PENGUKURAN KINERJA KARYAWAN

PENGUKURAN KINERJA KARYAWAN R. Landung E.P., M.Psi., Psi.

KINERJA • “PERFORMANCE” • “Unjuk kerja” • fungsi personil yang vital dan sangat penting bagi organisasi (Riggio, 2009) • Perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan (Rivai, 2009)

Pengertian PERFORMANCE APPRAISAL Adalah suatu cara yang sudah terformalisasi (=dibakukan) guna mengukur kinerja karyawan, dengan menbandingkannya terhadap standar- standar yang dimiliki suatu organisasi. (Riggio, 2009)

TUJUAN KHUSUS PERFORMANCE APPRAISAL Employee Decisions Diagnosis of PURPOSE OF Employee Organizational PERFORMANCE APPRAISAL Feedback Problems SYSTEMS Objectives for Training Criteria in Test Programs Validation

SYARAT PERFORMANCE APPRAISAL YANG EFEKTIF & EFISIEN 1. RELEVANCE, berhubungan secara jelas antara (1) standar kinerja pada tugas-tugas pokok dan tujuan organisasi; (2) “critical jobs” dan dimensi jabatan yang diukur pada PA. • Critical Jobs = elemen-elemen kunci jabatan yang menjamin pencapaian hasil optimal. 2. SENSITIVITY, mampu untuk membedakan kinerja yang baik, agak baik, dan kinerja yang jelek. 3. RELIABILITY, mampu memberikan acuan untuk membuat keputusan yang konsisten 4. ACCEPTABILITY, mampu diterima oleh karyawan, sehingga karyawan mendukung dan menggunakannya 5. PRACTICALITY, PA harus mudah dipahami dan digunakan baik oleh manajer maupu karyawan.

CONTOH UKURAN PENILAIAN KINERJA JABATAN MARKETING MANAGER JOB DESCRIPTION 1. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan, kinerja dan prosedur-prosedur yang dipergunakan. 2. Bertanggungjawab atas seluruh kinerja, kebijakan dan prosedur-prosedur manajemen pemasaran, penjualan dan promosi hubungannya dengan sistem dan mekanisme perusahaan dan sumber daya manusia pada umumnya. 3. Bertanggungjawab atas pengembangan sistem dan mekanisme manajemen pemasaran, penjualan dan promosi secara umum. 4. Bertanggungjawab terhadap penelitian dan pengembangan yang berhubungan dengan kualitas keseluruhan kinerja perusahaan.

CONTOH UKURAN PENILAIAN KINERJA JABATAN MARKETING MANAGER JOB SPECIFICATION 1. pendidikan: Perguruan Tinggi (S-1) 2. Pengalaman: Minimal 1 (satu) tahun dalam bidangnya. 3. Kemampuan: Menguasai dasar-dasar ilmu 4. Kecekatan dan Kecermatan: Dapat memprediksi dan mengestimasi variabel resiko dan peluang. 5. Kepemimpinan: Dapat memimpin bawahan dengan baik dalam rangka melaksanakan pekerjaannya. 6. Prakarsa: Memiliki prakarsa yang berkaitan dengan tugas terhadap bawahannya. 7. Analisa: Memiliki kemampuan menganalisa kinerja pemasaran, penjualan dan promosi dengan baik dalam rangka pelaksanaan tugas dan pengawasan.



Key Performance Indicator • Ukuran2 atau Indikator2 yang akan memberikan informasi sejauh mana seorang karyawan telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah ditetapkan pada masing-masing elemen jabatannya (POSITION, DUTY, TASK, RESPONSIBILITY). • Satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan operasional mereka. • KPI bervariasi antar perusahaan atau industri, tergantung pada prioritas atau kriteria kinerja.

CONTOH HASIL PERFORMANCE APPRAISAL BERBASIS KPI jabatan HR Manager Kualifikasi PA VERY GOOD OUTSTANDING VERY GOOD VERY GOOD OUTSTANDING AVERAGE POOR OUTSTANDING

TES PSIKOLOGI Membutuhkan Norma Utk Mengkategorikan Skor Norma Relatif Norma Absolut • “Norma” • Sifat Aposteriori (Standar kategori • “Criterion” ➔ patokan2 yang sudah baku. skor ditetapkan setelah tes diadministrasikan) • Apriori (Standar kategori skor ditetapkan sebelum tes • Berpatokan pada kinerja rata2 diadministrasikan) (Average Performance) kelompok sebayanya. • Berpatokan pada pertimbangan teoritis tertentu. • Mendasarkan pada statistik Mean & Standar Deviasi. • Standarisasi norma diperoleh melalui pendekatan: • Standarisasi norma diperoleh melalui pendekatan: 1. Content-Referenced Scoring 1. Sampel Standarisasi 2. Objective Referenced Scoring 2. Populasi Yang Bersangkutan 3. Mastery Scoring

HUBUNGAN ANTARA PERFORMANCE APPRAISAL dengan JOB ANALYSIS Job Analysis Performance Performance Standards Appraisal Menyediakan informasi jabatan mengenai deskripsi Mengartikan informasi Menjelaskan kekuatan dan jabatan menuju pembacaan kelemahan pelaksanaan jabatan dan spesifikasi jabatan atas suatu jabatan tentang level kinerja suatu pekerjaan oleh masing- seseorang, terkait tingkat masing individu pemangku tertentu kinerja yang dapat diterima jabatan. atau tidak dapat diterima atas suatu jabatan tertentu.

