ปฏิบัติงานขั้นต้นเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้(1)-2

การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ การนบั วนั ครบกาหนดชาระหน้ี  ในการซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื เมอ่ื ผซู้ อ้ื และผขู้ ายตกลงเงอ่ื นไขในการชาระหน้ีแลว้ กค็ วรจะ คานวณวนั ครบกาหนดไวล้ ว่ งหน้า ผซู้ อ้ื จะไดท้ ราบวนั ทจ่ี ะตอ้ งนาเงนิ ไปชาระเพอ่ื เตรยี ม จดั หาเงนิ ไวช้ าระหน้ี และเพอ่ื รกั ษาผลประโยชน์ของกจิ การในกรณที ม่ี สี ว่ นลดเงนิ สดสว่ น ผขู้ ายจะไดท้ ราบวนั ทก่ี จิ การจะไดร้ บั เงนิ จากผซู้ อ้ื และจะไดท้ วงถามหรอื ตดิ ตามหน้ไี ดถ้ กู ดว้ ย ในการนบั วนั ครบกาหนดใหเ้ รม่ิ นบั ถดั จากวนั ทม่ี กี ารซอ้ื ขายสนิ คา้ เป็นวนั ท่ี 1 และ นบั จนครบกาหนดเวลาหรอื อาจคานวณหาวนั ครบกาหนดดงั น้ี

การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ นาวนั สดุ ทา้ ยของเดอื นทม่ี กี ารซอ้ื ขายสนิ คา้ เป็นตวั ตงั้ นาวนั ทม่ี กี ารซอ้ื ขายสนิ คา้ เป็นตวั หกั นาจานวนวนั ทย่ี งั ขาดอยขู่ องเดอื นถดั ไปบวกเขา้ ไปเรอ่ื ยๆ จนกวา่ จะครบกาหนด เชน่ซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื เมอ่ื วนั ท่ี 6 มนี าคม 2560 เงอ่ื นไข 2/10,n/30 การคานวณวนั ครบกาหนดเป็นดงั น้ีจานวนวนั ของเดอื นมนี าคม 31หกั วนั ทซ่ี อ้ื สนิ คา้ 6จานวนวนั ทเ่ี หลอื 25จานวนวนั ทย่ี งั ขาดอยู่ (30-25) 5ดงั นนั้ วนั ทค่ี รบหนดคอื วนั ท่ี 5 เมษายน 2560

 การจา่ ยชาระหน้ี มวี ธิ กี ารปฏบิ ตั ดิ งั น้ี เมอ่ื ใกลถ้ งึ กาหนดจา่ ยเงนิ ผขู้ ายวางบลิ เรยี กเกบ็ เงนิ แผนกบญั ชจี ะตรวจสอบและจดั ทาใบสาคญั จา่ ยขน้ึ 1 ฉบบั โดยปกตจิ ะมเี อกสารประกอบการจา่ ยเงนิ แนบกบัใบสาคญั จา่ ยดงั น้ี 1. เอกสารใบสงั่ ซอ้ื 2. เอกสารการรบั ของ 3. เอกสารใบแจง้ หน้ีจากเจา้ หน้ี/ใบกากบั ภาษ/ี ใบกากบั สนิ คา้

เอกสารทงั้ 3 ชนิดน้ีจะถูกใชเ้ ป็นเอกสารประกอบการจา่ ยเงนิ เพราะกอ่ นทเ่ี ราจะทาการจา่ ยเงนิ ใดๆ ออกไปนนั้ เราควรมนั่ ใจวา่ เป็นการจา่ ยเงนิ ทเ่ี หมาะสมเป็นการจา่ ยเงนิทใ่ี ชใ้ นการดาเนินงานของบรษิ ทั มผี ตู้ รวจสอบและอนุมตั แิ ลว้ โดยจะตอ้ งตรวจสอบเอกสารเพอ่ื ใหม้ นั่ ใจวา่ - มกี ารสงั่ ซอ้ื จรงิ (โดยดจู ากใบสงั่ ซอ้ื ) - มกี ารรบั ของเขา้ มาแลว้ จรงิ (โดยดจู ากรายงานการรบั ของทม่ี ลี ายเซน็ จากแผนกรบั ของและแผนกโกดงั ) - มกี ารแจง้ หน้ีดว้ ยยอดทถ่ี ูกตอ้ งจากเจา้ หน้ีทต่ี รงกบั ใบสงั่ ซอ้ื และใบกากบัสนิ คา้ (ดจู ากใบแจง้ หน้ี/ใบสง่ สนิ คา้ /ใบกากบั ภาษ)ี

การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบันทกึ บัญชีเก่ียวกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ การควบคมุ ภายในเงนิ สดจา่ ย หลกั สาคญั ในการควบคุมเงนิ สดจา่ ยมดี งั น้ี 1. ก่อนจดั ทาใบสาคญั สงั่ จา่ ยแผนกบญั ชเี จา้ หน้ีจะตอ้ งทาการตรวจสอบเอกสารต่างๆเพอ่ื ใหแ้ น่ใจวา่ ครบถว้ นและถูกตอ้ ง 2. แผนกบญั ชจี ะบนั ทกึ รายการใบสาคญั สงั่ จา่ ยแตล่ ะใบในทะเยยี นใบสาคญั จา่ ย 3. มกี ารอนุมตั เิ ชค็ จา่ ยสาหรบั ใบสาคญั สงั่ จา่ ยแตล่ ะฉบบั โดยผบู้ รหิ ารระดบั สงู สดุ 4. เชค็ ทส่ี งั่ จา่ ยโดยผมู้ อี านาจลงนามแลว้ ควรมกี ารควบคมุ ไวอ้ ยา่ งดี 5. แยกหน้าทใ่ี นการทาใบสาคญั จา่ ยออกจากการจดั ทาเชค็ 6. ใบสาคญั จา่ ยฉบบั ใดทไ่ี ดจ้ า่ ยเงนิ แลว้ ควรเกบ็ เขา้ แฟ้มแยกตา่ งหาก พรอ้ มทงั้ประทบั ตรา “จา่ ยเงนิ แลว้ ” ลงบนใบสาคญั จา่ ยและเอกสารประกอบทุกฉบบั

7. เชค็ และใบสาคญั สงั่ จา่ ยทกุ ฉบบั ควรพมิ พเ์ ลขทล่ี ว่ งหน้า สาหรบั เชค็ ทเ่ี สยี หรอื ใช้ไมไ่ ดค้ วรประทบั ตรา “ยกเลกิ ” และเกบ็ ไวใ้ นเลม่ เพอ่ื เป็นหลกั ฐานสาหรบั การตรวจสอบ 8. กรณที ม่ี กี ารจา่ ยเชค็ ลงวนั ทล่ี ว่ งหน้า จดั ทาทะเบยี นคุมเชค็ เพอ่ื จะไดท้ ราบวา่ เชค็เหลา่ นนั้ จะถงึ กาหนดจา่ ยเมอ่ื ใด และควรระมดั ระวงั ใหย้ อดเงนิ ในธนาคารมพี อจา่ ยได้ 9. ผตู้ รวจสอบภายในควรมกี ารทางบกระทบยอดเพอ่ื เปรยี บเทยี บยอดเงนิ สดรบั และจา่ ยตามทล่ี งบญั ชไี วก้ บั รายงานของธนาคาร ถา้ แผนกบญั ชจี ะเป็นผทู้ า แผนกตรวจสอบภายในกจ็ ะตอ้ งตรวจอกี ครงั้ หน่ึง 10. พนกั งานการเงนิ ควรจะมหี น้าทแ่ี ละความรบั ผดิ ชอบซง่ึ ระบไุ วอ้ ยา่ งแน่นอน และควรมกี ารสบั เปลย่ี นหน้าทก่ี นั บา้ ง เพราะการทาหน้าทป่ี ระจาอยเู่ ป็นเวลานานนนั้ อาจจะรว่ มมอื กนั ทาการทจุ รติ ได้

11. กจิ การควรมกี ารขอรบั เงนิ ประกนั จากพนกั งานทท่ี าหน้าทเ่ี กย่ี วกบั เงนิ สดทุกคนดว้ ยจานวนเงนิ ทจ่ี ะพอและคุม้ กบั จานวนเงนิ ทอ่ี ยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของพนกั งานแต่ละคน เพอ่ื เป็นหลกั ประกนั ความซอ่ื สตั ย์

