Manual de Comunicaciones en Emergencia ·ManualDE COMUNICACIÓNEN EMERGENCIA 1
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Manual deComunicación en Emergencia Unidad Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres
INDICE4
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Marco EstratégicoCapítulo I: La importancia de la información en una emergencia 1.1 Importancia de la Información en una emergencia o desastre 1.2 ¿Cómo debe estar conformado el equipo de comunicaciones? 1.3 Objetivos de la Comunicación en emergenciaCapítulo II: Planificación de la información 2.1 Importancia de planificar 2.2 ¿Qué se puede y se debe planificar?Capítulo III: Información durante la emergencia 3.1 ¿Qué se debe informar? 3.2 Responsabilidades del equipo de comunicaciones 3.3 ABC del periodista 3.4 Manejo de Boletines, comunicados, redes sociales y portales web en una emergenciaCapítulo IV: Los medios de comunicación 4.1 Manejo de los medios de comunicación en una emergencia 4.2 Como llegar a los medios de comunicación 4.3 El vocero oficial 4.4 Monitoreo de la información 4.5 ¿Qué se debe informar pasada la emergencia? 5
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·MARCO ESTRATÉGICOLa Unidad Nacional para la Gestión cuenta con la Oficina Asesoradel Riesgo de Desastres –UNGRD-, de Comunicaciones, la cual estiene como Misión, “Dirigir, orientar transversal con todas las actividadesy coordinar la Gestión del Riesgo de y compromisos que la UNGRDDesastres en Colombia, fortaleciendo adquiere, y que se deben cumplirlas capacidades de las entidades como generadora de acciones quepúblicas, privadas, comunitarias muestren, al interior de la entidad, yy de la sociedad en general, con el al exterior de la misma lo que hacepropósito explícito de contribuir al como coordinadora del Sistemamejoramiento de la calidad de vida de Nacional de Gestión del Riesgolas personas y al desarrollo sostenible, de Desastres –SNGRD- en aras dela través del conocimiento del riesgo, su cumplimiento de la misión, la visiónreducción y el manejo de los desastres y la implementación de la Gestión delasociados con fenómenos de origen Riesgo en el país.natural, socio-natural, tecnológico yhumano no intencional”. La Oficina Asesora de Comunicaciones –OAC- tiene como objetivo:Y como visión, “Al 2017 la Unidad “diseñar e implementar estrategiashabrá logrado empoderar a de comunicación que permitan lalas autoridades nacionales e construcción y fortalecimiento deinternacionales, entidades públicas o una cultura de la Gestión del Riesgoprivadas y a la sociedad en general, en cada uno de los ejes estratégicossobre su responsabilidad en cuanto de comunicación, dispuestos para tala la gestión del riesgo de desastres se fin y que lleve al cumplimiento de larefiere, impulsando la participación normatividad existente”.social en la vigilancia del desempeñoinstitucional, promoviendo el uso Por eso, desde la OAC se han definidoóptimo de la tecnología en la materia líneas de trabajo que permiteny disminuyendo significativamente establecer y trazar objetivos claroslas condiciones de riesgo, la pérdida enmarcados en estrategias dede vidas y los costos asociados a los comunicación interna y externa,desastres” haciendo énfasis en las acciones que se realizan en el marco del manejoTeniendo en cuenta lo anterior, la de los desastres y cubrimiento de lasUNGRD dentro de su estructura emergencias, exaltando las labores 7
realizadas por todo el SNGRD y laUNGRD como coordinadora de estesistema. Cabe destacar que dichocubrimiento va más allá de la noticiadel evento y su atención, tambiénse enfatiza en la implementación detodos los procesos de la Gestión delRiesgo, como son el conocimiento yreducción del riesgo.Colombia es un país que cuenta conuna geografía especial y con un climade trópico que genera dos temporadasde lluvias (15 de marzo al 15 de julio y15 de septiembre al 15 de diciembre)y dos temporadas secas (16 de julio al14 de septiembre y 16 de diciembreal 14 de marzo) que demandanpreparación constante para reducir elriesgo en zonas vulnerables a eventosde carácter natural o antropogénico, yfortalecer las acciones en Gestión delRiesgo como el conocimiento de lascomunidades frente a sus riesgos yde las entidades territoriales, técnicasy operativas en la construcciónde herramientas que mitiguen lavulnerabilidad.En cuanto a los públicos objetivos,la OAC ha identificado gruposfocales, como son el públicointerno y el público externo, esteúltimo tiene diversos grupos comoson, los comunicadores de lasentidades territoriales, miembrosy comunicadores de las entidadesdel SNGRD, periodistas de medios 8
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·de comunicación masiva, cooperantes internacionales, redde bibliotecas del país, universidades y comunidad. Estopermite focalizar, tener mayor impacto y multiplicación dela información de acuerdo al objetivo de la comunicación omensaje que se esté transmitiendo.Es así como se establece una serie de lineamientos quepermiten trabajar en la comunicación estratégica e informarla labor que lleva a cabo la UNGRD.La necesidad tener una guía clara y específica sobre cómocomunicar una emergencia, surge con cada evento que secubre y como se ha venido haciendo desde la creación delSistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres enel año 1985.Desde la tragedia de Armero (noviembre de 1985) elcubrimiento de noticias sobre eventos naturales eraincipiente, así como lo era la cultura de gestión del riesgo enel país. Debido a que en Colombia el periodismo dejó de seruna profesión para convertirse en un oficio, cabe analizar laforma cómo los comunicadores utilizan las herramientas quetienen a la mano para el cubrimiento de las emergencias.Sin entrar a polemizar sobre la forma actual de cubrir unaemergencia, es importante que quienes informan tenganherramientas suficientes y necesarias para comunicar demanera adecuada lo qué se hace, cómo se hace, quiénlo hace, dónde se hace y para qué se está haciendo.Buscar las repuestas a estas cinco preguntas es parte de lacomunicación en emergencia, sin embargo estas mismaspreguntas se deben hacer en las diferentes etapas de unevento, incluyendo cuando la emergencia o punto álgido yaha pasado.Este manual tiene como objetivo, brindar herramientas ygenerar espacios de reflexión sobre la manera como se dael cubrimiento periodístico de las emergencias, por parte 9
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Manual de Comunicaciones en Emergencia ·del equipo de la Oficina Asesora La Unidad Nacional para la Gestión delde Comunicaciones de la UNGRD, Riesgo de Desastres –UNGRD-, comocomo fuente oficial y responsable de coordinadora del Sistema Nacionalentregar información a los medios para Gestión del Riesgo de Desastresde comunicación. Cabe destacar que –SNGRD- en el país, debe mostrarla forma de cubrir una emergencia sus acciones y más allá de ello, saberdepende de la ética profesional y cómo hacerlo y guiar debidamentepersonal de los comunicadores, sin a quienes multiplican la información,embargo es necesario respetar y con el propósito último de conseguiracatar normas y recomendaciones en que las comunidades o quiénesterreno, que abarcan desde el respeto sean los públicos objetivo, obtenganpor los afectados hasta la protección información de manera oportuna ypersonal. veraz.ESTRUCTURA DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DEL RIESGO PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA CONSEJO NACIONAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGO DE DESASTRES UNGRD Oficina Asesora de Comunicaciones Comite Nacional Comite Nacional Comite Nacionalpara el conocimiento para la Reducción para el Manejo de CDGRD Desastres CMGRD 11
CAPITULO I LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN UNA EMERGENCIA12
