Финансовый директор. Ознакомительный номер

Карьера Трезвый взгляд и развитие на M BA Семь честных мнений финан- систов о бизнес- образовании →50 Чего первые лица не простят финдиру Исследование мне- ний генеральных директоров и соб- ственников бизне- са о роли главных по финансам →54 ,, 42 Бухгалтер — это про процента подсчет того, что уже есть, финдиров а финдир — про то, какой планируют компания может стать в ближайший год обучиться новым Алексей Гусаков, генеральный директор кофейной сети «Кофе Лайк», технологиям о том, каких финдиров сегодня ищут первые лица компаний →58

50 КАРЬЕРА И РАЗВИТИЕ Образование Что M BA дает финдирам: семь мнений, основанных на личном опыте Дает ли преимущества финдиру бизнес-образование? Мы расспросили финансовых директоров, что повлияло на их выбор программы обучения и помогла ли им M BA-подготовка в карьере. Есть разные мнения по поводу ценности образование, — это выходить за рамки. M BA M B A-программ. Одни считают, что их зна- из подмастерья делает предпринимателя. чение сильно преувеличено. Другие видят Важно убрать внутренние границы и снес- в M B A-дипломе обязательный атрибут совре- ти ограничения, стать гибким к переменам менного финансиста. Мы собрали разные во внешней среде. Финансовый директор мнения финдиров-выпускников о получен- со степенью M BA может генерировать ном M BA-образовании. нестандартные решения и увеличивать цен- ность любого бизнеса. Теория всегда остает- Учит смотреть глазами ся теорией, даже если это теория падающих предпринимателя на любой бизнес с неба денег. M B A , если вам повезет с про- граммой, убирает внутренние барьеры. Андрей Мартынюк, Мне очень помогли две стажировки в Китае финансовый директор испанской производственной и Германии. Было полезно понять отличия компании «Ласенор Русия» международного бизнеса от российского. Ценность M B A не в том, чтобы предоставить Я считаю, что можно управлять финансами какие-то знания. Информации сегодня доста- в чужом бизнесе и при этом быть предприни- точно. Главное, чему должно научить M B A- мателем. Например, сейчас я одновременно работаю финансовым директором и консуль-

51e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 тирую по профессиональным вопросам. I T-курсов, например курс по разработке I B M Я не боюсь открыть и свое дело, но сейчас Cognos B I (Business Intelligence). Это помога- мне интереснее работать внутри крупного ет говорить с айтишниками на одном языке бизнеса. Он дает больше возможностей и находить оптимальные I T-решения. для личной инициативы и более обширное поле для деятельности. Помогает находить новые цели Систематизирует знания, но сама Юрий Макаров, программа девальвируется Partner and Managing Director Retail D N A & Partners Алексей Ремизов, Так как мое первое образование техниче- финансовый директор О О О «Мое дело» ское — Бауманский университет, то мне было важно сформировать общее понимание того, После мехмата М Г У я чувствовал недоста- как работает бизнес. Кроме того, возникла ток именно экономических знаний. Кроме потребность восполнить знания, которые того, вузы дают классическое образование, я не получил в рамках технического образо- а я искал новейшие знания и подходы. Когда вания. Стратегический M BA дал мне также поступал на M B A , был серьезный отсев кан- возможность поучиться в кругу старших кол- дидатов, требовался английский язык, так лег и «прокачать» навыки общения в бизнес- как диплом предполагался объединенный среде. Это позволило быстрее расти карьерно с I E M I Paris. В группе и возраст, и опыт у всех и развиваться в целом. были разные. Никто не отлынивал, но сдавать экзамены было непросто. Сейчас по отзы- Затем было MBA «Корпоративные финансы». вам современных учеников я делаю вывод, Я поставил перед собой задачу глубоко что программы стали гораздо более легкими. погрузиться в область финансов. Мне было необходимо понимать, как те или иные Я закончил MBA еще в 2001 году, на тот управленческие решения влияют на финан- момент это была лучшая российская про- совый результат и устойчивость компании. грамма. С тех пор заметил, что появилось множество программ самого разного фор- После некоторого периода работы мата, например мини- или экспресс-курсы. я вновь оказался на развилке: международ- Я считаю, что такой «фастфуд» в образовании ный E M BA или «Сколково» + Стэнфорд. и понятное желание каждого вуза заработать Второй вариант победил по сумме факто- на MBA размыли ценность этих программ. ров: качество профессуры, нетворкинг, стои- мость. На мой взгляд, частая ошибка — идти В России затруднен выход к открытому на имя зарубежного вуза. В то время как оно предпринимательству, и я, как финансовый не дает гарантии, что вашими наставниками директор, могу в крупной корпорации сде- будут действительно лучшие местные про- лать больше, чем в маленьком, пусть и своем, фессора, а не вчерашние аспиранты. В случае бизнесе. Сейчас каждый финансист должен со Стэнфордом такой проблемы не было, быть готов к кросс-функциональной деятель- я заранее навел справки и не разочаровался. ности. При этом если при «прокачке» soft skills важна постоянная практика, а эффект Мне было важно обновить знания. Кроме редко бывает долгосрочным, то профес- того, представилась редкая возможность сиональные hard skills — это практически подумать о том, чего я уже успел достичь, навсегда. После M BA я прошел несколько и дать себе передышку и время на поиск новых целей и смыслов.

52 Карьера и развитие Образование В итоге я получил знания, в том числе опыт шают иностранных профессоров или дела- пребывания в Кремниевой долине, навыки ют совместные программы с зарубежными нетворкинга и новые идеи. На мой взгляд, бизнес-школами. Стоит также обратить вни- образование нельзя прекращать, даже если мание на Executive Education Programs. Это за плечами рейтинговые вузы и программы. короткие программы с фокусом на конкрет- Тем более что мировые тренды постоянно ной теме протяженностью до 7–10 дней. Они меняются. Например, недавно я поступил нацелены на опытных руководителей. Такие на программу в I N S E A D — Building Digital программы предлагают практически все Partnerships and Ecosystems. ведущие бизнес-школы мира. И если пол- ноценный full-time M BA за рубежом стоит Расширяет стратегический от 100 тыс. долл., то недельная программа инструментарий обойдется в среднем в 10–13 тыс. долл. После таких коротких программ некоторые школы Денис Кузнецов, дают выпускникам Alumni-статус, который финансовый директор компании в сфере позволяет участвовать в мероприятиях школ. электроэнергетики Можно пробовать разные школы и прохо- дить программы, адаптируемые к меняющей- Финдир без M BA в области стратегии — это ся среде и отражающие мировые тренды.  своего рода симбиоз главного бухгалтера и продвинутого начальника ПЭО. Финансо- Например, я проходила обучение в одной вый директор с M BA в области стратегии — из ведущих бизнес-школ в области Executive уже партнер собственника и гендира. Такой Education — I M D в Лозанне (Швейцария) — финдир сосредоточен на развитии компа- по программе Strategic Finance. Программа нии, росте ее капитализации и стоимости. дала обзор ключевых трендов в финансах, Однако этот взгляд M B A скорее шлифует: например диджитализации и FinTech. Часть сначала финдир дорастает до видения биз- времени была отведена на разбор практиче- неса глазами учредителя и только потом ских кейcов, историй бизнес-успеха и прова- подтверждает свой рост подбором соответ- лов последних лет. ствующей программы M BA . Самое ценное — это группа, которая вклю- Когда я выбирал программу, то не видел чала 40 финансовых директоров и руково- альтернативы стратегическому модулю. дителей в финансовой сфере из более чем Мне действительно удалось поднять на но- 30 стран. Эта практика обмена кейсами вый уровень свой инструментарий страте- с коллегами из разных стран дает чувство гического планирования и преодоления сопричастности к международной школе сопротивления изменениям в компании. и глобальной финансовой повестке.  Позволяет обмениваться кейсами Превращает финдира с коллегами из разных стран в бизнес-партнера Оксана Колядова, Игорь Липенко, финансовый директор группы компаний «Спутник» финансовый директор группы компаний в сфере торговли На мой взгляд, для M B A в России лучше Для меня выбор программы обучения — M B A выбирать бизнес-школы, которые пригла- в маркетинге — был прост. К тому моменту я много лет руководил финансами в семей-

53e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 ном бизнесе. Чисто финансовые M BA содер- Не панацея, но меняет жали многое, что мне не пригодилось бы мировоззрение в работе и не было бы востребовано в моей компании, а уходить к внешним работода- Елена Запускалова, телям я не планировал. Уже тогда я смотрел экс финансовый директор З АО «Центурион Альянс» на бизнес глазами собственника, и мне было важно быстро научиться применять послед- Работающий финансовый директор посте- ние маркетинговые подходы в работе. пенно погружается в рутину. Вы должны или менять работу, что не всегда возможно, E M B A оправдал мои ожидания. Теперь или менять себя. Я выбрала M BA «Финансы», я полноценный бизнес-партнер собственни- так как хотелось глубокой проработки про- ков: определяю направления развития ком- фессиональных тем. В группе было 40 фин- пании, провожу переговоры и заключаю диров из разных отраслей и сфер бизнеса, контракты от лица бенефициаров бизнеса. и уже это постоянное общение с коллегами во многом расширяло кругозор. В нашей команде несколько сотрудников получили M BA-образование в разных Интересно, что окружение на работе стало направлениях, в том числе в области инфор- иначе воспринимать мои решения: люди счи- мационных технологий. Как показывает тали, что нестандартный подход к проблемам практика нашей компании, эти специалисты мне привил именно MBA. Хотя в целом ниче- отличаются более бизнес-ориентированным го не поменялось. Но появилась уверенность, подходом к работе, и это ценят учредители. что предолеть можно любые препятствия

54 КАРЬЕРА И РАЗВИТИЕ Исследование Каких финдиров ищут первые лица: инсайды с грифом «Д ВП» Редакция провела исследование среди генеральных директоров и собственников, чтобы узнать, чего ждут первые лица от своих финдиров и чего не простят им ни при каких обстоятельствах. Мы задали несколько вопросов дателей. А почти половина опро- генеральным директорам и соб- шенных собирают информацию ственникам и выяснили, почему в интернете, в том числе изуча- они предпочитают работать с одни- ют личные страницы в соцсетях. ми финдирами и избегают других, При этом почти половина работо- что оказывает влияние на их выбор дателей используют среди прочего из множества соискателей . закрытые каналы информации. Как «пробивают» кандидатов Что ценят больше всего Большинство респондентов — Отбирая специалиста на долж- 82 процента — «пробивают» ность финдира в свою коман- информацию о кандидате по лич- ду, при общих равных hard skills ным неформальным источникам — 91 процент руководителей глав- например, через бывших коллег, ным качеством лучшей кандида- знакомых и т. д. Для 73 процентов туры назвали честность, на втором важны отзывы прошлых работо- месте по популярности — готов-

55e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 ность брать на себя ответствен- Какие задачи не готовы ность, на третьем — гибкий подход отдавать финдирам к решению задач, креативность, готовность при необходимости Руководители компаний готовы отступить от регламентов и уста- многое доверить финдиру, но дале- ревших стандартов. ко не все. Топ функций, которые они готовы передать финдирам: Сорок один процент респонден- представлять интересы компаний тов ценят способность финдира в ФНС и органах контроля, вести аргументированно отстаивать свою переговоры с банками и инвестора- точку зрения, особенно если она ми, а также заключать контракты отличается от точки зрения руко- с поставщиками и заказчиками. водителя. Каждый третий отметил, что ему важна представительность Однако поручить финдиру общее кандидата и умение продуктив- руководство компанией готовы но вести переговоры на высшем лишь 9 процентов гендиректоров. уровне. И всего 18 процентов доверили бы ему операции по покупке и про- Из-за какого «анамнеза» даже активов. откажутся даже от самого приятного соискателя Чего не простят На первом месте в рейтинге «чер- Семьдесят три процента опро- 60 ных меток» — частая смена места шенных ответили, что готовы уво- работы, два года и меньше стажа лить финдира, если он превысил процентов в одной компании. Половина руко- полномочия и действовал в обход генеральных ди- водителей не готовы взять канди- руководства; 59 процентов счита- ректоров при сме- дата без отраслевого опыта работы. ют недопустимым, если финдир не компании или Сорок пять процентов директо- не справился с управлением пер- открытии нового ров заявили, что отрицательная соналом: допустил высокую теку- бизнеса возьмут характеристика от прошлого рабо- честь, потерял ценные кадры и т. д. в новый проект тодателя испортит мнение о кан- скорее главно- дидате, даже если он устраивает их Больше половины опрошенных го бухгалтера, по остальным параметрам. готовы попрощаться со своими чем финансового замами по финансам за то, что те директора Интересно, что для 27 процентов вовремя не доложили о проблеме, опрошенных не имеет значения случайно или умышленно слили наличие у финдира высшего эконо- инсайдерскую информацию. мического образования. Для 18 про- центов руководителей некритично, При этом половина респодентов если у кандидата небольшой, менее простят налоговые риски и/или трех лет, опыт работы на позиции потери по вине финдиректора. Лег- финдира. Вдвое меньше респонден- че всего руководители компаний тов ожидают, что у финдира будет относятся к профессиональным опыт работы главбухом. промахам: ошибкам в расчетах, оценке стоимости активов и т.д.

