รายงาน เรื่อง วงจรรายได้

รายงาน เร่อื ง วงจรรายได้ นางสาวปรินดารตั น์ จดั ทำโดย รหสั นักศึกษา 6342010302 นางสาวนภสร รัศมี เลขท่ี 2 รหัสนักศึกษา 6342010303 นางสาวเณศรา ปานทอง เลขท่ี 3 รหสั นักศึกษา 6342010306 สมจิตร์ เลขท่ี 6 เสนอ อาจารย์นิพร จุทัยรัตน์ รายงานนี้เปน็ ส่วนหนึ่งของวิชาปฏิบัติการเทคโนโลยีสารสนเทศทางการบญั ชีและ ดจิ ิตอล (23-4201-8001) ภาคเรยี นที่ 2 ปกี ารศึกษา 2564 สถาบันการอาชีวศึกษาภาคตะวนั ออก



รายงาน เรอ่ื ง วงจรรายได้ นางสาวปรินดารัตน์ จัดทำโดย นางสาวนภสร รศั มี เลขที่ 2 รหสั นักศกึ ษา 6342010302 นางสาวเณศรา ปานทอง เลขที่ 3 รหสั นักศึกษา 6342010303 สมจิตร์ เลขท่ี 6 รหัสนักศึกษา 6342010306 เสนอ อาจารย์นิพร จุทัยรัตน์ รายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาปฏบิ ตั ิการเทคโนโลยสี ารสนเทศทางการบญั ชี และดิจิตอล (23-4201-8001) ภาคเรียนท่ี 2 ปีการศึกษา 2564 สถาบนั การอาชีวศกึ ษาภาคตะวนั ออก

ค คำนำ รายงานเรื่องวงจรรายได้ เปน็ สว่ นหนงึ่ ของวชิ าปฏิบตั กิ ารเทคโนโลยีสาสนเทศทางการบญั ชี และดิจิตอล ระดบั ปริญญาตรปี ที ี่ 2 สาขาวชิ าการบญั ชี จดั ทำขึ้นเพื่อศึกษาเกยี่ วกบั วงจรของรายได้ ระบบการตลาดและการสง่ั ขาย และระบบการจัดสง่ สินค้าเพ่อื ใหไ้ ดย้ อดขายสงู สุด ภายใตก้ ารผลติ ทมี่ ี มาตรฐานและต้นทุนตำ่ สุด สามารถนำเทคโนโลยีมาใชเ้ พอื่ เพิ่มประสิทธภิ าพในการ คณะผจู้ ดั ทำได้ รวบรวมข้อมลู จาก ส่ืออินเทอรเ์ น็ต นำมาเรยี บเรยี งเพอื่ ใหง้ ่ายต่อการศกึ ษา และเป็นประโยชนต์ ่อผ้ทู ส่ี นใจศกึ ษาและใช้ ประโยชนจ์ ากการแบบใหม่ คณะผูจ้ ัดทำหวงั เป็นอยา่ งยง่ิ ว่า รายงานเรอ่ื ง วงจรรายได้นี้ จะเปน็ ประโยชน์ตอ่ ผู้ที่ สนใจจะศกึ ษา หากรายงานเลม่ นมี้ ขี ้อผดิ พลาดประการใด คณะผูจ้ ัดทำตอ้ งขออภยั มา ณ ที่น้ดี ้วย คณะผจู้ ดั ทำ

สารบัญ หนา้ ค คำนำ ง สารบญั จ สารบญั รปู ฉ สารบัญตาราง 1 วงจรรายได้ 1 5 ระบบการตลาดและการส่ังขาย 9 ระบบการจดั สง่ สินคา้ 13 แผนภาพทางเดนิ ข้อมูล (DFD) ระบบการสง่ั ขายและการจัดส่งสนิ คา้ 14 แฟ้มข้อมลู และข้อมลู ในวงจรรายได้ 15 รายงานทางการเงนิ ในระบบการส่ังขายและจดั สง่ สนิ ค้าเพอ่ื การบริหาร 16 การนำเทคโนโลยมี าใช้ในวงจรรายได้ 17 การควบคมุ ระบบสารสนเทศทางการบญั ชใี นวงจรรายได้ 22 ขอ้ ผิดพลาดและวิธีการควบคมุ ในวงจรรายรบั บรรณานุกรม ภาคผนวก เอกสารประกอบ การนำเสนอ (PowerPoint)

สารบญั ภาพ หนา้ ภาพที่ 1 ตัวอยา่ งแบบฟอรม์ ใบสง่ั ขาย 3 ภาพที่ 2 ตวั อยา่ งแบบฟอรม์ ใบเตรยี มสนิ ค้า 4 ภาพท่ี 3 ตวั อยา่ งแบบฟอรม์ ใบสง่ สนิ ค้า 7 ภาพที่ 5 ตวั อยา่ งใบบรรจุหบี หอ่ 8 ภาพที่ 6 แผนภาพทางเดนิ ข้อมลู (Context Diagram) : 9 ระบบการสั่งขายและจัดส่งสินคา้ 10 ภาพที่ 7 แผนภาพทางเดินข้อมลู Level 0 : ระบบการส่ังขายและจดั สง่ สนิ ค้า 11 ภาพที่ 8 แผนภาพทางเดินข้อมลู Level 1: ระบบการสง่ั ขายและจัดสง่ สินค้า 12 ภาพท่ี 9 แผนภาพทางเดนิ ขอ้ มลู Level 2 : ระบบการสงั่ ขายและจัดสง่ สนิ ค้า

สารบัญตาราง หน้า 18 ตารางที่ 1 ขอ้ มูลสรปุ ขอ้ ผดิ พลาด ความเสยี่ ง และขนั้ ตอน การควบคมุ ในวงจรรายรบั

1 วงจรรายได้ วงจรรายได้ (Revenue Cycle) เปน็ วงจรที่มีระบบงานหลายระบบงานตอ่ เนือ่ ง เชื่อมโยงเกย่ี วขอ้ งกบั การบรหิ ารรายได้ขององค์กรประกอบดว้ ยการรับคำสั่งซื้อของลกู ค้าการ อนมุ ัตกิ ารขายในระบบการตลาดและการสง่ ขายการสง่ มอบสนิ คา้ ในระบบการจัดสง่ สินคา้ การแจง้ หนเ้ี รียกเกบ็ เงินลูกคา้ ในระบบการแจง้ หน้แี ละเรียกเก็บเงินและการรบั ชำระเงนิ จาก ลูกค้าในระบบควบคมุ เงนิ สดรบั และเงนิ สดจา่ ย โดยในแตล่ ะระบบจะมผี รู้ บั ผดิ ชอบบันทึก ข้อมลู ทเ่ี กดิ ขนึ้ ทันที สง่ ข้อมลู ไปทําการประมวลผลรายการคา้ และจัดทำรายงานเสนอให้ ผู้บริหารและผเู้ ก่ียวข้องไดอ้ ยา่ งถกู ต้องทนั ทว่ งที 1. ระบบการตลาดและการส่งั ขาย ระบบการตลาดและการสงั่ ขายมีวตั ถปุ ระสงค์เพอ่ื ใหย้ อดขายสงู สุดภายใตก้ ารผลิตท่ี มมี าตรฐานและต้นทุนต่ำสดุ ขอ้ มลู ทีน่ ำเข้าส่รู ะบบการตลาดและการส่งขาย ไดแ้ ก่ ใบสงั่ อจาก ลูกค้าและขอ้ มลู ออกของระบบคอื ใบส่งขาย หน่วยงานทเี่ กย่ี วขอ้ งประกอบดว้ ยฝา่ ยขายฝา่ ย คลังสินคา้ ฝ่ายจดั สง่ สนิ ค้าและฝา่ ยบัญชี ซง่ึ แฟม้ ข้อมลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ งประกอบด้วยแฟม้ ข้อมูล การตลาดแฟม้ หลกั ลกู คา้ แฟม้ หลักสนิ คา้ คงคลงั แฟ้มหลกั ลกู หนีแ้ ละแฟม้ ใบสั่งขาย 1.1 ขน้ั ตอนระบบการตลาดและการสัง่ ขาย 1) การรับค้าสัง่ ซอื้ จากลกู คา้ หากลกู ค้ามีความสนใจและต้องการในสนิ คา้ จะมกี ารติดต่อสอบถามมายงั พนักงานขายหรอื ฝา่ ยตลาด ตรวจสอบไดจ้ ากตตาล็อคออนไลน์เว็บไซตข์ ององคก์ รทม่ี ี รายละเอยี ดตา่ งๆ ของสินค้าตั้งแต่ขนาดรปู ภาพราคา รหัสสนิ คา้ เปน็ ต้นเมอื่ ลกู ค้าตกลงใจจะ สง่ั ซอ้ื สนิ ค้าจะจัดทำใบสงั่ ซื้อมายังองค์กรใบสงั่ ซอื้ จึงจดั เป็นเอกสารจากภายนอกองค์กร 2) การอนุมตั ิการขาย เม่อื ลูกคา้ จดั ทาํ ใบสงั่ และส่งมายังองค์กรพนกั งานขายจะตรวจทานใบสง่ั อ ในด้านของกฎหมายและเงอื่ นไขในการขนสง่ สินคา้ ซึ่งกอ่ นองคก์ รจะตกลงขายสินค้าให้ลกู คา้ จะตอ้ งมกี ารตรวจสอบวงเงนิ สนิ เชือ่ ของลกู ค้าวา่ เปน็ ลกู ค้ารายเดิมหรอื ไม่ ท้งั นก้ี ารพจิ ารณา ให้วงเงินสนิ เชอื่ จะตอ้ งเป็นไปตามนโยบายขององค์กรและพจิ ารณาวา่ จํานวนเงนิ เครดติ ของ ลูกค้าทสี่ ามารถทำการซือ้ สินคา้ เงินเชอื่ กับกจิ การได้ โดยการตรวจสอบขอ้ มูลของลกู คา้ ใน แฟ้มหลักลกู คา้ เพอื่ ดูยอดค้างชำระและวงเงินสนิ เชือ่ ว่ารวมกนั แลว้ เกินวงเงินเครดิต (Credit Limit) หรอื ไม่ หากเกินวงเงินจะต้องได้รบั การอนมุ ัติการขายจากผมู้ ีอำนาจกอ่ นเสมอ จากนนั้ จงึ ทําการตรวจสอบปริมาณสนิ คา้ เพ่อื ดูว่าสนิ ค้านัน้ มเี พียงพอทจี่ ะขายหรอื ไม่ หากมี เพียงพอจึงนำใบสงั่ ซ้ือทไ่ี ด้รบั การตรวจสอบแล้วไปดำเนินการจดั ทาํ ใบสง่ั ขาย

