mis

ระบบสารสนเทศเพ่ือการบริหารจดั การ ไพสิฐ จิรรัตนโสภา 1

2

แนวคิดพืนฐานเก่ียวกับระบบสารสนเทศ 3

ข้อมูลและสำรสนเทศหมายถึง : ข้อเทจ็ จริงทมี่ อี ยู่ในชีวติ ประจำวนั เกี่ยวกบั บุคคล ส่ิงของหรือเหตุการณ์ต่างๆ ขอ้ มูลอาจเป็นตวั เลข เช่น จานวน ปริมาณ ระยะทางหรืออาจเป็นตวั อกั ษร หรือขอ้ ความ เช่น สถานที่ ท่ีอยู่ นอกจากน้ีขอ้ มลู อาจ เป็นภาพและเสียงกไ็ ด้ 4

ข้อมูลและสำรสนเทศข้อมูลทใ่ี ช้ในกำรประมวลผลแบ่งออกเป็ น 2 ชนดิ คือ 1) ข้อมูลทเี่ ป็ นตวั เลข (Numeric Data) หมายถงึ ข้อมูลทใ่ี ช้ แทนจานวนท่ีสามารถนา ไปคานวณได้ เลขจานวนต็ม และ เลขทศนิยม 2) ข้อมูลทเี่ ป็ นตวั อกั ขระ (Character Data) หมายถงึ ข้อมูลที่ ไม่สามารถนา ไปคานวณได้ แต่อาจนาไปเรียงลาดบั ได้รวบรวม ขนึ้ มาเอง 5

ข้อมูลและสำรสนเทศลกั ษณะของข้อมูล แบ่งตามวธิ ีการรวบรวมขอ้ มูลจากแหล่งขอ้ มูลต่างๆ 2 ลกั ษณะใหญ่ๆ คือ1. ข้อมูลปฐมภูมิ : เป็นขอ้ มูลท่ีผใู้ ชต้ อ้ งทาการรวบรวมข้ึนมาเอง2. ข้อมูลทุตยิ ภูมิ : เป็นขอ้ มูลที่ผอู้ ่ืนไดร้ วบรวมเอาไวแ้ ลว้ และ ผใู้ ชง้ านนามาใชป้ ระโยชน์ 6

คุณสมบตั ิขนั้ พ้ืนฐานของขอ้ มล1. ควำมถูกต้อง : หำกเช่ือถือไม่ได้จะทำให้เกดิ ผลเสีย ผู้ใช้จะไม่ กล้ำอ้ำงองิ หรือนำไปใช้ให้เกดิ ประโยชน์2. ควำมรวดเร็วและเป็ นปัจจุบัน : ทันต่อควำมต้องกำรของผู้ใช้ มี กำรตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว3. ควำมสมบูรณ์ : ขนึ้ อยู่กบั กำรรวบรวมข้อมูลและวธิ ีกำรปฎบิ ัติ4. ควำมชัดเจนและกะทดั รัด : ส่ือควำมหมำยได้5. ควำมสอดคล้อง : ควำมต้องกำรของบุคคล หรือหน่วยงำน

สารสนเทศ (Information)ควำมหมำยของสำรสนเทศ :หมายถงึ ข้อมูลทไ่ี ด้ผ่ำนกำรประมวลผล ผา่ นการวเิ คราะห์หรือ สรุปใหอ้ ยใู่ นรูปที่มีความหมาย สามารถนาไปใชป้ ระโยชนไ์ ด้ ตามวตั ถุประสงค์ควำมสัมพนั ธ์ของข้อมูลและสำรสนเทศ 8

ตวั อย่างการประมวลผลข้อมูลกำรจดั หมวดหมู่ กำรเรียงลำดบั ข้อมูล กำรสรุปผลABxxxCXxx xxx xxx Xxx xxx xxx Xxx xxx