56 Карьера и развитие Исследование Состав респондентов 55% 40% 5% Собственник бизнеса и генеральный Генеральный директор Собственник бизнеса директор в одном лице Какие качества в соискателях на должность финансового директора ценят руководители при общих равных hard skills Честность и порядочность, умение хранить 91% конфиденциальную информацию Готовность брать на себя ответственность 82% Гибкий подход к решению задач, креативность, готовность 64% отступить от регламентов и стандартов при необходимости Способность отстоять свою точку зрения, особенно 41% если она отличается от точки зрения респондента Представительность и умение вести 32% переговоры на высшем уровне Личные связи, положение 5% в профессиональном сообществе Какие недостатки потенциального финдира отпугнут руководителя Частая смена места работы, два года 64% и меньше стажа в одной компании 50% Нет опыта в нужной отрасли 45% Отрицательная характеристика 27% от прошлого работодателя 18% Без высшего экономического образования 14% 9% Опыт работы финансовым 5% директором — менее трех лет Нет релевантного опыта работы, например в холдинге аналогичного размера или в международной компании Отсутствие опыта работы главным бухгалтером Без опыта работы финансовым директором; например, до этого был замом

57e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Какие действия генеральные директора готовы доверить финансовым Представлять интересы компании в Ф Н С 82% и других надзорных органах Проводить переговоры с банками 73% Вести переговоры с инвесторами 55% 55% Заключать контракты 32% с поставщиками и заказчиками Участвовать в судебных спорах Совершать сделки по покупке и продаже активов, 18% в том числе крупных 9% Руководить компанией За что генеральные директора готовы уволить финдира Превысил свои полномочия; принимая решения, 73% действовал в обход руководства 60% Не сообщил о проблеме вовремя Не справился с управлением персоналом: 59% развалил отдел, допустил высокую текучесть, потерял ценные кадры и т. д. Слил инсайдерскую информацию 55% случайно или умышленно 50% Допустил высокие налоговые риски и/или потери Совершил дорогостоящую ошибку: неверно оценил 45% инвестпроект, риски по сделке, стоимость актива и т. д. Источники информации: как генеральные директора «пробивают» кандидатов на должность финансового директора Личные неформальные источники: сбор 82% характеристик через бывших коллег, знакомых и т. д. 73% Отзывы прошлых работодателей 47% 45% Закрытые каналы информации Информация в интернете: личные страницы в соцсетях, упоминания и т. д.

58 КАРЬЕРА И РАЗВИТИЕ Инсайд Такому финансовому директору я не доверю финансы компании Финансовый директор, с одной стороны, создает финансовую службу «под себя». А с другой стороны, он сам — ключевой игрок команды гендиректора. А как руководители решают, какой финансовый директор им подойдет, а какой нет? Редакция выяснила у генеральных директоров, по каким признакам они отбирают себе штурманов в мире финансов. Беседовала Часто опыт и образование не име- и любой другой топ-менеджер, был Елена Запускалова ют решающего значения при найме: нацелен на кросс-функциональное Редактор- по мнению генеральных директо- развитие. Я поддерживаю движение эксперт журнала ров, hard skills важны, но не они по карьерной горизонтали не мень- «Финансовый определяют ценность финансового ше, чем по вертикали. Например, директор» директора для компании. Мы рас- финансовый директор может стать спросили руководителей, кого они успешным коммерческим дирек- не рассматривают на должность тором или директором по разви- финдиректора, и отобрали семь тию. Но так же интересно, когда самых интересных ответов. финансовый директор вырастает до генерального директора. Амби- Финансист без амбиций мне циозными людьми, как правило, не интересен сложнее управлять, но они прино- сят бизнесу больше пользы и могут Евгений Вольский-Ператинский, многому научить коллег. Фин- General Manager K F C Pizza Hut (G F C L LC ) дир должен быть по духу коучем и делиться знаниями с командой. Для меня важно, чтобы финансо- вый директор в моей команде, как Если финансовый директор не амбициозен, он — статист,

59e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 от которого компании будет мало толку. ванном подходе. Например, условия таковы: Меня привлекают всесторонне развитые «На счете компании 1 млн руб. Вам принес- люди. Из двух равных кандидатов я предпо- ли три счета на оплату: закупка сырья — чту того, кто в чем-то сильнее меня. Бизнес — 750 тыс. руб., реклама — 500 тыс. руб., премии это как игра в шахматы: вы можете играть для сотрудников — 500 тыс. руб. Как будете и с ребенком, и с гроссмейстером. Но больше- принимать решения и что оплатите сразу?» го вы достигнете только во втором случае. Затем назначаю личную встречу. Мне важ- Кроме того, я считаю, что у нас с финансо- но определить психотип человека, сможем вым директором должны быть общие цен- ли мы легко коммуницировать, а главное, соз- ности и вне работы. Я всегда интересуюсь, дать вместе нечто достойное. Через некоторое какие книги, фильмы и даже пьесы предпо- время я могу назначить повторную встречу читает кандидат. При этом важен не столь- и задать всего один вопрос: «Допустим, вы ко сам ответ, сколько реакция собеседника завтра выходите на работу в нашу компанию, на такой личный вопрос. Если у нас с финди- какова стратегия ваших действий на бли- ром не будет ничего общего, кроме работы, жайшие полгода?» При этом я разрешаю сотрудничество не станет полноценным. кандидату уточнять любые детали и даю время на разработку плана действий. Кста- Если кандидат не может ти, по уровню встречных вопросов во многом сформировать тактику действий на ясен подход специалиста к проблемам и их полгода, он не нужен компании решению. Алексей Гусаков, генеральный директор кофейной сети Личные особенности кандидата, например О О О «Кофе Лайк» (входит в топ-20 крупнейших кофейных семейное положение, количество детей, пол сетей Европы) или возраст, не играют для меня роли. Самое главное, чтобы ко мне в команду пришел мой Я всегда внимательно отношусь к подбору человек — заточенный на активный рост сто- финансового директора в команду: в этом имости компании. случае ошибка может дорого стоить бизне- су. Финансовый директор, который вчера Мне нужен доверенный человек, вышел из главных бухгалтеров, мне априо- а не набор функций ри не интересен. Бухгалтер — это про подсчет того, что уже есть в компании, а финдир — Денис Кудрявцев, член совета директоров Г К «Грейнрус» про то, какой компания может стать. Глав- ное, что требуется от финансового директора В первую очередь я ищу партнера, доверен- сегодня, — это знать, куда и как инвестиро- ное лицо, а уже потом человека-функцию. вать ресурсы компании. Есть у кандидата Какой бы расхожей ни была фраза «хороший такой навык или нет, по резюме не скажешь. человек — не профессия», по моему убежде- нию, для финансового директора особенно Я применяю свой подход при выборе луч- важны личные качества. шей кандидатуры. После первичного отсева по hard skills предлагаю соискателям тесто- Функциональные компетенции можно раз- вое задание — практический кейс. Я про- вить и подтянуть, недостающий опыт — при- шу рассказать, как бы действовал кандидат обрести, а вот ценности взрослого человека в той или иной ситуации, и выбираю тех, поменять почти невозможно. Поэтому, когда чьи действия говорят о бизнес-ориентиро- подбираю кандидатуру на позицию финан- сового директора, я сначала пытаюсь оценить

60 Карьера и развитие Инсайд его личные качества и соответствие ценно- инициативу и способность к деловым ком- стей соискателя ценностям компании и моим муникациям на всех уровнях организации. собственным. Хороший финансовый директор никогда не видит в главбухе конкурента, а восприни- Например, при оценке кандидата на собе- мает его как коллегу и партнера. Я считаю, седовании я даю ему тестовое задание. что эти два ключевых финансовых сотруд- При этом в первую очередь смотрю, как он ника выполняют разные миссии и совмещать проявляет свои личностные качества: как эти роли никому не удастся без компромисса. справляется с волнением и смущением, как выстраивает свою защиту и почему именно Лучший главбух — тот, кто твердо знает таким образом. правила и нюансы бухучета и мыслит имен- но в этой модели. Финансовый же директор Мне важно понять, боится ли кандидат обязан понимать и при необходимости при- выглядеть глупо, задает ли уточняющие менять «продукт» главбуха. вопросы и расширяет ли этим свои границы или довольствуется заданными условиями Однако задачи финдира лежат в другой и т. д. И только потом я смотрю, как он решил области. Он должен уметь обосновать при- саму задачу. влекательность выпуска конкретных видов продукции или оказания услуг, а так же воз- Кроме того, для меня важно проверить можных инвестиций в проекты. Финансовый отзывы о кандидате тех людей, которым директор, в отличие от главбуха, это прежде доверяю. Я использую собственные кана- всего бизнесмен. лы получения информации. Например, мне важно, что говорят о человеке с предыдущих Приведу пример. На одном из крупных про- мест работы: каков он в деле? Как его харак- мышленных предприятий Поволжья мы теризуют начальники и, что еще важнее, под- пытались доказать экономическую привле- чиненные? Что говорят контрагенты, банки, кательность замены восьми единиц весьма конкуренты и т. д.? возрастного оборудования на современное в количестве одной единицы. Это позволило Понятно, что у каждого автора отзыва бы повысить производительность при мень- могут быть свои мотивы. И контекст историй ших затратах. Но достигнуть взаимопонима- и парадигма восприятия ситуации очевид- ния с финдиром производства и оцифровать цем важны. Для меня это еще одна возмож- привлекательность проекта не удалось. ность понять, насколько человек «мой». Такая информация служит лекарством от первого Финансовый директор предприятия кон- очарования кандидатом. сервативного толка еще вчера была главбу- хом и не принимала никаких доводов: «ведь Когда финансовый директор у нас уже целых восемь единиц на балансе». не бизнесмен, он неэффективен Шесть из них, кстати, разбирались на запча- сти ради двух других, которые обеспечивали Александр Довнар, производство. экс-C E O компании Angstrem P LC Для меня не важны общие пристрастия Мне важно, чтобы финансовый дирек- с финдиром. Главное — результат его работы. тор не вырывал руль из рук руководителя и не претендовал на прямое операционное Если финдира увольняют раньше чем управление вне рамок должностных обя- через три-шесть месяцев, это не значит, занностей. При этом он должен проявлять что гендир допустил ошибку при выборе кан- дидатуры. Для проверки заявленных качеств и вводят испытательный срок.

