ใบความรู้ที่ 2 เรื่อง ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม smartbiz accounting

บทที 1 ประโยชน์ของการใช้ซอฟท์แวรอ์ ีอารพ์ ี และภาพรวมการทาํ งานของ Smartbiz Accounting และ Payroll1. ซอฟทแ์ วรอ์ ีอารพ์ ี คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร ? ปัจจบุ นั เราจะเหน็ ว่าในองคก์ รขนาดใหญ่ มกี ารนําออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วรม์ าใชง้ าน เพอืบรหิ ารทรพั ยากรขององคก์ รใหเ้ กดิ ประโยชน์มากทสี ดุ แลว้ ERP Software นีคอื อะไร และมีประโยชน์อยา่ งไรบ้าง ? ความหมายของการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รจากวบ็ ไซต์ www.whatiserp.net โดยขยายความจากคาํ เตม็ ของ Enterprise Resource Planning (ERP) ดงั นี Enterprise หมายถงึขอบเขตของกระบวนการดาํ เนินธรุ กจิ แมว้ ่าโดยทวั ไปคาํ วา่ Enterprise จะหมายถงึ องคก์ รขนาดใหญ่ แต่ในทนี ีมไิ ดห้ มายถงึ ตวั องคก์ รโดยเน้นทขี นาด เนืองจาก ปัจจบุ นั นีการวางแผนทรพั ยากรองค์กรไดถ้ กู นํามาใชใ้ นองคก์ รทุกระดบั และกระบวนการดาํ เนนิ ธรุ กจิ ในปัจจุบนั ได้ขยายขอบเขตออกไปนอกองคก์ รทางนิตนิ ยั แลว้ Resource Planning หมายถงึ ความสามารถของระบบในการนํามาใชใ้ นการวางแผนการ ใชท้ รพั ยากร โดยครอบคลมุ ทรพั ยากรทใี ชใ้ นทกุกระบวนการดาํ เนนิ ธุรกจิ เช่น สนิ คา้ อาคาร อปุ กรณ์ เครอื งจกั ร พนกั งาน ค่คู า้ เป็นตน้ โดยการนําการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รนีมาใชใ้ นการกาํ หนด แผนงานจากฐานขอ้ มลู ทเี กยี วขอ้ งกบั ทรพั ยากรทงั หลายเหล่านัน เพอื การใชป้ ระโยชน์อยา่ งบงั เกดิ ผล และมปี ระสทิ ธภิ าพ การวางแผนทรพั ยากรองคก์ ร จงึ เป็นระบบทมี ลี กั ษณะดงั นี • เป็นระบบงานทางดา้ นคอมพวิ เตอรท์ ีครอบคลุมทวั ทงั องคก์ ร ใชใ้ นการจดั การทรพั ยากร และสารสนเทศทงั หมดขององคก์ ร สาํ หรบัทกุ ๆ หน้าทใี นองค์กร โดยเป็นการทาํ งานที แบง่ ปันขอ้ มลู รว่ มกนั • เป็นโครงสรา้ งพนื ฐานทางดา้ นซอฟตแ์ วรข์ ององคก์ รแบบบรู ณาการ เพอื สนบั สนุน กระบวนการในการดาํ เนนิ ธรุ กจิทงั หมดขององคก์ ร • เป็นระบบทกี ลา่ วถงึ การมององคก์ รและสว่ นต่างๆ ภายในองคก์ รแบบองค์รวมมากกวา่ เป็นแบบแยกส่วนกนั ประโยชน์ของการวางแผนทรพั ยากรองคก์ ร การวางแผนทรพั ยากรองคก์ รถกูนํามาใชเ้ พอื ประโยชน์ในดา้ นตา่ งๆ โดยเหตผุ ลทผี บู้ รหิ าร เลอื กใชก้ ารวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมกั จะเป็นประโยชน์ดงั นีคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 1

• การบูรณาการขอ้ มลู ทางการเงนิ ขององคก์ ร เพอื ใหผ้ บู้ รหิ ารเขา้ ใจภาพรวมของฐานะทางการเงนิ และผลการดาํ เนนิ งานขององคก์ ร ชว่ ยใหก้ ารตดั สนิ ใจของผูบ้ รหิ ารเป็นไปดว้ ยความรวดเรว็ บนฐานขอ้ มลู กลางชดุ เดยี วกนั ทกุ ฝ่าย• การบรู ณาการฐานขอ้ มลู เพอื ใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ านทงั องคก์ ร โดยผใู้ ชร้ ะบบการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รทุกฝ่ายจะสามารถแบง่ ปันขอ้ มลู กนั ได้ และเป็นขอ้ มลู ทที นั สมยั จงึ ช่วยให้สามารถทาํ งานไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ เช่น กรณีการรบั คาํ สงั ซอื จากลูกคา้ จะตอ้ งมกี ารเกบ็ฐานขอ้ มลู ลกู คา้ พรอ้ มทอี ยใู่ นการจดั สง่ เมอื ผา่ นกระบวนการออกใบรบั คาํ สงั ซอื แลว้ ฝ่ายคลงั สนิ คา้ กต็ ้องการใชข้ อ้ มลู การสงั ซอื ในการเตรยี มการสง่ ของ ฝ่ายจดั สง่ กต็ อ้ งการขอ้ มลู ทอี ยู่ของลกู คา้ ในการจดั ส่ง และฝ่าย บญั ชลี กู หนีต้องใชฐ้ านขอ้ มลู ลกู คา้ ในการดาํ เนนิ การเกบ็ เงนิเช่นกนั ซงึ การแบ่งปันฐานขอ้ มลู ลกู คา้ กจ็ ะทาํ ใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพ ลดความผดิ พลาด และตรวจสอบได้• การเพมิ ความรวดเรว็ ในการผลติ โดยเฉพาะกจิ การโรงงาน ตอ้ งการผลติ สนิ คา้ ใหต้ รงตามความตอ้ งการของลูกคา้ ใหท้ นั เวลาในตน้ ทนุ ทแี ขง่ ขนั ได้ จากประสทิ ธภิ าพการผลติ การลดการสญู เสยี และการจดั ซอื ทมี ปี ระสทิ ธภิ าพ การนําการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมาใชจ้ ะทาํ ใหเ้ กดิการทาํ งานทเี ป็นมาตรฐานเดยี วกนั จะชว่ ยใหก้ ารวางแผนการผลติ เป็นไปไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และสามารถทาํ ใหก้ ระบวนการการผลติ สามารถสง่ ต่อกนั ไดอ้ ยา่ งไหลลนื เป็นการเพมิ ผลติ ผล เพมิประสทิ ธภิ าพ ลดคา่ โสหยุ้ ลดความ สญู เสยี (waste) และสง่ มอบสนิ คา้ ไดท้ นั ตามกาํ หนด• การลดปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั จากการนําการวางแผนทรพั ยากรองคก์ รมาใชใ้ นการวางแผนการผลติ จะชว่ ยใหก้ ารวางแผนการจดั ซอื วตั ถดุ บิ และแผนการใชเ้ ครอื งจกั รสอดคลอ้ งประสานกนั ทาํ ใหส้ ามารถลดรกั ษาปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั (safety stock) ลงไดอ้ ยา่ งมาก ทงัสนิ คา้ สาํ เรจ็ รปู วตั ถดุ บิ และงานระหวา่ งทาํ แต่ยงั สามารถสง่ มอบสนิ คา้ ไดต้ ามกาํ หนดมากขนึการลดปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ทาํ ให้ ลดตน้ ทุนทางการเงนิ และลดตน้ ทนุ จากการสญู เสยี ในระบบทงั หมด เชน่ ตน้ ทนุ ทางดา้ นการเงนิ ของการ รกั ษาปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ในระดบั สงู ลดการสญู เสยี จากสนิ คา้ หมดอายุ หรอื ลา้ สมยั หรอื การเชา่ คลงั สนิ คา้ รวมทงั ลดโอกาสจากการโจรกรรมอกี ดว้ ย ซงึ ตน้ ุทนเหลา่ นี ไมเ่ พยี งเป็นตน้ ทนุ ทสี งู เทา่ นนั แต่ ถอื เป็นปัจจยั สาํ คญั ทีกระทบตอ่ ความสามารถในการแขง่ ขนั ของกจิ การตา่ งๆ จํานวนไมน่ ้อย• การบรหิ ารผลตอบแทนพนักงาน การวดั ผลประกอบการและการจดั สรรผลประโยชน์ของ ศนู ย์รบั ผดิ ชอบ (responsibility center) หรอื หน่วยธรุ กจิ อยา่ งเป็นระบบ จะชว่ ยขจดั ปัญหาการสอื สาร ระหว่างองคก์ รกบั พนักงานลงได้------------------------------ทมี า ‘สมควร วานิชสมั พนั ธ,์ ชดุ วชิ า 99701 ธรุ กจิ อเิ ลก็ ทรอนิกสแ์ ละการประยกุ ต์ หน่วยที 7 การวางแผนทรพั ยากร องคก์ ร:มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช 2 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

ในทนี ี ขอยกตวั อยา่ ง FORMULA ERP ซงึ เป็น ออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วรพ์ ฒั นาโดยคนไทย ทาํ งานได้หลาย Platform ,Multi OS , Multi DBMS มกี ารพฒั นาตอ่ เนือง ตงั แต่ Filebase , Client/serverและ Cloud , ซอฟทแ์ วร์ Formula ERP ประกอบดว้ ย ระบบตา่ งๆ ดงั นี 1. ซอฟทแ์ วร์ บญั ชกี ารเงนิ ( ในภาพจะเขยี นว่า Back Office ) ซงึ มี 8 ระบบหลกั 2. ซอฟทแ์ วรก์ ารผลติ MRP ใชใ้ นการบรหิ ารความตอ้ งการวตั ถดุ บิ เชน่ FORMULA MRP , Smartbiz MRP 3. ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารทรพั ยากรบคุ คล HRM ประกอบดว้ ย 3 ระบบหลกั ๆคอื 1. ซอฟทแ์ วรเ์ งนิ เดอื น Payroll เช่น Formula Payroll , Smartbiz Payroll 2. ซอฟทแ์ วรบ์ นั ทกึ เวลาทาํ งาน Time Attendant เชน่ Formula TA 3. ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารงานบคุ คล HRM เช่น Formula HRM 4. ซอฟทแ์ วร์ Business Intelligence หรอื BI เชน่ Formula BI ,Smartbiz BIนอกจากนี กย็ งั มี ซอฟทแ์ วรเ์ ฉพาะธรุ กจิ เชน่ Point of Sale (POS) , FORMULA BOQ ,ซอฟทแ์ วรบ์ รหิ ารความสมั พนั ธล์ กู คา้ CRM , ซอฟทแ์ วรท์ ใี ชง้ านกบั Mobile device ตา่ งๆ เชน่Mobile Approve , ซอฟทแ์ วร์ MRPII เพอื บรหิ ารการผลติ ขนาดใหญ่ และ Cloud ERP เป็นตน้มกี ารเชอื มต่อกบั หน่วยงานราชการ เชน่ ส่งขอ้ มลู งบการเงนิ e-Filing ใหก้ บั กรมพฒั นาธรุ กจิการคา้ , รองรบั การทาํ e-Payment มาตรฐานกลาง IS0 20022 ของธนาคารแหง่ ประเทศไทย ,การยนื ภาษใี หก้ บั กรมสรรพากร , การนําสง่ เงนิ สมทบใหก้ บั สาํ นักงานประกนั สงั คม เป็นตน้คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 3

ในหนงั สอื เลม่ นี จะกลา่ วเพยี งบางสว่ นของออี ารพ์ ซี อฟทแ์ วร์ คอื 1. ซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชกี ารเงนิ ( Accounting & Financial ) 2. ซอฟทแ์ วรเ์ งนิ เดอื น ( Payroll ) 3. ซอฟทแ์ วรส์ รา้ งรายงานอจั ฉรยิ ะ ( Business Intelligence )ทงั นี จะไมไ่ ดพ้ ดู ถงึ ซอฟทแ์ วรก์ ารผลติ ซงึ มอี ยใุ่ นชดุ โปรแกรม Smartbiz All และ SmartbizBOQ สาํ หรบั ธุรกจิ กอ่ สรา้ ง ซงึ อยใู่ นชดุ ตดิ ตงั เดยี วกนัการนําซอฟทแ์ วรบ์ ญั ชกี ารเงนิ มาใชใ้ นองคก์ ร กเ็ พอื สนบั สนุนในการทาํ งาน 3 ดา้ นหลกั ๆ คอื 1. ใชส้ นบั สนุนการปฏบิ ตั งิ านประจาํ วนั เชน่ รายงานสนิ คา้ คงเหลอื ซงึ นํามาใชพ้ จิ ารณาการ สงั ซอื หรอื รายงานยอดขายสนิ คา้ ทสี ามารถนํามาใชต้ ดั สนิ ใจในการสง่ เสรมิ การขาย 2. เป็นการใหข้ อ้ มลู สาํ หรบั ผบู้ รหิ ารเพอื ใชใ้ นการวเิ คราะห์ วางแผน และ ตดั สนิ ใจ เชน่ การ วเิ คราะหย์ อดขายเพอื หาแนวโน้มของตลาด ,การวเิ คราะหต์ น้ ทนุ เพอื การบรหิ ารจดั การ ตน้ ทนุ 3. เป็นการใหข้ อ้ มลู พนื ฐานตามกฎหมายแก่ผใู้ ชภ้ ายนอก เชน่ รายงานทางการเงนิ , งบ กระแสเงนิ สด2. ภาพรวมและความสามารถโดยย่อของโปรแกรม Smartbiz Accounting ,Business Intelligence และ Payrollในหนงั สอื นี จะพดู ถงึ การทาํ งานของ ระบบบญั ชีการเงิน และ ระบบเงินเดือน โดยองิ จากโปรแกรม Smartbiz All ซงึ ประกอบดว้ ย 3 โปรแกรม คอื 1.โปรแกรมบญั ชกี ารเงนิ Smartbiz Accounting และ Business Intelligence 2.โปรแกรมเงนิ เดอื น Smartbiz Payroll 3.โปรแกรมการผลติ Smartbiz MRPโปรแกรมบญั ชี Smartbiz Accounting สามารถทาํ งานรว่ มกบั โปรแกรม Smartbiz DBDConnect ซงึ เป็นโปรแกรมใชจ้ ดั ทาํ งบการเงนิ สาํ หรบั Auditor และสง่ งบการเงนิ ทตี รวจสอบแลว้เป็น e-Filing เพอื ใชน้ ําสง่ งบการเงนิ ใหก้ รมพฒั นาธุรกจิ การคา้ โดยไม่ตอ้ งกรอกแบบฟอรม์เหมอื นแบบกอ่ น** Smartbiz DBD Connect ไดร้ บั รางวลั “ นวตั กรรมเชอื มโยงระบบบญั ชกี บั ระบบการนําสง่ งบการเงนิ ผา่ นอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (DBD e- filing) 4 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

Smartbiz กรมพฒั นาธุรกจิ การค้าDBD Connect e - Filingโปรแกรมบญํ ชี Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ยระบบหลกั และระบบสนบั สนุน ดงั นี 1.ระบบซอื และวเิ คราะหซ์ อื ( Purchase Order system ) : PO 2.ระบบเจา้ หนี และวเิ คราะหห์ นี ( Account Payable system ) : AP 3.ระบบขายและวเิ คราะหข์ าย ( Sale Order system ) : SO 4.ระบบลกู หนี และวเิ คราะหห์ นี ( Account Receivable system ) : AR 5.ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ( Inventory Control system ) : IC 6.ระบบเชค็ และรายการธนาคาร ( Cheque and Bank transaction system ) : CQ 7.ระบบบญั ชแี ยกประเภท ( General Ledger system ) : GL 8.ระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอื มราคาสนิ ทรพั ย์ ( Fixed Assets and Depreciation system) : FA 9.ระบบเงนิ ทดรองจา่ ย ( Cash Advance system) : AC 10.ระบบเงนิ สดยอ่ ย ( Petty Cash system ) : PE 11. ระบบบํารงุ รกั ษาขอ้ มลู ( Maintenance system ) 12. ระบบรกั ษาความปลอดภยั ( Security system ) 13. กาํ หนดโครงสรา้ งองคก์ ร และแกไ้ ขคณุ สมบตั ิ ( Organization structure andConfiguration)คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 5

นอกจากนี ยงั มคี วามสามารถอนื ๆ ทเี พมิ จากงานบญั ชโี ดยทวั ไป รองรบั การทาํ งานในยคุ ใหม่ เชน่ Cloud Report เพอื ใชด้ รู ายงานวเิ คราะหข์ าย – ซอื – ลกู หนี – เจา้ หนี มากถงึ10 กว่ารายงาน ผา่ น Smartphone ไดท้ นั ที , Mobile Approve ใช้ Approve เอกสารผ่านSmartphone และยงั รองรบั การทาํ งานรว่ มกบั Smartbiz auditor เพอื ส่งงบการเงนิ e-Filingตาม format ของกรมพฒั นาธรุ กจิ การคา้ ไดท้ นั ที , Business Intelligence ใชท้ าํ กราฟ ออกแบบรายงานสาํ หรบั ผบู้ รหิ าร ,Work Flow Designer เพอื วางระบบบญั ชี ชว่ ยใหท้ าํ งานไดค้ รบตามขนั ตอนลดการเรยี นรขุ้ องพนกั งานเขา้ ใหมเ่ ป็นตน้2.1 ความสามารถโดยรวมของ Smartbiz Accounting และ Business Intelligence1. เลอื กเขา้ เมนูได้ 4 วธิ ี คอื เขา้ ตาม WorkFlow มาตรฐาน , เขา้ ตาม My Workflow ทีออกแบบเอง , เขา้ ตาม list เมนู หรอื shortcut เขา้ เมนูอยา่ งรวดเรว็ ดว้ ยรหสั เมนู ภาพแสดง หน้าจอการเขา้ ดว้ ย Work Flow ทโี ปรแกรมเตรยี มให้ ภาพแสดง การเขา้ แบบ short cut โดยใช้ รหสั เมนู ในการคน้ หา 6 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2. ออกแบบ WorkFlow เองได้ไมจ่ าํ กดั และออกแบบ WorkFlow ไดห้ ลาย level เช่น Flowหลกั flow ยอ่ ย , สาํ หรบั องคก์ รทมี กี าร turn over ของพนกั งานสงู การมี My workflow จะช่วยลดการเรยี นรขู้ องพนักงานใหม่ ทาํ ใหพ้ นกั งานใหมส่ ามารถทาํ งานตามขนั ตอนทถี กู ตอ้ งได้ โดยเดนิ ตาม My workflow ทวี างระบบเอาไว้3. มี Operational Business intelligence ทาํ ใหส้ ามารถเรยี กดรู ายงานวเิ คราะหไ์ ดท้ นั ทีหลงั จากการบนั ทกึ รายการคา้ เขา้ ไปในระบบ สามารถสรา้ งรายงานในรปู แบบกราฟ chart ต่างๆอยา่ งสวยงาม , ออกแบบรายงานเองได้ โดยเลอื กฟิลดท์ จี ะมาออกรายงาน จดั ตาํ แหน่ง row,column หลาย level รวมถงึ การ drilldown ดขู อ้ มลู ในรายงานทอี อกแบบ ภาพแสดงการเลอื กฟิลหดท์ จี ะใหแ้ สดง เมอื Drill down ดขุ อ้ มลู ทสี นใจภาพแสดงรายงานทอี อกแบบไวแ้ ละทาํ HighLight ขอ้ มลู ทตี อ้ งการใหเ้ หน็ ชดั เจนคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 7

4. รองรบั การทาํ Mobile Approve เพอื สง่ รายการขอ approve เอกสารผา่ นมอื ถอื เชน่ SaleOrder , Purchase Order , Quotaion , Purchase Request ใหผ้ บู้ รหิ ารเพอื ทาํ การอนุมตั ผิ า่ นมอื ถอื ไดส้ ะดวก โดยทผี บู้ รหิ ารหรอื เจา้ ของ ไมต่ อ้ งเดนิ ทางมาoffice ใหเ้ สยี เวลา สามารถทาํ งานทไี หนกไ็ ด้ เวลาใดกไ็ ด้ ( Anywhere Anytime) 8 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

5. รองรบั การทาํ งานยคุ ใหม่ Cloud Computing โดยตงั เวลาในการ upload และ import ไดอ้ ตัโนมต้ ดิ ว้ ย Crystal Cloud Upload ทแี ถมมาใหฟ้ รกี บั Smartbiz Accountingคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 9

ภาพแสดงรายงานทไี ดจ้ าก Cloud Report application โดยใช้ Smartphone6. เชอื มต่อกบั Smartbiz DBD Connect เพอื ทาํ Audit และสง่ e-Filing ใหก้ บั กรมพฒั นาธรุ กจิ การคา้ ไดท้ นั ที หน้าจอแสดงการสง่ งบการเงนิ เป็น e-Filing จาก Smartbiz DBD Connect ใหก้ บั กรมพฒั นาธุรกจิ การคา้ 10 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

7. รองรบั การซอื – ขาย – รบั ชาํ ระหนี-จ่ายชาํ ระหนีในสกลุ เงนิต่างประเทศได้ (Multi Currency) และการทาํ Revalue เพอื รบั รู้กาํ ไร-ขาดทนุ จากอตั ราแลกเปลยี น ณ สนิ งวดบญั ชไี ด้8. รองรบั การบนั ทึกรายการแบบ MANY TO MANY ซงึ เหนือชนั กว่าซอฟทแ์ วรท์ เี พงิ จะเรมิซงึ มกั ใหร้ ะบบทาํ ไดเ้ พยี งแค่ ONE TO MANY หรอื MANY TO ONE9. กาํ หนดสทิ ธไิ ดห้ ลายระดบั เช่น ตามโครงสรา้ งองคก์ ร ,ตามตาํ แหน่งงาน หรอื กาํ หนดสทิ ธิระดบั ฟิลดส์ าํ หรบั ฟิลดท์ สี าํ คญั อาทิ ต้นทนุ สนิ คา้ ,สทิ ธใิ นการApproveเอกสาร10. สามารถกาํ หนดสทิ ธกิ ารใชง้ านโดยเหน็ ภาพรวมทงั หมดทเี คยกาํ หนดสทิ ธเิ อาไวแ้ ละพมิ พอ์ อกมาตรวจสอบได้คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 11

11. สามารถคาํ นวณตน้ ทนุ ไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งอยา่ งแท้จรงิ แมว้ ่าจะบนั ทึกเอกสารสลบั ลาํ ดบัรายการหรอื วนั ทีกต็ าม12. สามารถเรมิ งานไดท้ นั ทโี ดยไม่จาํ เป็นต้องใส่ยอดยกมาของงวดกอ่ น เพราะสามารถมาบนั ทกึ ภายหลงั ได้ ทาํ ใหไ้ ม่ตอ้ งรอรวบรวมขอ้ มลู ของงวดก่อนใหค้ รบถว้ นหรอื ถกู ตอ้ งเรยี บรอ้ ยก็สามารถเรมิ ระบบใหมไดท้ นั ที13.สามารถทาํ ON-LINE UPDATE และ ON-LINE CORRECTION และเลอื กทจี ะ POSTโดยอตั โนมตั เิ มอื บนั ทกึ รายการ หรอื จะพกั รอไวต้ รวจสอบรายการใหถ้ ูกตอ้ งกอ่ นกไ็ ด้ 12 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

14. สามารถเกบ็ ขอ้ มลู ได้ไม่จาํ กดั ปี และพมิ พด์ ขู อ้ มลู ไดโ้ ดยทนั ที ไมต่ อ้ งยกยอดมาหรอื โอนรายการตา่ ง ๆ แมจ้ ะเป็นรายการขา้ มงวด โปรแกรมกจ็ ะคาํ นวณใหอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง เพราะการทาํ งานเป็นแบบ ONLINE TRANSACTION PROCESSING แตกส็ ามารถเลอื กบนั ทกึ รายการเป็นแบบ BATCH ไดเ้ ชน่ กนั ทาํ ใหเ้ รมิ การทาํ งานในรอบบญั ชใี หมไ่ ดท้ นั ที ไมต่ อ้ งโอนกลบั ไปกลบั มา และยงั เรมิ รอบบญั ชใี หมไ่ ดท้ นั ที ถงึ แมบ้ ญั ชขี องปีเกา่ จะยงั ไมเรยี บรอ้ ย15. สามารถบนั ทกึ VOUCHER แบบ COMPOUND ENTRY (เดบติ และเครดติ กรี ายการกไ็ ด)้และยงั จดั กลมุ่ บญั ชี ใหย้ นั กนั เป็น VOUCHER ชดุ ๆ ไดใ้ นใบเดยี วกนั อยา่ งอตั โนมตั ิ เพอื ให้สามารถออกบญั ชรี ปู ตวั T ไดอ้ ยา่ งสมบรณู ์ และตรวจกลบั ไปยงั เอกสารตน้ ตอไดอ้ ย่างถกู ต้องตรงตามประกาศของกรมสรรพากร16. สามารถบนั ทกึ รายการรบั สนิ คา้ เขา้ คลงั เพอื ขาย แลว้ จงึ ยอ้ นกลบั มาบนั ทกึ ตน้ ทุนในภาย-หลงั ได้ หรอื จะบนั ทกึ รายการขายก่อนแลว้ จงึ คอ่ ยบนั ทกึ รบั สนิ คา้ เขา้ คลงั (กรณีทจี ําเป็นตอ้ งทาํ งานยอ้ นหลงั )17. สามารถแก้ไขรหสั ทุกอย่างได้โดยใช้เวลาเพียงเสียววินาที ไมว่ ่าจะเกบ็ ขอ้ มลู มากขนาดไหนกต็ าม ทาํ ใหไ้ มเ่ สยี ขอ้ มลู ทบี นั ทกึ มาแลว้ หลายๆ ปี และยงั สะดวกต่อการปรบั ระบบบญั ชีหรอื แกไ้ ขรหสั ต่างๆได้ เมอื ตอ้ งการเปลยี นแปลงในอนาคต18. สามารถ Load เอกสารทคี ลา้ ยๆ กนั มาเป็นตน้ ฉบบั ไมต่ อ้ งคยี ใ์ หมท่ กุ ครงั ลดเวลาในการทาํ งาน ภาพแสดงการ load รายการเดมิ ทคี ลา้ ยๆกนั มาเป็นตน้ ฉบบั ไมต่ อ้ งคยี ใ์ หมท่ งั หมด 13คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

19.เชอื มโยงกบั ระบบการผลติ Smartbiz MRP สง่ และรบั ขอ้ มลู จากระบบผลติ อาทิ สง่ ขอ้ มลูการขายใหร้ ะบบผลติ เพอื ทาํ การวางแผนการผลติ ลว่ งหน้า , รบั ขอ้ มลู การสงั ซอื วตั ถุดบิ ทวี างแผนการผลติ ไวเ้ พอื ทาํ การสงั ซอื วตั ถุดบิ มาใหท้ นั กบั ทวี างแผน , สง่ ขอ้ มลู สนิ คา้ สาํ เรจ็ รปู ทผี ลติเสรจ็ จากฝ่ายผลติ ใหฝ้ ่ายขาย ฯลฯ20.เชอื มโยงกบั ระบบเงนิ เดอื น Smartbiz Payroll รองรบั การบนั ทกึ บญั ชจี ากระบบเงนิ เดอื น 14 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

2.2 การเชือมโยงกนั ระหว่างระบบ และขนั ตอนการทาํ งาน Smartbiz Accountingการเชอื มโยงการทาํ งานกนั ระหวา่ งระบบตา่ งๆ จะไดด้ งั ภาพการเรมิ ตน้ ใชง้ าน Smartbiz Accounting จะมขี นั ตอนการใชอ้ ยู่ 4 ขนั ตอนหลกั ๆ ดงั ภาพคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 15

1. การกาํ หนดโครงสร้างองคก์ ร ( Organization Structure ) เป็นการกาํ หนดรายละเอยี ดของบรษิ ทั , สาํ นักงานใหญต่ งั อย่ทู ไี หน , มฝี ่าย และแผนกใดบา้ ง นอกจากนี ยงั มีการกาํ หนดนโยบายทางบญั ชที สี าํ คญั ซงึ จะกาํ หนดไวท้ ฐี านขอ้ มลู บรษิ ทั จะมผี ลต่อการทาํ งานทงั บรษิ ทั เชน่ ทฐี านขอ้ มลู บรษิ ทั มใี หก้ าํ หนดวธิ กี ารบนั ทกึ บญั ชสี นิ คา้ ว่าเป็นแบบ Perpetualหรอื Periodc , กาํ หนดการตรี าคาสนิ คา้ สาํ เรจ็ รูป เป็นแบบ FIFO หรอื Avarage และกาํ หนดไว้ทฐี านขอ้ มลู สาขา จะมผี ลเฉพาะสาขานนั ๆ เนืองจากแตล่ ะสาขาอาจจะทาํ งานแตกต่างกนั เชน่การทาํ งานวา่ จะเป็น แบบ Batch หรอื Online โดยกาํ หนดรปู แบบการ Post ของสาขานันๆ 2. การบนั ทึกฐานช้อมลู ของระบบต่างๆ ( Setup Master files ) เป็นการเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบตา่ งๆ ทถี กู เรยี กใชง้ านซาํ ๆ เอาไวเ้ ป็น Master files เชน่ ในระบบขายMastef files ทตี ้องเตรยี มก็คอื รายชอื ลูกคา้ ซงึ จะถกู ใชง้ านซําๆ เมอื ทาํ การบนั ทกึ รายการคา้ต่างๆ เช่น ขายสด ,ขายเชอื ทาํ ให้ไมต่ ้องคยี ร์ ายชอื ลกู คา้ ซาํ ๆ ทกุ ครงั ทที าํ การขาย หรอื ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั Master files ทตี อ้ งเตรยี ม กค็ อื รายชอื สนิ คา้ , รายชอื หน่วยนบั ของสนิ คา้ เป็นตน้ 3. การบนั ทึกยอดยกมาก่อนเรมิ ใชง้ านโปรแกรม ( Set Balance data ) เป็นการบนั ทกึ ยอดยกมาของรายการคา้ ทเี กดิ ขนึ ก่อนทมี าเรมิ ใชง้ านโปรแกรม แต่ถา้ ธรุ กจิ ใด เรมิ ใช้โปรแกรมพรอ้ มกบั การจดทะเบยี นจดั ตงั บรษิ ทั ฯกจ็ ะไมต่ อ้ งทาํ ขนั ตอนนีตวั อยา่ งยอดยกมาของระบบต่างๆ ยอดยกมาทจี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั กค็ อื ยอดสนิ คา้ คงเหลอืยกมา ซงึ เราจะไดจ้ าก รายงานมลู ค่าสนิ คา้ คงเหลอื ของรอบบญั ชกี ่อนนํามาบนั ทกึ เป็นยอดยกมาในรอบบญั ชนี ี ยอดยกมาทจี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบลกู หนี กค็ อื รายการใบสง่ ของทยี งั คา้ งชาํ ระ , ใบลดหนี ทยี งั คา้ งชาํ ระจากรอบบญั ชกี ่อน ยอดยกมาทจี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท กค็ อื ยอดยกมาของบญั ชีต่างๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะทางการเงนิ ของรอบบญั ชกี อ่ น 4. บนั ทึกรายการค้า (Entry Transactions ) เป็นการบนั ทกึ รายการคา้ ต่างๆ ทีเกดิ ขนึ ซงึ จะเกยี วขอ้ งกบั การทาํ งานในระบบต่างๆ เชน่ 16 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.1. ระบบซือ (PO) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การซอื สนิ คา้ และบรกิ ารอาจจะเรมิ ตงั แต่ การทาํ ใบเสนอขออนุมต้ จิ ดั ซอื , การสงั ซอื สนิ คา้ , การซอื สนิ คา้ และบรกิ าร ทงัการซอื สด ซอื เชอื , การสง่ คนื สนิ คา้ ใหผ้ จู้ าํ หน่ายและไดร้ บั ใบลดหนีมาจากเจา้ หนี เป็นตน้โดยมี Flow การทาํ งาน ดงั ภาพ ดา้ นลา่ งภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แตใ่ นการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ าํทกุ ขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 3 แบบ ดงั ภาพPurchase Order Systemdesign Flow ของเอกสาร ใน SmartBizใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทัFlow 1 ใบ สง่ สนิ คา้ INVFlow 2 ใบ ใบ สงั ซอื สง่ สนิ คา้ PO INVFlow 3 ใบเสนอ ใบ ใบ ขอจดั ซอื สงั ซอื สง่ สนิ คา้ PR PO INVคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 17

4.2. ระบบขาย (SO) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การขายสนิ คา้ และบรกิ ารอาจจะเรมิ ตงั แต่ การทาํ ใบเสนอราคา , การรบั คาํ สงั ขาย , การขายสนิ คา้ และบรกิ าร ทเี ป็นการขายสด , ขายเชอื , การรบั คนื สนิ คา้ จากลกู คา้ และออกเป็นใบลดหนีใหก้ บั ลกู หนี เป็นตน้ โดยมีFlow การทาํ งาน ดงั ภาพภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แตใ่ นการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ าํทุกขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 3 แบบ ดงั ภาพ Sale Order Systemdesign Flow ของเอกสาร ใน SmartBizใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทัFlow 1 ใบ สง่ สนิ คา้ INVFlow 2 ใบ ใบ สงั ขาย สง่ สนิ คา้ SO INVFlow 3 ใบเสนอ ใบ ใบ ราคา สงั ขาย สง่ สนิ คา้ QS SO INV18 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.3. ระบบเจา้ หนี (AP ) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การรบั วางบลิ , การจ่ายชาํ ระหนีคา่ สนิ คา้ และคา่ บรกิ ารใหก้ บั เจา้ หนี โดยจา่ ยเป็นเชค็ /เงนิ โอน , การบนั ทกึ รายการภาษหี กั ณ ทจี า่ ยสาํ หรบั งานบรกิ าร เพอื พมิ พใ์ หเ้ จา้ หนี เป็นตน้ภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แต่ในการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ ําทกุ ขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 2 แบบ ดงั ภาพ Account Payable System design Flow ของเอกสาร ใน SmartBiz ใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทัFlow 1 ใบรบั ใบเสร็จFlow 2 วางบลิ รบั เงนิ ใบเสร็จ รบั เงนิคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 19

4.4. ระบบลูกหนี (AR ) จะมกี ารบนั ทกึ รายการคา้ ทเี กยี วกบั การตดิ ตามหนี โดยจดั ทาํ ใบวางบลิ ซงึ มที งั แบบจดั ทาํ เองทลี ะใบ หรอื ใหโ้ ปรแกรมสรา้ งใบวางบลิ ใหอ้ ตั โนมตั ิสาํ หรบั invoice คา้ งชาํ ระทงั หมดของลกู หนีทกุ ราย , การรบั ชาํ ระหนีคา่ สนิ คา้ และคา่ บรกิ ารจากลกู หนี และรายการเชค็ รบั หรอื ใบโอนเงนิ , การบนั ทกึ รายการภาษหี กั ณ ทจี า่ ยสาํ หรบังานบรกิ าร เป็นตน้ภาพทเี หน็ ดา้ นบน คอื ภาพของการทาํ งานครบทุกขนั ตอน แตใ่ นการทาํ งานจรงิ อาจจะไมไ่ ดท้ าํทุกขนั ตอน ซงึ เป็นไปได้ 2 แบบ ดงั ภาพ Account Receiveable System design Flow ของเอกสาร ใน SmartBiz ใหเ้ ขา้ กบั Business Flow ของแตล่ ะบรษิ ทัFlow 1 ใบ ใบเสร็จFlow 2 วางบลิ รบั เงนิ ใบเสร็จ รบั เงนิ20 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

4.5. ระบบบริหารสินค้าคงคลงั (IC ) สว่ นใหญ่แลว้ การเพมิ ขนึ หรอื ลดลงของสนิ คา้ คงคลงั จะไดม้ าจากการบนั ทกึ รายการซอื ขาย ในระบบซอื และระบบขาย ซงึ โปรแกรมจะทาํ การ update Inventory balance ใหอ้ ตั โนมตั ิ โดยผใู้ ชง้ านไมต่ อ้ งมาบนั ทกึ รายการซําซอ้ นอกี แต่การเพมิ ขนึ หรอื ลดลงของสนิ คา้ อาจเกดิ จากกรณอี นื ๆ ไดอ้ กี เช่น - สนิ คา้ แตกหกั ชาํ รดุ ทาํ ใหต้ อ้ งตดั สนิ คา้ ทชี าํ รดุ ออกมาจากคลงั กจ็ ะบนั ทกึ ปรบั ปรุงยอดใหถ้ กู ตอ้ ง โดยใชใ้ บปรบั ยอดสนิ คา้ - ทาํ การตรวจนบั สนิ คา้ ประจาํ ปี เมอื ตรวจนบั จาํ นวนสนิ คา้ ทมี อี ยจู่ รงิ ไดเ้ ทา่ ไหร่ กจ็ ะมาบนั ทกึ ใบตรวจนับสนิ คา้ เพอื ตรวจสอบกบั จาํ นวนสนิ คา้ ในระบบ - การเบกิ วสั ดสุ นิ เปลอื งสาํ หนักงานไปใชง้ าน - บางธุรกจิ ทมี คี ลงั สนิ คา้ หลายคลงั อาจจะมกี ารบนั ทกึ โอนสนิ คา้ ระหว่างคลงั ตา่ งๆโดยใชใ้ บโอนสนิ คา้ ระหว่างคลงั -ธุรกจิ ผลติ อาจทาํ การบนั ทกึ เบกิ วต้ ถดุ บิ ไปใชใ้ นการผลติ , การบนั ทกึ รบั สนิ คา้ สาํ เรจ็รปุ ทผี ลติ เสรจ็ แลว้ เขา้ คลงั เป็นตน้4.6. ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร (CQ ) Flow การทํางานในระบบเชค็ เป็นดงั ภาพล่างซงึ โดยทวั ไป เรามกั จะบนั ทกึ รายการเชค็ รบั เชค็ จา่ ยไปพรอ้ มกบั การบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ในคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 21

ระบบลกู หนี ระบบเจา้ หนี ไปแลว้ ซงึ รายการเชค็ ทบี นั ทกึ จากระบบลกู หนี ระบบเจา้ หนี กจ็ ะมาปรากฎใหเ้ หน็ ทรี ะบบเชค็ และเงนิ ฝากนีดว้ ยแต่ยงั มบี างกรณีทเี ราจะมาบนั ทกึ รายการในระบบเชค็ โดยตรง เช่น - นําฝากเชค็ รบั ทถี งึ กาํ หนดนําฝาก โดยทาํ เป็นใบนําฝาก (Payin) - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ รบั ว่าผ่านบญั ชี โดยทาํ การปรบั ปรุงสถานะเชค็ รบั ตามวนั ทที เี ชค็ ไดผ้ า่ นบญั ชแี ลว้ - ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ จา่ ยว่าผา่ นบญั ชแี ลว้ โดยทาํ การปรบั ปรงุ สถานะเชค็ จา่ ย ตามวนั ทที เี จา้ หนนี ําเชค็ มาขนึ เงนิ - ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ รบั ทไี ม่ผา่ นบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาํ การปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ และระบสุ าเหตุทไี มผ่ า่ นบญั ชี ตามเอกสารทไี ดจ้ ากธนาคาร - ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ จา่ ยทไี มผ่ า่ นบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาํ การปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ และระบุสาเหตทุ ไี มผ่ า่ นบญั ชี ตามเอกสารทไี ดจ้ ากธนาคาร - บนั ทกึ ใบถอนเงนิ จากบญั ชอี อมทรพั ย์ เพอื นําฝากเขา้ บญั ชกี ระแสรายวนั สาํ หรบั เชค็ทไี ดจ้ า่ ยออกไป ซึงเรามกั จะทาํ ไปพรอ้ มกบั การบนั ทกึ ใบสาํ คญั ลงบญั ชี 4.7. ระบบสินทรพั ยแ์ ละคา่ เสือมราคาสินทรพั ย์ ( FA ) การทาํ งานในระบบนี จะเป็นการคาํ นวณคา่ เสอื มราคาสนิ ทรพั ย์ โดยผใู้ ชง้ านเพยี งแค่สงั ประมวลคา่ เสอื มราคาสนิ ทรพั ย์ในชว่ งเดอื นทตี อ้ งการเทา่ นัน แลว้ โปรแกรมกจ็ ะทาํ การคาํ นวณคา่ เสอื มราคาใหล้ ะเอยี ดตาม 22 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

จํานวนวนั ของแตล่ ะเดอื น และทาํ การลงบญั ชใี หอ้ ตั โนมตั ไิ ปยงั ระบบบญั ชแี ยกประเภทใหด้ ว้ ยแต่ในกรณีทผี ใู้ ชง้ าน ต้องการปรบั ปรงุ ตวั เลขคา่ เสอื มราคาทไี ดจ้ ากการคาํ นวณ จะตอ้ งมาทาํการปรบั ปรงุ ทรี ะบบสนิ ทรพั ยใ์ หเ้ รยี บรอ้ ยก่อน แลว้ โปรแกรมจะ update รายการไปลงบญั ชใี ห้ถูกตอ้ ง 4.8.ระบบบญั ชีแยกประเภท ( GL) ในระบบบญั ชแี ยกประเภทนี จะมี flow การทาํ งานดงั ภาพลา่ งคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 23

4.8.1.การตรวจสอบยอ้ นกลบั รายการและเอกสารทบี นั ทกึ มาจากระบบอนื ( Traceback ) ในระบบนี จะมเี มนูทใี ชใ้ นการบนั ทกึ เอกสาร คอื เมนูบนั ทกึ รายการรายวนั โดยจะมสี มดุรายวนั ใหเ้ ลอื กเขา้ ทาํ งาน ซงึ สว่ นใหญร่ ายการรายวนั เหล่านี จะเกดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั มิ าจากระบบตา่ งๆ ตามภาพทแี สดงการเชอื มโยงระหวา่ งระบบตา่ งๆ ในหวั ขอ้ กอ่ นหน้านี จะเหน็ว่ามกี ารบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั มิ าจากระบบต่างๆ เขา้ มาทรี ะบบบญั ชแี ยกประเภท ระบบซือ เมอื ทาํ รายการขายเชอื , ลดหนีเงนิ เชอื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาํ คญั ซอื เชอื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ซอื เชอื หรอื เมอื ทาํ การซอื สด ,ลดหนีเงนิ สด จะลงบญั ชที สี มดุ รายวนั เงนิ สดจ่าย ระบบเจา้ หนี เมอื ทาํ การจ่ายชาํ ระหนี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาํ คญั เงนิ สดจา่ ย ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดจา่ ย ระบบขาย เมอื ทาํ รายการขายเชอื , ลดหนีเงนิ เชอื จะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดย มาสรา้ งใบสาํ คญั ขายเชอื ไวใ้ นสมดุ รายวนั ขายเชอื หรอื เมอื ทาํ การขายสด ลด หนีเงนิ สด จะลงบญั ชที สี มดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบลูกหนี เมอื ทาํ การรบั ชาํ ระหนี โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชอี ตั โนมตั ิ โดยมา สรา้ งใบสาํ คญั เงนิ สดรบั ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงนิ สดรบั ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เมอื ทาํ การนําฝากเชค็ (Payin) โปรแกรมจะ สรา้ งใบสาํ คญั ทวั ไป ไวใ้ นสมดุ รายวนั ทวั ไป 4.8.2, การบนั ทกึ รายวนั และบนั ทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชไี ปพรอ้ มกนั นอกจากรายการรายวนั ทเี กดิ จากการลงบญั ชอี ตั โนมตั ทิ เี กดิ จากการบนั ทกึ รายการคา้จากระบบอนื ๆ แลว้ ในโปรแกรม Smartbiz นี ยงั สามารถบนั ทึกรายการคา้ ต่างๆ ได้เองโดยบนั ทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบญั ชี ขณะบนั ทึกรายการรายวนั เชน่ 24 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.

1. บนั ทกึ ตงั คา้ งจ่ายค่านํา คา่ ไฟ คา่ โทรศพั ท์ 3 รายการ แต่จดั ทาํ ใบสาํ คญั ซอื เชอื (Voucher) 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ทเี มนู “บนั ทกึ รายการ รายวนั ” และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบแจง้ หนีทงั 3 รายการ ซงึ ในทนี ี เราจะเรยี กว่า “เอกสาร ประกอบการลงบญั ช”ี โดยเขา้ ไปทหี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี (กดปุ่ม F7-link) 2. บนั ทกึ ใบเสรจ็ จา่ ยคา่ นํา ค่าไฟ ฯ ทเี คยตงั หนีไว้ ซงึ เป็นใบเสรจ็ 3 รายการ แตม่ ี ใบสาํ คญั จ่าย (Voucher) เพยี ง 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ที เมนู “บนั ทกึ รายการรายวนั ” และเขา้ ไปบนั ทกึ ใบเสรจ็ ทงั 3 ใบ โดยใบเสรจ็ นีตดั ชาํ ระ ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี หรอื ใบสง่ ของ/ใบกาํ กบั ภาษ/ี ใบแจง้ หนีทไี ดต้ งั หนีไว้ 3. บนั ทกึ ขายสด-ขายเชอื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เชน่ รายการทไี มต่ อ้ งการ ควบคมุ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 4. บนั ทกึ ซอื สด ซอื เชอื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทกึ รายการสนิ คา้ เชน่ รายการทไี ม่ตอ้ งการ ควบคมุ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื กจ็ ะบนั ทกึ เฉพาะสว่ นหวั ไมต่ อ้ งบนั ทกึ รายการสนิ คา้ 5. เมอื ทาํ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทเี ป็นงานบรกิ าร จะบนั ทกึ ใบเสรจ็ และใบภาษหี กั ณ ทจี า่ ย รวมถงึ เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั กจ็ ะบนั ทกึ ทรี ายการรายวนั และบนั ทกึ เอกสาร ประกอบการลงบญั ชี ทงั ใบเสรจ็ , ใบหกั ณ ทจี ่าย , เชค็ รบั ไปพรอ้ มกนั เอกสารประกอบการลงบญั ชที ไี ดบ้ นั ทกึ ไวจ้ ากหน้า F7-Link นี จะไปปรากฎทรี ะบบนนั ๆ ดว้ ย เชน่ บนั ทกึ invoice ซอื สดสนิ คา้ ทหี น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี F7-Link ทีระบบบญั ชแี ยกประเภท เมอื เขา้ ไปทรี ะบบซอื เล่มซอื สดสนิ คา้ กจ็ ะเหน็ invoice ซอื สดใบนีดว้ ยสาํ หรบั รายละเอยี ดการทาํ งานใน 4 ขนั ตอนหลกั ตามทกี ลา่ วมาแลว้ นนั จะอธบิ ายในบทถดั ไปคมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd. 25

2.3 ความสามารถโดยย่อของ Smartbiz Payroll รองรบั พนักงานรายเดอื น และรายวนั ตดิ ตงั ไดไ้ มจ่ าํ กดั บรษิ ทั , แตล่ ะบรษิ ทั รองรบั รายชอื พนกั งานไดถ้ งึ 200 คน รองรบั การใหเ้ งนิ เพมิ กบั พนักงาน เชน่ คา่ ลว่ งเวลา , โบนัส , เบยี ขยนั และกาํ หนด วธิ กี ารคาํ นวณภาษใี หเ้ หมาะสม โปรแกรมชว่ ยคาํ นวณรายการเงนิ เดอื นใหอ้ ตั โนมตั ิ และคาํ นวณภาษี ไดร้ วดเรว็ สามารถปรบั เพมิ ตาํ แหน่งใหพ้ นักงาน หรอื เพมิ คา่ ตําแหน่ง ใหแ้ บบรายบุคคล หรอื ให้ พรอ้ มกนั ทงั แผนกได้ แกไ้ ขคา่ ลดหยอ่ น และอตั ราภาษเี งนิ ไดบ้ ุคคลธรรมดา ใหต้ รงกบั ประกาศสรรพการใน แต่ละปีไดเ้ อง กาํ หนดอตั ราประกนั สงั คมทตี ่างกนั ได้ 2 ชว่ งเวลา ใน 1 ปี เชน่ 6 เดอื นแรก อตั รา 3% , 6 เดอื นหลงั เป็น 4% เพมิ ใหก้ าํ หนด อายกุ ารทาํ งานสงู สดุ ของผปู้ ระกนั ตนทหี ยุดการสง่ เงนิ สมทบ เพมิ รายงานตรววจสอบการคาํ นวณภาษขี องพนักงาน (อยใู่ กล้กบั เมนู สงั คาํ นวณภาษ)ี กาํ หนดอตั ราเงนิ กองทนุ สาํ รองเลยี งชพี ตามอายกุ ารทํางานของพนกั งาน มรี ายงานตรววจสอบการคาํ นวณภาษขี องพนกั งาน สามารถกาํ หนดอตั ราเงนิ กองทนุ สาํ รองเลยี งชพี ตามอายกุ ารทาํ งานของพนกั งาน มรี ายงานทตี อ้ งยนื กบั สาํ นกั งานประกนั สงั คมทตี อ้ งใชง้ าน เชน่ รายงาน สปส.1-10 นําสง่ เงนิ สมทบ , รายงาน สปส.6-09 แจง้ การลาออกของพนกั งาน , สปส.1-03 และ 1- 03/1 เมอื มพี นักงานเขา้ ใหม่ มรี ายงานทตี อ้ งนําสง่ สรรพากร เชน่ ภ.ง.ด.1 ภาษเี งนิ ไดใ้ นแตล่ ะเดอื น , ภ.ง.ด.1 ก ภาษเี งนิ ไดท้ งั ปี , หนงั สอื รบั รองหกั ภาษณี ทจี า่ ย 50 ทวิ , รายงานการคาํ นวณเพอื ชว่ ย ในการกรอกแบบภ.ง.ด.91ฯลฯ รองรบั การจ่ายเงนิ เดอื นผา่ นบญั ชธี นาคารตาม format ธนาคาร เชน่ ธ.ธนชาติ , กรุงเทพ ,ไทยพาณิชย์ ฯลฯ รองรบั การออกรายงานสง่ หน่วยงานขา้ งนอกทงั พมิ พเ์ ป็นกระดาษ หรอื Export file สง่ ทาง Internet 26 คมู่ อื การใชง้ าน Smartbiz Accounting-BI-Payroll : Copyright by Crystal Formula Co.,Ltd.