เนื้อหา หน่วยที่ 3

63

64 3.1 การตัง้ ค่าหนา้ กระดาษ 3.2 การพมิ พง์ าน 3.3 การจัดรูปแบบเอกสาร 3.4 การแกไ้ ขเอกสาร โปรแกรม Microsoft Word 2010 เป็นโปรแกรมที่สามารถสร้างงานเอกสารต่าง ๆ เช่น หนังสือตาราแบบเรียน รายงาน จดหมายราชการ บันทึกข้อความ และแผ่นพับ เป็นต้น สามารถพิมพ์งานเอกสารจดั รูปแบบ และแก้ไขเอกสารไดต้ ามความตอ้ งการ มที ัง้ แบบกาหนดเองและระบบอตั โนมัติ 1. อธบิ ายข้ันตอนการตงั้ ค่าหน้ากระดาษแบบกาหนดเองได้ 2. อธบิ ายขัน้ ตอนการตัง้ ค่าหนา้ กระดาษแบบอัตโนมัตไิ ด้ 3. บอกตาแหนง่ ของแปน้ พิมพไ์ ด้ถูกต้อง 4. อธิบายแป้นพมิ พ์และหนา้ ที่ของแปน้ พิมพ์ได้ 5. สามารถพิมพง์ านได้ 6. สามารถเลือกคา ขอ้ ความ หรือเอกสารได้ 7. สามารถจัดรปู แบบอกั ษรได้ 8. สามารถต้ังแท็บได้ 9. สามารถแบง่ คอลมั นไ์ ด้ 10. สามารถทาตวั อักษรข้ึนตน้ ขนาดใหญไ่ ด้ 11. สามารถจัดรปู แบบเอกสารตามความต้องการได้ 12. สามารถแก้ไขเอกสารได้

65 โปรแกรม Microsoft Word 2010 เป็นโปรแกรมท่ีใช้ในการพิมพ์งานและสร้างงานเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นเอกสารรายงาน หนังสือราชการ แผ่นพบั และสามารถแก้ไขเอกสารที่เกิดขอ้ ผดิ พลาดไดต้ ามความตอ้ งการ เช่น พิมพ์ผิด พิมพซ์ า้ พมิ พต์ ก เปน็ ตน้ หลังจากการเปิดโปรแกรม หรือการสรา้ งใหม่จากโปรแกรม Microsoft Word 2010 ลาดับแรกท่ีควรกระทาก็คือ การต้ังคา่ หน้ากระดาษ เพราะทาให้หนา้ เอกสารไม่ผดิ เพีย้ นจากความเปน็ จริงเมอื่ ต้องการพมิ พ์ออกทางกระดาษ ซึง่ สามารถตั้งคา่ หนา้ กระดาษได้ 2 วิธี คอื 3.1.1 วธิ ตี ั้งค่าหน้ากระดาษแบบกาหนดเอง เราสามารถเข้าสู่กล่องโต้ตอบการต้ังค่าหน้ากระดาษแบบกาหนดเองได้หลายทาง อาจใช้แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วเลือกปุ่มแสดงกล่องโต้ตอบ ต้ังค่าหน้ากระดาษ หรือคลิกระยะขอบ แล้วเลือกระยะขอบแบบกาหนดเอง นอกจากน้ีอาจใช้การดับเบ้ิลคลิกท่ีแถบสีฟ้าของแถบไม้บรรทัด หรือใช้การดับเบ้ิลคลกิ พน้ื ท่วี ่างดา้ นขา้ งของเอกสารใตแ้ ถบไม้บรรทัดมขี น้ั ตอนดงั น้ี 1) คลกิ แทบ็ เค้าโครงหนา้ กระดาษ (Page Layout)  คลกิ แทบ็ เคา้ โครงหนา้ หน้ากระดาษ รปู ที่ 3.1 2) คลกิ ปมุ่ แสดงกล่องโตต้ อบตั้งค่าหน้ากระดาษ คลกิ ปุ่มแสดงกล่องโตต้ อบตั้งค่าหน้ากระดาษ รูปท่ี 3.2

66 หรือคลกิ ระยะขอบ แลว้ เลือกระยะขอบ (Margins) แบบกาหนดเอง ดังรปู ที่ 3.3 คลิกระยะขอบ คลกิ ระยะขอบแบบกาหนดเอง รปู ท่ี 3.3 3) จะแสดงกลอ่ งโตต้ อบตั้งคา่ หน้ากระดาษ กล่องโตต้ อบ ตงั้ ค่าหน้ากระดาษ จะประกอบด้วย 3 แทบ็ ดังนี้ 3.1) แท็บระยะขอบ (Margins) ใช้สาหรับกาหนดระยะห่างของขอบเอกสาร (บน ล่างซา้ ย และขวา) ระยะเย็บกระดาษ ตาแหน่งเย็บกระดาษ (ซ้ายหรือบน) การวางแนว (แนวต้งั หรอื แนวนอน)การกาหนดหน้าเอกสารแบบหลายหน้า (ปกติ ระยะขอบเพ่ือการเย็บเล่มหนังสือ 2 หน้าต่อหน้ากระดาษหนังสือพับ) และการนาไปใชก้ ับ (ท้งั เอกสาร จุดนีเ้ ปน็ ตน้ ไปหรอื ขอ้ ความทเี่ ลอื ก) รูปท่ี 3.4

67 3.2) แท็บกระดาษ (Paper) ใช้สาหรับกาหนดขนาดกระดาษ (Letter, Tabloid, Legal,A3, A4, A5, B4, B5 … หรือแบบกาหนดเอง) แหล่งกระดาษการนาไปใช้กับ (ท้ังเอกสาร จุดนี้เป็นต้นไปหรือขอ้ ความท่ีเลือก) และกาหนดตัวเลือกการพิมพ์ รปู ที่ 3.5 3.3) แท็บเค้าโครง (Layout) ใช้สาหรับกาหนดหน้าเริ่มต้น (ต่อเน่ือง คอลัมน์ใหม่หน้าใหม่ หน้าคู่หรือหน้าค่ี) หัวกระดาษและท้ายกระดาษ (หน้าคู่และหน้าค่ีต่างกัน หรือหน้าแรกต่างกัน)ระยะห่างจากขอบของหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ กาหนดการจัดแนวตามแนวต้ัง (บน กึ่งกลาง ชิดขอบหรือล่าง) การนาไปใช้กับ (ท้ังเอกสารจุดนี้เป็นต้นไปหรือข้อความที่เลือก) กาหนดหมายเลขบรรทัด และกาหนดเส้นขอบและการแรเงา รปู ท่ี 3.6

68 3.4) ในที่นี้จะต้ังค่าหน้ากระดาษเป็นกระดาษขนาด A4 แนวต้ัง กาหนดระยะขอบทุกด้านเทา่ กบั 1 นิ้ว มีตาแหน่งการเยบ็ ด้านซา้ ยท่ี 0.3 น้ิว มีหัวกระดาษและท้ายกระดาษหน้าแรกต่างจากหน้าอ่นื ๆ กาหนดระยะห่างของหัวกระดาษและท้ายกระดาษเท่ากับ 0.5 นว้ิ เราสามารถกาหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษ กาหนดระยะขอบกาหนดการวางแนว กาหนดตาแหน่งการเย็บกระดาษกาหนดขนาดกระดาษ กาหนดหัวกระดาษและท้ายกระดาษหน้าแรก ตา่ งกัน กาหนดตาแหนง่ หัวกระดาษและท้าย รูปท่ี 3ก.ร7ะดาษ3.5) เมอ่ื กาหนดค่าต่าง ๆ เรียบร้อยแลว้ คลกิ ปุ่ม จะไดเ้ อกสาร ดังรูปท่ี 3.8

69 ระยะขอบบน 1 นวิ้ระยะขอบซ้าย ระยะขอบขวา1.3 นว้ิ 1 นว้ิ ระยะขอบลา่ ง 1 นว้ิ รูปที่ 3.8 3.1.2 วธิ ตี ง้ั คา่ หนา้ กระดาษแบบอตั โนมัติ นอกจากวิธีตั้งค่าหน้ากระดาษแบบกาหนดเอง เราสามารถกาหนดค่าต่าง ๆ ของการตั้งค่าหน้ากระดาษได้โดยอัตโนมัติ เช่น ระยะขอบ การวางแนว และขนาดกระดาษเป็นต้นโดยกาหนดที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วเลือกท่กี ลุม่ คาสั่งตง้ั คา่ หนา้ กระดาษ ซงึ่ มีวธิ ตี ้งั คา่ หน้ากระดาษ แตล่ ะส่วนดังน้ี 1) การกาหนดระยะขอบ 1.1) คลิกแท็บเคา้ โครงหน้าหน้ากระดาษ (Page Layout) ดงั รปู ท่ี 3.9 รูปที่ 3.9 1.2) คลิกที่ ระยะขอบ จะปรากฏกล่องโต้ตอบระยะขอบ (Margins) คลิกเลือกระยะขอบท่ตี ้องการ ในทน่ี จี้ ะเลอื กระยะขอบแบบแคบ จะไดร้ ะยะขอบของเอกสาร ดังรูปท่ี 3.10

