สำนักงานสมัยใหม่

เทคโนโลยสี ํานกั งาน รหัสวิชา 2201-2418 รูปแบบสํานักงานสมัยใหม่ ลักษณะสําคัญของสํานักงานสมยั ใหม่ สํานักงานสมัยใหมม่ ลี ักษณะสําคัญดังนี 1.1 ผู้บริหารและพนักงานทเี กียวข้องล้วนใช้คอมพวิ เตอร์ทีเชอื มต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือข่ายแลน 1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้ มข้อมลู อัตโนมัติเพือให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารเอย่างรวดเร็ว 1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสํานักงานสมัยใหม่และลงมอื ทําเอง 1.4 ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั งองค์กร 1.5 อปุ กรณ์ตา่ ง ๆ เป็นมาตรฐานและทํางานรว่ มกันได้ 1.6 ระบบงานประยุกต์ตา่ ง ๆ ได้รับการติดตั งหรือพัฒนาขึ นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ บทบาทและหน้าทขี องบุคลากรในสํานักงานใหม่ บุคลากรในสํานักงานสมัยใหม่จะแบ่งออกเป็นหลาย ๆ กลมุ่ ดังนี 2.1 ผู้บริหารระดับสูงเกิดความสนใจและสังให้ผู้เกียวข้องดําเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสํานักงาน สมัยใหม่ขึ นในกรณีเช่นนี ผู้บริหารระดับสูงอาจได้มีโอกาสเห็นการปฏบิ ัตงิ านในสํานักงานสมัยใหม่ของ หน่วยงานอืน ๆ หรือได้ทราบรายละเอยี ดของจ้อมูลเกียวดับสํานักงานสมัยใหม่มาจากผู้อืน 2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏบิ ัตริ ะดบั ตา่ ง ๆ อาจเป็นผู้เสนอให้มกี ารจัดทําสํานักงานสมัยใหมข่ ึ น อาจจะเป็นเพราะว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลยี นเทคโนโลยีสํานักงานสมัยใหม่มากขึ นหรือเพราะได้รับ การแนะนําจากผู้ขายสินค้าทางด้านสํานักงานสมัยใหม่ก็ไดเม้ ือผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัตงิ านเหล่านี เกดิ ความคดิ ขึ น มาแล้วก็อาจนําเรืองนี เสนอต่อผู้บริหารระดับสูงหรือนําเข้าไปบรรจุไว้ในแผนการดําเนินงานด้านคอมพิวเตอร์ ของหน่วยงานก็ได้ 2.3 นักคอมพวิ เตอร์และรักเทคโนโลยีอนื ๆ ในบางกรณีผู้เสนอแนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบ สํานักงานเทคโนโลยีใหม่ขึ นก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานตนเองเพราะนักเทคโนโลยีเหล่านี มักจะได้ ทีโอกาสใกล้ชดิ และเห็นความก้าวหน้าของด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมากเมือเหน็ แล้วก็อาจจะอดไม่ได้ทจี ะต้องคิด ต้องการเปลียนให้หน่วยงายของตนเองมเี ทคโนโลยีทีก้าวหน้ามากขึ นเมอื มีการเสนอให้พัฒนาระบบสํานักงาน สมัยใหม่ในหน่วยงานขนึ แล้วจะมีกานดําเนินการตอ่ ไป แต้จะต้องเป็นการดําเนินการแบบใดนั นขึ นอยู่กับ ลักษณะของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั นมีศูนย์คอมพวิ เตอร์อยู่แล้วก็จะมแี นวโน้มวา่ ศูนย์คอมพวิ เตอร์จะได้รับ มอบหมาย ให้เป็นผู้ดําเนินการพัฒนาระบบสํานักงานสมัยใหมด่ ีขึ นแต่ถ้าหารหน่วยงานนั นไมศ่มนู ี ย์คอมพิวเตอร์ อาจเป็นไปได้ทีมีการมอบหมายให้หน่วยงานทเี กยี วข้องกับงานสํานักงานอัตโนมัตมิ ากทีสุดไปคดิ ดําเนินกาเรชน่ อาจจะให้หน่วยงานทที ําหน้าทดี ้านการสือสารโทรคมนาคมไปวางแผนดําเนินการหรืออาจะมอบหมายให้แผนก สารบรรณเป็นผู้ดําเนินการหรือมิฉะนั นอาจจะเป็นใครก็ได้สุดแท้แตผ่ ู้บริหารระดับสูงจะเหน็ เหมาะสม

องค์ประกอบของสํานักงานสมัยใหม่ ถ้าพิจารณาองค์ประกอบของสํานักงานแล้วสามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิงแวดล้อมภายนอกสํานักงานและสิงแวดล้อมภายในสํานักงานฉะนั นผู้บริหารสํานักงานอัตโนมัตจิ ะต้องเห็น ความสําคัญของสิงแวดล้อมทั ง2 ประเภทนี โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน ในสํานักงานนั นๆ ดังนี 1. สิงแวดล้อมภายนอกสํานักงาน มีองค์ประกอบทีพอจะพิจารณาได้ดังนี 1.1 ทตี ังสํานักงาน สภาพแวดล้อมเกียวกับทตี ั งของสํานักงานก็มีกาไรปจากในสมัยก่อนในอดตี สภาพแวดล้อมของ สํานักงานบางแห่งใคร่สะดวกสบายนักสํานักงานอาจจะตั งอยู่ ณจดุ ทีอยู่นอกเสน้ ทางคมนาคมหลักไปมาได้ไม่ สะดวก ระบบขนส่งสาธารณะไม่พอเพียงการสือสารโทรคมนาคมก็ลําบากเพราะความจํากัดเลขโทรศัพทร์ ้านค้า และร้านอาหารสําหรับให้บริการพนักงานก็มนี ้อยและไมใ่ คร่ถกู สุขลักษณะแต่ในปัจจุบันโดยรวมของประเทศได้ เปลยี นไปจากเดมิ การเฟื องฟขู องเศรษฐกจิ ของประเทศในชว่ งตั งแต่ปี พ.ศ.2530-2540 ได้ทําให้เกดิ การก่อสร้าง อาคารสํานักงานมากขึ นโดยเฉพาะร้านค้าและร้านอาหารสําหรับพนักงานแม้แตใ่ นหน่วยงานของรัฐเองก็เอาใจ ใส่สภาพแวดล้อมของสํานักงานมากขึ น มีการจัดรูปแบบสํานักงานใหมเ่ พอื ให้พนักงานเจ้าหน้าทมี ีความรู้สึกีดที ตอ่ การปฏิบัตงิ านมากขึ นส่วนทางด้านระบบโทรศัพท์ก็ได้มกี ารปรับปรุงให้เลขหมายโทรศัพท์มากขึ นทั งใน ส่วนกลางและส่วนภูมภิ าคทําให้การตดิ ต่อสือสารมายังสํานักงานสะดวกสบายมากขึ นและเป็นผลให้การ ปฏบิ ัตงิ านของสํานักงานมปี ระสิทธิภาพมากขึ นด้วย 1.2 การคมนาคม สภาพแวดล้อมทผี ู้บริหารสํานักงานส่วนมากไมส่ ามารถแก้ไขได้เองคือ สภาพของการคมนาคมและ ระบบคมนาคม การเดนิ ทางของพนักงานและผู้บริหารบ้านหรือทีพักอาศัยมายังสํานักงานนเั ปน็นเรืองสําคัญมาก การปฏิบัติงานของสํานักงานในประเทศไทยยังจําเป็นจะต้องให้พนักงานเข้ามานังปฏบิ ัติงานในสํานักงาน พนักงานแตล่ ะคนมีโตะ๊ สําหรับนังทํางานประจําจะมียกเว้นเฉพาะพนักงานบางตําแหน่ง เชน่ พนักงานขับรถหรือ ภารโรงทอี าจจะไมม่ ีโต๊ะทํางานเมอื การเดินทางไมส่ ะดวกเพราะปัญหาการจราจรทแี ออัดคับคังในเมืองใหญห่ รือ ในกรุงเทพมหานคร หรือเพราะขาดระบบขนส่งมวลชนทีครอบคลุมทุกพืนที อกี ทั งการขยายเมอื งออกไปทําให้ พนักงานจําเป็นต้องซือรถยนต์ส่วนตัวมาให้มากขึ นและทําให้เพิมจํานวนรถยนต์ทเี ลน่ อยู่บนถนนมากยิงขึ นและ ส่งผลให้เกดิ ปญั หาเรืองการจอดรถยนต์ในสํานักงานและจําเป็นทีสํานักงานจะต้องปรับเปลียนวธิ ีการปฏบิ ัติงาน เช่น ทางราชการได้ยินยอมให้ข้าราชการและพนักงานเข้าปฏบิ ัติงานในเวลาทีต่างกันได้เชน่ เริมงานตั งแต่เวลา 7:30น.8:30 หรือ 9:30 โดยกําหนดให้อยู่ในสํานักงาน8 ชัวโมงทั งนี เพอื เป็นการทําให้เกดิ การเฉลียของจํานวน รถยนต์บนถนนด้วยการปรับเปลียนการปฏิบัติงานเชน่ นี ทําให้เกิดปัญหายุ่งยากในการปฏิบัติงานสํานักงานมาก เพราะบคุ คลภายนอกทตี ้องการติดต่อกับเจ้าหน้าทคี นใดคนหนึงอาจมีปัญหาไมส่ ามารถโทรศัพท์ติดต่อกับ เจ้าหน้าทผี ู้นั นได้เพราะยเังดินทางมาไม่ถึงหรือยังไมไ่ ด้เริ มงานเมือมีผู้มผี ู้ติดต่อ

1.3 เศรษฐกจิ สภาพเศรษฐกิจของไทยในปัจจุบันเป็ นปัญหาต่อผู้ประกอบการและผู้ขายแรงงานเป็ นอย่างมากถ้าหาก ว่าสํานักงานใช้เทคโนโลยีสูงจะทําให้เสียค่าใช้จ่ายการซืออปุ กรณ์มาใช้ในระบบรวมทั งต้องจ้างแรงงนาทีมี ความรู้ความสามารถซึ งค่าแรงก็จะแพงสิงเหล่านี ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้มวี สิ ัยทัศนส์ ามารถมองสภาพเศรษฐกจิ ใน อนาคตได้หากพนักงานมีรายได้ดีย่อมเป็นการสร้างขวัญ กําลังใจกับพนักงาน สามารถปฏบิ ัตงิ านให้กับสํานักงาน ได้อย่างมปี ระสิทธิภาพ 1.4 การเมอื ง การเมอื งยอ่ มมผี ลกระทบต่อการลงทนุ ของสถานประกอบการต่าง ๆ ถ้าการเมืองดําเนิน ไปตามระบอบ ประชาธิปไตรแล้ว จะทําให้ภาวะการลงทุนด้ายธุรกิจอตุ สาหกรรมดมี กี ารเพิมเงนิ ลงทุน การเงินหมนุ เวยี นการใช้ จ่ายเงนิ คลอ่ งตัว ซึ งจะทําให้รายได้ขององค์กรนั น ๆดีขึ นจึงจําเป็นอย่างยิงทีจะต้องมีสํานักงานเพือค้นหาข้อมลู ได้ อย่างสะดวกและรวดเร็วทันตอ่ การบริหาร 1.5 สังคม สภาพแวดล้อมทางสังคมเป็นสิงทตี ้องคํานึงถงึ ในการจัดตั งสํานักงานถ้าสังคมดีมคี วามรักสามัคคี มี ระเบียบวนิ ัยของสงั คมดี ย่อมทําให้สภาพของแรงงานในท้องถินนั นดขี ึ นย่อมส่งผลต่อแรงงาขนองพนักงานใน สํานักงานได้ 2. สิงแวดล้อมภายในสํานกั งาน มีองค์ประกอบทีต้องพจิ ารณาในการจัดตั งในการจัดตั งสํานักงานอัตโนมัติดังนี 2.1บุคลากรภายในสํานักงานอตั โนมตั ิ บคุ ลากรจะแตกต่างไปจากสํานักงานธรรมดาเพราะบุคลากรภายในสํานักงานอัตโนมัตจิ ะต้องมีความรู้ ความสามารถหรือได้รับการฝึ กอบรมด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมาพอสมควรเช่น การใช้เครืองคอมพวิ เตอร์ การ ส่งโทรสาร หรือการใช้อินเทอร์เนต็ เป็นต้นดังมีกลมุ่ ของบคุ ากรในสํานักงานดังนี

2.2ผังสํานักงานอัตโนมตั ิ จะต้องวางตําแหน่งเครืองมอื อปุ กรณ์ให้สามารถเชอื มโยงเครือขา่ยคอมพิวเตอร์เข้าหากันสามารถส่ง ข้อมลู ขา่ วสารได้สะดวกและรวดเร็วมีความเหมาะสมและสะดวกต่อผู้ปฏิบัติงานเชน่ การจัดโต๊ะเก้าอี ตู้เอกสาร โทรศัพท์ เครืองถ่ายเอกสาร แสงสว่างการสร้างบรรยากาศในการปฏบิ ัติงาน พนักงานสํานักงานมรหลายประเภทต่างทําหน้าทีของตนซึ งอาจคล้ายคลงึ หรือต่างกันก็ได้พนักงานสํานักงานทกุ ประเภทต้องมีคณุ สมบัติตอ่ ไปนี 1.พดู และเขยี นภาษาไทยได้ดี 2.ใช้ตัวสะกดการันต์ได้ถูกต้อง 3.คิดเลขได้ถูกต้องและรวดเร็ว 4.ลายมอื ดี อ่านง่าย 5.ทํางานร่วมกับผู้อืนได้ดี 2.1 พนักงานในหน่วยงานบัญชี 1.รู้หลักการดําเนินการธุรกิจ 2.ใช้เครืองบวกเลขและคํานวณเลขได้แคล่วคลอ่ งและว่องไว 3.มคี วามรู้สึกรับผดิ ชอบอย่างสูงในงานทีทํา 4.มนี ิสัยการทํางานทีแมน่ ยําและมรี ะเบยี บ 5.รู้จักตัดสินใจได้ถูกต้อง 6.รู้จักปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ 7.รู้จักรักษาความลบั ในงานทีทํา 8.มีความรู้ดีในหลักบัญชี 2.2 พนักงานในหน่วยเครืองคํานวณเลข 1.ใช้เครืองบวกเลขและคํานวณเลขได้แคล่วคล่องและว่องไว 2.รู้หลักและวิธีดําเนินงานในสํานักงาน 3.สามารถใช้เครื องคอมพิวเตอร์ได้เป็ นอย่างดี

2.3 พนักงานในหน่วยรับเงินและจา่ ยเงิน 1.รู้หลักเบืองต้นในการดําเนินการธุรกจิ 2.ใช้เครืองบวกเลขและคํานวณได้คลอ่ งแคลว่ และวอ่ งไว 3.ใช้เครืองผา่ นบัญชี(Posting Machines) ได้คล่อง 4.มคี วามรับผิดชอบอย่างสูงในงานทีทํา 5.มคี วามซือสัตย์สุจริตอย่างแท้จริง 6.มีนิสยั ในการทํางานทแี ม่นยําและระเบียบ 7.สามารถใช้เครืองคอมพวิ เตอร์ได้เป็นอย่างดี 2.4 พนักงานหน่วยอัดสําเนา 1.มีความชํานาญในการใช้เครืองอัดสําเนา 2.สามารถใช้เครืองคอมพวิ เตอร์ได้เป็นอย่างดี 2.5 พนักงานในหน่วยเกบ็ เอกสาร 1.รู้จักทํารายชือและบัญชีเอกสาร 2.มคี วามรู้เบืองต้นในการดําเนินการธุรกจิ 3.รู้หลักการเก็บเอกสารและมคี วามเชียวชาญ 4.สามารถใช้เครืองคอมพิวเตอร์ได้อย่างดี 2.6 พนักงานในหน่วยหนังสือ 1.พิมพ์ดีดเก่ง 2.เก็บเอกสารเป็ น 3.ทําบัญชเี อกสารได้ 4.รู้เรื องการไปรษณีย์โทรเลขเป็ นอย่างดี 5.ใช้เครืองทนุ่ แรงสํานักงานเป็น 6.ช ํ านาญในการห่อมัดสิ งของ 7.สามารถใช้เครืองคอมพวิ เตอร์ได้ 2.7 พนักงานในหน่วยต้อนรับและเดินข่าว 1.พมิ พ์ดดี เป็น 2.เก็บเอกสารเป็ น 3.รู้หลักเบืองต้นในการดําเนินธุรกิจ 4.รู้จักสถานทีต่าง ๆ ภายในท้องถิน 5.สามารถใช้เครืองคอมพิวเตอร์ได้

2.8 พนักงานหน่วยเงินเดือนและค่าจ้าง 1.รู้หลักเบืองต้นในการดําเนินธุรกิจ 2.ใช้เครืองบวกเลขและคํานวณได้คลอ่ งแคลว่ และวอ่ งไว 3.มคี วามรับผิดชอบอย่างสูงในงานของตน 4.มนี ิสยั ในการทํางานโดยแม่นยําและมีระเบยี บ 5.มกี ารตัดสนิ ใจทถี ูกต้อง 6.รู้จักรักษาความลับในหน้าที 7.ใช้เครืองคิดเงนิ เดอื นและคา่ จ้างได้คลอ่ งแคลว่ 8.สามารถใช้เครืองคอมพิวเตอร์ได้ 2.9 พนักงานในหน่วยจัดซือ 1.พมิ พ์ดีดเป็น 2.รู้หลักเบืองต้นในการดําเนินธุรกิจ 3.ใช้เครืองคํานวณและบวกเลขได้อย่างคลอ่ งแคล่ว 4.มคี วามซือสัตย์สุจริต 5.มีนิสัยในการทํางานโดยแมน่ ยําและมีระเบยี บ 6.มกี ารตัดสินใจทีถกู ต้อง 7.รู้จักรักษาความลับ 8.รู้จักริ เริ ม 9.สามารถใช้เครืองคอมพวิ เตอร์ได้ 2.10 พนักงานในหน่วยขาย 1.รู้หลักเบืองต้นในการดําเนินการธุรกจิ 2.รู้หลักและเชยี วชาญการขาย 3.ตัดสินใจได้ถกู ต้อง 4.รู้จักปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ 5.มีความอดทนต่ออปุ สรรค 6.สามารถใช้เครืองคอมพิวเตอร์ได้

