สารบญั หลกั สตู รการใช้งานโปรแกรม Microsoft Word...................................................................... 1 เรม่ิ ตน้ ดว้ ยการเปดิ โปรแกรม Word.............................................................................................................2 จดั การเอกสาร..............................................................................................................................................2 การจัดแนวข้อความ................................................................................................................................2 การเพ่ิมเอกสารตวั อยา่ ง .........................................................................................................................4 การข้ึนหน้าใหม่อัตโนมตั ิ.........................................................................................................................5 การต้งั ค่าหน้ากระดาษให้มที ้ังแนวตัง้ และแนวนอน.................................................................................6 การจดั โครงหนา้ ใหม้ ีหลากหลาย Columns ในหนา้ เดียว.......................................................................9 การเพ่ิมไม้บรรทดั .................................................................................................................................12 การจัดย่อหนา้ กระดาษ.........................................................................................................................13 การจัดการหมายเลขหน้ากระดาษ ........................................................................................................16 ในกรณีท่ีต้องการลบหมายเลขในหน้าที่ 1 ออก ....................................................................................18 ในกรณที ี่ตอ้ งการลบหมายเลขในหน้าอื่นๆ ออก ...................................................................................19 การสร้างและจดั การตารางอ้างองิ ...............................................................................................................20 การจัดทำสารบัญ .................................................................................................................................20 จัดรปู แบบข้อความและยอ่ หน้า ..................................................................................................................31 การใช้งาน Tabs ตา่ งๆ.........................................................................................................................31 การทำเอกสารอตั โนมตั หิ ลายฉบับ........................................................................................................51 การสร้างซองจดหมาย ................................................................................................................................59 การทำซองจดหมาย..............................................................................................................................59 การอา่ น หรือการเปิด PDF ใน Microsoft Word ......................................................................................75 การแปลงเอกสารจากภาษาอังกฤษเป็นภาษาไทย.......................................................................................77
หลกั สตู รการใช้งานโปรแกรม Microsoft Word การใชง้ าน Word หัวข้อทเ่ี ราจะได้เรียนมดี ังต่อไปนี้ แนะนำเรอ่ื ง Tips ต่างๆ เรอ่ื งของเคร่ืองมือการใช้ Tabs เรอ่ื งของการจดั รูปเล่มหน้า เคา้ โครงของหนา้ การตั้งคา่ หน้ากระดาษเปน็ ทั้งแนวต้งั หรอื แนวนอน การใส่ หมายเลขหนา้ เราสามารถใสห่ มายเลขหนา้ และลบหมายเลขหนา้ ได้อยา่ งไรบ้าง รวมถึงการใชเ้ ครอ่ื งมือพเิ ศษ อย่าง Tabs นำมาทำเป็นแบบฟอร์มหรอื เอกสาร เราก็จะมาลองดวู ่าข้อมูลทเี่ รามหี รือว่าเครื่องมือทีเ่ ราได้ใช้มนั ตอบโจทยอ์ ย่างไรบ้าง • เครื่องมอื พ้ืนฐานเพื่อการใชง้ านทไ่ี หลล่นื • ศูนย์กลางการจดั รูปแบบและสารบัญอัตโนมตั ิ • ทำงานกบั ซองจดหมายและจดหมายเวยี น • การจดั การกับหัวกระดาษและทา้ ยกระดาษแบบขนั้ สูง • เคร่ืองมือการ Review เอกสาร 1
เริ่มตน้ ดว้ ยการเปดิ โปรแกรม Word เลอื ก Blank document เพื่อเรมิ่ ตน้ การเรียนรกู้ ารใชง้ านโปรแกรม Microsoft Word จัดการเอกสาร การจดั แนวข้อความ 1.กด Ctrl + R เพอื่ จดั แนวข้อความด้านขวา 2
2.กด Ctrl + L เพือ่ จัดแนวข้อความด้านซา้ ย 3.กด Ctrl + E เพ่อื จดั แนวข้อความให้อยูก่ ่ึงกลาง 3
การเพิ่มเอกสารตัวอยา่ ง 1.พมิ พ์ =rand(x) โดย rand = สุม่ ตวั อย่างเอกสาร และ x = จำนวนยอ่ หนา้ ของเอกสารตัวอยา่ ง 2.ดงั น้นั เมอ่ื พมิ พ์ =rand(5) แลว้ กด Enter จะไดต้ ัวอยา่ งเอกสารมา 5 ย่อหน้า 4
การขน้ึ หนา้ ใหม่อตั โนมัติ 1.ถา้ ตอ้ งการข้ึนหน้าใหมใ่ ห้กด Ctrl + Enter จะข้นึ หนา้ ใหมใ่ หอ้ ตั โนมัติ 2.ในกรณที ีเ่ ราตอ้ งการใสข่ ้อความหรอื เนอื้ หาเพิม่ เตมิ ในหน้าก่อนหนา้ ก็สามารถใสข่ ้อความหรือเน้ือหาเพ่ิมเติม โดยทีห่ น้าถดั ไปไม่เลื่อนไปเร่ือยๆ 5
การตัง้ คา่ หนา้ กระดาษให้มีท้ังแนวตง้ั และแนวนอน 1.ใหค้ ลกิ เลือกท่ี Layout แล้วคลกิ ปุม่ Page Setup 2.คลกิ เลือก Landscape 6
