การพมิ พ์หนังสือราชการ และจดหมายเวยี น 503 Microsoft Word 2010 18. คลิกคาว่า ถัดไป: ทาการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ จะปรากฏบานหน้าต่างขั้นตอนต่อไปซ่งึ เปน็ ข้นั ตอนสุดท้าย ดังภาพ ภาพที่ 6.69 แสดงข้นั ตอนท่ี 6 ในการสร้างจดหมายเวยี น
504 การพมิ พห์ นังสอื ราชการ และจดหมายเวียน Microsoft Word 2010 19. ปิดบานหนา้ ตา่ งในการสร้างจดหมายเวียน แลว้ คลิกตาแหนง่ ที่จะแทรกแหล่งขอ้ มูลในที่น้ีคอื หลังคาว่า เรยี น แล้วคลกิ ป่มุ แทรกเขตขอ้ มูลผสาน ดงั ภาพ คลกิ ป่มุ แทรกเขตข้อมูลผสาน คลกิ ตาแหนง่ ท่ีจะแทรกแหลง่ ขอ้ มูล ภาพที่ 6.70 แสดงขั้นตอนการแทรกเขตข้อมลู ผสาน 20. คลิกเลือกเขตข้อมูลทต่ี ้องการแทรก ซ่งึ ในทน่ี ค้ี ือ เขตข้อมลู ช่ือ ดังภาพ ภาพท่ี 6.71 แสดงการแทรกเขตข้อมลู ชอ่ื
การพมิ พ์หนังสอื ราชการ และจดหมายเวยี น 505 Microsoft Word 2010 21. จะได้เขตข้อมลู ชอ่ื แทรกในตาแหน่งทีว่ างเคอร์เซอร์ไว้ ดังภาพ ภาพที่ 6.72 แสดงเขตข้อมูลชือ่ ท่แี ทรกในเอกสาร 22. เลือกเขตข้อมูลช่ือ แลว้ กาหนดรูปแบบตวั อักษรและขนาด ให้เป็น TH SarabunPSKขนาด 16 พอยต์ ดังภาพ ภาพท่ี 6.73 แสดงการกาหนดรปู แบบตวั อกั ษรและขนาดของเขตขอ้ มลู ช่ือ
506 การพิมพห์ นงั สอื ราชการ และจดหมายเวยี น Microsoft Word 201023. ถา้ ตอ้ งการดูข้อมลู ระเบยี นอนื่ ๆ ให้ใช้กลุม่ ปมุ่ แสดงตวั อย่างผลลัพธ์ ดังภาพไปยงั ระเบยี นกอ่ นหน้าน้ี ไปยงั ระเบยี นถดั ไปไปยงั ระเบียนแรกสุด ไปยังระเบียนสุดทา้ ย ภาพท่ี 6.74 แสดงปุ่มการเลอื่ นไปยังระเบยี นอื่นๆ 24. กรณตี ้องการแสดงข้อมูลเปน็ ชอ่ื เขตข้อมูล ให้คลกิ ปุ่มแสดงตัวอยา่ งผลลัพธ์อกี ครั้ง จะไดด้ งั ภาพ คลิกปมุ่ แสดงตัวอยา่ งผลลพั ธ์ แสดงเปน็ ชอ่ื เขตขอ้ มลู ภาพที่ 6.75 แสดงการกาหนดเป็นช่ือเขตขอ้ มูล โดยใชป้ ่มุ แสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ หมายเหตุ : ป่มุ แสดงตัวอย่างผลลพั ธ์ เป็นปุ่มสาหรบั สลบั การแสดงข้อมูลจริงของเขตข้อมลูท่แี ทรกกบั แสดงเป็นชื่อเขตข้อมลู
การพมิ พ์หนงั สอื ราชการ และจดหมายเวยี น 507 Microsoft Word 2010 25. ถา้ ต้องการสร้างแถบเน้นสีเทา เพื่อเน้นเขตข้อมลู ให้คลิกปมุ่ เน้นเขตข้อมูลผสาน จะได้ดงั ภาพ คลกิ ปมุ่ เนน้ เขตข้อมลู ผสาน ภาพที่ 6.76 แสดงการเนน้ เขตข้อมลู โดยใช้ปมุ่ เนน้ เขตข้อมลู ผสาน 26. กรณีต้องการแก้ไขข้อมูล ใหค้ ลกิ ปุ่มแกไ้ ขรายชื่อผูร้ ับ ดังภาพ คลิกป่มุ แก้ไขรายชอื่ ผรู้ ับ ภาพที่ 6.77 แสดงการแกไ้ ขข้อมูล โดยใช้ปุ่มแกไ้ ขรายช่ือผ้รู ับ
508 การพิมพห์ นังสอื ราชการ และจดหมายเวียน Microsoft Word 2010 27. จะแสดงกลอ่ งโต้ตอบผ้รู บั จดหมายเวียน ดังภาพ ภาพที่ 6.78 แสดงกลอ่ งโต้ตอบผู้รบั จดหมายเวียน 28. คลิกเลอื กฐานขอ้ มูลในช่องแหลง่ ข้อมลู ในท่ีนี้คอื แหลง่ ข้อมูล.mdb ดงั ภาพ คลิกเลือกแหลง่ ขอ้ มลู ภาพที่ 6.79 แสดงการเลือกแหลง่ ข้อมลู เพื่อแก้ไขข้อมูล
