RMUTL

การพัฒนาระบบติดตามการใชง้ บประมาณประจาปีผ่านอุปกรณเ์ คลอื่ นที่ของ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลลา้ นนา Development of monitoring system of fiscal budget via mobile devices for Rajamangala University of Technology Lanna. ว่าที่รอ้ ยตรวี รกมล สันชมุ ภู (WALRAKAMOL SANCHUMPOO) ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ศภุ ชยั อัครนรากุล (SUPACHAI AUKARANARAKUL) ตาํ แหน่ง นกั วชิ าการคอมพวิ เตอร์ กองนโยบายและแผน E-mail [email protected] ตาํ แหน่ง รกั ษาการผู้อํานวยการกองนโยบายและแผน กองนโยบายและแผน E-mail [email protected] .............................................................................................. ............................................................ บทสรปุ การพัฒนาคร้ังนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ (1) เพ่ือพัฒนาระบบติดตามและประเมินการใช้งบประมาณประจําปีผ่านอุปกรณ์ เคล่อื นท่ีของ มหาวิทยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคลลา้ นนา (2) เพ่ือประเมินประสทิ ธภิ าพการทํางานของระบบติดตามและประเมิน การใช้งบประมาณประจําปผี า่ นอุปกรณเ์ คลอ่ื นทีข่ อง มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา ประชากรทใี่ ช้ในการพัฒนาครงั้ น้ี คอื บคุ ลากรในมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา วทิ ยาเขตเชยี งใหม่ จาํ นวน 14 คน โดยแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ (1) กลุ่มผู้บริหาร ฃ (2) กลุ่มผู้ปฏิบัติ (3) กลุ่มกองคลัง เป็นการพัฒนาเชิงคุณภาพโดยใช้ การสัมภาษณ์เชิงลึกแบบรายบุคคล แนวทางการวิเคราะห์เน้ือหาคําสัมภาษณ์ และได้ใช้กรอบแนวคิดในการปฏิบัติงานที่เป็น ลาํ ดบั ขั้นท่ชี ดั เจนตามวงจรการพฒั นาระบบ (System Development life Cycle: SDLC) ผลการพัฒนาพบว่า (1) การออกแบบและพัฒนาระบบ ส่วนของเจ้าหน้าที่สามารถนําข้อมูลเข้าระบบข้อมูลในสิทธิของ Admin และมีเคร่ืองมือในการจัดการระบบ ส่วนของผู้บริหารสามารถเข้ามาดูข้อมูลได้ 3 รายการ คือ การติดตามงบประมาณ เงินแผ่นดิน การติดตามงบประมาณเงินรายได้ และการดูสถิติงบประมาณยอ้ นหลัง 3 ปี ตั้งแต่ปีพุทธศักราช โดยสามารถเลอื ก ดูเฉพาะเขตพน้ื ที่ได้ ดาวน์โหลด และเขยี นบนั ทึกทห่ี นา้ จอท่แี สดงกราฟได้ (2) การประเมนิ ประสิทธิภาพของระบบ ด้านเทคนิค การทดสอบของทุกกระบวนทั้ง 4 ด้าน สามารถทํางานได้ตามปกติไม่พบปัญหาใด ด้านกระบวนการทํางานสามารถช่วยลด ข้ันตอนการทํางาน (3) การประเมินประสิทธิภาพของการใช้ระบบจากกลุ่มตัวอย่าง พบว่า ระบบมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลสูงกว่าระบบเก่า และก่อให้เกิดนวัตกรรมการพัฒนาระบบติดตามและประเมินผลการใช้งบประมาณของ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านได้ ซึ่งควรมีการพัฒนาให้สามารถใช้งานได้จริง เพ่ือให้เกิดประโยชน์และความย่ังยืนต่อ องคก์ ร

Abstract The objectives of the research are 1) developing mobile tracking and evaluating of Rajamangala University of Technology Lanna budget system 2) evaluating an implementation of the of Rajamangala University of Technology Lanna budget through portable device system. The samples of this research are 14 representatives from Rajamangala University of Technology, consisted of 3 groups of, which are executive, operations and budget department. This is a qualitative research that uses in-depth interviews for analyzing within the concept of System Development life Cycle for a project management. The results of the research are 1) For the system design and development, operators can use system management tools and upload information as an admin of the system, while executive directors can see three types of information, which are tracking budget, tracking income, statistic information of previous budget within three years filtering by areas. The information is downloadable and can be taken notes from the result page 2) the evaluation an implementation of the system, especially four technical systems is working well and can help reduce procedures of work 3) the evaluation an implementation of the system from sample populations shows that to develop mobile tracking and evaluating is much more efficiency than the previous system. It develops innovations of evaluation an implementation of the Rajamangala University of Technology Lanna budget system to the university. In the future, it could be developed for university’s officer to use as the utilities and sustainability of the organization. คาสาคญั ระบบตดิ ตามและประเมนิ การใชง้ บประมาณ, อปุ กรณ์เคลอื่ นท่ี Keywords: Tracking and evaluation of the budget through mobile devices, mobile devices บทนา สืบเน่ืองจาก พ.ศ. 2548 ได้มีพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล พ.ศ. 2548 ประกาศยกฐานะสถาบัน เทคโนโลยีราชมงคล ข้ึนเป็นมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล 9 เปิดสอนระดับตํ่ากว่าปริญญา ระดับปริญญาตรี และระดับ บัณฑิตศกึ ษา ปัจจบุ ันได้มีการแบ่งเขตพ้ืนทท่ี งั้ หมด 6 เขตพ้นื ที่ไดแ้ ก่ เชียงราย ตาก นา่ น พิษณุโลก เชยี งใหม่ และลําปาง การดาํ เนนิ งานทีผ่ า่ นมาจงึ ทาํ ให้เหน็ ภาพชัดเจนวา่ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลลา้ นนา มหาวทิ ยาลยั ของรัฐ ซึง่ ไดร้ ับ งบประมาณแผ่นดินมาดําเนินการกิจการภายในมหาวิทยาลัย การดําเนินการที่เก่ียวข้องกับการงบประมาณจะอยู่ในความ รับผิดชอบของกองนโยบายและแผน การดําเนินการที่ผ่านมา กองนโยบายและแผน พบกับปัญหาด้านการติดตามการ ดําเนินการใช้จ่ายตามงบประมาณและไม่สามารถปรับตัวได้ทันก่อนจะถึงช่วงปิดงบประมาณ ทําให้การบริหารงบประมาณไม่ สามารถทําได้เต็มประสิทธิภาพ อีกทั้งก่อนหน้านี้เคร่ืองมือทันสมัยและเทคโนโลยีใหม่ๆ ยังมีน้อยและราคาสูง จึงไม่ได้มีเคร่ือง ใดๆ เขา้ มาเสริมการทํางานให้รวดเรว็ รดั กมุ ได้ ดงั น้นั ผบู้ ริหารของมหาวิทยาลยั ฯ ตระหนกั ถึงปัญหาการติดตามและประเมนิ ผลโครงการตามหมวดงบประมาณต่าง จงึ ต้องการให้มีการติดตามการดําเนินการตามงบประมาณที่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถทําให้คณะผู้บริหารตัดสินใจ ดําเนินการตา่ งๆ ได้อย่างมีประสทิ ธภิ าพ ผบู้ ริหารจึงมีความคิดริเริ่มท่ีจะสร้างสรรคเ์ คร่ืองมือใหม่ๆ คือการพัฒนาระบบติดตาม

ประเมินผลงบประมาณโดยใชอ้ ุปกรณ์พกพาที่จะเข้ามาชว่ ยแจ้งเตือนผู้บริหารในเรื่องการใช้จ่ายงบประมาณในด้านตา่ งๆ ที่จะ ทาํ ใหก้ ารบริหารมหาวิทยาลยั เปน็ ไปไดต้ รงตามแผนงบประมาณ วธิ กี ารดาเนนิ งาน ในการพัฒนาการพัฒนาระบบติดตามและประเมินการใช้งบประมาณผ่านอุปกรณ์พกพาผู้ พัฒนาได้ประยุกต์ใช้แนวคิด วงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) เปน็ แนวทางในการพัฒนาระบบ 7 ขั้นตอน ไดแ้ ก่  การกําหนดความต้องการ (Requirement Definition)การรวบรวมข้อมูลความต้องการท่ีใช้สําหรับการพัฒนา ครง้ั นี้มี 2 ประเภท คือ  การสัมภาษณ์หรือสังเกตการณ์ เก็บข้อมูลการสัมภาษณ์แบบเจาะลึก (In-depth Interview) และการสนทนา กลมุ่ (Focus Groups) โดยเปิดโอกาสให้ผ้ใู หส้ ัมภาษณ์สามารถแสดงความคดิ เห็น  เกบ็ รวบรวมจากเอกสารตา่ งๆ ท่ีเกยี่ วข้องมาพัฒนาและต่อยอดการพัฒนา  การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) 1) ระบบงานปัจจุบนั สําหรับการติดตามและประเมนิ ผลการใช้งบประมาณของมหาวิทยาลัย ในปจั จบุ ัน ตอ้ งมีการจดั ทาํ บันทึกข้อความเพื่อส่งั การให้กลมุ่ ผู้ที่เก่ยี วข้องและมหาวิทยาลัยทุกวทิ ยาเขตจดั ทํารายงานผลการใช้งบประมาณ โดยการจัดทาํ รายงานการใช้งบประมาณ จะแบง่ เป็นหมวดต่างๆ ตามแบบฟอร์มท่สี ง่ จากส่วนกลาง ซึ่งเม่ือทาํ แล้วเสร็จจะต้องสง่ ข้อมูล กลบั ไปทางอีเมล์ และต้องจดั ทาํ รายงานตามความต้องการของผู้บรหิ ารในการประชุมสภามหาวิทยาลัยเป็นประจําในทุกๆ เดอื น 2) การพฒั นาระบบใหม่ ระบบการทาํ งานจะเรมิ่ ตั้งแต่รบั ข้อมูลจากระบบ ERP (ขอ้ มูลตั้งต้นงบประมาณ)โดยกอง นโยบายและแผนจะเปน็ ผตู้ ้ังงบประมาณที่ผา่ นการจัดสรรมาเรียบร้อยใส่ในโปรแกรม ERP และระบบการตดิ ตามงบประมาณ จะทําการรับข้อมูลงบประมาณอตั ราการเบิกจา่ ยจากระบบ ERP หลงั จากนนั้ จะมกี ารประมวลผลแสดงในรปู แบบกราฟและทํา การแสดงข้อมูลผ่านอุปกรณ์เคลือ่ นท่ี ซ่งึ มกี ารพฒั นาเป็น Web Application โดยใช้การพัฒนาด้วยภาษาท่หี ลากหลาย คือ HTML5, CSS3, JS, jQuery, requireJS, Framework7, Wordpress  การออกแบบระบบ (System Design) 1) แผนภาพแสดงการทาํ งานของผู้ใช้ระบบ ( Use Case Diagram ) ดงั รปู ท่ี 1 รปู ที่ 1 แสดง USE CASE 2) งานฐานข้อมูล เพื่อแสดงโครงสร้างฐานข้อมูล โดย ER-DIAGRAM (ดังรูปที่ 2) และพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) ซงึ่ จะแสดงรายละเอยี ดตารางขอ้ มูลต่างๆ ในฐานข้อมูล

รูปที่ 2 แสดง ER-DIAGRAM 3) การแสดงผล (1) ขนาดของหนา้ จอการแสดงผล มีการออกแบบโปรแกรมแสดงผลให้รองรบั บนอุปกรณท์ ุกแพลตฟอร์ม แต่ผพู้ ัฒนา จะเนน้ การออกแบบใหเ้ หมาะสําหรับอุปกรณ์พกพาคือสมารท์ โฟนทขี่ นาด 6-7 นว้ิ (2) สี เน่อื งจากกล่มุ ผู้ใชง้ านคือผบู้ ริหารซง่ึ ต้องมีการใชเ้ พื่อประกอบการตดั สนิ ใจดังนน้ั ค่าเฉลย่ี ในการดูข้อมูลมากกว่า 5 นาที จงึ ควรใหค้ วามสําคัญในการเลือกสีที่ดูแล้วสบายตาและสามารถดูได้เป็นเวลานาน ซึ่งผลที่ไดจ้ ากการวิเคราะห์ นน่ั ก็คือ สนี ้าํ ตาลนนั่ กเ็ ป็นสีประจําของมหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลลา้ นนา จึงไดเ้ ลือกสีนา้ํ ตาลมาเป็นหลกั ในการออกแบบนั่นเอง (3) การแสดงข้อมูล ขนาดตัวอักษร ขนาดกราฟ ในการเลือกขนาดตัวอักษรคํานึงถึงกลุ่มผู้ใชเ้ ป็นหลกั คือผู้บรหิ ารซึ่งมี อายุเฉล่ยี 55 ปขี ้ึนไป ดงั น้ันจึงได้เลอื กขนาดตวั อักษรทีช่ ัดเจนและขนาดใหญ่ท่ี 18 พอร์ต เพื่อตอบรบั กับการแสดงผลตรงตาม ความตอ้ งการของกลุ่มผูใ้ ช้  การพฒั นาระบบ (System Development) 1) ภาษาท่ีใชใ้ นการพฒั นา ดังตารางท่ี 2 ตารางที่ 2 แสดงการทํางานของภาษาท่ใี ชใ้ นการพัฒนา รายการ การใช้งาน HTML5 เป็นภาษาที่ไดร้ ับการพัฒนาข้นึ มาใหม่จาก HTMLแตส่ ่งิ ที่เพ่ิมมาคอื มี Tag ใหมๆ่ เพิ่มเติมขน้ึ มาเพือ่ ใหส้ อดคล้องกับการใช้งานมากยง่ิ ขน้ึ ร่วมกับ CSS3 CSS3 เป็นภาษาทใ่ี ชใ้ นการจัดรปู แบบการแสดงผลของ HTML โดยที่ CSS กาํ หนดกฎเกณฑใ์ นการระบรุ ูปแบบ (หรอื “Style”) ของเนอื้ หาในเอกสารใหด้ ู JavaScript เปน็ ระเบยี บและสวยงามมากข้นึ JQuery RequireJS เปน็ ภาษาทม่ี ี Script ทฝี่ ัง่ ในเว็บไซต์ ใชง่ านกับ HTML เพอื่ ให้เว็บไซต์ดมู ีการเคลอื่ นไหว สามารถตอบสนองผใู้ ช้งานได้มากข้ึน Framework7 เป็นการรวม function ของ JavaScript ใหอ้ ยู่ในรปู แบบ Patterns Framework ที่ให้ง่ายต่อการใชง้ าน มคี วามยึดหยนุ่ รองรบั ตอ่ การใชง้ าน เปน็ Library ที่ใช้สาํ หรบั โหลดไฟล์ ทําใหก้ ารโหลดเวบ็ นนั้ รวดเรว็ ข้นึ หลายเทา่ โดยไมต่ อ้ งรอโหลดทีละ module จนเสร็จ เป็นโครงสร้างของการเขยี นโปรแกรม มีรปู แบบแผน และลกั ษณะการเขียน เป็นมาตรฐาน 2) โปรแกรมท่ีใชใ้ นการพัฒนา ดงั ตารางที่ 3 ตารางที่ 3 แสดงคุณสมบตั ขิ องแตล่ ะชนิดของซอฟแวร์ รายการ คุณสมบตั ิ Wordpress เป็นโปรแกรมสาํ เร็จภาพที่มีหนา้ ที่สรา้ งและจัดการเนื้อหา Adobe Photoshop เป็นโปรแกรมที่ใช้สาํ หรบั การออกแบบหน้าจอและกราฟฟิคต่างๆ Adobe Dreamweaver เปน็ โปรแกรมที่ใชส้ าํ หรบั การพฒั นาระบบโดยใชภ้ าษาต่างๆ ในการพฒั นา Notepad ใชใ้ นการแกไ้ ข source code ในทุกกรณี FileZilla ใชส้ าํ หรบั การอพั โหลดข้อมูลเข้าสรู่ ะบบโฮสตงิ่

 การทดสอบระบบ (System Testing)ผู้พัฒนาได้ทําการจําลองพื้นท่ีและฐานข้อมูลในการพัฒนาระบบและ ทดสอบระบบ ที่ Server ของหน่วยงาน โดยมขี นั้ ตอนในการติดต้งั ระบบ Server ของมหาวิทยาลัย  การบํารงุ รักษาระบบ (System Maintenance) 1) ทางหน่วยงานจะทําการเกบ็ ชุดคาํ ส่ังของโปรแกรมตน้ ฉบบั นอกจากนี้ต้องมีการสําเนาโปรแกรมต้นฉบบั เอาไว้ อย่าง น้อย 1 ชดุ แลว้ นาํ ชุดทีส่ ําเนาไปใช้ หากเกิดปัญหากับโปรแกรมทใี่ ช้งานจริง 2) ออกคําส่ังให้นักพัฒนาภายในหน่วยงานห้ามไม่ให้ใช้ชุดคําส่ังของโปรแกรมต้นฉบับในการแก้ไขเนื่องจากหากเกิด ข้อผิดพลาดก็ยงั สามารถในการแก้ไขได้ ผลและอภิปรายผลการดาเนินงาน สามารถแยกกลา่ วเปน็ หวั ขอ้ ได้ดังน้ี 1. ผลลัพธข์ องการออกแบบและพัฒนาระบบ 2. ผลลัพธข์ องการประเมนิ ประสทิ ธภิ าพของระบบ 3. ผลลพั ธ์ของการประเมินประสทิ ธิภาพของการใชร้ ะบบจากกล่มุ ตัวอย่าง  ผลลพั ธ์ของการออกแบบและพฒั นาระบบ การแสดงผลและการทาํ งานของโปรแกรมสําหรับผ้บู รหิ าร (1) หนา้ จอของการเขา้ สรู่ ะบบดังรปู ท่ี 3 รปู ที่ 3 แสดงหนา้ ต่างเข้าสูร่ ะบบสําหรบั ผ้บู ริหาร (2) เมนูการใช้งาน เนื่องจากมหาวิทยาลัยมี 6 เขตพื้นท่ีทําให้มีการออกแบบเมนูไว้สําหรับผู้บริหารเพื่อให้เลือกดู เฉพาะเขตพนื้ ที่ได้ดังรปู ท่ี 4

ภาพท่ี 4 แสดงเมนเู พ่ือเรยี กดูข้อมูลในแต่ละเขตพ้นื ที่ (3) ระบบรายงานงบประมาณเงินแผ่นดนิ ดงั รูปท่ี 5 รปู ที่ 5 แสดงหนา้ จอที่แสดงกราฟงบประมาณเงนิ แผน่ ดนิ (4) ระบบรายงานงบประมาณเงนิ รายได้ ดังรูปท่ี 6

