручки, договоритесь с заемщиком перео- формить расходный ордер на другое число. Вместо выданных денег оформите расходный кассо- вый ордер на подотчетные, а затем приходный кассовый ордер на  возврат подотчетных средств. Затем закажите в банке деньги и выдайте займы только за счет денежных средств, снятых с расчетного счета. Из кассовой выручки займы не выдавайте.

54 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Приходный ордер Превысили лимит расчетов наличными Ущерб: Что случилось. Организация внесла в кассу другой фир- 40 тыс. руб. мы 334 317, 33 руб. за электроэнергию. Организация пре- высила лимит расчетов наличными — 100 тыс. руб. К чему привела небрежность. На  проверке на- логовики нашли квитанции к ПКО на общую сум- му  334  317,33  руб. Заодно инспекторы запросили ПКО у поставщиков. В итоге плательщика оштрафовали за пре- вышение лимита. Компания пошла в  суд, но  проиграла (постановление Тринадцатого арбитражного апелляцион- ного суда от 15.06.2017 № 13АП-9710/2017). Что делать при ошибке. Если заплатили наличными больше 100 тыс. руб. по одной сделке, оформите с постав- щиком несколько договоров. Попросите переоформить ПКО, если там есть ссылка на контракт. Если постав- щик отказывается, убедите его, что это важно. Оштрафо- вать за превышение лимита могут не  только плательщи- ков, но  и  получателей (определение Верховного суда от 03.04.2018 № 305-АД18-2476 по делу № А41-56585/17).

55 Документооборот Надежда Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка» Досадные ошибки в путевых листах, за которые штрафуют водителя и компанию За ошибки в путевом листе стоит опасаться не только налоговиков, но и со- трудников ГИБДД. На деньги могут попасть и фирма, и водители, которые управляли автомобилем. Мы собрали четыре ошибки, из-за которых чаще всего возникают споры. Не расшифровали маршрут поездок Ошибка 1 В чем ошибаются. Компании не отражают маршрут пое- здок или пишут «поездки по  городу», не  раскрывая под- робные адреса. Риски. Чиновники считают, что путевой лист без маршрута не  доказывает служебную поездку (пись- мо Минфина от  16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Поэто- му есть риск, что инспекторы откажут в  учете расходов на  ГСМ, доначислят УСН и  оштрафуют за  неуплату на- лога (п. 1 ст. 122 НК). В судебной практике есть пример, когда компания использовала общие формулировки  — «по  городу», «по городу и  области», в  итоге налоговики посчитали поездки фиктивными и сняли расходы на бен- зин. Арбитры поддержали инспекторов (постановление Арбитражного суда Московского округа от  21.08.2018 № Ф05-12699/2018). Как правильно. Указывайте подробный маршрут в путевом листе, несмотря на то что он не относится к обя- зательным реквизитам (письмо Минтранса от 14.05.2019

56 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Ошибка 2 № ДЗ/10239-ИС). Если доставляли товар в другой город или область, укажите место выезда и прибытия. Когда перевозили товар внутри одного горо- да, заполните улицу и  номер дома, где грузили и  раз- гружали товар. Когда подробного адреса нет, напри- мер водитель возил сотрудников на  полевые работы, то пишите координаты из навигатора или название бли- жайшего населенного пункта. Если инспекторы снимут затраты на  бензин, сможете защититься в  суде (поста- новление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016). Не поставили отметки о медосмотре и техконтроле В чем ошибаются. Организации оставляют пустыми гра- фы о медосмотре и техконтроле либо делают неправиль- ные отметки — без дат, штампов, подписей и пр. Риски. Отметки о медосмотре и техконтроле прове- ряют сотрудники ГИБДД и  представители Ространснад- зора на дорогах. Если отметок не будет, компании грозит штраф 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). Кроме того, ош- трафуют водителя, а также других сотрудников, которые управляли служебной машиной, на 3 тыс. или 5 тыс. руб. Как компании и сотрудники спорили из-за отметок в путе- вом листе, смотрите в таблице на с. 57—58. Как правильно. Водители должны проходить ме- дицинский осмотр дважды в  день или в  начале и кон- це многодневной поездки. До начала рейса также нужно провести осмотр технического состояния автомобиля. Но последовательность проверок не установлена. Поэто- му компания вправе сама решить, какие отметки делать сначала — о медосмотре или техконтроле (письмо Мин- транса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ). Как сформулировать отметки, сказано в докумен- тах ведомств (п.  16 Порядка, утв. приказом Минздра- ва от 15.12.2014 № 835н, п. 12 Порядка, утв. приказом Минтранса от 08.08.2018 № 296). Как должны выглядеть штампы, мы показали в образце на с. 59. Если ваши отметки отличаются, инспекторы ГИБДД обратят на  это внимание. Если найдут и другие ошибки в путевом листе, то  точно оштрафуют. Отменить штраф не  получится даже в суде (постановление Хабаровского краевого суда от 15.04.2019 по делу № 4а-259/2019).

57 Документооборот Таблица. Как спорили из-за отметок в путевом листе Кого Ситуация Что решил суд оштрафовали Нет отметок о медосмотре Водителя Водитель перевозил товары на служеб- Суд встал на сторону госавто- ном автомобиле без путевого листа. надзора. Водитель вышел в рейс При себе у сотрудника были только без путевого листа, предрейсовый товарно-транспортные накладные. медосмотр не проходил. ТТН — это Сотрудники госавтонадзора оштрафо- лишь сопроводительные документы для вали водителя (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). груза. Значит, штраф законный (реше- Работник пошел в суд. ние Верховного суда Республики Адыгея Размер штрафа: 3000 руб. от 06.02.2019 по делу № 7-14/2019) Оперативного Директор ехал на машине, зарегистри- Судьи признали штраф ГИБДД директора рованной на фирму. Его остановили законным. Медосмотры обяза- сотрудники ГИБДД, попросили предъя- тельны для всех работников, которые вить путевой лист. Директор предоста- перевозят грузы или пассажиров. вил путевку без отметок о медосмотре. У директора был при себе путевой лист. Сотрудники ГИБДД выписали прото- Кроме того, вместе с директором ехал кол, назначили директору штраф (ч. 2 другой работник компании. Это говорит ст. 12.31.1 КоАП). Работник обратился о служебном характере поездки. Ди- в суд, чтобы оспорить штраф. ректора не освобождает от штрафа тот Размер штрафа: 3000 руб. факт, что по должностной инструкции он не отвечает за управление транспор- том (постановление Верховного суда от 21.06.2019 № 56-АД19-8) Компанию Водитель такси перевозил пассажиров Арбитры не приняли аргументы и багаж. Водителя остановили сотруд- компании о том, что водитель ники Межведомственной транспортной использовал авто в личных целях. Води- комиссии, попросили предъявить до- тель предъявил проверяющим разреше- кументы. Водитель предоставил только ние на перевозку. Значит, водитель ехал разрешение на перевозку, путевой лист по работе. Но так как путевки не было, не предъявил. Контролеры составили значит медосмотр и техконтроль во- протокол на компанию (ч. 2 ст. 12.31.1 дитель не проходил. Следовательно, КоАП). Фирма-перевозчик обратилась штраф законный (постановление Арби- в суд. тражного суда Северо-Западного округа Размер штрафа: 30 000 руб. от 09.07.2019 № Ф07-7955/2019 по делу № А56-128384/2018) Нет отметок о техконтроле Компанию Водитель доставлял товар покупателю. Суд поддержал ГИБДД. Органи- В путевом листе не было отметки о тех- зация нарушила правила тех- контроле. Сотрудники ГИБДД оштрафо- контроля перед рейсом. Следователь- вали компанию (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП). но, штраф законный (постановление Фирма обратилась в суд. Санкт-Петербургского городского суда Размер штрафа: 30 000 руб. от 22.01.2019 № 4а-56/2019 по делу № 12-142/2018)

58 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Кого Ситуация Что решил суд оштрафовали Нет отметок о техконтроле Директора Директор перевозил пассажиров на ма- Судьи посчитали штраф закон- шине фирмы. По требованию сотрудни- ным. В путевом листе не было ков дорожной автоинспекции директор отметок о медосмотре и техконтроле. предоставил путевой лист без отметок Значит, директор нарушил правила о техконтроле. Проверяющие оштрафо- безопасности перевозок (решение Мос- вали его (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП). Дирек- ковского городского суда от 22.04.2019 тор обратился в суд, чтобы признать по делу № 7-4412/2019) штраф незаконным. Размер штрафа: 3000 руб. Компанию Водитель перевозил пассажиров Суд встал на сторону госавтоин- на авто фирмы. В путевом листе не было спекторов. Автомобиль принадле- отметки о техконтроле. Сотрудники жал компании. Фирма не представила госавтонадзора выписали штраф (ч. 3 документы, которые подтверждают ст. 12.31.1 КоАП). Водитель пояснял, передачу машины на сторону. Штраф что фирма сдает машину в аренду, законный (решение Московского не использует в бизнесе. Инспекторы городского суда от 14.09.2018 по делу не приняли аргументы. Фирма обрати- № 7-10449/2018) лась в суд. Размер штрафа: 30 000 руб. Ошибка 3 Не показали данные одометра и километраж В чем ошибаются. Не  отражают показания одометра и  пройденные километры. Другой вариант ошибок — компании записывают в путевом листе число километров, которое нереально проехать за день, либо указывают раз- ный километраж по одним и тем же маршрутам. Риски. Налоговики сравнивают расстояние по  од- ному и  тому же  маршруту в  разных путевых листах. Например, одна компания указывала разный киломе- траж до  места погрузки в  г. Самаре — 680 км, 548 км, 608 км в путевых листах за 2013—2015 годы. Из-за раз- ночтений инспекторы посчитали, что перевозок не было. В суде отстоять поездку не удалось (определение Верхов- ного суда от 16.08.2018 № 306-КГ18-11867). Другой пример — компания не  отражала расстоя- ние от места отправки груза до пункта назначения. Нало- говики посчитали, что путевые листы не  подтверждают перевозку. И судьи их поддержали (постановление Арби- тражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.09.2018 № Ф02-3883/2018 по делу № А33-31014/2017).