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN UNA EMERGENCIA1.1 Importancia de la Información comunicación se han convertido enen una emergencia o desastre una variable esencial para la gestión eficiente de la emergencia.En un evento de emergencia o desastrela comunicación y la información 1.2 ¿Cómo debe estar conformadoocupan lugares preponderantes el equipo de comunicaciones?dentro de la cadena de accionesa desarrollarse. La información se Cada situación de emergencia oconvierte en uno de los bienes más desastre es diferente porque ocurrepreciados y deseados por todos, no en circunstancias de tiempo, modosolo los medios de comunicación, y lugar particulares, en escenariossino las entidades del estado, la distintos, con niveles de vulnerabilidadcomunidad, en fin, se convierte en la y de capacidad de respuesta muyprincipal herramientas para la toma diferentes.de decisiones, para ganar o perdervisibilidad y credibilidad y sobre todo, En ese sentido, el Equipo depara poder brindar una respuesta comunicaciones no solo debeoportuna, rápida y adecuada a las hacer presencia en el escenario depersonas afectadas por un desastre o emergencia, sino que debe adaptarseemergencia. a las condiciones y necesidades de la zona afectada.La información es esencial en elproceso de evaluación de daños y Sin embargo, esas responsabilidadesnecesidades, facilita la coordinación y parten de una detallada lista de tareas,la toma de decisiones en situaciones que en el caso de los responsablesde emergencia, influye y condiciona de comunicación y gestión depoderosamente las decisiones para información están agrupadas en dosmovilizar recursos nacionales e grandes áreas:internacionales y a su vez, posibilitael análisis, la evaluación y la búsqueda 1. Gestión de la Informaciónde lecciones aprendidas. 2. ComunicaciónEn conclusión, los aspectos decomunicación pública y socialy la relación con los medios de 13
Gestión de la información: • Elaborar informes de situación y colaborar en la elaboración de propuestas de proyectos y otros documentos técnicos. • Coordinar las acciones de divulgación y distribución oportuna y eficiente de la información. • Coordinar las acciones de intercambio de la información con las principales entidades que forman parte del Sistema Nacional de Gestión del riesgo de desastres - SNGRD • Recopilar, organizar y preservar informes y/o datos técnicos o científica sobre la emergencia o desastre. Comunicación: • Contribuir a la planificación de la comunicación y la gestión de la información. • Promover, facilitar y/o producir contenidos comunicativos para la respuesta del sector. • Asesorar al Director de la UNGRD en el manejo de los medios de comunicación o a quien el delegue. • Retroalimentación dentro del equipo de comunicación • Contribuir con el manejo de los medios de comunicación y con la divulgación de mensajes claves. • Monitorear la difusión de la información en los diferentes medios de comunicación oral, escritos o virtuales. • Facilitar y promover las acciones de visibilidad del sector14
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·1.3 Objetivos de la Comunicación permitan direccionar el Planen emergencia Específico para que sea conocido por el público objetivo destinado,General que en este caso es el de los afectados.Informar oportunamente las accionesque desde la Unidad Nacional para Determinar acciones de comunicaciónla Gestión del Riesgo de Desastres para mantener informados a los–UNGRD-, como coordinadora del medios de comunicación sobre elSistema Nacional de Gestión del desarrollo de las actividades que seRiesgo de Desastres, se realizan en cumplen.cualquier emergencia generada porun evento natural o antropogénico Ejes estratégicos(generado por el hombre). Los ejes estratégicos de laEspecíficos comunicación en emergencia se basan en, establecer los protocolos • Establecer los mecanismos de comunicación de emergencia con para comunicar oportunamente directrices y funciones, para apoyar a los periodistas en la zona de comités de emergencias, en caso de emergencia los hechos que se ser necesario. registren. Los cuales deben estar enmarcados en el cuándo, cómo • Asistir a las reuniones necesarias y/o quién informará sobre el para estar informados de las evento. acciones adelantadas por las entidades del Sistema Nacional de • Guiar de manera oportuna a Gestión del Riesgo de Desastres. los periodistas sobre la forma Atención inmediata, respuesta, adecuada de cubrir la información recuperación para el desarrollo noticiosa que desde allí se emite. (etapas que competen a la atención de una emergencia).• Crear con los comunicadores • Adelantar las ruedas de prensadel Sistema Nacional de Gestión (de ser necesario) para mantenerdel Riesgo acciones para informar informados debidamente a losdebidamente sobre las acciones medios de comunicación.que cada entidad realiza duranteuna emergencia. • Realizar los boletines de prensa para informar oportunamente.• Generar lineamientos que 15
• Mantener a (o los) vocero (s) informados para que entreguen las declaraciones del caso. • Capacitar a los voceros para las declaraciones a los medios de comunicación y/o para las reuniones a las que asistan. • Realizar las entrevistas necesarias para los temas internos que sean necesarios. • Realizar las fotografías y videos para las acciones necesarias al interior de la entidad. • Las acciones en redes sociales deben darse dependiendo de la situación. • Desarrollar con el vocero o encargado de suministrar la información, planes concretos de suministro de la misma, es decir, establecer mecanismos como horarios, ruedas de prensa, entrevistas individuales o encuentros “off the record”. • Capacitar a los voceros en temas de comunicación para informar debidamente a las comunidades frente a la crisis. • Coordinar con las instituciones (jefe de prensa) que participan en la emergencia, para hablar un único lenguaje y que exista un vocero que informe debidamente. • Realizar seguimiento a la información que suministran los medios de comunicación para tener una lectura de cómo nos ven y qué piensa la comunidad frente a la actuación del SNGRD.Es una obligación de la Oficina Asesora de Comunicaciones entregar informaciónde forma oportuna para evitar que los periodistas desinformen (tener presentecierres de los medios y las necesidades primarias de ellos). En este sentido,imágenes para televisión, escrita (para los medios que la realicen), vocero (paraatender a los medios en el momento en que sea necesario); igualmente hayque explicarles que el o los voceros están listos, pero que existen circunstanciasque los impulsa a no atender de manera inmediata sus requerimientos, peroque serán atendidos. (De aquí la importancia de tener un plan de medios parapoyarlos en esto). 16
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Funciones de la Oficina Asesora El Decreto 4147 de 2011, que generade Comunicaciones: las funciones de la OAC, también indica el uso de las redes sociales yDentro de las acciones fundamentales las acciones con el tema tecnológico;de la OAC se encuentran en manejo de además que para la generación de lala información pública, lo que significa estrategia se requiere del apoyo deque el trabajo de los comunicadores las entidades del Sistema Nacional dede la UNGRD, es de suma importancia Gestión del Riesgo de Desastres, sinporque en sus manos está el dejar de lado que como coordinadoresinformar debidamente las acciones del SNGRD somos lo que debemosdesarrolladas durante cualquier sugerir los lineamiento.situación, en este caso lo que noscompete que es la emergencia. 17
CAPITULO II PLANIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN18