2 3) การสง่ มอบสินคา้ และการรบั คนื สนิ ค้า เม่ือพนักงานขายได้จดั ทำใบส่งั ขายเรยี บร้อย ใบส่งั ขายฉบับหนง่ึ จะสง่ มายงั ฝ่ายคลงั สนิ คา้ เพอื่ ใช้เป็นหลกั ฐานในการหยิบสินค้าท่คี ลงั สนิ คา้ มาบรรจหุ ีบห่อและนำสนิ คา้ ท่ี บรรจหุ ีบหอ่ แลว้ ส่งต่อไปยงั ฝ่ายจัดสง่ สินค้าพร้อมใบเตรียมสนิ คา้ จากนน้ั ฝ่ายจดั ส่งสินคา้ จะ ตรวจสอบใบสงั่ ขายสินค้าและใบเตรยี มสินคา้ ท่ไี ดร้ บั มาวา่ เปน็ รายการเดียวกนั สามารถสง่ สินค้าใหก้ บั ลูกค้าไดพ้ รอ้ มกนั น้ี ฝ่ายจัดส่งสินคา้ จะต้องจัดทาํ เอกสารใบสั่งส่งสนิ ค้าใน บรรจหุ ีบหอ่ และใบตราสง่ สินคา้ แนบไปพร้อมกับสนิ ค้าดว้ ย ทงั้ นหี้ ากองคก์ รไม่สามารถดำเนินการจดั สง่ เองได้ ก็ตอ้ งวา่ จา้ งผจู้ ัดส่งสนิ ค้า ภายนอกให้นำส่งสินคา้ สง่ แทนภายใต้สภาพทพ่ี รอ้ มและสะดวกตอ่ การขนสง่ แนบใบตรา สง่ ไปกบั สนิ คา้ ภายหลงั จากการสง่ มอบสนิ คา้ สินค้าอาจเกดิ ความเสียหายจากความผดิ พลาด ในการขาย การจัดส่งสนิ ค้า ผูข้ ายจงึ จดั ทําใบลดหนี้จากการรบั คืนสินคา้ เพ่อื เปน็ เอกสาร ประกอบในการเรียกเกบ็ เงิน 1.2 เอกสารทใ่ี ชใ้ นระบบระบบการตลาดและการส่ังขาย เอกสารทเี่ กีย่ วขอ้ งในระบบการตลาดและการส่งั ขาย ได้แก่ ใบส่ังขาย (Sale Order) และใบเตรียมสนิ ค้า (Pick Slip) ดงั ภาพที่ 1 และภาพที่ 2 โดยองคก์ รจดั ทำใบสงั่ ขาย ข้นึ หลายชดุ ดว้ ยการปอ้ นข้อมูลลงในระบบงานและจะสง่ ตอ่ ไปยงั สว่ นงานต่างๆทเี่ กยี่ วขอ้ ง โดยอัตโนมตั ิดังน้ี ฉบบั ที่ 1 ส่งไปยงั ลกู ค้าเพื่อเปน็ การตอบรบั คําสง่ั ซือ้ ของลูกค้า ฉบับที่ 2 ส่งไปยังฝา่ ยคลงั สนิ คา้ เพื่อเตรียมหยบิ สนิ คา้ บรรจหุ บี หอ่ ซงึ่ มกั จะ เรยี กว่า “ใบเตรยี มสนิ ค้า” ฉบบั ท่ี 3 ส่งไปยงั ฝ่ายจดั สง่ สนิ ค้าเพ่ือใช้เปน็ เอกสารในการสง่ สนิ คา้ ใหล้ ูกค้า ฉบบั ที่ 4 สง่ ไปยงั ฝ่ายบัญชีเพ่อื ทาํ การปรบั ปรงุ แฟ้มข้อมูลทเี่ ก่ยี วขอ้ ง ไดแ้ ก่ ขาย บญั ชลี กู หนี้บญั ชสี นิ คา้ คงเหลือและบัญชีมยอดในระบบบัญชีแยกประเภท

3 ภาพที่ 1 ตัวอย่างแบบฟอรม์ ใบสง่ั ขาย ทมี่ า : ttp://www.crmtothai.com/Articles/Index/175

4 ภาพท่ี 2 ตวั อย่างแบบฟอรม์ ใบเตรียมสินค้า ทีม่ า : อุษณา ภทัรมนตรีและศรสี ุชา ลม่ิ ทอง, 2553 : 9

5 2. ระบบการจัดส่งสนิ คา้ (Shipping System) ระบบการจดั ส่งสินค้าถือเปน็ สว่ นสำคัญในวงจรรายได้ โดยมวี ัตถปุ ระสงคค์ ือจดั ส่งสินค้าทม่ี ี ประสทิ ธิภาพโดยเร่มิ ตัง้ แตก่ ารบรรจหุ ีบห่อเพ่อื การขนส่ง การขนส่งสนิ คา้ และการส่งมอบสินค้าให้ถงึ มอื ลกู ค้าตามเงือ่ นไขทไ่ี ด้ตกลงกนั ไว้ รวมไปถงึ การเตรยี มเอกสารหลกั ฐานเพื่อการส่งสินค้าน้ัน โดยทั่วไปแล้วองคก์ รต่าง ๆ สามารถดำเนนิ การจัดส่งสินค้าได้ 2 ลักษณะคอื การจัดสง่ เอง โดยใช้พาหนะและแรงงานของกจิ การและการวา่ จา้ งบริษัทขนสง่ จากภายนอก ถา้ องคก์ รดำเนินการ จัดสง่ เองจะมอบหมายให้เป็นหนา้ ทข่ี องฝา่ ยจดั สง่ สนิ คา้ โดยเฉพาะซง่ึ ในการขนส่งแตล่ ะครง้ั จะต้อง พิจารณาการเลอื กวิธีการสง่ พาหนะทีใ่ ชใ้ นการขนสง่ อกี ทั้งองค์กรต้องมกี ารประเมนิ ผลการทํางาน ของฝา่ ยสง่ สินคา้ ด้วย หากองคก์ รใช้วธิ ีการว่าจ้างบรษิ ัทขนสง่ ภายนอกจะตอ้ งพจิ ารณาเลอื กบริษทั ขนส่งและเจรจากำหนดเสน้ ทางการขนสง่ ราคาและนำ้ หนักในการขนสง่ สนิ ค้า ดังนนั้ องคก์ รจงึ ตอ้ งมี ขอ้ มูลเก่ยี วกบั ผลการดำเนนิ งานการขนสง่ สนิ คา้ ในแต่ละครง้ั ของบรษิ ทั รบั จ้างจดั สง่ สินคา้ เพือ่ เป็น ขอ้ มูลในการตัดสินใจเลือกบริษัทครั้งต่อไป 2.1 ข้นั ตอนการจดั ส่งสนิ คา้ ขั้นตอนการดำเนนิ งานการจัดสง่ สนิ คา้ จะเช่ือมโยงกบั ระบบการตลาดและการสง่ั ขายโดย มีข้นั ตอนดังนี้ 1) เมอ่ื คลังสินค้าหยบิ สินคา้ ออกจากคลัง ฝา่ ยจัดสง่ สินค้าจะตอ้ งจัดเตรียมสถานทีไ่ ว้เพ่อื บรรจสุ ินคา้ ลงหบี หอ่ และเก็บสนิ คา้ ไวใ้ หอ้ ยใู่ นสภาพทสี่ ามารถเคลอ่ื นย้ายได้สะดวกรวดเรว็ 2) จดั เตรียมหลกั ฐานในการส่งมอบสินคา้ ได้แก่ ใบสง่ สนิ คา้ ใบบรรจหุ บี หอ่ ใบตราส่ง สินคา้ และใบค่าระวางขนสง่ วันท่ีทปี่ รากฏในเอกสารคอื วันท่ีสนิ ค้าไดร้ ับการขนสง่ จากองคก์ ร 3) หากองคก์ รจา้ งบริษัทขนสง่ จากภายนอกจะต้องมหี ลักฐานการสง่ มอบสินค้า (ใบรบั สนิ ค้า) และหลกั ฐานการแสดงความรับผิดชอบตามกฎหมายของบริษทั ว่าจา้ งขนส่งทจี่ ะตอ้ ง รับผิดชอบนาํ สินค้าไปสง่ มอบใหถ้ ึงมอื ลกู ค้าตามขอ้ ตกลง 2.2 เอกสารท่ีใช้ในระบบการจดั ส่งสินคา้ เอกสารทีเ่ กย่ี วข้องในระบบการจดั สง่ สนิ คา้ ประกอบด้วย 1) ใบส่งั สง่ สินค้า เป็นเอกสารเบอื้ งตน้ ที่ใชจ้ ัดทาํ ใบตราส่งสนิ คา้ และเปน็ เอกสาร หลักฐานในการส่งสนิ คา้ ออกจากท่า เพอื่ เรียกชำระหนจ้ี ากลกู ค้าต่อไป รายละเอียดของใบสงั่ สง่ สินค้า ประกอบดว้ ยเลขท่ีใบสงั่ สง่ สินค้า เลขท่ีใบสง่ั ซ้อื วันท่ี ชอ่ื ทอี่ ยูข่ องลกู คา้ สถานทแี่ ละวันเวลาในการ สง่ มอบสินคา้ วธิ กี ารขนส่ง เส้นทางการขนสง่ 2) ในบรรจหุ ีบหอ่ ในบางครัง้ อาจใชใ้ บสง่ั สง่ สินคา้ ชุดหน้าเป็นสำเนาเป็นในบรรจหุ ีบห่อ ได้ โดยรูปแบบรายละเอียดจะคลา้ ยกนั แต่เพิ่มจํานวนของสนิ ค้าทจี่ ะถกู แบง่ แยกไปตามใบบรรจุ หบี ห่อ

