สารบัญ หลักสูตรการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel...................................................................... 1 เรม่ิ ตน้ ด้วยการเปดิ โปรแกรม Excel .............................................................................................................2 การจัดการขอ้ มลู ในแผน่ งาน.........................................................................................................................5 Selection หรือการเลอื กข้อมลู มาใช้งาน ...............................................................................................5 การทำข้อมูล AutoFill ...........................................................................................................................7 การคำนวณและแปลงขอ้ มลู .........................................................................................................................9 การคำนวนผลขอ้ มลู ทม่ี จี ำนวนมากโดยการใช้จุด Handle.....................................................................9 การคำนวนโดยใช้ RAND........................................................................................................................9 การคำนวนโดยใช้ RANDBETWEEN.....................................................................................................10 การทำข้อมลู ในคอลัมนใ์ หเ้ ป็นตวั หนา...................................................................................................11 การเลือกขอ้ มูลบางเซลโดยการเลอื กเฉพาะกล่มุ ...................................................................................15 การเคลียร์ข้อมูลท้งั หมด Sheet ...........................................................................................................15 การกำหนดขอ้ มลู .......................................................................................................................................16 การกำหนดขอ้ มูลตามเง่ือนไข...............................................................................................................16 การเคลยี รใ์ หต้ ัวเลขเป็นสเี หมือนเดมิ ....................................................................................................27 การใชส้ ตู รและฟงั กช์ น่ั ................................................................................................................................28 การใช้สตู ร IF เพ่ือกำหนดเงอ่ื นไขในการคำนวณหาโบนัสให้กับพนักงาน ..............................................28 สร้างและปรบั แตง่ Pivot Tables และ Pivot charts................................................................................32 การสร้าง Pivot Tables.......................................................................................................................32 