งานนำเสนอ โปรแกรม สำหรับทำE-book

อธบิ ำยเพ่มิ เตมิ กำรเพ่มิ บริษัทใหม่ 1. หลังจากที่กดป่ ุม F10-SAVE เพื่อให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมลู ไว้ทไี่ หน ซ่ึงปกติโปรแกรมจะทาการเก็บข้อมลู ไว้ที่ C:\\SMARTBIZ.WIN (ช่ือบริษัททีต่ งั้ ไว้) แต่ผ้ใู ช้งานสามารถแก้ไขเปล่ียนแปลงได้ ในทน่ี จี ้ ะเกบ็ ข้อมลู ไว้ท่ี D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษทั เอสทีวี จากดั 2. โปรแกรมจะให้ผ้ใู ช้งานเลือกว่าจะใช้ข้อมลู อะไรบ้างจากบริษัทท่ีจะ เอามาเป็นต้นฉบบั หลงั จากทกี่ ดป่มุ OK แล้ว โปรแกรมจะขนึ้ ชอ่ื บริษัทที่จะนามา เป็นต้นฉบบั ให้เลือก 3. คลิกเลือกช่ือบริษัทที่ต้องการใช้เป็ นต้นฉบับ ในท่ีนีค้ ือบริษัท (ยังไม่ ระบเุ จ้าของ) หลงั จากเลือกบริษัทต้นฉบบั แล้ว โปรแกรมจะทาการคดั ลอกข้อมูล ให้รอจนกวา่ โปรแกรมจะขนึ้ ข้อความที่มมุ ขวาด้านบนวา่ “เก็บข้อมลู แล้ว...เพมิ่ ได้ อกี ทนั ท”ี

4. กด Esc เพ่อื ออกจากโปรแกรม 5. เข้าโปรแกรมอกี ครัง้ หากเข้าโปรแกรมแล้วไม่เห็นชื่อบริษัทที่เพิ่มไว้ ให้คลิกท่ี (ลกู ศรชี ้1) และเลอื กช่ือบริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรชี ้ 2 ) หลงั จากนนั้ กจ็ ะปรากฏชอ่ื บริษัททเ่ี พิม่ ไว้ขนึ้ มาให้เลือก ทาการคลิกเลือกชื่อ บริษทั ทีส่ ร้างไว้ (ลกู ศรชี ้3) จะเห็นว่ามีบริษัทเพมิ่ เข้ามา ซง่ึ จะมีชอื่ Folder ที่เก็บ ข้อมลู ซา้ กบั บริษัทที่นามาเป็นต้นฉบบั ให้เลอื กชื่อบริษัท และชื่อ Folder ที่จะใช้ งานให้ถกู ต้อง หลงั จากนนั้ โปรแกรมจะทาการลบข้อมูลของบริษัทที่ไม่เกี่ยวข้อง ออกให้ และเม่ือเข้าโปรแกรมในครัง้ ต่อไปกจ็ ะเหลอื เพียงบริษทั ทจ่ี ะใช้งานเทา่ นนั้ 6. เม่ือเลอื กบริษัทที่ต้องการทางานแล้ว ที่ Title Bar จะแสดงชื่อบริษัท และตาแหน่งท่จี ดั เกบ็ ข้อมลู บริษทั 7. บริษทั ท่สี ร้างขนึ้ ใหม่จะมี ผงั บญั ชี แบบฟอร์มงบ และแบบฟอร์มพิมพ์ เหมือนบริษัทต้นฉบับ(ยังไม่ระบุเจ้าของ) ตรวจสอบโดยเข้าท่ีระบบ บัญชีแยก ประเภท ➠เปิด Work Flow ➠Setup Master File ➠เมนู เพ่มิ /แก้ไขผงั บญั ชี

1. เข้าที่ระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือเปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิ่ม/แก้ไขรายละเอยี ดสาขา 2. ถ้าบริษัทมีสานกั งานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่ มุ F2-แก้ไข เพ่ือ เข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สานกั งานใหญ่” แต่ถ้ามีสาขาอ่ืนๆ ด้วย ให้กดป่มุ F3-เพ่ิม เพอื่ เพ่มิ รายช่อื สาขา 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของสาขา รหสั สาขา ช่อื สาขา ทีอ่ ยู่ ฯลฯ 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบันทกึ ข้อมลู เข้าเครื่อง











