Microsoft_PowerPoint

สารบัญ หลกั สตู ร Microsoft PowerPoint และเทคนิคการนำเสนอ .................................................... 1 การสรา้ งงานนำเสนอสำหรบั งานการตลาด...................................................................................................2 จัดการงานนำเสนอ.......................................................................................................................................3 การปรบั เปลี่ยนตน้ แบบสไลด์ ต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยายและต้นแบบบันทึกย่อ.......................4 เปล่ยี นตวั เลือกการนำเสนอและมุมมอง................................................................................................21 กำหนดคา่ การต้งั คา่ การพิมพ์สำหรบั งานนำเสนอ .................................................................................39 จดั การสไลด์ ...............................................................................................................................................48 แทรกภาพนิ่ง........................................................................................................................................48 ปรบั เปลี่ยนภาพน่ิง...............................................................................................................................50 แทรกและจัดรปู แบบข้อความ รปู ร่าง .........................................................................................................60 จัดรูปแบบข้อความ...............................................................................................................................60 แทรกตาราง แผนภมู ิ SmartArt และส่อื แทรกและจดั รูปแบบตาราง.........................................................70 แทรกตาราง .........................................................................................................................................70 แทรกและปรับเปล่ยี นแผนภมู ิ ..............................................................................................................73 แทรก Smart Art.................................................................................................................................78 การกำหนดภาพเคลื่อนไหวและการนำเสนอ...............................................................................................87 Animation : กำหนดการเคล่ือนไหวให้กบั Object .............................................................................88 Transition : กำหนดคา่ การเปลี่ยนภาพน่ิง, กำหนดคา่ ลักษณะพิเศษของการเปลี่ยนภาพ................. 115 Transition : ตง้ั ค่าเวลาสำหรบั การเปลี่ยนภาพ................................................................................. 123 เทคนคิ การนำเสนอ ................................................................................................................................. 132 สรุปภาพรวม ........................................................................................................................................... 150

หลักสูตร Microsoft PowerPoint และเทคนิคการนำเสนอ สวัสดีค่ะ วันนี้เราจะมาดูกันในเรื่องของ การนำเสนอ โดยนำเทคนิคโดยใช้ Microsoft power Point ซึง่ เปน็ หนึง่ ในชุด Office 365 ดฉิ นั พจนารถ พทุ ธพฤกษ์ ทำในส่วนของ Marketing ของ Microsoft 1

การสร้างงานนำเสนอสำหรับงานการตลาด ดั้งนั้นในหลักสูตรนี้ ทุกท่านสามารถที่จะทำตามไปพร้อมๆ กันได้เลย โดยที่ไปดาวน์โหลดไฟล์แนบ ฝึกหัดทเี่ หน็ หนา้ จอนี้กค็ ือท่ี https://aka.ms/ms365file ในนน้ั กจ็ ะมไี ฟลท์ ่ีจะให้ทกุ ทา่ นได้ทำตามกัน เรามาดกู ัน วา่ Solution ในวนั นี้ ก็คือ เราจะมาสร้างงานนำเสนอแบบมืออาชีพ โดยท่ีใน Solution น้ีก็ คอื ว่าเราทำงานเรื่องของการตลาด การขาย และเราตอ้ งการนำเสนอ PowerPoint มานำเสนอ ฉนั้นก่อนอื่นเลย ทุกท่านต้องทำการแบ่งเนื้อหาก่อนว่า ก่อนนำเสนอ เราจะต้องเตรียมอะไรบ้าง แล้ว ในขณะนำเสนอ และสดุ ท้ายก็คือหลังการนำเสนอ ดฉิ นั ได้แบง่ เอาไว้ให้แลว้ ว่า ก่อนที่ท่านจะนำเสนอ ท่านก็ต้อง เตรยี มเนื้อหา ขอ้ ความ และปรบั แตง่ ยังไง มีเอกสารประกอบ และก็พวกรูปภาพต่างๆ ขณะทน่ี ำเสนอ เราก็จะมี เร่ืองของพวกการใชเ้ ทคนิคของการนำเสนอเขา้ มาชว่ ย การใชค้ ำสน้ั ๆ การใชข้ ้อความท่เี ข้าใจงา่ ย หรือในบางครั้ง ที่มีการ Discuss กันระหว่างผู้ฟังหรือเราก็ตาม อันหนึ่งที่ ถ้าเราจะนำเสนอในส่วนของความรู้สึกต่างๆ ก็จะไม่ แนะนำ แต่ถ้าเราใช้เป็นเรื่องของการอ้างอิงข้อมูล โดยที่อาจจะบอกว่าหลักการนี้มีมาจากข้อมูลที่มีการวิจัย หรือสำรวจเอาไว้ ก็จะทำให้การนำเสนอของเราน่าเชื่อถือขึ้น และสุดท้ายเลย ก็คือ ต้องมีการสรุปจากสิ่งที่เรา นำเสนอทงั้ หมดมาให้กระชับสนั้ ๆ หรอื ว่าอ้างอิงกับคำต่างๆ หรือรปู ภาพต่างๆ เพ่ือใหเ้ ป็นภาพจำได้ง่ายข้ึน และ 2

