ใบความรู้ เรื่อง เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

14 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี รายการเงินตาง ๆ ที่เกิดขึ้นในธุรกิจของสหกรณรานคาจะตองมีการจดบันทึกเหตุการณ เพ่ือจะใชเปนหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี การจดบันทึกรายการเงินตาง ๆ เหลานั้นจะกระทําไดโดยใชเอกสารแบบฟอรมตาง ๆ เปนเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ซึ่งเอกสารบางอยางสหกรณก จ็ ัดทาํ ขึ้นและใชภ ายในกจิ การสหกรณเอง บางอยา งสหกรณทําขึ้นและสงใหบ ุคคลภายนอก และบางอยา งสหกรณไ ดรบั จากบคุ คลภายนอก ดงั น้นั เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี จงึ แบง ออกเปน 2 ประเภท คือ 1. เอกสารภายใน (Internal )Documents เปนแบบฟอรม ใบสาํ คญั ทส่ี หกรณจ ดั ทาํ ขึ้นเพอ่ืบันทึกรายการเงินตาง ๆ ภายในกิจการ และเก็บไวเปนหลักฐาน เอกสารบางชนิดสหกรณจัดทําข้ึนเพ่ือมอบใหแกบุคคลภายนอก เชน ลูกหนี้ เจาหนี้ ผูถือหุน ตัวอยางเอกสารภายใน ไดแก ใบเสร็จรับเงินใบนําสงเงิน ใบเบิกเงิน ใบเบิกสินคา ใบสงสินคา ใบสั่งซ้ือ ใบสรุปยอดรายรับประจําวัน ใบสรุปยอดรายจา ยประจาํ วนั เปนตน 2. เอกสารภายนอก (External )Documents เปนแบบฟอรมใบสาํ คญั ทีส่ หกรณไ ดรบั จากบุคคลภายนอก เชน ใบเสรจ็ รับเงินจากผูขาย ใบกาํ กับสนิ คา เปนตน สาํ หรับเอกสารภายในซงึ่ สหกรณร า นคาจดั ทําข้นึ ดงั จะกลาวตอไปนเ้ี ปนรูปแบบเอกสารทใ่ี ชสําหรับสหกรณรานคาที่จดทะเบยี นเสียภาษมี ลู คา เพม่ิรปู แบบเอกสารภายใน ไดแ ก1. ใบเสร็จรับเงิน (เอกสารหมายเลข 1 ในหนา 177) ใชบันทึกรายการรับเงินเกี่ยวกับการรับเงินคาหุน การรับเงินจากลูกหน้ีคาสินคา หรือการรับเงินอ่ืน ๆ ท่ีมิใชการขายสินคาการจดั ทําใบเสร็จรบั เงนิ น้ี จดั ทําขน้ึ โดยจดั ใหมสี ําเนา จาํ นวน 2 ฉบบั ดงั นี้ตน ฉบับ มอบใหผจู ายเงนิ เก็บไวเปน หลกั ฐานสาํ เนาฉบบั ที่ 1 มอบใหแผนกบัญชใี ชเ ปนเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีสาํ เนาฉบับที่ 2 ตดิ เลมไวเปนหลักฐาน2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษี (เอกสารหมายเลข 2 ในหนา 178) ใชเพื่อรับเงินคา ขายสินคาหรอื บรกิ าร สําหรับรา นสหกรณทจี่ ดทะเบียนเสยี ภาษีมูลคาเพมิ่ ซง่ึ เจา หนาท่ีขายสินคาเปนผจู ัดทํา เม่ือไดรับเงินคาขายสินคาหรือบรกิ ารจากสมาชิกและผูมิใชสมาชิก จัดทําขึ้นโดยจัดใหมีสําเนาจาํ นวน 2 ฉบับ ดงั นี้

