b) Selanjutnya anda akan diarahkan pada deskripsi pengenal dokumen TTE yang sudah diinput sebelumnya pada submenu Upload PDF, seperti gambar berikut; c) Klik pada Terima Pengajuan, jika dokumen yang diinput sebelumnya sudah benar dan sesuai. d) Jika sudah upload dokumen, klik kirim pengajuan dan masukan Passphrase untuk melakukan paraf. 46
3. Submenu Proses TTE Pada Submenu Proses TTE terdapat daftar dokumen yang akan ditandatangani oleh penandatangan secara elektronik dengan memasukkan Passphrase. Terdapat keterangan kedaluwarsa pada dokumen jika tanggal penandatangan berbeda dengan tanggal upload dokumen. Untuk mengakses fitur Proses TTE dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut. a) Klik Menu Dokumen TTE; b) Klik Submenu Proses TTE; c) Jika ingin melihat dokumen klik ikon mata ( ) di pojok kanan; d) Jika sudah mengecek isi dokumen dan akan melakukan TTE maka klik ikon Proses TTE ( ); e) Sehingga akan muncul jendela tampilan Konfirmasi TTE; f) Masukkan passphrase lalu klik Ya; g) Jika ingin melakukan TTE pada beberapa dokumen maka pilih dokumen yang akan di TTE dengan cara memberikan checklist ditombol ceklist ( ), 47
ceklist dapat dilakukan pada lebih dari satu dokumen tapi disarankan untuk melakukan pengecekan terhadap dokumen terlebih dahulu seperti berikut; h) Jika ingin memilih semua dokumen untuk di TTE maka ceklist pada bagian pojok kiri atas tabel; i) Kemudian pilih tombol proses ( ); j) Kemudian masukan Passphrase untuk menandatangani dokumen tersebut; 48
k) Jika sudah pilih menu Sudah TTE, kemudian cari dokumen di kolom pencarian dan unduh dokumen tersebut; l) Buka dokumen tersebut menggunakan aplikasi Adobe Reader untuk melihat keaslian dokumen dan history penandatanganan. 49
4. Submenu Sudah TTE Submenu Sudah TTE terdapat surat yang sudah ditandatangani secara elektronik oleh Pimpinan. Submenu ini dapat diakses melalui tahapan sebagai berikut: a. Klik Menu Dokumen TTE; b. Pilih Submenu Sudah TTE; c. Klik ikon mata ( ) untuk melihat dokumen; 50
d. Selain itu untuk membatalkan dokumen klik ikon trash ( ) di samping ikon Lihat; e. Maka akan muncul Konfirmasi Penghapusan Dokumen seperti di atas; f. Isikan alasan lalu klik Ya; 51
E. Menu Naskah Dinas Menu Naskah Dinas berfungsi untuk membuat naskah dinas seperti Nota Dinas, Surat Dinas/Surat Keluar, Surat Undangan, Surat Keputusan, Surat Tugas, Surat Pernyataan, Surat Perintah Pelaksana Harian, dan Surat Edaran sesuai dengan format aturan yang telah ditetapkan. Submenu dalam Naskah Dinas berikut adalah flowchart Naskah Dinas : d 1. Submenu Daftar Konsep Submenu Daftar Konsep berisi daftar semua konsep naskah dinas yang konsepnya belum diajukan (draft konsep). Pada submenu daftar konsep terdapat tombol Buat Baru dan tombol Lapor Masalah. Tombol Buat Baru untuk membuat konsep naskah dinas baru, sedangkan tombol Lapor 52
Masalah untuk melaporkan kendala yang dialami. Berikut ini adalah tampilan Submenu Daftar Konsep : a. Setelah login klik Menu Naskah Dinas lalu pilih Submenu Daftar Konsep. Setelah memilih Daftar Konsep maka akan tampil halaman Daftar Konsep; b. Klik tombol Buat Baru ( ); c. Selanjutnya pilih jenis naskah dinas yang akan pengguna dibuat; d. Setelah memilih jenis naskah dinas klik tombol Buka Editor ( ); 53
e. Mengisi pengenal dokumen; f. Pengguna akan diarahkan pada halaman pengisian editor konsep surat; g. Selanjutnya pengguna akan diarahkan pada halaman pengisian draft konsep; h. Pilih Kop Surat Kantor/Satker Pengguna; i. Pilih Sifat Surat; j. Berikutnya adalah pilih Kode Arsip/Kode Klasifikasi; 54
k. Berikutnya adalah pilihan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pada pemilihan JRA ini, terdapat 2 (dua) perbedaan yaitu arsip naskah dinas tanpa persetujuan pemindahan dan arsip naskah dinas perlu persetujuan pemindahan. 1) Arsip Naskah Dinas Tanpa Persetujuan Pemindahan Pada proses pembuatan naskah dinas untuk arsip tanpa persetujuan pemindahan, kode klasifikasi yang dipilih adalah yang masa retensinya berketerangan waktu tetap, sebagaimana tampilan berikut; 2) Arsip Naskah Dinas Perlu Persetujuan Pemindahan Adapun proses pembuatan konsep surat untuk arsip naskah dinas perlu persetujuan pemindahan, kode klasifikasi yang dipilih adalah yang masa Retensi Aktif-nya memiliki keterangan waktu dengan syarat, misalnya 1 (satu) tahun setelah izin diperbarui, 1 (satu) tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap, dan sejenisnya, sebagaimana tampilan berikut; 55
Pada pemilihan kode klasifikasi di atas dapat dilihat bahwa kategori masa retensi aktif untuk contoh jenis arsip Laporan Keterangan adalah 1 (satu) tahun setelah izin diperbarui, yaitu merupakan arsip yang memerlukan persetujuan pemindahan. l. Pada penandatanganan surat terdapat skema Langsung dan Atas Nama dengan melakukan klik Pilih, maka akan muncul tampilan sebagai berikut; Pada tampilan ini terdapat Jabatan AdHoc yang bisa diisikan misalnya “Ketua Gugus Tugas Covid-19”; m. Isi Perihal Surat; 56
n. Pilih Tujuan Surat lalu klik tombol Tambah sehingga data muncul di bawah, sebagai tujuan pengiriman surat seperti gambar berikut ini; o. Pilih Tembusan Surat (bersifat opsional); p. Setelah pengguna mengisi seluruh data pengenal, selajutnya akan masuk pada tab bar isi surat untuk melanjutkan pengisian isi surat, kemudian ketika sudah diisi maka klik tombol berikutnya ( ); q. Jika surat yang dibuat terdapat lampiran, maka klik tab bar lampiran kemudian klik ikon kaca pembesar ( ) untuk memilih file pdf yang akan 57
diupload sebagai lampiran. Jika file sudah terupload klik tombol berikutnya ( ); 58
r. Selanjutnya akan muncul tab Penandatangan yang berisi data nama verifikator sebagai pemaraf berjenjang dan penandatangan sesuai dengan data yang telah diisi sebelumnya pada tab pengenal dokumen. Jika telah sesuai maka klik tombol berikutnya ( ); s. Pada tab menu Penandatangan klik tombol Simpan dan Tampilkan Draft ( ) atau tombol berikutnya ( ) yang kemudian muncul pop up konfirmasi, kemudian klik pada tombol Ya ( ); 59
t. Selanjutnya akan muncul pop up bahwa draft berhasil disimpan, lalu klik OK; u. Halaman akan berpindah pada tab Tampilan Dokumen dan akan muncul, tampilan surat yang sudah dibuat, Maka akan muncul, tampilan surat yang sudah dibuat. Jika pengolah ingin meneruskan surat untuk di setujui oleh verifikator dan penandatangan surat, klik tombol Ajukan Konsep ( ) kemudian klik tombol Ya ( ) untuk melanjutkan; 60
v. Setelah selesai membuat Draft Konsep maka berikutnya akan masuk ke Submenu Proses Konsep pada paraf verifikator maupun penandatangan. 2. Submenu Proses Konsep Submenu Proses Konsep berisi daftar semua konsep naskah dinas untuk koordinasi antara pengolah dan verifikator. Pada submenu proses konsep terdapa tiga (3) tab yaitu : 1. tab persetujuan konsep berisi melihat daftar pengajuan dokumen naskah dinas kepada verifikator; 2. tab konsep proses berisi melihat daftar naskah dinas yang sedang direview oleh verifikator; 3. tab konsep disetujui berisi daftar dokumen naskah dinas yang telah disetujui oleh verifikator. Pada halaman Submenu Proses Konsep terdapat tombol Menunggu Persetujuan ( ) berfungsi untuk koordinasi pengolah dan verifikator. tombol Lihat Konsep ( ) serta tombol Hapus Pengajuan ( ). Berikut ini adalah tampilan prosedur untuk Submenu Proses Konsep : a. Setelah pilih tombol Ajukan Konsep ( ) maka Pengolah dapat membuka Menu Naskah Dinas lalu pilih Submenu Proses Konsep lalu masuk ke tab bar Konsep dalam Proses untuk berkoordinasi dengan verifikator terkait surat yang telah diajukan oleh pengolah( ); 61
b. Kemudian Pengolah akan masuk pada halaman Koordinasi Naskah Dinas untuk mengisi chat box dan hasil review verifikator; c. Pengguna sebagai verifikator dapat mengecek dokumen yang telah diajukan pengolah dengan mebuka Menu Naskah Dinas lalu pilih Submenu Proses Konsep dengan klik tombol Menunggu Persetujuan ( ); 62
d. Verifikator akan masuk ke halaman Koordinasi Draft Naskah Dinas untuk melihat lebih detail pengajuan dokumen yang dibuat oleh pengolah dan dapat merevisi konsep naskah dinas jika ada ketidaksesuaian pada naskah dinas tersebut dengan mengetik pada catatan (chat box); e. Verifikator dapat memberitahukan adanya revisi konsep surat kepada pengolah dengan klik tombol Kirim Pemberitahuan Revisi ( ); 63
f. Selanjutnya pada akun pengolah akan muncul notifikasi berwarna merah dengan tulisan revisi ( ) Submenu Proses Konsep. Kemudian klik tombol Menunggu Persetujuan ( ) pada dokumen tersebut; g. Pengolah akan masuk pada halaman Koordinasi Draft Naskah Dinas untuk melihat notifikasi perbaikan berwarna merah pada chat box. Kemudian klik tombol Buka Naskah Editor ( ) untuk memperbaiki naskah dinas. Pengolah dapat merubah data sesuai 64
dengan catatan verifikator. Setelah melakukan perubahan maka selanjutnya klik tombol Simpan dan Tampilkan ( ); h. Lalu pengolah dapat klik tombol Infokan Perubahan ( ); i. Akan muncul notifikasi berwarna biru bahwa pengolah sudah melakukan perubahan pada dokumen naskah dinas. Kemudian mengisi chat box untuk menyampaikan koordinasi pada verifikator; 65
j. Verifikator melihat kembali hasil revisi surat pada Submenu Proses Konsep dengan klik Tombol Menunggu Persetujuan ( ); k. Verifikator akan masuk pada halaman Koordinasi Draft Naskah Dinas untuk melihat hasil perubahan yang dilakukan oleh pengolah dan klik tombol Setujui Konsep ( ) jika perubahan sudah sesuai; 66
l. Pada kolom chat box akan muncul notifikasi persetujuan verfikator; m. Jika seluruh verifikator dalam koordinasi draft naskah dinas telah menyetujui surat maka akan secara otomatis akan dikirim kebagian tata usaha untuk diberikan tanggal dan nomor pada naskah dinas; 67
3. Submenu Konsep Disetujui Submenu Konsep Disetujui berisi daftar semua konsep naskah dinas yang konsepnya sudah disetujui oleh verifikator atau penandatangan untuk dilanjut pada proses TTE. Berikut ini adalah tampilan submenu Konsep Disetujui pada Bagian Tata Usaha : Berikut ini langkah-langkah untuk memproses dokumen Konsep Disetujui sebagai berikut: a) Klik pada ikon panah kanan ( ) yang terdapat di kanan data; 68
b) Masukan Nomor Surat Naskah Dinas pada kolom textbox Nomor Surat; c) Klik tombol Proses TTE ( ). F. Menu Informasi Surat Untuk masuk ke Informasi Surat, pengguna dapat mengakses nya di Submenu Informasi Surat. Surat dapat diurutkan sesuai keinginan dengan memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan Pilihan Sortir Ascending atau Descending. 69
Jika pengguna klik salah satu surat, pengguna akan diarahkan ke halaman yang berisi tentang informasi surat tersebut. Mulai dari asal surat, attachment file, perjalanan surat, dan sebagainya. 70
G. Menu Laporan 1. Submenu Laporan Surat Masuk Untuk melihat laporan surat yang masuk ke akun pengguna, pengguna dapat mengakses nya di dalam Submenu Laporan, lalu klik Surat Masuk. Pilih urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis urutan, cetak berdasarkan kategori yang ada dan rentang waktu, lalu klik Tombol Cetak. 71
2. Submenu Laporan Surat Keluar Sementara, untuk melihat laporan surat yang keluar di akun pengguna, pengguna dapat mengakses nya di dalam Submenu Laporan, lalu klik Surat Keluar. Pilih urutan data berdasarkan kategori yang ada, jenis urutan, cetak berdasarkan kategori yang ada dan rentang waktu, lalu klik Tombol Cetak. 72
Search