70 ระยะขอบ 0.5 น้ิวทกุ ด้าน รูปท่ี 3.10 2) การกาหนดการวางแนวกระดาษ 2.1) หลังจากคลิกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิกการวางแนวกระดาษ ซ่ึงมีให้เลือกการวางแนวกระดาษ 2 แนว คอื แนวตั้ง (Portrait) และแนวนอน (Landscape) ดังรูปท่ี 3.11 รปู ท่ี 3.11

71 2.2) คลิกเลือกการวางแนวกระดาษท่ีต้องการ ในท่ีน้ีจะเลือกการวางแนวเป็น แนวนอน(Landscape) จะไดแ้ นวเอกสาร ดงั รูปท่ี 3.12 รปู ที่ 3.12 3) การกาหนดขนาดกระดาษ 3.1) หลังจากคลิกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิกขนาดเพจ จะปรากฏกล่องโต้ตอบขนาดเพจ ดังรปู ท่ี 3.13 รูปท่ี 3.13

72 3.2) คลกิ เลอื กขนาดเพจท่ีตอ้ งการ ในทน่ี จ้ี ะเลอื กขนาดเพจ Screen จะได้ขนาดกระดาษ6.5  5.18 นิ้ว ดงั รูปท่ี 3.14 รปู ที่ 3.14 หลังจากต้ังค่าหน้ากระดาษได้ตามความต้องการแล้ว ก่อนที่จะพิมพ์งานเอกสารเราต้องศึกษาตาแหน่งของแปน้ พมิ พ์ทัง้ ภาษาไทยและอังกฤษ รจู้ ักการใช้แปน้ พิมพ์และหนา้ ที่ของแป้นพมิ พแ์ ละฝกึ ทกั ษะการพิมพด์ ดี เพอ่ื ให้การพมิ พ์งานมีความถูกต้องแม่นยาและรวดเรว็ ดังรูปท่ี 3.20 เม่ือเราศึกษาตาแหน่งของแป้นพิมพ์ทั้งภาษาไทยและอังกฤษจนสามารถจดจาได้อย่างแม่นยาแล้วเราควรศึกษาการใช้แป้นพิมพ์และหน้าที่ของแป้นพิมพ์ เพื่อจะได้ใช้งานได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว ซ่ึงมีรายละเอยี ด ดงั แสดงในตารางที่ 3.1

73 รูปที่ 3.15ตารางที่ 3.1 แสดงแป้นพิมพ์และหน้าท่ขี องแปน้ พิมพ์ แปน้ พิมพ์ หน้าท่ขี องแป้นพมิ พ์Esc ใช้ยกเลิกคาสั่งสุดท้ายที่ได้ส่ังให้เคร่อื งปฏบิ ตั กิ ารอยา่ งหนึง่ อยา่ งใดไปแล้ว เป็นตน้ วา่ สั่ง คัดลอกแฟ้มข้อมูล ถ้าเกิดเปล่ียนใจให้กดแป้นนี้คอมพิวเตอร์ก็จะเลิกทา คล้าย ๆ~ (Grave) กับการกดเมาส์ท่ี Cancel โดยปกติ แป้นนี้มักจะอยู่แถวบนสุดทางด้านซ้ายของแผงTab แปน้ พิมพ์Caps Lock เปล่ียนสลับระหวา่ งภาษาไทยกบั ภาษาอังกฤษแป้นนีอ้ ยู่ใต้แป้น EscShift ใชใ้ นการเลือ่ นระยะในการพมิ พ์หรอื ย่อหนา้ เปรียบเสมือนเป็นการกดแปน้ Shift คา้ งไว้ ใชพ้ มิ พ์อกั ษรตวั บนสาหรบั ภาษาไทยหรอื พิมพ์อกั ษรตวั พิมพ์ใหญ่สาหรับภาษาองั กฤษ

74ตารางท่ี 3.1 (ตอ่ ) แสดงแป้นพมิ พ์และหน้าทข่ี องแป้นพิมพ์ แปน้ พมิ พ์ หนา้ ที่ของแป้นพมิ พ์Ctrl ใชร้ ่วมกบั แปน้ อ่นื ๆ เพอื่ ใช้เป็นคาส่งั ลัดAlt ใช้รว่ มกับแปน้ อ่ืน ๆ ท่เี ปน็ ชือ่ เมนขู ดี เส้นใต้เพ่ือเปิดเมนูนนั้ ๆ และใชเ้ ปน็ คาสั่งลัดSpacebar ใช้เคาะเว้นวรรคทลี ะตวั อกั ษรEnter ใช้ขึน้ บรรทัดใหม่โดยจะได้รปู แบบบรรทดั กอ่ นมาท้งั หมดShift + Enter ใช้ข้ึนบรรทัดใหมช่ ดิ กน้ั หนา้ โดยจะไดร้ ปู แบบบรรทัดก่อนมาดว้ ยInsert ใชเ้ ปดิ หรอื ปิดภาวะการพิมพแ์ ทรกหรอื พิมพ์ทับ โดยปกติจะเปน็ การพิมพแ์ ทรก หากกด แป้นน้ีจะเปลี่ยนเป็นการพิมพ์ทับซ่ึงจะมีคาว่า OVR ปรากฏอยู่ท่ีแท็บสถานะ หากกดDelete อีกครั้งจะกลับไปเป็นการพิมพ์แทรกสลบั กนั ไปCtrl + Delete ลบตวั อักษรท่ีอยู่หลงั เคอรเ์ ซอรท์ ลี ะตัวโดยเคอร์เซอร์อยู่กับที่Backspace ลบตวั อักษรท่อี ยหู่ ลงั เคอรเ์ ซอร์ทลี ะคาโดยเคอรเ์ ซอรอ์ ยู่กบั ท่ีCtrl + Backspace เคอรเ์ ซอร์จะเคลื่อนลบตัวอักษรที่อยหู่ นา้ ทีละตวัHome เคอรเ์ ซอรจ์ ะเคลื่อนลบตวั อกั ษรทีอ่ ยู่หนา้ ทีละคาCtrl + Home เคล่ือนเคอรเ์ ซอรไ์ ปต้นบรรทดัEnd เคลื่อนเคอรเ์ ซอร์ไปต้นเอกสารCtrl + End เคล่ือนเคอรเ์ ซอร์ไปท้ายบรรทัดPage Up เคลือ่ นเคอรเ์ ซอร์ไปท้ายเอกสารCtrl + Page Up เคลอ่ื นเคอรเ์ ซอรไ์ ปดา้ นบนทีละระยะหนงึ่Page Down เคลื่อนเคอรเ์ ซอรไ์ ปด้านบนทีละหนึ่งหน้ากระดาษCtrl + Page Down เคลอ่ื นเคอร์เซอร์ไปดา้ นล่างทลี ะระยะหน่ึงAlt + Ctrl + Page Up เคลื่อนเคอร์เซอรไ์ ปดา้ นลา่ งทีละหน่งึ หน้ากระดาษAlt + Ctrl + Page Down เคลอื่ นเคอรเ์ ซอรไ์ ปดา้ นบนของหน้ากระดาษ เคล่อื นเคอร์เซอรไ์ ปด้านล่างของหน้ากระดาษ เคลื่อนเคอรเ์ ซอรไ์ ปทางด้านซ้ายทลี ะตัวอกั ษร เฉพาะพน้ื ท่ีทพ่ี มิ พ์เอกสารแล้ว เคลอ่ื นเคอร์เซอร์ไปทางด้านขวาทีละตัวอกั ษร เฉพาะพืน้ ทีท่ ีพ่ ิมพเ์ อกสารแล้ว

