Minit JKPAK Kali 35 Bil 4 2019

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) KALI KE 35 BIL 4/2019 Bil. Mesyuarat : 1/2020 Tempat Mesyuarat : Bilik Mesyuarat Utama Aras 2, Bangunan Canselori, KSAJS Tarikh Mesyuarat : 2 Januari 2020 (Khamis) Masa : 9.00 pagi Hadir: Tim. Naib Canselor (P&I ) – Pengerusi 1. YBhg. Prof. Dr. Suriani binti Abu Bakar 2. Prof. Dr. Mahzan bin Arshad Dekan, FBK 3. PM. Dr. Mohd Kipli Bin Mohd Zin Dekan, FMSP 4. PM. Dr. Mohd Hairy bin Ibrahim Dekan, FSK 5. PM. Dr. Tajul Shuhaizam Bin Said Pengarah, PPPI 6. Dr. Mohd Firdaus Bin Mustaffa Kamal Penyelaras FTV, Kampus Teluk Intan 7. Pn. Norazizah binti Othman CIO, Pusat ICT 8. En. Saiduri bin Dollah Tim. Pengarah, JPPHB 9. En. Muhammad Fazli Taib bin Saerani Tim. Dekan, FMSP 10. PM. Dr. Mohd Yahya bin Mohd Hussin Tim. Dekan (P & I), FPE 11. Tn Hj Mohamad Najib bin Hj Mohamed Pemangku Bendahari 12 Pn. Hjh. Maskana binti Ahmad Tim. Pendaftar Kanan, Bhgn Govenan 13. Cik Noriha bin Muhammad Tim. Ketua Pustakawan Kanan, PTB 14. En. Abd Ghani Bin Mansor Tim. Pendaftar, FBK 15. En. Hj Mohammad Fauzi Bin Khalid Tim. Pendaftar, FSSKJ 16. En. Sayed Muhammad Arif bin Sayed Yahya Tim. Bendahari, Jabatan Bendahari 17. Pn Anis Azlira Binti Ali Peg. Tadbir, FPM 18. Pn Mahanum Binti Muhammad Peg. Tadbir, FSKIK 19. En. Azman bin L Kadir Peg. Tadbir, BSM 20. Pn. Munawarah binti Saharani Peg. Bahagian Audit Dalam 21. Pn. Bazliah binti Ahmad Mahmud Peg. Hal Ehwal Islam Kanan, Pusat Islam Turut Hadir: Pengetua, Kolej Zaaba 1. Dr. Nazre bin Abdul Rashid Pen. Pendaftar, PPPI 2. En. Mohd Azraai bin Arifin Jurutera (Mekanikal), JPPHB 3. En. Mohd. Hashim bin Ab. Rahman Peg Tadbir, IPS 4. Pn. Ruhana Binti Eshak Pen. Bendahari Kanan, J. Bendahari 5. Pn. Wahidanoor bt Wahid Pen. Bendahari, J. Bendahari ~ Setiausaha 6. Cik Siti Sarah binti Iskandar Shah Peg. Tadbir, BHEA 7. Pn. Sabariah binti Thambi Peg. Tadbir, Pusat Sukan 8. En. Mohd Raizol bin Ramli Pen. Akauntan, FSK 9. Pn. Hilawati Bin Mohamad Ehsan 1/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Tidak Hadir Tanpa Kenyataan: Ketua Tim. Pendaftar, JHEPA 1. En. Helmi Zaifura bin Abdul Rahman BIL. KEPUTUSAN/ TINDAKAN PELAKSANAAN TINDAKAN 1.0 ALUAN PENGERUSI 1.1 Aluan Pengerusi 1.1.1 Pengerusi memulakan majlis dengan ucapan salam dan mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al- Fatihah. 2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1 Mengesahkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) UPSI Kali Ke-34 Bil 3/2019 2.1.1 Minit mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) UPSI Kali Ke-34 Bil 3/2019 disahkan dengan pindaan jawatan pada kehadiran Cik Noriha bin Muhammad sebagai Timbalan Ketua Pustakawan Kanan. 3.0 PERKARA BERBANGKIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) UPSI KALI KE-34 BIL 3/2019 3.1 Minit 3.2 Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih di FPM 3.1.1 Kertas Kerja Garis Panduan Kadar Sewaan Bilik Seminar Mesyuarat dimaklumkan Kadar Sewaan Bilik Seminar Makluman FPM telah diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) Kali Ke 80 Bil 3/2019 dan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) Kali Ke 125 Bil 5/2019 bertarikh 27 September 2019. 3.1.2 Mesyuarat mencadangkan Pusat ICT diminta Pusat ICT membuat garis panduan berkenaan perkara wajib yang perlu dihantar seperti dokumentasi dan borang untuk PTj sewaktu membuat membuat tempahan ruang sebelum 30 Januari 2020. 2/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 3.2 Minit 3.3 Laporan Projek Pembinaan UPSI Kampus Teluk Intan 3.2.1 Mesyuarat bersetuju kajian penyelidikan berkenaan Makluman Makluman peat soil tidak diteruskan memandangkan UPSI tiada KAB kepakaran. 3.3 Minit 3.4 Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih KAB dan Kolej Antarabangsa 3.3.1 Mesyuarat dimaklumkan tindakan telah dilaksanakan bagi tindakan seperti berikut: Bil Lokasi Perkara Cadangan Penyelesaian A. Pengurusan Aset/Inventori i. Surau Al Pembelian kipas Telah selesai Falah Hasil lawatan dilaksanakan mendapati pada 30 keadaan agak September kurang selesa 2020. dengan keadaan panas di Surau Al Falah. Bagi memastikan keselesaan dan kemudahan pelajar dapat disediakan dengan sempurna Jawatankuasa berpendapat pembelian kipas yang bersesuaian dapat dilakukan dengan segera untuk keperluan di Surau Al-Falah. B Pengurusan Pelupusan Aset/Inventori i. Pejabat Pelupusan Mesyuarat Pentadbiran Barang bersetuju KAB Pihak Kolej proses kediaman pelupusan perlu Gelanggang Aminuddin Baki dilakukan dalam Serbaguna, memaklumkan tempoh 1 bulan KAB terdapat Sekiranya tiada aset/inventori yang tindakan yang Surau Al telah rosak dan diambil maka isu Falah tidak digunakan. akan melalui Hasil lawatan ini proses juga mendapati kehilangan. aset/inventori yang rosak ini kelihatan terbiar dan tidak 3/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 diurus dengan baik. Barang- barang ini termasuk: a. Televisyen b. Water cooler c. Peti simpanan d. Kerusi e. Tingkap f. Peti Sejuk g. Peti simpanan elektronik h. Tiang Gol C Pengurusan dan Penyelenggaraan Kemudahan i. Bilik Peralatan Muzik Peralatan muzik Makluman Studio/Tari, Peralatan tidak ini tidak Makluman Makluman Pusat Aktiviti disenggara diluluskan untuk Pelajar dengan sempurna. dilupuskan oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) yang dilantik. Berikutan itu, peralatan ini akan digunakan sebagai peralatan riadah pelajar yang menginap di KAB. ii. Stor Kerosakan Meja Pihak kolej telah Peralatan, Bulat mengambil Pusat Aktiviti Permukaan tindakan Pelajar peralatan rosak membaiki dan tidak disimpan kerosakan meja dengan teratur. dan boleh digunakan semula iii. Pejabat KAB Walkie Talkie / Memo arahan Komputer Riba melakukan proses pelupusan akan dikeluarkan oleh Unit Aset. Komputer riba tersebut telah dibaiki dan berfungsi dengan baik. 4/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 3.3.2 Mesyuarat dimaklumkan pihak JPPHB akan JPPHB / Fakulti mengadakan mesyuarat Pembaikan dan KSAJS Penyelenggaraan Berkala JPPHB bersama fakulti serta melaraskan semula proses pembaikan. 