ตรวจสอบเอกสารวิธีเฉพาะเจาะจง E-book

คมู่ ือตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจัดจา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 98 6 . ตรวจสอบประกาศผลผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือก และต้องมี แบบแจ้งผลการจัดซือ้ จัดจ้างไปยงั ผู้ย่นื ข้อเสนอทุกราย ดังตวั อยา่ งตอ่ ไปนี้ ประกาศผู้ชนะการเสนอราคา ขอ้ ควรระวัง วันที่ประกาศผูช้ นะการเสนอราคาต้องไม่หลังวนั ลงนามในสัญญาหรือใบส่งั ซ้ือ/สงั่ จ้าง

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจัดซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 99 7. หนงั สอื แจ้งผชู้ นะการจัดซือ้ จัดจา้ งมาลงนามสญั ญา

คมู่ ือตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจัดซือ้ จดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 100 8. สัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ รวมทั้งการแก้ไขสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ ใบสั่งจา้ งหรอื ขอ้ ตกลงเป็นหนังสือ (ถ้าม)ี เจา้ หน้าทผี่ ู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบรายละเอียดในสญั ญา/ใบสั่งซ้ือ/ ใบสง่ั จ้างหรือขอ้ ตกลงเป็นหนังสอื ดงั นี้ 8.1 ระบชุ ่ือผขู้ าย/ผู้รับจ้าง รายการ จำนวนเงินทีซ่ ้อื หรอื จ้าง กำหนดส่งมอบพัสดถุ ูกต้อง 8.2 วันทลี่ งนามในสัญญา/ใบส่ังซือ้ /ใบสัง่ จา้ งหรอื ข้อตกลงเปน็ หนงั สือ ตอ้ งไมก่ อ่ นวัน ประกาศผชู้ นะการเสนอราคา และหนงั สอื แจง้ ลงนามสัญญา 8.3 กรณเี ปน็ การจา้ ง ต้องตดิ อาการแสตมป์ โดยคำนวณจากวงเงนิ ในสัญญาจ้างจำนวนเงิน พันละ 1 บาท และหากวงเงนิ ตัง้ แต่ 200,000 บาทขึน้ ไป ตอ้ งมีใบสลกั หลงั ตราสารจากกรมสรรพากร 8.4 ตรวจสอบจำนวนเงินตามลกั ฐานการรบั หลกั ประกันสัญญาให้ถกู ต้อง 8.5 ตรวจสอบเงื่อนไขการจ่ายเงิน/จำนวนเงินที่ต้องจ่าย/วันครบกำหนดตามสัญญา ใหถ้ กู ตอ้ งตรงกันกับทร่ี ะบุไวใ้ น PO 8.6 ตรวจสอบจำนวนเงนิ คา่ ปรบั ท่รี ะบไุ ว้ในสญั ญาใหถ้ ูกต้อง กรณมี คี ่าปรบั เกิดข้ึนตอ้ ง ตรวจสอบจำนวนเงินค่าปรบั ตอ่ วนั กับหนงั สอื สงวนสทิ ธเิ รยี กค่าปรับใหถ้ กู ตอ้ งตรงกนั ดังตวั อยา่ งต่อไปน้ี

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้อื จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 101

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจัดซ้อื จดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 102 ผูล้ งนามสญั ญา/ใบสง่ั ซ้อื /ใบสง่ั จา้ ง คอื หัวหน้าหน่วยงาน ของรัฐ หรอื ผ้ไู ดร้ ับมอบอำนาจ (ตรวจสอบควบคกู่ ับคำสง่ั มอบอำนาจ) และวนั ลงนามในสญั ญา/ใบสั่งซือ้ / ใบส่งั จ้างตอ้ งไม่ก่อนวนั ประกาศผชู้ นะการเสนอราคา และ หนังสอื แจ้งลงนามสญั ญา (ตรวจสอบควบคู่กับหนงั สือมอบอำนาจของคสู่ ญั ญา)

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซ้อื จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 103 ใบสลักหลังตราสารของกรมสรรพากร กรณี วงเงนิ สัญญาตงั้ แต่ 200,000 บาทขนึ้ ไป

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจัดซอื้ จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 104 9. เอกสารส่งมอบพัสดุ/ใบแจ้งหนี้ของคู่สัญญา เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบต้องตรวจทานความ ครบถ้วน ถูกต้องของเอกสารส่งมอบพัสดุหรือส่งมอบงานอีกครั้งหนึ่ง โดยคู่สัญญาต้องส่งมอบพัสดุหรือ ส่งมอบงานให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ และ จำนวนเงินที่ขอเบิกต้องเป็นไปตามเงื่อนไขการจ่ายเงินตามที่ระบุในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง หรือ ขอ้ ตกลงเป็นหนังสือ ดังตวั อยา่ งต่อไปนี้ หนังสอื ขอส่งมอบงาน

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้อื จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 105

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซอื้ จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 106 10. ตรวจสอบใบตรวจรับพัสดุ และรายงานผลการตรวจรับพัสดุของผู้ตรวจรับพัสดุ หรือคณะกรรมการตรวจรบั พัสดุ (การตรวจรบั พัสดุคณะกรรมการตอ้ งมีมติเอกฉันท์เท่านัน้ ) กรณมี ีคา่ ปรับ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุต้องแจ้งรายละเอียดค่าปรับในใบตรวจรับพัสดุ พร้อมแนบหนังสือแจ้ง เรียกค่าปรับ และหนังสือสงวนสิทธิ์การเรียกค่าปรับมาพร้อมด้วย และหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ หรือ ผไู้ ด้รับมอบอำนาจ ตอ้ งลงนามทราบผลการตรวจรบั พัสดุ ดังตวั อยา่ งต่อไปนี้ รายงานการตรวจรับพัสดุของคณะกรรมการตรวจรบั พัสดุ

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซอื้ จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 107 มตคิ ณะกรรมการตรวจรบั พัสดุ หวั หน้าหน่วยงานของรัฐ หรือ ผู้ไดร้ ับมอบอำนาจ ลงนาม ทราบผลการตรวจรับพัสดุ

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 108 ใบตรวจรบั พสั ดุจากระบบ EGP ลายมือชื่อกรรมการตรวจรับพสั ดุ ทีไ่ ดร้ ับการแตง่ ตัง้ (ต้องมีมติเอกฉนั ท์เท่านน้ั )

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้อื จดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 109 11. PO หรือเอกสารการบันทึกการก่อหนี้ผูกพันในระบบ GFMIS ของรายการที่ซื้อ หรือจ้างซงึ่ มวี งเงินการซื้อหรอื จา้ งตั้งแต่ห้าพันบาทข้ึนไป เจา้ หน้าทผ่ี ้ตู รวจสอบต้องตรวจสอบรายละเอียด ใน PO ดังน้ี - มีการบันทกึ รายการถกู ตอ้ งตรงตามแหล่งงบประมาณท่ีหน่วยงานไดร้ บั จัดสรร ระบุ รหัสศูนย์ต้นทุนหน่วยงานเจ้าของเรื่อง รหัสงบประมาณ รหัสกิจกรรมหลัก งบรายจ่าย รหัสรายการ คา่ ใชจ้ า่ ยตามที่หนว่ ยงานไดร้ ับจัดสรรถกู ต้อง - ระบเุ ลขท่ีสัญญา/ใบสัง่ ซอ้ื /ใบส่งั จ้าง เลขท่ี PO วนั เดือนปีทล่ี งนาม จำนวนเงนิ ถกู ตอ้ ง ตามที่กำหนดในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง กรณีเป็นเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปี ต้องแนบเอกสารอนุมัติ การกันเงนิ จากกรมบญั ชีกลาง - ระบุวนั ครบกำหนดส่งมอบถกู ต้องตรงกับวันทีร่ ะบใุ นสญั ญา/ใบสง่ั ซ้ือ/ใบสง่ั จ้าง และวันส่งมอบพัสดุของผู้ขาย/ผรู้ บั จ้างต้องไมเ่ กินวันท่รี ะบุไว้ ดังตัวอย่างตอ่ ไปน้ี เอกสารการบนั ทึกการก่อหนีผ้ กู พัน (PO) ในระบบ GFMIS ตรวจสอบรหสั ศนู ยต์ น้ ทนุ ของหน่วยงานเจ้าของเร่ืองท่ีก่อหนีผ้ ูกพนั รหัสงบประมาณ รหสั กจิ กรรมหลกั งบรายจ่าย รหสั รายการคา่ ใช้จา่ ยตามท่ีหน่วยงานไดร้ บั จดั สรร และจำนวนเงนิ ตามสญั ญา กรณแี บ่งจ่ายเป็นงวด เอกสารนจ้ี ะแสดงจำนวนเงนิ ทแี่ บง่ จ่ายเปน็ งวด

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 110 เลขที่สัญญา/ใบสง่ั ซ้ือ/ใบสั่งจ้าง เลขท่ี PO วนั เดอื นปีท่ีลงนาม จำนวนเงนิ ถูกต้อง ตามท่กี ำหนดใน สญั ญา/ใบสงั่ ซ้ือ/ ใบสง่ั จา้ ง

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจัดซอ้ื จดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 111 ตรวจสอบวนั ครบกำหนดสง่ มอบ ต้องถกู ต้องตรงกันกับวันที่ระบุ ในสญั ญา/ใบส่งั ซื้อ/ใบสั่งจ้าง และ วนั ส่งมอบพสั ดขุ องผู้ขาย/ผู้รับจา้ ง ตอ้ งไม่เกนิ วันที่ทร่ี ะบใุ นน้ี

ค่มู ือตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจดั ซอ้ื จัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 112 12. บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินของสำนัก/กอง/ศูนย์/สถาบัน หรือสำนักงาน เจ้าหน้าที่ ผู้ตรวจสอบต้องตรวจทานความครบถ้วนถูกต้องของหน้าบันทึกขอเบิกเงินอีกครั้งหนึ่งว่า อ้างถึงคู่สัญญา เลขทส่ี ญั ญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ รายการทจ่ี ดั ซ้ือ/จัดจ้าง จำนวนเงินตามสัญญา/ ใบสง่ั ซอ้ื /ใบสง่ั จ้างหรือข้อตกลงเปน็ หนงั สือ จำนวนเงนิ ทข่ี อเบกิ ขอเบกิ จากปีงบประมาณใด จากแผนงาน ผลลิต กิจกรรมท่หี นว่ ยงานได้รบั จัดสรรให้ถูกต้อง ดงั ตัวอยา่ งตอ่ ไปน้ี

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจัดซื้อจัดจา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 113 13. เมื่อตรวจสอบเอกสารเสร็จสิน้ แล้ว หากมเี อกสารส่วนใดท่ีไม่ครบถว้ น หรอื ไม่ถูกต้องจะ ดำเนินการส่งคืนหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อแก้ไขเพิ่มติม และเมื่อตรวจสอบครบถ้วน ถูกต้องแล้ว จะ ตรวจสอบผู้มีอำนาจอนุมัติเบิกจ่ายเงินตามที่ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์มีคำสั่งแต่งตั้ง แล้วจัดทำ บันทึกขออนมุ ัตเิ บิกจา่ ยเงนิ เสนอต่อผมู้ ีอำนาจอนุมตั ิ ดังตวั อย่างต่อไปน้ี เสนอหัวหนา้ หน่วยงานของรัฐ หรอื ผูไ้ ดร้ ับมอบอำนาจ เพื่ออนุมัติเบิกจ่ายเงินให้กับ เจ้าหนีห้ รือผูม้ ีสทิ ธิ

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจัดซอื้ จัดจา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 114 ข้อสังเกต ให้พิจารณาวันท่ีท่ีหน่วยงานผู้จัดทำระบุในเอกสาร ต้องสอดคล้องกับ ความเป็นจริง ตามลำดบั ข้นั ตอนของการจัดซ้ือจัดจ้าง วนั ท่ีในเอกสารต้องไม่ขดั แย้งกนั เช่น วันที่ประกาศ แผนการจัดซื้อจัดจ้าง วันที่จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง วันที่รายงานผลพิจารณาการจัดซื้อจัดจ้าง วันที่ประกาศผลผู้ชนะการเสนอราคา วันที่ลงนามสัญญา วันที่ส่งมอบพัสดุ และวันที่ตรวจรับพัสดุ ตามลำดับ ในบางครั้งเจ้าหน้าท่ีผู้จัดทำอาจเกิดความหลงลืมหรือเข้าใจคลาดเคลื่อน โดยมีการระบุวันที่ ในเอกสารคลาดเคลื่อน หากตรวจพบต้องประสาน และสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงาน เจา้ ของเร่ือง และสง่ คนื เพ่อื แกไ้ ขให้ถูกต้องก่อน จึงจะดำเนินการนำเสนอขออนมุ ัตเิ บิกจา่ ยเงนิ ให้กบั เจ้าหนี้ หรอื ผ้มู ีสิทธิ มาตรฐานคณุ ภาพงาน คู่มือการตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายเงินจากการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจงนี้ จะทำให้ เกิดประโยชน์ทงั้ ตอ่ สำนกั งานปลดั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ และตอ่ เจ้าหนา้ ที่ผ้ปู ฏิบตั ิงาน ดังนี้ 1. เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานมีความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หนังสือเวียนที่เกี่ยวข้อง กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจง เอกสารประกอบการตรวจสอบ ตลอดจนขั้นตอนการตรวจสอบเอกสาร และสามารถตรวจสอบเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงินได้อย่าง ถูกต้อง มแี นวทางในการตรวจสอบเอกสารเปน็ ไปในแนวทางเดียวกนั และสามารถปฏบิ ัติงานแทนกันได้ 2. สามารถเบิกจ่ายเงินได้รวดเร็วขึ้น สอดคล้องกับนโยบายการเร่งรัดการเบิกจ่ายเงิน ของหนว่ ยงาน 3. มีป ระเด็นทักท้วงเรื่องการตรวจสอบเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงินจากการจัดซ้ือ จดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจงจากสำนักตรวจสอบภายใน หรือสำนักงานการตรวจเงนิ แผ่นดนิ ลดน้อยลง เอกสารอ้างองิ 1. พระราชบญั ญตั กิ ารจัดซอ้ื จัดจา้ งและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 2. ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 3. กฎกระทรวงออกตามความในพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560

บรรณานกุ รม กระทรวงการคลัง. พระราชบัญญัตกิ ารจัดซ้ือจดั จา้ งและการบรหิ ารพสั ดภุ าครัฐ พ.ศ. 2560. 24 กมุ ภาพันธ์ 2560. กระทรวงการคลัง. ระเบยี บกระทรวงการคลังวา่ ดว้ ยการจัดซอ้ื จัดจา้ งและการบรหิ ารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560. 23 สิงหาคม 2560. กระทรวงการคลัง. กฏกระทรวงออกตามความในพระราชบัญญัตกิ ารจัดซ้ือจดั จ้างและการบรหิ ารพสั ดุ ภาครฐั พ.ศ. 2560. 23 สงิ หาคม 2560.