ขน้ั ตอนการสร้างและปรับแต่ง Pivot Tables และ Pivot charts........................................................35 การสร้าง slicers..................................................................................................................................68 การสรา้ ง 3D Map ...............................................................................................................................77 การปรับแตง่ field selections และ options.....................................................................................84
หลกั สตู รการใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel การใช้งาน Excel หวั ขอ้ ท่เี ราจะเรยี นมีดงั ต่อไปน้ี selection หรือการเลอื กข้อมลู มาใชง้ าน ขอ้ หา้ มในการทำงาน ของเซลล์ การใช้งาน conditional formatting การกำหนดรปู แบบหรือเงื่อนไขทเี่ รากำหนดเอง การทำสต๊อก สินค้า การตรวจสอบยอดคงเหลือ การใช้งาน PivotTabel การคำนวณหรือการวเิ คราะหข์ ้อมลู เชงิ ลึก - เคร่ืองมือและสูตรการคำนวณเพอ่ื จัดการกบั ขอ้ มูล - วิเคราะหข์ ้อมลู อย่างง่ายด้วย Sort and Filter - วิเคราะหข์ ้อมลู ขนั้ สงู ดว้ ย PivotTable และ Slicer - เทคนคิ และเครื่องมือจดั การกับรายงาน - การปอ้ งกัน Workbook และ Worksheet 1
เรม่ิ ต้นดว้ ยการเปิดโปรแกรม Excel ในกรณีท่เี ราเชอื่ มต่อInternet เม่ือเข้าหน้าแรก ใหเ้ ลอื ก Take a tour จากนั้นให้กด Create 2
เราจะพบ file ตัวอยา่ ง จากนั้นใหเ้ ลือกที่ เมนู Add 3
เราจะพบ Menu การใช้งานต่างๆ ในการใช้งาน SUM หรอื การใช้ ∑ อีซิกมา่ เพอ่ื หาผลรวม เราสามารถกดปมุ่ Alt = เพอ่ื ใหร้ วมผลไดเ้ ลย โดยเราไปเลอื กที่ชอ่ งรวมผล ปุม่ Alt = และกด Enter ผลรวมจะปรากฎ ได้รวดเร็วข้ึน 4
การจัดการข้อมลู ในแผน่ งาน Selection หรอื การเลือกขอ้ มลู มาใช้งาน เราสามารถตรวจสอบได้โดย กด Ctrl แล้วกดป่มุ ลกู ศร > ไปดา้ นขวา เราจะพบ XFD คอลัมน์ 5
เราสามารถตรวจสอบได้โดย กด Ctrl แล้วกดป่มุ ลูกศร V ลง เราจะพบว่า มี 1048576 แถว การทำงานของเอ็กซเ์ ซล Excel คอื การเลอื กใชง้ าน เซลทีเ่ ราเลือก คำนวนกับเซลอน่ื และ นำผลหรอื คำตอบไป ไวใ้ นเซลท่เี ราต้องการ ตัวอย่างเชน่ ตัวเลขทีเ่ ราเหน็ 500 อาจจะไม่ใช่จำนวน 500 กไ็ ด้ อาจจะมาจาก AE42 + FE54 คือ 250 + 250 = 500 เราสามารถขยายงาน ซมู เขา้ ออก ได้โดยการ กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วกด แล้วเลื่อนลูกกลิ้งที่เมาส์ 6
การทำข้อมูล AutoFill คือการเตมิ ตวั เลขโดยท่ีมีจำนวนเพิม่ ขน้ึ อัตโนมัติ การทำ AutoFill นนั้ จะต้องมจี ำนวนตัวเลขในช่องต้งั แต่ 2 ข้นึ ไป เมื่อมจี ำนวนตวั เลขแล้วเราสามารถคลมุ ตัวเลขทั้งสองจำนวนและลากลงมาจำนวนตัวเลขจะปรากฎให้โดย อตั โนมตั ิ 7
การทำงานของ Excel เป็นการทำงานแบบ spreadsheet จำเป็นจะต้องมเี คร่ืองหมาย = เสมอ การคำนวนโดย การกดปมุ่ Alt = การคำนวนทลี ะช่อง เราสามารถไปเลือกทช่ี อ่ งท่ีต้องการแสดงผลและกดปุ่ม Alt = และEnter หรอื เราสามารถเลือกขอ้ มูลทั้งหมดและช่องทตี่ ้องการแสดงผลและกดปมุ่ Alt = และEnter 8