3.จากนน้ั ใหไ้ ปที่ apply to: เลอื กเปน็ This point forward หรือ จากจุดนีเ้ ปน็ ตน้ ไป แลว้ คลกิ ที่ป่มุ OK 4.กจ็ ะได้เปน็ หน้ากระดาษให้มที งั้ แนวตง้ั และแนวนอนอย่ใู นไฟล์เดยี วกนั 7
5.ถ้าตอ้ งการให้เอกสารหน้าถัดไปเปลยี่ นเปน็ แนวตั้ง ให้คลกิ เลอื กที่ Layout แล้วคลกิ ปุ่ม Page Setup 6.คลิกเลอื ก Portrait จากนัน้ ให้ไปที่ apply to: เลือกเปน็ This point forward หรอื จากจุดน้ีเปน็ ต้นไป แล้ว คลกิ ทป่ี มุ่ OK 8
7.ก็จะได้เป็นหน้ากระดาษแนวตงั้ เหมือนเดมิ การจดั โครงหนา้ ใหม้ หี ลากหลาย Columns ในหนา้ เดียว 1.ไปท่ี Layout คลิกท่ี Columns 9
2.เลอื ก More Columns… เพือ่ ปรับเพ่มิ เติม 3.คลกิ ท่ี Two Columns จากนั้นใหไ้ ปท่ี apply to: เลือกเป็น This point forward หรือ จากจุดนี้เป็นตน้ ไป แลว้ คลิกทป่ี ุ่ม OK 10
4.จะไดห้ น้ากระดาษท่ีมีท้งั One Columns และ Two Columns 5.ในกรณีทีเ่ ราจะทำใหเ้ ป็น Three Columns ให้คลิกที่ Three Columns จากน้นั ใหไ้ ปท่ี apply to: เลือกเป็น This point forward หรือ จากจุดน้ีเป็นต้นไป แลว้ คลกิ ที่ปมุ่ OK 11
6.ก็จะได้เป็น Three Columns การเพมิ่ ไม้บรรทดั 1.ให้ไปท่ี View แลว้ คลิกท่ี Ruler เพ่อื เรียกไมบ้ รรทดั ออกมา 12
2.ไม้บรรทดั ก็จะปรากฎออกมา การจัดย่อหนา้ กระดาษ 1.ใหไ้ ฮไลทป์ ระโยคทเี่ ราจะจดั ย่อหน้า 13
2.คลกิ ลาก First Line Indent เพือ่ จัดยอ่ หน้าตามต้องการ 3.หรือจดั ย่อหนา้ ทั้งกระดาษ ใหก้ ด Ctrl + A เพอ่ื ไฮไลท์ท้งั หนา้ กระดาษ 14
4.คลิกลาก First Line Indent เพ่ือจัดย่อหน้าตามต้องการ โดยเป็นการจัดยอ่ หน้าทง้ั หมด การเลื่อนไปหนา้ แรก และหน้าสดุ ท้ายของกระดาษ 5.ถ้าตอ้ งการเลอ่ื นไปที่หน้าแรกของกระดาษไม่ว่าจะอยูห่ น้าไหนก็ตาม ใหก้ ด Ctrl + Home กจ็ ะมายงั กระดาษ หนา้ แรก 15
6.ถ้าตอ้ งการเล่อื นไปทห่ี น้าสุกทา้ ยของกระดาษไมว่ า่ จะอยู่หนา้ ไหนกต็ าม ให้กด Ctrl + End กจ็ ะมายงั กระดาษ หนา้ สุดท้าย การจดั การหมายเลขหน้ากระดาษ 1.ไปท่ี Insert แล้วคลกิ ที่ Page Number 16
2.เลื่อนไปที่ Top of Page แลว้ คลิกเลือกแบบหมายเลขหน้ากระดาษท่ีต้องการ 3.หมายเลขหนา้ ก็จะข้ึนมาให้ และไลต่ ามหน้ากระดาษอตั โนมัติ 17
ในกรณที ต่ี ้องการลบหมายเลขในหนา้ ที่ 1 ออก ให้ไปท่ี Design (Header & Footer Tools) แลว้ คลิกที่ Different First Page หมายเลขหน้าในหนา้ ที่ 1 ก็จะหายไป 18
ในกรณีทต่ี อ้ งการลบหมายเลขในหน้าอืน่ ๆ ออก ให้คลกิ หนา้ ทีต่ ้องการลบหมายเลขหน้านั้นออก จากน้ันไปที่ Layout แลว้ คลกิ Page Setup ไปท่ี apply to: แล้วเลือกเป็น This point forward แล้วคลกิ ทีป่ มุ่ OK 19