วัตถุประสงค์ของสํานักงานสมัยใหม่ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพอื ทจี ะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมลู วเิ คราะหห์ าวิธีการแก้ปัญหาที เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมลู ให้ผู้อืนทราบวัตถปุ ระสงค์ในการจัดสํานักงานสมัยใหม่ 1. ต้องการความสะดวก 2. ต้องการสังผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนือง 3. เพอื ลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร 4. ต้องการความยดื หยุ่น 5. เพอื ทีจะสามารถขยายงานตอ่ ไปได้ในอนาคต กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสํานักงาน 1. จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทกุ ๆ ระดับ ได้แกT่ PS, MIS, DSS, และ EIS ระบุ ความจําเป็นเร่งด่วนและลําดับการจัดสร้างเรียกดู แก้ไขลบทิ งของสาระสนเทศแต่ละฉบับ 2. จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ นโดยการกําหนดระยะเวลาขา่ วสารทจี ะต้องพัฒนาผู้รับผดิ ชอบ งบประมาณ และเป้ าหมายในแตล่ ะขั นตอน 3.จัดทําตาราง/ความเกียวข้องข้อมลู และ/กจิ กรรม ( Function งานต่าง ๆ ) ทั งหมดของทุก ๆ ระบบงาน (ตามแผนแม่บทพัฒนาสารสนเทศ) ขั นตอนนี เป็นตอนการศกึ ษาภาพรวมของเชิงตรรกะของระบบงานทพี ึง ประสงค์ (purpose logical model) ซึ งจะแสดงออกมาโดย ER Diagram OO Diagram, Software-Hardware และ people ware specification 4. ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานแบบย่อม ๆในแตล่ ะผังงานย่อม ๆ หากยังมีระบบงานยอ่ ยอกี ให้เริม พัฒนาระบบงานย่อยทจี ุดสร้างเป็นข้อมูลอันดับต้น ส่วยการปรับปรุงเปลียนแปลงข้อมลู จะพัฒนาในอันดับรอง ต่อ ๆ ไป 5. ทําการปรังปรุงแผนแมบ่ ทสาระสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชงิ ปฏบิ ัติทั งในด้านระยะเวลา ระบบขา่ วสารทีต้องพัฒนา เวลา ผู้รับผิดชอบ และทรัพยากรทเี กยี วข้อง 6. จัดเตรียมทรัพยากร บคุ คล เครืองมือ สถานที งบประมาณ ผู้เชยี วชาญ ฯลฯห้พร้อมทจี ะตอบสนอง การทํางานพัฒนาระบบขา่ วสาร 7. ดําเนินการพัฒนาระบบขา่ วสารฝึ กอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานทพี ัฒนาทดสอบแก้ไข โปรแกรม 8. ปรับปรุงแก้ไขระเบยี บวธิ ีการปฏบิ ัตงิ าน 9. พิจารณาปรับเปลยี นระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่ 10. ประเมนิ ผลการปฏิบัตงิ าน 11. ยุติระบบงานสาระสนเทศระยะนั น ๆพร้อมรายงานต้อผู้บริหารหน่วยงาน 12. พจิ ารณาดําเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป 13. เมือสิ นสุดทกุ ๆระบบขา่ วสารตามแผนงาแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดําเนินงาน 14. ปรับปรุงและบํารุงรักษาระบบขา่ วสารตา่ ง ๆ 15. ประเมนิ ผลคา่ ใช้จ่าย ผลประโยชน์ประสอทธิภาพของระบบขา่ วสารทกุ ๆ ระยะ

บทบาทของสํานักงาน 1. ลักษณะงานสํานักงานทัวไป งานส่วนใหญ่ทีเกียวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสาํ นักงนา อาจจําแนกได้ดังนี 1.1 งานรับข้อมลู และสารสนเทศ 1.2 การเกบ็ บันทกึ ข้อมลู และสารสนเทศ 1.3 การประมวลผลข้อมลู 1.4 การจัดทําเอกสารธุรกิจ 1.5 การสือสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ 2.ระบบสํานักงานสมัยใหม่กบั การจัดการสารสนเทศ ระบบคอมพิวเตอร์ทตี ดิ ตั งเป็นเครือข่ายในสํานักงานอัตโนมัติจะทําหน้าทีในการเชือมโยงข้อมลู ขา่ วสาร และสารสนเทศระหว่างสถานทที ีใช้เป็นสาํ นักงานต่างๆในเครือข่าย เพอื ประกอบการตัดสินใจ ของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทําโครงการ และการใช้เป็นข้อมลู ประกอบการตัดสินใจ ดําเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสือสารสารสนเทศไปยังกลมุ่ ตา่ งๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อยา่ งถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี ทําให้การดําเนินงานในสํานักงานมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บทบาทของสํานักงานสมยั ใหม่ในการสือสาร 1. การสือสารทวั ไปในสํานักงาน การสือสาร หมายถงึ การสือข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกตเิ ป็นการใช้ภาษาเพือการ สือสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึงใน ปัจจบุ ันสือดังกล่าวทํางานผา่ นเครืองคอมพิวเตอร์ 2. บทบาทของการสือสารข้อมูลในสํานักงาน 2.1 การเชอื มโยงการทํางานของผู้บริหารและพนักงาน 2.2 การเชอื มโยงสาํ นักงานกับหน่วยงานภายนอก 2.3 การประชาสัมพันธ์ 2.4 การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร

3. เทคโนโลยีการสือสารข้อมูลในสํานกั งาน 3.1 การสือสารข้อมูล เป็นการนําเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหวา่งคอมพวิ เตอร์กับ อปุ กรณ์ต่างๆ โดยทั วไปม5ี ขั นตอน คือ การสร้างข้อมลู ในเครืองคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นําข้อมูลมาสร้าง เป็นสัญญาณเพือใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครืองคอมพวิ เตอร์ของผู้รับ ทําการแปลงสัญญาณทรี ับ และ ประมวลผลยังจอภาพของเครืองคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสําคัญทีต้องพจิ ารณาของการสือสาร มีดังนี 3.1.1 การพจิ ารณาอปุ กรณ์ต่อพ่วง 3.1.2 การเลือกตัวกลางสือสารทเี หมาะสม 3.1.3 การกําหนดเกณฑ์วิธีในการสือสาร 3.2 เครือขา่ ยอินเทอร์เนต็ อินเตอร์เนต็ ถูกใช้ในการสือสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจน เป็นแหล่งสืบค้นข้อมลู โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสือเผยแพร่มากขึ น 4. การนําอินเทอร์เนต็ ไปใช้ในสํานักงาน 4.1 การประชาสัมพันธ์ 4.2 การสือสาร 4.3 การทํางานทางไกล

บทบาทของสํานักงานสมัยใหม่ในการจัดการทวั ไป 1. บทบาทต่อการจัดการทัวไป การจําแนกบทบาทของสํานักงานอัตโนมัติในการบริหารจัดการทั วไป อาจทําได้หลายประเด็น 1.1 คณุ ภาพของการจัดการ 1.1.1 การวางแผน 1.1.2 การจัดองค์การและการจัดการบคุ ลากร 1.1.3 การบริหารงบประมาณ 1.1.4 การบริหารงานโครงการ 1.1.5 การควบคุมการปฏิบัติงานในสาํ นักงาน 1.1.6 การทํารายงาน 1.2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบง่ ได้เป็น3 ด้าน 1.2.1 การประสานงาน 1.2.2 สารสนเทศ 1.2.3 การตัดสินใจ 1.3 การทํางานเป็นทีม 1.4 การทํางานทางไกล ด้วยเครืองมอื การสือสารทีทันสมัยและเชือมโยงกันเป็นเคอรืข่ายทําให้ ผู้ทํางานสามารถทจี ะทํางานได้ต่างสถานที และเสมือนว่าได้ทํางานในสาํ นักงานเดียวกัน 1.4.1 ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พืนทใี ช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม 1.4.2 ปัญหา บคุ ลากรอาจลดความสัมพันธร์ ะหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มคี วาม พร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น 2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลยี นสํานักงานมาเป็ นสํานกั งานสมัยใหม่ 2.1 ด้านความมุ่งมั นทจี ะดําเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง 2.2 ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง 2.3 การปรับเปลียนกระบวนการทํางานใหม่ 2.4 การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง 2.5 การติดตาม การประเมนิ ผล และการแก้ไข

วงจรการปฏิบัติงานในสํานักงานสมัยใหม่ ความหมายของการวางแผนระบบสํานักงานอตั โนมัติ การวางแผนระบบสํานักงานอัตโนมัติ คอื การศึกษารายละเอยี ดทั งหมดของระบบสํานักงานปัจจุบันเพอื นําไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสําหรับกําหนดทศิ ทางหรือแนวทางในการปฏิบัติทีเหมาะสมทีจะ เปลียนแปลงระบบสํานักงานในขณะนั นไปสู่การเป็นระบบสํานักงานอัตโนมัติทีมปี ระสิทธิภาพในการทํางานทดี ี กวา่ เดมิ โดยทัวไปแล้วการวางแผนระบบสํานักงานอัตโนมัติจะหมายถงึ การดําเนินงานเกยี วกับการแจกแจง กจิ กรรมหรือขั นตอนทีจะต้องดําเนินการออกมาจากระบบงานทั งหมด การกําหนดความสัมพันธร์ ะหว่างขั นตอน ดังกลา่ วว่ามีลําดับการดําเนินงานกอ่ นหลังอย่างไรพร้อมทั งการกําหนดขอบเขตและวัตถุประสงคข์ องขั นตอน เหล่านั นการกําหนดบคุ ลากรทีจะรับผดิ ชอบดําเนินการในขั นตอนนนั ๆ การกําหนดหรือประมาณระยะเวลาและ ทรัพยากรต่าง ๆ ทตี ้องใช้ในแตล่ ะขั นตอนตลอดจนการจัดเตรียมหาข้อมลู รายละเอยี ดทีเกียวข้องเพอื นําไป ประกอบการดําเนินงานของขั นตอนดังกลา่ วได้ ความสําคัญของการวางแผนระบบสํานักงานอัตโนมัติ ในการจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัตนิ ั นเป็รนะบบทตี ้องใช้เงินทุนมากดังนั นเพือใหก้ ารจัดทําระบบเป็นไป อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นการลดความเสียงตอ่ ความล้มเหลวทีอาจเกดิ ขึ น การวางแผนระบบสํานักงาน อัตโนมัติจึงเป็นเครืองมอื สําคัญทผี ู้บริหารนํามาใช้สําหรับจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัติทตี ้องการให้กลายเป็น จริงขึ นมาได้เพราะเนืองจากการวางแผนมีความสําคัญ ดังนี 1 การกําหนดทิศทางการวางแผนชว่ ยกําหนดทิศทางขององค์การในลักษณะทีมี จุดมุ่งหมายหรือวัตถปุ ระสงค์ทแี น่นอนชัดเจนและมีผลทําให้สามารถลดความไมแ่ น่นอนและปัญหาความยุ่งยาก ซับซอ้ นทจี ะเกิดขึ นในอนาคตลงได้ 2 การดําเนินงาน การวางแผนทําให้การดําเนินงานเป็นไปอย่างชัดเจนมรี ะเบียบ แบบแผนและเป็นระบบ ชว่ ยทําให้ผู้ปฏบิ ัติงานเกิดความมันใจทจี ะดําเนินการตามกิจกรรมหรือ ขั นตอนทกี ําหนดไว้ในแผนเพราะเนืองจากกิจกรรมเหลา่ นั นได้มกี ารพิจารณามาแล้วอย่าง รอบคอบ 3 การปรับตัว การวางแผนทําให้องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้ เป็นอย่างดี เนืองจากการวางแผนเป็นการมองเหตกุ ารณ์ต่าง ๆ ในอนาคตทีอาจจะเกดิ ขึ น ดังนั นองค์การทราบถึง ขั นตอนต่าง ๆ ทจี ะต้องดําเนินการก่อนลว่ งหน้า 4 การตัดสินใจการวางแผนทําให้ผู้บริหารเข้าใจสภาวะแวดล้อมของการปฏบิ ัตทิ ีจะต้อง ทําการตัดสินใจได้ดขี ึ นและทราบหน้าทีความรับผดิ ชอบตอ่ งานในหน้าที ทําให้มีความเชือมันในการบริหารงาน มากขึ น 5 การวเิ คราะห์ การวางแผนทําให้การวิเคราะหป์ ัญหาต่าง ๆเป็นไปอย่างระมัดระวัง และรอบคอบซึ งจะส่งผลให้การดําเนินงานมปี ระสิทธิภาพมากยิงขึ น 6 การประสานงาน การวางแผนเป็นการประสานงานการทํางานระหว่างบคุ ลากรและ ช่วยลดความขัดแย้งทีอาจเกดิ ขึ นทั งนี เนืองจากได้การกําหนดหน้าทคี วามรับผดิ ชอบของบคุ คล แตล่ ะบุคคลพร้อมทั งขั นตอนการทํางานไว้ในแผนเรียบร้อยแล้ทว ําให้ทุกคนรู้บทบาทหน้าทขี องตนเอง ไม่ไป ก้าวกา่ ยงานของผู้อืนดังนั นความขัดแย้งก็จะลดลง

7 การควบคุม การวางแผนทําให้สามารถควบคุมติดตามและประเมินผลความก้าวหน้า ของระบบงานได้อย่างใกล้ชดิ โดยผู้บริหารสามารถตรวจสอบความสําเร็จของวัตถปุ ระสงค์ทกี ําหนดได้จากการ เปรียบเทยี บผลการดําเนินงานทีเกิดขึ นจริงกับผลการดําเนินงานทกี ําหนดไว้ ในแผน 8 การใช้ทรัพยากร การวางแผนทําให้การใช้ทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและ สอดคล้องประสานกันด้วยดเี นืองจากในแผนงานทีวางไว้ได้มีการกําหนดและจัดสรรทรัพยากรต่าง ๆทจี ะใช้ใน แต่ละขั นตอนไว้แล้ว 9 การระดมความคดิ การวางแผนเป็นการระดมความคดิ ซึ งส่งเสริมให้เกดิ ความคดิ สร้างสรรค์และแนวความคิดใหม่ ๆ ทมี ปี ระโยชนต์ ่อการดําเนินงานองค์การการวางแผนจึงสามารถถกู ใช้เป็น เครืองมือฝึ กและพัฒนาความคดิ ของบคุ ลการในองค์การได้ด้วย คุณสมบตั ิของการวางแผนทดี ี การวางแผนพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติทดี คี วรจะประกอบด้วยคุณสมบัตดิ ังนี 1 การครอบคลุมงาน การวางแผนพัฒนาระบบฯควรเป็นแผนทคี รอบคลุมงาน ทีต้องดําเนินการทั งหมด ในการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิงงานทีสําคัญ 2 การประมาณ การวางแผนพัฒนาระบบฯ ควรมกี ารประมาณการ การใช้ บุคลากร การใช้งบประมาณ การใช้เวลา ตลอดจนการใช้ทรัพยากรอนื ๆทีจําเป็นเพือการดําเนินการในขั นตอน ตา่ ง ๆ ให้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากทสี ุด 3 การยอมรับ การวางแผนพัฒนาระบบฯ ควรเป็นทียอมรับต่อทกุ คนที เกียวข้องและต้องเป็นแผนงานที งา่ ยตอ่ การทําความเข้าใจ 4 การนําไปใช้ การวางแผนพัฒนาระบบฯควรจะสามารถนําแผนงานไปปฏิบัติงานได้จริง 5 การเปลยี นแปลง การวางแผนพัฒนาระบบฯ ควรมคี วามง่ายและสะดวกต่อการแก้ไขเปลียนแปลง กล่าวโดยสรุปได้วา่ ในการจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัติองค์การใด ๆ ก็ตามการวางแผนจัดเป็น กจิ กรรมอันดับแรกทีจําเป็นต้องดําเนินการทั งนี เนืองจากความสําเร็จของการจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมนัติั น ขึ นอยู่กับการวางแผนทดี ี