การคำนวณและแปลงขอ้ มลู การคำนวนผลขอ้ มลู ทีม่ ีจำนวนมากโดยการใช้จุด Handle โดยการนำเม้าส์ไปวางไวท้ มี่ ุมขวาล่างของชอ่ งผลรวมให้ปรากฎเป็นเครอื่ งหมายบวกหลังจากนั้นกดดับเบลิ คลกิ ระบบกจ็ ะคำนวนให้โดยอัตโนมตั ิ การคำนวนโดยใช้ RAND เลอื กชอ่ งทเี่ ราต้องการใหค้ ำนวนผล หลังจากนัน้ ใหใ้ สส่ ตู ร RAND ที่เราตอ้ งการ ตวั อยา่ ง 9
ในการคำนวนเพือ่ ใหแ้ สดงผลเป็นจดุ ทศนยิ มให้กดปุม CTRL และ Enter พร้อมกนั การคำนวนโดยใช้ RANDBETWEEN การสรา้ งข้อมลู Table 10
กดปุม CTRL และ Enter พรอ้ มกัน จะได้ขอ้ มูลตามตาราง ตอนนเี้ รามีขอ้ มลู 3 กลุ่ม กลุ่มที่ 1 A1 – C1034 กลมุ่ ท่ี 2 G1 – G13 กลุม่ ท่ี 3 K16 – O23 การทำข้อมลู ในคอลัมน์ให้เปน็ ตวั หนา ขอ้ ห้ามคอื ห้ามกดที่ Heading หรือท่หี วั ของ คอลัมน์ เพราะจะเลือกทุกแถว affective all เวลาทเ่ี ราทำท่เี วอร์ ช้นั ใหมจ่ ะทำให้บันทกึ ไปทั้งหมด และถ้าบันทกึ เปน็ เวอรช์ นั่ เก่าจะทำให้ จะนวนแถวไมเ่ ท่ากนั ในการบันทกึ ขอ้ มูล และทำให้การบนั ทึกข้อมลู ใหญ่ กวา่ จำนวนข้อมูลท่ีมี เวลาเปิดใหม่จะทำให้อ่านข้อมลู ทง้ั หมดและหมุน ตลอด และอาจทำให้ข้อมลู เปิดไม่ได้ เวลาที่เราทำงาน meeting report , meeting liver ,whatever หรทอื 11
งานตา่ งๆโดยท่ีเราไม่ได้ไปท่ี File และ save as ใหมแ่ ล้วบันทกึ ข้อมลู ทับลงไปเร่ือยๆจะทำใหไ้ ฟลบ์ วม 12
ส่งิ ที่เราจะทำสำหรับการกดที่ Heading หรอื ท่หี วั ของ คอลัมน์ น้ันสามารถทำได้ 2 กรณี กรณีท่ี 1 คือ การยืดลดหดขยาย คอลัมน์ กรณีที่ 2 คือ การ insert หรือ delete คอลัมน์ หรือการย้ายคอลัมน์ 13
การทำข้อมลู ในคอลัมน์ให้เป็นตัวหนา ปกติจะเลือกที่ขอ้ มูล และไปกดที่ B (Bold) แตเ่ ราสามารถที่จะทำใหส้ ะดวกและรวดเร็วได้โดยวธิ ีการ กดที่ Ctrl + Shift + Arrow Key จะเปน็ การเลือก ขอ้ มลู ที่เราตอ้ งการและเปลยี่ นแปลงไดท้ ้ังหมดทเ่ี ราตอ้ งการในแถว เทา่ ที่มี 14
การเลือกขอ้ มูลบางเซลโดยการเลอื กเฉพาะกลุ่ม ทำได้โดยการนำเมาส์ไปวางไว้ในเซลในกลุ่มที่เราต้องการ หลงั จากน้นั กด Ctrl + A การเคลียร์ข้อมลู ทง้ั หมด Sheet กดท่ีมุมบนซา้ ยมือรปู สามเหลี่ยม บนหมายเลข 1 15
การกำหนดขอ้ มูล การกำหนดข้อมูลตามเงอ่ื นไข ให้สร้างขอ้ มูลตวั เลขในพ้ืนท่ี โดยกำหนดเง่ือนไข RANDBETWEEN เลอื กพนื้ ทเี่ ซลทตี่ ้องการ A1 – F15 ใสเ่ ครือ่ งหมาย = ลงในชอ่ ง จากน้นั ใส่ RANDBETWEEN โดยการพมิ พ์ ra จากนน้ั เล่อื นลูกศรลงมา ที่คำว่า RANDBETWEEN โดยห้ามใชเ้ ม้าสใ์ นการเลือก เม่อื เลือ่ นลงมาแล้วห้ามกด Enter เพราะยงั ไม่ได้กรอกคำส่ัง ถา้ กดไปจะปรากฎเป็น #NAME? 16
ใสเ่ ครอ่ื งหมาย = ลงในชอ่ ง จากน้นั ใส่ RANDBETWEEN โดยการพิมพ์ ra จากน้ันเลื่อนลกู ศรลงมา ท่ีคำว่า RANDBETWEEN จากนั้น กดปมุ่ Tab จากนน้ั เติม ตัวเลขต่ำสดุ และสูงสดุ 9,123 กด Ctrl คา้ งไว้ และกด Enter จะปรากฎข้อมูลตวั เลขในพ้ืนท่ที ่ีเรา เลือกไว้ ตวั เลขที่เราไดจ้ ะมจี ำนวน 90 ตัวเลข 17