29. คลกิ ปุม่ การพิมพ์หนังสือราชการ และจดหมายเวียน 509 Microsoft Word 2010 จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบแกไ้ ขแหล่งขอ้ มูล ดังภาพ ภาพที่ 6.80 แสดงกลอ่ งโต้ตอบแกไ้ ขแหล่งข้อมลู 30. แก้ไขข้อมูลในแหลง่ ขอ้ มูล ในทีน่ ้ีจะแก้ไขข้อมูลจาก นางสรรเสรญิ ยกย่อง เป็นนางประเสรฐิ ยม้ิ แก้ว ดังภาพ ภาพที่ 6.81 แสดงการแก้ไขข้อมลู ในกลอ่ งโต้ตอบแก้ไขแหลง่ ขอ้ มูล
510 การพมิ พ์หนงั สือราชการ และจดหมายเวียน จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Microsoft Word 2010 31. หลังจากแกไ้ ขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแลว้ คลกิ ป่มุการบันทกึ การเปล่ียนแปลงแหล่งข้อมลู ดังภาพภาพท่ี 6.82 แสดงกลอ่ งโต้ตอบในการบนั ทกึ การเปล่ยี นแปลงแหล่งขอ้ มูล32. คลกิ ปุ่ม เพอ่ื บันทึกการเปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูล จะกลบั มายงักล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ดังภาพภาพท่ี 6.83 แสดงขอ้ มลู ทถ่ี ูกแกไ้ ข ในกลอ่ งโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน
33. คลิกปมุ่ การพมิ พห์ นงั สอื ราชการ และจดหมายเวยี น 511 Microsoft Word 2010 กจ็ ะได้แหลง่ ขอ้ มูลในจดหมายเวยี นที่เปล่ียนแปลงไป ดงั ภาพ ภาพท่ี 6.84 แสดงข้อมูลทเ่ี ปลี่ยนแปลงไป ในจดหมายเวียน 34. กรณีต้องการพิมพ์จดหมายเวยี นทางเคร่ืองพิมพ์ ใหค้ ลิกปมุ่ เสร็จสิน้ และผสาน แล้วคลกิ พิมพเ์ อกสาร... ดังภาพภาพท่ี 6.85 แสดงการกาหนดการพมิ พ์จดหมายเวียนทางเครือ่ งพมิ พ์
512 การพิมพห์ นงั สอื ราชการ และจดหมายเวยี น Microsoft Word 2010 35. จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบผสานไปยังเครอ่ื งพมิ พ์ ดังภาพ ภาพที่ 6.86 แสดงกลอ่ งโต้ตอบผสานไปยงั เครื่องพิมพ์ 36. เลอื กระเบียบการพมิ พท์ ี่ต้องการ ในทีน่ จ้ี ะเลือกทงั้ หมด ใหค้ ลกิ ป่มุจะปรากฏกล่องโตต้ อบการพิมพ์ ดงั ภาพ ภาพท่ี 6.87 แสดงกลอ่ งโต้ตอบการพมิ พ์
การพมิ พห์ นังสอื ราชการ และจดหมายเวียน 513 Microsoft Word 2010 37. อาจกาหนดคุณสมบตั ิ (Properties) ในการพิมพ์ โดยคลิกปุม่จะแสดงกลอ่ งโต้ตอบดงั ภาพ ประเภทกระดาษ ขนาดกระดาษ คณุ ภาพการพิมพ์ โหมดสี ทศิ ทางการพมิ พ์จานวนสาเนา การกาหนดหน้าภาพท่ี 6.88 แสดงกลอ่ งโต้ตอบการกาหนดคุณสมบัติการพมิ พ์ หมายเหตุ : การกาหนดคุณสมบตั ิการพมิ พข์ องเคร่ืองพิมพแ์ ตล่ ะยี่หอ้ และแตล่ ะร่นุ อาจมีขอ้ แตกต่างกนั บ้าง สามารถศกึ ษาการกาหนดคณุ สมบัติการพมิ พข์ องเครื่องพมิ พ์ท่ตี ดิ ตั้งได้จากคูม่ ือการใชง้ าน ในการสาธิตคร้งั น้ใี ชเ้ ครื่องพมิ พย์ ห่ี อ้ Brother รุ่น DCP-J125 ซึ่งมรี ายละเอียดดงั นี้Media Type (ประเภทกระดาษ) กระดาษธรรมดา • Plain Paper กระดาษสาหรบั เครอื่ งพิมพอ์ งิ ค์เจต็ • Inkjet Paper กระดาษโฟโตข้ องบราเทอร์ • Brother BP71 Photo Paper กระดาษโฟโต้ของบราเทอร์ • Brother BP61 Photo Paper กระดาษโฟโตย้ หี่ ้ออื่นๆ • Other Photo Paper แผน่ ใสสาหรบั เครื่องพมิ พ์องิ คเ์ จ็ต • Transparencies
