1
การกาหนดปญั หา (Problem Definition) การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) การวางแผนและการควบคุมกจิ กรรม (Activity Planning and Control) การบรหิ ารโครงการ (Project Management) สาเหตสุ าคญั ทส่ี ง่ ผลต่อความลม้ เหลวในโครงการซอฟตแ์ วร์ แผนภูมแิ กนต์ (Gantt chart) เพริ ต์ และซพี เี อม็ (PERT and CPM) 2
วตั ถปุ ระสงคข์ อง PERT สายงานวกิ ฤต (Critical Paths) การเร่งโครงการ 3
1. ผูใ้ ชง้ านรอ้ งขอใหป้ รบั ปรุงระบบใหม่2. ผูบ้ รหิ ารระดบั สูงตอ้ งการพฒั นาระบบใหม่3. ปญั หาและขอ้ ผิดพลาดของระบบงานปจั จุบนั4. แรงผลกั ดนั จากภายนอก สง่ เสรมิ ใหต้ อ้ งมกี ารปรบั ปรุง ระบบ5. สว่ นงานบรหิ ารสารสนเทศแนะนาใหม้ ีการปรบั ปรงุ ระบบ 4
Date:Project Name: SYSTEM REQUEST Email:Project Sponsor:Name:Department:Phone:Business Need:Functionality:Expected Value:Tangible:Intangible:Special Issues or Constraints:แบบฟอรม์ คารอ้ งขอระบบ (System Request) 5
เม่อื มคี วามตอ้ งการปรบั ปรุงระบบงาน จงึ ถอืเป็นจุดเร่มิ ตน้ ในบทบาทของตวั นกั วเิ คราะหร์ ะบบ ปญั หาท่เี กดิ ข้ึนจากการดาเนินงานทางธุรกจิ ถอื ว่าเป็นเร่อื งราวปกติ ซ่ึงมีทง้ั ปญั หาเลก็ นอ้ ย จนถงึปญั หาระดบั ใหญ่ 6
ทง้ั ปญั หาเลก็ นอ้ ยและปญั หาใหญ่ ลว้ นตอ้ งไดร้ บั การแกไ้ ขเพราะหากไม่ไดร้ บั การปรบั ปรุงแกไ้ ข ปญั หาดงั กลา่ วอาจสะสมพอกพนู จนธุรกจิ ไดร้ บั ผลกระทบ หรอื ลม่ สลายได้ องคก์ รใดท่สี ามารถจดั การกบั ปญั หาและแกไ้ ขปญั หาให้ลลุ ว่ งไปไดด้ ว้ ยดี ยอ่ มหมายถงึ ความสาเรจ็ ในการแกไ้ ขปญั หา เพอ่ื ใหธ้ ุรกจิ ดารงอยู่ และกา้ วไปสูเ่ ป้ าหมายได้ 7
จงึ มคี ากลา่ วไวว้ า่ “ท่ใี ดไม่มปี ญั หา ท่นี นั่ ...ยอ่ มไม่มกี ารพฒั นา” 8
การตรวจสอบปญั หาจากการปฏบิ ตั งิ าน การสงั เกตพฤตกิ รรมของพนกั งาน• การทางานใหเ้สรจ็ สมบูรณ์ ลา่ ชา้ • พนกั งานมอี ตั ราการเจบ็ ป่วยสูง• มขี อ้ ผดิ พลาดสูง • พนกั งานไมพ่ งึ พอใจในงานท่ี• ขนั้ ตอนการทางานไมถ่ กู ตอ้ ง• การทางานทไ่ี มส่ มบูรณ์ ดาเนินการอยู่• งานไมบ่ รรลวุ ตั ถปุ ระสงคท์ ต่ี ามท่ี • ความกระตอื รอื รน้ ในการทางานมตี า่ • อตั ราการลาออกของพนกั งานมสี ูง ตอ้ งการ 9
ความเป็นไปไดใ้ นดา้ นการปรบั ปรงุ แกไ้ ข เพอ่ื ลดปญั หาทเ่ี กดิ ข้ึน สามารถทาไดโ้ ดย • เพม่ิ ความเรว็ ของกระบวนการทางาน • เพม่ิ ความกระชบั ของกระบวนงาน • รวบกระบวนงาน • ลดขอ้ ผดิ พลาดจากการอนิ พตุ ขอ้ มลู • ลดความซา้ ซอ้ นของอปุ กรณก์ ารจดั เกบ็ ขอ้ มูล • ลดความซา้ ซอ้ นของเอาทพ์ ตุ • ปรบั ปรงุ ระบบใหด้ ขี ้นึ • ปรบั ปรงุ การทางาน สภาพแวดลอ้ ม • เพม่ิ คณุ ประโยชน์ 10