3.4 Minit 3.5 Cadangan Pelupusan Pelbagai Peralatan Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik di Stor Pusat Kampus Sultan Abdul Jalil Shah (KSAJS) UPSI 3.4.1 Mesyuarat dimaklumkan Proses pelupusan telah Makluman selesai dilakukan seperti butiran berikut; i. Mekanikal – selesai tindakan pada 30 Ogos 2019 ii. Elektronik – selesai tindakan pada 25 September 2019 iii. Elektrik – Selesai tindakan pada 5 Oktober 2019 3.5 Minit 4.6 Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih 3.5.1 Mesyuarat bersetuju agar kolej terlibat mengambil tindakan seperti berikut: Bil Perkara / Lokasi Cadangan Peralatan Penyelesaian 2. Barang Mesyuarat meluluskan Rosak dan peralatan perangkap Terbiar lalat untuk dilupuskan a. Pihak Rumah mengikut KZ prosedur yang Kolej Kediaman telah ditetapkan kediaman Pelajar dengan kadar segera. Za’ba Kafeteria memaklu mkan terdapat aset/inven tori yang telah rosak dan tidak digunaka n. Hasil lawatan ini juga mendapat i aset/inven 5/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 tori yang rosak termasuk kerusi, meja, alat perangka p lalat dan beberapa peralatan lain ini kelihatan terbiar dan tidak diurus dengan baik. b. Terdapat Ruang Mesyuarat KZ meluluskan juga peti Hadapan peti simpanan pelajar untuk simpanan Pejabat dilupuskan dengan barang Kolej cadangan syor didermakan pelajar kepada organisasi yang yang berminat. masih elok diletakkan di hadapan pejabat kolej. Namun ia tidak digunaka n kerana beberapa kunci yang telah hilang. 6/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Mesyuarat bersetuju agar pihak Kolej yang dilawati mengambil tindakan segera bagi tujuan pengurusan dan penyelenggaraan seperti berikut: 3.5.2 Bil Perkara / Lokasi Cadangan Peralatan Penyelesaian Makluman 1. Kebocoran Rumah Tindakan telah Siling Rumah Pelajar selesai Pelajar Bilik dilakukan oleh Hasil lawatan Pelajar pihak JPPHB mendapati A/441 terdapat beberapa rumah yang tidak boleh diduduki kerana berlaku kebocoran siling yang kritikal. 2. Dahan Pokok Kerja-kerja Yang TIdak Dipangkas Pemangkasan Makluman Hasil lawatan juga Pokok Teduhan mendapati terdapat oleh Arborist di beberapa batang pokok Sekitar Kolej yang terlalu rimbun dan Zaaba dan Kolej perlu dibuat pemangkasan Aminduddin agar lebih kemas dan Baki, KSAS menarik. (UPSI/PEMB/A D/735/27/2019 R) (UPSI/SH/69/20 19 R) telah selesai dilaksanakan pada 13 November 2019. Tempoh Kecacatan Selama 6 Bulan 7/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 5. Rangka Pintu Kerja-kerja telah Makluman Bilik Air Yang selesai Rosak dilaksanakan Beberapa pada 30 tandas di September kediaman 2019 oleh pihak pelajar JPPHB mengalami kerosakan melibatkan di bahagian rangka pintu yang reput dan dimakan anai- anai yang menyebabkan pintu tertanggal. 3.6 Minit 4.2 Laporan Pemeriksaan Aset Alih UPSI 3.6.1 Mesyuarat dimaklumkan sebanyak 60 PTj yang telah Makluman Makluman menghantar laporan verifikasi aset dan laporan verifikasi stor bagi tahun 2019. 3.7 Minit 4.6 Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih 3.7.1 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti yang terlibat mengambil tindakan seperti berikut: Perkara / Lokasi Cadangan Bil Peralatan Penyelesaian i. Pengurusan Rekod a)Jawatankuasa Konti Radio Tindakan telah mendapati diambil oleh FBK pengurusan aset dan inventori Fakulti Bahasa dan Komunikasi adalah agak baik. Namun kad lokasi aset/inventori (KEW.PA-7) 8/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 tidak dipamerkan. Tindakan telah b)Jawatankuasa Makmal diambil oleh pihak mendapati Komputer TU FBK Makluman FBK terdapat 15 buah Makluman komputer baru yang diterima di makmal computer masih belum didaftarkan ii. Pengurusan Mesyuarat Pelupusan Aset Bilik dimaklumkan Inventori Mesyuarat Aset /inventori Mesyuarat Abdullah yang telah rosak dimaklumkan Mursyi dan tidak terdapat digunapakai aset/inventori dalam proses yang telah rosak permohonan dan tidak pelupusan. digunakan. Hasil Manakala yang lawatan ini juga masih elok telah mendapati dipindahkan aset/inventori sementara yang rosak kerja-kerja termasuk kerusi, pengubahsuaia meja, pedestal n bilik dan beberapa mesyuarat peralatan lain selesai kelihatan terbiar dilaksanakan. dan tidak diurus dengan baik. 3.7.2 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti yang dilawati mengambil tindakan segera bagi pengurusan pelupusan aset/inventori seperti berikut: Cadangan Bil Perkara / Lokasi Penyelesaian Peralatan 1. Kebocoran siling Bilik Mesyuarat di bilik mesyuarat Mesyuarat dimaklumkan Mursyi Abdullah Mursyi kerja-kerja Hasil lawatan naik taraf mendapatu sedang terdapat berjalan dan kebocoran pada dijangka siap siling di bilik Januari 2020. 9/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 mesyuarat Abdullah Mursyi 2. Kemudahan OKU dan Kakitangan a. Pihak fakulti Mesyuarat JPPHB dimaklumkan mencadangkan pihak JPPHB JPPHB akan JPPHB agar kemudahan melakukan kerja-kerja bagi orang kurang menaiktaraf kemudahan di upaya (OKU) bangunan FBK bermula Jun dapat disediakan. 2020 Antara kemudahan yang dicadangkan adalah seperti berikut: i. Laluan OKU (foyer luar laluan pintu masuk) ii. Tandas iii. Kemudaha n Lif 3.7.3 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti yang dilawati mengambil tindakan dalam aspek keselamatan sebagai tindakan pembetulan dan pencegahan seperti berikut: Perkara / Peralatan Lokasi Cadangan Bil Penyelesaian 1. Laluan Keluar Licin Mesyuarat Hasil lawatan Laluan dimaklumkan isu ini mendapati Keluar akan dibawa sekali permukaan keluar dalam projek sangat licin dan membina kemudahan boleh OKU (laluan mengakibatkan OKU,tandas,railing kemalangan apabila dan lain-lain yang hujan. berkaitan dengannya) 2. Jalan Tidak Rata Akan dilaksanakan Hasil lawatan Jalan pada tahun 2020 mendapati Raya menggunakan permukaan jalan diantar kelulusan bajet yang raya diantara a telah diberi untuk bangunan IPSI dan Bangun dilaksanakan. 