TAKEBE (THAILAND) CO,.LTD. OFFICE KAIZEN 2023 HRD/TKT HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT
คำ นำ ตามที่ทางบริษัท ทาเคเบะ (ไทยแลนด์) จำกัด มีนโยบายให้พนักงานทุกคน มีส่วนร่วมและมุ่งมั่นในการดำเนินกิจกรรมเพิ่มผลผลิตภายใต้กิจกรรมองค์กรใน ด้านต่างๆเพื่ อเป็นเครื่องมือในการสร้างจิตสำนึกและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่ อง สำหรับการพัฒนาปรับปรุงอย่างยั่งยืนและสอดคล้องต่อนโยบายของบริษัทฯ ในการ “เปลี่ยนปัจจุบัน สู่อนาคตที่ดีกว่า” “GENJYODAHA” ดังนั้น เพื่อให้การดำเนินงานกิจกรรมเพิ่มผลผลิต สามารถดำเนินไปอย่างมี ประสิทธิภาพ และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จึงได้กำหนดนโยบายในการดำเนินกิจกรรม ดังนี้ วัตถุประสงค์ ในการดำเนินกิจกรรม 1.เพื่อให้เกิดการดำเนินกิจกรรมเพิ่มผลผลิตภายในองค์กรอย่างจริงจัง เป็น รูปธรรม และยั่งยืน 2.เพื่อให้พนักงานเกิดการเรียนรู้ในแนวคิด การปรับปรุงงาน วิธีการทำงาน ใหม่ๆ และพัฒนาด้านทักษะในการทำงานร่วมกันเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ 3.เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้คิด ไม่จำกัดกรอบความคิด สร้างสรรค์ผลงาน และพัฒนางานอย่างต่อเนื่ อง 4.เพื่อเป็นพื้นฐานในการสร้างคุณภาพของงาน เป็นผู้ผลิตเฟรมอันดับ 1 และ เป็นที่ยอมรับของลูกค้าอย่างยั่งยืน
ส า ร บั ญ เ นื้ อ ห า ห น้ า SESSION 1 วั ต ถุ ป ร ะ ส ง ค์ ข อ ง ก า ร เ รี ย น 1 ก า ร เ ป ลี่ ย น แ ป ล ง ข อ ง อ ง ค์ ก ร ใ น ปั จ จุ บั น 2 ป รั ช ญ า ก า ร ผ ลิ ต แ บ บ โ ต โ ย ต้ า 15 SESSION 2 2 ส.ในงาน Office 12 ประเภทของงาน 15 Work Shop 1 ประเภทของงาน 20 Session 3 งาน Value,Non Value,Muda 21 ตั ว อ ย่ า ง ง า น V a l u e , N o n V a l u e , M u d a 22 Work Shop 2 : Job Analysis Sheet 28 Session 4 15 Office Viewpoints 32 Work Shop 3 : Viewpoints 41 ห ลั ก ก า ร แ ล ะ ก า ร K a i z e n 42 Work Shop 4 : Kaizen list 48 ก า ร ตั้ ง เ ป้ า ห ม า ย แ ล ะ ต ร ว จ ส อ บ ผ ล ลั พ ธ์ 50 Session 5 ก า ร นำ เ ส น อ 51
SESSION 1 วั ต ถุ ป ร ะ ส ง ค์ ข อ ง ก า ร เ รี ย น 1
ก า ร เ ป ลี่ ย น แ ป ล ง ข อ ง อ ง ค์ ก ร ใ น ปั จ จุ บั น 2
จำเป็นต้องพัฒนาในทุกส่วนขององค์กรให้ดีขึ้น จากนโยบายของบริษัท โดยมี Mr. Takahiro Katayama ประธานบริษัท ทาเคเบะ (ไทยแลนด์) จำกัด มีนโยบายให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม มุ่งมั่น ให้การสนับสนุน ในการดำเนิน กิจกรรมเพิ่มผลผลิต ภายใต้กิจกรรมองค์กรในด้านต่างๆ เพื่อเป็นเครื่องมือ ในการสร้างจิตสำนึกและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สำหรับการพัฒนาปรับปรุงอย่างยั่งยืนและสอดคล้องต่อนโยบายของ บริษัทฯ ในการ “เปลี่ยนปั จจุบัน สู่อนาคตที่ดีกว่า” “GENJYODAHA” โดยผ่านกิจกรรมต่างๆ เพื่อ cost reduction เช่น, QCC, CRI, CMS, BR20, BR15, แล้ว OFFICE Kaizen ก็เป็นกิจกรรมอีกอันหนึ่งของสายงาน office ที่เราจะเรียนกันในวันนี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มุ่งมั่นสู่ความเป็นผู้นำในด้าน การผลิตเฟรม อันดับ 1 ของอาเซียน 3
จากสถานะการณ์การแข่งขันด้านการตลาดในปั จจุบัน โครงสร้างกราฟแท่ง สีเหลืองคือ ต้นทุน สีชมพูคือกำไร ราคาขาย = ต้นทุน+กำไร ดังนั้นเราจะสามารถเพิ่มผลกำไรให้กับบริษัทได้อย่างไรบ้าง วิธีการเพิ่มผลกำไร จะมีด้วยกัน 3 แบบหลักๆ คือ 1.เพิ่มยอดขาย 2. เพิ่มราคา 3.ลดต้นทุน ซึ่งแบบที่ 3 การลดต้นทุน คือวิธีการที่เหมาะสมกับองค์กร บริษัทของเรา ซึ่งจะเปรียบเทียบวิธี การ เพิ่มผลกำไร ด้วย 2 วิธีที่จะดำเนินการได้ดังนี้ แบบที่ 1 : เพิ่มราคาขาย เพื่อให้ได้กำไรมากขึ้น ต้นทุนคงเดิมเพิ่มราคาขายเพื่อเพิ่มกำไร แบบที่ 2 : ราคาขายเท่าเดิม แต่เราลดต้นทุนให้น้อยลง เพื่อให้ได้กำไรมากขึ้น เราจะใช้วิธีการลดต้นทุนก็คือกิจกรรม Office Kaizen ที่จะดำเนินกิจกรรม ทุกท่านก็ต้องมี ความรู้ความเข้าใจก่อนจึงจะทำกิจกรรมนี้ องค์กรใด ไม่ลดต้นทุนการผลิต ก็จะไม่มีกำไรเพิ่ม เพราะ การลดต้นทุนอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งจำเป็นในการที่จะชนะสงครามเพื่อความอยู่รอด โดยต้องอาศัยความสามารถของพนักงานในองค์กรในการปรับปรุงงาน 4
แนวทางการลดต้นทุน การลดต้นทุน ก็คือ จะต้องเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานซึ่งมี 3 ส่วนที่สำคัญหลักๆ คือ 1.ประสิทธิภาพของคนโดยการลด Muda ลดขั้นตอน ลดเวลา ให้น้อยลง เช่น การทำงานที่เกิดมูดะ ความว่างเปล่า ลดขั้นตอน ลดเวลา การทำงาน เพื่อจะได้มีเวลา ทำงานอื่นๆ ให้เสร็จทันเวลา 2.ประสิทธิภาพของเครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์สำนักงาน โดยการลดขั้นตอน เพิ่มความเร็ว เช่น การลดวิธีการทำงานของเครื่องมือ อุปกรณ์สำนักงาน ตัวตัดกระดาษ ตัวเจาะกระดาษ จากวิธีการแบบน้อยชิ้น ก็อาจจะเพิ่มกระดาษแล้วเจาะ ตัด ได้ปริมาณที่เยอะขึ้น เพิ่มรวดเร็วใน ขั้นตอนนี้ 3.ประสิทธิภาพของวัตถุดิบ สิ่งของ วัสดุ ชิ้นส่วน โดยการลดของเสีย ลดการสต๊อกที่เก็บไว้ เช่น การปริ้นกระดาษ หรือเอกสาร ควรจะต้องตรวจเช็ดให้แน่ใจก่อนสั่งปริ้น เพราะหากผิด พลาด เอกสารก็จะเป็นของเสียทันที หรือควรคำนวนการสั่งปริ้นเท่าที่ใช้งานจริง เพื่อลดสต็อค การจัดเก็บเอกสาร หรือเปลี่ยนเป็นไฟล์อิเล็คทรนิค PDF 5