6 3) ใบตราสง่ สนิ คา้ เป็นเอกสารทใ่ี ชเ้ ปน็ หลักฐานในการสง่ สินค้า จะจัดทาํ ข้ึนเป็นชดุ เมือ่ ลกู คา้ เซน็ ต์รับสินค้าแล้ว จะนำเอกสารนส้ี ง่ ไปยงั ฝ่ายเจ้าหนีแ้ ละเรียกเกบ็ เงนิ ชดุ หนง่ึ เปน็ หลักฐาน ให้พนักงานสง่ สินค้าหรือบรษิ ัทรบั จ้างส่งสนิ ค้า และอีกชุดจะเก็บไว้เปน็ หลกั ฐานในฝ่ายขดั ส่งสนิ คา้ 4) ใบค่าระวางขนสง่ เปน็ เอกสารเรยี กเกบ็ เงนิ ค่าบริการขนส่งสินคา้ โดยสง่ ไปเรียกเกบ็ เงินจากผซู้ ื้อสินคา้ หรอื ผูข้ ายสนิ ค้าแลว้ แตก่ ารตกลงกันในสญั ญาว่าใครจะเป็นผูร้ บั ผดิ ชอบค่าขนสง่ สินค้าตามรายละเอยี ดดังนี้ (พลพธู ปยิ วรรณและสภุ าพร เชงิ เอ่ยี ม, 2555 262-263) F.O.B. Point FOB (Free On Board) คอื การระบุความเปน็ เจา้ ของสินค้าใน ระหว่างการขนสง่ หากเกิดความเสยี หายหรอื สญู หายของสนิ ค้าระหว่างการขนสง่ มี 2 รปู แบบคอื F.O.B. Destination การขนส่งโดยใช้เงือ่ นไขหากสนิ ค้าเกดิ ความเสยี หายหรอื สญู หายในระหว่างการขนส่ง ผู้ขายสนิ ค้าจะเปน็ ผู้รบั ผดิ ชอบในความเสียหายนน้ั เนอื่ งจากเงอื่ นไข สนิ ค้าจะเปลย่ี นมอื ผู้เปน็ เจา้ ของครอบครองเมื่อผูซ้ ้อื ไดร้ บั สนิ คา้ แลว้ เทา่ นัน้ F.O.B. Shipping Point การขนสง่ โดยใช้เงื่อนไขนี้หากสนิ คา้ เกดิ ความเสยี หาย หรอื สญู หายในระหวา่ งการขนส่งผซู้ ้ือสินคา้ จะเปน็ ผรู้ บั ผดิ ชอบในความเสยี หายนั้น เนื่องจากเงอื่ นไข สินคา้ จะเปล่ยี นมือผเู้ ป็นเจ้าของครอบครองเมือ่ ผขู้ ายปล่อยของออกจากทา่ หรือส่งสนิ ค้าให้ผซู้ ื้อแลว้ ถงึ แม้สินค้าจะยงั ไมถ่ ึงมอื ผซู้ อื้ ก็ตาม

7 ภาพที่ 3 ตวั อย่างแบบฟอรม์ ใบสง่ สินคา้ ที่มา : แฟรนไชส์ดีดี, บริษัท., 2555 : 1

8 ภาพที่ 5 ตัวอยา่ งใบบรรจุหบี หอ่ ทม่ี า : Siam International Freight Lines. CO., LTD., 2550 : 26

9 3. แผนภาพทางเดนิ ข้อมลู (DFD) ระบบการสง่ั ขายและการจดั สง่ สินคา้ ภาพท่ี 6 แผนภาพทางเดนิ ข้อมลู (Context Diagram) : ระบบการสงั่ ขายและจัดสง่ สินค้า ที่มา : พลพธู ปยิ วรรณและสภุ าพร เชิงเอยี่ ม, 2555 : 249 จากภาพท่ี 6 เมื่อลกู ค้าที่ซอ้ื สนิ คา้ จัดทำใบส่งั ซอ้ื สง่ มายังองคก์ ร ข้อมลู จะเข้าสู่ระบบการสั่ง ขายเพื่อทำการประมวลผลและสง่ ข้อมลู ออกเป็นใบสั่งขายทจี่ ดั ทาํ เปน็ ชุดๆ ชุดหน่ึงสง่ ไปใหล้ กู คา้ เพ่อื ตอบรบั การสง่ั ซอ้ื จากลกู คา้ ชุดหน่งึ สง่ ไปใหฝ้ ่ายคลังสนิ ค้าเพ่อื หยบิ สินคา้ ออกจากคลังสนิ คา้ ชดุ หน่งึ สง่ ไปให้ฝ่ายจดั สง่ สินค้าเพือ่ ใช้เป็นหลกั ฐานในการส่งสนิ คา้ ใหล้ กู คา้ และอกี ชุดสง่ ไปยงั ฝ่ายบญั ชีเพอื่ ปรบั ยอดบญั ชที ่ีเกยี่ วขอ้ งในระบบบญั ชีแยกประเภทตอ่ ไป

10 ภาพที่ 7 แผนภาพทางเดนิ ข้อมลู Level 0 : ระบบการสั่งขายและจัดสง่ สนิ ค้า ทม่ี า : พลพธู ปยิ วรรณและสุภาพร เชงิ เอ่ียม, 2555 : 250 จากภาพท่ี 7 จะเหน็ ว่าระบบการสงั่ ขายและจดั สง่ สินค้า สามารถดำเนนิ งานได้ 3 ขนั้ ตอน งานหลกั คือ ขน้ั ตอนที่ 1.0 การตอบรบั คำสง่ั ซือ้ ของลูกคา้ ขั้นตอนที่ 2.0 การหยบิ สนิ ค้าออกจากคลงั สนิ คา้ ขนั้ ตอนที่ 3.0 การบรรจุหบี หอ่ และการจัดสง่ สินคา้

11 ภาพท่ี 8 แผนภาพทางเดนิ ขอ้ มลู Level 1: ระบบการสงั่ ขายและจัดสง่ สินค้า ที่มา : พลพธู ปิ ยวรรณและสุภาพร เชงิ เอี่ยม, 2555 : 251 จากภาพท่ี 8 ระบบการสั่งขายและจดั ส่งสนิ ค้า ข้นั ตอนท่ี 1.0 การตอบรบั คำสงั่ ซอื้ จากลูกค้าสามารถจำแนกไดเ้ ป็น 3 ข้ันตอน งานยอ่ ย คอื ขัน้ ตอนที่ 1.1 การตรวจสอบสินค้าในคลงั สนิ ค้า เมื่อได้รับการสง่ั ซอ้ื จากลูกคา้ พนักงานขายจะตรวจสอบในแฟม้ สินคา้ คงคลงั ว่ามเี พียงพอทีจ่ ะสง่ มอบใหล้ กู ค้าหรือไม่ หากมีไมเ่ พียงพอจะตอ้ งแจง้ ใหล้ ูกคา้ ทราบว่าจะ สามารถผลติ และส่งมอบใหไ้ ดเ้ มอ่ื ใด ลกู ค้าบางรายอาจไม่ยกเลกิ การส่งั ซอื้ แต่หากมสี นิ ค้าเพียงพอจึง ดำเนินการต่อในขน้ั ตอนที่ 1.2