75ตารางท่ี 3.1 (ต่อ) แสดงแปน้ พมิ พแ์ ละหนา้ ท่ีของแปน้ พิมพ์ แป้นพิมพ์ หนา้ ทขี่ องแป้นพมิ พ์Ctrl + เคลื่อนเคอร์เซอรไ์ ปทางดา้ นบนทีละบรรทดั เฉพาะพื้นท่ที ่ีพิมพเ์ อกสารแล้วCtrl +Ctrl + เคลื่อนเคอรเ์ ซอร์ไปทางด้านล่างทีละบรรทดั เฉพาะพน้ื ทที่ พี่ มิ พเ์ อกสารแลว้Ctrl +F1 เคลื่อนเคอรเ์ ซอร์ไปดา้ นขวาทลี ะคาCtrl + F1F5 เคล่ือนเคอร์เซอรไ์ ปด้านซา้ ยทลี ะคาF6 เคล่อื นเคอรเ์ ซอรไ์ ปด้านบนทลี ะยอ่ หน้าF7F10 เคลอ่ื นเคอรเ์ ซอร์ไปดา้ นล่างทีละยอ่ หนา้F12Ctrl + A เรยี กความช่วยเหลอื (Word Help)Ctrl + B ใชซ้ ่อนหรือแสดงแถบ RibbonCtrl + C ใช้เรียกกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ เพ่ือใช้ค้นหาและแทนท่ีคาหรือข้อความ และCtrl + D ไปยงั ตาแหนง่ ท่รี ะบุ ใช้ซ่อนหรือแสดงแป้นลัด โดยกด F6 ซ้ากัน 2 ครั้ง เพื่อแสดงแป้นลัดกด F6 อีกคร้ังCtrl + F เพอื่ ซ่อนแป้นลัดCtrl + H ใช้ตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์Ctrl + I ใช้ซ่อนหรอื แสดงแปน้ ลัด ใชเ้ รยี กกล่องโต้ตอบสาหรบั การบันทึกเอกสาร (Save As) ใชเ้ ลือกข้อความหรือเอกสารทง้ั เอกสาร ใชก้ าหนดตัวอักษรหรือขอ้ ความที่เลือกไว้ให้เป็นตัวหนา (Bold) กดอีกครง้ั จะกลบั เป็นแบบอักษรแบบเดมิ ใช้คัดลอกข้อความท่เี ลือกไว้ ใช้เรียกกล่องโต้ตอบเพื่อกาหนดแบบอักษร ขนาด สี ลักษณะเส้นใต้ ลักษณะพิเศษ และ ระยะหา่ งตวั อักษร ใชเ้ รียกกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนท่ี เพ่ือพิมพค์ าหรอื ข้อความทต่ี ้องการคน้ หา ใช้เรียกกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนท่ี เพื่อพิมพ์คาหรือข้อความที่ต้องการค้นหา และ พิมพ์คาหรอื ขอ้ ความทีต่ ้องการแทนที่ ใช้กาหนดตัวอักษรที่เลือกไว้ให้เป็นตัวเอียง (Italic) กดอีกคร้ังจะกลับเป็นแบบอักษร แบบเดมิ

76ตารางที่ 3.1 (ต่อ) แสดงแปน้ พิมพ์และหน้าทข่ี องแปน้ พมิ พ์ แป้นพิมพ์ หน้าท่ขี องแป้นพมิ พ์Ctrl + JCtrl + K ใช้จดั ข้อความที่เลอื กไว้ให้ชดิ ขอบด้านซ้ายและดา้ นขวา (Justify) ใช้สาหรับการเช่ือมโยง (Link) ไปยังแฟ้มหรือเว็บเพจท่ีระบุ ส่วนใหญ่ใช้สาหรับCtrl + L การสรา้ งเวบ็ ไซต์ ใช้จัดตัวอักษรหรือข้อความย่อหน้าท่ีมีเคอร์เซอร์ ให้อยู่ตาแหน่งด้านซ้ายของCtrl + M หน้ากระดาษCtrl + N ใชเ้ พ่ิมระยะการเย้อื ง (Indent)Ctrl + OCtrl + P ใชส้ รา้ งเอกสารใหม่Ctrl + QCtrl + S ใช้เปิดเอกสารท่เี คยบันทกึ ไวแ้ ล้วCtrl + U ใชส้ าหรับการพมิ พ์เอกสารโดยใชเ้ ครื่องพิมพ์ (Printer) ออกทางกระดาษCtrl + V ใช้คนื คา่ การตั้งย่อหนา้ ไว้หรือต้ังคา่ ย่อหนา้ ใหม่ (Reset Paragraph) ใช้บันทึกเอกสาร กรณีเป็นเอกสารใหมท่ ี่ไม่เคยบันทึกจะแสดงกล่องโตต้ อบบนั ทึกเป็นCtrl + W ซึง่ สามารถเลือกแหล่งเก็บไฟลเ์ อกสาร เปลยี่ นช่ือไฟล์เอกสารและชนิดของไฟล์เอกสาร แต่ถ้าเป็นเอกสารเก่าท่ีเคยบันทึกแล้ว จะบันทึกเอกสารท่ีพิมพ์ไว้ล่าสุด โดยไม่แสดงCtrl + X กลอ่ งโต้ตอบCtrl + Y ใช้ขีดเส้นใต้ 1 เส้นสาหรับตัวอักษรหรือข้อความท่ีเลือกไว้ กดอีกคร้ังเส้นใต้ท่ีขีดไว้Ctrl + Z จะหายไปCtrl + [ ใช้วางขอ้ ความทต่ี ดั หรอื คัดลอกมายังตาแหน่งที่เคอร์เซอรป์ รากฏอยู่Ctrl + ] ใช้ปิดแฟ้มเอกสาร ถ้ายังไม่ได้บันทึกจะปรากฏกล่องโต้ตอบให้เลือกว่าต้องการบันทึก หรือไม่ ต้องการบันทึกคลิกปุ่ม ใช่ (Yes) ไม่ต้องการบันทึกคลิกปุ่ม ไม่ใช่ (No) และ ต้องการกลบั ไปยังเอกสารคลกิ ป่มุ ยกเลิก (Cancel) ใช้ตดั หรอื ย้ายข้อความที่เลอื กไว้ ใชท้ าซา้ สิง่ ทกี่ ระทากอ่ นหนา้ นท้ี ไี่ ดย้ กเลิกไป (Redo or Repeat) ใชย้ กเลิกส่งิ ทก่ี ระทาก่อนหน้าน้ี (Undo) ใช้ลดขนาดตวั อกั ษรทลี ะพอยต์ (Decrease Font Size by Point) ใช้เพ่ิมขนาดตัวอักษรทลี ะพอยต์ (Increase Font Size by Point) ทม่ี า : ( http://www.dek-d.com/board/view.php?id=896362)

