คู่มืองานสารบรรณพื้นฐาน

งานสารบรรณพืน้ ฐาน งานสารบรรณ งานสารบรรณ เปน งานเกยี่ วกบั หนงั สอื นบั ตง้ั แตค ดิ ราง เขยี น แตง พมิ พ จดจาํ ทําสาํ เนา รับ สง บนั ทกึ ยอ เรอ่ื ง เสนอสง่ั การ โตต อบ จัดเกบ็ คนหา ทาํ ลาย 1. ความสําคญั ของงานสารบรรณ 1. เปนเอกสารราชการ บันทึกงาน หลกั ฐานราชการอืน่ ๆ ของหนวยงาน 2. เปนเครอ่ื งมอื ทใี่ ชในการอางองิ 3. เปน เครอ่ื งมือทีช่ วยในการบริหารราชการ 4. เปน หลกั ฐานราชการมีคณุ คา 5. เปนเครอื่ งมอื ท่ีใชในการตดิ ตอสอื่ สาร 2. สาระสําคญั ของสารบรรณตามระเบียบงานสารบรรณ ตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี า ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบั ท่ี 2 พ.ศ. 2548 มี สาระสาํ คญั ดงั น้ี 2.1 ความหมายของหนงั สือราชการ เปนเอกสารท่หี ลักฐานในราชการ ไดแ ก 1. สวนราชการถงึ สวนราชการ 2. สว นราชการถึงบุคคลภายนอก 3. หนวยงานอน่ื ถึงสวนราชการ 4. เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาขนึ้ เพอื่ เปน หลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจดั ทาขึน้ ตามกฎหมาย ระเบียบหรอื ขอ บังคับ 2.2 ชนิดของหนงั สอื ราชการ หนังสอื ราชการมี 6 ประเภท ไดแก 1. หนังสือภายนอก คือ หนงั สอื ติดตอ ราชการที่เปน แบบพิธกี าร ใชกระดาษครฑุ เปนหนังสือ ติดตอระหวางสว นราชการ หรอื สวนราชการมีถงึ หนวยงานอื่นซ่ึงมใิ ชสว นราชการ หรือมีถงึ บุคคลภายนอก 2. หนังสอื ภายใน คอื หนงั สอื ตดิ ตอราชการท่ีเปน แบบพธิ นี อ ยกวา หนังสือภายนอก เปน หนงั สือตดิ ตอ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จังหวดั เดยี วกนั ใชก ระดาษบันทกึ ขอ ความ 3. หนังสือประทบั ตรา คือ หนงั สือทใี่ ชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสว นราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยใหหวั หนา สวนราชการ ระดับกองหรือผูไ ดร ับมอบหมาย เปนผูร บั ผดิ ชอบลงชื่อยอ กากบั ใช ในกรณที ไี่ มใ ชเร่อื งสําคญั ไดแ ก การขอรายละเอยี ดเพมิ่ เติม การสาํ เนาหนงั สือ สิ่งของ เอกสาร การตอบ รบั ทราบท่ไี มเกี่ยวกับราชการสําคัญ หรือการเงนิ การแจงผลงานที่ดาเนนิ การไปแลว การเตือนเร่ืองทคี่ าง เรื่องหวั หนา สวนราชการระดบั กรมขึน้ ไปกําหนดโดยทาเปนคาํ ส่งั 