59 Документооборот Образец. Как заполнить путевой лист Путевой лист легкового автомобиля № 25 за 18.09.2019 Сведения о собственнике транспортного средства: ООО «Реестр», ОГРН 1157754320307 г. Томск, ул. Герцена, д. 35, тел.: 8 (382) 260-32-15 Сведения о транспортном средстве: автомобиль легковой, марка ВАЗ-2110, государственный номерной знак К 406 КН 97 Сведения о водителе: Зимов Олег Васильевич, водительское удостоверение № 14АУ1245786 Показания одометра Пройдено, Маршрут Сведения о движении ГСМ Подпись (км), км движения водителя дата и время (ч, мин.) выезда возврата Остаток Покупка Остаток топлива топлива топлива на начало в течение на конец рейса рейса рейса 60 000, 61 400, 1400 г. Томск, 10 литров 150 литров 53 литра ул. Герцена, 18.09.2019, 18.09.2019, д. 35 — с. Родина, 6.00 20.00 ул. Ленина, д. 207 — диспетчер диспетчер г. Томск, ул. Герцена, М.С. Норкин М.С.Норкин д. 35 Норкин Норкин Сведения о медосмотрах Сведения о контроле технического состояния транспортного средства 18ПК.Р0ИО9СШ.П2ЕОЛ0Л1ПНР9ЕЕН,ДИ5РЮ.Е3ЙТ0СРОУДВОЫВЙЫМХЕОДБИЯЦЗИАННСНКОИСЙТОЕЙСМДООТПРУ,ЩЕН 18.09.2019, 5.45 Зимов Кротов В.П. Кротов КТОРАННТСРОПЛОЬРТТНЕОХГНОИЧСЕРСЕКДОСГОТВАСОСПТРООЯЙНДИЕЯН Орлов А.К. Орлов 18.09.2019, 20.30 Носова О.В. Носова ПРМОЕШДИЕЛЦИПНОССКЛИЕЙРЕОЙССМООВТЫРЙ Кротов В.П. Кротов Бухгалтер Медосмотр Пробег Техконтроль Подписи Ставьте отметки Сверяйте Ставьте штамп Проверяйте все о медосмотре километраж о техконтроле подписи — водителя, перед выездом с показаниями перед каждой контролера, медра- и после рейса одометра поездкой ботника, бухгалтера

60 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Ошибка 4 Как правильно. Показания одометра вносите в пу- тевой лист, когда машина выезжает и возвращается. Про- веряйте, чтобы километраж совпадал у одинаковых мар- шрутов и соответствовал показаниям одометра. Забыли подписать документ В чем ошибаются. В  путевом листе водители не ставят подписи или расписываются не работники. Риски. Инспекторы снимут расходы на ГСМ из-за того, что в путевых листах нет подписей водителей. Также путе- вой лист признают недействительным, если его подписал бывший директор, который не  являлся работником ком- пании. В обоих случаях в суде оспорить решение не уда- ется (определение Верховного суда от 11.01.2019 № 304- КГ18-22657, решение Арбитражного суда Кемеровской области от 16.04.2018 по делу № А27-27097/2017). Как правильно. В путевом листе должны быть под- писи водителя, контролера, медработника. Если кто-то за- был расписаться, попросите поставить подпись.

61 Документооборот Надежда Кулюкина, эксперт журнала Упрощенка Какие документы необходимы при работе с наличными, а от чего можно отказаться Многие бухгалтеры до сих пор путают, какие кассовые документы нужны, а какие нет. В итоге одни ежедневно делают лишнюю работу. Другие, наобо- рот, отказываются от необходимого. Мы распутали все правила и сделали списки обязательных документов. У вас нет онлайн-кассы, но вы работаете На заметку с наличными ИП вправе отказаться от кас- совых документов (абз. 4 Какие документы необходимы. Если фирма выдает налич- п. 4.1 Указания № 3210-У). ку под отчет, на зарплату и другие цели, работники воз- Но если ИП работает с со- вращают неизрасходованные подотчетные либо главбух трудниками, то такие доку- получает наличку из банка, то нужно составлять кассовую менты удобнее вести. первичку по унифицированным формам из постановления Госкомстата от  18.08.1998 № 88. Правила работы с  на- личкой определяет Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Какие документы и  в каких случаях должна заполнять компания, смотрите в памятке 1 на с. 62. Как хранить документы. Кассовые ордера и  кни- гу можно не  печатать, если у  всех работников, которые подписывают документ, есть электронные подписи (абз. 3 п. 4.7 Указания № 3210-У). ПКО и кассовую книгу под- писывают главбух и кассир. РКО — директор и лицо, ко- торое получает деньги из кассы. Если вы выдаете деньги разным подотчетникам, вряд ли у всех есть электронные подписи. Поэтому кассовые документы придется печатать.

62 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Памятка 1. Обязательные кассовые документы для всех компаний ВИД ДОКУМЕНТА КОГДА ЗАПОЛНЯТЬ ДОКУМЕНТ ФОРМА НАЗВАНИЕ КО-1 Приходный В конце смены на всю наличную выручку, а также кассовый на каждую операцию, если в кассу поступили: 1) заемные средства; ордер 2) деньги с расчетного счета; 3) неизрасходованные подотчетные суммы КО-2 Расходный В конце смены на всю сумму, которую вернули кассовый покупателям, а также на каждую операцию, если выдаете деньги: ордер 1) для зачисления на расчетный счет; 2) под отчет; 3) для личных нужд, например матпомощь. По расходному ордеру выдавайте из кассы воз- награждение подрядчикам или зарплату одному сотруднику. Если выдаете зарплату нескольким работникам из кассы, составьте платежную или расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49 или Т-53). На всю сумму по ведомости оформите РКО и сделайте запись в кассовой книге КО-4 Кассовая Ежедневно. Обычно книгу автоматически фор- книга мирует программа бухучета. Сверьте остаток на начало дня по кассовой книге с фактическим остатком наличных. Остаток в книге равен остатку на конец предыдущего дня. После того как вы вне- сете ПКО и РКО, программа подсчитает обороты и остаток наличных на конец дня. Заполняйте книгу только за те дни, в которые проводились операции. Если в течение дня их не было, записи не делайте (абз. 6 п. 4.6 Указания № 3210-У) КО-5 Книга учета при- Сделайте записи в начале смены, если выдае- нятых и выданных те разменные деньги из главной кассы в кассу кассиром денеж- подразделений. В конце дня, если подразделение возвращает в главную кассу размен ных средств Раньше каждый лист кассовой книги заполня- ли в двух экземплярах. Один лист кассир оставлял себе, а второй лист, который назывался «Отчет кассира», пере- давал в бухгалтерию вместе с кассовыми ордерами. Сей- час в Указании № 3210-У такого требования нет, но фор-

63 Документооборот ма кассовой книги с тех пор не изменилась. В бумажном варианте по-прежнему есть отрывной лист, а  в Указани- ях по заполнению формы прописано, что каждый лист за- полняют в двух экземплярах (постановление Госкомстата № 88). Поэтому мы рекомендуем распечатывать два ли- ста кассовый книги. Один лист складывайте в одну папку. Это будет сама кассовая книга. Если расчеты каждый день, прошейте книгу за  меяц. Если в  месяце мало операций, то  можно сшить книгу раз в  квартал. Ко  второму листу книги подшейте ПКО и РКО и сложите во вторую папку. Вы получаете наличную выручку На заметку и у вас есть онлайн-касса Закон не обязывает хранить паспорта ККТ и фискального Какие документы необходимы. На онлайн-кассе вы фор- накопителя, но они могут мируете чеки и документы, которые обязательны по Феде- потребоваться, если обору- ральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ (см. памятку 2 дование сломается. на с. 64). Список основных ситуаций, при которых нужно выбить чеки, смотрите на сайте e.26-2.ru в этой статье. Какие документы можно не вести — во врезке на с. 65. Так же как и при работе без онлайн-ККТ, вы состав- ляете кассовые ордера и  кассовую книгу. Если магазины обособлены от офиса, то у них должна быть своя кассовая книга. В конце дня кассир должен выписать ПКО на всю выручку и сделать запись в книге. Второй лист книги вме- сте с РКО и выручкой он должен передать в фирму. Обыч- но кассир также передает отчет о закрытии смены, чтобы главбух мог сверить сумму, которую сдал кассир, с отче- том по ККТ. На всю сумму выручки от кассира заполните ПКО, а на сумму возвратов за день — РКО. Зарегистри- руйте документы в общей кассовой книге компании. В книге учета принятых и выданных денег вы дела- ете записи, если выдаете разменные деньги кассиру-опе- рационисту. В начале смены директор или главный кассир обязаны обеспечить магазины разменом (п. 3.8 Типовых правил от 30.08.1993 № 104). Обычно главбух или глав- ный кассир получает из сейфа наличку для размена, выпи- сывает РКО и делает запись в кассовой книге организации. Затем он выдает деньги кассирам в магазинах и фиксирует выдачу в книге учета (п. 4.5 Указания № 3210-У). Касси- ры, которые получили деньги для размена, оформляют ПКО и делают запись в кассовых книгах подразделений. Предположим, в конце дня кассир возвращает раз- мен. Тогда он  делает расходный кассовый ордер на  эту

64 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос Памятка 2. Как работать с онлайн-кассой Один раз перед началом работы на кассе Заявление, отчет 1. Подайте заявление в ИФНС. и карточка 2. После того как ИФНС присвоит регистрационный номер, сформируйте и распечатайте отчет о регистрации. Введите регистрации ККТ в фискальный накопитель номер ККТ и другие сведения. Распечатайте на кассе чек-отчет. 3. В личном кабинете завершите регистрацию и получите карточку о регистрации кассы. 4. Зарегистрируйте ККТ в личном кабинете на сайте ОФД. 5. Сделайте тестовую продажу и проверьте отправку чека в личном кабинете оператора В день расчетов Отчет Откройте смену перед тем, как взять деньги от клиентов. об открытии Без отчета касса не сможет печатать чеки. Если покупателей нет, смену каждый день открывать не обязательно смены Выбивайте чек при расчетах с покупателями. Первый чек вы- Кассовые бейте в течение 24 часов после открытия смены чеки Сформируйте отчет, когда закончили смену. Смена не должна Отчет превышать 24 часов. Если смену не закрыть больше суток, о закрытии касса перестанет формировать чеки. В течение дня можно открыть и закрыть несколько смен смены При необходимости Отчет Сформируйте отчет, если требует инспектор или не уверены, о текущем что данные уходят к ОФД. В отчете увидите, какие чеки не по- состоянии пали к оператору. Отчет можно создать в любой момент расчетов сумму и  отражает документ в  кассовой книге магазина. Главбух делает запись в  книге учета, выписывает ПКО и  отражает документ в  кассовой книге компании. Когда вносите размен в  денежный ящик ККТ, используйте не- фискальные операции онлайн-кассы: «Внесение денег» и «Выплата денег».

