หน่วยที่1

หน่วยท่ี 1 ระบบสารสนเทศเพอ่ื การจดั การ(MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

ในสงั คมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) ขอ้ มูล ข่าวสารและสารสนเทศ (Information) เป็นสง่ิ สาคญั อยา่ งย่งิ ตอ่ การดาเนินงานทง้ั ภาครฐัและเอกชน โดยเฉพาะอย่างย่งิ การประกอบธุรกจิ ในยุคดจิ ทิ ลั ท่มี กี ารนาเทคโนโลยีสารสนเทศเขา้ มาช่วยประกอบการตดั สนิ ใจ (Decision Making) ในการจดั การและบรหิ ารงานดา้ นตา่ ง ๆ ทาใหข้ ่าวสารเป็นสง่ิ ท่ที กุ คนจาเป็นจะตอ้ งไดร้ บั ทราบและเขา้ ถงึ ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็

ขอ้ มลู , สารสนเทศ และการจดั การ ขอ้ มูล (Data) หมายถงึ คา่ ความจรงิ ซ่งึ แสดงถงึ ความเป็นจรงิ ท่ปี รากฏข้ึน เช่น ช่ือพนกั งานและจานวนชวั่ โมงการทางานในหน่ึงสปั ดาห,์ จานวนสนิ คา้ ท่อี ยู่ในคลงั สนิ คา้ เป็นตน้ขอ้ มลู มีหลายประเภท เช่น ขอ้ มลู ตวั เลข ขอ้ มลู ตวั อกั ษร ขอ้ มูลรูปภาพ ขอ้ มูลเสียงและขอ้ มลู ภาพเคลอ่ื นไหว ซ่ึงขอ้ มลู ชนิดต่างๆ เหลา่ น้ีใชใ้ นการนาเสนอคา่ ความจรงิ ต่างๆ โดยค่าความจรงิ ท่ถี กูนามาจดั การและปรบั แต่งเพอ่ื ใหม้ ีความหมายแลว้ จะเปลย่ี นเป็นสารสนเทศ

สารสนเทศ (INFORMATION) สารสนเทศ (Information) หมายถงึ กลมุ่ ขอ้ มูลท่ถี กู จดั การตามกฎหรอื ถกู กาหนดความสมั พนั ธใ์ ห้ เพ่อื ใหข้ อ้ มูลเหลา่ น้นั เกดิ ประโยชนห์ รอื มีความหมายเพ่มิ มากข้ึน ประเภทของสารสนเทศข้ึนอยู่กบั ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งขอ้ มูลท่มี อี ยู่ ตวั อยา่ งเช่น จานวนยอดขายของตวั แทนจาหน่ายแตล่ ะคนในเดอื นมกราคมจดั เป็นขอ้ มูล เม่ือนามาประมวลผลรวมกนั ทาใหไ้ ดย้ อดขายรายเดอื นของเดือนมกราคม ทาใหผ้ ูบ้ รหิ ารสามารถนายอดขายรายเดอื นมาพจิ ารณาว่ายอดขายเป็ นไปตามวตั ถปุ ระสงคข์ ององคก์ รหรอื ไม่ไดง้ า่ ยข้ึน ยอดขายรายเดอื นน้ีจงึ จดั เป็น

ขบวนการ (PROCESS) ขบวนการ (Process) หมายถงึ การแปลงขอ้ มูลใหเ้ ปล่ยี นเป็นสารสนเทศหรอื กลา่ วไดว้ ่า ขบวนการคอื กลมุ่ ของงานท่สี มั พนั ธก์ นั เพอ่ื ทาใหเ้ กดิ ผลลพั ธ์ตามท่ตี อ้ งการ

การจดั การ (MANAGEMENT) การจดั การ (Management) หมายถงึ การบรหิ ารอยา่ งมีระบบ ซ่ึงประกอบดว้ ยการกาหนดเป้ าหมายและ ทศิ ทางขององคก์ รและการปฏบิ ตั เิ พอ่ื ให้บรรลเุ ป้ าหมายน้นั ซ่ึงจะตอ้ งมีการวางแผน การจดั การ การกาหนดทศิ ทางและการควบคมุ เพอ่ื ใหเ้ กดิ การใชท้ รพั ยากรไดอ้ ยา่ งเหมาะสม

สว่ นประกอบของระบบสารสนเทศระบบสารสนเทศประกอบดว้ ย สว่ นหลกั 3 สว่ น รูปท่ี 1 สว่ นประกอบของระบบสารสนเทศ