1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/ แก้ไขรายช่ือฝ่ าย หรือ เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิ่ม/ แก้ไขรายชอื่ ฝ่าย 2. กดป่มุ F3-เพม่ิ เพื่อเพิม่ รายชื่อฝ่าย 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของฝ่าย เชน่ รหสั ฝ่าย ช่ือฝ่าย 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดป่มุ F10-Save เพ่ือบนั ทึกข้อมูล เข้าเคร่ือง

1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อแผนก หรือ เปิด work flow ➠Organization Structure ➠เพม่ิ /แก้ไขรายชอ่ื แผนก 2. กดป่มุ F3-เพิ่ม เพอื่ เพิ่มรายชอ่ื แผนก 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของแผนก เช่น รหสั แผนก ชอ่ื แผนก รหสั ฝ่าย 4. เม่ือบนั ทกึ รายละเอยี ดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพ่ือบนั ทึกข้อมูล เข้าเคร่ือง



สำระสำคัญ กอ่ นเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ต้องมีการกาหนดฐานข้อมูลในแต่ละ ระบบก่อนเนื่องจากขณะท่ีเราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซือ้ ระบบขาย ระบบ ลกู หนี ้และระบบเจ้าหนี ้เป็ นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมลู มาใช้งานจึงต้องมีการเตรียม ฐานข้อมลู ไว้ก่อน แตฐ่ านข้อมลู บางระบบสามารถเพิ่มเตมิ ขณะบนั ทึกข้อมลู ได้ โดยขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู ทกุ ระบบเมือ่ เข้าไปท่ีระบบท่ีต้องการเตรียมฐานข้อมลู แล้วเลือกเมนู ฐานข้อมลู หรือเปิ ด Work Flow แล้วคลกิ ป่ มุ Setup Master Files

เม่ือจะใช้งานระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั ขนั้ ตอนแรกคือการเตรียม ฐานข้อมลู ทีต่ ้องใช้ในระบบมีขนั้ ตอนทตี่ ้องเข้าไปบนั ทกึ รายการก่อนเริ่มทา การค้าโดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ฐานข้อมูล (Setup Master Files)

เม่ือจะใช้งานระบบซอื ้ หรือระบบเจ้าหนี ้ขนั้ ตอนแรก คอื การเตรียม ฐานข้อมลู ท่ีต้องใช้ในระบบ คือการเพม่ิ /แก้ไขรายช่อื ผ้จู าหนา่ ย (ฐานข้อมูล “เพ่ิม/แก้ไขรายชื่อผ้จู าหน่าย” ในระบบซือ้ นี ้ เป็ นฐานข้อมูลเดียวกบั เมนู “เพ่มิ /แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี”้ ในระบบเจ้าหนี ้ วิธีการทางานเหมือนกนั ซึง่ ผ้ใู ช้จะบนั ทกึ ข้อมลู ท่ใี ดท่หี นง่ึ กไ็ ด้ เพราะข้อมลู จะเช่ือมโยงถงึ กนั ทงั้ 2 เมน)ู 1. เข้าที่ ระบบซือ้ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี ้ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนเู พิม่ และแก้ไขรายชือ่ ผ้จู า หน่าย 2. ทาการเพิ่มรายการโดยกดป่มุ F3-เพ่มิ 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดป่มุ F10-Save เพื่อเกบ็ ข้อมลู เข้า ระบบคอมพวิ เตอร์



การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบขายเป็ นการบันทึกฐานข้อมลู ของระบบ ขาย แตเ่ มื่อบนั ทกึ แล้วจะเชื่อมโยงไปใช้กบั ระบบลูกหนี ้การเตรียมฐานข้อมูล ได้แก่ 1. บนั ทกึ รายชอ่ื ลกู ค้า 2. กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแตล่ ะราย