65 Документооборот Пример. Как отразить движение денег между кассами 4 сентября старший кассир выдала 20 000 руб. кассиру мага- зина для подотчетника. В течение дня кассир получила воз- врат займа 48 000 руб. и выдала под отчет 20 000 руб. В конце дня кассир сдала старшему кассиру 48 000 руб., ПКО на эту сумму и РКО на 20 000 руб., который подписал подотчетник. 5 сентября старший кассир выдала кассиру платежную ведомость на 200 000 руб. и такую же сумму денег для выда- чи зарплаты. Кассир выплатила по ведомости 200 000 руб. и в конце дня сдала старшему кассиру оплаченную ведо- мость. Записи в книге учета смотрите в образце на с. 66. Как хранить документы. Раньше контрольную ленту хранили пять лет с даты, как перестали ее использовать. Сейчас Закон № 54-ФЗ не обязывает хранить контроль- ные ленты от  онлайн-кассы, отчеты об  открытии и  за- крытии смен. Информация зашифрована в  фискальном накопителе. Его компании хранят пять лет с даты, как пе- рестали использовать (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ). Но налоговики на  местах нам сообщили, что при проверке ККТ будут требовать отчеты о текущем состоя- На заметку От каких документов можно отказаться Вы не обязаны применять формы, которые ранее были обязательны при работе со старыми кассами (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Об этом напомнили чиновники (письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535). Не заполняйте: — акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули — фор- ма КМ-1; — акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче ККМ в ремонт — форма КМ-2; — акт о возврате денег покупателям по неиспользованным чекам — форма КМ-3; — журнал кассира-операциониста — форма КМ-4; — журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчи- ков ККМ — форма КМ-5; — справка-отчет кассира-операциониста — форма КМ-6; — сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации — форма КМ-7; — журнал учета вызовов технических специалистов — форма КМ-8; — акт о проверке наличных денежных средств кассы — форма КМ-9; — журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — форма КО-3.

66 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос нии расчетов и отчет о закрытии смены. Отчеты находят- ся в памяти фискального накопителя. Вы в любой момент можете зайти в личный кабинет ОФД в раздел «чеки и до- кументы» и  распечатать отчеты за  конкретную дату. От- чет о текущем состоянии расчетов можно сформировать на кассе в любой момент. Что будет, если нет кассовых документов или чеков Если вы не составляете РКО, ПКО и кассовую книгу, то  налоговики оштрафуют фирму на  сумму от  40  тыс. до  50 тыс.  руб., директора — на  4—5 тыс. руб. (п.  1 ст. 15.1 КоАП). Если вы не выбиваете чеки, то  за работу без ККТ инспекторы оштрафуют компанию — от  75  до  100 про- центов суммы расчета без ККТ, но не менее 30 тыс. руб., ИП и директора — на 25—50 процентов суммы расчета без ККТ, минимум на 10 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП). Образец. Книга учета денежных средств

67 Документооборот Наталья Бовша, главный редактор журнала «Упрощенка» WhatsApp в помощь бухгалтеру WhatsApp и бухгалтерия. Казалось бы, что их связывает? Оказалось, WhatsApp может стать прекрасным помощником — к такому выводу пришла команда БухСофт, внедряя в программу новый сервис распоз- навания документов. Недавно мы писали, что в программе «БухСофт» появил- ся новый инструмент, который позволяет быстро внести первичку в программу. Все, что требуется от главбуха, — отсканировать и  загрузить первичку в  базу (см.  журнал «Упрощенка», 2019, № 7, с. 102). Но все равно приходит- ся тратить время, чтобы сделать сканы, загрузить копии в программу, распознать. Иногда это время сопоставимо с временем на ручной ввод данных. Совершенно другое дело, если можно было бы сфо- тографировать документ и  сразу отправить его в  про- грамму. Чудеса? В БухСофте теперь это реальность. По- везло владельцам смартфонов с  операционной системой Android, iPhone от компании Apple — сжимает документы до полного нераспознавания. В чем плюсы? Бухгалтер, директор или любой от- ветственный за работу с поставщиками может отправить документы в  программу, даже находясь вне офиса. Бух- галтеру остается подтвердить или отклонить загрузку пер- вички. Расскажем, как это работает.

68 №9, сентябрь, 2019 Центральный вопрос ШАГ 1.Получите демодоступ к программе ШАГ 2. Добавьте «БухСофт» Добавьте свою в контакты в WhatsApp компанию ШАГ 3. Сфотографируйте документ и отправьте Запишите в контакты наш номер Откройте WhatsApp, нажмите на скрепку телефона: +7 (963) 964-30-85 и отправьте фото как документ

Шаг 4. Зайдите в программу 69 Шаг 5. Подтвердите загрузку данных Документооборот Вы увидите уведомление о том, что документ распознан и ждет подтверждения для загрузки в раздел «Покупки» Нажмите на кнопку «Распознавание», чтобы подтвердить загрузку и распоз- нать документ

70 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Зарплата и кадры Надежда Кукурузяк, эксперт журнала «Упрощенка» Как изменились правила по зарплате с 6 августа Теперь у главбухов больше времени, чтобы переоформить платежки, если сотрудник сменил зарплатный банк. Но за нарушение прав работника оштрафуют фирму и директора. Эти и другие изменения нужно учесть в работе уже с 6 августа. Может ли работник поменять зарплатный банк и в какой срок должен уведомить Работник в любое время вправе выбрать другой банк, че- рез который хочет получать зарплату. Сотрудник не обязан участвовать в зарплатном проекте компании (ст. 136 ТК). Чтобы работодатель перечислил деньги туда, куда хочет сотрудник, необходимо взять у него заявление (см. обра- зец 1 на с. 71). С  6  августа работник должен подать заявление не позже чем за 15 календарных дней до выдачи зарпла- ты (ст. 136 ТК в ред. Федерального закона от 26.07.2019 № 231-ФЗ). Прежний срок — пять рабочих дней. Таким образом, у  главбуха будет больше времени, чтобы изме- нить номера банковских счетов работников в  реестрах на зарплату, которые они прикладывают к платежкам. Закон вступил в силу 6 августа. То есть с этой даты действуют новые сроки, в течение которых работник уве- домляет о смене банка. Но неясно, как действовать в пере- ходный период. Например, если работник подал заявле-

71 Зарплата и кадры Образец 1. Заявление о смене зарплатного банка Генеральному директору ООО «Омега» Смирнову А.В. старшего кассира Свиридовой О.О. Заявление о выплате зарплаты на банковскую карту Согласно статье 136 Трудового кодекса с 1 сентября 2019 года прошу перечи- слять мне зарплату на банковскую карту по следующим реквизитам: ПАО «Сбербанк России» № 4012/12345 г. Москвы, ИНН 7707083893, КПП 775003006, БИК 078965843, к/с 30123645967851259912. Счет карты: 40817810065412654321. Держатель карты: Свиридова Ольга Олеговна. Свиридова О.О. Свиридова 07.08.2019 ние до 6 августа. В этом случае ориентируйтесь на старый пятидневный срок. Например, если работник написал за- явление 5 августа, то через пять рабочих дней переводите зарплату по новым реквизитам, то есть с 13 августа. Если работник подал заявление 6  августа и  по- зже, считайте срок по-новому. К примеру, если работник подал заявление 7 августа, то отсчитайте 15 дней и после этого срока переводите зарплату по  новым реквизитам. То  есть с  23  августа. Если срок зарплаты  — 20  августа, то вы вправе перечислить деньги по старым реквизитам, потому что работник не вписался в 15-дневный срок. Условия выдачи зарплаты вы  указываете в  коллек- тивном или трудовом договоре (ч. 3  ст. 136  ТК). Если в  договорах с  работниками сказано, что они уведомля- ют о смене банка за пять рабочих дней, внесите измене- ния в этот пункт контракта. Как сформулировать условия в трудовом договоре, смотрите в образце 2 на с. 72. Что грозит за отказ от просьбы сотрудника С 6 августа ввели новый штраф за то, что компания отка- зывает работнику в  переводе зарплаты на  карту другого

72 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Образец 2. Условия о выдаче зарплаты и смене зарплатного банка <...> 3.2. Заработная плата выплачивается 20-го и 5-го числа каждого месяца пу- тем перечисления денежных средств на банковскую карту Работника/получения в кассе Работодателя (нужное подчеркнуть). 3.3. Работник вправе в любой момент изменить банковскую карту, на которую перечисляется заработная плата. О смене реквизитов для перечисления заработной платы работник должен уведомить Работодателя не позднее чем за 15 календар- ных дней до даты выплаты. <...> банка либо навязывает ему собственный зарплатный про- ект. Раньше за такие нарушения формально могли штрафо- вать как за нарушение трудового законодательства по ча- сти 1 статьи 5.27 КоАП. Но практики не было, поскольку в КоАП не было прямой нормы. Теперь прямо закрепи- ли основание для штрафа — по части 6 статьи 5.27 КоАП (Федеральный закон от 26.07.2019 № 221-ФЗ). Наруше- ния выявят по  жалобам работников. Размеры штрафов смотрите в таблице ниже. Можно ли отказать в зарплате наличными Если ваш сотрудник хочет получать зарплату не  на  кар- ту, а наличными в кассе, вы не можете ему отказать. Обя- зать работника получать деньги строго по  безналу нель- зя (письмо Минтруда от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830). Сотрудник вправе получать зарплату через кассу, если ему так удобнее. Правда, трудинспекторы не могут оштрафо- вать работодателя по части 6 статьи 5.27 КоАП, если ра- ботник настаивает на выдаче зарплаты наличными, а ком- пания отказывает. Таблица. Штрафы за отказ в смене зарплатного банка, руб. Вид нарушения Компания Директор ИП За первичное 30 000—50 000 10 000—20 000 1000—5000 нарушение 50 000—100 000 или предупреждение За повторное 20 000—30 000 10 000—30 000 нарушение или дисквалификация на срок от одного года до трех лет