10/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Bangunan Blok an IPSI Pakar tidak rata dan disebabkan oleh Blok akar pokok yang Pakar. timbul dan ianya boleh mendatangkan risiko kepada penunggang motorsikal. 3. Kedudukan Suis Makmal Tindakan telah Makluman Makluman Terhalang Komput diambil oleh pihak er TU Makluman Kedudukan meja FBK tidak sesuai dan menganggu untuk membuka dan menutup suis elektrik. 5. Penukaran jenis alat Makmal Alat Pemadam api pemadam api dari Komput telah di tempah oleh er TU ABC kepada karbon kontraktor yang dioksida (C02) dilantik bagi Makmal computer tambahan baru. dilengkapi dengan Dijangka selesai awal alat pemadam api Januari 2020. jenis ABC sahaja yang tidak sesuai digunakan untuk memadam kebakaran yang melibatkan peralatan elektrik. 3.7.4 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti mengambil tindakan bagi keperluan pengajaran dan pembelajaran dibawah skop Bahagian Hal Ehwal Akademik seperti berikut: Bil Perkara / Peralatan Lokasi Cadangan Penyelesaian 1. Kemudahan Konti Konti Pihak FBK dalam Radio Radio proses Lawatan mendapati berkolaborasi terdapat bersama kemudahan Studio Universitas 11/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Simulasi dan Amali Muhamadiah. Penyiaran Radio “Live Streaming” Walaubagaimana untuk pelajar daripada program pun penyediaan Komunikasi Sosial. blog untuk 2. Talent Hunting Lawatan memperkenalkan dimaklumkan terdapat pensyarah bumi Mualim yang bakal bersara pada tahun 2020. belum dibuat hebahan kepada Tourism Perak. Pihak FBK telah Makluman Makluman membuat permohonan kepada BSM berkenaan penagambilan pelajar Phd dari Fakulti Bahasa dan Komunikasi bagi menggantikan pensyarah yang akan bersara pada tahun 2020 . 3. Program Bahasa Mesyuarat Malaysia Sebagai dimaklumkan Bahasa Kedua pihak FBK dalam Lawatan perancangan dimaklumkan untuk bahawa pihak FBK mendapatkan dalam perancangan kelulusan MQA untuk berkenaan memperkenalkan memperkenalkan Bahasa Melayu Bahasa Melayu sebagai bahasa sebagai bahasa kedua di sekolah- kedua di sekolah- sekolah swasta, sekolah swasta, Sekolah Jenis Sekolah Jenis Kebangsaan Cina, Kebangsaan Cina, sekolah di Thailand sekolah di dan Filipina serta di Thailand dan universiti luar Filipina serta di Negara (pasaran universiti luar luar Negara). Negara. Bagi memastikan program ini berjalan 12/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 dengan lancar, pihak Fakulti mencadangkan untuk mendapatkan tenaga pakar bagi mengajar Bahasa Malaysia di sekolah – sekolah yang dinyatakan. 3.7.5 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Fakulti Bahasa dan Makluman Komunikasi akan menggunakan Bajet 2020 untuk menjalankan kerja naik taraf penggunaan kawasan perkarangan foodtruck. 3.7.6 Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat beberapa FBK kerusi batu yang tidak dapat dikenalpasti pemilikannya yang diletakan di atas pentas perkarangan FBK . Oleh itu mesyuarat mencadangkan supaya FBK merujuk kepada Pusat Alumni bagi menyemak dan mengenalpasti kerusi batu tersebut. 3.8 Minit 5.1 Cadangan Pelupusan Kelengkapan 8 unit Barrier Makluman Gate dan 8 unit CCTV di Pusat Teknologi Maklumat dan FSKIK Komunikasi 3.8.1 Tindakan pelupusan telah selesai dilakukan pada 6 Disember 2019 dengan syor jualan sisa kepada syarikat TM Recycle IT. 3.9 Minit 5.2 Cadangan Pelupusan 6 Buah Mesin Di Fakulti Seni Komputeran Dan Industri Kreatif (FSKIK) 3.9.1 Proses permohonan telah dilakukan dan arahan melaksanakan tindakan pelupusan telah dikeluarkan oleh Unit Aset, Jabatan Bendahari pada 7 November 2019 mengikut syor pelupusan mesin ini dijadikan bahan pameran dan ditempatkan di Muzium Pendidikan Nasional (MPN). Walaubagaimanapun, memo bertarikh 11 November 2019 dari pihak MPN telah menolak syor ini dengan alasan pihak MPN tidak mempunyai ruang yang sesuai untuk menempatkan mesin tersebut. FSKIK akan melaksanakan pelupusan mengikut pilihan syor yang telah ditetapkan oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan dalam masa terdekat. 13/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Makluman 3.10 Minit 5.3 Cadangan Pelupusan Kerusi Jurutrengkas Di Fakulti Seni Komputeran Dan Industri Kreatif (FSKIK) 3.10.1 Tindakan pelupusan telah selesai dilakukan pada 25 dan 28 November 2019 dengan syor dilupuskan secara derma kepada sekolah seperti berikut; i. Sek. Keb. Lembah Beringin – 20 unit ii. Sek. Men. Keb. Suharto – 20 unit iii. Sek. Keb. Sungai Selisik – 20 unit iv. Sek. Men. Kuala Kubu Bharu – 20 unit v. Maahad Al Ehya Asshariff – 37 unit 4.0 PEMBENTANGAN LAPORAN 4.1 Peruntukan Perolehan Dan Kedudukan Semasa Aset Alih UPSI 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan peruntukan perolehan di Makluman bawah Anggaran Belanja mengurus tahun 2019 ialah Makluman RM8,000,000.00. Laporan Peruntukan Perolehan Aset sehingga 30 September 2019 adalah seperti di Makluman Lampiran 1. 4.1.2 Mesyuarat dimaklumkan kedudukan jumlah aset/inventori Universiti sehingga 30 September 2019 (rujuk Lampiran 2) adalah seperti berikut: KUMPULAN BIL (UNIT) / BIL (UNIT) / WANG JUM. ASET JUM. JUMLAH (RM) INVENTORI (RM) 10,767 13,5237 RM1,315,735,883.64 RM70,156,748.4 6 JUMLAH 146,004 KESELURUHAN RM1,385,892,632.10 4.2 Laporan Pemeriksaan Aset Alih UPSI 4.2.1 Mesyuarat dimaklumkan terdapat 31 kumpulan yang mengemukakan laporan pemeriksaan aset alih dan stok secara bereperingkat untuk tempoh sehingga 30 Disember 2019 seperti di Lampiran 3. 4.2.2 Mesyuarat memohon agar setiap PTj dapat Semua PTj menghantar laporan keseluruhan bagi pemeriksaan aset/inventori dan stok pada atau sebelum 31 Januari 2020. Sekiranya PTj gagal mengambil tindakan berikut potongan bajet mengurus dikenakan kepada PTj sebanyak RM10,000. 