เม่ือจะใช้งานระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จะเร่ิมด้วยการเตรียม ฐานข้อมลู ท่ตี ้องใช้ในระบบดงั นี ้ 1. การบนั ทกึ รายชอื่ ธนาคาร 2. การบนั ทกึ รายการสมดุ บญั ชเี งนิ ฝากและยอดยกมาต้นงวด

การเพิ่มรายการสนิ ทรัพย์ 1. เข้าที่ ระบบสนิ ทรัพย์ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายการสนิ ทรัพย์ 2. กดป่มุ F3-เพม่ิ เพอ่ื เพ่ิมรายการ 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสินทรัพยต์ ามต้องการ 4. กดป่มุ F10-Save เพ่ือเก็บข้อมลู

การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท ได้แก่ 1. เพม่ิ และแก้ไขผงั บญั ชี 2. สร้างแบบฟอร์มการบนั ทกึ บญั ชีเพือ่ ชว่ ยลงรายการซา้ ๆ 3. การกาหนดหน้าทข่ี องบญั ชีตามสภาวะทวั่ ไป 4 . การกาหนดหน้ าที่ของบัญชีที่จะใช้ งานในแบบเฉพา ะ (สภาวการณ์)



สำระสำคญั การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบเป็ นการบนั ทึกยอดยกมาของรายการค้าที่ เกิดขึน้ กอ่ นเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธรุ กิจใดเร่ิมใช้โปรแกรมพร้ อมกบั การจดทะเบียน จดั ตงั้ บริษัทฯ ก็ไม่ต้องทาขนั้ ตอนนี ้ โดยจะบนั ทึกเฉพาะยอดท่ียกมาต้นงวดเมื่อเร่ิมใช้ ระบบเพียงครงั้ เดยี วส่วนยอดยกมาในรอบบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดย อตั โนมตั ิ แม้จะยังไม่ปิ ดงวดบัญชีก็ตาม กรณีท่ีผ้ใู ช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อน ไมไ่ ด้สามารถลงรายการรายวนั เพือ่ เร่ิมทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึง คอ่ ยย้อนกลบั มาบนั ทึกย้อนหลงั และสามารถเร่ิมงานใหม่ได้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา

กร ณีท่ียังหา ยอ ด ยกม าจา กร อ บบัญชีก่อ นไม่ ได้ สาม า รถลงร า ยกา ร รายวนั เพอื่ เร่ิมทางานไปกอ่ นได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจงึ คอ่ ยย้อนกลับมา บนั ทกึ ย้อนหลงั ทาให้ผ้ใู ช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมา 1. เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท หรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใส่ยอดยกมาเริ่มต้นตงั้ บริษทั และสาขา 2. เลื่อนแถบสว่างหรือใช้เมาส์คลกิ ไปยงั รายการบัญชีท่ีจะเข้าไปบนั ทึก รายการ 3. กดป่มุ F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปใสย่ อดยกมาต้นงวดของบญั ชนี นั้ 4. บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีซงึ่ อาจจะเป็นยอดยกมาด้านเดบิต หรือเครดิตกไ็ ด้ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดป่มุ F10-Save เพอ่ื เก็บข้อมลู



เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชีครัง้ แรกหากธุรกิจที่ดาเนินกิจการมาแล้ว จะมีเจ้าหนีท้ ่ียงั ค้างชาระหนีอ้ ย่จู านวนหน่ึง จงึ จาเป็ นต้องบนั ทกึ ยอดหนีข้ อง เจ้าหนยี ้ กมาต้นงวด ซงึ่ จะทาเพียงครัง้ แรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านนั้ สาหรับยอด เจ้าหนใี ้ นงวดถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้อตั โนมัติการบันทกึ ยอดยกมา ของเจ้าหนีจ้ ะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารซือ้ ไปแล้วก็ได้ น่ันคือ เรา สามารถเร่ิมทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนีก้ ารบันทึกยอดยก มาต้นงวดเลือกบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คอื วิธีท่ี 1 บันทึกรำยกำร Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชำระหนีต้ ำมท่ีมี ทงั้ หมด วธิ ีท่ี 2 ทำรำยกำรรวมยอดหนีข้ องเจ้ำหนีร้ ำยเดียวกนั บันทกึ รวม เป็ น Invoice ยกมำเพยี ง 1 รำยกำร