15ตนฉบับ มอบใหผ ูจ ายเงนิ คาสนิ คา เกบ็ ไวเปน หลักฐานสําเนาฉบบั ที่ 1 มอบใหแผนกบญั ชใี ชเ ปน เอกสารประกอบ การบนั ทึกบัญชีสาํ เนาฉบับท่ี 2 ตดิ เลม ไวเปน หลักฐานหมายเหตุ 1. สหกรณร านคาจะตองจดั ทําใบกาํ กบั ภาษีใหถกู ตอ งตามมาตรา 86/4 แหง ประมวลรษั ฎากร 2. การจดั ทาํ ใบเสร็จรบั เงนิ /ใบกาํ กบั ภาษี จะตอ งคํานวณจาํ นวนเงนิ ภาษขี ายและมลู คาสนิ คา ใหถ กู ตอง ตามประมวลรษั ฎากรกําหนด3. ใบกาํ กับภาษีอยางยอ ใชส าํ หรบั รา นสหกรณทจ่ี ดทะเบียนเสยี ภาษมี ูลคาเพมิ่ ซ่ึงรานสหกรณประกอบธรุ กจิ ขายสนิ คา ใหแ กผบู ริโภคโดยตรงและเปน ผใู หบรกิ ารในลักษณะรายยอ ยแกบ คุ คลเปนจาํ นวนมาก รานสหกรณจ ึงมสี ทิ ธอิ อกใบกาํ กบั ภาษีอยา งยอตามประมวลรษั ฎากรกาํ หนดใบกํากับภาษอี ยางยอ แบง ออกตามลกั ษณะของการออกได 2 แบบ คอื3.1 ใบรบั เงิน/ใบกาํ กับภาษี (เอกสารหมายเลข 3/1ในหนา 179) ใหร านสหกรณที่จดทะเบียนภาษีมูลคาเพ่ิม ออกใบรับเงิน/ใบกํากับภาษีใหแกผูซ้ือสินคาหรือรับบริการทุกคร้ัง เพ่ือเปนหลักฐานการรบั เงนิ ในกรณีทผี่ ูซ ื้อสินคา หรือผรู บั บรกิ ารไมตองการใบกํากบั ภาษเี ตม็ รูป (เอกสารหมายเลข 2)ใบรับเงิน/ใบกํากับภาษีน้ี แผนกขายสินคาจะเปนผูจัดทําและสงใหเจาหนาท่ีรับเงินเปนผูรับเงิน จัดทําขึ้นโดยจัดใหมสี ําเนา จํานวน 2 ฉบบั ดงั นี้ตนฉบับ มอบใหแกผ ซู อื้ สนิ คา หรอื รบั บรกิ าร เก็บไวเปนหลกั ฐานสําเนาฉบบั ท่ี 1 มอบใหแ ผนกบัญชีใชเปน เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีสําเนาฉบบั ท่ี 2 ติดเลม ไวเ ปนหลักฐาน3.2 ใบกาํ กบั ภาษีทอี่ อกโดยเคร่ืองบนั ทกึ การเกบ็ เงินหรือเครอื่ งคอมพิวเตอร(เอกสารหมายเลข 3/2 ในหนา 180) ใชสําหรับรานสหกรณที่จดทะเบียนเสียภาษีมูลคาเพิ่มและใชเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (Cash Register) หรือเคร่ืองคอมพิวเตอร (Computer) ในการออกใบรับเงินเม่ือรับเงนิ คาขายสนิ คา หรือบรกิ าร ท้ังน้ี รานสหกรณท่ีมีสิทธิออกใบกํากับภาษีอยางยอ จะใชเคร่ืองบันทึกการเก็บเงนิ เพื่อออกใบกํากับภาษีอยา งยอ ไดก ็ตอเมื่อไดร ับอนุมตั จิ ากอธิบดีกรมสรรพากรกอนใบกาํ กบั ภาษที อ่ี อกโดยเครอื่ งบนั ทกึ การเกบ็ เงนิ หรือเครอื่ งคอมพวิ เตอรเจา หนาท่ีผมู หี นาทรี่ บั เงนิ คาขายสนิ คา จะเปนผูออก และจดั ใหม สี าํ เนา จํานวน 1 ฉบบัตน ฉบับ มอบใหแ กผ ซู อ้ื สินคาหรือรบั บริการ เก็บไวเ ปน หลกั ฐานสําเนา มอบใหแ ผนกบญั ชใี ชเปน หลักฐานประกอบการบนั ทึกบญั ชี โดยแนบไปพรอ มใบสงเงนิ คา ขายประจาํ วนั

