Trabalho Gestão FINALIZADOOOOOOO

1 A Influência da Tecnologia na Comunicação das Empresas Carolina Araújo, Carolina Mendes, Francisco Reizinho, Paulo Almeida Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto Fundamentos de Gestão Empresarial Prof. Orlando Lima Rua 14 de Janeiro de 2022

2 Índice: Índice Resumo ......................................................................................................................................3 Introdução ..................................................................................................................................4 1. Comunicação ......................................................................................................................5 1.1 Comunicação Interna........................................................................................................5 1.2. Comunicação Externa .....................................................................................................7 2. Marketing Digital ...............................................................................................................9 3. Controlo da empresa em tempo real .................................................................................10 3.1. Sistema integrado de gestão empresarial – ERP ...........................................................10 4. Sistemas tecnológicos.......................................................................................................11 4.1. Sistema PBX .................................................................................................................11 4.2. Inteligência Artificial ....................................................................................................11 4.3. Realidade virtual ...........................................................................................................12 4.4. Interface cérebro-computador .......................................................................................13 5. Caso Prático......................................................................................................................15 Enunciado ............................................................................................................................. 15 Análise..................................................................................................................................16 Conclusão.................................................................................................................................18 Fontes ....................................................................................................................................... 19

3 Resumo Com a realização deste trabalho pretendemos expor a influência que as novas tecnologias têm na comunicação organizacional e de que modo essas mesmas tecnologias podem contribuir para o aumento de eficiência e eficácia no processo produtivo da organização. O trabalho foi realizado com base na pesquisa de diferentes fontes de informação tais como artigos, dissertações de mestrado e estudos de casos, para estudar diferentes âmbitos empresariais onde a tecnologia influência a comunicação. Foi realizado um caso prático para que toda a informação recolhida se encontrasse presente, para uma melhor interpretação prática. No caso de empresas que não investem tanto no desenvolvimento tecnológico, este trabalho fará perceber que estas terão grandes falhas na passagem de informação entre departamentos, conduzindo a uma maior dificuldade em gerir os recursos comunicativos, o que, consequentemente, levará a empresa a uma menor projeção dentro do mercado (menor quota de mercado), além de resultar num maior valor de despesas. Posto isto, chegamos à conclusão da importância e notoriedade da evolução tecnológica na função comunicativa presente na gestão, realçando a necessidade das organizações em investir na tecnologia de forma a facilitar as interações entre os departamentos e o cerne da empresa. Palavras-Chave: Novas Tecnologias, Comunicação Organizacional, Evolução Tecnológica, Eficiência

4 Introdução Neste semestre foi-nos proposta a realização de um trabalho no âmbito da área científica de Fundamentos de Gestão Empresarial. Em sentido amplo, o objetivo será explorar o efeito das novas tecnologias na comunicação das empresas. O surgimento das tecnologias e o crescimento abrupto das mesmas têm vindo cada vez mais a influenciar o nosso quotidiano, principalmente no modo de pensar, comunicar e de nos relacionarmos com a sociedade. A evolução da tecnologia e da internet influenciou significativamente a comunicação tornando-a mais eficaz entre as empresas e nas empresas, facilitando a gestão, visto que maior parte do tempo do gestor é passado a comunicar. Deste modo, decidimos explorar para a realização deste trabalho, o efeito das novas tecnologias na comunicação, dado que se trata de um dos maiores problemas presentes nos cernes das empresas e que as tecnologias vieram agilizar de forma a facilitar a tarefa de gestão.

