a การใชโ้ ปรแกรมสานักงานขัน้ สงูAdvanced Using of Office Programs จดั ทาโดยนางสาวขวัญจิรา บตุ รกง่ิ ดี เลขที่ 3 รหัสนักศึกษา 5932040003 นางสาวเฟือ่ งฟ้า ศรเพชร เลขที่ 11 รหัสนกั ศกึ ษา 5932040011 แผนกวชิ าคอมพวิ เตอรธ์ รุ กจิ ประกาศนียบัตรวิชาชพี ชน้ั สูง เสนอ นางสายฝน ทองเรือง
1.1 วิวฒั นาการของโปรแกรมสานักงานข้ันสงู โปรแกรมสำนักงำนยุคแรกๆ ใช้โปรแกรมของตำ่ งประเทศ เชน่ โปรแกรม WORDSTAR ของบริษทั ไม โครโปร จำกัด พิมพข์ ้อควำมได้เฉพำะภำษำอังกฤษเท่ำนั้น จงึ ทำให้ไมไ่ ด้รบั ควำมนิยมสำหรับคนไทยมำกนกั ในปี พ.ศ. 2529 นำยแพทย์ชุษณะ มะกรสำร ได้พัฒนำโปรแกรมสำนักงำนท่ีมีชื่อว่ำ รำชวิถี ซึ่ง โปรแกรมนี้เขียนขึ้นด้วยภำษำ Assembly ทั้งหมด กำรใช้งำนเหมือนกับโปรแกรม WORDSTAR แต่สำมำรถ พมิ พ์ข้อควำมภำษำไทยได้ และมีกำรปรบั ปรงุ พฒั นำมำเร่ือยๆ จึงทำให้ไดร้ ับควำมนิยมจำกผใู้ ช้งำนอยำ่ งสงู สุด ในเวลำตอ่ มำ ในปี พ.ศ. 2532 สถำบันบริกำรคอมพิวเตอร์ และภำควิชำวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณ ะ วิศวกรรมศำสตร์จุฬำลงกรณ์มหำวิทยำลัย ได้ร่วมมือกันพัฒนำโปรแกรมสำนักงำนภำษำไทยและอังกฤษ โดย ออกแบบให้ง่ำยต่อกำรใช้งำน และมีควำมสำมำรถในกำรทำงำนเช่นเดียวกับโปรแกรมสำนักงำนอ่ืนๆ โดยต้ัง ช่ือว่ำ “ซียูไรเตอร์”(CUWriter) มีลักษณะกำรทำงำนเหมือน WORDSTAR และประกำศให้ใช้เป็นโปรแกรม สำธำรณะ (Public Domain) ปัจจุบันจะใช้ชุดโปรแกรม ซ่ึงเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป (Package) บำงทีเรียกว่ำ โปรแกรมชุด สำนักงำน (Office Program) โดยบริษัทไมโครซอฟท์คอร์เปอร์เรชัน จำกัด (Microsoft Corporation) ได้ ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟร์ออฟฟิศ (Microsoft Office) ออกสู่ตลำดครั้งแรกมีชื่อว่ำ ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ รุ่น 4.3 ซ่งึ ประกอบดว้ ย - เวริ ์ด (Word) เป็นโปรแกรมสำนกั งำน (Word Processing Software) - เอกซ์เซล (Exce) เปน็ โปรแกรมตำรำงทำกำร - แอกเซส (Access) เปน็ โปรแกรมดำ้ นฐำนขอ้ มลู (Database Software) - เพำเวอรพ์ อยต์ (PowerPoint) เป็นโปรแกรมนำเสนอภำพกรำฟกิ (Pressentation Software) โปรแกรมเวิร์ดในชุดนี้จะเป็นรุ่น 6.0 หรือเรียกว่ำ ไมโครซอฟท์เวิร์ด 6.0 ซึ่งก่อนหน้ำนี้บริษัท ไมโครซอฟท์ได้พัฒนำโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด 2.0 ออกสู่ตลำดมำก่อน เป็นโปรแกรมท่ีทำงำนบน ระบบปฏิบัติกำรวินโดวส์ 3.1 ต่อมำบริทัษไมโครซอฟท์ได้ทำกำรปรับปรุงพัฒนำโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด อย่ำงต่อเน่ือง โดยปรับปรุงแก้ไข้ข้อบกพร่องต่ำงๆ แล้วพัฒนำเป็นโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด 7.0 หรือ ไมโครซอฟท์เวิร์ด 95 ซ่ึงโปรแกรมในชุดของโปรแกรมสำนักงำนท่ีมีช่ือว่ำ ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 95 หลัก จำกน้ันบริษัทไมโครซอฟท์ได้ทำกำรพัฒนำโปรแกรมชุดคำสั่งสำนักงำนมำโดยตลอดอย่ำงต่อเนื่อง โดยผลิต โปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ซ่ึงในแต่ล่ะชุดจะมีโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด 97 ไมโครซอฟท์เวิร์ด 2000
และไมโครซอฟท์เวิร์ด 2002 ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2003 ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2007 ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2010 และไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2013 เป็นโปรแกรมสำนกั งำนตำมลำดับ1.2 ความหมายของโปรแกรมสานักงานขั้นสงู ชุดโปรแกรม (Software Suites) เป็นโปรแกรมที่ทำงำนบนระบบปฏิบัติกำรวินโดวส์ ของบริษัท ไมโครซอฟท์และเป็นโปรแกรมท่ีมีลิขสิทธิ์ หน่วยงำนหรือองค์กรต่ำงๆ ตลอดจนผู้ใช้งำนตำมบ้ำนจะต้องเสีย คำ่ ใช้จ่ำยเพ่ือซอ้ื ชุดโปรแกรมมำใช้งำนที่มรี ำคำค่อนขำ้ งสูง จึงทำให้เกิดกำรละเมินลขิ สิทธโ์ิ ปรแกรม โดยนำชุด โปรแกรม มำใช้งำนโดยไม่ถูกต้อง หรือไม่ได้รับอนุญำตจำกบริษัทผู้ผลิตโปรแกรม กำรตัดสินใจเลือก ชุด โปรแกรมมำใช้งำนขององค์กร ควรเลือกซ้ือหรือจัดหำโปรแกรมให้เหมำะสมกับงำน และประหยัดค่ำใช้จ่ำย เกีย่ วกับกำรซื้อโปรแกรมได้มำกท่สี ดุ โปรแกรมสำนักงำน (Office Suite) เป็นโปรแกรมสำหรับใช้ในกำรทำงำนในสำนักงำน โดยมีกำรรวม โปรแกรมตำ่ งๆ ท่ีจำเป็นเข้ำไวด้ ว้ ยกนั มรี ปู แบบกำรใช้งำนง่ำยๆ สำมำรถนำโปรแกรมในชดุ มำใชง้ ำนร่วมกันได้ รปู แบบของชุดโปรแกรมสำนกั งำน ประกอบด้วย โปรแกรมสำนักงำน Word Processor และโปรแกรมตำรำ งำน Spreadsheet โปรแกรมนำเสนอ เคร่ืองมือ ฐำนข้อมูล ชุดแก้ไขงำนกรำฟิก และเครื่องมือที่ใช้ในกำร สอ่ื สำร ในชดุ โปรแกรมสำนกั งำนอำจมกี ำรเพมิ่ โปรแกรมรับสง่ อเี มลและโปรแกรมจดั กำรขอ้ มลู ส่วนตัว หรอื ชุด โปรแกรมใชง้ ำนระบบกลุม่ โปรแกรมสำนักงำนข้ันสูงเป็นชุดโปรแกรมสำนักงำน (Microsoft Office) มำพัฒนำระบบให้มี ประสิทธิภำพและใช้งำนง่ำยขึ้น โดยนำเอำแมโคร หรือ VBA มำเขียนคำส่ังเพ่ือปรับแต่งกำรทำงำนของ โปรแกรมได้อยำ่ งอสิ ระ สะดวกรวดเร็ว และสำมำรถพัฒนำใหเ้ หมำะสมกับงำนที่แตกตำ่ งกนั ได้1.3 ความสาคญั ของโปรแกรมชุดสานกั งานข้ันสูง โปรแกรมสำเรจ็ รูปสำนกั งำนหรือโปรแกรมชดุ สำนักงำน (office Package) ไดแ้ ก่ โปรแกรมสำเร็จรูป สำนกั งำนตดิ ต้ังบนเคร่ืองคอมพวิ เตอร์และโปรแกรมสำเร็จรปู สำนักงำนออนไลน์ 1.3.1 Microsoft Office Suit โปรแกรมในชุดไมโครซอฟท์ออฟฟิศ คอื ชุดโปรแกรมสำนักงำน พัฒนำโดยไมโครซอฟต์ซงึ่ สำมำรถใช้ งำนได้ในระบบปฏบิ ัตกิ ำรไมโครซอฟท์ วนิ โดวส์ และแอปเปลิ แมค็ อนิ ทอช ประกอบดว้ ย 1. Microsoft Word 2. Microsoft Excel
3. Microsoft Access 4. Microsoft Front Page 5. Microsoft PowerPoint 1.3.2 OpenOffice.Org โอแพนออฟฟิศดอตอ็อกจัดเก็บเอกสำรตำมมำตรฐำน Open Document ซึ่งเป็นมำตรฐำนเอกสำรแบบเปดิ และไมข่ ึ้นกับโปรแกรมใดโปรแกรมหน่งึ รองรบั ภำษำไทย ประกอบด้วย 1. Writer 2. Calc 3. Draw 4. Base 1.3.3 Pladao Office เป็นโปรแกรมชุดสำนักงำนที่มีควำมสำมำรถในกำรทำงำนกับเอกสำรภำษำไทยได้ และเพื่อแก้ไขปญั หำกำรละเมินลิขสทิ ธิซ์ อฟต์แวร์ โปรแกรมหลักในโปรแกรมปลำดำวออฟฟศิ ประกอบดว้ ย 1. Writer โปรแกรมสำนักงำน 2. Calc โปรแกรมตำรำงคำนวณ 3. Impress โปรแกรมนำเสนองำน 4. Draw โปรแกรมวำดภำพแบบเวกเตอร์ 5. Math โปรแกรมพมิ พ์สมกำรคณิตศำสตร์ 1.3.4 Google Documents Google Documents เป็นโปรแกรมประยุกต์บนเว็บฟรี สำมำรถสร้ำงเอกสำรและกระดำษทำกำรแก้ไขและจัดเก็บแบบออนไลน์ ไฟล์เข้ำถึงจำกคอมพิวเตอร์ทุกครั้งที่เช่ือมต่อกับอินเทอร์เน็ตและเว็บ WebBrowser ในปจั จบุ นั ประกอบไปดว้ ยเครื่องมอื สร้ำงเอกสำรไดแ้ ก่ 1. เครอ่ื งมอื สร้ำงเอกสำรข้อควำม 2. เครื่องมอื สร้ำงกระดำษทำกำร 3. เครื่องสรำ้ งเอกสำรนำเสนอ 4. เครอ่ื งสรำ้ งแบบสอบถำมตำ่ งๆ 5. เคร่อื งมอื สรำ้ งภำพ
กำรใช้งำนและทำงำนร่วมกันในแบบเรียลไทม์ 1. เลอื กบุคคลท่ีต้องกำรให้เข้ำกับเอกสำรได้ เพียงป้อนที่อยู่อเี มล์ของบุคคลท่ตี ้องกำรให้ใช้ งำนเอกสำรท่ีระบุรว่ มกัน แล้วส่งคำเชญิ ไปให้บคุ คลเหลำ่ น้ัน 2. ใช้งำนร่วมกันได้ทันที สำหรับบุคคลท่ีได้รับเชิญให้เข้ำมำแก้ไขหรือดูเอกสำร สเปรดชีด หรอื งำนนำเสนอได้ สำมำรถเข้ำถึงข้อมูลได้ทันทที ี่เข้ำสู้ระบบ 3. แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอน่ื ในแบบเรียลไทม์ สำมำรถและทำกำรแกไ้ ขรว่ มกนั ได้ หลำยคนในเวลำเดยี วกัน มหี น้ำตำ่ งสนทนำบนหนำ้ จอสำหรับกำรแก้ไขเอกสำรและ สเปรดชีต เพื่อแสดงให้ผู้ใช้เห็นว่ำบุคคลใดแก้ไขข้อมูลเมือใด กำรชมงำนนำเสนอพรอ้ ม กัน สำมำรถติดตำมงำนนำเสนอน้ันได้โดยอตั โนมัติ 4. จดั เกบ็ และจัดระเบียบงำนอยำ่ งปลอดภยั 5. แกไ้ ขและเข้ำถึงได้ทุกสถำนท่ี โดยไมต่ อ้ งดำวนโ์ หลด 6. จดั เกบ็ งำนไดอ้ ยำ่ งปลอดภยั ในอปุ กรณ์เกบ็ ข้อมลู แบบออนไลน์ 7. บนั ทกึ และสำเนำได้อยำ่ งงำ่ ยดำย 8. จัดระเบยี บเอกสำร สำมำรถค้นหำเอกสำรไดอ้ ยำ่ งง่ำยดำยดว้ ยกำรจัดระเบียบเอกสำร 1.3.5. Office 365 Office 365 คือ Ms.office เวอร์ชันออนไลน์ คล้ำยกัน Google Doc ท่ีเปิดออนไลน์โดย เปลี่ยนรูปแบบจำกกำรใช้โปรแกรมบนเครื่องพีชี ซ่ึงทำงMiicrosoft ได้ทำแพกเกจ ซ่ึงชื่อว่ำ Smll Business ซ่ึงประกอบด้วย Office, Web Apps, Exchange, และ Share Point โดยค่ำบริกำรอยู่ที่2 usd/user/month แต่ถำ้ องคก์ รทต่ี อ้ งกำรใหบ้ รกิ ำรทม่ี ำกกว่ำ สำมำรถซอื้ Packagemทด่ี กี ว่ำ1.4 ประโยชน์ของโปรแกรมสานกั งานขั้นสูง 1.4.1. ประโยชนข์ องโปรแกรมพิมพง์ ำนเอกสำร Microsoft Word 1. ชว่ ยให้กำรจดั เกบ็ และคน้ หำเอกสำรมคี วำมรวดเร็วมำกข้ึน 2. ชว่ ยลดปรมิ ำณกระดำษทจี่ ัดเก็บทำให้ประหยัดพน้ื ท่ใี นกำรเกบ็ เอกสำร 3. ช่วยลดข้ันตอนในกำรจัดทำเอกสำร เช่น ถำ้ ตอ้ งกำรส่งจดหมำยทมี่ ีขอ้ ควำมเหมือนกนั 4. ชว่ ยประหยัดเวลำและค่ำใชจ้ ่ำยในกำรจัดพมิ พ์ 5. ชว่ ยสรำ้ งเอกสำรใหม้ คี วำมสวยงำม สำมำรถนำรปู ภำพ มำเพ่มิ ลงในเอกสำรได้
6. ช่วยให้กำรทำงำนกบั เอกสำรถูกต้องและมีขอ้ ผดิ พลำดลดน้อยลง สำมำรถตรวจสอบควำม ถูกต้องของเอกสำรกอ่ นพิมพบ์ นจอภำพ 1.4.2 ประโยชน์ของโปรแกรมตารางคานวณ Microsoft Excel 1. ควำมสำมำรถด้ำนกำรคำนวณ 2. ควำมสำมำรถดำ้ นใชฟ้ งั กช์ ัน 3. ควำมสำมำรถในกำรสร้ำงกรำฟ 4. ควำมสำมำรถในกำรตกแตง่ ตำรำงข้อมูล 5. ควำมสำมำรถในกำรเรียงลำดบั ขอ้ มูล 6. ควำมสำมำรถในกำรพมิ พง์ ำนออกทำงเครอื่ งพมิ พ์ 7. ควำมสำมำรถในกำรแปลงขอ้ มูลในตำรำงให้เป็นเว็บเพจ 1.4.3. ประโยชนข์ องโปรแกรมนาเสนอขอ้ มลู ทางธรุ กิจMicrosoft PowerPoint 1.สำมำรถสรำ้ งงำนนำเสนอไดแ้ มว้ ่ำจะไม่เคยสรำ้ งงำนนำเสนอมำกอ่ น 2. กำรนำเสนอภำพนิง่ สำมำรถนำเอฟเฟค เสียง ดนตรี และวีดโี อมำใชป้ ระกอบรว่ มได้ 3. สำมำรถใช้ PowerPoint ประกอบคำบรรยำย 4. สำมำรถทีจ่ ะดดั แปลงงำนนำเสนอท่ีเป็นไฟล์1.5 คณุ สมบัติของโปรแกรมสานักงานขันสงู โปรแกรมในชดุ ของ Microsoft Office มอี ยู่มำกมำยอำทิ Word, Excel, PowerPoint, OneNote หรอื Publisher แตท่ ่นี ยิ มม6ี โปรแกรมดังน้ี 1.Microsoft Office Word 2.Microsoft Office Excel 3.Microsoft Office PowerPoint 4.Microsoft Office Access 5.Microsoft Office Outlook 6.Microsoft Office OneNote
2.1 โปรแกรมสานกั งานขั้นสูงแบบฟรีแวร์ ซอฟต์แวรท์ ่ีสร้ำงขึ้นและสำมำรถนำไปใช้ได้ในทุกจุดประสงค์โดยไม่ต้องเสียค่ำใช้จ่ำย เช่น รำคำขำย หรอื ค่ำลขิ สทิ ธ์ ฟรีแวรเ์ ป็นลกั ษณะกำ้ กึ่งระหวำ่ งซอฟตแ์ วร์ แต่กไ็ ม่เผยแพร่รหัสต้นฉบบั ส่สู ำธำรณชนเพอ่ื รกั ษำ ควำมลับทำงกำรค้ำ2.2 ประเภทของโปรแกรมแบบฟรแี วร์ สำมำรถจำแนกออกไดเ้ ปน็ 2 ลักษณะท่ีสำคัญได้แก่ 2.2.1 ซอฟต์แวร์ระบบ คือ ทำหน้ำที่ติดต่อประสำนงำนในกำรควบคุมกำรทำงำนของเครื่อง คอมพิวเตอร์ และสนับสนุนให้เคร่ืองคอมพิวเตอร์สำมำรถทำงำนได้อย่ำงมีประสิทธิภำพ ซอฟต์แวร์ระบบ สำมำรถจำแนกเปน็ 3 ลักษณะ ดงั น้ี 1. ระบบปฏิบัตกิ ำร 2. ซอฟตแ์ วรแ์ ปลภำษำ 3. ซอฟต์แวรอ์ รรถประโยชน์ 2.2.2 ซอฟต์แวรป์ ระยกุ ต์ คอื ทำหน้ำทท่ี ำงำนตำมที่บุคคลต้องกำรจริง เชน่ กำรพมิ พ์งำน กำรตัด แตง่ ภำพ เปน็ ต้น ม2ี กลุ่ม 1.ซอฟตแ์ วรท์ ม่ี วี ตั ถุประสงคท์ ว่ั ไป ประกอบดว้ ย 1.1 ซอฟต์แวรป์ ระมวลผลคำ 1.2 ซอฟต์แวร์ตำรำงกำรทำงำน 1.3 ซอฟตแ์ วรจ์ ดั กำรฐำนขอ้ มูล 1.4 ซอฟตแ์ วรส์ ร้ำงกำรนำเสนองำน 1.5 ซอฟตแ์ วรง์ ำนออกแบบ 1.6 ซอฟต์แวร์ตกแตง่ ภำพกรำฟิก 1.7 ซอฟตแ์ วรส์ ่ือสำรข้อมลู 2.ซอฟต์แวร์ทมี่ วี ตั ถุประสงค์เฉพำะ มอี ยู่ 3 กลุ่ม 2.1 ซอฟต์แวรท์ ี่มีลิขสิทธิ์ 2.2 ซอฟตแ์ วรแ์ ชรแ์ วร์ 2.3 ซอฟตแ์ วรฟ์ รีปแวร์
2.3 คุณสมบตั ขิ องโปรแกรมฟรแี วร์ โปรแกรมชุดสำนักงำนประเภทฟรีแวร์ที่ได้รับควำมนิยม ได้แก่ โปรแกรม Star Office โปรแกรม ปลำดำวออฟฟิศ พัฒนำตอ่ ยอดมำจำกโปรแกรม Star Office ของบรษิ ทั Sun Microsystems โปรแกรมหลักในโปรแกรมปลำดำวออฟฟิศ ประกอดด้วย 1. Writer โปรแกรมประมวลผลคำ 2. Calc โปรแกรมตำรำงคำนวณ 3. Impress โปรแกรมนำเสนองำน 4. Draw โปรแกรมวำดภำพแบบเวกเตอร์ 5. Math โปรแกรมพิมพส์ มกำรคณติ ศำสตร์ คณุ สมบัติของโปรแกรมปลำดำวออฟฟศิ 1. ใชไ้ ดก้ บั หลำยระบบปฏิบตั ิกำรไม่วำ่ จะเปน็ Windows, Linux, Solaris 2. ใช้งำนได้ฟรี ไมต่ อ้ งเสยี ค่ำใชจ้ ำ่ ยภำยใตล้ ขิ สิทธแ์ิ บบ Open Source 3. ไมว่ ำ่ จะสร้ำงไฟลโ์ ดยโปรแกรมปลำดำวออฟฟิศระบบปฏบิ ตั ิกำรใดกย็ งั สำมำรถนำไฟลน์ น้ั ไปเปดิ โดยโปรแกรมปลำดำวออฟฟศิ บนระบบปฏบิ ัตกิ ำรอนื่ ได้ 100% 4. สำมำรถนำไฟลท์ ส่ี ร้ำงจำกโปรแกรมปลำดำวออฟฟิศไปเปดิ Microsoft Office และสำมำรถนำ ไฟลโ์ ปรแกรม Microsoft Office มำเปดิ บนโปรแกรมปลำดำวออฟฟิศได้ โปรแกรมฟรีแวร์ หมำยถึง ซอฟต์แวร์ท่ีสร้ำงขึ้นและสำมำรถนำไปใช้ได้ในทุกจุดประสงค์โดยไม่ต้อง เสยี ค่ำใชจ้ ่ำย แตม่ ีขอ้ แม้ว่ำจะต้องไม่นำไปขำยหรือนำไปหำรำยได้จำกโปรแกรมน้นั ผู้ใช้สำมำรถดำวนโ์ หลด ฟรีแวร์มำใช้ไดจ้ ำกเว็บไซต์ผพู้ ัฒนำโดยตรง แต่ข้อควรระวังคือในข้ันตอนกำร ลงโปรแกรมอำจจะมโี ปรแกรมตวั อ่นื ๆ แทรกมำดว้ ย OSS Freeware และ Shareware เป็นซอฟต์แวร์ท่ีสำมำรถดำวน์โหลดมำใช้งำนได้ฟรีท้ังสิ้น ซึ่งต้อง คำนึงถงึ ลขิ สทิ ธ์ขิ องแตล่ ะซอฟต์แวรด์ ว้ ย2.4 ขอ้ จากัดของโปรแกรมฟรแี วร์ มี 10 ประการ 1. เง่ือนไขจะต้องไม่จำกัดผู้หน่ึงผู้ใดในกำรจำหน่ำยหรือกำรจ่ำยแจกซอฟต์แวร์ ให้เป็นส่วนใดส่วน หนง่ึ ของซอฟต์แวร์แบบแยกส่วนทีป่ ระกอบด้วยซอฟต์แวร์จำกหลำยแหล่ง 2. โปรแกรมน้ันจะต้องเผยแพร่โปรแกรมต้นฉบับ และจำต้องยินยอมให้มีกำรแจกจ่ำยโปรแกรม ตน้ ฉบับ
3. เง่ือนไขจะต้องยินยอมให้สำมำรถทำกำรพัฒนำต่อยอดได้ ภำยใต้เงื่อนไขกำรจ่ำยแจกเช่นเดียวกับเงื่อนไขของโปรแกรมฉบบั เริ่มตน้ 4. เงื่อนไขอำจจะวำงข้อกำหนดในกำรจำกัดเผยแพร่โปรแกรมต้นฉบับ ฉบับที่แก้ไขแล้วได้ต่อเมื่อเง่ือนไขน้นั ได้ยนิ ยอมใหม้ ีกำรแจกจำ่ ย 5. เงื่อนไขจะตอ้ งไมจ่ ำกดั เฉพำะบคุ คลหรอื หลุ่มบคุ คลใดๆ 6. เงอ่ื นไขจะตอ้ งไม่จำกัดกำรใชง้ ำนของโปรแกรมในรูปแบบใดรูปแบบหนึง่ อนั เปน็ กำรเฉพำะ 7. เงื่อนไขที่กำหนดจะต้องใช้กับทุกคนท่ีเกย่ี วขอ้ งกับโปรแกรมนนั้ 8. สิทธิ์ของโปรแกรมนน้ั จะไม่มเี งื่อนไขท่เี ฉพำะเจำะจงกบั สินค้ำหนึ่งสินคำ้ ใด 9. เงื่อนไขต้องไมเ่ กย่ี วขอ้ งกับข้อจำกดั ในกำรใช้ร่วมกันกบั โปรแกรมอน่ื 10. ต้องไมม่ ขี อ้ กำหนดใดๆ ในเงอ่ื นไขท่ีกำหนดใหใ้ ช้เทคโนโลยีของใครหรือเทคโนโลยแี บบใดเป็นกำรเฉพำะ ข้อดีของโปรแกรมฟรแี วร์ 1. ลดคำ่ ใชจ้ ำ่ ยจำกคำ่ ลิขสิทธ์ิซอฟต์แวร์ 2. ปรับเปลี่ยนได้ตำมควำมตอ้ งกำรของผู้ใช้ 3. เพิม่ ทำงเลือกให้แก่ผใู้ ช้ 4. เปดิ โอกำสในกำรพฒั นำทกั ษะของโปรแกรมเมอรไ์ ทย 5. ลดควำมเสยี่ งที่จะใชซ้ อฟต์แวรม์ ีลิขสทิ ธ์ิ
3.1 โป3.ร1แโกปรรมแดกร้ามนดง้าานนงาเอนกเอสกาสราสรสาานนักกั งงาานน โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซ่ิง คือโปรแกรมท่ีทำหน้ำท่ีในกำรประมวลผลคำ คือกำรจัดกำรกับตัวอักษร หรอื ข้อควำมตำ่ งๆ ให้อยู่ในรูปแบบทกี่ ำหนด 3.1.1.หนา้ จอและโลโกแ้ บบ Metro หน้ำจอและโลโก้แบบ Metro สำมำรถทำงำนได้ดีในกำรใช้งำนทั้งแบบ สัมผัส ปำกกำ และคีย์บอร์ด โดยกำรรับคำส่ังเพื่อทำงำนนนั้ จะทำงำนได้เหมือนกนั ทกุ ประกำร 3.1.2. โหลดแอฟเสริมประสทิ ธิภ์ าพการทางาน โหลดแอฟเสริมประสิทธ์ิภำพกำรทำงำนของแต่ละโปรแกรมให้มีประสิทธิภำพมำกขึ้น ทำงำนได้ สะดวกรวดเร็ว เวลำใชง้ ำนตอ้ งเชอ่ื มอนิ เตอรเ์ น็ตทุกคร้ัง 3.1.3. ทางานออนไลน์ดว้ ย OneDrive กำรทำงำนร่วมกับระบบ Cloud ผ่ำน Microsoft OneDrive สำมำรถบันทึกแชร์ หรือแก้ไขเนื้อหำ ออนไลนไ์ ด้ทกุ เวลำ ไม่ว่ำจะอยทู่ ี่ไหนหรือใช้เครอ่ื งคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือสมำรโ์ ฟนและแทบ็ เล็ต 3.1.4 ข้นั ตอนการใช้งานโปรแกรมดา้ นการจดั การเอกสาร 1.วิธีกำรเลอื กเข้ำส้โู ปรแกรม Microsoft Word (1) เลอื ก start (2) เลือก All Programs (3) เลือก Microsoft office (4) เลือก Microsoft office word หรือบนหน้ำจอภำพ เลือกดับเบิกคลิก Microsoft Wordแลว้ จะปรำกฏหน้ำตำ่ งกำรทำงำน 2. หน้ำจอ start screen เป็นหน้ำเร่ิมต้นที่ใช้งำนเลือกสร้ำงไฟล์งำน หรือเปิดไฟล์งำนที่ ต้องกำรทำงำน 3.1.5 สว่ นประกอบหน้าจอโปรแกรมสานกั งาน Microsoft office 1.แถบชือ่ เรอื่ ง 2.แถบเคร่อื งมือดว่ น 3.ปมุ่ ควบคมุ หนำ้ ต่ำง 4.แถบล็อกอนิ เข้ำใช้งำน 5.แท็บ Ribbon 6.ป่มุ ซอ้ น/แสดงแทบ็ Ribbon 7.พ้นื ทท่ี ำงำน 8.แถบแสดงสถำนะ
9.ปุ่มมุมมอง 10.แถบเล่ือนยอ่ หนำ้ จอ 3.1.6. Backstage View มุมมองแสดงกำรจัดกำรไฟล์ กำรสร้ำงไฟล์ กำรบันทึกไฟล์ แสดงรำยละเอียด กำรพิมพ์ กำรต้ังค่ำโปรแกรม โดยคลิกเลือกท่ีFile จะปรำกฏหน้ำจอภำพ Backstage View 4 ส่วน 1. ส่วนแสดงคำสั่งต่ำงๆ เช่น กำรสร้ำงไฟล์ กำรเปิด-ปิดไฟล์ กำรบันทึก กำรพิมพ์ไฟล์เป็น ต้น 2. ส่วนแสดงกำรเปิดไฟล์ในรูปแบบต่ำงๆ เช่น เปิดไฟล์ล่ำสุดท่ีใช้งำน เปิดไฟล์ออนไลน์ onedrive เปิดไฟล์จำกเครือ่ งคอมพวิ เตอร์ เปน็ ตน้ 3. ส่วนแสดงรำยกำรไฟลท์ ีเ่ ปดิ ใช้งำนล่ำสดุ 4. ปุ่มสำหรับกไู้ ฟลง์ ำนที่บนั ทึก เชน่ ปิดโปรแกรมโดยไม่ไดบ้ ันทกึ ไฟดบั เครือ่ งค้ำง เปน็ ตน้ 3.1.7. การใชง้ านแทบ็ Ribbon Ribbon เป็นแท็บที่รวบรวมคำส่ังต่ำงๆ ที่มีลักษณะกำรใช้งำนประเภทเดียวกันอยู่ในกลุ่มเดียวกันเพอ่ื ให้สะดวกและง่ำยตอ่ กำรใช้งำน ประกอบด้วย 1. Screen Tip แนะนำกำรใช้งำน แสดงช่อื และคำสง่ั เก่ยี วกับคำส่งั 2. Dialog Box Launcher กลอ่ งตัง้ คำ่ คำสงั่ แสดงกำรตัง้ คำ่ ของแตล่ ะคำสง่ั ในกลมุ่ คำส่งั น้นั ๆ สำมำรถเรียกใช้งำนได้โดยคลกิ ทป่ี ุ่มลูกศรเลก็ มมุ ขวำของกลุ่มคำสัง่ 3. Tab Goup กล่มุ คำสง่ั รวบรวมคำส่งั ท่ีมลี กั ษณะกำรใช้งำนประเภทเดียวกนั จดั อยู่ใน กลมุ่ เดยี วกัน 4. Ribbon (Ribbon Display Options) เมอื่ ต้องกำรซอ่ น Auto-Hide แสดงเฉพำะชอื่ แทบ็ Ribbon(show Tab and Command) 5. ย่อ/ขยำย แทบ็ Ribbon โดยย่อแสดงเฉพำะชอื่ แท็บเทำ่ นน้ั 3.1.8. การใชง้ านปมุ่ คาสงั่ ดว่ น Quick Access โดยเลอื กคลิกปุม่ คาสง่ั ท่ตี ้องการใช้งาน 1.คลิกเลือกปุ่มลกู ศร Quick Access 2.เลือกคำสงั่ ทตี่ อ้ งกำร หรอื More Command เพอื่ เลอื กดูคำสง่ั ท้งั หมด 3.เลอื กคำส่งั ท่ตี อ้ งกำร 4.เลือก Add 5. เลือก ok 3.1.9. การเปดิ โปรแกรมสานักงาน Microsoft Office โดยการคลกิ ทป่ี มุ่ close
3.2. โ3ป.2ร.แโปกรรแมกดร้ามนด้ากนากราคราคนานววณณแแลละะววิเิเคครราาะะหห์ขข์ ้ออ้ มมลูลู งงาานนสสานาักนงกั างนาน โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสำนักงำนด้ำนกำรสร้ำงงำนตำรำงคำนวณ และเป็น เคร่ืองมือสำหรับกำรจัดเก็บข้อมูล กำรคำนวณค่ำใช้จ่ำยในแต่ละวัน กำรใช้งำนเก่ียวกับข้อมูลทำงธุรกิจ ซึ่ง ข้อมูลเหล่ำนจ้ี ะอยใู่ นรปู ของตำรำง 3.2.1.ขนั้ ตอนการใชง้ านโปรแกรมสานกั งานดา้ นการคานวณและวิเคราะห์ขอ้ มลู สานักงาน วิธีกำรเลอื กเขำ้ ส้โู ปรแกรม Microsoft Excel 1. เลอื ก start 2. เลือก All Programs 3. เลือก Microsoft Office 4. เลอื ก Microsoft Office Excel หรือ บนหน้ำจอภำพ เลอื กโดยดับเบิลคลิก Microsoft Office Excel 3.2.2.สว่ นประกอบของหน้าจอโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. Worksheet พน้ื ท่ีตำรำงทำงำนของโปรแกรม ประกอบดว้ ย แถวแนวนอน และแถวแนวตั้ง 2. Active Cell เซลล์ท่ีกำลงั ใช้งำน สำหรบั ปอ้ นขอ้ มลู และปอ้ นสูตรคำนวณ 3. Name Box กลอ่ งชือ่ แสดงชอ่ื เซลลห์ รอื กล่มุ เซลลท์ ีก่ ำลังใชง้ ำน 4. Insert Function แทรกฟังก์ชั่นในกำรทำงำน 5. Formula Bar แถบสูตรป้อนข้อมลู หรือสตู รคำนวณลงในเซลล์ 6. Scroll Bar แถบเลื่อนหน้ำจอภำพซำ้ ยขวำ,ดำ้ นบน-ดำ้ นลำ่ ง 7. Zoom slider สำหรับเลอ่ื นยอ่ -ขยำยหน้ำจอ 8. View เลือกมมุ มองหนำ้ เวริ ์กซีต 9. New Sheet สำหรับเพม่ิ งำนใหม่ 10. Status Bar บอกสถำนกำรณท์ ำงำนปจั จบุ ัน3.3 โ3ป.ร3โแปกรรแมกดรมา้ ดน้ากนากราจรจดั ัดกกาารรฐฐาานนขขอ้้อมมูลูลสสาานนักงักางนาน โปรแกรม Microsoft Access เป็นโปรแกรมสำนักงำนที่นำมำประยุกต์ใช้ในกำรออกแบบระบบ ฐำนข้อมูลให้มีประสิทธิภำพและเหมำะสม ตรงกับจุดประสงค์ในกำรใช้งำนให้เหมำะที่สุด เน่ืองจำกกำร ออกแบบท่ีดีจะช่วยในหลำยด้ำน ทั้งกำรดูแลรักษำระบบฐำนข้อมูล ทำให้ข้อมูลท่ีได้มีควำมเป็นระเบียบ สำมำรถรวบรวมขอ้ มูลต่ำงๆ เขำ้ ด้วยกนั ไดส้ ะดวก รวดเรว็ และทำกำรเปล่ยี นแปลงภำยหลังได้ไม่ยงุ่ ยำก
3.3.1 ข้นั ตอนการใช้งานโปรแกรมสานกั งานดา้ นการสรา้ งฐานข้อมูล 1. เลือก start 2. เลอื ก All Programs 3. เลอื ก Microsoft Office 4. เลือก Microsoft Office Access หรอื บนหนำ้ จอภำพ เลือกโดยดับเบิลคลิก Microsoft Office Access ทอี่ ยู่บนหนำ้ จอกำรทำงำน 5. ป้อนชอื่ ไฟลฐ์ ำนข้อมูล 6. เลอื ก Create ปรำกฏหนำ้ ต่ำงกำรทำงำนโปรแกรมสร้ำงฐำนขอ้ มลู 3.3.2 หนา้ ต่างโปรแกรม Microsoft Office Access สาหรบั การสร้างตารางเพ่อื เก็บขอ้ มูลวิธีกำรสร้ำงตำรำงใน Microsoft Office Access สำมำรถเลือกสร้ำงได้2วิธี คือ กำรสร้ำงตำรำงจำกมุมมองTable และกำรสร้ำงตำรำงจำกมุมมอง Table Design 1. เลอื ก View>Design View 2. ปรำกฏตำรำงแสดงกำรกำหนด สรำ้ งฟลิ ด์ขอ้ มูล ชนิดข้อมลู และคณุ สมบตั ิต่ำงๆ ส่วนประกอบของมุมมองออกแบบ Table Design แบ่งออกเป็น2ส่วน คือ สว่ นปอ้ นฟลิ ดแ์ ละสว่ นคณุ สมบตั ขิ องฟิลด์ 3.3.3 องคป์ ระกอบของฐานข้อมลู เชงิ สัมพนั ธ์ 1. TABLE คอื แลง่ ที่เกบ็ ข้อมลู โดยนำข้อมลู หลำยๆ แถวมำรวมกนั 2. Field คือ ข้อมลู ลูกค้ำในแตล่ ะ่ คอลมั น์ของตำรำง โดยจัดเก็บข้อมูลดว้ ยชนิดเดียวกนั 3. Record คือ กลุ่มขอ้ มลู ในแต่ละแถวของตำรำง โดยกำรนำฟลิ ดห์ ลำยๆ ฟลิ ด์มำรวมกนั 4. Entit and Attribute คือ กลุ่มข้อมูลท่ีเป็นช่ือของตำรำงส่วนแอตทริบิวต์ คือ สมำชิก หรือฟิลด์ภำยในเอนทิต้ี 5. Relationship เป็นควำมสัมพันธ์ระหว่ำงตำรำงหรือเอนทิต้ี โดยข้อมูลมีลักษณะหรือ คล้ำยกันเป็นตัวเชื่อมโยงควำมสัมพันธ์ เช่น ตำรำงลูกค้ำ มีควำมเก่ียวข้องและสัมพันธ์ กับตำรำงซอื้ สนิ ค้ำ ควำมสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหน่ึง เป็นควำมสัมพันธ์ท่ีข้อมูล 1 เรคอร์ดในตำรำงแรกสำมำรถจับคู่กับขอ้ มูลอีก 1 เรคอร์ดในตำรำงทส่ี องได้เพยี งเรคอร์ดเดยี วเท่ำน้ัน ควำมสัมพันธ์แบบหน่ึงต่อกลุ่ม เป็นควำมสัมพันธ์ท่ีข้อมูล 1 เรคอร์ด จำกตำรำงหนึ่งสำมำรถจับคู่กับขอ้ มูลในอีกตำรำงหนง่ึ ไดม้ ำกกว่ำ 1 เรคอร์ด
ควำมสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม เป็นควำมสัมพันธ์หลำยๆ เรคอร์ดในตำรำงหน่ึงสำมำรถจับคู่กับหลำยๆ เรคอรด์ ของอีกตำรำงหน่ึง 3.3.4 ชนิดของคยี ใ์ นฐานข้อมลู เชิงสมั พันธ์ 1. Primary Key เปน็ ฟลิ ดท์ มี่ คี ำ่ ไม่ซ้ำกนั ในแตล่ ะเรคอรด์ ของตำรำงน้นั ๆ 2. Candidate Key เกิดข้ึนในกรณีท่ีตำรำงน้ันมีฟิลด์ท่ีเป็น Primary Key มำกกว่ำ 1ฟิลด์ จงึ ต้องเลอื กฟิลด์อนื่ เปน็ Candidate Key 3. Compound key เป็นกำรนำฟิลด์ตั้งแต่ 2 ฟิวด์มำทำเป็นคีบย์ เนื่องจำกไม่สำมำรถ เลอื กฟิวดใ์ ดๆ เป็น Primary Key ได้ เพรำะทกุ ๆ ฟิวดจ์ ะมีขอ้ มลู ท่ซี ้ำกนั 4. Foreign Key เป็นคีย์ที่ทำหน้ำท่ีเป็นคีย์อยู่ 2 ตำรำง และทำหน้ำที่เช่ือมโยงข้อมูลเข้ำ ดว้ ยกนั 3.3.5 การกาหนดตารางสาหรบั เกบ็ ขอ้ มูล เมื่อทำกำร Normalization เรียบร้อยก็จะได้ตำรำงเก็บข้อมูลหลำยตำรำงด้วยกัน โดยข้อมูลมีควำมสัมพันธ์ระหวำ่ งตำรำง ในระบบฐำนข้อมูล กำรขำยสินค้ำในรำ้ ยขำยของชำ ประกอบด้วยตำรำงท้ังหมด4 ตำรำง ดังนี้ 1. ตำรำงสินคำ้ เกบ็ ข้อมูลเก่ยี วกบั รำยกำรสินค้ำตำ่ งๆ ทมี่ ขี ำย 2. ตำรำงประเภทสินค้ำ เกบ็ ข้อมลู เกีย่ วกับประเภทสนิ ค้ำที่มีขำย โดยมตี ำรำงหลักที่ เก่ียวข้องคอื ตำรำงสนิ ค้ำ 3. ตำรำงขำยสินค้ำ เก็บขอ้ มลู เก่ียวกบั กำรซือ้ สนิ คำ้ โดยมตี ำรำงหลกั ทีเ่ กี่ยวขอ้ งคือ ตำรำง รำยละเอียดกำรขำยสนิ ค้ำ และตำรำงสินค้ำ 4. ตำรำงรำยละเอยี ดกำรขำยสนิ คำ้ เก็บขอ้ มูลเกย่ี วกบั รำยกำรสินคำ้ ทข่ี ำยในแต่ละครั้ง 3.3.6 การกาหนดฟลิ ด์ ชนดิ ข้อมลู และคยี ต์ า่ งๆ ในแตล่ ะตาราง เมื่อได้ตำรำงแล้ว พิจำรณำว่ำในแต่ละตำรำง ฟิลด์ข้อมูลควรเป็นชนิดข้อมูลใดและควรกำหนดคีย์ใดบ้ำง 3.3.7 การกาหนดความสมั พันธร์ ะหวา่ งตาราง ระบบฐำนข้อมูลเชิงสัมพันธ์ประกอบด้วยตำรำงท่มี ีควำมสัมพันธก์ นั เชน่ ตำรำงประเภทสนิ คำ้ มีควำมเกย่ี วขอ้ งและควำมสัมพันธ์กับตำรำงสินค้ำ โดยจะตอ้ งมีกำรกำหนดคยี ์ต่ำงๆ ในแตล่ ะตำรำง เพ่ือให้โปรแกรมMicrosoft Access นำข้อมูลที่สมั พนั ธ์กันจำกหลำยตำรำงมำใชพ้ ร้อมกนั ได้
3.4 โป3.ร4แโกปรรแมกดร้ามนดก้านารกนารานเสาเนสนออขขอ้ ้อมมลู ูลสสาานนักักงงาานน เป็นโปรแกรมสำนักงำนสำหรับงำนนำเสนอขอ้ มลู เปน็ แผ่นสไลด์ เพื่อนำเสนองำน กำรประชมุ สัมมนำ สอ่ื กำรสอน ประกอบด้วย ข้อควำม รูปภำพ ภำพ-เคลอื่ นไหว แผนภมู ิท่ีตอ้ งกำรนำเสนอ 3.4.1 ขน้ั ตอนการสรา้ งงานนาเสนอผลงาน 1. เลือก start 2. เลือก All Programs 3. เลอื ก Microsoft Office 4. เลือก Microsoft Office PowerPoint คลิกเลือกแบบสไลด์ที่ต้องกำร หรือบน หน้ำจอภำพ เลอื กโดยดับเบิลคลกิ Microsoft Office PowerPoint ปรำกฏหน้ำตำ่ งกำร ทำงำนดังน้ี
3.4.2.ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint หนำ้ ตำ่ งสว่ นประกอบของโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint 1. Thumbnails Pane พื้นท่แี สดงแผน่ สไลด์ทั้งหมด 2. Slide Pane พน้ื ท่ีท่ีใช้สร้ำงรำยละเอียดของสไลด์ 3. ปุ่ม Note สำหรบั เปิดหนำ้ ตำ่ ง Note Pane เพอ่ื ใส่โนต็ หรอื ข้อควำม 4. ปุ่ม Comment สำหรบั เปดิ หนำ้ ต่ำง Comment Pane เพือ่ ใสค่ วำมคดิ เห็นให้กบั สไลด์ 3.4.3 มุมมองของเอกสาร มุมมองของเอกสำรเป็นคำสั่งในกำรแสดงผลสไลด์ในลักษณะต่ำงๆ เพื่อให้สำมำรถตรวจสอบและแก้ไขสไลด์ได้ง่ำยข้ึน สำมำรถเลือกใช้งำนรูปแบบมุมมองบริเวณมุมล่ำงขวำของหน้ำต่ำงโปรแกรมประกอบด้วยรูปแบบ ดงั นี้ 1.มุมมองปกติ เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับเวลำทำงำน โดยเม่ือเปิดโปรแกรมขึ้นมำคร้ังแรก จะปรำกฏมุมมองปกติ ซง่ึ แบง่ ออกเป็น 2 ส่วน คือ slide ส่วนแสดงหน้ำสไลด์ขนำดเล็ก และOutline ส่วนแสดงขอ้ มลู รำยละเอยี ดของสไลด์ 2.มมุ มองแบบเรยี งลำดับ เป็นมุมมองแบบจดั เรียงสไลด์ตำมลำดับ สำมำรถปรับเปลย่ี นลำดับสไลดแ์ ละกำหนดจำนวนกำรแสดงสไลดต์ ่อหน้ำจอภำพได้
3.มุมมองสำหรับกำรอ่ำน เป็นมุมมองสำหรับกำรอ่ำนโดยจะแสดงเต็มหน้ำจอและสำมำรสลับสไลดร์ ะหวำ่ งมมุ มองอื่นๆ ได้โดยตรง 4.มุมมองสำหรับกำรนำเสนอ เป็นกำรนำเสนอไลด์ตำมลำดบั หรอื กดปุม่ f5 ท่แี ป้นพมิ พ์ 3.4.4 การนาเสนอสไลด์ กำรนำเสนอสไลด์ เป็นวิธีกำรนำเสนอแผ่นสไลด์ที่สร้ำงและปรับแต่งเรียบร้อยแล้วนำมำเสนอในรูปแบบไฟล์รูปภำพ ไฟลว์ ดิ โี อ ออนไลน์ และกำรสงั่ พิมพ์สไลด์ 1. การบันทึกสไลด์เป็นไฟล์ภาพ สำหรับห้ำมแก้ไขสไลด์ต้นฉบับ เพื่อกำรนำภำพไปเปิดด้วย โปรแกรมอื่นๆ - เปิดไฟล์ พรเี ซนเตชัน่ ท่ีต้อกำรบนั ทึก - เลอื ก file>save as - เลือก Computer> Browse เลอื กตำแหน่งทต่ี อ้ งกำรจดั เกบ็ ตง้ั ช่อื ไฟล์ - ในส่วน save as Type เลือกประเภทของไฟลท์ ่ตี อ้ งกำรบันทกึ - เลือกสไลด์ที่ต้องกำรบันทึก - เลือก ok 2. การบนั ทึกสไลด์เปน็ ไฟลว์ ิดโี อ - เลอื ก Export ใน Backstage - เลอื ก Create a Video - เลือกอปุ กรณ์ทใ่ี ชใ้ นกำรเปดิ สไลด์ ดังนี้ Computer & HD Displays สำหรับเปิดในเครื่องคอมพิวเตอร์ท่ีมีหน้ำจอขนำดใหญ่มีควำม ละเอียด 1280x720 พิกเซล Internet & DVD สำหรับเปิดบนสื่ออินเทอร์เน็ต หน้ำจอขนำดกลำง มี ควำมละเอียด 852x480 Portable Devices สำหรับเปิดบนอุปกรณ์พกพำ หน้ำจอขนำดเล็ก มีควำมละเอียด 424x240 พกิ เซล 1.กำหนดเวลำเปลย่ี นแต่ละสไลด์ 2.เลอื กปมุ่ Create Video 3.เลอื กตำแหน่งทีต่ อ้ งกำรจดั เก็บ ตัง้ ชือ่ ไฟล์ 4.ในสว่ น save as type เลอื กประเภทไฟลว์ ีดีโอ เชน่ mp4 ,wmv 5.เลือก save จะแสดงกำรสรำ้ งไฟลว์ ดิ โี อ ทแี่ ถบสถำนะ status bar
3. การเกบ็ ไฟลส์ ไลด์ลงแผน่ CD/DVD - เลอื ก Export ใน Backstage - เลือก Package Presentation for CD - เลอื ก Package for CD - ตง้ั ชอ่ื แผน่ CD/DVD ในสว่ น Name the CD - เลือกปุ่ม Copy to CD เม่ือต้องกำรบันทึกลงแผ่น CD/DVD หรือเลือกปุ่ม Copy เมื่อ ต้องกำรเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ 3.4.5 การใชม้ ุมมองของผู้นาเสนอ(Presenter View) สำหรับกำรนำเสนอท่ีมีจอภำพในกำรแสดงผลมำกกว่ำ1จอภำพ จะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนกำรแสดงผลแบบ multiple monitor ที่มีกำร์ดจอแสดง2จอภำพหรือ 2กำร์ดจอโดยทั่วไปเครื่องแล็ปท็อป หรือ โน๊ตบุ๊ก สนับสนุนกำรใช้งำนประเภทนี้ หำกเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์เดสท็อป ควรตรวจสอบควำมสำมำรถในกำรใช้งำนอย่ำงเหมำะสม 1.กำรเปดิ ใชง้ ำน2 จอภำพ เลอื ก Slide Show >Use Presenter View 2.กำรปรับแตง่ คำ่ ควำมละเอยี ดของจอภำพ (1) เลอื ก control Panel >Adjust screen resolution (2) คลิกจอภำพท1ี่ เพื่อกำหนดค่ำสำหรบั จอภำพท่ี1 (3) ใน ส่ ว น Multiple Displays เลื อ ก extend these displays เพื่ อ ข ย ำ ยหนำ้ จอภำพมำทหี่ น้ำจอภำพที่2 (ทำซ้ำขอ้ ที่ 2 และ 3 เพ่ือกำหนดคำ่ สำหรบั จอภำพท่ี2) (4) คลกิ ปุม่ ok 3.4.6 การพมิ พส์ ไลด์ 1 เลอื ก Print ใน Backstage 2 เลือก color/grayscale Color พิมพส์ ส่ี ี เหมือนบนจอภำพ Gray Scale พิมพ์เฉดสเี ทำ Pure Black and White พมิ พ์สีขำว-ดำ 3 เลือก ปริ้น เพอื่ สง่ั พมิ พส์ ไลด์
3.4.7 การพิมพเ์ อกสารประกอบการบรรยาย กำรบรรยำยหรือนำเสนอในที่ประชุม ผู้บรรยำยต้องดำเนินกำรส่ังพิมพ์สไลด์หรือสตอรี่บอร์ดผ้เู ข้ำรับฟงั กำรบรรยำย 1.เลือก view>handout Master 2.ปรำกฏหน้ำกระดำษสำหรบั ตกแต่งขอ้ ควำม เลขหน้ำ หรอื โลโก้ ตำมต้องกำร
4.1 ก4า.ร1สกราา้ รงสแรล้างะแจลัดะกจัดารกไาฟรไลฟเ์ ลอเ์ กอกสสาารร 4.1.1 การสรา้ งเอกสารใหม่ เมอ่ื เปดิ โปรแกรม Microsoft Word จะปรำกฏรูปแบบกำรสรำ้ งเอกสำรเปล่ำ (Blank Document) หรือเลือกเอกสำรประเภทเท็มเพลต (Template) ทีม่ ีกำรออกแบบ กำรจัดวำงเนอื้ หำ และจัดรูปแบบเนื้อหำ เบ้ืองต้นเอกไว้ เพอื่ เปน็ แนวทำงกำรนำมำใช้งำน โดยผ้ใู ช้สำมำรถใส่เนอ้ื หำทต่ี ้องกำรลงไปBlank Document เอกสำรจำกเทม็ เพลต หนา้ ตา่ ง Template และ Blank Document กำรสรำ้ งเอกสำรจำกเท็มเพลตตวั อยำ่ ง จะชว่ ยให้สะดวกและประหยัดเวลำในกำรทำงำนเนอื่ งจำกรปู แบบของเทม็ เพลตมกี ำรจดั รูปแบบพ้นื ฐำนให้เลอื กพรอ้ มกบั ข้อควำมตัวอยำ่ ง 1. กำรสร้ำงเอกสำรดว้ ยเทม็ เพลต (Template) (1) เลอื ก File เลือกคำสง่ั ใน Backstage จะปรำกฏหนำ้ ตำ่ ง New Document (2) เลอื กแบบเท็มเพลตทต่ี ้องกำร จะปรำกฏหนำ้ ต่ำงตวั อยำ่ ง (3) เลอื กปมุ่ Create เพือ่ สรำ้ งเอกสำร 2. กำรสรำ้ งเอกสำรเปลำ่ (Blank Document) (1) เลอื ก File เลอื กคำสั่ง New จะปรำกฏหนำ้ ต่ำง Blank Document (2) Microsoft Word เลือก Blank Document (3) Microsoft Excel เลอื ก Blank Worksheet (4) Microsoft PowerPoint เลือก Blank Presentation
4.1.2 การบนั ทกึ เอกสาร (Save)ส่งิ ท่สี ำคัญทสี่ ุดหลังจำกพมิ พ์ขอ้ มูลต่ำงๆ เสร็จเรยี บร้อยแล้ว คอื กำรบนั ทกึ เอกสำร เพ่ือเก็บไวใ้ ช้งำนหรอื แกไ้ ขในภำยหลงัโปรแกรม ไฟล์นามสกลุ ไฟลน์ ามสกลุ (Office 2007-2013) (Office เวอรช์ น่ั ตา่ กว่า 2007)Word .docx .docExcel .xlsx .xlPowerPoint .pptx .pptsAccess .accdb .mdb 1. กำรบนั ทึกบนเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ (1) เลอื ก File > Save หรอื Save As ใน Backstage (2) เลอื ก Computer > Browse (3) เลอื ก Save As เลอื กไดรฟทต่ี อ้ งกำรจัดเก็บไฟล์ (4) ตัง้ ช่ือไฟล์ (5) เลอื กประเภทไฟล์ (6) เลอื ก Save 2. กำรบนั ทกึ เอกสำรใหเ้ ป็นไฟล์ PDF ชดุ ไฟล์เอกสำร Microsoft Office 2013 ได้แก่ Word,Excel, PowerPoint สำมำรถบันทึกใหเ้ ป็นเอกสำรไฟล์ PDF โดยมีขน้ั ตอน ดงั น้ี (1) เลอื ก File > Export ใน Backstage (2) เลอื ก Create PDF/XPS Document (3) เลอื ก Create PDF/XPS (4) เลอื กไดเรกทอรที ี่จดั เกบ็ ไฟล์และตงั้ ชอ่ื ไฟล์ (5) เลอื ก Publish 4.1.3 การเปิดเอกสารเกา่ ในคอมพวิ เตอร์ 1. เลอื ก File > Open ใน Backstage 2. เลอื ก Computer > Browse 3. เลือกไดเรกทอรแี ละไฟลท์ ต่ี อ้ งกำรเปดิ ใช้งำน 4. เลอื ก Open
4.2 ก4า.ร2จกดั ากรจาัดรกขา้อรคขว้อาคมวเาอมกเอสกาสราร 4.2.1 การพิมพข์ ้อความ เม่ือต้องกำรพิมพ์ข้อควำมลงในเอกสำรท้ังโปรแกรม Word และ PowerPoint จะมีลักษณะ เหมือนกัน โดยพิมพ์ข้อควำมท่ีต้องกำรลงไปจะปรำกฏเคอร์เซอร์กระพริบ (Cursor) หำกข้อควำมมีควำมยำว เกินระยะกน้ั หน้ำก้ันหลัง โปรแกรมจะทำกำรตดั คำข้ึนบรรทัดใหม่ใหอ้ ัตโนมตั ิ เมือ่ ตอ้ งกำรขน้ึ บรรทัดใหม่ให้กด ปุม่ แป้นพิมพ์ Enter การพิมพข์ ้อความ 4.2.2 การเลือกขอ้ ความ 1. คลกิ เมำส์ 3 คร้ัง ตดิ ต่อกัน ทย่ี อ่ หน้ำบรรทัดท่ีต้องกำรขอ้ ควำม เพอ่ื เลอื กท้งั ยอ่ หนำ้ 2. ดับเบิลคลกิ เพ่อื เลอื กคำ 3. คลิกเมำสห์ น้ำบรรทดั เพอื่ เลอื กทัง้ บรรทดั 4. กดปุ่มแป้นพิมพ์ Ctrl A หำกต้องกำรเลอื กขอ้ ควำมทั้งหมดในเอกสำร 5. กดปมุ่ ใดๆ เม่ือต้องกำรยกเลิกกำรเลือกข้อควำม
4.2.3 การลบขอ้ ความและตวั อกั ษร (Delete) เลือกข้อควำมหรอื ตวั อกั ษรทตี่ ้องกำรลบ กดปุ่ม Delete หรอื Backspace 4.2.4 การคักลอกและวางขอ้ ความ (Copy, Paste) 1. เลือกขอ้ ควำมทีต่ อ้ งกำร คลิกเมำส์ปุ่มขวำ เลือก Copy หรอื Ctrl C 2. วำงเคอรเ์ ซอร์ ณ ท่ตี ำแหนง่ ที่ต้องกำร คลกิ เมำส์ปมุ่ ขวำ เลอื ก Paste หรือ Ctrl V 3. เลือกขอ้ ควำมทตี่ อ้ งกำร กอป่มุ Ctrl ค้ำง ลำกเมำสน์ ำตวั อักษรไปยงั ตำแหนง่ ที่ตอ้ งกำร4.3 ก4า.ร3แกทารรกแทรรปู กภราูปพภใานพเใอนกเอสกาสราร 4.3.1 การแทรกรปู ภาพจาก Pictures กำรแทรกรูปภำพจำก Pictures เป็นกำรแทรกรูปภำพทีม่ ีอยู่ภำยในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ แผ่นซีดี/ดีวีดี และแฟรชไดรฟ 1. เลอื ก INSERT > Pictures ปรำกฏหน้ำตำ่ งรปู ภำพ 2. คลกิ เลอื กไฟลร์ ปู ภำพทีต่ อ้ งกำร 3. เลอื กปุม่ Insert 4.3.2 การแทรกรปู ภาพออนไลน์ การแทรกรูปภาพออนไลน์ เป็นการนาภาพจากเว็บไซต์ Office.com ท่ีพร้อมใช้งานในเวอร์ชันก่อน หนา้ ของ Office จะถกู แทนที่ด้วยรูปภาพ Bing ทาตามข้นั ตอนด้านล่างเพื่อคน้ หาภาพตัดปะบนเว็บจาก Bing 1. คลกิ ท่ีตำแหน่งในเอกสำรหรอื ขอ้ ควำมอเี มลของคุณที่คณุ ต้องกำรแทรกรูปภำพ 2. ในแท็บ แทรก ให้คลิก รปู ภำพออนไลน์ 3. ในกลอ่ งค้นหา ใหพ้ ิมพ์คาหรอื วลที ี่อธบิ ายรูปภาพที่คุณตอ้ งการ แลว้ กด Enter ใสค่ า วา่ ภาพตัดปะ ในประโยคค้นหาของคณุ ถา้ คุณกาลงั คน้ หารปู ประกอบเชน่ นัน้ โดยเฉพาะ
4.3.3 การแทรกรปู ภาพจาก OneDrive 1. เลอื ก INSERT > Online Pictures 2. เลือก Browse ที่ OneDrive 3. เลือกภำพที่ต้องกำร 4. เลือกปมุ่ Insert4.4 ก4า.ร4สกราร้าสงรข้า้องคขวอ้ าคมวแาลมะแวลาะดวราดปู รทูปรทงรง 4.4.1 การสรา้ งข้อความศิลป์ กำรสร้ำงข้อควำมศิลป์ (WordArt) เป็นกำรจัดรูปแบบให้กับข้อควำมที่จะช่วยเน้นให้ข้อควำมปกติดู โดดเดน่ ดว้ ยรปู แบบทีห่ ลำกหลำย สะดดุ ตำหนำ้ สนใจมำกยง่ิ ขึน้ สำมำรถทำตำมขน้ั ตอนได้ ดังนี้ 1. เลือก INSERT > WordArt 2. เลอื กรูปแบบทีต่ ้องกำรจะปรำกฏกรอบข้อควำม สำหรบั พิมพ์ขอ้ ควำม 3. พิมพข์ ้อควำมทตี่ ้องกำรลงในกล่องขอ้ ควำม 4. เลือก Format > Text Fill เพ่อื เลือกสีขอ้ ควำม 5. เลอื ก Format > Text Outline เพ่อื เลอื กสเี ส้นขอบ 6. เลอื ก Format >Text Effect เพ่อื เลอื กเอฟเฟกต์ใหข้ อ้ ควำม 4.4.2 การวาดรปู ทรงสาเร็จรูปดว้ ย Shapes 1. เลอื ก INSERT > Shapes 2. คลกิ เลือกรปู ทรงทตี่ อ้ งกำร 3. ปรำกฏ + ลำกเมำสใ์ ห้ได้ขนำดรปู ทรงท่ตี อ้ งกำร
4.5 ก4า.ร5นกาาเรสนนาเอสขนอ้ อมขูล้อดมลู้วดย้วกยรการฟาฟ กำรนำเสนอขอ้ มลู ด้วยกรำฟ (Chart) เป็นรูปแบบในกำรนำเสนอข้อมลู ประเภทตวั เลอื ก เพือ่ ให้เข้ำใจ ง่ำยและเห็นถึงควำมแตกต่ำงระหวำ่ งข้อมลู หรือเพือ่ เปรยี บเทยี บข้อมูล4.6 ก4า.ร6นกาาเรสนนาเอสขน้ออมขูลอ้ ดมลู้วยดไว้ ดยไอดะอแะกแรกมรม กำรนำเสนอข้อมูลด้วยไดอะแกรม (SmartArt) เป็นกำรนำเสนอข้อมูลที่มีลักษณะเป็นลำดับหรือ ขน้ั ตอนที่สมั พนั ธเ์ กี่ยวข้องกัน ทำให้ดูภำพรวมได้ชดั เจนและเข้ำใจง่ำยข้นึ ใช้สำหรบั กำรทำงำน อธบิ ำยขนั้ ตอน กระบวนกำรทำงำน เชน่ แผนกกำรตลำด แผนผงั องคก์ ร ประกอบด้วย 8 กล่มุ ตำมลกั ษณะกำรใชง้ ำน ดงั น้ี 1. เลอื ก INSERT > SmartArt ปรำกฏหนำ้ ตำ่ ง Choose a SmartArt Graphic 2. คลกิ เลอื กลักษณะ SmartArt ทีต่ ้องกำร 3. เลอื ก OK 4.6.1 การใสข่ อ้ ความใน SmartArt 1. เลือกรูปทรงทีต่ อ้ งกำรพมิ พ์ขอ้ ควำม 2. เลือก DESIGN > Change Colors เพอื่ เลอื กเปลย่ี นสีชดุ 4.6.2 การเพมิ่ รปู ทรงใน SmartArt 1. คลิกเลอื กรูปทรงทีต่ อ้ งกำรเพม่ิ 2. เลือก DESIGN 3. เลอื ก Add Shape เพิม่ ตำแหน่งทต่ี อ้ งกำร 4.6.3 การยกเลกิ การเปลย่ี นแปลง SmartArt 1. เลือกรปู ทรงทต่ี อ้ งกำรยกเลกิ 2. เลือก DESIGN > Reset Graphic
5.1 ก5า.ร1สร้างสูตรคานวณและฟงั ก์ชันบน Excel ในขั้นสงู เมือ่ เปิดโปรแกรม Microsoft Excel จะพบหนำ้ ตำ่ งโปรแกรมประกอบดว้ ยสว่ นต่ำงๆ ดงั นี้ หน้ำต่ำงโปรแกรม Microsoft Excel 1. Workbook คอื ไฟล์งานหลกั ของ Microsoft Excel ทปี่ ระกอบดว้ ยชีตงานตัง้ แต่ 3 ชีตข้ึนไปจนถึง หลายๆ ชีตตามที่สร้างขนึ้ และจัดเกบ็ บนั ทึกเปน็ ไฟล์งานเพือ่ นามาเพ่ิมเติมหรอื แก้ไขขอ้ มูลคร้ังตอ่ ไป 2. Worksheet คอื กระดาษแตล่ ะหน้าทอ่ี ยใู่ น Workbook ประกอบดว้ ย (1) Row (แถว) คือ ช่อวงของเซลล์ในแนวนอน มีจานวนแถวสูงสุดถึง 1,048,576 แถว โดย เรม่ิ ตง้ั แต่แถวที่ 1 ถึงแถวที่ 1,048,576 (2) Column (คอลัมน์) คือ ช่องของเซลล์ในแนวต้ัง มีจานวนคอลัมน์สูงสุดถึง 16,384 คอลัมน์ เร่มิ จากคอลัมน์ A ถงึ คอลมั น์ XFD (3) Cell (เซลล์) คือ ช่องของเซลล์ที่เป็นจุดตัดระหว่างแถวและคอลัมน์ เช่น เซลล์ D5 จะ เป็นเซลล์ทีเ่ ปน็ จดุ ตดั ระหวา่ งแถวท่ี 5 และคอลัมน์ D เป็นต้น (4) Sheet Tab คือ แท็บที่แสดงชื่อของเวิร์กชีต ขณะสร้าง Workbook ข้ึนใหม่ จะมี Worksheet แสดงข้ึนมา 1 เวิรก์ ชตี เรียกวา่ Sheet (5) Name Box คือ ช่องท่ีแสดงชื่อเซลล์ที่กาลังใช้งาน เช่น ขณะมีการคลิกเลือกเซลล์ B3 ชอ่ ง Name Box จะแสดงค่าเป็น B3 หากตอ้ งการเปลี่ยนจากเซลล์ B3 ไปทางานทเ่ี ซลล์ A1 ลงไปในช่องของ Name Box ไดโ้ ดยตรง (6) Formula Box คือ ช่องที่ใช้สาหรับกาหนดสูตรและเรียกใช้ฟังก์ชันเพ่ือกาหนดข้อมูล ต่างๆ เช่น ท่ีเซลล์ E3 กาหนดสูตร =C3*D3 หมายถึง นาข้อมูลในเซลล์ C3 คูณกับข้อมูลในเซลล์ที่ D3 ได้ ผลลัพธเ์ ท่าไรผลลพั ธน์ นั้ กาหนดลงมาท่ีเซลล์ E3
5.1.1 ประเภทของสตู รคำนวณ การคานวณจะต้องกาหนดสูตรในการคานวณ โดยสามารถแบง่ ประเภทของสูตรคานวณได้ 2 ประเภทคือ 1. Formula 2. Function5.1.2 โครงสรำ้ งของสตู รคำนวณการคานวณในโปรแกรม Excel สิ่งสาคัญที่สุด คือ เคร่ืองหมายเท่ากับ (=) นาหน้าสูตรคานวณเสมอแล้วตามด้วยตัวแปรและตัวดาเนินการตามต้องการ โดยตัวแปรอาจจะเป็นข้อความ ตัวเลข ช่ือเซลล์ หรือตาแหน่งเซลล์ ดังตัวอย่างในตารางตอ่ ไปนี้ สตู รคำนวณ ตวั แปร ตวั ดำเนนิ กำร=60 – 13=A3*B11/5 เลข 60 และ 13 เครือ่ งหมาย -= Excel”&”2013” ขอ้ มูลในเซลล์ A3, B11 และเลข 5 เครอื่ งหมาย * และ / ขอ้ ความ Excel และ 2013 เครื่องหมาย &5.2 ก5า.ร2ตกัง้ ำชรือ่ตง้ัใชหอื่ก้ ใับหขก้ ้อับมขูลอ้ มแลูลแะลสะูตสรตู ร ((RRaannggee NNamamee& F&ormFourlmauNlaamNea)me) 5.2.1 กำรตั้งช่อื เซลล์ดว้ ยกล่องชือ่ (Name Box) 1. เลอื กเซลล์หรอื กลุม่ เซลล์ทต่ี อ้ งการกาหนดชอื่ 2. พิมพ์ชอื่ ที่ตอ้ งการลงในกลอ่ งชอ่ื กดปมุ่ Enter 3. คลิกเมาสท์ ีป่ ุม่ ลกู ศรท้ายชอ่ งกลอ่ งชื่อ จะปรากฏชอ่ื เซลลท์ กี่ าหนด 4. เลอื กชอื่ เซลลท์ ตี่ ้องการ > จะปรากฏช่วงเซลล์ทีก่ าหนดไวใ้ หเ้ ลอื ก 5.2.2 กำรกำหนดชอ่ื เซลล์ดว้ ยคำส่งั Define Name วธิ ีนี้จะแตกต่างจากการใช้ Name Box โดยสามารถกาหนดรายละเอยี ดเพิม่ เตมิ ให้กบั ชื่อเซลลไ์ ด้ เช่น การกาหนดให้ช่ือเซลล์นั้นสามารถนาไปใช้กับเวิรก์ ชีต หรือการระบุรายละเอียดเกี่ยวกับช่อื เซลล์ เป็นต้น โดย การกาหนดชื่อเซลลม์ วี ธิ ีการ ดงั น้ี 1. เลอื กเซลลห์ รอื กล่มุ เซลล์ทตี่ อ้ งการกาหนดชอ่ื 2. เลอื ก FORMULAS > Define Name ตง้ั ช่อื เซลล์ 3. กาหนดขอบเขตการใช้งานตามตอ้ งการ > ป้อนรายละเอียดเพิ่มเตมิ 4. คลิก OK5.3 ก5า.ร3ใกชำ้ฟรงัใชชฟ้ันังปชรนั ะเภท Add-Ins เพอื่ เพ่ิมประสิทธิภาพการคานวณบน Excel 5.3.1 กำรอำ้ งอิงถงึ ข้อมูลในเซลล์ การอา้ งองิ ถงึ ข้อมูลในเซลล์แบ่งเป็น 3 ลักษณะ คือ Relative, Absolute และ Mixed Referencing
1. กำรอำ้ งอิงแบบ Relative Referencing สามารถทาได้ ดังนี้ (1) การอา้ งองิ แบบเซลล์เดยี ว เช่น A1 (2) การอ้างอิงแบบช่วง หรือ Range Reference เป็นการอ้างอิงตาแหน่งข้อมูลในเซลล์ที่ ต้องการ ตั้งแต่เซลล์แรกที่ระบุจนถึงเซลล์สุดท้ายที่ระบุร่วมท้ังเซลล์อ่ืนๆ ด้วย รูปแบบในการเขียนใช้ เคร่อื งหมายคน่ั กลางระหว่างชอ่ื ตาแหน่งของเซลล์ (3) การอ้างอิงแบบยูเนี่ยน เป็นการอ้างอิง การอ้างอิงแบบช่วงต้นแต่ 2 ข้ึนไป การเขียนให้ คั่นด้วยเครอ่ื งหมายคอมม่า 2. กำรอำ้ งองิ แบบแนน่ อน หรอื Absolute Referencing เป็นการอา้ งอิงทใ่ี ช้เคร่ืองหมาย $ นาหน้า ท้ังแนวนอนและแนวตั้ง เช่น $C$1 หมายถึงช่อง C1 การอ้างอิงแบบ Absolute สามารถนาไปใช้ได้ในหลาย สถานการณ์ 3. กำรอ้ำงอิงแบบผสม หรือ Mixed Referencing เป็นการระบคุ ่าคงท่ี ไม่เปลยี่ นแปลง โดยกาหนด เฉพาะด้านแนวตัง้ (Column) หรือ แนวนอน (Row) เพียงอย่างใดอยา่ งหนึ่งเท่าน้ัน เช่น เลอื กคอลมั น์ C เป็น หลกั การอา้ งองิ แบบนี้ จะใช้เครือ่ งหมาย $ นาหน้า ส่วนทต่ี ้องการใหม้ ีค่าคงท่ี ไมเ่ ปลี่ยนแปลง เชน่ $C1 หรือ C$15.4 การประยุกต์ใชส้ ูตรคานวณฟังกช์ ันในงานธุรกิจ Excel 5.4.1 ฟงั กช์ นั ทำงกำรเงนิ (Financial) ฟังก์ชันทางการเงินเปน็ ฟังก์ชนั ที่ใช้สาหรับคานวณเกี่ยวกับดา้ นการเงิน เชน่ การคานวณยอดเงินฝาก ในอนาคต การหาอัตราดอกเบี้ย การหายอดผ่อนชาระเงินกู้ การคิดค่าเสอื่ มราคาของสินทรัพย์ เป็นตน้
6.1 การจัดขอ้ มูลใหอ้ ยู่ในรูปแบบตาราง การจัดข้อมูลในรูปแบบตาราง (Table Format) ทาให้สามารถนาข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ประโยชน์ใน รูปแบบของฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากข้ึน โดยจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตารางทาได้หลายวิธี ด้วยกัน 6.1.1 กำรสรำ้ งตำรำงดว้ ยคำสัง่ Table 1. เลือกชว่ งเซลลท์ ตี่ อ้ งการจดั รูปแบบตาราง 2. เลือก INSERT > Table (โปรแกรมเอก็ เซล จะระบชุ ว่ งเซลลใ์ หอ้ ตั โนมัต)ิ 3. เลือก My table has headers เพือ่ กาหนดให้แถวแรกของชว่ งเซลลเ์ ปน็ หวั ตาราง 4. เลอื ก OK 6.1.2 กำรสรำ้ งตำรำงดว้ ยคำส่งั Format as Table 1. เลอื กเซลลท์ ต่ี อ้ งการจดั รูปแบบตาราง 2. เลอื ก HOME > Format as Table 3. เลือกรปู แบบตารางทตี่ อ้ งการ 4. ชว่ งข้อมูลทเ่ี ลือกไว้ จะถูกตดั ใหอ้ ย่ใู นรูปแบบของตารางทีส่ วยงาม 6.1.3 กำรลบขอ้ มลู ท่ีซำ้ ซอ้ นกันออกจำกตำรำง 1. เลอื กชว่ งขอ้ มูลเซลล์ท่ีตอ้ งการตรวจสอบ 2. เลอื ก DATA > Remove Duplicates 3. เลอื กคอลมั นท์ ตี่ ้องการตรวจสอบและลบข้อมูลทซี่ ้าออก > เลอื ก OK 4. ขอ้ มลู ทซี่ ้ากันจะถกู ลบออกจากตารางทันที โดยปรากฏหนา้ ตา่ งบอกจานวนขอ้ มูลทซ่ี ้ากนั ท้งั หมด
6.2 ก6า.ร2เพกำิม่ รแเพล่มิะลแลบะขล้อบมขูลอ้ ดม้วลู ยดฟ้วยอฟรอ์มรม์ (F(Foormrm)) เม่ือต้องการเพิ่มหรือลบข้อมูลในตาราง นอกจากการเพิ่มหรือลบข้อมูลที่เวิร์กชีตโดยตรงแล้ว ยัง สามารถใช้คาสง่ั ฟอรม์ (Form) ช่วยเพ่ิมหรือลบข้อมูลได้อีกดว้ ย โดยมขี ั้นตอนดงั นี้ 6.2.1 กำรเรยี กใชค้ ำสง่ั Form 1. เลือก customize quick access toolbar > More Commands 2. เลอื ก Choose command from > Commands Not in the Ribbon 3. เลือกคาสั่ง Form > Add > OK 4. จะปรากฏปุ่มฟอร์ม (Form) ท่ี Quick Access Toolbar
6.2.2 กำรเพม่ิ ขอ้ มูล 1. เลือกเซลล์ในตาราง 2. เลอื กปมุ่ Form 3. เลอื กปมุ่ New เพอ่ื เพ่มิ ข้อมลู ใหม่ 4. ป้อนขอ้ มลู เพิ่ม กด Enter เพอ่ื เลอื่ นแท็บ 5. เลือกปมุ่ Find Prev เพอื่ ดูข้อมูลท่ีป้อนลงไป 6. เลือก Close เพอ่ื ยกเลกิ การป้อนข้อมลู 6.2.3 กำรแกไ้ ขขอ้ มูล 1. เลอื ก Find Prve (ค้นหาก่อนหนา้ ) /Find Next (ค้นหาถัดไป) หรอื เล่ือนสกรอลบาร์ เพ่ือ เลื่อนไปยังข้อมลู ทต่ี อ้ งการแกไ้ ข 2. แกไ้ ขขอ้ มลู ตามตอ้ งการ กดป่มุ Enter เพอ่ื บันทกึ ข้อมลู 6.2.4 กำรลบขอ้ มูล 1. เลือก Find Prve (ค้นหาก่อนหน้า) /Find Next (ค้นหาถัดไป) หรอื เลอ่ื นสกรอลบาร์ เพ่ือ เลื่อนไปยงั ข้อมูลท่ตี อ้ งการลบ 2. คลิกปุ่ม Delete > เลือก OK ยนื ยนั การลบ6.3 ก6า.3รจกัดำรเรจียัดงเรขียอ้ งมขลู้อมลู 6.3.1 กำรจดั เรยี งข้อมูลตำมลำดบั ตวั อักษรหรอื ตัวเลข การจัดเรียงข้อมูลตามลาดับตัวอักษรหรือตัวเลขเป็นการจัดข้อมูลโดยเรียงตามลาดับก่อน -หลังของ ตัวอักษร หรอื ตามคา่ ความมาก-น้อยของตัวเลข ซึ่งมขี น้ั ตอนดังนี้ 1. เลือกเซลลท์ ต่ี อ้ งการจัดเรยี งขอ้ มลู 2. เลือก DATA > คลิกป่มุ คาสั่ง เพอ่ื เรยี งลาดับข้อมูลตามตอ้ งการ6.4 การกรองขอ้ มูลด้วยฟิลเตอร์ (Filter)6.4.1 กำรกรองข้อมูลโดยเลือกเงือ่ นไขจำกขอ้ มลู 1. คลิกปุ่ม บนชื่อฟิลดท์ ่ตี อ้ งการกาหนดเง่ือนไขในการกรองข้อมูล 2. เลอื กขอ้ มูลที่ตอ้ งการกรอง > คลกิ ปมุ่ OK
6.4.2 กำรกรองข้อมูลจำกสพี ื้นเซลล์ 1. คลกิ ปมุ่ บนชอ่ื ฟลิ ดท์ ่ีตอ้ งการกาหนดเงอื่ นไขในการกรองข้อมลู 2. เลอื กคาส่งั Filter by Color > Filter by Cell Color แลว้ เลอื กสพี น้ื เซลล์ท่ตี อ้ งการ 6.4.3 กำรกรองขอ้ มูลจำกไอคอนเซลล์ 6.4.4 กำรกรองข้อมูลจำกตวั เลข 6.4.5 กำรยกเลิกกำรกรองขอ้ มูล6.5 ก6า.ร5กรองขอ้ มูลด้วยสไลเซอร์ (Slicer) 1. เลือก INSERT > Table เพือ่ กาหนดรูปแบบตาราง 2. เลอื ก DESIGN > Insert Slicer (แทรกตัวแบ่งสว่ นขอ้ มลู ) 3. เลือกชอ่ื ฟลิ ดท์ สี่ ร้าง Slicer เพอื่ กรองขอ้ มลู > คลิกปมุ่ OK
4. Slicer ของแต่ละฟิลดก์ ็จะปรากฏขึน้ มา5. คลิกชอื่ ขอ้ มูลท่ีตอ้ งการกรองในแตล่ ะฟลิ ด์ โปรแกรมเอก็ เซลจะแสดงเฉพาะขอ้ มูลท่เี ลอื ก
7.1 ก7า.ร1วกเิ คำรรวาเิะคหร์ขำอ้ะหม์ูลดว้ ย Quick Analysis 7.1.1 เลอื กชดุ ข้อมลู ในตำรำงท่ตี อ้ งกำรวิเครำะห์ข้อมูล7.1.2 เลอื กปุม่ Quick Analysis (กำรวเิ ครำะหอ์ ยำ่ งเรว็ )จะปรากฏหนา้ ตา่ งใหเ้ ลอื กชดุ ขอ้ มูลสาหรบั วิเคราะห์ขอ้ มูล- FORMATTING : การกาหนดจัดรูปแบบการแสดงขอ้ มลู เช่น การแสดงแถบสีข้อมลู ระดบั สี กาหนดแถบสีหากมที ่ีมากกว่าทร่ี ะบุ- CHARTS : สร้างแผนภูมแิ บบต่างๆ จากขอ้ มูลท่ีเลอื ก- TOTALS : หาผลรวม ค่าเฉลี่ย นับจานวน ผลรวม %- TABLES : วิเคราะห์ตารางข้อมลู ดว้ ย PivotTable- SPARKLINES : สรา้ งแผนภูมเิ ส้นแบบประกายเพอื่ เปรยี บเทยี บข้อมลู
7.2 การวิเคราะห์ขอ้ มูลด้วย What-if What-If Analysis คอื การวเิ คราะหข์ อ้ มูลเมื่อตัวแปรต้นเปล่ียนแปลงไป ตัวแปรตามจะมีผลลพั ธ์เป็น อย่างไร ซ่ึงผลที่ได้สามารถนามาใช้ในการเปรียบเทียบ และวิเคราะห์ในการตัดสินใจได้ เช่น หากเพิ่มอัตรา ดอกเบยี้ เงนิ กู้ยมื จานวนเงนิ ที่ผ่อนใหช้ าระใหแ้ ก่ธนาคารจะเพม่ิ ขน้ึ เป็นเทา่ ไรจากเดิม สามารถทาการวเิ คราะห์ ได้ 3 วธิ ี ดงั นี้ 7.2.1 วิเครำะห์ดว้ ยวธิ ี Manual ทาได้ 2 แบบ คือ 1. สร้างโมเดลแล้วเปลี่ยนแปลงตัวแปรต้นที่ต้องการวิเคราะห์ ได้คาตอบท่ีต้องการจดไวห้ รือ บนั ทกึ ไว้ในอกี ชตี หนึง่ เพอ่ื เปรียบเทียบกัน 2. สร้างโมเดลต้นแบบใน Sheet ต้นแบบ แล้วคัดลอก Sheet ดังกล่าวเท่ากับจานวน รายการทตี่ อ้ งการทดสอบ แล้วจึงนาผลท่ไี ด้มาเปรียบเทียบกันในแตล่ ะโมเดล 7.2.2 วเิ ครำะหด์ ว้ ยคำสัง่ จำกเมนู Data > Table… ใช้วเิ คราะหเ์ มอ่ื ตวั แปรตน้ เปลี่ยนแปลงไป 1-2 ตวั แปร 7.2.3 วิเครำะห์ดว้ ยคำส่งั จำกเมนู TooI > Scenarios… ใชว้ เิ คราะห์เมอ่ื ตวั แปรตน้ เปล่ยี นแปลงไปต้งั แต่ 1 ตัวแปรข้นึ ไป7.3 การวิเคราะหข์ ้อมลู ดว้ ย Goal Seek Goal Seek เป็นเคร่อื งมือทใี่ ช้ทาการทดสอบเพ่ือคน้ หาผลลัพธห์ รอื คาตอบตามทต่ี ้องการ (Goal) จาก การคานวณ การใช้ Goal Seek ได้แก่ การคานวณหาราคาขายสินค้าเพื่อให้ได้จุดคุ้มทุน การคานวณเพ่ือ ค้นหาราคาขายหนุ้ ได้กาไรตามที่ต้องการ เป็นตน้7.4 การวเิ คราะหข์ อ้ มูลดว้ ย Data Table การวิเคราะหข์ อ้ มลู ด้วย Data Table สามารถใช้เปรยี บเทยี บผลลพั ธก์ ารคานวณของตัวแปรหนึ่งตวั หรอื สองตวั แปรท่มี ผี ลตอ่ สูตรคานวณ จะนามาใชส้ าหรบั การคานวณอตั ราดอกเบี้ยหรอื เงินต้นของการกเู้ งิน
7.5 ก7า.ร5วกิเคำรรวาิเะคหรำข์ ะอ้ หมข์ ูล้อดมว้ ูลยดว้ ยScSenarioManager ในการวิเคราะห์ต่างๆ บางคร้ังอาจจะต้องมีการเปรียบเทียบค่าในกรณีต่างๆ เช่น มีสนิ ค้าอยู่อย่างละ 100 ชิ้นในการวิเคราะห์กาไรจากการขาย อาจแบ่งยอดขายได้หลายกรณี เช่น กรณี (Case) ต่างๆ ต้ังแต่ขายดี (Best Case) ขายหมดทุกช้ิน, กรณีขายไม่ค่อยดี (Worst Case) ขายได้คร่ึงหน่ึง และกรณีที่น่าจะเป็น (Most Likely) ขายได้ 80% ตวั อย่างตารางขอ้ มูลสาหรบั คานวณโดยใช้ Scenario ถ้าเราตอ้ งการแสดงผลการคานวณเปน็ กรณีตา่ งๆ เราอาจจะสรา้ งอกี ตารางในอกี ชีทเพื่อคานวณ ซ่ึงเป็น วิธีท่ไี มม่ ีความยืดหยุ่น ยิง่ ถ้าต้องวิเคราะห์หลายกรณี รวมถึงถ้ามีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลต้องไล่ตามแก้ใน ทกุ ชีทและเซลล์ที่เกยี่ วข้องใน Excel มเี ครือ่ งมอื ท่ชี ่ือว่า Scenario เปน็ การกาหนดค่าใหก้ บั กรณตี า่ งๆ จากน้ัน จะคานวณค่าโดยอิงตามตาราง แล้วแสดงผลออกมา ซ่ึงจะช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว กวา่ การแยกตารางคานวณในแต่ละกรณี 1. เลือกเมนู Tools > Scenario 2. จะมีหน้าต่าง Scenario Manager ขน้ึ มา ให้กดปมุ่ Add เพ่ือเพม่ิ Scenario หน้าตา่ ง Scenario Manager 3. จะมหี นา้ ต่าง Edit Scenario ข้ึนมา ให้กาหนด o Scenario Name ชื่อของ Scenario o Changing cells เปน็ เซลล์ทจ่ี ะเปลี่ยนค่า ในตัวอยา่ งเป็นเซลลจ์ าวนของสินคา้
หนา้ ตา่ ง Edit Scenario สาหรบกาหนดคา่ ในกรณตี ่างๆ ใน Scenario4. เม่อื กดป่มุ OK จะมหี นา้ ต่าง Scenario Values มาให้กาหนดค่าที่ตอ้ งการ จากนน้ั กดป่มุ OK หนา้ ตา่ งสาหรับกาหนดค่าใหใ้ นแต่ละ Scenario
5. กดปุ่ม Add เพ่อื เพ่มิ Scenario อน่ื ๆ ถ้าต้องการแกไ้ ข Scenario ที่ตง้ั ไว้ ใหค้ ลิกเลือกช่ือ Scenario ทีต่ ้องการ แล้วกดปุม่ Edit หน้าต่าง Scenario Manager แสดง Scenario กรณตี ่างๆ ท่ีต้งั ไว้6. กดปุ่ม Summary เพอื่ สรปุ ค่า Scenario7. จะมีหนา้ ต่าง Scenario Summary ขนึ้ มา ใหเ้ ลอื ก Result Cells (เซลลผ์ ลลพั ธ)์ ทีจ่ ะแสดงใน รายงาน โดยอาจะเป็นหลายเซลลก์ ไ็ ด้ และเลือกรูปแบบรายงานระหว่าง หนา้ ตา่ ง Scenario Summary o Scenario Summary เป็นตารางสรุปผล Scenario ในแต่ละกรณี o Scenario PivotTable Report เปน็ PivotTable แสดงรายละเอียดของ Scenraio
ผลลพั ธ์ Scenario Summary แสดงในชที โดยอตั โนมตั ิ
8.1 การสร้างรายงานดว้ ยPivotTableMa8.n1a.1gขe้ันrตอนกำรสรำ้ งตำรำงรำยงำนด้วย PivotTable 1. คลิกเซลลใ์ นขอ้ มลู ต้นฉบับหรอื ชว่ งตาราง 2. ไปที่ แทรก > ตาราง > PivotTable 3. Excel จะแสดงกลอ่ งโตต้ อบ สรา้ ง PivotTable ทเ่ี ลอื กชว่ งหรอื ช่ือตารางของคณุ ไว้ ใน กรณนี ้ี เรากาลงั ใชต้ ารางท่เี รยี กวา่ “tbl_HouseholdExpenses” 4. ในส่วน เลอื กตาแหน่งท่ีคุณตอ้ งการวางรายงาน PivotTableให้เลอื ก เวริ ์กชีต ใหม่ หรือ เวริ ์กชีตทม่ี อี ยู่ สาหรับ เวริ ์กชีตทมี่ อี ยู่ คณุ จะตอ้ งเลอื กท้งั เวิรก์ ชตี และเซลลท์ ่ี คณุ ต้องการวาง PivotTable
5. ถ้าคณุ ต้องการใสห่ ลายตารางหรือหลายแหล่งขอ้ มูลใน PovotTable ของคุณ ใหค้ ลกิ กลอ่ งกาเครอ่ื งหมาย เพมิ่ ข้อมลู น้ีลงในรูปแบบขอ้ มลู 6. คลกิ ตกลง แล้ว Excel จะสรา้ ง PivotTable เปล่า และแสดงรายการ เขตขอ้ มูล PivotTable8.2 การสรา้ งรายงานดว้ ย RecommendedPivotTablePi8v.o2.t1Taขนั้bตleอMนกaำnรaสgรำ้eงrPivotTable ดว้ ยคำส่งั Recommended PivotTable 1. เลอื กเซลล์ในตารางข้อมลู ตน้ ทาง 2. เลอื ก INSERT > Recommended PivotTables 3. ปรากฏรูปแบบ Recommended PivotTables พร้อมตัวอย่างท่ีเลอื ก 4. เลือก Blank PivotTable หากตอ้ งการสร้าง PivotTable เปล่า 5. คลิกปุ่ม OK เพือ่ ใช้ PivotTable ตามรปู แบบท่เี ลือก 6. PivotTable จะถูกสรา้ งขน้ึ ในเวริ ์กชตี ใหม่ 8.2.2 กำรแก้ไขรปู แบบกำรคำนวณของ PivotTable 1. เลอื ก Value > Value Field Settings… 2. เลอื กรปู แบบการคานวณตามต้องการ 3. คลกิ ปมุ่ OK8.3 ก8า.ร3กกรำอรงข้อมลู บน PivotTablePivotTablePiขvอ้oมtTูลใaนbPleivMotaTnabalgeeเrปน็ ตารางแสดงขอ้ มูลท้ังหมดของขอ้ มลู ตน้ ทางท่เี ลอื กไว้ โดยทห่ี ัวคอลมั น์และ แถวขอ้ มลู จะมตี วั กรองขอ้ มลู ใหเ้ ลอื กแสดงเฉพาะขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการ 1. การใชต้ วั กรองข้อมูลใน PivotTable 2. คลกิ ขวาทค่ี อลัมนท์ ีต่ ้องการสมรา้ งตวั กรอง 3. เลอื ก Add to Report Filter 4. ปรากฏตัวกรองด้านบนของ PivotTable 5. เลือกตัวกรองที่ต้องการแสดง หากต้องการแสดงข้อมูลมากกว่าหนึ่งค่า ให้คลิกเลือกที่ Select Multipleltem 6. เลอื ก Ok 7. ปรากฏข้อมลู แจกแจงจะแสดงเฉพาะยอดรวมของขอ้ มลู ทเี่ ลือก
8.4 ก8า.ร4ใกชำง้ ราในช้งำSนliScleicrerแแลละะ TTiimmeelliinnee ในในPivPoitvToatbTaleble 8.4.1 กำรใช้งำน Slicer ใน PivotTable Slicer คือ ตัวกรองที่ใชส้ าหรับกรองข้อมลู ที่แสดงใน PivotTable สามารถเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลท่ี ต้องการไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว โดยมขี ัน้ ตอนดงั นี้ 1. เลือก Analyze > Insert Slicer 2. เลอื กขอ้ มูลทต่ี ้องการสรา้ ง Slicer 3. คลกิ ปมุ่ OK 4. ขอ้ มูลใน PivotTable จะแสดงการกรองขอ้ มลู เฉพาะทเี่ ลือกไวใ้ น Slicer 5. เม่อื ต้องการยกเลิก การเลอื กขอ้ มลู Slicer ทาการคลกิ เมาสป์ ุม่ ขวา เลอื ก Remove 8.4.2 กำรใชง้ ำน Timeline ใน PivotTable Timeline เปน็ ตัวกรองขอ้ มลู สาหรบั เลือกแสดงเฉพาะขอ้ มลู ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนง่ึ บน PivotTable 1. เลอื ก Analyze > Insert Timeline 2. ปรากฏคอลมั น์เกี่ยวกบั เวลาข้ึนมา เพ่ือเลอื กสาหรบั เปน็ ข้อมลู อา้ งองิ 3. เลอื กป่มุ OK 4. ปรากฏ Timeline ตามชว่ งเวลาของข้อมลู 5. เลือกการแสดงผลเวลาตามรปู แบบท่ีตอ้ งการ 6. เมื่อต้องการยกเลกิ คลกิ เมาส์ขวาที่ Timeline > เลอื ก Remove Timeline8.5 ก8า.ร5ปกรำบัรปแรตบั ่งแรตูป่งรแูปบแบบกบากรำแรสแสดดงงผผลลขขอองง PPiviovotCtChahratrt 8.5.1 สรำ้ งตำรำงขอ้ มูล PivotTable 8.5.2 กลุ่มคำสงั่ เลอื ก DESIGN จะปรากฏกล่มุ คาสง่ั ดงั น้ี- Subtotals : เลอื กแสดงหรือไมแ่ สดงยอดรวมของขอ้ มลู ในแตล่ ะกลุม่- Grand Totals : เลอื กแสดงหรือไมแ่ สดงยอดรวมทง้ั หมดท่ีทา้ ยของคอลมั นห์ รอื แถว- Report Layout : จัดรูปแบบการแสดงผลรายงาน- Blank Headers : แทรกแถวว่างเพอื่ แยกแต่ละแถวขอ้ มูลออกจากกนั- Row Headers : แสดงหรือไมแ่ สดงชื่อแถว- Column Headers : แสดงหรอื ไมแ่ สดงช่ือคอลมั น์- Banded Rows : แสดงแถวแบบสลับสี- Banded Column : แสดงคอลัมน์แบบสลับสี
Search