หลกั การแกป้ ญั หาท่ีดี นกั วเิ คราะหร์ ะบบควรมกี ารกาหนดหวั ขอ้ ของปญั หา และหาสาเหตขุ องปญั หาใหไ้ ดก้ อ่ น ซ่งึ แนวทางหน่ึงท่ีสามารถนามาประยกุ ตใ์ ชก้ บั กรณีดงั กลา่ วไดเ้ ป็นอยา่ งดีกค็ อื การเขียนแผนภมู ิกา้ งปลา หรอื fishbone Diagram, Cause-and-Effect Diagram หรอื Ishikawa Diagram 11
สาเหตทุ ่ี 2 สาเหตทุ ่ี 1สาเหตยุ ่อย ปญั หา สาเหตทุ ่ี 3รูปแบบการเขียนแผนภมู ิกา้ งปลา (Cause-and-Effect Diagram) 12
บรษิ ทั BM Car Rent Service Center จากดั ซง่ึ เป็นบรษิ ทั ทด่ี าเนินเก่ยี วกบัศนู ยบ์ รกิ ารรถเช่าทใ่ี หบ้ รกิ ารแก่นกั ทอ่ งเทย่ี ว โดยตวั บรษิ ทั ตงั้ อยู่ทอ่ี าเภอเมอื งจงั หวดั เชยี งใหม่บรษิ ทั ไดก้ ่อตง้ั มาเป็นเวลากวา่ 10 ปี มรี ถยนตก์ วา่ 80 คนั ไวบ้ รกิ ารแก่ลูกคา้ บรษิ ทั มชี ่างซ่อมรถของบรษิ ทั เอง ส่วนลูกคา้ ส่วนใหญ่เป็นนกั ท่องเทย่ี วทงั้ ภายในประเทศและต่างประเทศ รายได้จากการดาเนนิ ธุรกจิ เป็นไปดว้ ยดี แต่เน่ืองดว้ ยระบบงานทด่ี าเนนิ งานอยู่เป็นเวลานานเรม่ิ ก่อปญั หาสะสมอย่างต่อเน่อื ง โดยระบบงานเดมิ สว่ นใหญ่มกั จะทาการประมวลผลดว้ ยมอื และมีการจดั เกบ็ขอ้ มูลลงในคอมพวิ เตอรบ์ า้ ง แตไ่ ม่เป็นระบบ เน่อื งจากขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ ไม่ไดจ้ ดั เกบ็ อยู่ในรูปแบบของฐานขอ้ มูล แต่บนั ทกึ ในรูปแบบของเอกสารดว้ ยโปรแกรมประมวลผลคา (MS-Word)หรอื โปรแกรมตารางงาน (MS-Excel) เป็นส่วนใหญ่ อกี ทง้ั เอกสารขอ้ มูลและหนงั สอื สญั ญาเกย่ี วกบั ลกู คา้ กม็ ีจานวนมาก เอกสารเก่ยี วกบั การบารงุ รกั ษารถยนตก์ จ็ ดั เกบ็ อยา่ งไม่เป็นระบบ ทาใหไ้ ม่สามารถดูรายละเอยี ดประวตั กิ ารซ่อมบารงุ ยอ้ นหลงั เพอ่ื ใชป้ ระกอบการพจิ ารณาว่ารถยนต์ดงั กลา่ วสมควรท่จี ะดาเนินการซ่อมบารงุ ตอ่ ไปหรอื ไม่ เป็นตน้ 13
หลงั จากรวบรวมปญั หาต่างๆ จงึ สามารถสรุปปญั หาท่ีเกดิ ข้ึน ดงั รายละเอยี ดต่อไปน้ี 1. ระบบขอ้ มลู ของลูกคา้ ยงั มกี ารจดั การทไ่ี มด่ พี อ เน่ืองจากขอ้ มูลซ้าซอ้ น 2. ในการขอดูรายการทป่ี ลอ่ ยเช่า หรอื รถทค่ี งเหลอื อยู่และพรอ้ มปล่อยเช่า ใน แต่ละวนั จะมกี ารตรวจสอบหลายครง้ั ทาใหพ้ นักงานจาเป็นตอ้ งรวบรวมเอกสาร เพ่อื ทาการตรวจสอบซ้าอยู่ตลอด 3. ปญั หาเก่ยี วกบั การคานวณค่าเช่ารถ ทร่ี วมถงึ ค่าปรบั ทเ่ี กดิ จากการส่งคนื รถ เกนิ กาหนด และการหกั สว่ นลด โดยในบางครงั้ พนักงานมกี ารคานวณผิดพลาด 14
