4 การประยุกต์ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

หน่วยที่ 4 การประยุกตใ์ ช้โปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Office Word 2013การสรา้ งปกรายงาน Microsoft Office Word 2013 มีความสามารถสร้างปกรายงาน (Cove Page) ได้อยา่ งดีในรูปแบบที่สมบรู ณ์และสวยงาม ซง่ึ โปรแกรมจะแทรกใหเ้ ปน็ หนา้ แรกแบบอตั โนมตั ิ งานเอกสารบางอยา่ งอาจต้องการหนา้ ปกหรอื ใบปะหน้า ซงึ่ Microsoft Office Word 2013 มวี ิธกี ารดงั นี้วธิ ีการสร้างปกรายงาน 1.) เปดิ เอกสารงาน Microsoft Office Word 2010 2.) คลกิ Tab > Insert 3.) เลอื กคาสง่ั Cover Page 4.) คลกิ เลือกรปู แบบท่ตี ้องการ ระบบจะจัดหน้าปกไวใ้ นหนา้ ท่ี 1 ของเอกสารเสมอ 5.) เปลี่ยนช่อื หัวข้อ และพิมพ์ขอ้ ความเพ่ิมได้ตามทตี่ อ้ งการบนแบบปกท่ีเลือกไว้การแทรก illustration รูปแบบ การแทรกรปู ภาพและการจดั การรปู ภาพตัดปะ 1.) คลกิ ที่ Tab Insert 2.) ทีก่ ลมุ่ คาส่ัง Illustrations เลือก ClipArt ปรากฏแถบหนา้ ตา่ งทางขวา 3.) คลิกเลอื กทปี่ ่มุ Go 4.) ปรากฏภาพ Clip art 5.) คลกิ เลอื ก Clip art ทตี่ ้องการ ภาพจะถูกนามาวางในเอกสารทนั ที

การแทรกรปู ภาพและการจดั การไฟล์รูปภาพ (Picture) 1.) คลิกที่ Tab Insert 2.) ท่ีกลุม่ คาสงั่ Illustrations เลือก Picture ปรากฏหน้าต่าง Insert Picture 3.) เลือกตาแหนง่ ทจี่ ดั เก็บรปู ภาพท่ีตอ้ งการแทรกลงในเอกสาร จากในรูปภาพใน Libraries>Picture 4.) คลิกท่ไี ฟลร์ ูปภาพ 5.) เลือก Insert จะปรากฏรปู ภาพทต่ี อ้ งการแทรกบนเอกสาร การแทรกรูปทรง 1.) บนแถบเครื่องมอื Insert คลกิ Shapes ท่กี ลมุ่ เมนู Illustrations 2.) เลอื กรปู ทรงตามท่ีตอ้ งการ 3.) คลิกเลอื กลากไปยังตาแหน่งที่ต้องการแทรกรูปทรงลงในเอกสาร 4.) ถา้ ตอ้ งการพิมพ์ข้อความลงในรปู ทรง ให้คลิกขวาที่รปู ทรงแล้วเลือก Add Text แล้วพมิ พข์ อ้ ความ แลว้ จัดตาแหนง่ ใหส้ วยงามการจัดรปู แบบของรูปร่าง (Shape Style) การปรับแตง่ แกไ้ ขรูปร่างใหม้ คี วามสวยงาม นา่ สนใจ ในการจัดทาเอกสารบางอย่าง เชน่ แผน่ พบั ใบปลิวหรอื โบวช์ ัวร์ โดยการสรา้ งรปู รา่ งขน้ึ มากอ่ นแลว้ นามาแก้ไขปรบั ปรุง Shape File เตมิ สใี ห้กับรูปรา่ ง การเติมรูปแบบพิเศษ เชน่ การไลโ่ ทนสี การใส่รปู ภาพการใส่พน้ื ผิว Shape Outline ใส่สีเส้นขอบของรปู รา่ ง Shape Effects ใส่เอฟเฟก็ ตใ์ ห้กับรปู ร่าง เชน่ ใส่เงา ใส่ภาพสะท้อนการแทรก SmartArts