4.3 Laporan Kedudukan Stok UPSI 14/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan kedudukan stok UPSI Makluman sehingga 30 September 2019 adalah RM59,583.90 Makluman seperti di Lampiran 4. Makluman 4.4 Laporan Tindakan Pelupusan Makluman 4.4.1 Mesyuarat dimaklumkan jumlah pelupusan Universiti bagi suku tahun keempat sehingga 30 September 2019 mengikut nilai perolehan adalah berjumlah RM 3,027,235.75 iaitu: Laporan terperinci seperti di Lampiran 5. ASET JUM.PEROLEHAN BIL (RM) (UNIT) 2,341,850.40 387 INVENTORI 621,232.70 861 BEKALAN 64,152.65 5 JUMLAH 3,027,235.75 1253 4.5 Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib 4.5.1 Mesyuarat dimaklumkan tiada sebarang laporan hapuskira bagi suku tahun keempat sehingga 30 September 2019. 4.6 Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih 4.6.1 Mesyuarat dimaklumkan lawatan telah diadakan ke Fakulti Sains Kemanusiaan pada 3 Disember 2019 (Selasa). Antara penemuan lawatan adalah seperti berikut:- a) Skop Pengurusan dan Perolehan Aset dan Inventori oleh Jabatan Bendahari i) Pengurusan Aset/ Inventori ii) Pengurusan Pelupusan Aset/Inventori b) Skop Penyelenggaraan dan Pembaikan oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti, JPPHB i) Kerosakan/Penyelenggaraan Kecil c) Skop Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan oleh Bahagian Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan i) Laporan BKKP d) Skop Keperluan Pengajaran dan Pembelajaran (P & P) oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik i) Laporan P & P 15/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 4.6.2 e) Skop Keseluruhan Tadbir Urus Universiti oleh Bahagian Govenan i) Laporan Tadbir Urus Universiti f) Skop Pengurusan Audit oleh Bahagian Audit Dalam i) Pengendalian/Penggunaan ii) Pengurusan Rekod iii) Penyimpanan Laporan skop Bahagian Audit Dalam telah dimasukkan melalui skop (a) sehinga (e) di atas kerana isu yang sama telah dibangkitkan. Laporan penuh seperti di Lampiran 6. Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti yang terlibat mengambil tindakan seperti berikut: Bil Perkara / Lokasi Cadangan Peralatan Penyelesa i. Kad Lokasi ian Jawatanku Jawatankuasa Bilik asa FSK FSK mendapati kad lokasi Pasca mencadan aset/inventori Siswaz gkan agar (KEW.PA-7) tidak ah Aras Fakulti dipamerkan di Bilik 1 dan Sains Pasca Siswazah. Ruang Kemanusia Selain itu, di ruang Interak n interaksi pensyarah si mengambil kad lokasi (KEW.PA- Pensya tindakan 7) tidak dikemaskini. rah mempamer kan Kad lokasi asset/inven tori dan kemaskini kad lokasi (KEW.PA- 7) di lokasi- lokasi yang dinyatakan dengan segera. ii Pendaftaran dan Jawatanku Label Aset/Inventori asa mencadan 16/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Jawatankuasa Bilik gkan pihak mendapati terdapat Sumber FSK untuk meja dan kerusi hasil dan membuat daripada sumbangan Makmal pendaftara tidak berdaftar. Selain Komput n dan itu, 40 unit komputer er GIS permohona yang baru diterima di n label makmal computer dengan juga tidak berdaftar. segera. 4.6.3 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti yang dilawati mengambil tindakan segera bagi pengurusan pelupusan aset/inventori seperti berikut: Bil Perkara / Lokasi Cadangan FSK Peralatan Penyelesai FSK Makmal 1. Aset/Inventori GIS dan an Dalam Tindakan Laluan Pelupusan antara Jawatanku Makmal asa a. Terdapat GIS dan mencadang beberapa kerusi, kan agar pencetak, Bilik pihak fakulti gerobok besi dan Sumber sains lain-lain inventori kemanusia dalam proses n dapat tindakan mempercep pelupusan atkan dikumpulkan di proses dalam Makmal tindakan GIS dan laluan pelupusan antara Makmal GIS dan Bilik Sumber. 2. Loggokan Aset/Inventori dalam Stor a. Jawatankuasa Stor Aras Jawatanku mendapati Bawah asa terdapat Bangunan mencadang aset/inventori Malim kan agar seperti peralatan Sarjana pihak FSK yang rosak, kerusi perlu dan partition yang mengambil 17/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 tidak digunakan tindakan dilonggokkan di segera jika stor aras bawah. peralatan di stor masih ada keperluan. 4.6.4 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti yang dilawati mengambil tindakan dalam aspek keselamatan sebagai tindakan pembetulan dan pencegahan seperti berikut: Bil Perkara / Lokasi Cadangan Peralatan Penyelesaian Makluman 1. Barang Jawatankuasa Makluman Diletakkan di mencadangka Penempatan Bilik n agar barang Gelung Hos Gelung Hos tersebut Jawatankuasa Bangunan dialihkan. mendapati Malim terdapat Sarjana Aras Bawah barang yang disimpan dalam bilik Gelung Hos. 2. Pintu Keluar Jawatankuasa Makmal GIS Makmal mencadangka Terhalang GIS n supaya pihak Jawatankuasa FSK dapat mendapati menyusun susun atur semula komputer komputer dalam makmal tersebut tersebut telah supaya tidak menghalang menghalang laluan pintu pintu keluar keluar makmal makmal. GIS. 4.6.5 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti mengambil tindakan bagi keperluan pengajaran dan pembelajaran dibawah skop Bahagian Hal Ehwal Akademik seperti berikut: 18/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Perkara / Lokasi Cadangan Bil Peralatan Penyelesaian 1. Kemudahan Ruang Jawatankuasa Makluman Makluman Ruang Interaksi Interaksi mendapati Makluman Pensyarah Pensyarah Bangunan ruang ini Jawatankuasa Malim digunakan bagi Sarjana mendapati pihak pensyarah FSK untuk menyediakan menjalankan ruang interaksi aktiviti secara yang luas dan berkumpulan selesa untuk bersama pensyarah dan pelajar. pelajar membuat aktiviti perbincangan. 2. Makmal GIS Jawatankuasa Jawatankuasa Makmal mendapati mendapati pihak GIS ruang ini Fakulti Sains disediakan Kemanusian bagi para menyediakan pensyarah kemudahan yang sukar pembelajaran untuk seperti kerusi, mendapatkan meja, komputer bilik kuliah dan penghawa untuk dingin bagi menjalankan tujuan proses proses pembelajaran. pembelajaran. 3. Bilik Sumber Jawatankuasa Kemudahan bilik Bilik mendapati sumber yang Sumber pihak fakulti disediakan menyediakan kepada pelajar bilik sumber ini adalah baik dan sebagai selesa. perpustakaan mini untuk pelajar membuat tugasan 19/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 4.6.6 Mesyuarat bersetuju agar pihak fakulti mengambil tindakan bagi keperluan tadbir urus dibawah skop Bahagian Governan seperti berikut: Bil Perkara / Peralatan Lokasi Cadangan Penyelesaian 1 Maklumat Am Didapati Visi, Misi, Jawatankua Makluman Objektif dan Piagam Makluman Pelanggan telah Pejabat sa berpuas Makluman dipaparkan dengan Makluman jelas. Am hati dengan maklumat am yang dipaparkan di Pejabat Am Fakulti. 