5 1. Comunicação Sendo a capacidade comunicativa de um gestor um dos pontos fulcrais para que o mesmo consiga ter êxito ao desempenhar a sua devida função para alcançar uma maior eficiência e eficácia na gestão, é deveras importante que não haja falhas nessa mesma capacidade. No entanto, são diversos os ambientes com os quais o mesmo necessita de comunicar, conduzindo-o à necessidade de adotar diferentes condutas conforme a sua finalidade. Desta forma, criaram-se os conceitos de comunicação interna e comunicação externa, onde ambos se diferenciam com base nos respetivos públicos-alvo. 1.1 Comunicação Interna A comunicação interna envolve apenas o ambiente interno da empresa, o que por sua vez se resume à interação entre os funcionários e os diversos setores da mesma, tendo o objetivo de simplificar e organizar estas relações dentro do ambiente de trabalho, de forma a manter os colaboradores alinhados e concentrados nos objetivos coletivos (Teixeira, 2005). Desta forma, devemos encontrar estratégias que permitam agilizar a comunicação interna de maneira a reduzir o ruído organizacional para que seja possível termos uma equipa produtiva, de forma a evitarmos desgastes tanto na equipa quanto junto dos clientes. Consequentemente, as novas tecnologias vieram trazer ferramentas essenciais para agilizar esta comunicação para que a mensagem não seja distorcida durante a sua disseminação por todos os constituintes da organização. Um exemplo de uma nova tecnologia que veio ajudar as organizações neste processo é a Intranet. As intranets consistem em redes sociais corporativas, assim, podem ser comparadas às redes sociais que todos conhecemos e usamos no nosso dia a dia, visto que é permitida a comunicação entre todos os membros internos da corporação, só que neste caso o seu foco é empresarial, pois visa a concentração de informações internas úteis à empresa de modo a que todos os constituintes tenham acesso a tais informações de igual forma, sem distúrbios (Carvalho & Pinto, 1997). “A tecnologia Web interna apresenta vantagens evidentes no que se refere ao acesso às informações” (Bennet, 1997, p. 20).

6 Considerando que esta técnica permite a junção de todas as áreas da empresa num mesmo espaço, nenhum projeto deixará de existir pela falta de compreensão dos objetivos da organização ou até mesmo pela falta de tempo. Caso antes ocorresse ruído organizacional, ou seja, se a mensagem passada por vezes não fosse tão clara, levava a que os funcionários perdessem parte do seu tempo útil de trabalho a tentar perceber o que realmente é necessário ser feito. Desta forma, a intranet faz com que o acesso às informações passe a ser muito mais rápido e fácil por parte dos funcionários, o que por sua vez aumentará a sua produtividade, dado que haverá um maior aproveitamento desse mesmo tempo útil de trabalho. A segurança dos dados também é um ponto forte a relembrar quando falamos das intranets. Toda a informação disponibilizada é protegida por uma senha, o que faz com que a preservação e a proteção dos mesmos estejam asseguradas, o que é uma das maiores preocupações para qualquer empresa. Segundo Fábio et al. (1999, p.9): “Em uma pesquisa realizada em 206 empresas de grande porte pela Módulo (Bastos, 1998), constatou-se que o uso da internet passou de 29% em 1996 para 63% em 1997, e o uso da intranet passou de 3% para 49% nesse mesmo período. Entretanto, os investimentos em proteção e controle não acompanharam esse crescimento: 82% não possuem política de uso da internet, 12% sofreram algum tipo de ataque, e 45% não sabem dizer se sofreram invasão.” Posto isto, estes dados ajudam-nos a comprovar realmente a eficácia da intranet no contexto empresarial relativamente à proteção de dados. No entanto, é importante lembrar que esta tecnologia possui alguma complexidade, contudo devemos ter noção de que o conceito de complexidade e de segurança, neste caso, andam em paralelo, pois quanto maior for a necessidade de segurança, mais complexa será a interface de forma a dificultar o acesso aos dados. Essa complexidade pode ser vista com certo negativismo por parte de certas empresas uma vez que os funcionários podem achar muito difícil o seu uso e, por sua vez, não conseguir atingir a sua eficácia máxima ao utilizar a mesma. O facto de terem acesso a toda a informação da empresa também os pode fazer sentir sobrecarregados, além de que as falhas técnicas podem vir a ser entraves ao longo do seu uso, afetando o seu desempenho e, por conseguinte, o processo produtivo.