ก็ที่สำคัญเลย ก็คืออย่าลืม ว่าเรามานำเสนอในครั้งนี้ มันจะต้องมี Call to Action อะไร ไม่ใช่เรานำเสนอไป เรือ่ ยเลย แล้วไม่มกี ารตดิ ตามผลงาน อันนี้ก็คือเทคนคิ สั้นๆ และก็ให้ทุกท่านเนี่ย ได้ลองนำไปใช้ ทีนี้เรามาดูกัน ว่าในงานที่ดิฉันจะทำนี่ ก็คือ ในส่วนของงานการตลาด สมมติว่าจะต้องทำเกี่ยวกับเรื่องของเอกสาร หรือว่าเป็นกราฟฟิก สิ่งหนึ่งที่จะสื่อใน เรื่องของหลักสูตรสัมมนาอย่างหนึ่ง ลักษณะของ Solution นี้ เราจะต้องทราบอะไรบ้าง จากตรงนี้เลย ดิฉันใช้ PowerPoint ในการทำก็คือแค่ 1 สไลด์ จัดการงานนำเสนอ จากตรงนี้ ทุกท่านสามารถทำสื่อ Marketing ง่ายๆ ได้โดยที่สิ่งแรกเลยที่ท่านต้องการทราบจากตัว PowerPoint เองก็คอื เราจะจัดงานนำเสนอยงั ไงบ้าง จากเม่ือสกั ครู่เนยี่ บน 1 สไลดเ์ นีย่ จะตอ้ งมีการแทรกภาพ ใส่ข้อความ การทำพวกแผนภูมิ และก็การทำเรื่องของการเคลือ่ นไหว อันนี้คือสิ่งท่ีถ้าทุกท่านทราบแลว้ ก็จะทำ ผลงานอย่างท่ีดฉิ นั โชวใ์ หด้ ูเมอ่ื สักคร่นู ้ีได้ ทนี ้เี รามาลองดกู ันว่าในส่วนของตวั PowerPoint เอง มันจะมเี ครอื่ งมือ ยงั ไงบ้าง 3

การปรบั เปล่ยี นต้นแบบสไลด์ ตน้ แบบเอกสารประกอบคำบรรยายและต้นแบบบันทกึ ยอ่ นั้นในส่วนของการจัดงานนำเสนอนี้ อันแรกเลยเนี่ยก็คือในเรื่องของการปรับเปลี่ยนสไลด์ การ ปรับเปลี่ยนเนื้อหาและข้อความ และก็การสั่งพิมพ์งาน เพื่อที่เวลาเราจะให้ผู้ฟังเขาร่วมฟังกับเรา เขาจะต้องมี Handout ในการดไู ปพรอ้ มกบั เราด้วย และก็เทคนคิ ในการนำเสนอภาพน่งิ เพ่ือให้นำสายตาของผู้ฟงั 4

ทีนี้ดิฉันมีตัวอย่างของงานชิ้นหนึ่ง ได้รับมอบหมายมา อย่างเช่นส่วนใหญ่แล้วเ หลายท่านคงจะได้รับ ขอ้ มลู ทเ่ี ตรยี มมาเนีย่ เป็นรูปแบบของ PDF หรอื Microsoft Word นะ ดงั น้ัน แบบนีถ้ ้าจะไปนำเสนอเลยว่าเรา จะมาสอนเรอ่ื ง PowerPoint และก็มาโชว์ Outline และกไ็ ล่กันไปเลย มันก็จะทำให้ข้อมลู หรือวา่ การนำเสนอนี้ ไมน่ า่ สนใจ ในขณะเดยี วกนั จากทั้งหมดน้ี ดิฉันได้ทำออกมาเปน็ ในรปู แบบของ Microsoft PowerPoint และก็จะ พาทุกท่านไปยังในแต่ละหัวข้อต่างๆ ในรูปแบบของสไลด์ที่เป็นรูปแบบนี้ ดังนั้นในการจบคลาสนี้ทุกท่านจะ สามารถทำรปู แบบนไ้ี ด้ 5

เรามาเริ่มกันเลย ขั้นต้นเลยเราได้โจทย์มาแล้วว่าเรามีเนือ้ หาแบบนีท้ ี่เราจะต้องสร้างงานนำเสนอ หรือ วา่ Presentation ขัน้ แรกเลย เราลองมาทำการเปิดโปรแกรม PowerPoint ขึน้ มา เมอ่ื ทุกท่านเปดิ โปรแกรม PowerPoint ขึน้ มา คร้งั แรกเลยกจ็ ะเห็นว่าท่านจะมีสไลด์แค่สไลด์เดียว ซ่ึง แน่นอนอันแรกเลยก็ต้องเปน็ ปก และกเ็ นื้อหาทีเ่ ราจะนำเสนอ ชื่อเรือ่ งและกช็ ่ือของผ้นู ำเสนอเอง 6

ทีนี้เรามีเทคนิค ที่ท่านไม่ต้องทำการสร้างสไลด์ไปเรื่อยๆ นั้นเวลาที่ท่านจะทำการสร้างงานนำเสนอ ก็ คือ 1 Presentation หรือว่า 1 ไฟล์เนี่ย มันจะประกอบไปด้วยสไลด์หลายๆ สไลด์ วิธีการเพิ่มสไลด์ ท่านก็แค่ Enter ลงมา สไลด์ที่ 2 3 4 5 ไปเร่ือยๆ ตามเน้อื งานของเรา 7