สังเกตการเคลื่อนไหวของงานสักงานหนึ่ง ถ้าวิเคราะห์และแยกแยะการทำงานจะพบว่า ใน การทำงานของพนักงาน 1 งานนั้น จะมีงาน และ มีมูดะ ที่เกิดจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นใน การทำงาน ของพนักงาน ในส่วนของเนื้องานนั้นจะนำมาวิเคราะห์ได้อีก 2 ส่วนก็คือ A งานที่เพิ่มคุณค่า คือการทำแล้วเพิ่มมูลค่ากับสินค้า ในส่วนของ Office เช่น การพิมเอกสาร การอบรม การพรีเซ้นงาน เป็นต้น เรีกยกว่า Value Job B งานที่เกี่ยวข้องแต่ไม่เพิ่มคุณค่า คือ งานที่ต้องทำเพื่อให้เราสามารถทำงานที่เพิ่มมูลค่าได้ เช่น การจับเมาส์ หยิบปากกา การติดตั้งเครื่องฉาย การจับไมค์ เป็นต้น เหล่านี้ เรียกว่า non value job C มูดะ งานที่สูญเปล่า คือ การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นการทำงาน เช่นการเดิน การก้ม เป็นต้น 6
ตัวอย่าง : รถโฟคลิฟ ขนาด 2 ตัน ขนชิ้นงานที่มีน้ำหนัก 3,000 กิโลกรัม รถโฟคลิฟ ขนาด 2 ตัน จะต้องขนชิ้นงนาที่มีน้ำหนักรวม ที่ 3 ตัน คุณจะได้มองเห็นถึง 3 มู ว่าเป็นอย่างไร รอบที่ 1 : ใช้รถโฟคลิฟ ขนาด 2 ตัน ขนชิ้นงาน รอบล่ะ 1 ตัน ต้องขนชิ้นงานรอบละ 1 ตัน จำนวน 3 รอบ จึงเป็น มูดะ ความสูญเปล่าในการขนแต่ละรอบ รอบที่ 2 : ใช้รถโฟคลิฟ ขนาด 2 ตัน ขนชิ้นงาน คันที่ 1 หนัก 2 ตัน คันที่ 2 หนัก 1 ตัน จะต้องขนชิ้นงานทั้งหมดจำนวน 2 รอบ ดังนั้นรอบการขนชิ้นงานลดลง แต่ความสม่ำเสมอ ไม่เท่ากัน อจึงเป็น มูระ ความไม่สม่ำเสมอของงาน รอบที่ 3 : ใช้รถโฟคลิฟ ขนาด 2 ตัน ขนชิ้นงาน คันที่ 1 หนัก 3 ตัน จะต้องขนชิ้นงานทั้งหมด จำนวน 1 รอบ ดังนั้นรอบการขนชิ้นงานลดลง แต่การทำงานมากเกินไปความยุ่งยาก และ เสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ จึงเป็น มูริ การทำงานหนักเกินไป 7
M U D A ( W A S T E ) ค ว า ม สู ญ เ ป ล่ า - สิ่ ง ที่ ไ ม่ เ พิ่ ม คุ ณ ค่ า (คน) 1. ทำงานไม่จำเป็น 2. นั่งรอ 3. ท่าทางในการทำงานไม่ดี (ก้ม , ค้นหา) 4. เดินทางไกล ใช้เวลานาน (อุปกรณ์) 1. ใช้อุปกรณ์ไม่เต็มกำลัง 2. อุปกรณ์ ไม่สมบูรณ์ (ช้า , ไม่ update) (สิ่งของ) 1. จัดวางสิ่งของให้สามารถหยิบฉวยได้ยาก 2. ของเสีย 3. เก็บไว้มากเกินไป 8
M U R A ( V A R I A T I O N ) – ค ว า ม ไ ม่ ส ม่ำ เ ส ม อ (คน) 1. บางครั้งก็ยุ่งเกินไป บางครั้งก็ว่างงานเกินไป (อุปกรณ์) 1. ใช้อุปกรณ์ได้บ้าง ไม่ได้บ้าง (สิ่งของ) 1. คุณภาพและปริมาณงาน “ไม่สม่ำเสมอ” เกิดจาก การวางแผนและเตรียมงานที่ไม่ดี 2. ขั้นตอนการทำงานยังไม่เป็นมาตรฐาน 9
MURI (OVERBURDENED) ก า ร ใ ช้ ง า น พ นั ก ง า น ห รื อ อุ ป ก ร ณ์ ม า ก เ กิ น ไ ป (คน) 1. จำนวนคนน้อยกว่างาน 2. ทำงานด้วยท่าทางที่ไม่เหมาะสม 3. การขนย้าย/ยกงาน หนักเกินไป (อุปกรณ์) 1. ใช้อุปกรณ์หนัก เกินประสิทธิภาพ (สิ่งของ) 1. สภาพแวดล้อมการปฏิบัติงานไม่เหมาะสม (แสงสว่าง อากาศ เสียงรบกวน ฝุ่นละออง) 10