การบนั ทกึ ยอดยกมาของลูกหนีจ้ ะเข้ามาบนั ทึกหลงั จากออกเอกสาร ขายไปแล้วก็ได้ นนั่ คอื เราสามารถเร่ิมทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของ ลกู หนี ้เพราะในความเป็นจริงหากเราหยดุ งานทงั้ หมดเพื่อปิ ดบัญชีลูกหนีเ้ ดิม ให้เสร็จก่อนจงึ เริ่มระบบใหม่ได้กค็ งเป็นเรื่องทวี่ ่นุ วายอยไู่ ม่น้อย การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดเลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คอื วิธีท่ี 1 บันทึกรำยกำร Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชำระหนีต้ ำมท่ีมี ทงั้ หมด วิธีท่ี 2 ทำรำยกำรรวมยอดหนีข้ องลกู หนีร้ ำยเดียวกนั บันทึกรวม เป็ น Invoice ยกมำเพียง 1 รำยกำร

เมื่อจดั เตรียมฐานข้อมลู ของระบบแล้วหวั ข้อนจี ้ ะเป็นการบนั ทกึ ยอด ยกมาต้นงวดของสนิ ค้าคงเหลือ ซงึ่ จะทาเพียงครัง้ แรกที่เริ่มใช้งานโปรแกรม เทา่ นนั้ สาหรับเดือนตอ่ ๆ ไป หรืองวดบญั ชีถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอด ให้เองอตั โนมัติ การบนั ทกึ ยอดสินค้ายกมาต้นงวดมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠ บันทึก (Edit) ➠ บนั ทกึ ปรับปรุงยอดสินค้าหรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใบปรับยอด 2. เลือก “สาขา” ทจี่ ะเข้าทา�งานโดยกดป่มุ Enter 3. เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ท่ีเคยสร้ างไว้ที่ทะเบียนเล่ม เอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกับรายการปรับ ยอดทว่ั ไปได้)

4. จะเข้ามาทร่ี ายการใบปรับยอดให้ทาการเพ่มิ รายการ โดยกดป่ มุ F3-เพ่ิม 5. บนั ทกึ วนั ทเ่ี อกสารใบปรับยอดจะต้องเป็นวนั ทก่ี ่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวนั ท่ีตามงบแสดงฐานะการเงิน) เช่น ถ้าเร่ิมใช้ระบบวันท่ี 01/08/58 กจ็ ะต้องลงวนั ทใ่ี นใบปรับยอดสนิ ค้าเป็นวนั ที่ 31/07/58 ซง่ึ เมื่อ บนั ทกึ วนั ท่ีแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งแจ้งรูปแบบการ Post เป็น N คือ ไม่มีการบนั ทกึ บญั ชใี ห้คลกิ OK 6. บนั ทกึ รายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบันทกึ จานวน สนิ ค้าในช่อง “จานวนเพมิ่ ” เสร็จแล้วกดป่มุ F10-Save เพ่ือเก็บรายการ



สำระสำคัญ การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทกึ รายการค้าต่างๆ ทีเ่ กิดขึน้ ในแตล่ ะวนั เช่น ซอื ้ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้ และการรับชาระ หนี ้รวมทงั้ การทารายการฝากถอนเงินกบั ธนาคารซ่ึงโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมีการ เชื่อมโยงระหว่างระบบตา่ งๆ โดยผู้ใช้ สามารถบันทึกรายการรายวันท่ีระบบย่อยท่ี เกยี่ วข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบญั ชีที่ระบบบญั ชีแยกประเภทให้อัตโนมัติ หรือจะ บนั ทกึ ทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภทโดยตรงกไ็ ด้