โดยปกติหลายๆ ท่านก็จะใช้วิธีการเอา Word มาดูสิ มีเรื่องอะไรบ้าง และก็ทำการ Copy ใช่ไหม ไปที่ PowerPoint จบั แปะใส่อยา่ งนี้ ทา่ นมี 100 หัวข้อ ทา่ นก็ตอ้ ง Copy 100 ครง้ั อันนคี้ ือส่ิงท่ีทำกันมา ฉนั้นในเทคนิคตอ่ ไปนี้เราจะบอกว่า จะไมใ่ ชว้ ิธีเดมิ ๆแล้ว เอาใหม่สมมตวิ า่ เรามงี านนำเสนอเปดิ ข้นึ มาเลย 8

และเรามี Microsoft Word เมื่อสักครู่นี้ Copy ทีเดียวพร้อมกันเลย ทุกท่านอาจจะผ่านการเรียน Microsoft Word มาแล้ว Copy ข้อมูลทั้งหมดก็กด Ctrl+A น่ีคือการเลือกทั้งหมด เสร็จแล้วก็ Ctrl+C ใช่ไหม หรอื คลิกขวา Copy กไ็ ด้ จากนั้นเรามาที่ PowerPoint ที่ PowerPoint นี่ ดิฉันแนะนำว่าท่านต้องรูจ้ ักกบั มุมมองก่อน มุมมองมี อะไรบ้าง มุมมองกจ็ ะอยใู่ น Tab ทง้ั หมด เราจะเรียกตรงนี้ว่า Tab 9

เร่มิ มาตง้ั แต่ Tab File ในการเปดิ การ Save จดั เก็บตา่ งๆ Tab Home การจัดพวกตัวอกั ษร 10

เดยี๋ วเราจะไลไ่ ปทลี ะสว่ น Tab Insert ในเรือ่ งของพวกการแทรกตา่ งๆ การออกแบบพวกความสวยงาม การทำเรื่องของ Animations ในการปรับเปลี่ยนสไลด์ การตั้งเวลา การทำตัวอักษรเคลื่อนที่ จะอยู่ใน Tab Animations 11

การทำสไลดโ์ ชว์ การนำเสนอ อย่ใู น Tap Slide Show เราจะมาดใู น Tab ของ View กัน Tab View น้ี ดิฉนั จะให้ทกุ ท่านเข้าไปดเู ปน็ อนั ดบั แรกเลยกค็ ือ View ที่ ณ ปัจจุบันที่เราอยู่ เราคือ Normal View แต่นั้น View Normal เนี่ยทุกท่านก็จะเห็นสไลด์ 1 2 3 4 ไล่มา เร่ือยๆ เพือ่ ทำการใสค่ อนเทนต์ 12

ทีนี้เรามาดู View ที่จะแนะนำก็คือ Outline ใน View Outline เนี่ย เราจะไม่เห็นเป็นรูปสไลด์ แต่เรา จะเห็นเปน็ ขอ้ ความ ดงั นน้ั เมอื่ เราอยใู่ น Outline แลว้ เมื่อสกั คร่เู รา Copy ข้อมูลจาก Word มาแลว้ เรากท็ ำการ Paste ลงมาเลย 13

เราจะเอามาวางไว้ที่ Outline View กค็ ือใช้ท่ีตรง Destination View แบบน้ีเปน็ ตน้ ดังนั้นเน้ือหาทัง้ หมดจะมาแล้ว แต่หลายท่านบอกอ้าว ก็มันมาแปะอยู่บนสไลด์เดียวกัน เราก็ต้องมาจัด ให้มันเป็นหลายๆ สไลด์ ก็คือหลักสูตร Microsoft PowerPoint อันนี้คือหัวเรื่อง แน่นอนต้องอยู่สไลด์แรก ส่วนตัวถัดไป ก็คือเป็นพวกเนื้อหาต่างๆ เดี๋ยวเราเปิดเครื่องมือขึ้นมาดูก่อน ในส่วนที่เป็นเนื้อหาต่างๆ ถ้าเรากด Enter มนั กจ็ ะกลายเป็นอกี สไลดห์ นึง่ 14

ตอนนี้ทกุ ท่านมี 2 สไลดแ์ ลว้ สไลด์หนา้ ปก สไลด์ทเี่ ปน็ เน้อื หา แต่ในขณะเดยี วกันเนื้อหาตรงน้ี เราต้องการแยกออกเปน็ แต่ละสไลด์ 15

ข้นั ตอนง่ายๆ เลยกค็ อื ไม่ตอ้ ง Enter แตล่ ะอนั เราสามารถทจ่ี ะทำการเลอื กเน้ือหาท่ีเป็นเนื้อหาย่อยของ หัวขอ้ แลว้ ไปท่ี Tab Home จากนน้ั เราทำการ เขาเรียกว่าเป็นการ Indent Indent กค็ ือการลดระดบั Level ของมนั ใหม้ นั ไปเป็นหวั ขอ้ ย่อย ตรงนม้ี ันจะกลายไปเป็นหัวข้อยอ่ ย 16