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·2.1 PLANIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓNEs casi imposible imaginar la Requiere entonces conocer yplanificación de la comunicación sin reconocer bien el entorno y lasrelacionarla con estrategias, diseño de necesidades de información, tanto demateriales y acciones mediáticas que la población como de las Entidadeslleven a la población mensajes que le del SNGRD. Es ese manejo sólidopermitan mitigar el riesgo y ser más de la situación lo que permitirá esresilientes. optimizar recursos y mejorar la calidad y la organización del trabajo antes,Pero cuando se trata de emergencias durante y después de una situacióny desastres, planificar la comunicación de emergencia o desastre.se vuelve una tarea más compleja ydesafiante. La planificación de la comunicación y de la gestión de la información son losIncluyelacompilación,sistematización, puntos de partida para decidir qué yproducción y divulgación de cómo se va a comunicar, hacia quiénesinformación que permita la toma se dirigen los mensajes, a través dede decisiones y la movilización de qué medios y en qué contextos.recursos; exige identificar fuentes yactores clave; priorizar audiencias y La planificación de la comunicación ydefinir los mensajes que se llevarán de la gestión de la información debea la población, a la comunidad guardar coherencia con los planesinternacional, a los donantes, a los de emergencia y los programas demedios de comunicación y a las gestión del riesgo que las autoridadesentidades del SNGRD. nacionales impulsan en el país o en las zonas afectadas.La planificación se debe hacer así:¿Cómo está la situación? --------->Diagnóstico ¿Para qué? --------->Objetivos ¿A quiénes? --------->Público meta ¿Cómo? --------->Estrategias, programa y herramientas ¿Cuándo? ---------> Cronograma de actividades ¿Quiénes? ---------> Responsables ¿Con qué? --------->Recursos ¿Funciona? ---------> Seguimiento y evaluación 19
2.2 ¿Qué se puede y se debe planificar? • Designar un coordinador, vocero o responsable de la recepción y entrega de la comunicación • Definir y actualizar los contactos con las entidades del SNGRD • Enumerar los Equipos técnicos y recursos humanos disponibles • Especificar las condiciones logísticas y de transporte. • Analizar las acciones de comunicación y gestión de información puestas en marcha en anteriores situaciones de desastre. • Estudiar las mejores prácticas y las lecciones aprendidas. • Identificar las necesidades prioritarias de la población y los medios. • Establecer los objetivos que atiendan esas necesidades. • Definir acciones prioritarias de comunicación y de gestión de información. • Determinar los recursos y plazos necesarios para implementarlas. • Realizar un mapeo de las iniciativas de comunicación que estén en curso. • Actualizar el inventario de materiales informativos y educativos disponibles. • Actualizar y/o establecer la relación entre las Entidades del SNGRD y los medios de comunicación. • Socializar la directriz del Director General de la UNGRD • Manejar con propiedad los protocolos de visibilidad de la UNGRD. • Establecer el registro del proceso de planificación y ejecución de tareas, que facilite la evaluación del trabajo. • Revisar periódicamente los mecanismos de monitoreo y evaluación. 20
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·¿Cómo actuar en la etapa de conforman el Sistema Nacional derespuesta de una emergencia Gestión del Riesgo de Desastres.desde la oficina asesora decomunicaciones? Durante este espacio se crean los niveles jerárquicos, y las accionesUna vez se llegue al terreno donde que cada entidad del SNGRD debese presenta la emergencia se debe cumplir. De allí que la comunicacióndesarrollar la siguiente dinámica juega un papel importante parapara definir la estrategia con la que que se consiga una sinergiase debe atender a los medios de interinstitucional, lo que le permitirá acomunicación. la Oficina Asesora de Comunicaciones tener las herramientas necesarias que 1. Analizar la situación para le permitirá guiar oportunamente a plantear los mecanismos de los medios de comunicación hacia atención e información a los dónde pueden dirigirse y evitar la medios informativos. mala información o tergiversación de la misma. 2.Definirconelvoceroautorizado la forma cómo se va a plantear El comunicador de Gestión del Riesgo la entrega de información a los del Gobierno Nacional, debe realizar medios informativos. investigación, analizar la situación y el contexto que se involucra; 3. Cómo se va a desarrollar el es importante conocer las leyes trabajo de la UNGRD y el SNGRD existentes en dicha situación, así se puede orientar mejor a los periodistas 4. Buscar generar confianza con que se encuentren en la zona los afectados por la emergencia. realizando su trabajo especial.Esta etapa, hace parte de la dinámica Es importante unificar con el vocerocon que se inicia la fase der respuesta oficial y con quien coordina lasde la emergencia desde la UNGRD. acciones de respuesta, la aprobaciónSe analiza la situación se plantea la de mensajes que se van a emitir,situación, la atención, hacia dónde seguir el protocolo que se tiene en lase va, cómo actuar y precisamente entidad para evitar complicaciones alpermite mirar los objetivos que busca momento de emitir los mensajes.en últimas generar la confianza delos afectados, trabajando de manera Cuando la situación requiera lacoordinada con las entidades que presencia de equipos de prensa 21
de la Presidencia de la República, se debe trabajar de lamano con los mismos sin dejar de lado que la UNGRD esla coordinadora de la situación, que el vocero sigue siendoel Director de la entidad, a no ser que esté presente elPresidente de la República.También es importante tener claras las capacidades de losvoceros oficiales y guiarlos en los mensajes que se debenemitir.Frente a los medios de comunicación, cuando se presentauna emergencia es importante identificar a los periodistasque se encuentren en la zona, para evitar que otras personas,que no hacen parte de estas organizaciones, puedangenerar complicaciones al momento de realizarse cualquiercubrimiento de comunicación.En esta etapa también se debe tener presente el proceso deelaboración de mensajes bien definidos, porque en manosde los comunicadores se encuentra la información que debellegar a la comunidad y al público en general, la cual debeser clara, directa y concisa.Es importante ayudar a que la comunidad tenga confianzaen las acciones que cumple el Sistema Nacional de Gestióndel Riesgo de Desastres, y esto se logra con los medios decomunicación, cuando informan debidamente sobre lasacciones que se realizan.Crear mecanismos de diálogo directo entre vocero (s) de laUNGRD y/o SNGRD y la comunidad sobre la naturaleza delriesgo, posibles lugares de ubicación temporal, generaciónde resiliencia mientras se restablece la situación. Generarinformación clara sobre la forma de ayuda, atencióninmediata y sitios de orientación.Brindar acompañamiento y asesoría a los periodistas paraprevenir que acudan a información no oficial que pueda 22
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·tergiversar el desarrollo de la misiónque se esté cumpliendo.Operatividad de la Oficina Asesora deComunicaciones.Para atender una emergencia esimportante que desde la OAC secuente con los elementos mínimospara poder realizar su labor.Se aconseja tener una maleta Pelikan,en la que se tengan los insumosnecesarios, cámara de video, cámarafotográfica, grabadora de voz, resmade papel, computador, pilas dobleA y triple A, un listado de medios decomunicación (impreso) que permitaestablecer a quiénes se puede acudiren la zona de afectación.Es importante tener presente que enuna emergencia, se puede dar el casoque no se cuente con estructura físicadonde se opere y es en este tipo desituaciones que estos elementos seránde vital importancia para la labor de laOficina Asesora de Comunicaciones. 23
CAPITULO III INFORMACIÓN DURANTE LA EMERGENCIA24
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·INFORMACIÓN DURANTE LA EMERGENCIALas situaciones de emergencia o y actualizada de información. Estedesastres se producen en momentos trabajo permite brindar mayorinesperados, generando confusión, lo cobertura al impacto del desastre, aque contribuye negativamente en la las necesidades de las poblaciones ygeneración de contenido. Para ello es a los mecanismos de respuesta quenecesario establecer con antelación han sido establecidos.protocolos y procedimientos quepermitan obtener contenidos veraz y También es frecuente que llame laoportuno. atención de la opinión pública sobre la responsabilidad de las entidadesSi bien una situación en emergencia del Estado en la atención del desastreproduce dificultades, estas no y sobre la calidad de la ayuda queimplican una limitante, ni mucho reciben los afectados.menos una justificación para noproducir y circular información. Por eso es importante:Es muy probable que durante • Con la mayor prontitud se debelas primeras horas del desastre la acordar con el vocero autorizadoinformación no sea abundante ni muy las primeras declaraciones sobrefiable. En esa etapa, el mayor desafío la emergencia para evitar quees garantizar que la información los medios de comunicaciónque circula sea clara y que refleje acudan a fuentes no oficiales quelas necesidades prioritarias de la suministren información no acordepoblación afectada. con la realidad y el momento de la situación.El segundo gran desafío es que lainformación se produzca y se actualice • Es importante destacar enperiódicamente en la medida que se esas declaraciones las accionesva incorporando más información de oficiales del Gobierno, las primerasla operación. movilizaciones de personal, ayuda y disposición de personalHoy en día, con la puesta en marcha y corroborar con Sala de Crisis lade miles de canales de información, información preliminar que seen especial las redes sociales y las tenga del evento.publicaciones virtuales, se hacenecesaria la producción continua • Muy importante que la 25