SmartArts เป็นการสอ่ื สารขอ้ มูลโดยใช้กราฟิกโดยมแี ม่แบบสาเรจ็ แยกตามงาน เชน่ ผงั การจดั องค์กร ผังงานเปน็ ต้น ขั้นตอนการสร้าง SmartArt ทาได้ดงั น้ี 1.) คลกิ ที่ Tab Insert เลือกคาสงั่ SmartArt 2.) จะปรากฏหนา้ ต่างรปู แบบ SmartArt ให้เลอื กตามการใชง้ านการแทรกแผนภมู ิ (Chart) แผนภมู เิ ป็นการนาเสนอขอ้ มลู ในรปู แบบทเ่ี ขา้ ใจงา่ ย ดังนนั้ ในงานเอกสารทจี่ าเป็นตอ้ งนาเสนอข้อมูลในรปู แบบของแผนภูมจิ ึงมีความจาเปน็ การสรา้ งแผนภมู ใิ นโปรแกรม Microsoft Office word 2010 มีวิธีการทีง่ า่ ยและสะดวก โดยมีขัน้ ตอนดงั นี้ 1.) คลกิ ท่ี Tab Insert เลือกคาสัง่ Chart 2.) จะปรากฏหนา้ ตา่ งรปู แบบ Chart ให้เลอื กตากการใชง้ านคลกิ ปมุ่ Ok 3.) จะปรากฏโปรแกรม Excel ขึน้ มาพรอ้ มรูปแบบขน้ั ต้นใหแ้ ก้ไขข้อมลู ทแ่ี ถวและคอลัมน์ 4.) แผนภูมทิ ี่มีขอ้ มูลพรอ้ มรปู แบบจะถกู แสดงขน้ึ มาในเอกสาร จากนั้นใหป้ ดิ โปรแกรม Excelการจบั ภาพหน้าจอมาแทรกในเอกสาร จับภาพหน้าจอดว้ ย Screenshot Screenshot คอื เครอ่ื งมือในการจับภาพหน้าจอบนคอมพวิ เตอร์ คาสัง่ นช้ี ่วยให้สามารถจบั ภาพหน้าจอของโปรแกรมอน่ื ๆ ทีเ่ ราเปดิ คา้ งอย่มู าวางไวใ้ นหนา้ ต่าง Microsoft Word 2013 ได้ทันทโี ดยทไี่ มต่ อ้ งทาการปรบั เปลี่ยนหน้าตา่ ง วธิ จี บั หนา้ จอดว้ ย Screenshot 1.) คลกิ เปิดโปรแกรม word 2013 2.) เลื่อนไปยงั ตาแหนง่ ทีต่ ้องการวางภาพ 3.) คลิก Tab Inset 4.) เลือกไอคอน Screenshot ให้คลกิ ท่รี ูปสามเหลี่ยมขนาดเล็กด้านล่าง 5.) ถ้าคลกิ เลือกภาพทห่ี น้าตา่ ง Available windows จะเปน็ การจับภาพทัง้ หนา้ ต่าง 6.) ถา้ คลิกเลอื กด้านลา่ ง Screen Clipping โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งทีเ่ ปิดล่าสุดจากน้นั ใหเ้ ราคลิกเลือกคลมุ บางสว่ นโปรแกรมจะจับภาพมาวางให้บนเอกสารทนั ที