หรอื วา่ Outdent ออกมาตรงน้ีจะเปน็ หวั ขอ้ ใหญ่ 17

แค่นเี้ ราก็จะได้เนื้อหา ทเ่ี ปน็ เน้อื หาย่อย เปน็ สไลดเ์ รียบร้อยแล้ว น้ันในลกั ษณะนี่ ก็คือการจัดการสไลด์ โดยการนำเนือ้ หามาวางในแตล่ ะสไลด์ ทีน้ี เรากม็ าดวู ่าในส่วนของเนอื้ หาในเร่อื งของการจัดการสไลด์ เราจะทำการใหห้ ัวข้อยอ่ ย เหลา่ น้ี มเี รอื่ ง ของการปรับเปลี่ยนการเลือกการนำเสนอ การตั้งค่า การกำหนดค่าเหล่านี้ เป็นหัวข้อย่อยของการจัดงาน นำเสนอ หลักการก็เหมือนเดมิ เรากป็ ดั หรอื ขยบั ย่อหนา้ เขา้ ไป 18

การจัดการสไลด์ มาดูที่ Word การจัดการสไลด์ หัวข้อย่อยของเขาก็คือ การแทรกภาพนิ่ง การ ปรับเปลย่ี นภาพนงิ่ กลับมาดทู ี่ PowerPoint ฉนั้นอนั ไหนท่เี ป็นหวั ขอ้ ยอ่ ย เรากเ็ ลือกและกท็ ำการ Indent กค็ อื Decrease ทำการลดหวั ขอ้ มนั 19

ให้มนั ลงมาเปน็ หัวข้อย่อย แบบนีท้ ำไปเรอ่ื ยๆ ลกั ษณะนี้เรากจ็ ะได้สไลด์แต่ละสไลด์ และก็เนื้อหาย่อยท่ี อยู่ในสไลด์น้นั ๆ เห็นไหมว่าอันนี้เป็นการง่ายกว่าที่ท่านจะมาทำการ เขาเรียกว่า Copy Paste และก็นั่งจัดไป หลายๆ ท่าน ทำโดยการใส่ Text Box ซ่งึ มนั ก็จะทำใหก้ ารปรับแต่งยุ่งยากในภายหลัง 20

ตอนน้ีเรากล็ องทำดู ก็คอื คุมขอ้ มูลทีเ่ ปน็ ข้อมูลย่อย และกเ็ ลอื กปุ่ม Increase ตรงนี้กค็ อื Indent กค็ อื ปดั เขา้ ไป เปลีย่ นตัวเลอื กการนำเสนอและมมุ มอง ทีนี้ พอเราได้สไลด์เรียบร้อยแล้ว สไลด์หลักและก็เนื้อหาย่อยในสไลด์แล้ว เมื่อสักครู่นี้เรามาอยู่ท่ี มุมมอง Outline ถ้ากลับมาท่ี Normal เรากจ็ ะเหน็ เลยว่า เรามสี ไลด์อะไรบ้าง 21

อันน้คี อื ในหลักการ จำได้ไหม กอ่ นเรม่ิ นำเสนอเราจะต้องวางโครงเรื่องก่อน วางขอ้ ความก่อน และก็จัด ข้อความให้สวยงาม และก็ใส่รูปภาพ ตอนนี้เราเริ่มได้แล้ว เราได้ข้อความแล้ว ถัดไป มุมมองถัดไป ที่เราจ ะทำ ความรู้จักกันก็คือว่าในตรงเนื้อหาตรงนี้ ข้อความที่แสดง ปกติแล้วเราจะเห็นว่า Fonts มันอาจจะยังไม่ถูกใจ อาจจะยังไมด่ ูน่าสนใจ และไม่สวยงาม 22

หลายๆ ทา่ นก็คงจะใชว้ ิธีการ วา่ ไม่ยาก จดั Fonts ทำไง Highlight ปุป๊ ไปท่ี Home ใชไ่ หม เลือกแบบ Fonts เลย แบบนเ้ี ป็นต้น ซงึ่ ท่านจะต้องเลอื ก และกท็ ำการจัดทงั้ หมดนี้ หลายสไลดเ์ ลย ใช้เวลาเยอะมาก ดิฉันมีเทคนิคหน่ึง ท่านจะปรับ Fonts ทั้งหมดน้ี ทีเดียวพร้อมกันทกุ สไลดใ์ หป้ รากฏ Fonts ในรูปแบบ เดียวกนั ได้ยังไง นนั้ เรามาดโู ครงสรา้ ง วา่ ใน 1 สไลด์ มันจะมีตวั ที่เปน็ Title อันนี้คอื Fonts ทเี่ ป็น Title 23

และ Fonts ทเี่ ป็น ส่วนที่เป็นตวั Outline ของมัน ฉนั้นวธิ กี ารจัดมมุ มองอนั หนึง่ ก็คือจะใช้ View เหมอื นเดิม 24

เมื่อสักครู่เรารู้จัก View ต่างๆ แล้ว ถัดไปเรามาดูในส่วนที่เป็น Master View, Master View นี่ก็คือ โครงสร้างหลกั ของ PowerPoint เลย ฉนั้นเราไปท่ี Slide Master 25

จะเห็นว่าอันนี้คือโครงของ PowerPoint ในโครงนี้ จะเห็นว่าสไลด์แรกสุด ที่ใหญ่สุด มันจะคลุมทุก สไลดท์ ่ีอยู่ในไฟล์นี้ นั้นใน Presentation น้กี ค็ อื 1 ไฟล์ ตัวสไลดห์ ลักใหญ่ จะเห็นวา่ Click to edit Master title ตรงนี้คือ Title ถ้าเราจะทำการเปลี่ยนสีของ Title บอกว่าตรงนี้เราอยากจะได้ Fonts ให้ดูเด่นชัด เนื่องจากมันเป็นหัว เร่ืองเอาเป็นสีออกส้มๆ แล้วกัน 26