การพัฒนาระบบสํานักงาน การพัฒนาระบบสํานักงานจัดได้วา่ มคี วามสําคัญเช่นเดยี วกับการดําเนินกจิ กรรมของสํานักงานเพราะ สํานักงานจะต้องมีความทันตอ่ สภาพการณ์ของสังคมเสมอการจัดระบบ สํานักงานให้มีความคล่องตัวในการบริหารปรับระบบทํางานให้มีประสิทธิภาพจะทําให้มคี วาม ได้เปรียบตอ่ คู่แข่ง การพัฒนาสํานักงานมีองค์ประกอบและปัจจัยทีสําคัญอยู่หลายประการเช่น การวางแผน, การเตรียมข้อมูล, เตรียม ทีมงาน การศึกษาทําความเข้าใจในเรืองดังกล่าวจะทําให้เรามีความสามารถเพียงพอทจี ะทําการพัฒนาระบบ สํานักงานได้ องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสํานักงานสมยั ใหม่ ทมี งานพัฒนาระบบสํานักงานสมัยใหม่ เพือให้การพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตเิ ป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพจําเป็นต้อมงี การจัดตั งทีมงาน เพอื การบริหารและพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตติ ลอดจนกลุ่มบคุ คลทีมี ส่วนเกียวข้องกับการพัฒนาระบบ สํานักงานอัตโนมัติ อาทคิ ณะกรรมการบริหาร กลมุ่ ทีปรึกษา กลมุ่ ผู้สนับสนุน กลุม่ คณะทํางาน แผนงานการพัฒนาระบบสํานักงานสมัยใหม่ แผนงานหลักของการพฒั นาระบบสํานักงานอัตโนมัตเิ ป็นแผนงานทจี ัดทําขึ นเพอื ใชเ้ป็นพืนฐานใน การจัดสรรทรัพยากรและควบคุมการดําเนินงานให้สําเร็จตามเป้ าหมายทีวางไว้ซึ งจะประกอบไปด้วย2 ส่วน คือ - แผนกลยุทธ์ แผนระยะยาวเป็นแผนงานทีควบคุมระยะเวลาหลายปี (3 ถงึ 5 ปี ) หรือแผนกลยุทธน์ ี ในแผนจะกําหนดถึงเป้ าหมายและทศิ ทางทอี งค์การมงุ่ จะสู่ - แผนดําเนินการ แผนระยะสั นใช้สําหรับระยะเวลา1 ปี หรือแผน ดําเนินการเป็นแผนงานทีจัดทําขึ นเพือใช้เป็นพืนฐานในการกําหนดหน้าทีความรับผดิ ชอบรวมทั งวัดผลการ ปฏบิ ัติงานในด้านตา่ งๆ ของหน่วยงานทเี กียวขอ้ งภายในองค์การ ข้อมูลรายละเอียดประกอบการพัฒนาระบบสํานักงานสมัยใหม่ ในการดําเนินงานใด ๆ ก็ตามข้อมลู จัดเป็นองค์ประกอบทีสําคัญทีจะทําให้ผดู้ ําเนินงานได้ทราบหรือรู้ เหน็ เกียวกับสิงทตี นเองต้องเกียวข้องด้วยและทําให้ผู้ดําเนินสามารถเตรียมพร้อมและกําหนดแนวทางหรือวธิ ีการ ทจี ะดําเนินงานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมสําหรับการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตนิ ั นข้อมลู และ รายละเอียดถอื เป็นองค์ประกอบทีสําคัญอย่างหนึงทีจําเป็นต้องมโี ดยปกติข้อมูลรายละเอียดทีใช้ประกอบในแต่ ละขั นตอนของการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตนิ ั นจะได้มาจากรายงานผลการดําเนินงานของขั นตอนทผี ่าน มา

เครืองมอื หรือเทคนิคในการพัฒนาระบบสํานักงานสมัยใหม่ มีวัตถปุ ระสงค์เพือชว่ ยอํานวยความสะดวกและเพิมประสิทธิภาพการดําเนินงานให้แก่ ทีมงานพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติตลอดจนช่วยทําให้ประหยัดทรัพยากรตา่ งๆ อาทเิ ช่น เวลา คา่ ใช้จ่าย กําลังคนฯลฯ ชนิดของเครืองมอื หรือเทคนิคทีใช้ในแต่ละขั นตอนการพัฒนาระบบสํานักงาน อัตโนมัติ การเขียนโฟลว์ชาร์ต เทคนิคการเขยี นโฟลว์ชาร์ต (flowcharting technique) เป็นเทคนิคการเขียนแผนภาพแสดงขั นตอนการทํางานของระบบงานในสํานักงานซึ งจะใช้ในขั นตอน การศกึ ษาและวิเคราะห์ระบบเครืองมอื ทใี ช้ในการเขยี นแผนภาพโฟลว์ชาร์ตได้แก่โปรแกรมสําเร็จรูปต่างๆ การประมาณการ เทคนิคการประมาณการ (estimating technique) เป็น เทคนิคทีใช้ในการประมาณการทรัพยากรตา่ ง ๆ ทจี ําเป็นต้องใช้ในแต่ละขั นตอนของการพัฒนา ระบบสํานักงานอัตโนมัติประมาณการจะมอี ยู่ด้วยกัน4 ชนิดคอื 1. การมองภาพรวม การประมาณการชนิดนีเป็ นการประมาณการ อย่างคร่าว ๆ โดยมองภาพรวมของระบบงาน แล้วจึงทําการกําหนดขอบเขตของระบบงานว่า ควรเป็ นอย่างไร 2. การต่อรอง การประมาณการชนิดนีเป็ นลักษณะของการมอบหมาย งานเป็นส่วนบุคคลไปโดยหัวหน้าระบบงานจะกําหนดหรือกะประมาณการใช้ทรัพยากรต่างๆ ให้ด้วย ผู้ทไี ด้รับมอบหมายงานจะศึกษางานพร้อมกับพจิ ารณาดูว่าตัวเลขทไี ด้มกี ารกะประมาณมาให้นั นเหมาะสมกับ ปริมาณงานหรือไม่ 3. การใช้ประสบการณ์ การประมาณการชนิดนีเป็ นการนําเอา ประสบการณ์ คา่ สถิติตา่ ง ๆ มาใช้เป็นสมมตฐิ านประกอบการประมาณการในการพัฒนาระบบสํานักงาน อัตโนมัติและอาจมีการสรา้ งกฎแบบงา่ ย ๆ 4. การระดมความคิด การประมาณการชนิดนีเป็ นการประชุมกลุ่ม บุคคลทดี ําเนินการพัฒนาระบบงานเพือระดมความคดิ เหน็ ในการประมาณการเกยี วกับทรัพยากรตา่ ง ๆ ทจี ําเป็นต้องใช้โดยแตล่ ะคนจะต้องให้เหตผุ ลสนับสนุนข้อเสนอแนะของตนเอง

การสร้างระบบต้นแบบ เทคนิคการทําระบบต้นแบบ(Prototyping) เป็นเทคนิคทใี ช้ชว่ ยในการออกแบบระบบสํานักงานอัตโนมัตโิ ดยการสร้างระบบต้นแบบหรือระบบจําลองขึ นมา โดยมีวัตถปุ ระสงค์เพือตรวจสอบหาข้อบกพร่องและปัญหาต่าง ๆ ของระบบต้นแบบ การทําระบบเพือนําร่อง เทคนิคการทําระบบเพือนําร่อง(Piloting) เป็น อีกเทคนิคหนึงทดี ําเนินการต่อจากเทคนิคการทําระบบต้นแบบโดยจะมีการคอ่ ย ๆ สรา้ งระบบสํานักงาน อัตโนมัตขิ ึ นมาจริง ๆทลี ะส่วนซึ งระบบทีสร้างขึ น การเขียนแบบแปลน เทคนิคการเขียนแบบแปลนห้องเป็นเทคนิคทีใช้ใน ขั นตอนการออกแบบแปลนสํานักงานอัตโนมัตโิ ดยการเขยี นแผนภาพแสดงตําแหน่งทีตั งของอุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ โคมไฟ ฯลฯ ทีจําเป็นต้องมใี นสํานักงานปัจจุบันเครืองมอื ทีชว่ ยอํานวยความสะดวกในการเขียน แบบแปลนสํานักงานกค็ ือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์สําเร็จรูป อาทิ โปรแกรมออโตแคด (AutoCAD) โปรแกรม วิสิโอ (Visio) เป็นต้น วิธีการหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมตั ิ ในแผนการพัฒนาระบบวิธีการเหล่านี นับได้วา่ เป็นกจิ กรรมทีถูกกําหนดไว้ตาม ลําดับความสําคัญซึ งทมี งานพัฒนาระบบจตะ้องดําเนินการตามแผนดังกล่าวอย่างเคร่งครัดและด้วยความรอบคอบ ทั งนี เพือให้สําเร็จตามวัตถุประสงคทื กี ําหนดไว้ในแผนวธิ ีการหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบ ทรัพยากรอนื ๆ ทจี ําเป็ น ในการพัฒนาระบบทรัพยากรอืน ๆ ทีจําเป็น หมายถึงทรัพยากรทนี อกเหนือจาก กําลังคน ซงึ ได้แก่เครืองมือ อปุ กรณ์ตา่ ง ๆ ทีใช้ในระบบ คา่ ใช้จ่ายหรือเงนิ ทนุ เวลาทีใช้ใน การพัฒนาระบบ ฯลฯ ซึ งล้วนแล้วแต่เป็นองค์ประกอบทจี ําเป็นทั งสิ นในการพัฒนาระบบ สํานักงานอัตโนมัติ

วิธีการพัฒนาระบบสํานักงานสมัยใหม่ หลังจากทีงานการวางแผนระบบสํานักงานอัตโนมัตเิ สร็จเรียบร้อยแล้วก็จะมาถงึ การพัฒนาระบบ สํานักงานอัตโนมัตซิ ึ งงานการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตเิ ป็นกระบวนการดําเนินงานทีจะให้ได้มาซึ งระบบ สํานักงานอัตโนมัตซิ ึ งประกอบด้วยขั นตอนต่อไปนตี ามความต้องการของผู้ใช้ระบบและเป็นไปตามทีกําหนดไว้ ในแผนการพฒั นาระบบสํานักงานอัตโนมัตโิ ดยทัวไปหากต้องการให้การพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ โดยทัวไปหากต้องการให้การพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติดําเนินไปอย่างมปี ระสิทธิภาพและราบรืนได้นั น จําเป็นต้องทําตามแผนงานทีวางไวอ้ ย่างเคร่งครัดและควรมีการบริหารทมี ปี ระสิทธิภาพด้วยเพอื ให้ การ ดําเนินงานเป็นไปอย่างราบรืนเกิดการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมและได้งานทมี คี ุณภาพสําหรับการพัฒนา ระบบสํานักงานอัตโนมัตินั นดังได้กลา่ วมาข้างต้นแล้ววา่ มดี ้วยกัน2 แนวทาง คือ พัฒนาขึ นเองหรือจัดจ้างบ ริษัทคอมพวิ เตอร์ช่วยพัฒนาให้ซึ งจะเป็นแนวทางใดนนั ขึ นอยู่กับขนาดลักษณะและขั นตอนการทํางานใน สํานักงานขององค์การนั นๆ หากเป็นองค์การขนาดเล็กมลี ักษณะงานและขั นตอนการทํางานทีไม่ยุ่งยากซับซอ้ น ก็สามารถพัฒนาขึ นเองแต่ถ้าเป็นองค์การขนาดกลางถงึ ขนาดใหญ่ทีมสี าขาอยู่ตามภูมิภาคอืน ๆก็อาจจัดจ้าง บริษัทให้มาทําการพัฒนาระบบให้ในการจัดทําหรือพัฒนาสํานักงานอัตโนมัตจิ ะต้องมกี ระบวนการหรือ ขั นตอนในการดําเนินการตามลําดับคอ่ ยเป็นตามแผนงานทีวางไวจ้ึงจะทําให้ได้ระบบสํานักงานอัตโนมัติทีมี ประสิทธิภาพและสามารถตอบสนองตอ่ ความต้องการของผู้ใช้ระบบโดยรวมอย่างแท้จริงทั งนี เนืองจากการ จัดทําหรือพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตแิ ต่ยังหมายถึงการใช้งานอปุ กรณ์หรือเทคโนโลยีเชอื มโยงกันเป็น ระบบ ก่อให้เกดิ ความอัตโนมัติมากทสี ุดและยังทําให้ผู้ใช้เกดิ ความรู้สึกพงึ พอใจทจี ะใช้งานอปุ กรณ์หรือ เทคโนโลยีดังกลา่ วด้วยสําหรับวิธีการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมตัทิ จี ะกล่าวถึงในเรืองนี คอื วิธีวัฏจักรพัฒนา ระบบ (System Development Life Cycle, SDLC) วัฏจักรพัฒนาระบบวัฏจักรพัฒนาระบบเป็นวธิ ีการพัฒนา ระบบทีนิยมใช้ในการพัฒนาระบบงานคอมพวิ เตอร์ทัวไปใหก้ ับหน่วยงานต่างๆ แตก่ ็สามารถนํามาประยุกต์ใช้ กับการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติได้ด้วยโดยมกี ารเปลยี นแปลงบางขั นตอนให้เหมาะสมกับลักษณะงาน ของระบบสํานักงานอัตโนมัตไิ ด้ด้วยวัฎจักรการพัฒนาระบบ ขันตอนที1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ ขั นตอนทมี คี วามสําคัญอย่างยิงคือการศกึ ษาวิเคราะห์ระบบ (system analysis) เนืองจากเป็นการเกบ็ รวบรวมข้อมูลรายละเอียดเพือสืบค้นข้อความจริงตา่ ง ๆเกียวกับระบบสํานักงานในปัจจุบันซึ งข้อมลู รายละเอียด ดังกลา่ วจะถกู นําไปทําการศึกษาวิเคราะหแ์ ละสรุปผลเพอื ใช้เป็นแนวทางในการดําเนนิ งานขั นตอนต่อไป วัตถุประสงค์ เพอื เก็บรวบรวมข้อมูลรายละเอียดเกยี วกับระบบสํานักงานทเี ป็นอยู่เดิม 1. สัมภาษณ์ 2. ออกแบบสอบถาม 3. สังเกตการ 4. สํารวจ 5. จัดทํารายงานการศกึ ษาและวเิ คราะหร์ ะบบ

ขันตอนที2 การออกแบบระบบ การออกแบบ (System design) เป็นขั นตอนทีจะต้องดําเนินการต่อจากขั นตอนการศกึ ษาและวิเคราะห์ ระบบ วตั ถุประสงค์ เพอื กําหนดรายละเอยี ดตา่ งๆ ทจี ะต้องมใี นระบบสํานักงานใหม่ 1. ศึกษาจากเอกสารรายงานการศึกษาและวิเคราะห์ระบบ 2. ดําเนินการออกแบบระบบใหม่ในเรืองของ 2.1. รูปแบบของสํานักงานอัตโนมัติ 2.2. ประเภทของระบบงานทีควรมี 2.3. อุปกรณ์และเทคโนโลยีต่าง ๆ ทีจําเป็น 2.4. ระบบสือสารเครือข่าย 2.5. ระเบยี บวธิ ีปฏิบัตงิ านแตล่ ะขั นตอน 2.6. ระบบรักษาความปลอดภัยในสํานักงาน 3. จัดทํารายงานการออกแบบระบบ ขันตอนที3 การพัฒนาระบบและการจัดเตรียมบุคลากร บคุ ลากร คือ ปัจจัยทสี ําคัญในการพัฒนาระบบงานการพัฒนาบคุ ลากรจึงมคี วามจําเป็นอย่างยิงการ จัดการฝึ กอบรม สมั มนา ทัศนศึกษาดูงานทําให้บคุ ลากรได้รับประสบการณ์ใหม่ ๆและสามารถนํามาประยุกต์ใช้ ในสํานักงานได้ วัตถุประสงค์ เพือสร้างระบบสํานักงานอัตโนมัติขึ นมาตามรายละเอียดทไี ด้ออกแบบไว้ 1. สํารวจและศกึ ษาข้อมลู ด้านอปุ กรณ์เทคโนโลยี เพือจัดหาหรือจัดจ้าง 2. ดําเนินการจัดซือจัดหาหรือจัดจ้าง 3. จัดเตรียมสถานที 4. จัดฝึ กอบรมบคุ ลากร 5. จัดทํารายงานการศกึ ษา

ขันตอนที4 การทดสอบระบบ เมอื ได้ดําเนินการพัฒนาระบบและจัดเตรียมบคุ ลากรทจี ะทํางานกับระบบเสร็จเรียบร้อยแล้วขั นตอน ตอ่ มาก็คอื การทดสอบการทํางานของระบบทั งนี เพอื เป็นการสร้างความมันใจให้กับผู้ปฏบิ ัตงิ านว่าระบบสามารถ ทํางานได้อย่างราบรืนและถกู ต้องเป็นไปตามความต้องการขอหน่วยงาน ดังนั น ในการทดสอบระบบนอกจาก จะต้องทดสอบในส่วนของการทํางานของระบบแล้ว ในส่วนของการปฏบิ ัตงิ านของบคุ ลากรทเี กยี วข้องก็ จําเป็นต้องทดสอบด้วยเพราะบางครั งการทีระบบหยุดชะงักหรือทํางานได้แตไ่ มเ่ ป็นไปตามต้องการของ หน่วยงานนั นไมไ่ ด้เกดิ จาก ข้อบกพร่องของระบบ แต่เกิดจากผู้ใช้ไม่เข้าใจวธิ ีการหรือขั นตอนในการทํางานกับ ระบบอย่าง ถ่องแท้ จึงเป็นผลให้ระบบไม่สามารถทํางานได้ วัตถุประสงค์ เพือสร้างความมันใจว่าระบบทีพัฒนาและติดตั งแล้วนั นจะสามารถทํางานได้อย่างราบรืนและถกู ต้อง เป็ นไปตามความต้องการของหน่วยงาน 1. ทดสอบการทํางานของระบบ 2. ทดสอบการทํางานของบุคลากร 3. ทดสอบความมนั คงปลอดภัยของระบบ ขันตอนที5 การติดตังเพือใช้งานระบบ ในการตดิ ตั งระบบควรจะมกี ารกําหนดแผนและตารางเวลาแจ้งตอ่ บคุ ลากรในหน่วยงานทจี ะติดตั ง ระบบให้ทราบก่อนล่วงหน้า ทั งนี เพอื ความสะดวกของทั งสองฝ่ าย คอื บริษัทผู้แทนจําหน่ายและหนว่ ยงาน เจ้าของระบบปกติขั นตอนย่อย ๆ ทจี ะต้องดําเนินการในขั นตอนนี วัตถุประสงค์ เพอื ติดตั งระบบคอมพิวเตอร์อปุ กรณ์และเทคโนโลยีในสํานักงานรวมทั งระบบเครือข่ายคอมพวิ เตอร์ ภายในสํานักงาน 1. ตดิ ตั งฮาร์ดแวร์และอปุ กรณ์ 2. ติดตั งระบบซอฟต์แวร์ 3. ตดิ ตั งระบบเครือข่ายคอมพวิ เตอร์