การบันทกึ รายการบัญชีเก่ียวกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ การบนั ทกึ รายการเกย่ี วกบั เจา้ หน้ีและการจา่ ยเงนิ เมอ่ื มกี ารซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื ยอดซอ้ื จะเพม่ิ ขน้ึ และเจา้ หน้กี ารคา้ เพมิ่ ขน้ึ ตามจานวนเงนิ ในใบกากบั สนิ คา้ ตอ่ มาถา้ มกี ารสง่ คนื สนิ คา้ จะบนั ทกึ ไวใ้ นบญั ชสี ง่ คนื สนิ คา้เอกสารทผ่ี ซู้ อ้ื จะตอ้ งจดั ทาพรอ้ มกบั สนิ คา้ ทส่ี ง่ คนื คอื Debit Note และถา้ มีการชาระหน้ีภายในกาหนดเวลาไดร้ บั สว่ นลด กจ็ ะเกดิ สว่ นลดรบั หรอื เรยี กอกี อยา่ งหน่ึงวา่ สว่ นลดเงนิสด เป็นบญั ชที ใ่ี ชบ้ นั ทกึ สว่ นลดทไ่ี ดร้ บั จากผขู้ าย ซง่ึ จะอยตู่ รงกนั ขา้ มกบั บญั ชซี อ้ื การบนั ทกึ บญั ชจี ะเป็นดงั น้ี- เมอ่ื ซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื กรณี ไมม่ ภี าษมี ลู คา่ เพมิ่เดบติ ซอ้ื สนิ คา้ xxเครดติ เจา้ หน้ี xx

การบนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ียวกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ- เมอ่ื มกี ารสง่ คนื สนิ คา้ กรณไี มม่ ภี าษมี ลู คา่ เพมิ่เดบติ เจา้ หน้ี xxเครดติ สง่ คนื สนิ คา้ xx- เมอ่ื ซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื กรณี มภี าษมี ลู คา่ เพมิ่เดบติ ซอ้ื สนิ คา้ xxภาษซี อ้ื xxเครดติ เจา้ หน้ี xx- เมอ่ื มกี ารสง่ คนื สนิ คา้ กรณมี ภี าษมี ลู คา่ เพม่ิเดบติ เจา้ หน้ี xxเครดติ สง่ คนื สนิ คา้ xx ภาษซี อ้ื xx

การบนั ทกึ รายการบญั ชีเก่ียวกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ- เมอ่ื มกี ารจา่ ยชาระหน้ีกรณไี มม่ สี ว่ นลดเดบติ เจา้ หน้ี xxเครดติ เงนิ สด xx- เมอ่ื มกี ารจา่ ยชาระหน้ีกรณมี สี ว่ นลดเดบติ เจา้ หน้ี xxเครดติ เงนิ สด xx สว่ นลดรบั xx

การบนั ทกึ รายการในบัญชีแยกประเภท บญั ชแี ยกประเภท คอื แบบฟอรม์ ทใ่ี ชจ้ ดบนั ทกึ รายการคา้ โดยจดั ประเภทไว้เป็น หมวดหมวู่ า่ เป็นสนิ ทรพั ยป์ ระเภทใด หน้ีสนิ ประเภทใด หรอื สว่ นของเจา้ ของประเภทใด บญั ชแี ยก ประเภทยอ่ ย เป็นสมดุ บญั ชที ใ่ี หร้ ายละเอยี ดของขอ้ มลู มากขน้ึ ซง่ึ กจิ การจะจดั ทาหรอื ไมก่ ไ็ ด้ แต่ถา้ จดั ทากจ็ ะชว่ ยใหท้ ราบขอ้ มลู ไดล้ ะเอยี ดมากขน้ึ สมดุ บญั ชแี ยกประเภทแบง่ ออกเป็น 2 ชนิด คอื สมดุ บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไปและสมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย โดยสมดุ บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป เป็นสมดุ บญั ชแี ยก เลม่หลกั ทก่ี จิ การจะตอ้ งจดั ทา สว่ นสมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย จดั เป็นสมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย ซง่ึ กจิ การอาจจะจดั ทาหรอื ไมก่ ไ็ ด้

การบนั ทกึ รายการในบญั ชีแยกประเภท รปู แบบของบญั ชแี ยกประเภท แบ่งได้ 2 รปู แบบ คอื แบบมาตรฐาน และแบบแสดงยอดคงเหลอื โดยรปู แบบของบญั ชแี บบมาตรฐาน จะมลี กั ษณะคลา้ ยคลงึ กบั ตวั ที กค็ อื จะแบง่บญั ชี ออกเป็น 2 ดา้ น เหมอื นๆ กนั โดยดา้ นซา้ ยเรยี กวา่ ดา้ นเดบติ และดา้ นขวาเรยี กวา่ ดา้ นเครดติ จงึ ทา ใหบ้ างครงั้ กจ็ ะเรยี กบญั ชรี ปู แบบน้วี า่ แบบตวั ที สว่ นรปู แบบแสดงยอดคงเหลอื จะแสดงชอ่ งเดบติ ชอ่ งเครดติ และชอ่ งยอดคงเหลอื การผา่ นรายการบญั ชจี ากสมดุ รายวนั ไปบญั ชยี อ่ ย จาแนกไดเ้ ป็น 2 กรณี คอื การผา่ นรายการบญั ชจี ากสมดุ รายวนั ทวั่ ไปไปบญั ชยี อ่ ย และการผา่ นรายการบญั ชจี ากสมดุ รายวนั เฉพาะไป บญั ชยี อ่ ย เมอ่ื กจิ การวเิ คราะหร์ ายการคา้ แลว้ นาไปบนั ทกึ รายการในสมดุ ขนั้ ตน้ แลว้ กจิ การจะผา่ น รายการบญั ชไี ปสมดุ บญั ชขี นั้ ปลาย ไดแ้ ก่ บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป และบญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย โดย บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไปแตล่ ะบญั ชจี ะมยี อดทางดา้ นเดบติ และเครดติ และจะมกี ารรวบรวมรายการ ประเภทเดยี วกนั ไวใ้ นบญั ชเี ดยี วกนั

การผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทท่วั ไป การลงบญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป นารายการทบ่ี นั ทกึ ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปผา่ นรายการ ไปบญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป โดยบนั ทกึ บญั ชที เ่ี ดบติ ทางดา้ นซา้ ย และบญั ชที ่ีเครดติ ทางดา้ นขวาของบญั ชแี ยก ประเภท วนั เดอื น ปี ทเ่ี กดิ รายการบนั ทกึ เชน่ เดยี วกบัการบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป ชอ่ งรายการของ บญั ชที บ่ี นั ทกึ ดา้ นซา้ ยใหอ้ า้ งถงึ บญั ชที ่ีเครดติ สว่ นชอ่ งรายการของบญั ชที บ่ี นั ทกึ บนั ทกึ ดา้ นขวาใหอ้ า้ ง ถงึ บญั ชที เ่ี ดบติ ซง่ึ มีขนั้ ตอนดงั น้ี ขนั้ ที่ 1 นาชอ่ื บญั ชเี ดบติ และเครดติ ทบ่ี นั ทกึ ไวใ้ นสมดุ รายวนั ทวั่ ไปมาตงั้ ในบญั ชแี ยกประเภททุกบญั ชที ไ่ี มซ่ ้ากนั โดยเขยี นไวก้ ง่ึ กลางหน้ากระดาษและเรยี งตามเลขทบ่ี ญั ชที ก่ี าหนดไวใ้ นสมดุ รายวนั ทวั่ ไปใหค้ รบ พรอ้ มเขยี นเลขทบ่ี ญั ชไี วท้ างดา้ นขวาสดุ ของแบบฟอรม์ ..\แบบฟอรม์ บญั ชแี ยกประเภท.docx

การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภท ขนั้ ท่ี 2 การผา่ นรายการไปบญั ชีแยกประเภท ให้ยดึ การบนั ทกึ รายการในสมดุรายวนั ทวั่ ไปเป็นหลกั -ถ้าการบนั ทกึ รายการในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปบนั ทกึ ไว้ด้านเดบิต ผา่ นไปบญั ชีแยกประเภทก็ต้องผ่านไปด้านเดบติ -ถ้าการบนั ทกึ รายการในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปบนั ทกึ ไว้ด้านเครดิต ผ่านไปบญั ชีแยกประเภทก็ต้องผ่านไปด้านเครดิต -เขียน วนั เดอื นปี ทกุ ครัง้ ทบ่ี นั ทกึ รายการ -เขยี นจานวนเงินลงในช่องจานวนเงินทงั้ ด้านเดบิตและเครดติ โดยยดึ ด้านท่ีบนั ทกึ ไว้ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปเป็นหลกั

การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภท ขนั้ ท่ี 3 การอ้างอิงรายการในบญั ชีแยกประเภท มหี ลกั ดงั นี ้ 3.1 กรณีเป็นรายการเปิดบญั ชที เ่ี ป็นการลงทนุ ใหมท่ เ่ี จา้ ของกจิ การนาสนิ ทรพั ยเ์ พยี งอยา่ งเดยี วมาลงทนุ ในชอ่ งรายการใหเ้ ขยี นชอ่ื บญั ชที อ่ี ยตู่ รงกนั ขา้ ม 3.2 กรณีเป็นรายการเปิ ดบญั ชี ซง่ึ เป็นรายการทีล่ งทนุ ครัง้ แรก หรือรายการวนั ที่ 1 ของเดอื นแตต่ ้องเป็นรายการที่ลงทนุ เทา่ นนั้ ท่ีมีเกินกวา่ 2 บญั ชีขนึ ้ ไป ให้ดูตรงคาอธิบายรายการในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป ถ้าคาอธิบายรายการเขียนว่า “นามาลงทนุ ”ให้อ้างอิงในรายการบญั ชีแยกประเภททกุ ประเภททกุ บญั ชีด้วยคาวา่ “สมดุ รายวนั ทวั่ ไป”

การผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท 3.3 กรณลี งทุนโดยเรมิ่ รอบระยะเวลาใหม่ (งวด บญั ชใี หม)่ คาอธบิ ายรายการเขยี นคาวา่ บนั ทกึ รายการเปิด บญั ชดี ว้ ยยอดยกมา ใหอ้ า้ งองิ รายการดว้ ยคาว่า “ยอดยก มา” ทุกบญั ชี ขนั้ ที่ 4 กรณเี ป็นรายการคา้ ปกตริ ะหวา่ งเดอื น ในชอ่ งรายการให้ เขยี นช่อื บญั ชแี ยกประเภทตรงกนั ขา้ มกนั

บญั ชีแยกประเภทย่อย สมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย (Subsidiary ledger) เป็นสมดุ บญั ชที จ่ี ดั ทาขน้ึ เพอ่ื ให้ รายละเอยี ดของขอ้ มลู ทางการเงนิ มากขน้ึ เชน่ สมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย ลกู หน้ี สมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ยเจา้ หน้ี เป็นตน้ มลี กั ษณะคลา้ ยกบั รปู แบบของสมดุ รายวนั ทวั่ ไป แต่จะมชี อ่ งยอดคงเหลอื เพม่ิ ขน้ึ มา เพอ่ื แสดงรายการคงเหลอื ทกุ ครงั้ ทม่ี ี การบนั ทกึ รายการและเมอ่ื ตอ้ งการทราบยอดคงเหลอื

ตวั อย่าง บญั ชีแยกประเภทย่อยี......(1) ชอ่ื บญั ช.ี .....(1)ล ี..........(2) เลขท.่ี .........(2).. รา การ า้ รล ี ี(3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) ี ี (5) า้ ี(2) ล ี ี (6) า(3) (7) า ร(4) รา การ (8) า ล

สมุดบัญชีคุมยอด ความหมายของสมดุ บญั ชคี ุมยอด สมดุ บญั ชคี ุมยอด (Controlling account) หมายถงึ สมดุ บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป ซง่ึ ใช้ บนั ทกึ รายการบญั ชดี ว้ ยยอด รวมทผ่ี า่ นมาจากสมุดรายวนั เฉพาะ โดยจะมสี มดุ บญั ชยี อ่ ยซง่ึ ใชบ้ นั ทกึ รายการยอ่ ยหรอื รายละเอยี ดของยอดรวมนนั้ แต่ละรายการบญั ชปี ระกอบกบั สมดุ บญั ชคี มุ ยอด

ความสัมพนั ธ์ระหว่างบัญชีแยกประเภทท่วั ไปบญั ชีคุมยอด บัญชีย่อย จากความจาเป็นดงั กลา่ วจงึ มแี นวคดิ วา่ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ยลกู หน้แี ละเจา้ หน้ี ซง่ึ แต่ละ กจิ การมลี กู หน้ีและเจา้ หน้มี ากราย ควรมกี ารรวบรวมยอดการเปลย่ี นแปลงของ ลกู หน้ีและเจา้ หน้แี ต่ ละรายแยกกนั ไว้ ตวั อยา่ งขา้ งตน้ กจิ การจงึ ควรจดั ใหม้ รี ายละเอยี ด เกย่ี วกบั กบั บญั ชลี กู หน้ีและเจา้ หน้แี ต่ละ รายดงั น้ี - บญั ชเี จา้ หน้ี-ดเิ รก ซง่ึ มยี อดคงเหลอื 2,500 บาท - บญั ชเี จา้ หน้ี-ชยั ซง่ึ มยี อดคงเหลอื 2,000 บาท - บญั ชลี กู หน้ี-ดา ซง่ึ มยี อดคงเหลอื 1,900 บาท - บญั ชลี กู หน้ี-แดง ซง่ึ มยี อดคงเหลอื 1,800 บาท โดยเรยี กบญั ชดี งั กลา่ ววา่ บญั ชี ยอ่ ย (Subsidiary Ledger) บญั ชยี อ่ ยคอื กลุ่มของบญั ชที ม่ี ี ลกั ษณะเดยี วกนั หรอื เกดิ จากกจิ กรรมเดยี วกนั ซง่ึ บญั ชยี อ่ ยน้จี ะเป็นบญั ชปี ระกอบรายละเอยี ดของ บญั ชแี ยก ประเภททวั่ ไปดงั นนั้ จงึ นยิ มเรยี กชอ่ื บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไปทม่ี บี ญั ชยี อ่ ยวา่ บญั ชคี ุมยอด (Controlling Account)

ความสัมพนั ธ์ระหว่างบญั ชีแยกประเภทท่วั ไปบญั ชีคุมยอด บัญชีย่อย โดยเรยี กบญั ชดี งั กลา่ ววา่ บญั ชยี อ่ ย (Subsidiary Ledger) บญั ชยี อ่ ยคอื กลุ่มของบญั ชที ม่ี ี ลกั ษณะเดยี วกนั หรอื เกดิ จากกจิ กรรมเดยี วกนั ซง่ึ บญั ชยี อ่ ยน้จี ะเป็น บญั ชปี ระกอบรายละเอยี ดของ บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไปดงั นนั้ จงึ นยิ มเรยี กชอ่ื บญั ชแี ยก ประเภททวั่ ไปทม่ี บี ญั ชยี อ่ ยวา่ บญั ชคี มุ ยอด (Controlling Account) บญั ชยี อ่ ยไมใ่ ชบ่ ญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป แตบ่ ญั ชยี อ่ ยเป็นเพยี งบญั ชแี สดง รายละเอยี ด ประกอบบญั ชแี ยกประเภททวั่ ไปหรอื บญั ชคี ุมยอดอกี ขนั้ หน่งึ ดงั นนั้ ยอด คงเหลอื ของบญั ชยี อ่ ยทกุ บญั ชเี มอ่ื น ามารวมกนั จะตอ้ งเทา่ กบั ยอดคงเหลอื ของบญั ชคี มุ ยอดบญั ชเี ดยี วกนั เสมอ