comunidad afectada conozca • Para la Oficina Asesora desobre las medidas tomadas y lo que Comunicaciones es de sumase hace a favor de ellos. (En este importancia mantener unacaso es importante que el vocero buena relación con los medios deindique que dentro de la Ley 1523 comunicación y brindarles todosde 2012, también la comunidad los mecanismos para que puedantiene una importante labor; puesto realizar sus actividades diarias.que es primer respondiente). • El lenguaje que se emplee• Esta es la mejor forma de ganar desde la Oficina Asesora dela confianza del público en lo que Comunicaciones también debese hace e igualmente hacia el ser sencillo, claro y veraz.Gobierno. http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/ABC-del-Periodista-Gestion-Riesgo.aspx26
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·3.2 ABC del periodista Además se quejan porque año tras año se repite esta lamentable situación¿Qué es lo más importante que de tener el agua hasta el cuello”. Sitiene que saber un periodista para miramos en retrospectiva puede quecubrir una emergencia? la comunidad esté asentada en un sitio que no corresponde, que hayanLa UNGRD como entidad coordinadora decidido levantar sus casas al lado deldel SNGRD debe convertirse en la río y que por más que han insistido lasfuente oficial de información y esta se autoridades para reubicarlos, ellos nologra con la veracidad, oportunidad y han tenido la voluntad para hacerlo.responsabilidad. (Separe sentimientos y emociones y brinde una información neutralSi bien consultar expertos en los temas y responsable). Adicionalmente,es un recurso para los comunicadores, conocer la normatividad implicala información que brinde la UNGRD conocer la jerarquía, los tomadoresdebe ser la base oficial sobre la de decisión y los responsables de losatención a la emergencia. procesos.El problema: Debe tener un La terminología. El conocimientoconocimiento pleno sobre la de los conceptos es básico. Hablarsituación. Del dominio de la temática, con propiedad sobre el riesgo,depende de que tan bien informada vulnerabilidad, amenaza, exposición,y prevenida queda la comunidad. entre otros términos, marcará elEjemplo: ¿fue solo un sismo?, ¿Qué diferencial de sus noticias.implicaciones tuvo el sismo?, Si fue enel Pacífico, ¿hay una posible amenaza La zona: Geo referencie su noticia.de tsunami?, ¿Afecto a países vecinos? Confirme que sabe dónde estáEntre otros. ubicado y que no cometerá un error al mencionar el Departamento,La normatividad. Es necesario Municipio, Corregimiento y/o Veredaconocer las leyes y políticas que al que se está refiriendo. Conozca laregulan cada una de las temáticas. En coyuntura de la zona (paros, revueltas,ocasiones se emiten juicios de valor manifestaciones, etc)sin tener el conocimiento. Ejemplo:un periodista reporta: “las personas Protección personal: Si estáafectadas por la inundación, no cubriendo una emergencia o unahan recibido apoyo y sufren porque zona amenazante, debe saber a quélas ayudas humanitarias no llegan. riesgos está expuesto (materiales 27
peligrosos, escombros, infecciones) El Conocimiento del Riesgo, ladebe garantizar su seguridad. Siempre Reducción del Riesgo y el Manejo deltenga con usted elementos de Desastre. Todos igual de importantes.identificación. Use casco, monogafas,guantes, botas pantaneras y botiquín Creer que Colombia tienepersonal de primeros auxilios. estaciones climáticas. Colombia es un país tropical, por lo que NO cuentaEl manejo del lenguaje. Debe ser con estaciones (verano, invierno,cauteloso en el manejo de expresiones primavera y otoño). Colombia cuentay uso de la información, de manera con dos temporadas de lluvias, dosque no resulte ofensivo para nadie. temporadas secas y una temporada de huracanes que inicia el primero deProtocolos de actuación frente junio y finaliza el 30 de noviembre.a emergencias. Conozca losprotocolos de respuesta establecidos Usar la expresión “desastrespor las entidades competentes. No naturales”. Los desastres NO soncuestione los procedimientos sin naturales. Son los fenómenos los queconocer la dinámica oficial del tema. son naturales y que mezclados conRecordar respetuosamente al situaciones sociales (sobrepoblación,periodista que de su información pobreza, falta de infraestructura) sedepende la vida de otros y que sus convierten en desastres.noticias pueden advertir y promoveruna cultura de auto cuidado y de Uso inapropiado del lenguaje. Elmanejo del riesgo. cubrimiento adecuado de la Gestión del Riesgo, implica conocimiento al¿Cuáles son los errores más respecto de la terminología que secomunes que cometen los maneja. Para lograr este objetivo, seperiodistas al cubrir Gestión del sugiere un conocimiento adecuadoRiesgo? de la ley y normatividad general.Creer que la Gestión del Riesgo Acudir a fuentes no oficiales desolo hace referencia al tema de información: Tenga en cuenta que endesastres. Un pensamiento común, una emergencia los datos verificables son los que se consolidad en la Sala dees que solo es importante cubrir Crisis o Puesto de Mando Unificado, que a su vez es alimentado por losemergencias; sucesos de alto impacto voceros de las entidades técnicas y operativas. Si el objetivo es realizaro verdaderos dramas sociales. Sinembargo; la Gestión del Riesgotiene tres momentos importantes.28
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·entrevistas, ubique a los voceros oficiales y evite preguntarcifras a la comunidad en general, la comunidad es una fuentevaliosa en el momento de hace noticias que se enfoquen enhistorias de vida o crónicas, no para brindar al país informacióntécnica o de cifras de una emergencia.Exagerar la situación. Publicar contenidos (video, fotografía,audio) que exagere la realidad, que genere pánico o que seaamarillista y genere una situación de mayor inestabilidad/pánico, atentado contra el bienestar la comunidad y la seriedadde las instituciones. Tenga cuidado con el manejo de las cifras.Tenga cuidado con el nombre de las instituciones. En estos dosaspectos es fácil errar.Entorpecer la operación. En caso de emergencia, aléjese dela zona de peligro y siga las instrucciones de los cuerpos desocorro. No exponga su vida. No especule.Victimizar. La condición de las personas afectadas por cualquiertipo de desastre es de por sí una situación de lamentar. Noexagere su narración y las victimice más de la cuenta. Respetela dignidad de las personas.Imprudencia. En ocasiones, al estar en una zona de desastre,se olvida del respeto y profesionalismo que hay que mantener.Evite las algarabías y las fotos posadas en un escenario detragedia. Evite también el proselitismo.Falta de implementos en terreno. Si el periodista debetrasladarse a terreno, debe informarse sobre la situación en lazona para su logística (auto-suficiente) y llevar los implementosnecesarios para salvaguardar su vida. Adicionalmente, debetener un kit de emergencia para trabajo en terreno (botas,guantes, casco, tapabocas, módem, cámara, pilas cargadas,portátil, ipad y demás elementos que sean vitales para realizarel cubrimiento). 29