Fonts ที่เราจะใช้ ถ้าใช้เป็นภาษาไทยดิฉันแนะนำ Fonts ไทย-อังกฤษที่มันมีตัวอักษรที่เท่ากัน ก็จะ แนะนำอย่างเช่น Leelawadee หรอื Tahoma ก็จะใหร้ ปู แบบ Fonts ภาษาไทยหรอื องั กฤษท่เี ท่ากัน กำหนดขนาดของ Fonts หัวเรือ่ งอาจจะเปน็ Fonts ตัวอกั ษรให้มนั หนา เพื่อเน้นใหด้ ชู ดั เจน 27

สังเกตว่าในขณะที่เรากำหนดท่ี Slide Master ตัวใหญ่สุด มันจะครอบคลุมใน Layout ของสไลด์ ตรง นี้กค็ ือ Layout เวลาทเี่ ราเปิดสไลดม์ า เราสามารถกำหนดไดว้ า่ ให้มีแค่ Title อย่างเดยี วไหม หรอื เปน็ สไลด์ว่างๆ พวกนค้ี ือสไลด์ Layout จากนั้นเราลอง Close ออกมาดู ตรงนี้เราอยู่ที่ Master View เราปิด Master View ออกมา ทีนี้ใน รูปแบบของสไลด์ตรงน้ี 28

จะเห็นว่ายังไม่เปล่ียน เนื่องจากว่าเรามกี าร Copy มา Paste เราไม่ไดส้ รา้ งสไลด์ตั้งแตต่ ้น วธิ กี ารอันหน่ึงกค็ อื เรามาดูมุมมองท่ี Sorter View ทกุ สไลด์ หวั เร่อื งหรือ Title นค้ี วรจะเปล่ยี นเปน็ สสี ม้ 29

เลือกทั้งหมดเลย ทั้งหมดนี้เราจะทำการ Reset ค่า เคลียร์ค่าของมัน ให้มันตาม Templates ที่เรา กำหนดไว้เม่อื สกั ครนู่ ี้ เหน็ ไหมว่าตอนนี้ Title เปลีย่ นเป็นสีสม้ แล้ว 30

เดี๋ยวมาลองดูอีกรอบหนึ่ง ถ้าถัดไปเราจะใส่โลโก้ให้กับทุกสไลด์ แต่ก่อนการใส่โลโก้ให้กับทุกสไลด์ ดิฉันเชื่อว่าหลายท่านคงจะบอก อ้าว...โลโก้มันเป็นรูปภาพ Insert Picture เลย ใช่ไหม และก็ทำไง เอารูปภาพ มาจาก Device นี้ เอามาจากเครือ่ งน้ี Insert และกอ็ ยา่ งไร จดั การยอ่ วางตำแหน่ง Copy และกไ็ ป Paste เปน็ 10 สไลด์ 31

ฉนั้นตอนน้ีเราจะไมท่ ำแบบนั้น การใส่โลโก้ให้กบั ทกุ สไลด์ หรือว่าเราจะมาเปลี่ยน Fonts ตรงบริเวณท่ี เป็นหัวเรอ่ื งยอ่ ย ให้ใหญ่กว่าน้ี และกเ็ ปล่ยี น Bullet ใหเ้ ป็นสสี นั มากกว่านี้ เราจะทำพร้อมกันทุกสไลด์ จำได้ไหม ไปท่ีไหน ไปทอี่ ะไร View เลือก Slide Master ใช่ไหม แล้วเราก็เล่ือนไปจนสุดเลย ไปที่สไลด์ที่ใหญ่สุดเลย อันนคี้ อื คลมุ ทกุ สไลด์ 32

จากนน้ั เรากม็ าใช้การ Insert เลอื ก Picture รปู ภาพอยูท่ ่ไี หน จะเอามาจาก Internet หรอื อยบู่ นเครื่อง ใส่รปู ภาพเขา้ มา อนั น้คี ือภาพโลโก้ 33

โลโกน้ เ้ี วลาวางไมค่ วรไปวางแบบนี้ คือมนั จะไปทับเนื้อหา ควรจะวางเลี่ยงกรอบของข้อความ ให้อยู่มุมใดมุมหนึ่ง บริเวณที่เราปะ เห็นตัวปะตรงนี้ อันนี้คือกรอบข้อความ ฉน้นั ควรจะวางใหอ้ ยทู่ ี่มุม มุมบน ซา้ ยขวา หรอื ลา่ งกไ็ ด้ 34

ถัดไปได้โลโก้แล้ว เราบอกว่าในบริเวณที่เป็นหัวเรื่องย่อยนี่ เราจะให้ Fonts ตัวใหญ่กว่านี้หน่อย เปล่ยี นเปน็ Leelawadee เพอื่ ทวี่ ่าไทย-อังกฤษจะเทา่ กัน เปลย่ี นเปน็ Leelawadee เสร็จ ไซสข์ นาดสกั ประมาณ 24 อยา่ งนเ้ี ปน็ ตน้ 35