77 การจัดรูปแบบเอกสาร เราควรศึกษาการเลือกตัวอักษร คา ข้อความ หรือเอกสารก่อนแล้วจึงศึกษาวิธีการจัดรูปแบบเอกสาร เพราะการจัดรูปแบบเอกสารจาเป็นต้องเลือกตัวอักษร คา ขอ้ ความ หรือเอกสารที่ต้องการกาหนดรูปแบบใหถ้ กู ตอ้ ง ซ่งึ มีรายละเอยี ดดงั แสดงในตารางตารางท่ี 3.2 แสดงการเลือกสาหรับการจดั รปู แบบเอกสารลักษณะการเลือก วธิ กี ารเลอื กทีละตวั อกั ษร ใช้เมาส์คลิกตาแหน่งเริ่มต้น กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากคลุม หรือกดแป้น Shift + คลิก ตาแหน่งสุดทา้ ย หรอื กดแป้น Shift + กรณีเลอื กตวั อักษรหลังเคอรเ์ ซอร์ตาแหน่ง เริม่ ตน้ หรือกดแป้น Shift + กรณีเลือกตัวอกั ษรกอ่ นเคอร์เซอร์ตาแหนง่ เรมิ่ ต้นทีละคา ภาษาองั กฤษ จะนับคาโดยใช้การเคาะเว้นวรรค ส่วนการนับคาภาษาไทยไมแ่ น่นอน เลอื กคาโดยนาเมาส์พอยต์เตอรไ์ ปชท้ี ่คี านน้ั แล้วดบั เบลิ้ คลกิทีละประโยค ภาษาอังกฤษ จะนบั ประโยคเมอื่ มี . (Full Stop) แตภ่ าษาไทยจะนบั ประโยคเม่อื มีการ เคาะเว้นวรรค เลอื กประโยคโดยกดแปน้ Ctrl + คลิกประโยคทีต่ อ้ งการเลือกทลี ะบรรทัด นาเมาส์พอยต์เตอร์ไปชี้ท่ีด้านนอกก้ันหน้าของบรรทัดที่ต้องการเลือก ซึ่งสัญลักษณ์ ของเมาสพ์ อยต์เตอร์จะเปล่ยี นทศิ ทางเป็น แลว้ คลิกหลายบรรทดั นาเมาส์พอยต์เตอร์ไปชี้ท่ีด้านนอกกั้นหน้ากดเมาส์ค้างไว้แล้วลากขึ้น กรณีต้องการ เลอื กบรรทัดท่อี ยดู่ า้ นบน หรือลากลง กรณตี ้องการเลือกบรรทดั ที่อยดู่ ้านล่างทลี ะยอ่ หนา้ นาเมาส์พอยต์เตอร์ไปช้ีที่ด้านนอกกั้นหน้าแล้วดับเบิลคลิ กท่ีบรรทัดใดบรรทัดหน่ึง ในยอ่ หนา้ท้งั เอกสาร นาเมาส์พอยต์เตอร์ไปชี้ท่ีด้านนอกกั้นหน้าแล้วกดแป้น Ctrl + คลิก หรือคลิก 3 คร้ัง ตดิ ๆ กัน หรอื กดแป้น Ctrl + Aตาแหน่งเคอร์เซอร์ถึงท้าย ใชเ้ มาส์คลกิ ตาแหนง่ เรมิ่ ต้น แลว้ กดแป้น Ctrl + Shift + Endเอกสารเลือ กข้อ ความเป็ นบ ล็อ ก กดแปน้ Alt + ลากคลุมพน้ื ทท่ี ีต่ อ้ งการสี่เหลีย่ มเปิดโหมดการเลือก เพื่อลด กดแป้น F8 แล้วกดแป้นลูกศร เพื่อขยายการเลือกไปตามทิศทางของลูกศร หรือหรือขยายการเลอื ก ใช้เมาส์คลิกตาแหน่งที่ต้องการเลือก กดแป้น Shift + F8 กรณีต้องการลดการเลือก และกดแป้น Esc กรณีตอ้ งการยกเลกิ หรือปิดโหมดการเลอื ก

78 3.3.1 การกาหนดรปู แบบอกั ษร การกาหนดรปู แบบอักษร ได้แก่ การกาหนดแบบอกั ษร ลักษณะแบบอักษร ขนาดตัวอักษร สีแบบอักษร ลักษณะเส้นใต้ ลักษณะพิเศษ การจัดย่อหน้าการใช้แท็บ การทาอักษรข้ึนต้นขนาดใหญ่การพิมพ์หวั ข้อ การใช้ลกั ษณะการใช้เสน้ ขอบและแรเงา ซึ่งมวี ิธกี ารกาหนด 3 วิธี ดงั น้ี 1) การกาหนดรูปแบบอกั ษรโดยใช้ Ribbon การกาหนดรูปแบบอักษร สามารถใช้ Ribbon ของแทบ็ หน้าแรกซ่งึ มีรายละเอียดดงั นี้ คลิกแทบ็ หน้าแรก รปู ท่ี 3.16 รปู ท่ี 3.17 แสดงสว่ นต่าง ๆ ของ Ribbon แบบอกั ษรของแทบ็ หน้าแรก

79 รูปท่ี 3.18 แสดงส่วนตา่ ง ๆ ของ Ribbon ย่อหน้าของแท็บหนา้ แรก การกาหนดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยอ่ืน ๆ ที่ไม่มีให้เลือกในกล่องโต้ตอบ เราสามารถกาหนดสญั ลักษณ์แสดงหวั ขอ้ ย่อยใหม่ ได้ดงั นี้ 1) คลิกท่ีรายการ กาหนดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใหม่… จะปรากฏกล่องโต้ตอบกาหนดสัญลกั ษณ์แสดงหวั ขอ้ ยอ่ ยใหม่ คลกิ รายการน้ี รปู ที่ 3.19

80 2) เราสามารถกาหนดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใหม่โดยใช้สัญลักษณ์ รูปภาพ และแบบอักษรท่ีเป็นสัญลักษณ์ ในการสาธิตคร้ังน้ี จะกาหนดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใหม่ โดยใช้สัญลักษณ์ใหค้ ลกิ ปุ่ม จะปรากฏกลอ่ งโต้ตอบ ดังรปู ที่ 3.20 รูปที่ 3.20 3) เลือกในช่องแบบอักษร ซ่ึงจะมีแบบอักษรท่ีเป็นสัญลักษณ์ เช่น Symbol, Webdings,Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3 เป็นต้นแลว้ เลอื กสัญลักษณ์ที่ต้องการ ในที่นี้จะเลอื กสญั ลักษณ์รูปคอมพิวเตอร์ของแบบอักษร Wingdings ดงั รูปท่ี 3.21 คลิกเลือกแบบอกั ษร คลกิ เลอื กสญั ลกั ษณ์ รปู ที่ 3.21

4) คลิกปุ่ม จะปรากฏกล่องโต้ตอบ คลิกปุ่ม 81หวั ขอ้ ย่อยใหม่ จะได้สัญลักษณ์แสดง รปู ที่ 3.22 2) การกาหนดรูปแบบอกั ษรโดยใช้กลอ่ งโตต้ อบ เราสามารถจัดรูปแบบอักษรได้หลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน โดยใช้กล่องโต้ตอบของ Ribbon แบบอกั ษรและ Ribbon ย่อหน้าของแทบ็ หน้าแรก ซง่ึ มีรายละเอียดดงั น้ี 1) คลกิ แท็บหนา้ แรกแลว้ คลิกปุ่มแสดงกลอ่ งโตต้ อบแบบอกั ษร คลิกแทบ็ หนา้ แรก คลิกปมุ่ แสดงกลอ่ งโตต้ อบแบบอักษร รูปท่ี 3.23

82 2) จะแสดงกล่องโต้ตอบแบบอกั ษรของแท็บแบบอกั ษร รูปท่ี 3.24 3) แสดงกล่องโตต้ อบแบบอกั ษรของแท็บข้นั สูง รูปที่ 3.25

834) คลกิ ปุ่มแสดงกล่องโตต้ อบย่อหนา้ จะแสดงกลอ่ งโตต้ อบการยอ่ หนา้ คลิกปุ่มแสดงกล่องโต้ตอบย่อหนา้ รูปท่ี 3.264.1) แทบ็ การเยอื้ งและระยะห่าง รูปที่ 3.274.2) แท็บบรรทดั และตวั แบง่ หน้า รปู ที่ 3.28

84 3) การกาหนดรปู แบบอกั ษรโดยใชแ้ ป้นลัด เราสามารถจดั รูปแบบอกั ษรไดร้ วดเร็วโดยใช้แป้นลดั จากขอ้ ความตอ่ ไปน้ี จะกาหนดขอ้ ความพาดหัว คอื คาว่า “โปรแกรม Office Home and Student 2010” เป็นแบบอักษร PSL Kandaขนาด 20 พอยต์ ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเสน้ ใต้ 2 เส้น จัดตาแหน่งก่ึงกลาง ส่วนขอ้ ความอ่ืน ๆกาหนดเป็นแบบอักษร PSL Bundit ขนาด 18 พอยต์ มีตาแหน่งการเยื้องด้านซ้ายที่ 0.5 นิ้วเราสามารถกาหนดรูปแบบอกั ษรโดยใชแ้ ป้นลัด ซ่งึ มีขั้นตอนดังน้ี 1) เลือกข้อความพาดหัวโดยการกดแป้น Ctrl + Home เพื่อเลื่อนตาแหน่งเคอร์เซอร์ไปยังต้นเอกสารแล้วกดแปน้ Shift + เพ่อื ให้เลือกท้ังบรรทัด โปรแกรม Office Home and Student 2010 เลือกขอ้ ความพาดหัว Excel 2010 OneNote 2010 PowerPoint 2010 Word 2010 รูปที่ 3.29 2) กาหนดขอ้ ความพาดหวั เป็นแบบอกั ษร PSL Kanda โดยการกดแป้น Ctrl + D หรือ Shift +Ctrl + F จะแสดงกลอ่ งโต้ตอบแบบอักษร รูปท่ี 3.30

