บทที่ 4

การบนั ถึกรายการ ๔หนว่ ยที่ ในสมุดรายวันถวั่ โป General Journal กระบวนการเรยี นรู้ด้านการบนั ถึกรายการ ในสมุดรายวนั ถัว่ โป ครผู ู้สอน นางนรีรัตน์ สงิ ห์นันถ์ ตาแหน่ง ครู วถิ ยฐานะ ครชู านาญการ

หนว่ ยการเรยี นรทู้ ี่ 4 การบันทึกรายการในสมุดรายวนั ทั่วไป สมุดรายวนั ขั้นตน้ (Book of Original Entry) หรอื สมุดรายวัน (Journal) หมายถงึ สมดุ บญั ชีท่จี ะใช้ จดบนั ทกึ รายการคา้ ต่าง ๆ ทเ่ี กดิ ขึน้ เปน็ ขัน้ แรก โดยการจดบันทึกรายการค้าที่เกดิ ขน้ึ นั้น จะจดบนั ทึกโดย เรียงตามลาดับก่อนหลังของการเกดิ รายการคา้ ประเภทของสมุดบญั ชีขนั้ ต้น (Types of Books of Original Entry) แบ่งออกไดเ้ ป็น 2 ประเภท 1. สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal)คือ สมดุ รายวนั หรอื สมดุ บญั ชขี น้ั ต้นทีใ่ ช้บนั ทึกรายการค้า ทเ่ี กิดขนึ้ เร่ืองใดเร่อื งหน่ึงโดยเฉพาะ 1.1 สมดุ รายวนั รบั เงนิ (Cash Received Journal) เป็นสมดุ รายวนั ทีใ่ ชบ้ ันทกึ รายการค้าที่ เกี่ยวกับการรบั เงินเท่าน้นั เช่น การรับรายได้ การรับชาระหน้ี เปน็ ต้น 1.2 สมดุ รายวนั จา่ ยเงิน (Cash Payment Journal) เปน็ สมุดรายวนั ทใี่ ช้บนั ทกึ รายการคา้ ท่ี เกี่ยวกับการจ่ายเงินเทา่ น้ัน เชน่ จา่ ยค่าใชจ้ า่ ย ซ้ือสนิ ทรพั ย์ จา่ ยเงนิ ชาระหน้ี เป็นต้น 1.3 สมุดรายวันซ้ือ ( Purchases Journal ) เปน็ สมดุ รายวนั ที่ใช้บนั ทกึ รายการคา้ ทเี่ กีย่ วกบั การซ้ือสินคา้ เปน็ เงนิ เชื่อเทา่ น้นั 1.4 สมุดรายวนั ขาย (Sales Journal) เป็นสมุดรายวันท่ีใชบ้ ันทึกรายการคา้ ท่ีเกย่ี วกบั การ ขายสินคา้ เป็นเงินเชื่อเทา่ นนั้ 1.5 สมุดรายวันสง่ คนื สินคา้ (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดราย วนั ท่ใี ชบ้ นั ทึกรายการคา้ ท่เี กย่ี วกับการส่งคืนสนิ ค้าทีซ่ ้ือมาเป็นเงินเช่อื เทา่ นนั้ 1.6 สมุดรายวนั รับคืนสนิ ค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เปน็ สมุดรายวันท่ี ใช้บันทกึ รายการค้าท่ีเกีย่ วกบั การรบั คนื สนิ คา้ ที่ขายเปน็ เงินเชือ่ เท่านั้น 2. สมุดรายวันท่ัวไป (General Journal) คอื สมุดบญั ชีข้นั ต้นหรอื สมดุ รายวันที่ใชจ้ ดบนั ทกึ รายการคา้ ที่เกดิ ขน้ึ ทุกรายการ ถ้ากิจการนน้ั ไมม่ ีสมดุ รายวันเฉพาะ แต่ถา้ กจิ การนน้ั มีการใชส้ มดุ รายวันเฉพาะ สมุดรายวันทวั่ ไปก็จะมีไว้เพือ่ บนั ทึกรายการค้าอ่ืน ๆ ที่เกดิ ข้นึ และไม่สามาถนาไปบันทกึ ในสมุดรายวนั เฉพาะ เลม่ ใดเล่มหน่ึงได้ ผังบัญชี (Chart of Accounts) การกาหนดเลขทบ่ี ัญชหี รอื “ผงั บัญชี” ซงึ่ จะกาหนดอย่างมรี ะบบตามมาตรฐานโดยท่ัวไปแลว้ เลขทีบ่ ญั ชีจะ ถกู กาหนดตามหมวด บญั ชี ซง่ึ แบ่งออก 5 หมวด ดังนี้ หมวดท่ี 1 หมวดสนิ ทรัพย์ รหัสบญั ชีคือ 1 หมวดที่ 2 หมวดหนส้ี นิ รหสั บญั ชคี ือ 2 หมวดท่ี 3 หมวดสว่ นของเจ้าของ รหัสบญั ชคี ือ 3 หมวดท่ี 4 หมวดรายได้ รหัสบัญชีคือ 4 หมวดท่ี 5 หมวดคา่ ใชจ้ า่ ย รหสั บญั ชีคือ 5