Uso inapropiado de las redes Habilidades/cualidades de unsociales. Evite opiniones personales, periodista/comunicador que cubresubjetivas o que alteren el orden. Usar temas sobre Gestión del Riesgo.información de personas que no hacenparte de las instituciones involucradas Investigativo: Sabe de qué habla.y denominada como oficial. Se apropia de manera adecuada del contenido. Domina el qué, cuándo,Temas de conocimiento general dónde y para qué.que deben dominar los periodistasy comunicadores que cubren Ético: Transmite la informaciónGestión del Riesgo. de manera adecuada. No hace cuestionamientos con doble sentido • Los siguientes ítems son algunos para generar pánico o desinformar. aspectos que se deberían tener en Habla siempre la verdad. cuenta para cubrir una emergencia y en general temas relacionados Objetivo: No toma partido de con la Gestión del Riesgo. ningún lado de la causa. Informa lo más importante. Reconoce cuál es • Tipología de los fenómenos la información más importante. No naturales. polariza sus contenidos. • Escenarios del riesgo.• Abordaje comunitario. Con sentido social: Comunique y transmita la información de manera• Normatividad vigente del Sistema responsable. Respete la dignidad delNacional de Gestión del Riesgo de ser humano. Enfoque su informaciónDesastres. con el fin de lograr un aporte al desarrollo de las comunidades y el• Deberes y responsabilidades de crecimiento social.los actores implicados.• Conocimiento del territorio, las Colega: Colabore con susculturas y las amenazas del país. compañeros. Comparta información y recursos. Vea por la seguridad de• Protocolos de comunicación en otros y haga sugerencias para elemergencia. bienestar colectivo. El Cubrimiento de emergencias también es una• Protocolos de seguridad. labor humanitaria, la “chiva” no debe predominar.• Manejo técnico de equipos(cargadores, lentes, cables, tarjetas,etc).30
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Versátil. Se adapta con facilidad a las condiciones del entorno. No hacerequerimientos exigentes, salidas de tono o que sencillamente no existen porlas condiciones del terreno. Tiene la habilidad para hablar en propiedad detodo; de emergencia, de reducción del riesgo o temas de conocimeinto.Sugerencias para el manejo de redes sociales en el manejo de contenidossobre Gestión del Riesgo • Seguir en redes sociales las cuentas oficiales de las entidades del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. • Al reportar una emergencia, coordine con el vocero oficial: referenciar con claridad el sitio del suceso, hora, tipo del evento, efectos inmediatos evidentes, condición de quien reporta, solicitud específica del tipo de ayuda si es necesaria. • Publicar información citando la fuente de origen. • Mantener una lista de seguidores “limpia”. No seguir por seguir. Siga usuarios con perfiles que en realidad ofrezcan información veraz, oportuna y de calidad. • Tener cuidado con la información que se replica de otras cuentas. • Uso de hastag o etiquetas para agregar información sobre un evento o emergencia en particular o hacer seguimiento de ésta en redes. Ejemplo: #operacionSpace #SimulacroBinacional. • Está bien replicar información en particular en diferentes momentos del día, pero hay que tener cuidado en que esta no se convierta en spam. No es aconsejable hacer varios post seguidos en Facebook en un día o hacer múltiples menciones a una cuenta en twitter. • Evitar el uso de palabras que generen pánico o especulaciones. 31
¿Cómo capturar imágenes sobretemas de Gestión del Riesgo?• Encuentre el balance ideal. 50%de visibilidad de la acción, 50% devisibilidad para las personas.• No olvide la importancia dela institucionalidad. Capture ensus tomas los chalecos de lasentidades, resaltando accionespositivas, y trabajo constante.• Mantenga archivos fotográficoscorrectamente catalogados,organizados por fenómeno, lugar yfecha. Evite saturar la memoria deequipos con fotografías o videosinútiles o de carácter personal.Filtre.• Visibilice a la comunidad.Su rostro, sus expresiones, suscomportamientos del día a día(consulte primero con las personasse están de acuerdo con serfotografiadas).• Evite malos encuadres,desenfoques, tomar fotos acontraluz o flash innecesarios.No retrate el amarillismo. Haga dela imagen un retrato útil del país.Si bien hay realidades socialescomplejas, hay oportunidades dedar un nuevo enfoque a través deuna buena toma que retrate lopositivo y lo sensible a la vez. 32
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Funciones más importantes de un periodista/comunicador en una Sala de Crisis • Garantice que la información divulgada sea clara y que evidencie las necesidades de la comunidad afectada. • Actualice y produzca permanentemente la información relacionada con la emergencia. • Debe conocer y dominar los mecanismos de recopilación y producción de información técnica para convertirla en información pública. • Debe conocer la base de datos de enlaces de fuentes técnicas y organizaciones nacionales e internacionales. • Debe disponer de material como fotografías, mapas geo referenciados, videos, etc. Para compartir con los periodistas de la OAC en la zona de emergencia. • Debe apoyar la elaboración del plan de comunicación en emergencia. • Debe monitorear medios de comunicación para verificar que la información esté siendo correctamente interpretada. • Debe apoyar el acompañamiento del vocero institucional. (Discursos, presentaciones, logística de desplazamiento). • Elaboración de informes estratégicos para el Gobierno Nacional (Presidente-SNGRD-UNGRD). 33
3.4 Manejo de Boletines y comunicados. Recomendaciones que pueden ser usadas en los boletines y piezas de comunicaciónInundaciones actividades que se desarrollan allí. • Identificar zonas susceptibles a • No generar represamientos de inundación. agua. • Mantener limpios los sumideros • Despejar las zonas aledañas y alcantarillados de aguas pluviales. de las quebradas y evitar nuevas construcciones en esos lugares. • Realizar los dragados necesarios en cuerpos de agua. • Realizar obras de mitigación en sectores inestables. • Mantenimiento preventivo y correctivo de la red vial. Movimientos en masa • Adecuaciones hidráulicas de • Identificar zonas susceptibles a drenajes. movimientos en masa. • Reforzamiento de jarillones. • No realizar cortes en las laderas sin las consideraciones técnicas • Conformación de taludes. correspondientes. • Otras que se identifiquen en • No generar represamientos de cada territorio. agua en las laderas.Avenidas torrenciales • Monitorear la aparición de grietas sobre el terreno. • Identificar zonas susceptibles de creciente súbitas. • Hacer seguimiento sobre elementos que presenten pérdida • Mantener despejados los de verticalidad. cauces de los ríos y quebradas de montaña. • No construir viviendas en zonas de ladera inestables. • Evitar la deforestación de las cuencas en especial en las zonas altas mediante el control de las34
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Incendios de la cobertura vegetal • Controlar las actividades relacionadas con “quemas • Identificar zonas susceptibles de controladas”, que en nuestro incendios forestales. medio es común en la fase inicial de procesos agrarios. • Generar programas de retiro de especies vegetales pirófilas • Promover la vigilancia de (especie vegetal que tiene afinidad actividades que pueden generar con el fuego); como por ejemplo incendios de la cobertura vegetal. leña seca, pastos secos, etc 35