61e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Если финансовый директор Если финансовый директор допускает ошиб- не отстаивает свое мнение, значит, ки, но вовремя подсказывает генерально- он утратил мотивацию и стал му верные решения, тот предпочтет скорее бесполезен организовать дополнительный контроль, но сохранить такого специалиста. Алексей Майданов, C E O  BestConsult.online Когда гендиректор выстроил эффективное Финансовый директор должен четко выяв- и комфортное сотрудничество с финдиром, лять ситуации, которые несут негативные он запоминает это надолго. Предложения последствия для бизнеса. Для него важно о новой совместной работе могут поступать уметь проявить, если этого требует ситуация, даже по прошествии пяти-восьми лет после жесткость в полемике, отговорить от непра- прекращения старого проекта. вильного решения. Не соглашаться до конца, если не все осознают риски, аргументирован- Неприемлемо, если финдиректор но убеждать и отстаивать свое мнение — осо- «играет» не на стороне финансового бенно важно для «главного по финансам». развития компании Если предложения финдира отклонили, он Олег Альтшуль, должен уметь находить компромисс. Согла- Founder, C E O Australian Entertainment Holding (Австралия) шательство неприемлемо и означает утрату мотивации. Нельзя опускать руки и занимать Как генеральному директору и собственнику позицию: «подождем — увидите, что я был бизнеса, мне важна возможность услышать прав, и осознаете свои ошибки». Быть сто- альтернативное мнение и профессиональ- ронним наблюдателем при неэффективных ное суждение финансового директора. Когда сделках и проектах — недопустимая роскошь я управлял компаниями в России, мне было для финансового директора. важно, чтобы финансовый директор, с одной стороны, проявлял лояльность к компании Я ценю способность держать удар и отве- и уважение к моей позиции, а с другой — чать за просчеты, как собственные, так и под- выражал независимую экспертную точку чиненных, извлекать уроки и исправлять зрения, даже если она противоречила моей. ошибки. Желание «порулить» финансами Я спокойно отношусь к тому, когда финдир — есть у многих, но нести ответственность гото- ставленник акционеров. Для меня важнее вы не все. Бояться отвечать за свои решения уровень его профессионализма, а не приро- или перекладывать вину на других несовме- да найма. Главное, продиктованы ли его дей- стимо с такой должностью. ствия заботой о самом бизнесе. Есть мнение, что привлекательные люди Неприемлемо, когда финдир «играет» толь- успешнее в карьере, но молодой возраст кан- ко на стороне акционеров и, по сути, стано- дидата на должность финдира может сыграть вится просто информатором или, наоборот, против него при приеме в консервативную строит козни против собственников. компанию. Иногда плюсы оборачиваются И то и другое плохо: финдир должен быть для соискателя минусами. на стороне финансового развития компании. Расставание с хорошим финдиром — боль- Три года назад я запустил бизнес в Австра- шой стресс для руководителя, особенно лии и впервые столкнулся с кардинальными после успешной и продолжительной совмест- отличиями в подходах к работе финансовых ной работы. Я был свидетелем, когда фин- директоров «здесь» и «там». диру прощались даже такие ошибки, как неподтвержденные расходы наличных и т. п.

62 Карьера и развитие Инсайд Во-первых, у нас генеральный директор ищет средняя стоимость часа для главного бух- и находит лояльного себе и компании финан- галтера/финансового директора — 80–200 сового директора. А в Австралии финансо- австралийских долларов. Сложилась обыч- вый директор — это прежде всего защитник ная практика, что финансовый директор государства и только потом сотрудник ком- работает на аутсорсинге с 10–15 компаниями пании: фокус его профессиональной заботы с оборотом до 50 млн долл. в год. не смещен в сторону интересов бизнеса. В этих условиях сложно выстроить дове- Возникает парадоксальная ситуация: фин- рительные отношения, да и профессиональ- директор получает зарплату в компании, ные жестко регламентированы. Не случайно но его «глобальный работодатель» — госу- в конце концов я остановился на финдирек- дарство, которое выдает ему лицензию, при- торе — выходце из России. Подход у финди- нимает экзамены и проводит семинары ректоров на аутсорсинге похож на подход и выездные конференции с целью обозна- юристов-консультантов: выиграл ты или про- чить актуальные государственные интересы играл, заработал или нет — не важно, инвойс и способы их удовлетворения. Таким обра- должен быть оплачен вовремя. зом, о лояльности к генеральному и чувстве единой команды говорить не приходится. Звезды хороши только на небе Ты можешь уволить такого сотрудника, Cергей Уланов, генеральный директор З АО «Ай Пи Эл» и это существенно проще, чем в России: доста- точно предупредить за две недели. Но на его Меня, как руководителя, очень напряга- место придет такой же представитель госу- ет звездность, слишком сильный акцент дарства. Российский финансовый директор, на былых заслугах финансового директора. как правило, ориентирован на бизнес и готов Если статусность выходит на передний план, предложить лучшие налоговые решения — она перекрывает текущую работу: в бизнесе там этого нет. надо не рассуждать, а делать дело. Во-вторых, выстроенная ментальность Руководитель часто неохотно берет людей населения не способствует коммерческо- по рекомендации собственника или инве- му духу. Так, в Австралии с началом пан- стора. «Посаженные» сверху люди могут демии большинство населения перешло впоследствии некорректно передавать на Centrelink — жизнь на пособие. Правда, информацию о состоянии дел в компании и до пандемии значительная часть населе- собственникам в обход руководителя. Такие ния пользовалась этой системой. В связи финансовые директора могут влиять на про- с тем, что пособие по безработице достаточно цесс управления в худшую сторону, оказать- высокое, никто сильно не держится за рабо- ся некомпетентными во многих областях, ту, и сложно найти финансового директора, но уволить их будет сложно. заинтересованного в росте даже собственно- го дохода, не говоря уже о доходе компании. Я обычно не советую коллегам брать финансового директора из крупной компа- В-третьих, в России нет жесткой регла- нии, который уже забыл, как «работать рука- ментации стоимости часа финансового ми». Особенно если генеральный директор директора. И, как следствие, сохранилась знает, что в финансовой службе компании возможность его материальной мотивации. будет минимум сотрудников и работать засу- В России генеральный директор может замо- чив рукава придется каждому. Особенно это тивировать финдиректора на достижение актуально в периоды кризисов любых K PI . В Австралии же установлена

Контроль Прозрачная и анализ система закупок Кейс: как в сжатые сроки и с ограни- ченным бюдже- том коллеги автоматизирова- ли закупочный процесс и соблю- ли принцип ауди- торского следа → 64 ,, 2 Аудитор в первую очередь процента должен оценивать компаний стратегические риски, обладают высоким а не качество отчетности уровнем развития СВК Внутренние аудиторы рассказали о том, как распределить функционал в подразделениях внутреннего контроля и аудита, чтобы не раздуть штат и не потерять контроль над рисками →68

64 КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ Закупки Автоматизировали закупки и сделали их прозрачными и контролируемыми Кейс проекта автоматизации, в рамках которого удалось объединить информацию из разрозненных источников, ускорить согласование закупок и сбор бюджета и соблюсти принцип аудиторского следа. Сроки сжаты, В 2018 году перед нами встала зада- в нескольких системах, отличных денег мало: ча — в сжатые сроки и в условиях от наших. наверное, ограниченного бюджета полно- стандартные стью автоматизировать процесс Мы вышли на рынок в поисках вводные боль- закупок, сделать его максималь- оптимального продукта, в итоге шинства про- но прозрачным и «подружить» его остановили свой выбор на «1С:Учет ектов авто- с системой планирования и кон- и управление хозяйственной дея- матизации троля бюджета. тельностью банка» на основе типо- в российских вого решения «1С:Управление компаниях Ситуацию усложняло то, что в тот холдингом». момент мы использовали шесть разных программных продуктов Расскажу, как эволюционировала для различных целей внутри сво- система планирования и контроля его контура учета и параллельно закупок, какой эффект мы получи- объединялись с другим банком, ли и благодаря чему проект с таки- который также отражал операции ми непростыми вводными удалось реализовать в срок.

65e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 С чего начали оптимизировать расходы Мария Лысенко и трудозатраты; Вице-президент, Реструктуризация и объедине- начальник ние с другим банком добавили унифицировать бизнес-процессы. управления трудностей в решении задачи. Мы бюджетного понимали, что если хотим наве- Провели аудит I T-архитектуры. планирования сти порядок в учете и закупках, Мы поняли, что фактически и контроля П АО Банк это нужно делать быстро, жела- используем для каждого бизнес- «ФК Открытие» тельно успеть до слияния, то есть процесса свою систему. При этом буквально за полгода. Любой разра- лишь часть программных про- Анна Ермакова ботчик скажет, что это почти невоз- дуктов совместимы между собой Вице-президент, можно, и будет прав. Но ключевое и способны обмениваться инфор- начальник слово — почти. мационными потоками. управления закупочной Определились с целями. На стар- Обозначили, что будем кон- деятельности П АО те расставили приоритеты. В тот тролировать. Важно было сразу Банк «ФК Открытие» момент самым важным для нас заложить в новую систему нуж- было: ные аналитики и настройки. У нас закупки почти полностью подчи- организовать прозрачную нены поддержанию хозяйственной и эффективную закупочную дея- деятельности. Около полови- тельность, чтобы она соответство- ны затрат приходится на I T, еще вала требованиям аудиторов, Ц Б 10 процентов — на ремонт и строи- и нашим внутренним высоким тельство и еще 10  — на маркетинг, запросам к соотношению цены остаток — на прочие расходы. и качества продукции; Как внедряли создать единое информацион- ное пространство, чтобы можно Хотя наши планы были более чем было получить быстрый онлайн- амбициозны, мы все же оставались доступ к любому финансовому документу;

66 Контроль и анализ Закупки В мае запу- реалистами. Поэтому разбили про- Исполнение плана закупок. Боль- стили проект, ект на блоки, которые внедряли шой закрывающий блок проекта, а в августе последовательно. в рамках которого мы автоматизи- уже начали ровали закупочные процедуры, собирать бюд- Планирование. Мы приступили выбор победителей по критериям, жет в новой к проекту в мае, а бюджетная кам- формирование закупочной доку- системе пания на будущий финансовый ментации и даже подготовку паке- год должна была стартовать уже тов документов для комиссии в августе. Поэтому блок бюджети- по закупкам. рования, без сомнений, имел глав- ный приоритет. В установленный Что получили в итоге срок мы успешно запустили сбор бюджетных заявок на базе новой Мы реализовали все цели, кото- системы, а в октябре уже утверди- рые ставили перед собой на стар- ли единый бюджет двух банков. те проекта, и даже более емко, чем рассчитывали. Все потребности бизнеса кон- солидировались в системе Скорость процессов. Сейчас в плановую смету расходов. Допол- оплата с полным циклом согла- нительно добавили возможно- сования у нас проходит в течение сти секвестирования и установки трех дней. Раньше на это уходили лимитов. недели. План закупок. Следующей Годовой бюджет мы собираем нашей целью было автоматизи- фактически за два месяца — к октя- ровать определение источников брю уже получаем финальную покрытия потребностей бизнеса версию. Все остальное — уже и трансформировать их не про- доработки, поиск возможно- сто в смету, а в полноценный план стей оптимизировать затраты закупок. В рамках этого блока мы или перераспределить ресурсы еще также сделали связку лота с бюд- эффективнее. жетными аналитиками. Полноценный документообо- Управление договорами. План рот по закупке и закрытый кон- закупок, который мы получили тур согласования. Мы смогли на предыдущей стадии, стал осно- маршрутизировать все документы вой для появления в системе еди- по закупкам и оплатам и перевести ницы «Договор». Этот документ согласования на всех уровнях пол- стал общим знаменателем, кото- ностью в электронный формат. рый помог связать закупки и бюд- жетный контроль. Принцип аудиторского следа. Система позволяет отслеживать все Бюджетный контроль. Автома- изменения по каждой закупке — тический контроль «включался» от первой инициативы до поставки. еще на этапе согласования дого- Мы можем увидеть, как менялись воров, затем система проверяла цены или условия тендеров. Это лимиты по ним и, если есть бюд- повышает прозрачность операций жет, выводила расход в Cash f low и резервировала средства.