และเม่ือรวมกนั แลว้ มีจำนวน ทตี่ า่ งกนั ไปตามการสุ่ม โดยดไู ดจ้ ากด่านลา่ ง Taskbar ตวั เลขในตัวอยา่ งต่ำสดุ คอื 9 สูงสดุ คือ 123 เราจะลองกำหนดตัวเลข โดยตั้งสมมตุ ิ ว่าข้อมูลตัวเลขน้ีคือ สต๊อกสนิ คา้ ข้อมูล เงนิ เดือนพนักงาน โจทย์กำหนด : จงเปลี่ยนขอ้ มูลทน่ี ้อยกว่า 25 ให้เปน็ สนี ้ำเงินตวั หนา วิธที ำ ให้ทำไฮไลโดยนำเมาส์ไปคลิกในพนื้ แล้วกด Ctel + A เมื่อไดแ้ ล้วใหไ้ ปท่ี Home แล้วเลอื ก Conditional Fomatting ให้ลองเลอื กทีต่ วั เลือกต่างๆเพอื่ ใหเ้ ห็นถงึ การแสดงข้อมลู ในรปู แบบตา่ งๆที่เราตอ้ งการ 18
ตวั อย่างเลอื กท่ี Data Bars และสามารถเลือกสตี า่ งๆได้ โจทย์กำหนด : จงเปล่ยี นข้อมูลทนี่ อ้ ยกวา่ 25 ให้เป็นสนี ้ำเงินตวั หนา ดังนนั้ ใหเ้ ราเลอื ก Highlight Cells Rules Less Than = นอ้ ยกว่า Between = ระหวา่ ง Greater Than = มากกวา่ Equal To = เทา่ กับ Teat that Contains = ตามตวั หนงั สือ 19
จากนั้นให้เลอื ก Less Than = นอ้ ยกวา่ เปล่ยี นจำนวนตัวเลขเป็น 25 และเลือก Custom Format 20
เลอื กสที ่เี รา ตอ้ งการในท่นี ี้เราเลือกสีนำ้ เงิน 21
จากนั้นเลือก Bold คือตวั หนา จากนนั้ กดปุ่ม ok จากน้นั กดปุ่ม ok อกี ครัง้ 22
เราจะได้ข้อมูล ตัวเลขทเ่ี ราต้องการเป็นสนี ำ้ เงนิ ตัวหนา Condition ในตอนน้ีเรา มี 2 Condition คอื ถา้ เกินกวา่ 25 เป็นสีดำปกติ ถา้ น้อยกวา่ 25 ใหเ้ ป็นสนี ้ำเงนิ ตวั หนา ถ้าให้เราลองเปลี่ยนตวั เลข 107 เป็น 20 เราจะพบว่าสขี องตวั เลขจะเปลยี่ นไป 23
จากนั้นเปล่ยี นตัวเลข 20 เปน็ 35 เราจะพบวา่ สีของตวั เลขจะเปลีย่ นไป สจี ะถูกเปลยี่ นไปตามเงอื่ นไข Condition โดยทำได้ไม่จำกัดจนกวา่ จำนวนจะเตม็ ตั้งแต่เวอร์ช้นั 2010 ขึ้นมา ถา้ ตำ่ กวา่ จะทำได้ 3 Condition ตวั อย่างต่อมาเป็นการทำตัวเลขตดิ ลบให้เป็นสแี ดง นำเมาสไ์ ปวางท่กี ลมุ่ ตวั เลข กด Ctrl + A 24
จากนนั้ เลือก Highlight Cells Rules จากนั้นเลือก less Than 25
จากน้นั พมิ พเ์ ลข 0 แลว้ เลอื ก Red Text แลว้ กด ok เมื่อตวั เลขเปลีย่ นไปเปน็ ตวั เลขติดลบจะปรากฎสขี ึ้นมา 26
การเคลยี ร์ใหต้ วั เลขเปน็ สเี หมือนเดิม โดยใหเ้ ราไปที่ Highlight Cells Rules จะมี New Rule การตง้ั เง่อื นไขใหม่ ให้เราเลอื ก Clear Rules และไปท่ี Clear Rules From Selected Cells คอื การเลอื กเคลือข้อมลู ทเ่ี ปน็ กลมุ่ ขอ้ มูลที่มีหลายกลุ่ม โดยเลือกกลุ่มท่เี ราต้องการเคลียร์ หลังจากนนั้ เลือก Clear Rules From Selected Cells แตใ่ นตัวอยา่ งน้ี ให้เราเลือกท่ี Clear Rules From Entire sheet เราจะปรากฎสขี ้อมูลดงั เดิม 27
การใช้สูตรและฟงั ก์ชัน่ การใชส้ ูตร IF เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการคำนวณหาโบนสั ให้กับพนักงาน ท่ไี ฟล์ Excel-Ex1 ใหเ้ ปิดมาที่แทบ็ โบนสั จากนน้ั จะพบตางรางขอ้ มูลตวั อยา่ งการคำนวนหาโบนสั ซึ่งมี รายละเอยี ดต่าง ๆ รวมถงึ คอลัมนโ์ บนัสและรวมเงนิ เดอื น โดยการคำนวณโบนสั จะมีเง่ือนไขหรือเกณฑ์การใหโ้ บนสั อยูด่ า้ นล่างตารางการคำนวณหาโบนสั ดงั นี้ 28