3.6 Mensajes Masivos y Boletines de Prensa en Caso de EmergenciaLa Oficina Asesora de Comunicaciones, entendiendo la dinámica actualdel manejo de la información, ha generado “memes” por evento, los cualesdependiendo de la situación de emergencia que se esté presentando, seenviarán por redes sociales facilitando su entrega inmediata y su multiplicación.De esta forma se llegará a todos los públicos con información oportuna,concreta, y por parte de la UNGRD como fuente oficial en materia de Gestióndel Riesgo en el país. TSUNAMI Estado Mensaje Informativo Vigilancia UNGRD. NO existe amenaza de tsunami para las costas Pacífica / Caribe de Colombia tras sismo de magnitud 0.0 en Lugar del sismo Advertencia UNGRD. Tras sismo en Lugar del sismo la evaluación de amenaza Alerta por tsunami para Colombia se encuentra en curso, se recomiendacampo cercano permanecer atento a próximos mensajes. Alerta Mensaje 1: campo lejano UNGRD. Tras sismo en Lugar del sismo se presentarán corrientes fuertes en las costas Pacífica / Caribe colombiana, hay cierre de y regional playas y restricción del tráfico marino. Mensaje 2: UNGRD. Tras sismo en Lugar del sismo permanezca lejos de las playas y no navegue en embarcaciones pequeñas. UNGRD. ¡URGENTE! Se ordena evacuar por tsunami las costas de xxxxxx, xxxxxx, xxxxxxx, xxxxxxx. Diríjase a sitios altos o puntos de encuentro por tsunami. UNGRD. ¡URGENTE! Se ordena evacuar por tsunami, las costas de xxxxxx, xxxxxx, xxxxxxx, xxxxxxx. Olas de xx mts llegarán desde las 00:00 a.m. /p.m. Diríjase a sitios altos. NO EXISTE AMENAZA DE TSUNAMI Evaluación de Para la costa amenaza por pacífica TSUNAMI para colombiana Colombia se luego de encuentra en curso. presentarse Esté atento a sismo. próximos mensajes.36
Manual de Comunicaciones en Emergencia · Tras sismo se Tras sismo hay presentarán cierre de playas corrientes fuertes y restricción de en la costa tráfico marítimo pacífica en costa pacífica colombiana. ¡URGENTE!¡URGENTE! Se ordena Se ordena evacuar por evacuar por TSUNAMI. TSUNAMI. Grandes olas Diríjase a sitios llegarán a la altos y seguros. costa. Aléjese de la playa. ACTIVIDAD VOLCÁNICA Estado MensajeSismo sentido UNGRD.dd/mm/aaaa 00:00hrs. Se registra sismo en el volcán XXXXXX, sin cambios importantes en su actividad. No existe peligro para la población ubicada en zona de influencia UNGRD. dd/mm/aaaa 00:00hrs Se registra emisión de ceniza en elEmisión de cenizas volcán XXXX, sin cambios importantes en su actividad. Proteja vías respiratorias y permanezca atento a la información oficial.Estado de alarma UNGRD. ¡URGENTE! El volcán XXXXX ha aumentado su actividad y (Evacuación y puede presentarse una erupción. Se ordena evacuación inmediata en respuesta) zonas de amenaza alta hacia refugios temporales.Zonas de amenaza UNGRD. ¡URGENTE! El volcán XXXXX ha hecho erupción y pueden alta por flujos generarse flujos de lodos muy peligrosos. Se ordena evacuación piroclásticos. inmediata hacia puntos de encuentro.Estado de alarma (Evacuación y respuesta)Zonas de amenaza alta por lahares 37
SE REGISTRÓ SISMO VOLCÁNICO SE REGISTRA EMISIÓN DE CENIZAS No existe peligro VOLCÁNICAS para las poblaciones Sin cambios ubicadas en zonas importantes en su de influencia actividad. Proteja vías ¡URGENTE! respiratorias y permanezca atento a El volcán a la información oficial. aumentado su ¡URGENTE! actividad y puede El volcán ha hecho erupción y pueden presentarse generarse flujos de una erupción. lodos muy peligrosos. Se ordena evacuación inmediata hacia puntos de encuentro. ¡URGENTE! Se ordena evacuación inmediata en zonas de amenaza alta. Diríjase a refugios temporales. HURACANES Estado MensajeInicio de temporada dehuracanes (1º de junio) UNGRD. Inicia temporada de huracanes en el Atlántico (entre el primero de junio al 30 de noviembre). Se recomienda mantener canales y desagües limpios, techos asegurados. Alistamiento UNGRD. Peligro moderado por huracán en Caribe. Aumento de los niveles de las lluvias e intensidad de vientos. Asegure techos esté lejos de los cuerpos de agua/playas. Mantenga atención en las indicaciones de las autoridades.38
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Advertencia UNGRD. Alta peligrosidad por huracán en el Caribe. Permanezca lejos de los ríos, las playas, los arroyos. Si su vivienda no es segura, diríjase a refugios dispuestos para la protección de personas.Alarma UNGRD. ¡URGENTE! Alta peligrosidad por huracán en el Caribe. Evacuar de inmediato a refugios dispuestos por la alcaldía. Aléjese de los ríos, las playas, los arroyos. Resguárdese. Siga las indicaciones de las autoridades.Disipación o cambio de UNGRD. Finaliza alerta por huracán en el Caribe. Regrese a su casa. rumbo del Huracán No toque cables de luz sueltos en las vías. Siga las indicaciones de las autoridades. INICIA TEMPORADA DE INICIA TEMPORADA DEHURACANES EN EL ATLÁNTICO HURACANES EN EL ATLÁNTICO Se recomienda Reconozca el ícono mantener techos que identifica a los asegurados, ciclones tropicales: canales y • Depresión Tropical desagües • Tormenta Tropical y limpios. • HuracanesPELIGRO MODERADO POR PELIGRO MODERADO POR HURACÁN EN EL CARIBE HURACÁN EN CARIBE Aumento en niveles Asegure techos, no de lluvias e ingrese a las intensidad de playas. vientos. Esté atento a las Esté atento a las indicaciones de las indicaciones de las autoridades. autoridades.ALTA PELIGROSIDAD POR FINALIZA ALERTA POR HURACÁN HURACÁN EN CARIBE EN EL CARIBE Regrese a su Permanezca lejos de casa. las playas, ríos o Siga las arroyos. indicaciones de Si su vivienda no es las autoridades. segura, diríjase a refugios dispuestos para protección de personas. 39
Estado EVENTOS HIDRO-METEOROLÓGICOS Mensaje • Teniendo en cuenta la información del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales –IDEAM- en sus mensajes de alerta amarilla emitidos en el informe técnico diario se sugieren los siguientes mensajes de difusión por medios sociales y/o SMS. • Inundaciones: “UNGRD posible aumento de los caudales de los ríos XXXXXX en la zona de XXXXXXX”. • Avenidas torrenciales: “UNGRD posible aumento de los caudales de las quebradas XXXXX y/o ríos XXXXXX en la zona de XXXXXX”. • Movimientos en masa: “UNGRD posibles movimientos en masa por lluvias en la zona de XXXXXX” . • Incendios de la cobertura vegetal:“UNGRD posibles incendios por condiciones climáticas en la zona de XXXXXX” • Teniendo en cuenta la información del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales –IDEAM- en sus mensajes de alerta naranja emitidos en el informe técnico diario se sugieren los siguientes mensajes de difusión por medios sociales y/o SMS. • Inundaciones “UNGRD aumento de los caudales de los ríos XXXXXX en la zona de XXXXXXX”. • Avenidas torrenciales “UNGRD aumento de los caudales de las quebradas XXXXX y/o ríos XXXXXX en la zona de XXXXXX”. • Movimientos en masa “UNGRD monitorear aparición de movimientos en masa por lluvias en la zona de XXXXXX”. • Incendios de la cobertura vegetal “UNGRD monitorear aparición incendios por condiciones climáticas en la zona de XXXXXX”. • Teniendo en cuenta la información del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales –IDEAM- en sus mensajes de alerta roja emitidos en el informe técnico diario se sugieren los siguientes mensajes de difusión por medios sociales y/o SMS • Inundaciones “UNGRD inminente condición de desbordamiento en los ríos XXXXXX en la zona de XXXXXXX”. • Avenidas torrenciales “UNGRD inminente condición de crecientes en las quebradas XXXXX y/o ríos XXXXXX en la zona de XXXXXX”. • Movimientos en masa “UNGRD inminente condición de movimientos en masa por lluvias en la zona de XXXXXX”. • Incendios de la cobertura vegetal “UNGRD inminente condición de incendios por condiciones climáticas en la zona de XXXXXX”.40
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·Adicional a los mensajes inmediatos y concretos que se transmiten por redessociales, la OAC generará boletines de prensa oficiales con informacióncompleta y verídica, los cuales se enviarán vía correo electrónico, grupos demensajería instantánea y serán publicados en la página web de la UNGRD.Los siguientes son los modelos por eventos para envío de la información: BOLETINES INFORMATIVOS TSUNAMI Boletín informativo - Estado de vigilancia (Anunciado por OSSO) Boletín Nº xxx SISMO OCURRIDO EN XXXXXXX ESTÁ SIENDO EVALUADO POR EL SISTEMA NACIONAL DE DETECCIÓN Y ALERTA POR TSUNAMI. Bogotá, dd de mes de año (@UNGRD). Hoy a las 00:00 a.m. / p.m. (hora Colombia) ocurrió en Lugar del sismo, un sismo con una magnitud de 0.0 De acuerdo con los datos disponibles no es posible determinar aún si se produjo un tsunami que afecte las costas colombianas. El Centro de Alerta de Tsunami del Pacífico (PTWC, Hawaii) ha informado que puede haber olas que representen una amenaza para las costas de Suramérica. La evaluación de la amenaza para Colombia está en curso por parte de la Corporación OSSO. Recomendaciones Se solicita a toda la población de las costas Pacífica / Caribe de Colombia y entidades locales y nacionales mantenerse atentos a la evolución del evento y la información generada por la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres. Emitiremos nuevos comunicados en los próximos minutos. Situación en desarrollo… 41
