2020-2021 Çalışma Dönemi Planlaması Sonuç Raporu

2020 - 2021 ÇALIŞMA DÖNEMİ PLANLAMASI SONUÇ RAPORU ÖZETİ EHAD

GENEL KARARLAR  2020 – 2021 çalışma dönemi yıllık planlamasında alınan kararlar komisyonlara göre tasnif edilerek maddeler halinde listelenmiştir. Şubelerimizin listelenen her bir madde üzerinde Genel Merkezle koordineli çalışma yapması gerekmektedir.  Şubelerde teşkilat komisyon başkanı ve müesseseler komisyon başkanının görevleri şube başkanı tarafından yürütülecektir. T eşkilat ve müesseseler komisyonu için ayrıca komisyon başkanı tespit edilmeyecektir.  Genel Merkez şube ve temsilciler birim başkanı koordinesinde şube başkanlarımızın görevlendirmesiyle ilçe temsilcisi bulunmayan yaklaşık 300 ilçe için temsilci tespit çalışması hızla neticelendirilecektir. Bölge başkanlarımız de konuyla ilgili şube başkanımızı teşvik ve takip edecektir.  Genel Merkezdeki her bir komisyonun şubelerde de karşılığının oluşturulması için şube komisyon başkanları tespit çalışması Genel Merkez komisyonları tarafından itinayla takip edilecektir.  Pandemi sürecinin devam etmesi nedeniyle daha önce 81 ilimizle video konferans yöntemiyle gerçekleştirdiğimiz Bölge ve Şube Başkanları Toplantılarımız 3’er aylık periyotlarla devam edecektir.  Genel Merkezce belirlenen kriterlere göre erkek ve kadın şubelerimiz için ayrı ayrı her ay, ayın şubesi tespit edilecektir.  Haftalık başkanlık divanı toplantıları gündemli olarak yüz yüze veya video konferans yöntemiyle yapılacaktır. Tüm şubelerimizin aylık divan toplantılarını icra etmesi takip edilecek olup, toplantı raporlarının Genel Merkeze gönderilmesi sağlanacaktır. Bölge başkanlarımız sürecin sağlıklı yürütülmesinden sorumludur.  Her 6 aylık süreçte şube yıllık faaliyet planlaması performans değerlendirmeleri yapılarak gerekli görülen şubelerde başkan değişimine gidilecektir.  Yeni bir şube başkanı görevendirmesi yapıldığında Genel Merkez idare amiri tarafından şube HBS kayıtları, model çalışma dosyası, yıllık planlama sonuç özet raporu vb. dokümanların yeni başkana ulaştırılması sağlanacaktır.  Teşkilat şemamızdaki Hanım Üyeler Komisyonu adı Kadınlar Komisyonu olarak değiştirilmiştir. Erkek teşkilatındaki Kadınlar Komisyonu başkanı, koordinatör olarak görev yapacaktır.  İl ve ilçelerde mevcut olan hizmet binaları tespit edilerek, (tapulu veya kira) arşivlenecektir.  Hizmet binalarının iç ve dış mekân tabelaları kurumsal kimlik kılavuzuna uygun olup olmadığı tespit edilecektir. Uygun olmayanlar güncellenecektir.

 Kadınlar komisyonu erkek komisyonları planlamasında alınan kararları kendi bünyelerine uyarlayarak veya ihtiyaca göre yeni maddeler ekleyerek uygulayacaktır.  Şubelerde Kadınlar Komisyon başkanı olmayanlar en kısa sürede tespit edilerek Genel Merkez Kadınlar Komisyonu koordinatörüne bildirilecektir. Büyük ilçeler başta olmak üzere ilçe temsilci tespit çalışmasına da başlanacaktır.  Kadınlar Komisyonlarının daha verimli çalışmasını sağlamak amacıyla her türlü doküman desteği Genel Merkez ve şubeler tarafından sağlanacaktır.  Pandemi sürecinin devam etmesi nedeniyle şube teşkilatlanması belli bir seviyeye gelinceye kadar her ayın ilk çarşamba günü şube kadınlar komisyonu başkanları toplantısı video konferans yöntemiyle devam edecektir. SEKRETERYA KOMİSYONU  Şubelerde sekreterya komisyon başkanı tespit edilecektir.  Şubelerin yıllık planlama çalışmalarında Genel Merkeze rapor edilen faaliyetlerin takiplerinin yapılarak şube performans ölçeği hazırlanacaktır.  Resmi şubelerimizin beyanname ve genel kurul takibatı yapılacaktır.  Resmi üyelerimizin bilgileri güncellenerek dernek faaliyetlerine katılımları sağlanacaktır.  Şubelerimizin her türlü çalışmasında EHAD kurumsal kimlik kılavuzuna uygun hareket etmesi takip edilecektir.  Evrensel Hafızlar Derneği özelinde ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi çalışması yapılacaktır. Bu kapsamda Genel Merkez ve şube çalışmalarında kullanılan bütün form, doküman, tüzük ve yönetmeliklere standart ( form nosu, revizyon nosu vb.) getirilmesi sağlanacaktır. Şubeler oluşturulan standartlara uygun hareket edecektir.  Belge ve dokümanların bulut sistemi veya sunucu mahareti ile (hem) Genel Merkezin (hem de şubelerin) güvenli bir şekilde ortak kullanımını ve arşivlenmesini sağlanmak amacıyla gerekli Ar-Ge çalışmaları yapılacaktır.  Yeni dönem için GSB ve diğer kamu kurumlarından proje destek takibi yapılarak hafızlara yönelik yeni projeler hazırlanacaktır.  Hafızlar ve camiamızın ihtiyaçları tespit edilerek Ar-Ge çalışmaları yürütülecektir.  Yeni görev alanların derneğe adaptasyonuna yönelik her türlü teknik destek veya bilgilendirme çalışmasının yapılması sağlanacaktır.

İDARİ – MALİ İŞLER KOMİSYONU  Şubelerde idari-mali işler komisyon başkanı tespit edilecektir.  Kaynak geliştirme biriminde görev yapabilecek kişilerin tespit edilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  Şubelerin Genel Merkez katkı payı ödemeleri takip edilecektir.  Derneğimizin mali yükünü hafifletmek ve hafızların maddi yönden daha çok desteklenmesini sağlamak amacıyla (alındı belgesi) makbuz, sms, banka bağış hesabı, fitre, zekât, sadaka vb. çalışmalar artırılacaktır.  Adak, akika vb. kurbanların ihtiyacı olan Kur’an Kurslarına yönlendirilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  Genç adam, Bir Sevdadır Hafızlık, Plaket vb. Genel Merkez ürünlerimizin hafızlara hediye edilmesini sağlamak amacıyla mali kaynak oluşturulacaktır.  İcazet merasimini beklemeden belge alan hafızların büyüklüğüne küçüklüğüne bakılmaksızın Kur’an Kursunda gençlik komisyonu ile koordineli olarak ödüllendirme çalışması yapılacaktır. (son ders ödülü çalışması)  Kur’an-ı Kerim’i güzel okuma ve hafızlık yarışmalarında dereceye girenlerin ödüllendirilmesine yönelik gençlik komisyonu ile birlikte çalışmalar yapılacaktır.  Örgün eğitime devam eden hafızların iaşe ve barınma ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  YÖK ile irtibata geçilerek hafızlık ile ilgili tez çalışması yapanların desteklenmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. Bu yıldan önce tez çalışması yap anların da tespit edilmesine yönelik sekreterya komisyonu ile çalışma yapılacaktır.  EHAD’e ve hafızlara katkı verenlerin ödüllendirilmesine yönelik tanıtım ve sosyal faaliyetler komisyonumuz ile koordineli olarak teşekkür belgesi, plaket vb. çalışmalar yapılacaktır.

İNSAN KAYNAKLARI KOMİSYONU  Şubelerde insan kaynakları komisyon başkanı tespit edilecektir.  Şubede görev değişimi olduğunda şube HBS (fahri üye) listesi yeni şube başkanına teslim edilecektir. Şube insan kay nakları komisyon başkanında HBS kayıtları mevcut değilse Genel Merkezden istenilecektir.  Hafızlar Bilgi Sistemi üye sayısının artırılması için diğer komisyonlarla müştereken tanıtım ve fahri üye (HBS) çalışmaları yapılacaktır.  HBS üyeleri ile irtibata geçilerek güncellenmesi ve dernek faaliyetlerine katılımları sağlanacaktır. Mükerrer kayıtların ayıklanmasına yönelik çalışma yapılacaktır.  İldeki hafızların tespit edilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  Kur’an-ı Kerim’e ve hafızlık müessesesine uzun yıllar hizmet edenlerin ziyaret edilmesi, vefat edenlere vefa geceleri düzenlenmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  İhtiyaç sahibi hafızların uygun alanlarda istihdamlarına yönelik çalışmalar yapılacaktır.  İlgili diğer komisyonlarla birlikte hafızların Diyanet İşleri Başkanlığı bünyesinde görev almasını sağlayamaya yönelik çalışmalar yapılacaktır.  Üniversiteye yerleşen hafızların tespit edilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  İlgili komisyonlarımızla koordineli olarak hafızlara ve hafız adaylarına yönelik mesl eki rehberlik seminerleri düzenlenecektir.

EĞİTİM KOMİSYONU  Şubelerde eğitim komisyon başkanı tespit edilecektir.  Komisyon bünyesinde görev tanımı Model Çalışma ve Yürütme Esaslarında belirlenen REHBERLİK BİRİMİ kurulacaktır.  Komisyon bünyesinde görev tanımı Model Çalışma ve Yürütme Esaslarında belirlenen ENGELLİ HAFIZLAR BİRİMİ kurulacaktır.  İlgili komisyonlarla çalışma yapılarak derneğimize ait UZAKTAN EĞİTİM VE HAFIZLIK TEKRAR SİSTEMİ kurulacaktır. S istemin şubelerimizin aktif kullanımına yönelik çalışmalar yapılacaktır.  Tashih-i huruf eğitimci listesi oluşturularak, tashih-i huruf eğitimleri düzenlenecektir.  Yüksek istişare kurulunun görüşü alınarak tashih-i huruf eğitimci el kitabı hazırlanacaktır.  Hafız olmak isteyen yetişkinlere yönelik rehberlik çalışması yapılacaktır.  Yüksek istişare kurulu üyelerimizle hafızlara, hafız adaylarına, Kur’an Kursu hocalarına ve velilere yönelik sosyal medya üzerinden rehberlik yayınları yapılacaktır.  Yüksek istişare kurulumuz ve ilgili komisyonlarla koordineli olarak hafızlık kodlama ve hafızlık tekrarına yönelik eğitim çalışmaları yapılacaktır.  Yüksek istişare kurulumuz ve ilgili komisyonlarla koordineli olarak hafızlık tespit sınavına yönelik motivasyon seminerleri düzenlenecektir.  Teşkilatlarımızın verimliliğini artırmak amacıyla yazılı ve görsel hizmet içi eğitim dokümanları hazırlanacaktır.  İlgili komisyonlarla hafızlara yönelik projelerin yürütülmesi sağlanacaktır.  DBHT ve MBSTS sınavlarına yönelik seminerler düzenlenecektir.  Şubelerimiz, Genel Merkez eğitim komisyonu ile koordineli olarak hafızlık yolu motivasyon seminerlerine devam edilecektir.  “Zararlı Alışkanlıklardan Uzak Sağlıklı Ve Örnek Nesiller” konulu projemiz Kur’an Kursları ve Proje İHO’larda, talep halinde İlahiyat Fakültelerinde yürütülecektir.  Genç Adam ve Bir Sevdadır Hafızlık kitapları okuma grupları oluşturulacaktır.

TANITIM VE SOSYAL FAALİYETLER KOMİSYONU  Şubelerde tanıtım ve sosyal faaliyetler komisyon başkanı tespit edilecektir.  Vali ve müftülükler başta olmak üzere resmi kurum ve STK ziyaretleri yapılarak derneğimizin tanınırlığı artırılacaktır.  Şubelerin sosyal medya hesapları ve paylaşımları takip edilecektir. Sosyal medya hesabı olmayan şubeler tespit edilerek ilgili çalışmayı yapmaları sağlanacaktır.  Genel Merkez tarafından tespit edilen Dünya Hafızlar Haftası Temasına uygun tanıtım, konferans vb. çalışmalar yapacaktır.  Web sayfamızın güncel kalması için şube faaliyetlerinin gerekli görsel ve ek bilgilerle birlikte Genel Merkeze iletilmesi takip edilecektir.  Derneğin tanıtılması ve hizmet içi eğitim çalışmasına yönelik videolar hazırlanacaktır.  Şube faaliyetlerinin EHAD faaliyet bülteninde yer alması için Genel Merkeze iletilmesi sağlanacaktır.  Yüksek istişare kurulumuz ve ilgili komisyonlarla koordineli olarak ezber teknikleri ve hafızlık kodlama teknikleri hakkında afiş ve tanıtım çalışması yapılacaktır.  Hafızlar Bilgi Sistemine kayıt olanların mail adreslerine gönderilmek üzere isme özel sertifika tasarımı yapılacaktır.  Hafızlığını tamamlayanları tebrik etmek amacıyla isme özle takdirname hazırlanacaktır.  Dini ve milli bayramlarda kullanılmak üzere afiş çalışmaları yapılacaktır.  Kur’an’a Adanmış Ömürler biyografi çalışmamız şubelerin katkıları ile geliştirilecektir. İmkân dâhilinde video haline getirilecektir.  İlgili komisyonlarla koordineli olarak hafızlara yönelik sosyal etkinlikler (kamp, gezi, piknik vb.) düzenlenecektir.  15 Temmuz’a özel yarışma, program organize edilecektir.  “15 Temmuz Bağlamında Milli Şuur Konferansları” ve “Farklı Renkler Aynı Duygular” seminerlerimizin ülke geneline yayılması için Genel Merkez ile koordineli olarak çalışma yapılacaktır.

GENÇLİK KOMİSYONU  Şubelerde gençlik komisyon başkanı tespit edilecektir. Gençlik komisyonu ekip olarak haftalık komisyon toplantısı yapacaktır.  Genel Merkez tarafından video konferans yöntemiyle belli periyotlarla yapılacak olan Gençlik Komisyonu başkanları toplantısına katılım sağlanacaktır.  Kuran kursları, proje hafız okulları ve yükseköğrenim kurumları ile hafızların aileleri düzenli olarak ziyaret edilerek Genel Merkez ve şube faaliyetleri hakkında bilgi paylaşımı yapılacaktır.  İmkân ölçüsünde şube yönetim kurulu toplantıları Kur’an Kursları veya Proje İHO’larda organize edilerek bu kurumların da sürece dâhil edilmesi sağlanacaktır.  Kuran kursları, proje hafız okulları ve yükseköğrenim kurumlarında temsilci tespit çalışması yapılacaktır.  Kur’an kursu hocalarıyla tanışma programları düzenlenecektir.  Hafızlık eğitimi devam edenlerin ve hafızlık eğitimini tamamlayanların tespit edilerek HBS’ye kaydolmalarına yönelik çalışmalar yapılacaktır.  Belge alan hafızların icazet merasimini beklemeden büyüklüğüne küçüklüğüne bakılmaksızın Kur’an Kursunda gençlik komisyonu ile koordineli olarak ödüllendirme çalışması yapılacaktır.  Kur’an-ı Kerim’i güzel okuma ve hafızlık yarışmalarında dereceye girenlerin ödüllendirilmesine yönelik gençlik komisyonu ile birlikte çalışmalar yapılacaktır.  Yüksek istişare kurulu üyelerimiz ve ilgili komisyonlarla koordineli olarak hafızlara ve hafız adaylarına yönelik sosyal, kültürel ve eğitim çalışmaları yapılacaktır.  Yüksek istişare kurulu üyelerimiz ve ilgili komisyonlarla koordineli olarak hafızlara ve hafız adaylarına yönelik seminer, motivasyon ve rehberlik çalışması yapılacaktır.  Kur’an Kursları, proje İHO’lar ve yükseköğrenim kurumlarında uzaktan eğitimle hafızlık sistemi tanıtım çalışmaları yapılacaktır.  Hafız ve hafız adaylarının hatimle teravih namazı kıldırması teşvik edilecektir.  İlgili komisyonlarla koordineli olarak ihtiyaç sahibi hafız veya hafız ada yları tespit edilerek burs vb. çalışmalar yapılacaktır.