งานนำเสนอ โปรแกรม สำหรับทำE-book

สำระสำคัญ การปรับปรุงรายการบญั ชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินที่บันทึกไว้ในบญั ชีให้ ถกู ต้องก่อนการจดั ทางบการเงินโดยจะทาในวันสิน้ งวดบญั ชีหรือก่อนปิ ดบัญชี ซึ่งการ ปรับปรุงรายการบัญชีและการปิ ดบญั ชีจะบนั ทึกที่สมุดรายวันทัว่ ไป และเมื่อผ้ใู ช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้ อยดีแล้ว จะส่งั Post รายการ Voucher เข้าบัญชีแยก ประเภท แตเ่ มอ่ื สงั่ Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไม่ได้ ตาม ประกาศสรรพากร ฉบบั ท่ี 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จึงควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีอะไรต้อง แก้ไขแล้ว

การปรับปรุงรายการบญั ชเี ป็นการปรับปรุงจานวนเงนิ ท่ีบันทกึ ไว้ ในบญั ชใี ห้ถกู ต้อง กอ่ นการจดั ทางบการเงินโดยจะทาในวันสิน้ งวดบญั ชี หรือก่อนปิ ดบัญชีซึ่งการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิ ดบัญชีจะ บนั ทกึ ท่สี มดุ รายวนั ทวั่ ไปโดยใช้เมนลู งรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท

กอ่ นทาการปิ ดบัญชีจะต้องทาการปรับปรุงรายการบัญชีต่างๆ ได้แก่ รายได้รับล่วงหน้า รายได้ค้างรับ คา่ ใช้จ่ายจ่ายลว่ งหน้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หนี ้ สญู และหนสี ้ งสยั จะสญู วสั ดสุ านกั งานใช้ไป และคา่ เสื่อมราคาสินทรัพย์โดยจะ บนั ทกึ รายการที่สมดุ รายวนั ทว่ั ไป

กำรปิ ดบัญชีภำษีซือ้ และภำษีขำย เข้าบัญชีลกู หนีส้ รรพากรหรือ เจ้าหนีส้ รรพากร หากภาษีขายสูงกว่าภาษีซือ้ กิจการจะต้องนาส่งส่วนต่าง ระหว่างภาษีขายกบั ภาษีซอื ้ แต่ถ้าภาษีซือ้ สูงกว่าภาษีขายกิจการสามารถขอ คืนภาษี หรือขอเครดิตภาษีไว้ใช้ในเดือนถดั ไป 1. มลู คา่ ภาษีขาย เรียกดจู ากรายงานภาษีขายรวมยน่ื เพิม่ เตมิ ที่ระบบ ภาษีมลู คา่ เพ่มิ 2. มลู ค่าภาษีซือ้ เรียกดจู ากรายงานภาษีซือ้ รวมยื่นเพิ่มเติมที่ระบบ ภาษีมลู ค่าเพิ่ม 3. ทาการบนั ทกึ บญั ชีท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ บนั ทกึ รายการ และปิดบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการรายวัน หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยก ประเภที ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป

กำรปิ ดบัญชีสินค้ำคงเหลือแบบ Periodic และบัญชีรำยได้ - ค่ำใช้จ่ำยเมื่อผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายวนั ต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิ ดบญั ชีสินค้า คงเหลอื ในกรณีบนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic ปิดบญั ชรี ายได้-ค่าใช้จ่ายเข้าบญั ชี กาไร-ขาดทนุ กใ็ ห้โปรแกรมทาการปิดบญั ชโี ดยมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าท่ีเมนู ระบบบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการและปิ ดบัญชี ➠ บนั ทึก รายการรายวนั หรือเปิด work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ลงรายวนั 2. เลอื ก “สมดุ รายวนั ” ทจ่ี ะเข้าไปบนั ทกึ รายการ (สมดุ รายวนั ทว่ั ไป) 3. ทาการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิ่ม 4. ใสค่ ่า “C” ที่ช่อง Type ซงึ่ หมายถงึ Voucher ประเภท ปิดบญั ชี 5. ใส่วันที่ของการปิ ดบัญชี เช่น ปิ ดบัญชีเมื่อสิน้ ปี ให้ใส่วันท่ี 31/12/XX หรือถ้าปิดบญั ชที กุ เดอื นกใ็ ห้ใส่วนั ท่ีของเดือนนนั้ เชน่ 30/08/58