ขันตอนที6 การปรับเปลยี นระบบ เมอื ได้ตดิ ตั งระบบเพอื ใช้งานเรียบร้อยแล้วพร้อมทั งได้มกี ารเตรียมการในด้านบคุ ลากรและด้าน ทรัพยากรตา่ ง ๆ ทุกด้านแล้วก็จะมาถงึ ขั นตอนการปรับเปลยี นการทํางานในระบบสํานักงานเดมิ มาสู่ระบบ สํานักงานอัตโนมัตทิ ีพัฒนาขนึ มาใหม่ ซึ งการปรับเปลยี นระบบนี สามารถทําได้หลายวธิ ี คือ - แบบคขู่ นาน การปรับเปลยี นแบบคูข่ นาน (parallel conversion) นั นระบบเดิมก็ยังคงใช้งานอยู่ และ ระบบใหม่ก็จะนํามาใช้งานควบคกู่ ันไปด้วยซึ งการปรับเปลียนแบบนี ผู้ปฏบิ ัติงานจะต้องใช้เวลาและแรงงานมาก ขนึ อกี ทั งอาจสร้างความสับสนในการทํางานได้ด้วยแต่ก็มีข้อดีคอื การทํางานจะไม่หยุดชะงักลง หากระบบใหม่ เกิดขัดข้องขึ นมาเพราะระบบเดิมก็ยังคงทํางานอยู่ - แบบทันทที ันใด การปรับเปลียนแบบทันทที ันใด(immediate cut over conversion) เป็นการปรับเปลยี นการทํางานในระบบเดิมมาเป็นระบบใหมท่ ั งหมดโดยจะยกเลิกการทํางานในระบบเดมิ ซึ ง การปรับเปลียนแบบนี จะมีข้อดีคอื ผู้ทีเกยี วข้องทกุ คนจะมีความตั งใจและพยายามเรียนรู้การทํางานกับระบบใหม่ ทั งนี เนืองจากหากระบบใหมไ่ ม่สามารถทํางานไดก้ ็จะส่งผลทําให้งานทีแตล่ ะคนรับผิดชอบต้องหยุดชะงักลงด้วย แต่การปรับเปลยี นด้วยวิธีนี ก็มีข้อจํากัดคือมคี วามเสียงตอ่ การหยุดชะงักของการทํางานสูงเนืองจากไม่มี ระบบงานเดิมสํารองเหมอื นกับการปรับเปลยี นแบบค่ขู นาน - แบบทีละส่วนงาน การปรับเปลยี นแบบทีละส่วนงาน (modular conversion) เป็น การปรับเปลยี นแบบค่อยเป็นค่อยไป โดยจะปรับเปลียนทลี ะส่วนของงาน เมอื ส่วนงานนั นสามารถทํางานโดยใช้ ระบบสํานักงานอัตโนมัตทิ พี ัฒนาขึ นมาใหมไ่ ด้ตามความคาดหมายจึง คอ่ ยขยายไปยังส่วนงานต่อไปจนกระทังครบทั งสํานักงานการปรับเปลยี นแบบนี มขี ้อดี คอื เป็นการสร้างความคุ้นเคยในการทํางานกับระบบใหม่ให้กับผู้ทีเกียวข้องแบบคอ่ ยเป็นค่อยไปและยังช่วยให้ องค์การมเี วลาในการจัดเตรียมทรัพยากรมากขึ นโดยไมจ่ ําเป็นต้องจัดหาทรัพยากทั งหมดทตี ้องใช้ในระบบใหม่ ในเวลาเดียวกันซึ งการปรับเปลียนแบบนี เป็นการปรับเปลยี นทเี หมาะสมกับงานสํานักงานอัตโนมัตมิ าทกีสุด วัตถุประสงค์ เพือเปลยี นการทํางานของระบบสํานักงานเดิมมาสู่การทํางานในระบบสํานักงานอัตโนมัตทิ พี ัฒนาขึ น มาใหม่ 1. เลือกวิธีการในการปรับเปลยี นระบบ 2. กําหนดขั นตอนในการปรับเปลียนระบบ 3. ซกั ซ้อมความเข้าใจกับผปู้ ฏิบัตงิ านทเี กียวข้อง 4. ควบคุม กํากับติดตามการทํางานของผู้ปฏิบัตงิ านในแต่ละขั นตอน 5. แปลงข้อมูลและเอกสารให้อยู่ในรูปแบบทีทีสามารถใช้งานในระบบใหม่ได้

ขันตอนที7 การประเมนิ ผล ปรับปรุงและบํารุงรักษาระบบ หลังจากทไี ด้มกี ารติดตั งและเปลียนมาใช้ระบบใหมเ่ รียบร้อยแล้วไม่ไดห้ มายความวา่ การพัฒนาระบบ จะเสร็จสิ นสมบูรณ์เพราะอาจมีปัญหาขัดข้องในการปฏิบัติงานเมือใช้ระบบไปสกั ระยะหนึงก็อาจมคี วาม ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบ ดังนั นการประเมินผลและบํารุงรักษาระบบจึงเป็นขั นตอนทีจําเป็นต้อง มเี นืองจากเป็นขั นตอนทจี ะทําให้มคี วามสมบูรณ์ยิงขึ นการประเมนิ ผล ปรับปรุงและการบํารุงรักษาระบบ เป็น ขั นตอนสุดท้ายของการจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัตซิึ งการประเมินผลระบบจะหมายถึงการเปรียบเทียบ ผลงานทไี ด้รับจากระบบใหมก่ ับผลงานทคี าดหวังไว้วา่ มีความใกล้เคียงกันมากน้อยเพยี งใดส่วนการบํารุงรักษา ระบบเป็นการดูแลให้กับระบบสามารถทํางานได้อย่างราบรืนตลอดเวลาโดยไม่มปี ัญหาหรืออุปสรรค ใด ๆ สําหรับการปรับปรุงระบบฯ เป็นการรวบรวมข้อบกพร่องหรือจุดออ่ นของระบบและค้นหาวิธีการทีจะลด หรือแก้ไขข้อบกพร่องดังกลา่ วตลอดจนวธิ ีการทจี ะเพิมประสิทธิผล ให้กับงานในระบบใหมด่ ้วยในการ ประเมนิ ผลและบํารุงรักษาระบบควรจัดทําเป็นรายงานขึ นมาโดยในรายงานควรมรี ายละเอยี ดเกยี วกับวธิ ีการทใี ช้ ในการประเมินผลและผลทไี ด้รับจากการประเมิน ปัญหาอุปสรรคตลอดจนข้อเสนอแนะตา่ ง ๆการประเมินผลไม่ จําเป็นต้องทําเฉพาะระบบทีมีปัญหาเท่านั นสําหรับระบบทไี มม่ ปี ญั หาก็ควรมีการประเมนิ ผลเพือเพิม ประสิทธิภาพในการดําเนินงานของระบบด้วยทั งนี เพราะการประเมินผลเป็นการแสดงถึงการรับรู้ของบุคลากรใน สํานักงานฯและเป็นการแสดงความคิดเหน็ ทั งในด้านบวกและลบทบี ุคลากรมีตอ่ ระบบสํานักงานอัตโนมัตแิ ละ ยังทําใหผ้ ู้บริหารได้ทราบวา่ ระบบทลี งทนุ ไปนั นช่วยเพิมประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับงานจริงหรือไม่ มากน้อยเพยี งใด สําหรับขั นตอนย่อย ๆ ในขั นตอนการประเมนิ ผลปรับปรุงและบํารุงรักษาระบบ วัตถุประสงค์ เพือเปรียบเทยี บผลงานทไี ด้จากการทํางานของระบบสํานักงานอัตโนมัติใหม่กับระบบสํานักงานเดมิ ว่า มีประสิทธิภาพมากขึ นและเป็นไปตามต้องการมากน้อยเพียงใดซึ งสํานักงานต้องปรับปรุงแก้ไขเพิมเตมิ และการ บํารุงรักษาระบบให้ทํางานได้อย่างราบรืน 1. ประเมนิ ผลระบบ 2. ปรับปรุงระบบ 3. บํารุงรักษาระบบ

1. ประโยชน์ของการพัฒนาระบบสํานักงานอตั โนมัติ การพฒั นาระบบสํานักงานอัตโนมัตถิ ือเป็นกระบวนการทมี คี วามสําคัญในการจัดทํหา รือสร้างระบบ สํานักงานอัตโนมัตทิ ชี ่วยเพิมประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทํางานในสํานักงานและเป็นไปตาม วัตถปุ ระสงค์ของผู้ใช้รวมทั งยังสอดคล้องกับนโยบายหลักและเป้ าหมายขององคก์ ารอกี ด้วทยั งนี เนอื งจากการ พัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติตามแผนงานทีกําหนดมีประโยชน์ดังตอ่ ไปนี คอื 1 คณุ ภาพและมาตรฐาน การทําให้หน่วยงานหรือองค์การได้ระบบสํานักงาน อัตโนมัตทิ ีมคี ณุ ภาพและมีมาตรฐานตามทีต้องการมาไว้สําหรับใช้งานแทนระบบงานเดิมซึ งมี คณุ ภาพด้อยกว่า 2. การอํานวยความสะดวก ระบบสํานักงานอัตโนมัติทีได้นั นสามารถช่วยแบง่ เบา ภาระงานและอํานวยความสะดวกสบายในการปฏบิ ัติงานให้กับผู้ใช้หรือพนักงานเนืองจากโดย ทัวไปแล้วระบบสํานักงานอัตโนมัติจะเป็นระบบทมี ีการนําเอาอุปกรณ์และเทคโนโลยีทที ันสมัย มาผสมผสาน (integrated) เข้าดว้ ยกันอย่างเหมาะสมและกลมกลืน 3. การลดคา่ ใช้จ่ายนอกจากระบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ะช่วยแบง่ เบาภาระงานแล้ว ยังสามารถชว่ ยลดค่าใช้จ่ายต่างๆ ลงได้อกี ด้วย เช่น คา่ กระดาษ ค่าจัดทําและจัดเก็บเอกสาร คา่ เดินทาง และคา่ พักสําหรับการประชมุ ฯลฯ เพราะในระบบสํานักงานอัตโนมัติได้มกี ารนําเอาเทคโนโลยี คอมพวิ เตอร์อปุ กรณ์อัตโนมัตติ ่างๆ และระบบสือสารเครือขา่ ยเข้ามาในงาน 4 การประหยัดเวลา การทํางานตา่ ง ๆโดยใช้เวลาน้อยลง เช่น งานจัดทําเอกสาร งานสืบค้นข้อมูลเอกสาร งานสือสารข้อมลู เป็นต้น ทําให้ผู้ใช้มีเวลาทจี ะทํางานอืน ๆ ได้มกาขึ นซึ งถอื เป็นการ เพิมผลผลิตให้กับสํานักงาน 5 การลดความผิดพลาด ในการทํางานสามารถลดความผิดพลาดลงได้เพราะ เทคโนโลยีและอุปกรณ์ตา่ ง ๆ ทีนํามาใช้ในสํานักงานอัตโนมัตนิ ั นส่วนมากจะเป็นอปุ กรณ์ที ได้รับการเลือกสรรมาเป็นอย่างดแี ล้วโดยเฉพาะในเรืองของการทํางานให้ได้ผลลัพธท์ ถี กู ต้องตามต้องการซึ งถือ เป็นปัจจัยสําคัญปัจจัยหนึงทีใช้ในการพจิ ารณาเลือกสรร 6 ความยืดหยุ่น ระบบสํานักงานอัตโนมัติทีได้จะมีความยืดหยุ่นในเรืองของการ ปรับปรุงแก้ไขเปลียนแปลงมากกวา่ ระบบเดมิ ทั งนี เนืองจากเป็นระบบทมี ีการนําเอาอุปกรณท์เ คโนโลยี คอมพวิ เตอร์เข้ามาผนวกใช้ซึ งปัจจุบันจะพบวา่ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นเทคโนโลยีทีเปิ ดกว้างและเป็นทีนิยม ในแทบทกุ วงการอปุ กรณ์สํานักงานทผี ลติ ขึ นมาใหม่ส่วนมากจะสามารถนําไปประยุกต์ใช้ได้กับระบบ คอมพิวเตอร์แทบทั งนั นดังนั นการทจี ะจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ มา ใช้งานในระบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ึงไม่ใชเ่ รืองทียุง่ ยากอกี ต่อไป 7 การควบคมุ ดูแลและบํารุงรักษาอุปกรณ์วิธีการควบคมุ ดูแลและบํารุงรักษา อุปกรณ์ตา่ ง ๆ ภายในระบบสํานักงานอัตโนมัติจะมคี วามงา่ ยและสะดวกกวา่ ระบบเดิมทั งนี สืบเนืองจากนับวันแนวโน้มของเทคโนโลยคี อมพิวเตอร์จะมีลักษณะทีชว่ ยอํานวยความสะดวก ในการใช้งานให้กับผู้ใช้มากขึ นตัวอย่างเชน่ ระบบตอ่ แล้วใช(้ Plug-and-play) ซึ งเป็นระบบที ผู้ใช้งานไมจ่ ําเป็นต้องมีความรู้ในเรืองของฮาร์ดแวร์เลยเพียงแตเ่ สียอปุ กรณก์ าร์ดแลพอร์ตตา่ ง ๆ ให้ถูกตําแหน่งก็ สามารถใช้งานได้แล้ว

8 ภาพพจน์ทดี ี การสรา้ งภาพพจน์ทดี ีให้กับองค์การและสร้างความน่าเชือถอื ความภาคภมู ใิ จ ขวัญและกําลังใจให้กับพนักงานในการทํางานเนืองจากองค์การทที ํางานอยู่ เป็นองค์การทมี คี วามทันสมัยเทยี บเทา่ สากล 2. ปัจจัยทคี วรคํานึงในการวางแผนพัฒนาระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ นอกจากทีมวางแผนจะใช้ข้อมูลทีได้มาจากการเก็บรวบรวมแล้วก็ควรจะต้องคํานึงถงึ สิงตา่ ง ๆ ต่อไปนี ประกอบในการวางแผนด้วย คอื 1 ข้อจํากัดอืน ๆ ข้อจํากัด(constraints) ในทนี ี หมายถงึ สภาวะแวดล้อม สงั คม เศรษฐกิจแล้วปริมาณทรัพยากรต่าง ๆ ทีมีอยู่ในขณะนั น อาทิ จํานวนบุคลากรเงนิ ลงทนุ เครืองมอื อปุ กรณ์ เทคโนโลยีต่าง ๆ ปฏิกริ ิยาตอ่ ต้านทผี ู้ใช้มตี อ่ ระบบ ความสามารถและความรู้จักรับผดิ ชอบของ ผู้ใช้ทีมีต่อระบบ ฯลฯ 2 ความเสียงและความไม่แน่นอน ก่อนทจี ะมกี ารวางแผนระบบนั นแม้วา่ ได้มีการ ศึกษาความเป็นไปได้แล้วแต่อย่างไรก็ตามผู้วางแผนก็ไม่ควรประมาท จะต้องไม่ลมื วา่ ความเสียง(risks) มอี ยู่ ตลอดเวลา ดังนี การกําหนดกจิ กรรมหรือขั นตอนในแผนงานจะต้องเป็นไปอย่าง รอบคอบ เพอื ลดความเสียงให้ได้มีมากทสี ุดการไม่คํานึงเรืองของความเสียงจะมีผลทําให้การ วางแผนไมร่ ัดกมุ ยกตัวอย่างเช่นการกะประมาณค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบฯ ตํากว่าทีควร จะเป็น เนืองจากไมไ่ ด้มกี ารคํานวณเผือไว้ถึงความไม่แน่นอน(uncertainties) ทีอาจจะเกิดขึ น ในอนาคต เป็นต้น 3 บทบาทขององค์การ การทําความเข้าใจต่อบทบาท(roles) ทีแท้จริงขององคก์ าร จะชว่ ยให้การวางแผนระบบฯ ประสบผลสําเร็จและแผนงานนั นจะมวี ัตถปุ ระสงค์ทสี อดคล้องกับเป้ าหมายและ นโยบายหลักขององค์การด้วยอันทีจริงแล้วการวางแผนระบบสํานักงานอัตโนมัติ ก็คือ การวางแผนเพือพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตขิ ึ นมานังเองซึ งในการวางแผนอาจแบ่งแผนออกเป็นหลาย แผน ทั งนี ขึ นอยู่กับระยะปานกลางก็จะเป็นการวางแผนยุทธวสธิ ี่วนการวางแผนระยะสั นก็จะเป็นการวาง แผนการปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตามแผนทั งสามระยะนี จะต้องสอดคล้องและเป็นไปในทศิ ทางเดียวกันเพือนํา องค์การไปสู่เป้ าหมายทีต้องการได้อย่างรวดเร็วและราบรืน