1. สว่ นท่นี าเขา้ (INPUT) สว่ นท่นี าเขา้ (Inputs) ไดแ้ กก่ ารรวบรวมและการจดั เตรยี มขอ้ มูลดบิ สว่ นท่ีนาเขา้ น้ีสามารถมไี ดห้ ลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเขา้ เพอ่ื ขอขอ้ มูลในระบบสอบถามเบอรโ์ ทรศพั ท์ ขอ้ มูลท่ีลูกคา้ กรอกในใบ สอบถามการใหบ้ รกิ ารของรา้ นคา้ ฯลฯ ข้ึนอยู่กบั สว่ นแสดงผลท่ตี อ้ งการ สว่ นท่นี าเขา้น้ีอาจเป็นขบวนการท่ที าดว้ ยตวั เองหรอื เป็นแบบอตั โนมตั กิ ไ็ ด้ เช่นการอา่ นขอ้ มูลรายช่ือสนิ คา้ และรายราคาโดยเคร่อื งอา่ น บารโ์ คด้ ของหา้ งสรรพสนิ คา้ จดั เป็นสว่ นท่นี าเขา้ แบบอตั โนมตั ิ

2. การประมวลผล (PROCESSING) การประมวลผล (Processing) เก่ยี วขอ้ งกบั การเปลย่ี นและการแปลงขอ้ มูลให้อยู่ในรูปของสว่ นแสดงผลท่มี ีประโยชน์ ตวั อยา่ งของการประมวลผลไดแ้ กก่ ารคานวณ การเปรยี บเทยี บ การเลอื กทางเลอื กในการปฏบิ ตั งิ านและการเกบ็ ขอ้ มูลไวใ้ ชใ้ นอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทาไดด้ ว้ ยตนเองหรอื สามารถใชค้ อมพวิ เตอรเ์ ขา้ มาช่วยก็

3. สว่ นท่แี สดงผล (OUTPUT) สว่ นท่แี สดงผล (Output) เก่ยี วขอ้ งกบั การผลติ สารสนเทศท่มี ปี ระโยชน์ มกั จะอยูใ่ นรูปของเอกสาร หรอื รายงานหรอื อาจเป็นเช็คท่จี า่ ยใหก้ บั พนกั งาน รายงานท่นี าเสนอผูบ้ ริหารและสารสนเทศท่ถี กู ผลติ ออกมาใหก้ บั ผูถ้ อื หนุ้ ธนาคาร หรอื กลมุ่ อน่ื ๆ โดยสว่ นแสดงผลของระบบหน่ึงอาจใชเ้ ป็นสว่ นท่นี าเขา้ เพอ่ื ควบคมุ ระบบหรอื อปุ กรณ์อน่ื ๆ กไ็ ด้ สดุ ทา้ ยออกมา อาจอยู่ในรูปของสง่ิ พมิ พท์ ่ีออกมาจากเคร่อื งพมิ พห์ รอื แสดงอยูบ่ นหนา้ จอคอมพวิ เตอรท์ ่เี ป็ นอปุ กรณ์แสดงผลตวั หน่ึงหรอื อาจจะอยูใ่ นรูปของรายงานและเอกสารท่เี ขียนดว้ ยมอื กไ็ ด้

4. ผลสะทอ้ นกลบั (FEEDBACK) ผลสะทอ้ นกลบั (Feedback) คอื สว่ นแสดงผลทใ่ี ชใ้ นการทาใหเ้กดิ การเปลย่ี นแปลงต่อสว่ นทน่ี าเขา้ หรอื ส่วนประมวลผลเช่น ความผดิ พลาดหรือปญั หาทเ่ี กดิ ข้นึ อาจจาเป็นตอ้ งแกไ้ ขขอ้ มลู นาเขา้ หรอื ทาการเปลย่ี นแปลงการประมวลผลเพอ่ื ใหไ้ ดส้ ่วนแสดงผลทถ่ี กู ตอ้ ง ตวั อย่างเช่น ระบบการจ่ายเงนิ เดอื นพนกั งาน ถา้ ทาการป้อนชวั่ โมงการทางานรายสปั ดาหเ์ ป็น 400 แทนทจ่ี ะเป็น 40 ชวั่ โมง ถา้ทาการกาหนดใหร้ ะบบตรวจสอบค่าชวั่ โมงการทางานใหอ้ ยู่ในช่วง 0-100 ชวั่ โมง ดงั นน้ั เมอ่ื พบขอ้ มลู น้ีเป็น 400 ชวั่ โมง ระบบจะทาการส่งผลสะทอ้ นกลบั ออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผดิ พลาด ซง่ึ สามารถนาไปใชใ้ นการตรวจสอบและแกไ้ ขจานวนชวั่ โมงการทางานทน่ี าเขา้ มาคานวณใหถ้ กู ตอ้ งได้