Boletín informativo-Estado de advertencia (Anunciado por OSSO) Boletín Nº xxx ATENCIÓN – CIERRE DE PLAYAS Y RESTRICCIÓN DE TRÁFICO MARINO, NO SE REQUIERE EVACUACIÓN EN LAS COSTAS PACÍFICA / CARIBE COLOMBIANABogotá, dd de mes de año (@UNGRD). De acuerdo con la evaluación realizada por la Corporación OSSOse ha confirmado la ocurrencia de un tsunami en las costas Pacífica / Caribe colombiana.Aunque no es necesaria la evacuación, debido a que la altura de las olas no superará en promedio los xxcm, si es necesario adoptar medidas de precaución en playas y muelles.Se estima que olas de xx cm llegarán a partir de las 00:00 a.m. / p.m. a las costas de xxxxxxxx, xxxxxx, xxxxx,xxxxx.Es posible que en algunos sitios y debido a condiciones locales (forma de costa, relieve submarino) seproduzcan alturas de ola ligeramente mayores a las pronosticadas.Recomendaciones• Cierre de playas y medidas específicas en muelles, malecones y para embarcaciones pequeñas.• Restricción del tráfico marino así como el acceso a las playas.• La comunidad en general debe permanecer atenta a las recomendaciones que emita la Unidad Nacionalpara la Gestión del Riesgo de Desastres y las autoridades locales.Luego de la llegada de las olas se deben mantener las recomendaciones de cierre de playas y restricciónde tráfico marino durante al menos 2 horas más o hasta que las autoridades así lo indiquen, en todo elPacífico / Caribe colombiano.Se solicita a toda la población de las costas Pacífica / Caribe de Colombia y entidades locales y nacionalesmantenerse atentos a la evolución del evento y la información emitida por la Unidad Nacional para laGestión del Riesgo de Desastres.El Sistema Nacional de Gestión del Riesgo se encuentra activo para responder frente a las consecuenciasque el evento pueda dejar en las costas del país. Emitiremos nuevos comunicados en los próximos minutos.Situación en desarrollo…Datos del sismo:Localización: xxxxxxxxxxxxxFecha y hora: mes/día/año 00:00 a.m. / p.m. hora local de ColombiaProfundidad: 00 kmMagnitud: 0.0 42
Manual de Comunicaciones en Emergencia · Boletín informativo-Estado de alerta (Anunciado por OSSO) Boletín Nº xxx ¡URGENTE! SE ORDENA EVACUACIÓN POR TSUNAMI EN LAS COSTAS PACÍFICA / CARIBE COLOMBIANABogotá, dd de mes de año (@UNGRD). Tras sismo ocurrido en lugar sismo, se ordena evacuación en lascostas Pacífica / Caribe colombiana.Según la evaluación del evento realizada por la Corporación OSSO, se estima que olas de xx mts llegarána partir de las 00:00 a.m. / p.m. a las costas de: xxxxxxxx, xxxxxx, xxxxx, xxxxx.Es posible que en algunos sitios y debido a condiciones locales (forma de costa, relieve submarino) seproduzcan alturas de ola ligeramente mayores a las pronosticadas.RECOMENDACIONES• EVACUACIÓN INMEDIATA de toda la población hacia los puntos de encuentro por tsunami (zonas altas olo más alejadas de la playa posible).• Las poblaciones ubicadas en esteros o sobre la margen de ríos cercanos a la costa también deben buscarprotección en zonas altas o lo más alejadas posible de la desembocadura del río y del cauce en general.• Embarcaciones de gran tamaño deben permanecer o dirigirse a alta mar.• Restricción del tráfico marino para embarcaciones pequeñas.• La comunidad en general debe permanecer atenta a las recomendaciones que emita la Unidad Nacionalpara la Gestión del Riesgo de Desastres y las autoridades locales como la Alcaldía, la Policía, la Infantería deMarina, los bomberos, la Cruz Roja, la Defensa Civil y otros presentes en los municipios.Es importante que la comunidad tenga presente que un tsunami se manifiesta como una serie de olas, esdecir, que no sólo una ola impactará la zona, serán varias y el proceso puede durar varias horas.Por otro lado, la comunidad debe tener extrema precaución ya que cada ola arrastrará escombros ymateriales, por lo que no es seguro tratar de retornar a los hogares, aún si no se observan más olas degran altura, es fundamental que la evacuación se mantenga hasta que las autoridades así lo indiquen.Se solicita a toda la población de las costas Pacífica / Caribe de Colombia y entidades locales y nacionalesmantenerse atentos a la evolución del evento y la información emitida por la Unidad Nacional para laGestión del Riesgo de Desastres.Situación en desarrollo…Datos del sismo:Localización: xxxxxxxxxxxxxFecha y hora: mes/día/año 00:00 a.m. / p.m. hora local de ColombiaProfundidad: 20 kmMagnitud: 0.0 43
BOLETINES INFORMATIVOS ACTIVIDAD VOLCÁNICA Sismo volcano-tectónico Sentido Boletín Nº xxx SE REGISTRA SISMO EN EL VOLCÁN XXXXBogotá, dd de mes de año (@UNGRD). El Servicio Geológico Colombiano reportó un sismo de magnitud#.# tectónico en el volcán XXXXXX.De acuerdo con los registros del Servicio Geológico Colombiano y a los reportes de la comunidad, seinforma que se presentó un sismo de origen volcano-tectónico con un magnitud de #.# . Este eventofue reportado como sentido en xxxxxxxxxx.La localización reportada por el Servicio Geológico Colombiano es:Latitud: xxxxxxLongitud: xxxxxxxProfundidad: #.# kmMagnitud: #.# MLEl volcán xxxxxx continúa en evolución y no se descarta que se presenten nuevos eventos. Se recomiendaa la comunidad y autoridades, no acostumbrarse a su comportamiento y permanecer atentos a lainformación oficial que será publicada por el Servicio Geológico Colombiano y por la Unidad Nacionalpara la Gestión del Riesgo de Desastres.44
Manual de Comunicaciones en Emergencia · Emisión de cenizas Boletín Nº xxx SE REGISTRA EMISIÓN DE CENIZAS EN EL VOLCÁN XXXXXBogotá, dd de mes de año (@UNGRD). El Servicio Geológico Colombiano reportó emisión de ceniza enel volcán XXXX.De acuerdo a la dirección de los vientos la ceniza puede caer en los municipios de xxxxxxxx, xxxxxx, xxxxx,xxxxx.Recomendaciones • Cierre ventanas, puertas y todas las aberturas por donde pueda ingresar la ceniza cúbralas con paños húmedos. • Proteja vías respiratorias y use sombrilla o capa. No se exponga a la caída de cenizas. • Se aconseja a los pacientes con bronquitis crónica, enfisema y asma permanecer en espacios cerrados y evitar exposición innecesaria a las cenizas. • Reúna a sus animales y protéjalos en un sitio cubierto. • Los vegetales cultivados en huertos pueden ser comidos sin riesgo después de lavarlos en agua limpia. • Evite conducir vehículos por vías donde haya caído ceniza, si debe hacerlo, que sea a baja velocidad, la ceniza es muy resbalosa y además puede dañar los motores. • Recoja las cenizas en bolsas y dispóngalas al servicio de recolección de basuras habitual. • Limpie frecuentemente los techos (NO use agua, esto suma peso a la ceniza, pudiendo generar caída de techos).La comunidad en general debe permanecer atenta a las recomendaciones que emita la Unidad Nacionalpara la Gestión del Riesgo de Desastres y las autoridades locales como la alcaldía, la Policía, el Ejército, losbomberos, la Cruz Roja, la Defensa Civil y otras entidades presentes en los municipios. 45