853) เลอื กแบบอักษร PSL Kanda แล้วคลกิ ปมุ่ จะได้ข้อความพาดหวั รปู ที่ 3.31 4) กาหนดขนาด 20 พอยต์ ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ 2 เส้น จัดตาแหน่งกึ่งกลาง โดยการกดแป้น Ctrl + ] 4 คร้ัง เพื่อเพ่ิมขนาดแบบอักษรจาก 16 พอยต์ เป็น 20 พอยต์ กดแป้น Ctrl + B เพ่ือกาหนดแบบอักษรเป็นตัวหนา กดแป้น Ctrl + I เพื่อกาหนดแบบอักษรเป็นตัวเอียง กดแป้น Shift + Ctrl + Dเพื่อขดี เส้นใต้ 2 เส้น และกดแป้น Ctrl + E เพื่อจัดตาแหนง่ กึง่ กลาง จะไดข้ อ้ ความพาดหัว ดังรปู ที่ 3.32รูปท่ี 3.325) สว่ นการเลือกขอ้ ความอน่ื ๆ ท่ีเหลือเพื่อกาหนดแบบอกั ษร ขนาดแบบอกั ษร และตาแหน่งการเย้ือง ได้โดยการกดลูกศรลงแล้วกดแป้น Home เพื่อเล่ือนเคอร์เซอร์ไปยังต้นบรรทัดท่ี 2 กดแป้น Shift +จนเลือกข้อความได้ครบ แล้วกดแป้น Ctrl + D หรือ Ctrl + Shift +F จะแสดงกล่องโต้ตอบแบบอักษรคลกิ เลือกแบบอกั ษร PSL Bundit ขนาด 18 พอยต์คลิกปุม่ จะได้ข้อความ ดงั รูปที่ 3.33

86 รูปท่ี 3.33 6) กาหนดขนาดแบบอักษร 18 พอยต์ มตี าแหน่งการเย้ืองด้านซ้ายท่ี 0.5 นิ้วโดยการกดแป้นCtrl + ] 2 ครั้ง เพื่อเพ่ิมขนาดจาก 16 พอยต์ เป็นขนาด 18 พอยต์ และกดแป้น Ctrl + M เพื่อกาหนดการเยอ้ื งดา้ นซ้ายที่ 0.5 น้วิ จะไดข้ อ้ ความ ดังรปู ที่ 3.34 รูปที่ 3.34 หมายเหตุ : การจัดรูปแบบอักษร ต้องใช้วิธีหลายวิธีประสมประสานกัน ซึ่งถ้าวิธีการใดสามารถจดั รูปแบบอักษรได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับความถนัดของผู้ใช้งาน ก็ให้เลอื กวิธกี ารนั้น ๆในการจดั รปู แบบอกั ษร

87 3.3.2 การต้ังแทบ็ เน้ือหาที่ผ่านมาได้สาธิตการต้ังแท็บเพื่อกาหนดย่อหน้าให้ตรงกัน เป็นการตั้งแท็บประเภทเดียวคือ แท็บซ้าย และตั้งแท็บเพียง 1 แท็บ แต่ในการพิมพ์งานเอกสารบางคร้ังต้องการให้ตัวอักษรหรือขอ้ ความหรอื ตัวเลขอยู่ในตาแหนง่ ที่เราต้องการในหนา้ กระดาษ เช่น ชดิ ซ้ายชิดขวากง่ึ กลางหรือทศนิยมตรงกันเป็นต้น โดยเฉพาะการพิมพ์งานท่ีเป็นลักษณะแนวคอลัมน์เช่นสารบัญ บทกลอน หัวข้อหลายระดับ ฯลฯเพ่ือกาหนดการพมิ พ์ให้มแี นวตรงกนั ตลอดนั้นจาเป็นตอ้ งใช้วิธกี ารตั้งแทบ็ อาจต้ังแท็บกอ่ นการพิมพ์ หรือพิมพ์เอกสารก่อนแล้วค่อยมาต้ังแท็บ ซ่ึงขอแนะนาให้ตั้งแท็บก่อนพิมพ์เอกสารจะจัดเอกสารได้ง่ายกว่าซง่ึ อาจต้องใช้วิธีการต้งั แท็บหลายประเภทและมากกวา่ 1 แท็บ สามารถต้ังแทบ็ ได้ 2 วิธี คือ 1) การตงั้ แทบ็ โดยการคลกิ เมาสบ์ นไมบ้ รรทดัการตงั้ แท็บโดยการคลิกเมาส์บนไมบ้ รรทดั เป็นวธิ ีการตั้งแท็บท่รี วดเรว็ ซ่ึงมขี ้นั ตอนการตง้ั แท็บดังน้ี 1.1) คลิกสัญลักษณ์แท็บท่ีมุมบนซ้ายของไม้บรรทัดที่ต้องการสัญลักษณ์แท็บจะเปล่ียนชนิดไปเรื่อย ๆ ได้แก่ แท็บซ้ายแท็บกึ่งกลาง แท็บขวาแท็บจุดทศนิยมแท็บแถบ เย้ืองบรรทัดแรกและก้ันหนา้ ลอยมรี ายละเอียดดังแสดงในตารางตารางที่ 3.3 แสดงแทบ็ และหน้าที่ของแทบ็สญั ลกั ษณ์แทบ็ ช่อื แท็บ หนา้ ท่แี ท็บ จดั ตน้ ขอ้ ความใหด้ ้านซ้ายอยตู่ รงกบั แท็บ แท็บซ้าย (Left Tab) แท็บก่ึงกลาง (Center Tab) จัดข้อความใหอ้ ย่กู ง่ึ กลางของแทบ็ แทบ็ ขวา (Right Tab) จัดท้ายขอ้ ความใหด้ า้ นขวาอยตู่ รงกับแท็บ แท็บจุดทศนิยม (Decimal Tab) จดั ตัวเลขที่มจี ุดทศนิยม ให้จุดทศนิยมอย่ตู รงกับแท็บ แทบ็ แถบ (Bar Tab) การใส่เส้นแนวตัง้ เย้ืองบรรทดั แรก (First Line Indent) กาหนดยอ่ หนา้ สาหรับบรรทดั แรก กั้นหน้าลอย (Hanging Indent) กาหนดยอ่ หนา้ สาหรับขอ้ ความบรรทัดอื่น ๆ ยกเว้น บรรทัดแรก

88 1.2) คลกิ ตาแหน่งที่ตอ้ งการต้ังแทบ็ บนไมบ้ รรทัด ตัวอย่างเช่น ต้องการต้ังแท็บก่ึงกลางที่ตาแหน่ง 0.5 นิ้ว แท็บซ้ายท่ีตาแหน่ง 1 น้ิวแทบ็ แถบท่ีตาแหน่ง 2.5 นิ้ว แท็บก่ึงกลางที่ตาแหน่ง 3 นิ้ว แท็บขวาทตี่ าแหน่ง 4.5 นิ้ว และแท็บ จดุ ทศนิยมทต่ี าแหนง่ 5.25 น้ิว เพอ่ื กาหนดตาแหนง่ แท็บสาหรบั พิมพ์ข้อความด้านล่าง ลาดบั ท่ี รายการ จานวน ราคาต่อหน่วย เปน็ เงนิ 1 โปรแกรม Office 2010 2 โปรแกรม AntiVirus 40 เลม่ 395 บาท 15,800.00 3 Hard Disk 500 GB. 5 ชุด 1,579 บาท 7,895.00 10 ตัว 4,500 บาท 45,000.00 เราสามารถต้ังแทบ็ โดยการคลิกเมาส์บนไม้บรรทดั และพิมพ์ขอ้ ความดังกลา่ ว ตามขนั้ ตอนได้ดังน้ี 1) คลิกสัญลักษณ์ (แท็บก่ึงกลาง) ท่ีมุมบนซ้ายของไม้บรรทัด แล้วคลิกเมาส์บนไม้บรรทัดท่ีตาแหน่ง 0.5 น้วิ คลกิ ตาแหน่ง 0.5 นว้ิ คลิกสัญลกั ษณแ์ ท็บกงึ่ กลาง รปู ท่ี 3.35 2) คลิกสัญลักษณ์ (แท็บซ้าย) ท่ีมุมบนซ้ายของไม้บรรทัด แล้วคลิกเมาส์บนไม้บรรทัดทต่ี าแหน่ง 1 นว้ิ คลกิ สญั ลักษณแ์ ท็บซา้ ย คลิกตาแหน่ง 1 น้วิ รปู ท่ี 3.36