4.เอกสารสญั ญาต่าง ๆ ท่จี ดั เกบ็ ไวบ้ างครง้ั สูญหาย ทาใหไ้ มส่ ามารถตรวจสอบประวตั กิ ารเช่ารถของลูกคา้ ได้5. ลูกคา้ บางรายเป็นลูกคา้ ท่ีอยูใ่ นกลมุ่ เสย่ี ง เน่อื งจากมปี ระวตั กิ ารโจรกรรมรถเพอ่ื สง่ ไปยงั ประเทศเพอ่ื นบา้ น ซง่ึ ในการตรวจสอบประวตั ิลูกคา้ ในบางครง้ั ไม่สามารถตรวจสอบไดถ้ ว้ นถ่ี เน่อื งจากตอ้ งใชเ้วลา และรวมถงึ รายละเอยี ดประวตั ิลูกคา้ ก็จดั เก็บแบบไมเ่ ป็นระบบระเบยี บ และหากลูกคา้ เปลย่ี นช่ือ กย็ ง่ิ ทาใหก้ ารคน้ หาเป็นไปดว้ ยความยุง่ ยากมากข้นึ6. รายงานบางชนดิ ใชเ้ วลามากเกนิ ความจาเป็นในการจดั ทา รวมถงึ มกั มีขอ้ ผดิ พลาดอยูบ่ อ่ ยครง้ั 15
จากการศึกษาระบบงานเดมิ ทด่ี าเนนิ การอยู่ในปจั จบุ นั ทาใหท้ ราบถงึ ปญั หาและขอ้ บกพร่องของระบบงานเดมิ ซง่ึ สง่ ผลกระทบต่อประสทิ ธภิ าพในการดาเนินงาน ทาใหส้ าเหตใุ หเ้กดิ แนวคิดในการพฒั นาระบบใหม่ ซง่ึ ไดด้ งั น้ี ▪ ระบบเดมิ ไม่สามารถตอบสนองความตอ้ งการท่แี ทจ้ รงิ ของผูใ้ ช้ ผูใ้ ชไ้ ม่มีความ พงึ พอใจต่อระบบท่ดี าเนินการอยู่ในปจั จุบนั ▪ ระบบเดมิ มอี งคป์ ระกอบของเทคโนโลยที ่ไี ม่เหมาะสมหรอื ค่อนขา้ งลา้ สมยั ▪ ระบบเดมิ ไม่สามารถสนับสนุนการดาเนินงานในอนาคต 16
ระบบเดิมมขี น้ั ตอนในการปฏบิ ตั ิงานค่อนขา้ งย่งุ ยาก ซ้าซอ้ นและไม่เป็น ระบบระเบียบ ระบบเดมิ มีการดาเนินการผิดพลาดอยูบ่ ่อยครง้ั ทาใหร้ ายงานท่นี าเสนอแก่ ผูบ้ รหิ ารมคี วามน่าเช่ือถอื ตา่ ระบบเดมิ มกั เกบ็ ขอ้ มูลในรูปแบบของเอกสารเป็นสว่ นใหญ่ ทาใหม้ ีเอกสาร จานวนมาก และในการคน้ หาขอ้ มูล หรอื จดั ทารายงานกเ็ ป็นไปดว้ ยความ ลา่ ชา้ 17
จากปญั หาการดาเนินงานของระบบเดมิ สามารถสรุปผลใหอ้ ยูใ่ นรูปแบบของ แผนภมู กิ า้ งปลา เพอ่ื แสดงถงึ ปญั หาและสาเหตแุ หง่ ปญั หาของระบบ ศูนยบ์ รกิ ารเช่ารถ ไดด้ งั น้ี 18
เอกสารและรายงาน การทางาน ไมม่ ปี ระสทิ ธิภาพ ไม่เปน็ ระบบเอกสารรายงานไม่สามารถ นาเสนอรายงาน เทคโนโลยลี า้ สมยั มขี ้ันตอนยุ่งยากและซ้าซอ้ นตอบสนองการใชง้ านทีแทจ้ ริง ค่อนข้างลา่ ช้า ค้นหาข้อมูลลา่ ชา้ ระบบงานไม่สนับสนนุ การดาเนินงานในอนาคตรายงานมีขอ้ ผิดพลาดบ่อย ระบบศูนย์บรกิ ารรถเชา่ มปี ระสทิ ธภิ าพตาใชเ้ วลาในการดาเนนิ งานยาวนาน ขาดการประสานงานทดี ีในระบบ การบรกิ ารไม่ดี 19