67e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 и практически исключает любые площадок подгружаются в систему претензии контролирующих органов. автоматически. Трудозатраты. Раньше при пере- Благодаря автоматизации функ- даче данных по маршруту «Заявка от заказчика — Закупочный доку- ций финансового контроля, мент — Электронная площадка» их приходилось копировать вручную. согласований и подготовки отче- То есть на каждом этапе переносить, например, файлы технических тов удалось высвободить больше заданий, требования к участникам, критерии и другие условия заку- 10 тыс. человеко-часов. пок из документа в документ. Кро- ме того, что это отнимает время, так Нет бюджета — нет закупки. Это еще и провоцирует ошибки. генеральное правило нашей орга- Теперь благодаря «1С» работа- ет принцип однократного ввода 15низации. Теперь это правило зало- информации, ее не нужно копи- ровать или перемещать. А все ком- жено в систему. ментарии и уточнения с тендерных Причем система при этом оста- лась гибкой: именно благодаря инструментам «1С» мы смогли вести учет единого бюджета на несколь- ко договоров. Особенно это важ- тысяч операций но для закупок в сфере IT, так согласования как потребности в этой области в среднем про- могут быть лавинообразными, ходит в системе неравномерными в день

68 КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ Аудит Три спорных вопроса внутреннего контроля и аудита Дискуссия экспертов о функционале внутренних контрольных служб и подходах к их работе в компании. Если аудитор Одна из важных задач менеджмен- три предприятия или достаточно проверяет та — построить такую систему, прописать процедуры только отчетность — которая бы помогала компании для самых высокорискованных опе- это первый уменьшать бизнес-риски и управ- раций, чтобы действовать прицель- признак того, лять ими. Собственникам органи- но, не распылять ресурсы и силы что система зации важно сформировать четкую сотрудников и не усложнять рабо- в компании позицию по следующим вопросам. чие процессы? выстроена неэффек- Во-первых, какие контрольные На практике можно встретить тивно мероприятия в действительности много различных подходов к фор- нужны организации и как грамот- мированию функций и стратегий но распределить функционал меж- работы служб внутреннего контро- ду внутренними службами, чтобы, ля и аудита. с одной стороны, не раздувать штат и бюджет обслуживающих под- В статье мы собрали мне- разделений, а с другой — вовремя ния коллег-аудиторов. Узнали, выявлять проблемы и скорректиро- какие методы работы они счи- вать стратегию развития бизнеса? тают эффективными, а какими обязанностями точно не следу- Во-вторых, необходимо ли регла- ет нагружать сотрудников этого ментировать все процессы вну- структурного подразделения.

69e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Двойной контроль: лишняя трата времени или необходимость Если внутренний аудитор проверяет са. К сожалению, в ряде компаний ситуация отчетность — это первый признак того, выглядит именно таким образом. Службы что система контроля работает неудовлет- дублируют функции, и аудиторы больше ворительно. Аудит в первую очередь должен сфокусированы на поиске ошибок в отчет- оценивать стратегические и операционные ности, а не на анализе возможных вариантов риски, а не проверять финансовую и налого- оптимизации процессов внутри компании. вую отчетность. Иначе возникают сомнения в компетентности, честности и профессиона- Александр Трошин лизме всех участников этого бизнес-процес- F СС А , руководитель группы внутреннего аудита фармацевтической компании, ревизор ассоциации «Институт внутренних аудиторов» Оценку адекватности процедур можно Внутренние аудиторы — это не классические дать, только если разграничить понятия контролеры, и они не должны выполнять «задвоение ко нтроля» и «принцип четырех функцию операционного контроля. Здесь глаз». Предположим, в организации функ- очень важно четко понимать, какие риски ционирует такая структура, при которой и с какой вероятностью вы митигируете. бухгалтерия сама проводит определенные И сопоставлять их с инвестициями в систему процедуры, чтобы найти ошибки. Затем вну- контроля. тренние аудиторы используют аналогичный подход. В этом случае стоит серьезно поду- Сухроб Курбонов мать об эффективности системы. Директор департамента внутреннего аудита, Альфа-Банк (Беларусь) В работе аудитора нельзя говорить лял количество топлива с нормами расхо- о «задвоении» контрольных процедур. да на пробег автомобиля. Когда нарушение Задача сотрудников этого подразделения обнаружили, бухгалтер заявил, что в его обя- проводить последующий контроль. Напри- занности не входит анализировать оправда- мер, аудитор нашел подложные документы, тельные документы. Эти случаи опровергают когда проверял авансовые отчеты. Бухгал- утверждение о бессмысленности двойного тер по результатам разбора полетов сказа- контроля. Внутренний аудитор не просто ла, что ей никто не говорил, как выявлять проверяет документы, а анализирует факты фальшивые чеки. Еще пример из практи- на предмет «возможно-невозможно». ки: при проверке путевых листов аудитор зафиксировал аномальные цифры списания Антон Краснопольский топлива. Работник бухгалтерии не сопостав- Внутренний аудитор, член ассоциации И В А , волонтер ассоциации внутренних аудиторов

70 Контроль и анализ Аудит Задача аудитора: повысить эффективность компании или наказать виновных Работа классического внутреннего аудита Ведь если инициатор не подаст заявку, участ- сводится к трем задачам. Во-первых, оце- ников тендера не будут проверять. нить, есть ли вообще процедуры, которые снижают риски. Например, в компании высо- В-третьих, если методика контроля сфор- ка вероятность закупки товаров по завы- мулирована верно, задача аудитора — про- шенным ценам из-за аффилированности верить, работают ли регламенты на практике участников тендера. Но процедур, которые или остаются на бумаге. Допустим, во вну- бы митигировали этот риск, нет. тренней документации указали, что служ- ба безопасности должна проверять всех Во-вторых, если контрольные процедуры участников тендера, а секретарь тендерно- присутствуют, то аудитор смотрит, позволя- го комитета — отслеживать, что это правило ют ли они защитить компанию. Например, соблюдают. В этом случае аудит может взять по регламенту служба безопасности проверя- для изучения несколько материалов тендер- ет участников тендера на взаимозависимость ного комитета. только тогда, когда получает заявку на про- верку от инициатора закупки. Очевидно, Владимир Серкин что такой контроль будет неэффективным. Начальник департамента внутреннего аудита П АО «Вымпелком» («Билайн») Сложно зафиксировать неэффектив- ющей одним из складов горюче-смазоч- ные процедуры, когда вы сидите в рабо- ных материалов, он получил информацию чем кабинете. Настоящими помощниками о «недовозе» топлива поставщиками. Как ока- для контрольных служб могут стать люди, залось, это была системная ситуация, кото- которые заняты внутри процессов. Нужно рая возникала и на других складах. коммуницировать с сотрудниками, уметь задавать нужные вопросы и слушать ответы. Антон Краснопольский Например, когда аудитор общался с заведу- Внутренний аудитор, член ассоциации И В А , волонтер ассоциации внутренних аудиторов Если цель внутреннего контроля в том, результативным, то я советую напрямую под- чтобы найти ошибку, то задача аудита — чинить внутренних аудиторов собственнику повысить эффективность компании. бизнеса. В противном случае содержать это Я не отождествляю эти два понятия. Опыт подразделение просто не имеет смысла. моей практики говорит о том, что аудит всех процессов любой компании жизненно необ- Юлия Белякова ходим. Однако если вы хотите, чтобы он был Президент А Н О экспертно-консультационный центр «Интернет-технологий, комплаенс-аудита и риск-менеджмента»

71e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Бизнес-процессы: надо контролировать все или только высокорисковые Один и тот же процесс по-разному влия- тить зарплату курьеру, этот процесс не будет ет на цели компаний из разных отраслей. нести практически никаких рисков. Руково- Например, для банка процесс учета налич- дителю, который отвечает за кассу, достаточ- ных денег будет очень критичным. Если в нем но установить несколько контролей, чтобы не выстроить сильную систему контроля, избежать рисков. Поэтому службе аудита это может привести к потерям и серьезным в такой ситуации точно не стоит тратить вре- нарушениям законодательства. А для ком- мя и досконально проверять этот процесс. пании — поставщика онлайн-сервисов, где все сотрудники работают на удаленке и кас- Владимир Серкин са нужна только раз в месяц, чтобы выпла- Начальник департамента внутреннего аудита П АО «Вымпелком» («Билайн») Самую большую опасность несут незначи- у его заведующей пачку денег. Выяснилось, тельные бизнес-процессы, которые никто что завскладом вела торговлю, минуя кассу. не контролирует. Я в своей практике встре- На вопрос о том, когда у нее в последний раз чал ситуацию, когда водитель терял цистер- была ревизия, она затруднилась ответить. ну дизтоплива из-за того, что рукав для его подачи был поврежден. Или, к примеру, Антон Краснопольский я проводил проверку склада и обнаружил Внутренний аудитор, член ассоциации И В А , волонтер ассоциации внутренних аудиторов Если вы решили, что должность аудитора риски реконструкции в рамках ст. 54.1 Н К ; может занимать бухгалтер, то ваши риски могут даже возрасти. Такой «аудитор» имеет вероятность субсидиарной ответственно- ограниченный кругозор и опыт. Скорее все- сти, в том числе за горизонтом трех лет; го, он не сможет вовремя определить риски и принять необходимые хеджирующие меры, риски доначисления налогов при непра- чтобы минимизировать их. вильно определенных амортизационных группах основных средств; Ключевые комплаенс-риски, которые, на мой взгляд, должен оценивать аудитор последствия отсутствия комплаенс-про- и предлагать собственникам варианты их цедур и многое другое, что приводит эффективного сокращения: к непредвиденным финансовым и репута- ционным потерям для компаний. риски при оптимизации налоговых отчис- лений в рамках группы компаний, в том Юлия Белякова числе в рамках реструктуризации; Президент АНО экспертно-консультационный центр «Интернет- технологий, комплаенс-аудита и риск-менеджмента»



Технологии Фитнес-трекер вместо кадровика Как с помощью ин- тернета вещей ор- ганизация решила проблему контроля рабочего времени на стройплощадке →74 Все нужные отчеты в кармане Мессенджер помог компании снизить до нуля просрочен- ную дебиторку и контролировать рентабельность контрактов →78 ,, 73 Центр обслуживания процента КАМАЗ полностью забрал операционных у бизнеса персонал, который затрат экономит не связан с производством цифровизация, по данным PwC Лариса Зубрилова, генеральный директор О О О «Центр обслуживания бизнеса», о том, как оптимизация бизнес-процессов сэкономила компании несколько миллиардов рублей →82

74 ТЕХНОЛОГИИ Интернет вещей Интернет вещей вместо учетчиков рабочего времени: как настроили удаленный контроль Миниатюрное устройство IoT заменило целый штат кадровиков и экономит почти 1 млн руб. в год. Повысили точность расчета зарплаты до 100 процентов и замотивировали рабочих и прорабов работать лучше. Наталья Бреус Наша компания строит инфра- Я предположила, что эта систе- Заместитель структурные объекты в разных ма позволит не только получать генерального регионах России. Чтобы получать информацию о фактическом коли- директора достоверную информацию о коли- честве людей на объектах в режи- по экономике честве рабочих на местах, кадро- ме онлайн, но и увидеть, где именно А О  «Мостострой-11», вики каждый месяц отправлялись находится сотрудник — на произ- к. э. н. в «путешествие» по всем участ- водстве или в курилке. кам. Конечно, подсчет строителей, которые постоянно перемещают- Генеральному директору и кол- ся по площадке, затруднительное легам замысел понравился, и мы мероприятие и не дает 100-процент- решили его реализовать. Так как ной точности. Но данным самих идея принадлежала мне и тема участков руководство доверяло еще была интересной, я согласилась меньше и предпочитало тратиться стать руководителем проекта. на перелеты и командировочные. За год мы разработали устройство В мае 2019 года мне пришла идея и протестировали его на 20 про- использовать технологию интер- центах наших участков. Расскажу, нета вещей для подсчета рабочих. какие этапы мы прошли и с какими сложностями столкнулись.

