เอกสารค่มู ือกระบวนการทํางานบนระบบ SAP Business One Sales จดั ทําโดย Bexsys Co., Ltd.
1.วัตถุประสงค์ เอกสารกระบวนการทํางานบนระบบ SAP Business One สําหรับระบบงานขายฉบับนีมี วตั ถปุ ระสงคเ์ พือเป็นค่มู ือในการตงั คา่ ระบบ และคมู่ อื ประกอบการทํางานและฝึกอบรมผ้ใู ช้งานหลกั (Key- User Training Manual) เนือหาและข้อมลู ทีระบุในเอกสารฉบับนี จะเป็นส่วนหนึงทีใช้ในการออกแบบและติดตังระบบ คอมพิวเตอร์ SAP Business One Version 9.2 เพือการใช้งานทีมีประสิทธิภาพ ต่อบริษัท Shrinkflex Thailand Co., Ltd ตอ่ ไป 2. การควบคุมการแก้ไขเอกสาร Version Date Author Details 1.0 22 May 2018 1.0 จดั ทํา ตรวจสอบ
.ค่มู ือการทาํ งานบนระบบ SAP Business One 3.1 การสร้างโอกาสทางการขาย (Opportunity) 3.1.1 ขันตอนการสร้างข้อมลู โอกาส ทางการขาย (Opportunity Stages) Modules Administration Menu Path Administration > Setup > Opportunities > Opportunity Stages วตั ถปุ ระสงค์ กาํ หนดข้อมูลพืนฐานของการทํางาน Opportunity เพือใช้สําหรับการเกบ็ รายละเอียดของ กระบวนการ ทางการขายและการตลาด ซงึ สามารถกําหนดเปา้ และการวดั ผลในกระบวนการได้ 1. ระบบแสดงข้อมลู พืนฐานของการทํางาน (Opportunity) ซงึ ใช้ในการกําหนดประบวนการหรือขนั ตอน พร้อมทงั เปอร์เซนต์ความสําเร็จในการทําโอกาสทางการขาย ดงั รูป Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.1)
2. การสร้างข้อมลู ดงั กลา่ วให้ทําการกรอกข้อมลู ดงั ต่อไปนี 2.ระบลุ ําดบั ขนั ของ 3.ระบคุ า่ เปอร์เซ็นต์ โอกาสทางการขาย ความสาํ เร็จ 1.ระบรุ ายละเอียดของ โอกาสทางการขาย Fields Description ระบุรายละเอียดของระยะ หรือลําดบั ขนั ของโอกาสทางการขาย Name** (Stages of Opportunity) Stage No.** ระบลุ ําดบั หรือคือขนั ตอนของกระบวนการ ของโอกาสทางการ ขาย (Number of Stage of Opportunity) และเพือใช้แสดง Closing Percentage ** ความคืบหน้าของโอกาสทางการขายทีได้สร้ างขนึ Sale ** ระบุค่าเปอร์เซ็นต์ ความสาํ เร็จของขนั ตอนของกระบวนการโดย Cancel ทกุ ๆกระบวนการของ โอกาสทางการขายหนงึ ๆ จะรวมกนั เป็น 100% โดยค่าทรี ะบรุ ะบบจะนําไปใช้คํานวน Sale forecast ของ โอกาสทางการขายนนั ๆ ระบุหรือเลือกทชี ่อง Sale สําหรับขนั ตอนทีใช้สาํ หรับโอกาส ทางการขาย (เนืองจาก Opportunity สามารถทําได้ทงั ด้านซอื และด้านขาย) ระบุยกเลิกในกรณีทีขนั ตอนดงั กล่าวจะไม่นาํ มาใช้อีก Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.1)
3.1.2 ขันตอนการสร้างโอกาส ทางการขาย (Opportunity) Modules Opportunities Menu Path Opportunities > Opportunity วตั ถปุ ระสงค์ กระบวนการ / วิธีการ สร้างโอกาสทางการขาย 1. ระบบจะเปิดหน้าโอกาสทางการขาย (Opportunity) โดยแบง่ เป็น 2 สว่ นคือ Header และ Line ดงั รูป 2. กรอกรายละเอียดดงั ต่อไปนี P a g e | 3 (3.1) Header รายละเอยี ดของลกู ค้าทีต้องการวเิ คราะหโ์ อกาสทางการขาย Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved.
Fields Description Opportunity Type ** ระบปุ ระเภทของโอกาส สามารถรองรับได้ทงั ระบบขาย และระบบจดั ซือ สําหรับเอกสาร ของระบบงานขาย ให้ผ้ทู ํารายการเลือกเป็น Sale Sale ** Purchasing ระบรุ หสั ลกู ค้าทตี ้องการทํารายการ Business Partner Code** ชือของรหสั ลกู ค้าทีทําการเลือก โดยจะมาจากการสร้ าง Business Partner ของ Business Partner Name Customer Master รายชือของผ้ตู ิดต่อ ซงึ สามารถเลือกได้ โดยข้อมลู จะมาจากการสร้าง Business Contact Person Partner ของ Customer Master มลู คา่ ของการขายทีได้เปิดใบแจ้งหนีไปแล้ว สําหรับกรณี ทีการทํา Opportunity จาก Total Amount Invoiced ขอมลู ของ Lead รายเอียดในช่องดงั กลา่ วจะไม่แสดงมลู คา่ ขอบเขตของ Business Partner Business Partner Territory รายชือของ พนกั งานขายทีอยใู่ นระบบ B1 Sale Employee ระบผุ ู้สร้างข้อมลู Opportunities ดงั กลา่ วซงึ จะอย่ใู นฐานข้อมลู ของ Employee บน Owner ** ระบบ SAP B1 การกําหนดชือ ของ Opportunity ทีได้สร้างขึน สามารถกําหนดและระบุได้ โดยระบบ Opportunity Name รองรับความยาวได้ทงั สิน 24 ตวั อกั ษร จะเกดิ เองโดยอตั โนมตั ิ ซงึ เกดิ จาการกาํ หนดที Opportunity Number Administration => System Initialize => Document Numbering สถานะของรายการในการทาํ Opportunity โดยปรกตจิ ะแสดง สถานะเป็น Open เมือมี Status การสร้างข้อมลู และระบบจะ มีการ Update ตอ่ เมือมกี ารบนั ทกึ ความเป็นไปของ Opportunity ดงั กว่าว ได้แก่ Won , Lost ตามผลลพั ธ์ของ Opportunity นนั ๆ Start Date วันทีเริมการจดั การ Opportunity Closing Date วันทีสินสดุ ของการดาํ เนนิ การ Opportunity ดงั กลา่ ว Open Activity คือการกําหนดกจิ กรรม ภายใต้ของ Opportunity ทไี ด้สร้างขึนมา ซงึ จะขนึ อย่กู บั นโยบายของบริษัท User สามารถออกแบบและสร้างเพิมได้ Closing % เปอร์เซน็ ต์ วดั ความสาํ เร็จ ซงึ มาจากการกําหนดตอนทีสร้าง Opportunity Stage Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.1)
