การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก

คู่มือการจัดการองค์ความรู้ การพิมพ์หนงั สือราชการ ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word จัดทาโดย คณะกรรมการการจัดการความรู้ สาขาวทิ ยบริการเฉลมิ พระเกยี รติ จังหวดั หนองบัวลาภู ปีการศึกษา ๒๕๕5

1 การพิมพ์หนังสือราชการดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทากระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Word ให้จัดทาให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28) และแบบ ของกระดาษบันทกึ ข้อความ (แบบที่ 29) ทา้ ยระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 รปู ที่ 1 แบบของกระดาษตราครุฑ (แบบท่ี 28)

2 รูปที่ 2 แบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบท่ี 29)

3 1. การตัง้ ค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1.1 การตั้งระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนติเมตร ตามรูปที่ 3 รูปท่ี 3 1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คา่ ระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรอื Single ตามรปู ที่ 4 รปู ที่ 4

4 1.3 การกน้ั คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0 – 16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ เอ 4 เม่ือต้ังระยะ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลือพื้นท่ีสาหรับการพิมพ์ มีความกว้าง 16 เซนติเมตร) ตามรปู ที่ 5 รปู ท่ี 5 2. ขนาดตราครุฑ 2.1 ตราครุฑสงู 3 เซนตเิ มตร ใช้สาหรับการจดั ทากระดาษตราครฑุ การวางตราครุฑ ใหว้ างหา่ งจาก ขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบน) 2.2 ตราครฑุ สงู 1.5 เซนติเมตร ใชส้ าหรบั การจัดทากระดาษบันทกึ ข้อความ การวางตราครุฑ ให้วางห่าง จากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชดิ ขอบบนดา้ นซ้าย) ตามรปู ที่ 6 รปู ที่ 6

5 3. การพมิ พห์ นงั สอื ภายนอก 3.1 ใชร้ ปู แบบตัวพมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพิมพ์ “ท”ี่ และ “ส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื ” ให้พิมพต์ รงกับแนวเท้าของตราครฑุ 3.3 การพมิ พ์ชอ่ื เดือน ให้ตวั อกั ษรตวั แรกอยตู่ รงกบั แนวเทา้ ขวาของตราครุฑ 3.4 การพมิ พ์เรื่อง คาขึ้นต้น อา้ งถึง สิ่งทส่ี ง่ มาดว้ ย ใหม้ รี ะยะบรรทดั ระหวา่ งกันเทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 3.5 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัด ระยะการพมิ พ์ เท่ากบั 2.5 เซนตเิ มตร 3.6 การพมิ พค์ าลงท้าย ให้พมิ พต์ วั อกั ษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวกึ่งกลางของตราครุฑ และห่างจากบรรทัด สดุ ท้ายของภาคสรุปเทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคา่ กอ่ นหน้าอกี 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt) 3.7 การพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของหนังสือ (ช่ือ สกุล) และตาแหน่ง เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) ให้ถือคาลงท้ายเป็นหลัก โดยให้อยู่กึ่งกลางซ่ึงกันและกัน ในกรณีท่ีต้องพิมพ์ตาแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใชร้ ะยะ 1 Enter 3.8 ระยะระหว่างตาแหน่ง กับส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากตาแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพ้ืนท่ีที่เหลืออยู่ในหน้ากระดาษนั้น โดย สามารถเลอื กใชร้ ะยะบรรทัด 1 Enter หรอื 1 Enter + Before 6 pt หรอื 2 Enter ได้ตามความเหมาะสม

