DAFTAR ISI DAFTAR ISI……………………………………………………………………………………… ii KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………. iii I. PENDAHULUAN……………………………………………………………………………… 1 A. Latar Belakang…………………………………………………………………………… 1 B. Dasar Hukum……………………………………………………………………………. 3 C. Maksud dan Tujuan……………………………………………………………………. 4 D. Ruang Lingkup………………………………………………………………………….. 5 E. Ketentuan Umum………………………………..……………………………………… 5 II. PENGGUNA LAYANAN ……………………………………..……………………………. 6 A. Registrasi Akun eOffice ASN..………………………………………………………… 6 B. Registrasi Akun eOffice PPNPN…………………………………………………….. 13 C. Registrasi Akun Sertifikat Elektronik……………………………………………… 16 D. Admin Satuan Kerja…………………………………………………………………… 23 III. FITUR APLIKASI EOFFICE NASKAH DINAS DAN ARSIP……………………….. 24 A. Menu Beranda…………………………………………………………………………… 24 B. Menu Administrasi Surat……………………………………………………………… 25 C. Menu Buat Data…………………………………………………………………………. 33 D. Menu Dokumen TTE……………………………………………………………………. 38 E. Menu Naskah Dinas……………………………………………………………………. 52 F. Menu Informasi Surat..……………………………………………………………….. 69 G. Menu Laporan……..……………………………………………………………………. 71 IV. Penutup……………………………………………………………………………………… 73 ii
KATA PENGANTAR Dalam rangka mendukung pelaksanaan transformasi digital yang terus dilaksanakan secara masif oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, salah satunya dengan penerapan naskah dinas elektronik melalui Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (eOffice) yang bertujuan untuk memudahkan pengolahan administrasi perkantoran dengan memfasilitasi penciptaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Penerapan eOffice telah dilakukan sejak bulan Oktober tahun 2019 di lingkungan Kementerian ATR/BPN Pusat dan bulan November tahun 2020 serentak diimplementasikan di lingkungan Kantor Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan sesuai Surat Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor TU.01.02/1541-100/X/2020 tanggal 5 Oktober 2020 hal Implementasi eOffice. Untuk memudahkan pelaksanaan dan kelancaran penerapan naskah dinas elektronik, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Pelaksanaan kegiatan alih media surat masuk secara elektronik menggunakan sarana dan prasarana yang mendukung; 2. Setiap pengguna yang terdiri dari ASN harus memiliki akun pertanahan yang meliputi data simpeg tervalidasi, email resmi atrbpn.go.id maupun PPNPN memiliki akun mitra; 3. Setiap ASN harus mendaftarkan Tanda Tangan Elektronik untuk dapat mengesahkan Naskah Dinas Elektronik; 4. Setiap ASN wajib menjaga kerahasiaan dan bertanggung jawab atas pembuatan Tanda Tangan Elektronik; 5. Penggunaan Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas Elektronik mengacu pada Surat Edaran Nomor 11/SE-100.TU.01.02/VI/2021 tentang Penggunaan Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional; 6. Penyusunan Naskah Dinas Elektronik dilakukan menggunakan aplikasi Naskah Dinas Elektronik sebagaimana dimaksud; iii
7. Apabila terdapat perkembangan terbaru dalam penyusunan Naskah Dinas Elektronik, Petunjuk Teknis ini akan segera diperbaiki sebagaimana mestinya. Demikian petunjuk teknis ini untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan Pedoman Penyelenggaraan Naskah Dinas Elektronik Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional agar terciptanya tertib sesuai dengan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Jakarta Desember 2021 a.n. MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/ KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL SEKRETARIS JENDERAL HIMAWAN ARIEF SUGOTO