หากเป็นการใชส้ ูตรแบบเดิม กจ็ ะเป็นการใช้วธิ ีกำหนดเงื่อนไข โดยใช้สตู ร IF เพอื่ เปรยี บเทยี บคา่ โดยมี ขั้นตอนดังน้ี 1. คลกิ ในชอ่ ง Bonus หรอื ท่เี ซลล์ F3 2. พิมพเ์ คร่ืองหมายเท่ากบั = 3. แลว้ พมิ พ์ IF ตามด้วยเครื่องหมายวงเล็บเปิด เช่น =IF( 4. จากน้ันให้พิมพ์เงื่อนไขตามข้อกำหนด เช่น =IF(D3>8,4*E3 หมายถงึ ถา้ D3 หรืออายงุ าน มคี า่ มากกวา่ 8 หรอื มอี ายุงานตั้งแต่ 9 ปีขึน้ ไป จะได้โบนสั 4 เทา่ ของ เงินเดอื น ให้เอา 4 ไปคูณด้วยเงนิ เดอื นในช่อง E3 แลว้ แสดงผลเปน็ โบนสั ที่ได้ 5. แตถ่ า้ ตรวจสอบเงื่อนไขแลว้ ยังไมต่ รงตามข้อกำหนด กใ็ หใ้ ส่เครอื่ งหมายลกู นำ้ ค่นั ต่อจากสูตรก่อนหน้า จากน้ันก็พิมพ์สูตร IF ซอ้ นเพิ่มเข้าไปอีกชั้น เช่น =IF(D3>8,4*E3,IF(D3>4,3*E3 หมายถงึ ถ้า D3 หรืออายงุ าน มคี า่ มากกว่า 4 คือมีอายุงานต้งั แต่ 5-8 ปี จะไดโ้ บนัส 3 เท่าของ เงินเดอื น ให้เอา 3 ไปคูณดว้ ยเงนิ เดือนในช่อง E3 แล้วแสดงผลเป็นโบนสั ทีไ่ ด้ 29
6. แต่ถา้ ตรวจสอบเงื่อนไขแล้วยังไมต่ รงตามข้อกำหนดอีก กใ็ หใ้ ส่เครอื่ งหมายลกู นำ้ คั่น จากน้ันก็พิมพ์สูตร IF เพิ่มเขา้ ไปอกี ชน้ั เชน่ =IF(D3>8,4*E3,IF(D3>4,3*E3,IF(D3>1,2*E3 หมายถงึ ถา้ D3 หรืออายุงาน มีค่ามากกว่า 1 หรอื มีอายุงานตัง้ แต่ 1-4 ปี จะไดโ้ บนัส 2 เทา่ ของ เงินเดอื น ให้เอา 2 ไปคณู ด้วยเงนิ เดือนในช่อง E3 แล้วแสดงผลเปน็ โบนัสทไ่ี ด้ 7. และท้ายทีส่ ุด ถา้ ตรวจสอบเง่ือนไขแล้วยังไม่ตรงตามขอ้ กำหนดอีก น่นั หมายถึงอายงุ านยงั ไมถ่ ึง 1 ปี ก็ ใหใ้ ส่ลูกนำ้ ค่นั แล้วพิมพ์ค่าเป็น เงินเดือนคูณด้วย 1 ไดเ้ ลย เช่น =IF(D3>8,4*E3,IF(D3>4,3*E3,IF(D3>1,2*E3,E3*1 ซง่ึ เม่ือพมิ พ์เง่ือนไขครบ จะพบวา่ สูตรค่อนขา้ งยาวมาก 8. จากนน้ั ใหต้ รวจสอบในสูตรว่าเราใชเ้ งอื่ นไขก่ชี ั้นหรือก่ี IF ในตัวอย่างนใ้ี ช้ 3 IF ก็จะมี 3 วงเลบ็ เปดิ ฉน้นั ตอนทา้ ยสดุ ก็ใหใ้ ส่วงเล็บปดิ ให้ครบตามจำนวนทเี่ ปิดไว้ คอื 3 วงเลบ็ ปดิ เชน่ กนั กจ็ ะไดส้ ตู รดังนี้ =IF(D3>8,4*E3,IF(D3>4,3*E3,IF(D3>1,2*E3,E3*1))) เมื่อพิมพเ์ สรจ็ แลว้ ใหก้ ด Enter กจ็ ะปรากฎค่า โบนสั ท่ีได้ขน้ึ มาตามตัวอย่างแรกก็คือ 12,000 บาทเพราะอายุงานแค่ 1 ปี 9. ซึ่งถ้าตรวจสอบตามตารางเง่ือนไข เราสามารถแก้สูตรใหเ้ ป็นนอ้ ยกว่า 1 ปี ไมไ่ ดโ้ บนสั และถา้ มากกวา่ หรอื เทา่ กับ 1 ปจี ะได้โบนัสเป็น 2 เทา่ ของเงินเดือน กจ็ ะตอ้ งปรบั สตู รเปน็ ดงั นี้ =IF(D3>8,4*E3,IF(D3>4,3*E3,IF(D3>=1,2*E3,IF(D3<1,1*E3)))) 30
10. ในตัวอยา่ งน้ี ผูส้ อนใจดี จะให้โบนสั 1 เทา่ สำหรับคนทย่ี งั ทำงานไม่ถงึ 1 ปีด้วย กจ็ ะใชส้ ูตรเดมิ คือ =IF(D3>8,4*E3,IF(D3>4,3*E3,IF(D3>1,2*E3,E3*1))) 11. เมอ่ื ไดส้ ูตรสำเร็จแล้ว ใหเ้ ราไปดับเบลิ้ คลิกทจี่ ดุ ชชชชชช ได้เลย 12. Excel กจ็ ะคดั ลอกสูตรลงมาในชอ่ งด้านล่างโดยอตั โนมัติ 31
การใช้สูตร IF ข้างต้น เป็นวิธีทีค่ อ่ นขา้ งเกา่ แล้ว แต่กย็ ังสามารถนำมาประยุกตใ์ ช้งานได้เพียงแตจ่ ะต้องพิมพ์ สตู รยาว ๆ และใชห้ ลายขัน้ ตอนในการทำงาน นอกจากวิธีข้างตน้ นี้แลว้ เรายังสามารถใช้ LOOKUP เขา้ มา เก่ียวขอ้ งได้ เพือ่ ทำ Table Data หรือใช้ Pivot Table ก็ได้เชน่ เดียวกนั สร้างและปรับแตง่ Pivot Tables และ Pivot charts การสร้าง Pivot Tables หากต้องการดูผลรวมของยอดขายทง้ั หมด หรือแสดงข้อมลู ตา่ ง ๆ ตามเง่ือนไข กม็ ักจะใช้วธิ ีการบนั ทกึ ข้อมลู เปน็ ตาราง แล้วใช้ Filter ในการกรองขอ้ มลู แต่เราสามารถใช้ Pivot Table เพ่ือสรุปผลข้อมลู ตามเง่ือนไขท่ี กำหนดแล้วนำมาแสดงในรปุ แบบตารางและกราฟได้ ซึ่งจะชว่ ยใหท้ ำงานได้สะดวกรวดเรว็ มากยิง่ ขนึ้ 1. ใหเ้ ปิดไฟล์ตัวอยา่ งทีช่ ่ือ 1.Sales Record – Original 2. หากเคร่ืองของท่านแจ้งเตือน PROTECTED VIEW ใหค้ ลิกท่ปี ุ่ม Enable Editing เพ่ือให้แก้ไขได้ 3. จะเจอข้อมลู ตัวอย่างทปี่ ระกอบไปดว้ ย ช่อื ค่คู ้า ช่ือลูกค้า จงั หวัด เดือน ชอ่ื ผลิตภัณฑ์ และยอดขาย 4. ในการเรียกดูขอ้ มลู ดว้ ยวิธเี ดมิ หากตอ้ งการตรวจสอบว่ามีรายการข้อมูลอยู่ทง้ั หมดจำนวนเท่าไหร่ ให้ คลิกทีเ่ ซลล์ข้อมลู ด้านบนสดุ เช่น คลกิ ทเี่ ซลล์ E2 จากนัน้ กดปุ่ม Alt + Shift + ลูกศรชล้ี ง ทค่ี ยี บ์ อร์ด พร้อมกนั Excel จะทำการเลือกข้อมูลทง้ั หมดในคอลัมน์เดียวกนั และแสดงผลจำนวนนบั ขอ้ มูลบนแถบ Status bar ด้านขวาลา่ ง ในตวั อย่างจะแสดงจำนวนนับท้งั หมดเท่ากบั 198 32
5. หากตอ้ งการดูรายช่ือผลติ ภณั ฑท์ ้งั หมด สามารถเลอ่ื นหน้าจอขนึ้ ไปทห่ี วั ตาราง ช่ือสินค้า แลว้ คลกิ ท่ี Drop down จะปรากฏ รายชอ่ื สินคา้ ทัง้ หมดข้ึนมา 6. หากตอ้ งการดูผลรวมของยอดขายทัง้ หมด สามารถคลิกท่ีเซลล์ข้อมูลยอดขายดา้ นบนสุดในคอลัมน์ ยอดขาย เชน่ คลกิ ทเ่ี ซลล์ F2 จากนัน้ กดปุ่ม Alt + Shift + ลกู ศรชล้ี ง ทค่ี ยี บ์ อร์ดพร้อมกัน Excel จะ ทำการเลอื กข้อมูลทั้งหมดในคอลมั นเ์ ดยี วกัน และแสดงผลค่าเฉลย่ี ของยอดขายทัง้ หมด จำนวนนับ ขอ้ มูล และผลรวมของยอดขายท้ังหมด บนแถบ Status bar ดา้ นขวาลา่ ง 7. หากตอ้ งการดูเฉพาะผลิตภณั ฑ์ที่ 4 กใ็ ห้คลิกท่ี Drop down แล้วคลกิ เลือกผลิตภณั ฑ์อน่ื ออกแลว้ คลิก เลอื กเฉพาะผลิตภณั ฑท์ ี่ 4 33
8. Excel จะแสดงเฉพาะข้อมูลของผลติ ภณั ฑท์ ี่ 4 ขึน้ มา จากน้ันให้เลอื กขอ้ มูลยอดขายทง้ั คอลมั น์ ระบบก็ จะแสดงค่าเฉลย่ี ของยอดขายทง้ั หมด จำนวนนบั ข้อมลู และผลรวมของยอดขายทั้งหมด บนแถบ Status bar ดา้ นขวาลา่ ง วิธีการขา้ งต้น เป็นวิธีเกา่ ทเ่ี คยใช้กนั มานานแลว้ ในบทเรียนน้ี จะแนะนำใหท้ ่านใชเ้ คร่ืองมือในการสรา้ งและ ปรบั แต่ง Pivot Tables และ Pivot charts เพ่อื ใหส้ ามารถทำงานไดส้ ะดวกมากย่งิ ข้ึน 34
ขั้นตอนการสรา้ งและปรับแตง่ Pivot Tables และ Pivot charts สโลแกนผม อยากทำอะไรกับสิ่งไหน เลือกสิ่งนั้นก่อนเสมอ คลิกเลือกข้อมูลก่อน เพิ่มยัด ตัดใส่ ส่วน ใหญอ่ ย่ใู น insert หรอื แทรก ต้องการจะเพ่ิมจะแทรกจะใส่ Pivot Table คอื ข้อมลู ในการวิเคราะห์แกนตาราง ของสินค้า หรอื แกนตารางของขอ้ มูลนัน้ เอง คลกิ ไปท่ี insert แบบนี้ จำได้ไหมที่เคยบอกว่า อะไรก็ตามที่เป็นเครื่องมือพิเศษหรือ Advance Microsoft จะวางไว้ซ้ายมือสุด เช่น ตอนที่เราทำ Table of Content ใน microsoft word ตารางและสารบัญก็จะอยู่ซ้ายมือ แต่ในที่นี้เลือก Insert เลือก Pivot Table ตรงน้ี 35