4. หนังสอื สง่ั การ ไดแ ก (คําสงั่ ระเบียบ ขอ บงั คับ) 1. คาํ สั่ง คอื บรรดาขอความท่ผี ูบงั คบั บญั ชาสัง่ การใหปฏบิ ตั โิ ดยชอบดวยกฎหมาย 2. ระเบียบ คอื บรรดาขอ ความที่ผูมีอํานาจหนา ที่ไดวางไวเ พือ่ เปนหลกั ปฏบิ ัติงาน เปนประจาํ 3. ขอบงั คบั คือ บรรดาขอความท่ผี มู อี าํ นาจหนา ท่ีกําหนดไวใช

5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ มี 3 ชนดิ ไดแก 1. ประกาศ เพือ่ ประกาศหรอื ชี้แจงใหท ราบ 2. แถลงการณ เพ่ือทําความเขา ใจ 3. ขา ว เผยแพรใ หทราบ 6. หนังสือที่เจาหนา ท่ีทําข้ึนหรอื รบั ไวในราชการ มี 4 ชนดิ ไดแก 1. หนังสือรบั รอง ไดแ ก หนังสอื ทส่ี วนราชการออกใหเ พอื่ รับรองแกบคุ คล นติ ิบุคคล หรอื หนว ยงาน เพือ่ วัตถุประสงคอยา งใดอยา งหน่งึ 2. รายงานการประชมุ คือ บนั ทึกความคิดเหน็ ของผทู ่มี าประชุม ผเู ขา รวมประชุม และมติท่ปี ระชุมไวเ ปน หลกั ฐาน ระเบยี บวาระการประชุม ประกอบไปดว ย 5 วาระ ไดแ ก 1. วาระที่ 1 เร่ืองประธานแจงใหท ราบ 2. วาระที่ 2 เรอ่ื งรับรองรายงานการประชมุ 3. วาระท่ี 3 เร่อื งเสนอใหทีป่ ระชมุ ทราบ 4. วาระท่ี 4 เร่ืองเสนอใหท ี่ประชมุ พจิ ารณา 5. วาระท่ี 5 เร่ืองอ่นื ๆ (ถาม)ี การจดรายงานการประชมุ สามารถกระทาํ ไดห ลายแบบ ไดแ ก จดละเอยี ดทกุ คาํ พูด ของผูเขาประชมุ พรอมมติ จดคาํ พูดยอที่เปน ประเด็นสาํ คัญพรอ มมติ หรือจดแตเ หตุผล พรอมมตทิ ีป่ ระชุม 3. บันทึก ใชก ระดาษบนั ทกึ ขอ ความ มีลกั ษณะ ดงั นี้ 1. ขอความทผ่ี ใู ตบ ังคับบัญชา เสนอตอผบู ังคับบญั ชา 2. ผูบังคบั บัญชาสง่ั การใหผ ูใตบ ังคบั บัญชา 3. เจา หนา ที่หรือหนว ยงานระดับตํ่ากวากรมตดิ ตอ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ 4. หนงั สืออ่นื เชน ภาพถาย ฟลม แถบบันทกึ เสยี ง แถบบันทึกภาพ หนังสอื บุคคลภายนอกท่ีเจา หนาทีร่ บั เขาทะเบยี นหนงั สือราชการ สัญญา คํารอ ง เปนตน 2.3 ช้นั ความเร็วของหนงั สอื ราชการ หนังสอื ราชการทีต่ องปฏบิ ตั ิ ใหเรว็ กวา ปกติ (รวดเร็วเปนพิเศษ) แบง เปน 3 ประเภท ไดแ ก 1. ดว นทีส่ ุด เปนหนงั สอื ใหเ จา หนาที่ปฏบิ ตั ใิ นทนั ทีทไ่ี ดรบั หนงั สอื น้ัน 2. ดว นมาก เปน หนังสือใหเจาหนา ท่ีปฏบิ ัติโดยเร็ว 3. ดว น เปนหนังสือใหเจา หนาทป่ี ฏบิ ตั ิเรว็ กวา ปกติเทา ทจี่ ะทําได 2.4 การรบั หนังสอื 1. จดั เรยี งลาํ ดบั ความสําคญั และความเรง ดวนกอ น 2. ประทับตราหนงั สือ โดยตรารบั มี ขนาด 2.5 * 5 ซ.ม. มีรายการดังน้ี -เลขทร่ี ับ -วัน เดอื น ป ทรี่ บั หนงั สอื -เวลา ใหล งเวลาที่รบั หนังสือ