75e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Собрали рабочую группу Заказали разработку 60 и выбрали устройство пилотного проекта процентов В проектную группу вместе со мной Мы привлекли к разработке один российских ком- вошли 10 человек: IT-специалисты из тюменских университетов. Спе- паний, по данным и сотрудники производственного циалисты взяли за основу уже PwC, планируют отдела и кадровой службы. существующий фитнес-трекер инвестировать и доработали его под наши задачи в цифровизацию Рассмотрели вариант использова- за четыре месяца. производства ния фитнес-трекеров. Они доступ- ны по цене, и даже смартфоны Куда установить. Сначала мы обладают таким функционалом. собирались крепить датчики на строительные каски. Однако Существенный минус готовых выяснилось, что если к весу каски фитнес-трекеров в том, что данные добавляется даже 20 г, то нарушает- передаются на сервер производите- ся балансировка и голова человека ля и получить к ним доступ практи- начинает крениться в одну сто- чески невозможно. Кроме того, нет рону. Кроме того, по технике без- готового программного обеспече- опасности на каске не должно быть ния, которое способно обработать никаких дополнительных при- информацию с нескольких разных способлений. Поэтому мы решили устройств и сформировать сводные использовать устройство, которое отчеты. можно просто положить в карман. Поэтому мы решили разработать Как работает. Разработчики свой аналог фитнес-трекера и зало- добавили на плату фитнес-треке- жить в него те функции, которые ра передающий маячок. Он опре- нам нужны. Калькулятор–сравнение инвестиций в разные устройства

76 Технологии Интернет вещей Рабочие деляет не только местоположение в карман спецодежды. В конце сме- замотивиро- объекта, но и его физическую ны сотрудник сдает устройство ваны сразу активность. Если человек неподви- обратно и может увидеть, сколько уведомить жен, датчик не засчитывает это вре- времени он отработал за день. начальника мя как рабочее. Каждые пять минут участка, если передающий маячок отправляет Датчик первого поколения был они сидят без данные на базовую станцию, кото- довольно тяжелым и объемным. Его дела по вине рая находится на строительной размеры составляли 10 5 3 см, прораба или площадке, а станция — на сервер весил он около 50 г. Рабочие жало- других служб компании. вались, что устройство оттягивает карман и мешает работать. А снять Если сотрудник был в производ- верхнюю одежду нельзя, так как ственной зоне и проявлял дви- на сервер будет уходить информа- гательную активность, датчик ция, что человек неподвижен. передает «единицу» — как под- тверждение того, что человек дей- Мы доработали датчик, и теперь ствительно работал. Система это небольшая плашка 4 4 1,8 см, автоматически исключает погреш- которая не доставляет неудобств ности, которые вызваны потерей рабочим. сигнала. Например, допустимо отсутствие одной из двенадца- В процессе тестирования устрой- ти «единичек» в час. Кроме того, ство иногда определяло место- система сигнализирует, если один положение носителя с ошибками. сотрудник носит несколько датчи- Например, датчик показывал, ков одновременно. что человек находится за предела- ми производственной площадки, Где смотреть. Чтобы визуализи- хотя это было не так. ровать данные для пользователей, мы создали веб-платформу MStroy. Мы улучшаем дизайн, уменьша- Она обрабатывает полученную ем вес и объем датчика и пытаемся на сервер информацию и транс- при этом сэкономить. Например, формирует ее в онлайн-табель. если информация, которую пере- дает какой-то компонент, не ва ж- Табель выгружаем в Excel, добав- на, мы его убираем и снижаем тем ляем информацию о стоимости самым себестоимость устройства. работ, надбавках и прочих выпла- тах и загружаем в «1С» для расчета Подвели итоги зарплаты. Когда все участки будут оснащены новым устройством, Первые же результаты тести- подумаем о полной автоматизации. рования устройства нас непри- ятно поразили. Оказалось, Протестировали что до 30 процентов времени рабо- и доработали устройство чие проводят в бытовках и курил- ках. Стали разбираться в причинах Каждое утро рабочие получают и выяснили, что далеко не всег- датчики в инфокиосках и кладут да виноваты именно строители. Прорабы с опозданием распреде-

77e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 ляют объемы работ, а отдел заку- ность учета количества строителей, Скачайте под- пок задерживается с поставками а на производстве теперь полностью робное опи- материалов. отсутствуют «мертвые души». сание версий устройства Теперь директор по производ- Мы разработали несколько вер- MStroy и рас- ству проверяет онлайн-табели сий устройства. Сейчас актив- чет эконо- каждую неделю. Если простои пре- но тестируем Standart. В планах мического вышают 5 процентов рабочего доработать версию Pro. Она будет эффекта времени, прорабы обязаны подго- соотносить данные о количестве на сайте fd.ru товить объяснения. К тому же эти отработанного времени и объемах часы не оплачиваются, и сотруд- построенных конструкций. Мы ники не заинтересованы в таком сможем настроить отчет о факти- дополнительном отдыхе. Рабочие ческих трудозатратах в пересчете замотивированы сразу уведомить на выполненный объем работ. Это начальника участка, если они сидят поможет вовремя выявлять неэф- без дела по вине прораба или дру- фективные процессы. гих служб. В перспективе наша команда Дополнительный эффект, кото- хочет разработать систему, кото- рый мы получили от нового рая будет определять, какой вид проекта, — это экономия на коман- работы выполняет сотрудник: дировочных расходах кадровиков. занимается сваркой, бетонирует, Выгода составила около 750 тыс. руб. разрабатывает грунт или разгова- в год. Кроме того, повысилась точ- ривает по телефону Сравнение характеристик фитнес-трекера и версий устройства MStroy Фитнес- Версии устройства M S troy трекер Lite Standart Pro Дополнительное оборудование для получения Смартфон Базовая станция Базовая станция Базовая станция данных с датчиков Требуется Не требуется Не требуется Не требуется Сотовая связь для функционирования устройства 5–10 часов Не требуется 24 часа 24 часа Нет Да Да Да Количество времени работы без подзарядки Нет Да Да Да Изменение исходной прошивки Нет Нет Нет Да Определение местоположения в рабочих/ Да Нет Да Да нерабочих зонах Нет Да Да Да Построение трека движения Нет Да Да Да Определения активности (подвижности) человека Нет Нет Нет Да Получение данных с устройства на сервер заказчика для их обработки Онлайн-табель Отчет о фактических трудозатратах на выполненный объем работ

78 ТЕХНОЛОГИИ Мессенджеры Telegram-боты на страже дебиторки и рентабельности Как оперативно и с минимальными затратами автоматизировать рабочие процессы в финансовой службе. Илья Кулаков В условиях кризиса перед финан- ла поэтапный переход на продук- Финансовый совым директором особенно остро ты Google Business (G-Suite). Мы директор встают вопросы эффективного не отказались от других продук- I T-компании Onpoint контроля над основными бизнес- тов, но сейчас используем их ско- процессами. В отношении многих рее для коммуникации с внешними функций усилить контроль воз- контрагентами. Внутренние же можно благодаря автоматизации. процессы в компании в основном Если еще год назад это была ско- протекают в среде G-Suite, которая рее среднесрочная задача разви- включает сервис онлайн-таблиц. тия, то сегодня в связи с переходом Их можно синхронизировать со многих организаций на дистанци- сторонними сервисами. Кроме того, онный режим она переместилась в них имеется программируемая в категорию особо важных. среда — scripts. С помощью этих таблиц мы контролируем расход В статье я поделюсь опытом, всех видов ресурсов организации, как с помощью доступных про- а также построили прозрачную граммных решений можно опе- систему взаимодействия между ративно собирать и обрабатывать отделами. Помимо прочего, данный информацию. сервис дает возможность автомати- зации и кросс-автоматизации отче- Простые сервисы, которые тов. При этом вам не обязательно их помогают нам в работе открывать или иметь к ним доступ. Онлайн-таблицы. Несколько лет Мессенджеры. Мы использу- назад наша компания организова- ем Telegram — известный кросс- платформенный сервис обмена

79e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 сообщениями, в котором есть открытый сроки оплаты по каждому проекту и каждой Application programming interface. Это позво- сделке. ляет создавать в нем простых и функцио- нальных ботов. На следующий день специалист финот- дела из банковской выписки разносит при- Аккаунт-бот в этом мессенджере может ход денег по проектам, и эти данные так же автоматически отправлять оповещения стекаются в БД . Далее в работу включается сотрудникам и предоставлять им по запро- Telegram-бот, который действует по следую- су нужную информацию из подключенных щему алгоритму: к Telegram онлайн-таблиц. Таким образом, совместив наши отчеты из Google Sheets 1. Запрашивает данные из Б Д по определен- и возможности Telegram-ботов, мы создали ным критериям. простой инструмент, чтобы быстро решать операционные задачи в финансовой служ- 2. Формирует запрос в виде сообщения бе. Для работ по технической настрой- с этими данными и отправляет его менедже- ке и написанию скриптов мы привлекали ру проекта. JavaScript-разработчика. За семь дней до предполагаемой оплаты Кроме подготовки техзадания, рекомен- менеджер получает сообщение в Telegram дую перед началом проекта построить о необходимости напомнить клиенту о сро- функциональную блок-схему, в которой ке оплаты. В случае небольшой задержки детально прописать весь бизнес-процесс. Это сотрудник коммерческого отдела указывает может помочь визуально «подсветить» все в Б Д новую дату поступления денег. уязвимые места еще до того, как разработчик начнет свою работу. Блок-схему, которую мы При просрочке менеджер получает использовали при подготовке техзадания, вы повторное уведомление, и так раз в неделю можете скачать на сайте fd.ru. до момента погашения задолженности контр- агентом. Просрочка оплаты более месяца Важные задачи финансовой службы, поступает на особый контроль финансово- которые мы автоматизировали го директора. В результате таких онлайн- напоминаний мы смогли сократить размер просроченной дебиторской задолженности на 80 процентов. Блок-схему работы бота вы можете скачать на сайте fd.ru. Работа с просроченной дебиторкой. В дан- Запрос бота ном процессе задействованы несколько участников: менеджер проектов, специ- алист финансового отдела, специалист по документообороту. Специалист по документообороту в своем отчете отмечает даты всех актов, которые мы отправили клиентам. Информация из этого отчета автоматически попадает в общую базу данных по проектам (Б Д ). В нашем случае это обычная Google-таблица. Так же мы зано- сим в нее информацию об отсрочках плате- жей по договорам с контрагентами. Это дает возможность автоматически формировать

80 Технологии Мессенджеры Используйте практику онлайн-напоминаний Уведомления о сроках платежа по контрак- ту не только помога- ют улучшить качество работы вашей ком- мерческой службы, но и дисциплинируют клиентов Отчет по контролю рабочего времени Oнлайн-контроль рентабельно- предыдущего дня. После данные сти активных проектов. Каждое из Timesheet поступают в БД , где утро специалист производствен- происходит расчет себестоимо- ного отдела в отчете по контро- сти. Менеджер в бюджете проекта лю рабочего времени (Timesheet) отмечает фактические трудозатра- отмечает информацию о том, ты, что дает возможность автомати- сколько часов работали специ- чески расcчитать текущий доход, алисты над проектами в течение исходя из процента завершенности. Бюджет проекта

81e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Данные о выручке и себестоимо- а затем отправлялась в виде сообще- сти мы используем для расчета ния в Telegram. фактической маржинальной рен- табельности, которую сравниваем Так, по команде «Отчет» бот с плановой. обращается к таблице, в которой уже есть актуальная информа- Незавершенные проекты с наибо- ция. Далее система автоматиче- лее сильными отклонениями по- ски формирует pdf и отправляет падают в нашу выборку в Telegram его обратно в чат. В нашей компа- по запросу «Нерентабельные про- нии есть возможность таким обра- екты» для оперативного контро- зом оперативно получать отчеты ля финансового и генерального по основным бизнес-показателям директоров. и дебиторской задолженности. Наглядная отчетность Такая базовая автоматизация через Telegram-бота. Мы хотели снимает необходимость вручную сделать в Telegram не просто список переносить данные между отчета- проектов, а таблицу с графиками ми, постоянно обновлять инфор- и диаграммами, так как визуаль- мацию, высвобождает время ное представление данных намного сотрудников финансового отдела информативнее. и сводит к минимуму влияние чело- веческого фактора. Таким образом, Для этого в скрипте Google- простые и «несерьезные» на первый таблицы мы прописали отдель- взгляд инструменты могут взять ный запрос, по которому требуемая на себя решение важных операци- вкладка с графическими элемента- онных задач компании ми выгружалась бы в pdf-формате, Отчет по дебиторке в pdf Контроль учетных функций Идею Telegram-ботов можно распростра- нить практически на любую операцион- ную задачу. Например, сделать доработку, чтобы отслеживать количество прово- док, которое выпол- нил каждый бухгалтер в месяц или в день. Это поможет оценивать эффективность их ра- боты и учитывать в си- стеме мотивации