73 Зарплата и кадры Есть работники, которым лучше отказать выда- вать деньги из кассы. Это касается случаев, когда в фир- ме работают нерезиденты. В  законе названы случаи, когда таким физлицам можно выдать деньги наличны- ми (ч.  2  и  3  ст.  14  Федерального закона от  10.12.2003 №  173-ФЗ). Заработной платы в  перечне нет (письмо ФНС от  29.08.2016 № ЗН-4-17/15799). Если выдадите наличку, со стороны трудинспекции претензий не будет. Но компанию оштрафуют налоговики — на 75—100 про- центов от выданной суммы, директора — до 30 тыс. руб. (ч.  1  ст.  15.25  КоАП). Смотрите пример, когда фирма не смогла оспорить штраф. Из судебной практики Бухгалтер выдавала зарплату иностранцам наличными из кассы. Налого- вики пришли с проверкой и оштрафовали компанию за то, что нарушила валютное законодательство на 2 368 722,44 руб. (ч. 1 ст. 15.25 КоАП). Ор- ганизация обратилась в суд, но проиграла (постановление Арбитражного суда Даль- невосточного округа от 24.05.2018 № Ф03-1521/2018 по делу № А04-8136/2017). Если вас уже оштрафовали, в  судебной практи- ке есть примеры, когда компаниям удавалось отменить штраф. Используйте три аргумента. Аргументы для отмены штрафа за наличную зарплату нерезидентам 1. Выдавали наличку 2. По договору работ- 3. Нерезидент не обя- непродолжительное ник получает зарплату зан открывать счет время. Фирма всего три наличкой. Трудовой до- в банке. Федеральный месяца платила наличку говор не предусматривал закон от 10.12.2003 только двум иностранцам, положения, что фирма № 173-ФЗ не обязывает а затем исправилась — выдает зарплату ино- нерезидентов открывать начала платить заработок странцу безналом (по- счет в банке. А ТК требует по безналу (постанов- становление Арбитраж- выдавать зарплату на тех ление Арбитражного ного суда Поволжского условиях, которые уста- суда Дальневосточного округа от 26.02.2019 новила фирма (ст. 136 ТК, округа от 22.02.2019 № Ф06-43903/2019 постановление Верхов- № Ф03-511/2019 по делу по делу № А12-26910/ ного суда от 04.05.2016 № А73-11326/2018). 2018). № 305-АД15-19937).

74 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Надо ли перечислять зарплату на карту «Мир» Зарплату на карту «Мир» в обязательном порядке получа- ют только работники государственных и муниципальных организаций, учреждений, внебюджетных фондов (Фе- деральный закон от  01.05.2017 №  88-ФЗ). Коммерче- ские фирмы не обязаны переводить сотрудников на карты «Мир». Но если работник сам попросит перечислять зар- плату на карту «Мир», отказать ему нельзя (ст. 136 ТК). Уже сейчас все компании обязаны переводить на  карту «Мир» детские пособия. Правительство добави- ло их в перечень выплат, которые надо перечислять толь- ко на карты «Мир» (постановление от 11.04.2019 № 419). В ФСС считают, что новые правила касаются как компаний из регионов, где действует пилотный проект по прямой вы- плате, так и организаций, которые платят пособия самосто- ятельно, а потом зачитывают их в счет социальных взносов (письмо от 05.07.2019 № 02-08-01/16-05-6557л). Если вы  начали платить пособие по  уходу за  ре- бенком до 1 мая, можете продолжать перечислять деньги на любую карту, пока малышу не исполнится полтора года или истечет срок действия карты. Крайний срок перехо- да  — 1  июля 2020  года. Если  же сотрудница ушла в  от- пуск по уходу после 1 мая, то переводите пособия только на карты «Мир». Если переводите пособия на карту «Мир», то в поле 110 платежки ставьте специальный код 1 (прило- жение 1 к Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). На заметку Что изменится в платежках по зарплате в 2020 году С 1 июня 2020 года компании будут указывать в поле 20 платежки новый код, если переводят зарплату или иные доходы, с которых можно удер- жать только часть суммы или вообще нельзя удерживать долг по исполнительным листам (ст. 99 и 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Коды следую- щие: — 1 — при переводе зарплаты, отпускных, авторских вознаграждений, с кото- рых можно удержать только часть суммы (п. 2 и 3 ст. 99 Закона № 229-ФЗ); — 2 — при переводе детских, командировочных и других средств, с которых нельзя удержать долги (п. 1 ст. 101 Закона № 229-ФЗ); — 3 — при возмещении вреда здоровью и выплате компенсаций из бюджета гражданам, пострадавшим в ходе радиационных или техногенных катастроф.

75 Зарплата и кадры Как мы выяснили, банки уже приостанавливают за- числения, если фирмы переводят пособия на карты Visa или Mastercard. Банк предложит сотрудницам в течение 10 рабочих дней получить деньги наличными или переве- сти деньги на другой счет, к которому не привязана карта (приложение 13 к положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). На 11-й рабочий день банк вернет деньги работодателю. Ответы на частые вопросы по зарплате Вопрос Ответ Можно ли выда- Можно. Работодатель вправе расходовать деньги из кассы на зар- вать зарплату плату без учета лимита расчетов наличными (п. 6 Указаний Цен- наличными тробанка от 07.10.2013 № 3073-У). Причем можно выдать больше в сумме больше лимита как за счет выручки, которая есть в кассе, так и за счет на- 100 тыс. руб.? личных, которые ранее заказали в банке и оприходовали в кассу Можно ли выда- Нельзя. Вы обязаны выдавать зарплату дважды в месяц, даже вать зарплату если работник просит платить один раз. Если пойдете навстречу один раз в месяц? работнику, то нарушите закон (ст. 136 ТК). За зарплату раз в месяц трудинспекторы оштрафуют фирму на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., директора — на сумму от 10 тыс. до 20 тыс. руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП) Можно ли выдать Нельзя. ТК требует выдавать зарплату не реже чем каждые полме- первую часть зар- сяца. За вторую половину месяца — не позднее 15-го числа сле- платы 15-го числа дующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Если установить один и тот же текущего месяца, день — 15-е число, то фирма не нарушит срок выплаты второй а вторую часть — части заработной платы. Но получится, что вы выдаете зарплату 15-го числа следу- раз в месяц, а не каждые полмесяца. А это нарушение. Установи- ющего месяца? те дату аванса — любой день с 16-го по 30-е, дату зарплаты — соответствующий день с 1-го по 15-е Можно ли выдать Можно. Закон требует выдать зарплату в предшествующий ра- зарплату досроч- бочий день, если срок выдачи выпадает на выходной (ст. 36 ТК). но, если дата Но закон не запрещает выдавать зарплату раньше установ- выплаты выпадает ленной даты, если срок выпадает на рабочий день. Компания на будни? не ухудшает положение работника, если выдает заработную плату заранее. С этим согласен Минтруд (письмо от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8602) Можно ли перечи- Трудовой кодекс не запрещает выплачивать заработок на чужую слить зарплату карту. Но при условии, что в трудовом договоре с работником сотрудника есть условие о переводе денег на счет другого человека на карту жены? (ст. 136 ТК). Также возьмите заявление от работника. Пусть в нем укажет период, в течение которого просит перечислять заработную плату на чужой счет, размер выплаты и реквизиты получателя

76 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Зарплата и кадры Дмитрий Бернд, эксперт журнала «Упрощенка» Четыре ситуации, когда аванс работникам надо считать по особым правилам Зарплатные авансы нужно считать из фактически отработанных дней. Но что делать, если часть дней работник отдыхал, был в командировке или у врача? Мы разобрали четыре неясные ситуации. Ситуация 1 Работник был в командировке Зарплата за первые полмесяца должна быть не ниже став- ки за отработанное время (постановление Совмина СССР от  23.05.1957 № 566, письмо Минтруда от  21.09.2016 № 14-1/В-911). Дни в  командировке тоже считаются рабочими. Но оплачивать это время нужно не из оклада, а из сред- него заработка (ст. 167 ТК). Поэтому возникает вопрос: как посчитать зарплату за первые полмесяца, если часть времени с 1-е по 15-е число работник был в служебной поездке? Трудинспекторы на  местах, которых мы  опроси- ли, считают, что аванс из оклада нужно посчитать за ми- нусом дней командировки, а  за время поездки опре- делить средний заработок и  выдать в  тот же  срок, что и  зарплату за  первую половину месяца. Аналогичную точку зрения озвучил  Минтруд в письме от  27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422. В  Роструде занимают более лояльную позицию (см. мнение чиновника на с. 77).

77 Зарплата и кадры Пример 1. Как посчитать аванс, если сотрудник был в командировке Сотрудник был в командировке с 4 по 6 сентября. Оклад работника — 45 000 руб. Средний дневной заработок — 1900 руб. Есть два способа расчета аванса. 1. Из оклада за 7 рабочих дней и среднего заработка за 3 дня. Работник получил 20 700 руб. (45 000 руб. : 21 дн. × × 7 дн. + 1900 руб. × 3 дн.). 2. Из оклада за 10 рабочих дней. Работник получит 21 428,57 руб. (45 000 руб. : 21 дн. × 10 дн.). Работник взял день для диспансеризации Ситуация 2 Если работник взял день для диспансеризации, то за этот день вы сохраняете средний заработок (ст. 185.1 ТК). Так что при расчете аванса применяйте те же правила, что и при командировке. Во внутренних документах запишите, как будете считать зарплату за первую половину месяца — точно с учетом среднего заработка или за все дни из оклада. Пример 2. Как посчитать аванс, если сотрудник проходил диспансеризацию Сотрудник проходил диспансеризацию 5 сентября. Оклад работника — 45 000 руб. Средний дневной заработок — 1900 руб. Есть два способа расчета аванса. 1. Из оклада за 9 рабочих дней и среднего заработ- ка за 1 день. Работник получил 21 185,71 руб. (45 000 руб. : 21 дн. × 9 дн. + 1900 руб. × 1 дн.). 2. Из оклада за 10 рабочих дней. Работник получит 21 428,57 руб. (45 000 руб. : 21 дн. × 10 дн.). Как посчитать аванс, если работник был в командировке? Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости — Трудовой кодекс не требует точно считать зарплату за первую половину меся- ца. Главное, чтобы первая часть была не ниже ставки за фактически отработанное время и при расчете работодатель учел выплаты, которые не зависят от месячной нормы рабочего времени. Поэтому нет необходимости делать точный расчет.