ควำมสำคญั ของสำรสนเทศ ปัจจุบนั IT ไดท้ วคี วามสาคญั ข้ึนอยา่ งมาก ท้งั ในชีวิตประจาวนั ชีวติ การ ทางาน และการดาเนินงานองคก์ ารต่าง ๆ จนบางคร้ังอาจเปรียบ สารสนเทศไดเ้ สมือนกบั สายเลือดท่ีหล่อเล้ียงการทางานแทบทุกดา้ น ขององคก์ ร และผลกระทบของสารสนเทศมีอยา่ งกวา้ งขวาง ท้งั ใน ระดบั บุคคล กลุ่ม องคก์ ร รวมท้งั การทางานในสาขาวิชาชีพต่าง ๆ 10

ควำมสำคญั ของสำรสนเทศ1. สารสนเทศเป็ นบ่อเกดิ แห่งความรู้และสตปิ ัญญา• ช่วยให้ปฏิบัตงิ าน วางแผนงาน ตดั สินใจอย่างเหมาะสม2. สารสนเทศเป็ นอานาจท่ีสามารถสร้างความม่ังคั่งได้ โดยใช้เป็ นอาวุธสาคญั ในการแข่งขนั3. สารสนเทศเป็ นทรัพยากรท่ีมีคุณค่ามหาศาล และไม่มีวันหมดสิ้น• นา inf.+ inf.+ inf…มาประมวล วิเคราะห์ +ประสบการณ์/ ความรู้ = องค์ความรู้ใหม่ 11

ความสาคญั ของสารสนเทศ4. สารสนเทศเป็ นสิ่งที่ช่วยลดความไม่แน่นอน ช่วยให้การตดั สินใจใหม้ ีความเป็นไปได้ และถูกตอ้ งมากยง่ิ ข้ึน • การทาโพลสารวจความคิดเห็นของประชาชน • การทาวจิ ยั สารวจความคิดเห็นของผรู้ ับบริการ 12

ความสาคญั ของสารสนเทศสารสนเทศสร้างข้ึนมาเพือ่ จุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพ้นื ฐานประการหน่ึงคือ การประมวลผลขอ้ มูล (Data) ใหเ้ ป็น สารสนเทศ (Information)และนาไปสู่ความรู้ (Knowledge) ท่ีช่วยแกป้ ัญหาในการดาเนินงาน 13

From data to wisdom 14

ควำมหมำยของ “ฐำนข้อมูล” ฐำนข้อมูล หมำยถงึ กำรเกบ็ รวบรวมข้อมูลเข้ำไว้ด้วยกันอย่ำงมีแบบแผน ณ ที่ใดที่หน่ึงในองค์กำร เพื่อท่ีผู้ใช้จะสำมำรถนำข้ อมูลมำประมวลผลและประยุกต์ ใช้ งำนตำมท่ีต้ องกำรได้อย่ำงมีประสิทธิภำพ

ควำมสำคญั ของ “ฐำนข้อมูล”1. ลดกำรเกบ็ ข้อมูลทซ่ี ้ำซ้อน2. รักษำควำมถูกต้องของข้อมูล3. กำรป้องกันและรักษำควำมปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่ำง สะดวก4. สำมำรถใช้ข้อมูลร่วมกนั ได้5. มคี วำมเป็ นอสิ ระของข้อมูล : เพมิ่ เตมิ /แก้ไข/ปรับปรุง/ลบ

ลกั ษณะของสำรสนเทศท่ดี ีประกอบด้วย 4 มิติ คือ1. มิตดิ ้ำนเวลำ (Time)2. มิตดิ ้ำนเนื้อหำ (Content)3. มิตดิ ้ำนรูปแบบ (Format)4. มติ ดิ ้ำนกระบวนกำร (Process) 17

1. มติ ดิ ้ำนเวลำ (Time) TUT (Timeliness – Up to date – Time period)1. กำรทันเวลำ (Timeliness) สำรสนเทศทสี่ ำมำรถหำได้รวดเร็ว ทนั ต่อ กำรนำไปใช้งำน ทำให้สำมำรถตดั สินใจได้รวดเร็วมำกยงิ่ ขึน้2. ควำมเป็ นปัจจุบนั (Up-to-date) ได้แก่สำรสนเทศทมี่ ีกำรปรับปรุงให้ เป็ นปัจจุบนั อยู่เสมอ3. มรี ะยะเวลำ (Time Period) ควรมีกำรประมวลข้อมูลจำกในอดตี ปัจจุบัน เพื่อเป็ นข้อมูลพืน้ ฐำนในกำรคำดกำรณ์ในอนำคตได้ 18

