Impress System

เงินสดย่อย คือ จำนวนเงินสดท่ีกิจกำรสำรองไว้ในกิจกำร เพื่อไว้ ใช้จ่ำยสำหรบั รำยจำ่ ยท่ีมีจำนวนเงินเล็กน้อย โดยจะกำหนดให้มีผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อยโดยตรง เรียกว่ำ“ผู้รักษำเงินสดย่อย” (Petty Cashier) ทำหน้ำท่คี วบคุมดูแลเงินสดย่อย จ่ำยเงินสดย่อยให้กับผู้ขอเบิก และเก็บเอกสำรกำรใช้จ่ำยเงินสดย่อย เพ่ือขอเบิกเงินกลับมำชดเชยวงเงินสดย่อย ตำมจำนวนทีม่ ีผู้ขอเบิกไปใช้ ทำใหเ้ งินสดย่อยมีจำนวนเท่ำกับวงเงินท่ีกำหนดไว้คร้ังแรกเสมอ ระบบเงินสดย่อยดังกล่ำว เรียกว่ำ “ImprestSystem”

1. รกั ษำและจ่ำยค่ำใช้จำ่ ยเกย่ี วกับเงินสด2. บนั ทกึ กำรจ่ำยเงนิ สดย่อยในสมุดเงินสดยอ่ ย (Petty Cash Book) 3. รวบรวมใบสำคญั และสรุปทำรำยงำน 4. ขออนมุ ตั เิ บกิ ชดเชยเงินสดยอ่ ย

1. แบ่งเบำหนำ้ ท่ีควำมรับผดิ ชอบ2. ควบคมุ กำรใชจ้ ำ่ ยเงิน3. ลดกำรบนั ทกึ บัญชีเกีย่ วกบั รำยจ่ำยเลก็ ๆ นอ้ ย ๆ

2. พนักงำนกำรเงิน จา่ ยเช็คหรือเงินสด 3. พนักงำนเงนิ สดย่อย นาหลกั ฐานเบิกชดเชยนาหลกั ฐานสง่ จา่ ยเงินสดยอ่ ย เขียนหลกั ฐาน ขอเบิกเงินสดยอ่ ย1. พนักงำนบัญชี 4. ผขู้ อเบกิ เงินสดย่อย

1. แตง่ ตง้ั ผู้รกั ษำเงินสดย่อย2. กำหนดวงเงินสดย่อย3. กำหนดเวลำรวบรวมเอกสำรเพื่อขอเบิกชดเชยเงนิ สดย่อย4. ต้ังวงเงินสดย่อย โดยพนักงำนกำรเงิน มอบเช็คหรอื เงนิ สด ผ้รู กั ษำเงินสดย่อย5. พนกั งำนกำรเงนิ มอบหลักฐำนกำรจำ่ ยเงนิ หรือตัง้ วงเงินสดยอ่ ย พนักงำนบญั ชี

บริษัท.................จำกดั เลขท.่ี .................. ใบสำคญั เงนิ สดย่อย วนั ท.่ี ..............................ขา้ พเจา้ ขอเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยดงั รายการ ต่อไปน้ี รำยกำร(ตวั อกั ษร ) รวมเงนิ_______ผอู้ นุมตั ิ ______________ผจู้ ่ายเงิน

ตวั อย่ำง บริษัท สุขใจ จำกดั กำหนดวงเงนิ สดย่อยไว้ 5,000 บำทกำรบนั ทึกบญั ชี สมุดรำยวนั ทวั่ ไปพ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบติ เครดติเดือน วนั ท่ี บญั ชี 5,000 - 5,000 -ม.ิ ย. 1 เงนิ สดย่อย ธนำคำร บันทกึ ต้งั วงเงนิ สดย่อย

สมมตใิ นระหว่ำงเดือนมีผู้ขอเบกิ เงนิ สดย่อยไปใช้ตำมรำยละเอยี ดในสมุดเงินสดย่อยดงั นี้ สมุดเงินสดยอ่ ย หน้ำ..........วนั ท่ี เลขที่ ค่ำเลยี้ ง ค่ำพำหนะ ค่ำไปรษณี ค่ำนำ้ มันรถ ค่ำใช้จ่ำย บัญชีอ่ืน ใบสำคญั รับรอง ยำกร เบ็ดเตลด็ ช่ือบัญชี จำนวนเงนิ25x1ม.ิ ย. 3 110 3505 111 1506 112 180

สมุดเงินสดยอ่ ย หน้ำ..........วนั ที่ เลขท่ี ค่ำเลยี้ ง ค่ำพำหนะ ค่ำไปรษณี ค่ำนำ้ มันรถ ค่ำใช้จ่ำย บญั ชีอื่นใบสำคญั รับรอง ยำกร เบ็ดเตลด็ ช่ือบญั ชี จำนวนเงนิ25x1ม.ิ ย. 9 113 5012 114 4014 115 รับคืน 75016 116 12018 117 56020 11823 119 9025 120 8029 121 110 270 910 140 290 120 - 750