การแทรกหัวกระดาษ ทา้ ยกระดาษ หมายเลขหนา้ กระดาษ การแทรกส่วนหัวกระดาษและทา้ ยกระดาษ ถา้ ต้องการใชห้ ัวกระดาษและท้ายกระดาษในการทางานดา้ นเอกสาร ตามวัตถปุ ระสงคข์ องงานเอกสารแต่ละประเภท มวี ิธีการใชง้ านดงั น้ี 1.) เลอื ก Tab Insert 2.) ที่กลุ่มคาสัง่ Header & Footer ให้คลิกที่ลูกศรใต้ Header แสดงดารเรียกใชค้ าสัง่ สว่ นหัวกระดาษ 3.) จะปรากฏรปู แบบของส่วน Header ใหเ้ ลอื ก Header ตามท่ีต้องการ (ตัวอยา่ งเลือก Alphabet) 4.) โปรแกรมจะสร้างรูปแบบของ Header ตามทเ่ี ลือกทีส่ ่วนบนสดุ ของเอกสาร ใหพ้ ิมพ์หวั เร่ืองตามที่ต้องการการแทรกหมายเลขหน้า ใช้วิธีการนีเ้ พื่อใสห่ มายเลขหน้าทกุ หน้าหรอื ยกเว้นหน้าชอื่ เร่ือง (หนา้ แรก) 1.) บนแท็บ แทรก ให้คลิก หมายเลขหนา้ 2.) เลอื กตาแหนง่ ในเอกสารที่ตอ้ งการแสดงหมายเลขหน้า เช่น ด้านบนของหนา้ (หัวกระดาษ) ดา้ นล่างของหน้า (ทา้ ยกระดาษ) ระยะขอบกระดาษ (ดา้ นขา้ ง) หรือ ตาแหนง่ ปจั จุบนั การเลอื ก ตาแหน่งปัจจบุ นั จะแทรกหมายเลขหน้าในตาแหน่งที่เคอร์เซอร์ วางอย่ใู นเอกสาร

3.)ในรายการแบบหลน่ ลง ใหเ้ ลือกรูปแบบหมายเลขหน้า 4.) เมอื่ ต้องการกลับไปทเี่ นื้อความของเอกสาร ให้กด Esc หรอื คลกิ ปดิ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ เม่อื ต้องการยกเว้นการใสห่ มายเลขหนา้ ในหนา้ ชอ่ื เรอ่ื ง ภายใต้ เครือ่ งมอื หวั กระดาษและท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบ ให้ตรวจสอบว่าเลือกกล่องกาเครื่องหมาย หนา้ แรกต่างกนั แล้วการแทรกกล่องข้อความ อักษรศิลป์ ตวั อกั ษรหน้าข้อความขนาดใหญ่การแทรกกล่องขอ้ ความ 1.) คลกิ บนแถบเครอ่ื งมอื Insert 2.) คลกิ Text Box ทีก่ ล่มุ เมนู Text 3.) เลือกรูปแบบท่ีมีการให้ หรอื ตอ้ งการสร้างเองโดยเลือกที่ Draw Text Box 4.) ทบ่ี รเิ วณท่ตี อ้ งการแทรกกลอ่ งขอ้ ความใหค้ ลิกแลว้ ลาก เพ่อื สรา้ งกลอ่ งข้อความในเอกสาร จากนั้นพิมพข์ อ้ ความ หรือแทรกรปู ภาพไดต้ ามที่ต้องการการแทรกอักษรศิลป์ (WordArt) อกั ษรศลิ ปเ์ ปน็ วธิ ีทร่ี วดเร็วเพอื่ ทาใหข้ อ้ ความที่โดดเด่น ด้วยเอฟเฟก็ ต์พเิ ศษ กอ่ นท่ีเลือกสไตลอ์ ักษรศิลป์จากแกลเลอรีอกั ษรศิลป์ เปิดใชจ้ ากแทบ็ แทรกแล้ว สามารถกาหนดเองของรปู ร่าง สี หรอื เค้ารา่ ง ยงั สามารถสรา้ งอักษรศิลป์จากขอ้ ความท่ีมีอยู่ 1.) คลกิ แทรก > อกั ษรศลิ ป์ แลว้ เลือกสไตลอ์ กั ษรศิลป์ท่ีตอ้ งการ