เปล่ียน Bullet นิดหน่ึง Bullet ก็อยู่ที่ Home Bullet ใหเ้ ปน็ สเี่ หล่ยี ม และกใ็ น Bullet ตรงน้ี Bullet จะใช้เป็น รูปแบบสัญลักษณ์เครื่องหมายถูกต่างๆ ก็ได้ ตรงสี่เหลี่ยมตรงนี้ มีการใส่เล่นสีสันนิดหนึ่ง ให้ดูเป็นธีมเดียวกัน หรอื จะใชเ้ ป็นรปู ภาพเอามาวางเปน็ Bullet ก็ได้ เรียบรอ้ ยแลว้ คราวนี้เรามาลุน้ กัน ว่าโลโก้จะปรากฎทุกสไลดไ์ หม และก็อะไรคะ Bullet จะมีทุกเนื้อหาไหม ในแต่ละ สไลด์ เราตอ้ งกลบั ไปท่ี Slide Master Tab ก่อน และก็ไป Close Master View 36

มาดูมุมมองตวั ทีเ่ ปน็ Sorter ตวั น้กี จ็ ะเหน็ สไลด์เรียงกัน เหน็ ไหมวา่ มโี ลโกป้ รากฏทุกสไลดแ์ ล้ว งา่ ยไหม และกใ็ นขณะเดยี วกนั เน้อื หาท่อี ยู่ข้าง ใน หวั ข้อย่อยก็เปน็ Bullet และกเ็ ป็น Fonts ตามที่เรากำหนด 37

ดังนั้นอันนี้ก็คอื เทคนิคที่เราจะใช้ในการสร้างงานนำเสนอใหอ้ ย่างง่าย และสิ่งที่สำคัญเลยก็คอื ว่าเวลาท่ี เราจะนำเสนอ เราจะต้องมีการมาตรวจความเรียบร้อย เราจะต้องมีการปรับแก้ ไม่ว่าจะเป็น Fonts ปรับแก้ Bullet หรือโครงสร้างตา่ งๆนี่ เราจะทำได้ง่ายก็คอื ตวั Slide Master น่ันเอง นั้นสรุป ในส่วนที่เราจะทำการจดั การนำเสนอนี้ เมื่อสักครู่น้ีก็คือเราทำการแทรกพวกภาพโลโก้ ให้กับ ทุกสไลด์ ที่สำคัญเลยก็คือต้องหาปุ่ม Slide Master ให้เจอ จากนั้น อย่าลืมเลย!! ต้องไปคลิกสไลด์ที่อันใหญ่สุด บนสุดเลย เอาแรกสดุ เลย เพือ่ ท่จี ะให้มนั ครอบคลุมทั้งหมด จากน้นั เราจะใส่ภาพโลโก้หรือจะปรับเปล่ียน Fonts ใดๆ ก็ตาม และก็กลับมาที่ Normal View ก็คือ Close Slide Master ออกมา ทุกท่านก็จะได้ผลงานจากที่ได้ สาธิตไปเมื่อสกั คร่นู ี้ 38

กำหนดคา่ การต้ังคา่ การพิมพส์ ำหรับงานนำเสนอ ถัดไป เราก็จะมาดูกันว่าหลังจากที่เรากำหนดพวกตัวอักษรต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ได้โลโก้เรียบร้อยแล้ว การสร้างงานนำเสนอถดั ไปกค็ ือ เราจะต้องเตรยี มนำเสนอ ส่งิ ทีส่ ำคญั กค็ อื เอกสารประกอบ หลายทา่ นกเ็ อะ๊ ...ทำ ยังไง จะทำเอกสารประกอบ เอกสารทด่ี ีกค็ ือต้องไปใส่ใน Word หรอื เปลา่ ทำเป็น PDF ไฟล์ยังไง อันนี้ก็คือรู้สึก ว่าจะยุ่งยากไหม ไม่ยากเลยถ้าท่านรู้จักเทคนิค ในการสร้างเอกสารประกอบ ในที่นี้ก็คือใช้ PowerPoint เนี่ย แหละคะ่ และเราก็ไปดวู า่ ในส่วนของ View เหมอื นเดิม ในมุมมองของ Handout นะ Handout กค็ ือจะเป็นเอกสารประกอบแบบน้ี ใน Handout View แบบ นี้ เราจะมี Header กค็ ือเน้ือเรอื่ งท่เี ป็น...เขาเรียกว่าเปน็ หวั เรอ่ื ง มวี นั ที่นำเสนอไหม มเี ลขหนา้ ยงั ไงบ้าง 39

ตรงนี้ก็คือสิ่งที่เราสามารถพิมพ์ใส่ไปได้เลย อันนี้เราสมมติว่าหัวเรื่องของเราก็คือ เทคนิคการนำเสนอ ดว้ ย PowerPoint เห็นไหม วนั ท่ี วันท่ีมีไว้กด็ เี ราจะได้ทราบวา่ เอกสารตรงนข้ี องเราเป็นเวอร์ชั่นวันทเี่ ท่าไหร่ แต่ ถ้าหลายๆ ท่านบอกว่างานพวกนี้ โชว์วันที่นี้ เดี๋ยวทุกคนจับได้เลย เราเผาสไลด์แน่นอน เพิ่งทำเสร็จร้อนๆ เลย อาจจะเอาวันทอี่ อกกไ็ ด้ แล้วอาจจะใส่เป็นเลขหน้า ปกติเลขหน้าเขาจะมีให้แล้ว อยตู่ รงด้านล่าง 40