กำรปิ ดบญั ชีกำไร-ขำดทนุ สุทธเิ ข้ำบัญชีกำไร-ขำดทุนสะสม จะดูตัวเลขกาไร-ขาดทนุ สุทธิจากการปิ ดบญั ชีรายได้และค่าใช้ จ่าย ซึ่ง ตวั เลขนีจ้ ะอยดู่ ้านเดบิต หรือเครดติ ก็ได้ ทาการบนั ทกึ บญั ชีที่ ระบบบญั ชแี ยกประเภท ➠ บันทึกรายการ และปิดบญั ชี ➠ บนั ทึกรายการรายวัน หรือ เปิ ด work flow ระบบบัญชี แยกประเภท ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป

กำรส่งั Post รำยกำรเข้ำบญั ชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คือ 1. ส่ัง POST รำยกำรบัญชีท่ีเป็ นช่วง (BATCH) เมื่อผ้ใู ช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อย ดีแล้ว จะสั่ง Post รายการ Voucher ก็ให้เข้าท่ีระบบเมนู ระบบบญั ชี ➠ ฐานข้อมูล ➠Post รายการเข้ าบัญชีแยกประเภท ซ่ึงสามารถส่ัง Post Voucher ได้ครัง้ ละหลายๆ ใบ 2. ส่งั Post รำยกำรบัญชี นอกจากการสง่ั Post รายการที่เมนูแล้ว ยงั สามารถเลือก Post รายการบัญชีเป็ นใบๆ ได้ โดยเข้าไปท่ี Voucher ใบท่ี ต้องการ และเปลยี่ นรูปแบบการ Post เป็นคา่ “วา่ ง” ข้อสาคญั คือ เม่ือส่ัง Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไม่ได้แล้ว ตามประกาศ สรรพากร ฉบบั ท่ี 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จงึ ควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีอะไร ต้องแก้ไขแล้ว



สำระสำคญั เมือ่ ผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแตล่ ะวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงานเพื่อช่วย ในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเมือ่ ตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้วก็ควรพิมพ์ รายงานเพือ่ เก็บไว้เป็ นHard Copy เผ่ือไว้ด้วย ซึ่งโปรแกรมได้เตรียมเคร่ืองมือเพ่ือช่วยใน การดรู ายงาน และการพมิ พ์รายงานตา่ งๆ ไว้ หลายอยา่ ง เช่น การ Lock ข้อความในแนว คอลมั นแ์ ละแนวนอนให้คงท่ี หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดรู ายงานท่ีมี ข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขึน้ เป็ นต้น

เม่ือผ้ใู ช้งานบนั ทกึ รายการในแตล่ ะวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงาน เรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็ นHard disk Copy เผ่ือไว้ด้วย รายงานท่ีมีให้ในระบบจะแบ่งเป็น 3 ประเภทหลกั ๆ ได้แก่ 1. รายงานเพ่ือการตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความ ครบถ้วนของเอกสาร และเก็บเป็นสาเนากระดาษไว้ เป็นการ Backup หลงั จาก บนั ทกึ รายการเข้าไปแล้ว 2. รายงานเพื่อการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรับ รายงาน สินค้าค้างส่ง 3. รายงานเพ่ือการวิเคราะห์ จะเป็นรายการที่เกดิ จากการรวมยอดจาก หลายๆ เอกสาร เพ่ือนามาใช้เป็ นข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรือ วางแผนในอนาคต

รำยงำนของระบบบริหำรสนิ ค้ำคงคลงั รำยงำนของระบบซอื้ ได้แก่ ได้แก่ 1. รำยงำนเพ่อื ตรวจสอบรำยกำร 1. รำยงำนเพ่อื กำรตรวจสอบ เอกสำร รำยกำรเอกสำร 2. รำยงำนเพ่อื ช่วยในกำรตดิ ตำม 2. รำยงำนเพ่อื กำรตดิ ตำมงำน งำน 3. รำยงำนเพ่อื กำรวเิ ครำะห์ 3. รำยงำนวิเครำะห์เพ่อื ช่วยในกำร บริหำรงำน รำยงำนของระบบขำย ได้แก่ รำยงำนของระบบลกู หนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการ เอกสาร เอกสาร 2. รายงานเพื่อชว่ ยในการตดิ ตามงาน 2. รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน 3. รายงานวิเคราะห์เพ่ือชว่ ยในการ 3. รายงานวิเคราะหเ์ พื่อช่วยในการ บริหารงาน บริหารงาน