ในแกลเลอรอี ักษรศลิ ป์ ตัวอักษร A แสดงแทนรปู แบบต่างๆท่ีใช้กับขอ้ ความทง้ั หมดทพ่ี มิ พ์ 2.) ใส่ข้อความสรา้ งอักษรศิลป์ที่มีลักษณะโค้งหรือเป็นวงกลม เมื่อตอ้ งการสรา้ งข้อความอักษรศิลปโ์ ค้ง หรือวงกลม เพ่มิ เอฟเฟ็กตข์ อ้ ความการแปลง 1.) เลือกอกั ษรศลิ ป์ เมือ่ ดาเนินดังกล่าว แทบ็ รูปแบบรปู ร่าง ปรากฏข้ึน 2.) คลิกเอฟเฟ็กตข์ อ้ ความ >แปลง และเลือกเอฟเฟ็กต์ตามที่ต้องการเปลี่ยนสีของข้อความอกั ษรศิลป์ เมือ่ ต้องการเปลย่ี นสีของข้อความอกั ษรศิลป์ สามารถเปลยี่ นการสีเตมิ ขอ้ ความ 1.) เลอื กขอ้ ความอักษรศิลป์หรือตัวอักษรท่ีตอ้ งการเปลีย่ น 2.) คลิกสเี ตมิ ขอ้ ความ และเลอื กสีตามตอ้ งการ

แปลงข้อความทมี่ ีอย่เู ปน็ อกั ษรศิลป์ 1.) เลือกขอ้ ความเพือ่ แปลงเป็นอกั ษรศิลป์ 2.) บนแทบ็ แทรก คลิกอักษรศลิ ป์ จากนัน้ เลอื กสไตลอ์ กั ษรศิลป์ตามตอ้ งการการทาตัวอักษรขึ้นตน้ ด้วยตวั ใหญ่(Drop cap) การทาตัวอักษรตวั แรกจะเนน้ ตวั ใหญ่เพื่อใหส้ ะดุดตา สว่ นมากจะนยิ มทาในยอ่ หนา้ แรกของเอกสารเชน่ หนงั สือพมิ พ์ วารสาร เอกสารรายงานตา่ งๆ ทาได้โดย 1.) เลอื กตวั อัการที่ตอ้ งการทา เลอื กแทบ็ Insert (แทรก) คลิกเลอื ก Drop Cap (ตัวอักษรใหญ)่ 2.) เลือกรูปแบบทีต่ อ้ งการ จากตัวอยา่ งเลือกจากเมนไู ด้ 2 ประเภท 3.) กาหนด Drop Cap ดว้ ยตัวเอง ใหเ้ ลอื กที่ Drop Cap Optionsการแทรกสญั ลักษณ์พิเศษและแทรกสญั ลักษณ์คณิตศาสตร์ การแทรกสญั ลักษณท์ างคณติ ศาสตร์ 1.) คลกิ ท่ี Tab Insert คลิกที่ 2.) หรอื เลอื กลกู ศรใตค้ าสัง่ Equation เลอื ก Insert Equation จะมรี ูปแบบคณติ ศาสตร์ใหเ้ ลือก 3.) เลือกรูปแบบทางคณติ ศาสตร์และพมิ พ์ตัวเลขตามท่ีต้องการการแทรกสัญลกั ษณ์พิเศษ