รปู ท่ี 6 แสดงหนา้ จอกราฟงบประมาณเงนิ รายได้ โดยหมวดงบประมาณย่อยท่ีอยู่ในหมวดงบประมาณเงินรายได้นั้นมาจากการอ้างอิงจากหมวดงบของกองนโยบาย และแผนมหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลล้านนา  งานฐานข้อมูล การได้มาซึ่งข้อมูลที่ใช้ในการรายงานในระบบระบบติดตามและประเมินการใช้งบประมาณประจําปีผ่านอุปกรณ์ เคลื่อนท่ีน้ันจะต้องมีการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลของ ERP เพ่ือคัดลอกข้อมูลไปไว้ท่ีฐานข้อมูลของตัวระบบ หลังจากน้ันจึงจะ สามารถประมวลผลออกรายงานทผ่ี ่านการออกแบบไว้ทั้งหมด 3 รูปแบบเพอื่ สง่ ต่อข้อมูลถึงผู้ใช้งานหรือผบู้ ริหารเพื่อสนับสนุน การตดั สินใจของผบู้ รหิ าร ซึ่งรปู แบบการทํางาน การส่งและรับข้อมลู จะปรากฏดังรปู ท่ี 7 รปู ท่ี 7 แสดงการทํางานของระบบ  ผลลัพธข์ องการประเมนิ ประสทิ ธิภาพของระบบ ด้านเทคนิคการประเมินประสิทธิภาพของระบบอย่างต่อเน่ืองจะทําให้ทราบปัญหาและแก้ไขได้อย่างรวดเร็วรวมถึงการ พฒั นาตอ่ ยอดของระบบน้ใี นอนาคตอีกดว้ ย ซ่งึ แบง่ เป็น 4 ดา้ น คอื

1) ความเสถยี รของขอ้ มลู ในการนาํ เขา้ 2) การแสดงผลของกราฟ 3) การเข้าถึงขอ้ มูลของผใู้ ช้ 4) การจบั เวลาในการเชือ่ มตอ่ ในการประเมินประสิทธิภาพการทํางานของระบบน้ันได้มีการจัดทําแบบฟอร์มเพ่ือรองรับการประเมินทางด้านเทคนิคใน ทกุ ๆ 2 สัปดาห์ เพอ่ื เปน็ การทดสอบวา่ ระบบว่าอยู่ในเกณฑท์ ่ีมีปัญหาหรือไมห่ ากมีปัญหาจะมีการแกไ้ ข ตารางที่ 3 แสดงผลการทดสอบประสิทธภิ าพการทํางานของระบบ รายการ จานวนครัง้ ท่ที ดสอบ ผ่าน ไม่ผา่ น 1. ความเสถียรของขอ้ มูลในการนาํ เขา้ 6 ครั้ง - - Data Import 6 ครัง้ - - Export Data Import 6 ครง้ั - 2. การแสดงผลของกราฟ 6 ครง้ั - - กราฟแสดงผลตาม Data 6 ครง้ั - - สีของกราฟไมเ่ ปลย่ี น - กล่องขอ้ ความตรงกบั กราฟท่ีแสดง 6 ครงั้ - 6 ครง้ั - 3 การเข้าถงึ ขอ้ มูลของผ้ใู ช้ 6 คร้งั - - ผู้ใช้งานระดบั Admin สามารถเขา้ สู่ระบบได้ - ผใู้ ช้งานระดบั User สามารถเข้าสูร่ ะบบได้ 6 ครั้ง - - สามารถเปลยี่ นรหสั ผ่านได้ 54 คร้งั - 4. การจบั เวลาในการเชื่อมตอ่ - สามารถเช่ือตอ่ ระบบภายในระยะเวลาทก่ี าํ หนด (2 ถึง 3 วินาท)ี รวม จากตารางท่ี 3 ผลการทดสอบประสิทธิภาพการทํางานของวิเคราะห์ผลการทดสอบประสิทธิภาพในภาพรวมได้ว่าระบบ สามารถทาํ งานได้ปกติ 54 คร้งั จาก 54 ครง้ั คดิ เปน็ ร้อยละ 100  ดา้ นกระบวนการทางาน ระบบติดตามและประเมินการใชง้ บประมาณประจําปผี ่านอุปกรณ์เคล่ือนท่ีของ มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลล้านนา กองนโยบายและแผน สามารถช่วยลดขั้นตอนการทาํ งานได้ถงึ 11 ข้ันตอน ดงั รูปที่ 8

รูปท่ี 8 แสดงการเปรยี บเทยี บการทํางานเดมิ และแสดงการทาํ งานในรูปแบบใหม่  ผลลพั ธข์ องการประเมนิ ประสิทธภิ าพของการใชร้ ะบบ  ประสิทธิภาพหลงั จากการพัฒนาระบบติดตามและประเมินผลการใชง้ บประมาณผ่านอปุ กรณ์พกพา จากการสมั ภาษณผ์ ้บู ริหาร ซ่ึงถอื วา่ เป็นกลุ่มทใ่ี ช้ระบบดังกลา่ วมองว่า ด้านประสิทธภิ าพระบบทาํ งานค่อนข้างทจี่ ะเสถียร แตย่ งั มปี ัญหาในเร่ืองของการนําเข้าข้อมูลในสว่ นของข้อมลู ในระบบ ERP เน่อื งจากปัจจุบนั ระบบ ERP ของมหาวิทยาลยั ยังอยู่ ในช่วงการพัฒนาทําให้ระบบรายงานผลการติดตามยังขาดประสิทธิภาพในด้านของข้อมูลที่จะนําไปแสดงผลบางส่วนแต่เมื่อ ERP ของ มหาวิทยาลัย ทํางานอย่างเต็มรูปแบบระบบการรายงานผลน่าจะทํางานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพเนื่องจากระบบนี้ เป็นเคร่ืองมือการแสดงผลน้ันเองและมีการรองรับการแสดงข้อมูลท่ีตรงตามความต้องการของผู้บริหารทําให้เม่ือแหล่งข้อมูล สมบูรณ์ระบบก็จะทํางานได้ดีตามไปด้วยรวมถึงผู้พัฒนาเป็นบุคลากรภายในซึ่งทําให้ ประหยัดด้านงบประมาณและรวมถึงการ รวมองคค์ วามรรู้ ะหวา่ งผบู้ ริหารสู่ผปู้ ฏิบัตอิ ีกดว้ ย  ประสทิ ธผิ ลหลังจากการพฒั นาระบบติดตามและประเมนิ ผลการใชง้ บประมาณผ่านอปุ กรณ์พกพา ผลการจากการสมั ภาษณ์ผบู้ ริหาร ซ่งึ ถือว่าเปน็ กลุม่ ทใ่ี ช้ระบบดังกลา่ วมอว่า ด้านประสิทธผิ ลนน้ั พบวา่ การแสดงผลที่ได้ จากระบบทาํ งานไดอ้ ยา่ งเต็มรูปแบบและตอบโจทยใ์ นฝา่ ยของการติดตามและประเมินผลโครงการเปน็ อย่างมากเพราะช่วยใน การรายงานผลไดต้ ลอดเวลาทําใหช้ ่วยในการบรหิ ารจดั การเมอ่ื เปรยี บเทียบกับการตดิ ตามจากเดิมทําใหน้ าํ ขอ้ มูลทไี่ ด้มาจดั ให้ เป็นสารสนเทศเพื่อการสนบั สนุนการตัดสินใจไดด้ มี าก ประการสาํ คัญพบวา่ ประสิทธิผลจากระบบทีพ่ ฒั นาดังกล่าว เม่ือเทียบกับระบบเก่าจึงเห็นไดว้ ่าการพฒั นาของระบบ สามารถลดการใช้กระดาษ ประหยัดกระดาษไดด้ ี มีการประมวลผลและรายงานผลเชงิ พื้นทีด่ ้วยระบบคอมพวิ เตอร์ ทําให้ทราบ ถึงข้อมลู ที่ต้องการได้ สามารรถนําไปวางแผนแกป้ ัญหาได้ง่าย และท่ีสาํ คัญข้อมูลสามารถเลือกใช้ได้อยา่ งสะดวก ลดพืน้ ทก่ี าร ทํางานได้ ลดภาระงานให้กับเจา้ หนา้ ที่ทเ่ี กี่ยวข้องไดม้ ากเช่นเดียวกนั  ปญั หา อุปสรรคในการใช้งานของระบบ สามารถรองรบั ในระบบ ISO เพอ่ื ให้การใชง้ านมีประสทิ ธภิ าพเพ่มิ มากข้ึน อภิปรายผลการพัฒนา ในการพัฒนาระบบติดตามและประเมินการใช้งบประมาณประจําปีผ่านอุปกรณ์เคล่ือนที่ของมหาวิทยาลยั เทคโนโลยีราช มงคลลา้ นนา สามารถดาํ เนินการได้บรรลุวัตถปุ ระสงค์ท่ีต้ังไว้เพราะสามารถดาํ เนินการได้สําเร็จตามระยะเวลาและเปา้ หมายที่ กําหนด ทําให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งได้มีการปฏิบัติงานท่ีเป็นลําดับข้ันที่ชัดเจนตามวงจรการพัฒนาระบบ (System Development life Cycle: SDLC) จากผลการพัฒนาระบบติดตามและประเมินการใชง้ บประมาณประจําปผี ่านอุปกรณ์เคลื่อนท่ีของมหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยี ราชมงคลลา้ นนา พบว่าระบบติดตามผลการใชง้ บประมาณในรูปแบบเกา่ น้นั มหี ลายกระบวนการและขนั้ ตอนทาํ ให้การได้ข้อมูล การใช้งบประมาณผู้อํานวยการนั้นมีความลา่ ชา้ เพราะต้องมีการเรียกประชุมเจ้าหน้าทีท่ ่ีเก่ียวข้องเพ่ือมาแจ้งในบนั ทึกข้อความ อธิการบดีมหาวิทยาลัยต้องสั่งการเป็นลายลักษณ์อักษร เพ่ือให้ผู้อํานวยการทุกเขตพื้นที่รับทราบและมีการจัดประชุมเพื่อการ สรุปผลการใช้งบประมาณ โดยนักวิเคราะห์นโยบายและแผนและผู้บริหารจะเป็นผู้ทําหน้าท่ีรวบรวมข้อมูล จัดทํารายงานเป็น รปู แบบ Excel พรอ้ มรายงานกราฟเพื่อใหค้ ณะกรรมการมหาวิทยาลยั พิจารณา และเข้าสู่การพจิ ารณาการใชง้ บประมาณ

จากท่ีกล่าวมาข้างต้นจึงทําให้เห็นว่าการได้มาซึ่งข้อมูลงบประมาณน้ันใช้เวลาดําเนินการค่อนข้างช้า เพราะผ่านหลาย ขั้นตอนและหลายกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวขอ้ ง เพราะฉะนัน้ ในการพัฒนาระบบติดตามและประเมินการใชง้ บประมาณโดยใช้เว็บแอป พลิเคชันเป็นเครื่องมือสามารถทําให้ผู้บริหารสามารถติดตามการใช้ งบประมาณในรูปแบบเป็นปัจจุบันหรือเรียลทามผ่าน อุปกรณ์พกพาทกุ แพลตฟอรม์ ไดท้ ุกทแ่ี ละทุกเวลา สามารถลดขน้ั ตอน เวลา ทรพั ยากรตา่ งๆ ในส่วนการทดสอบประสิทธิภาพการทํางานของระบบในภาพรวมได้ว่าระบบสามารถทํางานได้ปกติ 54 คร้ัง คิดเป็นร้อย ละ 100 สรปุ ขอ้ เสนอแนะในการนําผลการพัฒนาตอ่ ไป 1) ในการพฒั นาการนําเสนอข้อมูลในเร่อื งอน่ื ๆ อาทิ บคุ ลากร ตัวชวี้ ัด เพือ่ สนับสนุนการตดั สนิ ใจของผบู้ ริหาร 2) ควรมกี ารปรับปรุงและพัฒนารุน่ ของโปรแกรมให้ทันสมัยต่อระบบปฏิบตั ิการของอปุ กรณ์พกพาอย่างสมํา่ เสมอเพื่อให้ เกดิ การทํางานอย่างมีประสิทธภิ าพและประสิทธผิ ล 3) ควรมีการพัฒนาระบบที่สามารถแบ่งชั้นข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งระดับ เช่น ระดับผู้อํานวยการ หัวหน้างาน ฯลฯ เพ่ือ เปน็ การประหยัดชว่ งเวลาในการตัดสนิ ใจหรือกระบวนการทาํ งานและตอบโจทย์ผูบ้ รหิ ารทกุ ระดับ บรรณานุกรม ปรารถนา ดีประเสรฐิ กุล (2550) และคณะ.การจัดการข้อมลู ภูมิสารสนเทศแบบเรยี ลทาม. กรงุ เทพ. มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. บัณฑิตศึกษา. สาขาวิชาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี. 2554. การพัฒนาระบบ สารสนเทศการบรหิ ารโครงการ และการประยุกต์. นนทบุรี: มหาวทิ ยาลัยสโุ ขทยั ธรรมาธริ าช. ยมนุ า อารมณ์. (2558). ระบบสนบั สนุนการจดั ประชมุ คณะกรรมการในภารกจิ ของสานักกจิ การอวกาศแห่งชาติ (รายงาน การพฒั นา ปรญิ ญามหาบณั ฑิต). มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยมี หานคร,กรงุ เทพมหานคร วรฤทธ์ิ วงรุจนิ ันท์. (2551). Mobile Application. สืบคน้ จาก https://sites.google.com/a/bumail.net/ mobileapplication/khwam-hmay-khxng-mobile-application เศรษฐพงค์ มะลสิ ุวรรณ.(2550, 3 ตุลาคม). ข้อมูลเบ้ืองตน้ เกีย่ วกับโปรแกรมในโทรศัพท์เคลือ่ นที่ (Introduction to Mobile software) สืบคน้ จาก http://www.manager.co.th/Cyberbiz/ViewNews.aspx?NewsID=9500000116770 Herbert, A. Simon. (1957). Administration behavior. New York : The Mcmillan. Litchfield, E. H. (1956). Notes on General Theory of Administration. Administration Science Quarterly, 1(1), 3-29. Shneiderman Ben, Plaisant Catherine, “Design the user interface : Strategic for effective human- computer interaction,” Pearson Education, 2005.

องค$ประกอบประเดน็ การเขยี นบทความแนวปฏบิ ัติทดี่ ี โครงการประชุมสัมมนาเครือขายการจดั การความรูCฯ ครงั้ ท่ี 12 “การจัดการความรสCู Iูมหาวิทยาลยั นวัตกรรม” (Knowledge Management: Innovative University ) สำหรบั อาจารย$ / บุคลากรสายสนบั สนุน / นักศึกษา การจัดการความรCกู ารสอื่ สารภายในองค$กร กรณศี ึกษา สถาบันถIายทอดเทคโนโลยีสูIชุมชน Internal Communication Knowledge Management, A case study of Community of Technology Transfer Center. เกรยี งไกร ศรปี ระเสริฐ (Krienkrai Sriprasert)1 นริศ กำแพงแกAว (Naris Khampangkaew)2 เสง่ยี ม คืนดี (Sa-ngiam Khuendee)3 กุลินา ศกั ด์ศิ ริ ิศรฟี Xา (Kulina Saksirisrefar)4 นกั วิชาการศึกษา สถาบนั ถaายทอดเทคโนโลยสี aูชุมชน มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคลลAานนา [email protected] นักวชิ าการคอมพวิ เตอรl สถาบันถaายทอดเทคโนโลยสี ชaู ุมชน มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคลลAานนา [email protected] นักวิเคราะหlนโยบายและแผน สถาบันถaายทอดเทคโนโลยีสชaู ุมชน มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลลาA นนา [email protected] เจAาหนAาที่บรหิ ารงานทั่วไป สถาบันถาa ยทอดเทคโนโลยสี ูaชมุ ชน มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลลาA นนา [email protected] บทสรุป การวิจยั คร้ังนี้ มีวัตถุประสงคlเพือ่ ศึกษาการตดิ ตaอสื่อสารของบุคลากรสถาบันถaายทอด เทคโนโลยีสูaชุมชน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลลAานนา เก็บรวบรวมขAอมูลจากบุคลกร สถาบันถaายทอดเทคโนโลยีสูaชมุ ชน จำนวน 17 คน โดยใชAแบบสอบถาม ลักษณะปลายปwดและ ปลายเปwดและการสราA งเคร่ืองมือจำลองการนำเสนอสถานการณlจริงของผลการดำเนินงานและ เนอ้ื หาทคี่ รบรอบดAาน เพอ่ื ใหAองคกl รเกิดการแลกเปลีย่ นเรยี นรรูA ะหวaางผAบู ริหารและบคุ ลากร ผาa น กระบวนการจัดการความรทูA ่ดี ี โดยมงุa หวงั ใหAไดAซ่งึ องคlความรAูและแนวทางปฏิบัติงานที่ดี