82 ТЕХНОЛОГИИ Центр обслуживания Как освободить бизнес от рутины: опыт К А М АЗа Объединили поддерживающие функции в едином центре и только на подготовке справок для сотрудников сэкономили 6,5 млн рублей в год. Этапы развития, которые прошел центр обслуживания бизнеса К А М АЗа. Лариса Зубрилова Основной задачей центра обслужи- закционных центров нужны люди Генеральный вания бизнеса (далее — ЦОБ) было внимательные, усидчивые и способ- директор освободить компанию К А М АЗ ные выполнять без ошибок моно- О О О «Центр и ее дочерние общества от рутин- тонные и однотипные задачи. обслуживания ных функций, которые не связаны бизнеса» напрямую с производством продук- Возможности роста. Если ции. Центр полностью забрал у биз- человек хочет развивать карье- неса персонал, который участвует ру и добиваться успеха в профес- в этих процессах. сии, он должен уметь смотреть на процессы нестандартно. Напри- Объединив функционал, мы мер, при управлении ЦОБом мне повысили качество процессов пришлость активировать весь и снизили операционные издерж- свой лидерский и творческий ки. ЦОБ стал центром экспертизы потенциал. для всей группы. Расскажу, какие этапы мы прошли и каких резуль- Чтобы замотивировать сотруд- татов добились. ников и повысить их вовлечен- ность в рабочий процесс, мы Этап 1. Собрали команду создаем проектные команды. Вклю- чаем в них специалистов из раз- Основное требование к специали- ных подразделений ЦОБа и тем сту в любом едином центре обслу- самым даем сотрудникам возмож- живания бизнеса — следовать ность развиваться в других направ- инструкции. В бэк-офисах тран- лениях. Кроме того, совместная работа повышает сплоченность коллектива.

83e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Новое пространство. Месяц назад мы ежемесячно реализуем компа- Справка о компании у нас появился новый «дом», кото- ниям группы, снизилась примерно Группа К А М А З объ- рый мы сами спроектировали на 1,24 млн руб. по сравнению с мар- единяет 109 компа- и построили. Его особенность — том прошлого года. ний на территории универсальные рабочие места. России, С Н Г и даль- Сегодня большинство наших Экономим на дорогом персонале. него зарубежья. сотрудников могут в основном Так как мы унифицировали выпол- Численность сотрудни- работать из дома, а в офис приез- нение большинства операций, нам ков — 32,7 тыс. чело- жать по необходимости. Человек нужно меньше высококлассных век. К А М А З — первый занимает любое свободное место, специалистов в пересчете на общее машиностроительный выполняет свои задачи и возвраща- количество персонала компании. холдинг России, кото- ется на удаленку. Кроме того, теперь один руково- рый в 2014 году создал дитель управляет 17 сотрудника- свой центр обслужи- Этап 2. Оптимизировали ми вместо прежних пяти. Эффект вания. Сейчас в цен- процессы от такого подхода составляет около тре работают чуть 13 млн руб. в год. более 1 тыс. человек. В первую очередь мы объедини- Инициатор создания ли I T-функционал. Затем перевели Загрузили всех по максимуму. Ц О Ба — финансо- в ЦОБ бухгалтерию и кадры и опла- После передачи в ЦОБ функции вый директор П АО ту труда. На этом фундаменте кадрового администрирования «К А М А З» Андрей создали корпоративный контакт- и оплаты труда часть персонала Максимов центр, который занимается обра- оказалась невостребованной, поэ- щениями сотрудников компании тому их перевели на новые участ- по кадровым и I T вопросам. ки работы. Экономия составила 2,7 млн руб. в год. Тратим меньше времени. Мы стандартизировали процедуры Этап 3. Создали единое и операции. Например, структу- информационное ру бухгалтерии в ЦОБ сформи- пространство ровали не по подразделениям, а по участкам учета. Ритмичность Чтобы максимально исключить загрузки сотрудников помогает им ручные операции, мы автоматизи- выполнять больший объем работы ровали все стандартные процес- за меньшее время. сы и создали электронный архив. Настроили электронный докумен- В марте 2019 года К А М А З пере- тооборот внутри группы, а также дал в ЦОБ функцию техподдерж- между К А М АЗом и большей частью ки по «1С» и S A P. На текущий контрагентов. момент специалисты, которые занимаются обслуживанием, тра- Обслуживаем дистанционно. тят на него меньше времени, а зада- Наши сотрудники теперь заказы- чи по обработке информации вают справки и копии документов теперь выполняют 13 человек вме- только онлайн. Раньше на личное сто 27. Как следствие, стоимость обращение человек тратил в сред- выполненных I T-работ, которые нем 20 минут. Подсчитали, сколь- ко сэкономили рабочего времени,

84 Технологии Центр обслуживания Аутсорсинг и перевели его в деньги. Получи- Этап 4. Запустили Перед тем как создать лось 6,5 млн руб. в год. мобильные системы центр обслуживания самообслуживания бизнеса, К А М А З пы- Собираем данные в общих тался вывести часть источниках. Перевели разроз- ЦОБ разработал мобильное при- функций на аутсор- ненные учетные системы в единые ложение K A M A Z Mobile для всех синг. Но подрядчики базы. Вместо большого количества сотрудников К А М АЗа. Сначала не смогли предложить разных программ для бухгалтерии основной целью было предоставить решения, которые и кадровой службы останется всего удаленный доступ к расчетным бы устроили группу четыре: «1С:E R P », «1С:Управление листкам по зарплате. А в результате на 100 процентов холдингом», S A P H C M и «1С:ЗУ П». включили в приложение много дру- гих полезных функций. Внедрили систему «1C:Казначейство». Автоматизиро- Все под рукой. В личном каби- вали контроль дебиторки, двойных нете можно просматривать свои оплат, платежей и факторинговых данные, получать общие уведом- операций для поставщиков. ления и обмениваться личны- ми сообщениями. Пользователи Учитываем Т М Ц по-новому. прямо в телефоне создают заяв- Для центра закупок и логистическо- ки на командировки, заказывают го центра создали систему управле- корпоративное такси, идентифи- ния складами, которая обеспечила цируются в корпоративных при- прозрачный адресный учет ТМ Ц ложениях, следят за балансом и инвентаризацию по единым и операциями по транспортной стандартам. Благодаря новой про- карте и т.д. Под рукой всегда адрес- грамме провели цифровое объеди- ная книга, контакты и новостная нение складов — их было 25, а стало лента автогиганта. восемь. «Умные командировки». Следим за производством. Еще Мобильное приложение инте- один I T-проект реализовали в цен- грировали с «1С:Командировки» тре управления производством. и «1С:Казначейство». Сотрудник соз- Новая система отслеживает про- дает заявку в K A M A Z Mobile, затем цессы и наличие основных узлов она проходит круг согласований, и агрегатов автомобилей, в том чис- и все этапы зеркально отражаются ле с помощью видеонаблюдения. в «1С:Командировки». Помогаем управлять. Для топ- На основании плановой сметы менеджеров группы разработа- в «1С:Казначейство» автоматиче- ли систему, которая анализирует ски формируется заказ на выдачу управленческую информацию денег командируемому сотруднику, за любой период. В зависимо- а согласование проходит в мобиль- сти от функционала руководите- ном приложении. Тот же процесс ля настраиваем информационные и с авансовыми отчетами. Пока сер- мониторы, которые отражают раз- вис функционирует на территории ные ключевые показатели деятель- России, а остальные страны — ности. Мы реализовали доступ в разработке к системе на мобильных устрой- ствах на базе iO S и Android.

Управление Учет чужими ФЭС руками Как перевести бу х г а л те ри ю на аутсорсинг: пошаговая инструкция и лайфхаки от коллег →86 ,, 50 Дни инноваций дают процентов возможность компаний отдают достигать улучшений на аутсорсинг на непрерывной основе только часть функций Елена Александрова, руководитель отдела кредитного менеджмента и казначейста компании «Алкон» в России, о том, как мотивировать сотрудников улучшать бизнес-процессы →92

86 УПРАВЛЕНИЕ ФЭС Аутсорсинг Как перевести бухгалтерию на аутсорсинг и не пожалеть об этом Пошаговое руководство и советы коллег помогут не допустить ошибок при передаче бухгалтерских функций сторонней компании и сделать переход финансово выгодным для бизнеса. Ольга Филина В кризис многие организации, что- лизировать текущий функционал Заместитель бы сократить затраты и избавиться бу х г а л те ри и . операционного от рутинных задач, останавливают директора свой выбор на аутсорсинге. В статье Текущие задачи бухгалтерии. компании Acsour я собрала рекомендации, которые Список основных функций приго- помогут выстроить алгоритм поис- дится, чтобы адаптировать КП ка провайдера и снизить риск вы- к вашим индивидуальным потреб- хода за рамки бюджета уже после ностям и избежать недопонимания того, как заключите договор. с провайдером, а значит, и лишних расходов в будущем. Шаг 1. Проведите внутренний аудит работы Например, штатный бухгалтер бухгалтерской службы может оформлять командировки, вести кадровый документооборот. Прежде чем приступать к изуче- Заказчик считает, что это функции нию коммерческих предложений бухгалтерии «по умолчанию», (К П) провайдеров, важно проана- а в аутсорсинговой компании их выполняют разные отделы, и такие услуги нужно будет оплатить дополнительно.

87e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Расходы на собственную бухгалтерию. страненный софт. Смена ПО  — это, конечно, Сюда должны войти следующие статьи: зар- долго и ресурсозатратно. Но если у вас мало- плата, налоги, оплата соцпакета, расходы известная на рынке программа, вы вряд ли на содержание рабочих мест, повышение ква- найдете большое количество подрядчиков, лификации и пр. Полученную сумму вам которые с ней работают. И в таком случае вы, предстоит сравнить со стоимостью услуг скорее всего, будете переплачивать провай- из коммерческих предложений провайдеров, деру, который использует тот же софт, чтобы понять, действительно ли выгодно что установлен у вас сейчас. передать бухгалтерские функции сторонним специалистам. Выбор в пользу популярного ПО также позволит вам в дальнейшем без особых Шаг 2. Запросите коммерческие проблем сменить провайдера или вернуть предложения штатную бухгалтерию. Я не рекомендую соглашаться на предложение партнера Первое впечатление о партнере часто можно использовать его собственную программ- составить сразу после звонка в компанию. ную разработку. Это усложнит вам выход Поэтому уже на данном этапе ваш шорт-лист из контракта. провайдеров может стать короче, а финали- зировать этот список поможет детальный Шаг 3. Обсудите с партнером анализ коммерческих предложений. девять пунктов до того, как подпишете договор Перечень услуг. Сверьте состав услуг в К П со списком задач, который сформировала Лучше всего посетить офис провайдера лич- компания после внутреннего аудита бухгал- но, чтобы оценить техническую оснащен- терских функций на первом этапе. Это по- ность, обсудить и письменно зафиксировать зволит выявить виды работ, которые сейчас все нюансы работы с исполнителями. не учтены в расчете стоимости, но по факту понадобятся. Передача дел. Работу с аутсорсером луч- ше начинать с нового квартала, чтобы Учетная программа. Уточните, какая про- четко разграничить зоны ответственно- грамма у подрядчика и совпадает ли она сти. Проверьте, что для каждой функции с вашей текущей учетной системой. Иногда на стыке периодов есть исполнитель и что стоит рассмотреть переход на более распро- у вас не возникнет «слепых зон», когда Важно Где искать провайдера и что проверить перед запросом КП Один из возможных способов найти компания была на 20-м месте, а уже уже успешно перевели бухгалтерскую подрядчика — официальный рейтинг в следующем внезапно взлетела на 2-е. службу на аутсорсинг. Но важно, чтобы в интернете. Например, РА «Эксперт» Это подозрительно и может косвенно условия были сопоставимы с вашими. ежегодно проводит исследование ком- указывать на ненадежность такого парт- паний из различных отраслей. Такой нера, хотя это и не обязательно. Проверьте информацию о географии источник покажет позиции компаний работы, специализации, спектре услуг, в динамике. Например, в одном году Еще один источник поиска — личные клиентах и сертификатах потенциаль- отзывы и рекомендации коллег, которые ного партнера.