2. Carta Organisasi Pejabat Jawatankua Didapati carta Am sa berpuas organisasi fakulti hati dengan dipaparkan dengan paparan jelas. carta organisasi di Pejabat Am FSK. 3. Penyampaian maklumat Jawatankua Terdapat ruang-ruang Ruang sa kenyataan yang tidak Legar mencadang digunakan. Berhampi kan agar ran penggunaan Pejabat ruang Am penyampaia n maklumat digunakan sepenuhnya 4.7 Laporan Projek Pembinaan UPSI Kampus Teluk Intan 4.7.1 Mesyuarat dimaklumkan sehingga 30 September 2019 status kemajuan pembinaan UPSI Kampus Teluk Intan (Lampiran 7) adalah seperti berikut: PERKARA FIZIKAL % KEWANGAN % JADUAL SEMASA 69 67 VARIAN 29 15.5 VARIAN SEBENAR -40 -51.5 -103 Hari (RM55,829,858.31) 5.0 HAL-HAL LAIN 20/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Muzium Pendidikan 5.1 Cadangan Hapuskira 1 Unit Mesin Penapis Air Di Muzium Pendidikan Nasional, Universiti Pendidikan Nasional Sultan Idris 5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa: i. perolehan mesin penapis air telah dilakukan melalui pesanan belian pada tahun 2012 dan ditempatkan di MPN. ii. Pada tahun 2019, pihak muzium telah membuat perolehan baru bagi menggantikan mesin penapis sedia ada secara trade in dan perlu membayar sewa bulanan sebanyak RM108.00 selama tempoh 3 tahun. iii. butiran berkenaan perolehan mesin penapis air adalah seperti berikut; Bil Model Vendor No.PO Kuantiti Harga Jumlah seunit (RM) 1 CHP- Coway PO121 1 (RM) 03AL (M) Sdn 100103 2880 2880 MACH Bhd iv. pihak muzium mendapati keseluruhan peralatan termasuk aksesori dan komponen telah rosak dan tidak boleh digunakan lagi v. Pihak Muzium mencadangkan mesin dilupuskan atas sebab-sebab berikut; a. Mesin tidak ekonomi untuk dibaiki. b. Alat ganti mesin penapis air tiada di pasaran c. Peralatan telah melebihi tempoh penggunaan (lebih 5 tahun) 5.1.2 Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira 1 unit mesin penapis air dengan justifikasi seperti di atas. 5.2 Cadangan Pelupusan Kelengkapan 6 Unit Meja JPPHB Mesyuarat, 4 Unit Quarter Joint Dan 24 Unit Kerusi Di Bilik Mesyuarat BC-2-7, Bangunan Canselori, Universiti Pendidikan Sultan Idris 5.2.1 Mesyuarat memaklumkan : i. Perolehan kelengkapan 6 unit meja mesyuarat, 6 unit Quarter Joint dan 24 unit kerusi telah dilakukan sejak dari tahun 2000 dan 2001. Kelengkapan ini telah diletakkan di Bilik Mesyuarat BC 2-7, Bangunan Canselori, Universiti Pendidikan Sultan Idris. 21/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 ii. 6 unit meja mesyuarat, 4 unit quarter joint dan 24 unit kerusi ingin dilupuskan oleh kerana rosak dan telah usang oleh kerana tempoh penggunaan yang telah melebihi 5 tahun. iii. Butiran berkenaan maklumat 6 unit meja mesyuarat, 4 unit quarter joint dan 24 unit kerusi adalah seperti berikut; Bil Model Kuantiti Harga Jumlah Tempoh seunit (RM) Penggunaan (RM) 1 Meja 6 2,000 12,000 19 tahun Mesyuarat Executive 2 Quarter 4 462 1,848 18 tahun Joint 3 Kerusi Low 23 860 19,780 18 tahun Back 4 Kerusi High 1 960 960 18 tahun Back 5.2.2 Mesyuarat bersetuju agar proses pelupusan boleh dilaksanakan oleh pihak JPPHB mengikut prosedur sedia ada. Pelupusan boleh dilaksanakan atas justifikasi berikut: i. Kelengkapan rosak dan tempoh penggunaan telah melebihi 10 tahun. ii. Kelengkapan telah usang dan tempoh penggunaan telah melebihi 10 tahun. 5.2.3 Mesyuarat bersetuju meluluskan pelupusan peralatan ini dengan syor berikut: i. Iklan tawaran kepada PTj ii. Derma kepada Badan Bukan Organisasi 5.3 Cadangan Hapuskira 6 Unit Speaker Yang Tidak Dijumpai Dilokasi Oleh FSK, FSM dan FBK Universiti Pendidikan Sultan Idris 22/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 5.3.1 Mesyuarat memaklumkan: Bendahari i. Melalui keputusan Jawatankuasa Pematuhan Universiti telah meminta Fakulti Sains Kemanusiaan (FSK) Fakulti Bahasa dan Komunikasi (FBK) dan Fakulti Pembangunan Manusia (FPM) untuk membuat carian 6 unit Speaker System 150W yang tidak dapat dikesan. ii. Maklumat berkaitan speaker yang tiada di lokasi: Bil ID Aset / Inventori Harga (RM) 1 030- JL20001270- I00372 2 030-JL20001270- 2,125.00 I00373 3 030-JL20001270- I00374 4 030-JL20001270- I00375 5 030-JL20001270- I00376 6 030-JL20001270- I00377 iii. Hasil semakan di dalam sistem dan juga semakan oleh penolong jurutera FPM di Blok D, Tadahan Utara, Tadahan Selatan, Blok 7,8, dan 9, FPM mendapati speaker yang dinyatakan tiada dalam simpanan Fakulti. iv. Kesukaran bagi mencari peralatan ini kerana tiada maklumat terperinci berkaitan speaker ini seperti jenama, gambar, spesifikasi ataupun nombor siri speaker tersebut. v. Walau bagaimanapun Jabatan Bendahari tidak dapat membuat tindakan hapuskira tanpa sebarang sebab yang relevan dan mencadangkan agar pihak FBK, FPM dan FSK melaksanakan dahulu tindakan berikut sebagai usaha pencarian: i. Menyemak dokumen perolehan untuk melihat spesifikasi sebenar pembelian barang tersebut ii. Mencari barang tersebut disemua lokasi yang terlibat. 23/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 iii. Menyuai padan maklumat yang ada dengan penemuan perkara (i) dan (ii). iv. Mengiklan kepada semua PTj untuk bantuan pencarian. vi. Pihak FBK, FPM dan FSK telah mengambil tindakan semua cadangan tersebut, namun ia masih gagal menemui aset dan inventori tersebut. 5.3.2 Mesyuarat Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira 6 unit speaker yang tidak dijumpai dilokasi dengan justifikasi seperti di atas. 5.4 Cadangan Hapuskira 4 Unit Mikrofon Dan 1 Amplifier Yang Bendahari Tidak Dijumpai Di Di Fakulti Bahasa Dan Komunikasi Lokasi Universiti Pendidikan Sultan Idris. 