รำยงำนของระบบเจ้ำหนี ้ ได้แก่ 1. รำยงำนเพ่อื ตรวจสอบรำยกำรเอกสำร 2. รำยงำนเพ่อื ช่วยในกำรติดตำมงำน 3. รำยงำนวเิ ครำะห์เพ่อื ช่วยในกำรบริหำรงำน รำยงำนของระบบเช็คและเงินฝำกธนำคำร ได้แก่ รายงานที่ใช้ในการตรวจสอบวา่ ข้อมลู ท่ีเราบันทึกเข้าไปนนั้ ครบถ้วน และ ถกู ต้องเพียงใด มีให้เลือกพิมพห์ ลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตาม วนั ทีเ่ ชค็ รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลกู ค้ารายงานเช็คจา่ ยเรียงตามวันท่ี จา่ ยเชค็ รายงานเชค็ จา่ ยเรียงตามเลขทเ่ี ช็ค รายงานสถานะเช็คจา่ ยแยกตาม เจ้าหนี ้ รายงาน Bank statement ทะเบียนเช็ครายวนั เรียงตามบัญชีและ เลขที่ Voucher

รำยงำนของระบบบัญชีแยกประเภท ท่จี ำเป็ นและมกั จะต้อง ใช้งำนกนั ส่วนใหญ่ มีดงั นี้ 1. รำยงำนรำยวนั เรียงวันท่ี 2. รำยงำนรำยวันเรียงเลขท่ี 3. บญั ชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง 4. รำยกำรแยกประเภท 5. รำยวนั เรียงวนั ท่ี (บญั ชีเป็ นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) 6. รำยวันเรียงวนั ท่ี 7. รำยกำรรำยวันท่ยี ังไม่ Post

โปรแกรมได้เตรียมเคร่ืองมือเพ่ือช่วยในการดรู ายงาน และการพิมพ์ รายงานต่างๆ ไว้หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และ แนวนอนให้คงท่ี หรือการแสดงลายกระดาษเพอื่ ชว่ ยในการดูรายงานท่ีมีข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานง่ายขนึ้ เป็นต้น 1. การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และแนวนอน เพ่ือเลื่อนตามไป กบั ข้อความสว่ นอื่น 2. การให้แสดงเส้นแบง่ แนวกระดาษ 3. การ Zoom เพอ่ื ดขู ้อมลู 4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเม่ือสง่ั พิมพท์ างเคร่ืองพมิ พ์

5. การตงั้ รอยพบั กระดาษ สาหรับคอลมั นท์ ่ไี ม่ต้องการแสดง 6. การสงั่ พบั กระดาษ หรือยกเลิกการพบั กระดาษ 7. การ Mark เครื่องหมายที่ต้องการเน้น หรือการใช้ปากกาไวทบ์ อร์ด 8. การสงั่ ให้พมิ พ์ลายนา้ จากไฟล์รูปภาพที่สร้างไว้

การพิมพ์รายงานออกทา ง จอภาพเป็ นการเรียกดูรายงานทาง จอภาพกอ่ นสงั่ พิมพ์ ซง่ึ สามารถสงั่ พิมพ์ ได้ จากทุกระบบ เช่น การสั่งพิม พ์ ร า ย ง า น ภ า ษี ข า ย จ า ก ร ะ บ บ ภาษีมลู คา่ เพ่มิ เม่ือระบุ Option ในการ ดูข้อมลู เรียบร้ อยแล้ว ให้กดป่ ุม OK ท่ี อย่ดู ้านล่าง จะขึน้ หน้าต่างมาให้เลือก การพิมพ์ ให้คลกิ เลอื กท่ีชอ่ ง “จอภาพ”