78 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Ситуация 3 Сотрудник болел Ситуация 4 Не платите аванс, если сотрудник проболел все дни с 1-го по 15-е число месяца. Сотрудник не получает зар- плату за те дни, когда не работал. Если же работник болел только несколько дней, то аванс считайте за отработанные дни. Возникает вопрос: нужно ли  посчитать сразу боль- ничный и выплатить вместе с авансом? По закону у  работодателя есть 10 календарных дней, чтобы назначить пособие со дня, как работник при- несет листок нетрудоспособности. Заплатить пособие нужно в ближайший день зарплаты (ч. 1 ст. 15 Федераль- ного закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). К примеру, работник болел со  2 по  5 сентября, а  6-го  числа принес больничный. Вы  должны назначить пособие не  позднее 16 сентября, понедельника. Если вы платите аванс 16-го числа и позже, то вместе с аван- сом выплатите пособие за  дни болезни. Другими слова- ми, вы обязаны заплатить пособие вместе с авансом, если сотрудник принесет больничный за 10 календарных дней до дня аванса (ч. 8 ст. 13 и ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Если же сотрудник отдал доку- мент позже, заплатите пособие по итогам месяца. Пример 3. Как посчитать аванс, если сотрудник болел Сотрудник болел 4 дня, со 2 по 5 сентября, больничный принес 6 сентября. Оклад — 45 000 руб. Пособие равно 5260,58 руб. Срок зарплаты за первую половину месяца — 20 сентября. В этот день работодатель выдаст зарплату и по- собие. Итого — 18 117,72 руб. (45 000 руб. : 21 дн. × 6 дн. + + 5260,58 руб.). Сотрудник был в отпуске Не платите аванс, если сотрудник был в очередном отпу- ске или отпуске за свой счет с  1-го  по  15-е число меся- ца. Если отпуск занял лишь часть дней в начале месяца, то аванс считайте за оставшиеся рабочие дни. За дни отды- ха вы уже выдали отпускные, если отпуск оплачиваемый. Пример 4. Как посчитать аванс, если работник отдыхал Сотрудник был в отпуске 7 календарных дней, со 2 по 8 сен- тября. Оклад — 45 000 руб. Работодатель посчитает зарплату за первую половину месяца за 5 рабочих дней с 9 по 13 сен- тября. Итого — 10 714,29 руб. (45 000 руб. : 21 дн. × 5 дн.).



80 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Зарплата и кадры Надежда Кулюкина, эксперт журнала «Упрощенка» Работник-иностранец: пошаговый алгоритм от приема до увольнения В 2019 году изменились правила работы с иностранцами. Если не учтете все новшества, можете получить штраф до 1 млн руб. за каждого иностранца. Наша пошаговая инструкция поможет принять иностранцев без ошибок. Шаг 1 Встаньте на учет в МВД Прежде чем нанять временно пребывающего иностранца, нужно получить в МВД разрешение (абз. 1 п. 4 ст. 13 Фе- дерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Без разре- шения вы можете нанять иностранца, если он: — постоянно или временно проживает в  России (подп. 1 п. 4 ст. 13 Закона № 115-ФЗ); — имеет статус беженца (подп. 11 п. 4 ст. 13 Закона № 115-ФЗ); — прибыл в Россию в безвизовом порядке, напри- мер из Казахстана, Киргизии или Молдавии (подп. 1 п. 4.5 ст. 13 Закона № 115-ФЗ); — высококвалифицированный специалист (подп. 2 п. 4.5 ст. 13 Закона № 115). 1. Решите, сколько иностранцев хотите принять. Например, в 2019 году в грузоперевозках можно исполь- зовать 26 процентов, а  в розничной торговле алкоголем и сигаретами в магазинах — 15 процентов от общей чи- сленности (постановление Правительства от  14.11.2018 № 1365).

81 Зарплата и кадры 2. Подайте документы в центр занятости. Если вы  открыли новую вакансию, заполните форму из  при- ложения 10 к  приказу Минтруда от  19.02.2019 № 90н (абз.  3 п.  3 ст. 25 Закона РФ от  19.04.1991 № 1032-1). Затем подайте заявку о том, что вам нужны иностранные работники, по форме из приложения 1 к Правилам, утвер- жденным приказом Минтруда от 23.01.2014 № 27н. В не- которых регионах есть сроки подачи заявки. Например, в Москве, чтобы получить разрешение на 2020 год, требу- ют подать заявку с 7 по 25 октября. 3. Ждите месяц, чтобы действовать дальше. Ина- че управление откажет в  выдаче разрешения, а  суд при- знает отказ законным (постановление Арбитражно- го суда Северо-Западного округа от  14.03.2019 по  делу № А56-15904/2018). 4. Представьте заявление и документы в МВД. За- полните заявление по форме из приложения 1 к приказу МВД от 19.06.2017 № 392. Вместе с заявлением подайте копию устава, выписку из ЕГРЮЛ, квитанцию об уплате госпошлины — 10 тыс. руб. за каждого иностранца (п. 79 Административного регламента, утв. приказом МВД от 01.11.2017 № 827, подп. 23 п. 1 ст. 333.28 НК). Че- рез 30 календарных дней после подачи заявления МВД выдаст разрешение на один год (абз. 1 п. 4 ст. 18 Закона № 115-ФЗ). Примите иностранца на работу Шаг 2 1. Выясните статус иностранца. Правила приема на рабо- ту иностранцев зависят от  его статуса и  в каком поряд- ке он прибыл в Россию. Определить правовой статус ино- странца поможет табл. 1 на с. 82. Иностранец при въезде в  Россию получает мигра- ционную карту. Граждане из Белоруссии, Казахстана, Кир- гизии и Армении при въезде миграционную карту могут не заполнять (п. 6 ст. 97 Договора о ЕАЭС от 29.05.2014). Какие документы при приеме на работу спросить у ино- странца, смотрите в памятке 1 на с. 83. 2. Проверьте документы. Патент или разрешение можно проверить на сайте сервисы.гувм.мвд.рф. Если при- мете на работу иностранца с поддельным документом, ком- панию оштрафуют на сумму от 250 тыс. до 800 тыс. руб., а директора — на сумму от 25 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 18.15 КоАП).

82 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Таблица. Правовые статусы иностранных граждан Статус На каком основании находится в России иностранца Временно Въехал в Россию по визе либо без нее. Чтобы работать, получает патент или пребывающий разрешение на работу. Без визы могут въехать граждане Абхазии, Азербайджа- на, Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Молдавии, Таджикистана, Узбекистана, Украины Временно Находится в России на основании разрешения на временное проживание. Раз- проживающий решение выдают на три года в пределах квоты. С 1 ноября получить разреше- ние без учета квоты могут беженцы с Украины (подп. «б» п. 1 ст. 1 Федерального закона от 02.08.2019 № 257-ФЗ) Постоянно Получил вид на жительство после того, как прожил в России не менее года проживающий на основании разрешения. Вид на жительство выдают на пять лет. С 1 ноября вид на жительство без разрешения на временное проживание могут получить иностранцы, которые родились в РСФСР и имели гражданство СССР (п. 3 ст. 1 Закона № 257-ФЗ). Для большинства вид на жительство станет бессрочным Проверьте, на какой территории действует патент. Иностранец вправе работать только в  том субъекте, где выдали патент.Чтобы работать в  нескольких регионах, он должен получить патент в каждом из них. Посмотрите, есть ли в патенте сведения о профессии. Работа должна со- ответствовать той, что указана в патенте. 3. Оформите документы о приеме. Заключите тру- довой договор, укажите в  нем реквизиты разрешения на работу, патента, разрешения на временное проживание или вида на жительство. Если иностранец из стран ЕАЭС, укажите, что он имеет право на обязательное медицинское страхование. В трудовом договоре с другими иностранца- ми укажите реквизиты договора или полиса ДМС. Сделайте запись о приеме в трудовую книжку. За- полните книжку иностранца, если ее  оформили в  СССР на бланке образца 1974 года. Трудовую книжку по другой форме не принимайте. В этом случае заведите новую. Иностранцы не подлежат воинскому учету. Поэто- му они не предъявляют военный билет и другие докумен- ты воинского учета (п. 1 ст. 15 Закона № 115-ФЗ). Зарегистрируйте иностранного работника в  систе- ме персучета, так как они застрахованы (абз. 1 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Исклю- чение  — временно пребывающие высококвалифициро- ванные иностранцы.