1.) คลิกท่ี Tab Insert 2.) เลอื กลกู ศรใต้คาส่ัง Symbol 3.) เลือกสญั ลกั ษณพ์ เิ ศษตามที่ตอ้ งการ 4.) ถ้าตอ้ งการแทรกสัญลกั ษณพ์ อเศษอน่ื ใหเ้ ลือก More Symbol แล้วเลือกสัญลกั ษณ์พิเศษ จากตวั อย่าง เลอื กแบบอกั ษรช่อื Windings 5.) คลิกท่ี Insert เพอ่ื แทรกสัญลักษณ์พเิ ศษอ่ืนตามท่เี ลือกการแทรกลายน้าลงในเอกสาร 1.) คลิก Tab Page Layout ภายใต้กลุม่ คาส่ัง Page Background Watermark 2.) สามารถเลอื กรูปแบบของ Watermark ได้ทันที 3.) หากตอ้ งการกาหนดรูปแบบของ Watermark ให้คลกิ ท่ี Custom Watermark จะปรากฏกลอ่ ง Printed Watermark จากนนั้ ใหก้ าหนดรูปแบบได้ตามท่ีตอ้ งการ 4.) การลบ Watermark ออกจากเอกสารใหเ้ ลือกที่ Remove Watermark

ตวั อยา่ งการสรา้ งลายนา้ ดว้ ยตนเอง 1.) ใหค้ ลิกที่ Tab Page Layout ภายใต้กลมุ่ คาส่ัง Page Background เลือก Watermark 2.) ตอ้ งการใหล้ ายน้าเปน็ ตวั อกั ษร คลิกเลือกท่ี Text watermark พมิ พ์ Aimphan ลงในช่อง text 3.) ถา้ ต้องการใหต้ ัวอกั ษรทแยงมมุ ให้เลือกที่ Diagonal ถ้าตอ้ งการใหเ้ ป็นแนวนอนเลือกท่ี Horizontal 4.) คลิกที่ปุม่ Apply ถ้าต้องการดตู วั อย่างกอ่ น ถ้าถกู ต้องกบั ความตอ้ งการแลว้ จงึ คลิกปุ่ม close 5.) ถา้ คิดวา่ พมิ พ์ถูกตอ้ งแลว้ คลิกทป่ี ุ่ม OK หน้าต่างจะถูกปดิ และแสดงลายนา้ ในเอกสารให้ทนั ทีการสรา้ งขอบกระดาษเอกสาร การใส่เสน้ ขอบเอกสาร 1.) คลกิ Tab Page Layout ภายใตก้ ล่มุ คาสงั่ Page Background เลอื ก Page Border 2.) จะปรากฏหนา้ ต่าง Borders & Shading 3.) สามารถกาหนดรูปแบบต่างๆ ได้ตามการแล้วกด OKการแบ่งข้อความเปน็ คอลัมน์ การกาหนดคอลัมน์ (Columns) การแบ่ง Columns ให้กับขอ้ ความ สามารถนาไปประยกุ ต์ใชก้ บั งานได้หลายรูปแบบ เช่น แผน่ พับนิตยสาร วารสาร ขึน้ อยกู่ ับผู้ออกแบบงาน ซง่ึ การกาหมดคอลมั นใ์ หก้ บั เอกสาร ทาไดด้ งั น้ี 1.) คลิกคลุมข้อความท่ีต้องการแบง่ คอลมั น์ 2.) คลิกที่ Tab Page layout 3.) เลือก Columns จะปรากฏรายการยอ่ ย 3.1) One หมายถึง กาหนด 1 Columns 3.2) Two หมายถงึ กาหนด 2 Columns 3.3) Three หมายถงึ กาหนด 3 Columns 3.4) Left หมายถงึ กาหนด Columns ทางซา้ ย 3.5) Right หมายถงึ กาหนด Columns ทางขวา 4.) เลือก More Columns เพือ่ เลอื กรปู แบบเพ่ิมเตมิ การกาหนดคอลัมน์เอง 5.) ชอ่ ง Number of columns ใสจ่ านวน Columns ทีต่ ้องการ 6.) กาหนดความกวา้ งและชอ่ งวา่ งระหว่าง Columns 7.) คลิกท่ี Line between เพอื่ เพิม่ เสน้ ระหว่าง Columns

8.) เม่ือกาหนดค่าต่างๆ แล้วคลกิ OK9.) ขอ้ ความท่ีเลอื กเปลย่ี นลกั ษณะการแสดงผลเป็น Columns ท่กี าหนด