การนาเสนอรูปแบบของปญั หาดว้ ย ถอ้ ยแถลงปญั หา (ProblemStatement) โดยรายละเอยี ดในถอ้ ยแถลงปญั หามกั จะเป็นขอ้ ความแบบย่อดว้ ยการมงุ่ เนน้ ทค่ี วามกระชบั และชดั เจน สาหรบั รายละเอยี ดภายในถอ้ ยแถลงปญั หาควรประกอบดว้ ยรายละเอยี ดของปญั หา วตั ถปุ ระสงค์ ขอบเขตของระบบงาน และผลประโยชนท์ ่ไี ดร้ บั A problem well specified is half-solved 20
การจดั ทาเอกสารเก่ยี วกบั รายละเอยี ดปญั หาต่างๆ ทเ่ี กดิ จากการดาเนนิ งาน เพอ่ื ยน่ื เสนอแก่ฝ่ายบรหิ ารหรอื เจา้ ของธุรกจิ เพอ่ื พจิ ารณา ? จะตอ้ งตอบขอ้ ซกั ถามเหลา่ น้ไี ด้ 1. ปญั หาทม่ี อี ยู่และความเป็นไปไดใ้ นการพฒั นาระบบงานใหม่ 2. ขนาดของระบบ และระยะเวลาในการพฒั นาระบบ 3. ทางเลอื กทเ่ี ป็นไปไดใ้ นการแกไ้ ขปญั หา 4. ตน้ ทนุ และผลประโยชนท์ ไ่ี ดร้ บั ของแต่ละทางเลอื ก 21
ช่อื บริษทั Problem Statement: (ช่อื ระบบงาน)รายละเอยี ดของปัญหา xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxวตั ถุประสงค์ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxขอบเขตของระบบ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxประโยชน์ท่คี าดว่าจะได้รับ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxความสามารถของระบบ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ตวั อยา่ ง Problem Statement 22
23
Technical Feasibility 1.ความเป็ นไปได ้ ทางดา้ นเทคนิคOperationa 2. ความเป็นไปได้l Feasibility ทางดา้ นเศรษฐศาสตร์ 3. ความเป็นไปได้ Economic ทางดา้ นการปฏบิ ตั งิ าน Feasibility 24
ความเป็นไปไดท้ างดา้ นเทคนิค (Technical Feasibility) แก่นสารความสาคญั ของการศึกษาความเป็นไปไดท้ างดา้ นเทคนคิ คอื การวเิ คราะหค์ วามเสย่ี งดา้ นเทคนิค เพอ่ื ใหไ้ ดม้ าซง่ึ คาตอบของคาถามทว่ี า่ “Can we build it” ซง่ึหมายความว่า พวกเราสามารถพฒั นาไดห้ รอื ไม่?? โดยสง่ิ ทค่ี วรพจิ ารณาคอื ทมี งาน อปุ กรณ์ และเทคโนโลยี 25
ความพรอ้ มของผูใ้ ชท้ จ่ี ะร่วมกนั เรยี นรูร้ ะบบงานใหม่ ความพรอ้ มทจ่ี ะเรยี นรูเ้ทคโนโลยี ขนาดของโครงการ โครงการยง่ิ ใหญ่ ยง่ิ มคี วามเสย่ี งสูง 26
ความเป็นไปไดท้ างดา้ นเทคนิค (Technical Feasibility) จะถกู พจิ ารณาในอนั ดบั แรก ควร วเิ คราะหค์ วามรูค้ วามสามารถของทมี งานว่ามีความ ชานาญหรอื เช่ียวชาญพอท่จี ะนาเทคนิค และ เทคโนโลยที ่มี ีอยู่มาใชง้ านไดห้ รอื ไม่ 27
ความเป็ นไปไดท้ างเทคนิคจะเก่ยี วขอ้ งกบั รายละเอยี ดดงั ต่อไปน้ี1. ตอ้ งจดั หาอปุ กรณ์ใหม่หรอื ไม่ ?2. อปุ กรณ์ท่ีจดั หามารองรบั เทคโนโลยใี นอนาคตได้ ?3. อปุ กรณ์มีความเขา้ กนั ไดห้ รอื ไม่ ?4. อปุ กรณ์ H/W และ S/W มปี ระสทิ ธิภาพดี ?5. ระบบรองรบั การขยายตวั ในอนาคตหรอื ไม่ ? 28