12 ข้ันตอนที่ 1.2 การตรวจสอบลกู ค้า พนักงานขายจะตรวจสอบขอ้ มูลลูกคา้ ในแฟม้ หลกั ลกู ค้าวา่ เคยซื้อ สนิ ค้าจากองค์กรหรอื ยงั หากเป็นลูกคา้ รายใหมจ่ ะตอ้ งไดร้ ับการพิจารณาอนุมตั ิขายเช่อื จากผู้มอี ำนาจ กอ่ น หากเป็นลกู คา้ ที่เคยซอ้ื สนิ ค้าจากองค์กรแล้วใหต้ รวจสอบจากแฟม้ หลกั ลกู หนีแ้ ละแฟม้ ใบส่งขาย วา่ มวี งเงินขายเช่ือคงเหลอื จำนวนเท่าใด ถา้ ลกู คา้ เปน็ ลกู ค้าทมี่ ปี ระวัติการชำระหนีไ้ มอ่ าจปฏเิ สธการ ขายได้ ขน้ั ตอนที่ 1.3 การจดั ทำใบสัง่ ขาย ใบสั่งขายจะถกู จัดทําขน้ึ หลายชดุ ชุดหน่งึ สง่ ไปใหล้ ูกคา้ เพ่อื ตอบ รบั คำสง่ั ซอ้ื จากลูกคา้ ชดุ หนึ่งสง่ ไปฝา่ ยบญั ชเี พือ่ ปรบั ยอดบญั ชีขายเปน็ บญั ชีลกู หนี้การคา้ และบญั ชี คุมยอดในระบบบญั ชีแยกประเภท ภาพที่ 9 แผนภาพทางเดนิ ข้อมลู Level 2 : ระบบการสงั่ ขายและจัดส่งสนิ ค้า ทม่ี า: พลพธู ปิยวรรณและสุภาพร เชิงเอ่ียม, 2555 : 252 จากภาพท่ี 9 ระบบการส่งั ขายและการจดั ส่งสนิ ค้า ขน้ั ตอนที่ 2 การหยิบสนิ คา้ ออกจาก คลงั สินคา้ สามารถจาํ แนกได้ 2 ขนั้ ตอนงานยอ่ ย คือ

13 ข้นั ตอนที่ 2.1 การหยบิ สนิ ค้าออกจากคลงั สนิ คา้ ฝ่ายขายจะสง่ ใบสง่ั ขายชุดหนง่ึ ไปยงั ฝ่ายคลงั สนิ ค้าเรยี กว่าใบเตรียม สินค้าเพ่ือใหพ้ นกั งานคลังสนิ ค้าหยบิ สินค้าออกจากคลงั สนิ คา้ ขัน้ ตอนที่ 2.2 การกรอกรายละเอียดใบเตรียมสินค้า หลงั จากหยบิ สนิ ค้าตามทรี่ ะบุในใบสง่ั ขายแลว้ พนกั งานจะใสจ่ ำนวน สินคา้ ท่ีหยบิ ออกมาในใบเตรยี มสินค้าและส่งสินค้าไปยังฝ่ายจดั ส่งสนิ คา้ พร้อมใบส่งสนิ ค้าแล้ว สําหรบั ขนั้ ตอนท่ี 3 การบรรจหุ ีบหอ่ และการจัดส่งสนิ คา้ ในระบบการส่ังขายและการ จัดส่งสนิ ค้าประกอบด้วย 2 ขัน้ ตอนงานย่อย คือ ข้ันตอนที่ 3.1 การเปรยี บเทยี บสินคา้ กับใบเตรียมสินค้า เม่อื ได้รับสินค้าและใบเตรยี มสนิ ค้าแล้วฝ่ายจัดสง่ สนิ คา้ จะ เปรียบเทยี บสนิ คา้ กับใบสง่ั ขาย ใบเตรยี มสนิ ค้าทไ่ี ดร้ ับมาใหถ้ กู ตอ้ งตรงกันจงึ จะทำการส่งสินค้าได้ หากไม่ตรงกันตอ้ งแจ้งใหผ้ เู้ ก่ยี วขอ้ งทราบ ขน้ั ตอนที่ 3.2 จัดทำเอกสารประกอบการขนสง่ เมอื่ ตรวจสอบความถูกต้องครบถว้ นของสนิ คา้ ตามใบเตรียม สนิ ค้าและใบส่งั ขายเรยี บรอ้ ยแลว้ ฝ่ายจัดสง่ จะต้องจดั ทําเอกสารประกอบการขนสง่ ได้แก่ ใบตราสง่ สนิ คา้ ในบรรจหุ บี ห่อและใบสง่ สนิ คา้ เพือ่ แนบไปพร้อมกบั ตัวสนิ ค้า ทง้ั น้ีอาจจดั สง่ เองหรือวา่ จา้ ง บรษิ ทั สง่ สนิ ค้าภายนอกสง่ ใหก้ ็ได้ 4. แฟ้มขอ้ มลู และข้อมลู ในวงจรรายได้ การจดั เกบ็ ข้อมลู ในปจั จบุ ันแบง่ เปน็ 2 วธิ กี าร คือ การจัดเกบ็ เป็นแฟม้ ข้อมลู และการเก็บเป็น ฐานขอ้ มลู ในกรณเี กบ็ ขอ้ มูลเป็นแฟม้ (File-Oriented Approach) ควรทราบแฟม้ ข้อมลู สําคัญ เกี่ยวกับวงจรรายได้ ไดแ้ ก่ (อุษณา ภทั รมนตรีและศรสี ชุ า ลมิ่ ทอง, 2553: 13) 4.1 แฟม้ ข้อมูลหลัก ไดแ้ ก่ แฟม้ ข้อมลู หลกั ลกู คา้ แฟ้มขอ้ มลู หลกั ลกู หน้ี แฟม้ ขอ้ มลู หลกั สนิ ค้า เช่น 1) แฟม้ ข้อมลู หลกั ลกู ค้า เกบ็ ขอ้ มลู ทอี่ ยลู่ ูกคา้ แตล่ ะราย วงเงินเครดิต เงอื่ นไข ประวัติ การชำระเงนิ 2) แฟ้มข้อมูลหลกั ลกู หน้ี เกบ็ ข้อมลู เก่ยี วกบั ยอดหนี้คงเหลอื 3) แฟม้ ขอ้ มูลหลกั สนิ คา้ เกบ็ ขอ้ มลู เกีย่ วกบั สินคา้ 4.2 แฟ้มขอ้ มลู รายการคา้ และแฟ้ม Open Item 1) แฟ้มเปดิ ค้าส่ังขายหรอื แฟ้มเปิดใบแจ้งหน้ี เกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกับใบสง่ั ซอื้ จากลกู คา้ ท่ี ได้รับการอนุมัติ ใบสงั่ ซ้อื ทไี่ ม่ผา่ นการอนมุ ัตอิ าจผา่ นไปยงั แฟ้มพเิ ศษอ่นื เชน่ กรณีวงเงนิ เครดติ ไม่พอ ตอ้ งรอการอนมุ ตั ิพเิ ศษ อาจผ่านไปแฟม้ รายการพกั หรือในกรณีทส่ี ินค้าไมม่ ีอาจผ่านไปแฟม้