PETUNJUK TEKNIS NOMOR : 6/Juknis-100.TU.01.02/XII/2021 TENTANG PEDOMAN PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam mewujudkan visi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Kementerian ATR/BPN) menjadi institusi berstandar dunia di tahun 2025 salah satunya yaitu mewujudkan kantor modern. Konsepnya memberikan produk serta layanan pertanahan dan tata ruang secara elektronik atau secara garis besarnya melakukan transformasi digital sebagai tuntutan saat ini yang selalu membutuhkan teknologi digital. Road Map Transformasi Digital Kementerian ATR/BPN menuju Institusi Berkelas Dunia dimulai pada tahun 2020 sampai dengan tahun 2025. Tahun 2020 dengan Penerapan Digital Signature, Sertipikat HT Elektronik berlaku Nasional, Implementasi Buku Tanah Elektronik melalui digitalisasi dan validasi data pertanahan, layanan data pertanahan untuk publik, peningkatan kapasitas kelembagaan informasi dan inovasi salah satunya dengan implementasi eOffice sebagai sarana pembentukan budaya digital di lingkungan kerja masing-masing, percepatan pendanaan melalui Implementasi KPBU. Tahun 2021 Digital Melayani sepenuhnya dimana informasi pertanahan dan ruang multiguna valid dan aman, layanan elektronik menyeluruh untuk masyarakat, penerapan teknologi Blockchain. Tahun 2022 Era Informasi dan Inovasi, Fractional right/co- owning 3D Cadastre and Right, Transaksi peer to peer, Layanan Derivatif 1
Informasi Pertanahan, Implementasi Smart Contract, Smart Escrow. Tahun 2023 Monetisasi Informasi, Sentuh Tanahku menjadi leader apps dan marketplace, informasi pertanahan sebagai basis penerimaan negara, kolaborasi informasi dengan masyarakat dan dunia usaha, penerapan big data, spatially enabled government berbasis bidang tanah. Tahun 2024 sebagai peringkat 40 EoDB, sumber PNBP didominasi dari layanan informasi, interoperability dengan badan informasi pertanahan dunia, menjadi leader di Southeast Asia. Penerapan Naskah Dinas Elektronik di Kementerian ATR/BPN sudah dilakukan sejak tahun 2017, aplikasi eOffice digagas sebagai bagian dari transformasi digital Kementerian ATR/BPN. Dengan aplikasi ini pengolahan surat masuk dan surat keluar akan sangat mudah dan dilaksanakan secara elektronik, sehingga kegiatan perkantoran akan menjadi efisien dan paperless. Penerapan aplikasi eOffice menjadi salah satu dari 7 (tujuh) Agenda yang tertuang dalam rancangan Rencana Strategis (RENSTRA) Kementerian ATR/BPN yaitu mewujudkan kantor layanan modern yang memberikan produk, layanan dan pusat informasi pertanahan dan tata ruang secara elektronik berbasis teknologi informasi. Tata Naskah Dinas dan Kearsipan merupakan komponen yang tidak terpisahkan. Pengelolaan administrasi pertanahan berbanding lurus dengan baiknya kontribusi manajemen pertanahan internal maupun pelayanan kepada masyarakat. Dalam hal pengelolaan administrasi pertanahan untuk mendukung pelaksanaan transformasi digital, maka Kementerian ATR/BPN memerlukan suatu sistem manajemen untuk mengelola arsip. Tata Kelola Kearsipan mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Penciptaan dimulai dari bagaimana suatu naskah yang lahir secara elektronik melalui aplikasi naskah dinas elektronik dibangun dan dikembangkan dalam suatu kesatuan sistem yang utuh. Biro Umum dan Layanan Pengadaan khususnya di bagian Tata Naskah dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi kegiatan pelayanan dan pengelolaan naskah dinas serta pengelolaan arsip. Penerapan Naskah Dinas Elektronik yang dikembangkan dalam menunjang efektivitas pelayanan tata naskah dan kearsipan dibutuhkan konsep pedoman dan panduan teknis penyelenggaraan 2
agar dapat berjalan sesuai dengan ketentuan tata naskah dan kearsipan yang berlaku di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Oleh sebab itu demi menunjang pengelolaan pelayanan tata naskah elektronik yang diterapkan secara nasional (33 Kantor Wilayah dan 480 Kantor Pertanahan Kab/Kota yang telah memiliki akun eOffice). Fungsi pelayanan yang diselenggarakan akan berkoordinasi dengan Pusat Data Informasi dan LP2B sebagai penyedia Layanan Aplikasi yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan, baik dari segi alur proeses tata naskah maupun sistem penunjang lainnya. B. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang- Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 4. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 83); 5. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 84); 6. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 686); 3
7. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 10 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 687); 8. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 401); 9. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2020 Tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 776); 10. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 16 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 985); 11. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 986). C. Maksud dan Tujuan 1. Maksud dari Petunjuk Teknis ini sebagai pedoman penyusunan Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional; 2. Tujuan dari Petunjuk Teknis ini: a. memberi kemudahan pengguna dalam menggunakan aplikasi eOffice; b. mewujudkan nilai kelembagaan yang Melayani, Profesional dan Terpercaya; c. memberikan panduan standarisasi penggunaan naskah dinas elektronik. 4
D. Ruang Lingkup Ruang lingkup Petunjuk Teknis ini meliputi: 1. Pengguna Layanan Naskah Dinas Elektronik; 2. Fitur aplikasi eOffice Naskah Dinas E. Ketentuan Umum 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pegawai yang berwenang di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang; 2. Tanda Tangan Elektronik yang selanjutnya disebut TTE adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi; 3. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip; 4. Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (eOffice) merupakan aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan pengolahan administrasi perkantoran yang memfasilitasi Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional; 5. Jadwal Retensi Asip adalah Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 5
BAB II PENGGUNA LAYANAN A. Registrasi Akun eOffice ASN (Aparatur Sipil Negara) Yang dimaksud ASN sebagai pengguna layanan eOffice adalah sebagai berikut : 1. Sudah terdaftar pada aplikasi kepegawaian dan memiliki akun pertanahan; 2. Menjalankan tugas dan fungsi pada aplikasi eOffice sesuai dengan jabatan. Dalam menjalankan prosedur aplikasi eOffice dibutuhkan pendaftaran akun secara sistematis berikut adalah flowchart untuk Registrasi Akun eOffice ASN (Aparatur Sipil Negara). 6
1. Validasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) pada : https://simpeg.atrbpn.go.id/ a. Login menggunakan akun Admin SIMPEG; 7
b. Pilih unit kerja yang akan divalidasi; c. Pilih ASN yang akan divalidasi; d. Centang kolom validasi di Daftar Riwayat Hidup; e. Kemudian tab Riwayat Pangkat; 8
f. Centang kolom valid dengan Klik 2 (dua) kali pangkat terakhir; g. Kemudian tab Riwayat Jabatan; h. Centang kolom valid dengan Klik 2 (dua) kali jabatan terakhir; i. Kemudian tab Pendidikan Umum; j. Centang kolom valid dengan Klik 2 (dua) kali pendidikan terakhir. 2. Pembuatan email di https://registrasi.atrbpn.go.id/ 9
f. Centang kolom valid dengan klik 2 (dua) kali pangkat terakhir; g. Kemudian tab Riwayat Jabatan; h. Centang kolom valid dengan klik 2 (dua) kali jabatan terakhir; i. Kemudian tab Pendidikan Umum; j. Centang kolom valid dengan klik 2 (dua) kali pendidikan terakhir. 2. Pembuatan email pada https://registrasi.atrbpn.go.id/ 9
a. Masukan NIP; b. Selanjutnya masukan 4 (empat) digit nomor handphone dan sesuai data mobilephone pada aplikasi SIMPEG; c. Kemudian pengguna akan dikirimkan kode OTP melalui SMS; d. Masukan kode OTP tersebut pada https://registrasi.atrbpn.go.id/. e. Konfirmasi alamat email dan password pengguna pada email Kementerian domain @atrbpn.go.id. 3. Selanjutnya aktivasi Akun Pertanahan pada alamat yaitu sebagai berikut https://app.atrbpn.go.id/akun/pertanahan/ Berikut merupakan langkah-langkah untuk aktivasi: a. Masukan NIP pada textbox pencarian; b. Selanjutnya klik tombol cari ( ); 10
c. Input gelar depan, nama, gelar belakang; d. Input tempat tanggal lahir; e. Klik cek NIK; f. Input username; g. Input password; h. Input konfirmasi password; i. Pilih unit kerja; 11
j. Klik OK, untuk konfirmasi akun yang secara otomatis dikirim ke email Kementerian ASN (Aparatur Sipil Negara) dengan domain @atrbpn.go.id. 4. Konfirmasi email di https://mail.atrbpn.go.id/ a. Login menggunakan email yang sudah dibuat; 12
b. Melakukan konfirmasi akun melalui email, klik tautan \"Klik disini untuk menyetujui\"; c. Selanjutnya ASN berkoordinasi dengan Kasubbag Tata Usaha untuk segera di aktivasi; d. Kemudian login pada https://eoffice.atrbpn.go.id/ dengan masukan username dan password yang sudah dibuat. B. Registrasi Akun eOffice Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) 1. Melaui alamat Mitra yaitu mitra.atrbpn.go.id Berikut flowchart Registrasi PPNPN melalui Mitra. 13
Membuat akun Mitra ATR/BPN di https://mitra.atrbpn.go.id/ppnpn, PPNPN melengkapi biodata, upload dokumen surat keputusan kontrak dan upload file ijazah. 2. Validasi Validasi oleh Admin Satker yaitu Kasubbag Tata Usaha atau Kasubbag Umum dan Hubungan Masyarakat. 3. Aktivasi Akun Aktivasi Akun PPNPN (Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri) https://app.atrbpn.go.id/Akun/pertanahan/AktivasiUlang/PPNPN : 14
a. Kemudian mengisi NIK lalu klik tombol cari ( ); b. Maka akan muncul informasi pegawai lalu klik tombol kirim email konfirmasi untuk bisa akses aplikasi; 15
C. Registrasi Akun Sertifikat Elektronik Berikut adalah flowchart untuk Registrasi Akun Sertifikat Elektronik. 16
Sertifikat elektronik memberikan jaminan otentikasi data karena sertifikat digital dapat menunjukan langsung pemilik dari sertifikat di dalam suatu dokumen, kemudian integritas karena pada sertifikat elektronik menjamin keutuhan data dengan melihat apakah ada suatu perubahan di dalam dokumen yang telah ditandatangani, dan anti penyangkalan karena dapat langsung dibuktikan waktu penandatangan serta dapat menyangkal pemalsuan dari suatu keutuhan data. Sertifikat Elektronik untuk individu yaitu sertifikat yang digunakan bagi individu/pejabat yang akan menandatangani dokumen secara elektronik terhadap produk informasi ataupun perubahan informasi karena alasan tertentu. Akun Sertifikat elektronik ini dapat didaftarkan melalui akun ASN yang bersangkutan di https://app.atrbpn.go.id/akun/ sertifikatelektronik menu Registrasi User. Tahapan pendaftaran akun secara garis besar adalah sebagai berikut: 1) ASN yang bersangkutan mendaftar ke https://app.atrbpn.go.id/akun/ sertifikatelektronik menu registrasi user; 2) Pusdatin melakukan proses validasi; 3) BSrE mengirimkan link aktivasi; 4) ASN melakukan proses aktivasi dengan cara foto ktp dan selfie melalui link aktivasi yang dikirimkan oleh BSrE/OSD BSSN; 5) ASN menunggu verifikasi; 6) ASN menerima email informasi login dan link pembuatan Passphrase dari BSrE /OSD BSSN; 7) ASN melakukan proses pembuatan Passphrase; 8) Approve oleh BSrE dan ASN menerima email akun telah aktif/issue; 9) Akun TTE aktif; 10) Pada pembuatan Akun Sertifikat Elektronik Individu ini terdapat beberapa Status User yaitu : a) User Baru : ASN belum terdaftar atau belum melakukan registrasi 17
b) Menunggu Validasi : ASN belum divalidasi oleh Pusdatin c) Menunggu Aktivasi : ASN belum diaktivasi oleh Pusdatin 11) ASN belum diverifikasi oleh pihak BSrE (diajukan oleh Pusdatin setelah proses validasi); 12) ASN belum melakukan set Passphrase (link set Passphrase dikirimkan ke email terdaftar); 13) ASN belum dikonfirmasi oleh pihak BSrE (diajukan oleh Pusdatin setelah proses set Passphrase); 14) ASN telah terdaftar dan memiliki sertifikat elektronik. Registrasi Akun Sertifikat Elektronik atau Tanda Tangan Elektronik (Individu) dapat dilakukan oleh ASN yang bersangkutan dengan mengakses alamat resmi https://app.atrbpn.go.id/Akun/SertifikatElektronik. Langkah- langkah untuk melakukan registrasi tanda tangan elektronik secara individu adalah sebagai berikut: 1) Login Akun Pertanahan; 18
2) Input nama pengguna sesuai dengan akun KKP/Akun Pertanahan/eOffice; 3) Pada kolom jabatan dan unit kerja terdapat batas karakter dan huruf mohon diperhatikan untuk tidak memberikan simbol pada inputan jabatan, unit kerja, kota dan provinsi; 4) Klik cek ( ) yang berada di sebelah kolom inputan NIK; 19
5) Upload file KTP berwarna dengan format PNG maksimal 400kb, File Surat Rekomendasi berformat pdf maksimal 500kb, pastikan terdapat data ASN yang bersangkutan pada lampiran surat rekomendasi, dan lakukan proses penandatanganan pada kolom tanda tangan menggunakan kursor, jika ingin mengulangi klik tombol ulangi untuk melakukan proses penandatanganan ulang pada kolom tanda tangan. 6) Klik Simpan untuk melakukan proses pengajuan validasi ke Pusdatin, sehingga status pada informasi user akan berubah menjadi status “USER BARU” menjadi status “MENUNGGU VALIDASI”. Setting Pin Passphrase oleh ASN Tanda Tangan Elektronik setelah proses validasi oleh Pusdatin telah dilakukan, maka status pada informasi user akan berubah menjadi “MENUNGGU AKTIVASI”. Status ini terdapat 6 tahapan yaitu: a) Menunggu verifikasi oleh Pusdatin; b) Menunggu ASN yang bersangkutan melakukan proses pembuatan Passphrase; c) Menunggu approval oleh pihak BSrE; 20
d) Jika pihak BSrE sudah melakukan proses verifikasi ulang data ASN yang telah divalidasi sebelumnya, maka Pegawai/ASN akan mendapatkan dua email; e) Email berisi username dan password untuk login ke aplikasi AMS (Aplikasi Manajemen Sertifikat Elektronik) dan eSign BSrE https://portal-BSrE.bssn.go.id/; f) Kedua, email berisi link untuk melakukan set-passphrase. ASN yang bersangkutan diharuskan melakukan proses set passphrase atau pembuatan passphrase terlebih dahulu melalui link set passphrase yang dikirimkan oleh OSD BSSN. Pada proses ini ASN harus memasukkan passphrase secara langsung dan tidak boleh diwakilkan. Setelah ASN melakukan proses pembuatan passphrase, selanjutnya ASN akan menunggu approval dari tim BSrE. Setelah diapprove dan enrollment oleh sistem, maka pengguna akan mendapatkan email pemberitahuan bahwa sertifikatnya sudah terbit. 21
Berikut adalah lampiran surat yang ditujukan kepada Kepala Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN): 22
D. Admin Satuan Kerja Admin satuan kerja atau admin satker adalah ASN yang memiliki tugas dan fungsi pada bagian ketatausahaan yang bertanggung jawab atas administrasi pada satuan kerja. Submenu Pengaturan User digunakan oleh admin satker untuk memberikan hak akses, mengganti kata sandi dan melakukan sinkronisasi user. 23
III. FITUR APLIKASI EOFFICE NASKAH DINAS DAN ARSIP A. Beranda Setelah pengguna melakukan login, pengguna akan diarahkan ke halaman utama atau beranda. Pada halaman ini terdapat tampilan Selamat Datang di Aplikasi eOffice ATR/BPN. Pengguna juga dapat menyampaikan pesan melalui Support Center di bagian bawah dengan cara klik Hubungi Kami, sehingga tampilan akan menuju website itsm.atrbpn.go.id/home. 24
Pada halaman beranda juga terdapat tombol lonceng notifikasi di bagian kanan atas di samping nama akun pengguna. Tombol lonceng notifikasi ini berfungsi untuk menunjukkan kepada pengguna progres pekerjaan pengguna di eOffice seperti jumlah naskah dinas yang belum dibaca, jumlah naskah dinas yang perlu di-TTE, jumlah naskah dinas yang perlu disetujui. Pengguna dapat segera menuju ke halaman tersebut untuk segera ditindak lanjuti jika perlu dengan melakukan klik tombol lonceng notifikasi. Maka akan muncul jumlah notifikasi dari masing-masing submenu seperti berikut. Dari submenu yang muncul setelah klik tombol lonceng di atas maka pengguna bisa langsung menuju menu yang ingin dituju untuk melihat progress pekerjaan pengguna. Pada submenu di samping (side menu), pengguna dapat mengakses dokumen dokumen atau pekerjaan lainnya. B. Menu Administrasi Surat 1. Submenu Kotak Masuk Di dalam menu Administrasi Surat, terdapat Kotak Masuk yang berisi daftar surat masuk yang ditujukan kepada pemilik akun. Untuk melihat daftar surat masuk yang diterima, klik pada menu Kotak Masuk, jika surat masuk belum dibuka akan terlihat pada tampilan dengan huruf tebal sedangkan surat sudah dibaca tampilan huruf tidak tebal. 25
Untuk surat masuk, pengguna dapat melakukan sortir sesuai keinginan dengan memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan pengguna dapat mengatur urutan berdasarkan ascending atau descending. Pencarian surat masuk juga dapat dilakukan dengan memasukkan, nomor surat, asal surat, perihal atau sifat surat pada kolom pencarian. Selain itu untuk notifikasi jumah surat yang masuk dan surat yang belum diproses akan ditampilkan pada ikon lonceng yang ada di dekat nama akun. Pada ikon lonceng juga ditampilkan jumlah notifikasinya. Jika pengguna sudah masuk ke halaman surat, maka terdapat beberapa informasi antara lain: a) Tombol Selesai untuk menyelesaikan surat; b) Tombol Kembalikan untuk mengembalikan surat apabila terdapat koreksi atas kesalahan input pada surat; c) Tombol Buat Surat Keluar Jawaban; d) Tombol Notulen untuk membuat notulensi berdasarkan surat masuk terkait; e) Ikon printer untuk cetak dan fitur cek perjalanan surat; 26
f) Informasi surat antara lain asal surat, sifat surat, jenis surat, tanggal surat, tanggal terima, nomor agenda, nomor surat, keterangan surat; g) Attachment file atau scan surat masuk dan fitur tambah attachment file*; h) Catatan sebelumnya dari pemberi disposisi; i) Perintah disposisi; j) Field catatan pemilik akun untuk perintah disposisi; k) Field kirim/disposisi untuk meneruskan/mendisposisikan surat masuk. Untuk mendisposisi surat masuk langkah yang perlu dilakukan adalah: a) Pilih Unit Kerja sesuai unit kerja pemilik akun, tujuan Jabatan tujuan perintah disposisi, ASN yang akan menerima disposisi, Keterangan disposisi serta pilih perintah disposisi dan catatan disposisi; b) Klik tombol pilih. Apabila akan mendisposisi, lebih dari satu orang ulangi ulangi tahap sebelumnya; c) Klik tombol Kirim ( ). 2. Submenu Surat Terkirim Surat Terkirim merupakan daftar surat keluar yang telah dikirim maupun didisposisi oleh pemilik akun. Untuk melihat daftar surat terkirim, 27
pemilik akun dapat melakukan klik menu Terkirim pada Submenu Administrasi Surat. Terdapat juga ikon lihat ( ) untuk melihat kembali surat yang telah terkirim serta ikon arah panah kekiri ( ) untuk mengirim ulang surat. Pada daftar surat terkirim, terdapat fitur pencarian surat yang dapat digunakan untuk mencari surat dengan memasukkan nomor surat ataupun perihal surat. Pengguna juga dapat melakukan sortir sesuai keinginan dengan memilih urutan data berdasarkan kategori yang tersedia dan pengguna dapat mengatur urutan berdasarkan ascending atau descending. Jika pengguna pilih salah satu surat terkirim dengan klik tombol ikon lihat surat ( ), pengguna akan diarahkan ke halaman isi surat tersebut, yang memuat informasi seperti: a) Metode Pengiriman, Asal Surat, Tujuan Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Tanggal Terima, Nomor Surat, Keterangan Surat, Perihal dan Resume; b) Attachment File; c) Perjalanan Surat memuat alur perjalanan surat, status surat, jenis redaksi, catatan disposisi surat dan dapat difilter berdasarkan kategori yang dipilih; d) Tombol Buat Surat Keluar Jawaban untuk membuat surat keluar berdasarkan surat masuk terkait; 28
e) Tombol Notulen untuk membuat notulensi. 3. Submenu Surat Kembali Untuk mencari surat Kembali, pengguna dapat klik Submenu Administrasi Surat, dan klik Surat Kembali. Pengguna akan diarahkan ke halaman yang berisi informasi daftar surat yang dikembalikan kepada pengirim surat apabila terdapat revisi atau ketidaksesuaian pada surat dimaksud. 4. Submenu Edit Surat Menu Edit Surat berfungsi untuk mengedit atau memperbaiki surat yang telah diinput. Fitur tersebut terdapat di dalam Submenu Administrasi Surat, lalu klik Edit Surat. Pengguna akan diarahkan ke halaman yang berisi surat-surat yang dapat diedit. 29
Untuk mengubah isi surat, pengguna dapat melakukan langkah- langkah sebagai berikut: a. Edit Informasi Surat yang akan diganti (Metode Pengiriman, Asal Surat, Tujuan Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Perihal dan Keterangan Surat); b. Klik Tombol Simpan ( ); 30
c. File attachment dapat diedit antara lain dengan menambahkan file ataupun menghapus file yang sudah di-upload (nomor agenda tidak dapat diubah). 5. Submenu Proses/Setujui Surat Submenu Proses/Setujui Surat digunakan oleh admin satker untuk memproses atau menyetujui surat yang telah diinput. Fitur tersebut terdapat di dalam Submenu Administrasi Surat, lalu klik Proses/Setujui surat. Pengguna akan diarahkan ke halaman berisi surat yang dapat disetujui. 6. Submenu Cetak Disposisi Menu Cetak Disposisi digunakan untuk mencetak lembar disposisi surat masuk yang akan dikirim kepada pegawai yang menerima disposisi sesuai dengan unit kerja penerima. Fitur tersebut terdapat di dalam Submenu Administrasi Surat. Setelah pengguna memilih surat yang akan dicetak lembar pada disposisi, maka halaman akan menampilkan menu input untuk cetak 31
lembar disposisi, kemudian pengguna dapat mengisi data penerima disposisi lalu klik tombol Cetak. 32
Kemudian akan muncul hasil lembar disposisi yang akan dicetak, dengan view PDF, lalu klik ikon download untuk menyimpan file tersebut. C. Menu Buat Data Pada menu Buat Data terdapat 3 (tiga) submenu yaitu Buat Surat Masuk, Buat Inisiatif dan Buat Surat Keluar. 1. Submenu Buat Surat Masuk Untuk fitur Submenu Buat Surat Masuk, hanya dapat diakses oleh Pegawai yang memiliki wewenang untuk mengentri surat masuk pada Aplikasi eOffice. Untuk memulai, pengguna dapat mengikuti langkah- langkah berikut : a) Klik Submenu Buat Surat Masuk; b) Masukkan Motode Pengiriman, Asal Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Tanggal Terima, Nomor Surat, Perihal dan Keterangan Surat; c) Pilih Unit Kerja, Jabatan, Pegawai dan Redaksi; d) Klik Tombol Simpan ( ). Apabila ingin menambahkan daftar penerima surat ulangi langkahnya; e) Klik File Surat ( ) untuk meng-upload file (opsional); f) Klik Tombol Kirim ( ). 33
2. Submenu Buat Inisiatif Untuk fitur Submenu Buat Inisiatif digunakan untuk menyampaikan inisiatif berupa ide, gagasan, arahan pegawai untuk disampaikan kepada tujuan surat. Submenu Buat Inisiatif ini hanya dapat dikirim pada lingkungan 1 (satu) Eselon I di Kementerian ATR/BPN Pusat, maupun pada lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dengan Kantor Pertanahan dibawahKantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional tersebut misalnya ( Sekertaris Jenderal dapat mengirimkan surat Inisiatif kepada Kepala Biro/Kepala Pusat, begitupula bentuk untuk korespondensi antar Kepala Biro dan Kepala Pusat atau Kantor Pertanahan Kab. Bekasi dapat mengirimkan surat inisiatif kepada Kantor Wilayah BPN Provinsi Jawa Barat). Untuk memulai, pengguna dapat mengikuti langkah-langkah berikut : a) Klik Menu Buat Data; b) Klik Submenu Buat Inisiatif; c) Isi kolom Perihal Surat; d) Pilih tanggal target selesai; e) Isi kolom Catatan Anda; f) Isi tujuan surat akan dikirim; g) Pilih File Surat ( ) yang akan dilampirkan; 34
h) Setelah itu klik Kirim ( ); i) Maka akan muncul informasi bahwa Surat berhasil dikirim; 3. Submenu Buat Surat Keluar Fitur Submenu Buat Surat keluar digunakan untuk mengirim naskah dinas yang sudah ditandatangai secara elektronik oleh penandatangan surat melalui akun Kasubbag Tata Usaha. Surat Keluar dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut; a) Klik Menu Buat Data; b) Pilih Submenu Buat Surat Keluar; c) Masukkan Tujuan Surat, Sifat Surat, Jenis Surat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Perihal, Keterangan Surat, Catatan Anda (jika perlu); 35
d) Lalu isi tujuan surat akan dikirim pada tampilan krim ada tab bar perorangan dan massal ; e) Kemudian klik Pilih File ( ) untuk melampirkan file surat yang akan dikirim; f) Maka akan muncul tampilan jendela Pilih Dokumen; 36
g) Kemudian klik tanda panah ke kanan ( ) untuk memilih dokumen TTE; h) Klik Ya ( ) untuk mengonfirmasi; i) Maka file akan terlampir secara otomatis seperti berikut; j) Setelah itu klik tombol Kirim ( ); 37
k) Maka akan muncul tampilan jendela konfirmasi; l) Klik Ya ( ) untuk mengonfirmasi; m) Maka akan muncul jendela informasi Surat Keluar telah dikirim D. Menu Dokumen TTE 38
Menu Dokumen TTE digunakan untuk memproses naskah dinas yang akan ditandatangani secara elektronik. Pada menu Dokumen TTE terdapat submenu sebagai berikut : 1. Upload PDF merupakan fitur pengunggahan surat yang akan ditandatangani secara elektronik oleh Pimpinan; 2. Persetujuan PDF terdapat pada menu Kasubbag Tata Usaha untuk meneruskan ASN yang ditunjuk dalam melakukan Tandatangan elektronik; 3. Proses TTE merupakan kotak masuk dari Upload PDF dan Persetujuan PDF kemudian ASN dapat menandatangani naskah secara elektronik dengan memasukkan Passphrase; 4. Sudah TTE merupakan tampilan daftar surat yang sudah ditanda tangani secara elektronik oleh Pimpinan. Adapun rincian penjelasan untuk masing-masing Submenu adalah sebagai berikut. 1. Submenu Upload PDF Pada Submenu Upload PDF merupakan halaman untuk mengupload dokumen yang akan di TTE dan daftar dokumen TTE yang sudah selesai maupun yang masih dalam pengajuan (Menunggu TTE). Dokumen yang sudah selesai Proses TTE ditunjukkan dengan ada nya ikon centang hijau ( ). Ketika diklik tombol waktu ( ) maka akan 39
menampilkan informasi paraf verifikator dan penandatangan yang sudah melakukan TTE sebagai berikut: Adapun untuk mengupload Dokumen PDF yang akan di TTE adalah dengan tahapan sebagai berikut: a) Pilih Submenu Upload PDF; b) Maka akan masuk tampilan halaman pengajuan tanda tangan elektronik; c) ada halaman ini terdapat dua macam pengajuan Dokumen untuk di TTE yaitu Pengajuan Baru dan Pengajuan Khusus. Pengajuan baru digunakan untuk surat yang akan diajukan tanda tangan elektronik dengan nilai-nilai Kementerian yang menjadi footer surat tersebut. Pengajuan khusus digunakan untuk beberapa surat yang diajukan langsung sehingga tidak perlu upload berulang tanpa footer nilai-nilai kementerian. 40
a) Maka pengguna akan diarahkan pada halaman untuk mengisi data dokumen TTE seperti gambar berikut; b) Selanjutnya pengguna mengisi data seperti : - Tanggal Surat - Nomor Surat - Hal - Upload file surat terlebih dahulu untuk dapat menentukan posisi TTE pada akhir batang tubuh surat - Posisi TTE - Pemilihan paraf dan penandatangan surat disesuaikan dengan tugas dan fungsi pada satker yang bersangkutan. 41
c) Kemudian upload surat tersebut pada kolom File Surat klik pada tombol ikon kaca pembesar ( ) seperti pada gambar berikut: 42
d) Pastikan pada dokumen surat tersebut tidak memiliki catatan kaki/footer seperti contoh surat dibawah ini: e) Klik pada tombol Kirim Pengajuan, maka proses pengajuan dokumen yang akan di TTE selesai. 43
Adapun untuk pengajuan khusus maka dapat dilakukan dengan langkah- langkah sebagai berikut. a) Klik tombol pengajuan khusus; b) Maka pengguna akan diarahkan pada halaman untuk mengisi data dokumen TTE seperti gambar berikut; c) Isi tanggal surat; d) Pilih posisi TTE; e) Lampirkan file dengan klik Choose Files ( ); f) Setelah itu pilih paraf dan penandatangan sebagaimana di Pengajuan Baru; g) Klik Kirim Pengajuan ( ); 44
2. Submenu Persetujuan PDF Persetujuan PDF dilakukan oleh Kasubbag Tata Usaha fungsinya menyetujui naskah dinas yang akan di TTE fungsinya kemudian diteruskan ke Pimpinan untuk melakukan tanda tangan secara elektronik, seperti gambar berikut: Berikut adalah tahapan pada Persetujuan PDF: a) Klik pada tombol ikon pensil ( ) seperti gambar berikut; 45
Search