Line ประกอบด้วย - Potential Tab โดยมีรายละเอียดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Predicted Closing in** ระบอุ ายขุ อง Opportunity วา่ มีระยะเวลากีวนั Predicted Closing Date Potential Amount ระบบคํานวนวนั ที ทีครบกําหนดตามจาํ นวนวนั ทีกําหนดไว้ Weighted Amount ** มลู คา่ ของโอกาส ทางการขายหรือ เปา้ การขายทีตงั ไว้ ระบคุ ่าเฉลียของมลู คา่ เงิน ทีเกดิ จาก Closing % และ Potential Gross Profit % Amount Gross Profit Total เปอร์เซน็ ต์ กําไรทีตงั เป้าไว้สําหรับ Opportunity ดงั กลา่ ว Level of Interest มลู คา่ กาํ ไรทีคํานวนจากเปอร์เซน็ ต์ทีกําหนด การกาํ หนด ขนั ของความหน้าสนใจ โดย User สามารถ ออกแบบได้เองตามเงือนไข หรือ เกณฑ์ของบริษัท Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.1)
- General Tabโดยมีรายละเอยี ดดงั ต่อไปนี กรณีทตี ้องการเกบ็ รายละเอยี ดของ แหลง่ ข้อมลู และแยกประเภท สําหรับการวเิ คราะห์ สามารถสร้าง เป็นหวั ข้อแล้วเลือกมาใช้งานได้ Fields Description BP Chanel Code กําหนดหรือระบชุ อ่ งทางของ Business Partner ข้อมลู จะมาจากการ สร้าง Customer master ที Business Partner BP Chanel Name กาํ หนดหรือระบชุ อ่ งทางของ Business Partner ข้อมลู จะมาจากการ สร้าง Customer master ที Business Partner BP Chanel Contact กําหนดหรือระบชุ ่องทางของ Business Partner ข้อมลู จะมาจากการ สร้าง Customer master ที Business Partner BP Project กรณีทีมีการใช้ Project ในการดําเนินการทางธรุ กิจ ให้ระบุโครงการ เพือ สามารถนําข้อมลู มาใช้วเิ คราะห์ได้ในภายหลงั Information Source ** ระบุแหล่งทีมาของข้อมลู วา่ ได้ข้อมลู ของ Business Partner มาจากทีใด Industry ** ระบลุ กั ษณะทางธุรกจิ ทีต้องการจะเกบ็ ในทางการตลาด Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 6 (3.1)
- Stages Tab โดยมีรายละเอียดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description # Start date ลาํ ดบั ของกระบวนการทีได้ทําสําหรับ Opportunity นี วนั ทีเริมของกระบวนการทีสร้าง Opportunity ซงึ จะเกิดจากหน้าจอแรกทีได้ Closing date ทาํ การสร้างในครังแรก Sales Employee วนั ปิดหรือวนั ทีจบกระบวนการทีสร้าง Opportunity ตามหวั ข้อด้านบน Stages พนกั งานขายทีดําเนินการในกระบวนการดงั กล่าว % คือกระบวนการหรือขนั ตอนของ Opportunity ทีกําหนดขึน เปอร์เซ็นต์วดั ความสําเร็จของกระบวนการของ Opportunity โดยการกําหนด Potential Amount ดงั กลา่ วสามารถกาํ หนดได้ที การตงั คา่ ที Administration => Opportunity => Opportunity Stages Weighted Amount มูลค่าทีคาดหวังของ Opportunity ดังกล่าวมาจากการสร้างในหน้า Show BP document Potential Tab Document Type คือ มูลค่าของเงนิ ทีเกดิ จากการคํานวนจาก (Potential Amount หารกบั %) ถ้าเลือกหมายความว่าต้องการให้ระบบแสดงเอกสารที Attachment กบั Doc. No. Business Partner ไว้ Activities ** ประเภทของเอกสารตาม standard ทตี ้องการให้เอาเอกสาร Attachment ไป แสดง เลขทีเอกสาร ซงึ จะแสดงตอ่ เมือมีการนําเอากระบวนการนีไปใช้ ระบุกิจกรรมทีเราต้องการให้ดําเนนิ การ สามารถสร้างและระบบจะเชือมตอ่ เข้าไปทีระบบ Activities Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 7 (3.1)
- Competitors Tab คอื ข้อมลู ของค่แู ข่งในการขาย Fields Description Name ชือคแู่ ขง่ Threat Level Remark ระดบั ความเสียงทีคแู่ ข่งน่าจะได้ Won หมายเหตุ ตกิ ถกู เมือคแู่ ขง่ รายนนั ชนะการขายในครงั นี - Summary Tab คอื ข้อมูลสรุปการขายในครังนี สรุปผลของการขายในครังนี Fields Description Opportunity Status สถานะของ โอกาสทางการขาย Open ** ระบุ เลือก เมือเริมสร้างโอกาสทางการขาย Won ** ระบุ เมือโอกาสทางการขายนนั เป็นไปตามเปา้ หมายทีวางไว้ Lost ** ระบุ เมือโอกาสทางการขายนนั ไม่เป็นไปตามเป้า Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 8 (3.1)
3.2 ขันตอนการสร้างใบเสนอราคา (Sale Quotation) Modules Sale – A/R Menu Path Sale – A/R > Sale Quotation วตั ถปุ ระสงค์ เพือนําเสนอรายละเอยี ด ของสนิ ค้าตาม PO ของลูกค้า หรืออาจจะเกิดจากการทําเสนอราคาให้ลกู ค้า 1. เจ้าหน้าทีแผนกขายรบั ออเดอร์ลกู ค้า หรือใบ PO ลกู ค้ามาจดั ทําใบเสนอราคา โดยเข้าไปทเี มนดู ้านบน โดบใบ Sale Quotation จะแบง่ เป็น 3 สว่ นคือ Header , Line และ Footer เลือกชดุ เลขทีเอกสาร หรือ ระบุเลขทีเอกสาร (No.) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.2)
ข้อมลู Header มีรายละเอียดดงั ต่อไปนี Fields Description Customer Name รหสั ลกู ค้า Contact Person ชือลกู ค้า ชือผ้ตู ิดตอ่ Customer Ref. No. เลขทีเอกสารอ้างองิ ของลกู ค้า เลือกสกลุ เงนิ ทีใช้ในการขาย Local Currency รูปแบบเลขทีเอกสาร วันทีบนั ทกึ เอกสาร No. ใบเสนอราคานีมผี ลสินสดุ วันทีเทา่ ไร Posting Date วนั ทีเอกสาร Valid Until Document Date ข้อมลู Line ประกอบด้วยข้อมลู ได้แก่ - Content Tab คือรายละเอียดข้อมลู ของสินค้าทีต้องการเสนอราคา มีรายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Item/Service Type ประเภทการของการเสนอราคาขาย Summary Type - Item : สินค้า - Service : บริการ Item No. ประเภทการ Summary ข้อมลู - No Summary : ไมต่ ้องการ Summary ระดบั ราย Item - By Item : Summary ระดบั ราย Item รหสั สินค้า Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.2)