2. มิติทำงด้ำนเนื้อหำ (Content)1. ควำมถูกต้องเทย่ี งตรง (Accuracy)2. ควำมเช่ือถือได้ (Reliability)3. สำมำรถตรวจสอบได้ (Verifiable)4. ควำมครบถ้วนสมบูรณ์(Completeness)5. ตรงต่อควำมต้องกำร (Relevance) ลกั ษณะของสารสนเทศที่ดี (ต่อ) 19

3. มติ ดิ ้ำนรูปแบบ (Format) ชัดเจน (clarity) ระดบั ของกำรนำเสนอรำยละเอยี ด (level of detail) รูปแบบกำรนำเสนอ (presentation) สื่อกำรนำเสนอ (media) ควำมยืดหย่นุ (flexibility) ประหยดั (economy) ลกั ษณะของสารสนเทศท่ีดี (ต่อ) 20

4. มิติด้ำนกระบวนกำร (Process) ควำมสำมำรถในกำรเข้ำถึง (accessibility) กำรมีส่วนร่วม (participation) กำรเช่ือมโยง (connectivity) ลกั ษณะของสารสนเทศท่ีดี (ต่อ) 21



เทคโนโลยสี ารสนเทศ (Information Technology)คำวำ่ เทคโนโลยสี ารสนเทศ เป็นกำรรวมคำวำ่ “เทคโนโลย”ี กบั คำวำ่ “สารสนเทศ” เทคโนโลยี หมำยถึง กำรประยกุ ตเ์ อำควำมรู้ทำงดำ้ นวทิ ยำศำสตร์มำ ใชใ้ หเ้ กิดประโยชน์ โดยศึกษำพฒั นำองคค์ วำมรู้ต่ำงๆ รวมถึงศึกษำ กฎเกณฑข์ องสิ่งต่ำงๆ และนำมำประยกุ ตใ์ หเ้ กิดประโยชน์ สารสนเทศ หมำยถึง ขอ้ มูลท่ีไดผ้ ำ่ นกำรประมวลผล

เทคโนโลยสี ารสนเทศ (Information Technology) เทคโนโลยสี ารสนเทศ (Information Technology) หมำยถึง  เทคโนโลยที ี่ใชส้ ำหรับสร้ำง กำรจดั กำรประมวลผลขอ้ มูลใหเ้ ป็น สำรสนเทศ กำรเกบ็ ขอ้ มูลเป็นฐำนขอ้ มูล ส่งผำ่ นสำรสนเทศจำกท่ีหน่ึงไปยงั อีกที่หน่ึง เทคโนโลยที ้งั หลำยท่ีเกี่ยวเน่ืองกบั กำรแสดงสำรสนเทศโดยใช้ ระบบดิจิตอล เทคโนโลยสี ารสนเทศ นิยมเรียกทบั ศพั ทเ์ ป็นคำยอ่ วำ่ ไอที (IT)

ส่วนประกอบหลกั ของเทคโนโลยสี ารสนเทศ1. เทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ (Computer Technology) data processing informationกำรนำข้อมูลเข้ำ กำรประมวลผลข้อมูล กำรแสดงผลข้อมูล

ส่วนประกอบหลกั ของเทคโนโลยสี ารสนเทศ2. เทคโนโลยโี ทรคมนาคม (Tele Communication Technology)

แนวโน้มเทคโนโลยสี ารสนเทศ มีบทบำทในทุกองคก์ รไม่วำ่ จะเป็น หน่วยงำนของรัฐ, เอกชน และอุตสำหกรรมต่ำงๆ เช่น ธนำคำร โรงแรม โรงพยำบำล สถำบนั กำรศึกษำสถำนบนั เทิง ฯลฯ มีแนวโนม้ กำรใชค้ อมพวิ เตอร์ง่ำยข้ึนเน่ืองจำกมี อุปกรณ์อำนวยควำมสะดวกมำกมำย

