Representative Public Service: Best Practices, Issues and Potential Solutions

Représentativité de la fonction publique: pratiques exemplaires, enjeux et solutions potentielles Conclusions du projet pilote sur le recrutement des groupes ciblés du Laboratoire d’innovation du Conseil fédéral du Québec Laboratoire d’innovation du Conseil fédéral du Québec

Message des co-parrains Jacinthe Leclerc Mark Quinlan La route est longue depuis le lancement d’Objectif 2020 en 2013, où nous avons collectivement mis la main à la pâte afin de concrétiser la vision d’une fonction publique de calibre mondial outillée pour servir le Canada et les Canadiens. Nous avons, dans la région du Québec, activement participé à ces efforts en mettant sur pied des initiatives prometteuses comme le Laboratoire d’innovation du Conseil fédéral du Québec. Nous avons aussi fait activement la promotion de l’innovation à l’occasion des Salons de l’innovation, qui ont réuni plus de 1 000 fonctionnaires au cours des trois éditions. Ces partenariats ne sont qu’une fraction de tout le travail accompli depuis. Nous voici, six ans plus tard, l’une des fonctions publiques les plus performantes au monde. Toutefois, nous ne sommes pas de nature à rester immobiles. Nous sommes proactifs et visionnaires, nous voyons les défis à venir et nous nous préparons collectivement à les relever. C’est dans cette optique que nous plongeons à fond dans Au-delà de 2020, où ensemble, nous rendrons la fonction publique canadienne encore plus agile, plus inclusive et mieux outillée. Tout au long du présent document, vous allez découvrir les fruits du travail acharné d’une équipe dévouée qui, grâce à une collaboration interministérielle sans précédent, a pu promouvoir l’innovation et explorer des solutions à des enjeux communs. Nous tenons à remercier personnellement l’ensemble des partenaires du Laboratoire d’innovation du Québec pour les travaux exceptionnels accomplis depuis l’idée d’un Laboratoire jusqu’à présent. Votre apport a été inestimable pour la région du Québec. Nous aimerions cependant adresser une mention spéciale à Pascal Doucet, Michèle Laliberté, Ève Morissette, Romie Gracia et Simon Morin, qui ont participé à l’élaboration du présent document. Bonne lecture!  

3 À propos Depuis quelques années, le concept (ou l’expression) Au cours de ces exercices et dans le cadre d’échanges de la diversité évolue et prend un tout nouveau visage. avec les ministères, nous avons saisi l’occasion de Mais qu’entendons-nous au juste par la diversité de nos recueillir quelques pratiques exemplaires déjà en jours? Elle s’exprime de plusieurs façons, que ce soit dans place dans la fonction publique fédérale et dans les le milieu de travail ou bien dans la vie au quotidien. Elle organisations partenaires. se traduit par des cultures différentes, par des points de vue divers, par des capacités uniques ou bien simplement Un environnement diversifié et inclusif repose sur la par des langues multiples. Toute cette richesse présente communication. N’hésitez donc pas à faire comme nous une multitude de talents qui ne demandent qu’à être et à demander l’opinion des intervenants concernés. Vous découverts. Cependant, il subsiste encore plusieurs serez surpris de voir à quel point nous pouvons ensemble obstacles à l’emploi pour les personnes issues de la grandir et instaurer un milieu de travail sain et exempt de diversité. Le Laboratoire d’innovation du Conseil fédéral tout obstacle pour qui que ce soit. du Québec s’est donc penché sur le sujet. Que ce soit par des pistes de réflexion, un recensement À partir de la méthode de la « pensée design », qui est des pratiques exemplaires actuelles ou des approches axée sur l’expérience de l’usager, nous avons tenu des concrètes, nous espérons que le présent document vous discussions avec des experts provenant d’établissements sera utile afin d’incarner un peu plus chaque jour la d’enseignement et d’organisations publiques et beauté d’une équipe de travail diversifiée! parapubliques ainsi que des partenaires et intervenants L’équipe du Laboratoire d’innovation du socioéconomiques, lesquels représentent tous l’un Conseil fédéral du Québec des groupes désignés aux termes de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (minorités visibles, personnes « La diversité, c’est plus qu’un mot. [...] la diversité est handicapées et Autochtones) ainsi que les personnes dont la première langue officielle est l’anglais. L’objectif une valeur fondamentale qui vient enrichir nos relations était de cibler les enjeux de leur point de vue, de avec nos collègues, notre clientèle et la communauté. trouver des solutions innovantes et de mettre en valeur ces talents, autant pour les volets de l’attraction, de Nous tous, employés, gestionnaires et membres de l’embauche et du maintien en poste pour ces groupes. la haute direction, l’exprimons chaque jour à travers nos talents, nos caractéristiques et nos perspectives »personnelles. Je tiens à ce qu’elle fasse partie intégrante de notre culture et de notre mission.

Table des matières LABORATOIRE DU CFQ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Un peu d’histoire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 PROJET PILOTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Les journées de dialogue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Personnes dont la première langue officielle est l’anglais (les anglophones). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Minorités visibles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Personnes en situation de handicap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Autochtones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 De la théorie à l’expérimentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Jury+. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Journée de recrutement accéléré. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Mot de la fin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Annexe 1 : Boîte à outils. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Annexe 2 : Liste des partenaires socioéconomiques ayant participé à nos journées de dialoguel. . . . . . . . . . . . . . . 54 Annexe 3 : Démarche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Références. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

5 Laboratoire du CFQ UN PEU D’HISTOIRE LABORATOIRE EN CHIFFRE DEPUIS SA CRÉATION EN 2017 Le Laboratoire d’innovation du Conseil fédéral du Québec (CFQ) est né d’une volonté d’offrir un centre d’expertise pour relever collectivement des enjeux communs et accroître la capacité d’innovation des organisations et des fonctionnaires fédéraux au Québec. Le Laboratoire est donc devenu une priorité inscrite au plan d’action 2016 2019 du CFQ. S’en suivent de rigoureux travaux, dont la rédaction d’un plan d’affaires, menés par des employés en micro-mission provenant d’une multitude de ministères et organisations. Tous motivés par le désir d’innover, les membres de l’équipe ont travaillé pendant plusieurs mois afin de bâtir une structure solide dans le but de mettre en place cette initiative dont les objectifs cadrent pleinement avec les priorités gouvernementales issues d’Objectif 2020. Les travaux ont mené à une vision s’articulant sur trois axes : 1. Accroître la capacité d’innovation et d’expérimentation des fonctionnaires fédéraux au Québec, par le biais de partenariats et de la collaboration au sein de la région, mais aussi avec les autres régions; 2. Produire des résultats qui ajoutent de la valeur et de l’efficacité, en cernant les projets les mieux adaptés au processus d’innovation; 3. Instaurer une culture de collaboration, d’inclusivité et d’innovation au CFQ par la formation, l’acquisition de nouvelles compétences et le renforcement des partenariats actuels et nouveaux . Grâce à cet esprit de collaboration, de partage et d’expérimentation, le Laboratoire est devenu un outil incontournable pour les ministères dans leurs projets liés à l’innovation.

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7 Journées de dialogue Échos des discussions et solutions d’enseignement? Renseignez-vous auprès de l’agent proposées par les trois groupes désignés de liaison de la CFP de votre ministère ou consultez et les membres de la communauté le calendrier. anglophone en situation minoritaire au Québec L’expérience de la journée de recrutement accéléré interministériel du 3 novembre 2018 est la preuve Dans le cadre des journées de dialogue, nous avons qu’une présence accrue sur les médias sociaux eu la chance d’avoir des participants (employés, et une collaboration étroite avec les partenaires partenaires, étudiants, spécialistes) très actifs dans leur socioéconomiques sont bénéfiques pour le recrutement communauté et disposés à présenter leur point de vue de candidats issus des groupes désignés. Au total, plus sur les enjeux examinés. Nous avons donc recueilli une de 27 000 personnes ont été jointes uniquement par foule de commentaires qui nous permettent de mieux Facebook, LinkedIn et Twitter. connaître le point de vue et la réalité de chacun des groupes rencontrés. Lors des discussions, nous avons pu Les discussions ont aussi soulevé une foule d’autres les entendre s’exprimer sur des enjeux transversaux pour enjeux communs, tels que la perception d’un biais lesquels ils ont proposé des solutions, parfois innovantes, inconscient lorsqu’un candidat est en présence d’un jury parfois rapidement applicables, comme la journée de homogène, ce qui a donné lieu à l’initiative Jury+, ou bien recrutement accéléré interministériel. que le système de paye Phénix peut faire obstacle à la candidature. Bien que les quatre groupes aient des réalités différentes, ils ont présenté des enjeux et des solutions semblables. Nous avons regroupé quelques commentaires ci-dessous. Par exemple, ils ont tous mentionné qu’ils souhaitaient Veuillez noter que ce n’est qu’un échantillon; vous trouverez une présence accrue de la fonction publique auprès des les comptes rendus des journées de dialogue dressant un partenaires socioéconomiques. Selon eux, cette présence portrait plus complet de ces échos sur notre site GCconnex. permettrait non seulement de renforcer la relation de Ces commentaires vous sont présentés tels qu’ils ont été confiance entre les deux parties, mais aussi de rapprocher formulés lors des journées afin d’éviter que tout jugement le candidat du gestionnaire d’embauche ou de son ne soit porté à leur égard dans le compte rendu. organisation en ouvrant une voie de communication pour mieux faire comprendre les exigences d’embauche. De plus, les groupes ont aussi dit qu’ils souhaitaient voir les ministères jouer un rôle plus actif aux salons de l’emploi spécialisés, auprès des universités et sur les médias sociaux. Saviez-vous que la Commission de la fonction publique (CFP) met à la disposition des organisations fédérales un calendrier annuel d’événements dans les établissements

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9 Personnes dont la première langue officielle est l’anglais (anglophones) C’est auprès des anglophones, y compris des experts en anglais de la personne des ressources humaines en la matière, des employés et des partenaires n’étaient pas aussi bonnes que les compétences en langue socioéconomiques, que le Laboratoire a entrepris ses seconde du candidat. Afin d’atténuer cette perception, activités avec les groupes de discussion. À la suite de certains répondants ont fait valoir que les exigences trois journées de dialogue (une avec des experts, une linguistiques des personnes qui s’occupent des processus avec des employés et une autre avec des partenaires de sélection devraient être CCC. socioéconomiques), un questionnaire a été établi afin de recueillir l’opinion d’un plus grand nombre d’employés Un autre élément préoccupant que les discussions et le dont la première langue officielle est l’anglais. Les résultats sondage ont soulevé est la connaissance des employés ont été plus qu’intéressants et ont permis de mieux concernant leurs droits en matière de langue de travail. comprendre la question. D’ailleurs, le rapport sur ce Seulement 61 % des répondants au sondage, issus des questionnaire fait état de ce qui suit : régions bilingues aux fins de la langue de travail, étaient au courant de leurs droits en matière de langue de travail. « La question du recrutement des anglophones dans Ce constat mène à la conclusion que la sensibilisation aux la fonction publique fédérale au Québec fait l’objet de droits des employés et aux obligations des employeurs en discussions dans les institutions depuis la fin des années matière de langue de travail revêt une grande importance. 1990. Beaucoup de choses ont été dites et écrites sur Bien qu’il existe déjà plusieurs formations sur le sujet, il y ces questions. Au cours des 20 dernières années, il y a eu a lieu d’en offrir davantage. une augmentation nette positive sur le plan du nombre, mais aussi au chapitre de la sensibilisation de la fonction Nous avons regroupé quelques commentaires ci-dessous. publique à l’importance que la fonction publique reflète Veuillez noter que ce n’est qu’un échantillon; vous les gens que nous servons. Le recrutement est peut-être trouverez les comptes rendus des journées de dialogue la partie la plus facile – le maintien en poste et la création dressant un portrait plus complet de ces échos sur notre d’un environnement d’accueil et d’acceptation de la site GCconnex. Ces commentaires vous sont présentés tels diversité est peut-être plus difficile, car il va au delà de qu’ils ont été formulés lors des journées afin d’éviter que la participation à la langue de travail. C’est plus qu’une tout jugement ne soit porté à leur égard dans le compte bonne chose à avoir, mais c’est en fait une exigence de la rendu. Loi sur les langues officielles (LLO) . » Plusieurs constats du sondage sont venus appuyer les discussions des journées de dialogue. Par exemple, seulement 70 % des répondants ont indiqué avoir réalisé les étapes subséquentes à la demande d’emploi dans leur première langue officielle (anglais). Bien que l’ensemble des répondants ont fait ce choix délibérément, ils l’ont fait soit parce qu’ils ont une aisance dans les deux langues officielles ou qu’ils ont la perception que les compétences

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1111 Membres des minorités visibles Selon la Commission de la fonction publique, un membre journées de dialogue. Afin d’atténuer cette perception, de minorité visible au Canada est : « une personne (autre certains participants ont suggéré d’instaurer davantage de qu’un Autochtone défini ci dessus) qui n’est pas de race programmes de mentorat pour les membres des minorités ou de couleur blanche, peu importe son lieu de naissance, visibles afin de les aider à cheminer vers des postes de et qui appartient à l’un des groupes suivants : Noir, gestion. Chinois, Philippin, Japonais, Coréen, Asiatique du Sud ou Indien de l’Est (Indien de l’Inde, Bangladais, Pakistanais, Un autre aspect important soulevé par les participants Indien de l’Est originaire de la Guyane, de la Trinité, de aux journées de dialogue est la différence culturelle entre l’Afrique orientale, etc.), Asi atique du Sud-Est (Birman, les personnes. Bien qu’il n’y ait qu’un groupe désigné aux Cambodgien, Laotien, Thaïlandais, Vietnamien, etc.), fins de l’équité en matière d’emploi pour l’ensemble des Asiatique de l’Ouest non blanc, Nord-Africain non blanc ou membres des minorités visibles, il existe une multitude Arabe (Égyptien, Libyen, Libanais, etc.), Latino-Américain de cultures. Selon les commentaires reçus, il est parfois non blanc (Amérindiens de l’Amérique centrale et de difficile pour certaines personnes de comprendre les l’Amérique du Sud, etc.), personnes d’origine mixte (dont différences culturelles et de s’y adapter adéquatement. l’un des parents provient de l’un des groupes ci-dessus), Une suggestion formulée par les participants aux journées autre minorité visible . » Bien que détaillée, cette définition de dialogue est de promouvoir davantage les formations sème parfois la confusion chez certaines personnes, sur l’inclusion et la diversité. comme nous ont mentionné plusieurs participants aux journées de dialogue. Nous avons regroupé quelques commentaires ci-dessous. Veuillez noter que ce n’est qu’un échantillon; vous Au Québec, selon le recensement de 2016 , 13 % de trouverez les comptes rendus des journées de dialogue la population serait issue d’une minorité visible et, dressant un portrait plus complet de ces échos sur notre d’après les projections, la population des minorités site GCconnex. Ces commentaires vous sont présentés tels visibles pourrait représenter entre 31,2 % et 35,9 % de la qu’ils ont été formulés lors des journées afin d’éviter que population canadienne d’ici 2031. Bien que les membres tout jugement ne soit porté à leur égard dans le compte des minorités visibles représentent 14,5 % de l’ensemble rendu. des fonctionnaires fédéraux, ils continuent de subir des perceptions négatives et restent sous représentés dans les groupes de gestion. Cette sous-représentation en gestion amène une perception chez certaines personnes selon laquelle les personnes qui n’appartiennent pas à une minorité visible sont favorisées pour un poste de gestion, comme certains participants l’ont mentionné lors des

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13 Personnes en situation de handicap Selon les résultats de l’Enquête canadienne sur l’incapacité Le terme « accessibilité » a une application de grande de 2017 , plus de 6 millions de Canadiens âgés de 15 portée. L’accessibilité couvre donc l’ensemble des ans et plus (22 % de la population) s’identifient comme facteurs du milieu de travail, allant de l’accès physique étant en situation de handicap, et seulement 59 % de (rampes d’accès, ascenseurs, etc.) jusqu’à la mise en place ces personnes âgées de 25 à 64 ans occupent un emploi, d’un bureau à domicile adapté. Certaines personnes comparativement à 80 % de la population n’étant pas en rencontrées ont mentionné qu’un handicap peut évoluer situation de handicap. Au total, c’est 5,6 % de la fonction avec le temps et que les mesures d’adaptation peinent à publique canadienne qui déclare être en situation de évoluer à la même vitesse. À l’inverse, un employé pourrait handicap, par rapport à 4,4% de la population active. conserver la même mesure d’adaptation tout au long Bien que les personnes en situation de handicap soient de sa carrière; cependant, si celui-ci change de poste, le surreprésentées dans l’effectif national, elles demeurent processus de demande sera à refaire. Dans l’optique de nettement sous-représentées dans la région du Québec (à réduire au minimum cette incidence, certains participants l’exception de la région de la capitale nationale), à 3,5 %. Il ont mentionné qu’il serait intéressant de créer un « est donc important de trouver des pistes de solution afin passeport » comprenant les mesures déjà approuvées de contrer les enjeux que vivent les personnes en situation afin de diminuer le fardeau qui pèse sur l’employé et de handicap, surtout dans la région du Québec. Plusieurs l’employeur. pistes de solutions sont déjà en place ou en voie de l’être, comme l’adoption du projet de loi C-81 : Nous avons regroupé quelques commentaires ci-dessous. Veuillez noter que ce n’est qu’un échantillon; vous « L’adoption du projet de loi C-81 sur l’accessibilité trouverez les comptes rendus des journées de dialogue donnera au gouvernement du Canada le pouvoir de dressant un portrait plus complet de ces échos sur notre travailler avec les intervenants et les personnes en site GCconnex. Ces commentaires vous sont présentés tels situation de handicap à la création de normes et de qu’ils ont été formulés lors des journées afin d’éviter que règlements sur l’accessibilité qui s’appliqueront aux tout jugement ne soit porté à leur égard dans le compte secteurs sous réglementation fédérale, comme les rendu. banques, les télécommunications, les industries du transport (aérien et ferroviaire), et le gouvernement fédéral lui-même. Ces nouvelles normes réglementaires établiraient les exigences à respecter pour les organisations pour déterminer, éliminer et prévenir les obstacles à l’accessibilité . »

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1135 Autochtones À l’instar des personnes en situation de handicap, les comme la chasse. Un autre élément intéressant issu Autochtones demeurent surreprésentés dans la fonction des discussions est la notion de « vente de soi » lors publique fédérale, à 5,2 % de l’effectif alors que le taux des entrevues. Dans une entrevue conventionnelle, de représentation dans la population est de 3,4 %. le candidat met en valeur ses réalisations et ses Cependant, les Autochtones sont sous-représentés dans compétences. Cependant, cette notion de se mettre la région du Québec (sauf la RCN), à 2,3 % de l’effectif, et à l’avant-plan n’existe pas dans certaines cultures dans les groupes de la direction, à 3,9 % de l’effectif. autochtones. Il est donc difficile pour certains candidats de passer l’étape de l’entrevue, non pas parce qu’ils ne Bien au-delà du taux de représentation, la relation sont pas qualifiés, mais parce qu’ils n’ont pas l’habitude de entre les peuples autochtones et le gouvernement du démontrer ce qui est recherché de cette façon. Canada est complexe et chargée d’histoire. Par le passé, la communication a été parfois difficile pour plusieurs Nous avons regroupé quelques commentaires ci-dessous. raisons. Le gouvernement du Canada s’est cependant Veuillez noter que ce n’est qu’un échantillon; vous engagé dans la voie de la réconciliation avec les peuples trouverez les comptes rendus des journées de dialogue autochtones. Plusieurs initiatives ont vu le jour depuis dressant un portrait plus complet de ces échos sur notre quelques années, comme la Commission de vérité et site GCconnex. Ces commentaires vous sont présentés tels réconciliation du Canada, permettant ainsi une meilleure qu’ils ont été formulés lors des journées afin d’éviter que communication entre le gouvernement et les peuples tout jugement ne soit porté à leur égard dans le compte autochtones . rendu. Bien que toutes les journées de dialogue aient donné lieu à des échanges riches et pertinents, celle qui regroupait des partenaires socioéconomiques et des employés autochtones revêtait un caractère particulièrement profond. L’élément le plus marquant qui est ressorti de la journée est le profond attachement des Autochtones envers leurs cultures et leurs traditions. Cet attachement a pris une place importante dans plusieurs aspects de la discussion. Par exemple, les participants ont mentionné qu’il serait intéressant d’avoir des journées de congé pour participer à des activités traditionnelles autochtones

De la théorie à 16 l’expérimentation Des enjeux communs à l’ensemble des groupes sont Au cours des journées de dialogue, les participants ont rapidement ressortis des journées de dialogue. Parmi proposé plusieurs solutions sur le sujet, dont la création ceux-ci, deux enjeux ont particulièrement retenu d’un répertoire de fonctionnaires fédéraux appartenant l’attention du Laboratoire, c’est-à-dire une impression aux groupes sous-représentés qui pourraient participer de biais inconscient de la part de membres de jury de aux processus de sélection de la fonction publique sélection à l’endroit de personnes issues de la diversité et, plus précisément, qui pourraient faire partie de ainsi que les processus de sélection trop longs. jurys de sélection. Un tel outil favoriserait l’impartialité dans la fonction publique et aiderait à contrer les biais Deux initiatives ont donc vu le jour, soit le répertoire de discriminatoires inconscients dont ces groupes peuvent jury de sélection diversifié, Jury+, ainsi que la journée faire l’objet. Jury+ est donc né sous la forme d’un de recrutement accéléré interministériel (le bilan est répertoire de profils de fonctionnaires autochtones, en disponible sur le site GCconnex du Laboratoire). Ce faisant, situation de handicap et membres de minorités visibles le Laboratoire a bouclé la boucle de sa démarche en et d’employés anglophones en situation minoritaire au pensée design en trouvant des solutions potentielles, en Québec qui souhaitent faire partie de jurys de sélection. créant des prototypes et en les mettant à l’essai. L’outil est mis à la disposition de l’ensemble de la fonction publique fédérale sur la plateforme Gcpédia, favorisant JURY+ ainsi les partenariats interministériels. Jusqu’à ce jour, plus d’une centaine d’employés de différents ministères se sont Les notions de biais inconscient et de préjugés ont été inscrits au répertoire. Il suffit d’un seul clic pour obtenir la soulevées à plusieurs reprises dans les journées de dia- liste des collaborateurs. Vous pouvez facilement trier ceux- logue, particulièrement lors des entrevues de sélection. La ci selon différents critères tels que l’organisation, le groupe question suivante a été posée à plusieurs reprises : « Est-ce d’appartenance ou la ville de travail. que j’ai moins de chance d’être sélectionné si le jury est composé exclusivement de personnes blanches franco- Saviez-vous que l’université phones alors que je suis, par exemple, anglophone, en Harvard a mis au point situation de handicap, membre d’une minorité visible ou des essais d’association implicite Autochtone? » Il est très difficile de répondre à cette ques- sur plusieurs sujets afin de tion. Cependant, un aspect sur lequel le Laboratoire a pu démontrer les divergences entre se pencher est la perception à l’égard de cette question. nos pensées consc ientes et inconscientes? Essayez-en au Saviez-vous que l’université Harvard a mis au point des moins un, vous pourriez être essais d’association implicite sur plusieurs sujets afin de surpris du résultat. démontrer les divergences entre nos pensées conscientes et inconscientes? Essayez-en au moins un, vous pourriez être surpris du résultat.

17 Journée de recrutement accéléré interministériel ciblé (anglophones et membres des minorités visibles) – 3 novembre 2018 Un enjeu bien connu dans la fonction publique, au-delà des Quelques initiatives avaient déjà été mises en place pour groupes visés par les travaux du Laboratoire, est la longueur tenter d’améliorer la situation, comme la journée de des processus de sélection. Il peut s’écouler plusieurs mois recrutement accéléré de l’Université de Montréal, tenue le entre l’affichage d’un poste et la nomination d’un candidat. 28 mars 2018. L’événement avait amené 10 ministères à Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte, tels que la collaborer afin d’offrir des emplois « sur-le-champ » à des cote de sécurité, les examens linguistiques, les délais de candidats. Au total, 36 personnes ont été embauchées en recours, etc. Cependant, même en tenant compte de ces date du 24 avril 2018 relativement à cette initiative. facteurs, la durée d’un processus est une des principales raisons qui découragent une personne de postuler, ou À la lumière de ces expériences, des leçons apprises de même d’accepter une offre d’emploi, car elle aura trouvé un celles-ci ainsi que des solutions potentielles générées lors emploi ailleurs au cours du traitement de sa candidature. des journées de dialogue, le Laboratoire et la Commission de la fonction publique ont décidé d’organiser une journée Quelques initiatives avaient déjà été mises en place pour de recrutement accéléré interministériel ciblé pour les tenter d’améliorer la situation, comme la journée de anglophones et les membres des minorités visibles. En plus recrutement accéléré de l’Université de Montréal, tenue le d’accroître la représentativité de ces groupes désignés, l’un 28 mars 2018. L’événement avait amené 10 ministères à des objectifs était de réduire à un mois la durée des collaborer afin d’offrir des emplois « sur-le-champ » à des processus, de l’affichage à une offre d’emploi candidats. Au total, 36 personnes ont été embauchées en conditionnelle. Cinq ministères ont tenté l’expérience en date du 24 avril 2018 relativement à cette initiative. offrant des possibilités d’emploi. Une stratégie de communication efficace, très axée sur les médias sociaux et +2500 candidatures reçues les relations avec les partenaires socioéconomiques, a 96 candidats invités permis de joindre un très grand nombre de candidats, et 13 candidats absents ainsi de créer des bassins de personnes talentueuses. 78 employés sur place 13 offres d’emploi conditionnelles

18 Mot de la fin Dans le cadre de nos échanges avec des personnes 2-SIMPLIFIER LES PROCESSUS de tous horizons, nous avons pu tenir des discussions approfondies sur des enjeux liés au à l’attraction, à La lourdeur des processus est depuis longtemps un enjeu l’embauche et au maintien en poste des anglophones, pour la fonction publique du Canada. Nous utilisons des membres des minorités visibles, des personnes en beaucoup de terminologie interne et il peut parfois situation de handicap et des Autochtones. Ces échanges être complexe pour une personne de l’extérieur de s’y ont permis non seulement d’examiner plus en profondeur retrouver. Cependant, plusieurs ministères ont décidé de les causes de ces enjeux, mais aussi de mettre à l’essai des s’attaquer au problème et ont commencé à prendre des solutions potentielles pour arriver à en réduire les effets, mesures concrètes, telles que la journée de recrutement comme la journée de recrutement accéléré et l’outil Jury+. accéléré, des affiches d’emploi plus simple ou encore des examens moins détaillés. Malgré tous ces changements Il est important de noter que la représentativité de ces positifs, il est important de garder à l’esprit notre clientèle groupes n’est pas fixe dans le temps et qu’une solution cible, qui en est peut-être à sa première expérience dans la adoptée maintenant pourra s’appliquer plus tard. Il faut fonction publique du Canada. donc rester constamment à l’affût des tendances et de la démographie de la population canadienne. Cependant, Pour conclure, il n’est pas nécessaire de réinventer la roue; plusieurs aspects demeurent, dont voici quelques uns plusieurs ressources, dont bon nombre proviennent du parmi les plus importants : gouvernement du Canada, sont à votre disposition pour vous appuyer dans vos processus de sélection ou dans 1-ÉTABLIR DES LIENS DIRECTS votre gestion de la diversité. Nous en avons énuméré AVEC LES GROUPES quelques-unes en annexes. Nous espérons que le présent document vous a permis de mieux comprendre les L’ensemble des participants nous ont mentionné que la enjeux liés à ces groupes désignés et que les pratiques relation de proximité était importante pour eux. Réduire exemplaires qui y sont décrites vous seront utiles! la distance entre l’employeur et le candidat est un facteur essentiel pour une communication efficace, il y a moins de risque que le message soit mal compris. Cela permet en outre de mieux adapter les échanges en fonction du groupe ciblé. Il serait aussi avantageux de tirer pleinement parti des organismes travaillant pour ces groupes ciblés, lesquels sont prêts à établir des partenariats avec nous. Vous trouverez ci-après une liste non exhaustive de ces organismes.

19 Annexes 1 BOÎTE À OUTILS Lors de nos journées de dialogue, nous avons eu l’occasion de recevoir une multitude de ressources pour appuyer les gestionnaires dans l’embauche des anglophones, des personnes en situation de handicap, des membres des minorités visibles et des Autoch- tones. Ces outils pourront vous aider lors de vos processus ou pour la gestion de la diversité dans votre organisation. Guides liés au recrutement Guides pour l’embauche dans la fonction publique – Commission de la fonction publique Guide pratique de la gestion de la diversité interculturelle en emploi – Emploi Québec Guide des meilleures pratiques de recrutement pour promouvoir la diversité ethnoculturelle – Barreau du Québec Guide des pratiques exemplaires de recrutement, d’embauche et de maintien en poste visant à favoriser l’équité, la diversité et l’inclusion – Chaires de recherche du Canada Le recrutement sans discrimination – pe tit guide pour salarié – Gouvernement du Luxembourg Guide fédéral de référence sur l’incapacité – Emploi et Développement social Canada Programmes de recrutement ciblé de la Commission de la fonction publique Recrutement des étudiants autochtones Recrutement des étudiants en situation de handicap Recrutement postsecondaire Recrutement de leaders en politiques Recrutement d’étudiants et recrutement de diplômés et recrutement général Programmes généraux du gouvernement du Canada en lien avec l’attraction, le recrutement ou la rétention Carrefour de carrière (y compris le programme de micro-mission) Le Programme avancé pour les analystes de politiques Échanges Canada Nuage de talents Programme « Fellowship » de l’Unité de l’impact et de l’innovation du Canada Programme des agents libres Programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers Autres outils et rapports 50 idées pour améliorer la dotation et le recrutement – Étienne Laliberté, Programme des agents libres du Canada Utilisation efficace des médias sociaux – Votre gouvernement à l’œuvre! La génération Y dans le gouvernement fédéral – Deloitte Comprendre le processus de sélection – Agence canadienne d’inspection des aliments Trousse pour l’employeur au sujet des personnes en situation de handicap – Optez pour le talent Exemple de page pour les emplois ciblés (Autochtones) – Service correctionnel du Canada Rapport du Forum Diversité 2013 – Société des transports de Montréal Rapport final sur la diversité et l’inclusion dans la fonction publique – Secrétariat du Conseil du Trésor Résumé du Rapport final sur la diversité et l’inclusion dans la fonction publique – Secrétariat du Conseil du Trésor Rapport de la consultation nationale du commissaire auprès des employés autochtones – Service correctionnel du Canada Centre d’expertise autochtone – Commission de la fonction publique du Canada Bureau de l’accessibilité – GCpédia Bassins et répertoires de l’ensemble de la fonction publique – Commission de la fonction publique du Canada Tableau de bord de dotation – Commission de la fonction publique du Canada

20 Annexes 2 PARTENAIRES SOCIOÉCONOMIQUES AYANT PARTICIPÉ À NOS ATELIERS Commission de développement des ressources humaines des Premières Nations du Québec (CDRHPNQ) Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (Service aux premiers peuples) Kativik Ilisarniliriniq Collège John Abbott – Centre de ressources aux étudiants autochtones Youth Employment Montreal CEDEC Quebec Community Groups Network Voice of English-speaking Quebec Université McGill Université Concordia Université Bishop’s Black Community Resource Centre Alliance pour l’accueil et l’intégration des immigrants Desjardins Banque Nationale Hydro-Québec Ville de Montréal Chaire en relations ethniques de l’université de Montréal Réseau de la jeunesse noire Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse Banque royale du Canada Institut Nazareth et Louis Braille Réseau d’action des femmes handicapées Canada AIM Croit Centre canadien pour la diversité et l’inclusion Institut Raymond-Dewar Via Rail Canada Regroupement des organismes spécialisés pour l’emploi des personnes handicapées Office des personnes handicapées du Québec Canadien National

21 Annexes 3 Démarche « La pensée design est une discipline qui utilise la sensibilité, les outils et les méthodes des concepteurs pour permettre à des équipes interdisciplinaires d’innover en mettant en correspondance les attentes des utilisateurs, la faisabilité technologique et la viabilité économique. » – Tim Brown, fondateur d’IDEO

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23 Quelques méthodes complémentaires employées par le Laboratoire Le « brainstorming », ou remue méninges en français : « Technique de réflexion, de création et de recherche collectives fondée sur la mise en commun . » Au Laboratoire, nous utilisons le remue-méninges pour générer des idées. Bien que structuré, le remue-méninges permet de laisser libre cours à la créativité des participants. Il suscite la création d’un grand nombre d’idées permettant ainsi d’obtenir une multitude de solutions possibles à un problème. Le « Mind Mapping », ou « cartographie des idées » en français : « Représentation graphique de la conception mentale, qui permet de structurer sa pensée et ses idées à propos d’un objet particulier . » Au Laboratoire, nous utilisons la cartographie des idées afin de structurer des idées, des tâches, des concepts, etc., autour d’un sujet central. Cette méthode nous permet d’organiser les idées de façon intuitive autour d’un noyau central. La carte d’empathie : « La carte d’empathie est une synthèse visuelle des propos, pensées, actions et sentiments d’un utilisateur – ou d’un segment d’utilisateurs – d’un produit. La carte d’empathie est un outil collaboratif et visuel. L’objectif est de parvenir à une compréhension commune des utilisateurs ou clients d’un produit . » Au Laboratoire, on utilise la carte d’empathie afin de se mettre dans la peau d’un usager. Elle sert à prendre du recul sur la problématique examinée.