ป รั ช ญ า ก า ร ผ ลิ ต แ บ บ โ ต โ ย ต้ า เสาหลักของ TPS มี 2 หลักใหญ่ๆ คือ 1. Just In Time (J.I.T.) คือการผลิตแบบทันเวลาพอดี ซึ่งเป็นการ ผลิตสินค้าตามความต้องการของลูกค้าในจำนวนที่ถูกต้อง และส่งมอบใน เวลาที่เหมาะสม คิดค้นโดย Mr.Kiichiro Toyoda 2. Jidoka คือระบบควบคุมคุณภาพ เป็นตรวจสอบคุณภาพในทุกขบวน การเพื่อให้หมั่นใจได้ว่า สินค้าทุกชิ้นผลิตอย่างมีคุณภาพ ภายใต้มาตรฐาน เดียวกัน คิดค้นโดย Mr.Sakichi Toyoda 3. การปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่องอยู่บนพื้นฐานของ งานมาตรฐาน คือ Standardized work และการ Kaizen คิดค้นโดย Mr.Taiichi Ohno 11
SESSION 2 2 ส.ในงาน OFFICE หลักการของ 5 ส •สะสาง (Seri)คือ การแยกสิ่งของที่สำคัญและไม่สำคัญ ออกจากกันอย่างชัดเจน •สะดวก (Seiton) คือ การจัดสิ่งของและเครื่องมือให้ เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน •สะอาด (Seriso) คือ รักษาความสะอาดของเครื่องมือ เครื่องใช้ และซ่อมให้พร้อมใช้งานอยู่ตลอดเวลา •สุขลักษณะ (Seiketsu) คือ การปฏิบัติ 3 ข้อข้างต้น อย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำแค่ช่วงที่มี กิจกรรม 5 ส. •สร้างนิสัย (Shitsuke) คือ การฝึกนิสัยให้นำทั้ง 4 ข้อ ไปปฏิบัติได้จนติดเป็ นนิสัยในระยะยาว 12
ห ลั ก ก า ร 2 ส . ( 2 S ) คื อ อ ะ ไ ร ? ? ? 1. สะสาง (SEIRI) สะสาง คือ การสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงานโดยทำการแยก ของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็น และกำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นออกไป โดยใช้วิธีการ “สำรวจ แยก และขจัด” 2. สะดวก (SEITON) สะดวก คือ การจัดวางหรือจัดเก็บ ของที่จำเป็นต้องใช้ให้เป็นระเบียบ สามารถหยิบใช้งานได้ทันที 13
ก า ร แ ย ก ง า น ที่ N E E D / N O N E E D ใ ช้ ห ลั ก ก า ร 2 ส . คิดก่อนว่างานที่เราทำอยู่ มีคนเอาไปใช้งานต่อหรือไม่ ? งานที่มีคนนำไปใช้ต่อ Necessary Job ได้แก่ 1. ใช้เป็นประจำ 2. ใช้เมื่อจำเป็น วิธีการ คือ ต้องปรับปรุงให้ดีขึ้น งานที่มีคนนำไปใช้ต่อ Unnecessary Job วิธีการ คือ ต้องกำจัดทิ้งไป ไม่ต้องทำ 14
ประเภทงาน Single Job งานที่ทำเพียงคนเดียวสำเร็จ คือ งานที่ทำแค่คนเดียวแล้วจกระบวนการ ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับคนอื่น ตัวอย่าง Office เช่น » ก า ร จั ด อ บ ร ม / ก า ร จั ด สั ม น า / ก า ร จั ด กิ จ ก ร ร ม ก า ร แ ข่ ง ขั น » พิ ม พ์ ง า น / » ก า ร นำ เ ส น อ / ทำ ร า ย ง า น / ก า ร ป ร ะ ชุ ม ก ร อ ก ข้ อ มู ล / บั น ทึ ก ข้ อ มู ล » การตรวจสอบ/การตรวจ ติ ด ต า ม / ก า ร A U D I T 15