หมายเลขของหนา้ นั้นๆ กจ็ ะถูกลบออกไป การสรา้ งและจดั การตารางอ้างองิ การจัดทำสารบญั การเลือกหัวข้อที่ต้องการหลายหวั ขอ้ ใหก้ ด Ctrl คา้ งไว้ แล้วคลกิ เลอื กหวั ข้อท่ตี ้องการทีละหัวขอ้ 20
หลกั จากนั้นใหค้ ลิกท่ี Heading 1 กจ็ ะได้หวั ขอ้ หลกั และสามารถเปลยี่ นสไี ดต้ ามตอ้ งการ 21
การเลอื กย่อหนา้ ท่ตี ้องการหลายยอ่ หน้า ให้กด Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิกลากเลือกยอ่ หนา้ ที่ต้องการทลี ะย่อหนา้ คลกิ ลาก First Line Indent เพ่ือจัดย่อหนา้ ตามตอ้ งการ 22
จากนั้นให้ไปท่ี References แลว้ คลิกท่ี Table of Contents คลิกเลือกรูปแบบสารบัญทต่ี ้องการ 23
กจ็ ะไดส้ ารบัญที่จดั ทำข้นึ อัตโนมัติ สามารถปรบั แต่งและแกไ้ ขได้ตามต้องการ 24
ถ้าตอ้ งการไปยังหัวขอ้ วัตถปุ ระสงค์หรือหัวข้ออ่นื ๆ ใหก้ ด Ctrl ค้างไว้ แลว้ คลกิ ไปยงั ที่หวั ข้อทีต่ ้องการ กจ็ ะไปยงั หนา้ ทเี่ รากดเลอื กหัวขอ้ นน้ั ๆ 25
เพิ่มหัวเร่อื งรองแลว้ กด Ctrl คา้ งไว้ คลิกเลือกหัวข้อทีต่ ้องการทีละหวั ข้อ หลักจากนั้นใหค้ ลกิ ที่ Heading 2 เมอื่ ไดห้ วั เร่อื งรองเรยี บร้อบ ใหจ้ ดั หน้ากระดาษตามตอ้ งการ 26
จากน้ันให้ไปทีห่ นา้ สารบญั แล้วคลิกไปท่ี Update table เลอื กเป็น Update entire table แล้วคลิกทีป่ มุ่ OK 27
สารบัญก็จะทำการ Update หัวเรื่องรองเพม่ิ เขา้ มาในสารบญั อัตโนมตั ิ หลงั จากนัน้ ให้ไปที่ View แล้วคลิกที่ Navigation Pane 28
จะมีหนา้ ต่างนำทางเพม่ิ ขึ้นมาทางดา้ นซ้าย สามารถคลิกเลือกหัวข้อท่เี ราต้องการจะดูได้ โดยโปรแกรมจะพาเรา ไปยงั หัวข้อนั้นๆ ทเี่ ราไดค้ ลิกเลอื ก จากนน้ั ให้เพิ่มหวั เร่ืองรอง โดยคลกิ เลือก Heading 2 29
ในหน้าต่างนำทางจะเพม่ิ หัวเรื่องรองเขามาอตั โนมัติ ถา้ เราตอ้ งการที่จะซ่อนเนื้อหาในหัวข้อน้นั ๆ ให้คลิกที่ สามเหล่ยี มเลก็ ๆ หน้าหวั ข้อน้นั ๆ เพ่อื ซ่อนเนื้อหา 30
เนอ้ื หาในหวั ข้อทกี่ ดซอ่ น กจ็ ะถกู ซ่อนไวใ้ นปุ่มสามเหลี่ยม จดั รปู แบบข้อความและย่อหนา้ การใชง้ าน Tabs ต่างๆ นำ Left Tabs ไปวางไว้บนไม้บรรทัดตามทีต่ ้องการ จากนัน้ ขอ้ ความทเี่ ราพมิ พห์ ลงั Tabs จะออกจากซ้ายไป ขวา 31
ในกรณที ่ีขอ้ ความดา้ นหน้า Tabs ยาวเกินไป ให้ไฮไลท์ข้อความโดยกด Ctrl + A แลว้ เลื่อน Left Tabs เพื่อจดั ข้อความตามต้องการ 32
นำ Center Tabs ไปวางไว้บนไม้บรรทัดตามที่ต้องการ จากนัน้ ขอ้ ความท่เี ราพมิ พห์ ลัง Tabs จะออกจากตรง กงึ่ กลางของ Tabs และข้อความจะอยูต่ รงก่ึงกลางของ Tabs นำ Right Tabs ไปวางไวบ้ นไม้บรรทดั ตามทตี่ อ้ งการ จากนั้นข้อความท่ีเราพิมพ์หลัง Tabs จะออกจากขวาไป ซา้ ย 33
นำ Decimal Tabs ไปวางไว้บนไม้บรรทดั ตามทตี่ ้องการ จากนนั้ เวลาเราพมิ พจ์ ดุ ทศนยิ มจะอยู่ตรงกับ Tabs วิธีการสร้างจดุ ไขป่ ลาด้วย Tabs นำ Left Tabs ไปวางไว้บนไม้บรรทดั ตามทต่ี ้องการ 34