5.4.1 Mesyuarat memaklumkan: i. Melalui keputusan Jawatankuasa Pematuhan Universiti telah meminta Fakulti Bahasa dan Komunikasi (FBK) untuk membuat carian 4 unit mikrofon dan 1 unit amplifier yang tidak dapat dikesan. ii. Maklumat berkaitan peralatan yang tiada di lokasi: No. ID Harga Bil Aset/Inventori Butiran Seunit (RM) 011- Amplifier 1,500 1 PO070500233 -I00005 2 011-PO070500233- Mikrofon 1,350 I00033 3 011-PO070500233- Mikrofon 1,350 I00007 4 011-PO070500233- Mikrofon 1,350 I00008 5 011-PO070500233- Mikrofon 1,350 I00009 iii. Pihak Fakulti Sains dan Matematik (FSM) pernah memohon agar item ini dipindahkan ke dalam sistem aset inventori FBK namun FBK menolak permohonan tersebut kerana item berkenan tidak ditemui oleh FST untuk tujuan serahan. 24/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 iv. Walau bagaimanapun Jabatan Bendahari tidak dapat membuat tindakan hapuskira tanpa sebarang sebab yang relevan dan mencadangkan agar pihak FBK melaksanakan dahulu tindakan berikut sebagai usaha pencarian: i. Menyemak dokumen perolehan untuk melihat spesifikasi sebenar pembelian barang tersebut ii. Mencari barang tersebut disemua lokasi yang terlibat iii. Menyuai padan maklumat yang ada dengan penemuan perkara (i) dan (ii). iv. Mengiklan kepada semua PTj untuk bantuan pencarian. v. Walaubagaimanapun, pihak FBK telah cuba mengesan peralatan ini sekiranya terdapat di lokasi Bilik Mesyuarat Suluh Budiman. Namun, kesukaran bagi pihak FBK mencari peralatan ini kerana tiada maklumat terperinci berkaitan speaker ini seperti jenama, gambar, spesifikasi ataupun nombor siri speaker tersebut. 5.4.2 Mesyuarat Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira 4 unit mikrofon dan 1 unit amplifier yang tidak dijumpai dilokasi dengan justifikasi seperti di atas. 5.5 Cadangan Pelupusan 11 Unit Fume Cupboard Oleh JPPHB / FTV / JPPHB, FTV dan FSM Di Blok Pakar Sultan Abdul Jalil FSM Shah Universiti Pendidikan Sultan Idris 5.5.1 Mesyuarat memaklumkan : i. Fume Cupboard ini pada asalnya didaftarkan di bawah aset JPPHB dipasang siap di Blok Pakar yang menempatkan Makmal FSM pada ketika itu. Apabila FSM berpindah ke KSAS, seluruh bangunan Blok Pakar diserahkan kepada FTV bersama bersama-sama dengan dua (2) unit Fume Cupboard. ii. Kos perolehan setiap peralatan adalah antara RM13,000.00 – RM19,000.00 seunit mengikut saiz. Pihak JPPHB, FTV dan FSM ingin melupuskan Fume Cupboard kerana tidak ada keperluan. 25/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 iii. Berikut adalah maklumat maklumat terperinci berkenaan fume cupboard : KOS MEMBUKA, TOUCH UP BIL ASET ID LOKASI TAHUN KECACATAN PEROLE BANGUNAN HAN DAN MENGHANTAR KE TAPAK PELUPUSAN 003- Makmal 1 JL12090030 Robotik, Aras 2012 RM 1,350.00 5-A00005 3 Blok Pakar 003- Makmal 2 JL12090030 Robotik, Aras 2012 RM 1,350.00 5-A00004 3 Blok Pakar Bengkel 003- Lukisan 3 JL12090030 Kejuruteraan 2012 RM 1,350.00 5-A00003 2, Aras 3, Blok Pakar Bengkel 003- Lukisan 4 JL12090030 Kejuruteraan 2012 RM 1,350.00 5-A00002 1, Aras 3, Blok Pakar (KK/18/10/1 Bengkel 2955/10514 Pendawaian 1). Elektrik 5 (Bengkel 2012 RM 1,350.00 Penghawa Dingin & Paip Domastik) 003- JL12090030 Makmal 2012 RM 1,350.00 6 5 A0001 Rekacipta 2012 RM 1,350.00 (BP/AB/MK1 C-01) 003- JL12090030 7 4-A00001 Blok Pakar 003- JL12090030 8 4-A00002 Blok Pakar 2012 RM 1,350.00 003- Blok Pakar 1999 RM 1,350.00 199907233- 9 A00004 003- Blok Pakar 1999 RM 1,350.00 199907233- 10 A00002 003- Blok Pakar 1999 RM 1,350.00 19990723- 11 A00003 26/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 TOTAL RM 14,850 5.5.2 Pihak JPPHB telah memeriksa dan mendapati terdapat Bendahari beberapa kerosakan pada komponen peralatan yang telah lama tidak digunakan. Pihak JPPHB mencadangkan peralatan dilupuskan atas sebab-sebab berikut; i. Peralatan tidak berfungsi sepenuhnya. ii. Peralatan tiada penggunaan P&P. iii. Peralatan teknologi lama (old technology). iv. Peralatan tidak cekap untuk digunakan (non durability). v. Peralatan telah melebihi tempoh penggunaan (lebih 10 tahun). vi. Aset ini adalah aset yang dibeli pada tahun 1999 dan 2012, jangka hayat sudah lama vii. Kemampuan dan prestasinya mungkin telah menurun. Kos penyelenggaran sebanyak RM2400.00 setahun 5.5.3 Pihak JPPHB mendapati keseluruhan peralatan tidak digunakan lagi. Peralatan ini sesuai dilupuskan dengan syor berikut. i. Pelupusan dilakukan secara jualan kepada mana- mana syarikat yang berminat (mengambilkira syarikat yang menawarkan harga yang tinggi). ii. Serahan sebagai alat ganti atau tujuan P&P. iii. Jika masih tiada/berbaki, pelupusan dilakukan secara jualan sisa. iv. Jika masih tiada/berbaki, pelupusan dilakukan secara buang di tapak pelupusan sampah Majlis Daerah Tempatan 5.5.4 Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira 11 unit fume cupboard dengan justifikasi seperti di atas. 5.6 Cadangan Hapuskira 2 Unit Perakam Kaset, 1 Unit Pencetak, 1 Unit Televisyen, 4 Unit Perakam VCR, 10 Unit DVD Player, 16 Unit Mikrofon Dan 1 Unit Kamera SLR Yang Tidak Dijumpai Di Lokasi Universiti Pendidikan Sultan Idris 5.6.1 Mesyuarat dimaklumkan : i. Melalui keputusan Jawatankuasa Pematuhan Universiti telah meminta Unit Aset, Stor dan Pembangunan membuat semakan dengan 27/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 Bahagian Komunikasi Korporat untuk membuat carian 2 unit perakam kaset, 1 unit pencetak, 1 unit televisyen, 4 unit perakam VCR, 10 unit DVD Player, 16 unit mikrofon dan 1 unit kamera SLR yang tidak dapat dikesan. ii. Maklumat berkaitan peralatan yang tiada di lokasi: Bil No. ID Butiran Harga Aset/Inventori Seunit 1 (RM) 2 023- Perakam 1,900 3 4 200009353- Kaset Mini 5 I00044 Hi-Fi Sony 6 030-JL20030748- HP Laserjet 1000 1,600 7 I00048 Printer 2,480 023-200009353- Television Sony 8 I00053 9 023-200009353- Perakam VCR 590 10 I00054 Sony 590 11 023-200009353- Perakam VCR 1,200 12 I00055 Sony 13 030-200010278- Master Hi-Fi 1,200 14 I00058 Video Cassette 15 Recorder 2,250 16 030-200010278- Panasonic 2,250 17 I00060 Master Hi-Fi 2,250 18 Video Cassette 2,250 19 030-20001223- Recorder 2,250 20 I00421 Panasonic 2,250 21 030-20001223- DVD Player 2,250 22 I00422 Panasonic 2,250 23 030-20001223- DVD