ความเป็นไปไดท้ างดา้ นเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) คอื ความเป็นไปไดเ้ชงิ เศรษฐศาสตร์ ซง่ึ มกั เรยี กวา่ การวเิ คราะหต์ น้ ทนุ และผลกาไร (Cost-Benefit Analysis) ดว้ ยการกาหนดตน้ ทนุ ทางการเงนิ และผลตอบแทนทไ่ี ดจ้ ากโครงการ ดงั นน้ั การศึกษาความเป็นไปไดท้ างดา้ นเศรษฐศาสตรจ์ ึงคานึงถงึตน้ ทนุ ค่าใชจ้ ่ายและผลตอบแทนทไ่ี ดร้ บั จากระบบ ดว้ ยการกาหนดมลู ค่า และทาการวเิ คราะหก์ ระแสเงนิ สด (Cash Flow Analysis) 29
ความเป็นไปไดท้ างดา้ นเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) จะประเมนิ ไดจ้ ากผลกระทบทางการเงนิ 4 ประการดว้ ยกนั คือ ตน้ ทนุ การพฒั นาระบบ (Development Costs) ตน้ ทนุ การปฏบิ ตั ิงาน (Operational Costs) ผลตอบแทนท่ีสามารถประเมินค่าได้ (Tangible Benifits)ผลตอบแทนท่ีไม่สามารถประเมนิ คา่ ได้ (Intangible Benifits) 30
งานช้นิ แรกของการศึกษาความเป็นไปไดท้ างดา้ นเศรษฐศาสตร์ คอื การกาหนดชนิดของตน้ ทนุ และผลประโยชนท์ ่ไี ดร้ บั จากระบบผลตอบแทน (Benefits) จานวนเงนิยอดขายเพม่ิ ข้นึ 500,000การบรกิ ารแก่ลูกคา้ มที ศิ ทางทด่ี ขี ้นึ 70,000ลดตน้ ทนุ ดา้ นการจดั การคลงั สนิ คา้ 68,000รวมยอดผลตอบแทนทง้ั ส้นิ 638,000 31
ตน้ ทนุ การพฒั นา (development Cost) จานวนเงนิเครอ่ื งเซริ ฟ์ เวอร์ 2 เครอ่ื ง @ 125,000 250,000เครอ่ื งพมิ พ์ 100,000ลขิ สทิ ธ์ซิ อฟตแ์ วรแ์ อปพลเิ คชนัเซริ ฟ์ เวอรซ์ อฟตแ์ วร์ 34,825ค่าทมี งานพฒั นาระบบ 10,945รวมยอดตน้ ทนุ การพฒั นา 1,236,525 1,632,295 32
ตน้ ทนุ การปฏบิ ตั งิ าน (Operational Cost) จานวนเงนิฮารด์ แวร์ 54,000ซอฟตแ์ วร์ 20,000เงนิ เดอื นผูป้ ฎบิ ตั งิ าน 111,788รวมยอดตน้ ทนุ การปฏบิ ตั ิงาน 185,788รวมยอดตน้ ทนุ ทง้ั ส้นิ 1,818,083 33
จากตารางขา้ งตน้ ในส่วนของผลตอบแทน จะเหน็ ไดว้ า่ มกี ารกาหนดมลู ค่าผลตอบแทนในเร่อื งของการบรกิ ารแก่ลูกคา้ ดว้ ย ซง่ึ การบรกิ ารทด่ี ขี ้นึ ย่อมทาให้ลูกคา้ เกดิ ความพงึ พอใจ กระแสการรอ้ งเรยี นหรอื การต่อวา่ จากลูกคา้ ทง้ั ทางตรงและทางออ้ มมแี นวโนม้ ลดลง ซง่ึ ผลตอบแทนน้ี เป็นผลตอบแทนท่ไี ม่สามารถประเมนิค่าได้ (Intangible Benefits) สาหรบั รายละเอยี ดของตน้ ทนุ ในส่วนต่างๆ จากตารางขา้ งตน้ เป็นตวั อย่างตน้ ทนุ ดา้ นการพฒั นาระบบและตน้ ทนุ ดา้ นการปฏบิ ตั ิงาน ยงั สามารถแบง่ ออกเป็นตน้ ทนุ ท่ีจา่ ยเพยี งครง้ั เดยี ว และตน้ ทนุ ท่ีตอ้ งจา่ ยอย่างต่อเน่ือง 34