คลิก Pivot Table เรากจ็ ะไดต้ ารางมาเป็นแบบนี้ เขาบอกเราว่าอะไรบา้ ง Create Pivot Table คือ สร้าง Pivot Table Select a table or range คือ Table 1 คอื ทงั้ ตารางเลย 198 คน ถ้าเรายัดเยียดใหอ้ ยู่ใน Table แล้ เราไม่ต้องไปไฮไลท์ก็ได้ เพราะเขาจะเลือกทั้งตารางให้เราเองเลย คราวนี้เขา บอกตอ่ ว่าอะไร Choose where you want the Pivot Table report เมอื่ ใดก็ตามทีค่ ณุ เลือกแล้ว คณุ จะใหไ้ ปแสดงผลทีไ่ หน New Worksheet : คือ Sheet ใหม่ Existing Worksheet : คือ Sheet เดิมแตค่ นละตำแหน่ง 36
ในที่น้ีใหส้ ังเกตนดิ นงึ มแี ค่ชีทเดยี่ ว Row Data เลอื ก New Worksheet กด OK ก็จะขึ้นหนา้ ตามเป็นแบบนี้ ขวามือตำแหน่งนี้ เรยี กวา่ Pivot Table Fields List คอื อะไร Pivot Table Fields List คือข้อมูลที่ทำ การสรปุ ของหัวตารางมาให้ เชน่ มียอดขาย, ชื่อสินคา้ , เดอื น, จังหวดั , ช่อื ลูกคา้ , มชี ่ือคูค่ ้า จำได้ไหม ที่ทำแถบสี เข้มๆ และมี Dropdown ที่เปน็ Filter อยู่ 37
เพราะฉนั้นมีคำถาม ดนู ะถ้าเป็นเมอ่ื ก่อน ต้องมา Filter ใชไ่ หม เทา่ กบั Sum เลอื กตั้งแต่คอลมั น์ภ์ C1 จนถึง C199 เพ่อื ดูข้อมลู รวมทัง้ หมด ถา้ ใช้ Pivot Table ไหนดูทีย่ อดขาย คลิกท่ียอดขาย 1 ที ยอดขายรวม เห็นไหม 1,370,582 กจ็ ะได้หละ 1,370,582 เราสามารถใส่ Comma ก็ไดน้ ะครับ เพ่ือใหด้ ขู ้อมูลไดง้ า่ ยขนึ้ อัน นเี้ หมอื นเดิมไม่มีอะไร ถามตอ่ เราไดย้ อดรวมแลว้ ไหนขอดู by สินคา้ จำสนิ ค้าไดใ้ ช่ไหม มีสินคา้ อยู่ 5 ตวั Product 4 ท่ี Filter ให้ดูยอดรวมเท่าไหร 52,784 ถ้าใช้วิธีเดิมต้องต้อง Filter ทุกผลิตภัณฑ์ หรือทุกสินค้า Filter เฉพาะที่ 1 ก็มา Sum Product 1, Filter Product 2 กม็ า Sum Product 2, Filter Product 3 ก็มา Sum Product 3 ในทน่ี เี้ ลือก ชอ่ื สินคา้ เห็นไหมว่าเกิดอะไรขึ้น ตอนแรกทเี่ รา Recheck วา่ Product ที่ 4 ยอดรวมเทา่ ไร 52,784 คลิกแค่ 2 คลิก รู้ยอดรวมของทั้ง Product เลยว่า Product ที่ 1 ก็คือผลิตภัณฑ์ที่ 1 ยอดรวม 209,950 Rechcek ถกู ไหม คอื เรา เอาไป Recheck กบั ผลติ ภณั ฑ์ 4 38
ถา้ เปน็ เหมือนก่อนก็ต้องมา Filter แบบน้ี ต้องมานง่ั คลิก Filter Product 4 แล้วกด OK เทา่ กับ Sum แล้วลองเชค็ ดู คอื ยอดรม 52,784 39
เพราะฉนั้นคือการใช้งานแบบสรุปข้อมูล เป็นแบบแกน X แกน Y กลับมาดูตรงนี้ต่อ ถูกนะก็คือ 52,784 คลิกแค่ 2 คลิก รู้ by Product ได้เลย มีต่อนิดนึง ในการทำงานจริงๆ ชีวิตประจำวัน สิ่งที่เซลล์ก็ดี ผู้บริหารก็ดีต้องการรู้คือ ยอดรวมแต่ละ Quarter คืออะไร ยอดรวมแต่ละเดือนได้เงินเท่าไร วันนี้เราไปรับจ้าง ทำอัดวิดีโอ เขียนแอพพลเิ คช่นั เราจำหน่าย Product สินค้าอะไรก็ตาม มันก็จะมีเดอื นวันปีในการกำหนด Year of year Monthly Report ตรงนี้มีเดือนให้เห็น ลองคลิกที่คำว่า “เดือน” ก็จะปรากฎให้รู้ทันทีว่า ผลิตภัณฑ์ที่ 1 เดือนมกราคม กุมภาพันธ์ มนี าคม ผลติ ภณั ฑท์ ่ี 1 ขายเดือนมกราคมได้ 8,398 ผลติ ภณั ฑ์ท่ี 2 ขายเดอื นมกราคมได้ 39,592 ผลิตภัณฑ์ท่ี 3 ขายเดือนมกราคมได้ 31,996 40