ผลการศกึ ษาพบวาa ปzญหาการติดตอa สอ่ื สารดAานผสAู งa ขาa วสารโดยรวมอยใaู นระดบั มาก คือ การแจงA ขaาวสารกระชั้นชิดเกินไป ลาa ชาA เกนิ ไปทำใหไA มสa ามารถปฏบิ ัติงานไดA(µ=4.35, s=0.48) ดAานปzญหาการติดตaอสื่อสารดAานตัวขaาวสารโดยรวมอยูaในระดับมาก และพิจารณาเป•นรายขAอ พบวาa มีปญz หาประเด็นดAานใจความสำคัญและความยาวของสารที่สอื่ สารมีความเหมาะสม ความ บิดเบือนของขaาวสารที่สaงตaอกันหลายทอด และความนaาเชื่อถือไดAของแหลaงขAอมูลขaาวสาร (µ=3.47, s=0.85) และปzญหาการติดตaอสื่อสารดAานผูAรับขาa วสารโดยรวมอยaูในระดับมาก เม่อื พิจารณาเป•นรายขAอพบวaาประเด็นดAานผูAรับขaาวสารมีเวลาในการปฏบิ ัติตามขaาวสารทีไ่ ดรA ับจาก การสงa สารกะทันหนั หรือระยะเวลาแบบกระช้นั ชดิ มาก (µ=4.06, s=0.73) และแนวทางในการ แกCไขปvญหา ควรสนับสนุนใหAผูAสaงสารใชAวิธีการหลายอยaาง ไดAแกa การสaงผaานหัวหนAางานเพือ่ กระจายตaอขาa วสารแกผa ูใA ตAบังคับบัญชา การเวียนเรื่องที่สำคัญเรaงดวa นถงึ ตัวบคุ คลโดยตรง และ การสงa จดหมายอเิ ล็กทรอนกิ สlถึงบุคลากร Summary The objective of this study entitled “The communication of personnel, the community Technology Transfer Center of Rajamangala University of Technology Lanna. This research uses Open-ended questionnaire research methodology from staff of 17 people of Organization And creating a simulation tool for presenting the actual situation of the performance and the content to enable the organization to exchange knowledge between executives and personnel Through a good knowledge management process by aiming to gain knowledge and good work practices. The results found that the problem of the sender to communication as a whole are at a high level is Informs successively too, too late, unable to work. (µ=4.35, s=0.48) The problem of the inform to communication as a whole are at a high level too. And considering found that there is a problem main point, importance and length of the substance that is communicated. Distortions of news that are forwarded to each other. And reliable source of information ( µ=3.47, s=0.85). And communication problems on the news recipients as a whole are at a high level. Then the receiver has time to follow the news received from the sudden delivery or the very short period of time. (µ=4.06, s=0.73) And ways to solve problems Should encourage senders use a variety of methods, including a

supervisor, to spread the message to their subordinates. The important issue of urgency to the person directly and the delivery of electronic mail to personnel. Keyword: Organization communication, Infographics, Simulation. คำสำคญั : การสือ่ สารภายในองคlกร/อนิ โฟกราฟฟกw /เครอ่ื งมอื จำลอง บทนำ การสื่อสารภายในองคlกร โดยการประยุกตlใชAเทคโนโลยีและการสราA งเครือ่ งมือจำลอง เพ่ือใชAในสถานการณlจริงและใหAบุคลากรในองคกl รไดAเรียนรAู วิธีการ หรอื เหน็ ปญz หา และเพื่อหา แนวทางการแกAปzญหารaวมกัน บนสถานการณlจริงของกลุaมงานคลังความรูA สถาบันเทคโนโลยี สูaชุมชน โดยกระบวนการการจัดการความรูAอาศัยการเรียนรูAจากบทเรียนที่ผaานมา (Lesson Learned) ในการสรAางแนวทางปฏิบัติที่เป•นที่ยอมรับของหนaวยงานในรูปแบบอินโฟกราฟฟwก (Infographics) ดAวยการสราA งเครอ่ื งมอื จำลองการนำเสนอสถานการณlจรงิ ของผลการดำเนินงาน และเนอ้ื หาท่ีครบรอบดAาน เพ่ือใหAองคกl รเกิดการแลกเปลย่ี นเรยี นรรAู ะหวaางผูบA รหิ ารและบคุ ลากร ผaานกระบวนการจัดการความรูAที่ดี โดยมุaงหวังใหAไดAซึ่งองคlความรูAและแนวทางปฏิบัติงานที่ดี เพื่อสaงเสริมทักษะการเรียนรูAของมหาวิทยาลัยสูaนวัตกรรม ไดAแกa ทักษะดAานสารสนเทศ สื่อเทคโนโลย,ี ทักษะดAานการเรียนรูAและนวัตกรรม ไดAแกa ความคิดสรAางสรรคl การแกAไขปzญหา การสื่อสาร ทำงานงานรวa มกบั ผูอA ืน่ และทกั ษะดAานชวี ติ และทำการทำงาน ไดแA กa ทกั ษะการทำงาน การปรับตัวและการเรียนรูAขAามวัฒนธรรมในการยกระดับศักยภาพการทำงานขององคlกรใหAมี ประสิทธภิ าพมากย่ิงขึ้น วธิ กี ารดำเนินงาน 1. การกำหนดเปzาหมาย (Desired State) กำหนดเปXาหมายโดยใชปA ระเดน็ ปzญหาขององคกl ร เรือ่ ง การสอ่ื สาร มาใชAเป•นตวั กำหนด เปXาหมาย โดยใชAการสือ่ สารแบบมีสaวนรaวม เพื่อทำรูปแบบการบริหารการจัดการความรขูA องการ ส่อื สาร(กาญจนา แกAวเทพ,2551) ผaานกระบวนการเห็นชอบของบุคลากรจากการประชมุ ใหญขa อง องคกl ร และตง้ั แตaงคณะกรรมการจัดการความรูรA ะดับสถาบนั 2. การเสวนาหาความรแูC ละการจัดการความรเCู ป|นระบบ 2.1 ทำความเขาA ใจใหทA ุกคนในองคlกร บนฐานของขAอมูลความรเAู ชงิ วชิ าการ (การส่ือสาร ในองคlกร) จากระดับการประชุมคณะกรรมการฯ (ทีมขCามสายงาน - Cross Functional Team) เพื่อสรAางความเขAาใจวaาทำเพ่ืออะไร ทำเมื่อไร และทำอยาa งไรและมแี ผนปฏิบัติอยาa งไร

อีกทั้งเพื่อเป•นจุดเริ่มตAนของการสรAางความรaวมมือ และเพื่อการจัดสรรหนAาที่การดำเนินการ ประชมุ จดั การความรรAู ะดบั องคกl รตอa ไป จากการประชมุ บคุ ลากรในองคlกร เพ่ือสราA งความเขาA ใจ และเกิดการแลกเปล่ยี นเรยี นรูทA งั้ องคกl ร ทกุ ระดบั 2.2 ทำใหAคนในองคlกรอยากเป•นผูใA หแA ละผูAรับ และสรAางกระบวนการการแลกเปลี่ยน เรียนรAู โดยดำเนินการภายใตAเคร่ืองมือการการจัดการความรูA โดยใชAแบบสอบถามเป•นฐาน และ การจัดประชุมเพื่อระดมสมองโดยใชA การเรียนรูCจากบทเรียนที่ผIานมา (Lesson Learned) ทั้งนี้จะดำเนินการจดั ทำเป•น 3 ขั้นตอน คือ 1) การใชAแบบสอบถามเพื่อวิเคราะหlปzญหาขาA งตนA จากบุคลากรในองคlกร 2) การประชมุ จัดการความรูรA ะดับองคlกรทกุ สวa นงานและทกุ ระดับเพอื่ ทำ การแลกเปลี่ยนเรียนรAู โดยใชAผลการวิเคราะหlจากแบบสอบถามเป•นฐานของการแลกเปลี่ยน เรียนรูขA องการประชมุ เพ่ือหาประเด็นยaอย ภายใตปA ระเด็นหลกั 3)การจดั ประชมุ ภายใตAประเด็น ยaอย เพ่อื ใหไA ดผA ลการจัดการความรูAภายใตAประเด็นนนั้ ๆ และดำเนินการสรุปผลจากการจัดการ ความรูAโดยการจำลองสถานการณlการดำเนินงานของกลุaมคลังความรูAในรูปแบบกราฟฟwก(ดัง ภาพประกอบ) เพ่อื ใหไA ดAขอA สรุปและองคlความรAู ในรปู แบบ สภากาแฟ (Knowledge Café) ภาพประกอบ แบบจำลองสถานการณ$การดำเนนิ งานของกลมIุ คลังความรใูC นรปู แบบกราฟฟ„ก 3. การประมวลผลและกลัน่ กรองความรูC ทำการประมวลผลจากการดำเนินการและทำการกลั่นกรองความรูA จากผลการประชมุ การแลกเปล่ยี นเรยี นรูAมาดำเนนิ การสรAางแนวปฏิบตั ทิ ี่ดี (Best Practice) หรอื ขAอตกลงมาตรฐาน ขององคกl ร ไดแA กแa นวทางการปฏบิ ตั ิทีด่ ขี องการสื่อสารภายในสถาบนั จากแบบสอบถามและแนว ทางการปฏิบตั ิทีด่ ขี องการสื่อสารภายในสถาบนั ฯโดยใชเA คร่อื งมือการจำลองสถานการณlจริงจาก ผลการดำเนินงานในรูปแบบกราฟฟwกของคลงั ความรAู และยังไดรA ปู แบบ(Model)ของกระบวนการ

จัดการความรูAของสถาบันฯอยาa งเป•นระบบ เพื่อนำมาใชAในการแกAปzญหา อีกทั้งเพื่อสรAางความ เขาA ใจและแนวปฏบิ ตั ิรaวมกันภายในองคกl ร เพือ่ ยกระดบั ความรAูจากบคุ คลสกaู ลaมุ โดยการแบaงปzน ความรูAที่อยูaในตัวบุคคล(Tacit Knowledge)ไปสูaกลุaมคนและระดับองคlกรในการแลกเปลี่ยน ประสบการณlและสามารถพฒั นาความรูAในระดับองคlกร โดยการนำความรูAท่ีไดAมาอำนวยการใหA บุคลากรนำไปทดลองปฏิบัติงานจริงที่หนAางานในสถานการณlจรงิ (ณพศิษฏl จักรพทิ ักษl,2552) 4. การเขาC ถึงความรแูC ละการแบงI ปนv แลกเปลยี่ นเรียนรCู การเขAาถึงถึงความรแAู ละการแบaงปzนแลกเปลยี่ นเรียนรูA โดยจดั คaมู ือหรอื บทความ จากผล การดำเนินการแกไA ขปzญหาการสอื่ สารในองคกl รของสถาบนั ฯ เพ่ือเผยแพรa และแลกเปลีย่ นเรยี นรAู ในระดับที่กวAางขึ้น ในรูปแบบของการนำเสนอในเวทีประชุมวิชาการการจัดการความรูA ภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย โดยทางเว็บไซตlของสถาบันถaายทอดเทคโนโลยีสูaชุมชน https://kaewpanya.rmutl.ac.th/cttc/km/bestpractice/kmbestpractice_61.pdf 5. การเรยี นรCู ทำการถาa ยทอดความรทAู ้ังกระบวนการสaูการเผยแพรaในรูปแนวทางการจดั การความรูAใน องคlกรและนำเสนอปญz หาขอA เสนอแนะตaาง ๆ แกaผAบู ริหาร เพ่อื การพฒั นาองคlกร และเผยแพรใa หA ผูAสนใจทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยในชaองทางการสื่อสารตaาง ๆ อาทิ รายงานผลการ จดั การความรAู ความรใAู นเว็บไซตหl นaวยงาน หรือบทความผaานสื่อสงั คมออนไลนขl ององคกl ร ภาพประกอบ กระบวนการจัดการความรขูC องหนIวยงาน

ผลและอภิปรายผลการดำเนนิ งาน ผูAวิจัยสรุปผลและอภิปรายผลการดำเนินงานของงานการวิจัย ปzญหาการติดตaอสื่อสาร ของบุคลากรในองคlกร กรณี สถาบันถaายทอดเทคโนโลยีสูชa ุมชน ไดAดงั น้ี ปญz หาการติดตอa สอ่ื สารทีพ่ บในกลมุa บคุ ลากร สถาบนั ถาa ยทอดเทคโนโลยีสชูa มุ ชน ซงึ่ แบงa ออกไดA 3 ดAาน โดยรวมมีคะแนนในระดับมาก ดAานที่พบประเด็นปzญหามากที่สุดคือ ดAานผูAรับ (µ=3.65, s=0.82) ดAานผูAสaงขaาวสาร(µ=3.60, s=0.83) และดAานตัวขaาวสาร(µ=3.46, s=0.90) ตามลำดับ ปzญหาการติดตaอสื่อสารดAานผAูสงa ขaาวสารโดยรวมอยูaในระดับมาก คือการ แจงA ขaาวสารกระชั้นชิดเกนิ ไป ลาa ชAาเกนิ ไปทำใหไA มaสามารถปฏิบตั ิงานไดA(µ=4.35, s=0.48) ดAาน ปzญหาการติดตอa สือ่ สารดAานตัวขาa วสารโดยรวมอยaใู นระดบั มาก และพจิ ารณาเป•นรายขAอพบวาa มี ปzญหาประเดน็ ดาA นใจความสำคญั และความยาวของสารทส่ี ่อื สารมีความเหมาะสม ความบดิ เบือน ของขaาวสารที่สaงตaอกันหลายทอด และความนaาเชื่อถือไดAของแหลaงขAอมูลขaาวสาร(µ=3.47, s=0.85) และปzญหาการตดิ ตอa สื่อสารดาA นผรAู บั ขaาวสารโดยรวมอยูใa นระดับมาก เมอ่ื พิจารณาเปน• รายขAอพบวaาประเด็นดAานผูAรับขaาวสารมีเวลาในการปฏิบัติตามขaาวสารที่ไดAรับจากการสaงสาร กะทันหนั หรือระยะเวลาแบบกระช้นั ชิดมาก (µ=4.06, s=0.73) และบุคลากรสถาบันถaายทอด เทคโนโลยีสaชู ุมชน ท่มี วี ฒุ กิ ารศึกษาแตกตาa งกนั มคี ะแนนเฉลยี่ ปzญหาการตดิ ตaอสือ่ สารในองคlกร โดยรวมและรายดAานแตกตaางกัน ในขณะท่ีประสบการณlทำงานที่แตกตaางกัน มีคะแนนเฉลี่ย ปญz หาการตดิ ตอa สอ่ื สารในองคกl รโดยรวมและรายดAานไมaแตกตaางกนั จากการวิเคราะหlเนื้อหาจากแบบสอบถามปลายเปwด บุคลากรสถาบันถaายทอด เทคโนโลยีสูชa ุมชน สaวนใหญaมีปvญหาหลัก/สำคัญเกี่ยวกับแจAงขaาวสารกระชั้นชิดเกินไป ลaาชาA เกินไปทำใหAไมaสามารถปฏิบตั ิงานไดAของผAูสงa สาร สาเหตขุ องปvญหา ที่พบมากทีส่ ุดคือ การแจงA ขaาวสารหรอื การประชุมเพื่อแจงA ขaาวสารในกลุaมงานกระทำไมaสมำ่ เสมอ รวมถงึ การแจงA ขาa วสารไป ถึงผูAรับสารลaาชAา และกระทำไดAไมaทั่วถึง สaวนแนวทางในการแกCไขปvญหา ควรสนบั สนนุ ใหAผูAสงa สารใชวA ธิ กี ารหลายอยาa ง ไดแA กa การสaงผaานหวั หนาA งานเพอ่ื กระจายตอa ขาa วสารแกaผใูA ตบA ังคบั บญั ชา การเวยี นเร่ืองที่สำคัญเรงa ดวa นถงึ ตวั บุคคลโดยตรง และ การสaงจดหมายอิเลก็ ทรอนิกสlถึงบคุ ลากร

จากผลการดำเนินงานขั้นตAน สามารถทำการจำแนกใหAเห็นถึงความสัมพันธlของ ผAูเกีย่ วขAองไวA 3 กลุมa และแสดงถึงผลที่ไดใA นรูปแบบของผลผลิต ผลลัพธl ผลกระทบ และผลการ จัดการความรูA (KM) ในรูปแบบของความสมั พันธlของตาราง โดยใชกA ลaุมผเูA กี่ยวขอA งเป•นหลัก ซ่ึงมี รายละเอยี ดความสมั พนั ธlดงั น้ี ผูCเกยี่ วขCอง ผลผลติ ผลลัพธ$และผลกระทบ การจัดการความรูC (Output - Outcome) (KM) หนaวยงาน - บรรยากาศการทำงานทีด่ ี และความ - องคกl รแหงa การเรยี นรูA รaวมมือกนั ของบุคลากร สถาบันฯ (Learning Organization) - ยกระดับขดี ความสามารถการแขงa ขนั - รูปแบบ นวัตกรรม การทำงาน - นวตั กรรม แนวทางการจัดการ สำหรบั ดาA นการจัดการความรูA ความรAู คณะทำงาน 1.ขอA ตกลงมาตรฐาน - แนวทางการสรAางระบบการทำงาน - การจดั การความรขูA องสถาบัน บคุ ลากร แล ะแนวทางการ และกระบวนการการสื่อสารภายใน - การแบงa ปzนแลกเปล่ียนเรยี นรูA ปฏบิ ตั ิงานท่ดี ี องคlกร - การถาa ยทอดองคlความรูA 2. รูปแบบกระบวน - พัฒนาทักษะดAานสารสนเทศ ส่ือ - องคlความรูAการใชAงานเทคโนโลยี การจดั การความรAู เทคโนโลย,ี ทกั ษะดาA นการเรียนรAูและ - องคคl วามรสูA ำหรับกระบวนการ นวัตกรรม ไดAแกa ความคิดสรAางสรรคl จัดการความรูAการสื่อสารภายใน การแกAไขปzญหา การสื่อสาร ทำงาน องคlกร งานรaวมกับผูAอื่นและทักษะดAานชีวิต และทำการทำงาน - ยกระดับศักยภาพการทำงานของ องคlกรใหมA ปี ระสทิ ธิภาพมากย่งิ ขึ้น ปvจจยั ท่ีทำใหCเกิดผลสำเรจ็ 1. การมีสวa นรวa มและความรวa มมอื ของคณะผวูA จิ ยั และบคุ ลากรในสถาบนั 2. ชุมชนมีความตระหนกั ถึงความสำคญั ของการใชเA ทคโนโลยี 3. การสนบั สนุนจากมหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลลาA นนา ความคิดเหน็ และขอC เสนอแนะ 1. ขCอเสนอแนะสำหรับสถาบนั ถาI ยทอดเทคโนโลยสี ชูI ุมชน จากผลของการศึกษา ผAูวจิ ัยขอเสนอแนวทางการแกAไขปญz หาการส่ือสารในองคกl ร ดังน้ี 1) ดAานผูAสaงสาร ปzจจุบันมีวิธกี ารสaงสารถึงตวั ผูAรับสารไดAอยaางรวดเร็วและมีประสิทธภิ าพย่ิงข้นึ ดังนั้น สถาบันถaายทอดเทคโนโลยีสูaชุมชนจำเป•นตAองปรับปรุงดAวยการสนับสนุนใหAผูAสaงสารใชA

วธิ ีการหลายอยaาง ตัง้ แตกa ารสงa ผาa นหัวหนาA งานเพ่ือกระจายตอa ขaาวสารแกaผAูใตบA งั คับบัญชา การ เวยี นเรือ่ งท่สี ำคญั เรaงดaวนถึงตัวบุคคลโดยตรง และจดหมายอิเลก็ ทรอนกิ สlถึงบุคลากร 2) ดAานตัว ขaาวสาร การสื่อสารทางวาจาผาa นหลายคนอาจทำใหAขaาวสารอาจบิดเบือนไดAในบางครัง้ ดังน้ัน การสือ่ สารทางวาจาจงึ ควรพจิ ารณาความนาa เชอ่ื ถือของบุคคลทีร่ ับขaาวสารเพื่อไปสaงตอa ขaาวสาร น้ันจะตAองมคี วามถูกตอA ง กระชบั เพ่อื ใหAเกิดความเขAาใจท่ีตรงกัน ไมคa ลาดเคล่ือน และมีลักษณะ ลายลกั ษณlอักษรท่สี ามารถใชAเปน• หลกั ฐานไดA 3) ดาA นผAูรบั ขาa วสาร เนอ่ื งจากบคุ ลากรตาa งมีภารกจิ เฉพาะหนาA ตาa งกัน การใชวA ิธีสงa ขaาวสารทางวาจาจากเพอื่ นรaวมงานถึงเพอ่ื นรaวมงานสaวนใหญaทำ ใหAไมเa ขAาใจในขaาวสารท่ีไดAรับ ดงั น้นั หวั หนAางานจงึ ควรเปน• ผAูสaงขาa วสารใหAแกaผAูรับขaาวสารอยaาง สม่ำเสมอ และหากมีขAอความเป•นลายลักษณlอักษรอยaางเรaงดaวนก็ควรแจAงและเวียนกันในกลุaม งานทนั ทีเพอ่ื ใหผA Aรู บั ขaาวสารเขาA ถึงขaาวสารน้ันอยาa งถกู ตAองและทนั ตอa เหตุการณl 2. ขCอเสนอแนะสำหรับการศึกษาคCนควCาครั้งตIอไป ควรมีการศึกษาปzจจัยที่สaงผลตอa ความสามารถในการสือ่ สารของบคุ ในสถาบนั ถาa ยทอดเทคโนโลยสี ูaชมุ ชน สรปุ การสื่อสารภายในองคlกร โดยการประยุกตlใชAเทคโนโลยีและการสรAางเคร่ืองมือจำลอง เพอื่ ใชAในสถานการณจl รงิ และใหบA ุคลากรในองคกl รไดAเรียนรAู วิธกี าร หรอื เห็นปญz หา และเพ่ือหา แนวทางการแกAปzญหารaวมกัน บนสถานการณlจริงของกลุaมงานคลังความรูA สถาบันเทคโนโลยีสูa ชุมชน โดยกระบวนการการจัดการความรูAอาศัยการเรียนรูAจากบทเรียนที่ผaานมา (Lesson Learned) ในการสรAางแนวทางปฏิบัติที่เป•นที่ยอมรับของหนaวยงานในรูปแบบอินโฟกราฟฟwก (Infographics) ดวA ยการสราA งเครอื่ งมอื จำลองการนำเสนอสถานการณจl ริงของผลการดำเนินงาน และเน้ือหาท่ีครบรอบดาA น เพอ่ื ใหอA งคกl รเกิดการแลกเปลย่ี นเรยี นรูรA ะหวาa งผบAู รหิ ารและบคุ ลากร ผaานกระบวนการจัดการความรAูที่ดี โดยมaงุ หวงั ใหAไดAซงึ่ องคคl วามรูแA ละแนวทางปฏบิ ตั ิงานท่ดี ี และ การแลกเปลีย่ นเรยี นรAูมาดำเนินการสรAางแนวปฏบิ ัตทิ ี่ดี (Best Practice) หรือ ขอA ตกลงมาตรฐาน ขององคกl ร ไดAแกa แนวทางการปฏบิ ัติทดี่ ีของการสื่อสารภายในสถาบนั จากแบบสอบถามและแนว ทางการปฏิบัติทดี่ ีของการส่อื สารภายในสถาบนั ฯโดยใชเA คร่อื งมอื การจำลองสถานการณlจริงจาก ผลการดำเนินงานในรูปแบบกราฟฟwกของคลังความรAู และยงั ไดAรูปแบบ(Model)ของกระบวนการ จัดการความรูAของสถาบันฯ อยaางเป•นระบบ เพื่อนำมาใชAในการแกAปญz หา อีกทั้งเพื่อสราA งความ เขAาใจและแนวปฏิบัติรaวมกันภายในองคlกร ซึ่งจากผลการดำเนินงานสามารถสรุปผลที่ไดAดังน้ี 1)สรAางกระบวนการทบทวนแนวทางการแกAไขปzญหาและการจดั การความรูAอยaางเป•นระบบและ ตaอเนื่อง เพื่อคAนพบแนวทางการปฏิบัติงานที่ดีแนวทางใหมa ๆ ใหAเกิดความเหมาะสมกบั บริบท หรือสถานการณlที่เปลี่ยนแปลงไปของสถาบัน 2) สรAางเครื่องมือหรือแนวทางการปฏิบัติ เพ่ือ

เผยแพรaองคlความรูAสูaสาธารณะ 3)ถaายทอดความรูA แนวปฏิบัติวิธี กระบวนการ แนวทางและ ขนั้ ตอนการพัฒนา สกaู ลมุa ผสูA นใจใหAเกดิ การเรียนรAมู ากขน้ึ บรรณานุกรม กาญจนา แกวA เทพ. 2551. การจัดการความรเูC บอื้ งตนC เรอ่ื ง “การส่ือสารชมุ ชน”. กรงุ เทพฯ : ภาพพมิ พ.l ณพศษิ ฏl จักรพทิ ักษ.l 2552. ทฤษฎกี ารจดั การความร.Cู เชียงใหม:a วทิ ยาลัยศิลปะ ส่ือ และ เทคโนโลยี มหาวทิ ยาลยั เชยี งใหมa. จรสั โฉม ศิรริ ตั นl. 2552. ปญv หาการติดตIอสือ่ สารของบคุ ลากรในองค$กร: กรณีศกึ ษา สำนกั หอสมุดกลาง มหาวทิ ยาลยั ศรีนครินทรวิโรฒ = Communication problems among staff: a case study of central library, Srinakharinwirot university. กรงุ เทพฯ: มหาวิทยาลัยศรนี ครนิ ทรวิโรฒ. นิลุบล แหยมอบุ ล. 2552. การศกึ ษาพฤติกรรมและปญv หาการสื่อสารภายในองคก$ รของ ผูบC รหิ ารอาจารย$ และเจาC หนาC ที่ในคณะวิศวกรรมศาสตร$ มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยี พระจอมเกลCาธนบรุ ี = Title Alternativeamong Executives, Instructors and Staff in Faculty of Engineering, King Mongkut's University of Technology Thonburi. วทิ ยานพิ นธl ค.อ.ม. (ครศุ าสตรเl ทคโนโลย)ี . กรงุ เทพฯ: มหาวิทยาลยั เทคโนโลยพี ระจอมเกลาA ธนบรุ .ี สุภาวดี แสนทวีสุข. 2443. สภาพและปญv หาการส่ือสารภายในองคก$ รของปลดั องค$การบริหาร สวI นตำบล จังหวดั อบุ ลราชธาน.ี วทิ ยานพิ นธl ศ.ศ.บ. (บรรณารกั ษศาสตรแl ละ สารสนเทศศาสตร)l . มหาสารคาม: มหาวทิ ยาลัยมหาสารคาม. สถาบันถaายเทคโนโลยสี ูชa ุมชน. 2561. รายงานการดำเนนิ การ โครงการสIงเสริมสนับสนุนการ จดั การความรCู สถาบนั ถIายเทคโนโลยสี ชูI ุมชน มทร.ลาC นนา ประจำป“ 2561. เชียงใหม.a อารีรตั นl พมิ พนl วน. 2560. การสื่อสารแบบมีสaวนรaวมเพื่อการถaายทอดองคlความรสูA aชู มุ ชน กรณศี ึกษา: โครงการยกระดบั คณุ ภาพชีวิตของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล ลาA นนา.

ภาคผนวก ภาพประกอบการดำเนนิ งาน การจัดการความรCู สถช. มทร.ลCานนา ประจำป“ 2561







องคป์ ระกอบประเด็นการเขยี นบทความแนวปฏิบัตทิ ีด่ ี โครงการประชุมสมั มนาเครือข่ายการจัดการความรู้ฯ คร้ังท่ี 12 “การจัดการความร้สู ู่มหาวทิ ยาลยั นวตั กรรม” (Knowledge Management: Innovative University) สําหรบั บุคลากรสายสนับสนุน ระบบจดั เก็บเอกสารทะเบียนประวัตพิ นักงานในสถาบันอุดมศึกษา มหาวทิ ยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลล้านนา Storage System for Records of Employees in Higher Education Institution, Rajamangala University of Technology Lanna ศรญั ญา อินทร์คาเชอ้ื 1 พีรวัฒน์ ไชยแกว้ เมร์2 ตาแหนง่ บคุ ลากร มทร.ล้านนา E-mail address : [email protected] ตาแหนง่ นักวชิ าการคอมพิวเตอร์ มทร.ลา้ นนา E-mail address : [email protected] .............................................................................................. ............................................ บทสรุป จากกระบวนการจัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติของพนักงานในสถาบันอุดมศึกษา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนาท่ีบรรจุแต่งตั้งตามหน่วยงานต่าง ๆ ทั้ง 6 พ้ืนท่ี คือ เชยี งใหม่ เชียงราย ตาก นา่ น พษิ ณุโลก และลาปาง จดั เก็บในรูปแบบของเอกสารเพียงอยา่ งเดยี ว ซึง่ เกดิ ความยุ่งยากในการขอสาเนาทะเบียนประวตั ิ เพื่อตรวจสอบประวัติ จัดเกบ็ เปน็ ฐานขอ้ มูล รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องในการนาไปประกอบการปฏิบัติงานด้านบริหารงานบุคคลมีหลากหลายงาน ทาให้เอกสารชารุด สูญหาย และการใช้สถานท่ีและอุปกรณ์ในการจัดเก็บท่ีเพ่ิมมากขึ้น จึงได้นา กระบวนจัดการความรู้มาใช้แก้ไขปัญหา โดยได้จัดทาระบบการจัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติ ของพนักงานในสถาบันอุดมศึกษา เพ่ืออานวยความสะดวกในการจัดเก็บเอกสาร และช่วยลด ปัญหาเอกสารชารุด การสูญหายของเอกสาร การสืบค้น ข้อมูลเอกสาร รวมทั้งกระบวนการ ทางานสะดวกรวดเรว็ และง่ายตอ่ การใช้งาน ข้อเสนอแนะ เพื่อประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน และการอานวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน และผู้รับบริการ จึงควรพัฒนาให้สามารถเช่ือมโยงระบบท่ีเก่ียวข้องกับงานบุคคลที่หลากหลาย ระบบให้เป็นระบบเดยี วกัน และขยายผลการเกบ็ เอกสารของบุคลากรประเภทต่าง ๆ

Summary According to the process of higher education institution, Rajamangala University of Technology Lanna employees’ record storage which has been appointed in institutes for 6 areas which are Chiang Mai, Chiang Rai, Tak, Nan, Phitsanulok, and Lampang, the records has been stored in only the form of paper documents. It causes difficulty in request for duplicate of record in order to do the background and personal information check and store into database including a great number of usage from related people in human resources department. Above mentioned tasks has damaged and lost the paper documents. In addition, location and equipments for employees’ record storage are required further. Therefore, the process of knowledge management has been used as resolution. There is the storage system for records of employees in higher education institution in order to facilitate records storage and reduce the problems of damaged and lost documents including with database searching to be convenient, fast, and easy for usage. Suggestion: For benefits of performance and facilitation for users and clients, it should be developed to be able to systematically connect with related departments from many systems into only one identical system and the results of personnel record storage in all categories will also be extended. คาํ สําคญั เอกสารทะเบยี นประวตั ิ ขยายผล บทนาํ งานทะเบียนประวัติและบาเหน็จความชอบ กองบริหารงานบุคคล มีหน้าที่ความรับผิดชอบ เกี่ยวกับการจัดทาประวัตบิ ุคลากร การลา การทาบตั รประจาตวั เจ้าหน้าท่ขี องรฐั การขอพระราชทาน เครอ่ื งราชอิสรยิ าภรณ์ การจัดทาข้อมลู บคุ ลากร รวมทง้ั การพิจารณาความดีความชอบ ปัจจุบันการจัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติได้จัดเก็บในรูปแบบเอกสาร อีกท้ังมหาวิทยาลัย เทคโนโลยรี าชมงคลล้านนามี 6 พน้ื ท่ี คือ เชียงใหม่ เชียงราย ตาก นา่ น พิษณุโลก และลาปาง ซ่งึ เกิดซึ่งเกดิ ความยุ่งยากในการรวบรวมเอกสาร การสืบค้นเอกสาร ทาให้เอกสารชารุด สูญหาย รวมทัง้ การใช้สถานที่และอุปกรณใ์ นการจดั เก็บเพ่ิมมากขึ้น จึงเกิดแนวคิดพัฒนาการจดั เก็บเอกสาร ทะเบียนประวัติ โดยนาระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้จัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติของพนักงาน ในสถาบันอุดมศึกษา เพ่ือพัฒนาปรับปรุงการปฏิบัติงาน และสร้างสรรค์แนวปฏิบัติงานที่ดี โดยนา เครื่องมือการจัดการความรู้วิธีแบบการเล่าเร่ืองและเพ่ือนช่วยเพ่ือน โดยเชิญนักวิชาการคอมพิวเตอร์ มาชว่ ยแบง่ ปนั ประสบการณ์ ความรู้ ความเข้าใจในการออกแบบระบบจดั เก็บเอกสารทะเบยี นประวัติ

วิธกี ารดาํ เนินงาน เนื่องจากกองบริหารงานบุคคลมีการจัดเก็บเอกสารทะเบียนประวตั ิของบุคลากรแต่ละประเภท โดยจัดเก็บที่กองบริหารงานบุคคล และกองบริหารทรัพยากรแต่ละพ้ืนที่ ซ่ึงก่อให้เกิดปัญหา ในการปฏบิ ตั ิงาน จึงไดน้ ากระบวนการจัดการความรู้มาใช้ในการดาเนนิ งานแกไ้ ขปญั หา ผ่านเครอื่ งมือ การจัดการความรู้โดยวิธีการเล่าเรื่อง และเพื่อนช่วยเพื่อน โดยให้ผู้ปฏิบัติงานทะเบียนประวัติ และนกั วิชาการคอมพิวเตอรแ์ ลกเปลี่ยน เรยี นรู้ร่วมกนั ดงั น้ี 1. การบ่งช้ีความรู้ จัดการประชุมระดมความคิด โดยเลือกการนาเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการจัดเก็บ เอกสารทะเบียนประวัติของพนักงานในสถาบันอุดมศึกษา ซ่งึ อยู่ตามพ้ืนท่ีต่าง ๆ ให้เกิดความสะดวก รวดเร็วในการค้นหาและนาไปใช้ประกอบการบริหารงานบุคคล เช่น การต่อสัญญาจ้าง การดาเนินการ สอบวินยั การขอเครอ่ื งราชอสิ ริยาภรณ์ เปน็ ต้น การดาเนินการจดั การความรู้ของกองบริหารงานบุคคลได้กาหนดเปา้ หมาย โดยสอดคล้อง กับแผนยทุ ธศาสตร์ของมหาวทิ ยาลยั ดงั น้ี (1) สอดคลอ้ งกบั นโยบาย Thailand 4.0 เนน้ การนาเทคโนโลยมี าประยุกต์ใช้ในการปฏิบตั งิ าน (2) ส่งเสรมิ การนาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาใชใ้ นมหาวิทยาลัย ภายใต้โครงการ Smart city (3) พัฒนาแนวทางการปฏบิ ตั ิงานบรหิ ารงานบุคคลให้มีความทนั สมยั สะดวก และรวดเรว็ (4) สนบั สนุนการใชอ้ ปุ กรณ์ได้อย่างมปี ระสทิ ธิภาพและเกิดประโยชนส์ งู สดุ 2. การสรา้ งและแสวงหาความรู้ ผปู้ ฏบิ ัตงิ านทะเบยี นประวัติและนักวชิ าการคอมพิวเตอร์ ร่วมกนั แบง่ ปันประสบการณ์ ความรู้ โดยการทากจิ กรรมรว่ มกัน ดงั นี้ (1) การรวบรวมข้อมูลเพื่อศึกษา และวิเคราะห์ความต้องการจากปัญหา โดยการรวบรวม กฎ ระเบียบ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และหมวดหมู่เอกสารทะเบียนประวัติของพนักงานใน สถาบันอดุ มศึกษาทีต่ ้องจดั เกบ็ (2) การออกแบบระบบการจัดการ โดยรูปแบบการจัดการฐานข้อมูล การจัดเตรียม พืน้ ที่ในการเกบ็ การเข้าถึงข้อมลู ระบบรักษาความปลอดภยั เน่ืองจากการออกแบบฐานข้อมูล มีความสาคัญต่อการจัดการระบบฐานข้อมูล ซ่ึงข้อมูลท่ีอยู่ภายในฐานข้อมูลเป็นเอกสารส่วน บคุ คล จึงจะต้องศึกษาถึงความสัมพันธข์ องข้อมูล โครงสร้างของข้อมูล การเข้าถึงขอ้ มูล โดยมี วิธีการสร้างฐานข้อมูลได้ 3 ประเภท ได้แก่ รูปแบบข้อมูลแบบลาดับข้ัน หรือโครงสร้างแบบ ลาดับช้นั (Hierarchical data mode) รูปแบบข้อมูลแบบเครือขา่ ย (Network data Model) และรูปแบบความสัมพนั ธข์ ้อมูล (Relational model) ซ่ึงการจดั ทาระบบจัดเกบ็ เอกสารทะเบยี น ประวัตไิ ดใ้ ชร้ ูปแบบความสมั พันธข์ ้อมลู (Relational model) (3) รวบรวมข้อมูลเพื่อนาเข้าระบบ เชน่ ขอ้ มลู อตั ราตาแหน่ง ข้อมลู บุคลากร เปน็ ต้น

3. การจัดความร้ใู ห้เป็นระบบ วิเคราะห์และคัดแยกประเด็นความรู้ เช่น การจัดหมวดหมู่เอกสาร การกาหนดสิทธิ์ ในการเข้าถึงของผู้ใช้งาน การจัดเก็บเอกสารทาได้โดยการอัพโหลดไฟล์เอกสาร (pdf file) การค้นหาเอกสารได้จากฐานขอ้ มลู 4. การประมวลและกลัน่ กรองความรู้ (1) กลั่นกรองความถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัยของโครงสร้างระบบจัดเก็บเอกสาร ทะเบียนประวตั ิของพนกั งานในสถาบันอุดมศึกษา (2) ทดสอบระบบจัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติ เพ่ือปรับปรุงแก้ไขข้อขัดขอ้ งในการใช้งาน โดยการนาเข้าเอกสารท่ีใช้จัดเก็บ เช่น ใบสมัครและเอกสารประกอบการสมัคร สัญญาจ้าง วุฒกิ ารศึกษา เป็นตน้ 5. การเขา้ ถงึ ความรู้ (1) จัดทาคูม่ ือการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารทะเบยี นประวัติใหเ้ จา้ หน้าท่ีพน้ื ท่ีไดศ้ ึกษา ทาความเข้าใจและนาไปใช้ปฏิบตั ิงาน (2) ประชาสมั พนั ธ์และเผยแพร่ทางหนา้ เวป็ ไซต์ของกองบริหารงานบคุ คล 6. การแบ่งปนั แลกเปล่ียนความรู้ จัดทาแบบสอบถามและรับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้งานและบุคคลท่ัวไป ในการใชง้ านหรือ รูปแบบระบบจัดเกบ็ เอกสารทะเบยี นประวตั ิ เพื่อปรบั ปรุงพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพย่ิงข้ึน 7. การเรยี นรู้ (1) นาความคดิ เหน็ ของผู้ใช้งานหรอื บคุ คลท่วั ไปมาสร้างความรู้ใหม่ให้เกิดระบบการเรียนรู้ (2) นาการจัดการความรู้มาใช้ให้เป็นส่วนหน่ึงในการปฏิบัติงาน และเกิดเป็นวงจรความรู้ ทม่ี กี ารเรยี นร้ใู ห้เกิดประสบการณใ์ หม่อยู่เสมอ ผลและอภปิ รายผลการดําเนินงาน จากกิจกรรมการจัดการความรู้ท่ีมีอยู่ในตัวบุคคล และความรู้ท่ีอยู่ในกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ คู่มือ ทฤษฎีรวมถึงการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรต่าง ๆ นามาศึกษา ค้นคว้า แลกเปลี่ยนเรียนรู้ กาหนดเป้าหมายตัวช้ีวัดที่ชัดเจน เพื่อแก้ไขปัญหาระบบจัดเก็บเอกสาร ทะเบียนประวัติที่เคยจัดเก็บรูปแบบเอกสาร ที่เกิดการชารุด สูญหาย รวมทั้งการใช้สถานท่ีและ อปุ กรณ์ในการจัดเก็บเพ่ิมมากขึ้น จึงได้นาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการจัดทาระบบ จัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติของพนกั งานในสถาบนั อุดมศกึ ษา ทาให้เกิดประโยชนท์ ้งั ๓ ดา้ น ดังนี้

(1) ประโยชน์ต่อบุคคล ทาให้ประหยดั เวลา แกไ้ ขปัญหาการลา่ ชา้ ในการจัดส่งเอกสาร จากพ้ืนท่ีตา่ ง ๆ ปัญหาเอกสารท่ีเกิดการชารดุ สูญหาย (2) ประโยชน์ต่อหน่วยงาน อานวยความสะดวกในการทางานร่วมกันของผู้ปฏิบัติงาน ด้านบุคลากรในแต่ละพ้ืนท่ี ประหยัดสถานที่และอุปกรณ์ในการจัดเก็บ และสร้างเครือข่าย ในการทาให้ใหม้ ีประสทิ ธิภาพมากยง่ิ ข้นึ (3) ประโยชน์ต่อองค์กร ทาใหเ้ กิดนวตั กรรม ทัง้ ในด้านผลติ ภัณฑ์ และกระบวนการทางาน ขอ้ เสนอแนะกระบวนการจดั การความรู้ ดงั นี้ (1) ควรเช่ือมโยงร่วมกับการรับสมัครพนักงานในสถาบันอุดมศึกษา เพ่ือลดขั้นตอน การจดั เกบ็ เอกสารทะเบยี นประวตั ิ (2) ขยายผลการจดั เก็บเอกสารทะเบยี นประวตั ิของบคุ ลากรประเภทอนื่ ๆ (3) เช่ือมต่อระบบจัดเก็บเอกสารทะเบียนประวัติกับระบบบุคคลของมหาวิทยาลัย เพ่อื ใหบ้ ุคลากรสามารถดาวน์โหลดเอกสารส่วนตัวไดส้ ะดวก รวดเร็ว สรุป การนากระบวนการจัดการความรู้มาใช้ในการจัดทาระบบจัดเกบ็ เอกสารทะเบียนประวัติของ พนักงานในสถาบันอุดมศึกษา สามารถสร้างความรู้ใหม่จากการแลกเปล่ียนเรียนรู้ ประสบการณ์ สร้างแนวปฏิบัติท่ีดีในกระบวนการดาเนินงานของบุคลากรสายสนับสนุน และสรรค์สร้าง เทคโนโลยีสารสนเทศทอ่ี านวยความสะดวกใหก้ ับผู้รบั บริการ ข้อเสนอแนะสาหรับการพัฒนางานในอนาคต เพ่ือประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานและ การอานวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานและผรู้ ับบริการ จึงควรพฒั นาใหส้ ามารถเช่ือมโยงระบบท่ี เกี่ยวข้องกับงานบคุ คลท่ีหลากหลายระบบใหเ้ ป็นระบบเดียวกัน และขยายผลการจัดเกบ็ เอกสาร ทะเบยี นประวัตขิ องบคุ ลากรประเภทต่าง ๆ

บรรณานกุ รม จุฑามาศ ศรีครุฑ. 2556. “ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กรณีศกึ ษา กลุ่มปฏิบัติการเดินรถ 1 เขตการเดินรถที่ 2 องค์การขนส่งมวลชนกรุงเทพ.” สารนิพนธ์ วท.ม.,มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี มหานคร. ฐิติ กีรติกสิกร. 2555. “กรณีศึกษาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บริษัท วรจักรยนต์ จากัด Electronic Document Management System Vorachak Yont Co.,Ltd.” สารนิพนธ์ วท.ม., มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยมี หานคร. จิรัชยา นครชัย. 2553. “ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Elextronic Document Management System.” สารนพิ นธ์ วท.ม., มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยีมหานคร. วกิ ิพีเดยี สารานกุ รมเสร.ี “ฐานข้อมลู .” https://th.wikipedia.org/wiki/ฐานข้อมูล. Y.Jaruwan and T. Damrongdach. “ความรทู้ ่ัวไปเกย่ี วกับระบบฐานข้อมูล http://www.chandra.ac.th/office/ict/document/it/it04/page01.html.



ระบบนบั จำนวนบัณฑติ เพื่อกำรรำยงำนผลอยำ่ งมีประสิทธภิ ำพ ในพธิ พี ระรำชทำนปรญิ ญำบัตร Graduate counting system to increase the effectiveness of the graduation report จริ วฒั น์ แก้วรำกมขุ (Jirawat Kaewrakmuk) 1 วีรภัทร กันแกว้ (Weeraphat Kankaew) 2 นักวิชำกำรคอมพวิ เตอร์ มหำวิทยำลยั เทคโนโลยีรำชมงคลล้ำนนำ [email protected] นกั วชิ ำกำรคอมพิวเตอร์ มหำวทิ ยำลยั เทคโนโลยีรำชมงคลล้ำนนำ [email protected] ......................................................................................................................................................... บทสรปุ กำรจัดกำรองค์ควำมรู้ในเรื่อง ระบบนับจำนวนบัณฑิต เพ่ือกำรรำยงำนข้อมูลอย่ำงมี ประสิทธิภำพ ในพิธีพระรำชทำนปริญญำบัตร ได้จัดทำขึ้นเพ่ือเพ่ิมประสิทธิภำพในกำรรำยงำน ข้อมูลบัณฑิตท่ีเข้ำรับพระรำชทำนปริญญำบัตร ซ่ึงประกอบด้วยข้อมูล จำนวนบัณฑิตท้ังหมด จำนวนบัณฑิตท่ีได้รับพระรำชทำนปริญญำบัตรแล้ว จำนวนบัณฑิตท่ีรอรับพระรำชทำน ปรญิ ญำบัตร และขอ้ มูลทำงสถิติ อำทิเช่น อัตรำเฉลีย่ จำนวนบัณฑิตทรี่ ับพระรำชทำนปรญิ ญำต่อ นำที และระยะเวลำท่ีคำดว่ำจะรับพระรำชทำนปริญญำเสรจ็ ส้นิ เปน็ ตน้ โดยมคี วำมถูกต้อง และ แม่นยำตำมสถำนกำรณจ์ รงิ รวมถงึ สำมำรถรำยงำนข้อมูลได้อย่ำงครบถว้ นตำมท่ีสำนักพระรำชวัง หรือบุคคลอ่ืนท่ีมีควำมต้องกำรทรำบข้อมูล โดยกระบวนกำรจัดทำระบบดังกล่ำว ได้ใช้เครื่องมือ กำรจัดกำรควำมรู้ (KM TOOLS) คือ กำรทบทวนหลังปฏิบัติกำรหรือกำรถอดบทเรียน (After action review, AAR) เป็นหลักแนวคิดในพัฒนำระบบ และนำเทคโนโลยีเซนเซอร์ (Sensor Technology) ตรวจสอบกำรตัดผ่ำนปริญญำบัตรเข้ำมำประยุกต์ใช้งำนในกำรนับจำนวนบัณฑิต แทนกำรใช้คนควบคุมกำรนับจำนวนบัณฑิต ทำให้สำมำรถรำยงำนข้อมูลได้อย่ำงถูกต้อง รวดเรว็ และแม่นยำมำกยิ่งขึ้น จำกกำรสัมภำษณ์ผู้ใช้งำน และผู้ที่ต้องกำรทรำบข้อมูล พบว่ำมีควำมพึง พอใจในกำรรำยงำนข้อมลู ด้วยระบบนบั จำนวนบัณฑติ เป็นอยำ่ งมำก นอกจำกนี้ ระบบดงั กล่ำวได้ มีกำรจดลิขสิทธิ์เป็นผลงำนของมหำวิทยำลัยเทคโนโลยีรำชมงคลล้ำนนำแล้ว ตั้งแต่วันท่ี 26 มกรำคม 2560 อีกทั้งได้นำระบบไปใช้งำนกับ มทร.ล้ำนนำ ทุกพ้ืนที่ ท้ังน้ีได้มีกำรเผยแพร่ และให้คำปรึกษำกำรจัดทำระบบนับจำนวนบัณฑิตด้วยเซนเซอร์ในกำรประยุกต์ใช้ในงำน พระรำชทำนปรญิ ญำบัตรกับ มทร.อ่ืนๆ อีกดว้ ย Summary Knowledge management in the subject Graduate counting system to effectiveness data reporting in the graduation ceremony has been prepared to increase the efficiency of the report. This report contains total number of graduates, number of graduates who have received, number of graduates waiting to receive and statistical data, the average rate (the number of graduates receiving degrees per minute) and the expected time for completion, is correct and accurate according to the actual situation. The information of report is complete according to the Bureau of the Royal Household or other people who need information. Using knowledge management tools (KM TOOLS) is the after action review (AAR) as

a concept in developing systems and use sensor technology to check the cutting of diploma application for counting the number of graduates instead of using people to control the number of graduates. This technology helps to report information correctly, quickly and accurately. From interviewing users and people who need information has been satisfied highly the data reporting of the system of counting the number of graduates. In addition, this system has been copyrighted as the work of Rajamangala University of Technology Lanna, 2 6 January 2 0 1 7, has implemented all campus. Also, this system was published and consulted to apply the counting system of graduates with sensors technology in the graduation ceremony of other Rajamangala University of Technology. คําสําคัญ นับจำนวนบัณฑิต เซนเซอร์นับจำนวน เซนเซอร์ มทร.ล้ำนนำ ปริญญำบตั รล้ำนนำ บทนาํ ด้วยสำนักส่งเสริมวิชำกำรและงำนทะเบียน มหำวิทยำลัยเทคโนโลยีรำชมงคลล้ำนนำ ได้รับมอบหมำยให้รับผิดชอบแผนกจัดเรียงปริญญำบัตร และถวำยใบปริญญำบัตรบัณฑิต ณ หอประชุมมหำวิทยำลัยเทคโนโลยีรำชมงคลธัญบุรี จังหวัดปทุมธำนี ในระหว่ำงถวำยใบ ปริญญำบัตรตำมสำยพำน จะมีกำรรำยงำนผลจำนวนบัณฑิตท่ีเข้ำรับปริญญำบัตรไปแล้ว และ จำนวนบัณฑิตที่เหลือเป็นระยะ ให้กับฝ่ำยต่ำงๆ ของสำนักพระรำชวัง และผู้ที่เกี่ยวข้องที่ ปฏิบัติงำน ในงำนพระรำชทำนปริญญำบัตร เพ่ือนำไปบริหำรจัดกำรเร่ืองเวลำในส่วนงำนท่ี เกี่ยวข้องต่อไป ในสมัยก่อนกำรแจ้งจำนวนบัณฑิตคงเหลือ ใช้วิธีกำรประมำณกำรจำกจำนวนปก ปริญญำบัตรท่ียังค้ำงอยู่ ทำให้จำนวนที่แจ้งไปมีควำมคลำดเคลื่อนมำก และใช้เวลำในกำร รำยงำนผลนำน นอกจำกนี้ยังพบปัญหำจำกเจ้ำหน้ำที่ที่ต้องกำรสอบถำมข้อมูลเข้ำไปสอบข้อมูล สติต่ำงๆ กับผู้ที่กำลังปฏิบัติงำนในสำยพำนจัดเรียงปริญญำบัตร ทำให้กำรปฏิบัติงำนจัดเรียง ปริญญำบัตรตำมสำยพำนชะงัก เกิดควำมสับสนวนุ่ วำย ก่อให้เกิดข้อผิดพลำดได้ง่ำย ในส่วนของ กำรฝึกซ้อมใหญ่และฝึกซ้อมย่อยในแต่ละพื้นที่ไม่มีระบบจะไม่สำมำรถทรำบได้ว่ำปัจจุบันอัตรำ ควำมเร็วในกำรรับของบัณฑิตต่อ 1 นำที มีควำมเร็วในกำรเข้ำรับก่ีคนต่อนำที ทำให้ผู้ดูแลกำร ฝกึ ซ้อมไมส่ ำมำรถประเมินสถำณกำรณ์ปัจจุบันเพื่อเรง่ แก้ไขหรือปรับเปล่ียนกระบวนกำรฝึกซ้อม รับปริญญำบัตรให้มีควำมรวดเร็วขึ้นได้ จึงได้เร่ิมคิดค้นและพัฒนำแนวทำงกำรนับและรำยงำน จำนวนบัณฑิตต้ังแต่ปีกำรศึกษำ 2556 ที่ได้นำเครื่องคิดเลขมำใช้ในกำรนับจำนวนบัณฑิตเป็น คร้ังแรก แต่มีควำมยุ่งยำกในกำรรำยงำนผล ต่อมำในปีกำรศึกษำ 2557 มีกำรพัฒนำเป็นระบบ นับจำนวนบัณฑิตโดยกำรกดนับจำนวนบัณฑิตผ่ำนแป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ พบว่ำมีควำมสะดวก ในกำรแสดงสถิติ สำมำรถรำยงำนผลไดท้ นั ทีตลอดเวลำ และมีควำมรวดเร็วในกำรรำยงำนผลมำก ข้ึน แต่ยังพบข้อผิดพลำดในกำรนับจำนวนจำกบัณฑิตท่ีเกิดจำกตัวเจ้ำหน้ำท่ีท่ีกดนับจำนวน บณั ฑติ

ดังนน้ั จำกปัญหำดังกล่ำวมำข้ำงตน้ ผู้จดั ทำจึงนำเทคโนโลยีสำรสนเทศเขำ้ มำประยุกต์ใช้ งำนร่วมกับอุปกรณ์เซนเซอร์ เพ่ือให้กำรจัดทำแนวปฏบิ ัตแิ บบใหม่ในกำรแจ้งจำนวนบัณฑิตที่เขำ้ รับพระรำชทำนปริญญำบัตรไปแล้วและจำนวนคงเหลือ มีควำมผิดพลำดน้อยลง มีควำม เที่ยงตรงมำกยิ่งขึ้น สะดวกในกำรรำยงำนผล ข้อมูลในกำรรำยงำนผลครบถ้วนตำมท่ีสำนัก พระรำชวังหรือผู้ท่ีเกี่ยวข้องต้องกำร มีจุดบริกำรข้อมูลสถิติต่ำงๆ ไว้คอยบริกำรเพื่อไม่ให้ผู้ท่ี ต้องกำรสอบถำมข้อมลู ไปรบกวนกบั ผ้ปู ฏิบัติงำนตำมำสำยพำนท่ีกำลังจัดเรียงปริญญำบัตร และ ใหก้ ำรซอ้ มยอ่ ยและซ้อมใหญ่เปน็ ไปดว้ ยควำมเรียบร้อย มีสถติ ิกำรรับตอ่ นำทีเป็นทนี่ ่ำพึงพอใจ วัตถปุ ระสงค์ พัฒนำระบบนับจำนวนบัณฑิตท่ีรับพระรำชทำนปริญญำบัตร เพื่อกำรรำยงำนข้อมูล อย่ำงมีประสิทธิภำพ มีควำมถูกต้อง แม่นยำตำมสถำนกำรณ์จริง และสำมำรถรำยงำนข้อมูลได้ อย่ำงครบถว้ นตำมที่สำนักพระรำชวังหรอื บุคคลอ่นื ท่ีมีควำมต้องกำรทรำบขอ้ มูล ขอบเขตของการดําเนินงาน จะดำเนนิ กำรตำมปัญหำทีไ่ ด้กล่ำวมำขำ้ งต้น โดยจะปรบั เปลีย่ นกระบวนกำรปฏบิ ตั งิ ำน จำกแบบเดมิ ไปสแู่ บบใหม่ ดังนี้ 1. พฒั นำระบบนบั จำนวนบัณฑิตดว้ ยอปุ กรณ์เซนเซอร์ 2. มเี สยี งเตือนเมอ่ื มีกำรนับจำนวนบณั ฑติ 3. สำมำรถรำยงำนผล สถติ ิตำ่ งๆ ได้ทนั ที และตลอดเวลำ (Real Time) 4. นำไปใชง้ ำนในวันซ้อมย่อย ซ้อมใหญ่ และวนั รับจริง 5. พฒั นำระบบนับจำนวนบณั ฑิตทีร่ บั พระรำชทำนปรญิ ญำบัตร ดว้ ยโปรแกรม Visual Basic 2018 วธิ ีการดาํ เนินงาน จำกกำรพัฒนำระบบนับจำนวนบัณฑิตที่กำลังอยู่ระหว่ำงกำรรับพระรำชทำนปริญญำ บัตร ได้ใช้เครื่องมือกำรจัดกำรควำมรู้ (KM TOOLS) กำรทบทวนหลังปฏิบัติกำรหรือกำรถอด บทเรียน : After action review (AAR) มำพัฒนำระบบและกำรรำยงำนผลต่ำงๆ เพ่ือให้กำร พัฒนำระบบมีประสิทธิภำพ ตรงตำมควำมต้องกำรของผู้ใช้งำน และสำมำรถนำไปใช้งำนได้จริง โดยมีวธิ ีกำรดำเนินงำนดังนี้ 1. ประชมุ หารือ ประชุมหำรือร่วมกับคณะทำงำนกำรจัดเรียงปริญญำบัตรของสำนักส่งเสริม วิชำกำรและงำนทะเบียน ร่วมกับกองพัฒนำนักศึกษำท่ีทำหน้ำท่ีดูแลพิธีพระรำชทำนปริญญำ บัตรทั้งหมดของ มทร.ล้ำนนำ โดยแจ้งแนวทำงกำรพัฒนำท่ีจะปรับเปล่ียนกระบวนกำรจำกเดิม กำรนับจำนวนบัณฑิตต้องใช้เจ้ำหน้ำที่ในกำรกดปุ่มที่แป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ท่ีมีระบบนับจำนวน บัณฑิตติดต้งั อยู่ แต่ระบบใหม่จะใช้อุปกรณ์เซนเซอร์นับจำนวนบัณฑติ แทนเจ้ำหน้ำท่ี ซ่ึงจะส่งผล ให้กำรนับมีควำมผิดพลำดน้อยลง นับจำนวนได้เท่ียงตรงมำกย่ิงข้ึน และสำมำรถรำยงำนผลได้ แบบทันที และตลอดเวลำ

2. การวเิ คราะหป์ ัญหา 2.1 ปัญหำท่ีเกิดขึ้นจำกเจ้ำหน้ำที่ในกำรกดนับจำนวนบัณฑิตทำ ให้มี ข้อผิดพลำดในกำรนับจำนวนบัณฑิต จึงได้ทำกำรเลือกอุปกรณ์เซนเซอร์มำช่วยในกำรนับจำนวน บัณฑิตแทนกำรใชเ้ จ้ำหนำ้ ที่กดป่มุ แป้นพมิ พ์คอมพิวเตอร์ 2.2 ระยะกำรรับส่งข้อมูลกำรนับจำนวนบัณฑิตจำกเซนเซอร์ไปยังเครื่อง คอมพิวเตอร์ท่ีติดต้ังระบบนับจำนวนบัณฑิตไว้แล้ว หำกมีระยะกำรรับส่งข้อมูลที่ห่ำงไกลกันมำก จะส่งผลทำใหป้ ระสทิ ธิภำพกำรสง่ ข้อมลู น้อยลง จนไม่สำมำรถรับสง่ ขอ้ มูลได้ 2.3 กำรวำงตำแหน่งกำรติดตั้งอุปกรณ์เซนเซอร์บริเวณโพเดียม ต้องมีกำรวำง ในตำแหนง่ ท่ีเหมำะสม 3. การออกแบบระบบ 3.1 ออกแบบและเลอื กอปุ กรณเ์ ซนเซอร์ทเี่ หมำะสมกับงำน 3.2 ออกแบบกล่องและกำรวำงตำแหน่งกำรบรรจุอุปกรณ์เซนเซอร์ในกล่องชุด เซนเซอร์ เพอ่ื ไมใ่ ห้สญู เสียระยะทำงในกำรรบั ส่งข้อมูล 3.3 กำหนดตำแหน่งในกำรติดต้ังกล่องอุปกรณ์เซนเซอร์ที่โพเดียม ให้มี ตำแหน่งทีเ่ หมำะสมในกำรตรวจจับใบปริญญำบัตรขณะซ้อมมอบใบปริญญำบัตร เพื่อให้กำรอ่ำน ข้อมลู และรบั สง่ ขอ้ มูลได้สมำ่ เสมอ 3.4 ออกแบบกำรแสดงสถิติต่ำงๆ ให้มีข้อมูลครบถ้วน สวยงำม กำรจัดวำง ตำแหนง่ ข้อควำมเปน็ ระเบียบเรยี บร้อยดูแล้วเขำ้ ใจไดง้ ำ่ ย สะดวกในกำรใชง้ ำน 3.5 ออกแบบหลักกำรคำนวนค่ำสถิติต่ำงๆ ท่ีจะแสดงที่หน้ำจอ ให้คำนวณได้ อย่ำงถูกต้อง เช่น อัตรำเฉลี่ยจำนวนบัณฑิตท่ีรับพระรำชทำนปริญญำบัตรต่อนำที ระยะเวลำท่ี คำดว่ำจะรบั พระรำชทำนปรญิ ญำบัตรเสร็จสิน้ เป็นต้น 4. พัฒนาและทดสอบระบบ 4.1 พัฒนำระบบตำมที่ได้ออกแบบไว้ โดยใช้ภำษำ Visual Basic .net ทำงำน ได้ 2 รูปแบบคือ 1) แบบใช้อุปกรณ์เซนเซอร์นับจำนวนบัณฑิต 2) แบบทำงำนโดยอำศัย เจ้ำหน้ำที่เป็นผู้กดนับจำนวนบัณฑิตจำกแป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ แบบท่ี 2 นี้ออกแบบกำรทำงำน เพื่อรองรับกับกำรใช้งำนกรณีท่ีไม่มีอุปกรณ์เซนเซอร์หรือใช้กรณีท่ีอุปกรณ์เซนเซอร์มีปัญหำ ระหว่ำงกำรซ้อมรับปริญญำบัตร โดยกำรทำงำนเริ่มจำกเมื่อมีใบปริญญำบัตรตัดผ่ำนอุปกรณ์ เซนเซอร์ จะมีเสียงเตือนดังขึ้น เพื่อให้จังหวะในกำรเดินแถวเข้ำรับใบปริญญำบัตร ระบบจะนับ จำนวนบัณฑิตและคำนวณสถิติต่ำงๆ แสดงผลแบบทันที( Real Time) ตลอดเวลำ อกจำกน้ี ระบบสำมำรถหยุดทำงำนชั่วขณะได้ เมื่อเกิดเหตุกำรณ์หยุดซ้อมกะทันหัน และจะเริ่มทำงำน ตอ่ เม่อื มใี บปรญิ ญำบตั รตดั ผำ่ นอปุ กรณ์เซนเซอร์ 4.2 จัดทำกล่องบรรจชุ ุดอุปกรณ์เซนเซอร์ 4.3 ติดต้ังกล่องอุปกรณ์เซนเซอร์นับจำนวนบัณฑิตท่ีโพเดียม ทำกำรทดสอบ ระยะทำงในกำรรับส่งข้อมูลระหว่ำง กล่องอุปรกรณ์เซนเซอร์ท่ีโพเดียมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ ติดต้ังระบบนับจำนวนบัณฑิต เพื่อให้ควำมห่ำงของอุปรกณ์รับส่งข้อมูลรับส่งข้อมูลได้อย่ำงมี ประสิทธภิ ำพ

4.4 พัฒนำกำรแสดงผลสถิติต่ำงๆ ให้มีข้อมูลครบถ้วน สวยงำม กำรจัดวำง ตำแหนง่ ข้อควำมเปน็ ระเบียบเรียบร้อยดูแลว้ เข้ำใจไดง้ ำ่ ย สะดวกในกำรใชง้ ำน 4.5 เขยี นชุดคำส่งั กำรคำนวนคำ่ สถิตติ ่ำงๆ ท่แี สดงทหี่ น้ำจอ ให้คำนวณได้อย่ำง ถกู ตอ้ ง และทดสอบชดุ คำสัง่ กำรรับสง่ ข้อมลู จำกอปุ กรณ์เซนเซอร์และเครื่องคอมพิวเตอรท์ ่ีติดต้ัง โปรแกรมนับจำนวนบณั ฑติ 5. ทดสอบระบบ ก่อนนำระบบนับจำนวนบัณฑิตไปใช้งำนจริง ได้ทำกำรทดสอบกำรทำงำนของ ระบบร่วมกับผู้อำนวยกำรสำนักส่งเสริมวิชำกำรและงำนทะเบียน และผู้ที่เก่ียวข้อง เพื่อ ตรวจสอบควำมถูกต้องและแสดงผลได้ถูกต้องตรงตำมควำมต้องกำรของผู้ใช้งำน หำกพบ ข้อผิดพลำดจะทำกำรปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง เม่ือไม่พบข้อผิดพลำดแล้ว จึงจะนำระบบนับ จำนวนบัณฑิตไปใช้งำนจริงในวันซ้อมย่อย ณ มทร.ล้ำนนำ เชียงใหม่ นำไปใช้งำนในวันซ้อมใหญ่ และวนั รับจริง ณ มทร.ธัญบุรี 6. การตดิ ตามและการประเมินผล ใชว้ ธิ ีกำรเกบ็ สถติ ิกำรนบั จำนวนบัณฑิตในแต่ละรอบกำรฝึกซ้อม เพอื่ ตรวจสอบ ควำมแม่นยำในกำรนับจำนวนบณั ฑิต ผลและอภิปรายผลการดําเนนิ งาน 1. ผลสถติ กิ ำรนับจำนวนบัณฑติ ในแต่ละรอบกำรฝึกซ้อม เพื่อตรวจสอบควำมแม่นยำใน กำรนบั จำนวนบณั ฑิต ดังน้ี ปีการศกึ ษา รอบที่ จํานวนนับ ความเร็วในการรับ หมายเหตุ ทผี่ ิดพลาด(%) (คน/นาท)ี 2557 1 วนั ซ้อมย่อย 2 วันซอ้ มย่อย 1.0 25 เจ้ำหนำ้ ท่ีกดนับ 3 วนั ซอ้ มใหญ่ 0.7 4 วันรับจริง 0.5 28 เจำ้ หนำ้ ที่กดนบั 0.5 2558 1 วนั ซ้อมยอ่ ย 30 เจำ้ หนำ้ ท่กี ดนับ 2 วันซ้อมยอ่ ย 0.3 3 วันซอ้ มใหญ่ 0.3 32 เจ้ำหนำ้ ท่กี ดนับ 4 วนั รับจรงิ 0.5 0.4 27 นบั ด้วยเซนเซอร์ 30 นบั ดว้ ยเซนเซอร์ 31 เจ้ำหนำ้ ที่กดนับ 32 เจ้ำหนำ้ ทีก่ ดนบั ตำรำงที่ 1 สถิติกำรนับจำนวนบณั ฑิตในแตล่ ะปีกำรศึกษำ จำกกำรทำของระบบนับจำนวนบัณฑิตท่ีนำไปใช้งำนในวันฝึกซ้อมย่อย ซ้อมใหญ่ และ วันรับจริง พธิ ีพระรำชทำนปรญิ ญำบัตร พบวำ่ กำรนับดว้ ยอุปกรณ์เซนเซอร์เพ่มิ ประสิทธภิ ำพกำร นับจำนวนบัณฑิตมำกขึ้น ข้อผิดพลำดจำกกำรนับจำนวนบัณฑิตลดน้อยลง นอกจำกนี้กำร รำยงำนสำมำรถแสดงผลได้แบบทนั ที (Real Time) ตลอดเวลำ

2. ผลกำรพัฒนำระบบและกำรปรบั เปล่ียนแนวปฏิบัติท่ดี ี ดงั นี้ คร้ังที่ 1 ปีการศึกษา 2556 ได้นำเคร่ืองคิดเลขมำใช้ในกำรนับจำนวนบณั ฑิต พิธีพระรำชทำนปริญญำบัตรเป็นคร้ังแรก ณ หอประชุม มทร.ธัญบุรี แต่ยังพบปัญหำกำรรำยงำน ผลล่ำชำ้ และไม่สำมำรถรำยงำนสถิติไดค้ รบถว้ นตำมควำมต้องกำรของผเู้ ขำ้ สอบถำมข้อมลู 12 2 1 ( .) ภำพที่ 1 กำรนบั จำนวนบณั ฑิตโดยใชเ้ คร่อื งคิดเลข คร้ังที่ 2 ปีการศึกษา 2557 เปล่ียนเครื่องมือในกำรนับจำกเครื่องคิดเลขเป็น พัฒนำระบบนับจำนวนบัณฑิต ที่มีสถิติต่ำงๆ แสดงที่หน้ำจอคอมพิวเตอร์ และนับจำนวนบัณฑิต ด้วยกำรกดปุ่มที่แป้นพิมพ์คอมพิวเตอร์ แต่ยังพบข้อผิดพลำดจำกเจ้ำหน้ำท่ีท่ีกดปุ่มนับจำนวน บณั ฑิต ใช้ในงานพระราชทานปรญิ ญาบัตร มทร.ธญั บรุ ี 2 1 2 1 ( .) ใชใ้ นงานซ้อมยอ่ ย พธิ พี ระราชทานปรญิ ญาบตั ร มทร.ล้านนา เชยี งใหม่ ภำพที่ 2 กำรนับจำนวนบัณฑิตโดยพฒั นำเป็นระบบนบั จำนวนบัณฑติ

คร้ังท่ี 3 ปกี ารศกึ ษา 2559 พัฒนำระบบนบั จำนวนบณั ฑิตแบบอัตโนมัติ ดว้ ยอปุ กรณ์ เซนเซอร์ โดยติดต้ังอุปกรณ์เซนเซอร์ที่โพเดียมฝึกซ้อมรับใบปริญญำบัตร ส่งสัญญำณด้วย บลูทูธ ( ) ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรมนับจำนวนบัณฑิต เพื่อนับจำนวนบัณฑิต และมีเสียงให้จังหวะเม่ือมีใบปริญญำบัตรตัดผ่ำนอุปกรณ์เซนเซอร์ และกำรำยงำนผลจะส่ง สญั ญำณสถติ ิต่ำงๆ ไปยงั จอโปรเจคเตอร์ นอกจำกน้สี ำนักส่งเสริมวชิ ำกำรและงำนทะเบยี นได้รับ กำรสนับสนุนงบประมำณในกำรจัดทำชุดนับจำนวนบัณฑิตด้วยอุปกรณ์เซนเซอร์แจกให้กับทุก พนื้ ทใ่ี น มทร.ล้ำนนำ นำไปใช้งำนกำรซอ้ มย่อยในพน้ื ที่ ทำใหก้ ำรนบั จำนวนบัณฑติ มีควำมสะดวก แม่นยำ มำกยิ่งข้ึน อำนวยควำมสะดวกให้ผู้จัดงำนพิธีซ้อมย่อยงำนพระรำชทำนปริญญำบัตรได้ บริหำรจัดกำรเร่ืองเวลำ ปรับปรุงกระบวนกำรซ้อมรับปริญญำบัตร ให้สำมำรถแก้ไขข้อพกพร่อง ตำมสถำนกำรณท์ เ่ี กดิ ข้นึ ได้ทนั ที (Real time) ระบบนบั จํานวนบัณฑิตท่ีใช้ในงานพระราชทานปริญญาบัตร มทร.ธญั บรุ ี 2 1 2 1 ( .) ระบบนับจํานวนบณั ฑิตที่ใช้ในวันซ้อมย่อย พิธีพระราชทานปริญญาบตั ร มทร.ล้านนา ภำพที่ 3 ระบบนับจำนวนบัณฑิตในวนั รับจริง และวนั ซอ้ มย่อย นบั จำนวนดว้ ยอุปกรณ์เซนเซอร์

ปญั หา อปุ สรรคและแนวทางแก้ไข 1. การจัดวางตําแหนง่ ชดุ อุปกรณ์เซนเซอร์ ปัญหา อุปสรรค เน่ืองจำกสถำนที่ซ้อมบำงพ้ืนท่ีใช้โพเดียมในกำรซ้อมรับปริญญำ บัตรที่แตกต่ำงกัน ขนำดโพเดียมไม่เท่ำกัน จึงทำให้อุปกรณ์เซนเซอร์ตรวจจับใบปริญญำบัตร คลำดเคลื่อน แนวทางแก้ไข จัดทำคู่มือที่อธิบำยรำยละเอียด ข้อควรระวัง ตัวอย่ำงกำรติดต้ังชุด อุปกรณ์เซนเซอร์ เพื่อให้กำรติดต้ังและกำรใช้งำนเป็นไปด้วยควำมเรียบร้อย และให้กำรจับ สญั ญำณนับใบปริญญำบัตรดว้ ยชดุ เซนเซอร์มีควำมแมน่ ยำ 2. การนําชุดอปุ กรณ์เซนเซอร์ไปใช้งาน ปัญหา อุปสรรค ชุดอุปกรณ์เซนเซอร์ สำมำรถนำไปใช้งำนได้ในวนั ซ้อมยอ่ ย แต่ไม่ สำมำรถนำไปใช้งำนในวันซ้อมใหญ่และวันรับจรงิ ณ หอประชุม มทร.ธัญบุรี ได้ เน่ืองจำกกำรใช้ งำนต้องวำงชุดอุปกรณ์เซนเซอร์ไว้ที่โพเดียมหรือแท่นมอบใบปริญญำบัตรในหอประชุม แต่ไม่ สำมำรถนำชุดอุปกรณ์เซนเซอร์ไปติดต้งั ภำยในหอประชมุ ได้ แนวทางแก้ไข เลือกใช้วิธีกำรนับจำนวนบัณฑิตโดยให้เจ้ำหน้ำท่ีกดปุ่มแป้นพิมพ์ คอมพิวเตอร์ท่ีติดต้ังโปรแกรมนับจำนวนบณั ฑิตนับจำนวนบัณฑิตแทนกำรนับจำนวนบัณฑิตด้วย อุปกรณเ์ ซนเซอร์ ข้อเสนอแนะ จำกกำรสอบถำมคณะกรรมกำรที่รับผิดชอบกำรซ้อมรับปริญญำบัตร และผู้ที่มำ สอบถำมข้อมูลสถิติ ที่มีต่อระบบนับจำนวนบัณฑิต พบว่ำระบบมีควำมน่ำสนใจมีกำรแสดงผลท่ี ช่วยอำนวยควำมสะดวกในกำรรำยงำนผลจำนวนบัณฑิตท่ีรับไปแล้วและบัณฑิตคงเหลือได้แบบ ทันที (Real Time) ทำให้ผู้ปฏิบัติงำนของสำนักพระรำชวังสำมำรถนำสถิติดังกล่ำวไปบริหำร จัดกำรดูแลควำมเรียบร้อยตลอดกำรปฏิบัติหน้ำที่ได้เป็นอย่ำงดี และจุดรำยงำนสถิติที่รวบรวม ข้อมูลเก่ียวกับบัณฑิต มทร.ล้ำนนำ สำมำรถตอบคำถำมท่ีสอบถำมเข้ำมำได้ ทำให้ผู้มำสอบถำม ข้อมูลไม่ไปรบกวนสอบถำมข้อมูลกับเจ้ำหน้ำท่ีที่กำลังปฏิบัติหน้ำที่จัดเรียงปริญญำบัตรบริเวณ สำยพำนปริญญำบัตร แต่หำกเพ่ิมจอกำรแสดงผลที่ใหญ่ข้ึน เช่น แสดงผลผ่ำนจอทีวีขนำดใหญ่ หลังห้องประชมุ จะทำให้กำรมองเห็นชดั เจนยิง่ ขึ้น และสะดวกต่อกำรรำยงำนสถิติไปยังจุดรักษำ ควำมปลอดภัยตำ่ งๆ สรปุ บทควำมนี้เป็นกำรแสดงแนวปฏิบัติท่ีดีในกำรพัฒนำระบบนับจำนวนบัณฑิต เพื่อเพ่ิม ประสิทธิภำพในกำรรำยงำนผลกำรรับพระรำชทำนปริญญำบัตร มทร.ล้ำนนำ จำกแนวปฏิบัติ แบบเดิมสู่แนวปฏบิ ัตแิ บบใหม่ มีกำรนำเทคโนโลยีสำรสนเทศเข้ำมำประยุกต์ใช้งำนในกำรพัฒนำ ระบบโดยใช้ภำษำในกำรพัฒนำระบบด้วย Visual Basic .Net และได้นำอุปกรณ์เซนเซอร์มำ ประยุกต์ใช้งำนในกำรนับจำนวนบัณฑิต ด้วยกำรส่งสัญญำณผ่ำนบลูทูธ ( ) ส่งผลให้กำรนับ จำนวนบัณฑิตที่รับพระรำชทำนปริญญำบัตรไปแล้วและจำนวนคงเหลือ มีควำมเที่ยงตรงมำก ย่ิงขึ้น สะดวกและรวดเร็วในกำรรำยงำนผล กำรรำยงำนผลสำมำรถรำยงำนได้แบบทันที (Real

time) ตลอดเวลำ ข้อมูลในกำรรำยงำนผลครบถว้ นตำมทส่ี ำนักพระรำชวังหรือผู้ท่ีสอบถำมข้อมูล ต้องกำร ช่วยกระตุ้นให้นักศึกษำตื่นตัวในกำรรับซ้อมรับพระรำชทำนปริญญำบัตรด้วย สัญญำณเสียงและสถิติอัตรำควำมเร็วในกำรซ้อมรับพระรำชทำนปริญญำบัตร ด้วยเหตุน้ีจงึ ส่งผล ให้สถิติกำรซ้อมรับใบปริญญำบัตรจำนวนคนรับไปแล้วต่อนำที มีเวลำท่ีดีขึ้นอย่ำงต่อเนื่อง เป็นท่ี น่ำพอใจกับผู้จัดงำนพิธีพระรำชทำนปริญญำบัตร และผู้สอบถำมข้อมูลสถิติมีควำมพึงพอใจใน กำรแสดงสถติ ทิ ี่รวดเรว็ และครบถ้วนตำมตอ้ งกำร ระบบนับจำนวนบัณฑิตได้จดลิขสิทธิ์เป็นผลงำนของมหำวิทยำลัยเทคโนโลยีรำชมงคล ล้ำนนำแล้วตั้งแต่วันที่ 26 มกรำคม 2560 และระบบดังกล่ำวได้นำไปใช้งำนกับทุกพื้นท่ีใน มทร.ล้ำนนำ รวมถึงได้เผยแพร่และให้คำปรึกษำกำรจัดทำระบบนับจำนวนบัณฑิตด้วยเซนเซอร์ ในกำรประยกุ ต์ใชใ้ นงำนพระรำชทำนปรญิ ญำบัตรให้กับ มทร.อน่ื ๆ อีกดว้ ย แนวทางการพฒั นาต่อ จำกปัญหำ อุปสรรค ท่ีไม่สำมำรถนำชุดอุปกรณ์เซนเซอร์ไปติดตั้งในหอประชุม มหำวิทยำลัยเทคโนโลยรี ำชมงคลธัญบรุ ีได้นั้น ผจู้ ัดทำมีแนวควำมคิดทีจ่ ะพัฒนำระบบดว้ ยกำรนำ เทคโนโลยีของกำรตรวจจับภำพ (Image Processing) เข้ำมำประยุกต์ใช้งำนในกำรนับจำนวน บณั ฑติ พิธีพระรำชทำนปรญิ ญำบัตร โดยอำศยั ภำพจำกกำรถ่ำยทอดสด จึงไดอ้ อกแบบระบบกำร ทำงำนท่จี ะพัฒนำตอ่ ดังนี้ 21 ภำพที่ 5 กำรตรวจจบั ภำพเพื่อใช้นบั จำนวนบัณฑิตดว้ ยเทคโนโลยีของกำรตรวจจบั ภำพ 1. ใช้กลอ้ งวีดโี อขยำยเข้ำไปที่จอกำรถำ่ ยภำพวีดีโอกำรซ้อมรับพระรำชทำนปรญิ ญำบตั ร 2. ระบบจะตรวจจบั หำตำแหนง่ บัณฑติ ท่ีจบั ใบปรญิ ญำบัตรบริเวณกรอบส่ีเหลย่ี มทส่ี รำ้ งไว้ 3. หำกโปรแกรมทำกำรตรวจจับภำพและตรวจสอบแล้วว่ำตรงตำมเงื่อนไขที่กำหนดไว้ก็จะ ทำกำรนับจำนวนบัณฑิตแทนกำรจับกำรเคล่อื นไหวด้วยอุปกรณ์เซนเซอร์ กิตติกรรมประกาศ กำรดำเนินงำนครั้งน้ีสำเร็จผลด้วยดี ผู้จัดทำขอขอบพระคุณ ผู้ช่วยศำสตรำจำรย์ สมเกียรติ วงษ์พำนิช ผู้อำนวยกำรสำนักส่งเสริมวิชำกำรและงำนทะเบียน มหำวิทยำลัย เทคโนโลยีรำชมงคลล้ำนนำ ท่ีกรุณำให้คำปรึกษำ ควำมคิดเห็น และคำติชม ขอขอบพระคุณ ผู้อำนวยกำรกองพัฒนำนักศึกษำ ท่ีกรุณำสนับสนุนงบประมำณในกำรจัดทำชุดนับจำนวนบัณฑิต

ด้วยอุปกรณ์เซนเซอร์เพื่อนำไปใช้กับทุกพื้นที่ใน มทร.ล้ำนนำ ขอขอบพระคุณคณะอนุกรรมกำร พิธีพระรำชทำนปริญญำบัตร และผู้ท่ีมีส่วนเก่ียวข้องทุกท่ำน ท้ังภำยในมหำวิทยำลัยเทคโนโลยี รำชมงคลล้ำนนำ และทุกมหำวิทยำลัยเทคโนโลยีรำชมงคล ท่ีกรุณำให้ข้อมูล คำแนะนำ ใน ระหว่ำงกำรเก็บข้อมูลและพัฒนำระบบในคร้ังนี้ บรรณานุกรม กติ ติ ภักดีวัฒนะกลุ และ พนิดำ พำนิชกุล. 2546. คัมภีรก์ ารวเิ คราะห์และออกแบบ ระบบ. กรงุ เทพฯ : เคทีพี คอมพ์ แอนด์ คอนซลั ท์. กำญจนำ จันทร์ประเสริฐ. 2560. “กำรพัฒนำเครื่องแจ้งเตือนส่ิงกีดขวำงเพ่ือผู้พิกำร ทำงสำยตำ.” วารสารวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี. 25, 137-147. ธันยำภรณ์ สำยทอง และพิมพิศำ นวลละออง. 2558. “ระบบเซนเซอร์ไล่นกในนำ ข้ำว.” โครงงำนวิศวกรรมโทรคมนำคม หลักสูตรวิศวกรรมศำสตรบัณฑิต สำขำวิชำวิศวกรรม โทรคมนำคม สำนกั วชิ ำวิศวกรรมศำสตร์ มหำวทิ ยำลยั เทคโนโลยสี รุ นำรี. นัศพ์ชำณัณ ชินปัญช์ธนะ และ เตชค์ฐสิณป์ เพียซ้ำย.2560. “ระบบนับวัตถุอัตโนมัติ ด้วยเทมเพลตแมชช่ิงแบบฟำสนอร์มัลไลคอร์สคอรีเลชัน.” วารสารวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มทร. ธญั บุรี. 7, 168-182. ศุภชัย สมพำนิช. 2546. สร้างระบบงานฐานข้อมูลด้วย Visual Basic.NET (ฉบับ โปรแกรมเมอร์). นนทบุรี: ไอดีซี. ประวตั ิผเู้ ขยี นบทความ นำยจริ วัฒน์ แก้วรำกมขุ 1 นักวิชำกำรคอมพวิ เตอร์ สำนักสง่ เสริมวชิ ำกำรและงำนทะเบยี น มหำวทิ ยำลัยเทคโนโลยรี ำชมงคลล้ำนนำ การศึกษา : สำเรจ็ กำรศึกษำระดับปริญญำโท ปีกำรศึกษำ 2555 มหำวทิ ยำลัยเชียงใหม่ คณะวศิ วกรรมศำสตร์ สำขำวศิ วกรรมคอมพิวเตอร์ สำเร็จกำรศกึ ษำระดบั ปริญญำตรี ปกี ำรศึกษำ 2551 มหำวิทยำลัยเทคโนโลยรี ำชมงคลลำ้ นนำ คณะวิศวกรรมศำสตร์ สำขำวศิ วกรรมคอมพิวเตอร์ งานวจิ ยั ท่ีสนใจ : กำรทำเหมืองข้อมูล Software Engineering Software project management และกำรพัฒนำระบบมำปรบั ปรุงกำรปฏิบัตงิ ำนในท่ที ำงำน นำยวีรภัทร กันแกว้ 2 นกั วิชำกำรคอมพวิ เตอร์ สำนกั สง่ เสริมวชิ ำกำรและงำนทะเบยี น มหำวทิ ยำลัยเทคโนโลยรี ำชมงคลลำ้ นนำ การศึกษา : สำเร็จกำรศกึ ษำระดบั ปริญญำตรี ปีกำรศึกษำ 2551 มหำวทิ ยำลยั เทคโนโลยรี ำชมงคลลำ้ นนำ คณะวิศวกรรมศำสตร์ สำขำวศิ วกรรมคอมพวิ เตอร์ งานวจิ ยั ท่ีสนใจ : Database, Image Processing และกำรพฒั นำระบบมำปรับปรงุ กำรปฏบิ ัตงิ ำนในท่ที ำงำน

ระบบการส่งั ซอื้ วัสดุอปุ กรณส์ านกั งานออนไลน์ The online system for office supplies order purchasing นายวรี ภทั ร กนั แก้ว นายจริ วัฒน์ แกว้ รากมุข นักวิชาการคอมพิวเตอร์ มหาวทิ ยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลลา้ นนา [email protected] นกั วิชาการคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคลลา้ นนา [email protected] บทสรปุ จากการสั่งซื้อวัสดุอุปกรณ์ส้านักงานที่ผ่านมา ได้พบปัญหาความซ้าซ้อน และความ ไม่ถูกต้องของจ้านวนวัสดุอุปกรณ์ส้านักงาน ซึ่งสาเหตุหน่ึงในนั้น คือ การบันทึกและรวบรวม ข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบกระดาษ อีกทั้งยังพบว่า มีความยุ่งยากในการสรุปจ้านวนวัสดุ อุปกรณ์ส้านักงาน เพื่อส่ังซ้ือและน้าเสนอต่อหน่วยงานท่ีรับผิดชอบ จากปัญหาดังกล่าว จึงได้น้า หลักการการถอดความรู้จากผู้รู้สู่ความรู้ชัดแจ้ง (Tacit Knowledge to Explicit Knowledge) เพ่ือน้าความรู้มาพัฒนาการสั่งซื้อวัสดุอุปกรณ์ส้านักงานได้อย่างเป็นระบบ โดยมีการปรับเปล่ียน วิธีการสั่งซ้ือวัสดุอุปกรณ์ส้านักงานผ่านระบบออนไลน์ ซ่ึงท้าให้การสั่งซ้ือ และการสรุปรายงาน การสั่งซ้ือมีความสะดวก ถูกต้อง และรวดเร็ว อีกท้ังระบบการสั่งซ้ือวัสดุอุปกรณ์ส้านั กงาน ออนไลน์นี้ ยังสามารถสรุปรายงานการสั่งซื้อได้ท้ังไฟล์ Excel และ PDF นอกจากน้ีได้มีการน้า หลักการการทบทวนหลังการปฏิบัติงาน (After Action Reviews, AAR) ในการหาข้อบกพร่อง ของระบบ เพื่อเป็นแนวทางในการปรับปรุง และพัฒนาระบบให้สมบูรณ์ และตรงตามความ ตอ้ งการของผูใ้ ช้งานอยเู่ สมอ Summary In the past, Problems of the office supplies order purchasing are duplicate and incorrect of the amount of office supplies. One of the reasons is recording and gathering information from documents in paper format. Also, summarizing the amount of office supplies to order and present to the responsible agency is difficult. From such problems, Using the principles of transcription from Tacit Knowledge to Explicit Knowledge theory to bring knowledge to develop the office supplies order purchasing is systematic. In present, the method of ordering office supplies is changed from manual to online system. This system help staff to order supplies and summarize the order report conveniently, accurately and fast. And, the online system for office supplies order purchasing can report with Excel and PDF files. In addition, the After Action Reviews theory (AAR) used to adjust and develop system to complete and according to the need. คาสาคญั สัง่ ซอ้ื วัสดุออนไลน์ วสั ดสุ ้านักงาน วัสดุออนไลน์

บทนา ด้วยส้านักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน ได้รับการจัดสรรงบประมาณจาก มหาวิทยาลัย ส้าหรับจัดซ้ือวัสดุอุปกรณ์ภายในส้านักงาน เช่นเดียวกับหน่วยงานต่างๆ จากการ ด้าเนินการจัดซ้ือวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ในส้านักงานท่ีผ่านมาเมื่อถึงรอบการส่ังซ้ือส้านักงาน ผู้อ้านวยการที่มีหนา้ ท่ีรวบรวมและสั่งซื้อวัสดุส้านกั งานจะประกาศแจ้งให้แต่ละกลุ่มงานไดท้ ราบ เพื่อด้าเนินการรวบรวมวัสดุท่ีต้องการส่งกลับไปยังส้านักงานผู้อ้านวยการ แต่ช่องทางการ ส่งรายการวัสดุกลับไปยังส้านักงานผู้อ้านวยการมีหลากหลายช่องทาง ส่งเป็นเอกสาร ส่งผ่าน Facebook Line อีเมล์ เป็นต้น ส่งผลให้การรวบรวมใช้เวลานาน รายการที่สั่งซื้อบางรายการ ตกหล่น จ้านวนวัสดุไม่ครบ และการแยกวัสดุส่งมอบให้แต่ละกลุ่มงานค่อนข้างยาก ล่าช้า และ การดรู ายงานการสง่ั ซ้ือย้อนหลังของแตล่ ะกลุ่มงานทา้ ได้ยาก ไม่มรี ะบบจดั เก็บทดี่ ี ดงั น้ัน เพ่ือ อ้านวยความสะดวกในการสัง่ ซ้ือ การสรุปผล และรายงานประวตั ิการสงั่ ซ้ือวสั ดุอุปกรณ์ย้อนหลัง มีความรวดเร็ว ถกู ตอ้ ง สรปุ ผลไดท้ ันที มีระบบบริหารจดั การท่ดี ี จึงไดพ้ ัฒนาระบบการส่งั ซ้ือวัสดุ อปุ กรณส์ ้านกั งานออนไลน์ ขึน้ มา เดิมขัน้ ตอนการสั่งวัสดุส้านักงานและการรวบรวมวัสดุส้านักงานจะพบปัญหาการส่ังวัสดุ ส้านักงานของบุคลากร สวท. ที่มีความหลากหลายของวัสดุ ไม่เป็นหมวดหมู่ และการรวบรวม วัสดุส้านักงานท่ีต้องการส่ังซ้ือตกหล่น เน่ืองจากมีช่องทางการแจ้งวัสดุท่ีต้องการท่ีหลายหลาย ช่องทาง การสรุปผลล่าช้า และยากต่อการรวบรวมรายการวัสดุส้านักงานท่ีต้องการส่ังซ้ือ เม่ือรวบรวมรายการวัสดุส้านักงานผิด เกิดผลกระทบต่อการตั้งงบประมาณในการสั่งซ้ือวัสดุ ส้านักงาน ด้วยเหตุดังกล่าว นางจิตติมา ทองเล็ก จึงได้หารือร่วมกับ นายวีรภัทร กันแก้ว และ นายจิรวัฒน์ แก้วรากมุข นักวิชาการคอมพิวเตอร์ กลุ่มงานระบบสารสนเทศ ถึงการน้าระบบ สารสนเทศเข้ามาพัฒนาเพื่อให้การสั่งซ้ือวัสดุส้านักงานมีความสะดวกในการสั่งวัสดุ มีความ สะดวกรวดเร็วในการรวบรวมรายงานสรุปผลการส่ังซ้ือ สะดวกต่อการเพ่ิมแก้ไขรายการวัสดุ ต่าง ๆ จัดกลุ่มวัสดุเพื่ออ้านวยความสะดวกในการเลือกใช้งาน รายการท่ีส่ังซื้อตรงตามความ ต้องการของผู้ใช้งาน นอกจากน้ีรายการสั่งซ้ือวัสดุส้านักงานน้าไปช่วยวางแผนเรื่อง ของงบประมาณวัสดุส้านักงานให้การสั่งซ้ือพอดีหรือใกล้เคียงกับงบประมาณท่ีได้รับ ลดปัญหา การสั่งวัสดุเกินจ้านวนเงินงบประมาณ นายวีรภัทรยังได้กล่าวว่า การออกแบบระบบสั่งซื้อวัสดุ สา้ นักงานควรท้าเป็นระบบออนไลน์ เพื่อใหส้ ะดวกต่อการเข้าใชง้ าน สะดวกตอ่ การเพ่ิม ลบ แกไ้ ข รายงานสินค้า ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นการ เพิ่มลบแก้ไข รายการวัสดุได้ทันที นอกจากน้ีการ สรุปผลผู้ดูแลระบบการสั่งซื้อวัสดุส้านักงานออนไลน์ นางจิตติมา ทองเล็ก ยังสามารถตรวจสอบ และดูรายงานการส่ังซื้อได้ทันที นายจิรวัฒน์ แก้วรากมุข ได้กล่าวเพิ่มเติมว่า การจัดท้าระบบ สง่ั ซือ้ วสั ดอุ อนไลน์ จะมีการออกแบบท่สี ามารถเรียกดูรายงานย้อนหลังในแตล่ ะรอบ ของการ สั่งวัสดุส้านักงานได้ เพ่ือช่วยให้ นางจิตติมา ทองเล็ก สามารถน้ารายงานดังกล่าวคาดการณ์ ล่วงหน้าสา้ หรับการตงั้ งบประมาณวสั ดสุ า้ นกั งาน สวท. ในปีการศึกษาตอ่ ไปได้

วิธีการดาเนนิ งาน กิจกรรมและขน้ั ตอนในการจัดการความรู้ กจิ กรรม วิธีการสคู่ วามสาเร็จ ตัวชว้ี ดั เปา้ หมาย 1.การบง่ ชี้ - ระดมความคิดแสดงความ จ้านวนของรายการ ไดป้ ระเด็นความรู้ ความรู้ คิดเห็น เพื่อหาประเด็นการ ความรทู้ ่นี ่าสนใจ ท่ีมีความน่าสนใจ 2.การสร้าง และแสวงหา บ่งชี้ความรู้ การจดั การความรู้ แ ล ะ บุ ค ล า ก ร ใ น ความรู้ ภ า ย ใ น ห น่ ว ย ง า น น้ า ม า หน่วยงานต้องการ 3.การจัด ความรู้ให้เป็น เรียงล้าดับความส้าคัญและ ด้ า เ นิ น ก า ร อ ย่ า ง ระบบ ความจ้าเป็นเพ่ือน้าไปสู่การ น้อย 3 ประเดน็ พฒั นาการจดั การความรู้ - สัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ที่ดูแล จ้านวนบุคลากรของ ไมน่ อ้ ยกวา่ 3 คน รับผิดชอบงาน สั่งวัสดุของ ส้านักฯ ทเ่ี ก่ียวขอ้ งใน หน่วยงาน เพื่อรับฟังข้ันตอน การถอดบทสัมภาษณ์ การปฏิบัติงาน ความยุ่งยาก เก่ียวกับ ข้ันตอนการ ของงาน และความคาดหวัง ปฏิบัติงาน ปัญหา ของกระบว นการท้ า ง า น จากการปฏิบัติงาน รปู แบบใหม่ แ บ บ เ ดิ ม แ ล ะ ค ว า ม ต้องการรปู แบบใหม่ - รวบรวมข้อมูลความรู้ จาก ทะเบียนความรู้คลัง อ ง ค์ ค ว า ม รู้ ข อ ง การสัมภาษณ์ และเรียบเรียง ความรู้แยกหมวดหมู่ หน่วยงานที่มีการ ขอ้ มลู จากการสมั ภาษณ์ รายงาน และจัดท้า จัดเก็บอย่างเป็น - ออกแบบโครงสร้างการ ข้ั น ต อ น ข อ ง ก า ร หมวดหมู่และเป็น จัดการความรู้ การออกแบบ ปฏิบัติงานการใช้งาน ระบบ เช่น เอกสาร ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และ เวบ็ ไซต์การสง่ั ซื้อวัสดุ ตัวอย่างแบบฟอร์ม แนวทางการจัดซ้ือ ติดตาม อุปกรณ์ส้านักงาน เดิมและรวมรวม รายการวัสดุอุปกรณ์ของ ออนไลน์ ฐานข้อมลู เดมิ ให้อยู่ ส้านักงาน ในรูปแบบไฟล์ MS Excel ห รื อ MS Access