ตวั อยา่ งตน้ ทนุ ในดา้ นการศึกษาความเป็นไปไดท้ างดา้ นเศรษฐศาสตร์ 35
นอกจากการกาหนดมลู ค่าตน้ ทนุ และผลตอบแทนแลว้ ยงั ตอ้ งมกี ารศึกษาความเป็นไปไดท้ างเศรษฐศาสตรด์ ว้ ยการวเิ คราะหก์ ระแสเงนิ สด (Cash Flow) ซง่ึ ปกติจะประกอบดว้ ยตน้ ทนุ และผลตอบแทนทม่ี กี ารนาเสนอเป็นรายปี (แผน 3-5 ปี) การวเิ คราะหก์ ระแสเงนิ สดเป็นการหาทศิ ทาง ขนาด และรูปแบบของเงนิ ลงทุนทน่ี ามาใชก้ บั การพฒั นาระบบวา่ ในแต่ละปีไดม้ กี ารลงทนุ ไปแลว้ จานวนเงนิ เท่าไหร่และไดร้ บั ผลตอบแทนกลบั มาเป็นจานวนเงนิ เท่าไหร่ 36
การวเิ คราะหค์ วามเป็นไปไดท้ างเศรษฐศาสตรด์ ว้ ยการวเิ คราะหก์ ระแสเงนิ สด (Cash Flow) 37
การวเิ คราะหร์ ะยะเวลาคืนทนุ (Payback Analysis) 38
ความเป็นไปไดท้ างดา้ นปฏบิ ตั งิ าน (Operational Feasibility) คอื ความเป็นไปไดข้ องระบบใหมท่ ส่ี ามารถนาเสนอสารสนเทศไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งและตรงตามความตอ้ งการของผูใ้ ช้ โดยตอ้ งคานงึ ถงึ การยอมรบั ระบบงานใหม่ท่ีเปลย่ี นแปลงไปจากระบบงานเดมิ จากผูใ้ ชง้ าน โดยมรี ายละเอยี ดดงั น้ี ▪ ผูใ้ ชง้ านเขา้ ใจถงึ ความจาเป็นต่อการปรบั เปลย่ี นระบบหรอื ไม่ ▪ ตอ้ งจดั เตรยี มอะไรบา้ งในการฝึกอบรมระบบใหมใ่ หพ้ นกั งาน ▪ ระบบใหม่ทพ่ี ฒั นา ส่งผลกระทบต่อการลดจานวนพนกั งานหรอื ไม่ และจะเกิด ผลกระทบต่อพนกั งานทถ่ี กู ปลดออกไปเหลา่ นนั้ อย่างไร และจะตอ้ งดาเนนิ การอย่างไรกบั ผลกระทบดงั กลา่ ว 39
▪ ผลกระทบต่อพนกั งานทถ่ี กู ปลดออกไปเหลา่ นน้ั อย่างไร และจะตอ้ งดาเนินการอย่างไรกบั ผลกระทบดงั กลา่ ว▪ ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั งิ านมกี ารเปลย่ี นแปลงไปจากเดมิ หรอื ไม่▪ ผูใ้ ชง้ านมสี ่วนร่วมกบั การวางแผนระบบใหม่หรอื ไม่▪ ผลกระทบจะส่งผลต่อลูกคา้ ทเ่ี ขา้ มาใชบ้ รกิ ารหรอื ไม่ มคี วามเสย่ี งต่อภาพพจนข์ องบรษิ ทั ดา้ นใดบา้ ง▪ ใชร้ ะยะเวลาในการพฒั นาระบบใหมย่ าวนานเท่าไหร่ 40
ระบบใหม่จะตอ้ งสนับสนุนยทุ ธศาสตร์ องคก์ ร 3 ดา้ นดว้ ยกนั คือ ดา้ นผลผลติ ดา้ นความแตกตา่ ง ดา้ นการจดั การ(Productivity) (Differentiation) (Management)เป็นการสนบั สนุนดา้ นการ เป็นการเปรยี บเทยี บความ เพอ่ื เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพในการเพม่ิ ผลผลติ และลด แตกต่างของระบบงานใหม่กบั ทางาน เช่น ดา้ นการวางแผนตน้ ทนุ การผลติ ระบบงานเก่า หรอื อาจ การตดั สนิ ใจ และการควบคมุ เปรยี บเทยี บกบั คู่แขง่ ขนั 41