การบนั ทกึ รายการรายวัน (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทึกรายการค้า ต่างๆ ทเี่ กดิ ขนึ้ ในแต่ละวนั เชน่ ซอื ้ ขาย สินค้าหรือบริการ การจา่ ยชาระหนี ้ การ รับชาระหนี ้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับ ธนาคารโดยโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะเตรียมสมุดรายวันไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป สมดุ รายวนั เงนิ สดจ่าย สมดุ รายวันเงินสดรับ สมุดรายวันซือ้ เชื่อ และสมดุ รายวนั ขายเช่ือ ให้เลือกเข้าทางานซึ่งส่วนใหญ่รายการรายวัน เหล่านจี ้ ะเกิดจากการลงบญั ชอี ตั โนมัติมาจากระบบต่างๆ ตามภาพแสดงการ เชื่อมโยงระหว่างระบบต่างๆ ซึ่งจะเห็นว่ามีการบนั ทึกบญั ชีอัตโนมัติมาจาก ระบบตา่ งๆ เข้ามาท่ีระบบบญั ชีแยกประเภทโดยผ้ใู ช้สามารถบนั ทกึ รายการราย วนั ท่ีระบบย่อยท่ีเก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบญั ชีที่ระบบบญั ชีแยก ประเภทให้อตั โนมัติ หรือจะบนั ทกึ ที่ระบบบญั ชแี ยกประเภทโดยตรงกไ็ ด้



เมอ่ื มกี ารซอื ้ ขายสนิ ค้าหรือบริการ การจา่ ยชาระหนี ้การรบั ชาระหนี ้การจ่าย คา่ ใช้จา่ ยต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผ้ใู ช้สามารถบันทึก รายการเหล่านใี ้ นระบบย่อยแต่ละระบบเพื่อให้โปรแกรมลงบัญชีให้อตั โนมัติ โดยเข้า ระบบทเี่ กี่ยวข้องแล้วเลอื กใช้เมนใู นกลมุ่ Entry Transaction ของระบบนนั้ ๆ ดงั นี ้ 1. ระบบซอื้ (Purchase Order System) จะมีการบนั ทึกรายการที่เกี่ยวกบั การซอื ้ สนิ ค้าและบริการอาจจะเร่ิมตงั้ แต่ การทาใบเสนอขออนมุ ัติจัดซือ้ การสงั่ ซือ้ สินค้า การซอื ้ สนิ ค้าและบริการทงั้ การซอื ้ สด ซอื ้ เช่ือ การส่งคืนสินค้า และได้รับใบลด หนจี ้ ากเจ้าหนี ้ 2. ระบบขำย (Sales Order System) จะมีการบันทึกรายการค้าและการ จดั ทารายงานท่ีเก่ียวกบั การขายสินค้าและบริการ อาจจะเริ่มตงั้ แต่การทาใบเสนอ ราคา การรับคาสง่ั ขาย การขายสินค้าและบริการ ที่เป็นการขายสด ขายเชอ่ื การรับคืน สนิ ค้าจากลกู ค้าและออกเป็นใบลดหนใี ้ ห้กบั ลกู หนเี ้ป็นต้น

3. ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System) การบันทึก รายการในระบบลกู หนจี ้ ะทาใบวางบลิ หรือไม่ทากไ็ ด้และเมื่อถึงกาหนดชาระ หนกี ้ จ็ ะเตรียมใบเสร็จรับเงนิ เพื่อไปรับเงนิ จากลกู หนีห้ ลงั จากที่ได้รับชาระหนี ้ อาจจะเป็นเช็คเงินสด หรือการโอนเงนิ เข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณี ถกู หกั ภาษี ณ ที่จ่ายด้วย 4. ระบบเจ้ำหนี้ (Account Payable System) การบนั ทึกรายการ ในระบบเจ้าหนี ้ มีขนั้ ตอนวิธีการเช่นเดียวกับการบันทึกรายการในระบบ ลกู หนี ้ถ้าเจ้าหนที ้ าใบวางบลิ มาก็จะทาใบรับวางบิลก่อน และเม่ือถงึ กาหนด ชาระหนกี ้ จ็ ะบนั ทกึ รายการใบเสร็จรับเงิน ซง่ึ การจ่ายชาระหนีอ้ าจจะเป็ นเงิน สด เช็ค หรือการโอนเงินเข้าบญั ชเี งินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีหักภาษี ณ ที่ จ่าย ก็จะมาบนั ทกึ รายละเอียดการจ่ายเงนิ