บทบาทของเทคโนโลยสี ารสนเทศในสํานักงาน การปฏิบัติงานในสํานักงานเป็นงานทีเกยี วข้องกับงานต่างๆ ภายในสํานักงานได้แก่ การจัดการ เอกสารรับส่ง แจกจ่าย แจ้งเวียน และจัดเก็บ การนัดหมาย การประชมุ ฯลฯ ในการปฏบิ ัตงิ านเดมิ ๆ จะใช้หลักการ ปฏิบัติงานด้วยมือและใช้อปุ กรณ์พืนฐานชว่ ยงานในบางเรือง ในกรณีทเี ป็นสํานักงานขนาดเล็ก วธิ ีการดังกลา่ ว สามารถปฏบิ ัติงานได้ผลดีต่อเมอื องค์กรมขี นาดใหญข่ ึ น มีบุคลากร มีเอกสาร มีภารกิจในสํานักงานมากและ เกดิ ขึ นบ่อยๆ การดําเนินการมอิ าจกระทําได้โดยง่ายการเพิมคน เพิมอุปกรณ์ฯลฯเป็นวธิ ีการแก้ปัญหาขนั ต้น แต่ วธิ ีการดังกลา่ วนํามาซึ งความยุ่งยากในการจัดการบคุ ลากรการจัดการคา่ ใช้จ่าย ซ่อมบํารุง ดแู ล ซึ งแทนทีจะ แก้ปัญหาอาจชว่ ยสร้างปัญหาอืนๆขึ นอกี ปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพวิ เตอร์ได้พัฒนาการไปสู่อปุ กรณ์ตา่ งๆทใี ช้ในชวี ิตประจําวันและสํานักงาน อปุ กรณ์แต่ละชนิดสามารถสือสารเชือมโยงกันได้โดยสะดวกผ่านระบบเครือข่ายสือสารหลากหลายประเภทอีก ทั งราคาก็ถกู ลงจนคุ้มค่าในการพจิ ารณาลงทนุ เทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ มาใช้ในสํานักงานสํานักงานทใี ช้ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการปฏบิ ัตงิ านต่างๆ ในสํานักงานในทีนี จะขอเรียกย่อๆเพือความสะดวกในการ กลา่ วอ้างว่า \"ระบบปฏิบัติการ สํานักงานอัตโนมัต\"ิ หรือ \"ระบบสํานักงานอัตโนมัต\"ิ ในบทความต่อไปนี จะประกอบด้วยเนือหาต่างๆดังนี - ความหมาย - วัตถุประสงค์ของระบบสํานักงานอัตโนมัติ - ภารงานในสํานักงาน - ผังงาน/กิจกรรมและแฟ้ มข้อมูลทเี กยี วข้อง - การพจิ ารณาคุณลักษณะของรายงานในหน่วยงาน - แฟ้ มข้อมลู ทใี ช้ในระบบสํานักงานอัตโนมัติ - กลยุทธแ์ ละวงจรในการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ - ปัญหาของการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ - ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ - สรุปข้อดแี ละข้อเสียของระบบสํานักงานอัตโนมัติ ความหมาย ระบบปฏิบัตกิ ารสํานักงานอัตโนมัติ หมายถึงสํานักงานซึ งได้รับการพจิ ารณาคัดสรรงานตา่ งๆ ทมี ี คณุ สมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลียนแปลงวิธีการปฏิบัตงิ านเดมิ ซึ งมักจะเป็นการปฏิบัตดิ ้วยมอื มาเป็นแบบ กึงอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัตสิ มบูรณ์แบบ นอกจากนั นยังครอบคลมุ รวมถงึ การใช้ระบบสํานักงานอัตโนมัติที พัฒนาขึ นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพหรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสํานักงาน - แผนก ต่างๆ เพอื ส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ งมสี ิทธิ นําไปประมวลผลให้ได้ขา่ วสารทจํีาเป็นตอ่ การปฏิบัติงานหรือ บริหารงานของสํานักงานได้อย่างมปี ระสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของระบบสํานักงานอัตโนมตั ิ การจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ําเป็นต้องใช้เวลทา รัพยากรมากมาย แต่หลายหน่วยงานก็มีความ คาดหวัง ทจี ะพัฒนาองค์กรให้เป็นสํานักงานอตั โนมัติทั งนี เพอื ประโยชนด์ ังนี - เป็นเครืองมืออํานวยความสะดวกในการปฏบิ ัตงิ านต่างๆ ของสํานักงานให้มีความสะดวกเป็นระบบ ต่อเนือง มีรูปแบบทีชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล - ชว่ ยลดเวลาการจัดการงานในสํานักงานลง - ชว่ ยลดคา่ ใช้จ่ายการปฏบิ ัติงานสํานักงานลง ในด้านแรงงาน เครืองมอื สถานทจี ัดเก็บเอกสาร - เพิมความสะดวกในการสืบค้นข้อมลู และการบูรณาการข้อมลู จากแหล่งตา่ งๆ ภายใต้เงือนไขที เปลยี นแปลงได้ไม่คงที - เพิมโอกาสในการแข่งขันกับค่แู ข่งขัน - ปรับปรุงวิถีปฏบิ ัตสิ ํานักงานเป็นแบบโลกาววิ ัฒนห์ รือสํานกั งานแบบเทยี ม (Virtual office) ภารงานในสํานักงาน ในสํานักงานตา่ งๆ มักจะมลี ักษณะงานทีคล้ายคลงึ กัน(Common หรือ Generalization) และงาน บาง ประเภททแี ตกตา่ งกันออกไปแล้วแต่ลักษณะความพเิ ศษของหน่วยงาน(Specialization) สําหรับภารกจิ ซึ งปฏบิ ัติคล้ายๆกนั ในสํานักงานสามารถจําแนกได้ดังนี 1.การจัดการด้านเอกสาร - การผลติ เอกสารเพือจัดส่งสู่ภายนอก หรือ เวยี น แจ้ง จัดส่ง ภายในสํานักงาน - การรับ/ส่ง เอกสารทผี ลติ จากแหล่งภายนอก เพอื จัดการ ส่ง เวยี น แจ้ง หน่วยงาน หรือบุคคล ภายใน หน่วยงาน 2. การควบคมุ การเข้า-ออก เพอื ใช้รวบรวมข้อมูลการเข้าออกปฏบิ ัติงานของแตล่ ะบคุ คลและเพอื รักษา ความ ปลอดภัยสํานักงาน 3. การนัดหมาย บุคคล/หน่วยงาน ภายในและภายนอกหน่วยงาน 4. การจัดทําดแู ล หมายกําหนดการปฏิทนิ งานทีต้องปฏบิ ัติ 5. การตดิ ตอ่ สือสารโดยวิธีโทรศัพท/์ แฟลก/ฝากข้อความ ระหว่างบุคคล/หน่วยงานทั งภายใน และ ภายนอก องค์กร 6. การจัดเก็บเอกสารทีจําเป็นต้องใช้ประกอบเป็นหลักฐานทางกฎหมายการสืบค้นหาเอกสารมาใช้ งาน 7. การจัดทําสําเนารับรองหลักฐานตา่ งๆและการพจิ ารณาทําลายเอกสารทจี ัดเก็บ 8. การจัดการเกียวกับการประชมุ เช่น การจัดทําหนงั สือเชิญ การดําเนินการประชุม การบันทึกการ ประชุม 9. การนําเสนอข้อมลู ในการประชมุ ทั งการประชุมภายในและภายนอกหน่วยงาน 10. การจัดเตรียมงานในการนําเสนองานของบคุ คล/หน่วยงานโดยใช้ระบบสือประสม(Multimedia) 11. การจัดการระบบการประชาสมั พันธ์ และตดิ ต่องานอัตโนมัตโิ ดยบคุ คลหรือปราศจากบุคคลทั งใน เวลาและ นอกเวลาปฏบิ ัตงิ าน

ผังงาน/กจิ กรรมและแฟ้ มข้อมูลทีเกียวข้อง ในการพิจารณาวิเคราะห์ และออกแบบระบบสํานักงานอัตโนมัติจะมขี ั นตอนเดยี วกันกับการออกแบบ ระบบงานคอมพิวเตอร์ทัวๆ ไป คือจะต้องมกี ารพิจารณาสภาพการปฏิบัติงานของระบบงานปัจจุบันก่อน การ พจิ ารณาถงึ จุดเด่น และจุดด้อยของระบบปัจจุบัน จากนั นจึงทําการกําหนดความต้องการของระบบงานใหมเพ่ อื ใช้เป็ นคุณลักษณะในการออกแบบระบบงานใหม่ต่อไป การจัดการด้านเอกสาร การผลิตเอกสาร เพือจัดส่งสู่ภายนอกหรือเวียน แจ้ง ภายในสํานักงานและการรับ/ส่ง เอกสารทมี าจาก แหลง่ ภายนอก รูปที 1 แสดงระบบการจัดการด้านเอกสาร 1. แทน แฟ้ มเก็บเอกสารต้นฉบับเพอื จัดส่งภายใน/ภายนอก เป็นแฟ้ มใช้งาน (Working document preparation file) 2. แทน แฟ้ มเก็บเอกสารทั งจากภายใน/ภายนอกทจี ําเป็นต้องจัดเก็บพร้อมรายละเอยี ดการรับเรือง หมายเลขรับ เรือง สถานะของเรือง (อยู่ในการดําเนินการหรือสิ นสุดแล้ว) และชือแฟ้ มข้อมลู ทีบีบอัดไว้ พร้อมรายละเอยี ด เกยี วกับข้อมลู (เอกสาร) ว่าจัดเก็บในรปู แบบใด มาตรฐานข้อมูลฯลฯ 3. แทน แฟ้ มข้อมูลทเี ก็บตารางคมุ (Table) ของบุคคล/หน่วยงานทใี ช้ในการติดตอ่ ด้วย เช่นaddress, URL, E-mail address ฯลฯ 4. แทน แฟ้ มข้อมลู อนื ๆ ทีเกียวข้องหรืออ้างอิงถึง แทน หนังสือ, ภาพนิง, ภาพยนตร์และเสียง (ระบบสือประสม) (ต้องเป็นรูป)

ผู้ทตี ้องการส่งเอกสารจะจัดเตรียมเอกสารทจี ะจัดส่งมอบให้หน่วยรับเอกสาร เจ้าหน้าทใี นหนว่ ยรับ เอกสารจะทําหน้าทปี ้ อนข้อมูล พร้อมสือประสมอนื ๆ จัดเก็บไว้ใน1 เฉพาะแฟ้ มข้อมูล (เอกสาร) ทีพร้อมจัดส่ง จะมีการลง หมายเลขส่งออกและรายละเอียดอนื ๆ เพือใช้ในการจัดส่งและตดิ ตามสถานะ ในทํานองเดยี วกันผู้ที ต้องการส่งเอกสารจากภายนอกจะถกู ลงหมายเลขรับเรืองและรวบรวมเข้าแฟ้ มหมายเลข2 และดําเนนิ การใน ลักษณะเดยี วกัน อุปกรณ์ FAX/MODEM อาจจําเป็นต้องใช้ในกรณีต้องการจัดส่ง/รับ ข้อมลู (เอกสาร) ผ่านระบบ โทรศัพท์ การควบคุมการเข้า-ออก สํานักงาน รูปที 2 แสดงระบบการควบคุมการเข้า-ออก สํานักงาน 1. แทน แฟ้ มข้อมูลจัดเก็บรายละเอียด การเข้า/ออก งานของเจ้าหน้าที 2. แทน แฟ้ มข้อมลู จัดเก็บรายละเอยี ด, สิทธิ, เวลา-อนุญาต เข้าออกของเจ้าหน้าทแี ต่ละบุคคล พนักงานจะยืนบัตรบาร์โค้ด หรืออาจใช้การป้ อนรหัสประจําตัว คอมพิวเตอร์จะตรวจสอบสิทธิ ในการ เข้าออกจากแฟ้ ม2 หากมสี ิทธิ จะเปิ ดประตแู ละบันทกึ เวลาเข้า/ออกไว้ในแฟ้ ม 1 หากไมม่ สี ิทธิ และพยายามเข้า/ ออก เกนิ กว่า 1 หน ระบบจะแจ้งพนักงานรักษาความปลอดภัยเพือตรวจสอบตอ่ ไป

การจัดการการนัดหมาย รูปที 3 ภาพแสดงระบบการจัดการนัดหมาย 1. แทน แฟ้ มข้อมูลรายการนัดหมาย(Appointment file) 2. แทน รายละเอยี ดบุคลากร ผู้ต้องการตดิ ต่อจะเรียกค้นหาบคุ คลทีต้องการนัดหมาย โดยดูจากแฟ้ มหมายเลข2 และทําการขอแจ้ง นัด หมายกับบุคคลดังกล่าว รายละเอียดการขอนัดหมายจะเก็บไว้ในแฟ้ ม1 เมอื ผู้ใช้งานทีถกู ขอนัดหมายเปิ ดใช้งาน ระบบๆ จะแจ้งการขอร้องขอนัดหมายจากบุคคลตา่ งๆ ผู้ใช้งานจะเลอื กเข้าไปแจ้งตอบรับ หรือปฏิเสธการนัด หมายในแฟ้ ม 1 ต่อไป การติดต่อสือสารโดยโทรศัพท์/แฟกซ์/ฝากข้อความ รูปที 4 ภาพแสดงระบบการติดต่อสือสารโดยโทรศัพท/์ แฟกซ์/ฝากข้อความ

1. แทน แฟ้ มเก็บบัญชรี ายนามผู้ใช้โทรศัพท์ 2. แทน แฟ้ มเก็บข้อมลู การสนเทนาในรูปDigital/Analog mode ผู้ทีต้องการตดิ ตอ่ ผา่ นระบบต่างๆ หากจะใช้วธิ ีการติดตอ่ โดยโทรศัพท์จะมตี ู้ชุมสายPABX ทําการตดิ ตอ่ ให้ ได้ตดิ ตอ่ พูดคุยกับผู้ทีต้องการโดยการใช้โทรศัพท์ ในขณะเดียวกันทั งสองอาจขอให้บันทึกการสนทนา ดังกลา่ ว เข้าสู่คอมพวิ เตอร์พร้อมๆ กันในคราวเดยี ว โดยแปลงเป็นสญั ญาณดิจิตอล หรืออาจใช้คอมพิวเตอร์อย่าง เดียว โดยการ ตดิ ต่อจะตรวจสอบหาทีอยู่ของผู้ทีต้องการติดติดด้วยผ่านแฟ้ ม1 และบันทกึ ข้อความการสนทนาไว้ ในแฟ้ ม 2 กรณีผู้รับไมอ่ ยู่ ผู้ส่งอาจขอใช้บริการฝากข้อความเข้าแฟ้ ม2 แทนเมือผู้รับเปิดใช้คอมพวิ เตอร์ระบบจะแจ้ง เตือนให้ทราบวา่ มผี ู้ฝากข้อความไว้ เมือผู้ใช้งานเข้าใช้งา/นเปิ ด แฟ้ มข้อมูลดังกลา่ วแล้วระบบจะยุติการร้องเตอื น ในคราวต่อไป การจัดเก็บเอกสารทีจําเป็ นต้องใช้ประกอบเป็ นหลกั ฐานทางกฎหมาย รูปที 5 ภาพแสดงระบบการจัดเก็บเอกสาร 1. แทน แฟ้ มข้อมูลจัดเก็บข้อความรายละเอยี ดเอกสาร 2. แทน แฟ้ มข้อมลู จัดเกบ็ รายละเอียด บัญชีคุมการจัดเก็บเอกสาร(File Allocation Table) 3. แทน แฟ้ มจัดเก็บรายละเอยี ดการร้องขอใชง้ านการเรียกดู 4. แทน แฟ้ มจัดเก็บสิทธิ การใช้งานของบุคคล/หน่วยงานต่อแฟ้ มข้อมลู เอกสารและรายการข้อมลู

ผู้จัดสร้างเอกสารจะนําเอกสารเปลียนแปลงรูปแบบโดยเครืองกวาดภาพ(Scanner) หรืออาจใช้การถา่ ยโอนข้อมลู (Transfer file)เข้าจัดเก็บยังแฟ้ ม1 พร้อมสรุปบัญชคี ุมไว้ในแฟ้ ม2 (FAT) เมือมกี ารร้องขอใช้งาน ผู้ใช้จะร้องขอเอกสารทีต้องการผ่านภาษาสืบค้น(SQL) ระบบงานจะใช้คําสังSQL ไปตรวจสอบแฟ้ ม 2 เพือไปอ้างองิ แฟ้ ม 1 เพือดงึ เอกสารมาพิมพ์หรือใช้งานอนื ตอ่ ไปโดยจะมแี ฟ้ ม 4 ดูแลการ ควบคุม/ตรวจสอบสิทธิ การร้องขอประวัตกิ ารร้องขอใช้งานเอกสารจะถกู จัดเก็บในแฟ้ มหมายเลข 3 ตอ่ ไป การจัดทาํ ดูแล หมายกาํ หนดการและการ ประชมุ รูปที 6 ภาพแสดงระบบการจัดทํา ดูแล หมายกําหนดการประชมุ แบบทางไกล (Teleconference)

1. แทน แฟ้ มเก็บรายละเอยี ดการนัดหมายประชุม RFi แทน แฟ้ มข้อมูลอืนๆ ทเี กียวข้องซึ งอาจถูกเรียกใช้โดยผู้เข้าประชุมเพืออ้างอ/ิงเรียกดขู ้อมูล Result แทน แฟ้ มข้อมูลจัดเก็บผลการประชุมในขณะการประชุม Conference Report แทน แฟ้ มข้อมูลเกบ็ รายละเอยี ดสรุปผลการประชมุ ในครั งนั นๆ ผู้ทีเป็นกรรมการจะเข้าร่วมประชุมจะมีการนัดหมาย(ถูกนัดหมาย) โดยเลขานุการการประชุม จัดเก็บ รายละเอียดในแฟ้ ม 1 เมอื ถงึ กําหนดการประชุม(Teleconference) คอมพิวเตอร์จะเตอื นผู้เข้าร่วมประชุมผา่ นระบบคอมพวิ เตอร์ ผู้เข้าร่วมจะตอบรับการประชุม หากไม่มกี ารตอบรับเลขานุการอาจใช้การตดิ ต่อผา่ นระบบอนื (เช่นโทรศัพท)์ เพอื ยืนยันการประชุม(กรณีผู้เข้าร่วมประชมุ ไมไ่ ด้เปิ ดใช้คอมพวิ เตอร)์ ในการประชมุ ผู้เข้าร่วมประชมุ อาจจะต้องอ้างองิ แสดงข้อมลู จากแฟม้ ข้อมูลทีอ้างองิ (RFi) พร้อมระบบสือ ประสมอนื ๆ เชน่ เสียง ภาพ ฯลฯ ภาพ/ข้อมลู ต่างๆ จะถกู นําเสนอออกทาง LCD (กรณีมีบางส่วนของกรรมการอยู่ ในห้องประชมุ ในขณะเดยี วกัน) โดยมเี ลขานุการประชุมช่วยสรุปประเด็นในการประชมุ และแจ้งผลโต้ตอบผู้เข้า ประชุม ทกุ ๆ คน พร้อมๆ กันผ่านแฟ้ ม Result เมอื การประชมุ สิ นสุดลงจะมีการสรุปรายงานการประชมุ ครั งนั นๆ ไว้ในConference Report file เพอื รวบรวมไว้เป็นรายงานประชมุ ในแต่ละครั งเพอื อ้างองิ /รับรองรายงานในการ ประชมุ คราวตอ่ ๆ ไป

การจัดเตรียมงานในการนําเสนองานของบุคคล หน่วยงาน รูปที 7 ภาพแสดงระบบการจัดเตรียมงานการนําเสนองาน Other file แทน แฟ้ มข้อมูลอนื ๆ ทีเกยี วข้องทมี ีข้อมูลประกอบการนําเสนอ Presentation file (Webbase) แทน แฟ้ มข้อมลู ทีจัดเกบ็ รายละเอยี ดต่างๆ ทีจะนําเสนออาจเป็นภาพนิง- เคลอื นไหว ตัวอักษร เสียงฯลฯ PF directory แทน แฟ้ มข้อมูลจัดเก็บบัญชีคุมแฟ้ มรายการทีจะนําเสนอ Rights แทน แฟ้ มข้อมูลควบคุมสิทธิ การเข้าใช/เ้รียกดู แฟ้ มรายการของบุคคล/หน่วยงาน ทีจะเข้าใช/้เรียกดู แฟ้ มรายการ ผู้ต้องการจัดเตรียมงานจะใช้ข้อมูลจากแฟ้ มข้อมูลอืนๆ และสือผสมต่างๆ เพือจัดเตรียมงานทีจะนําเสนอ รวบรวมไว้ในแฟ้ มPresentation file ในรูปของ Webbase และมบี ัญชีไว้ในPF directory file ส่วนสิทธิ ในการใช้ งาน แฟ้ มผลงานตา่ งๆ จะเก็บไว้ในแฟ้ มRights เมอื ผู้ใช้ต้องการเรียกดผู ลงานระบบฯจะตรวจสอบสิทธิ การใช้งานก่อนอนุญาตใช้งานต่อไป

การจัดการระบบการประชาสัมพันธ์ การพิจารณาคุณลกั ษณะของระบบงานในหน่วยงาน จากการศึกษาลักษณะงานทกี ระทําในสํานักงานจากทีอธิบายข้างต้นพบวา่ มคี ณุ ลักษณะทางเทคนิคที จําเป็ นต้องใช้ดังนี - โปรแกรมอา่ นรหัสบาร์โค้ด และเครืองรูดบัตรบาร์โค้ด - โปรแกรมแปลงเสียงอนาลอคเป็นดจิ ิตอล - เครือข่ายชมุ สายโทรศัพท์(PABX) - โปรแกรมจัดการสือประสม ภาพ เสียง - อปุ กรณ์ FAX, MODEM - แอลซีดีโปรเจคเตอร์ - วงจรควบคุมการเปิ ด ปิ ดประตู - โปรแกรมเรียกใช้ฐานข้อมลู (SQL) - โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล(DB) - โปรแกรมควบคุมการบบี /อัดขยายข้อมูล - โปรแกรมจัดการ/นําเสนอข้อมลู ผา่ นระบบเครือข่ายอนิ เทอร์เนต

แฟ้ มข้อมูลทใี ช้งานในระบบสํานักงานอตั โนมัติ ในระบบสํานักงานอัตโนมัติพืนฐานควรจะมีแฟ้ มข้อมลู ทใี ช้ร่วมกันในเรืองต่างๆดังต่อไปนี 1. แฟ้ มข้อมูลหลกั - แฟ้ มพนักงาน - แฟ้ มเก็บข้อความ/ฝากข้อความ/เรียก-ฟัง การโทรศัพท์ - แฟ้ มการนัดหมาย การพบปะเจรจา - แฟ้ มผลการประชุมและการนัดหมายการประชุม - แฟ้ มจัดเก็บ เอกสารรับ/ส่ง - แฟ้ มข้อมูลนําเสนอผลงาน/รายงาน - แฟ้ มข้อมูลเกียวกับการประชาสัมพันธ์ 2. แฟ้ มควบคุมต่างๆ - แฟ้ มข้อมูลควบคุมการรับ/ส่ง เรืองตา่ ง ๆ (Logging file) - แฟ้ มบัญชีคมุ (Directory) - แฟ้ มควบคุมสิทธิ การใช้งานแฟ้ มข้อมูลหลักต่าง ๆ 3. แฟ้ มข้อมูลคุม/ช่วยการบูรณาการข้อมูลองค์กร - แฟ้ มข้อมูลทีใช้ในการจัดเก็บรายการข้อมลู (field) ต่าง ๆ ทมี ใี ช้ในหน่วยงาน สถานทตี ิดตั ง ชอื แฟ้ มข้อมลู (ฐานข้อมูล) โครงสร้างข้อมลู และสิทธิ ในการให้ใช้งาน(Rights) ต่อบคุ คล/ หน่วยงานทจี ะเรียกใช้ข้อมลู บรู ณาการจากแหล่งตา่ งๆ การบรู ณาการข้อมลู (Integrate) จากแหล่งข้อมูลตา่ งๆ จะ พิจารณา รูปที 9 แสดงรายละเอียดการจัดเก็บรายละเอียดรายการข้อมลู ต่างๆ ในระบบสํานักงานพร้อมสิทธิ ในการถูกใช้ งานโดยบุคคลตา่ งๆ (personal-id)

กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ ขั นตอนในการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตจิะมีขั นตอนคล้ายคลึงกับการพัฒนาระบบสารสนเทศ ดังนี - จัดสร้างแผนความต้องการขา่ วสารขององค์กรในทกุ ๆ ระดับ ได้แก่TPS, MIS, DSS และ EIS ระบุ ความจําเป็นเร่งด่วนและลําดับการจัดสร้าง เรียกดู แก้ไขลบทิ งของสารสนเทศแต่ละระดับ - จัดเตรียมแผนแมบ่ ทให้สมบูรณ์ขึ นโดยการกําหนดระยะเวลาขา่ วสารทจี ะต้องพัฒนาผู้รับผดิ ชอบ งบประมาณ และเป้ าหมายในแตล่ ะขั นตอน - จัดทําตาราง/ความเกยี วข้องของข้อมลู และ/กจิ กรรม (function งานต่างๆ ) ทั งหมดของทุกๆ ระบบงาน (ตามแผนแมบ่ ทพัฒนาสารสนเทศ) ขั นตอนนี เป็นขั นตอนการศึกษาภาพรวมของทั งระบบงาน(ทั งทีกําลังจะทํา ยังไม่ได้ทํา) (System approach) สิงทีได้จากการศึกษา คอื รูปแบบขอ้ มูลเชิงตรรกของระบบงานทพี ึงประสงค์ (purpose logical model) ซึ งจะแสดงออกมาโดย ER Diagram, OO-Diagram, Software - Hardware และ peopleware specification - ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานย่อยๆ ในแต่ละผังงานย่อยๆหากยังมีระบบงานย่อยอีก ให้เริมพัฒนา ระบบงานย่อยทเี ป็นจุดสร้าง (Create) ข้อมลู เป็นอันดับต้น ส่วนการปรับปรุง เปลียนแปลงข้อมูลจะพัฒนาใน อันดับรองต่อๆไป - ทําการปรับปรุงแผนแมบ่ ทสารสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชิงการปฏบิ ัต(ิ พัฒนา) ทั งในด้าน ระยะเวลา ระบบข่าวสารทตี ้องพัฒนา เวลา ผู้รับผดิ ชอบและทรัพยากรทเี กยี วข้อง - จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครืองมอื สถานที งบประมาณ ผู้เชยี วชาญฯลฯ ให้พร้อมทจี ะ ตอบสนอง การทํางานพัฒนาระบบข่าวสารหนึงๆ ณช่วงเวลาหนึงๆ (ทีระบบขา่ วสารนั นต้องการ) - ดําเนินการพัฒนาระบบขา่ วสารฝึ กอบรมบคุ ลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที พัฒนา-ทดสอบ-แก้ไข โปรแกรม - ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวธิ ีการปฏิบัติงาน/ปรับปรุงโครงสร้างองค์กร (ถ้าจําเป็น) - พจิ ารณาปรับเปลียนระบบงานเกา่ สู่ระบบงานใหม่ - ประเมนิ ผลการปฏบิ ัตงิ านของระบบขา่ วสารทีพัฒนาและตรวจวัดประสิทธิภาพเกียวกับวัตถปุ ระสงค์ (Requirement base line) ทีกําหนดไว้ - ยุติโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศระยะนั นๆ(phase) พร้อมรายงานผลต่อผู้บริหารหน่วยงาน - พจิ ารณาดําเนินการพัฒนาระบบขา่ วสารระยะต่อไปตามแผนงานทกี ําหนดไว้ - เมอื สิ นสุดทุกๆ ระบบขา่ วสารตามแผนงานแล้วให้บันทกึ สรุปผลการดําเนินการ การบรรลุ วัตถุประสงค์รวมของทกุ ๆ ระบบต่อเป้ าหมายรวมขององค์กร เช่น การลดค่าใช้จ่าย การเพิมผลผลิตการขยาย ศักยภาพในการแขง่ ขันฯลฯ - ปรับปรุงและบํารุงรักษาระบบขา่ วสารต่างๆให้คงสภาพในการปฏบิ ัติงาน ให้บริการได้อย่างมี ประสิทธิภาพตอ่ เนืองยาวนาน - ประเมนิ ผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสิทธิภาพของระบบข่าวสารทุกๆ ระยะ (เช่นทุก 1 ปี ) เพือ ตัดสินใจว่าจะต้องปรับปรุงแก้ไขเพิมเติม และยกเลกิ ระบบขา่ วสารใดบ้างทั งนี เพือให้องค์กรสามารถใช้งาน ระบบขา่ วสารอัตโนมัตไิ ด้อย่างมปี ระสิทธิภาพตอบสนองวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ดีตลอดไป

ปัญหาของการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ การพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ะประสบปัญหาในหลายเรืองเนืองจากต้องใช้เทคนิควิธีการ หลากหลายใน การพัฒนา และใช้งานร่วมกันแบบผสมผสานพอสรุปประเด็นแห่งปัญหาเพือเป็นข้อพจิ ารณาแกผ่ ู้พัฒนาระบบใน การดําเนินการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตใิ ห้สําเร็จดังพงึ ประสงค์ - การจัดซือซอฟต์แวร์ในการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัตอิ าจใช้วธิ ีการพัฒนาขึ นเองในทุกๆ เรือง หรืออาจใช้วิธีเลอื กจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรืองทีมผี ู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเชน่ โปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ งจะมีข้อดีในด้านเวลา คา่ ใช้จ่ายตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ จะดีกวา่ การเลือกพัฒนา เอง แต่ข้อเสียทีพบคอื หากมโี ปรแกรมจัดซือมากมายในหลายเรืองการใช้งานร่วมกันอาจมปี ัญหาความไม่ สอดคล้องกันของรหัส สญั ญาณ มาตรฐานอืนๆฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏบิ ัตกิ าร ตา่ งกัน เป็นต้น - ความตอ้ งการของหน่วยงานเปลยี นแปลงไป มกี ารเพิมหรือลดจากทีได้กําหนดไว้ในแผนแม่บท สารสนเทศ - การเปลยี นแปลงด้านวทิ ยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในเรืองทีเกียวขอ้ งมอี ยู่อย่าง ต่อเนือง ตลอดเวลา - ยังไม่มกี ารกําหนดมาตรฐานสากลในการเชือมต่อ แลกเปลียนข้อมลู ระหวา่ งกัน (protocol) เช่นระบบ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสือสาร รหัสข้อมูลฯลฯผู้อนื /หน่วยงานภายนอกทีต้องติดตอ่ ด้วยอาจใช้ มาตรฐานตา่ งกัน - ความสามารถในการบีบอัดแฟ้ มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มปี ระสิทธิภาพพอยังคงใช้เนือทีจัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบบี อัด/ขยาย-คนื รูป - ระบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ําเป็นต้องใช้ระบบสือสารข้อมูลซึ งหากต้องการประสิทธิภาพหมายถึง คา่ ใช้จ่ายซึ งสูงขึ นและยากตอ่ การควบคมุ ยิงขึ น(กรณี Virtual - Office Automation) - การสงั เคราะหเ์ สียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้ มข้อมูลยังขาดความถูกต้องและสมบรู ณ์พอโดยเฉพาะ ภาษาไทย - การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย(Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนาอัลกอลทิ มึ ให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถกู ต้องยิงขึ น ทั งการตัดคกํารพิจารณาคําผิดฯลฯ - ความแตกตา่ งของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏบิ ัติการ แต่ละภาษาจะมรี ายละเอียด ปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจําหรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พเิ ศษ แตกต่างกันไปทําให้การพัฒนาโปรแกรมซึ ง เลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั งสองตา่ งกันอาจมีข้อขัดแย้งไมส่ ามารถทํางานร่วมกันหรือแลกเปลียนข้อมลู ระหวา่ งกันได้ดี พอ

ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสํานักงานอตั โนมัติ จากข้อปัญหาทมี ักจะพบในการพจิ ารณาระบบสํานักงานอัตโนมัติเพือแบ่งเบาข้อปัญหาข้างต้นจึงควร พจิ ารณา แนวทางในการพัฒนาให้ - เลือกซือซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ งสามารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏบิ ัติการ และ ระบบฮาร์ดแวร์ (Platform) ได้หลากหลาย - ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ทีจะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม(Runtime) หรือไม่ เนืองจาก หน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดตดิ ต่อ การเลอื กซือ/พัฒนาซอฟต์แวร์สํานักงานอัตโนมัตโิ ดยปราศจากคา่ ใช้จ่าย ดังกล่าว จะเป็นการบรรลวุ ัตถุการประหยัดในระยะยาวทีแท้จริงในปัจจุบันมภี าษาโปรแกรมภาษาใหมๆ่ ที ส่งเสริมความสามารถด้านนี เชน่ JAVA, VB.Net เป็นต้น - ควรมีเทคนิค/โปรแกรม ช่วยการพัฒนาระบบงาน (CASE-Tool) เพอื ชว่ ยในการสร้างต้นแบบระบบ สํานักงานอัตโนมัตทิ ั งนี เพอื ให้ตอบสนองความต้องการ และจัดการกับคาวมต้องการทีเปลียนแปลงไป ตัวอย่าง ของโปรแกรมชว่ ยการพัฒนาระบบงานได้แก่ROSE-UML, CAFE-UML ฯลฯ สรุปข้อดแี ละข้อเสียของระบบสํานักงานอัตโนมตั ิ ในการจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัติจะมีทั งผลดีและผลเสีซยึ งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที จะได้รับเมือตดั สินใจดําเนินการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติแล้วจะต้องพยายามตระหนักถงึ ปัญหา และ หาทางแก้ไขไว้ล่วงหน้าทั งนี เพอื ให้การดําเนินการบรรลุวัตถปุ ระสงค์ได้ผลสําเร็จ ภายใต้ เวลา ทรัพยากร งบประมาณ และหมายกําหนดการของหน่วยงาน ข้อดี - ประหยัดสถานทีจัดเก็บเอกสาร - เพิมความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน - ลดขั นตอน/เจ้าหน้าทีในการจัดทําสืบค้น สําเนาและการทําลายเอกสาร - ลดภารกจิ ในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมฝ่ ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น - ลดปัญหาการจัดทํา จัดเก็บเอกสารซํ าซ้อนโดยใช้หลักการสํานักงานปราศจากเอกสาร(Paperless office/Turn around documentation) - สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สังงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว - ป้ องกันการทจุ ริต - ช่วยสอบทานเอกสาร การปฏบิ ัตงิ านได้โดยง่าย

ข้อเสีย - การพัฒนาระบบสํานักงานอตั โนมัตติ ้องเกียวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน หลายฝ่ าย การประสานงาน ประสานข้อมลู ประสานข้อตกลง ต้องใช้เวลา และความพยายามในการกําหนดเปลยี นแปลง แก้ไข ให้ยอมรับ โดยส่วนรวมคอ่ นข้างยากและใช้เวลา - การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน ซึ งเทคโนโลยีซอฟต์แวรแ์ ละฮาร์ดแวร์เปลียนแปลงไป ตลอดเวลา - ต้องใช้เงนิ งบประมาณ ทรัพยากรต่างๆอย่างตอ่ เนืองและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อ สถานภาพการเงนิ แรงงานของหน่วยงานได้ - ข้อมลู ทรี วมไว้เป็นหมวดหมู่และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ทีหน่วยตา่ งๆ(Distributed database) เป็นเป้ าหมายตอ่ การโจมตเี พอื ล้วงความลับ การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิงทตี ้องคํานึงถงึ ในขั นตอน การออกแบบ และกระทังขั นตอนการปฏิบัตงิ านประจํา - ระบบการทํางานในระบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ะเปลียนวิถปี ฏบิ ัตงิ านไปสู่วิธีการใหม่ อาจต้องมี การ ฝึ กอบรมความรู้ บคุ ลากรเปลยี นตําแหน่งงาน หรือถึงมกี ารเปลยี นแปลงหน่วยงานใหม่(reorganization) ซึ งการ ดําเนินการดังกล่าวมักจะพบกับการตอ่ ต้านต้องใช้เวลาในการนําเสนอเพือให้บุคลากรยอมรับ นานยิงขึ นยิงมกี าร เปลยี นแปลงมากเท่าใด โอกาสเสียงในความล้มเหลวจะสูง แต่จะได้ผลตอบแทน(Benefit) สูงเช่นกัน สรุป ในบทบรรยายข้างต้นได้นําเสนอภาพรวมของการปฏบิ ัตงิ านในสํานักงานทัวๆไป พร้อมเสนอแนะวิธีการ และเทคนิคพัฒนาระบบปฏิบัติการสํานักงานอัตโนมัติโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจากนั นได้สรุปประเด็น ปัญหา และ ข้อพงึ ระวังในการดําเนินการพัฒนาระบบงานฯการนําเสนอข้างต้นเป็นเพียงระบบปฏิบัติการใน สํานักงานทัวๆ ไป(Common Procedure) หากในสํานักงานจะยังมีงานบางประเภททีอาจจะมีคณุ ลักษณะเฉพาะลง ไป (Specialization) งานนั นๆ ก็ยังใช้เทคนิคและวธิ ีการพัฒนาในวิธีการเช่นเดยี วกันได้