ระบบสำรสนเทศ

ระบบสำรสนเทศ (Information System หรือ IS) คาวา่ ระบบสารสนเทศ เป็นการรวมคาวา่ ระบบและสารสนเทศเขา้ ดว้ ยกนั เป็นระบบที่มีการนาคอมพวิ เตอร์มาช่วยในการรวบรวมจดั เกบ็ (input) โดยมีส่วนเกบ็ ขอ้ มูล (storage) ผา่ นกระบวนการจดั การ(processing) กบั ขอ้ มูล เพ่อื ใหข้ อ้ มูลน้นั กลายเป็นสารสนเทศที่ดีสามารถนาไปใชใ้ นการประกอบการตดั สินใจไดใ้ นเวลาอนั รวดเร็วและถกู ตอ้ ง (output)

กำรประมวลผลข้อมูล (Data Processing)กรรมวิธี หรื อการจัดทากับข้อมู ลท่ี นาเข้ามาเพ่ือให้ไดผ้ ลลพั ธห์ รือสารสนเทศPROCESS INFORMATIONFeedback of result of comparison รูปแสดง Data Processing

องค์ประกอบของระบบสำรสนเทศ 1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware)หมำยถึง ตวั เคร่ืองคอมพิวเตอร์และ อปุ กรณ์ที่เก่ียวขอ้ งท่ีใชใ้ นกำรรับขอ้ มูลเขำ้ ประมวลผล จดั เกบ็ ขอ้ มูลและส่งออก 31

องค์ประกอบของระบบสำรสนเทศ2. ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถงึ : โปรแกรมทป่ี ระกอบด้วยชุดคาส่ังทใี่ ช้ในการควบคุมการทางานและ ประสานงานกบั อปุ กรณ์ต่างๆ ในการประมวลผล 32

องค์ประกอบของระบบสำรสนเทศ3. พเี พลิ แวร์ (Peopleware) หมายถงึ : บุคลากรทเี่ กย่ี วข้องในการใช้คอมพวิ เตอร์ควรมกี ารเตรียมบุคลากรทมี่ คี วามเชี่ยวชาญเพื่อทาให้การใช้ระบบเกดิประสิทธิภาพสูงสุด 33

องค์ประกอบของระบบสำรสนเทศ4. กระบวนการ (Procedure) คอื ขนั้ ตอนวิธีการดาเนินงาน นโยบาย กลยทุ ธ์กฎระเบยี บต่างๆ ในการใช้ระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ และมคี วามถูกต้อง5.ข้อมลู (Data) คอื ข้อมูลดบิ หรือข้อมูลต่างๆ ทเ่ี กดิ ข้ึน ซ่ึงอาจจะอย่ใู นรูปแบบของข้อความ ตัวเลข รูปภาพ หรือเสียง ซึ่งจะเป็ นข้อมลู เพอื่ ใช้สาหรับการประมวลผลของระบบสารสนเทศ 34

ประเภทของระบบสำรสนเทศ ระบบสำนักงำนอัตโนมัติ (Office Automation System: OAS) ระบบประมวลผลรำยกำร (Transaction Processing System: TPS) ระบบสำรสนเทศเพ่ือกำรจดั กำร (Management Information System: MIS) ระบบสนับสนุนกำรตดั สนิ ใจ (Decision Support System: DSS) ระบบสำรสนเทศสำหรับผู้บริหำร (Executive Support System: ESS) ระบบปัญญำประดษิ ฐ์และระบบผู้เช่ียวชำญ (Artificial Intelligence System and Expert System)

ระบบสานักงานอตั โนมัติ (Office Automation System: OAS)คอื ระบบท่ใี ช้เทคโนโลยตี ่ำงๆดงั เช่นคอมพวิ เตอร์ช่วยในกำรทำงำนท่เี กดิ ขนึ้ เป็ นประจำหรืองำนท่ัวไปท่ใี ช้ในองค์กร ดงั เช่นกำรส่งจดหมำย กำรพมิ พ์เอกสำรกำรประชุม กำรพมิ พ์รำยงำน กำรจัดตำรำงเวลำ กำรคำนวณบญั ชี เป็ นต้น

ระบบสานักงานอตั โนมตั ิ(Office Automation System: OAS) ระบบจดั การเอกสารระบบสำรสนเทศ ระบบควบคุมและส่งผา่ นข่าวสารสำหรับสำนักงำน ระบบประชุมทางไกล ระบบสนบั สนุนการดาเนินงาน ในสานกั งาน 37

ระบบสานักงานอตั โนมตั ิ (Office Automation System: OAS) การประมวลคาระบบจดั การเอกสาร การผลิตเอกสารหลายชุด การออกแบบเอกสารรูป ระบบจัดกำรเอกสำร การประมวลรูปภาพ การเกบ็ รักษา ระบบควบคุมและส่งผา่ นข่าวสารโทรสาร ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ ไปรษณียเ์ สียงรูป ระบบควบคุมและส่งผ่ำนข่ำวสำร 38

ระบบสานักงานอตั โนมตั ิ (Office Automation System: OAS) ระบบประชุมทางไกล การประชุมทางไกลที่ใชท้ ้งั เสียงและภาพ การประชุมทางไกลใชเ้ ฉพาะเสียงรูป ระบบประชุมทำงไกล การประชุมโดยใชค้ อมพิวเตอร์ โทรทศั นภ์ ายใน การปฏิบตั ิงานผา่ นระบบส่ือสารทางไกล ระบบสนบั สนุนการดาเนินงานในสานกั งานชุดคาสง่ั สาหรับกลุ่ม ระบบจดั ระเบียบงาน คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ การนาเสนอประกอบภาพ กระดานข่าวสารใน สานกั งานรูป ระบบสนับสนุนกำรดำเนินงำนในสำนักงำน 39

ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System: TPS) หรือ ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing Systems : DP) หรือ ระบบประมวลผลข้อมูลอเิ ล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing : EDP) เป็ นกำรนำคอมพวิ เตอร์มำใช้ในกำรจดั กำรข้อมูลขัน้ พนื้ ฐำน เน้นท่กี ำรประมวลผลรำยกำรประจำวัน มักจะทำงำนอยู่เฉพำะส่วนใดส่วนหน่ึงของธุรกจิ เท่ำนัน้ ใช้งำนในระดบั ผู้บริหำรระดบั ล่ำง (Bottom Manager)

หน้ำท่หี ลักของ TPS กำรทำบัญชี (Bookeeping) ทำหน้ำท่ีในกำรเก็บบนั ทกึ กำร ปฏิบตั ิงำนหรือเหตกุ ำรณ์ทำงกำรบญั ชีทเ่ี กิดขนึ ้ ในแตล่ ะวนั กำรออกเอกสำร (Document Issurance) ทำหน้ำท่ีเก่ียวกบั กำรออกเอกสำรตำ่ ง ๆ กำรทำรำยงำนควบคุม (Control Reporting) ทำหน้ำท่ี เก่ียวกบั กำรออกเอกสำรตำ่ ง ๆ ทีม่ ผี ลมำจำกกำรดำเนินงำนของ องค์กร เพ่ือตรวจสอบและควบคมุ กำรดำเนินงำน 41

วงจรกำรทำงำนของ TPS Data EntryInquiring TransactionProcessing Processing TPSDocument DatabaseGeneration Updating 42

ตวั อย่ำงระบบ TPS ระบบจ่ายเงินเดือน  ระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบนั ทกึ คาส่ังซื้อ  ระบบบญั ชีเจ้าหนี้ ระบบสินค้าคงคลงั  ระบบสั่งซื้อสินค้า ระบบใบกากบั สินค้า  ระบบรับสินค้า ระบบส่งสินค้า  ระบบบัญชีแยกประเภท ท่วั ไป 43