164. ใบกํากับสินคา/ใบกาํ กบั ภาษี (เอกสารหมายเลข 4 ในหนา 181) ใชส ําหรับรานสหกรณท่ีจดทะเบียนภาษีมูลคาเพิ่ม บันทึกการขายสินคาหรือใหบริการเปนเงินเช่ือ ซ่ึงเจาหนาท่ีขายสนิ คา เปน ผูจัดทําใบกํากบั สินคา โดยจดั ใหม สี ําเนา จํานวน 2 ฉบบั ดงั น้ีตนฉบับ มอบใหผ ซู อื้ สนิ คา หรือผูร ับบรกิ ารเกบ็ ไวเ ปน หลกั ฐานสาํ เนาฉบับที่ 1 มอบใหแ ผนกบญั ชีใชเ ปนเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีสําเนาฉบับท่ี 2 ติดเลม ไวเปนหลกั ฐาน5. ใบสง่ั ซื้อ (เอกสารหมายเลข 5 ในหนา 182) ใชส ําหรบั รานสหกรณท่ีจดทะเบียนภาษมี ลู คาเพ่ิมบันทกึ รายการสง่ั ซอื้ สินคา โดยแผนกคลังสินคาหรือผูจัดการ (ท้ังนี้ขึ้นอยูกับโครงสรางการจดั แบงสว นงานและการมอบหมายหนาท่ีของสหกรณ) จะสํารวจสินคาในคลังหรือรับใบเสนอซื้อจากแผนกขายวาตองการสินคาใดบาง แลวจัดทําใบสั่งซ้ือ เพ่ือขออนุมัติจากผูจัดการหรือผูมีอํานาจในการอนุมัติสง่ั ซอ้ื จดั ทาํ ขึน้ โดยจัดใหม ีสําเนา จํานวน 2 ฉบับ ดังน้ีตน ฉบับ สง มอบใหผ ขู ายสินคาสําเนาฉบบั ท่ี 1 มอบใหแ ผนกบัญชใี ชเปนเอกสารประกอบการบันทกึ บัญชีสําเนาฉบับท่ี 2 ติดเลม ไวเ ปน หลกั ฐาน6. ใบนัดเกบ็ เงนิ (เอกสารหมายเลข 6 ในหนา 183) เปนเอกสารท่ใี ชส าํ หรบั สรุปยอดบิลซื้อสินคาตาง ๆ จากผูขายสินคา แลวระบุวัน เวลาจายเงิน ทั้งน้ี รานสหกรณที่คอนขางมีขนาดใหญมีปริมาณธุรกิจมาก จึงมีความจําเปนที่จะใหแผนกการเงินตรวจสอบเอกสารและเตรียมการจายเงินไวลวงหนา โดยแผนกการเงินจะจัดสงใบนัดเก็บเงินใหแผนกบัญชีเพื่อนําใบกํากับสินคาหรือใบสงของฉบับที่ระบุไวในใบนัดเก็บเงิน มาตรวจสอบจํานวนเงินและเงื่อนไขการชําระเงินวาถูกตองตรงกับใบนัดเก็บเงินแลวนําใบกํากับสินคาหรือใบสงของแนบไวกับใบนัดเก็บเงิน สงใหแผนกการเงิน เตรียมทําเช็คส่ังจายหรอื เตรยี มเงินไวจ ายตามกําหนดวันทีร่ ะบุในใบนดั เก็บเงินใบนัดเก็บเงิน แผนกการเงนิ จดั ทาํ ขึน้ โดยจัดใหมี สําเนาจาํ นวน 1 ฉบับ ดงั นี้ตนฉบับ มอบใหผขู ายสินคา เปน หลกั ฐานในการรับเงินสําเนา มอบใหแ ผนกบัญชีใชเ ปนเอกสารประกอบการตรวจสอบกับ เอกสารการรบั สินคาจากผขู ายกอนสง มอบใหแผนกการเงนิ จายเงินใหผ ูข าย7. ใบสง คืนสินคา (เอกสารหมายเลข 7 ในหนา 184) ใชสําหรับบันทกึ รายการสง คืนสนิ คาใหผูขายสนิ คา ในกรณที ี่สหกรณร บั สนิ คา ไวแ ลว ภายหลงั สหกรณพ บวาสนิ คามคี ณุ ภาพ ชนดิ ขนาดไมถ ูกตองตรงตามทส่ี งั่ ซ้อื จงึ สง คนื ใหผ ูขาย เพอื่ ใหผ ูขายออกใบลดหน้ี หรอื สง สนิ คา มาเปลยี่ นแทน จดั ทําขนึ้โดยจดั ใหม ีสาํ เนา จํานวน 2 ฉบับ ดังนี้