SIAPA YANG MENILAI KINERJA?

PIHAK YANG TERLIBAT Performance Appraisal? • Atasan karyawan langsung • Karyawan itu sendiri (self-appraisal) • Teman sekerja (peer appraisal) • Bawahan (subordinate appraisal) • Pelanggan (customer appraisal)

3600 Performance Appraisal • penilaian Kinerja yang melibatkan Atasan Karyawan Langsung , Karyawan sendiri, Teman kerja, Bawahan, & Pelanggan. • Sisi (+) • Perspektif (sudut pandang) penilaian kinerja terhadap seorang karyawan lebih beragam ➔ objektif • Sisi (-) • Mahal

APA MANFAAT PENILAIAN KINERJA?

MANFAAT PENGUKURAN KINERJA… BAGI KARYAWAN… BAGI MANAJEMEN… ❑ Dasar pemberian reward (gaji, • dasar keputusan usulan kenaikan bonus) posisi bagi karyawan (promosi, mutasi, demosi, terminasi). ❑ Penanda & arah perluasan karir (promosi, tambahan • Landasan memahami tangung jawab) pencapaian kerja karyawan ❑ Informasi tingkat pencapaian • Landasan memberikan umpan kerja balik konstruktif bagi karyawan ❑ Sumber umpan balik

METODE PERFORMANCE APPRAISAL

METODE PERFORMANCE APPRAISAL PERBANDINGAN INDIVIDUAL • Membuat penilaian kinerja • Membuat penilaian kinerja berdasarkan pembandingan berdasarkan kondisi kinerja kinerja antar-karyawan. seorang karyawan secara individual; ukuran personal. • Teknik: • Teknik: • Ranking • Paired Comparisons • Graphic Rating Scale • Forced Distribution • Behavior Anchored Rating Scale • Checklist

PERBANDINGAN RANKING PAIRED COMPARISON • Supervisor membuat ranking berdasar • ranking para karyawan pembandingan antar-karyawan dalam • paling buruk – paling bagus. satu kelompok. • Kelebihan • Misal kelompok ABCDE • A-A, A-B, A-C, A-D, A-E, B-C, B-D, B-E, • Mudah dikelola C-D, C-E, D-E • Tidak butuh banyak waktu • Siapa yang terbaik • Kekurangan • Kelebihan • Social desirable tinggi • Mudah dikelola • Relatif sederhana • Like - dislike • Bisa diterapkan untuk berbagai posisi • Tidak baku • Kekurangan • Bisa berbeda-beda, tergantung cara • Seringkali tidak memperhatikan ukuran pandang masing-masing baku kinerja, yang penting hanya mana supervisor/atasan yang terbaik saja.

PERBANDINGAN… FORCED DISTRIBUTION • Distribusi Kurva Normal • Norma kelompok ukur. • Mean, SD, Z score • Kelebihan • Distribusi penilaian dibakukan • Kekurangan • Banyak yang baik/banyak yang buruk → “memaksakan” supaya bisa terdistribusi normal • “the best from the worst”

INDIVIDUAL GRAPHIC RATING SCALE ASPEK KERJA RENTANG PENILAIAN • Mengukur aspek kerja dalam suatu Kualitas kerja 5432 1 rangkaian kontinum ukur ordinal. 5432 1 Jumlah kesalahan yang • nilai skala bisa 1-5, 1-7, 1-12, dst dilakukan • Aspek kerja = Elemen2 jabatan. Leadership 5432 1 • Kelebihan Kepatuhan pada instruksi 5432 1 • Mudah dikelola, Relatif sederhana atasan • Kekurangan Ketepatan waktu tiba di lokasi 5 4 3 2 1 kerja • Cenderung menjadi “resep generik” untuk berbagai posisi. • sReemntuaangelkeomnetinnu➔msoermdiunaaledleigmuennaksaanmuan?tuk • Cenderung menilai di tengah. • “Main aman” • Relasi vs Proporsional

INDIVIDUAL… BARS • Behavioral Anchored Rating Scales • Teknik pengukuran kinerja dengan menempatkan serangkaian perilaku kerja tertentu terkait suatu aspek kerja, yang mencerminkan perilaku kerja terbaik sampai dengan yang terburuk. • Dilatarbelakangi upaya menutup kekurangan Graphic Rating Scale, yaitu kelemahan “resep generik” untuk berbagai posisi • Diharapkan penilaian lebih proporsional