2.5 ซม. 6 แบบหนงั สือภายนอก สูง 3 ซม. ที่ ศธ ๐518.0114/ ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ (1 Enter) ท่ีตั้ง และรหสั ไปรษณยี ์ (1 Enter + Before 6 pt) เดอื น ปี เรอ่ื ง ........................................(1....E.n..t.e..r..+...Be..f.o.r..e..6...p..t.)...... เรยี น ................................... ...(.1.E..n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6...p..t.)..... อา้ งถึง .....................................(.1.E..n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6...p..t.)...... (ถ้ามี) ส่ิงทสี่ ง่ มาดว้ ย .........................(.1...E..n.te..r..+...B..e.f.o..r.e...6...p..t.)...... (ถา้ มี) (ย่อหน้า 2.5 ซม.) ภาคเหตุ.........(.1...E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e...6...p.t..).................................................................................... ....... ............................................................................................................(.1...เ.ท..า่ ..ห..ร..อื ..S..i.n.g..l.e..)........................................ 3 ซม. ............................................................................................................................. ............................................... 2 ซม. ภาคความประสงค์.................................................................................................. ................ ............................................................................................................(1....เ.ท..่า..ห..ร..ือ..S..i.n.g..l.e.)......................................... ............................................................................................................................................................................ ............................................................................... ภาคสรุป.......(.1...En..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e..6...p..t.)......................................................................................... ..................................................................................................... ....(.1...เ.ท..า่ ..ห..ร.อื...S..in..g..l.e.).............................. (1 Enter + Before 12 pt) ขอแสดงความนับถอื (4 Enter ) (ผชู้ ว่ ยศาสตราจารยอ์ ดลุ ย์ ไทรเลก็ ทมิ ) รองอธิการบดีฝ่ายวิทยบริการจังหวดั หนองบวั ลาภู (4 Enter ) สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หมายเหตุ โทร. ๐ 4231 4291 1 Enter = 1 เทา่ หรือ Single ในกรณที มี่ ีความจาเปน็ อาจปรบั โทรสาร ๐ 4231 4290 ระยะเปน็ 1.05 pt หรือ 1.1 pt ไดต้ ามความเหมาะสม โดยให้ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถา้ มี) คานงึ ถงึ ความสวยงามและรปู แบบของหนงั สือเป็นสาคัญ สาเนาส่ง (ถ้ามี) 2 ซม.

7 4. การพมิ พห์ นังสือภายใน 4.1 ใช้รูปแบบตวั พิมพไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์ 4.2 การพมิ พส์ ว่ นหวั ของแบบบันทกึ ข้อความ 4.2.1 คาว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนา ขนาด 24 พอยท์ และปรับค่าระยะ บรรทดั จาก 1 เท่า เปน็ ค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยท์ 4.2.2 คาวา่ “สว่ นราชการ วนั ที่ เรอื่ ง” พมิ พ์ด้วยอักษรตวั หนา้ ขนาด 20 พอยท์ 4.2.3 การพิมพ์คาว่า “วันท่ี” ให้พิมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข” และให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของช่ือ เดอื น ตรงกับแนวหลังของตวั อกั ษร “ม” ของคาว่า “บนั ทึกข้อความ” (ดูแบบฟอรม์ ประกอบ) 4.2.4 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดท่ีเปน็ ช่องว่างหลังคา ส่วนราชการ ที่ วันท่ี และ เรื่อง 4.3 การพิมพค์ าข้ึนตน้ ใหม้ รี ะยะบรรทดั หา่ งจากเร่ืองเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพ่ิมค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 4.4 การยอ่ หน้าขอ้ ความ ใหม้ รี ะยะยอ่ หน้าตามค่าไมบ้ รรทดั ระยะการพมิ พ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร 4.5 การพมิ พช์ ่อื เต็มในวงเล็บ (ชือ่ สกลุ ) ให้พิมพ์อยใู่ นแนวกึง่ กลางกระดาษ เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัดปกติ (4 Enter) จากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ และการพิมพ์ตาแหน่ง ให้พิมพ์อยู่ก่ึงกลางซ่ึงกันและ กัน ในกรณีท่ีต้องพมิ พ์ตาแหนง่ 2 บรรทัด ระหวา่ งบรรทดั ใหใ้ ชร้ ะยะ 1 Enter 4.6 จานวนบรรทัดในแตล่ ะหนา้ ให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับจานวนขอ้ ความ