Player 2,250 24 I00423 Panasonic 2,250 030-20001223- DVD Player 244 I00424 Panasonic 244 030-20001223- DVD Player 244 I00425 Panasonic 244 030-20001223- DVD Player 244 I00426 Panasonic 244 030-20001223- DVD Player 244 I00427 Panasonic 030-20001223- DVD Player I00428 Panasonic 030-20001223- DVD Player I00429 Panasonic 030-20001223- DVD Player I00430 Panasonic 030-200012277- DVD Player I00405 Panasonic 030-200012277- Microphone I00406 National 030-200012277- Microphone I00407 National 030-200012277- Microphone I00408 National 030-200012277- Microphone I00409 National 030-200012277- Microphone I00410 National 030-200012277- Microphone I00411 National Microphone National 28/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 25 030-200012277- Microphone 244 I00412 National 030-200012277- Lavalier 1,440 26 I00413 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,440 27 I00414 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,440 28 I00415 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,44 29 I00416 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,440 30 I00417 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,440 31 I00418 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,440 32 I00419 Microphone (Cordless FM) Mipro 030-200012277- Lavalier 1,440 33 I00420 Microphone (Cordless FM) Mipro 34 030-JL200112112- Camera SLR 1,540 I00192 35 023-200009353- Perakam Kaset 1,900 I00045 Mini Hi-Fi Sony 5.6.2 Walau bagaimanapun Jabatan Bendahari tidak dapat membuat tindakan hapuskira tanpa sebarang sebab yang relevan dan mencadangkan agar pihak BKK melaksanakan dahulu tindakan berikut sebagai usaha pencarian: i. Menyemak dokumen perolehan untuk melihat spesifikasi sebenar pembelian barang tersebut ii. Mencari barang tersebut disemua lokasi yang terlibat iii. Menyuai padan maklumat yang ada dengan penemuan perkara (i) dan (ii). iv. Mengiklan kepada semua PTj untuk bantuan pencarian. 5.6.3 Pihak Bahagian Komunikasi Korporat (BKK) telah membuat semakan dan mengesan inventori ini sekiranya terdapat di lokasi mereka tetapi tidak 29/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 FSM menemuinya. Namun, kesukaran bagi pihak BKK mencari inventori ini kerana tiada maklumat terperinci berkaitan inventori ini seperti pusat kos yang tidak spesifik dan nama pemilik. 5.6.4 Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira aset dan inventori ini dengan justifikasi seperti di atas. 5.7 Cadangan Hapuskira 31 Unit Headphones With Microphone Built In Dan 1 Unit Flat Bed Scanner Fakulti Sains Dan Matematik Yang Tidak Dijumpai Di Lokasi Universiti Pendidikan Sultan Idris 5.7.1 Mesyuarat dimaklumkan; i. Pada tahun 2000, perolehan 31 unit Headphones with Microphone Built In dan 1 unit Flat Bed Scanner ini telah dibuat bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran (PdP) di Fakulti Sains dan Teknologi (FST). ii. Pada ketika itu, FST digabungkan bersama Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi (FTMK). Oleh itu, perolehan 31 unit Headphones with Microphone Built In dan 1 unit Flat Bed Scanner dibuat menggunakan peruntukan Pusat –Kos Pentadbiran FSMT. iii. Pada tahun 2010, pihak Universiti telah membuat penstrukturan semula Fakulti Sains dan Teknologi kepada Fakulti Sains dan Matematik yang hanya melibatkan PdP Sains dan Matematik. Manakala PdP berkaitan Teknologi dan Komunikasi telah dilaksanakan oleh Fakulti Teknologi Multimedia dan Komunikasi (FTMK). iv. FSM telah memohon pengesahan inventori daripada Fakulti Seni Komputeran dan Industri (FSKIK) melalui memo bertarikh 8 Mei 2019. v. Walau bagaimanapun Jabatan Bendahari tidak dapat membuat tindakan hapuskira tanpa sebarang sebab yang relevan dan mencadangkan agar pihak FSM dan FSKIK melaksanakan dahulu tindakan berikut sebagai usaha pencarian: 30/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 a. Menyemak dokumen perolehan untuk melihat spesifikasi sebenar pembelian barang tersebut b. Mencari barang tersebut disemua lokasi yang terlibat c. Menyuai padan maklumat yang ada dengan penemuan perkara (a) dan (b). d. Mengiklan kepada semua PTj untuk bantuan pencarian. vi. Namun, pihak FSKIK telah memaklumkan melalui Mesyuarat Pematuhan Pengauditan Pengurusan FSM 2013-2015 yang dipengerusikan oleh Unit Integriti pada 22 Oktober 2019 bahawa inventori tersebut tidak dapat dikesan. vii. Maklumat berkaitan inventori yang tiada di lokasi adalah seperti berikut : No. ID Butiran Harga Bil Aset/In Seunit ventori (RM) 030- Headphones 324.00 1 200012 with 319- Microphone I00219 Built In 030- Headphones 324.00 2 200012 with 319- Microphone I00189 Built In 030- Headphones 324.00 3 200012 with 319- Microphone I00190 Built In 030- Headphones 324.00 4 200012 with 319- Microphone I00191 Built In 030- Headphones 324.00 5 200012 with 319- Microphone I00192 Built In 6 030- Headphones 324.00 200012 with 31/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 319- Microphone I00193 Built In 030- Headphones 324.00 7 200012 with 319- Microphone I00194 Built In 030- Headphones 324.00 8 200012 with 319- Microphone I00195 Built In 030- Headphones 324.00 9 200012 with 319- Microphone I00196 Built In 030- Headphones 324.00 10 200012 with 319- Microphone I00197 Built In 030- Headphones 324.00 11 200012 with 319- Microphone I00198 Built In 030- Headphones 324.00 12 200012 with 319- Microphone I00199 Built In 030- Headphones 324.00 13 200012 with 319- Microphone I00200 Built In 030- Headphones 324.00 14 200012 with 319- Microphone I00201 Built In 030- Headphones 324.00 15 200012 with 319- Microphone I00202 Built In 030- Headphones 324.00 16 200012 with 319- Microphone I00203 Built In 030- Headphones 324.00 17 200012 with 319- Microphone I00204 Built In 32/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 030- Headphones 324.00 18 200012 with 319- Microphone I00205 Built In 030- Headphones 324.00 19 200012 with 319- Microphone I00206 Built In 030- Headphones 324.00 20 200012 with 319- Microphone I00207 Built In 030- Headphones 