เลขทีบ่ ญั ชีจะมจี านวนกห่ี ลักนน้ั ขึน้ อยู่กับกจิ การแต่ละแห่ง ถา้ เป็นกจิ การขนาดเล็กทม่ี ีจานวนบัญชี ตา่ ง ๆ ไมม่ าก ก็อาจจะใช้เลขที่ บัญชี จานวน 2 หลัก แตถ่ า้ หากเปน็ กิจการขนาดใหญแ่ ละบัญชีต่าง ๆ เป็น จานวนมากก็อาจจะกาหนดเลขที่บัญชีให้มหี ลายหลกั อาจจะเปน็ 3 หรอื 4 หลัก หรือมากกวา่ นนั้ เลขที่บญั ชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลงั แสดงถงึ บัญชีตา่ ง ๆ ในหมวดน้นั ๆ ซ่ึงใน แตล่ ะหมวดจะถกู กาหนดด้วยหลกั เกณฑ์แตกตา่ งกนั ไป โดย - หมวดสินทรพั ย์ หลักหลังของเลขทบ่ี ญั ชีจะเรียงตามสภาพคล่องของสนิ ทรัพย์ โดยเรยี งจากสภาพ คลอ่ งมากไปสภาพคล่องนอ้ ย เช่น เลขทบี่ ัญชีของเงินสด จะมาก่อนเลขทบี่ ญั ชีของลูกหนี้ เปน็ ต้น - หมวดหนีส้ นิ กจ็ ะเรียงตามสภาพคลอ่ งของหน้สี นิ เช่น เลขทบ่ี ญั ชขี องเจ้าหน้ีจะมาก่อนเลขที่บัญชี ของเงนิ กู้ระยะยาว เปน็ ตน้ - หมวดสว่ นของเจา้ ของ หลกั หลังของเลขท่ีบัญชีจะเรียงตามการเกิดขึน้ ก่อนหลัง เชน่ การทีน่ า สินทรพั ยม์ าลงทนุ ทาให้เกดิ บัญชีทนุ กอ่ นท่ีเจ้าของ กิจการจะมกี ารถอนใช้ส่วนตวั จึงทาใหเ้ ลขท่ีบญั ชที นุ มา ก่อนเลขที่บัญชถี อนใช้สว่ นตัว - หมวดรายได้ หลกั หลังของเลขท่บี ัญชีจะเรียงความสาคัญของรายได้ - หมวดคา่ ใช้จ่าย หลักหลงั ของเลขท่ีบญั ชีจะเรียงความสาคัญของคา่ ใช้จ่าย หลกั การบนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ทัว่ ไป 1. หลักการบัญชเี ดี่ยว (Single-entry book-keeping) เปน็ หลกั การบันทึกบญั ชีอยา่ งง่ายเพียงแค่ จดบนั ทึกรายการคา้ ท่ีเกดิ ข้ึนเท่านน้ั เช่น นายดารงนาเงินสดมาลงทนุ 50,000 บาท ก็สามารถบนั ทึกตาม รายการน้ีไดเ้ ลย ซ่งึ ทาให้ไม่สามารถทราบวา่ กจิ การมีผลการดาเนนิ งานและฐานะทางการเงินเป็นอยา่ งไรบ้าง ดังนัน้ หลกั การบัญชีเด๋ียวจึงเป็นหลักการบัญชีที่ไมน่ ยิ มใช้และถือเปน็ หลักการบัญชีทไ่ี มส่ มบูรณ์แบบ