ระบบสารสนเทศเพ่ือการจดั การ (Management Information System: MIS)MIS คอื ระบบสำรสนเทศท่ไี ด้มำจำกระบบประมวลผลรำยกำรและข้อมูลต่ำงๆ ท่ไี ด้มำทงั้ จำกภำยในและภำยนอกองค์กร เพ่ือนำมำประมวลผลเพ่อื ให้ได้สำรสนเทศสำหรับผู้บริหำร ซ่งึ เป็ นระบบสำรสนเทศท่ตี อบสนองควำมต้องกำรของผู้บริหำรเพ่อื ช่วยในกำรจดั กำรวำงแผนต่ำงๆ ให้มีประสิทธิภำพมำกย่งิ ขนึ้โดยจุดประสงค์หลักของรำยงำนจะเน้นให้ผู้บริหำรสำมำรถมองเหน็แนวโน้มและภำพรวมของสถำนกำรณ์ในปัจจุบัน รวมทงั้ สำมำรถควบคุมและตรวจสอบผลงำนของระดบั ปฏิบัตกิ ำรด้วย

ตวั อย่างของระบบของ MIS ระบบเงินเดือน ระบบบริหารเวลาการปฏิบตั งิ าน ระบบสรรหาบุคลากร ระบบการฝึ กอบรม ระบบการประเมินผลงาน ระบบควบคมุ สินคา้ คงคลงั ระบบภาษีมูลคา่ เพ่ิม ระบบวิเคราะหง์ าน

ลกั ษณะระบบของ MIS ท่ีดี เป็ นระบบทสี่ นับสนุนการทางานระบบการประมวลผลข้อมูลและคอย จดั เกบ็ ผลสรุปของระบบอย่างต่อเน่ือง เช่ือมโยงฐานข้อมูลต่างๆ ด้วยกนั เพ่ือสนับสนุนการทางานของทุกๆ ฝ่ าย สนับสนุนการเรียกใช้งานจากผู้บริหารในทุกระดบั ขององค์กรตามที่ ต้องการได้ มีความยืดหยุ่น สนองต่อความต้องการทเี่ ปลยี่ นแปลงไปขององค์กรได้ มีระบบรักษาความปลอดภยั ข้อมูล ควบคุมหรือจากดั สิทธ์กิ ารเข้าใช้ งาน

ปัจจยั ทจ่ี ะได้จำกระบบสำรสนเทศในระดบั บริหำร มีระบบงานพืน้ ฐานครอบคลมุ ทุกชนิดงานในองค์กร มผี ู้เชี่ยวชาญและนักวเิ คราะห์ในการวเิ คราะห์ระบบงาน ผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศเป็ นเคร่ืองมือประกอบการบริหาร และตดั สินใจ มีเจ้าหน้าทส่ี าหรับปรับปรุงข้อมูลสารสนเทศให้เป็ นปัจจุบนั

ประโยชนข์ องระบบสารสนเทศ1. ประสิทธิภาพ (Efficiency)2. ประสิทธิผล (Effectiveness)3. ความได้เปรียบในการแข่งขนั (Competitive Advantage)4. คุณภาพชีวติ การทางาน (Quality of Working Life)

ประสิทธิภาพ (Efficiency)1. ทาให้การปฏบิ ตั งิ านมีความรวดเร็ว2. ช่วยในการเข้าถงึ ข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว3. ช่วยให้การตดิ ต่อสื่อสารเป็ นไปได้อย่างรวดเร็ว4. ช่วยลดต้นทุน5. ช่วยให้การประสานงานระหว่างฝ่ ายต่าง ๆ เป็ นไปได้ด้วยดี

ประสิทธิผล (Effectiveness)1. ช่วยในการตดั สินใจ ส่งผลให้การดาเนินงานบรรลุวตั ถุประสงค์ได้2. ช่วยในการเลือกบริการทเ่ี หมาะสม3. ช่วยในการปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขนึ้ , ทาได้ถูกต้องและรวดเร็วขนึ้ , ตรงกบั ความต้องการของผู้รับบริการได้ดขี นึ้