การปฏบิ ัตงิ านใช้เทคโนโลยีทีเกียวกับสํานักงานในการรับ-ส่งข้อมูล ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทต่อการดําเนินธุรกจิ การทํางานในสํานักงานและการ บริหารงานสํานักงานจึงมกี ารนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ค่อนข้างมากเพอื ความได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั นหากธุรกิจใดบริหารงานโดยไม่มกี ารนําเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยอาจทําให้เสียโอกาสทางการ แขง่ ขัน และความอยู่รอด การทํางานของคนในสํานักงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ70-80 ในการทํางานทีต้องใช้ ความรู้และความสัมพันธ์กับข้อมลู ดังนั นการนําเทคโนโลยีสารสนเทศจึงถกู นํามาประยุกต์ใช้ในการช่วยจัดการ ข้อมลู ภายในสํานักงาน ให้มปี ระสิทธิภาพมากยิงขึ นแตข่ ณะเดยี วกันเทคโนโลยีสารสนเทศทีเปลยี นแปลงอย่าง รวดเร็วก็มผี ลให้ระบบงานได้รับผลกระทบเป็นระยะและต้องมีการติดตั งสิงใหมต่ ลอดจนสร้างองค์ความรู้ เพิมเติม เพอื ให้เกิดการเรียนรู้ตลอดจนต้องหาวิธีการบริหารจัดการให้ เหมาะสม รูปที 1 แสดงภาพการทํางานของคนในสํานักงาน

เทคโนโลยสี ารสนเทศสํานกั งาน ความหมายของเทคโนโลยสี ํานักงาน เทคโนโลยีสํานักงาน(Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ทีประกอบด้วยเทคโนโลยี ระบบคอมพวิ เตอร์ และ เทคโนโลยีสือสารโทรคมนาคมทผี นวกเข้าด้วยกัน เพือใช้ในการบริหารงานสํานักงาน ชว่ ยให้เกดิ ความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดคี วามแม่นยําในการใช้ข้อมูล ขา่ วสาร และนํามาซึ งการตัดสินใจทีดแี ละถกู ต้องประสิทธิภาพ และความประหยัด เทคโนโลยีทเี กยี วข้องกบั สํานักงาน เทคโนโลยีทีเกยี วข้องกับการทํางานในสํานักงานนั นประกอบด้วยเทคโนโลยี3 ประเภทดังนี 1. เทคโนโลยีคอมพวิ เตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยคี อมพิวเตอร์ทนี ํามาใช้กับงานสํานักงานได้แก่ - เทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์(Hardware) หมายถึง ตัวเครืองและอุปกรณ์ประกอบของคอมพวิ เตอร์ เช่น จอภาพ แป้ นพมิ พ์ เมาส์ เครืองพมิ พ์ เป็นต้น - เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์(Software) หมายถึง ชุดคําสังหรือโปรแกรมทีนํามาใช้สําหรับ ควบคุมให้อปุ กรณ์ตา่ ง ๆ ให้ทํางานสัมพันธ์กันในสํานักงานนิยมใช้ชุดคําสังในงานด้านประมวลผลคํา การ คํานวณ การสร้างฐานข้อมูลและการนําเสนองาน เป็นต้น - เทคโนโลยีฐานข้อมลู (Database) ฐานขอ้ มูลเป็นสิงจําเป็นอย่างยิงสําหรับการทํางานสํานักงาน ปัจจุบันเนืองด้วยต้องการให้การตัดสินใจ หรือการทํางานต่าง ๆมคี วามรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดจึงมีการพัฒนา รูปที 1 แสดงภาพเทคโนโลยีคอมพวิ เตอร์

2. เทคโนโลยีสํานักงานเทคโนโลยีสํานักงาน หมายถงึ อปุ กรณ์ต่าง ๆทสี ามารถช่วยให้งานสํานักงาน สะดวกขึ น เช่น เครืองบนั ทึกเงนิ สด เครืองถา่ ยเอกสาร เครืองทําสําเนาระบบดิจิตอล เครืองโทรสาร เครืองฉาย ภาพ เป็นต้นในปัจจุบันเทคโนโลยีสํานักงานเหล่านี สามารถทํางานได้มากขึ นในเวลาทีน้อยลขงนาดอปุ กรณ์ตา่ ง ๆ มขี นาดเล็กลง ทําให้ธุรกิจสามารถจัดซืออปุ กรณ์เหลา่ นี ได้โดยงา่ ย รูปที 3 แสดงภาพเทคโนโลยีสํานักงาน 3. เทคโนโลยีการตดิ ตอ่ สือสาร ในปัจจุบันการสือสารมีหลายรูปแบบ เชน่ โทรศัพท์ โทรสาร การ สือสารผ่านดาวเทียม เป็นต้นในปัจจุบันเทคโนโลยีการสือสารทีประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดตอ่ สือสารมคี วามสําคัญเป็นอย่างมากตอ่ การทํางานในสํานักงานเนืองด้วยความสามารถในการ สือสารรูปแบบข้อมลู อเิ ล็กทรอนิกส์มีเพิมขึ นอย่างต่อเนือง ความเร็วทีเพิมขึ นจากระบบเทคโนโลยแี ละ เทคโนโลยีมขี นาดและต้นทนุ ทลี ดลงเทคโนโลยีการติดตอ่ สือสารทนี ิยมใช้ใน สํานักงานได้แก่ ระบบอินทราเนต็ (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหลา่ นี ช่วยให้เกิดการ ประชุมทางไกล หรือการส่งผา่ นข้อมลู ได้งา่ ยและรวดเร็วขึ น รูปที 4 แสดงภาพการใช้เทคโนโลยีการติดตอ่ สือสาร

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยใี นสํานักงาน เมือพิจารณาถงึ การใช้เทคโนโลยี อาจสรุปได้ว่า มสี ํานักงาน2 ประเภท ประเภทแรกเป็นสํานักงานทีใช้ เทคโนโลยีเป็นหลักในการปฏิบัติงานเทคโนโลยีทใี ช้มที ั งเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีอนื ๆ ทเี กยี วข้อง ประเภททสี อง คอื สํานักงานทีไม่ได้ใช้เทคโนโลยีใด ๆเป็นหลักแต่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสือสาร สนับสนุนการปฏบิ ัติงานสํานักงานทีใช้เทคโนโลยีเป็นหลกั นั นเทคโนโลยีมคี วามสําคัญต่อการปฏิบัตงิ านอย่าง แน่นอนในทุก ๆ ด้านเพราะถ้าหากไมร่ ู้จักใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์แล้วย่อยจะไมส่ ามารถบริหารจัดการ ให้ประสบความสําเร็จได้ เทคโนโลยีจะถูกใช้เป็นทั งกลยุทธใ์ นการดําเนินงานเป็นทั งเครืองมือสําหรับปฏิบัติงาน เป็นทงั ระบบทสี นับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถให้บริการและยังช่วยในการสร้างเสริมพันธมิตรทางธุรกิจให้มัง คงมากยิงขึ นด้วยสําหรับสํานักงานทยี ังไมไ่ ด้ใช้เทคโนโลยีเป็นหลักนั นเมอื พิจารณาให้ถีถ้วนแล้วอาจพบว่าใน การปฏบิ ัตงิ านยังคงต้องพึงพาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสือสารเป็นอย่างมาก การทจี ะให้งานสํานักงานมี ประสิทธิภาพและประสบความสําเร็จในการด ํ าเนินการนักบริ หารทีทันสมัยจึงพยายามอย่างยิ งทีจะน ําเทคโนโลยี เข้ามาใช้ในการดําเนินธุรกจิ เทคโนโลยีทนี ําเข้ามาใช้ในสํานักงานนั นสามารถแบง่ ได้เป็น4 ระดับ (อาทมิ า แป้ น ธัญญานนท,์ 2545 : 26) คอื - ระดับปฏบิ ัตงิ านการนําเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในกิจกรรมบางอย่างทตี ้องทําซํ า กๆันโดยไม่ต้องมีการ ตัดสินใจ เชน่ การตอบคําถามผู้มาใช้บริการ การผลิตเอกสารสํานักงานการทําสําเนาเอกสาร หรือการเพิมความ สะดวกรวดเร็วในการสือสาร เป็นต้น - ระดับสนับสนุนการทํางานเป็นการนําเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการรวบรวมข้อมูล ข่าวสารทใี ช้ใน กิจการ การจัดการระบบจัดเก็บเอกสาร เพอื ให้เกดิ ความรวดเร็วในการค้นคืนเพือใช้งานเป็นต้น - ระดับบริหาร เป็นการนําเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุม ตรวจสอบ การปฏิบตั งิ านตา่ ง ๆ ช่วยใน การวเิ คราะห์ข้อมลู เพือสนับสนุนการตัดสินใจในการทํางาน เช่นการบริหารโครงการ การบริหารการจัดซือ เป็น ต้น -ระดับกลยุทธ์ คอื ระบบทีชว่ ยให้ผู้บริหารสามารถกําหนดกลยุทธเ์ พอื ตอ่ สูก้ ับคแู่ ข่ง ในระยะยาวโดย คํานึงถอื สภาพแวดล้อมทเี ปลยี นแปลงทั งภายในและภายนอกของธุรกิจ เช่นแนวโน้มของผลติ ภัณฑ์ในตลาด เป็น ต้น

การจัดการเทคโนโลยีสํานักงาน ความหมายของการจัดการเทคโนโลยีสํานักงาน สิน พันธุ์พินิจ( 2549:1) กล่าวว่า \" การจัดการเป็นการจัดคนทํางานตามทีเราต้องการ ในขณะทกี ารจัดการ เทคโนโลยี เป็นการจัดคนและเทคโนโลยีให้ทํางานด้วยกันตามทีเราต้องกา\"รการจัดการเทคโนโลยี จึงเกียวข้อง กับการประยุกต์\"Know-how\" อย่างเป็นระบบทั งด้านวชิ าการ(Tecnnical) กับการจัดการ(Managerial) เพอื ผลติ สินค้าและการบริการให้สอดคล้องกับความต้องการของประชาชน เกรนอร์ ( Gaynor , 1999, p.4) ให้ความหมายว่า การจัดการเทคโนโลยี(Prienciples of Technology Management) หมายถงึ ความรู้ของการทจี ะทําสิงตา่ งๆอย่างไร(How) ให้เป็นระบบ (System) ทีสังคมพงึ พอใจในการนํามาใช้ เพือให้ตรงตามความต้องการทั งในปัจจุบันและอนาคตดังนั นจึงสรุปได้ว่าการจัดการเทคโนโลยี คอื วธิ ีการ กระบวนการ ในการประยุกต์ใช้ความรู้ทางวิทยาศาสตร์อย่างเป็นระบบเพอื พัฒนาผลผลติ ทีเป็นประโยชนต์ อ่ สงั คมและมนุษย์ได้สําเร็จตามเป้ าหมายอย่างมปี ระสิทธิผลประหยัด และเป็นการพัฒนาอย่างตอ่ เนืองและยังยืน สําหรับการจัดการเทคโนโลยีสํานักงานนั นก็คอื การหาวิธีการใช้ต้นทนุ ตําทสี ุดในการดําเนินการเกียวกับ เทคโนโลยีสํานักงานเทา่ ทีจะเป็นไปได้โดยยังคงไว้ซึ งประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลสูงสุดผู้บริหารสํานักงาน อาจมีวิธีจัดการหรือบริหารเทคโนโลยีในสํานักงานได้ หลายรูปแบบตามแต่ละสถานการณ์ทีเกิดขึ น และเพอื แก้ไขอปุ สรรคและข้อจํากัดบางประการมีข้อแนะนําในการจัดการกับเทคโนโลยีในสํานักงาน ดังน(สี รัสวดี ราช กุลชัย, 2546 : 401) - คํานึงถึงเป้ าหมายหลักขององค์การและวเิ คราะห์ผลในการนําเทคโนโลยีมาใช้ - ตรวจสอบเทคโนโลยที ีใช้อยู่ - สร้างระบบสนับสนุนในการปฏบิ ัติงานกับเทคโนโลยี - เน้นความเข้าใจทถี กู ต้องกับเทคโนโลยีให้พนักงานได้ทราบ หลกั สําคัญในการจัดการเทคโนโลยี การจัดการเทคโนโลยีควรใช้หลักสําคัญ (www.drkanchit.com/presentations/manange_tech.pdf เข้าถึงข้อมลู 19 เมษายน 2550) คือ 1. มีนโยบายในการจัดการเทคโนโลยี หน่วยงานจําเป็นต้องประกาศนโยบายด้านการจัดการเทคโนโลยี ให้ชัดเจนการประกาศนโยบายนั นหมายความถึงการเขียนนโยบายขึ นเป็นลายลักษณ์อักษรการแจ้งให้ผู้บริหาร พนักงาน และผู้เกียวข้องทราบและนํานโยบายนั นไปปฏิบัติจริง 2. มผี ู้รับผดิ ชอบในการจัดการเทคโนโลยี การปฏบิ ัตงิ านใด ๆจะบรรลุเป้ าหมายได้ตอ่ เมอื มีการ มอบหมายความรับผิดชอบแก่ผู้ทีมคี วามสามารถ นอกจากนั นบคุ คลผู้นั นควรเป็นผู้มีความรู้และทักษะอย่าง แท้จริง ถ้าหากไม่มีความรู้และทักษะ ก็จําเปน็ ต้องส่งบุคคลนั นไปฝึ กการอบรม 3. มกี ารวางแผน การปฏิบัตงิ านไว้ลว่ งหน้าเพอื ใช้เป็นแนวทางให้ผู้บริหารระดับสูง และผู้ปฏบิ ัติงาน ทราบวา่ งานนั น ๆจะต้องทําอะไรบ้าง ใช้ทรัพยากรมากน้อยเพยี งใด และคาดหวังได้วา่ จะเกดิ อะไรขึ น

4. มกี ารจัดสรรทรัพยากรสําหรับการปฏบิ ัตงิ านการปฏบิ ัตงิ านใด ๆ ล้วนต้องใช้ทรัพยากรมากบ้างน้อย บ้าง ยกตัวอย่างเชน่ งบประมาณทรัพยากรบุคคล เครืองมอื ต่าง ๆ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องสนับสนุนให้ได้รับ ทรัพยากรอย่างพอเพียง 5. มกี ารจัดฝึ กอบรมผู้ปฏบิ ัติงานการฝึ กอบรมนั นต้องตรงกับความต้องการขององค์กรและต้องทําให้ บุคลากรสามารถปฏิบัตงิ านตา่ ง ๆของบริษัทได้อย่างมปี ระสิทธิภาพ 6. มีการกําหนดผู้มสี ่วนได้ส่วนเสียเป็นการพจิ ารณาว่าการดําเนินงานนั นมผี ู้ใดเกียวข้องหรือมสี ่วนได้ ส่วนเสียบ้างการกําหนดเชน่ นี กพ็เ อื ให้ทกุ คนทีเกียวข้องได้เข้ามาร่วมในการดําเนินงานตั งแต่ต้นและเพือให้แน่ใจ ว่าการดําเนินการนั นจะได้ผลดีทีสุด 7. มกี ารดําเนินงานตามกิจกรรมทีกําหนดไว้ในแผนงานอย่างเหมาะสมแผนงานทีจัดทําขึ นนั นระบุ กจิ กรรมตา่ ง ๆ เอาไว้ กิจกรรมทอี ยู่ในแผนต้องเหมาะสมกับสภาพการณ์ ไมม่ ีกิจกรรมทีมากเกินไป หรือน้อย เกนิ ไป และการดําเนินงานตามกิจกรรมนั นจะต้องได้รับการควบคุมให้ทําไปอย่างถูกต้องด้วย 8. มีการวัดผลการดําเนินงานตามกจิ กรรมการดําเนินงานกิจกรรมตา่ ง ๆต้องมีการวัดผลตามแนวทางที กําหนดไว้เพอื ให้แนใ่ จว่า ผลการดําเนินงานได้ผลดี 9. มกี ารจัดเก็บบันทึกรายละเอียดการดําเนินงานเอาไว้อย่างครบถ้วนโดยจัดทําดัชนีสําหรับให้ค้นเรืองที ต้องการได้อย่างถูกต้อง 10. มกี ารรายงานผลต่อผู้บริหารระดับสูงการรายงานผลเป็นเครืองมือให้ผู้บริหารรับทราบผลลัพธ์ที เกดิ ขึ นจากการดําเนินงานและเพอื ให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถเสนอแนะแนวทางการดําเนินงานได้หากเกิด ปัญหาใด ๆ ขึ นระหว่างดําเนินงานตามแผน เมอื มกี ารจัดการเทคโนโลยีแล้วสิงทคี าดว่าจะได้รับก็คอื หน่วยงาน จะสามารถจัดหาและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างเหมาะสมสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีทจี ัดหาได้ตามที ตั งใจไว้และสามารถกําหนดการทจี ะเปลยี นเทคโนโลยีทีล้าสมัยให้ทันสมัยยิงขึ นได้