14 แบค็ ออเดอร์ เปน็ ต้น 2) แฟ้มการรบั ชาระหน้ี แฟม้ ขอ้ มลู รายการผดิ ดพลาด แฟ้มรายการพัก (Suspense File) 4.3 แฟม้ อืน่ เชน่ แฟม้ อา้ งอิงการขนสง่ และอัตราคา่ ขนสง่ แฟม้ อา้ งองิ เครดิต แฟม้ ผ้ขู าย แฟ้มประวัติ การขาย แฟ้มประวตั ิการรับเงนิ แฟม้ รายงานลกู หน้ี เปน็ ต้น ในกรณีเกบ็ ขอ้ มลู ในระบบฐานข้อมูล ผตู้ รวจสอบควรทราบโครงสรา้ งตารางข้อมลู (Table) ทม่ี ีในฐานขอ้ มลู ซึง่ มลี กั ษณะคล้ายคลงึ กับแฟม้ ขอ้ มลู นั่นเอง รวมทง้ั ควรทราบความสมั พนั ธ์ ของแต่ละตารางแอททรบิ ิวตแ์ ละคียห์ ลัก (Primary Key) ทใี่ ช้ในการตรวจ ในทางปฏบิ ัตผิ ตู้ รวจสอบอาจตอ้ งประสานงานกบั ผบู้ รหิ ารฐานข้อมลู เพ่ือจดั ทํามมุ ของ ผ้ใู ช้ (User View) ในการเรียกฟลิ ด์ข้อมลู หรือจดั ทำแฟม้ ข้อมลู เพือ่ การตรวจสอบ (Flat File) 5. รายงานทางการเงินในระบบการสั่งขายและจดั ส่งสนิ คา้ เพื่อการบรหิ าร ผบู้ ริหารองค์กรตอ้ งการขอ้ มลู ในการตดั สนิ ใจทางดา้ นการบรหิ ารงาน การจดั การดำเนนิ งาน ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ ร สาํ หรบั ในระบบการสั่งขายและการจดั ส่งสินคา้ นกั บญั ชจี ะตอ้ งจัดทํา รายงานทางการเงนิ ทส่ี ามารถนำไปใช้ในการประเมนิ ผลการดำเนินงานและการวิเคราะหผ์ ลการ ดำเนนิ งานดา้ นการขายและการจดั สง่ สนิ ค้าว่ามีประสิทธิภาพเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไวห้ รือไม่ ซง่ึ รายงานทางการเงนิ ทผ่ี ู้บริหารตอ้ งการ ไดแ้ ก่ 5.1 รายงานประสิทธิภาพในการดำเนนิ งาน (Operating Efficiency Report) เปน็ รายงานวเิ คราะหก์ ารดำเนินงานจากข้อมลู ทเ่ี กิดขึน้ แล้วของหนว่ ยงานทเี่ ก่ียวข้อง คือ ฝา่ ยขายและฝ่ายจัดส่งสินค้า ดงั น้ี รายงานทางการเงนิ ทแี สดงประสทิ ธิภาพในการดำเนินงานของฝ่ายขาย ได้แก่ 1) รายงานแสดงขอ้ มลู การขายของพนักงานขายแต่ละคนวา่ สามารถทำยอดขายหรือ กำไรใหแ้ ก่องค์เทา่ ไรบ้าง ซง่ึ อาจจะใชก้ ารวเิ คราะห์ดว้ ยอตั ราสว่ นการขายต่อยอดขายทง้ั หมด ทง้ั นี้ ผู้บรหิ ารจะใช้ข้อมลู นเ้ี พ่ือพิจารณาการใหผ้ ลตอบแทนหรอื รางวลั แกพ่ นกั งานขายไดอ้ ีกด้วย 2) รายงานแสดงการขายสินคา้ ตามเขตพ้ืนท่ขี าย จะแสดงปรมิ าณการขายสินคา้ ในแต่ละ เขตพ้นื ทวี่ า่ มีปริมาณการขายสินค้าชนดิ ใดขนาดใดบ้าง ทาํ ให้ผบู้ รหิ ารทราบความต้องการสนิ ค้าในแต่ ละเขตพ้นื ที่นาํ ไปสกู่ ารกำหนดนโยบายการโฆษณา การสนับสนุนการขายตอ่ ไป 3) รายงานการหมุนเวยี นของสินค้า เปน็ รายงานทว่ี เิ คราะหก์ ารหมนุ เวยี นของสนิ ค้าแต่ละ ประเภทว่ามรี ะยะเวลาท่อี ยใู่ นคลงั สินค้าเท่าใด เพ่อื ใหผ้ ู้บรหิ ารนำไปวเิ คราะหก์ ำหนดแนวทางการ โฆษณาและส่งเสริมสนบั สนนุ การขายต่อไป

15 รายงานทางการเงินทีแสดงประสทิ ธภิ าพในการดาเนนิ งานของฝา่ ยจัดสง่ สนิ ค้า ได้แก่ 1) รายงานการจดั ส่งสินค้าประจาํ วัน เปน็ รายงานแสดงขอ้ มลู ในการจดั สง่ สนิ ค้าแต่ละ งวดวา่ จะตอ้ งส่งสินค้าไดจ้ ํานวนเท่าไร วธิ ใี ด ใช้เส้นทางไหน จะส่งไปใหใ้ คร สามารถส่งไดต้ รงตาม กําหนดหรอื ไม่ รายงานผบู้ รหิ ารจะใชใ้ นการประเมนิ ผลการทำงานของพนกั งานจ้างหรอื บริษทั ส่ง สินค้า และยงั สามารถนำมาใช้วางแผนจดั ทําตารางการสง่ มอบสินค้าของฝา่ ยจดั ส่งสนิ ค้าได้อกี ด้วย 2) รายงานแสดงสถานการณจ์ ดั ส่งสินค้า เป็นรายงานสรปุ รายการสินค้าทีย่ งั ไม่ไดถ้ ูก จดั สง่ ประจาํ วนั (Back log) โดยนาํ ขอ้ มลู ในรายงานใบสงั่ สนิ คา้ ประจำวันมาเปรียบเทยี บกบั ขอ้ มลู ใน รายการสินคา้ ท่ไี ดร้ บั การจัดสง่ แลว้ ในแตล่ ะวัน ซง่ึ ผบู้ รหิ ารจะใช้รายงานจดั ตารางการทาํ งานล่วงเวลา ของพนกั งานจดั สง่ การควบคุมคา่ ใช้จา่ ยหรอื การยกเลกิ สญั ญาว่าจา้ งบริษทั ขนสง่ 5.2 รายงานปริมาณสินคา้ ที่มไี วข้ าย (Product Availability Report) รายงานปริมาณสินค้าท่ีมไี วข้ ายจะใช้ขอ้ มลู จากแฟม้ หลกั สนิ คา้ คงคลงั ทีไ่ ด้ปรับปรงุ ขอ้ มูล แล้ว โดยแสดงปรมิ าณสินค้าคงเหลอื ราคาตน้ ทนุ ของสินค้าตอ่ หนว่ ย สถานทจ่ี ดั เกบ็ องคก์ รท่ีใช้ โปรแกรมสําเร็จรูปประเภทบรหิ ารวงจรชีวติ ผลติ ภณั ฑ์ (Product Life Cycle Management-PLM) โปรแกรมนจี้ ะจดั เกบ็ ขอ้ มลู เก่ยี วกบั สนิ ค้าอยา่ งครบถว้ นตง้ั แตก่ ารออกแบบรายละเอยี ดของขน้ั ตอน การผลิตการออกสู่ตลาดการปรบั ปรุงพฒั นาโดยจะมีการจัดเก็บไวอ้ ยา่ งตอ่ เนอื่ ง ทําใหก้ ารบรหิ าร ผลิตภณั ฑ์ทมี่ ปี ระสทิ ธิภาพ 5.3 รายงานรายละเอียดลูกคา้ (Customer Report) รายงานรายละเอยี ดลกู คา้ เป็นรายงานที่แสดงใหเ้ ห็นวา่ องคก์ รขายสินค้าใหล้ กู ค้าแต่ละ รายเป็นจาํ นวนเงินเทา่ ใด และลกู ค้าแตล่ ะรายสามารถทาํ กําไรใหก้ บั องค์กรมากนอ้ ยเพียงใด เพอ่ื ให้ ผูบ้ รหิ ารใดสนิ ใจในการอนมุ ตั ิการขายครงั้ ตอ่ ไป รายงานทางการเงินในระบบการสงั่ ขายและการจดั ส่งสนิ ค้าเพื่อการบรหิ ารน้ี นักบัญชี สามารถนำเสนอไดใ้ นหลายลักษณะข้ึนอยูก่ บั ความต้องการใช้งาน การนำไปใชป้ ระกอบการตัดสนิ ใจ ในดา้ นตา่ งๆ ของผบู้ รหิ ารองคก์ ร อาจทาํ ในรปู ของการสรปุ ผล การแยกแยะ การเปรียบเทยี บ การวิเคราะห์ เปน็ ตาราง แผนภาพ แผนภูมิ งบการเงินก็ได้ 6. การนำเทคโนโลยมี าใชใ้ นวงจรรายได้ การนำเทคโนโลยมี าใชใ้ นวงจรรายได้นน้ั สามารถนำมาช่วยเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพของวงจรรายได้ ต้ังแตเ่ รม่ิ ต้นทีเ่ รยี กว่า การบรกิ ารก่อนการขาย (Pre-Sale Service) จนกระทงั่ สนิ คา้ สง่ ถงึ มอื ลกู คา้ ระบบสารสนเทศท่ดี นี ้นั ต้องนำเสนอขอ้ มลู เกีย่ วกบั สนิ ค้าและบรกิ ารใหล้ กู คา้ สืบคน้ ได้สะดวก ชว่ ยให้ ตดั สนิ ใจซอ้ื ไดร้ วดเรว็ ขน้ึ ดังนี้

