วิธีปฏิบัติในขั้นตอนการนำจ่ายและการตรวจสอบ

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( P C ) 2 1 1

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( P C ) 2 1

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( P C ) เลือกด้านจา่ ย

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( P C ) 1 สแกนบาร์โค้ดสิง่ ของเพือ่ เตรยี มการนาจ่าย 2 *** เมื่อเตรยี มการนาจ่ายครบทกุ ช้นิ แล้ว อย่าลืมกดปมุ่ 3 “สนิ้ สดุ การทาบญั ช”ี ทกุ ครั้ง ***

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( P C ) ** บัญชีเตรยี มการนาจ่าย ที่ส้นิ สุดการทาบญั ชี เรยี บรอ้ ยแลว้ จะย้ายมาอยู่ที่ เมนูประวตั มิ หี ลกั ฐาน **

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( H a n d h e l d ) งานนาจา่ ย เตรยี มการนาจา่ ย กดเคร่ืองหมาย + เลอื กด้านจา่ ย

เ ต รี ย ม ก า ร นา จ่ า ย ( H a n d h e l d ) 1 1 แตะท่ีช่อง 1 คร้ังและสแกนบาร์โคด้ ส่งิ ของเพื่อเตรียมการนาจ่าย 2 2 กดเพอ่ื แก้ไข ชือ่ -ทีอ่ ยู่ ของผรู้ บั ของส่ิงของแต่ละชิ้น 34 3 หากในบัญชมี สี ิ่งของจานวนมาก ควรกดบันทึกขอ้ มูลเก็บไวเ้ ป็นระยะๆ ** ข้อควรระวงั หากสแกนสิง่ ของจานวนมาก และไม่ไดก้ ดบันทึกขอ้ มลู ไว้ เมือ่ กดสิ้นสุดการทาบญั ชี ในขั้นตอนสดุ ทา้ ย อาจทาใหโ้ ปรแกรมคา้ งและข้อมูลหายได้ ต้องทาการเตรียมการใหม่ทั้งหมด** 4 เม่ือเพิ่มรายการสิ่งของและแกไ้ ขขอ้ มลู ผู้รบั ครบถ้วนแล้วต้องกดสิ้นสดุ การทาบัญชี ทกุ ครงั้ ** ข้อควรระวัง หากไม่กดส้ินสดุ บญั ชี จะทาใหไ้ ม่เหน็ บญั ชีนาจ่ายในโปรแกรม POD **

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) 2 1

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) 1 2 เลอื กบัญชนี าจ่าย ซง่ึ ได้มาจากข้นั ตอน เตรียมการนาจา่ ย

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) แสดงรายการสิ่งของในบญั ชี เลอื กรายการเพ่อื บันทกึ ผลนาจ่าย

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) 1 2 กดเลอื กผลการนาจา่ ย และหมายเลขสิง่ ของ

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) 2 1 3 เลือกความสมั พันธ์ของผู้รับ ระบชุ ่อื ผู้รับจริงกรณี ไม่ใช้ผรู้ บั เอง หากความสมั พนั ธ์ไม่ใช่ รบั เอง ในสว่ นท่ี 3 ชื่อผรู้ ับจริงต้องพมิ พ์ช่อื และกด Enter กอ่ นกดบันทึก

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) *** ขอ้ ควรระวงั เม่อื บันทกึ ผลครบทุกชน้ิ แลว้ ต้องกดสิน้ สุดการบนั ทกึ ผลทกุ คร้งั *** หากไม่สน้ิ สุดการบันทึกผล ส่งผลดังน้ี 1. หมายเลขสิ่งของภายในบญั ชีไม่สามารถนาไปใช้ เตรยี มการนาจา่ ยใหมไ่ ด้ 2. สถานะผลการนาจา่ ยไมแ่ สดงบนเวบ็ ตดิ ตามสถานะ (Tracking)

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) ** บัญชีนาจ่าย ทสี่ ิ้นสุดการทาบญั ชี เรียบรอ้ ยแล้วจะย้ายมาอย่ทู ่ี เมนูประวัติมีหลักฐาน ** ** ทง้ั นี้ ชิ้นงานท่ีมียอดเงนิ ต้องเรยี กเกบ็ จากลกู คา้ หากบนั ทึกผลเป็นนาจ่ายสาเรจ็ แล้ว จะไม่สามารถนาชิ้นงานมาแกไ้ ข หรือเตรียมการใหมไ่ ด้อกี **

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( H a n d h e l d ) • แสดงรายการบัญชีนาจา่ ยซึ่งถกู สรา้ งมาจาก Application TND ขั้นตอนเตรยี มการนาจา่ ย • บัญชีนาจ่าย ประกอบดว้ ย เลขดา้ นจ่าย และ รหสั บัญชเี ตรยี มการ เลขด้านจา่ ย GEN10210EVD0008 รหสั บญั ชีเตรยี มการ T204-10210-180200023 กดเลอื กบัญชนี าจา่ ยทีต่ ้องการบันทึกผลการนาจ่าย

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( H a n d h e l d ) • ในบัญชีนาจ่ายแสดงรายการสง่ิ ของ ตามจุดจา่ ยตา่ งๆ เลือกชิ้นงานท่ตี ้องการบนั ทึกผลนาจา่ ย

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( H a n d h e l d ) ข้อควรระวัง • ต้องทารายการจาก ซ้ายไปขวา และ จาก บนลงล่าง • ตรวจสอบ วนั ที่และเวลาของอุปกรณ์ Handheld ให้เป็นปัจจุบัน เนอ่ื งจาก ส่งผลกระทบกบั ขอ้ มลู ทแ่ี สดงในระบบ Tracking และอาจทาให้ขอ้ มลู สญู หาย

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( H a n d h e l d )

แนวทางการตรวจสอบการทางาน (เจ้าหน้าที่) • บญั ชีเตรยี มการนาจ่าย ตรวจสอบวา่ ไมม่ ีบญั ชีเหลอื คา้ งในเมนู “มีหลักฐาน”

แนวทางการตรวจสอบการทางาน (เจ้าหน้าท่ี) • บัญชบี นั ทึกผลการนาจ่าย เม่อื ออกนาจ่ายและสิน้ สดุ บญั ชีหมดแลว้ ต้องไม่เหลือรายการ ในเมนู “มีหลกั ฐาน” หากออกนาจ่ายด้วย Handheld บญั ชจี ะสิ้นสดุ อัตโนมตั ิเม่ือ Handheld เชือ่ มตอ่ WIFI ที่ทาการ

แนวทางการตรวจสอบการทางาน (ผู้ควบคุม) • ตรวจสอบหนา้ Dashboard หากเตรยี มการและสน้ิ สดุ บญั ชเี รียบร้อยในกลอ่ งจะเหลือชิน้ งานจานวนไมม่ าก

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณตี รวจสอบหนา้ Dashboard มยี อดรอบันทึกผลการนาจา่ ย เหลือคา้ งจานวนมาก เกิดจากกรณีนาจ่ายด้วย บัญชี ป.303 และยงั ไมไ่ ด้บันทึกผลการนาจา่ ยหรือ บนั ทึกผลการนาจา่ ยแล้ว แต่ไม่กดสิน้ สุดบญั ชี * หน.ปณ. หรอื ผทู้ ีไ่ ด้รบั มอบหมาย ควร ตรวจสอบไม่ให้มยี อดรอบนั ทึกผลการนาจ่าย เหลือคา้ งจานวนมากเช่นน้ี *

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย ให้เข้าตรวจสอบทเ่ี มนู งานนาจา่ ย > บนั ทึกผลการนาจ่าย > มหี ลักฐาน วา่ เหลอื บัญชีค้างอยตู่ ามภาพตัวอยา่ งหรอื ไม่ หากมบี ัญชคี า้ งและสถานะเอกสารเป็น “บนั ทึกผลแล้วท้งั หมด” * ใหเ้ ข้าไปกดสนิ้ สุดบัญชี * (บัญชีที่สิน้ สุดเรียบรอ้ ยแลว้ จะหายไปจาก หนา้ น้ี และไปอยู่ทเ่ี มนู “ประวตั มิ ีหลักฐาน”)

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย หากมบี ญั ชีค้างและสถานะเอกสารเปน็ “รอบนั ทกึ ผลการนาจา่ ย” * ให้เขา้ ไปบันทกึ ผลการนาจา่ ยให้ครบทกุ ชน้ิ ท้ังสาเร็จและไม่สาเรจ็ และอยา่ ลืมกด ส้นิ สุดบัญชี * (บญั ชที ่สี ิ้นสดุ เรยี บรอ้ ยแล้ว จะหายไปจากหนา้ น้ี และไปอยูท่ ่เี มนู “ประวตั มิ ีหลกั ฐาน”)

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณตี รวจสอบหน้า Dashboard มยี อดรอบนั ทกึ ผลการนาจ่าย เปน็ 0 หรือเหลอื จานวนนอ้ ย แตด่ า้ นในมบี ัญชนี าจา่ ย ค้างอย่เู ป็นจานวนมาก เกิดจากการบนั ทึกผลการนาจา่ ยไว้ แตไ่ ม่ได้ สิน้ สุดบัญชี เชน่ เป็นงานรอจ่าย ซึง่ สถานะ เป็นนาจา่ ยไม่สาเรจ็ นาจ่าย ณ ทท่ี าการ และแมว้ า่ ผ้รู ับจะมารบั ภายหลงั แลว้ แตไ่ ม่ไดม้ ี การบันทกึ ผลการ นาจ่ายใหม่ และไม่ไดก้ ด สิ้นสุดบัญชี ทาใหม้ ีบัญชีคา้ งอยู่ภายในเป็น จานวนมาก ซ่ึงเมือ่ ถงึ รอบของการลบข้อมลู ท่ี สาขา บัญชดี ังกล่าวก็จะถูกลบขอ้ มลู ออกไป ทาให้ไม่สามารถยอ้ นไปบันทกึ ผลใหมไ่ ด้

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณีตรวจสอบหนา้ Dashboard มยี อดรอบนั ทกึ ผลการนาจา่ ย เปน็ 0 หรือเหลือจานวนนอ้ ย แตด่ า้ นในมบี ัญชนี าจา่ ย คา้ งอยู่เป็นจานวนมาก ตวั อย่าง บันทึกผลการนาจา่ ยเป็นไม่สาเร็จ “บา้ นปดิ ” ไว้ แต่ยงั ไม่ได้กดส้ินสดุ การบันทกึ ผล เพื่อสิน้ สดุ บญั ชี

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณตี รวจสอบหนา้ Dashboard มยี อดรอบันทกึ ผลการนาจ่าย เป็น 0 หรอื เหลือจานวนนอ้ ย แตด่ ้านในมบี ญั ชนี าจา่ ย คา้ งอยู่เปน็ จานวนมาก ตวั อยา่ ง บนั ทกึ ผลการนาจา่ ยเป็นไม่สาเรจ็ “นาจ่าย ณ ทท่ี าการ” ไว้ แต่ยังไม่ได้กดส้นิ สดุ การบนั ทกึ ผล เพือ่ ส้ินสุดบัญชี

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณีตรวจสอบหน้า Dashboard มียอดรอบันทกึ ผลการนาจา่ ย เปน็ 0 หรอื เหลือจานวนนอ้ ย แต่ด้านในมบี ญั ชีนาจ่าย คา้ งอยเู่ ปน็ จานวนมาก ตวั อย่าง งานรอจ่าย บันทกึ ผลแล้วทั้งหมด แต่ยงั ไม่ได้ กดส้ินสุดบัญชี ทาใหม้ บี ญั ชคี า้ งอยู่ * ให้เขา้ ไปกดส้ินสุดบัญชี * (บญั ชีท่สี ิ้นสุดเรียบร้อยแลว้ จะหายไปจากหนา้ น้ี และไปอยู่ทีเ่ มนู “ประวัติมหี ลักฐาน”)

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย สถานะเอกสารในหนา้ บนั ทกึ ผลการนาจา่ ย มี 4 สถานะ ดังนี้ 1. รอบันทึกผลการนาจา่ ย คือ บญั ชนี าจ่ายทย่ี ังไมม่ กี ารบันทกึ ผลการนาจ่ายส่งิ ของในบญั ชีเลยทุกช้ิน (ตรวจสอบวนั ท่ีเอกสาร หากย้อนหลังหลายวัน แสดงวา่ นำจ่ำยไปแล้วแต่ยังไม่ได้บันทึกผลในระบบหรือไม่) 2. บันทกึ ผลแล้วบางสว่ น คอื มกี ารบนั ทกึ ผลการนาจา่ ยส่ิงของในบัญชีแลว้ บางชน้ิ แตย่ ังไม่ครบทกุ ชนิ้ ให้ตรวจสอบวา่ มีของชน้ิ ใดท่ยี งั ไม่ไดบ้ ันทกึ ผลการนาจา่ ย ให้บนั ทึกผลกำรนำจ่ำยทกุ ชิน้ และสิน้ สุดบัญชี 3. บันทกึ ผลแลว้ ทั้งหมด คอื มีการบนั ทกึ ผลการนาจา่ ยส่งิ ของทั้งหมดแลว้ แตย่ ังไมท่ าการกดสนิ้ สดุ บญั ชี ใหเ้ ขำ้ ไปในบัญชแี ละกดส้ินสุดบัญชี 4. ส้นิ สุดบญั ชี คอื บนั ทึกผลการนาจ่ายและกดส้นิ สุดบญั ชเี รียบร้อยแล้ว บญั ชีจะหายไปจากหนา้ มีหลกั ฐาน และ ยำ้ ยไปอยู่ท่ีหนำ้ ประวัตมิ ีหลักฐำน แทน หากบนั ทึกผลดว้ ย Handheld สถานะสิง่ ของจะถูกส่งเขา้ ส่วนกลางแบบ Real-time ผา่ น 3G/4G ส่วนบัญชีนาจา่ ยจะส้นิ สดุ อัตโนมตั ิ เมื่ออุปกรณ์ Handheld เชอ่ื มต่อสญั ญาณ Wi-Fi ของท่ีทาการ

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณกี ดส้นิ สดุ บัญชแี ลว้ ข้ึนแจ้งเตอื น กรณุ ากรอกช่อื ผู้รับ

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย ใหเ้ ขา้ ตรวจสอบในบญั ชนี ้นั วา่ มรี ายการส่งิ ของทีบ่ นั ทกึ สถานะ แตย่ งั ไม่ระบุผู้รับหรอื ไม่

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย * ชิ้นงานท่ีนาจ่ายสาเรจ็ หากยงั ไม่มชี ่อื ผ้รู บั ให้ระบชุ ่ือผู้รับใหค้ รบทกุ ชน้ิ *

บั น ทึ ก ผ ล นา จ่ า ย ( P C ) 2 1 3 เลือกความสมั พันธ์ของผู้รับ ระบชุ ่อื ผู้รับจริงกรณี ไม่ใช้ผรู้ บั เอง หากความสมั พนั ธ์ไม่ใช่ รบั เอง ในสว่ นท่ี 3 ชื่อผรู้ ับจริงต้องพมิ พ์ช่อื และกด Enter กอ่ นกดบันทึก

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณี พบบารโ์ คด้ ซา้ ในบญั ชี ใหแ้ จง้ Helpdesk เพ่ือประสานงานบริษทั ผ้พู ฒั นาใหแ้ กไ้ ขปญั หา

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • กรณีเตรียมการนาจา่ ย สแกนของเขา้ บัญชีแล้วแจ้งเตอื น “รายการสิ่งของถูกเพ่ิมในบญั ชอี ื่นแลว้ ”

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย ตรวจสอบดังนี้ หมายเลขสงิ่ ของถกู นาเข้าในบัญชเี ตรียมการนาจ่ายอน่ื แลว้ หรือไม่ หมายเลขสิ่งของอยู่ในบัญชีทบ่ี นั ทกึ ผลเรยี บรอ้ ยแตไ่ มส่ ้ินสุดบัญชหี รือไม่ วิธแี กก้ รณีตอ้ งการเตรียมการของในบญั ชีใหม่ บันทกึ ผลนาจา่ ยและส้ินสุดบญั ชที เ่ี ลขสง่ิ ของค้างอยู่ใหเ้ รียบรอ้ ย หากมีหลายบัญชสี ามารถหาเลขบญั ชีท่สี ่งิ ของอยไู่ ดบ้ น FOM หรอื Website QMS ***หมายเลขส่ิงของที่มียอดเรียกเก็บเงินปลายทางและบันทกึ ผลการนาจ่ายสาเร็จ จะไม่สามารถนามาเตรียมการใหมไ่ ด้***

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย • วธิ คี น้ หา เลขบัญชีเตรยี มการนาจ่าย/บญั ชนี าจา่ ย จากเลขสิง่ ของทีม่ ีผา่ นโปรแกรม FOM 1 2

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย 5 ใสห่ มายเลขส่ิงของทีต่ อ้ งการคน้ หาและกดเรยี กดู 3 4

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย เลอื กแถบรายการ ขอ้ มลู การดาเนนิ การ จะแสดงข้อมูลเลขเอกสาร และสถานะดาเนินงานทง้ั หมด 6 7

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย Website : http://qms.praisanee.com/

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย 1 เลอื กเมนู “คน้ หาสถานะ” 2 เลอื กคน้ หาสถานะจากเง่อื นไขท่เี กี่ยวขอ้ ง

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย 3 ระบหุ มายเลขสงิ่ ของ 4 กดป่มุ “ค้นหา”

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย 5 ระบบจะแสดงหมายเลขเอกสารทเ่ี ก่ยี วข้องในขน้ั ตอนกระบวนการทางานตา่ ง ๆ

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย นอกจากนยี้ ังสามารถค้นหารายละเอียดสง่ิ ของไดจ้ ากบญั ชีอน่ื ๆ อาทิ บัญชีกากับถุงไปรษณีย์ บญั ชเี ตรียมการนาจ่าย เปน็ ตน้

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย ท้งั นี้ผู้ควบคมุ สามารถดรู ายงานเกีย่ วกับบริการไปรษณยี ์ และรายงานความผดิ พลาด ผา่ นเมนู “รายงาน”

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย รายงานปรมิ าณสถานะบรกิ ารไปรษณียใ์ นประเทศ ระบบ QMS จะประมวลผลข้อมูลย้อนหลังทกุ 1 วัน ในเวลา 02.00 น.

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย รายงานปรมิ าณสถานะบรกิ ารไปรษณีย์ระหวา่ งประเทศ ระบบ QMS จะประมวลผลข้อมูลย้อนหลังทกุ 1 วัน ในเวลา 02.00 น.

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย รายงานการสง่ สถานะนาจา่ ยล่าชา้ ระบบ QMS จะประมวลผลข้อมูลย้อนหลังทกุ 1 วัน ในเวลา 02.00 น.

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย รายงานบัญชเี ตรยี มการนาจ่ายทย่ี ังไม่ส้นิ สุด ระบบ QMS จะประมวลผลทนั ทเี ม่ือกดค้นหาข้อมูล

เ ท ค นิ ค ก า ร แ ก้ ปั ญ ห า ง า น นา จ่ า ย รายงานการต้งั คา่ เวลาเคร่อื งไม่ถกู ตอ้ ง ระบบ QMS จะประมวลผลทนั ทเี ม่ือกดค้นหาข้อมูล