เพราะฉนั้นคำถามง่ายๆ เลย ทุกท่าน เรายังไม่ใช้ Sum สักตัวนะ เมื่อกี้นี้อุตสาห์ไปเขยี น SUM ให้ดูนั่น คอื วธิ ีโบราณ ตอ้ งมาน่งั เขยี น Count เขยี น Sum ตอ้ งมาเขยี น IF อะไรไมร่ ู้ยุ่งยาก ในการทำงานจริงในบริษัทเราควรใช้ Pivot Table มีคำถาม ถามทุกท่านถ้าอยากรู้ยอดรวมของเดือน มกราคม ของทุก Product ยอดรวมของเดือนกุมภาพันธ์ของแต่ละ Product หรือแม้แต่ยอดรวมของเดือน มีนาคมแตล่ ะ Product ทำอยา่ งไร ลองคดิ ดทู ำอย่างไรเอ๋ย หลายคนตอบผมอย่างนี้ ทำอย่างนกี้ เ็ อามกราคม บวกกับมกราคม บวกกบั มกราคม มกราคมมกี ี่เดือน ไม่รู้ ก็จะได้ยอดรวมแล้วกค็ อื อะไรน่ี เราก็มาดูนดิ นงึ มันคอื 221,368 ถา้ ทำแบบนี้ เราตอ้ งมี =Sum มกราคม =Sum กมุ ภาพนั ธ์ =Sum มนี าคม อุตส่าห์เรยี นแลว้ ใช้ pivot Table ดูนะ 41
วิธีการที่ดีที่สุดของชีวิต ขวามือตรงน้ี ชื่อว่า pivot Table Field ตำแหน่งของข้อมูลตรงนี้มันคือ Fill list Table ทีเ่ ราไดม้ า ตอนนี้ที่เลือกอยู่ กค็ ือเดอื น สนิ คา้ ยอดขาย 42
ดูข้างล่างสีชมพูฟรุ้งฟริ้ง ตรงนี้เราจะมีเรื่องของ categories (ประเภท) หรือว่าลักษณะของข้อมูลที่เรา Filter เดอื น เดือนอย่ทู ่ี Rows เพราะฉนั้นขอ้ มลู ของเดอื น มนั กเ็ ลยเรยี งเป็นแบบ Row Record แบบเม่ือกี้น้ี กค็ อื มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม 43
พอเดอื นอยแู่ บบนี้ จึงเรียงแบบน้ี มกราคม กุมภาพนั ธ์ มนี าคม คือเรียงตาม Row ถ้าอยากดูยอดรวม เราก็ต้องย้ายเดอื นตรงนี้ไปไว้ท่ี คอลัมน์ภ์ตรงนี้เลย คลิกแบบนี้ก็คือลากเดือนขึ้นไป ไว้ที่ Column ตรงน้ีเลย 44
คลิกซ้ายค้างแล้วก็ลาก Back and drop นี้ ดูดีๆ นะทุกท่าน เมื่อปล่อยมือ ก็จะเห็นข้อมูล ยอดรวม เดอื นเมอื่ กี้น่เี ลย คือ มกราคม ยอดรวม 221,368 คำถามคือ ใช้ SUM สักตัวไหม คลิก 3 คลิก สามารถสรปุ ยอดของทัง้ องค์กรให้กับผู้บรหิ ารดูได้แล้ว แต่ ส่ิงสำคญั จะทำแบบนไี้ ด้ Data เราตอ้ งกรอกใหเ้ รียบรอ้ ย เพราะฉนนั้ ตอนนต้ี อบได้เลยวา่ ยอดรวม Product ของ เรา ท้งั 5 อย่าง ตอนนยี้ อดขายใน Quarter ที่ 1 มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เรามยี อดรวมคือ 1,370,582 ยอดรวมของเดือนมกราคม คอื 221,368 ยอดรวมของเดือนมนี าคม 690,906 45
สมมติอยากรู้อะไร คลิกที่ Drop Down อยากรู้ ขอดู Product ที่ 1 กับ Product ที่ 3 และ Product ที่ 5 ท่ี เปน็ เลขค่ี แล้วกด OK เขาก็จะรวมยอดให้ตามตัวอย่างนี้ เราก็เจอทนั ทีว่า 3 Product น้ี 1,3,5 ยอดรวม คอื 1,077,846 เดือน มกราคมอย่างเดยี ว ทง้ั 3 Product ยอดรวมคือ 174,778 46
กลับมาเป็น Fitter เหมือนเดิม แล้วคลิกเลือก Filter Sort and Filter แล้วคลิกคำว่าทั้งหมดเลย ทุก Product ขอ้ มลู จะกลับมาแหมอื นเดมิ อยากรอู้ ะไรอกี อยากรเู้ ดือน คลกิ ที่เดอื นแบบนี้ เอาเฉพาะเดอื น กมุ ภาพนั ธ์ อยา่ งเดยี ว 47
ก็จะโชว์เฉพาะเดอื นกุมภาพันธ์อยา่ งเดียว เรากส็ ามารถ Print Report ได้ คราวนี้ดูประเด็นคืออันน้ียังไม่ไฮโซเท่าไหร่ เพิ่มความไฮโซนิดนึง การคิดวิเคราะหข์ ้อมลู เชิงลกึ อันนี้คือ ตัวอย่าง ทุกทา่ นมีไฟล์ของผมแล้วเรียบร้อย ทำแบบน้ไี ด้ 48
Search