Fields Description Item Description Quantity ชือสนิ ค้า UoM Code จาํ นวนสนิ ค้า Unit Price หน่วยนบั ของสนิ ค้า Discount% ราคาตอ่ หน่วย Tax Code สว่ นลดเป็น % Total (LC) ภาษีขาย Item Details ราคารวม (สกลุ เงินไทย) Project รายละเอยี ดสนิ ค้าทีเสนอราคา รหสั โครงการ - Logistics Tab คือข้อมลู รายละเอยี ดการจดั ส่ง มีรายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Ship To Bill To ทีอย่ใู นการจดั สง่ Shipping Type ทีอยู่ทใี ช้ระบใุ นการวางบลิ รูปแบบการจดั สง่ สินค้า Language ภาษา Procurement Document สร้างเอกสารทีเกยี วข้องให้อตั โนมตั ิ - Accounting Tab คอื ข้อมลู รายละเอยี ดการชําระเงนิ มรี ายละเอยี ดดงั ต่อไปนี Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.2)
Fields Description Journal Remark BP Project อ้างองิ เอกสารในการลงบญั ชี Payment Terms การกาํ หนดโครงการ ในกรณีทมี ีใช้โครงการควบคมุ การขาย ระยะเวลาการชําระเงิน Payment Method วิธีการชาํ ระเงิน ระบวุ นั ครบกําหนดในการชําระเงินเอง Manually Recalculate Due Date:** สําหรับการจดั ทาํ เอกสาร สามารถสร้างประเภทได้เอง เลขประจาํ ตวั ผ้เู สียภาษี Indicator เลขทีออเดอร์ Federal Tax ID แนบเอกสารอ้างองิ ในระบบ Order Number Reference Document - Attachments Tab ข้อมลู เอกสารแนบ มรี ายละเอยี ดดงั ต่อไปนี Fields Description Target Patch File Name ทีเกบ็ เอกสารแนบ Attachment Date ชือเอกสารแนบ วนั ทีแนบเอกสาร Browse ป่มุ นําเข้าเอกสารแนบ Display ป่มุ แสดงตวั อยา่ งเอกสารแนบ Delete ป่ มุ ลบเอกสารแนบ ข้อมลู Footer (ข้อมลู ท้ายเอกสาร) มรี ายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.2)
Fields Description Sales Employee Owner ชือพนกั งานขาย Total Before Discount ผ้บู นั ทกึ รายการ ราคารวมก่อนหกั ส่วนลด Discount ส่วนลดท้ายบลิ ตําแหน่งทศนยิ มกีตําแหนง่ Rounding ภาษี ราคารวม Tax Total หมายเหตุ Remarks 2. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ 2.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่ มุ Add เพือบนั ทกึ ใบเสนอราคา (Sale Quotation) 2.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลกิ ขวาบนพืนทีว่างของใบเสนอราคา (Sale Quotation) แล้วเลือก Save as Draft คลกิ ขวาแล้วเลือก Save as Draft สามารถอา่ นวธิ ีค้นหาเอกสารทีได้ทําแบบร่างเอาไว้ ได้ทีคมู่ ือบทขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) - Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.2)
3.3 ขันตอนการสร้างสัญญาซือขาย (Sale Blanket Agreement) Modules Sale – A/R Menu Path วตั ถปุ ระสงค์ Sale – A/R > Sale Blanket Agreement ในกรณีการขายทีมีข้อตกลงในเงือนไข ทีต้องการควบคมุ ในด้านจํานวน หรือราคา ในชว่ งทีกําหนด เมือได้ ทําการส่งใบเสนอราคาไปให้ลูกค้าแล้ว และลูกค้ามีเงือนไขและข้อตกลงในการขาย ทีต้องการเป็น ลกั ษณะดังกล่าวข้างต้น กจ็ ะสามารถมาสร้าง Sale Blanket Agreement ในระบบ โดยเจ้าหน้าทีแผนก ขายเข้ามาดําเนินการเปิดใบข้อตกลงการซือ-ขาย (Sales Blanket Agreement) โดยไปทีเมนู ตามทกี ลา่ ว มาข้างต้น โดยปรากฏหน้าจอดงั ภาพประกอบ 1. กดป่ มุ สร้างสญั ญา ซือขาย (Sale Blanket Agreement) ดงั รูป Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.3)
2. Blanket Agreement Header มรี ายละเอียดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description BP Code รหสั ลกู ค้า BP Name ชือลกู ค้า Contact Person ชือผ้ตู ิดตอ่ No. รูปแบบเลขทีเอกสาร Start Date วนั ทีเริมต้นโครงการ End Date วันทีสินสดุ โครงการ Signing Date วันทีเซ็นต์สญั ญาเริมโครงการ Description รายละเอยี ดอืนๆ Blanket Agreement Line - General Tab มีรายละเอยี ดดงั ต่อไปนี Fields Description Agreement Type Status General : เงือนไขการตกลงซอื ขายทวั ไป Specific : เงือนไขการตกลงซือขายทีเกียวของกบั เงินส่วนลด Owner สถานะโครงการ Remark Approve : อนมุ ตั เิ ริมโครงการ Draft : เอกสารฉบบั ร่างรอการอนมุ ตั ิ On Hold : พกั โครงการ ชือผู้ทาํ สญั ญา หมายเหตุ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.3)
- Details Tab มีรายละเอยี ดดงั ต่อไปนี Fields Description Item No, รหสั สนิ ค้า Item Description ชือสินค้า Planned Quantity จาํ นวนสนิ ค้า Unit Price ราคาต่อหนว่ ย Cumulative Quantity จํานวนคงเหลือ Cumulative Amount (LC) จํานวนเงินคงเหลือ (สกลุ เงินในประเทศ) Cumulative Amount (FC) จาํ นวนเงินคงเหลือ (สกลุ เงินอนื ) Open Quantity จาํ นวนสนิ ค้าทีจดั ส่งแล้ว Open Amount (LC) จํานวนเงินของสินค้าทีจดั ส่ง (สกลุ เงินในประเทศ) Open Amount (FC) จํานวนเงินของสินค้าทีจดั ส่ง (สกลุ เงินอนื ) Free Text รายละเอียดอืนๆ UoM Code หน่วยนบั สินค้า 3. หลงั จากกรอกข้อมลู ในข้อ 2. เสร็จสินให้คลกิ Add เพือเป็นการบนั ทกึ แบบร่างของสญั ญาซอื ขาย หากโครงการอนมุ ตั ิเป็นทีเรียบร้อยให้เปลียนสถานะของสญั ญาเป็น Approve หากยงั ไม่เริมให้คง สถานะ Draft จากนนั กดป่ มุ Update เพือบนั ทกึ สญั ญาโครงการเข้าสรู่ ะบบ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.3)
3.4 ขันตอนการสร้างใบสังขายจากใบเสนอราคา (Sale Order) หรือจากสญั ญาซือขาย (Blanket Agreement) Modules Sales – A/R Menu Path Sales – A/R > Sales Order วตั ถปุ ระสงค์ หลงั จากเจ้าหน้าทีแผนกขายรับผลการ Approve ใบเสนอราคาจากลกู ค้า จากนนั จดั ทําใบสงั ขาย (SO) โดยเข้าไปทีเมนู ตามตวั อยา่ งด้านบน จากนนั ระบบจะแสดงรายละเอยี ด ดงั ภาพประกอบ 1. ใบสงั ขาย (Sales Order) ดงั รูป เลือกชดุ เลขทีเอกสาร หรือ ระบเุ ลขทเี อกสาร (No.) 2. ในกรณีทีมีการทําสญั ญาซือขาย (Blanket Agreement) ใบเสนอราคา (Sale Quotation) บนระบบ SAP B1 ไว้ก่อนหน้านีแล้ว สามารถทําการ Copy ข้อมลู จากใบเสนอราคา เพือมาทําใบสงั ขาย (SO) โดยจะชว่ ย Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.4)
