PRMG 602 M4 Flip Book

Módulo 4: Estimar los Costos del Proyecto

Contenido 4.1 Las entradas para la estimación de los costos del proyecto Para construir el estimado de costos se necesita el plan de dirección del proyecto, los documentos del proyecto, los factores ambientales de la empresa y los activos de la organización. En particular, del plan para la dirección del proyecto utilizaremos el plan de gestión de los costos que se estudió en el módulo anterior, al plan de la gestión de la calidad y a la línea de base de alcance (“scope”). El plan de gestión de los costos describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto. En el plan de gestión de costos se incluyó información que se utilizará en el proceso de estimación de costos. Por otro lado, también necesitaremos el plan de gestión de la calidad. El plan de gestión de la calidad describe las actividades y los recursos necesarios para que el equipo de dirección del proyecto alcance los objetivos de calidad establecidos. Por último, necesitaremos del plan de dirección del proyecto la línea de base de alcance. La línea de base de alcance contiene los siguientes elementos: • Enunciado de Alcance del Proyecto- incluye entregables y criterios de aceptación • Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS) - establece relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes • Diccionario de la EDT/WBS- Proporciona una identificación de los entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT/WBS requerido para producir cada entregable. Otros documentos de proyecto que debemos usar para trabajar con los estimados incluyen los siguientes: • Registro de Lecciones Aprendidas- las lecciones aprendidas tempranamente en el proyecto con respecto al desarrollo de estimaciones de costos pueden aplicarse a frases mas tardías del proyecto para mejorar la exactitud y la precisión de las estimaciones de costos. • Cronograma del Proyecto- incluye el tipo, cantidad y lapso de tiempo que los recursos físicos y del equipo estarán activos en el proyecto. • Requisitos de Recursos- Consisten en los tipos y las cantidades de recursos identificados que necesita cada paquete de trabajo o actividad.

• Registro de Riesgos- Contiene detalles de los riesgos individuales del proyecto que han sido identificados y priorizados, y para que los cuales se requieren respuestas a los riesgos. También proporciona información detallada que puede utilizarse para estimar los costos. • Las estimaciones de la duración afectaran las estimaciones de costos cuando los recursos son asignados por unidad de tiempo y cuando existen fluctuaciones estacionales de los costos. El cronograma también proporciona información útil para para proyectos que incorporan el costo de financiamiento (incluidos los cargos por intereses). También, los factores ambientales son fuente de entrada al proceso de estimación de costos. Los factores ambientales de la empresa (EEFs) hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Estas condiciones pueden ser internas y/o externas a la organización. Los EEFs se consideran como entradas de muchos procesos de la gestión de proyectos. Los factores ambientales que pueden influenciar en el proceso de estimar los costos incluyen: • Las condiciones del mercado - Dichas condiciones describen los productos, servicios y resultados que están disponibles en el mercado, sus proveedores y los términos y condiciones que los rigen. • La información comercial de dominio público - A menudo, la información sobre las tarifas de los recursos está disponible en bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y que proporcionan costos estándar para materiales y equipos. • Tasas de Cambio e Inflación - Para proyectos a gran escala que se extienden por varios años con múltiples divisas, las fluctuaciones de las divisas y la inflación deben comprenderse e incorporarse en el proceso “Estimar los Costos” Finalmente, los activos de los procesos de la organización (OPAs) también proveen información importante para hacer los estimados de costos. Los (OPAs) son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso de estimar los costos incluyen: • Las políticas de estimación de costos