หลงั จากทน่ี กั วเิ คราะหร์ ะบบไดด้ าเนินการศึกษาและวเิ คราะหค์ วามเป็นไปไดข้ องโครงการแลว้ สง่ิ ทน่ี กั วเิ คราะหร์ ะบบจะตอ้ งดาเนนิ การต่อไปกค็ ือ “การยนื ยนั ผลการศึกษาความเป็นไปไดข้ องโครงการ” ดว้ ยการจดั ทารายงานขอ้ เสนอ (Proposal)ยน่ื ต่อผูบ้ รหิ ารสูงพจิ ารณา เพอ่ื ยนื ยนั ถงึ โครงการพฒั นาระบบ 42
รายงานขอ้ เสนอ (Proposal) ควรประกอบดว้ ยสง่ิ สาคญั ต่างๆ ดงั ต่อไปน้ี 1. หนา้ ปก ประกอบดว้ ย ชอ่ื โครงการ ช่อื ผูว้ เิ คราะห์ วนั ทจ่ี ดั ทา 2. สารบญั 3. บทสรปุ ถงึ ผูบ้ รหิ าร สรุปโครงการทไ่ี ดศ้ ึกษาความเป็นไปไดอ้ ยา่ งย่อๆ โดยกลา่ วถงึ ผลการศึกษาขอ้ เสนอแนะ โดยเนน้ ทก่ี ารวเิ คราะหค์ ่าใชจ้ า่ ย และผลตอบแทน รวมทงั้ ขอ้ จากดั ต่างๆ 4. สรุปปญั หา กลา่ วถงึ ปญั หาทศ่ี ึกษาใหช้ ดั เจน ไมก่ ากวม 5. แนวทางการศึกษา ประกอบดว้ ย วธิ ที ใ่ี ชใ้ นการศึกษา แหลง่ ขอ้ มลู เอกสารอา้ งองิ บุคคลทใ่ี ห้รายละเอยี ด และรายละเอยี ดของระบบงานปจั จบุ นั 6. วิเคราะห์ ประกอบดว้ ยแนวคดิ ระบบใหม่ 7. แนวทางการแกไ้ ขปญั หา ระบแุ นวทางในการแกป้ ญั หา 8. ขอ้ เสนอแนะ ขอ้ เสนอแนะในการปฏบิ ตั ิ พรอ้ มเหตผุ ล 9. แผนงาน กลา่ วถงึ แผนงานและกาหนดงานทค่ี วรทาในขนั้ ต่อไป วา่ มขี น้ั ตอนอะไรบา้ ง และค่าใชจ้ า่ ยจานวนเทา่ ใด 10. ภาคผนวก ควรมแี บบสอบถามหรอื รายละเอยี ดต่างๆ 43
ในการวเิ คราะหแ์ ละออกแบบระบบใดๆ จะประกอบไปดว้ ยกจิ กรรมต่างๆมากมาย นกั วเิ คราะหจ์ ะตอ้ งจดั การโครงการอย่างระมดั ระวงั เพอ่ื ใหโ้ ครงการสมั ฤทธ์ผิ ลตามเป้าหมายทต่ี อ้ งการ การวางแผน (Planning) เป็นการวางแผนงานทป่ี ระกอบดว้ ยกจิ กรรมต่างๆทไ่ี ดม้ อบหมายและแจกจ่ายงานใหก้ บั ทมี งาน การคาดคะเนเวลาทต่ี อ้ งใชก้ บั งานใดๆเพอ่ื ใหง้ านนน้ั สาเรจ็ ลลุ ว่ งตามเวลาทก่ี าหนด การควบคมุ (Control) เป็นการตรวจสอบผลสะทอ้ นในโครงการทไ่ี ดว้ างแผนไว้ กบั การปฏบิ ตั งิ านจรงิ ของทมี งาน โดยผูจ้ ดั การโครงการ (Project Manager)จะตอ้ งควบคมุ ใหท้ มี งานทางานตามแผน ทไ่ี ดก้ าหนดไว้ ซง่ึ รวมถงึ การสรา้ งแรงจูงใจ 44
การกาหนดเวลาโครงการ (Project Scheduling) สามารถจดั ทาข้นึ ไดด้ ว้ ยการใชเ้ทคนิคแกนตช์ ารต์ (Gantt Charts) ซง่ึ แผนภมู อิ ย่างงา่ ยทใ่ี ชส้ าหรบั วางแผนและกาหนดเวลาในการทางานของโครงการ Acti vity ดำเนนิ กำรสมั ภำษณ์ จดั ทำแบบสอบถำม อ่ำนรำยงำนของบริษทั วเิ ครำะหก์ ำรไหลของขอ้ มลู จดั ทำโปรโตไทป์ สงั เกตกำรณด์ ำ้ นผลกระทบ กำหนดตน้ ทนุ และผลตอบแทน จดั ทำขอ้ เสนอของโครงกำร นำขอ้ เสนอย่ืนผูบ้ รหิ ำรเพอ่ื อนุมตั ิ1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23Current Week Weeks 45