83 Зарплата и кадры Памятка 1. Какие документы проверить у иностранца СТАТУС КАКОЙ НУЖНО ЛИ КАКОЙ ИНОСТРАННОГО ДОКУМЕНТ КОМПАНИИ ДОКУМЕНТ ПОДТВЕРЖДАЕТ ПОЛУЧАТЬ ПОДТВЕРЖДАЕТ ГРАЖДАНИНА РАЗРЕШЕНИЕ ПРАВО НА ПРИВЛЕЧЕНИЕ ПРАВО НАХОДИТЬСЯ ИНОСТРАНЦЕВ РАБОТАТЬ В РОССИИ Временно Виза, Нужно Разрешение пребывающий миграционная на работу из страны карта с визовым режимом Временно Миграционная Не нужно Патент на работу пребывающий карта в безвизовом порядке Временно Иностранный Не нужно Никакой пребывающий паспорт из стран ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия) Временно Разрешение Не нужно Никакой проживающий на временное проживание Постоянно Вид Не нужно Никакой проживающий на жительство Высококвалифици- Разрешение Не нужно Разрешение рованный на временное на работу, в ко- специалист проживание тором в графе или вид «Особые от- на жительство метки» указано «высококвали- фицированный специалист» Беженцы Удостоверение Не нужно Никакой беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища

84 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Шаг 3 Поставьте иностранца на миграционный учет Шаг 4 С 20 марта принимающая сторона должна поставить иностранного работника на  учет по  месту пребыва- ния (п. 20 Правил, утв. постановлением Правительства от  15.01.2007 № 9). Уведомите МВД, если иностранец живет и работает по адресу компании или в ее помещении без адреса. В течение семи рабочих дней со дня прибытия иностранца подайте (подп. 1 и 2 п. 3 ст. 20 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ): — уведомление по форме из приложения 3 к прика- зу МВД от 23.11.2017 № 881; — письмо руководителя о том, что иностранец про- живает в помещении фирмы; — копию паспорта; — копию миграционной карты, если она есть; — копию свидетельства о  праве собственности на помещение или договора аренды; — копию трудового договора. В течение трех рабочих дней МВД вернет отрыв- ную часть уведомления вместе с  отметкой о  постановке на миграционный учет. Передайте отрывную часть бланка работнику. Высококвалифицированные специалисты и члены их семей вправе не вставать на миграционный учет в тече- ние 90 календарных дней с даты въезда в Россию (п. 20(1) Правил, утв. постановлением №  9). Если такой специа- лист работает больше трех месяцев, уведомите МВД о его прибытии. Срок — 7 рабочих дней с окончания 90-днев- ного срока. Если не  поставите иностранца на  миграцион- ный учет, компанию оштрафуют на  сумму от  400 тыс. до 500 тыс. руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП). Уведомите МВД о работнике-иностранце Уведомите в  течение трех рабочих дней МВД об  ино- странце, с  которым заключили трудовой договор (абз. 1 п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ). Срок считайте со дня, сле- дующего за  датой договора. Используйте форму из  при- ложения 13 к  приказу МВД от  10.01.2018 № 11. Если приняли нескольких сотрудников, заполните уведомление на  каждого. Уведомление подайте лично или направьте в электронном виде через портал госуслуг.

85 Зарплата и кадры Если не уведомите МВД об иностранце, опоздаете с уведомлением или составите его не по той форме, ком- панию оштрафуют. В  Москве, Санкт-Петербурге, Мо- сковской или Ленинградской областях штраф составит от 400 тыс. до 1 млн руб. Директора оштрафуют на 35— 70 тыс. руб. (ч. 4 ст. 18.15 КоАП). В других регионах мак- симальный штраф для компании — 800 тыс. руб., для ди- ректора — 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП). Кроме того, деятельность фирмы могут приостановить на  14—90 су- ток. Безопаснее уведомить МВД, даже если приняли бе- лорусов и  граждан из  других стран ЕАЭС — Казахста- на, Армении, Киргизии. Закон № 115-ФЗ не делает для них исключений, поэтому возможны споры. Например, директора оштрафовали на 35 тыс. руб. за то, что компа- ния не уведомила МВД о трудовом договоре с белорусом. Судьи посчитали, что уведомлять о  гражданах Белорус- сии не нужно. Но чтобы отменить штраф, пришлось дой- ти до  Верховного суда (постановление Верховного суда от 07.06.2018 № 83-АД18-6). Начисляйте НДФЛ с зарплаты по особым Шаг 5 правилам Налоговый статус. Определите, является ли  иностран- ный работник налоговым резидентом. Иностранец — ре- зидент, если он находится в России 183 календарных дня и больше в течение 12 следующих подряд месяцев. Определяйте статус на каждую дату, когда иностра- нец получил доход. Для этого отсчитайте 12 месяцев на- зад и  определите, сколько дней в  этот период работник находился в  России. 12 месяцев могут начинаться в  од- ном году, а  заканчиваться в  другом (письмо Минфина от  12.07.2019 № 03-04-05/51739). Если срок пребыва- ния меньше 183  дней, то  работник — нерезидент. Если 183 дня и больше, то он — резидент. Ставка по НДФЛ. С  доходов резидента начисляй- те и удерживайте НДФЛ по ставке 13 процентов. Также по  ставке 13 процентов облагайте доходы нерезидента, если он: — прибыл из стран ЕАЭС; — высококвалифицированный специалист; — беженец; — временно пребывающий и работает по патенту.

86 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Доходы остальных иностранцев-нерезидентов об- лагайте по ставке 30 процентов. Вычеты на детей предо- ставляйте иностранцу, если он резидент. Иностранец стал резидентом. Если нерезидент стал резидентом, пересчитайте НДФЛ по ставке 13 про- центов с  начала года. Налог начисляйте по  новой ставке с  месяца, в  котором число дней пребывания работника в России в текущем году превысило 183 (письмо Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086). Рассчитайте налоговую базу нарастающим итогом с начала года по текущую дату. Уменьшите базу на выче- ты, если работник имеет на них право. Исчислите НДФЛ по  ставке 13 процентов. Определите сумму переплаты по формуле: Переплата по НДФЛ = НДФЛ, который удержали – НДФЛ, который начислили с начала года после пересчета Шаг 6 Переплату зачтите в  счет НДФЛ с  последующих доходов в текущем году. Заявление на зачет от работни- ка не берите (письмо Минфина от 26.09.2017 № 03-04- 06/62127). Если по  итогам года переплата сохранилась, сообщите об этом иностранцу в письменной форме. Воз- вращать ее работнику не нужно. Иностранец сам должен обратиться в инспекцию за возвратом налога и подать де- кларацию по форме 3-НДФЛ. Иностранец работает по патенту. С  доходов исчи- слите НДФЛ по  ставке 13 процентов. Вычтите из  сум- мы налога авансы за  патент, если получили уведомле- ние из  ИФНС. Оплатить НДФЛ за  патент может как сам иностранец, так и  компания за  него (письмо ФНС от 20.06.2019 № БС-4-11/11881@). Платите взносы по специальным ставкам По каким ставкам платить взносы, зависит от статуса ино- странца. Какие ставки применять, мы  показали в  памят- ке 2 на с. 87. Если в  течение года статус иностранного работни- ка изменился с  временно пребывающего на  временно проживающего, медицинские и  социальные взносы на- числяйте по общим тарифам с даты, как иностранец стал временно проживающим (письмо ФНС от  06.08.2019 №  СД-4-11/15529@). В  переходном месяце страховые

87 Зарплата и кадры Памятка 2. По каким ставкам начислять взносы с доходов иностранцев ПЕНСИОННЫЕ ВЗНОСЫ, СОЦИАЛЬНЫЕ ВЗНОСЫ, МЕДИ- %% ЦИНСКИЕ ВЗНОСЫ СТАТУС С ДОХОДОВ С ДОХОДОВ С ДОХОДОВ С ДОХОДОВ СО ВСЕХ ИНОСТРАНЦА ДО СВЫШЕ ДО СВЫШЕ 1 150 000 865 000 ДОХО- 1 150 000 РУБ. 865 000 РУБ. ДОВ, % РУБ. РУБ. Граждане Белоруссии и других стран ЕАЭ Постоянно и временно 22 10 2,9 Не начи- 5,1 проживаю- сляйте щие, в том числе высо- коквалифи- цированные специалисты Временно 22 10 1,8 Не начи- Не начи- пребываю- сляйте сляйте щие Беженцы 22 10 2,9 Не начи- 5,1 сляйте Иностранцы, получившие 22 10 1,8 Не начи- 5,1 временное сляйте убежище Высокок- Не начисляйте Не начисляйте Не начи- валифици- сляйте рованный специалист временно пребываю- щий взносы по тарифам 2,9 и 5,1 процента исчисляйте с вы- плат, которые начислили со  дня, как изменился статус, до конца месяца.

88 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Увольте работника Шаг 7 Определите основание для увольнения. Иностранца можно уволить по  собственному желанию, соглашению сторон и по другим основаниям из статьи 77 ТК. Кроме того, есть особые причины, из-за которых вы можете пре- кратить трудовой договор с иностранным работником (см. памятку 3 на с. 89). Если истек срок патента, разрешения на  работу, на временное проживание, вида на жительства или полиса ДМС, увольте иностранца через месяц со дня, как прекра- тил действовать документ (ч. 2 ст. 327.6 ТК). Когда считаете допустимую долю иностранных ра- ботников и общей численности, не учитывайте временно проживающих, иностранцев с видом на жительство, гра- ждан из  Белоруссии, Казахстана, Армении и Киргизии. В  отношении этих категорий ограничение не  действует. Значит, их нельзя уволить из-за превышения допустимой доли по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК. 2. Оформите документы об увольнении. За три ка- лендарных дня предупредите иностранца об увольнении, если не можете временно перевести сотрудника или пре- доставить ему прежнюю работу после того, как истек срок временного перевода (ч. 4 ст. 327.6 ТК). Издайте приказ об  увольнении, ознакомьте работника под подпись. Так- же пусть поставит подпись в  разделе ХI  личной карточ- ки. Внесите запись в  трудовую книжку. В  день увольне- ния рассчитайте работника, выдайте трудовую книжку и справки о зарплате. 3. Уведомите МВД об увольнении и убытии ино- странного работника. Об увольнении сообщите МВД в те- чение трех рабочих дней с даты, как расторгли трудовой договор (абз. 1 п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ). Используй- те форму из приложения 14 к приказу МВД № 11. Если вовремя не сообщите об увольнении иностранца или от- правите сообщение не в той форме, компанию оштрафуют. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинград- ской областях — на сумму от 400 тыс. до 1 млн. руб. (ч. 4 ст. 18.15 КоАП). В других субъектах — до 800 тыс. руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП). Снимите с  учета по  месту пребывания иностран- ного гражданина, если компания для него — принимаю- щая сторона. В  течение семи рабочих дней с  даты убы- тия отправьте в  МВД уведомление. Используйте новую

89 Зарплата и кадры Памятка 3. По каким основаниям уволить иностранного работника КАТЕГОРИЯ ОСНОВАНИЕ ПУНКТ ИНОСТРАНЦЕВ ДЛЯ УВОЛЬНЕНИЯ ЧАСТИ 1 СТАТЬИ 327.6 ТК Истек срок, приостановили действие п. 1 или аннулировали разрешение работодателя на привлечение иностранных работников Аннулировали разрешение на работу п. 2 или патент Истек срок разрешения на работу или патента п. 5 Временно Закончился срок полиса ДМС п. 8 пребывающие п. 9 Численность иностранцев превысила допустимую долю от общего числа работников Истек срок временного перевода п. 10 и нет возможности предоставить иностранцу прежнюю работу Из-за чрезвычайных обстоятельств п. 11 иностранец не может выполнять работу, а перевести на другую нет возможности Временно Аннулировали разрешение на временное п. 3 проживающие проживание п. 6 Истек срок разрешения на временное проживание Аннулировали вид на жительство п. 4 Постоянно Истек срок вида на жительства. С 1 ноября п. 7 проживающие МВД станет выдавать вид на жительство без срока. Значит, иностранца с новым документом нельзя будет уволить по этому основанию форму из  приложения  1 к  приказу МВД от  18.03.2019 № 142. Если нарушите срок или вовсе не  уведоми- те об убытии иностранца, штраф для компании составит от 400 тыс. до 500 тыс. руб., для директора — от 40 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП).