ประเภทงาน Multiple Job งานที่ใช้คนหลายคนทำให้สำเร็จ คือ งานที่ใช้หลายคนทำ และหลากหลาย ขั้นตอน จึงจะสำเร็จ ตั ว อ ย่ า ง ง า น ก า ร ต ร ว จ ร ถ ข อ ง ส่ ว น ง า น S A F E T Y , ก า ร ข อ อ นุ มั ติ ต า ม ส า ย บั ง คั บ บั ญ ช า , ก า ร จั ด ซื้ อ จั ด จ้ า ง เ ป็ น ต้ น 16
ประเภทงาน “การคัดเลือกงานที่ต้องทำการแก้ไขปรับปรุง” ก่อน 1. เป็นงานที่ทำประจำ/เป็นงานหลักของส่วนงาน + งานที่มีความถี่สูง 2. มีคอขวด ต้องรอ : ขั้นตอนที่คอยนาน งานที่ต้องรอ หรือทำไม่ทัน 3. งานที่ขั้นตอน/เวลา การทำงานมาก ยุ่งยาก ผิดพลาด ต้องแก้ไขบ่อย ๆ 4. งานที่มีค่าใช้จ่ายมาก สิ้นเปลือง (ต้องเสียเงินค่าเช่าสถานที่,เสียเงินค่า เดินทาง) 5. งานส่วนกลาง, ระหว่างหน่วยงาน, งานที่ต้องทำงานร่วมกันหลายหน่วย หลัง Non-Routine (นอนรูทีน) งานที่ไม่ประจำ คือ งานที่สั่งกะทันหัน ไม่มีใน แผน, งานที่ไม่ได้รับผิดชอบเป็นหน้าที่หลัก, การช่วยงานเป็นครั้งคราว งานที่ทำเพื่อแก้ปั ญหา แทร็กเข้ามา ก็ต้องดูด้วยว่างานนั้น มีความเร่งด่วน หรือไม่เร่งด่วน ประมาณไหน 17
ประเภทงาน “ควรเลือกมาปรับปรุงก่อน” 18
ประเภทงาน หลังจากเลือกงานที่ทำมาแล้วนั้น ทั้งงานที่ทำประจำ และ ไม่ได้ทำประจำ เราสามารถนำงานมาวิเคราะห์ขั้นตอนต่างๆ จะสามารถจำแนกขั้นตอน แต่ละขั้นตอนออกเป็น 3 ประเภทงานคือ 1. Value Job สีเขียว ขั้นตอนที่ทำแล้วมีมูลค่าเพิ่ม ต้องทำการ Kaizen ให้ง่ายยิ่งขึ้น เร็วขึ้น 2. Non ValueJob สีเหลือง ขั้นตอนที่เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับงาน ValueJob การ Kaizen คือลดให้เหลือน้อยที่สุด 3. MUDA สีแดง ขั้นตอนที่ทำแล้วไม่เกิดประโยชน์ การ Kaizen คือกำจัด ให้เป็น 0 19
WORK SHOP 1 ประเภทงาน เอกสารที่ ชื่อว่า NECESSARY / UNNECESSARY JOB จากตัวอย่างให้เขียนรายการงานที่ทำ โดยทำตามขั้นตอน 1.TOTAL JOB OF NAME , แผนก 2.ISSUED DATE 3.JOB NO. ลำดับของงาน 4.JOB NAME ชื่องานที่ทำ ดังตัวอย่าง 5.JOB TYPE ว่าเป็ น ROUTINE หรือ NON ROUTINE JOB 6.การวิเคราะห์ NECESSARY JOB งานที่จำเป็ นต้องทำหรือไม่ โดยดูว่า งานนี้มีความถี่เท่าไหร่ และวัตถุประสงค์ของงานคืออะไร ดังตัวอย่าง 7.UNNECESSARY JOB งานที่ไม่จำเป็ นต้องทำ ดังตัวอย่าง (อ่านในไสลด์) จากตัวอย่างเมื่อเราใช้เอกสารตัวนี้วิเคราะห์งาน จะทำให้เราลดงานที่ไม่ จำเป็ นได้ 2 งานเพื่อให้สามารถทำงานอื่นๆ หรือ PROJECT อื่นๆได้เพื่อแยกงาน 20
SESSION 3 งาน VALUE , NON VALUE , MUDA 21
ประเภทงาน VALUE JOB ประเภทงาน NON VALUE JOB 22