แต่ที่ควรจะใสก่ ค็ ือตัวโลโก้ เราก็จะแทรกโลโกเ้ ข้ามา อันนี้โลโก้ของงานพิมพ์ จะไม่ใช่โลโก้บนสไลด์ เป็นโลโก้ที่เราพิมพ์ออกมาเป็น PDF ไฟล์ หรือว่า Handout นั้นเราแทนวันที่ด้วยโลโก้ดีกว่า เอาวันที่ออก อันนี้จะเป็นโครงสร้างของ Handout ที่เราจะสั่งพิมพ์ ออกมา ไมว่ า่ จะเป็น PDF ไฟลก์ ็ตาม หรือเป็นตวั PowerPoint เองก็ตาม เรียบรอ้ ยแลว้ 41

นั้นขั้นตอนถัดไป เราจะมาลองสั่งพิมพ์งานดู ก็คือเวลาพิมพ์งาน ก็ไปที่เมนู ไปที่ Tab File แล้วก็เลือก Print เลือก Print ทีนี้เวลาเราสั่งพิมพ์ ในการสั่งพิมพ์งานถ้าท่านบอกว่า โอเค...ตอนนี้เรามี 21 สไลด์กด Print ท่านจะได้ 21 A4 21 แผ่น A4 21 แผ่น ฉนั้นคงไม่มีใครมาดูเอกสารสไลด์ละแผ่นแนน่ อน เราสามารถที่จะบอกวา่ ในการ Print น้ี เราเปลยี่ นไมเ่ อาเปน็ A4 น้นั เราสามารถท่จี ะเปลยี่ นมุมมอง ว่าในสว่ นของตัว Full Page สไลด์ กำหนดวา่ ให้เป็น ตวั สไลดเ์ ลก็ ๆ วาง 3 สไลด์ 42

และกม็ ีเส้นบรรทดั เพ่อื ให้ทุกคนจดโนต้ ได้ แบบนี้ก็ได้ ตรงการ Print นี้ ถ้าเราเลือกบอกว่าเป็นแบบ อันนี้เรา Print ทุกสไลด์แน่นอน หรือว่าสไลด์ที่เรา เลอื ก แต่ตรงท่ีเรามากำหนด จำนวนสไลด์ทีอ่ ยูบ่ นกระดาษ A4 เราเลือก 2 สไลด์ 43

ถ้าเราคิดว่ามันเน้นข้อความเกินไป ข้อความเราแน่นเกิน ก็ควรจะ Print เป็น 2 สไลด์ แต่ถ้าข้อความเราไม่แนน่ แต่ว่าเราอยากจะใหเ้ ขาจดโน้ตได้ กเ็ ลอื กเปน็ 3 สไลด์ ลกั ษณะน้ี เป็นต้น ซึ่งจะเห็นว่าตรงที่เราใส่โลโก้เอาไว้ แล้วก็ตรงที่เราใสเ่ น้ือเร่ือง หัวเรื่องหรือว่าเรื่องของที่เราจะนำเสนอ เอาไวเ้ นี่ย จะปรากฎทกุ หนา้ อนั น้คี อื สไลดท์ ง้ั หมดทเ่ี รามี จะมาถูกจดั วางเป็น Handout จากนั้นเราก็สั่ง Print ตรงนี้จาก 20 สไลด์ เราวาง 3 สไลด์ต่อแผ่นเนี่ย เราก็จะได้ A4 ทั้งหมด 7 แผ่น เพื่อเปน็ เอกสารประกอบการอบรม พอส่ง Print ปั๊ป ก็ไปรอที่ Printer ได้เลย อนั นี้คือหนง่ึ รปู แบบของการ Print 44

หรืออีกรูปแบบหนึ่งก็คือ ถ้าเราไม่ Print แต่เราต้องการเก็บเอาไฟล์เนี่ยส่งไปให้ผู้ฟัง เดี๋ยวนี้เราอาจจะ เป็นลักษณะของ Paperless ไม่ Print แล้ว เอาไฟล์ไปเลย ฉนั้นเราคงไม่ส่งไฟล์ที่เป็น PowerPoint ไปแน่นอน เพราะเนื่องจากว่าเขาอาจจะไปปรับแก้ต่างๆ และก็อาจจะไปปรับเปลี่ยนรูปแบบอะไรต่างๆ ของไฟล์เราได้ สิ่ง หนงึ่ ที่เราจะทำก็คือการส่งเปน็ PDF ไฟล์ นั้น PDF ไฟล์ ไม่ต้องไปซื้อมาติดตั้ง เพราะมันมีฟรีอยู่แล้วจาก PowerPoint นี้ ทุกท่านสามารถที่จะ Save เป็น PDF ได้เลย โดยการไปที่ Tab File และก็เลือก Save as พอกด Save as เสร็จ เราก็มาเลือกเลยว่า เจะเอาเอกสารตรงน้ี ไปจดั วางท่ไี หน ก็ Browse มาไวท้ ่ี Folder ท่ีเก็บข้อมลู จากนั้นอนั น้ีคอื PowerPoint ของ ดิฉัน วันที่เท่าไหร่ สมมติว่าทำไว้เวอร์ชันวันที่ 18 November 20 ทีนี้ถ้าเรากด Save เนี่ยข้างล่างมันคือไฟล์ PowerPoint เราเปลี่ยนตรงนี้เลย เปล่ียนจาก PowerPoint ตรงนี้ เลือก Format ให้เป็น PDF ไฟล์ เห็นไหม เปน็ ไฟล์ Type เป็น PDF ไฟล์ หรือคณุ จะ Save เปน็ รปู ภาพก็ได้ เปน็ JPEG หรอื วา่ เปน็ PNG กไ็ ด้ ในทน่ี ้ีเราทำ เปน็ PDF ไฟล์ 45