7 Ainda assim, a partir de um caso prático que tem como base a implementação de uma intranet escolar de modo a facilitar o acesso à informação por parte dos alunos, dados comprovam que o facto de o portal ter passado a incorporar uma estrutura e cores atrativas, de boa qualidade, além de ter passado a facilitar certas tarefas básicas e úteis à vida estudantil, como por exemplo a leitura, tiveram uma alta aprovação por parte dos alunos do mesmo estabelecimento (Neto, 2005). Posto isto, concluímos que dependendo da intranet e do fim da mesma, o objetivo de simplificar o quotidiano e a comunicação entre setores pode ser atingido caso sejam aplicados os ajustes certos na rede. 1.2. Comunicação Externa A comunicação externa, ao contrário da comunicação interna, baseia-se em toda a comunicação direcionada a membros que não pertencem ao ambiente interno da empresa, como por exemplo, clientes e fornecedores. Com isto, o seu objetivo acaba também por se diferenciar. Enquanto que a comunicação interna visa alcançar todos os colaboradores da organização de modo a simplificar e organizar as relações dentro do ambiente de trabalho, a comunicação externa tem como principal objetivo definir o seu público-alvo e promover a entidade de forma correta. Assim sendo, a evolução da tecnologia conduziu-nos também à evolução da comunicação externa, permitindo-nos uma maior facilidade para comunicarmos com clientes e fornecedores através da Internet, via email, etc. Quando a organização se depara com algum problema com os fornecedores, consegue agora resolvê-lo de uma forma mais simples e rápida devido à evolução das comunicações, independentemente do facto de estarem no mesmo país ou não. O que determina a fidelidade que o cliente tem para com a empresa é a sua relação e, para que esta perdure, é necessário que a organização saiba gerir este relacionamento. De modo, para que todo este processo seja eficaz, é necessário que exista uma comunicação clara de ambas as partes. Desta forma é importante estar sempre atento a pequenos detalhes vindos dos clientes e fornecedores para que seja possível antecipar um possível problema. A tecnologia tem influência na experiência do cliente com a empresa através de diversas ferramentas:

8 • CRM (Customer Relationship Management): é utilizada para otimizar o atendimento ao cliente através de dados registados das interações que já ocorreram com o mesmo. Assim, o cliente terá um atendimento personalizado focado nas suas preferências, sendo mais fácil identificar padrões e adotar a linguagem e abordagem que melhor se adequam a cada um. • Monitoramento dos clientes: é aqui que se reconhecem os clientes que se relacionam pouco com a empresa; com isto, conseguimos agir para que esta situação não se agrave. • Análise dos abandonos: apesar de já se estar numa fase onde o cliente já não faz parte da empresa, é possível reconhecer o motivo e reconhecer medidas a implementar para benefício tanto da empresa como do cliente. • Comunicação por chats ou auto atendimento: a comunicação via telefone era demorada e, por vezes, os clientes optavam por não interagir com a empresa, sendo este um processo demoroso. A evolução para chats com resposta imediata levou a que a comunicação fosse mais rápida e acessível, conduzindo a uma melhoria na participação e aumento do feedback transmitido para a empresa. Dar a possibilidade ao cliente de escolher o canal que seja mais prático é uma mais valia. • Inteligência Artificial: focada na melhoria do processo de atendimento, levando a caminhos mais rápidos graças à interação com robots que realizam tarefas humanas com alta precisão e estão sempre disponíveis para os clientes. A comunicação via internet é essencial e indispensável no sentido em que estamos constantemente conectados e nos é possível fazer tudo através da mesma. Posto isto, o atendimento será mais eficaz e feito à medida do cliente.

9 2. Marketing Digital Sendo o digital o novo meio de comunicação social, as empresas começam a criar o seu espaço dentro do mundo tecnológico para partilharem os seus produtos e objetivos com o mundo que as rodeia. O marketing digital traduz-se nas estratégias realizadas pelas empresas no contexto online. Por sua vez, tais estratégias conduzem as organizações a um maior alcance dos objetivos pré-definidos dado o acessível contexto em questão e a grande influência das redes sociais, que ajudarão no processo de desenvolvimento das empresas. Uma das maiores vantagens de atuar através da internet é a sua extensa rede, não havendo limite geográfico. No entanto, o facto de ser gratuito pode ser uma desvantagem, pois dificulta a diferenciação da organização perante as restantes, visto que ao ser acessível a todos haverá uma grande concorrência dentro do ambiente de tarefa, contudo é necessário saber aplicá-lo da forma mais eficiente para a sua finalidade e, se possível, investir para que se consiga alcançar um certo destaque perante a sua concorrência. No entanto, a grande vantagem é que é possível que qualquer um alcance uma empresa que se localiza no digital e a qualquer momento. Uma empresa que opta por estratégias de Marketing Digital alcança um aumento das vendas, ganha uma boa posição de referência no mercado, aumenta o reconhecimento da marca, origina novos e qualificados leads (oportunidades de negócio) e, consequentemente, uma maior diferenciação em relação às outras empresas. Segundo Raquel et al. (2019): “Na hora da tomada de decisão de compra, 73% dos consumidores foram impactados pela presença de uma marca nas Redes Sociais e 32% dos consumidores confirmam que antes de visitar o website de uma marca, consultam primeiro as suas redes sociais.” Dentro do Marketing Digital temos diversos canais que se adequam melhor à nossa empresa. Para isso, deve-se fazer uma avaliação constante para que seja implementada a melhor estratégia de forma a que a empresa alcance uma maior eficiência. O marketing digital vem para facilitar a vida das pessoas. Em pouco tempo faz-se a divulgação e estabelecem-se contatos com um gasto menor, pois basta ter acesso à internet e saber divulgar o produto (Cintra, 2010).

10 3. Controlo da empresa em tempo real Quando nos referimos à capacidade produtiva, apesar de a comunicação ser das partes mais importantes já que grande parte do tempo de gestor é passado a comunicar, é importante que não nos esqueçamos da importância da mesma para que o processo de controlo ocorra sem lacunas. O processo de controlo baseia-se na comparação entre o desempenho e os padrões previamente definidos, e, ao longo do processo, poderá ser necessário recorrer a medidas corretivas porque as coisas nunca se passam exatamente como o planeado, de forma a evitar o efeito de entropia na organização. Com isto, é necessário que haja uma comunicação contínua e precisa entre os setores e os gestores, o que podemos chamar de feedbacks, pois se as reações, embora positivas ou negativas, não chegarem de forma rápida e correta ao gestor, podem conduzir a organização à desorganização, sendo isto o que uma empresa menos deseja (Teixeira, 2005). 3.1. Sistema integrado de gestão empresarial – ERP O ERP, ou sistema integrado de gestão empresarial, é um software que controla e fornece suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. Todas as transações realizadas pela empresa passam a ser registadas para que as consultas extraídas do sistema possam refletir o máximo possível a realidade (Marins & Padilha, 2005). Este programa permite a automatização e armazenamento de todo o tipo de informações relativas ao negócio que são facilitadas instantaneamente, agilizando as tarefas do dia-a-dia e simplificando a gestão da organização. No entanto, o seu fator diferenciador e que permite o controlo da empresa em tempo real, é a capacidade de gerar relatórios que nos possibilitam ter uma perspetiva global do estado da empresa, o que otimiza o processo da tomada de decisões. Um dos casos que beneficiou da utilização de sistemas ERP foi uma indústria de autopeças norte-americana de Illinois que, graças a este software, se conseguiu tornar mais eficiente ao diminuir de seis para duas semanas o tempo entre o pedido e a entrega. Além disso, a troca de informação entre departamentos também se tornou mais eficiente na medida em que passou de horas a dias para minutos ou até mesmo segundos (Alinne, 2015).

11 4. Sistemas tecnológicos Tendo como base o crescimento abrupto das tecnologias, podemos prever inúmeras inovações para o futuro comunicativo das organizações, bem como a importância das mesmas. 4.1. Sistema PBX Os PBX (Private Branch Exchange) são centrais telefónicas que prestam assistência a uma organização privada as quais permitem o compartilhamento dos troncos da central entre os telefones instalados internamente e fornecem intercomunicação entre os telefones internos da organização sem o uso de linhas externas. Este conceito surgiu nos primeiros tempos da telefonia, quando os operadores das switchboards direcionavam as linhas telefónicas através de circuitos de cabos (Pires, 2006). Com o evoluir da tecnologia e o aparecimento de comutadores eletromecânicos e, mais tarde, eletrónicos, estes substituíram gradualmente os sistemas manuais e, como consequência, os sistemas começaram a ser diferenciados com base no seu método, automáticos (PABX) ou manuais (PMBX). Porém, hoje em dia, o termo mais conhecido para descrever ambos o tipo de sistema continua a ser “PBX”. Um dos principais problemas da rápida evolução tecnológica é a quantidade de recursos tecnológicos que se tornam obsoletos e acabam por ficar inutilizados, podendo até ficar a gastar espaço de arrumação. No entanto, a transformação digital na comunicação permitiu às empresas aproveitar os antigos sistemas PMBX para a implementação de sistemas PABX modernos, melhorando assim a interação entre os vários departamentos da empresa e contribuindo diretamente para a redução de custos, transportes e contas de telefone, principalmente a médio-longo prazo. Estes sistemas permitem ainda a conectividade com outros recursos tecnológicos, tais como computadores, máquinas impressoras, máquinas de fax e atendedores automáticos, através de uma cloud. 4.2. Inteligência Artificial A inteligência artificial é uma área da ciência da computação que tem como objetivo a execução de tarefas e a tomada de decisões de forma inteligente e similar ao comportamento humano, através de algoritmos (Mairink & Silva, 2019).

12 Para que estas máquinas funcionem, os algoritmos têm que estar constantemente a receber informações para que possam encontrar padrões que os ajudem a tomar decisões de forma praticamente automática. Ao contrário das máquinas, os homens não têm a capacidade de examinar e codificar uma grande quantidade de dados de maneira quase imediata e eficiente. Por este motivo, a utilização de inteligência artificial torna-se um diferencial competitivo para as empresas. Algumas das suas aplicações são no recrutamento de novos trabalhadores, pois é construído um perfil-modelo e os candidatos são avaliados a partir do mesmo; na análise do mercado, na medida em que permite perceber qual a melhor altura para investir - através de análises competitivas - e a diminuição do tempo e dos erros dados aquando da execução das tarefas. A inteligência artificial também traz benefícios para a empresa, nomeadamente para a gestão da mesma, sendo eles um melhor relacionamento com o cliente pois este passa a ser mais personalizado e a ter mais qualidade; a automatização de procedimentos mais técnicos e a redução dos custos operacionais dado que as máquinas substituem os colaboradores. 4.3. Realidade virtual Durante muito tempo a realidade virtual (RV) era considerada apenas uma tecnologia futurista voltada para o setor dos videojogos, mas, nos dias de hoje, as empresas perceberam que a utilização desta ferramenta seria uma mais valia para o negócio principalmente com uma maior adesão ao teletrabalho. A realidade virtual é uma experiência imersiva que faz com que o utilizador tenha a sensação de que está inserido no ambiente virtual que está a visualizar, através de um HMD (Head-Mounted Display), um dispositivo usado na cabeça que permite a visualização do ambiente simulado e que tapa toda a nossa visão de modo a tornar a experiência mais imersiva ainda. A RV é transversal a muitas áreas da organização sendo algumas delas o atendimento ao cliente, marketing, finanças, recursos humanos e produção. As suas aplicações são praticamente ilimitadas sendo as principais a possibilidade de os colaboradores realizarem tarefas sem estarem presentes fisicamente e a oportunidade de interagir com objetos do mundo real através de simulações.

13 Nos departamentos de atendimento ao cliente e marketing, a RV permite que o cliente experimente um sofá ou até mesmo um carro sem sair de casa e são feitos vídeos promocionais 360° que permitem que o cliente tenha uma maior noção se o produto em questão vai satisfazer os seus desejos e necessidades antes de o adquirir. “O treino dos funcionários também pode ser feito a partir desta tecnologia. Por exemplo, em 2017, a Walmart serviu-se da realidade virtual para treinar os seus funcionários para a Black Friday imergindo-os num ambiente real de filas e multidões” (Os benefícios da realidade virtual nos negócios do futuro, 2020). Esta tecnologia torna-se uma vantagem para as videoconferências na medida em que incita a interação entre os participantes e as torna mais envolventes e dinâmicas. Neste tipo de reuniões todos devem criar os seus avatares para que estes interajam entre si, ultrapassando assim os limites das webcams. Deste modo, ao nível da tomada de decisão em grupo, a realidade virtual permite a redução de custos das deslocações, agiliza o processo de decisão e potencializa a tomada de decisões em grupo, melhorando assim a comunicação nas organizações. 4.4. Interface cérebro-computador Com o constante desenvolvimento da tecnologia e com o aumento do conhecimento da biologia humana, a comunicação entre o cérebro humano e componentes tecnológicos é uma área científica que se tem vindo a desenvolver ao longo do tempo. Uma interface cérebro-computador consiste num canal de comunicação entre um cérebro e um dispositivo externo (Andreia et al., 2019). Este mecanismo só consegue ter efeito porque o nosso sistema nervoso central produz impulsos elétricos que formam diferentes ondas cerebrais que, por sua vez, são captáveis por esses mesmos dispositivos. A captação desses sinais pode ser efetuada por meio de diferentes métodos, que podem ser invasivos ou não invasivos. Por norma, utilizam-se métodos não invasivos porque para além de apresentarem baixo custo apresentam uma maior segurança para o indivíduo. Deste modo, através da eletroencefalografia, um dos métodos não invasivos mais seguros, “…posiciona-se elétrodo na cabeça do indivíduo a fim de mensurar a diferença de potencial gerado pelo conjunto de sinapses geradas no cérebro. A posição dos elétrodos deve ser escolhida de modo que todas as regiões do córtex cerebral relevantes para o experimento possam ser mensuradas” (Faustino, 2020).

14 A possibilidade de monitorarmos os níveis de atenção dos trabalhadores cria novas possibilidades para os gestores. Ao serem automaticamente comunicadas ao gestor informações sobre a concentração do trabalhador ao exercer determinada atividade, faz com que o gestor tenha mais facilidade em escolher que tipo de comportamento é que tem de adotar, com base nos pressupostos X e Y da teoria de McGregor, e consegue evitar assim processos de recolha de “feedbacks” sobre a produtividade individual, por exemplo. Estes pressupostos X e Y fundamentam, consecutivamente, que o trabalho é visto como um sacrifício e por isso os trabalhadores precisam de ser dirigidos e controlados, ou que o trabalhado é encarado com gosto, dedicação e entusiasmo e, consequentemente, as pessoas acabam por gostar de assumir responsabilidades e preferir o autocontrolo (Teixeira, 2005). Desta forma, este tipo de tecnologias também pode vir a facilitar a tarefa administrativa de uma organização, visto que os dados sobre a produtividade dos funcionários podem ser comunicados automaticamente e diretamente aos recursos humanos, permitindo-os ter informações precisas em que se podem basear para adaptar os cargos de trabalho dos respetivos subordinados. No entanto, apesar dos resultados promissores, as interfaces cérebro-computador ainda não são uma tecnologia perfeita. Os sinais EEG contêm uma diversidade de ruídos e, deste modo, é necessário que se recorra a algoritmos capazes “de evidenciar mudanças sutis no sinal que podem surgir devido à execução de uma determinada tarefa mental” (Bueno, 2017, p.54). Desta forma, os algoritmos são capazes de explicar as mudanças no sinal que por vezes podem surgir através de fatores incontroláveis, como um piscar de olhos. Caso não existam algoritmos capazes de explicar as mudanças no sinal, isto pode levar à origem de resultados incorretos, o que pode conduzir a empresa a tomar más decisões. Além disso, certas pessoas não são capazes de produzir sinais cerebrais fortes o suficiente para que seja possível operar uma interface cérebro-computador, sem falhas (Bueno, 2017). Relativamente ao seu custo, tendo em conta que os métodos mais comuns e os mais viáveis são os não invasivos, os mesmos acabam por ser acessíveis, em termos económicos, dada a sua fácil implementação, o que acaba por ser a melhor opção para a empresa. Em suma, estas interfaces acabam por possibilitar inúmeras aplicações na gestão facilitando a comunicação, podendo vir a ser uma tecnologia determinante dentro do ambiente de trabalho, no entanto são necessárias muitas melhorias e um longo caminho a percorrer pela ciência.

15 5. Caso Prático De forma a conseguirmos interpretar este tema de forma prática, decidimos adaptar um caso prático presente no capítulo 8 do livro “Gestão das Organizações” de Sebastião Teixeira. Trata-se de uma empresa com problemas comunicativos e, o nosso objetivo através da sua análise, é aplicarmos os conhecimentos apreendidos com a realização deste trabalho de forma a encontrarmos possíveis soluções para tais lacunas. Enunciado A Ultra Financeira é uma empresa fundada pelo Sr. Pedro Gonçalves. Trata-se de uma organização de média dimensão cuja finalidade é otimizar a alocação de capitais financeiros próprios e/ou de terceiros, obedecendo uma correlação de risco, custo e prazo que atenda ao objetivo dos seus clientes. Logo após o almoço, o Engenheiro Miguel Ribeiro recebeu uma chamada do diretor geral, o Engenheiro Artur Morais. “Preciso de falar consigo, Miguel. Pode vir almoçar comigo?” - perguntou Artur Morais. “Sim, sem problema”, respondeu Miguel Ribeiro. O Engenheiro Miguel Ribeiro era o diretor de produção e estava na empresa há 15 anos. Estudou engenharia onde, após o término dos seus estudos, encarou um cargo de supervisor de produção antes da sua promoção ao atual cargo. Miguel imaginou logo a razão do telefonema. “A sua carta de demissão sobressaltou-me, não estava à espera de uma notícia destas” começou Artur Morais. “Com os anos que tem na empresa, a sua experiência é insubstituível e fundamental para que os nossos serviços mantenham a mesma qualidade, nós precisamos de si”. “Eu pensei muito no assunto, no entanto sinto que o meu papel nesta empresa chegou ao fim” disse Miguel Ribeiro. “Mas porque é que diz isso?”, questionou Artur Morais. “Sendo diretor de produção, necessito de informação rápida sobre o stock da empresa e de que modo os recursos humanos estão a gerir os contratos” disse Miguel Ribeiro. “Porquê é que necessita dessa informação por parte dos recursos humanos?” - perguntou Artur Morais. “A semana passada fui apanhado de surpresa quando reparei que estávamos com falha de operários nos auxiliares de produção, o que já não acontece pela primeira vez. Este tipo de situação afeta a produtividade do meu setor e faz com que perca tempo útil de trabalho, visto

16 que tenho de me dirigir aos demais setores para que as informações cheguem até mim” disse Miguel Ribeiro. “Bom, mas tudo isso não vem ao caso, agora. O que é preciso para o fazer mudar de ideias?”, perguntou Artur Morais. “Acho que não é possível ver-me a mudar de ideias agora. Apesar de serem muitos anos na empresa, sinto que preciso de novos desafios na minha área e na minha carreira” respondeu Miguel Ribeiro “Além disso, já assinei contrato com a Lacticínios e Fronteiras e não vou falhar com a minha palavra”. Análise Através da análise do excerto apresentado anteriormente, é de fácil interpretação que a o sistema de comunicação da empresa apresenta diversas lacunas, visto que a informação, como o Engenheiro Miguel Ribeiro refere, não chega de forma rápida e eficaz a todos os departamentos. Deste modo, uma vez que o gestor passa a maior parte do seu tempo a comunicar, é importante que a comunicação na empresa seja eficaz para que não haja falhas de informação entre os colaboradores e para que todos estejam motivados a fazer o seu trabalho. É indispensável o conhecimento dos objetivos estabelecidos na organização para que todos sejam mais eficientes e eficazes. O ruído organizacional presente no texto vai trazer consequências na produtividade dos diferentes departamentos, dado que para uma organização funcionar de forma eficiente todos os setores têm que comunicar entre si. Para que estas falhas comunicativas sejam corrigidas, a empresa poderá optar por diversos métodos como certas tecnologias, para que a comunicação se torne mais rápida e ágil. Entre as quais temos, por exemplo, a Intranet. A Intranet trata-se de uma rede social corporativa que permite a comunicação e a partilha de informações entre os membros do ambiente interno da empresa. Com o uso desta rede, falhas de comunicação de informação como surgem no caso, seriam maioritariamente resolvidas, e, além disso, nenhum projeto deixará de existir por falta de tempo. Por sua vez, podemos também referir o ERP como solução para tais adversidades. O ERP trata-se de um sistema de software de gestão de Planeamento dos Recursos Empresariais que interliga os vários departamentos da empresa. Este programa permite-nos

17 controlar os recursos da empresa e melhorar o fluxo da informação. Esta tecnologia, ao invés da anterior, tem a peculiaridade de gerar de forma automática relatórios sobre o estado da empresa e dos seus respetivos setores, otimizando a tarefa de gestão. No entanto, além de todos estes aspetos serem bastante úteis na perspetiva comunicativa da empresa, acabam também por lhe acrescentar valor. Todas as ferramentas referidas anteriormente acabam por ser elementos chave na competitividade da empresa, pois acabam por constituir um sinal de modernização, o que lhe dá uma certa vantagem relativamente aos demais concorrentes. Sendo assim, o uso destas tecnologias permitiria que não ocorressem ruídos organizacionais, razão que levou a que Eng. Miguel se despedisse, permitindo resolver as diversas lacunas comunicativas existentes na organização, aumentando, consequentemente, a produtividade, o tempo útil de trabalho dos gestores e dos operários, e a sua vantagem competitiva dentro do ambiente de tarefa.

18 Conclusão Atualmente, vivemos num mundo ditado pela tecnologia e é essencial que as organizações não descurem da sua utilização. Através deste trabalho, foi possível concluir que as novas tecnologias e a sua constante evolução abrangem muito mais do que o nosso quotidiano e podem ser usadas para um benefício considerável para as empresas. Numa época em que a evolução tecnológica é exponencialmente crescente, é essencial que a empresa acompanhe a sua evolução e usufrua das mais recentes descobertas de forma a otimizar os seus processos e métodos operacionais. Através de exemplos como o Marketing Digital, descobrimos que esta é uma área que resume o crescimento das tecnologias, pois as organizações aproveitam a facilidade de comunicação que este meio lhes oferece para a divulgação dos produtos e da empresa para as massas. Também a redução de custos que nos trazem os sistemas PABX podem ser estimados, pois ao poupar recursos, as organizações podem alocar maior capital para outros departamentos, setores ou processos e operações em que seja necessário um maior investimento. Posto isto, conseguimos perceber a importância da comunicação entre e nas empresas, para que esta torne mais eficiente e eficaz o processo de realização de objetivos, em que este tipo de modernização acaba por acrescentar valor competitivo à empresa. Em suma, este trabalho deu-nos outra perspetiva sobre a área da comunicação das organizações, e da gestão das mesmas, complementando o nosso conhecimento acerca de novas tecnologias neste âmbito.

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