Gestión reuniones virtuales

Gestión de reuniones virtuales 1

Indice Introducción………………………………………………………………. ¿Cómo realizar una reunión virtual exitosa?...................................... Preparar……………………………………………………… Convocar…………………………………………………….. Llevar a cabo………………………………………………… Hacer seguimiento…………………………………………… Claves de una reunión exitosa…………………………………………… Resumen……………………………………………………………………. 2

Introducción La revolución digital está acarreando grandes cambios en las formas de trabajar conocidas hasta el momento. Uno de los cambios más notorios y más extendidos en los entornos de trabajo son las reuniones virtuales. Esta nueva manera de comunicarnos y participar tiene como resultado ventajas más que comprobadas a lo largo de los años. Pero ¿Qué beneficios se le reconocen a las reuniones virtuales? > Un ahorro de tiempo, resultante de la inmediatez que facilitan las nuevas tecnologías > Un ahorro de costes muy importante, derivado del hecho de evitar traslados > Un incremento de la productividad, producto de las dos ventajas antriores A continuación podrás conocer mejor cuál es la mejor forma de realizar una gestión exitosa de reuniones virtuales. 3

¿Cómo realizar una reunión virtual exitosa? Para poder realizar un reunión virtual exitosa es necesario seguir los siguientes pasos: 4

#1 Preparar y planificar A la hora de preparar la reunión, la primera pregunta que debemos hacernos es si es completamente necesaria realizarla o si se puede solucionar con un simple llamado telefónico. Si se decide la necesidad concreta de la reunión virtual, se realizar las siguientes acciones previas: Definir los objetivos de la reunión claramente Concretar una agenda realista Decidir los participantes imprescindibles para la reunión Definir el tiempo necesario, que no sea excesivo Escoger la tecnología a utilizar para la conexión, previendo su disponibilidad para todos los participantes. Preparar una presentación, si fuera necesario y contactar previamente a todos los posibles expositores Compartir previamente cualquier documentación que se deba comentar en la reunión Enumera los outputs que necesitas de la reunión 5

Sugerencias digitales para la Preparación Si eres el organizador de la reunión virtual te recomendamos: > Confirma que recuerdas tu PIN como Organizador antes de la sesión. Haz clic aquí para saber cómo cambiar la configurar de los participantes en el Skype Empresarial. > Haz una prueba de la configuración de audio de tu portáti para asegurarte que el audio se emite por el canal que requieras. Haz clic aquí para consultar la guía de cómo se hace esta prueba. > Únete a la sesión unos minutos antes y prepara la sala virtual > Asegúrate que el estado de Skype se ha actualizado y que se muestra como Estado: no molestar / ocupado 6

#2 Convocar El siguiente paso es convocar la reunión. Para ello recomendamos tener en cuenta los siguientes items a la hora de enviar la convocatoria: Enviar la convocatoria con el tiempo necesario para que todos se puedan organizarse. Detallar la información y los datos de conexión requeridas para la reunión. Informar la agenda de la reunión y explicitar si es necesario que los participantes preparen algo antes de la reunión. Gestionar y hacer seguimiento de los confirmados y de los que no asistirán. Ten en cuenta las diferentes zonas horarias de los participantes convocados y sus hábitos temporales (desayunos/comidas, horarios de fin de la jornada laboral, etc.) 7

Sugerencias digitales para la Convocatoria A la hora de convocar una reunión virtual te recomendamos: > Confirma la disponibilidad de todos los asistentes de la reunión a través de la agenda de tu correo. Haz clic aquí para saber cómo configurar las convocatorias del Skype empresarial con el Oultook. > Incluye en la convocatoria un enlace para crear notas compartidas a través de OneNote. De este modo los participantes podrán verlas y además editarlas a la vez. Evitarás tener que enviar mails con las notas para revisar Haz clic aquí para conocer como usar notas compartidas de One Note en una sesión de Skype Empresarial.. > Incluye en la convocatoria también la posibilidad de conectarse por teléfono para participantes que no tengan acceso a Skype en ese momento. 8

#3 Realizar la reunión La realización de la reunión es el momento clave de todo el proceso. Es por eso que es muy importante que tengas en cuenta los siguientes tips: Abrir la reunión virtual 15 minutos antes de la hora indicada. En el caso de ser asistente, garantizar la puntualidad de la conexión, verificando que todo funciona correctamente. Confirmar la presencia de todos en la reunión, haciendo una ronda de presentación. De esta manera, también se confirmará el correcto funcionamiento de la conexión. Introducir la agenda de la reunión y explicar las reglas de participación (ej: si se queire hacer una pregunta se debe utilizar el chat; si se quiere compartir la pantalla se debe solicitar al morerador, mantener el Mute activado). Explicar las 4 funcionalidades básicas de la herramienta de videoconferencia que se utilizarán a lo largo de la reunión, si fuera necesario. Compartir la presentación en pantalla y anunciar el cambio de roles, cuando sea necesario. Mantener el control de la conversación, guiando en todo momento a los participantes en la agenda. 9

Sugerencias digitales para la Reunión Durante la realización de la reunión te recomendamos: > Crear tus notas de la reunión, desde la misma convocatoria del Outlook. De este modo automáticamente se incluirá toda la información referente a la reunión: la fecha, la agenda y los participantes. Haz clic aquí para saber cómo crear notas desde la convocatoria de Oultook. > Evitar compartir tu escritorio para evitar compartir información de forma accidenta. Selecciona la opción de compartirel programa o documento específico que se vaya a revisar. Haz clic aquí para conocer como compartir un documento con Skype Empresarial. > Ceder el control de acceso de la reunión cuandp se requieras. Haz clic aquí para conocer como ceder el control con Skype Empresarial. PENDIENTE ENLACE 10

#4 Seguimiento El seguimiento de la reunión virtual permite que todos los implicados no sólo tengan un resumen de lo ocurrido sino también estén atentos a los próximos pasos. Para ellos se debe: Enviar un mail de seguimiento lo más rápido posible a todas las personas convocados, agradeciendo la participación y adjuntando la presentación y documentación relacionada con la reunión. Enviar el acta de la reunión donde se recojan los siguientes pasos, acuerdo a los que se han llegado y responsables de cada acción. 11

Sugerencias digitales para el Seguimiento Para realizar el seguimiento de la reunión te recomendamos: > Crear un un libro compartido y ver quien ha editado las notas directamente. Haz clic aquí para saber cómo compartir notas desde el One Notes con otros usuarios 12

Resumen Resumimos las buenas prácticas para un reunión virtual exitosa Objetivos claro Envío con tiempo Agenda realista Datos de conexión disponibles Tiempo necesario Gestión de confirmados Tecnología accesible Alternativa de conexión por teléfono Documentación compartida Outputs definidos Conexión temprana Mail agradecimientos Confirmación asistentes Acta de la reunión con acuerdos Confirmación Próximos pasos con funcionamiento tecnología responsables Reglas participación Documento compartido Controlar ritmo y conversación 13

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