จดั หน้ากระดาษใหเ้ รยี บร้อย แลว้ คลกิ ลกู ศรซา้ ยขวา ในหน้าต่าง Mail Merge เพอ่ื ตรวจสอบรายช่อื ท่เี ราดึงมา จากตาราง จากน้ันคลกิ Next: Complete the merge คลิกท่ี Edit individual letters… ในหนา้ ตา่ ง Mail Merge เพ่ือตรวจดเู อกสารทุกฉบบั กอ่ นส่ังพิมพ์ 49
คลกิ เลอื ก All แล้วกดที่ปุ่ม OK กจ็ ะปรากฏเอกสารทุกฉบับ 50
การทำเอกสารอัตโนมตั หิ ลายฉบับ ไปที่ Mailing แลว้ คลิก Start Mail Merge เลือก Step-by-Step Mail Merge wizard… จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Mail Merge ข้ึนมา คลกิ ท่ี Letters ในหนา้ ตา่ ง Mail Merge จากน้นั คลิก Next Starting document 51
คลิกท่ี Use the current document ในหน้าต่าง Mail Merge จากนน้ั คลิก Next: Select recipients คลกิ ที่ Use an existing list ในหนา้ ตา่ ง Mail Merge จากนั้นคลิก Browse… 52
เลอื กไฟล์ตารางชื่อทีท่ ำเป็นไฟล์ Word แล้วคลิกท่ีปมุ่ Open จะปรากฏรายชือ่ ท่เี ราไดจ้ ัดทำไว้ก่อนหนา้ นี้ จากน้นั กดปมุ่ OK 53
โปรแกรมจะไปดึงขอ้ มูลท่เี ราเลอื กมาไวท้ ห่ี นา้ ตา่ ง Mail Merge ใหค้ ลิก Next: Write your letter คลกิ ที่ More item… ในหน้าตา่ ง Mail Merge คลิกเลอื ก ช่อื ในหน้าต่าง Insert Merge Field แลว้ กดทีป่ ุ่ม Insert 54
คลกิ ที่ More item… ในหนา้ ตา่ ง Mail Merge คลิกเลือก นามสกลุ ในหน้าต่าง Insert Merge Field แลว้ กดท่ี ปุ่ม Insert คลิกที่ More item… ในหน้าต่าง Mail Merge คลกิ เลือก แผนก ในหนา้ ตา่ ง Insert Merge Field แลว้ กดทปี่ ุ่ม Insert 55
คลกิ ที่ More item… ในหน้าต่าง Mail Merge คลกิ เลอื ก ตำแหนง่ ในหนา้ ตา่ ง Insert Merge Field แลว้ กดที่ ปมุ่ Insert คลกิ ไปที่ Next: Preview your letters 56
จดั หน้ากระดาษใหเ้ รยี บร้อย แลว้ คลกิ ลกู ศรซา้ ยขวา ในหน้าต่าง Mail Merge เพอ่ื ตรวจสอบรายช่อื ท่เี ราดึงมา จากตาราง จากน้ันคลกิ Next: Complete the merge คลิกท่ี Edit individual letters… ในหนา้ ตา่ ง Mail Merge เพ่ือตรวจดเู อกสารทุกฉบบั กอ่ นส่ังพิมพ์ 57
คลกิ เลอื ก All แล้วกดที่ปุ่ม OK กจ็ ะปรากฏเอกสารทุกฉบับ 58
การสรา้ งซองจดหมาย การทำซองจดหมาย ไปท่ี Layout ตอ่ ไปคลกิ Page Setup คลกิ ที่แถบ Paper ตง้ั ค่าขนาดของซองจดหมายท่ีได้ทำการวัดไวใ้ หเ้ รยี บรอ้ ย 59
จากน้นั ใหก้ ดไปที่แถบ Margins ต้ังคา่ ขอบกระดาษเป็น 1 cm แล้วคลกิ ที่ป่มุ OK เราก็จะได้หน้ากระดาษที่เทา่ กบั ซองจดหมายตามท่เี ราวัดขนาดไว้ 60
พมิ พ์ข้อความที่ตอ้ งการลงบนหนา้ ซองจดหมาย จากนน้ั นำ Center Tabs ไปวางไวบ้ นไม้บรรทัดในอยู่ก่ึงกลาง หน้ากระดาษ ไปท่ี Mailings แล้วคลิกไปท่ี Start Mail Merge เลอื ก Step-by-Step Mail Merge wizard… 61
จะปรากฏหน้าตา่ ง Mail Merge ข้ึนมา คลิกที่ Letters ในหน้าต่าง Mail Merge จากนน้ั คลิก Next Starting document คลกิ ท่ี Use the current document ในหนา้ ต่าง Mail Merge จากนั้นคลิก Next: Select recipients 62
คลิกท่ี Use an existing list ในหนา้ ต่าง Mail Merge จากนั้นคลกิ Browse… เลอื กไฟลต์ ารางชื่อท่ที ำเปน็ ไฟล์ Word แลว้ คลิกท่ีป่มุ Open 63
จะปรากฏรายช่ือท่เี ราไดจ้ ดั ทำไวก้ อ่ นหนา้ น้ี จากนน้ั กดปุ่ม OK โปรแกรมจะไปดงึ ข้อมูลทีเ่ ราเลอื กมาไวท้ ี่หนา้ ตา่ ง Mail Merge ใหค้ ลกิ Next: Write your letter 64
คลกิ ที่ More item… ในหน้าต่าง Mail Merge คลิกเลอื ก ชือ่ ในหนา้ ต่าง Insert Merge Field แล้วกดท่ีปุ่ม Insert เคาะ เวน้ วรรค 3 ครง้ั จากนั้นคลิกท่ี More item… ในหนา้ ตา่ ง Mail Merge คลิกเลือก นามสกุล ในหนา้ ต่าง Insert Merge Field แล้วกดที่ปมุ่ Insert 65
คลิกไปที่ Next: Preview your letters สามารถเพิ่มรปู ได้โดยไปท่ี Insert แล้วคลกิ ที่ Pictures เลอื ก This Divice… 66
จากน้นั คลกิ เลือกรูปที่เราต้องการ แล้วกดปมุ่ Insert ทำการจดั วางรูปให้เรียบร้อย ปรับแต่งตวั อักษรไดต้ ามต้องการ แลว้ คลิก ลูกศรซ้ายขวา ในหน้าตา่ ง Mail Merge เพอื่ ตรวจสอบรายชือ่ ท่ีเราดึงมาจากตาราง จากนน้ั คลิก Next: Complete the merge 67
ไปที่ Insert คลิก Table เลือกสร้างเปน็ 2 Columns , 1 Rows ไปที่ Mailings แล้วคลกิ ไปที่ Start Mail Merge เลือก Step-by-Step Mail Merge wizard… 68
จะปรากฏหน้าตา่ ง Mail Merge ข้ึนมา คลิกที่ Letters ในหน้าต่าง Mail Merge จากนน้ั คลิก Next Starting document คลกิ ท่ี Use the current document ในหนา้ ต่าง Mail Merge จากนั้นคลิก Next: Select recipients 69
คลกิ ที่ Use an existing list ในหนา้ ต่าง Mail Merge จากนั้นคลิก Browse… เลือกไฟล์ตารางชื่อท่ที ำเปน็ ไฟล์ Word แลว้ คลิกที่ปมุ่ Open จะปรากฏรายชอ่ื ท่เี ราได้จัดทำไวก้ อ่ นหนา้ น้ี จากนั้นกดปุม่ OK 70
โปรแกรมจะไปดึงขอ้ มูลท่เี ราเลอื กมาไวท้ ห่ี นา้ ตา่ ง Mail Merge ใหค้ ลิก Next: Write your letter คลกิ ที่ More item… ในหน้าตา่ ง Mail Merge คลิกเลอื ก ช่อื ในหน้าต่าง Insert Merge Field แลว้ กดทีป่ ุ่ม Insert 71
เคาะ เวน้ วรรค 3 คร้ัง จากนั้นคลกิ ท่ี More item… ในหน้าต่าง Mail Merge คลกิ เลือก นามสกุล ในหน้าตา่ ง Insert Merge Field แล้วกดทป่ี ุ่ม Insert กด Enter จากนั้นคลิกท่ี More item… ในหนา้ ต่าง Mail Merge คลิกเลอื ก ตำแหน่ง ในหนา้ ต่าง Insert Merge Field แล้วกดท่ีปุ่ม Insert 72
กด Enter จากน้ันคลกิ ที่ More item… ในหน้าตา่ ง Mail Merge คลกิ เลือก แผนก ในหน้าตา่ ง Insert Merge Field แลว้ กดที่ปุ่ม Insert ปกติถ้า Copy วางในตารางจะเป็นข้อมลู ชดุ เดยี วกนั ทั้งหมด ในกรณีท่ีจะทำเปน็ ข้อมูลคนละชดุ ใหท้ ำตาม ขัน้ ตอนต่อไป 73
ให้คลกิ ไปที่ Rules เลอื ก Next Record จากนั้น Copy ข้อมูลไปใสต่ ารางอ่ืนๆ แล้วคลกิ ไปท่ี Next: Preview your letters 74
กจ็ ะไดร้ ายชื่อและข้อมูลไมซ่ ้ำกัน การอ่าน หรอื การเปดิ PDF ใน Microsoft Word ให้ไปท่ี File 75
คลิก Open เลือก Browse คลกิ เลือกไฟล์ PDF ท่เี ราต้องการจะเปดิ ใน Word จากน้นั คลกิ ที่ป่มุ Open 76
กจ็ ะสามารถแก้ไขเอกสารได้ตามปกติ การแปลงเอกสารจากภาษาอังกฤษเป็นภาษาไทย ไปที่ Review คลิก Translate เลอื ก Translate Document เพื่อแปลเอกสารทั้งหมด 77
โปรแกรมกจ็ ะแปลเอกสารและจดั รูปแบบหนา้ กระดาษเหมือนต้นฉบบั ทั้งหมด ในการทำงานในการเพม่ิ ประสิทธิภาพเพมิ่ เติมขึ้นไป เราสามารถใชง้ านชดุ Office ธรรมดาให้เต็ม ประสิทธภิ าพ อย่าไปสนใจว่าคือ Basic หรือ Advanced ถ้าเราได้ทำตามสิง่ ท่ีเรยี นในวันนี้ไปทา่ นจะสามารถ ทำงานได้มปี ระสิทธภิ าพมากขึน้ สามารถทจ่ี ะทำใหร้ วดเร็ว ถูกตอ้ ง สวยงาม 78
Search