89 3) คลิกสัญลักษณ์ (แท็บแถบ) ท่ีมุมบนซ้ายของไม้บรรทัด แล้วคลิกเมาส์บนไม้บรรทัดที่ตาแหน่ง 2.5 นวิ้ คลิกสญั ลกั ษณแ์ ทบ็ แถบ คลิกตาแหนง่ 2.5 นิ้ว 4) คลิกสัญลักษณ์ รูปที่ 3.37ท่ีตาแหน่ง 3 น้ิว (แท็บก่ึงกลาง) ที่มุมบนซ้ายของไม้บรรทัด แล้วคลิกเมาส์บนไม้บรรทัดคลิกสัญลักษณ์แท็บกงึ่ กลาง คลกิ ตาแหนง่ 3 นว้ิ 5) คลิกสัญลักษณ์ รปู ที่ 3.38ทต่ี าแหนง่ 4.5 นิว้ (แท็บขวา) ที่มุมบนซ้ายของไม้บรรทัด แล้วคลิกเมาส์บนไม้บรรทัดคลิกสญั ลกั ษณ์แท็บขวา คลิกตาแหน่ง 4.5 นว้ิ รูปที่ 3.39

90 6) คลิกสัญลักษณ์ (แท็บจุดทศนิยม) ที่มุมบนซ้ายของไม้บรรทัด แล้วคลิกเมาส์บนไม้บรรทัดทีต่ าแหนง่ 5.25 นว้ิ คลกิ สัญลกั ษณแ์ ทบ็ จุดทศนิยม คลกิ ตาแหน่ง 5.25 นว้ิ รปู ท่ี 3.40 7) เมื่อต้ังแท็บได้ครบทุกตาแหน่ง ก็เร่ิมพิมพ์เอกสารโดยการกดแป้น Tab ทุกคร้ัง เม่ือจะพิมพ์เอกสาร จะไดเ้ อกสารที่พิมพ์ตามแท็บท่ตี ้งั ไว้ ดงั รูปท่ี 3.41 รูปท่ี 3.41 8) กดแป้น Enter เพ่ือขึ้นบรรทัดใหม่ โปรแกรมจะจาแท็บทุกแท็บที่ตั้งไว้ เราสามารถกดแป้น Tabแล้วพมิ พ์เอกสารจนครบถว้ น ดงั รปู ท่ี 3.42 รูปท่ี 3.42

91 2) การต้ังแทบ็ โดยใช้ Ribbon ย่อหน้าของแทบ็ หน้าแรกหรอื แท็บเคา้ โครงหนา้ กระดาษ การต้ังแท็บโดยใช้ Ribbon ย่อหน้าของแท็บหน้าแรกหรือแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษจะเป็นการตั้งแท็บโดยใช้กล่องโต้ตอบแท็บ ซึ่งสามารถต้ังแท็บได้หลายชนิดและหลายแท็บพร้อมกัน และมคี วามแม่นยาและละเอยี ดกวา่ การตั้งแท็บโดยการคลกิ เมาสบ์ นไม้บรรทัด ตัวอย่างเช่น ต้องการตั้งแท็บกึ่งกลางท่ีตาแหน่ง 0.5 น้ิว แท็บซ้ายท่ีตาแหน่ง 1 น้ิว แท็บแถบท่ีตาแหน่ง 2.5 นิ้ว แท็บกึ่งกลางท่ีตาแหน่ง 3.25 นว้ิ แทบ็ จดุ ทศนิยมท่ีตาแหน่ง 4.75 นิ้ว และแท็บขวาทีต่ าแหน่ง 5.5 นวิ้ เพอ่ื กาหนดตาแหนง่ แท็บสาหรบั พิมพข์ อ้ ความดา้ นล่างลาดบั ท่ี ชื่อเพลง ชอื่ ศิลปิน เวลา 1 คนบ้านเดยี วกัน ไผ่ พงศธร 04.24 นาที 2 จริ กั หรือจิหลอก ต๊ักแตน ชลดา 03.48 นาที 3 หน้าจอรอสาย ตา่ ย อรทัย 04.16 นาที 4 บตั รเชิญของความคดิ ถงึ เอิร์นเดอะสตาร์ 04.02 นาที เราสามารถต้ังแท็บ โดยใช้ Ribbon ย่อหน้าของแท็บหน้าแรกหรือแท็บเค้าโครงหนา้ กระดาษและพมิ พข์ อ้ ความดังกลา่ ว ตามข้ันตอนได้ดังน้ี 1) คลิกแท็บหน้าแรกหรือแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วคลิกปุ่มแสดงกล่องโต้ตอบย่อหนา้ คลกิ แทบ็ หน้าแรก คลกิ ที่นี่ คลิกแทบ็ เค้าโครงหน้ากระดาษ คลกิ ท่ีน่ี รปู ท่ี 3.43

92 2) จะแสดงกล่องโตต้ อบการย่อหน้า3) คลกิ ปมุ่ รปู ท่ี 3.44 จะแสดงกลอ่ งโต้ตอบแท็บ รปู ท่ี 3.45

934) กาหนดแท็บก่ึงกลางท่ีตาแหน่ง 0.5 นิ้ว โดยการพิมพ์ตาแหน่งแท็บ 0.5 ในช่องตาแหน่งของแทบ็ หยดุ คลกิ เลือกการจัดแนวคือ กง่ึ กลาง แล้วคลกิ ปมุ่ จะไดต้ าแหนง่ แท็บทตี่ ้ังไว้พิมพต์ าแหน่งแท็บ คลิกเลอื กการจัดแนว คลกิ ปุ่มต้ังคา่ รปู ท่ี 3.46 5) กาหนดแท็บซ้ายท่ีตาแหน่ง 1 นิ้ว ทาเช่นเดียวกับขอ้ 4) โดยการพิมพ์ตาแหน่งแท็บ 1ในช่องตาแหน่งของแทบ็ หยุด คลิกเลือกการจดั แนวคือ ซ้าย แล้วคลกิ ปุ่ม พิมพ์ตาแหน่งแทบ็ แสดงแท็บที่ตั้งไว้ คลิกเลือกการจดั แนว คลกิ ปมุ่ ตัง้ คา่ รูปท่ี 3.47

94 6) กาหนดแท็บแถบท่ีตาแหน่ง 2.5 น้ิว โดยการพิมพ์ตาแหน่งแท็บ 2.5 ในช่องตาแหน่งของแทบ็ หยุด คลกิ เลอื กการจัดแนวคอื แทง่ แล้วคลกิ ปมุ่ พมิ พต์ าแหนง่ แทบ็ แสดงแทบ็ ทต่ี ั้งไว้ คลกิ เลือกการจัดแนว คลกิ ปมุ่ ตั้งค่า รปู ที่ 3.48 7) กาหนดแท็บกึ่งกลางที่ตาแหน่ง 3.25 นิ้ว โดยการพิมพ์ตาแหน่งแท็บ 3.25 ในช่องตาแหนง่ ของแท็บหยุด คลกิ เลอื กการจดั แนวคอื ก่งึ กลาง แลว้ คลกิ ปมุ่ พมิ พต์ าแหนง่ แท็บ แสดงแทบ็ ท่ตี ัง้ ไว้ คลิกเลือกการจดั แนว คลิกปมุ่ ต้งั คา่ รูปท่ี 3.49

95 8) กาหนดแท็บจุดทศนิยมที่ตาแหน่ง 4.75 น้ิว โดยการพิมพ์ตาแหน่งแท็บ 4.75 ในช่องตาแหน่งของแทบ็ หยุด คลกิ เลือกการจดั แนวคอื ทศนยิ ม แลว้ คลกิ ป่มุ พิมพต์ าแหนง่ แท็บ แสดงแทบ็ ท่ีตง้ั ไว้ คลิกเลือกการจดั แนว คลิกปมุ่ ตั้งคา่ รปู ท่ี 3.50 9) และกาหนดแท็บขวาที่ตาแหน่ง 5.5 น้ิวโดยการพิมพ์ตาแหน่งแท็บ 5.5 ในช่องตาแหน่งของแท็บหยดุ คลิกเลอื กการจัดแนวคอื ขวา แลว้ คลิกปุม่พิมพต์ าแหน่งแท็บแสดงแท็บท่ตี ั้งไว้ คลกิ เลือกการจัดแนวคลิกปมุ่ ตง้ั คา่ รูปที่ 3.51

