การติดต่อสื่อสารในองค์การ

การส่อื สาร คอื เครอ่ื งสรา้ งความเขา้ ใจ และสรา้ งวฒั นธรรมตลอดจนสามารถสรา้ งความมนั่ คงใหก้ บั องคก์ รนนั้ ๆ เป็นศนู ยร์ วมใหอ้ งคก์ รนนั้ ๆ ทาํ งานรว่ มกนั ไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธผิ ล โดยผใู้ ช้ จะตอ้ งเขา้ ใจและเขา้ ถงึ กระบวนการสอ่ื สารเป็นอยา่ งดี

วัตถุประสงคข์ องการตดิ ตอ่ สอ่ื สาร  1) เพื่อแจ้งให้ทราบ คอื การรบั และสง่ ขา่ วสารดา้ นตา่ งๆ การนําเสนอเรอ่ื งราว ความรสู้ กึ นึกคดิ ความรู้ หรอื สงิ่ อน่ื ใด ทต่ี อ้ งการใหผ้ รู้ บั สารรแู้ ละเขา้ ใจขอ้ มลู นนั้ ๆ โดย มงุ่ ใหค้ วามรแู้ ละสรา้ งความเขา้ ใจทถ่ี กู ตอ้ ง  2) เพ่ือความบนั เทิงใจ คอื การรบั สง่ ความรสู้ กึ ทด่ี ี และมงุ่ รกั ษามติ รภาพตอ่ กนั เป็นการนําเสนอเรอ่ื งราวหรอื สงิ่ อ่นื ใดทจ่ี ะทาํ ใหผ้ รู้ บั สารเกดิ ความพงึ พอใจ  3) เพ่ือชกั จงู ใจ คอื การนําเสนอเรอ่ื งราวหรอื สงิ่ อน่ื ใดเพอ่ื จงู ใจใหเ้ กดิ ความ รว่ มมอื สรา้ งกาํ ลงั ใจ เพอ่ื ใหผ้ รู้ บั สารเกดิ ความคดิ คลอ้ ยตาม หรอื ปฏบิ ตั ติ ามทผ่ี สู้ ง่ สาร ตอ้ งการ และนําไปสกู่ ารปรบั ปรงุ แกไ้ ข

ความสาํ คัญของการตดิ ตอ่ ส่ือสารภายในองคก์ ร  1) เป็นเครอ่ื งมอื ของผบู้ รหิ ารในการบรหิ ารงาน เพราะการสอ่ื สารภายในองคก์ รจะชว่ ยทาํ ให้ สามารถทาํ งานไดส้ าํ เรจ็ ลุลว่ งไปดว้ ยดี เน่อื งจากการทาํ งานตอ้ งอาศยั หลายฝ่าย หลายสว่ น งานเขา้ มาชว่ ยเสรมิ สรา้ งศกั ยภาพใหก้ บั องคก์ ร  2) เป็นเครอ่ื งมอื ทช่ี ว่ ยสรา้ งความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งผบู้ รหิ ารกบั บุคลากรต่างๆภายในองคก์ ร เดยี วกนั เพอ่ื ใหเ้ กดิ ความเขา้ ใจทต่ี รงกนั และสรา้ งความไวว้ างใจต่อกนั โดยเฉพาะการเปิด โอกาสใหบ้ ุคลากรในระดบั ต่างๆไดม้ สี ว่ นรว่ มในการบรหิ ารงานของผบู้ รหิ าร  3) การชว่ ยกนั ปฏบิ ตั ภิ ารกจิ ขององคก์ รและมกี ารประสานงานระหวา่ งกนั พรอ้ มทงั้ ทาํ งาน สอดคลอ้ งกนั แมว้ า่ จะต่างฝ่ายกนั กต็ าม แตเ่ พอ่ื องคก์ รเดยี วกนั ผบู้ รหิ ารสามารถใชก้ าร สอ่ื สารใหเ้ ป็นการสอ่ื สารเพอ่ื สรา้ งความเป็นหน่ึงเดยี วภายในองคก์ รใหไ้ ด้  4) การชว่ ยใหเ้ กดิ การพฒั นาและการทาํ งานทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ จากปัจจยั ต่างๆขา้ งตน้ เมอ่ื ผสมผสานเขา้ กนั แลว้ สามารถชว่ ยทาํ ใหเ้ กดิ การพฒั นาองคก์ รได้ โดยเฉพาะพลงั ขบั เคลอ่ื นทน่ี ําโดยผบู้ รหิ าร ทร่ี จู้ กั การสอ่ื สารภายในองคก์ รเป็นอยา่ งดี