ประเภทงาน NON VALUE JOB ประเภทงาน MUDA 23
ประเภทงาน งานมาตรฐาน TYPE 1 ง า น ที่ มี ก า ร ทำ ง า น แ บ บ ว น ลู ป ส า ม า ร ถ กำ ห น ด เ ว ล า แ ต่ ล ะ ร อ บ ที่ ชั ด เ จ น ไ ด้ เ ช่ น ง า น ใ น ส า ย ก า ร ผ ลิ ต ง า น M A C H I N E , ง า น เ ชื่ อ ม TYPE 2 ง า น ที่ มี ก า ร ทำ ง า น แ บ บ ว น ลู ป ส า ม า ร ถ กำ ห น ด เ ว ล า แ ต่ ล ะ ร อ บ ไ ด้ แ ต่ มี จำ น ว น รุ่ น ที่ ห ล า ก ห ล า ย ใ น ส า ย ก า ร ผ ลิ ต เ ช่ น ง า น ใ น ส า ย ก า ร ผ ลิ ต ง า น ป ร ะ ก อ บ , ง า น พ่ น สี TYPE 3 ง า น ที่ ไ ม่ ไ ด้ ทำ แ บ บ ว น ลู ป ย า ก ต่ อ ก า ร กำ ห น ด เ ว ล า ใ น แ ต่ ล ะ ร อ บ เ ช่ น ง า น L O G I S T I C , ง า น เ ป ลี่ ย น TOOL , งาน MAINTENANCE , งานสาย OFFICE 24
ประเภทงาน งานมาตรฐาน ต้ อ ง ส า ม า ร ถ แ ย ก ขั้ น ต อ น ก า ร ทำ ง า น + เ ว ล า ใ น ก า ร ทำ ง า น ใ ห้ ไ ด้ ถึ ง จ ะ ส า ม า ร ถ วิ เ ค ร า ะ ห์ ป ร ะ เ ภ ท ง า น ( V A L U E , N O N V A L U E , M U D A ) ไ ด้ แ ล้ ว จ ะ รู้ ไ ด้ อ ย่ า ง ไ ร ? ? ว่ า ขั้ น ต อ น ข อ ง แ ต่ ล ะ ง า น มี อ ะ ไ ร บ้ า ง ใ ช้ เ ว ล า เ ท่ า ไ ห ร่ ? , ใ ค ร ทำ ใ ค ร เ กี่ ย ว ข้ อ ง บ้ า ง ? ? 25
WORK SHOP 2 Job Analysis Sheet ให้ทำการเขียนงานต่างๆ มาใน NECESSARY / UNNECESSARY JOB แล้ว งาน ทุกงานล้วนแต่มีการทำงานที่แตกต่างกัน ความถี่ที่ต่างกัน และงานที่เป็น NEED / NO NEED งานไหนที่เป็น NO NEED ก็สามารถตัดออกไปได้เลย แต่ถ้างานที่เป็น NEED มีทั้ง งานที่เป็น ROUTINE รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี / NON ROUTINE งานที่ ด่วน และงานที่ไม่ด่วน ดังนั้นทุกท่านจะคัดเลือกหัวข้อเพื่อ KAIZEN ได้อย่างไรครับ จะวิเคราะห์งานว่า งานไหน แก้ไขก่อน หรือหลัง ดังนั้นจะยกหลักการวิเคาระห์เพื่อคัดเลือกหัวข้อที่จะ ทำการ KAIZEN ดังนี้ครับ 26
การคัดเลือกปัญหา โดย........ 27
WORK SHOP 2 Job Analysis Sheet จากเอกสารนี้ คือ JOB ANALYSIS SHEET (JAS) หากเป็นไปได้ โดยทุกการทำงานต้องถ่าย VDO ขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้การ วิเคราะห์งาน ได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของท่าทางการทำงาน ระยะเวลา การเคลื่อนไหว รวมถึงวิธีการทำงาน ได้ชัดเจน นะครับ 28
WORK SHOP 2 Job Analysis Sheet ขออธิบายโครงสร้างของเอกสาร ของ JOB ANALYSIS SHEET (JAS) 1. DEPT. หรือ แผนกที่ทำงาน และ JOB NAME 2. CONDITION การจัดทำเอกสาร BEFORE , AFTER , IDEA KAIZEN 3. ELEMENT หรือ ขั้นตอนการทำงาน 4. TIME หรือเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอน แบ่งเป็ น ● HAND TIME = งานมือ , งานพิมพ์ , งานป้อนข้อมูล ● MACHINE TIME = เวลาทำงานของ อุปกรณ์ /เครื่องมือ เช่น COMPUTER , PRINTER , FLASH DRIVE,SYSTEM ● WALK TIME = งานเดิน ● WAITING TIME = งานรอเครื่องทำงาน/รออุปกรณ์ประมวลผล 29