2.5 การสง หนังสือ 1. เจา หนา ทีต่ รวจความเรยี บรอย 2. เจาหนาท่ีสารบรรณกลางรบั เร่อื งและดาเนินการ 3. ลงทะเบียนรับสง หนังสอื 4. ลงวนั เดอื นปร บั สง หนังสือ 2.6 การเก็บหนงั สือ 1. การเก็บหนงั สอื ราชการแบงออกเปน เกบ็ ระหวา งปฏบิ ัติ เก็บเมอื ปฏบิ ตั เิ สรจ็ แลว และเกบ็ เพอื่ รอการตรวจสอบ 2. การเก็บหนงั สือเมื่อปฏิบัตเิ สร็จสิ้นแลว แยกเปน 2 ลักษณะ ไดแ กการเกบ็ ระหวางป และการจัดเก็บเมือ่ ส้ินป 3. การเกบ็ ระหวา งป คือ การเก็บหนังสอื ราชการที่ปฏบิ ตั ิสาํ เร็จส้นิ แลว และยงั อยู ระหวางปปฏทิ ินทั้งนี้เพือ่ ใหเกิดความสะดวกและคลอ งตวั ในการปฏบิ ตั ิงานของเจาหนาท่ีสามารถคน หาเร่ืองเดมิ ไดอยางงายและรวดเรว็ ตลอดจนสะดวกในการควบคุม ตดิ ตามงานของหวั หนา หนวยงาน 4. การจัดเกบ็ หนงั สือระหวา งป ใหเจา หนา ทผี่ ูเปน เจา ของเรื่องนั้นๆ เปน ผจู ดั เกบ็ โดย แยกเขา แฟมตามรหสั หมวดหมหู นงั สือ กลุม เร่ืองและกลุมยอย 2.7 อายกุ ารเกบ็ หนงั สอื โดยปกตใิ หเ กบ็ ไว 10 ป ยกเวน กรณดี ังนี้ 1. หนงั สือที่ตองสงวนไวเ ปน ความลบั ใหปฏิบตั ิตามระเบยี บวา ดว ยการรักษาความ ปลอดภยั แหงชาติ หรอื ระเบียบวา ดวยการรักษาความลบั ของทางราชการ 2. หนังสือทีเ่ ปน หลกั ฐานทางอรรถคดี สานวนของศาล พนกั งานสอบสวน เกบ็ ตาม กฎหมายระเบียบแบบแผนนั้นๆ 3. หนงั สอื ทมี่ คี ุณคาทางประวัติศาสตร ตอ การศึกษาคน ควา วนิ ัย ใหเ กบ็ ตลอดไปหรอื ตามที่หอจดหมายเหตุแหง ชาติกําหนด 4. หนังสอื ทป่ี ฏิบัติเสรจ็ ส้ินแลว และเปนคูสาํ เนาทมี่ ีตน เร่อื งจะคน ไดจากทอี่ ่ืน เกบ็ ไว ไมน อยกวา 5 ป 5. หนงั สือไมส าํ คญั เปน เรือ่ งธรรมดาสามัญ เกดิ ข้ึนเปน ประจาํ และดําเนินการเสร็จแลว เก็บไวไ มน อยกวา 1 ป 6. หนงั สือเกยี่ วกบั การเงิน เม่ือสาํ นกั งานตรวจเงินแผนดนิ ตรวจแลว ไมม ีความจาํ เปน ตองใชประกอบการตรวจสอบอีก หรอื เพ่ือการใดๆ ใหเกบ็ ไวไ มนอยกวา 5 ป หรอื ซ่งึ หากเห็นวา ไมม ีความตอง เก็บ 10 ป หรือ 5 ป ใหท าความตกลงกับกระทรวงการคลัง 2.8 การจดั สงหนังสอื ครบอายกุ ารเกบ็ ทุกส้ินป (ปป ฏทิ ิน) ใหส วนราชกานจัดสงหนังสือทอ่ี ายคุ รบ 20 ป พรอ มบญั ชีใหส าํ นกั หอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร ภายในวนั ท่ี 31 มกราคมของปถ ดั ไป 2.9 การยืมหนังสือราชการ 1. การยืมระหวา งสว นราชการ ผยู ืมและผอู นุญาตจะตอ งเปน หัวหนาสวนราชการ ระดบั กองหรือผูไดร ับมอบหมาย 2. การยืมภายในสว นราชการ ผูย มื ผขู ออนุญาตใหย มื ตอ งเปนหัวหนาสว นราชการ ระดบั แผนกขึน้ ไป

2.10 การทาํ ลายหนังสือราชการ 1. ภายใน 60 วนั หลงั สน้ิ ปป ฏิทินใหเ จาหนา ท่ผี ูรบั ผดิ ชอบทาบัญชีหนังสือทข่ี อทําลาย เสนอหัวหนาสว นราชการระดบั กรมเพือ่ พจิ ารณา 2. กรรมการทําลายหนังสือราชการ ประกอบดว ย ประธานกรรมการ และกรรมการ อกี อยางนอ ย 2 คน 2.11 มาตรฐานวัสดุ ตามระเบยี บสารบรรณ 1. มาตรฐานครุฑ มี 2 ขนาด ไดแก ขนาดครฑุ สูง 3 ซม. และขนาดครฑุ สูง 1.5 ซม. 2. มาตรฐานกระดาษ มี 3 ขนาด -ขนาด เอ 4 = 210 * 297 มิลลเิ มตร -ขนาด เอ 5 = 148 * 210 มลิ ลิเมตร -ขนาด เอ 8 = 52 * 74 มิลลเิ มตร 3. ขนาดซอง มี 4 ขนาด ไดแก -ขนาด ซี 4 = 229 * 324 มลิ ลิเมตร ไมต อ งพับหรือขยายขา ง -ขนาด ซี 5 = 162 * 229 มลิ ลิเมตร พับ 2 -ขนาด ซี 6 = 114 * 162 มิลลิเมตร พบั 4 -ขนาด ดแี อล = 110 * 220 มลิ ลิเมตร พบั 3 2.12 อ่ืนๆ ควรรู ไดแ ก 1. เรอื่ งราชการท่ีจะดาํ เนินการหรอื สั่งการดว ยหนังสอื ไมทนั ใหส งขอ ความทาง เคร่ืองมอื สอื่ สาร เชน โทรเลข โทรศพั ท วิทยุสื่อสาร ใหผูร ับปฏบิ ัตเิ ชน เดยี วกับไดรบั หนังสอื ในกรณที ีต่ องยนื ยัน เปน หนงั สือใหท าหนงั สือยืนยนั ไปทันที 2. การสง ขอความทางเครื่องมอื ส่อื สารซึง่ ไมปรากฏหลกั ฐานชัดแจง ใหผ สู ง และผูร ับ บนั ทึกขอความไวเปนหลกั ฐาน สาํ เนาคูฉบบั ใหลงชอ่ื ผรู าง – ผพู ิมพ – ผตู รวจ (ไมมีผทู าน) 3. ถา หนงั สือทเี่ ปน เอกสารสทิ ธิตามกฎหมาย หรือหนงั สือสําคัญทแี่ สดง เอการสทิ ธิ สญู หาย ใหด าเนินการแจงความตอ (พนกั งานสอบสวน) 4. หนังสอื เวียน คือหนงั สอื ท่ีมถี ึงผูร บั เปนจํานวนมากมใี จความอยางเดียวกันใหเ พิ่มตวั พยญั ชนะ ว 5. หนงั สอื ราชการปกตทิ าํ 3 ฉบับ มตี นฉบับ 1 ฉบบั และสาํ เนาคฉู บับ 2 ฉบับ 6. ผูล งนามรับรองหนังสือราชการท่เี ปนเจา ของเรื่อง จะตอ งมีตําแหนง ระดบั 2 ข้ึนไป