ลดขนั ตอนในการทํางาน และช่วยอาํ นวยความสะดวกในการสร้างเอกสารได้ วธิ ีการ เปิดใบสงั ขาย (SO) ทําการระบุรหสั ลกู ค้า จากนนั ใช้ฟังก์ชนั “Copy Form” เพือทําการคดั ลอก ข้อมลู เพือนํามาเป็น SO ได้ โดยระบบจะอนญุ าตใิ ห้สามารถ Copy จากเอกสารดงั ตอ่ ไปนี ได้แก่ Sales Quotation และ Blanket Agreement 2.1 การเปิดใบสงั ขายผ่านการ Copy from Sale Quotation / Blanket agreement 2.เลือกชดุ เอกสาร และ ระบุเลขทเี อกสาร 1.ระบรุ หสั ลูกค้า 3.เลือกเอกสารทีต้องการ Copy มาทํา SO Fields Description Customer ** ระบรุ หสั ลกู ค้าทตี ้องการเปิด Sale Order Delivery Date ** ระบุ วันทีสง่ สนิ ค้า Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.4)
3. หลงั จากเลือกคดั ลอกข้อมลู จากเอกสารต้นทางทีต้องการ (Sales Quotation หรือ Blanket Agreement) ในตวั อย่างเป็นการคดั ลอกจากเอกสารใบเสนอราคา เมือเลือกจะแสดงหน้าจอ ดงั ภาพประกอบ คลิกทีรายการเอกสารทีต้องการคดั ลอก กดป่มุ Choose เพือดงึ ข้อมูล 1.เลือกเลขทีเอกสารที ต้องการ Copy มาทาํ SO 2.คลกิ ป่ มุ Choose 4. จากนนั ปรากฎหน้าจอดงั ภาพประกอบ กดป่มุ Finish เพือทาํ การคดั ลอกข้อมลู - รายละเอยี ดสว่ นของ Exchange Rate มีความหมายดงั นี i. Use Row Exchange Rate from Base Document : ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือกมา ตามแตล่ ะบรรทดั ii. Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือก มา iii. Use Current Exchange Rate from the Exchange Rate Table : ใช้อตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั ซงึ โดยปกติ การบนั ทกึ รายการมกั เลือกตามอตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั - รายละเอยี ดส่วนของการเลือกข้อมลู ทีจะนํามาบนั ทกึ ในเอกสาร มีดงั นี iv. Draw all Data (Freight and Withholding Tax) : เลอื กทกุ บรรทดั จากเอกสารทีเลือกไว้ v. Customize: ให้ระบบแสดงแตล่ ะบรรทดั ของแต่ละเอกสาร เพือให้เลือกบางบรรทดั มาเป็นเอกสาร ใหมท่ จี ะบนั ทกึ การเลือกข้อมูล ขนึ อย่คู วามต้องการในแต่ละครัง Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.4)
5. เมือคดั ลอกข้อมลู เสร็จสิน ระบบจะแสดงดงั ภาพประกอบ จากนนั ทําการระบรุ ายละเอยี ดเพิมเตมิ ทีจําเป็น และตรวจสอบข้อมลู ก่อนทําการบนั ทึกรายการ 1.ระบวุ นั ทีจดั สง่ สนิ ค้า (Delivery Date) 2.ทําการตรวจสอบ ข้อมลู ใน Line 3.ตรวจสอบ ยอดเงินและส่วนลด 6. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ 6.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่มุ Add เพือบนั ทกึ ใบเสนอราคา (Sale Order) 6.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลิกขวาบนพืนทีวา่ งของใบเสนอราคา (Sale Order) แล้วเลือก Save as Draft คลิกขวาแล้วเลือก Save as Draft ระบบจะทําการปิดหน้าใบเสนอราคา (Sale Order) ทไี ด้ทําการบนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง สามารถอา่ นวิธีค้นหาเอกสารทีได้ทําแบบร่างเอาไว้ ได้ทีคมู่ ือบทขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.4)
หมายเหตุ : กรณีทตี ้องมีการขออนมุ ตั ิใบสงั ขาย เมือบนั ทกึ รายการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะขนึ หน้าตา่ งเพือให้ ระบุข้อมลู ในช่องระบุเหตผุ ลในการขอสร้างใบสงั ขาย (Remarks) จากนนั กดป่ มุ OK เพือส่งคําร้ องขอสร้ าง ใบเสนอราคา (Sale Order) ดงั รูป 1.ระบเุ หตผุ ลในการ ขอสร้ างใบสงั ขาย 2.กดป่ มุ OK เพือส่ง คําร้องขออนมุ ตั ิ หลงั จากอนมุ ตั เิ รียบร้อยแล้ว ให้ผ้มู ีอาํ นาจในการอนมุ ตั ดิ ําเนนิ การตามหวั ข้อขันตอนบนั ทกึ / ไม่อนมุ ตั ิ / แก้ไข เอกสารอนมุ ตั ิ (Approval Status Report) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.4)
3.5 ขันตอนการสร้างใบสังขาย (Sale Order) Modules Sales – A/R Menu Path Sales – A/R > Sales Order วตั ถปุ ระสงค์ สร้างใบสงั ขาย (SO) โดยตรง 1. กดป่ มุ สร้างเพือสร้างใบสงั ขาย (SO) และทําการระบุข้อมลู ในสว่ นของ Header 1.ระบรุ หสั ลูกค้า 2.เลือกชดุ เอกสาร และ ระบุเลขทีเอกสาร 3.ระบวุ นั ทีจดั สง่ สินค้า (Delivery Date) Fields Description Customer** รหสั ลกู ค้า Name ชือลกู ค้า Contact Person ชือผ้ตู ดิ ตอ่ Customer Ref.No.** เลขทีเอกสารอ้างองิ ของลกู ค้า (PO) Local Currency สกลุ เงินทีใช้ในการขาย No. รูปแบบเลขทีเอกสาร Posting Date วันทีบันทกึ เอกสาร Delivery Date ** วนั ทีจดั ส่ง Document Date วนั ทีเอกสาร Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.5)
ระบุข้อมลู ในสว่ นของ Sales Order Line ประกอบด้วย - Contents Tab ใช้ระบุข้อมลู รายละเอียดของสนิ ค้า Fields Description Item/Service Type ประเภทการของการสงั ขาย Summary Type - Item : สนิ ค้า - Service : บริการ Item No. Item Description ประเภทการ Summary ข้อมลู Quantity - No Summary : ไม่ต้องการ Summary ระดบั ราย Item UoM Code - By Item : Summary ระดบั ราย Item Delivered Unit Price รหสั สินค้า Discount% Tax Code ชือสินค้า Total(LC) จํานวนสนิ ค้า Project หน่วยนบั ของสนิ ค้า จํานวนสินค้าทีจดั ส่งเรียบร้อยแล้ว ราคาตอ่ หน่วย สว่ นลด (ตอ่ บรรทดั ) ภาษีขาย ราคารวม (สกลุ เงินท้องถิน) รหสั โครงการ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.5)