PENDEKATAN INDIVIDUAL… CHECKLIST • Serangkaian pernyataan tentang suatu kondisi kinerja suatu posisi, yang direspon dengan menandai pilihan jawaban yang telah disediakan (check list). • Kondisi kinerja suatu posisi = Elemen2 terkecil jabatan. • Yang Harus Diperhatikan • Butir-butir respon dalam check list harus teliti, sehingga tidak ada tugas/tanggung jawab yang terlewati • Jawabannya bervariasi • ya / tidak • sedang dilakukan / belum selesai • selesai berapa % • selesai tgl / bulan / th • Kelebihan • Mudah dilakukan, bisa untuk berbagai posisi • Kelemahan • ukuran baku masih diperdebatkan, • Individu cenderung menilai dirinya positif, • pembuatan butir-butir pernyataan butuh waktu lama, • Muncul butir-butir yg bisa dijawab, ada pula yang tidak bisa dijawab

PERHATIKAN 4 HAL INI DALAM PA! 1. Criterion Relevance 2. Criterion Contamination 3. Criterion Deficiency 4. Criterion Usefulness

PERHATIKAN: CRITERION RELEVANCE! • pengukuran kinerja harus relevan dengan output kerja (sebagai salah satu aspek kerja yang diukur) • Mengukur tingkat perbedaan antara yang dikehendaki dari suatu posisi dengan yang dijalankan oleh pemegang jabatan. • Contoh: • Kasir – kinerja berdasarkan pengetahuan tentang akuntasi, pengetahuan matematika, teliti, rapi, BUKAN tentang penampilan dalam berbusana • Public relation officer – kinerja berdasar kejelasan informasi yang disampaikan kepada customer, penampilan berbusana, BUKAN pengetahuan matematika.

PERHATIKAN : CRITERION CONTAMINATION! • Perhatikan hal-hal yang akan “meracuni”/mengganggu proses penilaian kerja • Bias penilaian • Bias Penilaian • Over estimate – Under estimate • Contoh: • karyawan diberi penilaian yang terlalu positif (baik sekali) oleh supervisor karena ia alumni universitas terkemuka (dianggap sangat pandai) (over estimate). • Manajer pemasaran kinerjanya diangap rendah karena tenaga sales yang dipimpin ternyata terlalu muda & kurang pengalaman (under estimate).

PERHATIKAN : CRITERION DEFICIENCY! • penilaian kinerja hendaknya menyeluruh, jangan hanya sepenggal- sepenggal saja. • Ingat kembali: JOB REQUIREMENTnya! • Contoh: • Kasir – kinerja diukur berdasarkan ketelitian & kerapian laporan saja, sedang pengetahuan akuntasi tidak diukur  Job requirement-nya menunjukkan adanya tugas untuk mengelola pembukuan/akuntansi secara sederhana.

PERHATIKAN : CRITERION USEFULLNESS! • penilaian kerja harus mudah dilakukan, tidak mahal, & relevan terhadap Job Requirement-nya (Kebutuhan jabatannya) • Relevansi terhadap Job Requirement dapat diuji melalui: • penilai • karyawan yg sedang dinilai • manajemen organisasi (ingat POAC)

APAKAH PERMASALAHAN YANG MUNGKIN MUNCUL DALAM PENILAIAN KINERJA?

BEBERAPA PERMASALAHAN DALAM PERFORMANCE APPRAISAL 1. Severity Error ➢ “pada umumnya…” sehingga cenderung menilai negatif, menilai di tengah, menilai buruk. ➢“Semua orang pada umumnya pasti malas ketika siang hari”. 2. Halo Effect ➢penilaian seseorang berdasarkan pendapat pribadi secara sepintas/singkat, yang dipengaruhi oleh kesan pertama yang melekat pada orang yang dinilai. ➢“Baju kurang rapi, kerjanya pasti tidak beres” 3. Recency Effect ➢kesan belakangan lebih bagus daripada yang pertama ➢penilai mendasarkan penilaiannya pada perilaku kerja yang paling akhir terjadi.

BEBERAPA PERMASALAHAN DALAM PERFORMANCE APPRAISAL 4. Causal Attribution Error ➢cenderung memberi penilaian secara ekstrim bila hal yang dinilai adalah sifat dasar (bakat) bukan ability ➢Bila seorang karyawan berbakat seni, meski karyawan tersebut ditempatkan pada bidang Keuangan (yang telah dilandasi hasil assessment), Atasan (yang tentunya tahu peta kompetensi karyawannya) akan memperlakukannya seolah-olah karyawan tersebut tidak mampu bekerja dengan baik karena ketidaksesuaian bakatnya. 5. Stereotype ✓Penilai memiliki cara pandang tertentu pada karyawan yang berasal dari suatu kelompok sosial, dilandasi penilaian umum yang berkembang atas kelompok sosial tersebut. ✓Perempuan, hamil, etnis minoritas, lansia, dan orang cacat lebih sering menerima stereotipe negative ➔ Si rater percaya mereka kaum Lemah, tidak mampu bekerja, membebani dll