SIM Chapter 03

Management Information Systems MANAGING THE DIGITAL FIRM, 12TH EDITION Chapter 3 INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Explained by Entot Suhartono, MKom

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Learning Objectives • Indentifikasi fitur-fitur organisasi yang perlu diketahui oleh manajer untuk membangun dan menggunakan sistem informasi dengan berhasil dan sukses. • Menjelaskan dampak-dampak sistem informasi pada organisasi. • Menjelaskan bagaimana model value chain dan value web membantu mengidentifikasi peluang- peluang bisnis dari aplikasi-aplikasi sistem informasi strategis. 2 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Learning Objectives (cont.) • Menjelaskan bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk menggunakan sinergi, kompetensi dasar, dan strategi berbasis jaringan untuk mencapai keunggulan bersaing. 3 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • TI dan Organisasi saling mempengaruhi – Complex relationship influenced by organization’s • Structure • Business processes • Politics • Culture • Environment, and • Management decisions 4 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems Hubungan Dua Arah Antara Organisasi dan TI Hubungan dua arah ini dimediasi oleh beberapa faktor, tidak sedikit keputusan dibuat oleh manajer maupun bukan. Faktor-faktor yang memediasi hubungan antar TI dan Organisasi : Budaya Organisasi, Struktur Organisasi, Politik, Proses Bisnis, dan Lingkungan. FIGURE 3-1 5 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • What is an organization? – Definisi Teknis: • Struktur sosial formal yang memperoleh sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output • Entitas legal formal dengan peraturan dan prosedur internal, seperti halnya struktur sosial – Definisi Perilaku: • Kumpulan hak-hak, hak istimewa, kewajiban, dan tanggungjawab yang seimbang selama periode waktu melalui konflik dan resolusi konflik 6 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems DEFINISI MIRKOEKONOMI TEKSNIS DARI ORGANISASI Definisi mikroekonomi organisasi, yaitu modal dan tenaga kerja (faktor FIGURE 3-2 produksi utama yang disediakan oleh lingkungan) yang ditransformasi oleh perusahaan melalui proses-proses produksi menjadi produk atau jasa. Produk dan jasa diserap oleh lingkungan akan memasok modal dan tenaga kerja sebagai input umpan balik. 7 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Features of organizations • Penggunaan Struktur Hirarki • Akuntabilitas, otoritas dalam sistem pengambil keputusan seimbang • Kepatuhan terhadap prinsip efisiensi • Rutinitas dan proses-proses bisnis • Organizational politics, culture, environments and structures 8 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Rutinitas dan Proses Bisnis • Rutinitas (standard operating procedures) •Peraturan, prosedur, dan praktik-praktik yang dikembangkan untuk mengatasi berbagai situasi secara virtual • Business processes: kumpulan rutin- rutinitas • Business firm: kumpulan business processes 9 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems ROUTINES, BUSINESS PROCESSES, AND FIRMS Organisasi terdiri dari aktivitas dan rutinitas individual yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk business firm. Aplikasi sistem informasi baru membutuhkan perubahan proses bisnis dan rutinitas individual untuk mencapai level kinerja organisasi yang lebih tinggi. FIGURE 3-4 10 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Organizational politics • Perbedaan sudut pandang menyebabkan terjadinya pertarungan politis, kompetisi, dan konflik • Politik merupakan hambatan terbesar dalam perubahan organisasi 11 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Organizational culture: • Sekumpulan asumsi-asumsi yang mendefinisikan tujuan dan produk • Produk apa yang harus dihasilkan organisasi • Bagaimana dan di mana produk harus dibuat • Untuk siapa produk dibuat • Diperlukan kekuatan pemersatu untuk melakukan perubahan 12 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Organizational environments: • Organisasi dan lingkungan mempunyai hubungan timbal balik • Organisasi terbukan dan bergantung pada lingkungan fisik dan sosial • Organisasi dapat mempengaruhi lingkungannnya • Secara general perubahan lingkungan dapat lebih cepat dibanding organisasi • SI dapat menjadi suatu instrumen scanning lingkungan yang berperan sebagai lensa 13 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Serangan Teknologi (Disrupsi) – Teknologi yang berdampak pada perubahan ekstrim terhadap bisnis, industri, pasar – Examples: personal computers, word processing software, Internet, algoritma PageRank – First movers and fast followers • First movers – penemuan teknologi disruptive • Fast followers – firms with the size and resources to capitalize on that technology 14 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Organizations and Information Systems • Other organizational features –Sasaran Organisasi – Konstituen –Gaya Kepemimpinan – Tugas –Lingkungan Sekitar 15 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • Dampak Ekonomi – IT mengubah biaya modal dan biaya informasi – Teknologi SI merupakan faktor produksi seperti halnya modal dan SDM – IT mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan mengubah ekonomi information • TI membantu kontrak perusahaan yaitu dapat mengurangi biaya transaksi (the cost of participating in markets) – Outsourcing 16 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • Teori Biaya Transaksi – Perusahaan berusaha menemukan biaya transaksi yang lebih ekonomis (the costs of participating in markets) – IT dapat menurunkan biaya transaksi perusahaan, sehingga bermanfaat bagi perusahaan untuk bertransaksi dengan perusahaan lain 17 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms TEORI BIAYA TRANSAKSI DAMPAK DARI TI PADA ORGANISASI FIGURE 3-6 Perusahaan tumbuh secara tradisional akan mencoba mengurangi biaya transaksi market. IT secara potensial dapat mengurangi biaya transaksi market perusahaan. Artinya perusahaan 18 dapat menggunakan outsource pekerjaan,(mengurangi jumlah karyawan dan tetap menjaga pertumbuhan pendapatan), yaitu dengan mengandalkan perusahaan outsourcing dan kontraktor external. © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • Teori Keagenan: – Perusahaan merupakan penghubung kontrak antar stake holder yang membutuhkan pengawasan – Perusahaan akan mengalami peningkatan biaya agensi (biaya pengelolaan dan pengawasan) dampak dari tumbuhnya perusahaan – IT dapat mengurangi biaya keagenan, sehingga perusahaan dapat tumbuh tanpa penambahan biaya pengawasan dan tanpa penambahan karyawan 19 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms DAMPAK TI PERUSAHAAN PADA TEORI KEAGENAN FIGURE 3-7 As firms grow in size and complexity, traditionally they experience rising agency costs. 20 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • Dampak Organisasional dan Perilaku – IT flattens organizations • Pengambilan keputusan ditekankan pada level bawah • Kebutuhan manajer lebih sedikit (IT memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat dan meningkatkan rentang kendali) – Organisasi Postindustrial • Organisasi lebih ramping karena pada masyarakat postindustrial, otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi daripada posisi formal 21 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms FLATTENING ORGANIZATIONS SI dapat mengurangi level organisasi dengan menyediakan manajer dengan informasi untuk mengawasi sejumlah karyawan dengan memberikan otoritas pengambilan keputusan pada karyawan pada level dibawahnya FIGURE 3-8 © Prentice Hall 2011 22