- Logistics Tab ข้อมลู รายละเอียดการจดั ส่ง Fields Description Ship To ทีอยู่ทใี ช้ในจดั ส่งสินค้า Bill To ทีอย่ใู นการวางบลิ Shipping Type รูปแบบการจดั ส่ง Language ภาษา Procurement Document สร้างเอกสารทีเกียวข้องให้อตั โนมตั ิ ในกรณีนีสร้างใบสงั ผลิตให้อตั โนมตั ิ Allow Partial Delivery อนญุ าตให้มกี ารแบง่ จดั ส่งสนิ ค้า (ส่งสินค้าไมเ่ ตม็ จํานวน) Pick and Pack Remarks หมายเหตุเรืองการจดั สนิ ค้า BP Channel Name รายชือบริษัทลกู ค้าทีตดิ ต่อในการจดั สง่ BP Channel Contract รายชือผู้ตดิ ตอ่ ในการจดั ส่ง - Accounting Tab ข้อมลู รายละเอยี ดการชําระเงนิ Fields Description Journal Remark อ้างองิ เอกสารในการลงบญั ชี BP Project โครงการอ้างองิ ของลูกค้า Payment Terms ระยะเวลาการชําระเงิน Payment Method วธิ ีการชาํ ระเงิน Manually Recalculate Due Date: ระบวุ นั ครบกําหนดในการชําระเงินเอง Cancellation Date ยกเลกิ เอกสารได้ภายในวนั ที Required Date วันทีลกู ค้าต้องการสินค้า Federal Tax ID เลขประจําตวั ผ้เู สียภาษีของลกู ค้า Order Number เลขทีออเดอร์ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.5)
- Attachments Tab ข้อมลู เอกสารแนบ Fields Description Target Path File Name ทีเกบ็ เอกสารแนบ Attachment Date ชือเอกสารแนบ วนั ทีแนบเอกสาร Browse ป่มุ นําเข้าเอกสารแนบ Display ป่มุ แสดงตวั อย่างเอกสารแนบ Delete ป่ มุ ลบเอกสารแนบ ข้อมลู ท้ายเอกสาร (Footer) มรี ายละเอียดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Sales Employee ชือพนกั งานขาย Owner ผ้บู นั ทกึ รายการ Total Before Discount ราคารวมกอ่ นหกั ส่วนลด Discount ส่วนลดท้ายบลิ Rounding ตาํ แหนง่ ทศนิยมกีตําแหนง่ Tax ภาษี Total ราคารวมหลงั หกั สว่ นลด Remarks หมายเหตุ 2. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.5)
2.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่มุ Add เพือบนั ทกึ ใบเสนอราคา (Sale Order) 2.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลกิ ขวาบนพืนทีวา่ งของใบเสนอราคา (Sale Order) แล้วเลือก Save as Draft คลิกขวาแล้วเลือก Save as Draft สามารถอ่านวิธีค้นหาเอกสารทีได้ทําแบบร่างเอาไว้ ได้ทีคมู่ ือบทขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) หมายเหตุ : กรณีทตี ้องมกี ารขออนมุ ตั ใิ บสงั ขาย เมือบนั ทกึ รายการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะขนึ หน้าตา่ งเพือให้ ระบขุ ้อมลู ในช่องระบเุ หตผุ ลในการขอสร้างใบสงั ขาย (Remarks) จากนนั กดป่ มุ OK เพือส่งคําร้ องขอสร้ าง ใบเสนอราคา (Sale Order) ดงั รูป 1.ระบเุ หตผุ ลในการ ขอสร้ างใบสงั ขาย 2.กดป่ มุ OK เพือสง่ คาํ ร้องขออนมุ ตั ิ หลงั จากอนมุ ตั เิ รียบร้อยแล้ว ให้ผ้มู ีอาํ นาจในการอนมุ ตั ดิ ําเนนิ การตามหวั ข้อขันตอนบนั ทกึ / ไมอ่ นมุ ตั ิ / แก้ไข เอกสารอนมุ ตั ิ (Approval Status Report) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.5)
3.6 ขันตอนการตรวจสอบรายงานเอกสารอนุมตั ิ / ไม่อนุมัติ / แก้ไข เอกสาร (Approval Status Report) Modules Administration Menu Path Administration > Approval Procedure > Approval status report วตั ถปุ ระสงค์ ตรวจสอบรายงานเอกสารอนมุ ตั ิ / ไม่อนมุ ัติ / แก้ไข เอกสารใบสงั ขาย 1. ตรวจสอบเอกสารทีได้รับการอนมุ ตั ิ / ไม่อนมุ ตั ิ / แก้ไข เอกสารอนมุ ตั ิ (Approval Status Report) ดงั รูป 1.เลือกสถานะ ของเอกสารที ต้องการดู 2.เลือกประเภทของ เอกสารทีต้องการดู Fields Description Document Status ** Pending หมายถงึ เอกสารรอดําเนินการ Originator From Approved หมายถงึ สถานะเอกสารอนมุ ตั ิ Authorizer From Rejected หมายถงึ สถานะเอกสาร แก้ไขเอกสาร หรือ ไมอ่ นมุ ตั ิ Template From Generated หมายถึง สถานะเอกสารอนมุ ตั แิ ละบนั ทกึ เอกสารแล้ว Request Date From Generated by Authorizer หมายถงึ สถานะเอกสารอนมุ ตั ิและบนั ทกึ เอกสารโดยผ้สู ร้างเอกสาร BP Code From Cancelled หมายถงึ สถานะยกเลกิ Total (LC) From เงือนไขตามผ้ใู ช้งานขออนมุ ตั เิ อกสาร เงือนไขตามรายชือผ้พู ิจารณาอนมุ ตั ิ เงือนไขตามรูปแบบการอนมุ ตั ิ เงือนไขตามวนั ทีขออนมุ ตั เิ อกสาร เงือนไขตามชือผ้ขู ายสินค้า เงือนไขตามมลู ค่าเอกสาร Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.6)
Fields Description # ** Sales - A/R หมายถงึ เอกสารการขายและตงั ลกู หนี Purchasing - A/P หมายถงึ เอกสารการจดั ซือและตงั เจ้าหนี 2. กดป่ มุ Inventory หมายถงึ เอกสารคลังสนิ ค้า Payment หมายถงึ เอกสารการชาํ ระเงิน Inventory Taking หมายถงึ เอกสารการตรวจนบั และการปรับปรุงคลงั สินค้า เพือแสดงข้อมลู สถานะเอกสาร กรณี อนุมัตเิ อกสาร ดงั รูป 1.เลือกรายการทีอนมุ ตั ิ 2.เลือก Approved 4.คลกิ Update 3.ระบเุ หตผุ ล - เลือกรายการ ตรวจสอบทีสถานะ (Status) o Approved : สถานะอนมุ ตั ิ o Pending : คาํ ขอรอการอนมุ ตั ิ o Not Approved : สถานะไมอ่ นมุ ตั ิ เหตผุ ลอ้างองิ (Remarks) - เหตผุ ลอ้างองิ (Remarks) - กดลกู ศร เพือบนั ทกึ เอกสารทีอนมุ ตั ิ - กดป่ มุ Update เพือบนั ทกึ เอกสารทีอนมุ ตั ิ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.6)