โครงการ (project) คอื กจิ กรรมทข่ี อ้ งเก่ยี วกนั มขี นั้ ตอนยุ่งยาก แต่จะมเี ป้าหมายหรอื จดุ ประสงคท์ ช่ี ดั เจน โครงการจะมกี ารกาหนดเวลาเร่มิ ตน้ และเวลาส้นิ สุด รวมถงึ การดาเนินการโครงการจะตอ้ งอยูภ่ ายใตข้ อ้ จากดั ไม่วา่ จะเป็นดา้ นของเวลา งบประมาณ และทรพั ยากร ดงั นนั้ ความสมบูรณข์ องโครงการจะบรรลุตามวตั ถปุ ระสงคไ์ ดด้ ว้ ยการบรหิ ารโครงการ การบรหิ ารโครงการเป็นการจดั การทรพั ยากรต่างๆ ทม่ี อี ยู่อยา่ งเหมาะสมให้สามารถดาเนนิ การต่อไปเพอ่ื บรรลสุ ูเ่ ป้าหมายทไ่ี ดว้ างไว้ 46
การพฒั นาระบบสารสนเทศจงึ สามารถจดั ใหเ้ป็นโครงการได้ โดยจะตอ้ งมกี ารกาหนดเวลาเรม่ิ ตน้ และเวลาส้นิ สุดของโครงการ มกี ารกาหนดรายละเอยี ดและจดุ ประสงคข์ องงาน ทรพั ยากร และงบประมาณทช่ี ดั เจน ในการวางแผนและการควบคุมทมี งานทม่ี จี านวนมาก เพอ่ื ทาการพฒั นาระบบงานใหแ้ ลว้ เสรจ็ ตามทไ่ี ดว้ เิ คราะห์ ออกแบบเอาไว ้ จงึ ตอ้ งอาศยั เคร่อื งมือเพอ่ื ใช้ในการบรหิ ารโครงการ 47
การพฒั นาซอฟตแ์ วร์ หรอื การพฒั นาระบบสารสนเทศนน้ั เป็นสง่ิ ท่ียากต่อการ กาหนดกจิ กรรม ดงั นน้ั จาเป็นตอ้ งไดร้ บั ความเอาใจใสใ่ นดา้ นของการวางแผน การควบคุม และการจดั การทด่ี ี โครงการซอฟตแ์ วรท์ ป่ี ระสบผลสาเรจ็ ลว้ นแต่จาเป็นตอ้ งมกี ารจดั โครงการท่ี แขง็ แกร่ง และเป็นทแ่ี น่ใจวา่ การบรหิ ารโครงการจดั เป็นองคป์ ระกอบสาคญั สว่ นหน่ึงของโครงการซอฟตแ์ วรด์ ว้ ย 48
ขาดการศึกษาความเป็นไปไดท้ ด่ี พี อ ขอ้ กาหนดหรอื ความตอ้ งการต่างๆ ทร่ี วบรวมมาไมม่ คี วามชดั เจน หรอื ไมส่ มบรู ณ์ ขาดการประสานงานทด่ี รี ะหวา่ งผูใ้ ชก้ บั นกั วเิ คราะหร์ ะบบ ขาดการควบคมุ ทด่ี ี ไมม่ มี าตรการรองรบั ความเปลย่ี นแปลงของซอฟตแ์ วร์ ผูใ้ ชไ้ ม่ยอมรบั ระบบ ระบบทางานผดิ พลาดบอ่ ยครง้ั ประสบการณข์ องนกั วเิ คราะหร์ ะบบมนี อ้ ย หรอื ไม่ชานาญงาน นโยบายในระดบั ผูบ้ รหิ ารระดบั สูงไมช่ ดั เจน 49
แผนภมู ิแกนต์ (Gantt chart) คือ แผนภมู แิ ท่งท่แี สดงรายการของช้ินงาน (Work package) และช่วงเวลาของแต่ละช้ินงาน เพอ่ื แสดงขอ้ มูลดงั ต่อไปน้ี สถานะโครงการ ระยะเวลาดาเนินโครงการทป่ี ระเมนิ ไว้ ระยะเวลาดาเนินการของงานแต่ละหน่วยทป่ี ระเมนิ ไว้ ลาดบั ของงาน 50
Search