คราวนี้ใน PDF ไฟล์นี้ ก็เหมือนกัน เราจะกำหนดได้ว่า 1 สไลด์ต่อกระดาษ A4 จะวางไว้กี่สไลด์ นั้นเรา ไปที่ Options ใน Options ก็จะสามารถให้เราเลือกได้ว่าเราจะวางเป็น Handout ไม่วางเป็นสไลด์ Handout นี้ เราต้องการ 3 สไลด์ต่อแผ่น เป็น 3 สไลด์ต่อแผ่น แล้วก็ตรงนี้เรียบร้อยแล้ว มี Frame ของสไลด์ก็คือมีกรอบ ให้กับสไลด์ไหม เรียบรอ้ ยกด OK เดี๋ยวเราลอง Save ดู ถ้าเราคิดว่าไฟล์นี้ เราต้องการย่อขนาดของไฟล์ให้มันมีขนาดเล็กลง ก็เลือกเป็น Minimum Size เราจะได้ไฟล์ไซส์ที่เล็กลง เหมาะแก่การในการส่งผ่านอีเมล กด Save เราจะได้ Handout ใน รูปแบบของ PDF ไฟล์ 46

ท้งั หมดอันนีค้ อื PDF ไฟลท์ ไ่ี ด้ อันน้ีก็เป็นเทคนคิ ของการทำเอกสารประกอบงานนำเสนอ โดยสรุป ในเอกสารประกอบอีกครั้งหนึ่ง ขั้นแรกก็คือเราสามารถที่จะทำการสั่ง Print ได้เลย สั่ง Print ได้เลย ไปที่ไฟล์ Print และกไ็ ปกำหนดจำนวนของสไลด์ท่ีจะ Print บนแผ่น สอง ก็คือไปที่ไฟล์ กำหนด Save as และไปกำหนดว่าในการ Save เอกสารนี้ เราจะเลือกไฟล์ Type เป็น PDF ไฟล์ และก็ไปกำหนด Option ว่าจะใช้สไลด์กี่สไลด์ที่วางบนแผ่น A4 อันนี้ก็จะได้เอกสารการพิมพ์ เพอ่ื ทีเ่ ราจะประกอบ แจกผฟู้ ังบรรยายของเรา จากที่เราทำการสร้างเอกสาร เพื่อประกอบการบรรยายนี้ แล้วก็มาดูสรุป ถ้าหลายๆ ท่านตามไม่ทัน ก็ มาดูว่าเมื่อกี้เราทำอะไรกันบ้าง เราทำในเรื่องของการกำหนดที่ตัว Handout Master การกำหนดว่าเราจะต้อง ใสช่ อื่ เรื่อง เรอ่ื งของงานนำเสนองานชอ่ื อะไร ใส่โลโก้และเราก็ทำการ Close Master อีกอันหนึ่งก็คือเราทำไฟล์ PDF เพื่อส่งให้ผู้เข้าฟัง ในกรณีที่เราจะบอกว่างานนี้มัน Paperless นะ ไม่ เน้นการพิมพ์แต่เราจะส่งเป็น PDF ไฟล์ให้เขานะ เราก็ใช้วิธกี าร Save as และก็เลือก Type เป็น PDF ไฟล์ อัน น้ีก็จะสรุปอกี ครง้ั หนง่ึ เรือ่ งของการพมิ พเ์ รียบร้อยแล้ว ขอ้ ความก็เรยี บร้อยแล้ว 47

จดั การสไลด์ คราวนี้มาดูกัน ว่าสิ่งที่สำคัญเลยบนสไลด์เนี่ย ที่จะทำให้คนเขาเกิดภาพจำในการที่เขาจะฟัง และก็ เข้าใจได้มากขึ้น แน่นอนก็คือรูปภาพ ฉนั้นรูปภาพก็คือตัวสำคัญมากเลย ที่จะชูให้เห็นว่าหัวข้อที่เราพูดนี้ มันมี การสือ่ ความหมายท่ีชดั เจนมาก แทรกภาพนงิ่ ขน้ั แรกเลย อันน้คี ือตวั อย่างว่ารูปภาพทีม่ ี ต้องเน้นนิดหนึ่งว่าถ้าหลายท่านบอกทำการนำภาพมาจาก Internet ต้องดูดีๆ ว่าภาพนั้นเขาลิขสิทธ์ิ หรือไม่ เพราะหลายท่านเนี่ยไปเอาภาพลิขสิทธิ์มาใช้ และก็เอามาใช้ในเชิงพาณิชย์ของตัวเอง ไม่แน่ในอนาคต อาจจะเจอเจ้าของภาพมาเจอ แล้วจะเกิดการฟ้องกันได้ ฉนั้นภาพบางภาพ เราต้องดูเร่ืองลิขสิทธิ์ หรือภาพบาง อนั ทีไ่ ดม้ าอาจจะไม่ตรงกับท่ีเราตอ้ งการจะใช้ กส็ ามารถท่ีจะปรบั เปลีย่ น หรอื ว่าตัดแต่งภาพน้ันได้ 48