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • Resistensi Terhadap Perubahan Organisasi – SI dapat menjadi pengikat di dalam politik organisasi karena dapat mempengaruhi akses ke sumber daya kunci – information – SI secara potensial dapat mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi – Alasan yang paling umum untuk kegagalan projek- projek adalah karena resistensi organisasi dan politik terhadap perubahan 23 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms RESISTENSI ORGANISASI DAN HUBUNGAN MUTUAL ANTARA TEKNOLOGI DAN ORGANISASI Implementasi SI memiliki konsekuensi untuk pengaturan tugas-tugas, struktur, dan orang. Menurut model ini, untuk implementasi perubahan, keempat komponen harus berubah secara simultan (bersamaan). FIGURE 3-9 © Prentice Hall 2011 24

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • The Internet and organizations – Internet dapat meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi – Internet dapat mengurangi biaya agensi dan transaksi • Example: Large firm delivers internal manuals to employees via a corporate Web site, saving millions of dollars in distribution costs 25 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY How Information Systems Impact Organizations and Business Firms • Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru: – Lingkungan – Struktur • Hierarchy, specialization, routines, business processes – Budaya dan politik – Tipe organisasi dan tipe leadership – Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem; sikap pengguna akhir – Tugas-tugas, keputusan, dan proses bisnis yang akan dibantu sistem 26 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Mengapa beberapa perusahaan menjadi leader dalam industri mereka? • Model kekuatan kompetitif Michael Porter’s – Menyediakan pandangan umum mengenai perusahaan, kompetitornya, dan lingkungan – Lima kekuatan kompetitif penentu nasib perusahaan 1. Traditional competitors 2. New market entrants (pemain baru) 3. Substitute products and services 4. Customers 5. Suppliers © Prentice Hall 2011 27