5. ระบบเช็ค และเงินฝำกธนำคำร (Cheque and Bank Account System) ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคารเป็ นระบบท่ีเชื่อมโยงกับ ระบบขาย ระบบซือ้ ระบบลกู หนี ้ ระบบเจ้าหนี ้ ซง่ึ ที่ผ่านมาจะเห็นว่าส่วน ใหญ่จะบนั ทกึ รายการรับเงินจากลกู หนี ้และรายการจ่ายชาระเงินให้เจ้าหนี ้ ได้จากระบบนนั้ เม่ือบนั ทกึ รายการรับเงิน ซึ่งอาจเป็ นเช็ค เงินสด หรือการ โอนเงนิ เข้าบญั ชี ก็จะมาเป็ นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อตั โนมัติ แต่อย่างไรก็ตามอาจจะมีรายการเช็คหรือรายการธนาคารอื่นๆ ซ่งึ เป็ น รายการภายในของบริษัทและต้องการบนั ทกึ เพอื่ ให้รายการในบญั ชีเงินฝาก ครบถ้วน

6. ระบบสินทรัพย์และค่ำเส่ือมรำคำ (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบสินทรัพย์เป็นการคานวณค่าเสอ่ื มราคา สินทรัพย์ โดยผ้ใู ช้งานเพียงแค่สง่ั ประมวลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ในช่วง เดอื นทต่ี ้องการเทา่ นนั้ แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเส่ือมราคาให้ ละเอยี ดตามจานวนวนั ของแต่ละเดือน และทาการลงบัญชีให้อตั โนมัติไป ยงั ระบบบญั ชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีท่ีผ้ใู ช้งานต้องการปรับปรุง ตวั เลขคา่ เสื่อมราคาท่ีได้จากการคานวณต้องมาทาการปรับปรุงที่ระบบ สนิ ทรัพยใ์ ห้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะ Update รายการไปลงบัญชีให้ ถกู ต้อง

การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบญั ชแี ยกประเภท จะบนั ทกึ ทเี่ มนู ลงรายวนั และผ้ใู ช้จะต้องเลือกสมดุ รายวนั ท่ีจะบนั ทึกรายการ ซ่ึงโปรแกรม เตรียมไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมดุ รายวนั ทั่วไป (GJ) สมุดเงินสด-จ่าย (PC) สมดุ ซือ้ เช่ือ (PD) สมุดเงินสดรับ (SC) และสมุดขายเช่ือ (SD) และการ บนั ทกึ รายการในระบบบญั ชแี ยกประเภท มีป่ ุมฟังก์ชน่ั ที่สาคัญสาหรับการ บนั ทกึ รายการ ดงั นี ้ F2-สมดุล ส่งั ให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงินด้านเดบิต และ เครดติ ให้ดลุ กนั โดยจะนายอดที่ทาให้ดลุ ไปใสท่ ่ีรายการบญั ชสี ดุ ท้าย F4-ลบบรรทดั ใช้ลบรายการย่อยบรรทดั ทไ่ี ม่ต้องการ F5-พิมพ์ สง่ั พิมพ์ Voucher ใบท่ที ารายการอยู่ F7-Link ใช้สาหรับเข้าไปดเู อกสารประกอบการลงบญั ชที ี่ทามาจาก ระบบอน่ื หรือเข้าไปบนั ทกึ เอกสารเพมิ่ เติม

การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท กรณี ท่ีมีเอกสาร ประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้จะต้องเลือกประเภทของเอกสารให้ถกู ต้อง ซ่ึงกล่มุ ของ เอกสารประกอบการลงบญั ชที น่ี ยิ มใช้โดยทว่ั ไปจะแบ่งออกเป็ น 2 กล่มุ หลักๆ คือ กล่มุ ที่ ขึน้ ต้นด้วยตวั P กลมุ่ นีจ้ ะเก่ียวข้องกบั ระบบซอื ้ และระบบเจ้าหนี ้ และกล่มุ ที่ขึน้ ต้นด้วยตวั S กลมุ่ นีจ้ ะเก่ียวข้องกบั ระบบขายและระบบลกู หนี ้ดงั นี ้