2. หลกั การบัญชคี ู่ (Double-entry book - keeping) เปน็ หลกั การบญั ชีท่สี มบูรณ์แบบ และใช้ กันโดยทว่ั ไปในปัจจบุ ัน รวมถงึ เปน็ หลกั การบญั ชที ี่ใช้ในการศึกษาวชิ าบญั ชตี ่าง ๆ 2.1 ดา้ นเดบติ (Debit) จะใช้ตัวยอ่ วา่ Dr. คือดา้ นซา้ ยของสมการบัญชี ดงั นน้ั ด้านเดบิตจงึ เปน็ ด้านท่ใี ชบ้ ันทึกรายการบัญชีทีท่ าให้ดา้ นซ้ายของสมการบญั ชีเพมิ่ ขึน้ หรือรายการบัญชีท่ที าให้ดา้ นขวาของ สมการบญั ชีลดลง คอื การเพ่มิ ขน้ึ ของสินทรัพย์ การลดลงของหนส้ี ินและการลดลงของส่วนของเจา้ ของ 2.2 ดา้ นเครดติ (Credit) จะใชต้ วั ย่อว่า Cr. คือ ด้านขวาของสมการบัญชี ดงั นั้นดา้ น เครดิตจึงเปน็ ด้านท่ีใช้บันทึกรายการบัญชีทท่ี าให้ด้านขวาของสมการบญั ชีเพิ่มขน้ึ หรอื รายการบญั ชที ี่ทาให้ ดา้ นซา้ ยของสมการบญั ชลี ดลง คือ การลดลงของสินทรัพย์ การเพ่ิมขึน้ ของหนีส้ นิ และการเพ่มิ ข้ึนของสว่ น ของเจ้าของ การบันทกึ บญั ชีตามหลักการบญั ชีคใู่ นสมุดรายวันทั่วไป รายการค้าท่ีบันทึกบัญชีในสมุดรายวนั ทวั่ ไป แบง่ ออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. รายการเปดิ บัญชี (Opening Entry) 2. รายการปกตขิ องกิจการ (Journal Entry) 1. การบันทกึ รายการเปิดบัญชีในสมดุ รายวนั ทว่ั ไป รายการเปิดบัญชี (Opening Entry) หมายถึง รายการแรกของการบันทึกบัญชใี นสมดุ รายวันทว่ั ไป ซงึ่ อาจจะเกดิ จากมีการลงทนุ ครัง้ แรก หรือเม่อื มีการ เริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ 1.1 การลงทนุ คร้งั แรกมี 3 กรณี ดงั นี้ กรณีท่ี 1 การนาเงนิ สดมาลงทนุ เพยี งอยา่ งเดยี ว ตวั อยา่ งที่ 1 นายอยู่สุขเปิดกิจการอู่ซ่อมรถ โดยเริ่มกจิ การเมอ่ื วนั ที่ 1 มกราคม 2550 และนาเงินสด มาลงทุนในกจิ การจานวน 100,000 บาท

กรณีที่ 2 การนาเงินสด และสินทรพั ยอ์ ่นื มาลงทุน กรณีท่ี 3 การนาเงินสด สนิ ทรัพย์อนื่ และหนีส้ นิ มาลงทุน ตวั อยา่ งท่ี 3 นางสาวลาลา่ เปดิ ร้านสปาเพื่อสขุ ภาพ ในวันท่ี 1 มกราคม 2550 ได้นาเงินสดจานวน 70,000 บาท เงนิ ฝากธนาคาร 30,000 บาท อปุ กรณ์ 60,000 บาท อาคาร 400,000 บาท และเจา้ หนี้การคา้ 40,000 บาท มาลงทนุ 1.2 เริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ (งวดบัญชใี หม่) การบันทึกรายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไปเหมอื นกรณีการลงทุนครงั้ แรก คือต้องบนั ทึกในสมุดรายวนั ทัว่ ไปแบบรวม (Compound Journal Entry) โดยเขียนเงินสด สินทรัพย์อน่ื ใหห้ มดก่อน แลว้ จึงเขียนหน้ีสิน ให้ หมด (ถา้ มี) ตามดว้ ยทนุ เปน็ ลาดบั สุดท้ายและขยี นคาอธบิ ายรายการวา่ บันทกึ สินทรัพย์ หน้สี ินและทุนที่มี อยู่ ณ วนั เปดิ บญั ชี

การบันทึกรายการเปดิ บัญชี เม่อื เรมิ่ รอบระยะเวลาบัญชใี หม่นี้ อาจจะใช้สมุดรายวนั ทัว่ ไปและบญั ชี แยกประเภทเล่มเดิม เพื่อบนั ทึกรายการตอ่ ไป หรอื จะใช้สมดุ เล่มใหม่ก็ได้ แลว้ แต่กจิ การ รอบระยะเวลาบัญชี หมายถงึ ชว่ งระยะเวลาหนึ่งทีต่ อ้ งแสดงผลการดาเนินงานและฐานะทาง การเงิน ของกจิ การ เชน่ 3 เออื น 6 เดือน หรอื 12 เดอื น ก็ได้ ขน้ึ อยกู่ ับกิจการแตล่ ะแห่ง ตัวอยา่ งที่ 4 ต่อไปนีเ้ ปน็ รายการค้าของรา้ นนครชยั การช่าง ระหว่างเดือนมกราคม 2550 ม.ค. นายนครเปดิ ร้านบริการซอ่ มวทิ ยุ โทรทศั น์ และอุปกรณ์ไฟฟ้าอ่นื ๆ โดยนาเงนิ สด 1 40,000 บาท เงนิ ฝากธนาคาร 60,000 บาท อาคาร 400,000 บาท อุปกรณ์การซ่อม 50,000 บาทและ เจ้าหนี้ 60,000 บาท มาลงทุน 5 รับเงินคา่ ซ่อมโทรทัศน์ 3,000 บาท 8 ซอื้ อุปกรณ์ในการซ่อมเป็นเงนิ เช่อื จากรา้ นโกมล 12,000 บาท 11 จา่ ยคา่ เชา่ อาคารเพ่ิมเตมิ เนื่องจากพื้นที่คบั แคบ 12,000 บาท 15 ซ่อมพดั ลมให้โรงเรียนเก่งวิทยา 35,000 บาท ยังไม่ได้รบั เงิน 20 รับชาระหนจ้ี ากโรงเรียนเก่งวิทยาตามรายการวนั ท่ี 15 ม.ค. 25 จ่ายชาระหน้ีใหร้ ้านโกมล 12,000 บาท 28 กู้เงนิ จากธนาคารไทย 80,000 บาท 29 นายนครถอนเงนิ ไปใช้สว่ นตวั 14,000 บาท 31 จา่ ยเงนิ เดือนให้คนงาน 28,000 บาท ใหท้ า บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป



2. การบนั ทึกรายการปกติของกจิ การในสมุดรายวนั ทั่วไป รายการปกติของกจิ การ (Journal Entry) เปน็ การบันทกึ รายการค้าต่าง ๆ ท่เี กิดขนึ้ หลังจากมีการ ลงทุน หรือเริม่ ระยะเวลาบญั ชีใหม่แลว้ ในแต่ละวัน โดยการบนั ทึกรายการคา้ ปกติของกิจการจะบันทึกโดย เรียงตามลาดบั ก่อนหลงั ของการเกิดรายการค้า ซ่ึงจะมลี ักษณะเหมือนกับการ บันทกึ รายการในสมุดรายวัน ทว่ั ไปตัวอยา่ งท่ี 4 ข้างตน้