ความสัมพันธ์ระหว่างบัญชีแยกประเภทท่วั ไปบญั ชีคุมยอด บัญชีย่อย กจิ การจะจดั ใหม้ บี ญั ชยี อ่ ย สาหรบั บญั ชที ป่ี ระกอบดว้ ยรายการการยอ่ ย ๆ หลายรายการ เชน่ บญั ชลี กู หน้ี บญั ชเี จา้ หน้ี บญั ชสี นิ คา้ บญั ชอี ุปกรณ์สานกั งาน บญั ชี สนิ ทรพั ยอ์ ่นื ๆ เป็นตน้ จะเหน็ ไดว้ า่ บญั ชดี งั กลา่ วประกอบดว้ ยลกู หน้หี ลายราย เจา้ หน้หี ลายราย สนิ คา้ หลายชนิด และ อุปกรณ์สานกั งานหลายรายการ ยอดคงเหลอื ของบญั ชยี อ่ ย จะนาไปแสดงประกอบรายละเอยี ดของบญั ชคี มุ ยอด นนั้ ๆ โดย ยอดคงเหลอื ของบญั ชยี อ่ ยแตล่ ะบญั ชจี ะไมน่ าไปแสดงในงบทดลอง ซง่ึ ตา่ ง จากยอดคงเหลอื ของบญั ชี คมุ ยอดทจ่ี ะนาไปแสดงในงบทดลอง การผา่ นรายการบญั ชจี ากสมุดรายวนั เฉพาะไปบญั ชยี อ่ ย การผา่ นรายการบญั ชี จะ ผา่ นทกุ ครงั้ ทเ่ี กดิ รายการเชน่ เดยี วกบั การผา่ นรายการบญั ชจี ากสมดุ รายวนั ทวั่ ไป ไปบญั ชยี อ่ ย

ประโยชน์ของบัญชีย่อย จากลกั ษณะของบญั ชยี อ่ ยทไ่ี ดก้ ล่าวแลว้ ขา้ งตน้ จะเหน็ ไดว้ า่ กจิ การทม่ี บี ญั ชี ยอ่ ยจะเกดิ ประโยชน์ ดงั น้ี 1. แสดงรายละเอยี ดของบญั ชคี ุมยอด บญั ชยี อ่ ยจะแสดงรายละเอยี ดของลกู หน้ี เจา้ หน้ี ตลอดจนสนิ ทรพั ยแ์ ตล่ ะรายการ วา่ มลี กู หน้ี เจา้ หน้ี สนิ ทรพั ย์ รายการใดบา้ ง จานวนเทา่ ใด รายการ นนั้ เกดิ เมอ่ื ใด ครบกาหนดเมอ่ื ใด เป็นตน้ 2. มกี ารควบคุมภายในทด่ี ี เมอ่ื กจิ การจดั ใหม้ บี ญั ชคี ุมยอดและบญั ชยี อ่ ยแลว้ กจิ การจะ กาหนดใหพ้ นกั งานทร่ี บั ผดิ ชอบบนั ทกึ รายการบญั ชคี ุมยอดและบญั ชยี อ่ ย เป็นคนละคน เมอ่ื สน้ิ งวด บญั ชี กจิ การจะนาตวั เลขทบ่ี นั ทกึ ในบญั ชคี ุมยอดและบญั ชี ยอ่ ยมาเปรยี บเทยี บกนั ซง่ึ ยอดคงเหลอื ของบญั ชคี ุมยอดและยอดคงเหลอื รวมของ บญั ชยี อ่ ยบญั ชเี ดยี วกนั ตอ้ งมยี อดเทา่ กนั จงึ จะถูกตอ้ ง

ความสัมพนั ธ์ระหว่างบัญชีคุมยอดและบญั ชีย่อย

การทารายละเอยี ดเจ้าหนี้ เมอ่ื บนั ทกึ สมดุ แยกประเภทเจา้ หน้รี ายบคุ คลแลว้ สน้ิ เดอื นจะจดั ทารายละเอยี ดเจา้ หน้ีการคา้ คงเหลอื เพอ่ื ไวต้ รวจสอบใหต้ รงกบั บญั ชคี มุ ยอดเจา้ หน้กี ารคา้ ในสมดุ แยกประเภททวั่ ไปอคี รงั้ หน่ึง ดงั น้ี ร้า .................................... รา ละ ี า้ ้ีการ า้ ี........ .................... . ...............ร้า ............... xxร้า ............... xxร้า ............... xxร ม า้ ้ีการ า้ xx

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ

ตวั อย่างแบบฟอร์มต่างๆ