16 การสอบถามรายละเอยี ดสินคา้ ลูกค้าอาจใช้วิธกี ารโทรศัพทส์ อบถามรายละเอียดสินค้าหรอื บรกิ าร การคน้ หารายละเอียดจากแคต็ ตาล็อก ส่อื สง่ิ พมิ พ์ตา่ งๆ หรอื การสบื ค้นจากเวบ็ ไซต์ของ กิจการเพ่ือประกอบการตดั สนิ ใจซอื้ สินค้า การสง่ั ซือ้ สินค้า ลกู คา้ สามารถสงั่ ซ้อื สินคา้ ไดห้ ลายช่องทาง อาจใชว้ ิธกี ารโทรศพั ทส์ ง่ั ซื้อ สั่งซอื้ ผา่ นตัวแทนจําหน่าย ซือ้ หน้าร้าน หรือสถานท่จี ดั แสดงสนิ ค้า สง่ ใบสง่ั ซ้ือมาทางไปรษณีย์ เครื่องโทรสาร (แฟกซ)์ หรอื ส่งในรปู แบบของเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ (EDI) ก็ได้ การจดั ทาํ ใบสง่ั ขาย องคก์ รสามารถกาํ หนดใหพ้ นกั งานขายเขา้ ดขู ้อมูลลกู คา้ ปรมิ าณสนิ คา้ ได้ จากฐานขอ้ มลู เดยี วกัน ตามระดบั สิทธิทไ่ี ดก้ ำหนดไวล้ ว่ งหนา้ ได้ทุกท่ที ุก เวลารวดเร็วแมน่ ยำ โดยอาจ ไมต่ อ้ งทาํ ใบสงั่ ขายหลายชดุ แตส่ ามารถส่งขอ้ มลู ใบสง่ั ขายไปให้ฝ่ายต่างๆ ทเี่ กีย่ วขอ้ งในองค์กรแบบ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ซ่ึงเปน็ การดำเนนิ งานระบบบัญชแี บบไรก้ ระดาษ (Paperless Accounting) การหยบิ ของออกจากคลังสนิ คา้ ฝา่ ยคลงั สินค้าสามารถนำระบบบรหิ ารจัดการสินคา้ คงคลงั สมยั ใหม่ ใชค้ อมพิวเตอร์ในการบรหิ ารจดั การสินคา้ ใช้เครอื่ งอ่านรหสั แหง่ เข็มขัดส่อื สาร (Conveyer Belt) รถยก (Fork Lift) ซ่ึงจะช่วยลดระยะเวลา และตน้ ทนุ ในการขนย้ายสินค้าออกจากคลังสินคา้ ได้ เมอ่ื ไดส้ ินค้าตามที่ใบสั่งขายระบจุ งึ ใช้สแกนเนอรบ์ นั ทึกการนำสนิ ค้าออกจากคลงั สินค้า การจัดส่งสนิ คา้ ฝ่ายจัดส่งสินคา้ จะตอ้ งจัดทาํ เอกสาร ใบตราสง่ สนิ คา้ ใบส่ังสง่ สินคา้ และ ใบบรรจหุ ีบหอ่ สง่ ใหล้ กู ค้าพรอ้ มสนิ คา้ อาจจัดทําโดยอัตโนมตั จิ ากข้อมลู ของสินค้าทสี แกนเนอรไ์ ด้บัน ทีกไวก้ อ่ นนา้ สินคา้ ออกจากคลงั สนิ คา้ 7. การควบคมุ ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีในวงจรรายได้ การควบคมุ ระบบสารสนเทศทางการบัญชใี นวงจรรายไดม้ ดี งั น้ี (วชั นีพร เศรษฐกโก, 2548: 249-253) 1. การตรวจสอบความถกู ต้อง (Validity Check) เป็นการควบคมุ โดยการตรวจสอบเลขทหี่ รอื รหสั วา่ ตรงกบั เลขท่หี รอื รหสั ท่ถี กู ต้อง ซึง่ เก็บ ไว้ในระบบคอมพวิ เตอรห์ รอื ไม่ เชน่ เมอ่ื รหสั สินค้าเขา้ ไประบบจะตรวจสอบว่าสินคา้ น้ันมีราคาเท่าใด เปน็ ตน้ 2. การตรวจสอบความซำ้ ซอ้ น (Redundancy Matching Cheek) เป็นการตรวจสอบความซำ้ ซ้อนของขอ้ มูลรหสั ลกู ค้ารหัสสนิ คา้ ชอื่ ในระบบ เชน่ รหสั สนิ ค้า A-001 คอื โทรทัศนด์ ังน้ันจะมสี นิ ค้ารหัส A-1 อกี ไม่ได้ เปน็ ตน้ 3. การสอบฟลิ ด์ (Field Check) เปน็ การตรวจสอบฟลิ ดว์ ่าลักษณะของข้อมลู ที่นำมาบนั ทกึ น้ัน อยใู่ นลกั ษณะท่ีไดก้ าํ หนด ไวห้ รือไม่ เชน่ ฟิลด์ ชอ่ื ลกู ค้า จะต้องบนั ทึกเป็นตัวอกั ษร ถา้ พบวา่ บนั ทกึ เปน็ ตวั เลข ระบบจะมีการ แจง้ เตือนวา่ ผดิ พลาด เปน็ ต้น

17 4. การทดสอบความสมเหตุสมผล (Reasonableness Test) เป็นการตรวจสอบวา่ ข้อมลู เข้านน้ั มลี ักษณะตรงตามทก่ี ำหนดไว้หรือไม่ เชน่ รหสั บัญชี จะต้องกา้ หนดใหเ้ ป็นตวั เลข 5 ตำแหนง่ หากพบวา่ ป้อนขอ้ มลู ผดิ ระบบจะไม่ยอมรบั ข้อมลู นน้ั เป็นต้น 5. การตรวจบช่วงของขอ้ มลู (Range Check) เปน็ การตรวจสอบคา่ ของของขอ้ มลู นำเข้าว่า อยูภ่ ายในช่วงของตัวเลขทกี่ ำหนดเอาไว้ ลว่ งหนา้ หรอื ไม่ เชน่ ราคาขายสนิ คา้ เกรดเอตอ่ หน่วย เป็นตน้ 6. การตรวจสอบความสมบรู ณข์ องข้อมูล (Completeness Check) เปน็ การตรวจสอบรายการทีบ่ นั ทกึ มกี ารปอ้ นข้อมลู รายละเอยี ดครบถว้ นหรือไม่ ถ่ายป้อน ข้อมูลไมค่ รบถ้วนระบบจะไมย่ อมให้บนั ทึกข้อมลู ในระบบ เช่น การนาํ ข้อมูลการขายเข้าในระบบ หาก ไมไ่ ด้ป้อนขอ้ มลู อผชู้ ายระบบจะไมย่ อมใหม้ ีการทาํ งานต่อไป เปน็ ตน้ 7. การตรวจทานยอดรวม (Zero balance Cheek) เปน็ การตรวจสอบยอดรวมด้านเดบติ และดา้ นเครดติ วา่ ได้นําเขา้ ขอ้ มูลครบถ้วนหรอื ไม่ หากหาข้อมูลเข้าไมค่ รบถ้วนยอดรวมด้านเดบิตกยอดรวมด้านเครดติ แลว้ ได้ผลลพั ธ์เปน็ ศูนย์ 8. การตรวจสอบจำนวนจำกัด (Limit Check) เป็นการตรวจสอบจาํ นวนหน่วยและจาํ นวนเงนิ ของขอ้ มลู ปอ้ นเข้าสู่ในระบบว่าเกิน ขอ้ จํากดั ของจาํ นวนเงินหรอื จํานวนหนว่ ยท่กี ําหนดไวล้ ว่ งหนา้ หรอื ไม่ เชน่ จํานวนเงินอนมุ ตั กิ าร ขายเชื่อ เปน็ ตน้ 9. การตรวจสอบความถกู ตอ้ งของตัวเลข (Self-Checking Digit) เปน็ การตรวจสอบความถูกตอ้ งของตัวเลขของข้อมลู นาํ เข้าเพื่อปอ้ งกันการบนั ทกึ ตัวเลข ผดิ เชน่ รหสั สนิ คา้ เพื่อป้องกนั การบนั ทกึ ตัวเลขของรหัสผิด เป็นตน้ 10. การตรวจอบจาํ นวนเอกสาร (Record Count) เป็นการตรวจสอบจำนวนเอกสารว่าครบตามท่ีไดบ้ นั ทกึ ในระบบหรอื ไม่ เชน่ เอกสาร ใบส่ังขายมี 10 ใบขอ้ มลู ทบี่ ันทกึ ลงในแฟ้มใบสง่ั ขายท่ีต้อง 10 รายการเป็นตน้ 11. การตรวจสอบรวม Amount Total) เป็นการตรวจสอบยอดรวมของรายการทบี่ นั ทึกในระบบ เชน่ รายการรับชำระเงนิ จาก ลูกคา้ กับรายงานสสรปุ การเปลีย่ นแปลงของบญั ชีลูกหนี้ เปน็ ตน้ 8. ข้อผิดพลาดและวิธกี ารควบคมุ ในวงจรรายรับ การออกแบบระบบสารสนเทศทางการบญั ชีท่ีดี ตอ้ งมรี ะบบการควบคุมทเ่ี พียงพอ เพ่อื ให้ ม่ันใจว่า 1. รายการทเี่ กิดขึ้นทุกรายการ ต้องไดร้ ับอนุมัติอย่างเหมาะสม 2. รายการทบี่ ันทึกแลว้ ทกุ รายการ ตอ้ งตรวจสอบได้

18 3. รายการที่ไดร้ บั อนมุ ัติให้บันทกึ นนั้ ตอ้ งบนั ทกึ ครบถว้ น 4. รายการทเ่ี กิดขนึ้ ทกุ รายการ ไดบ้ ันทึกอย่างถกู ต้อง 5. ป้องกนั สนิ ทรพั ย์ (เงนิ สด สินคา้ ข้อมลู ) สญู หาย 6. กิจกรรมทางธุรกจิ ต้องปฏบิ ตั ไิ ด้อย่างมปี ระสิทธิภาพและประสทิ ธผิ ล ในตารางที่ 1 แสดงขอ้ มลู สรุปข้อผิดพลาด ผลที่เกิดขึ้น และวิธีการควบคมุ ในวงจร รายรบั ดงั นน้ั ผ้บู รหิ ารควรออกแบบระบบสารสนเทศทางการบญั ชี ให้รองรบั ข้อผิดพลาด ทจี่ ะเกิดขึ้นใน อนาคตดงั น้ี ขอ้ ผิดพลาด 1 เกีย่ วขอ้ งกบั การควบคมุ ในกระบวนการขาย ข้อผิดพลาด 2-3 เกีย่ วข้องกับการควบคุมในกระบวนการจดั ส่ง ข้อผิดพลาด 4-5 เก่ียวข้องกบั การควบคมุ ในกระบวนการเรยี กเก็บเงนิ ข้อผิดพลาด 6-7 เกย่ี วข้องกับการควบคุมในกระบวนการรับเงิน ข้อผดิ พลาด 8-9 เกี่ยวขอ้ งกับการควบคมุ ในระบบทั่วไป ตารางท่ี 1 ข้อมูลสรปุ ขอ้ ผิดพลาด ความเสย่ี ง และข้นั ตอนการควบคุมในวงจรรายรบั ขอ้ ผิดพลาด ผลท่ีเกิดขนึ้ วธิ ิการควบคุม 1. การให้สินเชือ่ ลกู ค้า • หนีส้ ญู เน่อื งจาก เรียกเกบ็ เงิน • ใหผ้ ู้จดั การแผนกสนิ เช่ือเป็น ผดิ พลาด ไม่ได้ ผู้อนมุ ตั สิ ินเช่ือ • บันทกึ ยอดลกู หนีใ้ ห้ถูกตอ้ ง 2. การจดั สง่ ผิดพลาด • ลูกคา้ ไม่พอใจ • ตรวจสอบใบเตรยี มสินคา้ และ ใบบรรจสุ นิ ค้ากบั ใบสง่ั ขาย • ใช้เคร่อื งอ่านบาร์โคด้ • ควบคุมการนำข้อมูลเข้าระบบ • ตรวจนบั สนิ คา้ อย่างสม่ำเสมอ และเปรียบเทยี บกบั ปรมิ าณ สนิ คา้ คงเหลอื ทบี่ นั ทกึ ไว้ 4. การเรียกเกบ็ เงิน • สนิ คา้ คงเหลอื ลดลง •ให้เลขทีใ่ บขนสินคา้ ไว้ล่วงหน้า ผิดพลาด • รายไดล้ ดลง (เรยี กเกบ็ เงินไม่ได้) และตรวจสอบใบขนสง่ สินคา้ กบั • ปริมาณสินคา้ คงเหลอื และยอด ใบกำกับสนิ ค้าอย่างสม่ำเสมอ คา้ งชำระไม่ถกู ต้อง

19 ขอ้ ผิดพลาด ผลที่เกดิ ขึน้ วิธิการควบคุม • ตรวจสอบใบเตรยี มสนิ ค้า และ 5. จำนวนเงนิ ทเ่ี รียกเกบ็ • ลูกคา้ ไม่พอใจ ใบขนส่งสนิ คา้ กับใบสงั่ ขาย • ควบคมุ การตรวจสอบข้อมลู ผิดพลาด • การตดั สินใจผดิ พลาด ก่อนนำเข้าระบบ • ใชร้ ายการราคาสนิ ค้า 6. การยักยอกเงนิ สด • สินทรพั ยล์ ดลง • แบ่งแยกหนา้ ทก่ี ารทำงาน • กำหนดการถอื เงินสดให้นอ้ ย 7. การผ่านรายการ เพอื่ • ลกู คา้ ไมพ่ อใจ ทีส่ ดุ ปรับปรงุ บญั ชีลกู หน้ี • การตดั สินใจผดิ พลาด • จดั ทำงบกระทบยอดเงินฝาก การคา้ ผิดพลาด ธนาคาร • ตรวจสอบลูกหน้กี ารค้าในบญั ชี 8. ข้อมูลสญู หาย • การตดั สนิ ใจผดิ พลาด ยอ่ ย กับบัญชคี ุมยอม • สารสนเทศเชือ่ ถือไมไ่ ด้ • ส่งรายงาน ยอดคา้ งชำระ ประจำเดือนไปใหล้ กู คา้ 9. ประสทิ ธิภาพการ • กระบวนการทำงานไมม่ ี • สำรองข้อมลู และเตรียม แผนการกคู้ ืนขอ้ มูล เมื่อเกดิ ภัย พบิ ตั ิ • ควบคุมการเข้าถงึ ขอ้ มลู • จดั ทำรายงานผลการปฏิบัติ ทำงานตำ่ ประสทิ ธิภาพและประสทิ ธผิ ล 1. การให้สนิ เช่อื ลกู คา้ ผิดพลาด การใหส้ ินเช่ือกับลกู ค้าทม่ี ปี ระวัติการชาํ ระเงินไม่ดี อาจทาํ ใหเ้ กิดหน้ีสญู ได้ ดังน้ันผูบ้ ริหาร ควรกําหนดอํานาจใหผ้ จู้ ัดการแผนกสินเชือ่ เปน็ ผู้อนมุ ัตสิ ินเชอื่ ท้งั ลูกคา้ รายใหมแ่ ละลกู ค้า ทต่ี ้องการ ขอสนิ เช่อื เพ่มิ ตลอดจนการปรบั ปรงุ ขอ้ มูลของลกู คา้ และยอดค้างชําระให้ ทนั สมัย เพ่ือใช้เป็นขอ้ มลู ประกอบในการพจิ ารณาสินเชื่อ 2. การจัดส่งผิดพลาด การจัดสง่ สนิ คา้ ท่ไี มถ่ ูกตอ้ งทง้ั ปริมาณและสถานที่ ย่อมทําใหล้ กู ค้าไมพ่ อใจ และสง่ ผลตอ่ ยอดขายในอนาคต ดังนน้ั ก่อนจดั สง่ ควรตรวจสอบข้อมลู ในใบเตรยี มสนิ ค้า และใบบรรจุสินค้าให้

20 ถูกตอ้ งตรงกบั ขอ้ มูลในใบสง่ั ขาย หรือใช้เครอื่ งอา่ นบารโ์ ค้ดอา่ นข้อมูล ในเอกสาร เพื่อปอ้ งกนั ความ ผิดพลาดจากการบนั ทกึ ข้อมลู เข้าระบบ 3. การขโมยสนิ คา้ การขโมยสินคา้ ทําใหส้ ินทรัพยล์ ดลง และปรมิ าณสนิ ค้าทบี่ นั ทึกไว้ไม่ถูกตอ้ ง ผบู้ รหิ าร ควร ควบคมุ การเขา้ ออกสถานทเี่ กบ็ สินค้า การเคลอ่ื นย้ายสินค้าทุกคร้ังตอ้ งใช้เอกสาร เม่อื อนมุ ตั ิให้มกี าร ขายแล้ว พนกั งานจดั สง่ จะไปเบิกสินคา้ เพือ่ เตรยี มจัดส่ง ซงึ่ ในขนั้ ตอนนี้ พนักงานจัดสง่ และพนกั งาน คลังสินค้า จะตรวจสอบและลงลายมือช่ือกาํ กบั การนําสินค้า ออกจากคลงั สนิ ค้า นอกจากนี้ ควรตรวจ นับสินค้าอยา่ งสม่ําเสมอ และเปรยี บเทยี บกบั ปรมิ าณสินคา้ คงเหลือทบ่ี นั ทึกไว้ด้วย 4. การเรียกเกบ็ เงินผดิ พลาด สาเหตุแรกก็คือ เรียกเกบ็ เงนิ ไมไ่ ดเ้ นือ่ งมาจากการส่งสนิ คา้ ให้กบั ลูกคา้ ทไ่ี มม่ ตี ัวตน หรอื การสง่ สินคา้ ไปให้เพอ่ื น ทาํ ใหป้ รมิ าณสนิ ค้าและยอดคา้ งชาํ ระของลกู หนี้การค้าไมถ่ ูกตอ้ ง ผู้บรหิ าร ควรแบ่งแยกหน้าทีก่ ารทํางานระหวา่ งการจัดสง่ กับการเรียกเกบ็ เงินออกจากกัน รวมทั้งกาํ หนดเลขที่ ใบส่ังขาย ใบขนสินค้า และใบกํากบั สินค้า ไวล้ ว่ งหนา้ เพ่ือควบคมุ ให้ส่งสินค้าตามทล่ี กู คา้ สงั่ ซ้อื ไว้ เท่าน้นั 5. จํานวนเงนิ ที่เรยี กเกบ็ ผดิ พลาด สาเหตขุ องการเรียกเกบ็ เงินผดิ พลาดอีกอยา่ งหนง่ึ คือ จาํ นวนเงนิ ทเ่ี รียกเก็บไม่ถกู ตอ้ ง ซ่ึง อาจจะสงู หรือต่าํ กว่าราคาที่ตกลงกันไว้ ทําให้ลกู คา้ ไม่พอใจ ผูบ้ รหิ ารควรใช้ระบบ คอมพิวเตอร์ โดย เรยี กข้อมลู ราคาสินค้าท่ีกาํ หนดไว้ออกมาจากแฟม้ ข้อมูลสนิ ค้าคงเหลือ และตรวจสอบปริมาณสินค้า ในใบขนสนิ คา้ กบั ใบส่งั ขายใหถ้ ูกตอ้ ง ก่อนจดั สง่ ใหล้ กู คา้ 6. การยกั ยอกเงินสด การกาํ หนดนโยบายรักษาเงินสด โดยแบง่ แยกหนา้ ท่กี ารทาํ งาน เปน็ วธิ หี น่งึ ท่ชี ว่ ยลด ความ เสี่ยงจากการยกั ยอกเงินสดไดอ้ ย่างมีประสทิ ธิภาพ ผู้บรหิ ารควรแบง่ แยกหนา้ ท่ีดังน้ี 1. แบ่งแยกการเกบ็ รกั ษาเงนิ สดหรอื เชค็ กบั การผา่ นรายการเพือ่ ลดยอดชาํ ระในบญั ชี ลูกหนก้ี ารคา้ เพ่ือป้องกนั การยกั ยอกเงินสดของลูกค้า โดยไม่บนั ทึกลดยอดคา้ งชาํ ระ (Lapping) 2. แบ่งแยกการเกบ็ รักษาเงนิ สดหรอื เช็ค กับการอนุมตั ลิ ดหนี้ เพ่ือป้องกนั การเขยี น จาํ นวนเงินเท่ากบั ท่ียกั ยอกไปในใบลดหนี้ แล้วนํามาเป็นหลกั ฐานการลดยอดค้างชําระ ของลกู คา้ 3. แบ่งแยกการออกใบลดหน้ี กบั การปรบั ปรุงยอดค้างชําระในบญั ชลี ูกหน้กี ารค้า เพือ่ ปอ้ งกนั การตดั หนสี้ ญู โดยไมไ่ ดร้ ับอนุมตั ิ โดยทัว่ ไป บรษิ ทั จะพยายามเก็บรกั ษาเงนิ สดให้นอ้ ยทส่ี ุด ซ่ึงอาจจะเช้เทคเนเลย การ แลกเปลยี่ นขอ้ มูลทางอเิ ลคทรอนิคส์ (Electronic Data Interchange : EP1) เข้ามาใช้รว่ มกบั เทคโนโลยกี ารโอนเงนิ ทางอเิ ลคทรอนคิ ส์ หรอื ทเี่ รยี กวา่ การแลกเปลย่ี น ขอ้ มูลการเงนิ ทาง