2.5 ซม. 8 สงู 1.5 ซม. บนั ทกึ ข้อความคา่ แนน่ อน (Exactly) 35 pt) แบบหนังสือภายใน 3 ซม. สว่ นราชการ มหาวทิ ยาลัยรามคาแหง สาขาวิทยบรกิ ารฯ จงั หวัดหนองบัวลาภู โทร. 7170, 7171 ที่ ศธ ๐๕๑๘.๐๑๑๔/ วันท่ี เดอื น ปี เรื่อง ส่งแผนปฏบิ ตั ิราชการประจาปีงบประมาณ พ.ศ. 2555 เรยี น รองอธกิ ารบดฝี า่ ยนโยบ(1าEยnแteลrะ+แBผeนfore 6 pt) (ย่อหน้า 2.5 ซม.) ภาคเหตุ...................................................................................................................... .............. ............................................................................................................(.1. ..เ.ท..่า..ห..ร..ือ..S..i.n.g..l.e..)........................................ ............................................................................................................................. ............................................... 2 ซม. ภาคความประสงค์.................................................................................................. ................ ............................................................................................................(1....เ.ท..า่ ..ห..ร.ือ...S..in..g..l.e.)......................................... ............................................................................................................................................................................ ............................................................................... ภาคสรุป.......(.1...En..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e..6...p..t.)......................................................................................... ..................................................................................................... ....(.1...เ.ท..่า..ห..ร.ือ...S..in..g..l.e.).............................. (4 Enter ) (ผ้ชู ว่ ยศาสตราจารย์อดลุ ย์ ไทรเลก็ ทิม) รองอธิการบดีฝ่ายวิทยบริการจงั หวัดหนองบัวลาภู หมายเหตุ 1 Enter = 1 เท่า หรอื Single ในกรณที ่ีมีความจาเปน็ อาจปรบั ระยะเป็น 1.05 pt หรอื 1.1 pt ได้ตามความเหมาะสม โดยให้ คานงึ ถงึ ความสวยงามและรูปแบบของหนงั สือเป็นสาคัญ 2 ซม.

9 5. การพิมพค์ าสง่ั / ประกาศ 5.1 ใช้รูปแบบตัวพมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท์ 5.2 ระหว่างตัวครุฑกับข้อความให้ใช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 6 pt) หรือปรับให้ดูว่าสวยงามไม่ ชิดหรือหา่ งจนเกนิ ไป 5.3 หัวเรอื่ งให้ใช้คา่ ก่ึงกลางสาหรับการจัด ใหใ้ ชเ้ สน้ ขดี ระหวา่ งหัวเรื่อง (คาส่งั /ประกาศ) เส้นที่ขดี ระยะ พอประมาณ 5.4 ระหว่างเส้นขนั้ กบั ภาคเหตุ ใหใ้ ช้ระยะบรรทัด (1 Enter+Before 12 pt) 5.5 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ระยะการพมิ พ์เท่ากับ 2.5 เซนตเิ มตร และเพิ่มค่า กอ่ นหนา้ อีก 6 พอยท์ (1 Enter+Before 6 pt) 5.6 การพมิ พย์ ่อหนา้ ก่อนย่อหน้าสุดทา้ ย (ท้งั นี้ต้งั แต่..../จงึ ประกาศใหท้ ราบโดยท่วั กนั ) ระยะการพิมพ์ย่อ หน้าเทา่ กบั 2.5 เซนติเมตร และเพิม่ ค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter+Before 6 pt) 5.7 การพิมพย์ ่อหนา้ สดุ ทา้ ย (ส่ัง ณ วนั ท่ี ..../ ประกาศ ณ วันท่ี ...) ให้ต้ังค่าย่อหน้าเท่ากับ 4 เซนติเมตร และเพมิ่ คา่ ก่อนหนา้ อกี 12 พอยท์ (1 Enter+Before 12 pt) 5.8 การพมิ พ์คาลงท้าย ใหถ้ อื ปฏบิ ัตเิ ชน่ เดยี วกับการพมิ พ์หนังสือภายนอก