514 การพิมพห์ นังสือราชการ และจดหมายเวยี น Microsoft Word 2010Quality (คณุ ภาพการพมิ พ)์ ต้องการพิมพ์แบบละเอยี ด ประณีต • Fine ตอ้ งการพมิ พ์แบบปกติ • Normal ต้องการพมิ พ์แบบปกติ แตพ่ ิมพ์เรว็ ข้ึน • Fast Normal ตอ้ งการพิมพ์แบบเร็ว • Fast ขนาด 21 X 29.7 ซม.Paper Size (ขนาดกระดาษ) ขนาด 21.59 X 27.94 ซม. • A4 ขนาด 21.59 X 35.56 ซม. • Letter ขนาด 18.41 X 26.67 ซม. • Legal ขนาด 18.2 X 25.7 ซม. • Executive ขนาด 14.8 X 21 ซม. • JIS B5 ขนาด 10.5 X 14.8 ซม. • A5 ขนาด 10.16 X 15.24 ซม. • A6 ขนาด 12.7 X 20.32 ซม. • Photo ขนาด 8.89 X 12.7 ซม. • Index Card ขนาด 12.7 X 17.8 ซม. • Photo L ขนาด 9.99 X 14.8 ซม. • Photo 2L ขนาด 14.8 X 20 ซม. • Postcard 1 ขนาด 16.2 X 22.9 ซม. • Postcard 2 (Double) ขนาด 10.48 X 24.13 ซม. • C5 Envelope ขนาด 11 X 22 ซม. • Com-10 ขนาด 9.84 X 19.05 ซม. • DL Envelope ขนาด 10.5 X 23.49 ซม. • Monarch • JE4 Envelope ฯลฯColour Mode (โหมดส)ี โหมดสีเปน็ ธรรมชาติ • Natural โหมดสที ่ีชัดแจง้ • Vivid
การพิมพห์ นงั สอื ราชการ และจดหมายเวยี น 515 Microsoft Word 2010Orientation (ทิศทางการพมิ พ์) • Portrait การพิมพ์แนวตงั้ • Landscape การพมิ พ์แนวนอนCopies (จานวนสาเนา)Page Layout (การกาหนดหนา้ ) Normal กาหนดหนา้ แบบปกติ 2 in 1 กาหนดหนา้ แบบ 2 คอลมั นใ์ น 1 หนา้ กระดาษ 4 in 1 กาหนดหนา้ แบบ 4 คอลัมนใ์ น 1 หนา้ กระดาษ 9 in 1 กาหนดหนา้ แบบ 9 คอลัมนใ์ น 1 หนา้ กระดาษ 16 in 1 กาหนดหนา้ แบบ 16 คอลมั น์ใน 1 หนา้ กระดาษ 1 in 2X2 pages กาหนดหนา้ แบบ 1 in 3X3 pages กาหนดหน้าแบบ38. คลกิ ปมุ่ เม่ือกาหนดคุณสมบัตกิ ารพิมพเ์ สร็จเรยี บร้อยแล้วจะกลับมายังกล่องโต้ตอบการพิมพ์ แลว้ คลิกป่มุ ก็จะสัง่ พิมพ์จดหมายเวียนท้ังหมดออกทางเคร่ืองพมิ พ์สรุปท้ายบท หนงั สอื ภายใน คือ หนงั สือตดิ ตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธีนอ้ ยกวา่ หนงั สือภายนอก เป็นหนังสือตดิ ต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดยี วกัน ใช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความและใหจ้ ดั ตามแบบที่กาหนดไว้ หนงั สือภายนอก คอื หนงั สือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพธิ โี ดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหวา่ งสว่ นราชการ หรือส่วนราชการมีถงึ หน่วยงานอ่ืน ซึง่ มิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก จดหมายเวยี น (Mail Merge) คือ จดหมายท่ีมขี อ้ ความเดิมซา้ ๆ กันทุกฉบับ แตม่ ีบางสว่ นของจดหมายทีแ่ ตกตา่ งกัน เช่น ชื่อและท่ีอยู่ ซง่ึ จะมี 2 ส่วน คือ ส่วนทเ่ี ป็นเอกสารหลัก (Main Document)ทีเ่ ก็บขอ้ ความในจดหมาย และส่วนทเี่ ป็นแหล่งขอ้ มูลหรือฐานขอ้ มูล (Database)
Search