4.การ - ออกแบบกระบวนการสั่งซื้อ จัดกิจกรรมเพื่อให้ ไ ด้ ผั ง โ ค ร ง ส ร้ า ง ประมวลและ กล่ันกรอง วัสดุอุปกรณ์ออนไลน์ให้มี แลกเปลี่ยนเรียนรู้ Flow chart ก า ร ความรู้ ก ร ะ บ ว น ก า ร ท้ า ง า น ที่ เรือ่ ง ปฏิบัติงาน จ้านวน 5.การเข้าถึง ความรู้ ครบถ้วน ถูกต้อง ตรงตาม - ออกแบบเว็บไซต์ใน อยา่ งนอ้ ย 3 เร่อื ง 6.การแบ่งปัน ความต้องการของผู้ใช้งาน การส่ังซ้ืออุปกรณ์ แลกเปลีย่ น ความรู้ จัดหาเครื่องมือที่จะน้ามา ส้านกั งานออนไลน์ 7.การเรียนรู้ พั ฒ น า ร ะ บ บ ใ ห้ มี ค ว า ม - ออกแบบฐานข้อมลู ทันสมัย สะดวกและใช้งาน - จัดสรรทรัพยากร งา่ ย พ้ืนที่เว็บไซต์ท่ีจะน้า เวบ็ ไซต์ไปตดิ ตั้ง 1. เผยแพรท่ างเว็บไซต์ - นา้ เวบ็ ไซต์การสง่ั ซื้อ มชี ่องทางอย่างน้อย 2. จดั ท้าเอกสารค่มู ือ วั ส ดุ อุ ป ก ร ณ์ ข อ ง 3 ชอ่ งทาง 3. การประชุม, อบรม, ส้านักงานออนไลน์ท่ี กิจกรรมแลกเปล่ียนเรียนรู้ พัฒนาข้ึน น้าเข้าที่ ประชมุ หนว่ ยงาน - สรปุ ผลการใช้งาน - จั ด ท้ า คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น จ้านวนคร้ังของการ มีคู่มือการใช้งาน เวบ็ ไซต์การส่ังซ้ือวสั ดุอุปกรณ์ แลกเปล่ียนเรียนรู้ ของเว็บไซต์ และ สา้ นักงานออนไลน์ ดงั น้ี จัดท้าเป็นรูปแบบ - อบรมการใช้งานเว็บไซต์การ -คู่มือของการใช้งาน ไฟล์ PDF อัพโหลด ส่ังซ้ือวัสดุอุปกรณ์ส้านักงาน เวบ็ ไซต์การส่งั ซ้ือวัสดุ ไว้ในเว็บไซต์ของ ออนไลน์ อุปกรณ์ส้านักงาน หนว่ ยงาน ออนไลน์ - จ้านวนผู้เข้าร่วม อบรม/ประชุม ไม่ น้อยกว่า ร้อยละ 80 ของบคุ ลากร สวท. - ประชุมทบทวนการใช้งาน ร้อยละของจ้านวน ร้อยละ 90 เวบ็ ไซต์การสงั่ ซ้ือวสั ดุอุปกรณ์ บุคลากรผู้ใช้งานที่พึง ส้ า นั ก ง า น อ อ น ไ ล น์ เ พ่ื อ พอใจ สรุปผลการใช้งาน และน้าไป พัฒนาปรับปรุงระบบในคร้ัง ตอ่ ไป

การแลกเปล่ยี นเรียนรู้ ครงั้ ท่ี 1 เมือ่ พฒั นาระบบสัง่ ซื้อวัสดุอุปกรณส์ ้านักงานออนไลน์เสรจ็ เรยี บรอ้ ย ไดท้ ้าการจดั ประชุม น้าเสนอระบบ บรรยายถึงการใช้งานท้ังในส่วนของผู้ใช้งานและผู้ดูแลระบบ เพื่อให้ที่ประชุมได้ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ให้ค้าแนะน้าเกี่ยวกับระบบสั่งซื้อวัสดุส้านักงานออนไลน์ จากการประชุม แลกเปลี่ยนเรยี นรูไ้ ดแ้ บ่งหวั ข้อและไดผ้ ลลัพธ์ ดงั นี้ รายการ ขอ้ ดี ขอ้ ควรปรับปรุง 1. ด้านการใชง้ าน 1. ระบบมีการท้างานที่ 1. การเพ่ิมและจัดการผู้ใช้งานยังต้อง ถูกต้องเป็นไปตามความ แจ้งไปทน่ี ายวีรภัทร กันแกว้ เปน็ ผู้เพ่ิม ต้องการของผ้ดู ูแลระบบ และจัดการผู้ใช้งาน ท้าให้การจัดการ 2. มีการใช้งานง่าย การ ผู้ใชย้ ังไมม่ ีความสะดวกเทา่ ท่คี วร เพ่ิมลบแก้ไข ท้าได้ทันที 2. การสงั่ วัสดุควรให้ตัวแทนแต่ละกลุ่ม และผู้ใช้งานสามารถ งานเป็นผู้สั่งซื้อวัสดุส้านักงานเพียง เลือกรายการใหม่หรือที่ ท่านเดียว โดยก่อนท้าการสั่งวัสดุ มีการแก้ไขไดท้ ันที ส้านักงาน แต่ละกลุ่มงานควรมีการ หารือกันในกลุ่มงานเพื่อเลือกรายการ ที่จะส่ังซื้อวัสดุส้านักงานเพื่อมาใช้ใน แต่ละกลุ่มงาน จะท้าให้การบริการ จัดการการสั่งซื้อง่ายข้ึน รวดเร็ว ลด คว ามซ้าซ้อนของการส่ังซ้ือวัสดุ สา้ นักงาน 3. ไมส่ ามารถดูข้อมลู ย้อนหลงั ได้ 2. ความสวยงามของ 1. ความสวยงามและการจัดวางกลุ่ม ระบบ เมนูตา่ งๆ ยังไมเ่ ปน็ หมวดหมู่ 2. ขนาดตัวหนังสือในหน้าเว็บไซต์ควร มขี นาดใหญม่ ากกวา่ นี้ 3. การสรุปรายงาน มี ก า ร ส รุ ป ร า ย ง า น การแสดงและส่งออกรายงานเป็นแบบ ถูกต้อง รวดเร็ว และ ชนิดไฟล์ PDF ควรพัฒนาการส่งออก สามารถพิมพ์เอกสาร ให้สามารถส่งออกเป็นไฟล์ Excel ได้ สง่ั ซือ้ ได้ทันที เพ่ือให้การน้าไฟล์ดังกล่าวไปใช้งาน อ่ื น ๆ ต่ อ ไ ด้ อ ย่ า ง ส ะ ด ว ก แ ล ะ หลากหลาย

ภาพที่ 1 การแลกเปลย่ี นเรยี นรู้รอบที่ คร้งั ท่ี 2 การแลกเปล่ียนเรยี นรู้คร้ังนี้ไดน้ า้ ข้อควรปรบั ปรงุ จากครง้ั ที่ 1 มาทา้ การปรับปรุงระบบ สง่ั ซื้อวัสดสุ ้านักงานออนไลน์ เพื่อให้ระบบมีความสมบรู ณม์ ากย่งิ ขึน้ จงึ น้าผลการปรบั ปรุงแก้ไข น้าเสนอให้บคุ ลากรในหน่วยงานได้รับทราบ และแลกเปล่ียนเรยี นรู้ ดงั น้ี รายการ ประเด็น เรื่องเล่า/การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ 1. ด้านการใช้ 1. การเพิ่มและจัดการผู้ใช้งาน นายวีรภัทรกันแก้ว ได้น้าเสนอถึงระบบ งาน ยงั ไมม่ ีความสะดวกเทา่ ที่ควร ท่ีท้าการพัฒนาไปเรียบร้อยแล้ว จึงท้า 2. การสั่งวัสดุควรให้ตัวแทนแต่ การแจ้งให้บุคลากรในหน่วยงานได้รับ ละกลุ่มงานเป็นผู้สั่งซ้ือวัสดุ ทราบดังน้ี สา้ นักงานเพยี งทา่ นเดียว 1. ได้ออกแบบและพัฒนาในส่วนของ 3. ไม่สามารถดูข้อมูลย้อนหลัง การจัดการผู้ใช้งานท่ีจะให้สิทธ์ิผู้ดูแล ได้ ระบบคือ นางวณิชา เฉลิมวรรณ เป็นผู้ ที่สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ผู้ใช้งานได้ โดยได้ จะท้าให้การบริหารจัดการ ผใู้ ช้งานทา้ ไดส้ ะดวกมากยง่ิ ขน้ึ 2. เพิ่มสิทธิ์การส่ังซื้อวัสดุส้านักงานให้ กลุ่มงานละ 1 คน เพื่อลดความซ้าซ้อน ของการสง่ั วัสดสุ ้านกั งาน 3. จัดท้าระบบแสดงข้อมูลการส่ังซื้อ วัสดุส้านักงานย้อนหลังท้ังหมดที่เคยท้า การสัง่ วสั ดุสา้ นกั งาน 2. ความสวยงาม 1. ความสวยงามและการจัดวาง นายจริ วัฒน์ แกว้ รากมขุ ไดน้ า้ เสนอการ ของระบบ ก ลุ่ ม เ ม นู ต่ า ง ๆ ยั ง ไ ม่ เ ป็ น ออกแบบสีพื้นหลัง และความเด่น หมวดหมู่ ชัดเจนของข้อความ โดยเน้นสีพื้นทีห่ ลัง ที่เรียบ เพื่อสร้างความโดนเด่นให้กับ ข้อความเมนูต่างๆ จัดกลุ่มเมนูต่างๆ

2. ขนาดตัวหนังสือในหน้า และเพ่ิมขนาดตัวอักษรให้มีความ เ ว็ บ ไ ซ ต์ ค ว ร มี ข น า ด ใ ห ญ่ เหมาะสม มากกว่านี้ 3. การสรุป การแสดงและส่งออกรายงาน นายจิรวัฒน์ และนายวีรภัทร ได้ รายงาน เป็นแบบชนิดไฟล์ PDF ควร น้าเสนอการส่งออกข้อมูลรายการสั่งซื้อ พัฒนาการส่งออกให้สามารถ วัสดุส้านักงานเพ่ิมเติมจากเดิมคือ ส่ ง อ อ ก เ ป็ น ไ ฟ ล์ Excel ไ ด้ ส่งออกได้เฉพาะไฟล์ PDF เท่านั้น จึง เพื่อให้การน้าไฟล์ดังกล่าวไปใช้ พัฒนาระบบให้สามารถส่งออกไฟล์ งานอื่นๆ ต่อได้อย่างสะดวก Excel ได้ เพื่อสร้างความสะดวกในการ และหลากหลาย นา้ ไปใช้งานอ่นื ๆ ต่อไป ภาพท่ี 2 การแลกเปล่ียนเรยี นรรู้ อบที่ 2 ผลและอภปิ รายผลการดาเนินงาน จากการจดั การความรู้ท้าให้การท้างานของเจ้าหน้าท่ีท่ีท้างานด้านการสั่งซ้ือวสั ดุอุปกรณ์ ส้านักงาน โดยการถอดความรู้เพื่อพัฒนาระบบสั่งซื้อวัสดุอุปกรณ์ส้านักงานออนไลน์ ท้าให้การ รวบรวมรายการวัสดุอุปกรณ์ท่ีจะสั่งซ้ือท้าได้ง่าย และสะดวก มีการต้ังเวลาการเปิด-ปิดระบบ อัตโนมัติ และสรุปผลได้ทันทีท่ีปิดระบบ เก็บประวัติส้าหรับเรียกดูการสั่งซื้อวัสดุอุปกรณ์ ส้านักงานของแต่ละกลุ่มงานย้อนหลังได้ มีความสะดวกในการตรวจสอบการส่ังซ้ือวัสดุอุปกรณ์ ของแต่ละกลุ่มงานและสั่งซ้ือวัสดุอุปกรณ์ถูกต้อง บุคลากรพัฒนาทักษะ ความเช่ียวชาญ ความ ช้านาญ ขีดสมรรถนะทางเทคนิค ในการท้างานต้าแหน่งปัจจุบัน มีแนวทางปฏิบัติในการบริหาร จดั การการจัดซ้ือและการตดิ ตามการสั่งซอื้ วสั ดุอปุ กรณส์ า้ นักงาน

ขน้ั ตอนวธิ ีการทางานแบบเดิมและแบบใหม่ ขน้ั ตอนการสงั่ ซื้อวัสดแุ บบเดมิ ขน้ั ตอนการสง่ั ซ้ือวัสดแุ บบใหม่ 1.เขียนใน 1.เจา้ หนา้ ท่แี จ้งเปิด กระดาษและ ระบบ ส่งกลับมาให้ เจา้ หน้าท่ี 2.กลุม่ งานตา่ งๆ ส่ง 2.กล่มุ งานต่างๆ ขอ้ มลู รายการสง่ั ซ้อื สงั่ ซ้ือวสั ดอุ ุปกรณ์ ส้านกั งานผา่ นทาง ผา่ น Line ระบบออนไลน์ facebook เป็นตน้ 3.เจ้าหน้าที่ 3.เจา้ หนา้ ท่ี ผู้รบั ผิดชอบกดปมุ ผรู้ บั ผิดชอบท้าการ ส่งออกข้อมูลการ สงั่ ซอื้ /หรอื ดสู รปุ รวบรวมและ จัดพมิ พ์ใน Excel จ้านวนได้ เพ่ือจัดท้าสรุปการ สั่งซือ้ รายงานรูปแบบ Pdf รายงานรูปแบบ Excel เม่ือไดท้ ้าการปรับปรุงและออกแบบระบบสั่งซ้ือวสั ดุอปุ กรณส์ ้านักงานออนไลน์เสร็จแล้ว ก็ได้ใช้ KM Tools คือ การทบทวนสรุปบทเรียน (After action review หรือ AAR) การร่วมกัน ทบทวนกระบวนการท้างานแต่ละข้ันตอน เพื่อค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการด้าเนินการ ซึ่งใน การทบทวนนั้น อาจได้ค้นพบวิธีปฏิบัติที่ดี (Best Practice) และแนวทางการปรับปรุงให้เกิด

ผลงานท่ีดีข้ึน ซึ่งจ้าเป็นต้องท้าการสรุปบทเรียนทุกคร้ัง เมื่อเสร็จกระบวนการท้างานท่ีส้าคัญแต่ ละข้นั ตอน รวมถงึ เป็นการตรวจสอบระดบั ของการบรรลุวตั ถปุ ระสงค์ท่ีก้าหนดไว้ด้วย ระบบเดิม ระบบใหม่ นอกจากการน้าระบบมาใช้งานภายในหน่วยงานแล้ว ยังมีการประชาสัมพันธ์เผยแพร่ให้ หน่วยงานภายนอกที่สนใจน้าไปใช้งาน โดยกองพัฒนานักศึกษาได้ท้าหนังสือเพ่ือขอน้าระบบ ดงั กลา่ วไปใชง้ าน ทง้ั นกี้ ลุ่มงานระบบสารสนเทศ สา้ นกั ส่งเสริมวชิ าการและงานทะเบียนได้เข้าไป ติดต้ังระบบ และขั้นตอนการท้างานของระบบให้กับเจ้าหน้าที่ท่ีดูแลระบบ เพ่ือให้การใช้งาน เปน็ ไปด้วยความเรียบรอ้ ยและมีประสิทธภิ าพ ภาพท่ี 3 บันทกึ ข้อความขอใช้ระบบส่งั ซอ้ื วสั ดุอุปกรณ์ออนไลน์ ปญั หาและอปุ สรรคและแนวทางแก้ไขปัญหา การพัฒนาระบบเป็นไปด้วยความล่าช้า เนื่องจากระหว่างการพัฒนา มีการสับเปลี่ยน บุคลากรท่ีรับผิดชอบการสั่งซ้ือวัสดุส้านักงานไปปฏิบัติงานที่หน่วยงานอื่น ท้าให้การเก็บข้อมูล ความตอ้ งการของผใู้ ชร้ ะบบเกดิ ความลา่ ชา้ แนวทางการแก้ไข ติดต่อเจ้าหน้าท่ีดังกล่าว เพื่อเข้าพบสอบถามข้อมูลและเอกสาร ตวั อย่างทเ่ี ก่ียวข้อง เพ่อื นา้ มาใช้ในการออกแบบระบบ

สรุป ผลการดา้ เนนิ การจัดการความรเู้ รื่อง แนวทางการจัดซื้อและติดตามรายการวสั ดุอุปกรณ์ ส้านักงาน ใช้การถอดความรู้จากผู้รู้หน่วยงาน (Tacit Knowledge to Explicit Knowledge) เพ่ือสกัดความรู้ฝังลึกในตัวบุคลากรในหน่วยงาน ส่งเสริมให้บุคลากรในหน่วยงานรู้จัดเคารพ ศักด์ิศรขี องผรู้ ่วมงานซ่ึงกันและกนั ทุกคนมีความรู้ในสายงานตนเองที่แตกต่างกนั หากเรามองหา ความรู้จากต้าราโดยไม่มองความรู้ความสามารถจากตัวบุคลากร อาจจะท้าให้เกิดความคิดที่ว่า บุคคลใดมีการศกึ ษาอยู่ในระดับต้่ากว่า จะมีความรู้ทนี่ ้อยกวา่ บคุ คลท่มี ีการศกึ ษาสูง ได้ จากการถอดความรู้จากนางจิตติมา ทองเล็ก ท้าให้เกิดการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน การสง่ั ซอ้ื วสั ดุสา้ นักงานจากกระดาษ เป็นระบบสั่งซื้อออนไลน์ ท้าใหล้ ดความยุ่งยาก สรุปผลการ ส่ังซ้ือได้รวดเร็ว ถูกต้อง และสรุปได้ทันทีหลังจากหมดระยะเวลาการสั่งซื้อวัสดุส้านักงาน ช่วย เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน บุคลากรในหน่วยงานสามารถสั่งและตรวจสอบรายการการ ส่ังซอื้ แบบออนไลน์ได้ นอกจากนีย้ งั มีกระบวนการบา้ รงุ รักษา และปรบั ปรงุ แก้ไขระบบอยู่เสมอ โดยการใช้ KM Tools การทบทวนสรุปบทเรยี น (After action review หรอื AAR) แนวทางการพัฒนาต่อ ระบบดังกล่าวจะพัฒนาให้สามารถส่งออกข้อมูลเป็นใบจัดซ้ือจัด จา้ ง หรือแบบฟอร์มทเี่ กยี่ วกบั การจดั ซอื้ จัดจา้ งได้ทนั ที บรรณานกุ รม กรภัทร์ สทุ ธดิ ารา, สจั จะ จรสั รุ่งรววี ร. 2543. รวมเทคนคิ การค้นหาข้อมูลจากอนิ เตอร์เน็ต. กรุงเทพฯ: สา้ นักพมิ พอ์ นิ โฟเพรส. ครรชติ มาลยั วงศ์, ดร. และวิชติ ปุณวัตร.์ 2532.เทคนคิ การออกแบบโปรแกรม. กรงุ เทพฯ: บรษิ ัทซีเอ็ดยเู คชน่ั จ้ากดั . จริ ะสิทธ์ิ อ้ึงรตั นวงศ์. 2553. 108 สูตรสาเร็จ PHP. กรุงเทพฯ: บรษิ ัทโปรวชิ ั่น จ้ากัด. บัญชา ปะสีละเตสงั . 2550. ค่มู ือการพฒั นาเวบ็ ด้วย PHP5 และ MySQL5. กรุงเทพฯ: บริษทั ซเี อด็ ยูเคชัน่ จา้ กัด. วจิ ารณ์ พานชิ . 2549. KM วันละคา จากนกั ปฏิบัติ KM สูน่ ักปฏบิ ตั ิ KM. กรงุ เทพฯ: สขุ ภาพใจ