88 Управление ФЭС Аутсорсинг Стоимость за задачу еще не отвечает компа- Периодичность обмена ориги- услуг провай- ния-провайдер, но и ваш отдел налами и место их хранения дера почти бухгалтерии уже ни при чем. можно закрепить в регламенте. не зависит Как правило, на стоимость услуг от того, Дополнительные регламенты. аутсорсинговой компании не будет где будет Тревожный сигнал, если провай- влиять тот факт, что клиент хра- храниться дер предлагает ограничиться толь- нит первичные документы у себя. первичка — ко договором, чтобы обозначить у вас или зоны ответственности. Многие ком- Место хранения бухгалтерской у партнера пании в таких случаях обязательно базы. Чаще всего клиент передает оформляют регламент, который базу данных аутсорсинговой ком- выступает как приложение к кон- пании, которая работает со сво- тракту. Именно там должны быть им ПО. Это избавляет от многих описаны формат, сроки предостав- проблем. Например, в таком слу- ления данных клиенту и прочие чае подрядчик полностью отвеча- особенности коммуникации. ет за обновление софта и создание бэкапов. Документооборот и хранение первички. Для оперативного уче- Если же партнеру придется рабо- та будет достаточно скан-копий. тать с базой, которая физически Опыт коллег Мы не нашли подходящего партнера на рынке и создали свою аутсорсинговую компанию Анастасия В нашей организации бухгалтерия формально выведена на аутсорсинг. Изначаль- Мартьянова но мы рассматривали вариант работы со сторонним партнером. При выборе ана- Финансовый лизировали срок существования подрядчика на рынке, его деловую репутацию, директор численность персонала, состав клиентов. Вот основные проблемы, с которыми мы О О О  «Донской столкнулись при поиске поставщика: кондитер» низкая квалификация и высокая текучесть рядового персонала; прием на аутсорс лишь части операций по ведению учета. Например, органи- зации брались только обрабатывать первичку, а отчетность оставляли в зоне ответственности предприятия или, наоборот, готовы были только форми- ровать отчетность на основании операций, уже внесенных в базу штатными сотрудниками; консультации по сложным вопросам исключительно за дополнительную плату. При этом специалисты не знали особенностей оформления наших операций, организационной и отраслевой специфики. В результате мы не нашли на рынке предложения, оптимального по сочетанию цены и качества. Поэтому приняли решение создать в составе группы отдельное юрлицо, которому передали функции ведения учета по всем предприятиям хол- динга. Со временем у «дочки» появился ряд сторонних клиентов и она даже пре- вратилась из традиционно расходной структурной единицы в доходный ЦФО.

89e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Еще по теме Аутсорсинг в международном бизнесе В международном бизнесе распро- чувствительный момент. Ошибки на изменения в бизнесе и могут быстрее странена ситуация, когда компании- при подготовке отчетности могут при- получить всю необходимую инфор- администраторы в разных юрисдикциях вести к потере лицензий и бизнеса мацию по сделкам, чем представители оказывают клиентам услуги по ведению в целом. консалтинговой компании. учета. Как правило, деятельность адми- нистратора лицензируется, что дает В нашей практике был опыт, когда Мы не передаем функцию под- заказчику дополнительную гарантию для некоторых компаний группы мы ве- готовки отчетности на аутсорсинг, надежности партнера. ли учет силами штатной бухгалтерии потому что у регуляторов в ряде слу- и параллельно привлекали аутсорсера чаев есть требования к квалификации Наш опыт работы с аутсорсерами до- для повышения степени контроля. бухгалтеров. вольно специфический. Брокерская Руководство группы пришло к выво- деятельность в разных странах носит ре- ду, что использовать штатный персо- Александр Осипов, гуляторный характер. Поэтому для нас нал наиболее эффективно, так как финансовый директор I T I Funds бухгалтерская функция — очень сотрудники оперативнее реагируют находится у компании-клиента, через уда- На основании таких данных действитель- ленное подключение, то вся ответствен- но можно четко рассчитать объем работ ность ложится на плечи ваших сотрудников. и адекватную цену. В этом случае вам не смо- В передаче бухгалтерской базы на сервер гут потом сказать, что вы ошиблись в анке- аутсорсера есть и чисто техническая выго- те, операций на самом деле больше и надо да: программа функционирует быстрее, ког- доплатить. Но риск нарваться на мошенника да провайдеру не нужно работать на чужих в такой ситуации сильно возрастает. К тому серверах, что непосредственно влияет же на этом этапе у потенциального подряд- на стоимость услуг при почасовой оплате. чика еще нет ответственности за разглаше- ние конфиденциальной информации. Еще Безопасность данных. Провайдер должен одна ошибка — запрашивать договор, когда иметь отла женную IT-инфраструктуру. принципиальное решение о сотрудничестве Дополнительной гарантией надежности уже принято. Попросите подрядчика при- может также служить наличие у аутсорсера слать форму контракта одновременно с КП, сертификата об аудите системы менеджмен- чтобы сразу оценить зону ответственности та информационной безопасности по стан- компании-провайдера. дарту ISO 27001:2013. Виктор Миронов, управляющий директор Фиксированный или плавающий тариф. Консультационной группы Т И М Стоимость работ может быть фиксирован- ной либо привязанной к количеству опера- Сервисный софт. Аутсорсинговая компания ций или времени работы. Поэтому на этапе может иметь разработки не только в области переговоров сразу уточняйте формат модернизации учета, но и в части улучшения расчета, чтобы избежать неприятных клиентского сервиса. Например, очень удоб- сюрпризов. но, если у компании есть сайт с личным кабинетом. Через него можно ставить зада- Взгляд эксперта: почему опасно передавать чи команде аутсорсера, производить обмен базу или оценивать К П без договора документами. Учитывайте, что это может Часто компании просят дать доступ к базе увеличить стоимость услуг. или выгрузить операции для составления КП.

90 Управление ФЭС Аутсорсинг Комментарий коллеги: отношения Ответственность сторон. В контракте без лишней бюрократии подкупают должны быть четко прописаны материаль- Многие консалтинговые компании просят при- ная ответственность компании-провайде- каз или официальное письмо по поводу каж- ра за причиненный ею ущерб и порядок дого изменения, что сильно осложняет работу. получения компенсации. Проверьте, есть ли С другой стороны, если не будет вашего согла- у подрядчика договор профессионально- сования, есть риск получить кучу ошибок го страхования. Это может стать дополни- в учете. И в спорной ситуации у вас не будет тельной гарантией того, что вы сможете доказательств вины провайдера. Максималь- получить материальное возмещение своих но сузьте круг действий, которые требуют убытков. официальных документов, а остальное догово- ритесь согласовывать по электронной почте. Опыт коллеги: споры с аутсорсерами Консалтинговые компании часто не признают Александра Гладышева, экс финансовый директор группы свою вину за ошибки. Проводите проверки уче- компаний «Добрыня» та с помощью внутреннего или привлеченного аудитора, чтобы минимизировать риск претен- Этап настройки. Это своего рода аудит, кото- зий со стороны инспекции. Я не рекомендую рый проводит провайдер после заключения полностью отдавать учет. Например, можно договора. Он может занимать от трех недель оставить в штате главбуха, который ежемесяч- до полугода. Настройка может быть платной, но перед оплатой счета провайдера будет про- бесплатной или бесплатной при определен- водить мини-аудит. ных условиях. Например, когда клиент оста- ется на обслуживании больше года, эти Александра Гладышева, экс финансовый директор группы работы становятся бесплатными. А если он компаний «Добрыня» решит разорвать контракт через два месяца, подрядчик потребует оплаты своих услуг. Конфиденциальность данных. Проверьте, как партнер планирует обеспечить сохран- Сопровождение проверок. Эти работы ность информации и какие последствия могут входить в пакетное предложение, его ждут в случае разглашения. Опытные или их нужно будет оплатить отдельно. игроки рынка аутсорсинговых услуг уде- Например, подрядчик может предоставлять ляют этому пункту особое внимание, ведь бесплатные часы для сопровождения прове- потеря данных клиента может стоить им рок за период сотрудничества с клиентом. репутации. Если глубина проверок затрагивает Условия расторжения. Цена выхода — период, когда ответственность за ведение один из самых важных пунктов в любом учета еще не была возложена на аутсорсе- контракте. Поэтому обязательно ознакомь- ра, то такие услуги, скорее всего, придется тесь с условиями расторжения договора оплатить дополнительно. и штрафными санкциями. Обратите внима- ние на сроки и форматы передачи бухгал- Шаг 4. Проанализируйте договор терских баз и первичных документов с выбранным подрядчиком В проекте договора основное внимание уде- лите пунктам, которые могут нести финан- совые и репутационные риски.

91e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 Опыт коллег Как первое положительное впечатление сыграло с нами злую шутку Евгения Часто, когда компания планирует заключить договор на бухгалтерское обслужива- Губарева ние, в переговорах участвуют руководители аутсорсинговой организации. Экс финансовый директор Если топ-менеджмент производит хорошее впечатление и вызывает доверие, это компании отношение автоматически транслируется на всех сотрудников, что снижает сте- «Новотранс» пень контроля их работы со стороны заказчика. Собственник организации, с которой я сотрудничала, столкнулся с неприятной ситуацией при приемке дел у аутсорсера. Выяснилось, что сотрудники допусти- ли много ошибок с серьезными финансовыми последствиями для компании. Например, неопытный специалист неверно отразил операции по выпуску продук- ции, что исказило себестоимость, базу по налогу на прибыль и складские остатки компании-клиента. В результате доверие к аутсорсинговой фирме было подорвано, собственник нашей организации вынужден был понести дополнительные затраты на аудит и восста- новление учета. Эти расходы подрядчик возместил, но только после длительных споров и разбирательств. Какие выводы мы сделали, когда ошиблись в выборе провайдера Дмитрий При поиске провайдера на рынке мы столкнулись с двумя проблемами. Кислов Экс финансовый Во-первых, компания-подрядчик в ходе переговоров упомянула о дополнитель- директор ных счетах за методологическую помощь и настройку автоматизированной О О О «Альфа» системы учета. Внезапные расходы на аутсорсинг делали схему сотрудничества не такой уж и рентабельной. Во-вторых, аутсорсеры собирались вести учет в специфичной бухгалтерской программе. На первых встречах они об этом молчали, а к моменту подписания договора выяснилось, что вести учет новые партнеры планировали в «Парусе». Это тоже довольно распространенный на рынке софт, но мы принципиально хоте- ли программу «1С», так как долго вели в ней учет на тот момент. Так перва я попытка перейти на аутсорсинг закончилась неудачей, но это послужи- ло нам хорошим уроком. Мы снова начали подбирать фирму. Ориентировались на те компании, которые давно работают и готовы предоставить прозрачные условия сотрудничества. Конечно, мы принимали в расчет размер тарифов, стабильность бизнеса аутсор- сера и количество его клиентов. В итоге нашли то, что искали. Подкупило, что партнер был готов прописать в договоре довольно серьезную ответственность за некачественные услуги с его стороны. Переход на аутсорсинг занял примерно месяц. Именно столько потре- бовалось для совместной притирки, настройки программы, выработки удобного графика и схемы документооборота.