การสงั่ ให้โปรแกรมพิมพ์ หน้ำต่ำงกำรเลอื กหวั ข้อในกำรพิมพ์ (เลอื ก รายงานออกเป็ นไฟล์ประเภท ออกเป็ นไฟล์) และเลอื กชนิดของไฟล์ ต่างๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP เป็ นต้น ซึ่งไฟล์ท่ีส่ังพิมพ์นี ้ สามารถจดั เกบ็ และเรียกดเู พื่อสงั่ พิมพเ์ ป็นเอกสารภายหลังได้ เช่น การสง่ั พิมพร์ ายงานภาษีขายจาก ร ะ บ บภ า ษี มูล ค่ า เ พิ่ ม เ ม่ื อ ร ะ บุ Option ในการดขู ้อมลู เรียบร้ อย แล้ว ให้กดป่มุ OK

1. เลือกรูปแบบและขนาดตวั อกั ษร (Font) โดยการกดป่มุ Ctrl+F 2. เลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ พร้ อมทัง้ ตัง้ ค่าการพิมพ์ ได้แก่ การ กาหนดขนาดกระดาษ และการวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตัง้ เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เม่ือ เลอื กแล้ว คลิกป่มุ OK 3. กาหนดกัน้ หน้าในการพิมพ์รายงาน โดยการใส่ตัวเลขที่ ต้องการในช่อง “กัน้ หน้าซ้าย” เมื่อกาหนดรายละเอียดในการพิมพ์ เรียบร้อยแล้ว คลิกป่มุ Print

1. กำรส่งั พมิ พ์รำยงำนรำยวันเรียงตำมวนั ท่ี (ทกุ เล่ม) ได้แก่ 1.1 เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠รายงาน ➠พิมพ์รายวนั เรียง ตามวนั ที่ 1.2 เลอื กการพมิ พส์ มดุ รายวนั “ทกุ เล่ม” 1.3 กาหนดช่วงวันที่ของรายงานในช่อง “ตัง้ แต่วันท่ี” เม่ือกาหนด รายละเอยี ดแล้ว กดป่มุ OK 2. กำรส่งั พิมพ์รำยงำนงบกำไรขำดทุน (บันทึกบญั ชีแบบ Periodic) ได้แก่ 2.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบ กาไร-ขาดทนุ (บนั ทกึ บญั ชแี บบ Periodic) 2.2 จะมีหน้าต่างให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลอื ก “Automatic” 2.3 กาหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ตัง้ แต่วนั ที่” เม่ือกาหนด รายละเอยี ดแล้ว กดป่มุ OK

3. กำรส่งั พิมพ์รำยงำนงบแสดงฐำนะกำรเงนิ ได้แก่ 3.1 เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบแสดง ฐานะการเงิน 3.2 จะมีหน้าต่างให้เลอื กแบบฟอร์มงบ เลอื ก “Automatic” 3.3 กาหนดวันท่ีของรายงาน ในช่อง “ณ วันที่” และเลือกพิมพ์เฉพาะ “บญั ชที ่ีมียอดเคล่ือนไหว” 3.4 เมอื่ กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK 4. กำรส่งั พิมพ์รำยงำนสินค้ำและวัตถุดบิ แบบ FIFO ได้แก่ 4.1 เข้าที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠รายงานสินค้าและ Pricelist ➠ พิมพ์รายงานสนิ ค้าและวตั ถดุ ิบแบบ FIFO 4.2 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ที่” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 4.3 เมอ่ื กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK

5. กำรส่งั พมิ พ์รำยงำนกำร์ดลกู หนี้ ได้แก่ 5.1 เข้าท่ี ระบบลกู หนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดลกู หนี ้ 5.2 กาหนดช่วงวนั ท่ขี องรายงาน ในชอ่ ง “ตงั้ แต่วันท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 5.3 เม่อื กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK 6. กำรส่งั พิมพ์รำยงำนกำร์ดเจ้ำหนี้ ได้แก่ 6.1 เข้าท่ี ระบบเจ้าหนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดเจ้าหนี ้ 6.2 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วันท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.3 เมอ่ื กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK

7. กำรส่งั พิมพ์รำยงำน Bank Statement ได้แก่ 7.1 เข้าที่ ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ➠พิมพ์รายงาน ➠รายงาน Bank Statement 7.2 กาหนดช่วงวนั ทข่ี องรายงาน ในช่อง “ตงั้ แตว่ นั ที่” 7.3 เมือ่ กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK