หน่วยที่ 5 การผ่านรายการแยกประเภททั่วไป

หน่วยท่ี 5 การบนั ทึกรายการในบญั ชีแยกประเภท โดย ครูกรรณิการ์ ผวิ สะอาด วชิ า 30201 – 9006 การบัญชีการเงนิ

แผนผงั ความคิด ( MIND MAPPING ) หน่วยที่ 4 การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภท หน่วยท่ี 4

หน่วยท่ี 4 การบนั ทึกรายการในบญั ชแี ยกประเภท สมุดแยกประเภท สมุดแยกประเภท หมายถึง สมุดบญั ชีท่ีใชส้ าหรับบนั ทึกรายการต่อจากสมุด บนั ทึกรายการข้นั ตน้ เป็นสมุดท่ีรวมบญั ชีแยกประเภทต่าง ๆ ไวใ้ นเล่มเดียวกนั แบ่งตามวตั ถปุ ระสงคก์ ารใช้ เป็น 2 ชนิด คือ 1. สมุดแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นท่ีรวมของบญั ชีแยกประเภท ต่าง ๆ ของกิจการเป็นบนั ทึกข้นั ปลายสุด (Books of final entry) ที่ใชบ้ นั ทึกรายการ บญั ชีประเภทเดียวกนั ไวด้ ว้ ยกนั 2. สมุดแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นท่ีรวมของบญั ชีแยก ประเภทยอ่ ยของบญั ชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมดุ แยกประเภททว่ั ไป

ความหมายของบญั ชีแยกประเภท บัญชีแยกประเภท (Ledger) หมายถึง บญั ชีซ่ึงใชร้ วบรวมรายการคา้ ที่เกิดข้ึน ไวเ้ ป็นหมวดหม่ตู ามประเภทของรายการ โดยนารายการคา้ ท่ีเหมือนกนั มาบนั ทึกไว้ ในท่ีเดียวกนั กิจการจะมีบญั ชีแยกประเภทตามจานวนชื่อบญั ชีที่กาหนดไวใ้ นผงั บญั ชี รูปแบบของบัญชีแยกประเภท แบ่งได้ 2 แบบดงั น้ี แบบท่ี 1 แบบมาตรฐาน (Standard Account Form) แบบท่ี 2 แบบแสดงยอดคงเหลือ (Balance Account Form)

รปู แบบของสมดุ บญั ชีแยกประเภท แบบที่ 1 แบบมาตรฐาน (Standard Account Form) บญั ช.ี ...... เลขท่ี ..... พ.ศ. 1. บญั ชีแยหกนาป้ ระเเดภบิตทแบบพต.ศวั. T หนา้ เครดติ บญั ชี บาท สต. รายการ รายการ เดอื น วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอื น วนั ท่ี

แบบที่ 2 แบบแสดงยอดคงเหลือ (Balance Account Form) เป็นบญั ชีแยกประเภทที่มีช่องจานวนเงินสามช่องเรียงกนั (Three-Column Form) คือ ช่องจานวนเงินเดบิต ช่องจานวนเงินเครดิต และช่องจานวนเงินคงเหลือ ซ่ึงมี ลกั ษณะที่สาคญั คือสามารถทราบผลสรุปของการเปล่ียนแปลงโดยตลอด เพอื่ แสดงให้ เห็นวา่ บญั ชีน้นั มียอดคงเหลือจานวนเท่าใด โดยทว่ั ไปแบบท่ี 2 น้ีมกั จะนิยมใชก้ บั สมดุ แยกประเภทยอ่ ย คือ สมดุ แยกประเภทยอ่ ยลกู หน้ี และสมดุ แยกประเภทยอ่ ย เจา้ หน้ี เพราะจะทาใหท้ ราบยอดคงเหลือของลกู หน้ีและเจา้ หน้ีแต่ละรายไดท้ นั ที

รปู แบบของสมดุ บญั ชีแยกประเภท แบบที่ 2 แบบแสดงยอดคงเหลือ (Balance Account Form) 2. บญั ชีแยกประเภทแบบมียอดคบงัญเชห.ี .ล....ือ.... เลขที่..... พ.ศ. หนา้ เดบิต เครดิต คงเหลอื เดอื น วนั ท่ี รายการ บญั ชี บาท สต. บาท สต. บาท สต.

การกาหนดเลขท่บี ญั ชี การกาหนดเลขที่บัญชี (Chart of Account) หมายถึง การกาหนดช่ือ บัญชีและให้เลขที่บัญชีเป็ นหมวดหมู่ บัญชีแยกประเภทแบ่งออกเป็ น 5 หมวด 1. สินทรัพย์ 2. หนีส้ ิน 3. ส่วนของเจ้าของ 4. รายได้ 5. ค่าใช้จ่าย

วธิ ีกาหนดช่ือบัญชี ประเภท เลขที่ ชอื่ บญั ชี สนิ ทรพั ย์ 11,12 เงินสด ธนาคาร หน้ีสนิ 21,22 เจา้ หน้ี เงินกู้ สว่ นของเจา้ ของ 31,32 ทนุ ถอนใชส้ ว่ นตวั รายได้ 41,42 รายไดค้ า่ บรกิ าร คา่ ใชจ้ า่ ย 51,52 คา่ ใชจ้ า่ ยเบ็ดเตล็ด คา่ เชา่

การผา่ นรายการจากสมดุ รายวนั ทว่ั ไปไป บนั ทึกในสมดุ บญั ชีแยกประเภท

การจาแนกบัญชีแยกประเภท บญั ชีแยกประเภทแบ่งออกเป็น 5 หมวด ไดแ้ ก่ 1. หมวดสินทรัพย์ 2. หมวดหน้ีสิน 3. หมวดส่วนของเจา้ ของ 4. หมวดรายได้ 5. หมวดค่าใชจ้ ่าย

ผงั บญั ชี ผงั บญั ชี (Chart of account) หมายถึง การกาหนดช่ือบญั ชีและเลขที่บญั ชีท้งั หมดของกิจการ และ จดั เป็นหมวดหมู่อยา่ งมีระเบียบ โดยแบ่งประเภทบญั ชีออกเป็น 5 หมวด การกาหนดเลขที่บญั ชีจะเป็น เลขจานวนกี่หลกั น้นั ข้ึนอยกู่ บั จานวนบญั ชีและความเหมาะสม แต่ท่ีนิยมกนั ทวั่ ไปน้นั ตวั เลขแรกจะ แสดงถึงประเภทของบญั ชี การกาหนดเลขที่บญั ชีมีหลกั เกณฑ์ ดงั น้ี หมวดสินทรัพย์ ใหเ้ ลขตวั แรกเป็นเลข 1 และตามดว้ ยเลขท่ีลาดบั ในบญั ชีประเภทสินทรัพยข์ องบญั ชีน้นั ๆ หมวดหนีส้ ิน ใหเ้ ลขตวั แรกเป็นเลข 2 และตามดว้ ยเลขท่ีลาดบั ในบญั ชีประเภทหน้ีสินของบญั ชีน้นั ๆ หมวดส่วนของเจ้าของ ใหเ้ ลขตวั แรกเป็นเลข 3 และตามดว้ ยเลขที่ลาดบั ในบญั ชี แยกประเภทส่วนของเจา้ ของบญั ชีน้นั ๆ หมวดรายได้ ใหเ้ ลขตวั แรกเป็นเลข 4 บญั ชีจะข้ึนตน้ ดว้ ยเลข 4 และตามดว้ ยเลขท่ีลาดบั ใน บญั ชีแยกประเภทรายไดข้ องบญั ชีน้นั ๆ หมวดค่าใช้จ่าย ใหเ้ ลขตวั แรกเป็นเลข 5 และตามดว้ ยเลขที่ลาดบั ในบญั ชี ประเภทค่าใชจ้ ่ายของบญั ชีน้นั ๆ

การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภท เม่ือบนั ทึกรายการคา้ ในสมุดรายวนั ทวั่ ไปแลว้ จะตอ้ งนามาบนั ทึกในบญั ชีแยกประเภทท่ี เกี่ยวขอ้ งซ่ึงเรียกวา่ “การผา่ นรายการ” (Posting) ดงั น้ี 1. นาชื่อบญั ชีเดบิตในสมุดรายวนั ทวั่ ไป มาต้งั เป็นช่ือบญั ชีแยกประเภทและบนั ทึกไวท้ างดา้ น เดบิตโดย 1.1 เขียน พ.ศ.......เดือน.........วนั ที่.........ตามที่ปรากฏในสมุดรายวนั ทว่ั ไป 1.2 เขียนช่ือบญั ชีท่ีเครดิตลงในช่องรายการ เพอ่ื อธิบายถึงท่ีมาของบญั ชีน้นั ๆ 1.3 เขียนจานวนเงินตามท่ีปรากฏในสมุดรายวนั ทว่ั ไปลงในช่องจานวนเงินเดบิต

การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภท 2. นาชื่อบญั ชีท่ีเครดิตในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป มาต้งั เป็นชื่อบญั ชีแยกประเภทและบนั ทึกไว้ ทางดา้ นเครดิต โดย 2.1 เขียน พ.ศ.....เดือน.......วนั ที่......ตามที่ปรากฏในสมุดรายวนั ทวั่ ไป 2.2 เขียนชื่อบญั ชีที่เดบิตลงในช่องรายการ เพอื่ อธิบายถึงท่ีมาของบญั ชีน้นั ๆ 2.3 เขียนจานวนเงินตามที่ปรากฏในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปลงในช่องจานวนเงินเครดิต

ตวั อย่าง การผ่านรายการบญั ชีจากสมดุ รายวนั ทั่วไปไปบญั ชีแยกประเภททางด้านเดบติ

ตวั อย่าง การผ่านรายการบญั ชีจากสมดุ รายวนั ท่วั ไปไปบญั ชีแยกประเภททางด้านเครดติ

การผา่ นรายการคา้ ไปสมดุ แยกประเภท การผ่านรายการคา้ 1 รายการ จากสมดุ รายวนั ทว่ั ไป ไปบนั ทึกใน สมดุ บญั ชีแยกประเภท ดงั น้ี สมดุ บญั ชีแยกประเภท สมดุ รายวนั ทวั่ ไป บญั ชีเงินสด เลขที่ 11 1,500 เดบิต บญั ชีเงินสด 1,500 เครดิต บญั ชีลกู หน้ี 1,500 บญั ชีลกู หน้ี เลขท่ี 12 1,500

การหายอดคงเหลือด้วยดินสอ (PENCIL FOOTING) ยอดคงเหลือ (Account Balance) คือ ผลตา่ งระหวา่ งยอดรวมทางดา้ นเดบิตและยอดรวมทางดา้ นเครดิตใน บญั ชีแยกประเภทของแตล่ ะบญั ชี สามารถคานวณไดด้ งั น้ี 1. รวมยอดจานวนเงินเดบิตในบญั ชีแยกประเภทของแตล่ ะบญั ชี แลว้ เขียนตวั เลขท่ีรวมไดด้ ว้ ยดินสอ ใน ช่องจานวนเงินใตจ้ านวนเงินสุดทา้ ยใหช้ ิดเส้นบนของบรรทดั ตอ่ มา 2. รวมยอดจานวนเงินเครดิตในบญั ชีแยกประเภทของแต่ละบญั ชี แลว้ เขียนตวั เลขท่ีรวมไดด้ ว้ ยดินสอ ในช่องจานวนเงินใตจ้ านวนเงินสุดทา้ ยใหช้ ิดเส้นบนของบรรทดั ตอ่ มา 3. หาผลตา่ งระหวา่ งยอดรวมจานวนเงินเดบิตและยอดรวมจานวนเงินเครดิต - ถา้ ยอดรวมจานวนเงินเดบิตมากกวา่ ยอดรวมจานวนเงินเครดิต ผลตา่ งเรียกวา่ “ยอดคงเหลือเดบิต” (Debit Balance) นามาเขียนในช่องรายการใหช้ ิดเส้นบนของบรรทดั ตอ่ มา - ถา้ ยอดรวมจานวนเงินเครดิตมากกวา่ ยอดรวมจานวนเงินเดบิต ผลต่างเรียกวา่ “ยอดคงเหลือเครดิต” (Credit Balance) นามาเขียนในช่องรายการใหช้ ิดเส้นบนของบรรทดั ต่อมา - ถา้ ยอดรวมจานวนเงินเดบิตเท่ากบั ยอดรวมจานวนเงินเครดิต เรียกวา่ “ไม่มยี อดคงเหลือ” - ถา้ บญั ชีใดบนั ทึกรายการเพยี งดา้ นเดียวใหถ้ ือยอดรวมน้นั เป็นยอดคงเหลือ