สมุดรำยวนั ทวั่ ไป หน้ำ 1 เดบติ เครดติพ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขที่ บัญชีเดือน วนั ท่ี ค่ำเลยี้ งรับรอง 270 - 910 - ค่ำพำหนะ 140 - 290 - ค่ำไปรษณยี ำกร 120 - 750 - ค่ำนำ้ มนั รถ ค่ำใช้จ่ำยเบด็ เตลด็ รับคืน ธนำคำร 2,480 - เบิกชดเชยวงเงนิ สดย่อยตำมใบสำคญั จ่ำย

ตัวอย่ำง บริษัท นำโชค ต้องกำรเพมิ่ เงินสดย่อยจำนวน 500 บำท โดยจ่ำยเช็คให้ผู้รักษำเงนิ สดย่อย สมุดรำยวนั ทว่ั ไป หน้ำ 1พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบิต เครดติเดือน วนั ท่ี บญั ชี เงนิ สดย่อย 500 ธนำคำร 500 เพม่ิ เงนิ สดย่อย

ตวั อย่ำง บริษัท นำโชค ต้องกำรลดเงนิ สดย่อยจำนวน 500 บำท โดยคืนเป็ นเงินสด สมุดรำยวนั ทว่ั ไป หน้ำ 1พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบติ เครดติเดือน วนั ที่ บัญชี เงนิ สด 500 เงนิ สดย่อย 500 เพม่ิ เงนิ สดย่อย

หำกในวนั สิ้นงวดบัญชีมใี บสำคญั จ่ำยบำงจำนวนยงั ไม่ได้นำไปเบิก เงินชดเชย จะต้องทำกำรปรับปรุงรำยกำรเพื่อบนั ทึกรำยกำรในใบสำคญั จ่ำย ต้ังเป็ นค่ำใช้จ่ำยประจำงวดบัญชี และลดยอดเงินสดย่อยลงตัวอย่ำง บริษทั สุขใจ จำกดั ได้สรุปใบสำคญั จ่ำยพบว่ำมีรำยกำรใบสำคญั จ่ำย 2 ใบ ยงั ไม่ได้นำไปเบกิ เงนิ ชดเชย คือค่ำพำหนะจำนวน 250 บำท และ ค่ำไปรษณยี ำกรจำนวน 65 บำท สมุดรำยวนั ทว่ั ไป หน้ำ 1พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบติ เครดติเดือน วนั ท่ี บัญชี ค่ำพำหนะ 250 - ค่ำไปรษณยี ำกร 65 - เงนิ สดย่อย 315 - ปรับปรุงรำยกำรใบสำคญั ค้ำงเบกิ ชดเชย

เงนิ สดย่อย = เงินสดย่อยในมือ + จำนวนเงนิ รวมในใบสำคญั จ่ำย

1. กาหนดตวั บุคคลที่มีหนา้ ท่ีรักษาเงินสดยอ่ ย (ผถู้ ือเงินสดยอ่ ย) และกาหนดวงเงินสดยอ่ ยที่มีจานวนเหมาะสมไวอ้ ยา่ งแน่นอน2. การเบิกเงินสดยอ่ ยทุกคร้ัง ผเู้ บิกเงินจะตอ้ งมีใบขออนุมตั ิเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสดยอ่ ย)3. ทุกคร้ังท่ีจ่ายเงินสดยอ่ ยตอ้ งประทบั ตรา “จ่ายแลว้ ” และใหผ้ เู้ บิกเงินเซ็นชื่อไวใ้ นใบเบิกเงินสดยอ่ ยดว้ ย4. ตอ้ งเก็บเงินสดยอ่ ยแยกจากเงินอ่ืน โดยเฉพาะเงินสดส่วนตวั ของผรู้ ักษาเงินสดยอ่ ยและตอ้ งกาหนดวธิ ีปฏิบตั ิใหท้ ราบทวั่ กนั

5. ทุกคร้ังที่มีการเบิกเงินชดเชย ตอ้ งจดั ทาใบสรุปการจ่ายเงินสดยอ่ ยโดยแนบใบเบิกเงินสดยอ่ ยและเอกสารประกอบอยา่ งครบถว้ นและถูกตอ้ ง6. ต้องจัดให้มีการติดตามทวงถาม “เงินทดรองจ่าย” ว่าเมื่อเสร็จภารกิจที่ได้รับมอบหมายแล้ว ผูเ้ บิกเงินทดรองจ่ายได้นาใบเสร็จหรือเอกสารการจ่ายเงินมาคืนหรือไม่ และเงินที่จ่ายออกไปถูกตอ้ งตรงกบั วตั ถุประสงคท์ ่ีมอบหมายไปเพียงใด7. ตรวจสอบและยืนยนั ยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายท่ีเกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่าเสมอ