กรณี แก้ไขเอกสาร คลกิ Expand เพือดู รายละเอยี ดของ เอกสารแตล่ ะใบ กรณี แก้ไขข้อมูลในเอกสาร ดงั รูป - เลือกรายการ ตรวจสอบทีสถานะ (Status) o Apporved : สถานะอนมุ ตั ิ o Pending : คาํ ขอรอการอนุมตั ิ o Rejected : สถานะไมอ่ นมุ ตั ิ เหตุผลอ้างองิ (Remarks) - เหตผุ ลอ้างองิ (Remarks) - กดลกู ศร เพือแก้ไขเอกสาร คลกิ ลกู ศร เพือแก้ไขเอกสาร - เมือแก้ไขข้อมลู เรียบร้อยแล้ว กดป่ มุ Add ระบขุ ้อมลู ในช่องระบุเหตผุ ลในการขอสร้างใบสงั ขาย (Remarks) และกดป่ มุ OK เพอื สง่ คํารองขอสร้างใบสงั ขาย (Sale Order) อกี ครัง Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.6)
1.แก้ไขข้อมลู ในเอกสาร 2.ระบเุ หตผุ ล 3.คลกิ ป่ มุ Add เพือบนั ทกึ รายการ กรณี ไม่อนุมัติเอกสาร ดงั รูป 1.เลือกรายการทีจะไมอ่ นมุ ตั ิ 2.เลือก Not Approved 4.คลกิ Update 3.ระบเุ หตผุ ล - เลือกรายการ ตรวจสอบทีสถานะ (Status) o Approved : สถานะอนมุ ตั ิ o Pending : คาํ ขอรอการอนมุ ตั ิ o Not Approved : สถานะไม่อนมุ ตั ิ เหตผุ ลอ้างองิ (Remarks) - เหตผุ ลอ้างองิ (Remarks) - คลิกที Update ดงั รูป กรณี ต้องการยกเลกิ เอกสารทไี ม่อนุมัติ เลือกเอกสารทีไม่อนมุ ตั ิ (Rejected) และต้องการยกเลิก จากนนั คลกิ ขวาบนบรรทดั เอกสารนนั แล้วกด Cancel ดงั รูป Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.6)
1.คลกิ ขวาและ เลือก Cancel 2.คลกิ Update เพือบนั ทกึ รายการ เมือเลือก Cancel ชอ่ ง Status จะถกู เปลียนเป็น Canceled Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.6)
3.7 ขันตอนการสร้างใบส่งสินค้า จากใบสังขาย (Delivery) Modules Sales – A/R Menu Path Sales – A/R > Delivery วตั ถปุ ระสงค์ การทํา Delivery as Draft เป็นการสร้างเอกสารจาก SO จากสว่ นของฝ่ายขายหลงั จากที SO ได้รับการ ยืนยนั จากลกู ค้าแนน่ อนแล้ว ทางฝ่าย Sale จะดําเนนิ การสร้างเอกสารดงั กลา่ วเพือเป็นการแจ้งให้ทาง ฝ่ายคลงั สนิ ค้าได้รับทราบและเตรียมการจดั ส่งสนิ ค้าต่อไป 1. เมือเข้าตามเมนูด้านบน ระบบจะแสดงใบส่งสินค้า (Delivery) ดงั รูป เลือกชุดเลขทีเอกสาร หรือ ระบเุ ลขทเี อกสาร (No.) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.7)
Fields Description Customer ** รหสั ลกู ค้า Name ชือลกู ค้า Contact Person ชือผ้ตู ดิ ตอ่ Customer Ref. No. เลขทีเอกสารอ้างองิ ของลกู ค้า Local Currency สกลุ เงินทีใช้ในการขาย No. รูปแบบเลขทีเอกสาร Posting Date วนั ทีบันทกึ เอกสาร Due Date วันทีครบกําหนด Document Date วนั ทีเอกสาร 2. ทําการระบรุ หสั ลกู ค้า (Customer Code) ในใบ Delivery 2.เลือกลูกค้า 1.ระบรุ หสั ลูกค้า หรือใช้ เมาส์ คลกิ ทีป่มุ เพือเลือก 3.คลิก Choose เพือเลือก 3. หน้าจอจะแสดงข้อมลู ของลกู ค้าดงั กล่าว ทําการระบวุ นั ทีจดั ส่งสินค้า (Delivery Date) ระบุวนั ทีจดั สง่ สินค้า (Delivery Date) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.7)
4. คลกิ ทีป่มุ Copy From เลอื ก Sale Order เพอื คดั ลอกข้อมูลการขายสินค้า มาจากใบสงั ขาย (SO) 2.เลือกเลขที เอกสารทีต้องการ 1.คลกิ ทีป่ มุ Copy From 3.คลกิ Choose เลือก Sale Order เพือเลือก 5. จากนนั ปรากฎหน้าจอดงั ภาพประกอบ กดป่มุ Finish เพือทําการคดั ลอกข้อมลู - รายละเอยี ดส่วนของ Exchange Rate มีความหมายดงั นี i. Use Row Exchange Rate from Base Document : ใช้อตั ราแลกเปลียนเท่ากบั เอกสารทีเลือกมา ตามแตล่ ะบรรทดั ii. Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือก มา iii. Use Current Exchange Rate from the Exchange Rate Table : ใช้อตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั ซงึ โดยปกติ การบนั ทกึ รายการมกั เลือกตามอตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั - รายละเอยี ดสว่ นของการเลือกข้อมลู ทีจะนํามาบนั ทกึ ในเอกสาร มีดงั นี iv. Draw all Data (Freight and Withholding Tax) : เลือกทกุ บรรทดั จากเอกสารทีเลือกไว้ v. Customize: ให้ระบบแสดงแต่ละบรรทดั ของแตล่ ะเอกสาร เพือให้เลือกบางบรรทดั มาเป็นเอกสาร ใหมท่ จี ะบนั ทกึ หมายเหตุ : การเลือกข้อมลู ขนึ อย่คู วามต้องการในแต่ละครัง Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.7)
6. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ 6.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่มุ Add เพือบนั ทกึ ใบส่งสินค้า (Delivery) 6.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลกิ ขวาบนพืนทีว่างของใบส่งสนิ ค้า (Delivery) แล้วเลือก Save as Draft 1.คลกิ ขวาตรง 2.เลือก พืนทีวา่ งในหน้าจอ “Save as Draft” ใบสง่ สนิ ค้า (Delivery) ระบบจะทาํ การปิดหน้าใบส่งสนิ ค้าทไี ด้ทําการบนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง สามารถอ่านวธิ ีค้นหาเอกสารทีได้ทําแบบร่างเอาไว้ ได้ทีคมู่ ือบทขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.7)
3.8 ขันตอนการตังลูกหนีการค้า (A/R Invoice) Modules Sale – A/R Menu Path Sale – A/R > A/R Invoice วตั ถปุ ระสงค์ หลงั จากการทํา Sales Order เรียบร้อยแล้ว ให้ทําการสร้างเอกสารตงั ลกู หนกี ารค้า A/R Invoice เพือให้ทางฝ่ ายบญั ชี ได้รับทราบและทําการตรวจสอบ กอ่ นจะทําการบนั ทึก Invoice เข้าระบบลกู หนี ต่อไป 1. เมือเข้าตามเมนดู ้านบน ระบบจะแสดงใบตงั ลกู หนีการค้า (A/R Invoice) ดงั รูป เลือกชดุ เลขทีเอกสาร หรือ ระบเุ ลขทีเอกสาร (No.) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.8)
Fields Description Customer ** รหสั ลกู ค้า Name ชือลกู ค้า Contact Person ชือผ้ตู ิดตอ่ Customer Ref. No. เลขทีเอกสารอ้างองิ ของลกู ค้า Local Currency สกลุ เงินทีใช้ในการขาย No. รูปแบบเลขทีเอกสาร Posting Date วนั ทีบนั ทกึ เอกสาร Due Date วนั ทีครบกําหนด Document Date วนั ทีเอกสาร 2. ทําการระบรุ หสั ลกู ค้า (Customer Code) ในใบ A/R Invoice 2.เลือกลกู ค้า 1.ระบรุ หสั ลูกค้า หรือใช้ เมาส์ คลิกทีป่ มุ เพือเลือก 3.คลกิ Choose เพือเลือก 3. หน้าจอจะแสดงข้อมลู ของลูกค้าดงั กล่าว ทําการตรวจสอบวนั ทีบนเอกสาร ตรวจสอบวนั ที ของเอกสาร ระบเุ ลขทเี อกสารอ้างองิ (Customer Ref. No.) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.8)
4. คลิกทีป่มุ Copy From เลอื ก Deliveries, Sales Order เพือคดั ลอกข้อมลู การขายสนิ ค้า มาจากใบสง่ สนิ ค้า 2.เลือกเลขที เอกสารทีต้องการ 1.คลกิ ทีป่มุ Copy From 3.คลกิ Choose เลือก Deliveries เพือเลือก 5. จากนนั ปรากฎหน้าจอดงั ภาพประกอบ กดป่มุ Finish เพือทาํ การคดั ลอกข้อมลู - รายละเอยี ดสว่ นของ Exchange Rate มีความหมายดงั นี i. Use Row Exchange Rate from Base Document : ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือกมา ตามแตล่ ะบรรทดั ii. Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc ใช้อตั ราแลกเปลียนเท่ากบั เอกสารทีเลือก มา iii. Use Current Exchange Rate from the Exchange Rate Table : ใช้อตั ราแลกเปลียนปัจจุบนั ซงึ โดยปกติ การบนั ทกึ รายการมกั เลือกตามอตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั - รายละเอยี ดส่วนของการเลือกข้อมลู ทีจะนํามาบนั ทกึ ในเอกสาร มีดงั นี iv. Draw all Data (Freight and Withholding Tax) : เลือกทกุ บรรทดั จากเอกสารทีเลือกไว้ v. Customize: ให้ระบบแสดงแตล่ ะบรรทดั ของแต่ละเอกสาร เพอื ให้เลือกบางบรรทดั มาเป็นเอกสาร ใหม่ทจี ะบนั ทกึ หมายเหตุ : การเลือกข้อมลู ขนึ อยคู่ วามต้องการในแต่ละครัง Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.8)
6. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ 6.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่ มุ Add เพือบนั ทกึ ใบตงั ลกู หนีการค้า (A/R Invoice) 6.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลิกขวาบนพืนทีวา่ งของใบตงั ลกู หนีการค้า (A/R Invoice) แล้วเลือก Save as Draft 1.คลกิ ขวาตรง 2.เลือก พืนทีวา่ งในหน้าจอ “Save as Draft” ใบตงั ลกู หนีการค้า (A/R Invoice) ระบบจะทําการปิดหน้าใบตงั ลกู หนีการค้า (A/R Invoice) ทไี ด้ทําการบนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง หมายเหตุ : หากต้องการเปิดเอกสารแบบร่าง สามารถอา่ นได้ทีหวั ข้อ “ขนั ตอนการค้นหาเอกสารใบส่งสินค้าแบบร่าง (Document Drafts Report)” Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.8)
3.9 ขันตอนการตังลูกหนีเงนิ มัดจํารับ (A/R Down Payment Invoice) Modules Sale – A/R Menu Path Sale – A/R > A/R Down Payment Invoice วตั ถปุ ระสงค์ ในกรณีทีมีการเกบ็ เงินมดั จํา ให้ทําการสร้างเอกสารดงั กล่าว เพือให้ทางฝ่ ายบญั ชี ได้รับทราบและทําการ ตรวจสอบ ก่อนจะทําการบนั ทกึ รายการ Invoice เข้าระบบ AR ตอ่ ไป 1. เลือกใบตงั ลกู หนีเงนิ มดั จํารับ (A/R Down Payment Invoice) ดงั รูป เลือกชุดเลขทีเอกสาร หรือ ระบเุ ลขทีเอกสาร (No.) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.9)
Fields Description Customer ** รหสั ลกู ค้า Name ชือลกู ค้า Contact Person ชือผ้ตู ดิ ตอ่ Customer Ref. No. เลขทีเอกสารอ้างองิ ของลกู ค้า Local Currency สกลุ เงินทีใช้ในการขาย No. รูปแบบเลขทีเอกสาร Posting Date วนั ทีบันทกึ เอกสาร Due Date วนั ทีครบกําหนด Document Date วันทีเอกสาร 2. ทําการระบรุ หสั ลกู ค้า (Customer Code) ในใบ A/R Invoice 1.ระบรุ หสั ลูกค้า หรือใช้ เมาส์ คลิกทีป่ มุ เพือเลือก 2.เลือกลูกค้า 3.คลกิ Choose เพือเลือก 3. หน้าจอจะแสดงข้อมลู ของลูกค้าดงั กลา่ ว ทําการตรวจสอบวนั ทีบนเอกสาร และระบเุ ลขทีเอกสารอ้างองิ (Customer Ref. No.) ระบุเลขทเี อกสารอ้างองิ ตรวจสอบวนั ที (Customer Ref. No.) ของเอกสาร Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.9)
4. คลกิ ทีป่มุ Copy From เลือก Sale Order เพือคดั ลอกข้อมลู การขายสนิ ค้า มาจากใบสงั ขาย (SO) 2.เลือกเลขที เอกสารทีต้องการ 1.คลกิ ทีป่ มุ Copy From 3.คลกิ Choose เลือก Sale Order เพือเลือก 5. จากนนั ปรากฎหน้าจอดงั ภาพประกอบ กดป่มุ Finish เพือทําการคดั ลอกข้อมลู - รายละเอยี ดสว่ นของ Exchange Rate มคี วามหมายดงั นี i. Use Row Exchange Rate from Base Document : ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือกมา ตามแตล่ ะบรรทดั ii. Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือก มา iii. Use Current Exchange Rate from the Exchange Rate Table : ใช้อตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั ซงึ โดยปกติ การบนั ทกึ รายการมกั เลือกตามอตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั - รายละเอยี ดสว่ นของการเลือกข้อมลู ทีจะนํามาบนั ทกึ ในเอกสาร มีดงั นี iv. Draw all Data (Freight and Withholding Tax) : เลอื กทกุ บรรทดั จากเอกสารทีเลือกไว้ v. Customize: ให้ระบบแสดงแต่ละบรรทดั ของแต่ละเอกสาร เพือให้เลือกบางบรรทดั มาเป็นเอกสาร ใหมท่ จี ะบนั ทกึ หมายเหตุ : การเลือกข้อมลู ขนึ อยคู่ วามต้องการในแต่ละครัง Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.9)
6. ทําการระบจุ ํานวนเงินมดั จํา ทีทําการรับเงนิ มดั จาํ เรียบร้อยแล้ว ในช่อง DPM โดยสามารถระบเุ ป็น % เงนิ มดั จําในชอ่ งแรก หรือจาํ นวนเงินมดั จําในช่องถดั ไป (ระบชุ อ่ งใดช่องหนงึ ระบบจะ คํานวณมลู ค่าของอีกชอ่ งให้โดยอตั โนมตั ิ) ระบมุ ลู คา่ เงินมดั จํา โดยสามารถ ระบุเป็น % เงนิ มดั จําในชอ่ งแรก หรือจํานวนเงินมดั จําในช่องถดั ไป 7. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ 7.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่มุ Add เพือบนั ทกึ ใบตงั ลกู หนีเงินมดั จาํ รับ (A/R Down Payment Invoice) 7.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลกิ ขวาบนพืนทีว่างของใบตงั ลกู หนีเงนิ มดั จํารับ (A/R Down Payment Invoice) แล้วเลือก Save as Draft 1.คลกิ ขวาตรงพืนที 2.เลือก ว่างในหน้าจอใบตงั “Save as Draft” ลกู หนีเงินมดั จาํ รับ (A/R Down Payment Invoice) ระบบจะทําการปิดหน้าใบตงั ลกู หนีเงินมดั จํารับ (A/R Down Payment Invoice) ทไี ด้ทําการบนั ทกึ ไว้เป็นแบบ ร่าง หมายเหตุ : สามารถอา่ นวิธีค้นหาเอกสารทีได้ทาํ แบบร่างเอาไว้ ได้ทีคมู่ ือบทขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.9)
3.10 ขนั ตอนการสร้างใบรับคืนสนิ ค้าจากลกู ค้า (Return) Modules Sale – A/R Menu Path Sales – A/R > Return วตั ถปุ ระสงค์ เมือมีการคืนสินค้าจากลกู ค้า ต้องมีการสร้างใบรับคืนสินค้า เพือรับสนิ ค้าคืนเข้าระบบ 1. เจ้าหน้าทีแผนกขายหรือ Office โรงงาน รับใบส่งของจากฝ่ ายขนส่งของโรงงานทีลูกค้ามีการแจ้งให้คืนหรือแก้ไข สินค้า จากนนั จดั ทําใบรับคืนสินค้า (Return) โดยเข้าไปทีเมนู Sales-A/R => Return ดงั ภาพประกอบ เลือกชดุ เลขทีเอกสาร หรือ ระบุเลขทีเอกสาร (No.) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.10)
2. สร้างใบคืนสนิ ค้า (Return) สามารถทําได้ 2 วิธี 2.1 กรณีทีมีการทาํ ใบแจ้งหนี (A/R Invoice) บนระบบแล้ว ต้องทําการสร้างเอกสารใบรับคืนสินค้า(Return) โดย ไมส่ ามารถอ้างองิ เอกสารใดๆได้ ต้องกรอกข้อมลู เอง 1.เลือกชดุ เอกสาร และ 2.ระบรุ หสั ลกู ค้าที ระบเุ ลขทีเอกสาร ทําการคืนสินค้า 3.ระบวุ ันทีเอกสาร 4.ระบผุ ้บู นั ทกึ รายการ 4.ระบรุ หสั สินค้า ทีทําการคืน 5.ระบุหมายเหตุ รายละเอยี ดของใบคืนสินค้า (Return) - ข้อมลู หลกั (Header) มีรายละเอียดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Customer Name รหสั ลกู ค้า Contact Person ชือลกู ค้า Customer Ref.No. ชือผ้ตู ดิ ตอ่ เลขทีเอกสารอ้างองิ ของลกู ค้า Local Currency สกลุ เงินทีใช้ในการขาย รูปแบบเลขทีเอกสาร No. วันทีบนั ทกึ เอกสาร Posting Date วนั ทีครบกําหนด Due Date วันทีเอกสาร Document Date Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.10)
ข้อมลู ระดบั รายการ (Line) ประกอบด้วย - Contents Tab ข้อมลู รายละเอยี ดของสินค้า Fields Description Item/Service Type ประเภทการของการคืน Summary Type - Item : สนิ ค้า Item No. - Service : บริการ Item Description Quantity ประเภทการ Summary ข้อมลู UoM Code - No Summary : ไมต่ ้องการ Summary ระดบั ราย Item Unit Price Discount% - By Item : Summary ระดบั ราย Item Tax Code Total(LC) รหสั สนิ ค้าทีทําการคืน Distr.Rule ชือสนิ ค้าทีทําการคืน Project จาํ นวนสนิ ค้าคืน Return Cost(LC) หน่วยนบั ราคาต่อหน่วย สว่ นลด ภาษีขาย ราคารวม (สกลุ เงนิ ท้องถิน) หนว่ ยงานทีต้องการกระจายต้นทุน/คา่ ใช้จ่าย รหสั โครงการ ต้นทนุ คืน Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.10)
- Logistics Tab ข้อมลู รายละเอยี ดการจดั ส่ง Fields Description Ship To ทีอย่จู ดั ส่ง Bill To ทีอย่วู างบลิ Shipping Type รูปแบบการจดั ส่ง Language ภาษา Stamp No. จาํ นวนครังทรี ับของคนื รายชือบริษัทลกู ค้าทีตดิ ต่อในการจดั สง่ BP Channel Name รายชือผู้ตดิ ตอ่ ในการจดั สง่ BP Channel Contact - Accounting Tab ข้อมูลรายละเอียดการชําระเงิน Fields Description Journal Remark อ้างองิ เอกสารในการลงบญั ชี BP Project โครงการอ้างองิ ของลูกค้า Payment Terms ระยะเวลาการชาํ ระเงิน Payment Method วธิ ีการชําระเงิน Manually Recalculate Due Date: ระบุวนั ครบกําหนดเอง Federal Tax ID เลขประจําตวั ผ้เู สียภาษี Order Number เลขทีออเดอร์ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.10)
- Attachments Tab ข้อมลู เอกสารแนบ Fields Description Target Path ทีเกบ็ เอกสารแนบ File Name ชือเอกสารแนบ Attachment Date วนั ทีแนบเอกสาร Browse ป่ มุ นําเข้าเอกสารแนบ Display ป่ มุ แสดงตวั อยา่ งเอกสารแนบ Delete ป่ มุ ลบเอกสารแนบ - ข้อมลู ท้ายเอกสาร (Footer) รายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Sales Employee ชือพนกั งานขาย Owner Total Before Discount ผ้บู นั ทกึ รายการ Discount ราคารวมก่อนรับส่วนลด Rounding ส่วนลดท้ายบลิ Tax ตาํ แหน่งทศนยิ มกีตําแหนง่ Total ภาษี Remarks ราคารวม หมายเหตุ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.10)
Search