90 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Зарплата и кадры Надежда Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка» Как оформить справки о зарплате и почему опасно завышать доход Работники запрашивают в бухгалтерии справки для разных структур — бан- ков, фондов, центров занятости. В этом году чиновники изменили некоторые бланки, а по другим — приняли новые правила. В статье — образцы и советы для справок на все случаи. Справка для новых пособий до трех лет Зачем нужен документ. Справка нужна сотрудникам, что- бы получить дополнительное детское пособие на первого или второго ребенка (Федеральный закон от  28.12.2017 № 418-ФЗ). Сейчас получить пособие могут семьи, у  которых средний доход на  каждого члена семьи ниже полутора- кратного прожиточного минимума трудоспособного насе- ления, ребенок родился позже 1 января 2018 года и ему не исполнилось полтора года. С 2020 года родители смогут получить пособие на  детей до  трех лет, которые родились после 1 января 2018 года, а среднедушевой доход не превышает двукрат- ный прожиточный минимум трудоспособного населения в регионе за II квартал года, предшествующего году обра- щения за пособием (п. 1 и 2 ст. 1, ст. 2 Федерального зако- на от 02.08.2019 № 305-ФЗ). Чтобы получить пособие, работник должен под- твердить низкий доход семьи. Для этого работодатель

91 Зарплата и кадры должен выдать справку, которая подтверждает размер до- хода. Справки гражданин подает в соцзащиту — если хо- чет получить пособие на первого ребенка, либо в ПФР — если на второго. В какой срок выдать. Три рабочих дня с  момента, как сотрудник попросил документ (абз. 1 ст. 62 ТК). Как подготовить. В законе не сказано, по какой фор- ме выдать справку работникам, чтобы они подтверди- ли свои доходы. Можно оформить справку в  свободной форме. В  ней отразите начисленный доход за  последние 12 месяцев, в том числе суммы, не облагаемые НДФЛ: ма- териальную помощь, компенсации и т. д. Но в соцзащите обычно предлагают свой бланк (см. образец 1 на с. 92). В ПФР рассказали, какой бланк принимают они (см. врез- ку ниже). Что будет, если завысить доход. Если вы занизите доход и  это обнаружат контролеры, то  компанию могут обязать компенсировать ущерб из-за того, что бюджет пе- реплатил деньги, а пособие выплатили незаконно. Справка для пенсии Зачем нужен документ. Справка нужна работнику, чтобы повысить размер пенсии, если заработок в 2000—2001 го- дах был ниже среднего или человек в  это время не  ра- ботал. При назначении пенсии фонд должен установить размер страховой части. Для этого по умолчанию он бе- рет заработок гражданина за  2000—2001 годы. Зарпла- ту за этот период фонд учитывает из сведений персучета По какой форме выдавать справку для пособия в ПФР? Наталья Бакулина, главный специалист персонифицированного учета УПФР в Карасукском районе Новосибирской области — Закон не устанавливает унифицированную форму справки для пособий малои- мущим. Поэтому справку можно составить по любой форме. Форму 2-НДФЛ тоже можно представлять в ПФР. Если выдаете 2-НДФЛ в середине года, подготовьте две формы — за этот год и часть предыдущего года.

92 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Образец 1. Справка для пособий на детей Справка Выдана Ветровой Анне Викторовне, дата рождения — 29.03.1980, в том, что она работает с 15.11.2016 в должности продавца в ООО «Рига» и ее заработок, учитыва- емый при исчислении дохода семьи (за 12 месяцев перед месяцем обращения в РУ- СЗН) для назначения ежемесячного пособия на ребенка, составляет: Месяцы, Заработная плата Премии Ежегодные Другие 2019/2018 годы (денежное довольствие); пособие по временной вознаграждения выплаты 2019 год нетрудоспособности, средний Август заработок, сохраненный Июль на период отпуска Июнь Май 10 000 Апрель 9000 Март 11 000 Февраль 10 000 Январь 9000 2018 год 8500 Декабрь 10 800 Ноябрь 7000 Октябрь Сентябрь 10 800 10 500 9500 10 000 1. Находилась в отпуске по беременности и родам с ___ по __ (приказ № __ от __). 2. Находилась в отпуске по уходу за ребенком с ___ по __ (приказ № __ от __). Основание выдачи справки — платежные ведомости за 2018 и 2019 годы, ли- цевые счета № 50 и 51. Руководитель организации Иванов П.В. Иванов Петрова А.Р. Петрова Главный (старший) бухгалтер М.П. (абз. 3 ст. 1 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). То есть справки за этот период делать не нужно. Если же  в  2000—2001 годах человек не  работал или получал ниже среднего, то фонд учитывает заработок за любые 60 месяцев непрерывного стажа до 31 декабря 2001 года. Для этого компания выдает будущему пенсио-

93 Зарплата и кадры неру справку, чтобы он мог подтвердить свой доход. Фир- ма может сама определить, достаточно ли зарплаты работ- ника за 2000—2001 годы, чтобы страховая часть пенсии была максимальной, или нужно выбирать доход за  пять лет до  этого времени. Например, справка за  пять лет не нужна, если месячный заработок гражданина за 2000— 2001 годы составляет не менее: — 1793,4 руб. (без районных коэффициентов); — 2400 руб. (с коэффициентом до 1,5); — 2600 руб. (с коэффициентом от 1,5 до 1,8); — 2900 руб. (с коэффициентом от 1,8 и выше). В какой срок. Три рабочих дня с  момента, как ра- ботник запросил документ (ст. 62 ТК). Как подготовить. Утвержденной формы справки для Пенсионного фонда нет. Некоторые регионы разрабаты- вают свои бланки, например в Карелии. Пример справки смотрите в образце 2 на с. 94. Уточните в своем отделении фонда, есть ли у него такие бланки. Если нет, то учтите об- щие требования к справке: 1. Поставьте угловой штамп с датой выдачи и номе- ром справки. 2. Укажите полные Ф. И. О. работника, периоды ра- боты, название компании. 3. Заполните начисленную зарплату помесячно и итог по годам (легче всего оформить табличкой), укажи- те валюту начисления (рубли), учтите, что с 1998 года ру- бли были деноминированы (убраны тысячи); 4. В заработок включайте зарплату и прочие выпла- ты за труд, не включайте компенсацию за неиспользован- ный отпуск, выходное пособие при увольнении, пособие по уходу за ребенком. 5. В примечании укажите месяцы начисления и сум- мы больничных листов, периоды отпусков без сохранения зарплаты. Если были больничные по беременности и ро- дам, то суммы и периоды также лучше отразить в приме- чании. 6. Внизу справки укажите, что со  всех выплат де- лали отчисления в  Пенсионный фонд по  установленным тарифам. 7. Укажите основание выдачи справки (лицевые счета, расчетные ведомости по начислению зарплаты). 8. Подпишите справку у  руководителя и  главного бухгалтера, поставьте печать.

94 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Образец 2. Справка для начисления пенсии СПРАВКА Выдана Ивановой Инне Михайловне в том, что она работала на Онежском трак- торном заводе с 01.01.1992 по 31.12.1996 и ее заработок для исчисления пенсии за пять последовательных лет в соответствии с действующим законодательством со- ставляет в рублях: Месяцы Годы 1993 1994 1995 1996 1992 1500 1500 2500 3000 Январь 275 1500 1500 2500 3000 Февраль 500 1500 1500 2500 3000 Март 500 1500 1500 2500 3000 Апрель 500 1500 1500 2500 3000 Май 500 1500 1500 2500 3000 Июнь 500 1500 1500 2500 3000 Июль 500 1500 1500 2500 3000 Август 500 1500 1500 2500 3000 Сентябрь 500 1500 1500 2500 2000 Октябрь 500 1500 1500 2500 2000 Ноябрь 500 1500 1500 2500 4000 Декабрь 500 18 000 18 000 30 000 35 000 ВСЕГО 5775 Общая сумма заработка за указанный период составила 106 775 (Сто шесть тысяч семьсот семьдесят пять) руб. 00 коп. Страховые взносы в Пенсионный фонд перечислены. Компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие при увольнении не включены. Основание выдачи справки: лицевые счета за 1992—1996 годы. Руководитель организации Михайлов Михайлов В.В. Главный бухгалтер (подпись) Соболева С.В. Со справкой ознакомлена Соболева Иванова И.М М.П. (подпись) Иванова (подпись) Что будет, если завысить доход. ПФР взыщет с ра- ботодателя переплаченную пенсию, если компания завы- сит доход работника в справке.