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage PORTER’S COMPETITIVE FORCES MODEL FIGURE 3-10 In Porter’s competitive forces model, the strategic position of the firm and its strategies are determined not only by competition with its traditional direct competitors but also by four other forces in the industry’s 28 environment: new market entrants, substitute products, customers, and suppliers. © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Traditional competitors – Semua perusahaan berbagi pangsa pasar dengan kompetitor yang terus menerus mengembangkan produk baru, layanan, efisiensi • New market entrants (Pendatang Baru) – Beberapa industri memiliki hambatan tinggi untuk masuk, mis bisnis chip komputer – Perusahaan baru memiliki peralatan baru, pekerja muda, tetapi pengakuan merek masih rendah 29 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Substitute products and services – Kustomer akan berpindah ke produk pengganti lain jika harga yang ditawarkan lebih mahal dan praktis, e.g. iTunes substitutes for CDs • Kustomer – Apakah kustomer dapat dengan mudah berpindah ke produk kompetitor? Apakah mereka dapat memaksa untuk bersaing harga sendirian di pasar yang transparan? • Suppliers – Kekuatan pasar supplier pada saat perusahaan tidak dapat menaikan harga secepat pemasok 30 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Empat strategi generik untuk menangani kekuatan kompetitif dengan menggunakan IT – Low-cost leadership – Product differentiation – Focus on market niche – Strengthen customer and supplier intimacy 31 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Low-cost leadership – Menghasilkan produk dan layanan dengan harga yang lebih rendah dari pesaing sekaligus meningkatkan kualitas dan tingkat layanan – Examples: Wal-Mart • Product differentiation – Memungkinkan produk atau jasa baru dapat mengubah kenyamanan dan pengalaman pelanggan – Examples: Google, Nike, Apple 32 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Focus on market niche – Gunakan sistem informasi untuk fokus strategi pada ceruk pasar tunggal; spesialisasi – Example: Hilton Hotels • Strengthen customer and supplier intimacy – Gunakan sistem informasi untuk mengembangkan hubungan dan loyalitas yang kuat dengan pelanggan dan pemasok; meningkatkan biaya switching – Example: Netflix, Amazon 33 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Dampak Internet pada keunggulan kompetitif – Transformasi, penghancuran, ancaman terhadap beberapa industri • Mis. agen perjalanan, ensiklopedia cetak, koran – Kekuatan kompetitif masih bekerja, tetapi pesaing lebih intensif – Standar universal memunculkan rival baru masuk ke pangsa pasar – Peluang baru untuk membangun merk dan berbasis kustomer loyal 34 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Model business value chain – Memandang perusahaan sebagai serangkaian aktivitas yang menambah nilai terhadap products atau services – Fokus pada aktivitas dimana strategi kompetitif terbaik dapat diterapkan • Primary activities vs. support activities – Pada setiap tahapan, menentukan bagaimana sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan hubungan pada pelanggan dan pemasok – Memanfaatkabn benchmarking dengan industri terbaik 35 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage THE VALUE CHAIN MODEL Diagram menunjukkan contoh sistem untuk aktivitas primer maupun pendukung perusahaan dan partner nilai dapat menambah margin nilai pada produk atau jasa perusahan. FIGURE 3-11 © Prentice Hall 2011 36

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Value web: – Sekumpulan perusahaan independen yang menggunakan sinkronisasi TI untuk mengkoordinasikan rantai nilai untuk menghasilkan produk atau jasa secara kolektif – Mendorong pelanggan, operasi linier kurang dari rantai nilai tradisional 37 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage THE VALUE WEB Nilai web adalah sistem jaringan yang dapat melakukan sinkronisasi rantai nilai mitra bisnis dalam suatu industri untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan penawaran dan permintaan. FIGURE 3-12 © Prentice Hall 2011 38

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja keseluruhan unit bisnis dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti • Contoh: merger Bank of NY dan JPMorgan Chase • Pembelian YouTube oleh Google 39 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Network-based strategies – Take advantage of firm’s abilities to network with each other – Include use of: • Network economics • Virtual company model • Business ecosystems 40 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Traditional economics: Hukum hasil yang semakin berkurang – Semakin banyak sumber daya yang diberikan untuk produksi, semakin rendah keuntungan marjinal dalam output, sampai tercapai titik di mana input tambahan tidak menghasilkan output tambahan. Network economics: – Biaya marjinal untuk menambahkan peserta baru hampir nol, dengan keuntungan marjinal yang jauh lebih besar – Nilai komunitas tumbuh dengan ukuran – Nilai perangkat lunak tumbuh seiring bertambahnya basis pelanggan yang diinstal 41 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Virtual company strategy – Perusahaan virtual menggunakan jaringan untuk bersekutu dengan perusahaan lain untuk membuat dan mendistribusikan produk tanpa dibatasi oleh batasan organisasi tradisional atau lokasi fisik – E.g. Li & Fung manages production, shipment of garments for major fashion companies, outsourcing all work to over 7,500 suppliers 42 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage • Business ecosystems – Industry sets of firms providing related services and products • Microsoft platform used by thousands of firms • Wal-Mart’s order entry and inventory management – Keystone firms: Dominate ecosystem and create platform used by other firms – Niche firms: Rely on platform developed by keystone firm – Individual firms can consider how IT will help them become profitable niche players in larger ecosystems 43 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems to Achieve Competitive Advantage AN ECOSYSTEM STRATEGIC MODEL FIGURE 3-13 Era perusahaan digital membutuhkan pandangan yang lebih dinamis tentang batas-batas antara industri, perusahaan, pelanggan, dan pemasok, dengan persaingan yang terjadi di antara set industri dalam ekosistem bisnis. Dalam model ekosistem, beberapa industri bekerja sama untuk memberikan nilai kepada pelanggan. TI memainkan peran penting dalam memungkinkan jaringan interaksi yang padat di antara perusahaan yang berpartisipasi. 44 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems CHAPTER 3: INFORMATION SYSTEMS, ORGANIZATIONS, AND STRATEGY Using Information Systems for Competitive Advantage: Management Issues • Sustaining competitive advantage – Karena pesaing dapat membalas dan meniru sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu berkelanjutan; sistem dapat menjadi alat untuk bertahan hidup • Performing strategic systems analysis – What is structure of industry? – What are value chains for this firm? • Managing strategic transitions – Mengadopsi sistem strategis memerlukan perubahan dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan proses bisnis 45 © Prentice Hall 2011

Management Information Systems All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior written permission of the publisher. Printed in the United States of America. Copyright © 2011 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall