Guia Viagens Dia

Este guia tem o objetivo de atender as dúvidas e as necessidades daspessoas que viajam a trabalho pela Roche. Nele, você encontrará o queprecisa saber para fazer uma boa viagem.Este guia dará um direcionamento e planejamento para que osfuncionários possam viajar seguindo um parâmetro de normas e deveresdentro da política de viagens e gastos a serviço da empresa.Qualquer dúvida que possa surgir, por favor, entre em contato com aEquipe de Eventos e Viagens, para obter esclarecimentos.2

Passagens AéreasA compra de passagens aéreas é feita pela ferramenta Ventura (sistemade reserva e emissão de passagens on line), com aprovação prévia doseu gestor.Para voos nacionais, recomendamos que você faça a sua reserva nomódulo on-line. Nessa opção, você consegue visualizar os voos e asmelhores tarifas disponíveis, além de agilizar o processo.Para voos internacionais, utilize o módulo off-line, pois os acordoscorporativos (descontos) com as companhias aéreas não estãocarregados na opção on-line. Nesse caso, a agência será notificada eserá responsável por incluir as opções no Ventura.Caso possua dúvidas com relação ao uso da ferramente Ventura, porfavor, acesse o link abaixo ou ligue 11 3372 2463. https://ctm.bcdtravel.com.br/bcd/default.aspx?cliente=rochediagHotelTodas as reservas devem ser feitas por meio da ferramenta de Viagensno Ventura. Não é permitido reservar hotéis sem o intermédio da agênciade viagens oficial. Dentre os hotéis listados como preferenciais, você3

poderá escolher a opção que melhor atenda às suas prioridades, levandoem consideração a sua localização.Reserva de VeículoPara fazer a locação de um veículo deve ser tomada levando emconsideração as características da viagem e a previsão de custo de cadauma das situações. As locações de veículos deverão ser solicitadas eaprovadas através do Sistema Ventura.O veículo alugado deve obedecer às seguintes especificações:Caso você não consiga locar um veículo com as características citadas,deverá ser alugado um similar.Para o uso de táxi e transporte privado para todos os funcionários emviagem a trabalho, o reembolso de taxi pode ser solicitado.4

HotelTodas as reservas devem ser feitas por meio da ferramenta de Viagensno Ventura. Não é permitido reservar hotéis sem o intermédio da agênciade viagens oficial. Dentre os hotéis listados como preferenciais, vocêpoderá escolher a opção que melhor atenda às suas prioridades, levandoem consideração a sua localização.Dicas de BagagemPara declarar seus bens, de forma que fiquem isentos de tributação aoretornar de viagem, consulte as regras e o formulário a ser preenchidoatravés do site da Receita Federal.Segue abaixo algumas informações:- Utilize a bagagem de mão para transportar objetos como dinheiro, jóias,5

papéis negociáveis, objetos frágeis e artigos eletrônicos de uso pessoal(câmeras fotográficas, celulares, filmadoras, laptops, tablets etc.)- Diferencie sua bagagem. Uma simples fita colorida torna mais fácil aidentificação na esteira e evita o risco de trocar sua bagagem com a deoutro passageiro.-Identifique sua bagagem. Coloque nome, endereço e telefones decontato dentro e fora da mala. Solicite gratuitamente etiquetas deidentificação no balcão de check-in.-Antes de viajar, remova da bagagem as etiquetas de viagens anteriores.Caso sua bagagem já apresente alguma avaria, o funcionário solicitarásua ciência no balcão de check-in.-Use cadeados. Caso não possua, solicite gratuitamente a colocação dolacre de segurança no balcão de check-in.-Em caso de artigos frágeis ou perecíveis, certifique-se de que estãocorretamente embalados e que não sejam proibidos para transporte.-Apresente sua bagagem de mão no check-in para que seja verificada eetiquetada.-No momento do check-in, certifique-se de que recebeu seu canhotocomprovando que suas malas foram despachadas.-Ao retirar suas bagagens na esteira, verifique se a etiqueta da bagagemconfere com seu canhoto. .-Na chegada das bagagens, verifique se estão íntegras. Caso note algo6

errado, procure imediatamente um funcionário da empresa, antes mesmode sair da área de desembarque.  Toda e qualquer reclamação sobre as bagagens deve ser realizado dentro da área de desembarque. Assim, fica caracterizado que o dano ocorreu dentro do aeroporto, isentando a responsabilidade do passageiro.Chegada ao aeroporto e check inDeve-se apresentar para check in no horário estipulado pelacompanhia aérea. No geral, recomenda-se:1 hora de antecedência para voos nacionais.3 horas de antecedência para voos internacionais. Os bilhetes eos sites das companhias aéreas informam o horário local, tantona origem quanto no destino.BagagemBagagem despachadaBagagem Despachada nos Trechos Nacionais: nos rechos Nacionais:Permitido 01 volume de até 23 kg.7

Bagagem Despachada nos Trechos Internacionais, dependendo dacompanhia:- Permitido 02 volumes de até 23 Kg cada.Bagagem de MãoPermitido 01 volume de até 10 KG.Alt – Larg – Com, não devem ser maior que 115 cm ou 45 polegadas.Saiba o que voce pode e não pode levar na bagagem de mão:8

Restrição de Líquidos em voos Internacionais:Em voos internacionais (ou voos nacionais com prosseguimentointernacional), existem restrições para transporte de substâncias líquidasna bagagem de mão, incluindo gel, aerossol, pasta, creme e similares.Todos os líquidos devem estar em frascos com capacidade até 100 ml,devendo ser colocados em uma embalagem plástica transparentevedada, com capacidade máxima de 1 litro, não excedendo as dimensõesde 20 X 20 cm.A embalagem plástica deve ser apresentada para inspeção visual noponto de inspeção de embarque.Os limites acima poderão ser ultrapassados somente em caso dealimentação de bebês, líquidos de dietas especiais e medicamentos(como por exemplo, insulina) mediante apresentação de prescriçãomédica. Os líquidos adquiridos em “free shops” ou a bordo dasaeronaves podem exceder o limite estipulado acima, desde que estejamdispostos em embalagens plásticas seladas e com o recibo de compra àmostra, da data do início do voo.9

Segurança da bagagem• Não despache nenhum documento pessoal ou da empresa dentro dassuas malas. Carregue-os sempre com você. Isso garante que vocêconsiga realizar o seu trabalho, independentemente de sua bagagempessoal extraviar-se.• Não despache objetos de valor dentro da mala. Sempre carregue comvocê objetos como: laptop, câmera fotográfica, joias, etc.• É aconselhável que você leve alguns artigos de toalete e peças deroupa em uma mala de mão, para o caso de extravio de bagagem.• Nunca perca de vista sua bagagem de mão nem a deixe comdesconhecidos.• Marque claramente suas bagagem com fitas, adesivos ou etiquetascoloridas. A maioria das malas é preta, e você ou outra pessoa poderálevar uma mala por engano.• Guarde os comprovantes de identificação das bagagens. Ascompanhias aéreas deverão se responsabilizar pela recuperação eressarcimento de bagagens perdidas após o despacho no check in.10

 Em caso de bagagem extraviada ou danificada, reclame imediatamente ao representante da companhia aérea ou autoridade presente no local de retirada da bagagem.''No show'' aéreoSe houver impossibilidade de embarque, por causa de imprevistos, aviseimediatamente a agência de viagens, para que eles possam auxiliá-lo nareacomodação.''No show” hotelEm caso de cancelamento da reserva de hotel, o viajante deve comunicar11

a Agência Oficial até 24 horas antes da data de sua hospedagem. Odescumprimento desse prazo acarretará em cobrança de tarifa.  No show: é o termo usado pelas companhias aéreas para os passageiros reservados que não se apresentam para o embarque. O termo, de origem inglesa e que significa «não compareceu», também é usado no ramo da hotelaria para o hóspede que tinha reserva confirmada e não efetuou o cancelamento no prazo estipulado.Programa de milhagemA Roche permite que os funcionários se beneficiem dos programas demilhagem oferecidos pelas companhias aéreas, desde que a Roche nãotenha custo. Não se esqueça de informar o número do seu cartão demilhas no momento do check in.Refeição12

RefeiçãoValores permitidos para gastos com refeição:O limite do valor de reembolso de alimentação está determinado pelonível do funcionário e pela definição de refeição nacional ouinternacional. Para exceções à política, é necessário que o head da áreaaprove o mesmo por e-mail. Tal e-mail deve ser anexado na prestação de13

contas, junto à nota fiscal.Para prestação de contas, a nota dever conter a informação daquantidade de pessoas e nomes que participaram da refeição. Caso umdeles seja um HCP/HCO, este deve ser devidamente reportado nosistema como Outros – HCP, e conter o partner code.Categoria 1: Assistentes, analistas, e demais cargos não incluídos nascategorias abaixo;Categoria 2: Especialistas, coordenadores, supervisores e gerentesCategoria 3: Diretores, comitê executivo, presidente e refeições em queparticipam HCP/HCOs.GorjetasAs gorjetas são limitadas conforme o hábito de pagamento do paísvisitado. Para a prestação de contas, indicar a conta de gorjeta mesmo naausência de comprovante, e demonstrar o cálculo do valor pago.14

Despesas de combustível, manutenção e lavagem de veículosPara despesas de combustível, os funcionários elegíveis devem utilizaro ticket car. Caso o mesmo não o tenha recebido ou perdeu o cartão,poderá excepcionalmente abastecer o veículo de acordo com seu limite,utilizando o cartão de crédito corporativo.Para manutenção, os funcionários que tem o veículo na modalidadeleasing possuem um limite controlado por ordem interna.Os funcionários que tem direito ao veículo da Empresa podem solicitarreembolso de lavagem de acordo com a política de concessão deveículos:  2 lavagens por mês no valor de 45,00 cada para funcionários ‘’grade’’ 18 a 22.  2 lavagens por mês no valor de 60,00 cada para funcionários de ‘’grade’’ 23 e acima.(fonte: política de viagem e gastos a serviço da empresa, pág.15).eguro Viagens15

Seguro ViagensO seguro viagens está vinculado ao cartão corporativo individual e valesomente para o titular do cartão. Dessa forma, todas as suas viagensinternacionais emitidas com o cartão corporativo terão o segurogarantido. Em caso de terceiros e convidados, o seguro é emitidoautomaticamente no cartão virtual da Roche. Lembrando que asassistências do seguro só podem ser acionadas em viagensinternacionais.Seguro Viagem Santander VisaPara utilizar entrar em contato nos seguintes telefones:No Brasil: 0800 7021172No Exterior ligar a cobrar: +55 11 4689 5557Informar na ligação que seu Bilhete Aéreo foi emitido pela empresaRoche Diagnostica e seguir Instruções do atendimento.Caso você tenha dúvidas, entre em contato com o Departamento deViagens e Eventos, para obter esclarecimentos ou leia a política deviagem e gastos a serviço da empresa.16

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