96 10) เมื่อตัง้ แท็บครบแล้วคลิกปมุ่ จะไดแ้ ทบ็ ทกี่ าหนดไว้ทั้งหมด รปู ท่ี 3.52 11) กาหนดแบบอกั ษรและขนาดแบบอักษรตามท่ีต้องการ กดแป้น Tab ทุกครั้งเม่ือเริ่มพิมพ์ข้อความแต่ละแท็บหลังจากพิมพ์ข้อความส้ินสุดบรรทัดให้กดแป้น Enter ทาเช่นน้ีจนกว่าจะพิมพ์เอกสารเสร็จเรียบร้อย รปู ที่ 3.53 นอกจากการจัดย่อหน้าโดยใช้วิธีการตั้งแท็บแล้ว เรายังสามารถใช้วิธีการต้ังก้ันหน้าและก้ันหลังซึ่งใช้กาหนดขอบเขตข้อความในเอกสาร เช่น กั้นหน้า ก้ันหลัง และย่อหน้า โดยจะมีผลกับย่อหน้าที่เคอรเ์ ซอรว์ างอยู่เทา่ นนั้ แสดงเครื่องมอื กาหนดกัน้ หนา้ และกัน้ หลัง ดังรปู ที่ 3.54

97 ปมุ่ เย้ืองบรรทดั แรกปุ่มกน้ั หนา้ ลอย ปมุ่ เย้ืองซ้าย ปุ่มเยื้องขวา รูปท่ี 3.54 การกาหนดก้ันหนา้ มีขั้นตอนดังน้ี 1) ใหค้ ลกิ บรรทดั ใดก็ไดข้ องย่อหนา้ ทต่ี อ้ งการกาหนดก้นั หน้า คลกิ ที่บรรทดั ใดในยอ่ หน้า รปู ที่ 3.55 2) ชท้ี ปี่ ุ่ม (ก้นั หนา้ ลอย) กดเมาส์คา้ งไวแ้ ลว้ ลากไปยงั ตาแหนง่ ท่ีตอ้ งการ ลากปมุ่ กั้นหนา้ ลอย รูปท่ี 3.56

98 หมายเหตุ : การลากป่มุ กน้ั หนา้ ลอย จะทาใหป้ มุ่ เยอ้ื งซ้ายถกู ลากไปพรอ้ มกนั ดว้ ย 3) จะไดข้ ้อความตามระยะกน้ั หน้าที่ลากปมุ่ กั้นหนา้ ลอยไว้ รูปท่ี 3.57 การกาหนดกนั้ หลงั มีข้ันตอนดงั น้ี 1) ใหค้ ลิกบรรทัดใดก็ไดข้ องย่อหนา้ ทตี่ ้องการกาหนดกนั้ หลัง คลกิ บรรทดั ใดในยอ่ หนา้ รูปที่ 3.58

992) ชท้ี ่ีป่มุ (เยอื้ งขวา) กดเมาสค์ า้ งไว้แล้วลากไปยงั ตาแหนง่ ท่ตี อ้ งการลากปุ่มเยื้องขวา รูปที่ 3.593) จะไดข้ ้อความตามระยะกน้ั หลังทล่ี ากปมุ่ เยื้องขวาไว้รูปท่ี 3.60

100 การกาหนดยอ่ หนา้ มขี ้ันตอนดงั นี้ 1) ใหค้ ลิกบรรทัดใดกไ็ ดข้ องย่อหน้าที่ตอ้ งการกาหนดย่อหนา้ คลกิ ท่บี รรทัดในยอ่ หน้า รปู ที่ 3.61 2) ชท้ี ป่ี ุ่ม (เย้ืองบรรทัดแรก) กดเมาสค์ ้างไวแ้ ลว้ ลากไปยังตาแหน่งที่ตอ้ งการ ลากปุม่ เยือ้ งบรรทัดแรก รูปที่ 3.62

1013) จะได้ข้อความตามระยะย่อหน้าที่ลากปมุ่ เยอ้ื งบรรทดั แรกไว้ รปู ท่ี 3.63กรณีต้องการกาหนดยอ่ หนา้ และกนั้ หน้าพรอ้ มกัน มขี ั้นตอนดงั น้ี1) ใหค้ ลกิ บรรทดั ใดก็ไดข้ องย่อหนา้ ท่ีตอ้ งการกาหนดยอ่ หนา้ และก้ันหน้า คลิกทบ่ี รรทดั ในยอ่ หน้า รูปที่ 3.64

102 2) ช้ีท่ปี ่มุ (เย้อื งซา้ ย) กดเมาสค์ ้างไว้แลว้ ลากไปยังตาแหน่งทีต่ ้องการ ลากปมุ่ เย้ืองซ้าย รปู ท่ี 3.65 3) จะไดข้ ้อความตามระยะยอ่ หนา้ และก้นั หนา้ ที่ลากปมุ่ เยื้องซา้ ยไว้ รปู ท่ี 3.66

103 3.3.3 การแบง่ คอลัมน์ ในการจัดทาเอกสาร เช่น แผ่นพับ หนังสือพิมพ์ หรอื นิตยสาร เป็นต้น ส่วนใหญ่จะใช้การแบ่งคอลมั น์ สามารถพมิ พเ์ อกสารก่อนแบ่งคอลัมน์ หรอื แบ่งคอลัมน์ก่อนพิมพเ์ อกสาร การแบ่งคอลมั น์ในการจัดทานติ ยสาร โดยพมิ พเ์ อกสารกอ่ นแบ่งคอลัมน์ ซ่งึ มีขั้นตอนดังน้ี 1) กาหนดขนาดกระดาษตามความต้องการ พิมพ์เอกสารแบบต่อเนอ่ื งโดยกดแปน้ Enter เม่ือตอ้ งการให้ขอ้ ความท่ีพมิ พน์ ัน้ อยู่คนละคอลัมน์ ยอ่ หน้าแรก ยอ่ หน้าทส่ี อง รูปท่ี 3.67 2) เลอื กขอ้ ความท่ีตอ้ งการแบ่งคอลัมน์โดยการทาแถบสคี ลุมข้อความเฉพาะข้อมลู ที่พิมพ์ แล้วคลกิ แท็บเค้าโครงหนา้ กระดาษ แล้วคลกิ ปมุ่ คอลมั น์ จะปรากฏหน้าตา่ ง ดงั รปู ที่ 3.68 คลกิ แท็บเค้าโครงหนา้ กระดาษ คลกิ ปุ่มคอลัมน์ รปู ที่ 3.68

104 4) เลือกจานวนคอลัมน์ท่ีตอ้ งการ ในที่นี่จะแบ่งแบบ 2 คอลัมน์ ให้เลือกสอง จะได้คอลัมน์ดงั รูปที่ 3.69 รปู ที่ 3.69 หมายเหตุ : กรณีที่แต่ละย่อหน้ามีจานวนบรรทัดหรือจานวนข้อความไม่เท่ากัน โปรแกรมจะแบ่งข้อความในแตล่ ะคอลัมนใ์ ห้เท่า ๆ กนั 3.3.4 การทาตวั อักษรขน้ึ ต้นขนาดใหญ่ ในย่อหน้าแรกของเอกสารเช่นหนังสือพิมพ์วารสาร ฯลฯ สว่ นใหญ่จะทาตัวอักษรตัวแรกเป็นตวั ขนาดใหญ่ เพ่ือให้สะดดุ ตาและดงึ ดดู ความสนใจซึ่งมีขัน้ ตอนดงั น้ี 1) เลือกตัวอักษรตัวแรกหรือคลิกตาแหน่งใดก็ได้ของย่อหน้าที่ต้องการทาตัวอักษรข้ึนต้นขนาดใหญ่แล้วคลิกแท็บแทรก และคลิกปุ่มตวั อักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่... จะได้กล่องโต้ตอบตัวอักษรขน้ึ ต้นขนาดใหญ่ ดังรูปที่ 3.70คลกิ แท็บแทรก คลกิ ปุ่มตัวอักษรข้ึนตน้ ขนาดใหญ่เลือกตัวอักษรหรอื คลิกในย่อหน้า รปู ที่ 3.70