• Las plantillas de estimación de costos • La información histórica y el repositorio de las lecciones aprendidas 4.2 Herramientas y Técnicas en la estimación de los costos de proyecto. Para construir el estimado de costos del proyecto utilizaremos técnicas como el juicio de expertos, estimación análoga, estimación paramétrica, estimación ascendente, estimación basada en tres valores, análisis de datos, el sistema de información para la dirección de proyectos y el proceso de toma de decisiones. Primeramente, el juicio de expertos es una de las técnicas que utilizamos para estimar los costos del proyecto. Los gerentes de proyecto a menudo confían en el juicio de expertos para lograr un buen desempeño. Ser consciente de la pericia personal y de donde encontrar otros con la pericia necesaria es importantes para el éxito como gerente de proyectos. El juicio de expertos es el juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se está ejecutando. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada. Se debería considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación o conocimientos especializados en los siguientes temas: • Proyectos anteriores similares • Información de la industria, disciplina y área de aplicación • Métodos de estimación de costos Además, una de las técnicas utilizadas para la construcción del plan de gestión de costos es el análisis de datos. El análisis de datos es utilizado para para organizar, examinar y evaluar datos e información. En esta primera etapa de planificación se utiliza el Análisis de alternativas. El análisis de alternativas puede incluir la revisión de opciones estratégicas de financiación, tales como autofinanciación, financiación a través de acciones, o financiación mediante deuda. También puede incluir la consideración de las formas de adquirir los recursos del proyecto, tales como construir, comprar, alquilar o arrendar (“leasing”). Conjuntamente, parte de las herramientas que se utilizan en la estimación de costos incluye la estimación análoga, la estimación paramétrica y la estimación ascendente. La estimación análoga

es una técnica para estimar la duración o el costo de una actividad o de un proyecto utilizando datos históricos de valores o atributos de una actividad o proyecto similar. Por regla general, la estimación análoga es menos costosa y requiere menos tiempo que otras técnicas, pero también es menos exacta. Por otro lado, la estimación paramétrica es una técnica de estimación en la que se utiliza un algoritmo para calcular el costo o la duración con base en datos históricos y parámetros del proyecto. La estimación paramétrica de costos se puede aplicar a un proyecto en su totalidad o a partes del mismo, en combinación con otros métodos de estimación. De otra forma, la estimación ascendente es un método de estimación de la duración o el costo del proyecto mediante la suma de las estimaciones de los componentes de nivel inferior en la EDT/WBS. Cuando no se puede estimar la duración de una actividad con un grado razonable de confianza, el trabajo que conlleva esa actividad se descompone en un nivel mayor de detalle. En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individuales influyen en el costo y la exactitud de la estimación ascendente de costos. El costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se calcula con el mayor nivel posible de detalle. El costo detallado se resume posteriormente o se “acumula” en niveles superiores para fines de reporte y seguimiento. Otra herramienta que puede ayudar a hacer estimaciones de mayor precisión es la estimación por tres valores. Se puede mejorar la exactitud de las estimaciones de costos de una actividad única si se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se utilizan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado del costo de la actividad: • Más probable (cM). El costo de la actividad se estima sobre la base de una evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de cualquier gasto previsto. • Optimista (cO). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del mejor escenario para esa actividad. • Pesimista (cP). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del peor escenario para esa actividad. Se puede calcular el costo esperado, cE, mediante el uso de una fórmula, en función de la distribución asumida de los valores dentro del rango de las tres estimaciones. Dos de las fórmulas más utilizadas son las distribuciones triangular y beta. Las fórmulas son las siguientes:

• Distribución Triangular - cE = (cO + cM + cP) / 3 • Distribución Beta - (del análisis PERT tradicional). cE = (cO + 4cM + cP) / 6 La distribución triangular se utiliza cuando existen datos históricos insuficientes o cuando se usan datos subjetivos. Las estimaciones de costos basadas en tres valores con una distribución determinada proporcionan un costo esperado y despejan el grado de incertidumbre sobre el costo esperado. Para hacer estimaciones de costos igualmente se puede usar las técnicas de análisis de datos de análisis de alternativas, análisis de reserva y el costo de calidad. El análisis de alternativas es una técnica utilizada para evaluar las opciones identificadas a fin de seleccionar que opciones o enfoques utilizar para ejecutar y llevar a cabo el trabajo del proyecto. Otra alternativa es el análisis de reserva que se utiliza para determinar la cantidad de reservas para contingencias y de gestión necesarias para el proyecto. Las estimaciones de costos pueden incluir reservas (denominadas a veces provisiones para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre sobre el costo, pactos en el costo, el cronograma, los recursos y la calidad, de comprar un entregable frente a la opción de producirlo. Las reservas para contingencias consisten en el presupuesto, dentro de la línea base de costos, que se destina a los riesgos identificados y asumidos por la organización, para los que se desarrollan respuestas de contingencia o mitigación. La reserva para contingencias puede definirse como un porcentaje del costo estimado, como un monto fijo, o bien puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos. También, consideramos el costo de la calidad. Los supuestos relativos a los costos de la calidad se pueden utilizar para preparar las estimaciones. Esto incluye evaluar el impacto en el costo de la inversión adicional de conformidad, frente al costo de la no conformidad. También puede incluir la evaluación de reducciones de costos a corto plazo frente a la implicación de problemas más frecuentes, más tarde en ciclo de vida del producto. El Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS) es otra herramienta para estimar los costos. El PMIS proporciona acceso a herramientas de software informático (IT), como herramientas de software para programación, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de la información, así como interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de bases de conocimiento corporativas. La automatización de la recopilación y el informe de los indicadores clave de desempeño (KPI) pueden formar parte de este sistema. Dichas herramientas simplifican

el uso de algunas de las técnicas de estimación de costos y, de esta manera, facilitan el estudio rápido de las alternativas para la estimación de costos. Finalmente, otra técnica para estimar los costos es la toma de decisiones. Las técnicas para la toma de decisiones que pueden utilizarse en el proceso de estimar los costos incluyen, entre otras, la votación. La votación es un proceso de evaluación que maneja múltiples alternativas, con un resultado esperado en forma de acciones futuras. Estas técnicas son útiles para involucrar a los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la estimación y de su nivel de compromiso con los resultados de las estimaciones resultantes. 4.3 Las salidas (resultados) del proceso de estimación de los costos del proyecto Con la información de entrada y utilizando las técnicas y herramientas necesarias, podremos completar la estimación de costos, plantear la base de las estimaciones y actualizar los documentos de proyecto. Las estimaciones de los costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Las estimaciones de costos pueden presentarse de manera resumida o detallada. Se estiman los costos para todos los recursos aplicados a la estimación de costos de las actividades. Como parte de la estimación de costos se debe proveer los documentos que sustentan la estimación de los costos. A esta parte se le conoce como la base de las estimaciones. La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían en función del área de aplicación. Independientemente del nivel de detalle, la documentación de apoyo debería proporcionar una comprensión clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimación de costos. Los detalles de apoyo para las estimaciones de costos pueden incluir: • Documentación de los fundamentos de las estimaciones • Documentación de todos los supuestos realizados • Documentación de todas las restricciones conocidas • Documentación de los riesgos identificados incluidos al estimar los costos • Indicación del rango de las estimaciones posibles • Indicación del nivel de confianza de la estimación final Otra salida del proceso de estimación de costos es que se deben actualizar los documentos del proyecto que puedan ser impactado con el estimado resultante. Los documentos del proyecto

que pueden actualizarse como resultado de llevar a cabo este proceso de estimación de costos incluyen, entre otros: • Registro de Supuestos - durante el proceso de estimar los costos, pueden establecerse nuevos supuestos, identificarse nuevas restricciones, y los supuestos o restricciones existentes pueden revisarse y cambiarse. • Registro de Lecciones Aprendidas- puede actualizarse con técnicas que fueron eficaces y eficientes para desarrollar las estimaciones de costos. • Registro de Riesgos- puede actualizarse cuando seleccionan y se acuerdan respuestas adecuadas a los riesgos durante el proceso de estimar los costos.