กระบวนการตดิ ตอ่ ส่อื สารภายในองคก์ รทมี่ ีประสิทธิภาพ  การตดิ ตอ่ สอ่ื สารเป็นกจิ กรรมทท่ี ุกคนจะตอ้ งปฏบิ ตั อิ ยเู่ สมอไมว่ า่ จะตอ้ งทาํ งาน ตาํ แหน่งใดในองคก์ ร ทงั้ ในแงส่ ว่ นตวั บคุ คลตา่ งๆ กต็ อ้ งมกี ารสอ่ื สารกนั เพอ่ื ใหไ้ ดม้ า ซง่ึ ขอ้ มลู การทาํ งาน หรอื เพอ่ื การประสานงานและความเขา้ ใจตา่ งๆ อยา่ ง เหมาะสม และในแงอ่ งคก์ รการสอ่ื สารจะชว่ ยสรา้ งและจรรโลงวฒั นธรรมขององคก์ รให้ ยาวสบื ตอ่ ไป และสรา้ งองคก์ รใหก้ า้ วไปสอู่ งคก์ รแหง่ การเรยี นรดู้ ว้ ย การตดิ ตอ่ สอ่ื สาร ขององคก์ รประกอบดว้ ย 2 กลมุ่ ใหญ่ๆ คอื การตดิ ต่อสอ่ื สารภายในองคก์ ร และการ ตดิ ต่อสอ่ื สารภายนอก การสอ่ื สารภายในองคก์ รซง่ึ สรปุ ไดอ้ ยู่ 4 ทศิ ทางใหญ่ๆ คอื

1 .การตดิ ต่อส่ือสารจากบนลงล่าง (Downward Communication)  เป็นการตดิ ตอ่ จากผบู้ งั คบั บญั ชาไปยงั ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา เป็นลกั ษณะของการ สงั่ งาน บอกเป้าหมายวตั ถุประสงค์ การมอบหมายงาน การใหข้ อ้ มลู ยอ้ นกลบั ในการ ทาํ งาน (Performance Feedback) รวมทงั้ การประชมุ (Meeting) ก็ เป็นวาระทด่ี ตี ่อกนั ได้ ในปัจจุบนั การตดิ ต่อจากบนมาลา่ งทผ่ี บู้ รหิ ารนิยมใชม้ าก คอื การประชุมงาน การจดั ทาํ วารสารภายใน ตลอดจนพยายามใหบ้ ุคลากรเหน็ ความสมั พนั ธว์ า่ งานของเขามคี วามสาํ คญั และมผี ลตอ่ แผนงานโครงการขององคก์ ร อยา่ งไรบา้ ง เพอ่ื จะไดช้ ว่ ยกนั สรา้ งสรรคผ์ ลงานใหส้ งู ขน้ึ

2. การตดิ ตอ่ ส่ือสารจากล่างขนึ้ บน (Upward Communication)  เป็นการสอ่ื สารจากบุคลากรไปยงั ผบู้ รหิ าร เชน่ การขอคาํ แนะนํา การรายงานผลการ ปฏบิ ตั งิ านใหผ้ บู้ รหิ ารไดท้ ราบ ซง่ึ การสอ่ื สารแบบน้ีมกั จะสนั้ และไมค่ อ่ ยเกดิ ขน้ึ เพราะ บุคลากรไมก่ ลา้ พอทจ่ี ะตดิ ตอ่ กบั ผบู้ รหิ ารเพราะกลวั วา่ ผบู้ รหิ ารจะประเมนิ ตนเองวา่ ไม่ มคี วามสามารถ ไมเ่ กง่ หรอื กลวั วา่ จะไดร้ บั ผลในทางลบกลบั คนื มา หรอื ถา้ จะสอ่ื ก็ อาจจะสอ่ื ขอ้ มลู ทเ่ี ป็นเรอ่ื งดเี พอ่ื เอาใจผบู้ รหิ ารจะอยา่ งไรกต็ ามองคก์ รควรตอ้ งสง่ เสรมิ ใหม้ กี ารตดิ ต่อสอ่ื สารจากลา่ งขน้ึ บนใหม้ ากขน้ึ จากงานวจิ ยั ของแกรแี ครพ (1990) พบวา่ การสอ่ื สารจากลา่ งขน้ึ บนจะกอ่ ใหเ้ กดิ ประโยชน์หลายประการดงั น้ี

การส่ือสารจากลา่ งขนึ้ บนจะก่อใหเ้ กิดประโยชนห์ ลาย ประการดงั นี้  ทาํ ใหผ้ บู้ รหิ ารไดข้ อ้ มลู ยอ้ นกลบั จากการทาํ งาน เชน่ ปัญหาจากการปฏบิ ตั งิ าน ซง่ึ ผบู้ รหิ ารจะไดใ้ ชข้ อ้ มลู เหลา่ น้ีเป็นฐานในการกาํ หนดเป้าหมาย นโยบาย และทศิ ทาง ขององคก์ รดว้ ย  ทาํ ใหผ้ บู้ รหิ ารไดร้ บั ทราบประสทิ ธผิ ลและปัญหาอุปสรรคจากบนลงลา่ ง  ชว่ ยทาํ ใหพ้ นกั งานลดความกดดนั และความเครยี ดตา่ งๆ ลงได้ ระดบั หน่ึง เพราะได้ โอกาสสอ่ื สารใหผ้ บู้ รหิ ารไดร้ บั ทราบขอ้ มลู และปัญหา  การสอ่ื สารแบบน้ีจะทาํ ใหบ้ ุคลากรไดม้ สี ว่ นรว่ มและมคี วามผกู พนั กบั องคก์ รมาก ขน้ึ จงึ เพมิ่ แรงยดึ เหน่ียวขององคก์ รใหส้ งู ขน้ึ ได้

3. การสื่อสารในแนวนอน (Later หรือHorizontal Communication)  เป็นการสอ่ื สารในแนวทางเดยี วกนั กลุม่ งานเดยี วกนั หรอื ในระดบั เดยี วกนั จะมคี วาม เป็นมติ ร เป็นกนั เอง จะชว่ ยใหก้ ารประสานงานไดด้ ขี น้ึ ซง่ึ ชว่ ยลดเวลาการสอ่ื สารตาม สายงาน และยงั เป็นชอ่ งทางในการสรา้ งนวตั กรรมใหมๆ่ ในองคก์ รเพราะไดม้ โี อกาส รบั รขู้ า่ วสารขอ้ มลู ระหวา่ งกนั ทาํ ใหเ้ หน็ โอกาสตา่ งๆ มากขน้ึ

4. การตดิ ต่อส่ือสารในแนวทแยง (Diagonal Communication)  มกั เป็นการสอ่ื สารขา้ มแผนกและขา้ มระดบั โดยปกตมิ กั จะเป็นการสอ่ื สารของฝ่ายให้ คาํ แนะนํา (Staff) กบั ฝ่ายปฏบิ ตั กิ าร (Line) เชน่ ผจู้ ดั การฝ่ายบคุ คลตดิ ตอ่ ไปยงั พนกั งานฝ่ายการผลติ เพอ่ื แจง้ ขอ้ มลู ดา้ นกฎระเบยี บทป่ี ระกาศใหใ้ ช้ ไพนกั งานไดท้ ราบ

ประโยชนข์ องการตดิ ต่อสือ่ สาร  1) เพอ่ื แจง้ ขอ้ มลู ขา่ วสาร คอื การแจง้ ขอ้ มลู ขา่ วสารขององคก์ ารต่อพนกั งาน  เพอ่ื ใหพ้ นกั งานสามารถประสานและบรรลุวตั ถุประสงคร์ ว่ มกนั  2) เพอ่ื กระตุน้ และจงู ใจ การจงู ใจเป็นองคป์ ระกอบสาํ คญั ทก่ี ่อใหเ้ กดิ การพฒั นาการทาํ งานของ พนกั งานในองคก์ ารจะไดร้ บั การจงู ใจและการกระตุน้ จากการสอ่ื สาร องคก์ ารจะมปี ระสทิ ธภิ าพหรอื ไม่ จงึ ขน้ึ อยกู่ บั ความสามารถในการชกั จงู ผา่ นการสอ่ื สารดงั กลา่ ว  3) เพอ่ื ประเมนิ ผลการทาํ งาน ปัจจบุ นั องคก์ ารมกี ารเปลย่ี นแปลงตลอดเวลาจงึ ทาํ ใหต้ อ้ งมกี าร ประเมนิ ผลการทาํ งานสม่าํ เสมอเพ่อื ประเมนิ ความกา้ วหน้าของการทาํ งาน ดงั นนั้ กระบวนการสอ่ื สาร จะตอ้ งมปี ระสทิ ธภิ าพและสมบรู ณ์พรอ้ มมกี ารสง่ ขอ้ มลู ยอ้ นกลบั ซง่ึ จะทาํ ใหอ้ งคก์ ารสามารถ ดาํ เนินงานไปในแนวทางทถ่ี กู ตอ้ ง  4) เพอ่ื สรา้ งความสมั พนั ธใ์ นหมคู่ ณะ ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งผบู้ รหิ ารกบั พนกั งานผบู้ รหิ ารกบั ผบู้ รหิ าร พนกั งานกบั พนกั งานทงั้ ในสายการบงั คบั บญั ชาทเ่ี ป็นทางการและไมเ่ ป็นทางการกจ็ ะเกดิ จากการ สอ่ื สารระหวา่ งกนั ทงั้ สน้ิ การสอ่ื สารจงึ เป็นตวั สรา้ งความสมั พนั ธท์ ด่ี ตี ่อกนั และทาํ ใหอ้ งคก์ ารดาํ รงอยู่ และพฒั นาไปไดใ้ นทุกสถานการณ์  5) เพอ่ื วนิ ิจฉยั สงั่ การ หน้าทอ่ี ยา่ งหน่ึงของฝ่ายบรหิ ารกค็ อื การออกคาํ สงั่ กบั กลมุ่ บุคคลทอ่ี ยใู่ น องคก์ าร การออกคาํ สงั่ ดงั กลา่ วจาํ เป็นตอ้ งใชก้ ารสอ่ื สารทร่ี วดเรว็ แน่นอนและถกู ตอ้ ง ดงั นนั้ ถา้ ผบู้ รหิ ารไมใ่ ชก้ ารสอ่ื สารกไ็ มส่ ามารถสงั่ การหรอื มอบหมายหน้าทใ่ี หพ้ นกั งานดาํ เนินการไดเ้ ลย

อุปสรรคของการตดิ ตอ่ สอ่ื สาร  ขาดการตระเตรยี มหรอื ทศิ ทางทค่ี ลมุ เครอื  ลกั ษณะของบคุ คล  ลกั ษณะขององคก์ ร  ลกั ษณะของวฒั นธรรมองคก์ ร  กระบวนการสอ่ื สารอาจมสี งิ่ รบกวน (Noise) การมตี วั กรอง (Filtering)  การเลอื กรบั รู้  การมอี ารมณ์ขนั ในขณะสอ่ื สารกนั  ภาษาทใ่ี ช้

การประยุกตใ์ ช้ และการพฒั นาการตดิ ตอ่ ส่ือสาร ท่วั ทงั้ องคก์ าร  1) การสนบั สนุนการตดิ ตอ่ สอ่ื สารแบบไมเ่ ป็นทางการ  2) มกี ารใชก้ ารตดิ ตอ่ สอ่ื สารแบบสองทาง  3) เน้นการตดิ ตอ่ สอ่ื สารแบบตวั ตอ่ ตวั  4) การใชเ้ ครอื ขา่ ย  5) การสนบั สนุนการไมม่ ขี อบเขต  6) การใชเ้ ครอื ขา่ ยอเิ ลก็ ทรอนิกส์  7) การจดั รปู แบบขา่ วสารใหเ้ หมาะสมกบั ผรู้ บั ขา่ วสาร