324.00 21 200012 with 319- Microphone I00208 Built In 030- Headphones 324.00 22 200012 with 319- Microphone I00209 Built In 030- Headphones 324.00 23 200012 with 319- Microphone I00210 Built In 030- Headphones 324.00 24 200012 with 319- Microphone I00211 Built In 030- Headphones 324.00 25 200012 with 319- Microphone I00212 Built In 030- Headphones 324.00 26 200012 with 319- Microphone I00213 Built In 030- Headphones 324.00 27 200012 with 319- Microphone I00214 Built In 030- Headphones 324.00 28 200012 with 319- Microphone I00215 Built In 29 030- Headphones 324.00 200012 with 33/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 319- Microphone I00216 Built In 030- Headphones 324.00 30 200012 with 319- Microphone I00217 Built In 030- Headphones 324.00 31 200012 with 319- Microphone I00218 Built In 030- Flat Bed 1365.0 32 200012 Scanner HP 0 319- 5300C I00180 (PO084) 5.7.2 Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira 31 unit headphones dan 1 unit flat bed scanner dengan justifikasi seperti di atas. 5.8 Cadangan Hapuskira 3 Unit Digital Still Camera, 1 Unit Rack Mounted External Storage, 1 Unit Server & Operating Dan 1 Unit Rostrum Microphone Pusat ICT Dan FSM Yang Tidak Dijumpai Di Lokasi Universiti Pendidikan Sultan Idris 5.8.1 Mesyuarat dimaklumkan; Bendahari i. Pusat ICT telah diarahkan untuk membuat semakan inventori yang tidak dapat dikesan melalui memo daripada FSM yang bertarikh 8 Mei 2019. ii. Usaha pencarian dan semakan telah dilaksanakan pada 14 Mei 2019 bersama-sama dengan Ketua Unit Rangkaian & Komunikasi dan Ketua Unit Sokongan Teknikal. iii. Mesyuarat Penyelesaian Tindakan Bagi Pindahan Aset/Inventori Oleh Fakulti Sains Dan Matematik Kepada PTJ telah diadakan pada 17 Oktober 2019 (Khamis) jam 2.30 petang bagi membincangkan berhubung isu aset/inventori yang tidak dapat dikesan tersebut. Mesyuarat dipengerusikan oleh CIO Pusat ICT dan dihadiri oleh wakil Jabatan Bendahari, FSM dan kakitangan Pusat ICT. iv. Mesyuarat telah bersetuju supaya tindakan berikut dapat diambil : a. Jabatan Bendahari akan membuat semakan 34/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 silang semula bagi aset/inventori yang terlibat dengan senarai peralatan PTPM bersama-sama BKK. b. Sekiranya aset/inventori tersebut masih gagal dikesan, FSM dipohon untuk mengemukakan satu laporan bertulis untuk menghapuskira aset/inventori tersebut dan dilaporkan ke dalam Mesyuarat JKPAK. v. Namun pada 29 Oktober 2019, Pusat ICT diminta membuat kronologi pengesanan aset/inventori yang tidak dapat dikesan tersebut sebagai bukti sokongan bagi melancarkan proses untuk menghapuskira aset/inventori berkenaan melalui Mesyuarat Penyelarasan Berkenaan Pemindahan Aset/ Inventori dari FSM ke PTJ berkenaan (Audit Pematuhan). vi. Maklumat tambahan berkenaan aset/ inventori: No. ID Harga Bil Aset/Invent Butiran Seunit ori (RM) 030- DIGITAL 5,520.00 1 JL2001121 STILL 12-A00100 CAMERA 2 030-JL200112112- DIGITAL STILL 5,520.00 A00099 CAMERA 3 030-JL200112112- DIGITAL STILL 5,520.00 A00098 CAMERA 030-JL200112112- SERVER & 14,040.00 4 A00005 OPERATING CAPABILITY 030-JL200112112- RACK MOUNTED 24,770.00 5 A00006 EXTERNAL STORAGE 6 030-JL20030748- Rostrum 3,000.00 A00032 Microphone 5.8.2 Mesyuarat bersetuju meluluskan hapuskira aset tersebut Makluman dengan justifikasi seperti di atas. 5.9 Kertas Cadangan Penambahbaikan Tatacara Tindakan Pelaksanaan Bagi Aset/Inventori Yang Tidak Dapat Dikesan Hasil Dari Penemuan Proses Pengauditan 5.9.1 Setiap tahun Bahagian Audit Dalam akan menjalankan pengauditan ke atas pengurusan PTj. Di dalam proses pengauditan ini skop yang sering menjadi tumpuan adalah pengurusan aset dan inventori yang dijalankan secara keseluruhan bermula dari peerolehan sehingga pelupusan. 5.9.2 Hasil daripada proses yang dijalankan, pelbagai penemuan 35/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 dijumpai seperti aset tidak betagging, tidak melaksanakan proses pelupusan dan yang paling kritikal adalah aset yang tidak dapat dikesan yang melibatkan proses kehilangan. PTj mengambil masa yang lama untuk mencari dan mengesan aset/inventori ini. 5.9.3 Apabila isu kehilangan aset atau inventori sering dibangkitkan, Unit Aset, Stor dan Pembangunan sering menerima permohonan hapuskira daripada PTj melibatkan aset atau inventori tersebut. 5.9.4 Peraturan Perakuanan dan Kewangan Universiti, Bab 10 telah menggariskan secara lengkap prosedur berkaitan proses kehilangan ini bagi memastikan tindakan yang sewajarnya diambil ke atas harta milik Universiti. 5.9.5 Bagi memperkemaskan lagi pengurusan kewangan Universiti dicadangkan tatacara tindakan pelaksanaan bagi aset/inventori yang tidak dapat dikesan hasil dari penemuan proses pengauditan universiti: i. Setelah proses pengauditan aset dan inventori dijalankan dan laporan dikeluarkan , PTj diberi masa untuk membuat pencarian dalam tempoh 2 bulan. ii. PTj hendaklah mengemukakan laporan hasil pencarian kepada Bahagian Audit Dalam, Jabatan Bendahari dan Unit Integriti. iii. Jika aset atau inventori tersebut berjaya dikesan, PTj hendaklah mengemaskini maklumat aset dan inventori tersebut dan memaklumkannya kepada Bahagian Audit Dalam, Jabatan Bendahari dan Unit Integriti. iv. Walau bagaimanapun sekinya aset atau inventori tersebut tidak dapat ditemui maka PTj perlu mengemukakan laporan kehilangan mengikut prosedur kehilangan sedia ada dan salinan laporan hendaklah dihantar kepada Bahagian Audit Dalam, Jabatan Bendahari dan Unit Integriti. 36/37

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-34 Bil 3/2019 5.9.6 Carta Alir 5.9.6 Mesyuarat bersetuju meluluskan cadangan penambaikan tatacara pelaksanaan penemuan audit bagi kehilangan dan hapuskira aset alih universiti. 6.0 Mesyuarat ditangguhkan jam 4.00 petang. Disediakan oleh: Disahkan oleh: Diluluskan oleh: Cik Siti Sarah Binti Tn Hj Mohamad Najib Bin Hj YBhg. Prof. Dr. Suriani binti Iskandar Shah Mohamed Abu Bakar Penolong Bendahari Pemangku Bendahari Tim. Naib Canselor (P & I) Pengerusi 37/37