นอกจากคาว่าขอ้ มูลและสารสนเทศแลว้ ยงั มอี กี คาหน่ึงท่เี ก่ยี วขอ้ งกนั นนั่ คอื คาวา่ “ความรู”้ หรอื“Knowledge” ความรู้ คอื การรบั รูแ้ ละความเขา้ ใจสารสนเทศจนถงึ ระดบั ท่สี ามารถวเิ คราะห์และสงั เคราะหไ์ ด้ คือมคี วามเขา้ ใจ (Understanding) ในองคป์ ระกอบตา่ ง ๆ จนอาจสรา้ งเป็นทฤษฎีหรอื เป็ นแบบจาลองทางความคดิ และสามารถนาไปใชเ้ พ่อื แกป้ ญั หาในการดาเนินงานได้ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างขอ้ มูล สารสนเทศ และความรู้

ระบบ (System) หมายถงึ กลมุ่ ของสว่ นประกอบหรอื ระบบย่อยต่าง ๆ ท่ีมีการทางานร่วมกนั เพ่อื ใหบ้ รรลเุ ป้ าหมายท่กี าหนดไว้ ซ่ึงสว่ นประกอบของระบบประกอบดว้ ยการนาเขา้ สูร่ ะบบ (Input) การประมวลผล (Process) ผลลพั ธ์ (Output) และการให้ขอ้ มูลสะทอ้ นกลบั (Feedback)

ขอ้ มูล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ กระบวนการทางานของระบบสารสนเทศจะประกอบดว้ ยสว่ นประกอบหลกั 3 สว่ นการนาขอ้ มูลเขา้ สรู่ ะบบ เป็นกจิ กรรมการรวบรวมขอ้ มูลเขา้ สรู่ ะบบเพ่อื การประมวลผลการประมวลผล เป็ นการนาทรพั ยากรท่ีไดน้ าเขา้ สู่ระบบมาปรบั เปล่ียนใหอ้ ยู่ในรูปท่ีมีความหมายเพ่ือใช้ประโยชนใ์ นการตดั สนิ ใจ วางแผน ควบคุม และดาเนินงานดา้ นต่าง ๆ ในการประมวลผลสามารถกระทาดว้ ยมอื(Manual) หรือจะใชค้ อมพิวเตอรเ์ ขา้ มาช่วยผลลพั ธ์ เป็นผลผลติ ทไ่ี ดจ้ ากการประมวลผล โดยทว่ั ไปจะอยู่ในรูปของเอกสารหรือรายงานสารสนเทศ

ยกตวั อย่าง ระบบการลา้ งรถยนตด์ ว้ ยเคร่อื งลา้ งอตั โนมตั ิสว่ นท่นี าเขา้ คอื รถท่สี กปรก น้า และน้ายาต่างๆ ท่ใี ชใ้ นการลา้ งรถ เวลาและพลงั งานถูกใชใ้ นการปฏบิ ตั กิ ารลา้ งรถ ทกั ษะไดแ้ ก่ความสามารถเฉพาะอยา่ งจะถกู นามาใชใ้ นการฉีดสเปรย์ ขดั โฟม และเป่าแหง้ ความรูถ้ กู นามาใชใ้ นการกาหนดขน้ั ตอนการทางานของการลา้ งรถใหท้ างานไปตามขน้ั ตอนท่ีถกู ตอ้ งการประมวลผล ประกอบดว้ ย ขน้ั ท่หี น่ึง การเลอื กประเภทการลา้ งรถท่ตี อ้ งการ เช่น ลา้ งอยา่ งเดียว ลา้ งและขดั เงา ลา้ งและขดั เงาและเป่าแหง้ ฯลฯ และขน้ั ต่อไปทาการนารถเขา้ ไปในเคร่อื งลา้ งรถ (สงั เกตว่าในสว่ นน้ีจะเกดิ กลไกของผลสะทอ้ นกลบั ข้ึน ไดแ้ กก่ ารประเมนิ ผลของเจา้ ของรถท่มี ตี ่อขบวนการลา้ งรถท่ีกาลงั เกดิ ข้ึน) จากน้นั ของฉีดของเหลวจะฉีดน้า สบูเ่ หลว หรอื ครมี ขดั เงาไปท่รี ถข้ึนอยู่กบั ตวั เลอื กท่เี ลอื กไวใ้ นตอนตน้สว่ นท่แี สดงผล คอื รถท่สี ะอาดแลว้ จากตวั อย่าง จะเหน็ ว่าสว่ นประกอบอสิ ระต่างๆ ในระบบลา้ งรถอตั โนมตั ิ เช่นเคร่อื งฉีดของเหลว แปลงสาหรบั ทางโฟม และเคร่อื งเป่าแหง้ ทางานโตต้ อบกนั เพอ่ื ใหร้ ถสะอาดนนั่ เอง