RÉFÉRENCES 24 i Plan d’affaires du Laboratoire ii https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/valeurs-ethique/langues-officielles/rapports/rapport-annuel-langues-officielles-2016-2017.html#appD iii https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/o-3.01/textecomplet.html iv https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/e-5.401/page-2.html#h-209777 v Analyse du sondage en ligne du Laboratoire d’innovation du CFQ sur le recrutement et le maintien en poste des employés anglophones dans la région du Québec. vi https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/emplois/services/emplois-gc/equite-matiere-emploi.html vii https://www12.statcan.gc.ca/census-recensement/2016/dp-pd/hlt-fst/imm/Tableau.cfm?Lang=F&T=41&Geo=00&SP=1&vismin=2&age=1&sex=1 viii Résumé du Rapport final du Groupe de travail conjoint syndical-patronal sur la diversité et l’inclusion dans la fonction publique ix https://www150.statcan.gc.ca/n1/fr/catalogue/89-654-X x https://www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublique/mieux-etre-inclusion-diversite-fonction-publique/diversite-equite-matiere-emploi/equite-emploi-rapports-annuel/ equite-matiere-emploi-fonction-publique-canada-2016-2017.html xi https://www.parl.ca/DocumentViewer/fr/42-1/projet-loi/C-81/troisieme-lecture xii https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/programmes/accessible-personnes-handicapees.html xiii https://www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublique/mieux-etre-inclusion-diversite-fonction-publique/diversite-equite-matiere-emploi/equite-emploi-rapports-annuel/ equite-matiere-emploi-fonction-publique-canada-2016-2017-tableaux-statistiques.html#toc2 xiv https://www.rcaanc-cirnac.gc.ca/fra/1450124405592/1529106060525 xv https://implicit.harvard.edu/implicit/france/ xvi Jury+: Répertoire de collaborateurs pour jurys de sélection diversifié et inclusifs xvii Offres d’emploi conditionnelles à la réussite des tests linguistiques, à l’obtention de la cote de sécurité et au respect des exigences. xvii http://comment-innover.fr/category/lina-alami/concepts-methodes/design-thinking/ xix http://www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca/resultat.aspx?terme=brainstorming xx http://www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=26500565 xxi https://www.usabilis.com/empathy-map-carte-d-empathie-quest-dit-pense-ressent-l-utilisateur/

25 Some additional methods used by the Lab Brainstorming: “Technique of collective reflection, creation and research based on sharing.”xviii At the Lab, we use brainstorming to generate ideas. Although structured, brainstorming allows participants to let their creativity run wild. It leads to the creation of a large number of ideas that lead to a wide range of possible solutions to a problem. “Mind Mapping”: “Graphical representation of the mental design, which allows you to structure your thoughts and ideas about a particular objectxix” At the Lab, we use mind mapping to structure ideas, tasks, concepts, etc., around a central topic. This method allows us to intuitively organize ideas around a central core. The Empathy Map : “The empathy map is a visual synthesis of the words, thoughts, actions and feelings of a user – or a segment of users – of a product. The empathy map is a collaborative and visual tool. The objective is to achieve a common understanding of the users or customers of a product.” At the Lab, we use the empathy map to put ourselves in the shoes of a user. It serves to take a step back on the issue under consideration.

REFERENCES 26 i Lab Business Plan (French only) ii https://www.canada.ca/en/treasury-board-secretariat/services/values-ethics/official-languages/reports/annual-report-official-languages-2016-2017.html#appD iii https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/o-3.01/FullText.html iv https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/e-5.401/page-2.html#h-209777 v Analysis of the CFQ Innovation Lab online survey on the recruitment and retention of English-speaking employees in the Quebec region. vi https://www.canada.ca/en/public-service-commission/jobs/services/gc-jobs/employment-equity.html vii https://www12.statcan.gc.ca/census-recensement/2016/dp-pd/hlt-fst/imm/Table.cfm?Lang=E&T=41&Geo=00&SP=1&vismin=2&age=1&sex=1 viii Executive Summary of the Final Report of the Joint Union/Management Task Force on Diversity and Inclusion (French only) ix https://www150.statcan.gc.ca/n1/en/catalogue/89-654-X x https://www.canada.ca/en/government/publicservice/wellness-inclusion-diversity-public-service/diversity-inclusion-public-service/employment-equity-annual-reports/employment- equity-public-service-2016-2017.html xi https://www.parl.ca/DocumentViewer/en/42-1/bill/C-81/third-reading xii https://www.canada.ca/en/employment-social-development/programs/accessible-people-disabilities.html xiii https://www.canada.ca/en/government/publicservice/wellness-inclusion-diversity-public-service/diversity-inclusion-public-service/employment-equity-annual-reports/employment- equity-public-service-canada-2016-2017-statistical-tables.html#toc2 xiv https://www.rcaanc-cirnac.gc.ca/eng/1450124405592/1529106060525 xv https://implicit.harvard.edu/implicit/canada/ xvi Board+:Pool of contributors for diversified and inclusive selection boards xvii Job offers are conditional on successful completion of language tests, security clearance and compliance with requirements. xviii http://comment-innover.fr/category/lina-alami/concepts-methodes/design-thinking/ xix http://www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca/resultat.aspx?terme=brainstorming xx http://www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=26500565 xxi https://www.usabilis.com/empathy-map-carte-d-empathie-quest-dit-pense-ressent-l-utilisateur/s