ความล้มเหลวหรือความผิดพลาดทเี กิดจากการนําเทคโนโลยีมาใช้ ปัจจัยทที ําให้เกิดความล้มเหลวในการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ จากงานวจิ ัยของ Whittaker (1999: 23) พบว่า ปัจจัยของความล้มเหลวหรือความผดิ พลาดทเี กดิ จากการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์การ มี สาเหตหุ ลัก 3 ประการ ได้แก่ -การขาดการวางแผนทดี พี อ โดยเฉพาะอย่างยิงการวางแผนจัดการความเสียงไม่ดีพอยิงองคก์ ารมีขนาด ใหญม่ ากขึ นเท่าใดการจัดการความเสียงย่อมจะมคี วามสําคัญมากขึ นเป็นเงาตามตัวทําให้คา่ ใช้จ่ายด้านนี เพิม สูงขึ น -การนําเทคโนโลยีทีไมเ่ หมาะสมมาใช้งานการนําเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์การจําเป็นต้อง พิจารณาให้สอดคล้องกับลักษณะของธุรกจิ หรืองานทอี งค์การดําเนินอยู่หากเลือกใช้เทคโนโลยีทีไม่สอดรับกับ ความต้องการขององค์การแล้วจะทําให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา และเป็น การสิ นเปลืองงบประมาณโดยใช่เหตุ -การขาดการจัดการหรือสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงการทจี ะนําเทคโนโลยี สารสนเทศเข้ามาใช้งาน ในองค์กร หากขาดซึ งความสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงแล้วก็ถือวา่ ล้มเหลวตั งแต่ยังไมไ่ ด้เริมตก้นารได้รับ ความมั นใจจากผู้บริ หารระดับสูงเป็ นก้าวย่างทีสําคัญและจําเป็ นทีจะท ํ าให้การนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาในช้ องค์การประสบความสําเร็จ

การประมวลผลข้อมูล ข้อมลู คือข้อเท็จจริงทีเราสนใจ ส่วนสารสนเทศ คือข้อมลู ทีผ่านการประมวลผลด้วยวธิ ีการทีเหมาะสม ถูกต้อง จนได้รูปแบบผลลัพธต์ รงความต้องการของผู้ใช้ข้อมลู ทจี ะนํามาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องมี คุณสมบัติพืนฐานดังต่อไปนี 1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและข้อมูลเหล่านั นเชือถือไม่ไดจ้ ะทําให้เกิดผลเสียหายมาก ผู้ใช้จะไม่กล้า อ้างอิงหรือนําเอาไปใช้ประโยชนซ์ ึ งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแมน่ ยํา และมโี อกาสผิดพลาด ได้ โครงสร้างข้อมลู ทีออกแบบต้องคํานึงถงึ กรรมวธิ ีการดําเนินงานเพอื ใหด้ไ้ความถกู ต้องแม่นยํามากทสี ุดโดย ปกตคิ วามผดิ พลาดของการประมวลผลส่วนใหญ่ มาจากข้อมลู ทีไม่มคี วามถูกต้องซึ งมีสาเหตุมาจากคนหรือ เครืองจักร การออกแบบระบบจึงต้องคํานึงถึงในเรืองนี 2. ความรวดเร็วและเป็ นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจําเป็นต้องให้ทันตอ่ ความต้องการขงอผู้ใช้มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตคี วามหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการมีการออกแบบระบบการเรียกค้นและรายงาน ตาม ความต้องการของผู้ใช้ 3. ความสมบูรณ์ ความสมบรู ณ์ของสารสนเทศขึ นกับการรวบรวมและวิธีการทางปฏิบัตใิ นการดําเนินการจัดทํา สารสนเทศ ตอ้ งสํารวจและสอบถามความต้องการของผู้ใชเ้ พือให้ได้ข้อมลู ทีมคี วามสมบูรณ์เหมาะสม 4. ความชัดเจนกะทดั รัด การจัดเก็บข้อมลู ต้องใช้พืนทใี นการจัดเก็บข้อมลู มากจึงจําเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมลู ให้ กะทัดรัด สือความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่อข้อมลู ให้เหมาะสม เพอื ทจี ะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพวิ เตอร์ 5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรืองสําคัญดังนั นจึงต้องมีการสํารวจเพอื หาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมลู ความลกึ หรือความกว้างของขอบเขตข้อมลู ทีสอดคล้องกับความต้องการ

ในการนําข้อมลู ไปใช้ประโยชน์ หรือการทําข้อมลู ให้เป็นสารสนเทศทจี ะนําไปใช้ประโยชน์ได้ จําเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมลู ก่อน การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการทีมีกระบวนการย่อยหลายอย่าง ประกอบกันคอื 1. การรวบรวมข้อมลู 2. การแยกแยะ 3. การตรวจสอบความถกู ต้อง 4. การคํานวณ 5. การจัดลําดับหรือการเรียงลําดับ 6. การรายงานผล 7. การสือสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั น การประมวลผลข้อมลู จึงเป็นกิจกรรมทีมีความสําคัญ เพราะข้อมูลทีมอี ยู่ รอบๆตัวเรามเี ป็นจํานวนมาก ในการใช้งานจึงต้องมีการประมวลผล เพือให้เกิดประโยชน์กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ งสารสนเทศ จึง ประกอบด้วยกิจกรรมการ เก็บรวบรวมข้อมูลซึ งต้องมกี ารตรวจสอบ ความถูกต้องด้วยกิจกรรมการประมวลผล ซึ งอาจจะเป็นการแบง่ แยกข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคํานวณและกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูลซึ งอาจต้อง มีการ ทําสําเนา ทํารายงาน เพือแจกจ่าย วิธีการประมวลผล มี 2 ลักษณะ คือ 1. การประมวลผลแบบเชือมตรง (Online processing) หมายถงึ การทํางานในขณะทีข้อมลู วิงไปบนสายสญั ญาณเชือมต่อจากเครืองปลายทาง(terminal) ไปยัง ฐานข้อมูลของเครืองหลักทีใช้ในการประมวลผลการประมวลผลแบบเชอื มตรงจึงเป็นการประมวลผลโดย ทันทที ันใดเชน่ การจองตัวเครืองบิน การซือสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงนิ เอทเี อ็มการประมวลผล แบบเชอื มตรงจึงเป็นวธิ ีทใี ช้กันมากวิธีหนึง 2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) หมายถงึ การประมวลผลในเรืองทสี นใจเป็นครั งๆ เชน่ เมอื ต้องการทราบข้อมลู ผลสํารวจความนิยมของ ประชาชนตอ่ การเลอื กตั งสมาชิกสภาผู้แทนหรือทีเรียกวา่ โพล (poll) ก็มกี ารสํารวจข้อมลู เพือเก็บรวบรวมข้อมูล เมอื เก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็นํามาป้ อนเข้าเครืองคอมพิวเตอร์ แล้วนําข้อมนลู ั นมาประมวลผลตามโปรแกรมที ได้กําหนดไว้ เพอื รายงานหรือสรุปผลหาคําตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทําในลักษณะเป็นครั งๆ เพอื ให้ได้ผลลัพธโ์ ดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมลู ไว้ก่อน

การมีกจิ นิสัย คุณธรรม จริยธรรม และ ค่านิยมทีดใี นการใช้คอมพิวเตอร์ จริยธรรม หมายถงึ \"หลักศีลธรรมจรรยาทกี ําหนดขึ นเพอื ใช้เป็นแนวทางปฏบิ ัตหิ รือควบคุมการใช้ ระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ\" ในทางปฏิบัติแล้วการระบุว่าการกระทําสิงใดผดิ จริยธรรมนั น อาจกล่าวได้ ไม่ชัดเจนมากนัก ทั งนยี ่อมขึ นอยู่กับวัฒนธรรมของสังคมในแตล่ ะประเทศด้วย อย่างเชน่ กรณีทเี จ้าของบริษัทใช้ กล้องในการตรวจจับหรือเฝ้ าดูการทํางานของพนักงานเป็นต้นตัวอย่างของการกระทําทียอมรับกันโดยทัวไปว่า เป็นการกระทําทผี ิดจริยธรรมเชน่ การใช้คอมพิวเตอร์ทําร้ายผู้อนื ให้เกดิ ความเสียหายหรือกอ่ ความราํ ราญ เช่น การนําภาพหรือข้อมลู ส่วนตัวของบคุ คลไปลงบนอนิ เตอร์เน็ตโดยไม่ได้รับอนุญาตการใช้คอมพวิ เตอร์ในการ ขโมยข้อมลู การเข้าถงึ ข้อมูลหรือคอมพิวเตอร์ของบคุ คลอืนโดยไม่ได้รับอนุญาตการละเมดิ ลิขสิทธิโดยทัวไป เมอื พจิ ารณาถึงจริยธรรมเกยี วกับการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และสารสนเทศแล้วจะกล่าวถงึ ใน 4 ประเด็น ที รู้จักกันในลักษณะตัวย่อว่าPAPA ประกอบด้วย 1. ความเป็นส่วนตัว(Information Privacy) 2. ความถูกต้อง (Information Accuracy) 3 ความเป็นเจ้าของ (Information Property) 4. การเข้าถึงข้อมูล(Data Accessibility) ความเป็นส่วนตัว (Information Privacy) ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและสารสนเทศโดยทัวไปหมายถงึ สิทธิทจี ะอยู่ตามลําพังและเป็นสิทธิที เจ้าของสามารถทีจะควบคุมข้อมูลของตนเองในการเปิ ดเผยให้กับผู้อืนสิทธินี ใช้ได้ครอบคลุมทั งปัจเจกบุคคล กล่มุ บุคคล และองค์การต่างๆปัจจุบันมปี ระเด็นเกยี วกับความเป็นส่วนตัวทเี ป็นข้อหน้าสังเกตดังนี 1.การเข้าไปดขู ้อความในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และการบันทึกข้อมลู ในเครืองคอมพิวเตอรร์ วมทั งการ บันทึก-แลกเปลยี นข้อมลู ทบี ุคคลเข้าไปใช้บริการเว็บไซต์และกลุม่ ข่าวสาร 2.การใช้เทคโนโลยีในการติดตามความเคลือนไหวหรือพฤตกิ รรมของบุคคลเชน่ บริษัทใช้คอมพวิ เตอร์ ในการตรวจจับหรือเฝ้ าดูการปฏบิ ัตงิ าน/การใช้บริการของพนักงานถึงแม้ว่าจะเป็นการติดตามการทํางานเพือการ พัฒนาคณุ ภาพการใช้บริการแต่กจิ กรรมหลายอย่างของพนักงานก็ถกู เฝ้ าดดู ้วย พนักงานสูญเสียความเป็นส่วนตัว ซึ งการกระทําเชน่ นี ถือเป็นการผิดจริยธรรม 3.การใช้ข้อมลู ของลูกค้าจากแหลง่ ต่างๆ เพอื ผลประโยชน์ในการขยายตลาด 4.การรวบรวมหมายเลขโทรศัพท์ทอี ยู่อเี มล์ หมายเลขบัตรเครดติ และข้อมลู ส่วนตัวอนื ๆเพือนําไป สร้างฐานข้อมูลประวัติลกู ค้าขึ นมาใหม่ แล้วนําไปขายให้กับบริษัทอดนื ังนั น เพือเป็นการป้ องกันการละเมิดสิทธิ ความเป็นส่วนตัวของข้อมลู และสารสนเทศจึงควรจะต้องระวังการให้ข้อมูล โดยเฉพาะการใช้อินเตอร์เน็ตทีมีการ ใช้โปรโมชันหรือระบใุ ห้มีการลงทะเบียนก่อนเข้าใช้บริการ เชน่ ข้อมูลบัตรเครดิตและทีอยู่อเี มล์ความถกู ต้อง (Information Accuracy) ในการใช้คอมพิวเตอรเ์ พือการรวบรวม จัดเก็บ และเรียกใช้ข้อมูลนั นคณุ ลักษณะทีสําคัญประการหนึง คอื ความน่าเชือถือได้ของข้อมูล ทั งนขี ้อมลู จะมคี วามน่าเชอื ถอื มากน้อยเพยี งใดย่อมขึ นอยู่กับความถูกต้องในการ บันทกึ ข้อมลู ด้วยประเด็นด้านจริยธรรมทเี กียวข้องกับความถกู ต้องของข้อมลู โดยทัวไปจะพจิ ารณาว่าใครจะเป็น ผู้รับผิดชอบตอ่ ความถกู ต้องของข้อมลู ทีจัดเก็บและเผยแพรเ่ ช่น ในกรณีทีองค์การให้ลกู ค้าลงทะเบยี นด้วยตนเอง หรือกรณีของข้อมูลทเี ผยแพร่ผ่านทางเว็บไซต์ อกี ประเด็นหนึง คือจะทราบได้อย่างไรวา่ ข้อผดิ พลาดทีเกิดขึ นนั น ไม่ได้เกิดจากความจงใจ และผู้ใดจะเป็นผู้รับผิดชอบหากเกิดข้อผดิ พลาด

ดังนั นในการจัดทําข้อมลู และสารสนเทศให้มคี วามถูกต้องและน่าเชือถือนั นข้อมลู ควรได้รับการ ตรวจสอบความถกู ต้องกอ่ นทีจะนําเข้าฐานข้อมลู รวมถึงการปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ นอกจากนี ควรให้สิทธิแก่บุคคลในการเข้าไปตรวจสอบความถกู ต้องของข้อมูลของตนเองได้ เชน่ ผู้สอนสามารถดคู ะแนน ของนักศึกษาในความรับผดิ ชอบ หรือทสี อนเพือตรวจสอบว่าคะแนนทีป้ อนไม่ถูกแก้ไขเปลยี นแปลง ความเป็น เจ้าของ (Information Property) สิทธิความเป็นเจ้าของ หมายถึง กรรมสิทธิ ในการถือครองทรัพย์สิน ซึ งอาจเป็น ทรัพย์สินทัวไปทจี ับต้องได้ เชน่ คอมพวิ เตอร์ รถยนต์ หรืออาจเป็นทรัพย์สินทางปัญญา(ความคดิ ) ทจี ับต้อง ไมไ่ ด้ เช่น บทเพลง โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แต่สามารถถ่ายทอดและบันทกึ ลงในสือต่างๆ ได้ เช่นสิงพมิ พ์ เทป ซีดีรอม เป็นต้น ในสงั คมของเทคโนโลยีสารสนเทศ มักจะกล่าวถึงการละเมดิ ลขิ สิทธิ ซอฟต์แวรเ์ มือทา่ นซือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทีมกี ารจดลิขสิทธิ นันหมายความว่าทา่ นได้จ่ายคา่ ลิขสิทธิ ในการใช้ซอฟต์แวร์นั นสําหรับ ทา่ นเองหลังจากทที ่านเปิ ดกล่องหรือบรรจุภัณฑ์แลว้ หมายถึงว่าท่านได้ยอมรับข้อตกลงเกยี วกับลขิ สิทธิ ในการใช้ สินค้านั นซึ งลิขสิทธิ ในการใช้จะแตกต่างกันไปในแต่ละสินค้าและบริษัทบางโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะอนุญาต ให้ติดตั งได้เพียงครั งเดยี วหรือไมอ่ นุญาตให้ใช้กับคอมพวิ เตอร์เครืองอนื ๆ ถงึ แม้วา่ คอมพิวเตอร์เครอื งนั นๆทา่ น เป็นเจ้าของ และไมม่ ผี ู้อนื ใช้ก็ตามในขณะทีบางบริษัทอนุญาตให้ใช้โปรแกรมนั นได้หลายๆ เครืองตราบใดที ท่านยังเป็นบคุ คลทีมสี ิทธิในโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ทีซือมาการคัดลอกโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้กับเพือนเป็น การกระทําทีจะต้องพจิ ารณาให้รอบคอบกอ่ นว่าโปรแกรมทีจะทําการคัดลอกนั นเป็นโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ที ทา่ นมสี ิทธใ์ นระดับใด การเข้าถึงข้อมลู (Data Accessibility) ปัจจุบันการเข้าใช้งานโปรแกรมหรือระบบคอมพวิ เตอร์มักจะ มกี ารกําหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ทั งนเพี ือเป็นการป้ องกันการเข้าไปดําเนินการต่างๆกับข้อมูลของผู้ใช้ที ไมม่ สี ่วนเกียวข้อง และเป็นการรักษาความลับของข้อมูลตัวอย่างสิทธิในการใช้งานระบบ เชน่ การบันทกึ การ แก้ไข/ปรับปรุง และการลบ เป็นต้น ดังนั นในการพัฒนาระบบคอมพวิ เตอร์จึงได้มีการออกแบบระบบรักษาความ ปลอดภัยในการเข้าถงึ ของผู้ใช้ และการเข้าถึงข้อมลู ของผู้อนื โดยไมไ่ ด้รับความยินยอมนั นก็ถอื เป็นการผดิ จริยธรรมเชน่ เดยี วกับการละเมิดข้อมลู ส่วนตัวในการใช้งานคอมพิวเตอร์และเครือข่ายร่วมกันให้เป็นระเบียบ หากผู้ใช้ร่วมใจกันปฏิบัติตามระเบยี บและข้อบังคับของแต่ละหน่วยงานอย่างเคร่งครัดแล้กวารผดิ จริยธรรมตาม ประเด็นดังทีกล่าวมาข้างต้นก็คงจะไม่เกดิ ขึ น

คํานํา รายงานเลม่ นี เป็นส่วนหนึงของวชิ า เทคโนโลยีสํานักงาน รหัสวชิ า2201-2418 ภาคเรียนที 1 ปีการศึกษา 2552 วิทยาลัยการอาชีพเชียงราย เพือนําไปใช้ในการเรียน การสอน ต่างๆ และนําไปให้ผอู้ ืนได้ศึกษาหาข้อมูล ถ้ารายงานเล่มนี มีข้อผิดพลาดอันใด ก็ขออภัยมา ณ ทีนี ด้วย

รายงาน เรือง เทคโนโลยีสํานักงาน จัดทําโดย นาย ธรี ะภทั ธ์ แก้วฟุ ่ น แผนก คอมพิวเตอร์ธุรกิจฯ ปี 3 เสนอ อาจารย์ สมชาย เมืองมา วทิ ยาลัยการอาชีพเชียงราย