92 УПРАВЛЕНИЕ ФЭС Улучшения Дни инноваций и банк идей: простые приемы для оптимизации работы ФЭС Как подходы непрерывного улучшения помогают находить зоны оптимизации рабочих процессов финансовой службы и повышать вклад каждого сотрудника в развитие бизнеса. Елена Мы в компании применяем метод дрили методику непрерывного Александрова Lean Six Sigma, чтобы совершен- улучшения и какие приемы помо- Руководитель ствовать процессы и повышать гают нам реализовывать ее внутри отдела кредитного качество нашей работы. Для дости- финансовой функции компании. менеджмента жения максимальной эффективно- и казначейства сти необходимо не только улучшать Какие инструменты компании «Алкон» какой-то отдельный элемент, Lean Six Sigma используем в России но и критически смотреть на все бизнес-процессы. Поэтому мы стре- В список must-have входят два мимся к тому, чтобы сотрудники инструмента, которые доступны не просто выполняли свою работу, каждому сотруднику. а постоянно искали способы повы- сить ее результативность и сокра- 5S — система организации тить трудозатраты. и рационализации рабочего места. Она состоит из пяти про- В статье я поделюсь своим опы- стых шагов: сортировка, соблю- том и расскажу о том, как мы вне-

93e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 дение порядка, уборка, стандартизация, чает за процесс непрерывных улучшений, поддержание результата. Сотрудник не про- делится информацией о методике Lean Six сто наводит и поддерживает чистоту и поря- Sigma, обучает, отвечает на вопросы и моти- док на своем столе, но и на постоянной основе вирует коллег. ищет способы еще лучше организовать свое офисное пространство. В дополнение к это- Невозможно непрерывно оптимизировать му инструменту мы уже используем подход бизнес-процессы без создания информаци- White Clean Desk и планируем внедрять под- онного пространства, в котором работники ход Flexible Working Space. Последний озна- смогут получить необходимые знания чает, что сотрудник в начале рабочего дня для работы с проектами. Поэтому систему занимает любой свободный стол. И должен обучения мы разделили на три уровня ква- оставить рабочее место чистым и забрать все лификации в зависимости от сложности личные вещи после окончания рабочего дня. и специфики задач. 5 Whys — подход пяти «почему». Он «Белый пояс». Сотрудники получают этот включает простую методику поиска при- «пояс» после того, как проходят тренинг чин проблем или отклонений от процесса. «Бережливое производство и шесть сигм». Это позволяет быстро построить причинно- На нем коллеги получают базовую инфор- следственные связи с помощью вопроса мацию о самой методике и инструментах. «Почему это произошло?». Например, мы Тренинг длится три с половиной часа. Такое задержали оплату клиенту. Причин, по кото- обучение проходят все сотрудники финан- рым это произошло, может быть очень сового отдела. В результате каждый понима- много. Задаем себе вопрос «Почему?». Допу- ет, чего компания от него ожидает, и знает, стим, мы выяснили, что произошел систем- что ему не нужны никакие суперспособно- ный сбой. Далее мы еще раз задаем вопрос сти, чтобы улучшить текущую работу. «Почему?». После чего, например, выясняем, что причина сбоя состоит в обновлениях «Зеленый пояс». Этот уровень предпола- системы. Так мы пять раз последователь- гает работу над более серьезными проек- но задаем вопрос «Почему?» и в итоге выхо- тами. Получить этот «пояс» сотрудник дим на истинную причину нарушений может, если дока жет, что он в состоянии в бизнес-процессах. применять весь спектр знаний производ- ственного совершенствования и способен При необходимости можно задавать себе решать задачи, которые позволят сэконо- вопрос «Почему это произошло?» и большее мить деньги компании или оптимизировать количество раз, но, как правило, пяти раз трудозатраты сотрудников и даже целых хватает, чтобы выявить корень проблемы отделов. и начать работать над ней. Чтобы реализовывать задачи этого уровня, Как построили систему обучения работники проходят отдельный четырех- дневный тренинг, на котором знакомятся Инструменты, о которых я рассказала выше, с более сложными инструментами Lean Six достаточно простые, но сотруднику все Sigma. Примером проекта уровня «зелено- равно нужно как-то о них узнать. Поэтому го пояса» может стать работа по оптимиза- в нашем финансовом отделе есть амбассадор ции управления портфелем дебиторской Lean Six Sigma. Это сотрудник, который отве- задолженности. «Черный пояс». В эту группу попадают сотрудники, которые изучили все тонкости Lean Six Sigma, обладают глубокими знания-

94 Управление ФЭС Улучшения Дни иннова- ми об этом подходе и готовы реали- В первый проведенный день инно- ций дают зовывать стратегические проекты. ваций мы зафиксировали все идеи, возможность Эффект от их внедрения принесет которые, по нашему мнению, мог- не просто компании уже более значительную ли бы помочь улучшить работу генерировать финансовую экономию или опти- нашего отдела. На последующих идеи, а дей- мизацию рабочего времени. Это встречах снова обсуждаем эти ствительно самый высокий уровень сложно- идеи, отмечаем, над чем мы уже достигать сти, поэтому сотрудники проходят начали работать, добавляем что-то улучшений более серьезное обучение, что- новое. Если в периоды между днями на непрерыв- бы реализовывать такие проекты. инноваций у нас появляются идеи, ной основе Тренинг занимает порядка семи мы их фиксируем, а потом обсуж- недель. даем. Потому что действительно классные идеи рождаются, как пра- Какие дополнительные вило, в процессе работы. приемы использовали, чтобы имплементировать Личный опыт: полезная для ФЭ С подход Lean Six Sigma идея может поступить и от коллег из других подразделений Для непрерывного улучшения Отдел кредитного менеджмента бизнес-процессов компании недо- исторически еженедельно делал статочно просто провести обуче- отчет по «старению» дебиторской ние сотрудников. Мы используем задолженности. Его всегда форми- дополнительные приемы, чтобы ровали в Excel и потом уже отправ- эта работа проходила на постоян- ляли коллегам по электронной ной основе: только так, по моему почте. мнению, можно увидеть эффект. При этом у нас в компании есть Дни инноваций. Эти встречи мы система дашбордов, которую проводим ежемесячно — они помо- применяют коллеги из коммер- гают нам обновить знания о под- ческой службы для анализа про- ходе Lean Six Sigma. Компания сама даж или стоков. Однажды после определяет ожидания от таких отправки отчета коллегам мы активностей и планирует их перио- получили от менеджмента пред- дичность и продолжительность. ложение интегрировать отчет по «старению» дебиторки в систему В зависимости от размера коман- дашбордов. ды можно устраивать сессии всей финансовой службой, а можно Финансовая служба подхвати- разделиться по функциональной ла эту иницативу и стала реали- направленности. Когда есть зовывать проект. В результате мы потребность улучшить сквозной имплементировали отчет и допол- процесс, приглашаем на встречу нительно распределили доступы сотрудников из других отделов. сотрудников в соответствии с их Например, из отдела логистики, зонами ответственности. Например, отдела прода ж и т. д. региональный представитель, кото- рый отвечает за определенное

95e.fd.ru ФД № 9, сентябрь 2020 направление деятельности, не может видеть идея, он не просто фиксирует ее на листочке, клиентов и показатели дебиторки по друго- а заносит информацию в Tool. В нашей ком- му направлению. Возможно, мы не сильно пании он глобальный. Сотрудники из всех сэкономили время или деньги, но разгра- стран могут добавлять в него свои инициа- ничили доступ сотрудников к информации тивы, а так же смотреть на идеи и результаты и создали удобный инструмент для быстрых коллег. управленческих решений. В нашей системе можно сделать фильтры Дни инноваций дают возможность не просто по разным направлениям. Например, придумывать что-то новое, а действительно если я хочу оптимизировать ту или иную достигать улучшений на непрерывной основе. функцию в казначействе, то могу посмо- Если проводить такие встречи только раз треть, какие проекты по этой теме уже реа- в год, то никакого эффекта не будет. Это дол- лизуют коллеги из других стран. Каждая жен быть постоянный, циклический процесс. идея проходит определенный цикл согла- сования, что позволяет не накапливать Банк идей. Если организация начинает нерелевантные идеи. применять подход Lean Six Sigma, то она в первую очередь должна подумать об ин- Банк идей также служит инструментом струменте, который поможет сотрудникам мотивации персонала. В начале года мы ста- аккумулировать и визуализировать свои вим сотрудникам цели, и одна из них — инициативы. работа над непрерывным улучшением бизнес-процессов. Благодаря тому, что все Чтобы фиксировать идеи по улучшению инициативы работник заносит в Tool, руко- бизнес-процессов, компания разработала водитель всегда может отследить резуль- «Банк идей» (Tool), который расположен тат и учесть его при оценке эффективности на SharePoint. Если у сотрудника появилась работы Еще по теме Какие бизнес-процессы нужно обязательно совершенствовать, а какие могут подождать Если цель направления оптимизации повторяемостью и низкими оценками финансовый эффект от быстрого вы- процессов — максимизировать эконо- клиентов. В этом направлении можно хода работника, но оцифровать влияние мический эффект, то лучше выбирать проводить работу по улучшению так на- улучшений в процессе на P&L организа- бизнес-процессы с высокой частотой зываемых поддерживающих процессов. ции очень сложно. Такие проекты скорее повторяемости и большим вкладом Их пользователи чаще внутренние, чем дадут возможность окупать затраты в доходную часть бюджета. Например, внешние. Отладка таких бизнес-процес- на содержание подразделения по опти- в банке это могут быть процессы выдачи сов, скорее всего, не приведет к дополни- мизации, но редко приводят к значитель- кредитов и карт клиентам. Мой опыт по- тельному заработку. Но может принести ному экономическому эффекту. Однако казывает, что в первую очередь стоит компании экономию и повысить удовле- это не означает, что улучшать нужно держать фокус на улучшениях, которые творенность внутренних «клиентов» только то, что приносит финансовую вы- помогают больше зарабатывать. И толь- в лице сотрудников. Возьмем, например, году. На выбор направления работы бу- ко во вторую очередь искать инструмен- процесс подбора и адаптации персонала. дут влиять текущая стратегия и контекст, ты экономии затрат. Возможный эффект здесь — сокраще- в котором действует компания. ние сроков от момента появления заявки Если же цели направления позво- на подбор до вывода и успешной адапта- Иван Мелик-Гайказов, руководитель ляют сфокусироваться не только ции нового сотрудника. Мы понимаем, направления оптимизации процессов на экономическом эффекте, то я реко- что потенциально можно рассчитать ОТ П Банка мендую выбирать процессы с высокой

ОКОЛОФИНАНСОВ Как чужой среди своих стал своим среди чужих Татьяна Федорова, финансовый директор группы компаний «Альфа», о том, как ради того, чтобы навести порядок среди хаоса, пришлось его возглавить. Однажды я приняла приглашение на долж- демонстрировали понимание важно- ность финдиректора в группу компаний. сти централизации финансов, но по фак- При приеме собственник предупредил, ту симулировали подчинение. «Доносить» что с ним работают только свои, весь топ- собственнику на членов его же команды, менеджмент — члены одной команды. которые «приносят деньги», не возымело бы эффекта. Внедрение мотивации через K PI Как выяснилось, они действительно были «Исполнение регламентов» вызвало бы лишь бывшими членами студенческой команды. раздражение. Взвесив все за и против, я пред- Владелец бизнеса поставил задачу «наве- ложила собственнику создать отдельное сти порядок в финансах» и построить едино- юрлицо, которое будет вести учет компаний образный учет в группе из 15 независимых группы, а затем и сторонних юрлиц. Я знала, юрлиц. что топов не устраивал уровень прозрачно- сти оценок бизнес-единиц, скорость подго- Первый месяц ушел на изучение систем уче- товки отчетов, сверок и прогнозов, а также та в бизнес-единицах. Затем я приступила глубина аналитики. Я обещала менеджменту, к регламентации финансовой деятельности. что за три месяца решу эти проблемы. Соб- ственник заинтересовался экономией затрат «Кто контролирует денежные потоки, тот по группе. Вскоре нарушения регламентов контролирует все» — применить это золотое прекратились сами собой, так как все испол- правило было вполне логично. Через месяц нители подчинялись мне. после ввода первых регламентов я выбороч- но проверила их исполнение. Выяснилось, Иногда, чтобы решить проблему, достаточ- что ни в одном юрлице не обошлось без нару- но сменить устаревший порядок. Маркером шений. Например, несмотря на запрет, выруч- стал ответ: «Так исторически сложилось» ку могли направить на не согласованную с финдиром покупку оборудования или пога- Расскажите свою историю! шение долга. Эта рубрика о том, как необычные решения Исполнители все как один говорили, помогли добиться, казалось бы, невозможного. что финансовый директор — это хорошо, Присылайте свои истории: [email protected] но у них есть и свой руководитель. Гене- ральные директора независимых юрлиц