2.5 ซม. 10 แบบหนงั สือคาสงั่ สูง 3 ซม. คาสัง่ มหาวทิ ยาลยั วทิ ยาลัยรามคาแหง สาขาวิทยบรกิ ารเฉลิมพระเกียรติ จังหวดั หนองบัวลาภู ท.่ี .............../ 2555 เร่อื ง ........................................................................................... ----------------------------------------- ( 1 Enter+Before 12 pt (ย่อหน้า 2.5 ซม.) ภาคเหตุ...................................................................................................................... .............. ............................................................................................................(.1...เ.ท..า่ ..ห..ร..อื ..S..i.n.g..l.e..)........................................ 3 ซม. .............................................................................................................. .............................................................. 2 ซม. .............................................................................................................. .............................................................. ............................................................................................................................................................................ ภา(1คคEnวtาeมr ป+ รBะefสoงreค6.์ ..p..t.)............................................................................................ ................ ............................................................................................................(1....เ.ท..า่ ..ห..ร..อื ..S..in..g..l.e.)......................................... ............................................................................................................................................................................ ...............................(.1...E.n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6...p.t.).................. ทงั้ น้ี ตั้งแต่บัดนีเ้ ป็นตน้ ไป (1 Enter + Before 12 pt) ตลุ าคม พ.ศ. 2555 ส่งั ณ วนั ท่ี (4 Enter ) (ผู้ชว่ ยศาสตราจารย์อดลุ ย์ ไทรเลก็ ทิม) รองอธิการบดีฝ่ายวิทยบริการจังหวดั หนองบวั ลาภู หมายเหตุ 1 Enter = 1 เท่า หรือ Single ในกรณที ่มี ีความจาเปน็ อาจปรับ ระยะเป็น 1.05 pt หรอื 1.1 pt ไดต้ ามความเหมาะสม โดยให้ คานึงถงึ ความสวยงามและรูปแบบของหนังสือเปน็ สาคญั 2 ซม.

2.5 ซม. 11 แบบหนงั สือประกาศ สูง 3 ซม. ประกาศมหาวิทยาลยั วทิ ยาลัยรามคาแหง สาขาวทิ ยบรกิ ารเฉลิมพระเกียรติ จงั หวัดหนองบวั ลาภู เร่อื ง ........................................................................................... ----------------------------------------- ( 1 Enter+Before 12 pt (ยอ่ หนา้ 2.5 ซม.) ภาคเหต.ุ ..................................................................................................................... .............. ............................................................................................................(.1...เ.ท..า่ ..ห..ร..อื ..S..i.n.g..l.e..)........................................ 3 ซม. .............................................................................................................. .............................................................. 2 ซม. .............................................................................................................. .............................................................. ..................................................................................................... ....................................................................... ภา(1คคEnวtาeมr ป+ รBะefสoงreค6์...p..t.)............................................................................................ ................ ............................................................................................................(1....เ.ท..า่ ..ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)......................................... ............................................................................................................................................................................ ...............................(.1...E.n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6...p.t.).................. ท้งั นี้ ตัง้ แตบ่ ัดนเี้ ปน็ ตน้ ไป (1 Enter + Before 12 pt) ตุลาคม พ.ศ. 2555 สง่ั ณ วันท่ี (4 Enter ) (ผู้ชว่ ยศาสตราจารยอ์ ดุลย์ ไทรเล็กทิม) รองอธิการบดฝี า่ ยวทิ ยบริการจังหวัดหนองบวั ลาภู หมายเหตุ 1 Enter = 1 เทา่ หรอื Single ในกรณีที่มคี วามจาเป็นอาจปรับ ระยะเปน็ 1.05 pt หรอื 1.1 pt ไดต้ ามความเหมาะสม โดยให้ คานึงถงึ ความสวยงามและรูปแบบของหนงั สอื เป็นสาคัญ 2 ซม.