หลักจากน้ันคลกิ ท่ี Underline แล้วเลอื กการขีดเสน้ ใต้ คลิกเลอื กเสน้ ทต่ี ้องการ เสรจ็ แล้วใหก้ ดที่ปุ่ม Tab บนคยี บ์ อรด์ ก็จะมีจุดเกิดข้นึ มา จากน้ันจะทำกี่บรรทัด กส็ ามารถกด Enter เพื่อข้นึ บรรทัดใหมแ่ ล้วกด Tab ตามตอ้ งการ 35
ในกรณที เ่ี ราอยากให้จดุ ถึงแค่ครึง่ หน้ากระดาษ กส็ ามารถเลือ่ น Left Tabs เพ่ือจัดข้อความตามต้องการ การพิมพข์ ้อความบนเสน้ ใต้ นำ Center Tabs ไปวางไว้บนไม้บรรทดั ตามที่ต้องการ 36
คลิกท่ี Underline จากนั้นเลือก More Underline ให้ไปท่ี Underline Style: เลอื กเส้นใต้ทต่ี อ้ งการ แล้วคลกิ ปุ่ม OK 37
กดทปี่ มุ่ Tab บนคยี ์บอรด์ ก็จะมจี ดุ เกิดข้ึนมา นำ Left Tabs ไปวางไว้บนไม้บรรทดั ตามที่ตอ้ งการ หลังจากนั้นก็ใช้วธิ ีเดยี วกันในการสรา้ งข้อความอ่นื ๆ 38
ให้ไฮไลทต์ รงข้อความทเ่ี ราต้องการท่ีจะเอาเส้นใตอ้ อก กด Ctrl ค้างไวแ้ ล้วเลือกข้อความท่ตี ้องการ จากนั้นให้ คลิกท่ี Underline เพื่อเอาเส้นใตอ้ อก ก็จะได้รูปแบบท่เี ราต้องการ 39
สามารถพิมพ์ข้อความไดต้ ามตอ้ งการ โดยทข่ี ้อความจะอยู่ก่งึ กลางและอย่บู นจดุ ไปที่ Insert คลกิ Table เลอื กสร้างเป็น 4 Columns , 1 Rows 40
จากนน้ั พมิ พช์ อ่ื นามสกลุ แผนก และตำแหน่ง โดยการจะไปยัง Columns ถดั ไปใหก้ ดท่ีปมุ่ Tab บนคียบ์ อรด์ หรอื จะเพิ่มตารางก็สามารถกดทีป่ มุ่ Tab บนคยี บ์ อร์ดได้ ในกรณที ีจ่ ะพิมพ์ชอื่ และนามสกลุ อยู่ในช่องเดียวกนั สามารถนำ Left Tabs ไปวางไวบ้ นไมบ้ รรทดั ตามทต่ี ้องการ 41
กดปมุ่ Ctrl + Tab เพ่ือไปยงั Left Tabs ทวี่ างไว้ แล้วก็พิมพ์นามสกลุ ตามต้องการ สรา้ งเอกสารขึน้ มา 1 ฉบับ จากน้นั ไปท่ี Mailing 42
คลิกไปท่ี Start Mail Merge เลือก Step-by-Step Mail Merge wizard… จะปรากฏหน้าตา่ ง Mail Merge ขน้ึ มา 43
คลิกที่ Letters ในหนา้ ต่าง Mail Merge จากนนั้ คลิก Next Starting document คลกิ ที่ Use the current document ในหน้าต่าง Mail Merge จากนั้นคลกิ Next: Select recipients 44
คลิกท่ี Use an existing list ในหนา้ ต่าง Mail Merge จากนั้นคลกิ Browse… เลอื กไฟลต์ ารางชื่อท่ที ำเปน็ ไฟล์ Word แลว้ คลิกท่ีป่มุ Open 45
จะปรากฏรายช่ือท่เี ราไดจ้ ดั ทำไวก้ อ่ นหนา้ น้ี จากนน้ั กดปุ่ม OK โปรแกรมจะไปดงึ ข้อมูลทีเ่ ราเลอื กมาไวท้ ี่หนา้ ตา่ ง Mail Merge ใหค้ ลกิ Next: Write your letter 46
คลิกที่ More item… ในหน้าตา่ ง Mail Merge คลิกเลือก ชอื่ ในหน้าต่าง Insert Merge Field แล้วกดท่ปี ุ่ม Insert 47
เคาะ เวน้ วรรค 3 คร้ัง หลังจากนน้ั คลิกที่ More item… ในหน้าตา่ ง Mail Merge คลิกเลือก นามสกลุ ในหน้าต่าง Insert Merge Field แลว้ กดทป่ี ่มุ Insert คลิกไปท่ี Next: Preview your letters 48
Search