21 อเิ ลคทรอนิคส์ (Financial Electronic Data Interchange :FEDI) แตผ่ ู้บรหิ ารต้องเปรยี บเทยี บ ประโยชน์ทไ่ี ดร้ บั กบั เงนิ ลงทนุ และจดั ทาํ งบกระทบยอดเงินฝาก ธนาคารเพื่อเปรียบเทียบเงนิ สดหรอื เช็คกับยอดเงินในบัญชเี งินสดด้วย 7. การผา่ นรายการเพือ่ ปรบั ปรงุ บัญชลี ูกหนี้การคา้ ผดิ พลาด การผา่ นรายการผดิ พลาดนี้ สามารถใช้วธิ กี ารเปรยี บเทียบยอดค้างชาํ ระของลูกค้าใน บัญชี ย่อย กับยอดรวมในบญั ชีคมุ ยอด หากยอดเงินไมเ่ ท่ากนั แสดงว่ามขี ้อผิดพลาด เกดิ ขึน้ ดังนั้นควร กาํ หนดให้พนกั งานตรวจนบั จาํ นวนเชค็ เพอ่ื นาํ ไปปรบั ปรงุ ยอดคา้ งชําระ ในบัญชลี กู หนก้ี ารค้าให้ ครบถ้วน ตลอดจนจัดสง่ รายงานยอดคา้ งชาํ ระประจาํ เดือนไปให้ ลูกคา้ ทราบ หากมีข้อผดิ พลาดจะได้ แก้ไขไดท้ นั ที 8. ขอ้ มลู สญู หาย ขอ้ มูลของลูกค้า เปน็ สงิ่ สาํ คัญในวงจรรายรับมากสาํ หรบั ผบู้ รหิ ารในการตดั สนิ ใจ และตอบ คาํ ถามของลกู ค้า ดงั นั้นผบู้ รหิ ารจงึ ควรสํารองข้อมลู ในแฟม้ ขอ้ มูลหลักลูกหนี้การค้า แฟ้มขอ้ มลู หลกั การขาย และแฟม้ ข้อมลู หลกั เงินสดรับ ตลอดจนควบคมุ การเขา้ ถึงขอ้ มลู โดยใชร้ หสั ผา่ น เพอ่ื ป้องกันการนําขอ้ มลู ไปให้คูแ่ ขง่ เชน่ กาํ หนดให้พนกั งานขาย สามารถเรียกดูขอ้ มลู ลกู ค้าไดบ้ างสว่ น ตามความจําเป็น เป็นต้น 9. ประสทิ ธภิ าพการทาํ งานตำ่ การควบคมุ ภายในวงจรรายรบั ด้วยรายงาน สามารถลดข้อผดิ พลาดและเพ่มิ ประสิทธภิ าพ การทํางานได้ รายงานนปี้ ระกอบดว้ ย • รายงานวเิ คราะห์การขาย ซึง่ จะแสดงยอดขายของพนกั งานขายแตล่ ะคน เขตการขาย และสนิ ค้า เรายงานวิเคราะห์ความสามารถในการทาํ กําไร แสดงกาํ ไรท่ีเพมิ่ ขนึ้ โดยแบ่งตามเขต การขาย ลกู ค้า ช่องทางการจาํ หน่าย พนกั งานขาย และสนิ ค้า รายงานแสดงอายลุ กู หน้ีการคา้ แสดง ยอดค้างชาํ ระตามช่วงเวลา ซงึ่ ผบู้ รหิ ารสามารถ นาํ ไปกําหนดนโยบายสินเชอ่ื ได้ • งบประมาณเงินสด แสดงประมาณการกระแสเงนิ สดเขา้ จากการเรียกเกบ็ เงิน และกระแส เงนิ สดออกจากวงจรรายจ่าย เพอื่ ป้องกนั ปญั หาสภาพคล่อง ผบู้ รหิ ารสามารถ บรหิ ารเงนิ สดไดอ้ ยา่ งมี ประสทิ ธิภาพ เพราะหากบรษิ ัทมีสภาพคล่องสูง ผบู้ รหิ าร จะนาํ เงินสดไปลงทนุ ให้ไดผ้ ลตอบแทน เพิม่ ขึ้น แต่หากเงนิ สดไมเ่ พียงพอ ก็สามารถกเู้ งนิ ระยะส้ันมาแกไ้ ขปัญหาไดท้ ันท่วงที ซงึ่ ข้อผิดพลาดทเี่ กดิ ข้นึ นนั้ สามารถใช้ระบบสารสนเทศทางการบญั ชมี าช่วยกาํ หนด กระบวนการทํางาน และสรา้ งรายงานสาํ หรบั ควบคุมภายในวงจรรายรบั ได้

22 บรรณานกุ รม พลพธู ปิ ยวรรณและสภุ าพร เชงิ เอีย่ ม. (2555). ระบบสารสนเทศทางการบัญชี. (พมิ พ์ครงั้ ท่ี 8) กรงุ เทพฯ: วิทยพฒั น.์ วัชนีพร เศรษฐสกั โก. (2548). ระบบสารสนเทศทางการบญั ช.ี (พิมพค์ รัง้ ท่ี 5) กรงุ เทพฯ: จฬุ าลงกรณ์. อุษณา ภทั รมนตรแี ละศรีสุชา ลมิ่ ทอง. (2553). การสอบบญั ชที ี่ประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ บทท่ี 9 การตรวจสอบวงจรรายได.้ สภาวชิ าชีพบัญชี , กรงุ เทพฯ : พี เอ ลฟี วิ่ง . แฟรนไชส์ดีดี, บรษิ ัท. (2555). ใบบรรจุหบี ห่อ ในวิธีการสง่ ออก. (On-line). สืบคน้ จาก http://www.siaminternational.com/guidebook31.html ใบสง่ั ขาย. (มปป.). (On-line). สบื ค้นจาก www.crmtothai.com/Articles/Index/175 Siam International Freight Lines. CO., LTD. (2550). ใบตราสง่ สนิ ค้าทางทะเล ใน ใบส่งั สง่ สินค้า. (On-line). สบื คน้ จาก www.franchisedd.com/wpcontent/uploads/ ใบสง่ สนิ ค้า .doc สบื ค้นเมอื่ 11 ธนั วาคม 2564. วิธกี ารสง่ ออก. (On-line). สบื ค้นจาก http://www.siaminternational.com/guidebook28.html (2550).

ภาคผนวก เอกสารประกอบ การนำเสนอ (PowerPoint)