17 ตนฉบบั มอบใหผขู ายสินคา สาํ เนาฉบบั ท่ี 1 มอบใหแผนกบญั ชเี พ่ือบันทกึ ลดยอดบญั ชีเจาหน้ี หรอื เก็บไว เปนหลกั ฐานเพ่ือรอใบลดหนีจ้ ากผขู าย สาํ เนาฉบบั ที่ 2 ติดเลมไวเปน หลกั ฐาน ใบสง คนื สนิ คาใชเพอ่ื บนั ทกึ รายงานสนิ คาและวัตถุดิบ แตจะบันทกึ ลดยอดภาษีซ้ือไดต อเมอื่ ไดร ับใบลดหน/ี้ ใบกาํ กบั ภาษีจากผูขายแลว เทานั้น 8. ใบรับคนื สินคา (เอกสารหมายเลข 8 ในหนา 185) ใชส ําหรับบนั ทกึ รายการรับคืนสินคา จากลูกคาในกรณีที่สินคาชํารุด หรือมีคุณภาพ ชนิด ขนาด ไมถูกตองตามท่ีลูกคาสั่งซ้ือจึงขอสงสินคาคนื ใหสหกรณ เพอื่ ใหสหกรณอ อกใบลดหน้ีหรือเปลี่ยนสินคาใหมใหแทน จัดทําขึ้นโดยจัดใหมีสาํ เนา จํานวน 2 ฉบบั ดงั นี้ ตน ฉบับ มอบใหล กู คา เกบ็ ไวเ ปนหลักฐาน สาํ เนาฉบบั ที่ 1 สง มอบใหแ ผนกบญั ชีเพ่ือออกใบลดหนใ้ี หผซู ้อื หรอื เกบ็ ไวเปน หลกั ฐาน สําเนาฉบับที่ 2 ติดเลมไวเปนหลักฐาน ใบรับคนื สนิ คา ใชเ พ่อื บันทึกรายงานสนิ คา และวตั ถดุ ิบ แตจะนาํ ไปบันทึกลดยอดภาษีขายไดตอเม่ือแผนกบัญชีไดตรวจสอบแลววาสามารถออกใบลดหน้ี/ใบกํากับภาษีได จึงจะบันทึกลดยอดภาษีขาย 9. ใบลดหน/ี้ ใบกาํ กับภาษี (เอกสารหมายเลข 9 ในหนา 186) ใชส าํ หรบั รานสหกรณที่จดทะเบียนภาษีมูลคาเพิ่มบันทึกรายการลดหนี้ใหลูกคา สําหรับกรณีท่ีสหกรณรับคืนสินคาจากลูกคากรณีสินคาชํารุด หรือมีคุณภาพ ชนิด ขนาดไมตรงตามที่ลูกคาส่ังซื้อ จัดทําข้ึนโดยจัดใหมีสําเนา จํานวน2 ฉบบั ดงั น้ี ตนฉบับ มอบใหลูกคาเกบ็ ไวเปนหลกั ฐาน สําเนาฉบับที่ 1 สง มอบใหแ ผนกบัญชีใชเ ปน หลกั ฐานในการบนั ทึกบัญชี สําเนาฉบับที่ 2 ติดเลม ไวเ ปนหลกั ฐาน ขอ สังเกต สหกรณรานคาจะมีสิทธิออกใบลดหนี้/ใบกํากับภาษีไดหรือไม และออกใบลดหนี้/ใบกํากับภาษีอยางไรจึงจะถูกตองตามประมวลรัษฎากรนั้น ใหพิจารณารายละเอียดกฎเกณฑตา ง ๆ ซึง่ ไดกลา วไวใ นภาคผนวก 10. ใบเบิกสินคา (เอกสารหมายเลข 10 ในหนา 187) ใชสําหรับบนั ทกึ เก่ยี วกับรายการเบิกสินคา จากคลงั สนิ คา มาขายใหสมาชกิ และผูม ใิ ชส มาชิก หรือเบิกมาใชง านในสํานักงานสหกรณเ อง