WORK SHOP 2 Job Analysis Sheet ซึ่งในเอกสาร JAS ที่เราแจกให้ จะระบุขั้นตอนการทำงาน และเวลาที่ใช้ทำงานให้แล้ว เพื่อประหยัดเวลาในการทำ WORK SHOP โดยเอกสารมีอยู่ 23 ขั้นตอน เช่น 1.ค้นหาแบบฟอร์ม ใน FOLDER เป็น HAND TIME 24 วินาที 2.สั่งปริ้นแบบฟอร์มที่คอมพิวเตอร์ จำนวน 3 แผ่น เป็น HAND TIME 21 วินาที ไล่เวลาจนถึงขั้นตอนที่ 23 หัวหน้าทำการเซ็นเอกสาร 10 วินาที 30
WORK SHOP 2 Job Analysis Sheet ผลรวมงานมือ 36 วินาที เวลาเครื่อง 0 วินาที การเดิน 23 วินาที การรอ 0 วินาที รวมแล้ว อยู่ที่ 59 วินาที และ VALUE JOB = 10 วินาที , NON VALUE JOB 21 วินาที MUDA JOB 28 วินาที 6. สร้างกราฟแสดง VALUE JOB สีเขียว , NON VALUE JOB สีเหลือง , MUDA JOB สีแดง 7. ช่องสรุปเวลาและเปอร์เซ็นต์ ของประเภทงาน VALUE JOB17% , NON VALUE JOB 36% , MUDA JOB 47% ส่วนช่องว่าง ใส่ความคิดเห็นของ KEY POINT ที่สำคัญที่พบเจอในงานของตนเอง 8. การวิเคราะห์งาน ว่าเป็น VIEWPOINT ประเภทใด จะขอสอนในเนื้อหาถัดไป 31
SESSION 4 15 OFFICE VIEWPOINTS โดย VIEWPOINT มีการอ้างอิงมาจาก 7MUDA 1. T=TRANSPORT ความสูญเปล่าจากการขนส่ง 2. I=INVENTORY ความสูญเปล่าจากการจัดเก็บ STOCK มากเกินไป ซึ่งจะต้องใช้เงินทุน ในการซื้อของมาเก็บ รวมทั้งเสียพื้นที่ในการวางสิ่งของ 3. M=MOTION ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหว เช่น การเดิน การเคลื่อนไหวของมือ ของลำตัว 4. W=WAITING ความสูญเปล่าจากการรอ ซึ่งพบเจอมากในการทำงานประจำวัน 5. O=OVER PROCESSING ความสูญเปล่าจากขั้นตอนการทำงานมากเกินไป 6. O=OVER PRODUCTION ความสูญเปล่าจากการทำงานมากเกินความต้องการ หรือ ทำงานล่วงหน้าสิ่งที่ตามมาคือต้องจัดเตรียมแรงงาน อุปกรณ์ วัตถุดิบต่างๆ จึงเกิดต้นทุนใน การทำงาน 7. D=DEFECTS ความสูญเปล่าจากการทำงานเสีย การซ่อมงาน การแก้ไขงานใหม่ จาก MUDA ทั้ง 7 อย่าง สิ่งที่มีความสูญเสียมากที่สุดคือ O=OVER PRODUCTION ความ สูญเปล่าจากการทำงานมากเกินความต้องการ หรือทำงานล่วงหน้า เพราะทำให้เกิดต้นทุน ตามมา คำย่อเพื่อให้ง่ายต่อการจำ จะเรียกว่า TIMWOOD 32
15 Office Viewpoints 33
34
35
36
37
38
39
40
WORK SHOP 3 Viewpoint 41