Cambio nivel de actividad a naranja Boletín Nº xxx SE ORDENA EVACUACIÓN POR CAMBIO DE NIVEL DE ACTIVIDAD DEL VOLCÁN XXXXXBogotá, dd de mes de año (@UNGRD). El Servicio Geológico Colombiano cambia a NARANJAel nivel de actividad del Volcán XXXXXXXXDe acuerdo con la información suministrada por el Servicio Geológico Colombiano, el comportamientoactual del volcán indica un aumento significativo en su nivel de actividad por lo cual cambia a nivelNaranja (II), indicando una ERUPCIÓN PROBABLE EN TÉRMINO DE DÍAS O SEMANAS.Por lo anterior, la UNGRD ordena:Para las poblaciones ubicadas en la zona de amenaza alta cercana al cráter• Evacuación de las poblaciones de XXXXXX, XXXXXX, XXXXXX, XXXXX de acuerdo con los protocolos derespuesta municipales y departamentales por erupción volcánica.• Tome su maletín de emergencias y documentos personales, reúna a su familia y mascotas, y diríjase a lospuntos de encuentro definidos en los planes de evacuación municipales.• No corra, pues puede causar confusión y pánico.• Preste especial atención a niños, mujeres embarazadas, adultos mayores y personas con discapacidad ybrinde la ayuda necesaria.• Circule en orden y actúe con precaución y respeto.• No regrese por ningún motivo, ya que puede poner riesgo su vida.• Revise que todas las personas que estaban con usted, llegaron al punto de encuentro.• Verifique sus condiciones de salud y de otras personas, y reporte al líder de la evacuación.• Atienda las indicaciones de las autoridades y/o líderes de evacuación, impartidas en los puntos deencuentro.• Permanezca atento a la información oficial emitida por los medios de comunicación.Para las poblaciones ubicadas en las zonas de amenaza alta por flujos de lodo o lahares y alejadas del cráter• En los municipios de XXXXXXX, XXXXX, XXXXX, deberán permanecer atentos a la información suministradapor el Servicio Geológico Colombiano y Oficinas de Gestión del Riesgo Departamentales y Municipales.• La población deberá tener listo su plan de evacuación familiar y comunitario.Toda la población ubicada en zona de influencia del volcán XXXXXX, deberá tener tapabocas yotros elementos requeridos de protección ante la posible caída de ceniza. Proteja reservas de aguamanteniéndolas tapadas.El Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres se encuentra activo evaluando el evento ymovilizará personal y equipos de apoyo para el proceso de evacuación y alistamiento de albergues. LaUNGRD continuará informando.Situación en desarrollo… 46
Manual de Comunicaciones en Emergencia · Cambio nivel de actividad a rojo Boletín Nº xxx EL VOLCÁN XXXXX HA HECHO ERUPCIÓNBogotá, dd de mes de año (@UNGRD). El Servicio Geológico Colombiano cambia a ROJO el nivel deactividad del volcán XXXXXXXX y confirma erupción en curso.De acuerdo con la información suministrada por el Servicio Geológico Colombiano, el volcán ha hechoerupción. Por lo anterior, la UNGRD ordena:Para todas las poblaciones ubicadas en la zona de amenaza alta• Evacuación de las poblaciones de XXXXXX, XXXXXX, XXXXXX, XXXXX de acuerdo con los protocolos derespuesta municipales y departamentales por erupción volcánica.• Tome su maletín de emergencias y documentos personales, reúna a su familia y mascotas y diríjase alos puntos de encuentro definidos en los planes de evacuación municipales.• No corra, pues puede causar confusión y pánico• Preste especial atención a niños, mujeres embarazadas, adultos mayores y personas con discapacidady brinde la ayuda necesaria.• Circule en orden y actúe con precaución y respeto.• No regrese por ningún motivo ya que puede poner riesgo su vida.• Revise que todas las personas que estaban con usted, llegaron al punto de encuentro.• Verifique sus condiciones de salud y de otras personas, y reporte al líder de la evacuación.• Atienda las indicaciones de las autoridades y/o líderes de evacuación, impartidas en los puntos deencuentro.• Permanezca atento a la información oficial emitida por los medios de comunicación.Toda la población ubicada en zona de influencia del volcán XXXXXX, deberá tener tapabocas yotros elementos requeridos de protección ante la posible caída de ceniza. Proteja reservas de aguamanteniéndolas tapadas.Se solicita a las personas que transitan los corredores viales ubicados en la zona de influencia del volcánXXXX, facilitar la movilización de los vehículos y recursos de emergencia y alejarse de la zona.El Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres se encuentra activo y ha dispuesto todos losequipos especializados para responder a la emergencia. La UNGRD continuará informando.Situación en desarrollo… 47
BOLETINES INFORMATIVOS TEMPORADA DE HURACANES Inicio de temporada Boletín Nº xxx INICIA LA TEMPORADA DE HURACANES DE 2017 EN EL MAR CARIBE, OCÉANO ATLÁNTICO TROPICAL Y GOLFO DE MÉXICOBogotá, 31 de Mayo de 201 (@UNGRD). El Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales–IDEAM- en su comunicado especial No. xxxx informa sobre el inicio de temporada de huracanes y otrosciclones tropicales.A partir del primero de junio y hasta el 30 de noviembre, la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo deDesastres –UNGRD- estará atenta de monitorear la temporada de huracanes prevista para este periodoen el mar Caribe, océano Atlántico y el golfo de México, toda vez que podrían tener impacto en las costasdel Caribe colombiano y en las islas de San Andrés y Providencia.En años anteriores el archipiélago de San Andrés y Providencia y el departamento de La Guajira han sidoafectados por este tipo de eventos de origen natural, lo que hace imprescindible realizar actividades demonitoreo y prevención.La universidad de Colorado de Estados Unidos señala que para 2017 estará xxxxx al promedio de las quesuceden por año (Ver gráfica).// Insertar gráfica de reporte.¿Qué es un ciclón tropical?Es el término común que agrupa a todos esos eventos giratorios de gran tamaño que se originan en aguastropicales y subtropicales. Se aplica a las depresiones, tormentas tropicales y huracanes. Se caracterizanpor la presencia de vientos fuertes, lluvias intensas e incremento del oleaje.¿Qué puede pasar en caso de presentarse un Huracán?Los daños dependen de la categoría del Huracán y de la preparación de la población para estos eventos.En la tabla se observan los posibles daños asociados a inundaciones, deslizamientos y vientos.Categoría VIENTOS MAREA DE TORMENTA DAÑOS (Km/h) (mts) Mínimo. Los lentos podrían producir1 119 – 153 1.2 – 1.5 algunos daños: Casas bien construidas podrían tener daños en los marcos de los techos, tejas, revestimientos de vinilo y canaletas. Grandes ramas de árboles se romperán y los árboles plantados superficialmente pueden ser desgarrados. Grandes daños a las líneas eléctricas y postes eléctricos probablemente producirán apagones que podrían durar hasta varios días.48
Manual de Comunicaciones en Emergencia ·2 154-177 1.6 – 2.4 Moderado. Vientos peligrosos podrían causar daños extensivos: Casas bien construidas podrían sufrir daños mayores en los techos y paredes laterales. Muchos árboles plantados superficialmente van a ser desgarrados o quebrados y bloquearán numerosas calles. Se espera casi la pérdida total de electricidad con apagones que podrían durar desde varios días hasta semanas.3 178 - 208 2.5 – 3.6 Extenso. Casas bien construidas pueden incurrir en un daño mayor o remoción de la cubierta del techo. Muchos árboles van a ser desgarrados o quebrados, bloqueando numerosas calles. La electricidad y el agua no estarán disponibles por varios días o semanas después de que pase la tormenta.4 209 - 251 3.7 – 5.4 Extremo. Casas bien construidas pueden sufrir daños severos con pérdida de la mayor parte de la estructura de los techos y/o paredes exteriores. La mayoría de los árboles van a ser desgarrados o quebrados y postes de electricidad serán derribados. Los postes y árboles caídos van a aislar las áreas residenciales. La pérdida de energía durará por semanas hasta posiblemente meses. La mayor parte del área va a estar inhabitable por semanas o meses. Catastrófico. Un gran porcentaje de las casas van a ser destruidas, con un derrumbe total del techo y de las paredes. Los postes y árboles caídos5 Mayor a 252 Mayor a 5.5 van a aislar las áreas residenciales. La pérdida de energía durará por semanas hasta posiblemente meses. La mayor parte del área va a estar inhabitable por semanas o meses. 49
¿Qué hacer ante un Huracán?A. Prepárate:Evita construir en zonas expuestas a huracanes. • Asegura techos y ventanas, mantén limpios los alrededores de la vivienda realizando tala preventiva. • Si tu vivienda no es segura, identifica zonas seguras en caso de huracanes.B. Actúa: • En caso de un Huracán, protégete en sitios seguros y espera que pase. • Aléjate de las playas, que pueden ser inundadas por la marea de tormenta. • Recuerda que al pasar el ojo del Huracán hay un momento de aparente calma, esto significa que solo ha pasado la mitad de la tormenta.C. Recupérate: • Ten cuidado con cables y postes de luz que hayan podido quedar en el suelo. • Revisa cuidadosamente las estructuras de la vivienda, paredes y techo. • Apoya las labores del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.50
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