95 Зарплата и кадры Пример из судебной практики На основании справки о заработке, которую выдала фирма будущему пенсионеру, ПФР рассчитал пенсию. На проверке фонд заметил, что зар- плата в справке больше реального дохода. Из-за этого фонд переплатил пенсию на 145 тыс. руб. Эту сумму ПФР решил взыскать с работодателя. Фирма от- казалась возмещать убытки, фонд обратился в суд. Суд поддержал ПФР, так как из- за неверной справки фонд переплатил пенсию (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 11.06.2019 № Ф10-2088/2019 по делу № А83-4304/2018). Справка для расчета больничных Зачем нужен документ. Справка о заработке понадобит- ся сотруднику при увольнении, чтобы предъявить будуще- му работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и посо- бия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального зако- на от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В какой срок выдать. В  последний рабочий день или в течение трех рабочих дней после того, как бывший сотрудник обратился в  организацию за справкой (абз. 1 ст. 62 ТК). Как подготовить. Оформите справку по  форме из  приказа Минтруда от  30.04.2013 № 182н. В  справке укажите: — данные о фирме и сведения о сотруднике; — выплаты работнику, на  которые начисляли соц- взносы за текущий и два предыдущих календарных года; — количество календарных дней, которые исключа- ли из расчета пособий. Например, дни болезни, отпуска по беременности и родам, ухода за ребенком. Вам придется дополнить справку о  заработке, если база по обычным социальным взносам и по взносам на травматизм не совпадала (письмо ФСС от 27.04.2018 № 02-08-01/14-06-3766п). В дополнительных строках от- разите выплаты, которые облагаются взносами на травма- тизм. Как дополнить справку о заработке, читайте в жур- нале «Упрощенка», 2018, № 7, с. 18. Что будет, если завысить доход. Фонд соцстраха откажется возместить пособия новому работодателю, если предыдущая компания завысила доход в  справке. Оспо- рить решение фонда новый работодатель сможет только в суде.

96 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Пример из судебной практики Фирма посчитала сотрудникам пособия на основании справок с прош- лых мест работы. ФСС провел проверку и сравнил заработок из справок с данными ПФР. Суммы в справке были выше. За счет средств ФСС ком- пания выдала лишние деньги — 448 тыс. руб. Поэтому фонд отказался зачесть посо- бия, доначислил взносы, пени и штраф — 12,5 тыс. руб. Компания обратилась в суд. Фирма не могла отказать сотрудникам в выплате пособия. А о том, что в справках недостоверные данные, компания не знала. Судьи поддержали фирму, так как у нее не было оснований сомневаться в подлинности справок (постановление Арбитраж- ного суда Восточно-Сибирского округа от 29.10.2018 № Ф02-3766/2018). Справка для центра занятости Зачем нужен документ. Справка нужна гражданину, что- бы получать пособие по  безработице. Служба занятости посчитает пособие на основании справки (п. 2 ст. 3 и п. 1 ст. 30 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1). В какой срок выдать. В  последний рабочий день по запросу или в течение трех рабочих дней с момента, как бывший сотрудник попросил документ (ст. 62 ТК). Как подготовить. Оформляйте справку в произволь- ной или рекомендуемой форме. Рекомендуемый бланк есть в письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5. В справке также отразите данные фирмы, Ф. И. О. сотрудника, период и условия его работы, сведения о до- кументах, которые подтверждают доход. Средний зарабо- ток рассчитайте за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Зако- на № 1032-1). Не включайте в расчет дни командировки, больничного и другие неотработанные периоды. Если со- трудник не работал весь расчетный период, например бо- лел или был в отпуске без сохранения зарплаты, возьмите ближайшие три месяца, в которых есть отработанные дни (п. 3—5 постановления Минтруда от 12.08.2003 № 62). Что будет, если завысить доход. Если завысите до- ход и это обнаружат контролеры, то с фирмы потребуют ущерб из-за того, что работник получил лишнее пособие. Справка для кредита Зачем нужен документ. Справка нужна работнику, чтобы подтвердить размер дохода для кредита. В какой срок выдать. Три рабочих дня после заявле- ния сотрудника (абз. 1 ст. 62 ТК).

97 Зарплата и кадры Как подготовить. Составьте справку по  форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ- 7-11/566@. Что будет, если завысить доход. Если банк выяс- нит, что доход работника ниже, чем в справке, то откажет в кредите. Но есть и другая опасность (см. пример ниже). Пример из судебной практики Работник уволился по соглашению сторон, но потом передумал. Он обратился в суд, потребовал восстановить его на работе, доплатить зарплату и компенсацию морального вреда. В качестве доказательства представил справку 2-НДФЛ с повышенным окладом, которую получил для банка. Суд отказал работнику, признал расторгнутый договор законным и требования о до- плате заработка безосновательными (апелляционное определение Московского городского суда от 16.08.2018 по делу № 33-32676/2018). Арбитры поддержали ра- ботодателя, но только потому, что компания предъявила трудовой договор, штатное расписание и прочие документы с реальной зарплатой.

98 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации Учет на УСН Людмила Масленникова, эксперт журнала «Упрощенка», к. э. н. Как использовать авто работника: арендовать или платить компенсацию Есть два способа, как оформить операцию, если фирма использует автомо- биль работника, — заключить договор аренды или соглашение о компенса- ции за использование машины. В каждом по-разному надо считать налоги. Вариант 1 Договор аренды Образец Как составить документ. Есть два вида договора арен- Шаблон договора аренды ды — с экипажем и без. Если арендуете машину с экипа- скачайте на сайте e.26-2.ru жем, то  управлять машиной может лишь арендодатель. в тексте этой статьи. Если без экипажа, то на машине может ездить сам владе- лец авто или любой другой сотрудник. В любом договоре аренды — с экипажем или без — пропишите: — какой автомобиль передает работник, марку, мо- дель, госномер и прочие характеристики; — срок аренды; — сумму арендной платы, сроки и порядок оплаты; — условие о том, что расходы на содержание и ре- монт авто несет арендатор. Как учесть расходы. В  расходах по  УСН вы  смо- жете учесть не только арендную плату, но и прочие рас- ходы на  содержание автомобиля, если прописали в  до- говоре, что это расходы арендатора (подп. 4, 5, 7 и  12 п.  1 ст.  346.16  НК). Например, можно списать расходы на ГСМ и замену масла, новые запчасти, которые устано-

99 Учет на УСН вили после техосмотра или ремонта, стоимость ремонт- ных работ и т. п. Если арендодатель ездит на машине домой каждый день, то списывайте только расходы на бензин для нужд фирмы. Чтобы посчитать личные расходы, составляйте ак- ты приемки в конце дня и утром следующего дня. Заранее заготовьте документ и меняйте в нем даты, показания одо- метра и количество топлива в баке. НДФЛ и взносы. НДФЛ начислите со  всех вы- плат в  пользу работника: арендной платы и  компенса- ций расходов. Удержите налог при выплате денег и пере- числите в бюджет в тот же день или на следующий (п. 6 ст. 226 НК). А вот порядок расчета взносов зависит от то- го, какой договор заключили и как оформили отношения (см. памятку). Нужны ли путевые листы. Путевой лист обязате- лен, если вы перевозите пассажиров или грузы (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Неваж- но, на  своей машине фирма организует перевозки или на арендованной. Если вы используете машину для других нужд, на- пример водитель отвозит документы, то  путевый лист Памятка. Как начислять взносы с выплат по договорам аренды На машине ездят разные На машине ездит один арендодатель сотрудники Аренда Арендная плата не облагается Безопаснее начислить взносы, если фирма без экипажа взносами (п. 4 ст. 420 НК) приказом закрепила автомобиль за арендо- дателем, а из штатного расписания следует, что водителей в фирме нет. Фонды раньше доначисляли взносы, и компании проигрыва- ли в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 № Ф08-4325/2019 по делу № А32-37747/2018) В договоре выделена стоимость В договоре общая цена за аренду аренды и услуг по управлению Аренда С арендной платы взносы не начи- Безопаснее начислить взносы со всей суммы с экипажем сляйте (п. 4 ст. 420 НК). Начислите в пользу работника. Иначе есть риск, что нало- пенсионные и медицинские взно- говики доначислят взносы. Раньше фонды тоже сы с выплат за услуги по управле- начисляли взносы, но компаниям удавалось нию автомобилем (п. 1 ст. 420 НК). отменить решение (постановление Арбитраж- Социальные взносы не начисляйте ного суда Волго-Вятского округа от 22.01.2016 (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК) № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015)

100 №9, сентябрь, 2019 Рекомендации нужен только для учета и  контроля работы автомобиля и  водителя (п. 14 ст. 2 Закона №  259-ФЗ). Чтобы под- твердить маршрут и обосновать расходы на бензин, Мин- фин и  налоговики разрешают использовать другие доку- менты. Главное — укажите в  документе характеристики автомобиля, время начала и окончания движения и про- бег в километрах. Составить документ можно на основа- нии отчетов системы Глонасс или GPS-навигатора (пись- ма Минфина от  16.06.2011 №  03-03-06/1/354, УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@). Если путевые листы обязательны, то  опасно фор- мально заполнять их. Если из путевого листа непонятно, для чего использовали машину, инспекторы признают до- говор аренды фиктивным и снимут расходы. В суде не по- лучится оспорить решение (постановление Арбитражного суда Уральского округа от  13.01.2017 № Ф09-11390/16 по делу № А50П-57/2016). Еще один риск — налоговики посчитают, что фир- ма скрывает зарплату, и доначислят взносы. Раньше фонды тоже предъявляли такие претензии. Например, компания составляла на  арендованные автомобили путевые листы сроком на месяц и указывала одинаковый километраж — 150 км в день. Фонды начислили взносы, компания оспо- рила решение, но проиграла (постановление Арбитражно- го суда Уральского округа от 09.07.2015 № Ф09-3788/15 по делу № А76-25091/2014). Нужны ли отметки о медосмотре и техосмотре. От- метки о предрейсовых осмотрах и контроле обязательны на путевых листах, даже если автомобиль арендованный. Работник передает автомобиль в  пользование компании. Значит, автомобиль уже не  его личный, а  служебный. И применяются те же правила, как при поездках на слу- жебных автомобилях фирмы. Суды это подтверждают (по- становление Ивановского областного суда от  15.06.2015 № 4а-176/2015). Предрейсовые медосмотры необходимы для всех работников, которые используют служебный транспорт организации. Послерейсовые медосмотры требуются, если сотрудник перевозит пассажиров или опасные грузы (п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Отметки о  предрейсовом техосмотре необходимы, если на автомобиле перевозите пассажиров или грузы (подп. 5 п. 6 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).