ระบบสารสนเทศ (Information System) เป็นการนาองคป์ ระกอบท่มี คี วามสมั พนั ธก์ นัของระบบมาใชใ้ นการรวบรวม บนั ทกึ ประมวลผล และแจกจา่ ยสารสนเทศเพอ่ื ใชใ้ นการวางแผนควบคมุ จดั การและสนบั สนุนการตดั สนิ ใจ องคป์ ระกอบของระบบสารสนเทศ

MIS คอื อะไร ระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การ (Management Information System : MIS) หมายถงึ เคร่อื งมอืหรืออุปกรณ์ท่ที าหนา้ ท่รี วบรวมขอ้ มลู เพอ่ื ศึกษา และประมวลผลขอ้ มลู นนั้ พรอ้ มทง้ั มกี ารจดั ทารายงานขอ้ มลู ใหอ้ ยู่ในรูปทจ่ี ะนามาใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านบรหิ าร และตดั สนิ ใจในหน่วยงานได้ MIS เป็นระบบทร่ี วมความสามารถของผูใ้ ชง้ านและคอมพวิ เตอรเ์ ขา้ ดว้ ยกนั โดยมจี ดุ มุ่งหมายเพอ่ื ให้ไดม้ าซง่ึ สารสนเทศเพอ่ื การดาเนินงานการจดั การ และการตดั สนิ ใจในองคก์ าร นอกจากนนั้ ยงั ช่วยผูบ้ รหิ ารและพนกั งานวเิ คราะหป์ ญั หา แกป้ ญั หา และสรา้ งผลติ ภณั ฑใ์ หมโ่ ดย MISจะตอ้ งใชอ้ ปุ กรณท์ างคอมพวิ เตอร์ (Hardware) และโปรแกรม (Software) ร่วมกบั ผูใ้ ช้ (Peopleware)เพอ่ื ก่อใหเ้กดิ ความสาเร็จในสารสนเทศทม่ี ปี ระโยชน์

สาเหตทุ ่ที าใหเ้ กดิ สารสนเทศ1. พฒั นาการของความรู้ สง่ิ ประดิษฐ์ หรอื ผลติ ภณั ฑใ์ หม่ ๆ2. พฒั นาการของเทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์3. การพฒั นาดา้ นเทคโนโลยกี ารสอ่ื สาร4. ความกา้ วหนา้ ของเทคโนโลยกี ารพมิ พ์5. ความจาเป็นในการใชส้ ารสนเทศ

ลกั ษณะของสารสนเทศ สารสนเทศท่ีมีคุณภาพจะช่วยใหผ้ ูบ้ ริหารสามารถใชส้ ารสนเทศน้ัน ๆ ในการตดั สินใจได้อย่างมีประสทิ ธิภาพ คณุ ลกั ษณะของสารสนเทศท่ดี มี คี ณุ ภาพควรจะมีลกั ษณะดงั ต่อไปน้ี1. ถกู ตอ้ งแม่นยา (Accurate) 7. ตรวจสอบได้ (Verifiable)2. สมบูรณ์ครบถว้ น (Complete) 8. ยดื หย่นุ (Flexible)3. เขา้ ใจงา่ ย (Simple) 9.สอดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการ (Relevant)4. ทนั ต่อเวลา (Timely) 10. สะดวกในการเขา้ ถงึ (Accessible)5. เช่ือถอื ได้ (Reliable) 11. ปลอดภยั (Secure)6. คมุ้ ราคา (Economical)

องคป์ ระกอบของระบบสารสนเทศคอมพวิ เตอร์ระบบสารสนเทศคอมพวิ เตอร์ ประกอบดว้ ยสว่ นประกอบหลกั 6 สว่ นดงั น้ีฮาร์ดแวร์ การสื่อสารและเครือข่าย ซอฟต์แวร์ กระบวนการ ข้อมูลบุคลากร