18การจัดทาํ ใบเบิกสินคา ใหจัดทําโดยทาํ สําเนา จาํ นวน 1 ฉบับ ดังนี้ตนฉบับ มอบใหผูเ บิกนําไปรบั สนิ คา และสงใหแ ผนกบญั ชใี ชเปน เอกสาร ประกอบการบันทกึ บญั ชีสําเนาฉบับท่ี 1 ตดิ เลม ไวเปนหลักฐาน11. ใบเบกิ เงิน (เอกสารหมายเลข 11 ในหนา 188) ใชสําหรับบันทกึ รายการเก่ียวกบัการขอเบิกเงนิ เพื่อจา ยคา ใชจา ยตา ง ๆ ท่ผี ูร ับเงนิ ไมม ีเอกสารแสดงการรับเงินทจ่ี ะออกใหถือไวเปนหลักฐานการจา ยเงินของสหกรณ โดยแผนกบญั ชจี ดั ทําขึ้นจํานวน 1 ฉบับ สงใหผูจัดการอนุมัติแลวจึงสงใหแผนกการเงินจายเงินโดยใหผูรับเงินลงลายมือช่ือในใบเบิกเงิน และสงกลับมาใหแผนกบัญชีใชเปนเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี เชน คา เบย้ี เล้ยี งพาหนะ คา ใชจายเบด็ เตลด็ ฯลฯ12. ใบสําคัญเงินสดยอย (เอกสารหมายเลข 12 ในหนา 189) ใชสําหรับบันทึกรายการคาใชจายตาง ๆ ที่จายจากวงเงินสดยอย และผูเก็บรักษาเงินสดยอยตองการเบิกเงินสดใชคืนเงินสดยอย จึงจัดทาํ ใบสาํ คัญเงินสดยอยโดยจะตองแนบหลักฐานแสดงการจายเงินคาใชจายตาง ๆใบสําคญั เงนิ สดยอยนี้ใหจ ัดทาํ ขนึ้ 1 ฉบับ13. ใบสรุปยอดรายรับประจําวัน (เอกสารหมายเลข 13 ในหนา 190) ใชสําหรับสรุปยอดรายการรับเงินประจําวัน โดยจําแนกรายการรับออกตามประเภทรายได ซึ่งแผนกบัญชีจัดทําขึ้นเพื่อใชเปนใบสรุปหนาใบสําคัญรับเงินตาง ๆ อีกครั้ง เชน ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ และชวยใหการบันทึกบัญชีในสมดุ เงินสดรับสะดวกขนึ้14. ใบสรปุ ยอดรายจายประจาํ วนั (เอกสารหมายเลข 14 ในหนา 191) ใชสําหรับบนั ทกึ รายการสรปุ ยอดรายการจา ยเงนิ ประจาํ วนั เพื่อนาํ ไปบันทกึ บัญชีซง่ึ แผนกบญั ชจี ะจดั ทาํ ขึน้ เพือ่ สรปุการจา ยเงนิ โดยแนบเอกสารใบสาํ คัญจายตา ง ๆ เชน ใบเบกิ เงนิ ใบเสรจ็ รบั เงนิ จากบคุ คลภายนอก พรอ มทงั้การจา ยเช็คดว ย เพื่อเสนอตอผูจัดการวา รายการจา ยเงนิ ท่เี กดิ ขน้ึ ประจําวนั มอี ะไรบา ง และชว ยใหการบนั ทกึบญั ชใี นสมุดเงนิ สดจา ยสะดวกข้ึนเชน เดยี วกนั กบั ใบสรปุ ยอดรายรบั ประจําวนั15. ใบโอนบัญชี (เอกสารหมายเลข 15 ในหนา 192) แผนกบญั ชเี ปนผจู ัดทําขึ้นเพอ่ืใชสําหรับการสรุปประเภทบัญชี กรณีแกไขขอผิดพลาดเน่ืองจากบันทึกบัญชีไวผิดหรือใชสําหรับบันทึกรายการปรับปรุงบัญชี ณ วันสิ้นปทางบัญชี หรือบันทึกรายการสรุปประเภทบัญชีท่ีไมสามารถบันทึกในสมดุ เงนิ สดรับและสมุดเงินสดจายได16. ใบสงเงนิ คาขายสนิ คา (เอกสารหมายเลข 16 ในหนา 193) ใชส าํ หรบั พนกั งานผูรับผิดชอบเก็บเงินคาขายสินคาโดยใชเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (Cash Register) หรือเคร่ืองคอมพิวเตอร(Computer) โดยบันทึกจํานวนเงินที่ไดรับจากการขายสินคา และหากมีเงินสดท่ีไดจากการขายสินคาเกินกวายอดขายตามใบรบั เงนิ จากเครอื่ งใหถอื เงินสดสวนทเี่ กนิ เปน รายการเงนิ เกนิ ใบสําคญั