105 จะมีรปู แบบการกาหนดตัวอกั ษรขนึ้ ต้นขนาดใหญ่ 2 รปู แบบให้เลือกคือแบบหลน่ กับแบบในระยะขอบซ่ึงมรี ายละเอยี ดดังน้ี 1) หล่น (Dropped) เป็นการกาหนดลักษณะตัวอักษรตัวแรกมีขนาดใหญ่ และมีขอ้ ความหล่นอยู่ในตัวอักษรขน้ึ ต้นขนาดใหญ่ตามจานวนบรรทดั ทีร่ ะบุ (ปกติโปรแกรมจะกาหนด3 บรรทดั ) 2) ในระยะขอบ (In margin) เป็นการกาหนดลักษณะตวั อักษรตัวแรกมขี นาดใหญ่ และมขี ้อความอยใู่ นขอบเขต ของตัวอักษรข้นึ ตน้ ขนาดใหญ่ตามจานวนบรรทดั ท่ีระบุ (ปกติโปรแกรมจะกาหนด3 บรรทดั เช่นกัน) 2) กรณีต้องการกาหนดลักษณะตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่แบบหล่นให้คลิกคาว่าหล่น จะได้ตวั อักษรข้ึนตน้ ขนาดใหญ่ ดังรปู ท่ี 3.71 คลิกคาว่าหลน่จะไดต้ ัวอกั ษรขึ้นตน้ ขนาดใหญ่แบบหล่น รูปท่ี 3.71 3) กรณีต้องการกาหนดลักษณะตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่แบบในระยะขอบให้คลิกคาว่าในระยะขอบ จะไดต้ ัวอักษรข้นึ ต้นขนาดใหญ่ ดงั รูปที่ 3.72จะไดต้ ัวอกั ษรข้นึ ตน้ ขนาดใหญ่ คลกิ คาว่าในระยะแบบในระยะขอบ ขอบ รูปที่ 3.72

106 4) กรณีต้องการทาตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่ โดยใช้กล่องโต้ตอบตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่ซง่ึ สามารถกาหนดการทาตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่เพ่ิมเติม เช่น ตาแหน่ง แบบอักษร จานวนบรรทัดที่จะหล่นหรืออยู่ในระยะขอบ และระยะห่างจากข้อความ เป็นตน้ ทาได้โดยคลิก คาวา่ ตัวเลือกตัวอักษรข้นึ ต้นขนาดใหญ่… (Drop Cap) จะปรากฏกล่องโต้ตอบ และกาหนดตวั อักษรข้ึนต้นขนาดใหญ่แบบหล่น แบบอกั ษรเปน็ JS Duangta และระยะห่างจากขอ้ ความ 0.1 นิ้ว ดงั รปู ที่ 3.73 คลกิ รูปแบบ คลิกเลือกแบบอักษร กาหนดระยะหา่ งจากขอ้ ความ5) คลิกปมุ่ รปู ที่ 3.73 สามารถกาหนดได้ดงั รปู ท่ี 3.74 รูปที่ 3.74

107 การแก้ไขเอกสาร ได้แก่การคน้ หาและแทนทีก่ ารแกไ้ ขอตั โนมตั กิ ารใช้แมโคร การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์เป็นต้น โปรแกรม Microsoft Word 2010 มีความสามารถในการแก้ไขเอกสารได้ถูกต้องรวดเร็ว ซ่ึงมีรายละเอยี ดดังน้ี 3.4.1 การค้นหาและแทนท่ี (Find and Replace) โปรแกรม Microsoft Word 2010 มีความสามารถในการค้นหาคาหรอื ขอ้ ความ และแทนที่คาหรอื ขอ้ ความทคี่ ้นหา ซึง่ ใชใ้ นการคน้ หาคาหรอื ขอ้ ความที่ต้องการ อาจจะเป็นคาถกู แตต่ ้องการเพ่ิมเติมหรอืเอาบางส่วนออกหรอื เป็นคาผิดก็ได้เพื่อแก้ไขข้อความน้ันให้ถูกต้องหรือตามท่ีเราต้องการมีขั้นตอนในการคน้ หาและแทนท่คี าหรือข้อความดังนี้ 1) เปดิ เอกสารท่ีตอ้ งการคน้ หาและแทนทค่ี าหรือข้อความ รูปท่ี 3.75 2) คลิกแท็บหน้าแรก แล้วคลิกปุ่มแทนที่ หรือกดแป้น Ctrl+H เพื่อค้นหาและแทนที่คาหรือข้อความ คลิกแท็บหนา้ แรก คลกิ ปุ่มแทนท่ีรปู ท่ี 3.76

108 3) จะปรากฏกลอ่ งโต้ตอบค้นหาและแทนที่ รปู ที่ 3.77 หมายเหตุ : เราสามารถแสดงกล่องโต้ตอบการค้นหาและแทนที่ ได้โดยคลิกแท็บหน้าแรก คลิกปุ่มค้นหา แล้วเลือกคาวา่ การคน้ หาขนั้ สงูคลิกแทบ็ หน้าแรก คลกิ ป่มุ ค้นหา คลกิ การค้นหาขัน้ สงู รปู ท่ี 3.78หรือคลิกที่ปมุ่ เลอื กวธิ เี รยี กดู ทีแ่ ถบเล่ือนแนวตั้งด้านลา่ ง หรือกดแป้น Alt+Ctrl+Home คลกิ ปุ่มเลอื กวธิ เี รยี กดู รูปท่ี 3.79

109จะแสดงแถบเครอ่ื งมือเลอื กวิธเี รยี กดู ให้คลิกเครอ่ื งมือคน้ หา คลิกเครอ่ื งมือค้นหา รปู ที่ 3.80จะปรากฏสง่ิ ท่คี ้นหาในกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ รูปท่ี 3.81 คลิกแท็บแทนท่ี (Replace) จะแสดงส่ิงท่ีค้นหาและแทนที่ในกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนท่ี รูปที่ 3.82 4) พิมพ์คาหรือข้อความที่ต้องการค้นหา ในช่องสิ่งท่ีค้นหาและพิมพ์คาหรือข้อความที่ต้องการแทนที่ ในช่องแทนท่ีด้วยในการสาธิตครั้งนี้จะเปลี่ยนคาว่า Microsoft Word เป็นคาว่าMicrosoft Word 2010 เราสามารถทาได้โดยพิมพ์คาว่า Microsoft Word ในชอ่ งส่ิงที่ค้นหาและพิมพ์คาว่าMicrosoft Word 2010 ในชอ่ งแทนทด่ี ้วย

110 รปู ที่ 3.83 จะปรากฏกล่อง หมายเหตุ : ถ้าต้องการกาหนดการค้นหาและแทนท่ีเพม่ิ เติม ให้คลกิ ปมุ่โตต้ อบ รูปท่ี 3.84 5) ถ้าต้องการแทนที่ทีละ 1 คา หรือ 1 ข้อความ ให้คลิกปุ่ม แต่ถ้าต้องการแทนท่ีทุกคาหรือทุกข้อความ ให้คลิกปุ่ม (Replace All) ในการสาธิตคร้ังน้ีจะเลือกแทนท่ีทุกคาหรือทุกข้อความ คลิกปุม่ จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบ ดังรูปท่ี 3.85 รูปที่ 3.85 หมายเหตุ : ถ้าต้องการดูวิธีการใช้โปรแกรม Microsoft Word 2010 ให้คลิกปุ่มจะปรากฏหน้าต่างวธิ ใี ช้ Word

111 รูปท่ี 3.866) ถา้ ต้องการแทนที่คาหรือข้อความท่ีค้นหาและให้วนไปค้นหาที่ตาแหน่งเริ่มต้น ให้คลิกปุ่มถ้าต้องการแทนที่คาหรือข้อความที่ค้นหา แต่ไม่วนไปค้นหาที่ตาแหน่งเร่ิมต้น ให้คลิกปุ่มในการสาธิตคร้งั นี้จะคลิกป่มุ จะปรากฏกล่องโตต้ อบ ดงั รูปที่ 3.877) คลิกปุ่ม รูปท่ี 3.87 จะได้เอกสารท่ีมกี ารแทนทค่ี าหรือข้อความตามความต้องการ รูปที่ 3.88

112 3.4.2 การแก้ไขอัตโนมัติ การแก้ไขอัตโนมัติ นามาใช้ประโยชน์ได้หลายทางได้แก่การแก้ไขคาผิด การพิมพ์ข้อความอัตโนมัติและการพิมพ์ให้เป็นสัญลักษณ์เป็นต้นเพื่อให้เกิดความสะดวกในการพิมพ์คาที่ผิดบ่อย ๆ คาท่ีพิมพ์ยาก ๆ ข้อความท่ีใช้บ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อความยาว ๆ และสัญลักษณ์ที่ชอบใช้สามารถใช้งานได้มีขั้นตอนในการเรียกใชง้ านดังน้ี 1) คลกิ แทบ็ แฟ้ม แล้วคลกิ เลือกท่ีตวั เลอื กจะปรากฏกล่องโต้ตอบ ดงั รปู ที่ 3.89 คลิกแท็บแฟ้ม คลิกที่ตัวเลือก รูปท่ี 3.89 จะปรากฏ 2) คลิกเลือกรายการ การพิสูจน์อักษร แล้วคลิกปุ่มกล่องโต้ตอบแกไ้ ขอตั โนมัติ : ไทย ดังรปู ท่ี 3.90