SESSION 4 ห ลั ก ก า ร แ ล ะ ก า ร KAIZEN ความหมายและหลักการ KAIZENคือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อต้องการลดความสูญเปล่า โดยเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการเสนอความคิดเห็น รวมถึงการปรับปรุงแก้ไข มาตรฐานที่เคยทำไว้แล้ว ให้ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนหรือแนวทางการทำ KAIZEN. มี 8 หัวข้อ ดังนี้ 1) ลงมือทำ บนพื้นฐาน ความต้องการที่จะ KAIZEN นั่นคือการทำงานให้ดีกว่า เร็วกว่า ด้วยเวลาที่สั้นกว่าเดิม และเพื่อลดความยากลำบากในการทำงาน 2) การลงไปดูหน้างานจริง (GENCHI GENBUTSU) เพื่อให้รู้ถึงปั ญหา และความยาก ลำบากที่หน้างาน 3) คุณ ต้องทำ KAIZEN ไม่ใช่คนอื่น 4) ใช้หลักการ 5 WHY เสมอ เพื่อหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปั ญหาที่แท้จริง 5) เมื่อมี ไอเดีย ให้ทำทันที 6) เน้นปรับปรุงการเคลื่อนไหว ก่อน ปรับปรุงอุปกรณ์เสมอ เพราะการปรับปรุงการ เคลื่อนไหวมักใช้เงินลงทุนน้อยกว่า 7) ตรวจสอบคุณภาพและความปลอดภัยก่อน KAIZEN เสมอ 8) ไอเดียการปรับปรุงที่ดี ให้มีการขยายผล เพื่อลดเวลาในการคิดไอเดีย ในวิธีการเดียวกัน 42
หลักการและการ KAIZEN งาน OFFICE จะใช้หลักการ ECRS ในการ KAIZEN E=ELIMINATE : คือการกำจัดทิ้ง โดยวิเคราะห์ผ่าน 5 W1H เพื่อดูว่า ทำไมต้องทำ? ต้อง ทำอะไร ? ลูกค้าต้องการหรือไม่ ? C=COMBINE : การรวมเข้าด้วยกัน R=REARRANGE : การสลับขั้นตอนงาน หรือเรียงลำดับขั้นตอน ใหม่ โดยวิเคราะห์ดูว่าทำ เมื่อไหร่? ทำไมต้องทำตอนนั้น? ทำไมต้องทำที่นั่น? ทำไมต้องคนนั้นทำ? S=SIMPLIFY : ทำให้ง่ายขึ้นดูวิธีการ ว่าทำอย่างไร? ทำไมต้องทำอย่างนั้น? มีวิธีอื่นอีก หรือไม่ RE = RESTRUCTURE : การปรับโครงสร้างหน่วยงาน ปรับ LAY OUT IT = INFORMATION TECHNOLOGY ประยุกต์ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือ เทคโนโลยี 43
E=ELIMINATE (ขจัดออกไป) จากภาพ อดีต : นมในขวดบรรจุเมื่อกินเสร็จ จะมีขั้นตอนการเก็บขวดนมกลับคืน ใหม่ : ให้นมบรรจุในกล่องกระดาษ สามารถลดขั้นตอนการเก็บขวดนมกลับได้ 44
C=COMBINE (การรวมขั้นตอน) มือถือ : ก็เป็นนวัตกรรม การรวมของโทรศัพท์และกล้อง เข้าด้วยกัน เครื่องวัด การรวมกันของ เครื่องวัดความดัน+วัดชีพจร R= REARRANGE (การจัดเรียงใหม่) การจัดเรียงใหม่ การสลับงานใหม่ ให้ง่ายขึ้นและเหมาะสม เช่น ตัวอย่างการประกอบกล่องของขวัญ เสร็จสมบูรณ์แล้วมีกระบวนการเช็คในขั้น ตอนสุดท้าย กรณีถ้าเกิดปั ญหาต้องมีการเพิ่มขั้นตอนการแกะกล่องใหม่ เราปรับปรุงโดย เรียงลำดับขั้นตอนใหม่ โดยนำขั้นตอนตรวจสอบมาไว้ก่อนการ ประกอบกล่องของขวัญ. 45
R=RE-STRUCTURE การปรับโครงสร้าง สามารถใช้ได้ทั้งการปรับLAY OUT ในพื้นที่ทำงานให้สะดวกง่ายขึ้น เช่นการเดินถ่ายเอกสาร ถ้าห้องถ่ายเอกสาร อยู่ไกล เราสามารถปรับปรุง LAYOUT ให้ห้องถ่ายอยู่ตรงกลาง เพื่อให้ใกล้กับทุกแผนกได้ 46
Search
